Laporan Magang PT. Taspen KC Surakarta [PDF]

Citation preview

BAB I PENDAHULUAN



A. Gambaran Umum Perusahaan 1. Sejarah berdirinya PT. Taspen (Persero) Pegawai negeri dapat dikatakan sebagai unsur di dalam aparatur negara dan merupakan abdi masyarakat yang menjadi salah satu sumber daya penting dalam proses pelaksanaan tugas yang diberikan oleh pemerintah, khususnya dalam melaksanakan tugas-tugas pembangunan nasional. Berhasil atau



tidaknya



pegawai



negeri



dalam



mensukseskan



pembangunan nasional ditunjang oleh beberapa faktor antara lain dengan adanya kesejahteraan atau jaminan sosial hari tua untuk para pegawai negeri beserta keluarganya. Sejak tahun 1960 pemerintah telah berusaha mulai memikirkan kesejahteraan hari tua bagi para pegawai negeri beserta keluarganya. Usaha tersebut dimulai dengan adanya konferensi kesejahteraan pegawai negeri yang banyak dihadiri oleh semua kepala urusan pepegawaian negeri dari seluruh departemen. Konferensi tersebut diadakan di Jakarta pada tanggal 25 – 26 Juli 1960 di ibukota Jakarta. Didalam konferensi tersebut, keputusannya secara resmi di tuangkan dalam: Keputusan Menteri Pertama Rebuplik Indonesia No. 338/MB/1960 yang tertanggal 25 Agustus 1960. Keputusan Menteri Pertama Repubik Indonesia tersebut antara lain menetapkan tentang perlunya pembentukan Jaminan Asuransi Sosial Pegawai Negeri sebagai bekal pegawai negeri dan keluarganya yang akan mengakhiri pengabdiannya kepada negara.



Keputusan



Menteri



Pertama



Repubik



Indonesia



tersebut kemudian ditingkatkan menjadi Peraturan Pemerintah 1



No. 9 Tahun 1963 yang mengatur tentang pembelanjaan kesejahteraan pegawai negeri, dan kemudian ditetapkan melalui Peraturan Pemerintah No. 10 Tahun 1963 tentang Tabungan Hari Tua dan Asuransi Pegawai Negeri. Sedangkan iuran wajib pegawai negeri maupun haknya ditetapkan berlaku sejak 1 Juli 1961. Melalui Peraturan Pemerintah No. 15 Tahun 1963, dibentuklah badan hukum yang menyelenggarakan program Tabungan dan Asuransi Pegawai Negeri (PN Taspen) pada tanggal 17 April 1963. Kemudian dengan dikeluarkannya Undang-Undang No. 9 Tahun 1963 tentang 3 (tiga) bentuk golongan perusahaan negara maka pada tahun 1970 yang berdasarkan Surat Keputusan Menteri Keuangan No. 749/MK/IV/1970, maka PN Taspen berubah menjadi Perusahaan Umum (Perum Taspen). Selanjutnya berdasarkan pada Peraturan Pemerintah No. 26 Tahun 1981 tentang pengalihan bentuk Perusahaan Umum Dana Tabungan dan Asuransi Pegawai Negeri dengan Akte Notaris Ny. Imas Fatimah, SH No. 4 Tahun 1982 yang tertanggal 4 Januari 1982 berubah menjadi perusahaan perseroan (Persero), sehingga sebutan Perum Taspen sesuai dengan Anggaran Dasar diganti menjadi PT. Taspen (Persero) dan berlangsung hingga saat ini. 2. Tempat kedudukan PT. Taspen (Persero) PT. Taspen (Persero) Cabang Surakarta terletak di Jalan Veteran Nomor 305A Surakarta. Kantor Cabang ini berdiri di atas tanah seluas 2.216 m2 dan memiliki bangunan tiga lantai seluas 1.600 m2.



2



3. Maksud dan Tujuan Didirikannya PT. Taspen (Persero) a. Maksud didirikannya PT. Taspen (Persero) adalah sebagai berikut : 1) meningkatkan kesejahteraan para pesertanya, yaitu Pegawai Negeri Sipil 2) menumbuhkan kepercayaan kepada peserta bahwa perusahaan



berkemampuan



untuk



memenuhi



kewajiban. b. Tujuan didirikannya PT. Taspen (Persero) adalah sebagai berikut : 1) untuk



memberikan



kesejahteraan



pada



melalui pembayaran nilai manfaat (benefit) 2) untuk meningkatkan kesejahteraan



peserta pegawai



perusahaan 3) untuk berperan dalam melaksanakan tanggungjawab sosial dan kepentingan lingkungan secara selaras dan seimbang. 4. Visi dan Misi PT. Taspen (Persero) Visi PT. Taspen adalah “Menjadikan Taspen sebagai pengelola Dana Pensiun dan Tabungan Hari Tua (THT) berkelas dunia yang bersih, sehat dan benar dengan pelayanan tepat orang, tepat waktu, tepat jumlah, tepat tempat dan tepat administrasi.” Secara lebih rinci, bentuk pelayanan yang dimaksud dalam visi PT. Taspen (Persero) adalah sebagai berikut : a. Tepat Orang Manfaat dibayarkan kepada peserta yang berhak atau ahli warisnya yang sah dengan identitas penerima yang dibuktikan dengan kartu identitas KTP atau SIM, dan sesuai dengan identitas peserta meliputi NIP, nama, tanggal lahir, jenis kelamin, status, penghasilan, instansi dan domisili yang tercantum pada Kartu Peserta Taspen (KPT), Kartu



