Lampiran 4.6 Contoh POB Stock Opname [PDF]

Citation preview

Lampiran Aneks (Contoh)



POB STOCK OPNAME NAMA PERUSAHAAN



Disusun oleh (nama, jabatan, tanda tangan) .......................... Tanggal ......................



1.



.............................. . Tanggal ......................



Halaman 1 dari ... Nomor ..... Tanggal berlaku ..........................



Mengganti** No. Tanggal ............................



..................... Tanggal ......................



Tujuan 1.1



1.2



2.



Prosedur Operasional Baku STOCK OPNAME Departemen/Divisi/ Seksi/Sub Bagian/Unit* Divisi/Sub .............................. Bagian/Sub Unit* ....... ........................ Diperiksa oleh Disetujui oleh (nama, jabatan, (nama, jabatan, tanda tangan) tanda tangan)



Memberikan panduan dalam proses pelaksanaan stock opname di gudang, sehingga diperoleh hasil yang tepat dan akurat sesuai antara fisik, dokumen dan data sistem. Memberikan panduan agar pelaksanaan stock opname di gudang dilakukan sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan.



Ruang Lingkup Stock opname adalah penghitungan fisik persediaan onat dan/atau bahan obat untuk dicocokkan dengan catatan dokumen yang ada di fasilitas distribusi. Dengan demikian hasil akhir stock opname adalah laporan perbedaan jumlah obat dan/atau bahan obat, dan penjelasannya. Prinsip kerja dalam stock opname adalah: 1. Stop pergerakan barang. 2. Pastikan semua dokumen terkait pergerakan barang selesai dicatat. 3. Lakukan perhitungan fisik barang. 4. Bandingkan antara jumlah fisik dengan jumlah di catatan dokumen. 5. Telusuri perbedaan dan lakukan penghitungan fisik ulang, jika diperlukan. 6. Mencatat perbedaan agar jumlah fisik barang = jumlah barang di catatan dokumen POB ini mencakup seluruh tahapan pelaksanaan stock opname yang meliputi penentuan jadwal, pembentukan team, persiapan, pelaksanaan dan pengecekan hasil stock opname



3.



Tanggung Jawab 3.1 3.2



Penanggung Jawab bertanggung jawab untuk memastikan proses stok opname berjalan dengan prosedur Kepala Logistik bertanggung jawab untuk pelaksanaan stok opname dan memastikan tidak ada kehilangan stok obat/bahan obat di gudang



Lampiran Aneks (Contoh)



POB STOCK OPNAME NAMA PERUSAHAAN



Disusun oleh (nama, jabatan, tanda tangan) .......................... Tanggal ......................



4.



Prosedur Operasional Baku STOCK OPNAME Departemen/Divisi/ Seksi/Sub Bagian/Unit* Divisi/Sub .............................. Bagian/Sub Unit* ....... ........................ Diperiksa oleh Disetujui oleh (nama, jabatan, (nama, jabatan, tanda tangan) tanda tangan) .............................. . Tanggal ......................



Halaman 2 dari ... Nomor ..... Tanggal berlaku ..........................



Mengganti** No. Tanggal ............................



..................... Tanggal ......................



Bahan dan Alat 4.1.1 Count tag 4.1.2 Perekat kertas (misalnya: selotip) untuk menempel count tag



5. Prosedur



5.1 Penentuan jadwal stock opname Jadwal stock opname adalah sebagai berikut : 1. 2. 3.



Stock Opname Tahunan : dilakukan minimal 1 (satu) kali dalam satu tahun pada awal bulan Januari setiap tahunnya Stock Opname 3 Bulanan Stock Opname Bulanan



Di luar jadwal tersebut di atas, stock opname dapat dilakukan secara mingguan atau bahkan harian dengan metode stock opname parsial (hanya memeriksa sebagian stok saja, berdasarkan tingkat risikonya. Semakin tinggi risiko yang dimiliki oleh obat dan/atau bahan obat (misalnya risiko rawan penyalahgunaan, harga tinggi, obat dan/atau bahan obat berbahaya), semakin sering frekuensi stock opname yang dilakukan.



