Laporan Audit Manajemen SDM - PT Ikat Tenun Mbo [PDF]

Citation preview

LAPORAN HASIL AUDIT MANAJEMEN PT. IKAT TENUN



DOSEN PENGAMPU: Irmawati, SE., M.Si. Ak



Disusun Oleh: Nama NPM



: Alkaushar Chekmad : 2102110074



FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH ACEH 2022



DAFTAR ISI Halaman DAFTAR ISI ............................................................................................................



1



LAPORAN HASIL AUDIT MANAJEMEN ........................................................



2



BAB I



INFORMASI LATAR BELAKANG.....................................................



3



Tujuan Dilakukan Audit..........................................................................



3



Permasalahan Umum Perusahaan...........................................................



3



Audit Pendahuluan..................................................................................



4



KESIMPULAN AUDIT..........................................................................



6



BAB II



Kondisi



................................................................................................



6



Kriteria



................................................................................................



7



Penyebab ................................................................................................



7



Akibat



................................................................................................



8



Pejabat Yang Bertanggungjawab............................................................



8



Daftar Ringkasan Temuan Audit............................................................



9



BAB III REKOMENDASI.....................................................................................



12



BAB IV RUANG LINGKUP AUDIT...................................................................



14



1



Meulaboh, 22 April 2021 No Lampiran Perihal



: 024/KAP/IV/2021 : 3 eksemplar : Laporan Hasil Audit Manajemen



Kepada Yth, Direktur Utama PT. Ikat Tenun Di Meulaboh Kami telah melakukan audit atas ketelambatan pengiriman barang yang terjadi karena keterlambatan proses produksi pada PT. Ikat Tenun untuk periode tahun 2020/2021. Audit kami tidak dimaksudkan untuk memberikan pendapat atas kewajaran laporan keuangan perusahaan dan oleh karenanya kami tidak memberikan pendapat atas laporan keuangan tersebut. Audit kami hanya mencakup bidang Proses Produksi yang dimiliki (terjadi pada) perusahaan PT. Ikat Tenun. Audit tersebut dimaksudkan untuk menilai ekonomisasi (kehematan), efisiensi (daya guna), dan efektivitas (hasil guna) pelaksanaan produksi. Pengelolaan program proses produksi yang dilakukan dan memberikan saran perbaikan atas kelemahan pengelolaan program proses produksi yang ditemukan selama audit, sehingga diharapkan di masa yang akan datang dapat dicapai perbaikan atas kekurangan tersebut dan perusahaan dapat beroprasi dengan lebih ekonomis, efisien, dan lebih efektif dalam mencapai tujuannya. Hasil audit kami sajikan dalam bentuk laporan audit yang meliputi: Bab I Bab II Bab III Bab IV



: Informasi Latar Belakang : Kesimpulan Audit yang didukung dengan Temuan Audit : Rekomendasi : Ruang Lingkup Dalam melaksanakan audit kami telah memperoleh banyak bantuan, dukungan, dan kerja



sama dari berbagai pihak baik jajaran direksi maupun staf yang berhubungan dengan pelaksanaan audit ini. Untuk itu kami mengucapkan terima kasih atas kerja sama yang telah terjalin dengan baik ini. Kantor Akuntan Publik Rizal &Partner Tn. Rizal Yahya



2



BAB I INFORMASI LATAR BELAKANG Nama Perusahaan



: PT. Ikat Tenun



Jenis Usaha



: Pabrik Tekstil



Perusahaan PT. Ikat Tenun berlokasi di Jl. Sisingamangaraja, Lapang, Kec. Johan Pahlawan, Meulaboh. Berdiri pada tanggal 18 Juli 2010. PT. Ikat Tenun bergerak dibidang produksi tenun tradisional dengan fasilitas produksi berupa Alat Tenun Bukan Mesin (ATBN). Mulai tahun 2011 perusahaan ini secara total meninggalkan ATBN untuk produksi komersialnya dan menggunakan teknologi modern dengan investasi yang cukup besar. PT. Ikat Tenun menghasilkan beberapa jenis kain dengan bahan dasar dan merk yang berbeda. Bahan baku sebagian masih merupakan bahan impor terutama yang tidak tersedia cukup di dalam negeri. Perusahaan menggunakan mesin otomatis berteknologi tinggi dengan kapasitas produksi 250.000 meter per hari untuk kain yang berbahan dasar sutra dan 4.450 meter untuk kain yang tidak berbahan dasar sutra. Dari kapasitas produksi yang dimiliki, perusahaan beroprasi sebesar 85% dari kapasitas penuh. Sebanyak 60% dari produk yang dihasilkan terutama yang berbahan dasar sutra adalah untuk tujuan ekspor yang merupakan produk pesanan dengan waktu pengiriman rata-rata 9 hari dari pesanan diterima dan sisanya untuk memenuhi kebutuhan pasar dalam negeri. Susunan Direksi Perusahaan: 1. Direktur utama



