Laporan PKL Maili Yanti [PDF]

Citation preview

ANALISA SISTEM DOKUMENTASI SURAT MENYURAT PADA DINAS TENAGA KERJA DAN TRANSMIGRASI PROVINSI KALIMANTAN BARAT



LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN Diajukan untuk memenuhi mata kuliah PKL pada Program Diploma Tiga (D3)



MAILI YANTI NIM : 12184636



Program Studi Sistem Informasi Fakultas Teknik & Informatika Universitas Bina Sarana Informatika PSDKU Pontianak 2020



i



PERSETUJUAN LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN Praktek Kerja Lapangan ini telah disetujui untuk dinilai pada periode: Tahun Akademik 2020/2021 Semester V (Lima) di Program Studi Sistem Informarsi Fakultas Teknik & Informatika Universitas Bina Sarana Informatika Kota Pontianak.



DOSEN PENASEHAT AKADEMIK Kelas 12.5H.30



Yoki Firmansyah, M.Kom



ii



KATA PENGANTAR Dengan mengucapkan puji syukur kehadirat Allah SWT atas terselesaikannya Laporan Praktik Kerja Lapangan (PKL) dengan judul : "Analisa Sistem Dokumentasi Surat Menyurat pada Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Provinsi Kalbar". yang merupakan salah satu syarat kelulusan mata Praktik Kerja Lapangan Lapangan program studi Sistem Informasi Fakultas Teknik dan Informatika Universitas Bina Sarana Informatika. Selama melaksanakan Praktik Kerja Lapangan dan dalam menyelesaikan laporan ini, penulis telah banyak menerima bimbingan, pengarahan, petunjuk dan saran, serta fasilitas yang membantu hingga akhir dari penulisan laporan ini. Untuk itu penulis menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada yang terhormat: 1. Rektor Universitas Bina Sarana Informatika 2. Dekan Fakultas Teknik dan Informatika Universitas Bina Sarana Informatika 3. Ketua Program Studi Sistem Informasi Fakultas Teknik dan Informatika Universitas Bina Sarana Informatika. 4. Bapak Yoki Firmansyah, M.Kom selaku Dosen Penasehat Akademik yang telah memberikan petunjuk dan pengarahan dalam penyelesaian laporan ini. 5. Bapak Drs. H. Manto, M.Si Selaku Kepala Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Provinsi Kalbar. Serta seluruh pihak yang terlalu banyak untuk disebut satu persatu sehingga terwujudnya penulisan ini. Kami menyadari bahwa penulisan laporan praktik kerja lapangan ini masih banyak kekurangannya, untuk itu kami mohon kritik dan saran yang membangun demi kesempurnaan kami sebagai penulis yang lebih baik lagi. Akhir dari iii



kata semoga laporan PKL ini dapat berguna bagi kami khususnya, bagi para pembaca yang berniat pada umumnya dan bermanfaat bagi semua pihak yang membantu, meskipun dalam laporan ini masih banyak kekurangannya. Oleh karena itu kritik dan saran yang membangun tetap penulis harapkan.



Pontianak,



Desember 2020



MAILI YANTI



iv



DAFTAR ISI Halaman Lembar Judul Laporan PKL..............................................................................................i Lembar Persetujuan Laporan PKL....................................................................................ii Kata Pengantar.................................................................................................................iii Daftar Isi............................................................................................................................v Daftar Simbol..................................................................................................................vii Daftar Gambar................................................................................................................viii Daftar Tabel......................................................................................................................ix Daftar Lampiran.................................................................................................................x BAB I



PENDAHULUAN........................................................................................1 1.1. Latar Belakang Masalah...........................................................................1 1.2. Tujuan dan Manfaat...................................................................................2 1.3. Metode Penelitian......................................................................................3 1.4. Ruang Lingkup...........................................................................................4



BAB II



LANDASAN TEORI.......................................................................................5 2.1. Konsep Dasar Sistem................................................................................5 2.1.1. Pengertian Sistem.............................................................................5 2.1.2. Karakteristik Sistem.........................................................................6 2.1.3. Pengertian Sistem Informasi............................................................7 2.1.4. Pengertian Surat...............................................................................8 2.2. Peralatan Pendukung...................................................................................9 2.2.1. Unified Modelling Language (UML).............................................10 2.2.2. Activity Diagram............................................................................11 2.2.3. Fungsi Activity Diagram................................................................11 2.2.4. Simbol-Simbol Activity Diagram................................................12