5.2 Pembentukan team stock opname Tim stock opname terdiri dari minimal 1 koordinator dan 2 tim, yaitu tim Admin/Pencatat dan Tim Lapangan. Koordinator stock opname adalah Penanggung Jawab. Tugas dari team Admin adalah:  Menyiapkan, mendistribusikan count tag serta menerima count tag dari team lapangan.  Melakukan pengecekan count tag yang sudah diisi oleh tim lapangan  Melakukan input data



Lampiran Aneks (Contoh)



POB STOCK OPNAME NAMA PERUSAHAAN



Disusun oleh (nama, jabatan, tanda tangan) .......................... Tanggal ......................



Prosedur Operasional Baku STOCK OPNAME Departemen/Divisi/ Seksi/Sub Bagian/Unit* Divisi/Sub .............................. Bagian/Sub Unit* ....... ........................ Diperiksa oleh Disetujui oleh (nama, jabatan, (nama, jabatan, tanda tangan) tanda tangan) .............................. . Tanggal ......................



Halaman 3 dari ... Nomor ..... Tanggal berlaku ..........................



Mengganti** No. Tanggal ............................



..................... Tanggal ......................



Tugas dari tim Lapangan adalah:  Melakukan penghitungan fisik  Mencatat hasil penghitungan dalam count tag. Jika barang yang akan di-stock opname banyak, maka herus dibentuk beberapa Tim Lapangan. Tiap Tim Lapangan harus terdiri atas gabungan personil gudang dan personil non-gudang. Personil gudang hapal letak barang dan biasanya mampu mengoperasikan forklift atau alat-alat penunjang stock opname. Sementara personil non-gudang (misalnya dari bagian pemasaran atau administrasi keuangan) untuk menjamin validitas data. Bila Laporan Keuangan Fasilitas Distribusi diaudit, maka Auditor juga akan mengikuti Tim Lapangan dalam pengecekan fisik barang walaupun tidak harus full count. 5.3 Persiapan stock opnaname 5.3.1 Lakukan rapat koordinasi minimal 3 hari sebelum stock opname untuk memastikan semua orang yang terlibat memahami tigasnya dalam stock opname. Rapat tersebut juga untuk mengetahui apa saka dan berapa banyak perlengkapan yang harus disiapkan untuk pelaksanaan stock opname. 5.3.2 Pemberitahuan ke pelanggan bahwa pada tanggal yang ditentukan akan dilakukan stock opname, sehingga tidak ada pengiriman selama stock opname berlangsung. 5.3.3 Pemberitahuan ke pemasok untuk tidak mengirimkan barang selama stock opname. 5.3.4 Block inventory dari pergerakan fisik barang ataupun pergerakan di catatan stok. Paastikan bahwa semua dokumen penerimaan barang dan pengeluaran barang sudah selesai diinput ke sistem sebelum dilakukan block inventory. 5.3.5 Cetak count tag dan pisahkan count tag untuk masing-masing team lapangan. Count tag dibuat rangkap 2, yaitu Asli untuk diserahkan ke Team Admin setelah diisi, dan copy untuk ditempel di barang yang telah dihitung. Data yang harus tercantum di count tag yaitu: - Nama obat dan/atau bahan obat - Jenis kemasan



Lampiran Aneks (Contoh)



POB STOCK OPNAME NAMA PERUSAHAAN



Disusun oleh (nama, jabatan, tanda tangan) .......................... Tanggal ......................



-



Prosedur Operasional Baku STOCK OPNAME Departemen/Divisi/ Seksi/Sub Bagian/Unit* Divisi/Sub .............................. Bagian/Sub Unit* ....... ........................ Diperiksa oleh Disetujui oleh (nama, jabatan, (nama, jabatan, tanda tangan) tanda tangan) .............................. . Tanggal ......................



