Laporan Magang BAB I - IV [PDF]

Citation preview

BAB I PENDAHULUAN



A.



Latar Belakang Tahun 2010 merupakan tahun pertama Universitas Andalas menerapkan Pengelolaan Keuangan Badan Layanan Umum (PK-BLU). Penerapan PK-BLU ini sesuai dengan Surat Keputusan Menteri Keuangan RI Nomor: 501/KMK.05/2009 tentang penetapan Universitas Andalas pada Kementerian Pendidikan Nasional sebagai instansi pemerintah yang menerapkan Pengelolaan Keuangan Badan Layanan Umum. Dengan demikian Unand telah meninggalkan pengelolaan keuangan yang sepenuhnya tunduk kepada aturan pengelolaan keuangan perguruan tinggi negeri yang berlaku selama ini. Perubahan pengelolaan keuangan ini memberi fleksibilitas kepada Unand dalam megelola keuangan yang bersumber dari penerimaan negara bukan pajak (PNBP). Namun fleksibilitas yang diberikan dalam PK-BLU, bukan berarti Unand mempunyai kebebasan yang mutlak dalam mengelola penerimaan dan belanja yang bersumber dari PNBP. Unand harus tunduk kepada semua aturan yang ditetapkan oleh Kementerian Keuangan RI, mulai dari pembentukan dewan pengawas, DIPA BLU, penysusunan rencana bisnis anggaran, akuntansi PK-BLU, pengelolaan PNBP, laporan keuangan, pencairan anggaran sampai kepada pelaksanaan audit oleh pihak eksternal. Pelanggaran terhadap semua peraturan keuangan BLU yang berdampak merugikan keuangan negara akan langsung mempunayai konsekuensi hukum yang harus dipikul oleh pejabat pengelola keuangan Unand. Oleh sebab itu semua pejabat pengelola keuangan, mulai dari rektor sebagai pimpinan dan KPA PK-BLU sampai



1



2 kepada bendahara pembantu serta semua pihak terkait dengan pengelola keuangan harus memahami pengelolaan keuangan PK-BLU Unand secara utuh. Salah satu rangkaian pengelolaan keuangan PK-BLU Unand yang harus diketahui dan dipahami oleh pejabat pengelola keuangan serta pihak-pihak terkait adalah sistem pencairan anggaran Unand. Unand sebagai instansi pemerintah yang menerapkan PK-BLU, mengelola dana rupiah murni, pinjaman hibah luar negeri dan PNBP. Oleh sebab itu pencairan anggaran rupiah murni dan pinjaman hibah luar negeri (PHLN) yang tunduk secara penuh kepada peraturan pengelolaan keuangan APBN dan pencairan dana PNBP yang tunduk kepada aturan PK-BLU yang ditetapkan oleh Kementerian Keuangan RI. Berbeda dengan mekanisme pencairan anggaran yang bersumber dari rupiah murni dan dana hibah luar negeri, yang permintaan pencairannya disampaikan melalui Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN), pencaiaran anggaran yang bersumber dari dana PNBP dapat diproses sendiri dengan menerbitkan sendiri Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) atas pengajuan Surat Permintaan Pembayaran (SPP) dan Surat Perintah Membayar (SPM). Diharapkan dengan adanya fleksibilitas dalam pencairan anggaran yang bersumber dari



PNBP



ini,



pelayanan



dalam



pengelolaan



keuangan



PK-BLU



dapat



dimaksimalkan untuk memenuhi tuntutan kepuasan semua stake holder. Tidak dapat dipungkiri dalam pelaksanaan pengelolaan keuangan, khusunya PK-BLU masih cukup sering terjadi permasalahan dalam hal pencairan anggaran. Meskipun demikian Unand, khususnya Bagian Keuangan bertekad untuk memberikan pelayanan yang prima dan meningkatkan mutu pelayanannya terhadap stake holder.



Laporan Magang Ahmad Zaki



Tahun 2010



3 B.



Ruang Lingkup Dalam penulisan laporan ini, ruang lingkup pembahasan dibatasi pada Tata Cara Permintaan Pencairan Dana PNBP, yang meliputi: 1. Tata Cara Penggunaan. 2. Mekanisme Pencairan Dana DIPA BLU. 3. Langkah-langkah Penerbitan SPP dan SPM Dana PNBP BLU di tingkat Fakultas/ Unit Kerja. 4. Langkah-Langkah Penerbitan Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) dana PNBP BLU di tingkat Universitas Andalas.



C.



Tujuan Kegiatan magang merupakan praktek kerja lapangan yang bertujuan untuk mendapatkan pengalaman melalui proses belajar dalam rangka lebih memantapkan keprofesian pada bidang ilmu tertentu serta memberikan atau mendapatkan pendidikan pelengkap dalam bentuk nyata. Tujuan pelaksanaan magang ini dapat dibagi menjadi dua, yaitu: 1. Tujuan umum a. Memperkenalkan peserta magang dengan dunia kerja/usaha secara operasional sehingga peserta magang memiliki persepsi, wawasan dan motivasi yang tinggi



terhadap peranannya.



b. Membantu dunia kerja/usaha dan aktivitas pembangunan lainnya. c. Mahasiswa dapat mengaplikasikan ilmu yang telah didapat selama masa perkuliahan dalam dunia kerja.



