Knowledge Management [PDF]

Citation preview

REFRESHMENT KNOWLEDGE MANAGEMENTDI LINGKUNGAN PT PLN (PERSERO)UIW RIAU DAN KEPULAUAN RIAU



CHANDRA WICAKSONO UIW RIAU DAN KEPULAUAN RIAU



Apa itu Knowledge Management (KM) ? Pengertian KM



•



Knowledge Management adalah suatu rangkaian kegiatan yang digunakan oleh organisasi/perusahaan untuk mengindenfitikasi, menciptakan, menjelaskan dan mendistribusikan perngetahuan untuk digunakan kembali, diketahui dan dipelajari di dalam organisasi. Kegiatan ini biasanya terkait dengan objektif organisasi dan ditujukan untuk untuk mencapai suatu hasil tertentu. Knowledge Managemet dimana melibatkan 3 faktor utama yaitu people, process dan technology. KM di PT PLN (Persero)



Knowledge Management di PT PLN (Persero) diatur dalam Keputusan Direksi Nomor 727.K/DIR/2010 tentang Pedoman dan Kebijakan Umum Tata Kelola Knowledge Management di Lingkungan PT PLN (Persero). • KM di PT PLN (Persero) adalah Serangkaian upaya untuk mengumpulkan, menyimpan, dan menggunakan / menyebarkan pengetahuan dalam rangka meningkatkan kinerja perusahaan secara berkelanjutan. Adapun kegiatan KM di PT PLN (Persero) meliputi :  Berbagi Pengetahuan / Knowledge Sharing (KS)  Komunitas Praktisi / Community of Practice (CoP)  Pendokumentasian Pengetahuan / Knowledge Capturing (KC)  Implementasi Inovasi •



22



Berbagi Pengetahuan / Knowledge Sharing (KS) Pengertian KS



Knowledge Sharing di PT PLN (Persero) diatur dalam Edaran Direksi Nomor 018.E/DIR/2012 tentang Knowledge Sharing di Lingkungan PT PLN (Persero) Berbagi Pengetahuan / Knowledge Sharing (KS) adalah serangkaian aktivitas yang meliputi berbagi pengetahuan, pengalaman, dan ide yang dimiliki oleh dan antar Pegawai/bagian/unit dimana hal ini bukan merupakan tugas/kewajiban pekerjaan baik yang melekat pada sebutan jabatan maupun tim. Tujuan KS • • •



Sebagai sarana berbagi pengetahuan dalam rangka membantu pekerjaan sehari-hari. Sebagai sarana menambah pengetahuan baru bagi Pegawai yang berbagi pengetahuan dengan berdiskusi sehingga memperoleh umpan balik dan masukan dari Pegawai lain. Sebagai sarana melancarkan aliran aset pengetahuan dari pengetahuan individu Pegawai menjadi pengetahuan bersama. 33



Berbagi Pengetahuan / Knowledge Sharing (KS) Pemateri dan Peserta KS • • • • •



KS diprioritaskan dari dan untuk Pegawai sehingga terjadi aliran pengetahuan yang lancer antara atasan, bawahan dan sesama rekan kerja di tempat kerja. Pemateri adalah pegawai yang menampilkan materi KS. Peserta adalah pegawai yang membaca, mendengarkan, atau menyaksikan KS. Banyaknya jumlah pemateri dan peserta KS harus menjamin semua peserta dapat menerima materi KS dengan baik. Peserta dapat memberi pendapat/masukan berupa umpan balik yang membangun terhadap materi KS atau usulan action plan.



Isi KS • •



Topik Knowledge Sharing harus membahas salah satu subjek pengetahuan dalam Knowledge Taxonomy PLN; Materi Knowledge Sharing dapat berupa Lesson Learned, Best Practice, Ide Inovasi atau Ide perbaikan/penyempurnaan Kententuan Kualitas KS



• • •



Tingkat pemahaman peserta terhadap materi Knowledge Sharing. Tingkat manfaat materi Knowledge Sharing bagi peserta. Besar nilai tambah apabila materi Knowledge Sharing ditindaklanjuti. 44