BAB III ANALISIS SISTEM BERJALAN...............................................................14 3.1. Tinjauan Perusahaan...............................................................................14 3.1.1. Sejarah Institusi/Perusahaan..........................................................14 3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi......................................................16 3.2. Prosedur Sistem Berjalan.........................................................................19 3.3. Activity Diagram...................................................................................21 3.4. Spesifikasi Dokumen Masukan................................................................22 3.5. Spesifikasi Dokumen Keluaran................................................................23 3.6. Kegiatan PKL............................................................................................23 3.6.1. Metode Pelaksanaan.......................................................................23 3.6.2. Deskripsi Hasil Kegiatan PKL.......................................................24 3.6. Permasalahan Pokok................................................................................25 3.7. Pemecahan Masalah.................................................................................25



v



BAB IV PENUTUP......................................................................................................26 4.1. Kesimpulan..............................................................................................26 4.2. Saran........................................................................................................26 Daftar Pustaka...............................................................................................................27 Daftar Riwayat Hidup...................................................................................................28 Surat Keterangan PKL.................................................................................................29 Lembar Nilai Praktek Kerja Lapangan......................................................................30 Lampiran-Lampiran......................................................................................................32



vi



DAFTAR SIMBOL Simbol-simbol Activity Diagram N



SIMBOL



NAMA SIMBOL



DESKRIPSI



O Status awal aktivitas sistem, sebuah 1



diagram aktivitas memiliki sebuah



Status Awal



status awal Aktivitas 2



yang dilakukan sistem,



aktivitas biasanya diawali dengan



Aktivitas



kata kerja Asosiasi 3



Percabangan / decision



percabangan dimana jika



ada pilihan aktivitas lebih dari satu



Asosiasi penggabungan dimana lebih 4



Penggabungan / join



dari



satu



aktivitas



digabungkan



menjadi satu Status akhir yang dilakukan sistem,



5



sebuah diagram aktivitas memiliki



Status Akhir



sebuah status akhir Memisahkan organisasi bisnis, yang 6



bertanggung jawab terhadap aktivitas yang terjadi Swimlane



Sumber : [ CITATION Hen16 \l 1057 ]



vii



DAFTAR GAMBAR Halaman 1. Gambar III.1. Struktur Organisasi Disnakertrans Prov. Kalbar.................................16 2. Gambar III.2. Activity Diagram Surat Masuk Disnakertrans Prov. Kalbar...............21 3. Gambar III.3. Activity Diagram Surat Masuk Disnakertrans Prov. Kalbar...............22



viii



DAFTAR TABEL Halaman 1. Tabel II.1. Simbol-Simbol Activity Diagram.............................................................12



ix



DAFTAR LAMPIRAN Halaman 1. Lampiran A-1.............................................................................................................32 2. Lampiran A-2.............................................................................................................33



x



BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Masalah Perkembangan dunia teknologi informasi dari tahun ke tahun semakin berkembang dengan sangat pesat dan berpengaruh kepada kehidupan masyarakat luas. Perkembangan teknologi informasi tidak hanya dirasakan dinegara maju saja, melainkan negara yang sedang berkembang pun merasakan dari kemajuan teknologi tersebut. Kemajuan teknologi informasi dari berbagai sektor tersebut, dapat dirasakan manfaatnya karena dengan kemajuannya dapat mempermudah dalam melakukan segala pekerjaan sehingga waktu yang dibutuhkan pun akan lebih efektif dan efesien dibandingkan jika tidak memanfaatkan teknologi informasi. Surat merupakan salah satu sarana penting dalam instansi karena banyak informasi penting yang terkandung di dalamnya, sehingga di perlukan pengelolaan yang tepat, penyimpanan arsip surat dan dokumentasi yang baik. Masalah penanganan surat merupakan masalah utama didalam menjaga keutuhan informasi yang pada suatu saat akan dibutuhkan oleh suatu perusahaan atau organisasi. Penanganan surat harus dilakukan secara praktis dan efisien sehingga surat-surat yang masuk dapat tersusun secara rapih tanpa menghabiskan banyak waktu dan salah satu permasalahan utama adalah bagaimana mengolah data sedemikian rupa untuk menghasilkan informasi yang berguna dan mudah digunakan oleh pengguna informasi. Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Provinsi Kalimantan Barat memanfaatkan kemajuan teknologi informasi dalam berbagai bidang, salah satunya dalam  pengelolaan penempatan dana pemberdayaan tenaga kerja , surat menyurat dan lain sebagainya