Laporan Magang Ahmad Zaki



Tahun 2010



4 d. Sebagai umpan balik bagi Perguruan Tinggi untuk mempersiapkan mahasiswa yang mampu memberikan pemikiran yang inovatif dibidang ilmu masingmasing, sehingga lulusan Perguruan Tinggi tidak asing dengan dunia kerja/usaha. 2. Tujuan khusus a. Mahasiswa dapat meningkatkan wawasan dan keterampilan. b. Mahasiswa dapat memberikan masukan bagi organisasi tempat magang. c. Mahasiswa diharapkan membuat laporan sebagai pertanggungjawaban kepada organisasi tempat magang.



D.



Manfaat Magang Pelaksanaan magang memiliki manfaat bagi pihak-pihak terkait, khususnya mahasiswa, seperti: 1. Meningkatkan pengetahuan, wawasan serta keterampilan yang dimiliki. 2. Memberikan pengalaman berharga tentang dunia kerja/usaha. 3. Mengetahui fungsi-fungsi apa saja yang terdapat pada sebuah organisasi. 4. Menerapkan ilmu yang didapat dalam kehidupan nyata (praktek kerja).



Laporan Magang Ahmad Zaki



Tahun 2010



BAB II GAMBARAN UMUM ORGANISASI A.



Sejarah dan Perkembangan Organisasi 1. Universitas Andalas Periode Awal Harsat untuk mendirikan sebuah Perguruan Tinggi (universitas) di Sumatera Barat sudah lama dirasakan oleh para pemuka masyarakat Sumatera Barat (Minangkabau). Hal ini dapat dipahami karena sejak memasuki abad ke-20 di daerah ini sudah muncul golongan intelektual dan cendikiawan yang peduli dengan pendidikan anak bangsa. Akan tetapi usaha ke arah itu belum kesampaian Karena pemerintah kolonial Belanda selalu menghalanginya. Pada tahun 1946, setahun setelah Soekarno dan Hatta memproklamirkan kemerdekaan Indonesia, para pemimpin Sumatera Barat mengemukakan kembali gagasan itu. Ketika itu terasa mendesak



pula kebutuhan akan sumber daya



manusia, terutama generasi muda yang terdidik yang akan mengisi kemerdekaan dan membawa kemajuan di masa datang. Berhubungan pada waktu itu perang kemerdekaan menentang kedatangan Belanda yang hendak menjajah Indonesia kembali, maka hasrat itu terpendam lagi. Dua tahun kemudian(1948), setelah suasana perang agak mereda, barulah gagasan itu terwujudkan dengan mendirikan 6 (enam) Perguruan Tinggi setingkat akademi, yaitu: Akademi Pmong Praja, Akademi Pendidikan Jasmani, dan Akte A Bahasa Inggris, Akademi kadet, dan Sekolah Inspektur Polisi, yang semuanya bertempat di Bukittinggi. Sementara itu, berbagai persoalan kemasyarakatan, terutama masalah hukum, mulai pula mengapung. Oleh karena itu “Yayasan Sriwijaya” berinisiatif



5



6 untuk mendirikan Balai Perguruan Tinggi Hukum Pancasila (BPTHP) di Padang (17 Agustus 1951). Melihat perkembangan yang demikian itu, pemerintah pun mendirikan Perguruan Tinggi Pendidikan Guru (PTPG) di Batu Sangkar (23 Oktober 1954) dan Perguruan Tinggi Negeri Pertanian di Payakumbuh (30 November 1954). Setahun berikutnya didirikan lagi Fakultas Kedokteran dan Fakultas Ilmu Pengetahuan alam di Bukittinggi (7 September 1955). Keempat perguruan tinggi itu di resmikan oleh wakil Presiden Drs. Mohammad Hatta. Mengikuti kebijakkan pemerintah yang demikian itu Yayasan Sriwijaya menyerahkan BPTHP kepada pemerintah Propinsi Sumatera Tengah dan sejak itu namanya diganti dengan Fakultas Hukum dan Pengetahuan Masyarakat(1955). Semua perguruan tinggi itu kemudian disatukan dan menjadi embrio yang melahirkan suatu Universitas dan menjadi Universitas yang pertama di Pulau Sumatera. Kemudian, Bung Hatta mengusulkan nama Andalas. Sungguh pun demikian motto Universitas Andalas tetap menjunjung rasa nasionalisme Indonesia: “Untuk Kedjajaan Bangsa”, sebagaimana yang tercantum dalam lambangnya. Sedangkan peresmian pembukaan Universitas Andalas di lakukan pula oleh Drs. Mohammad Hatta, sebagai Wakil Presiden RI, di Bukittinggi pada tanggal 13 September 1956. 2. Perkembangan Universitas Andalas Pada tahun 1962, jumlah dosen Unand sudah mencapai 261 orang, termasuk 180 orang dosen luar biasa dan dosen terbang. Adapun mahasiswa telah berjumlah sebanyak 3.920 orang. Dengan demikian ratio dosen mahasiswa Unand ketika itu 1:15. dalam perkembangan selanjutnya masing- masing fakultas itu