Komunitas Praktisi / Community of Practice (CoP) Pengertian CoP



Community of Practice (CoP) di PT PLN (Persero) diatur dalam Edaran Direksi Nomor 024.E/DIR/2012 tentang Community of Practice (CoP) di Lingkungan PT PLN (Persero). Komunitas Praktisi (Community of Practice/CoP) adalah sekumpulan orang yang mempunyai kepentingan dan minat yang sama terhadap suatu masalah dan berusaha bersama untuk memperoleh penyelesaian masalah tersebut. Contoh CoP adalah komunitas pengelola pengetahuan. Tahapan CoP



• Tahap identifikasi masalah dan tantangan; • Tahap pencarian dan pengaksesan sumber pengetahuan; • Tahap pencarian solusi; • Tahap pendokumentasian, penyebaran hasil dan penilaian; 55



Komunitas Praktisi / Community of Practice (CoP) Tahap Identifikasi Masalah dan Tantangan



• Pada tahap ini CoP mendiskusikan masalah dan tantangan yang dihadapi organisasi, terutama target organisasi; • Hasil tahap ini adalah berupa daftar permasalahan atau tantangan beserta Lesson Learned yang terkait. Tahap Pencarian dan Pengaksesan Sumber Pengetahuan



• Pada tahap ini CoP mendiskusikan sumber pengetahuan yang tepat/sesuai dengan konteks hasil tahap sebelumnya; • Sumber pengetahuan dapat berasal dari dokumen koleksi perpustakaan, direktori karya inovasi, konten portal KMS, konten portal pengetahuan dari luar, narasumber internal (SME) dan/atau narasumber ekternal; • Hasil diskusi ini adalah berupa kumpulan Best Practice dan/atau karya inovasi yang dapat menjadi dasar pencarian solusi. Tahap Pencarian Solusi



• Pada tahap ini CoP mendiskusikan solusi yang tepat/sesuai berdasarkan hasil tahap sebelumnya; • Hasil diskusi ini adalah berupa ide perbaikan OFI (opportunity for improvement) dalam rangka penyempurnaan berkelanjutan (continuous improvement), ide inovasi, rekomendasi implementasi inovasi dan/atau best practice; 66



Komunitas Praktisi / Community of Practice (CoP)



Tahap pendokumentasian, penyebaran hasil dan penilaian



• Pendokumentasian diskusi CoP tatap muka (offline) menggunakan formulir diskusi CoP, sedangkan untuk CoP online menggunakan formulir yang sudah disediakan di Portal PLN Kita. • Hasil CoP disebarkan melalui Portal PLN Kita, Perpustakaan tempat kerja anggota CoP dan/atau media lain yang sesuai. • Anggota CoP yang berhak mendapat penilaian apabila jumlah anggota CoP adalah minimal 5 orang dan maksimal 8 orang; • Penilaian hasil CoP dan anggota CoP tatap muka (offline) dilakukan oleh sponsor CoP offline menggunakan formulir penilaian CoP. • Penilaian CoP online dilakukan oleh sponsor CoP online/SME menggunakan formulir yang sudah disediakan di Portal PLN Kita Kualitas CoP ditentukan oleh



• Tingkat tahapan, manfaat dan nilai tambah hasil diskusi CoP bagi organisasi; • Tingkat kontribusi, keaktifan dan kerjasama anggota CoP dalam kegiatan CoP.



77



Pendokumentasian Pengetahuan / Knowledge Capturing (KC)



Pengertian KC



• Pemilihan pengetahuan yang akan didokumentasikan/akuisisi. Pendokumentasian keahilan adalah gabungan dari pengetahuan, pengalaman, dan ide dari pegawai senior dalam bidangnya berupa buku maupun video. KC harus berasal dari Pegawai senior yang memiliki keahlian langka dan sangat penting bagi perusahaan (pengetahuan kritikal) serta berdampak adanya efisiensi/efektifitas bagi PLN. • Proses pelaksanaan KC harus sesuai dengan Edaran Direksi PT PLN (Persero) Nomor 010.E/DIR/2011 tentang Knowledge Capturing di lingkungan PLN atau peraturan lama yang berlaku Alur Proses Penyusunan KC



• • • • • •



Pemilihan pengetahuan yang akan didokumentasikan/akuisisi. Penentuan Pegawai yang layak menjadi Narasumber Penentuan metode pendokumentasikan/akuisisi pengetahuan Penentuan pegawai yang layak menjadi penulis Prose penulisan, penyuntingan, dan validasi Penyebarluasan hasil KC 88