3



Identitas Pensiun (KARIP), Kartu Pegawai dan dokumen kepagawaian lainnya yang sah. b. Tepat Waktu Manfaat dibayarkan kepada peserta atau ahli warisnya setelah



permohonan



klim



diterima



dan



dinyatakan



memenuhi syarat serta dibayarkan kepada pemohon dalam waktu



tidak lebih dari



1 (satu) jam untuk Syarat



Permohonan Pembayaran (SPP) langsung dan tidak lebih dari 2 (dua) jam untuk SPP tidak langsung. c. Tepat Jumlah Manfaat dibayarkan kepada peserta atau ahli warisnya setelah dihitung berdasarkan persyaratan, jumlah dan tata cara pembayaran manfaat yang telah ditetapkan oleh Menteri Keuangan atau sesuai ketentuan yang berlaku dan jumlah yang dibayarkan sesuai dengan jumlah yang terterapada tanda penerimaan uang (tanpa dikurangi oleh biaya-biaya lain atau dalam bentuk apapun). d. Tepat Tempat Manfaat dibayarkan kepada peserta atau ahli warisnya pada Kantor Bayar yang sesuai dengan pemohon atau klim. Kantor bayar tersebut dapat berupa Kantor Pos, Bank Mitra Kerja TASPEN, maupun kantor taspen itu sendiri. e. Tempat Administrasi Setiap pemohonan/klim diterima, diperiksa, dibayarkan dan diadministrasikan menurut prinsip-prinsip kearsipan dan dokumentasi, sehingga dapat dengan mudah dan cepat diketemukan,



serta



aman



dari



bahaya



kebakaran,



kebanjiran dan kehilangan.



4



Visi tersebut kemudian dijabarkan kedalam Misi dari PT. Taspen, yaitu “Mewujudkan hari-hari yang indah bagi Peserta melalui pengelolaan Dana Pensiun dan Tabungan Hari Tua (THT) secara profesional dan Akuntabel dengan berlandaskan Etika serta Integritas yang tinggi.” 5. Program PT. Taspen (Persero) PT. Taspen (Persero) menyelenggarakan 2 (dua) jenis program yaitu Tabungan Hari Tua dan Program Pensiun. a. Program Tabungan Hari Tua (THT) Program THT merupakan program asuransi yang terdiri dari Asuransi Dwiguna dan Asuransi Kematian (ASKEM). Asuransi Dwiguna adalah salah satu jenis asuransi yang memberikan



jaminan



keuangan



bagi



peserta



Taspen/Pegawai Negeri Sipil, ketika yang bersangkutan mencapai usia pensiun atau bagi ahli warisnya apabila peserta Taspen/Pegawai Negeri Sipil meninggal dunia sebelum usia pensiun. Asuransi Kematian (ASKEM) merupakan asuransi jiwa seumur



hidup



bagi



PNS



peserta



Taspen



dan



suami/isterinya kecuali janda/duda PNS yang menikah lagi. Sedangkan bagi anak PNS, ASKEM merupakan asuransi berjangka yang dibatasi usia anak yaitu tidak lebih dari 25 tahun (dengan catatan belum menikah dan belum bekerja) maksimum untuk 3 (tiga) kali kejadian. Kepesertaan



program



THT



dimulai



sejak



yang



bersangkutan diangkat sebagai pegawai/pejabat negara sampai dengan pegawai/pejabat negara tersebut berhenti. Tujuan dari adanya THT adalah untuk meningkatkan kesejahteraan Pegawai Negeri Sipil (PNS) dan keluarganya



5



dengan



memberikan



jaminan keuangan pada waktu



mencapai usia pensiun atau bagi ahli warisnya pada waktu peserta meninggal dunia sebelum usia pensiun. b. Program Pensiun Program pensiun merupakan jaminan hari tua berupa pemberian uang duka wafat setiap bulan kepada Pegawai Negeri Sipil yang telah memenuhi kriteria sebagi berikut : 1) mencapai usia Pensiun 2) meninggal pada masa aktif yang diberikan kepada janda/duda atau anaknya sebelum berusia 25 tahun. Tujuan Program pensiun adalah untuk memberikan jaminan hari tua bagi pegawai/peserta Taspen pada saat mencapai usia pensiun dan sebagai penghargaan atas jasa-jasa pegawai



negeri/peserta



setelah



yang



bersangkutan



memberikan pengabdian kepada Negara. 6. Struktur Organisasi PT. Taspen (Persero) Cabang Surakarta Struktur organisasi PT. Taspen (Persero) Kantor Cabang Surakarta terdiri atas : a. b. c. d. e. f. g. h. i. j. k.