Laporan Magang Ahmad Zaki



Tahun 2010



7 telah berhasil pula melahirkan sarjananya yang pertama, yaitu: empat orang sarjana dari Fakultas Pertanian pada tahun 1964, lima orang sarjana dari Fakultas Ekonomi pada tahun 1965, enam orang dokter dari Fakultas Kedokteraan pada tahun 1965, satu orang sarjana dari FIPIA (Jurusan Biologi) pada tahun 1969, dan satu orang sarjana dari Fakultas Peternakan pada tahun 1970. Sementara itu Fakultas Ekonomi juga membuka PAAP (Pendidikan Ahli Administrasi dan Perusahan ) pada tahun 1975 dan kemudian diubah menjadi Program D III Ekonomi (1982). Seiring dengan itu dirintis pula pembukuan dua fakultas non-gelar teknologi (1982): Politeknik Teknologi di Padang dan Politeknik Pertanian di Tanjungpati, Payakumbuh. Pada tahun 1982 Fakultas Sastra mulai menerima mahasiswanya, setelah dipersiapkan sejak tahun 1980 (7 Maret) yang ketika itu bernama Fakultas Sastra dan Ilmu-Ilmu Sosial. Akan tetapi karena yang disetujui oleh Direktorat Jendral Pendidikan Tinggi adalah Fakultas Sastra, maka jurusan Sosiologi yang dibuka “dititipkan “ terlebih dahulu dan dijadikan embrio untuk FISIP (Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politk) yang berdiri pada tahun 1993 (13 Mei). Oleh karena itu kedua fakultas itu dapat diibaratkan sebagai “Saudara Tua” dan “Saudara Muda”. Sejak tahun 1984 Fakultas Kedokteran membuka Program pendidikan Dokter Spesialis (SP-1, setingkat program S-2) dengan Program Studi Ilmu Bedah, Ilmu Penyakit Dalam, dan Ilmu Penyakit Mata. Setahun berikutnya (1985) menyusun Program Pascasarjana (S-2) yang dibuka melalui program



KPK



(Kegiatan Pengumpulan Kredit) yang bekerjasama dengan IPB (Institut Pertanian Bogor). Program Pascasarjana ini mulai berdiri sendiri pada tahun 1992.



Laporan Magang Ahmad Zaki



Tahun 2010



8 Pada sisi lain, pada tahun 1985 dibuka pula dua program Studi: Teknik Mesin dan Teknik Sipil, yang di harapkan dapat menjadi cikal bakal untuk mendirikan Fakultas Teknik. Oleh karena masih dalam bentuk program studi maka pengelolaan kedua program studi itu “dititipkan” kepada FMIPA (Fakultas Matemátika dan Ilmu Pengetahuan Alam). Sedangkan untuk menunjang pelaksanaan perkuliahannya yang dilakukan kerjasama dengan ITB (Institut Teknologi Bandung). 3. Kampus Baru Limau Manih Upaya untuk menyatukan kampus unand yang terpencar di kota Padang telah dilakukan sejak masa Rektor



Prof. dr. Busyra Zahir (1968-1976) dan



dilanjutkan pada masa Rektor Drs. Mawardi Yunus (Sekarang: Profesor). Untuk itu dibangunlah kampus Unand di daerah Ulu Gaduik yang berdekatan dengan pabrik PT. Semen Indarung. Namun, setelah dilakukan peninjauan oleh pimpinan Proyek Bank Dunia, sebagai penyandang dana, maka diketahuilah bahwa kemungkinan besar kampus itu akan menerima dampak polusi dari pabrik semen tersebut. Sebagai penggantinya didapatkan tiga alternatif: Bukit Tambun Tulang (dekat Lembah Anai), Tunggul Hitam (dekat Bandara Tabing) dan Bukik Karamuntiang, Limau Manih. Setelah dilakukan studi kelayakan dan perbandingan, maka yang paling memenuhi syarat adalah lokasi Bukik Karamuntiang. Lokasinya bearada di Kelurahan Koto Panjang, Kenagarian Limau Manih. Kecamatan Pauh dan terletak sekitar 15 km sebelah timur Kota Padang.



Laporan Magang Ahmad Zaki



Tahun 2010



9 4. Rektor-rektor Universitas Andalas Sejak berdiri tahun 1956 Unand sudah di pimpin oleh 9 (sembilan) orang pimpinan. Kesembilan pimpinan Unand itu adalah: No 1 2 3 4 5 6 7 8 9



Nama Prof.dr. M. Syaaf Prof.dr. A. Roesma Prof.Drs.Harun Al Rasyid Zein Prof.dr. Busyra Zahir Prof.Drs Mawardi Yunus Prof.Dr.Ir. Jurnalis Kamil, M.Sc Prof. Dr. Ir. Fachri Achmad, M.Sc Prof.Dr.Marlis Rahman, MSc Prof.Dr.Musliar Kasim, M.S



Periode 1956-1958 1958-1964 1964-1968 1968-1976 1976-1984 1984-1993 1993-1997 1997-2006 2006- Skrg