: Tn. Tarmizi



2. Direktur akuntansi dan keuangan



: Tn. Tamren Ambiya



3. Direktur pemasaran



: Tn. Adnan Abu bakar



Tujuan Dilakukan Audit: 1. Menilai ekonomisasi, efisiensi dan efektifitas pengelolaan program proses produksi pada perusahaan agar tidak terjadi keterlambatan pengiriman barang. 2. Menilai mencakup prosedur proses produksi dan kebijakan pengiriman produk.



3



3. Memberikan berbagai saran perbaikan atas kelemahan pengelolaan program proses produksi yang ditemukan. Permasalahan Umum Perusahaan: Permasalahan perusahaan ini baru muncul di tahun 2020, dimana keluhan pelanggan meningkat begitu tinggi terutama disebabkan pemenuhan pesanan yang selalu terlambat. Sebagai akibat dari keterlambatan ini juga terjadi pembatalan pesanan dan beberapa pesanan di Kawasan Timur Tengah bahkan menunda pembayaran sebagai jaminan bahwa perusahaan akan memenuhi pesanan berikutnya. Di samping itu, di dalam negeri, pasar juga mengalami penurunan karena permasalahan yang sama. Perusahaan tidak mampu menempatkan barangnya di pasar tepat waktu dalam kuantitas sesuai dengan kebutuhan. Hal ini berdampak pada kinerja perusahaan dimana dua tahun terakhir ini laba mengalami penurunan yang cukup signifikan. Terjadi pembatalan pesanan 15% dari 750 miliar total pesanan pelanggan di Timur Tengah dan 10% dari 573 Miliar dari total pesanan pelanggan di Kawasan Eropa selama tahun 2020. Di samping itu pasar di dalam negeri mengalami penurunan sebesar 7,5% dari volume penjualan tahun lalu yang mencapai 525 miliar. Arus kas juga sedikit terganggu belakangan ini, karena berkurangnya penerimaan pesanan dan terjadinya pembatalan pesanan dan penurunan daya serap pasar di dalam negeri menyebabkan kehilangan potensi pendapatan sebesar 209,375 miliar. Dengan asumsi margin 22,5% seperti yang terjadi saat ini, perusahaan telah kehilangan lebih dari 47 miliar potensi laba kotor. Hasil penemuan para direksi menemukan bahwa tidak ada masalah dengan kapasitas produksi dan perawatan mesin. Fasilitas produksi juga bekerja sama selama waktu yang ditentukan dalam kapasitas normal 85%. Bahkan digadang menumpuk beberapa jenis barang yang menunggu untuk dikirim kepada pelanggan. Audit Pendahuluan: Dari audit pendahuluan, diperoleh informasi umum sebagai berikut: 1. Tujuan produksi adalah untuk memenuhi kebutuhan pasar dan hanya Sebagian kecil untuk memenuhi persediaan. Perusahaan menetapkan kebijakan persediaan yang sangat minimum untuk menjaga stabilitas keuangannya. 4



2. PT. Ikat Tenun menghasilkan beberapa jenis kain dengan bahan dasar dan merk yang berbeda. Bahan baku Sebagian masih merupakan bahan impor terutama yang tidak tersedia cukup di dalam negeri. 3. Sebanyak 60% dari produk yang dihasilkan terutama yang berbahan dasar sutra adalah untuk tujuan ekspor yang merupakan produk pesanan dengan waktu pengiriman rata-rata 9 hari dari pesanan diterima dan sisanya untuk memenuhi kebutuhan pasar dalam negeri. 4. Perusahaan menggunakan mesin otomatis berteknologi tinggi dengan kapasitas produksi 250.000 meter per hari untuk kain dengan bahan dasar sutera dan 4.450 meter kain yang tidak berbahan dasar sutera. Dari kapasitas produksi yang dimiliki, perusahaan yang beroperasi sebesar 85% dari kapasitas penuh. 5. Pengendalian kualitas produk dimulai dari pengendalian bahan baku (input), proses produksi dan penanganan produk jadi (output). 6. Produksi disusun berdasarkan batch-batch yang lebih mengutamakan optimalisasi pengolahan bahan yang tersedia.