Halaman 4 dari ... Nomor ..... Tanggal berlaku ..........................



Mengganti** No. Tanggal ............................



..................... Tanggal ......................



Unit satuan Nama principal Baik/rusak/cacat/kadaluarsa. No batch. Tanggal kadaluarsa. Lokasi obat dan/atau bahan obat Jumlah Tanda tangan personil gudang Tanda tangan personil non gudang Tanda tangan auditor



Jangan lupa untuk menyiapkan count tag kosong untuk menghitung barangbarang yang lokasinya tidak sesuai sistem, atau barang "temuan". 5.3.6 Bagian gudang memanfaatkan waktu selama inventory block dan sebelum stock opname untuk merapikan posisi barang. Barang yang sama harus ditempatkan di satu lokasi; agar proses penghitungan fisik lebih efisien 5.4 Pelaksanaan stock opname 5.4.1 Tim Lapangan mengambil count tag. 5.4.2 Tim Lapangan melakukan penghitungan fisik. Count tag ditandangani minimal 2 orang anggota team (gudang dan non-gudang) serta auditor eksternal, bila ada. Copy count tag ditempel di barang yang sudah dihitung sebagai tanda agar tidak dobel hitung. 5.4.3 Count tag yang sudah diisi dikembalikan ke Team Admin. 5.4.4 Team Admin mengecek kelengkapan pengisian count tag dan perhitungannya. 5.4.5 Team Admin melakukan data entry; kemudian filing count tag-nya 5.4.6 Koordinator stock opname men-download discrepancy report dan melakukan follow up. 5.4.7 Team lapangan yang berbeda melakukan penghitungan fisik ulang terhadap barang yang selisih sambil membawa count tag asli. 5.4.8 Hasil penghitungan ulang dimasukkan lagi ke sistem oleh Team Admin. 5.4.9 Kembali lakukan langkah no 5.4.6. Ulangi langkah 5.4.7 dan 5.4.8 jika diperlukan; sampai ketemu hasil akhirnya. 5.4.10 Lakukan investigasi jika terjadi selisih jumlah fisik dengan catatan dokumen/sistem pada saat stock opname.



Lampiran Aneks (Contoh)



POB STOCK OPNAME NAMA PERUSAHAAN



Disusun oleh (nama, jabatan, tanda tangan) .......................... Tanggal ......................



Prosedur Operasional Baku STOCK OPNAME Departemen/Divisi/ Seksi/Sub Bagian/Unit* Divisi/Sub .............................. Bagian/Sub Unit* ....... ........................ Diperiksa oleh Disetujui oleh (nama, jabatan, (nama, jabatan, tanda tangan) tanda tangan) .............................. . Tanggal ......................



Halaman 5 dari ... Nomor ..... Tanggal berlaku ..........................



Mengganti** No. Tanggal ............................



..................... Tanggal ......................



5.5 Pengecekan hasil stock opname 5.5.1 Apabila selisih stock opname sudah final dan disetujui oleh Pimpinan Fasilitas Distribusi, maka hasil tersebut diposting ke sistem agar jumlah barang di catatan sama dengan jumlah fisiknya, 5.5.2 Buat Berita Acara sebagai bukti bahwa stock opname telah selesai dilaksanakan. Berita acara ini harus ditandatangani oleh Penanggung Jawab, Kepala Logistik dan/atau Kepala Administrasi & Keuangan.



6. Lampiran 6.1 Format Count tag 6.2 Format Berita Acara Stock Opname dan Lampiran Form Selisih Stock Opname 7. Dokumentasi Berita Acara Pemusnahan yang dilengkapi foto. 8. Riwayat Versi 1. 2.



Nomor Xxxxx



Tanggal ..........



Baru



Yyyyy



..........



Tambahan ..............................



9. Distribusi Asli : Penanggung Jawab Kopi No.1: Pimpinan Fasilitas Distribusi No.2: Kepala Bagian Logistik/Gudang No.3: Kepala Bagian terkait



Alasan Perubahan