Keterangan Presiden Presiden Rektor Rektor Rektor Rektor Rektor Rektor Rektor



5. Universitas Andalas Masa Sekarang Universitas Andalas saat ini memiliki 9 (sembilan) Fakultas dan 2 (dua) Politeknik. Fakultas-fakultas tersebut adalah : Program Pascasarjana (S-2) Universitas Andalas memiliki 10 (sepuluh) program studi yaitu Program Studi Agronomi, Pembangunan Wilayah Pedesaan, Ilmu tanah, Ilmu Ternak, Hama dan Penyakit Tumbuhan, Perencanaan Pembangunan, Kimia, Biologi, Ilmu Hukum, Teknologi Pertanian. Di samping itu Program Pascasarjana Universitas Andalas juga memiliki jenjang Pendidikan S3 (Doktor) untuk Ilmu-Ilmu Pertanian. Selain memiliki fakultas- fakultas di atas, keberadaan Unand juga di topang oleh dua lembaga utama yang lain, yaitu Lembaga Penelitian (LP) dan lembaga Pengabdian kepada Masyarakat (LPM). Kedua lembaga itu telah melakukan berbagai kerja di instutusi, baik pemerintah maupun swasta, di dalam dan di luar negeri. Untuk melakukan berbagai penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Keberadaan LP dan LPM itu sangat signifikan karena dengannya



Laporan Magang Ahmad Zaki



Tahun 2010



10 Unand dapat mewujudkan Tri Dharma Perguruan Tinggi, yaitu Pendidikan, Penelitian, dan Pengabdian kepada Masyarakat.



B.



Visi, Misi dan Tujuan Organisasi 1. Visi Universitas Andalas Menjadi Universitas Terkemuka dan Bermartabat 2. Misi Universitas Andalas a. Menyelengarakan pendidikan akademik dan profesi yang terkemuka dan berkesinambungan. b. Menyelengarakan penelitian dasar dan terapan yang inovatif untuk menunjang pembangunan dan pengembangan IPTEKS serta meningkatkan publikasi ilmiah dan HAKI. c. Mendharmabaktikan IPTEKS yang dikuasai kepada masyarakat. d. Menjalin jaringan kerjasama yang produktif dan berkelanjutan dengan kelembagaan pendidikan, pemerintahan, dan dunia usaha di tingkat daerah, nasional dan internasional. e. Mengembangkan organisasi dalam meningkatkan kualitas tata kelola yang baik (good governance) sehingga mampu mengantisipasi dan mengakomodasi perubahan lingkungan strtegis.



Laporan Magang Ahmad Zaki



Tahun 2010



11 C.



Struktur Organisasi Berdasarkan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan nomor 0429/O/1992 tentang Statuta Universitas Andalas telah ditetapkan Struktur Organisasi Universitas Andalas sebagai berikut : 1. Rektor Rektor selaku Pemimpin Universitas bertanggung jawab mengelola universitas melalui aktivitas-aktivitas perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan, serta menjamin bahwa semua aktivitas di lingkungan universitas berjalan sesuai dengan ketentuan dan kewenangan yang telah ditetapkan. Rektor juga bertindak sebagai Pemimpin BLU. Rektor selaku Pemimpin BLU adalah penanggungjawab utama universitas serta operasional dan pola keuangan BLU. 2. Pembantu Rektor II Pembantu



Rektor



II



membantu



Rektor



dalam



memimpin



dan



mengendalikan penyelenggaraan administrasi dan keuangan, serta pengelolaan sarana dan prasarana universitas, termasuk operasional dan keuangan yang terkait dengan bidang tugasnya sesuai dengan aturan PK-BLU. 3. Pembantu Rektor I, III dan IV Pembantu Rektor I, III dan IV membantu Rektor dalam memimpin dan mengendalikan penyelenggaraan universitas sesuai dengan bidang tugasnya. 4. Dewan Pengawas Dewan Pengawas Badan Layanan Umum (BLU) adalah organ BLU yang bertugas melakukan pengawasan terhadap pengelolaan BLU yang dilakukan oleh Pejabat Pengelola BLU mengenai pelaksanaan Rencana Bisnis dan Anggaran,



Laporan Magang Ahmad Zaki



Tahun 2010



12 Rencana Strategis Bisnis Jangka Panjang, dan ketentuan peraturan perundangundangan yang berlaku. 5. Dewan Penyantun Dewan Penyantun adalah dewan konsultatif yang berfungsi untuk membantu pengembangan Universitas. Dewan Penyantun dipimpin oleh seorang ketua dan seorang wakil ketua yang dipilih oleh dan dari para anggota Dewan Penyantun. 6. Senat Universitas Senat universitas berfungsi sebagai badan normatif dan perwakilan tertinggi di Universitas. Senat Unand diketuai oleh Rektor, didampingi seorang Sekretaris yang dipilih oleh dan dari para anggota Senat. 7. Satuan Pengawas Intern Satuan Pengawas Internal (SPI) berkedudukan di Universitas, berada di bawah dan bertanggungjawab langsung kepada Rektor, dan mempunyai fungsi pengawasan, monitoring dan evaluasi terhadap pengelolaan keuangan, asset, kinerja sumber daya manusia, dan administrasi akademik pada semua unit kerja dalam lingkungan universitas. 8. Biro Administrasi Umum dan Keuangan Unsur pembantu pimpinan di bidang administrasi umum dan keuangan yang berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Rektor melalui Pembantu Rektor II. Biro Administrasi Umum dan Keuangan dipimpin oleh seorang Kepala. Setelah Penerapan BLU, Biro Administrasi Umum dan Keuangan bertindak sebagai Pejabat Pengelola Keuangan.