5



BAB II KESIMPULAN AUDIT Berdasarkan temuan (bukti) yang kami peroleh selama audit yang kami lakukan, kami dapat menyimpulkan sebagai berikut: Kondisi : 1. Tujuan produksi telah dirumuskan secara tertulis adalah untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dalam kuantitas, kualitas dan waktu pengiriman yang tepat dan harga bersaing. 2. Berdasarkan kebijakan bisnis perusahaan, pengiriman barang sudah dilakukan paling lambat dalam waktu 9 hari sejak pesanan diterima. 3. Jadwal produksi terintegrasi dengan jadwal penerimaan bahan baku. 4. Dari catatan penerimaan bahan baku tahun 2020 rata-rata terjadi kekurangan bahan baku sebanyak 15% dari kebutuhan produksi. 5. Operator mesin dan bagian pemeliharaan fasilitas produksi dikendalikan oleh kepala bagian yang berbeda. 6. Perusahaan belum memiliki pedoman tertulis sebagai dasar untuk melakukan perubahan jadwal produksi, jika terjadi tambahan permintaan dari pelanggan. 7. Laporan biaya kualitas terdokumentasi dengan baik dan digunakan sebagai umpan balik dalam peningkatan kualitas produk. 8. Pada saat beberapa komponen mesin dibutuhkan sering belum siap karena masih diperbaiki. 9. Jadwal produksi tidak disesuaikan dengan terjadinya pememesanan dari pelanggan yang sifatnya mendadak, sehingga belum termasuk dalam jadwal produksi yang telah ditetapkan. 10. Jadwal penerimaan bahan baku dan perbaikan fasilitas produksi tidak disesuaikan dengan terjadinya perubahan pemesanan dari pelanggan. 11. Tidak ada mekanisme penyesuaian (cross check) program antara bagian produksi, pembelian bahan baku, dan pemeliharaan fasilitas produksi.



6



Kriteria



:



1. Jadwal



produksi



disusun



berdasarkan



rencana



penjualan,



yang



secara



ketat



menghubungkan rencana pengiriman barang dengan jadwal produksi setiap jenis produksi. 2. Jadwal produksi harus mampu meminimumkan. a. Biaya persediaan, dimana persediaan maksimum 5% dari produksi setiap bulan untuk setiap jenis barang. b. Biaya penyetelan (setup) mesin c. Upah lembur, dan d. Penggangguran sumber daya. 3. Jadwal produksi harus terintegrasi dengan : a. Jadwal penerimaan bahan baku; bahan baku sudah tersedia dan siap dilokasi pabrik 6 jam sebelum proses produksi dimulai b. Pemeliharaan fasilitas produksi; mesin selalu dalam keadaan siap untuk dioprasikan c. Pengiriman barang; barang jadi dikirim paling lambat 9 hari kerja sejak pesanan diterima 4. Jadwal produksi harus mampu mengoptimalkan tingkat penggunaan kapasitas produksi 5. Jadwal produksi harus selaras dengan jadwal pada fungsi-fungsi yang lain 6. Perusahaan harus memiliki pedoman tertulis tentang perubahan jadwal produksi yang diakibatkan oleh adanya tambahan (perubahan) pesanan pelanggan, agar tidak mengganggu rencana produksi dan pengiriman yang telah terjadwal. Penyebab



:



1. Perencanaan kebutuhan bahan baku perushaan (terutama untuk produk berbahan dasar sutra yang masih diimpor) sering tidak tepat, sehingga kedatangan bahan baku sering terlambat. 2. Jadwal pemeliharaan mesin tidak selalu tepat dengan jadwal penggunaannya. 3. Perusahaan tidak (belum) memliki pedoman tertulis sebagai dasar untuk melakukan perubahan jadwal produksi, jika terjadi tambahan (perubahan) permintaan dari pelanggan.