Kepala Cabang Kepala Bidang Pelayanan Kepala Seksi Data Peserta dan Pemasaran Kepala Seksi Penetapan Klim Kepala Bidang Personalia dan Umum Kepala Seksi Personalia Kepala Seksi Umum Kepala Bidang Keuangan Kepala Seksi Kas Kepala Seksi Administrasi Keuangan Fungsional Pengendali Bagian-bagian



dalam



struktur



organisasi



tersebut



mempunyai tugas sebagai berikut : a. Kepala Cabang 6



1) Merencanakan dan mengendalikan kegiatan kantor cabang. 2) Mengelola kegiatan operasional kantor cabang. 3) Menyelenggarakan tugas yang dapat mendukung mutu pelayanan demi kepuasan peserta untuk kantor cabang, yang meliputi tinjauan manajemen, audit mutu internal, tindakan koreksi dan pencegahan, mengontrol dokumen dalam data, teknik statistik dan pengendalian catatan mutu. 4) Melaksanakan Pembinaan Program Kemitraan dan Bina Lingkungan di unit kerjanya. b. Kepala Bidang Pelayanan 1) Merencanakan dan mengkoordinasi



pelaksanaan



kegiatan Pelayanan dan Pemasaran. 2) Mengelola kegiatan pengumpulan, pengolahan dan penyajian data peserta Program Taspen. 3) Menyetujui atas keabsahan dan pembayaraan manfaat klim yang diajukan oleh peserta. 4) Menetapkan besarnya tagihan premi peserta Program Taspen. 5) Mengelola



kegiatan



pelayanan



sesuai



dengan



prosedur yang telah ditetapkan, memverifikasi dan pelaporan kepada manajemen Kantor Cabang. 6) Meningkatkan kualitas pelayanan di Kantor Cabang. 7) Menindaklanjuti terhadap keluhan pelayanan yang diterima dengan tindakan koreksi dan pencegahan guna memperbaiki mutu pelayanan. c. Kepala Seksi Data Peserta dan Pemasaran 1) Administrasi dan memelihara data peserta Program Taspen. 2) Menyajikan data peserta Program Asuransi dan Program Pensiun di Kantor Cabang yang akurat dan up to date. 3) Mengkoordinasikan pengiriman atau penerimaan data dari dan ke Kantor Pusat dan antar Kantor Cabang dan atau instansi terkait. 4) Menganalisis dan mengendalikan



data



peserta



Program Taspen. 7



5) Menetapkan besarnya tagihan premi peserta Program Taspen. 6) Mengkoordinasikan



dan



melaksanakan



kegiatan



pemasaran atas produk Program Taspen. d. Kepala Seksi Penetapan Klim 1) Mengesahkan kebenaran pengajuan klim manfaat Program Taspen. 2) Menyelenggarakan perhitungan hak peserta sesuai dengan ketentuan yang berlaku. 3) Pelayanan pembayaran klim Pensiun dan Asuransi. 4) Menetapkan besarnya klim manfaat Program Taspen. e. Kepala Bidang Personalia dan Umum 1) Mengelola kegiatan pengadaan barang dan jasa serta pendistribusian ke Unit-unit Kerja di Lingkungan Kantor Cabang sesuai kebutuhan unit kerja. 2) Mengkoordinasi dan evaluasi pengelolaan fasilitasfasilitas kerja di Kantor Cabang. 3) Mengelola kegiatan Kesekretariatan, Kehumasan dan Keamanan, Kearsipan, Pendidikan dan Latihan Non Kedinasan lainnya. 4) Dokumentasi terhadap seluruh kegiatan sistem mutu yang telah disepakati. f. Kepala Seksi Personalia 1) Menyelenggarakan kegiatan administrasi personalia Kantor Cabang serta penetapan pemberian fasilitas bagi karyawan dan keluarga. 2) Penyimpanan dan pemeliharaan keakuratan serta kerahasiaan data atau dosir karyawan. 3) Mengkoordinassi pembayaran hak-hak karyawan di Kantor Cabang, seperti gaji, tunjangan, penggantian biaya pengobatan, dan lain sebagainya. 4) Menyelenggarakan pendidikan dan



latihan,



pembinaan mental karyawan, olahraga dan kegiatan non kedinasan lainnya. 5) Menyusun daftar gaji dan kompensasi lainnya serta pajak penghasilan. g. Kepala Seksi Umum 1) Menyelenggarakan



kegiatan



Kesekretariatan,



Kehumasan dan Kearsipan di Kantor Cabang. 8



2) Koordinasi pemeliharaan, perawatan dan perbaikan atas aset perusahaan, termasuk pengamatan atas semua dokumen milik Perusahaan di Kantor Cabang. 3) Mengendalikan pengadaan, penyimpanan, inventarisasi, distribusi peralatan kantor dan komputer di Kantor Cabang. 4) Melaksanakan kegiatan pengamatan karyawan dan aset perusahaan di Kantor Cabang.



h. Kepala Bidang Keuangan 1) Merencanakan dan



mengendalikan



fungsi-fungsi



keuangan di Kantor Cabang. 2) Merencanakan dan mengendalikan anggaran Kantor Cabang. 3) Menyelenggarakan



kegiatan



akuntasi



di dan



penyusunan laporan keuangan Kantor Cabang. 4) Menyelenggarakan kegiatan perbendaharaan



di



Kantor Cabang. i. Kepala Seksi Kas 1) Merencanakan dan mengendalikan penerimaan dan pengeluaran (cash flow) Kantor Cabang. 2) Penerimaan dan pembayaran atas perintah Kepala Bidang Keuangan. 3) Verifikasi sebagai



langkah



pre-audit



keuangan di Kantor Cabang. 4) Menyimpan uang dan surat-surat berharga. 5) Menagih premi Kantor Cabang. j. Kepala Seksi Administrasi Keuangan 1) Menyusun Laporan Keuangan dan



transaksi



Laporan



Manajemen Keuangan. 2) Menyelenggarakan administrasi aktiva tetap Kantor Cabang. 3) Rekonsiliasi Bank dan pengecekan terhadap catatan pembukuan Program Taspen. 4) Mengkaji dan menganalisis



Laporan



Keuangan



Kantor Cabang. k. Fungsional Pengendali



9



1) Merencanakan kerja pengendali mutu operasional Kantor Cabang. 2) Meneliti, menganalisa penilaian atas penyimpanan kegiatan operasional serta penyimpanan saran-saran perbaikan. 3) Menyusun Laporan Bulanan kepada Kepala Kantor Cabang Utama.