Laporan Magang Ahmad Zaki



Tahun 2010



13 9. Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan Unsur pembantu pimpinan di bidang administrasi akademik dan Kemahasiswaan yang berada dibawah dan bertanggungjawab kepada Rektor melalui Pembantu Rektor I. Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan dipimpin oleh seorang Kepala. Setelah Penerapan BLU, Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan bertindak sebagai Pejabat Pengelola Teknis. 10. Biro Administrasi Perencanaan, Kerjasama dan Sistem Informasi Unsur pembantu pimpinan di bidang perencanaan dan sistem informasi yang berada dibawah dan bertanggungjawab ke Rektor melalui Pembantu Rektor IV. Biro Administrasi Perencanaan dan Sistem Informasi dipimpin oleh seorang Kepala. Setelah Penerapan BLU, Biro Administrasi Perencanaan dan Sistem Informasi bertindak sebagai Pejabat Pengelola Teknis. 11. Fakultas Fakultas dipimpin oleh Dekan dan dibantu oleh tiga orang Pembantu Dekan sesuai dengan kebutuhan. Dekan adalah penanggung jawab utama dalam memimpin penyelenggaraan pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat, pembinaan tenaga kependidikan, mahasiswa, dan tenaga administrasi serta bertanggung jawab kepada Rektor. Dekan diangkat dan diberhentikan oleh Rektor berdasarkan pertimbangan Senat Fakultas. 12. Program Pascasarjana Struktur dan Susunan Organisasi Program Pascasarjana terdiri atas pimpinan, pelaksana akademik, pelaksana administrasi. Program Pascasarjana



Laporan Magang Ahmad Zaki



Tahun 2010



14 dipimpin oleh seorang Direktur yang bertanggung jawab kepada Rektor, dan dibantu oleh dua orang Asisten Direktur. 13. Lembaga Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat (LPPM) LPPM dipimpin oleh seorang Ketua dan dibantu oleh seorang Sekretaris. Ketua LPPM diangkat dan diberhentikan oleh Rektor berdasarkan pertimbangan Senat. Sekretaris LPPM diangkat dan diberhentikan oleh Rektor atas usul Ketua. Ketua LPPM bertanggung jawab kepada Rektor. 14. Lembaga Pengembangan Pendidikan dan Penjaminan Mutu (LP3M) LP3M dipimpin oleh seorang Ketua dibantu oleh seorang Sekretaris. Ketua LP3M diangkat dan diberhentikan oleh Rektor. Sekretaris LP3M diangkat dan diberhentikan oleh Rektor atas usul Ketua LP3M. Ketua LP3M bertanggung jawab kepada Rektor. 15. Unit Pelaksana Teknis Unsur penunjang pelaksana akademik dan administrasi yang dipimpin oleh seorang kepala yang diangkat dan diberhentikan serta bertanggung jawab kepada Rektor.



Laporan Magang Ahmad Zaki



Tahun 2010



15



Laporan Magang Ahmad Zaki



Tahun 2010



BAB III TATA CARA PERMINTAAN PENCAIRAN DANA PNBP



A.



Tata Cara Penggunaan 1. Satker Berstatus BLU Penuh diberikan fleksibilitas pengelolaan keuangan, antara lain dapat langsung menggunakan seluruh Penerimaan Negara Bukan Pajak dari pendapatan operasional Badan Layanan Umum dan pendapatan non operasional BLU, di luar dana yang bersumber dari APBN, sesuai Rencana Bisnis dan Anggaran tanpa terlebih dahulu disetorkan ke Rekening Kas Negara. 2. Apabila PNBP melebihi target yang ditetapkan dalam RBA tetapi masih dalam ambang batas fleksibilitas, maka kelebihan tersebut dapat digunakan langsung mendahului revisi DIPA BLU pengesahan. 3. Surplus anggaran BLU dapat digunakan dalam tahun anggaran berikutnya kecuali atas perintah Menteri Keuangan, sesuai dengan kewenangannya, disetorkan



sebagian



atau



seluruhnya



ke



Kas



Umum



Negara



dengan



mempertimbangkan posisi likuiditas BLU. 4. Defisit



anggaran



BLU



dapat



diajukan



pembiayaannya



dalam



tahun



anggaran berikutnya kepada Menteri Keuangan melalui menteri/pimpinan lembaga, sesuai dengan kewenangannya. 5. Dalam rangka pertanggungjawaban penggunaan dana yang bersumber dari PNBP yang digunakan langsung, satker BLU harus menyampaikan SPM Pengesahan kepada KPPN (Lampiran 2).