7



4. Operator mesin dan bagian pemeliharaan fasilitas produksi dikendalikan oleh kepala bagian yang berbeda. 5. Karena proses produksi harus berjalan terus, supervisor memerintahkan untuk memproduksi terlebih dahulu produk yang bahan bakunya tersedia di lokasi pabrik, walaupun belum waktunya diproses. Akibat : 1. Proses produksi hanya mampu mencapai kuantitas 90% dari produk yang dibutuhkan untuk memenuhi pesanan pelanggan yang sesuai dengan jadwal pengiriman yang telah ditetapkan. 2. Terjadinya waktu tunggu untuk aktifitas produksi rata-rata 1 jam dalam setiap hari. 3. Tertundanya pengiriman barang yang terjadwal rata-rata 2 hari untuk setiap pemesanan. 4. Terhambatnya proses produksi rata-rata 18 jam dalam 1 minggu. 5. Terjadinya penumpukan persediaan rata-rata sampai 15% untuk produk nonsutra. Pejabat yang bertanggungjawab: Direktur Utama Direktur Pemasaran Direktur Akuntansi dan Keuangan



8



Daftar Ringkasan Temuan Audit PT. Ikat Tenun NO 1



Kondisi



Kriteria



Penyebab



Akibat



Tidak adanya



jadwal produksi



Jadwal produksi



Keterlambatan



mekanisme



telah selaras dengan



tidak selaras dengan



proses produksi



penyesuaian program



jadwal pada fungsi-



jadwal pada bagian



antara bagian produksi,



fungsi lainnya



pembelian bahan



pembelian bahan baku



dan pemeliharaan



dan pemeliharaan



fasilitas produksi



fasilitas produksi 2



Pada tahun 2020,



Penentuan tingkat



Perusahaan



Tertundanya



terjadi keterlambatan



persediaan



menetapkan



pengiriman barang



pemenuhan pesanan



minimum telah



kebijakan



yang terjadwal



dan perusahaan tidak



mempertimbangkan



persediaan yang



rata-rata 2 hari



mampu menempatkan



kemungkinan



sangat minimum



untuk setiap



barangnya di pasar



terjadinya:



untuk menjaga



pesanan karena



tepat waktu dalam



keterlambatan



kestabilitasan



factor



kuantitas sesuai dengan pasokan bahan baku, keuangannya tanpa



ketidasesuaian



kebutuhan



pemeliharaan



mempertimbangkan



antara jadwal



fasilitas produksi,



terjadinya:



produksi dengan



perubahan



keterlambatan



perubahan



permintaan pasar



pasokan bahan



permintaan pasar



baku, pemeliharaan



dan



fasilitas produksi,



kekurangmampuan



perubahan



perusahaan dalam



permintaan pasar



mencapai kuantitas produksi dalam memenuhi pesanan pelanggan karena factor keterlambatan pasokan bahan



9



baku 3



Di dalam Gudang



Jadwal produksi



Supervisor



Terjadi



menumpuk beberapa



harus mampu



memerintahkan



penumpukan



jenis barang yang



mengoptimalkan



untuk memproduksi



persediaan rata-



menunggu untuk



tingkat penggunaan



terlebih dahulu



rata 15% untuk



dikirim kepada



kapasitas produksi.



produk yang bahan



produk nonsutra di



bakunya tersedia di



dalam Gudang



pelanggan



lokasi pabrik karea proses produksi harus berjalan terus. 4



Tidak terdapat



Jadwal



prosedur yang dapat



harus



produksi Perencanaan terintegrasi kebutuhan bahan



menjamin bahwa setiap dengan:



baku



Karena keterlambatan pengiriman bahan



perencanaan bahan



Jadwal penerimaan perusahaan(terutama baku, proses



baku akan dapat



bahan



terpenuhi secara tepat



baku sudah tersedia berbahan dsar sutera



mampu mencapai



waktu, khususnya



dan



kuantitas 90% dari



bahan dasar sutera



pabrik



impor yang akhirnya



sebelum



mneyebabkan



produksi dimulai.



sehingga



memenuhi



kedatangan bahan baku



Pemeliharaan



kedatangan bahan



pesanan sesuai



itu sering terlambat.



fasilitas



baku sering



dengan jadwal



produksi;mesin



terlambat. Dari



pengiriman yang



baku;bahan untuk produk siap



lokasi yang masih



6



jam diimpor) sehingga proses sering tidak tepat,



selalu



dalam catatan penerimaan



keadaan siap untuk bahan baku than dioperasikan.