B. Tujuan Magang 1. Tujuan Operasional Penulis ingin mengetahui proses pelayanan Program Pensiun pada PT. Taspen (Persero) Cabang Surakarta. 2. Tujuan Fungsional Penyusunan



laporan



magang



ini



bertujuan



untuk



memberikan gambaran yang bermanfaat mengenai proses pelayanan Program Pensiun pada PT. Taspen (Persero) Cabang Surakarta pada semua pihak, serta memberikan masukan bagi PT.



Taspen



(Persero)



dalam



melaksanakan



kegiatan



operasionalnya. 3. Tujuan Individual Penyusunan



laporan



magang



ini



dilakukan



untuk



memenuhi tugas mata kuliah “Magang Mahasiswa” di Jurusan Akuntansi, Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sebelas Maret Surakarta.



10



C. Manfaat Magang Proses kegiatan magang dan penulisan laporan magang ini sekiranya dapat memberikan manfaat sebagai berikut : 1. Penulis dapat merasakan aktivitas dunia kerja yang sebenarnya 2. Penulis dapat mengetahui secara langsung bagaimana proses pelayanan Program Pensiun dalam PT. Taspen (Persero) Cabang Surakarta 3. Memberikan suatu gambaran yang jelas kepada semua pihak mengenai proses pelayanan Program Pensiun pada PT. Taspen (Persero) Cabang Surakarta 4. Menjadi media untuk memberikan masukan kepada pihak-pihak yang terkait dalam proses pelayanan Program Pensiun pada PT. Taspen (Persero) Cabang Surakarta.



11



BAB II PELAKSANAAN KEGIATAN MAGANG



A. Deskripsi Lokasi Magang Kegiatan magang ini dilaksanakan di PT. Taspen (Persero) Kantor Cabang Surakarta. Pada kegiatan magang ini penulis bekerja di Seksi Pelayanan PT. Taspen (Persero) Kantor Cabang Surakarta berlokasi di Jalan Veteran Nomor 305A Surakarta.



B. Jadwal Magang Kegiatan magang ini dilaksanakan dari tanggal 2 September 2013 sampai tanggal 30 September 2013. Deskripsi kegiatan harian penulis selama magang disertakan dalam lampiran.



C. Pelaporan Hasil Pelaksanaan Magang 1. Deskripsi Tugas dari Seksi Pelayanan Seksi pelayanan di PT. Taspen (Persero) merupakan seksi yang bertugas menerima dan memproses data administrasi dari para pemohon pensiun. Seksi pelayanan secara garis besar dapat dibagi menjadi dua, yaitu bagian pelayanan yang bertugas menerima dan melayani berbagai keluhan dan pertanyaan dari pihak pensiunan, serta menetapkan besaran klim pensiunan; dan bagian pelayanan yang bertugas menerima dan memproses berkas administrasi dari para klien, baik pemohon pensiunan baru maupun pensiunan



lama



yang



hendak



memperbaharui



data



administrasinya.



12



Pada kegiatan magang ini, penulis ditugaskan untuk membantu di seksi pelayanan yang bertugas menerima dan memproses berkas administrasi pensiunan. Berikut adalah tabel proses pelayanan di PT. Taspen (Persero) Cabang Surakarta : No. 1



Kegiatan Menerima



Dokumen dan Berkas SPP



Penanggungjawab Customer Service



mengagendakan Surat



Permohonan



Pembayaran (SPP) 2



Pensiun Meneliti kebenaran Berkas SPP dan



keabsahan



berkas



dan



menetapkan



3



waktu



mulainya



proses



SPP Melakukan



update Berkas SPP



data 4



teknis



perhitungan Melakukan hak



peserta



dan



Petugas Perekaman Data



Berkas SPP



perhitungan mencetak



Petugas Perhitungan



Lembar



Pehitungan 5



Petugas Penelitian



Hak



(LPH) Melakukan penelitian



Berkas



SPP, Petugas Verifikasi



atas LPH



kebenaran 6



perhitungan hak Melakukan pengecekan



Berkas dan LPH



SPP, Kepala



Seksi



Penetapan Klim



membubuhkan tanda tangan atas pengesahan 13



7



Membubuhkan tanda sebagai atas



Berkas



SPP, Kepala



tangan LPH



Bidang



Pelayanan



otorisator perhitungan



hak



Dari berbagai tahapan proses pelayanan di atas, penulis ditugaskan membantu petugas penelitian dan petugas perekaman data untuk melakukan : a. Penelitian kebenaran dan keabsahan berkas SPP b. Update data teknis perhitungan 2. Deskripsi Tugas dari Seksi Keuangan Seksi keuangan di PT. Taspen (Persero) merupakan seksi yang bertugas mengelola dan mencatat segala aktivitas keuangan perusahaan. Pada kegiatan magang ini, meskipun untuk sebagian besar waktu penulis ditempatkan di seksi pelayanan, penulis juga sempat ditugaskan membantu di seksi keuangan. Berikut adalah tabel proses pembayaran klim di PT. Taspen (Persero) Cabang Surakarta : No. 1