16



17 6. Penyampaian



SPM



Pengesahan



sebagaimana



dimaksud



pada



butir



5



dilakukan setiap triwulan selambat-lambatnya tanggal 10 setelah akhir triwulan yang bersangkutan. 7. SPM Pengesahan sebagaimana dimaksud pada butir 5 dilampiri dengan Surat



Pernyataan



Tanggungjawab



Belanja



(SPTB)



Pengesahan



yang



ditandatangani oleh KPA/ Pimpinan BLU (Lampiran 3). 8. Berdasarkan



SPM



Pengesahan



sebagaimana



dimaksud



diatas,



KPPN



menerbitkan SP2D sebagai pengesahan penggunaan dana PNBP selama 3 bulan.



B.



Mekanisme Pencairan Dana DIPA BLU 1. Pagu anggaran yang diajukan fakultas/ unit kerja harus sesuai dengan Rencana Bisnis dan Anggaran tahun 2010 pada DIPA BLU Universitas Andalas. 2. Surat usulan pencairan dana dari fakultas/ unit kerja diajukan Kepada Pembantu Rektor II Melalui Penguji Tagihan Sub Bagian Monitoring dan Evaluasi



Bagian



Keuangan



dengan



melampirkan



dokumen



pendukung



melalui Petugas Agenda. Surat pengantar pencairan dana dari unit kerja diperlihatkan pada Lampiran 4. 3. Petugas Agenda pada Sub Bagian Monitoring dan Evaluasi meneliti dokumen dan meneruskan ke Penguji Tagihan untuk diuji dan diperiksa, jika lengkap dokumennya diproses dan jika tidak lengkap dikembalikan dengan surat pengantar yang ditanda tangani oleh Pejabat Pembuat Komitmen PNBP Rektorat.



Laporan Magang Ahmad Zaki



Tahun 2010



18 4. Pengajuan penggunaan uang sebagai penggantian UP, GU, TUP dan LS dilampiri dengan SPJ fisik 3 (tiga) rangkap. Arsip SPJ harus disimpan/ ditatausahakan dengan cermat dan teliti di fakultas/ unit kerja karena sewaktu-waktu akan digunakan/dibutuhkan untuk kepentingan audit internal maupun eksternal ataupun untuk kepentingan lain. 5. Untuk mempermudah kontrol administrasi keuangan di tingkat fakultas/ unit kerja, maka penomoran MP (Maksimal Pencairan), SPP (Surat Permintaan Pembayaran) dan SPM (Surat Perintah Membayar) dipisahkan dari nomor surat keluar dengan memakai nomor kode fakultas/unit kerja. 6. Nomor kode kwitansi fakultas/ unit kerja berbeda (Lampiran 5). 7. Surat Permintaan Pembayaran (SPP) ditandatangani oleh Pejabat Pembuat Komitmen/ PPK fakultas/ unit kerja serta diparaf oleh Kepala Bagian Tata Usaha dan Kasubag Keuangan Kepegawaian (Lampiran 6). 8. Selain dari fakultas/ unit/ pascasarjana/ lembaga ditandatangani oleh PPK/ Kepala Biro Administrasi Umum dan Keuangan menggunakan Lampiran 3.6 serta diparaf oleh Kasubag Dana Masyarakat dan Bendahara Pengeluaran Pembantu Universitas BLU; 9. Surat Perintah Membayar (SPM) ditanda tangani oleh Pejabat Penandatangan SPM fakultas/ unit. Selain dari fakultas/ unit/ pascasarjana/ lembaga ditandatangani oleh Kepala Bagian Keuangan Universitas Andalas (Lampiran 7). 10. Daftar Perhitungan MP (Maksimal Pencairan) ditandatangani oleh Pejabat Pembuat Komitmen Fakultas/Unit (Lampiran 8).



Laporan Magang Ahmad Zaki



Tahun 2010



19 11. Surat Pernyataan Tanggungjawab Belanja (SPTB) pengeluaraan yang merupakan bukti penggunaan ditandatangani oleh Pejabat Pembuat Komitmen Fakultas/Unit (Lampiran 9).



C.



Langkah-langkah Penerbitan SPP dan SPM Dana PNBP BLU di tingkat Fakultas/Unit Kerja 1. Penanggung Kegiatan



Jawab



atau



Kegiatan



proposal



Fakultas/



kepada



Pejabat



Unit,



mengajukan



Pembuat



usulan



Komitmen



(PPK)



Fakultas/Unit berdasarkan Rencana Bisnis Anggaran yang telah ada. 2. Pejabat



Pembuat



proposal (BPP)



yang untuk



Komitmen disetujui



diteliti



(PPK)



kepada



kelengkapan



menyampaikan Bendahara SPJ



usulan



Pengeluaran



sesuai



dengan



kegiatan/ Pembantu



aturan



yang



berlaku. 3. Bendahara



Pengeluaran



Tanggungjawab pengeluaran Pembantu



Pembantu



Belanja



untuk (BPP)



(SPTB)



ditandatangani kemudian



(BPP)



membuat



dengan oleh



PPK.



menyerahkan



Surat



Pernyataan



melampirkan



SPJ/bukti



Bendahara



dokumen



SPJ



Pengeluaran dan



SPTB



kepada petugas Penerbit MP dan SPP untuk diteliti ketersediaan pagu anggarannya. 4. Penerbit MP dan SPP menyerahkan berkas SPP (MP, SPP dan SPTB) kepada



verifikator



untuk



diuji



kebenarannya



dan



kelengkapannya



kemudian diparaf.