Pendokumentasian Pengetahuan / Knowledge Capturing (KC) Kriteria – Kriteria dalam KC • KC dapat dilaksanakan oleh Pegawai / Pensiunan yang menjadi narasumber dan atau Pegawai yang bertugas sebagai penulis dan atau Pihak Ketiga • Kriteria pengetahuan yang tayak untuk didokumentasikan/akuisisi diantaranya adalah: a. Pengetahuan tersebut harus merupakan subjek pengetahuan dalam Knowledge Taxonomy PLN; b. Pengetahuan tersebut harus berupa hasil Lesson Learned dan atau Best Practice; c. Pengetahuan tersebut langka (masih jarang dikuasai oleh Pegawai) dan atau kritikal (menentukan eksistensi Unit, Divisi atau Korporat) dan atau kompleks yang belum dibuat modul pelatihannya. • Kriteria Pegawai/Pensiunan yang layak menjadi narasumber adalah Pegawai/ Pensiunan yang telah diakui senioritas keahliannya oleh Direksi / Kepala Divisi / Kepala Saluan / Kepala Pusat / General Manager serta bersedia membagikan pengetahuannya. • Kriteria Pegawai yang layak mendokumentasikan/ akuisisi pengetahuan adalah Pegawai yang telah diakur oleh Kepala Divisi / Kepala Satuan / Kepala Pusat / General Manager memtliki kompetensi dalam penulisan artikel / buku atau perekaman audio / video.



Tindak Lanjut KC Materi KC dapal berupa tulisan, video dan audio; Materi KC harus dleunpan dan disebarkan di dalam Portal PLN Kita dan atau Perpustakaan; Materi KC merupakan aset pengetahuan perusahaan sehingga hanya digunakan untuk kepenlingan internal perusahaan. Publikasi dan pemanfaatan untuk pihak luar serta perlindungan terhadap aset pengetahuan perusahaan harus mengacu kepada peraturan perusahaan yang berlaku; • Materi Knowledge Capturing dapat menjadi bahan penyusunan modul pelatihan. • • • •



99



Inovasi lnovasi adalah penemuan hal baru yang berbeda dari yang sudah ada / dikenal sebelumnya atau perbaikan yang dapat berupa gagasan / konsep / metode / alat yang memenuhi kriteria lnovasi PLN yang diakui oleh Pusat Penelitian dan Pengembangan.



10 10



Subject Matter Expert (SME)



Pengertian SME



Subject Matter Expert (SME) adalah seorang atau sekelompok orang yang memiliki pengetahuan, keterampdan, kemampuan dan pengalaman yang dibutuhkan agar dapat menyelesaikan pekerjaan dengan baik sehingga menjadi rujukan terhadap permasalahan. SME di PT PLN (Persero) sendiri diatur dalam Edaran Direksi PT PLN (Persero) Nomor 020.E/OIR/2011 tentang Kriteria, Tugas dan Wewenang Subject Matter Expert PT PLN (Persero).



EXPERT 11 11



Subject Matter Expert (SME) Kewenangan SME sesuai bidang keahliannya



• Mengusulkan daftar pengetahuan kritikal (pengetahuan yang menentukan eksistensi unit/divisi/korporat) dan perubahan kategori dalam Knowledge Taxonomy, • Mengusulkan tema / topik yang kritical (menentukan ekslstensi unit / divisi / korporat) untuk dibahas dalam CoP agar bisnis perusahaan dapat bertahan, tumbuh dan berkesinambungan; • Menyusun materi DIKLAT pelatihan dan / atau e-learning; • Dapat menjadi anggota komite ahli dan / atau, tim penilai Kekayaan lntelektual dan / atau, tim evaluasi Knowledge Capturing, dan/atau tim teknis inovasi sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Kriteria Pegawai yang Layak menjadi SME



• Memiliki pengetahuan, keterampilan, kemampuan dan pengalaman yang dibutuhkan agar dapat menyelesaikan pekerjaan dengan baik; • Menjadi rujukan terhadap permasalahan yang terkait keahliannya; • Memiliki inisiatif berbagi pengetahuan, keterampilan, kemampuan dan pengalaman; • Diakui seniontas keahliannya pada suatu pengetahuan, keterampilan, kemampuan dan pengalaman oleh Direksi / Kepala Divisi / Kepala Satuan / Kepala Pusat / General Manager. 12 12