2020 rata-rata



Pengiriman



terjadi kekurangan



barang;barang dikirim



jadi bahan baku paling sebanyak 15% dari



lambat 9 hari kerja kebutuhan produksi. sejak



pesanan 10



produksi hanya



produk yang dibutuhkan untuk



telah ditetapkan



diterima. 5



Perusahaan tidak



Perusahaan harus



Jadwal



(belum) memiliki



memiliki pedoman



tidak disesuaikan



perubahan



pedoman tertulis



tertulis tentang



dengan terjadinya



pesanan



sebagai dasar untuk



perubahan jadwal



pemesanan



dari



pelanggan,



melakukan



produksi yang



pelanggan



yang



perubahan jadwal



diakibatkan oleh



sifatnya



terhambat



produksi, jika terjadi



adanya tambahan



mendadak,



rata



tambahan



(perubahan) pesanan



sehingga



(perubahan)



pelanggan, agar



belum



termasuk



permintaan dari



tidak mengganggu



dalam



jadwal



pelanggan



rencana produksi



produksi



dan pengiriman



telah



yang telah terjadwal



11



ditetapkan



produksi



Jika



terjadi dari



proses produksi rata



18 jam dalam 1



yang



minggu



BAB III REKOMENDASI Hasil audit yang dilakukan menemukan beberapa kelemahan yang harus menjadi perhatian manajemen di masa yang akan datang. Kelemahan ini meliputi : 1. Keterlambatan pengiriman terjadinya karena keterlambatan proses produksi. 2. Kebijakan pengiriman produk yang terlalu cepat. 3. Penumpukan persediaan terjadi karena jadwal produksi yang tidak sesuai. 4. Belum adanya prosedur tertulis untuk perubahan jadwal produksi yang diakibatkan oleh adanya tambahan (perubahan) permintaan pelanggan. Atas keseluruhan kelemahan yang terjadi maka, diberikan rekomendasi sebagai koreksi atau langkah perbaikan yang bisa diambil manajemen untuk memperbaiki kelemahan tersebut. Rekomendasi: 1. Perusahaan seharusnya memiliki pedomantertulis sebagai dasar untuk melakukan perubahan jadwal produksi, jika terjadi tambahan (perubahan) permintaan dari pelanggan. 2. Perusahaan seharusnya mengadakan mekanisme penyesuaian (cross check) program antara bagian produksi, pembelian bahan baku dan pemeliharaan fasilitas produksi untuk mencegah terjadinya keterlambatan produksi. 3. Perusahaan harus membuat jadwal produksi yang terintegrasi dengan: a. Jadwal penerimaan bahan baku; bahan baku sudah tersedia dan siap dilokasi pabrik 6 jam sebelum proses produksi dimulai b. Pemeliharaan fasilitas produksi; mesin selalu dalam keadaan siap untuk dioprasikan c. Pengiriman barang; barang jadi dikirim paling lambat 7 hari kerja sejak pesanan diterima 4. Perusahaan dapat menerapkan sistem produksi secara just in time dengan hanya memproduksi barang sesuai dengan pesanan pelanggan sehingga meminimalkan penumpukan persediaan yang dapat menyebabkan meningkatnya biaya persediaan. 5. Perusahaan perlu membuat pedoman tertulis mengenai kemungkinan perubahan jadwal produksi jika terjadi tambahan (perubahan) permintaan pelanggan yang mendadak. 12



Perusahaan sebaiknya selalu siap terhadap kemungkinan-kemungkinan penambahan atau perubahan pesanan pelanggan yang terjadi secra mendadak dengan mempersiapkan juga bahan baku serta dapat memanfaatkan kapasitas mesin yang masih menganggur sebagai antisipasi perubahan pesanan tersebut. 6. Perusahaan perlu melakukan evaluasi atas prosedur yang telah dilaksanakan sebagai tolak ukur dari keberhasilan dan ketepatan produksi, baik dalam hal waktu, kuantitas, maupun kualitas produk. Keputusan untuk melakukan perbaikan atas kelemahan ini sepenuhnya ada pada manajemen , tetapi jika kelemahan ini tidak segera diperbaiki, kami mengkhawatirkan terjadi akibat yang lebih buruk pada keterampilan karyawan di masa yang akan datang.



13



BAB IV RUANG LINGKUP AUDIT Sesuai dengan penugasan yang kami terima, audit yang kami lakukan hanya meliputi masalah keterlambatan produksi PT. Ikat Tenun untuk periode tahun 2020/2021. Audit kami mencakup penilaian atas kecukupan sistem pengendalian manajemen proses produksi, kebijakan pengiriman bahan baku, dan jadwal penerimaan bahan baku..



14