Laporan Magang Ahmad Zaki



Tahun 2010



20 5. Verifikator menyerahkan MP, SPP dan SPTB yang telah diverifikasi kepada Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) untuk ditandatangani. 6. PPK menyerahkan SPTB, MP, dan SPP kepada Verifikator SPM untuk dikoreksi



dan



diserahkan



kepada



verifikator



(Kasubag



dan



Kabag)



kemudian diterbitkan SPM 6 (enam) rangkap untuk diparaf. 7. Verifikator



menyerahkan



SPM



yang



telah



diparaf



oleh



Kasubag



Keuangan dan Kabag TU kepada Penerbit/ Penandatangan SPM. 8. Unit kerja/ fakultas menyusun berkas SPM dan kelengkapan SPJ nya dan



Petugas



Pembukuan



mencatat



transaksi



Keuangan



berdasarkan



SPM. 9. SPM yang telah ditandatangani beserta lampirannya 3 (tiga) rangkap diserahkan



kepada



Kuasa



Pengguna



Anggaran



atau



petugas



yang



ditunjuk melalui petugas agenda pada Subag Monev Bagian Keuangan sebagai dasar penerbitan Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D).



D.



Langkah-Langkah Penerbitan Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) dana PNBP BLU di tingkat Universitas Andalas 1. PPK



Fakultas/Unit



atau



Petugas



yang



ditunjuk



menyampaikan



SPM



beserta dokumen pendukung dilengkapi dengan Arsip Data Komputer (ADK) melalui Petugas Agenda kepada Subag Monitoring dan Evaluasi Bagian Keuangan BAUK Unand.



Laporan Magang Ahmad Zaki



Tahun 2010



21 2. Petugas Agenda SPM memeriksa kelengkapan SPM, mengisi check list kelengkapan



berkas



SPM



dan



menyerahkan



kepada



Penguji



Tagihan



untuk diverifikasi dan diparaf (Lampiran 10 dan Lampiran 11). 3. Penguji Tagihan pada Subag Monev memonitor dan memeriksa pagu anggaran,



kebenaran



kelengkapan



lampiran



SPM



dan



SPP



sesuai



Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004, Permenkeu No. 134 Tahun 2006 dan



Perdirjen



Perbendaharaan



No.



PER-66/PB/2005



serta



meng-input



Arsip Data Komputer (ADK) pada sistem. 4. Pengujian SPM dilaksanakan oleh Penguji Tagihan mencakup pengujian yang



bersifat



dokumen



dan



substantif pengujian



dan



formal



keabsahan



yaitu



pengujian



tandatangan



dan



kelengkapan pemeriksaan



kebenaran angka dan huruf. 5. Pengujian Substantif dilakukan untuk : a. Menguji kebenaran perhitungan tagihan yang tercantum dalam SPM. b. Menguji ketersediaan dana pada kegiatan/ sub kegiatan/ MAK dalam DIPA BLU yang ditunjuk dalam SPM tersebut. c. Menguji dokumen sebagai dasar penagihan (ringkasan kontrak/ SPK, surat keputusan, daftar nominatif perjalanan dinas). d. Menguji



Surat



Pernyataan



Tanggungjawab



Belanja



(SPTB)



dari



Penanggungjawab Kegiatan mengenai tanggungjawab terhadap kebenaran pelaksanaan kegiatan. e. Menguji Faktur Pajak beserta SSP-nya. 6. Pengujian Formal dilakukan untuk:



Laporan Magang Ahmad Zaki



Tahun 2010



22 a. Meneliti keabsahan tandatangan Pejabat Penandatangan SPM dengan spesimen tanda tangan. b. Memeriksa cara penulisan/ pengisian jumlah uang dalam angka dan huruf. c. Memeriksa kebenaran dalam penulisan, termasuk tidak boleh cacat dalam penulisan. 7. Keputusan hasil pengujian tersebut diserahkan kepada Kasubag Monev guna dikoreksi, sebagai dasar untuk ditindaklanjuti dalam: a. Penerbitan SP2D, bila SPM beserta lampiran yang diajukan memenuhi syarat yang ditentukan. b. Pengembalian SPM kepada fakultas/ unit penerbit SPM apabila tidak memenuhi syarat untuk diterbitkan SP2D. c. Pengembalian SPM sebagaimana dimaksud (SPM UP/ TUP/ GUP dan LS) dikembalikan paling lambat satu hari kerja setelah SPM diterima. 8. Pengesahan SPM untuk diterbitkan SP2D oleh Kasubag Monev dan Tim Penguji



Tagihan



dengan



Menandatangani



pada



Format



stempel



yang



tersedia. 9. SPM agenda



yang



sudah



Subag



Pengeluaran ditandatangani



disahkan



Dana



Masyarakat



Pembantu serta



beserta



PNBP



dokumen untuk



BLU



ditatausahakan



dan



diserahkan



diteruskan Unand



pada



untuk



kemudian



ke



petugas



Bendahara



diteliti



diteruskan



dan kepada



Bendahara Pengeluaran Universitas Andalas. 10. Dokumen yang telah diperiksa dan diteliti oleh Bendahara Pengeluaran diteruskan kepada Petugas Pembuat SP2D.