1



2



dengan memanfaatkan teknologi komputer. Namun sangat disayangkan sekali, pemanfaatan teknologi informasi tersebut tidak secara maksimal dilakukan di lingkungan Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Provinsi Kalbar. Contohnya  pada proses dokumentasi surat menyurat (Pengarsipan surat masuk dan keluar) yang masih dilakukan secara manual. Hal tersebut menyebabkan pekerjaan memerlukan waktu yang lama untuk melakukan  pencarian data sehingga pekerjaan tidak dapat dilakukan secara efektif dan efisien. Oleh karena itu, lingkungan Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Provinsi Kalbar harus memanfaatkan sebuah software dalam melakukan dokumentasi surat menyurat (Pengarsipan surat masuk dan keluar), agar pekerjaan yang dilakukan lebih efektif dan efesien dari pada dilakukan secara manual. Untuk mewujudkan hal tersebut, maka dirancanglah “Analisa Sistem Dokumentasi Surat Menyurat pada Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Provinsi Kalimantan Barat”. 1.2. Tujuan dan Manfaat Adapun maksud dari ditulisnya Laporan Kuliah Kerja Praktek ini ada beberapa hal diantaranya, yaitu: 1. Memberikan pengalaman bagi mahasiswa dalam rangka usaha menerapkan teori dan pengetahuan yang telah diterimanya di dalam kelas. 2. Menganalisis sistem dokumentasi surat menyurat pada dinas tenaga kerja dan transmigrasi provinsi kalbar 3. Mengetahui proses dokumentasi surat menyurat pada dinas tenaga kerja dan transmigrasi provinsi kalbar.



3



Adapun tujuan dari ditulisnya Laporan KKP ini adalah untuk memenuhi persyaratan matakuliah Kuliah Kerja Praktek (KKP) semester 5 (lima) program studi Sistem Informasi. 1.3.



Metode Penelitian Metode penelitian merupakan langkah penting dalam penyusunan KKP, dimana



penulis menggunakan metode penelitian deskriptif kualitatif adalah mempelajari masalah-masalah yang ada serta dapat melihat langsung kegiatan, sikap, pandangan serta proses yang sedang berlangsung dalam suatu organisasi atau di suatu perusahaan. Pengumpulan data yang diperlukan dalam penulisan laporan KKP ini, penulis menggunakan beberapa teknik diantaranya: 1.



Pengamatan Langsung di Lapangan (Observasi) Penulis melakukan pengamatan-pengamatan langsung terhadap kegiatan yang



terhubung dengan masalah yang di ambil. Hasil dari pengamatan tersebut langsung di catat oleh penulis dan kegiatan observasi ini dapat di ketahui kesalahannya atau proses dan kegiatan tersebut. 2.



Wawancara (Interview)



Dalam penulisan laporan KKP ini, untuk mendapatkan informasi secara lengkap maka penulis melakukan suatu metode tanya jawab mengenai semua kegiatan yang berhubungan dengan dokumentasi surat menyurat pada Dinas Tenaga Keja dan Transmigrasi Provinsi Kalbar. 3.



Studi Kepustakaan Selain melakukan kegiatan tersebut diatas, penulis juga melakukan studi pustakaan



melalui literatur-literatur atau referensi-referensi yang ada di perpustakaan maupun di