Kegiatan Mencetak voucher



Dokumen Penanggungjawab Voucher, kartu Seksi Bidang



2



Meregistrasi voucher



SPP Keuangan Voucher, kartu Seksi



Bidang



3



Melakukan verifikasi



SPP dan LPH Keuangan Voucher, kartu Seksi



Bidang



4



SPP dan LPH Keuangan Pengesahan Kepala Voucher, kartu Kepala



Bidang



5



Bidang Keuangan Melakukan posting



Bidang



SPP dan LPH Keuangan Voucher, kartu Seksi SPP dan LPH



Keuangan Kasir 14



6



Melakukan



Voucher, kartu Seksi



pembayaran



SPP dan LPH



Bidang



Keuangan Kasir



Dari berbagai proses pembayaran klim di atas, penulis ditugaskan untuk membantu Seksi Bidang Keuangan Kasir untuk melakukan posting dan penelusuran pengeluaran kas.



BAB III PEMBAHASAN HASIL KEGIATAN MAGANG



A. Sistem



Pengeluaran



Kas



PT



Taspen



(Persero)



Cabang



Surakarta



15



Sistem Pengeluaran Kas pada PT. Taspen (Persero) Cabang Surakarta adalah untuk pembayaran Program Tabungan Hari Tua (THT) dan Pensiun. Setelah memperoleh dana dari PT. Taspen Pusat



kemudian



PT.



Taspen



(Persero)



Cabang



Surakarta



membayarkan kepada peserta Taspen. Prosedur Pengeluaran Kas pada PT. Taspen (Persero) Cabang Surakarta akan dijelaskan sebagai berikut : 1. Fungsi Yang Terkait Fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem pengeluaran kas dalam hal ini terhadap pembayaran Tabungan Hari Tua (THT) dan Pensiun pada PT. Taspen (Persero) Cabang Surakarta adalah sebagai berikut : a. Bagian Customer Service Bagian ini bertugas memberikan pelayanan kepada peserta Taspen dan melakukan pemeriksaan dokumen-dokumen atau data peserta sebelum dibawa ke bagian data peserta. b. Bagian Data Peserta Bagian ini bertugas : 1) Meneliti keabsahan dan keaslian dokumen-dokumen yang diterima dari Customer Service. 2) Merekam data dalam komputer tentang perubahan status diri peserta, golongan atau pangkat peserta dan



jumlah



anggota



keluarga



yang



menjadi



tanggungan peserta. c. Bagian Penetapan Klaim



16



Bagian ini bertugas mengecek ulang perhitungan hak peserta dan menetapkannya, setelah itu memintakan otorisasi kepada Kepala Bagian Pelayanan. d. Bagian Keuangan Bagian Keuangan terdiri dari : 1) Seksi Penetapan Voucher Bertugas mengeluarkan voucher pengeluaran kas sesuai



dengan



besarnya



hak



peserta



dan



mengotorisasi Lembar Perhitungan Hak Peserta (LPHP). 2) Seksi Kasir Bertugas mengeluarkan voucher sejumlah uang sesuai dengan yang tercantum dalam voucher dan menyerahkan



kepada



peserta



serta



membuat



Laporan Kas Harian (LKH). e. Bagian Administrasi Keuangan Bagian ini bertugas mencocokkan dan meneliti Laporan Kas Harian dengan voucher-voucher yang dikeluarkan setelah itu membukukannya ke dalam jurnal pengeluaran kas.



2. Dokumen Yang Digunakan Dokumen yang digunakan dalam sistem pengeluaran kas pada PT. Taspen (Persero) Cabang Surakarta adalah sebagai berikut : a. SP4A (Surat Permohonan Pembayaran Pensiun Peserta)



17



SP4A yaitu merupakan bukti bagi peserta THT dan Pensiun untuk mengajukan permohonan pembayaran THT dan Pensiun. b. Lembar Perhitungan Hak Peserta (LPHP) LPHP digunakan untuk menghitung hak peserta Program THT dan Pensiun yang dibuat oleh Bagian Pelayanan (Bagian Data Peserta). c. Voucher Voucher



adalah



dokumen



yang



dibuat



oleh



Bagian



Keuangan dan digunakan untuk memerintahkan Bagian Kasir untuk membayarkan uang sejumlah yang tertera dalam voucher. d. Laporan Kas Harian (LKH) LKH adalah dokumen yang dibuat oleh Bagian Keuangan untuk mencatat pengeluaran kas yang digunakan untuk pembayaran THT dan Pensiun. 3. Catatan Akuntansi Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat pengeluaran kas adalah jurnal pengeluaran kas berdasarkan LPHP, voucher, dan LKH.



