Kombis 2 [PDF]

Citation preview

1. Apa yang dimaksud routine request ? Jawaban Pesan Rutin Pesan rutin adalah pesan yang berkaitan dengan kegiatan bisnis sehari-hari yang berulang, perlu dilakukan atau dijawab secepatnya, Pesan rutin sangat beragam dengan menggunakan pendekatan langsung seperti; surat masuk, surat keluar, memo, yang berisi pesanan barang, keluhan, rekomendasi, permintaan informasi, kredit, penawaran. Pesan rutin umumnya pendek dan sederhana. Pesan rutin akan efektif apabila menerapkan strategi yang jelas. Seperti : A. (Pembuka) 1.Nyatakan permintaan Anda secara sopan, tidak menuntut dan personal spesifik dan tepat. 2.Jelaskan dan berikan alasan pada permintaan Anda B. (Isi). 1.Beri alasan bahwa permintaan anda penting. 2.Jelaskan setiap potensi manfaat bila merespon permintaan anda. 3.Perincilah permintaan yg kompleks ke dalam daftar permintaan. 4.Mintalah dilakukan tindakan spesifik C. (Penutup) 1.Informasikan kontak yanng dapat dihubungi untuk memenuhi permintaan Anda. 2.Ekspresikan rasa terima kasih Anda 3.Nyatakan dengan jelas setiap tenggat waktu permintaan Anda. (Bovee & Thill, 2007) 2. Jelaskan secara singkat bagaimana strategi penulisan routine request ? Jawaban : Strategi Permintaan Pesan-Pesan rutin Pada umumnya, permintaan pesan-pesan rutin merupakan hal yang normal atau lazim dalam kegiatan bisnis. Dengan menggunakan pendekatan langsung untuk permintaan pesan-pesan rutin, apa yang diminta pada bagian awal/permulaan dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis merupakan suatu hal yang perlu mendapat perhatian. Selain pendekatan langsung, permintaan langsung dapat dilakukan dengan menggunakan pendekatan Tanya-jawab 3. Bagaimana anda dapat merencanakan pesan-pesan positif ? Jawab :



Ketika sedang merespons secara positif penyampaian pesan-pesan good news dan goodwill, seseorang dapat menggunakan pendekatan langsung (direct approach). Hal itu dilakukan karena pembaca pada umumnya tertarik atas apa yang ingin disampaikan. Untuk lebih jelasnya, berikut ini adalah penjelasan tambahan yang berkaitan dengan komponen penting dalam penulisan pesan-pesan positif: a. Ide-ide pokok yang jelas b. Penjelasan rinci c. Penutup surat



4. Sebutkan kebaikan dan kelemahan pendekatan langsung dan pendekatan tidak langsung? Jawaban : Kebaikan:   



Meningkatkan pemahaman secara komprehensif (menyeluruh) ketika pertama kali membaca suatu pesan. Menekankan pada hasil suatu analisis yang telah anda lakukan. Menghemat waktu bagi pembaca karena mereka dapat segera mengetahui apa maksud pesan tersebut dan juga dapat memutuskan segera pada bagian mana yang perlu memperoleh perhatian dan yang tidak perlu pehatian seksama.



Kelemahan :  



Orang cenderung menyampaikan suatu pesan berdasarkan cara berfikirnya Kesulitan untuk mengubah pola pikir yang cenderung “to the point”, hal ini terkait dengan pola pendidikan sebelumnya yang telah diajarkan sebelumnaya.



5. Apa pendekatan yang digunakan untuk membalas atau menjawab surat-surat /pesanpesan yang bersifat positif ? Jawaban untuk memberikan jawaban atas berbagai permintaan informasi yang bersifat positif tersebut dapat digunakan pendekatan langsung yang dimulai dengan pernyataan yang positif dan menyenangkan, dan diakhiri dengan pernyataan hormat atau penghargaan pada orang lain. 6. Apabila potensial penjualan tercakup dalam menjawab permintaan informasi, maka apa yang perlu anda perhatikan ? jawaban  Memberi tanggapan terhadap semua permintaan atau menjawab semua pernyataan



 



Mendorong penjualan yang akan datang Memberikan kesan yang baik terhadap pelanggan dengan memberikan tanggapan yang baik dan tambahan informasi produk terbaru.



7. Mengapa dalam mengajukan kredit perlu referensi kredit ? berikan contohnya ! Jawaban : surat referensi yang dibuat oleh pihak bank yang berisi keterangan tentang kepribadian pihak yang pernah menjadi nasabahnya, baik kejujurannya, kedisiplinannya, tanggung jawabnya, keadaan rekeningnya, dan lain-lain yang diperlukan. Bagi pihak peminta, surat referensi berfungsi untuk mengetahui latar balakang kepribadian seseorang dan kemampuannya berkaitan dengan bidang usaha/niaga. Sehingga dapat dipergunakan sebagi bahan pertimbangan untuk menentukan kebijakan dalam menjalin kerja sama, pemberian pinjaman, kredit barang, dan sebagainya. 8. Apa manfaat surat rekomendasi bagi lembaga yang membutuhkannnya? Jawaban Surat rekomendasi mempunyai beberapa manfaat berikut ini. a. Bagi pihak yang meminta, surat rekomendasi berfungsi sebagai dukungan moral karena isinya membenarkan, menguatkan terhadap hal-hal yang baik saja. b. Bagi pihak yang memberi, surat rekomendasi berfungsi sebagai sarana untuk menambah keakraban dan menjaga hubungan baik dengan pihak peminta. c. Bagi pihak yang terkait (pihak ketiga), surat rekomendasi berfungsi sebagai alat untuk mengetahui identitas, kepribadian, atau karakter seseorang yang disebutkan didalamnya. Pada akhirnya surat rekomendasi dapat dipergunakan sebagai bahan pertimbangan diterima atau tidaknya orang tersebut dalam komunitasnya.