4



internet. Metode ini digunakan oleh penulis untuk menambahkan informasi berupa teori atau hasil kajian dibidang ilmu yang sama dengan tujuan betambahnya muatan informasi laporan KKP 1.4. Ruang Lingkup Ruang lingkup penelitian guna memfokuskan penelitian ini dengan berbagai macam keterbatasan serta kendala yang dihadapi oleh penulis, agar masalah yang ditulis dalam laporan ini tidak terlalu luas dan menyimpang dari topik yang ada, maka ruang lingkup yang menjadi batasan masalah adalah bagaimana menganalisis sistem dokumentasi surat menyurat pada dinas tenaga kerja dan transmigrasi provinsi kalbar. Prosedur sistem dokumentasi surat menyurat pada surat masuk yaitu penerimaan surat, penyortiran surat, mencatat surat di buku surat masuk dan lembar disposisinya, pengarahan surat, penyampaian surat, penyimpanan surat. Prosedur sistem dokumentasi surat menyurat pada surat keluar yaitu konsep persetujuan, pemberian nomor surat, pengetikan konsep, penanpaper surat, pemberian cap stempel organisasi, pencatatan surat keluar.



5



BAB II LANDASAN TEORI 2.1. Konsep Dasar Sistem Setiap organisasi atau perusahaan memiliki sistem yang menangani serangkain aktifitas di dalam suatu sistem agar mencapai tujuan yang optimal. Konsep dasar sistem ini menekankan sekumpulan elemen yang terdapat dalam suatu organisasi, perusahaan, aspek dan sudut pandang yang berbeda sesuai dengan keterangan fungsi dalam hal-hal yang berkaitan dengan sistem yang memiliki ciri dan karakteristik tertentu. Adapun uraian dari konsep dasar sistem akan dijelaskan dibawah ini. 2.1.1. Pengertian Sistem Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan kegiatan atau untuk melakukan sasaran yang tertentu. [ CITATION Placeholder1 \l 1057 ] . sedangkan menurut [ CITATION Mul16 \l 1057 ] menyatakan bahwa “Sistem bisa diartikan sebagai sekumpulan



sub sistem, komponen ataupun element yang saling bekerja sama dengan tujuan yang sama untuk menghasilkan output yang sudah ditentukan sebelumnya.” Berdasarkan pengertian para ahli diatas maka dapat disimpulkan bahwa sistem adalah serangkaian elemen yang berkaitan dengan jaringan kerja yang saling berinteraksi satu dengan yang lainnya dan bertujuan untuk menangani dan menyelesaikan serangkaian kegiatan yang terjadi secara rutin dan berulang-ulang. 2.1.2. Karakteristik Sistem



6



Pembuat sistem harus memahami ciri-ciri atau karakteristik yang terdapat pada sekumpulan elemen yang yang ada, sebagai dasar pertimbangan dalam pembuatan sistem. Adapun karakteristik dari sistem yang dimaksud [ CITATION Placeholder1 \l 1057 ] yaitu : 1. Komponen



Komponen-komponen sistem tersebut dapat berupa suatu bentuk subsistem. Setiap subsistem memiliki sifat dari sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. 2. Batasan sistem (boundary)



Ruang lingkup sistem merupakan daerah yang membatasi antara sistem dengan sistem yang lain atau sistem dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan. 3. Lingkungan luar sistem (environment)



Bentuk apapun yang ada diluar ruang lingkup atau batasan sistem yang mempengaruhi operasi sistem tersebut disebut lingkungan luar sistem. Lingkungan luar sistem ini dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. 4. Penghubung sistem (interface)



Media yang menghubungkan sistem dengan subsistem yang lain disebut penghubung sistem atau interface. Penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lain. Bentuk keluaran dari satu subsistem akan menjadi



7



masukan untuk subsistem lain melalui penghubung tersebut. Dengan demikian, dapat terjadi suatu integrasi sistem yang membentuk satu kesatuan 5. Masukan sistem (input)



Energi yang dimasukkan ke dalam sistem disebut masukan sistem, yang dapat berupa pemeliharaan (maintenance input) dan sinyal (signal input). 6. Keluaran sistem (output)



Hasil



energi



yang



diolah



dan



diklasifikasikan



menjadi



keluaran



yang



berguna.Keluaran ini dapat menjadi masukan bagi subsistem yang lain seperti sistem informasi. Keluaran yang dihasilkan adalah informasi. Informasi ini dapat digunakan sebagai masukan untuk pengambilan keputusan atau hal-hal lain yang menjadi input bagi subsistem lain. 7. Pengolah sistem



Suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang akan mengubah masukan menjadi keluaran. 8. Sasaran sistem