4. Jaringan Prosedur a. Pencatatan data peserta, penghitungan THT dan Pensiun dan Penetapan Klaim. Prosedur ini dilakukan oleh Bagian Pelayanan yang terdiri dari Bagian Customer Service, Bagian Data Peserta dan Bagian Penetapan Klaim melalui kegiatan sebagai berikut : 18



1) Bagian Customer Service i. Menerima SP4A rangkap dua dan lampiranlampiran masing-masing rangkap dua dari peserta THT. ii. Memeriksa kelengkapan pengisian SP4A dan lampirannya. iii. Mendistribusikan SP4A beserta lampirannya ke Bagian Data Peserta. 2) Bagian Data Peserta i. Menerima SP4A rangkap dua dan lampirannya dari Bagian Customer Service. ii. Meneliti keabsahan dan keaslian SP4A dan lampiran-lampirannya,



antara



lain



tentang



otorisasi dan cap instansi terkait dan keaslian tanda tangan peserta. iii. Merekam semua perubahan yang terjadi pada diri peserta, golongan atau pangkat peserta, jumlah



anggota



keluarga



(anak/istri/suami/orangtua). iv. Menghitung hak peserta dan membuat LPHP rangkap



tiga,



penghitungan



ini



dilakukan



dengan menggunakan komputer. v. Mendistribusikan



LPHP



dan



memintakan



otorisasi ke Bagian Penetapan Klaim beserta SP4A dan lampiran-lampirannya. 3) Bagian Penetapan Klaim



19



i. Menerima



SP4A



rangkap



dua,



lampiran-



lampiran masing-masing rangkap dua dan LPHP rangkap tiga dari Bagian Data Peserta. ii. Mengotorisasi Penetapan



LPHP Klaim



oleh dan



Kepala Kepala



Seksi Bidang



Pelayanan. iii. Menyimpan SP4A lembar II dan LPHP lembar II serta lampiran-lampiran lembar II, menurut NIP (Nomor Induk Pegawai) Pegawai Negeri. iv. Mendistribusikan SP4A lembar I, lampiranlampiran lembar I dan LPHP lembar I dan lembar III ke Bagian Keuangan. b. Pembayaran THT dan Pensiun Proses ini dilakukan oleh Bagian Keuangan melalui kegiatan sebagai berikut : 1) Menerima SP4A lembar I, lampiran-lampiran lembar I dan LPHP lembar I dan lembar III dari Bagian Penetapan Klaim. 2) Mengotorisasi LPHP lembar I dan lembar III oleh Kepala Bidang Keuangan sebagai bukti persetujuan atas pembayaran hak peserta. 3) Membuat voucher pengeluaran kas rangkap tiga oleh Seksi Penetapan Voucher dan memintakan otorisasi kepada Kepala Bidang Keuangan. 4) Menyimpan SP4A lembar I, lampiran-lampiran lembar I dan voucher lembar III.



20



5) Seksi Kasir mengeluarkan sejumlah uang sesuai dengan



jumlah



yang



tertera



dalam



voucher



pengeluaran kas dan menyerahkan uang hak peserta tersebut sesuai dengan nama yang tertera dalam voucher. 6) Membubuhkan cap “lunas” pada voucher dan LPHP sebagai bukti telah diserahkannya uang hak peserta. 7) Menyerahkan voucher lembar I dan LPHP lembar I kepada peserta sebagai bukti pembayaran atau kuitansi. 8) Membuat Laporan Kas Harian kasir rangkap dua oleh Seksi Kasir. Lembar I disimpan sebagai arsip dan lembar II didistribusikan ke Bagian Administrasi Keuangan beserta LPHP lembar III dan voucher lembar II yang akan digunakan sebagai dasar pembuatan jurnal kas keluar. c. Pencatatan pengeluaran kas untuk pembayaran THT dan Pensiun. Prosedur ini dilakukan oleh Bagian Administrasi Keuangan melalui kegiatan sebagai berikut : 1) Menerima LPHP lembar III, Laporan Kas Harian lembar II dan voucher lembar II dari Bagian Keuangan. 2) Mencocokkan tanggal transaksi, jumlah nominal yang tertera dalam voucher lembar II, Laporan Kas Harian lembar II dan LPHP lembar III. 3) Setelah dianggap cocok maka selanjutnya akan dibukukan dan dicatat dalam jurnal pengeluaran kas.



21



4) Menyimpan Laporan Kas Harian lembar I, voucher lembar II dan LPHP lembar III menurut NIP (Nomor Induk Pegawai) Pegawai Negeri. 5. Bagan alir Untuk dapat memperjelas proses pengeluaran kas terhadap pembayaran Program THT dan Pensiun pada PT. Taspen (Persero) Cabang Surakarta dapat dilihat pada gambar 2.2



Bagan



Alir



Prosedur



Pengeluaran



Kas



Terhadap



Pembayaran THT dan Pensiun di bawah ini :



22



23



24



25



26



B. Evaluasi



Pengendalian



Internal



terhadap



Prosedur



Pengeluaran Kas pada PT. Taspen (Persero) Cabang Surakarta PT. Taspen (Persero) Cabang Surakarta sudah menerapkan pengendalian internal terhadap prosedur penerimaan kas dengan baik. Berdasarkan hasil pengujian atribut terhadap dokumendokumen pengeluaran kas, ditemukan atribut-atribut berikut : 1. Adanya SP4A (Surat Permohonan Pembayaran Pensiun Peserta) yang merupakan bukti bagi peserta taspen (THT dan Pensiun) untuk mengajukan permohonan pembayaran THT dan Pensiun. 2. Adanya Lembar Perhitungan Hak Peserta PT. Taspen (LPHP) yang berfungsi sebagai permintaan pengeluaran kas dari Bagian Pelayanan. 3. Adanya cek di PT. Taspen disebut voucher yang berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas kepada Bagian Keuangan. 4. Adanya bukti kas keluar di PT. Taspen Cabang disebut sebagai Laporan Kas Harian (LKH) yang berisi rekapitulasi pengeluaran kas. 5. Dokumen



yang



memudahkan



digunakan



selalu



penelusuran



dibuat



apabila



rangkap



terjadi



agar



kesalahan



perhitungan. 6. Adanya otorisasi pada setiap dokumen yang dibuat dari Pejabat Yang Berwenang. 7. Adanya dokumen yang bernomor urut cetak. PT. Taspen (Persero) Cabang Surakarta juga sudah menerapkan unsur-unsur pokok sistem pengendalian internal dengan baik, yaitu dalam bentuk : 1. Struktur



organisasi



yang



memisahkan



tanggung



jawab



fungsional secara tegas. a. Telah dipisahkan tiga fungsi pokok berikut: fungsi operasi, fungsi penyimpanan, dan fungsi akuntansi. Di PT.



