Komunikasi Bisnis [PDF]

Citation preview

TUGAS TUTORIAL KE-3 PROGRAM STUDI MANAJEMEN Nama Mata Kuliah



: KomunikasiBisnis



Kode Mata Kuliah



: EKMA4159



Jumlah sks



: 3 (Tiga)



Nama Pengembang



: Dr. Muhammad Istan, SE., M.Pd., MM



Nama Penelaah



: Irmawaty, SE.,M.Si.



Status Pengembangan



: Baru/Revisi* (coret yang tidak sesuai)



Tahun Pengembangan



: 2019



Edisi Ke-



: 1 (satu)



No



Tugas Tutorial



SkorMaksimal



1



Identifikasi Persiapan rapat bisnis



50



2



Melaksanakan rapat bisnis dan membuat laporannya;



50



* coret yang tidaksesuai



1. Identifikasi Persiapan Rapat Bisnis. a. Memastikan apakah rapat memang perlu diselanggarakan. Haruskah permasalahan yang kita hadapi diselesaikan melalui rapat atau diselesaikan secara individual. b. Menentukan orang-orang yang akan diundang c. Menetapkan waktu penyelenggaraan d. Menyusun agenda rapat. Bila agenda rapat itu memiliki sejumlah tujuan maka sangat penting untuk menyusun prioritas bahasan rapat. e. Menyebarkan agenda rapat terlebih dahulu pada orang yang akan diundang rapat sehingga mereka bisa mempersiapkan diri dengan baik f. Mempersiapkan sarana audio-visual (rupa-rungu) seperti bagan, handout, slide, transparansi start tayangan Power Point. g. Rapat hendaknya dimulai tepat waktu meski beberapa orang belum hadir. h. Hendaknya rapat di buka dengan langsung menjelaskan agenda pertemuan atau pokok permasalahan yang akan dibahas serta membahas permasalahan yang lebih mudah dipecahkan terlebih dahulu kemudian masalah yang lebih berat. i. Menyediakan waktu yang cukup untuk pembahasan setiap isu yang dibahas. j. Menunda diskusi sampai akhir rapat bila dalam rapat tersebut terjadi perdebatan yang memakan waktu. k. Menyebarluaskan notulasi rapat untuk mengingatkan setiap orang atas kesimpulan dna rencana aksi yang disepakati bersama melalui rapat. Sumber Referensi : BMP EKMA4159/Modul 7, Halaman 7.14 – 7-15 2. Melaksanakan rapat bisnis dan membuat laporannya. Dalam melaksanakan rapat bisnis, ada beberapa hal yang perlu kita perhatikan yaitu : a. Sebelum mengikuti rapat bisnis -



Bertemu dan berbincang-bincang lebih dulu dengan peserta lain untuk mengenal lebih dekat sebanyak mungkin orang yang hadir dalam rapat tersebut.



-



Tampil rapi , karena bila kita terlihat rapi maka kepercayaan diri kita pun meningkat.



-



Mengenakan pakaian yang sesuai, sehingga kita perlu memperhatikan jenis pakaian apa yang paling tepat.



-



Bila rapat diselenggarakan diluar kota hendaknya membawa pakaian yang tidak mudah kusut. Atau kita membawa setrika kecil yang praktis.



-



Mengenakan sepatu yang nyaman.



b. Saat mengikuti rapat bisnis -



Memperkenalkan diri pada peserta lain yang membuat kita tidak merasa sendirian atau merasa nyaman berada dalam lingkungan rapat.



-



Tersenyum, karena dengan tersenyum membuat orang lain merasa dekat dengan kita.



-



Menarik, dengan menunjukkan sifat-sifat kita yang ramah, mudah bergaul akan memudahkan kita untuk berdiskusi dengan orang lain.



-



Membiarkan orang lain membicarakan dirinya sendiri karena pada dasarnya semua orang senang mengungkapkan siapa dirinya dan dengan sendirinya akan membuat focus perhatian terhadap diri kita berkurang.



c. Setelah mengikuti rapat bisnis -



Membawa sesuatu yang berharga, seperti membawa gagasan baru yang bisa saja diterapkan ditempat atau satuan kerja kita, atau mempunyai kenalan baru yang akan meluaskan jaringan kita.



-



Tetap menjaga hubungan dengan orang lain yang membuat kita tidak merasa sendiri atau merasa lebih nyaman saat mengikuti rapat berikutnya, karena sudah mengenal lebih dekat orang-orang yang mengikuti rapat.



Sumber Referensi : BMP EKMA4159/Modul 7, Halaman 7.13 – 7.14 Agar rapat yang kita selenggarakan bisa bermanfaat bagi kehidupan organisasi, ada baiknya kita mengikuti saran yang disampaikan Mann (2006) seperti berikut ini: •



Menyebarkan agenda rapat.



•



Memiliki tema tertentu..



•



Menetapkan dan menghargai waktu untuk memulai, beristirahat dan mengakhiri rapat.



•



Tidak ada gangguan barang elektronik..



•



Memastikan siapa yang diundang.



•



Menjadi wasit dan mengangkat asisten pengatur waktu.



•



Tetap mengarah pada sasaran.



•



Tindak-lanjut.



•



Konsisten.



Sumber Referensi : BMP EKMA4159/Modul 7, Halaman 7.29 – 7.31 10 perintah tentang rapat” tersebut, seperti berikut ini: •



Hendaklah tahu waktu.



•



Hendaknya jangan lupa pada alasan utama penyelenggaraan rapat.



•



Hendaknya diingat golden rule dalam rapat: memuji secara terbuka dan mengritik secara tertutup.



•



Hendaknya tidak menyelenggarakan rapat di luar jam kerja.



•



Hendaknya tidak menggunakan tekanan kelompok untuk mencapai kesimpulan.



•



Hendaknya tidak menggunakan rapat sebagai sarana untuk menghancurkan karir orang lain.



•



Hendaknya menjaga jarak antara kepentingan pribadi dan perusahaan, Memang tidak salah bila kita memiliki teman dalam bekerja.



•



Hendaknya diingat bahwa model terbaik penyelenggaraan rapat adalah demokrasi bukan monarkhi.



•



Hendaknya selalu mempersiapkan agenda rapat yang jelas dan mengedarkan agenda itu sebelum rapat dilangsungkan. Hendaknya menghentikan jadwal rapat berkala bila tak ada lagi yang hendak dicapai melalui rapat berkala tersebut



Sumber Referensi : BMP EKMA4159/Modul 7, Halaman 7.31 – 7.33



Pembuatan Laporan atau menyusun laporan dari rapat bisnis dibuat agar apa yang telah dibahas dalam rapat baik rapat untuk pemecahan masalah maupun rapat pengambilan keputusan dapat menjadi acuan untuk rapat selanjutnya. Laporan ini akan menjadi informasi atas materi yang dibahas dan kesimpulang yang diperoleh dari rapat yang diselenggarakan. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan laporan yaitu : 1. Ringkas tapi jelas dan lengkap sehingga mudah dipahami dan tidak menimbulkan penafsiran yang berbeda-beda 2. Dibuat bukan berdasarkan pemikiran notulis. 3. Bila ada usulan dan tanggapan terhadap masalah, dapat dipisahkan cara penulisannya agar tidak membingungkan 4. Dalam penyusunannya dibedakan mana saja materi yang berupa penyajian informasi, materi yang menyangkut pertimbangan khusus serta materi yang berupa keputusan. 5. Menggunakan bahasa yang lugas dan langsung pada pokok pembicaraan. Sumber Referensi : http://rosdianmzega.blogspot.com/2018/04/mengidentifikasi-rapat.html?m=1