Laporan Magang Ahmad Zaki



Tahun 2010



23 11. Penerbitan SP2D diselesaikan oleh Pembuat SP2D dalam batas waktu 1 (satu) hari kerja setelah SPM beserta lampiran diterima secara lengkap (Lampiran 3.11). 12. SP2D yang telah diterbitkan oleh Petugas Pembuat SP2D, diparaf oleh Kasubag Dana Masyarakat, Kabag Keuangan diteruskan ke Pembantu Rektor II untuk ditanda tangani. 13. SP2D diterbitkan dalam rangkap 6 (enam) dan dibubuhi stempel Unand dan masing-masing disampaikan kepada : a. Lembar 1 : Bendahara Pengeluaran. b. Lembar 2 : Penerbit SPM Fakultas/ Unit dengan dilampiri SPM yang telah dibubuhi



cap:



Telah



diterbitkan



SP2D



tanggal............................... Nomor: ................................. c. Lembar 3 : Pertinggal di Subag Monev (seksi verifikasi, akuntansi dan laporan),



dilengkapi



lembar



ke



1



SPM



dan



pe-



dokumen



pendukungnya. d. Lembar 4 : BPP PNBP BLU Universitas Andalas. e. Lembar 5 dan 6 : Arsip 14. SP2D yang sudah ditandatangani diserahkan kepada Bendahara Pengeluaran, 15. Bendahara Pengeluaran : a. Menerima SP2D yang telah ditandatangani. b. Membayarkan dana: 1) Fakultas/ unit dibayarkan dengan menggunakan cek .



Laporan Magang Ahmad Zaki



Tahun 2010



24 2) Untuk belanja gaji dan tunjangan BLU dibayarkan melalui cek maksimal Rp. 10.000.000,- (sepuluh juta rupiah). Jika nilainya lebih dari Rp. 10.000.000,- dibayarkan melalui rekening penerima. 3) Bendahara Pengeluaran membayarkan sejumlah nilai yang tercantum pada SP2D kepada Pihak ketiga (rekanan) melalui Bank. 4) Pencairan dana pada Bank Nagari bisa dalam 1 (satu) hari. 5) Pencairan dana pada Bank selain Bank Nagari tergantung kliring dari bank tersebut. 6) Pencairan dilakukan 2 (dua) kali dalam satu hari, bagi SP2D yang diterbitkan sebelum jam 12.00 WIB. 7) SP2D yang diterbitkan lewat dari jam 14.00 WIB dibayarkan pada hari berikutnya.



Laporan Magang Ahmad Zaki



Tahun 2010



BAB IV PENUTUP A. Simpulan Selama melaksanakan program magang di Subbag. Monitoring dan Evaluasi Bagiang Keuangan Universitas Andalas, penulis mengetahui beberapa hal: 1. Tupoksi utama Subbag. Monitoring dan Evaluasi adalah melakukan pengujian tagihan terhadap pengajuan permintaan pembayaran dan membuatkan Surat Perintah Membayar (SPM) Bidang II yang meliputi Biro Perencanaan dan Biro Adm. Umum dan Keuangan dan membuat laporan keuangan untuk tingkat Universtas. 2. Proses pencairan anggaran lebih banyak dilakukan secara manual (seperti Pembuatan MP, SPTB, SPP, dan SP2D serta proses pengiriman dan penerimaan data dari proses awal sampai diterbitkannya SP2D) tidak menggunakan program yang dirancang khusus untuk memudahkan pembukuan. 3. Penerbitan SPM telah diproses dengan aplikasi khusus yang dikeluarkan oleh Kementerian Keuangan RI. 4. Masih terdapat kekurangan dalam proses penerbitan SP2D (seperti kesulitan memonitor dan mengontrol pagu anggaran yang masih tersedia, kesulitan dalam melakukan revisi anggaran, potensi penerbitan SP2D ganda, dll).



B. Saran-saran Setelah melakukan pengamatan terhadap proses pencairan anggaran , khususnya anggaran yang bersumber dari dana PNBP. Ada beberapa hal yang dapat



25



26 dilakukan oleh Universitas Andalas untuk meminimalkan kesalahan dalam melakukan proses pencairan anggaran dan meningkatkan mutu pelayanan terhadap stake holder: 1. Melakukan pengadaan aplikasi SPP dan SP2D yang dapat mendukung penggunaan aplikasi yang telah ada yaitu Aplikasi Surat Perintah Membayar (SPM). 2. Merancang suatu sistem informasi keuangan berbasis jaringan yang aman, sehingga dapat meningkatkan efesiensi dan efektifitas pekerjaan.



Laporan Magang Ahmad Zaki



Tahun 2010