Taspen



(Persero)



Cabang



Surakarta,



bagian



keuangan (penyimpanan), bagian pelayanan (operasi) 27



dan bagian administrasi keuangan (pencatatan) sudah terpisah. b. Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua kegiatan transaksional. Dalam PT. Taspen (Persero) Cabang Surakarta, masingmasing bagian sudah mempunyai tugas dan fungsi sendiri. Jadi setiap bagian hanya melakukan satu transaksi saja. 2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan Dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Tidak ada satu pun transaksi yang terjadi yang tidak diotorisasi oleh yang memiliki wewenang untuk itu. Otorisasi terjadinya transaksi dilakukan dengan pembubuhan tanda tangan oleh manajer yang memiliki wewenang untuk itu, pada dokumen sumber atau dokumen pendukung. Dalam



PT.



Taspen



(Persero)



Cabang



Surakarta



dokumen-dokumen dalam prosedur pengeluaran kas telah diotorisasi oleh pejabat yang mempunyai wewenang untuk mengotorisasi, sistem wewenang diatur sebagai berikut : a. LPHP



(Lembar



Perhitungan



Hak



Peserta)



dan



Rancangan Proyeksi diotorisasi oleh Kepala Bagian Pelayanan. Proyeksi, SPB (Surat Perintah Bayar) serta voucher diotorisasi oleh Kepala Bagian Keuangan. b. Dalam prosedur pengeluaran kas pencatatan ke dalam catatan akuntansi berdasarkan atas LPHP (Lembar Perhitungan Hak Peserta) dan voucher yang telah diterima Bagian Administrasi Keuangan dari Bagian Penetapan Klaim serta telah dicocokkan antara jumlah uang yang tertera dalam LPHP dengan yang tertera dalam voucher.



28



c. Pencatatan ke dalam catatan akuntansi telah dilakukan oleh karyawan yang diberi wewenang untuk itu yaitu Bagian Administrasi Keuangan. 3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang serta prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak diciptakan caracara untuk menjamin praktik yang sehat dalam pelaksanaannya. Adapun cara-cara yang ditempuh oleh PT. Taspen (Persero) Cabang Surakarta dalam menciptakan praktik yang sehat dalam prosedur penerimaan dan pengeluaran kas adalah : a. Penggunaan dokumen bernomor urut tercetak. b. Rancangan proyeksi dibuat setelah bagian pelayanan benar-benar



melakukan



melalui LPHP. c. Proyeksi dibuat



oleh



penghitungan Bagian



hak



peserta



Keuangan



setelah



rancangan proyeksi mendapatkan otorisasi dari Kepala Bagian Pelayanan. d. Fungsi pencatatan (Bagian Administrasi Keuangan) melakukan pencatatan setelah menerima LKH (Laporan Kas Harian) dan membandingkannya dengan proyeksi yang ada. e. Terdapat pengecekan terhadap keabsahan dan keaslian SP4A (Surat Permohonan Pembayaran Pensiun Peserta) untuk selanjutnya ditetapkan klaim atas THT dan Pensiun. f. Bukti pembayaran atau kuitansi dicap “Lunas” oleh Bagian Keuangan setelah diotorisasi Kepala Bagian Keuangan dan LPHP diserahkan kepada peserta. 4. Karyawan yang berkualitas



29



Hampir 95% pejabat dan karyawan PT. Taspen (Persero) Cabang



Surakarta



telah



mengantongi



sertifikasi



service



excellent atau pelayanan prima bahkan dengan mind tune up.



C. Analisis



Hasil



Evaluasi



Pengendalian



Internal



terhadap



Prosedur Pengeluaran Kas pada PT. Taspen (Persero) Cabang Surakarta Setiap perusahaan memiliki tujuan tertentu yang ingin di capai. Untuk mencapai tujuan tersebut diperlukan suatu sistem yang



baik,



agar



dapat



memperlancar



jalannya



kegiatan



perusahaan. Oleh karena itu PT. Taspen (Persero) Cabang Surakarta



membuat



sistem



yang



tepat



sehingga



dapat



memperlancar jalannya kegiatan perusahaan. Walaupun sistem tersebut sudah dibuat sedemikian rupa, akan tetapi terdapat kelebihan dan kelemahan dari sistem tersebut. Setelah mengevaluasi sistem pengendalian internal pada penerimaan kas dan pengeluaran kas yang ada di PT. Taspen (Persero) Cabang Surakarta, maka penulis menemukan adanya kelebihan dan kelemahan dari sistem tersebut. Kelebihan dan kelemahan dari sistem tersebut adalah sebagai berikut : 1. Kelebihan dari Sistem Pengendalian Internal pada Pengeluaran Kas a. Dalam prosedur pengeluaran kas, PT. Taspen (Persero) Cabang Surakarta telah melakukan pembayaran secara tunai kepada peserta dan juga melalui giro dan rekening bank



sehingga



menjamin



diterimanya



pembayaran



tersebut oleh peserta Taspen. b. Proses pengeluaran kas dari awal sampai akhir tidak dilakukan oleh satu orang atau satu bagian saja. c. Karyawan yang kompeten, sampai dengan saat ini hampir 95% pejabat dan karyawan PT. Taspen (Persero)



30



Cabang Surakarta telah mengantongi sertifikasi excellent service atau pelayanan prima. d. Dokumen yang digunakan selalu dicek dan diotorisasi oleh bagian yang berwenang. e. Pencatatan ke dalam catatan akuntansi dilakukan oleh karyawan yang diberi wewenang dan didasarkan atas dokumen sumber yang dilampiri dokumen pendukung. f. Adanya badan pemeriksa intern yag disebut AMI (Audit Mutu Internal) PT. Taspen (Persero) Cabang Surakarta yang



bertugas



memeriksa



sebagai



seluruh



pemeriksa



kinerja



intern



masing-masing



untuk bagian



apakah telah benar-benar melaksanakan kinerja sesuai dengan SOP (Standard Operating Procedure) yang telah ditetapkan. 2. Kelemahan dari



Sistem



Pengendalian



Internal



pada



Pengeluaran Kas a. Belum adanya dana cadangan atau dana kas kecil pada PT.



Taspen



(Persero)



Cabang



pembayaran THT dan Pensiun. b. Belum adanya pengawasan



Surakarata



yang



ketat



untuk



terhadap



dokumen yang berkaitan dengan pengajuan klaim. c. Pada pembuatan rancangan proyeksi maupun proyeksi dalam prosedur pengeluaran kas berdasarkan pada pengeluaran kas dua tahun lalu, sehingga apabila terjadi selisih lebih ataupun selisih kurang perlu dilakukan revisi lagi yang mungkin bisa menimbulkan kecurangan serta menimbulkan



ketidakefisienan



dan



ketidakefektifan



operasi perusahaan.



31



BAB IV PENUTUP



A. Kesimpulan Setelah melakukan analisis mengenai aktivitas dan evaluasi mengenai sistem pengendalian internal terhadap prosedur sistem pengeluaran kas di PT. Taspen (Persero) Cabang Surakarta, maka penulis menarik kesimpulan bahwa PT. Taspen (Persero) Cabang Surakarta sudah menerapkan pengendalian intern dengan baik terhadap prosedur pengeluaran kas sebagai berikut : 32



1. Struktur



organisasi



yang



memisahkan



tanggung



jawab



fungsional secara tegas. Ini dapat dilihat dengan adanya pemisahan tanggung jawab antara Bagian Customer Service, bagian Data Peserta, Bagian Penetapan Klaim, Bagian Keuangan dan Bagian Administrasi Keuangan pada sistem pengeluaran kas. 2. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan yang cukup dapat memberikan



perlindungan



terhadap



harta



kekayaan



perusahaan. Hal ini dapat dilihat dengan adanya otorisasi untuk setiap dokumen pengeluaran kas oleh pejabat berwenang dan pencatatan ke dalam catatan akuntansi yang didasarkan atas dokumen sumber dan disertai dokumen pendukung. 3. Praktek yang sehat juga telah dilaksanakan dalam pelaksanaan tugas dan fungsi pada setiap bagian organisasi. Hal ini dapat dilihat dengan sudah diterapkannya dokumen bernomor urut cetak sehingga dapat dipertanggung jawabkan pemakaiannya oleh fungsi terkait. 4. Adanya badan pemeriksa intern yang disebut Audit Mutu Internal (AMI) PT. Taspen (Persero) Cabang Surakarta yang bertugas sebagai pemeriksa intern untuk memeriksa seluruh kinerja masing-masing bagian apakah telah benar-benar melaksanakan kinerja sesuai dengan Standard Operating Procedure (SOP) yang telah ditetapkan. 5. Sudah dilakukannya rolling pegawai pada PT. Taspen (Persero) Cabang Surakarta sehingga dapat menghindarkan kecurangan yang dilakukan oleh pegawai PT. Taspen (Persero) Cabang Surakarta serta untuk menghindari kejenuhan dalam bekerja.



B. Saran Setelah melakukan analisis mengenai aktivitas sistem pengendalian internal terhadap pengeluaran kas yang ada pada PT. Taspen (Persero) Cabang Surakarta serta berdasarkan atas



33



kesimpulan yang telah diuraikan sebelumnya, maka saran yang dapat penulis kemukakan adalah : 1. Sebaiknya dibentuk dana cadangan atau dana kas kecil untuk pembayaran THT dan pensiun sehingga tidak perlu diadakan koreksi apabila terjadi pembayaran diluar proyeksi. 2. Perlu dilakukan peningkatan pengawasan terhadap dokumen yang berkaitan dengan pengajuan klaim untuk menghindari penyalahgunaan



oleh



pihak-pihak



yang



tidak



bertanggungjawab. 3. Sebaiknya pada pembuatan rancangan proyeksi maupun proyeksi dalam prosedur pengeluaran kas benar-benar dihitung dengan cermat oleh Bagian Pelayanan, sehingga apabila terjadi selisih lebih maupun selisih kurang tidak perlu diadakan revisi yang mungkin dapat menimbulkan kecurangan.



34