Suatu sistem mempunyai tujuan dan sasaran yang pasti dan bersifat deterministik. Kalau suatu sistem tidak memiliki sasaran maka operasi sistem tidak ada gunanya. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuan yang telah direncanakan. 2.1.3. Pengertian Sistem Informasi



Sistem informasi adalah kombinasi dari teknologi informasi dan aktivitas orang yang menggunakan teknologi itu untuk mendukung operasi dan manajemen. Istilah sistem informasi yang sering digunakan merujuk kepada interaksi antara orang, proses algoritmik, data, dan teknologi. Dalam pengertian ini, istilah ini digunakan untuk



8



merujuk tidak hanya pada penggunaan organisasi teknologi informasi dan komunikasi, tetapi juga untuk cara di mana orang berinteraksi dengan teknologi ini dalam mendukung proses bisnis. Sistem informasi memiliki beberapa komponen di dalamnya yaitu perangkat keras,  perangkat lunak, prosedur, orang, basis data, dan jaringan komputer atau komunikasi data. Komponen-komponen sistem informasi antara lain : 1. Perangkat keras (Hardware) adalah peranti-peranti fisik seperti computer dan printer 2. Perangkat lunak (Software) atau program adalah sekumpulan instruksi yang memungkinkan perangkat keras untuk dapat memproses data 3. Prosedu radalah sekumpulan-sekumpulan aturan yang dipakai untuk mewujudkan pemrosesan data dan pembangkitan keluaran yang dikehendaki 4. Orang merupakan semua pihak yang bertanggung jawab dalam pengembangan sistem informasi, pemrosesan, dan penggunaan keluaran sistem informasi. 5. Basis data (Database) merupakan sekumpulan tabel, hubungan dan lain-lain yang berkaitan dengan penyimpanan data 6. Jaringan computer atau komunikasi data merupakan sistem penghubung yang memungkinkan sumber (resources) dipakai secara bersamaan atau diakses oleh sejumlah pemakai 2.1.4. Pengerian Surat Menurut pengertian umum surat adalah untuk menyampaikan maksud secara tertulis. Dalam pengertian sehari-hari, surat umumnya hanya dikenal sebagai alat untuk menyampaikan  berita secara tertulis. Pengertian tersebut merupakan pengertian dalam arti sempit, akibat dari anggapan bahwa surat hanya alat untuk menyampaikan berita,



9



padahal surat mengandung aspek yang jauh lebih luas mencakup informasi tertulis. Adapun pengertian dengan informasi tertulis disini adalah informasi berupa kabar atau berita, misalnya penawaran, pesanan, panggilan dan  permohonan. Surat juga bisa sebagai informasi rekaman berita secara tertulis, misalnya surat tanda  bukti, kartu identitas, akta dan kontrak. Maka dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa pada dasarnya surat adalah informasi tertulis yang dapat dipergunakan sebagai alat komunikasi tulisan yang dibuat dengan persyaratan tertentu yang khusus berlaku untuk surat menyurat. Penyampaian maksud melalui surat dari suatu  pihak ke pihak lain dapat di atas namakan perseorangan (pribadi) dan dapat juga di atas namakan. jabatan dan juga suatu organisasi. Kegiatan saling berkirim oleh perseorangan (pribadi) atau oleh organisasi disebut surat menyurat korespondensi dan para pelakunya disebut koresponden. (Meliana,2008:13). 1. Pengertian Surat Masuk Surat masuk yaitu semua surat yang dialamatkan, ditujukan dan diterima oleh organisasi,  perusahaan atau instansi, baik yang berasal dari perorangan maupun dari suatu organisasi  perusahaan instansi dan lainnya. 2. Pengertian Surat Keluar Surat yang dibuat oleh instansi atau perusahaan yang ditujukan kepada instansi atau perusahaan lain atau untuk kepentingan internal. (Meliana,2008:19). 2.2. Peralatan Pendukung Peralatan pendukung (Tool System) merupakan alat yang digunakan untuk menggambar logika model dari suatu sistem dengan menggunakan symbol-simbol, lambing-lambang, ataupun diagram-diagram yang menunjukkan secara tepat arti dan



10



fungsinya. Fungsi dari peralatan pendukung (Tool System) adalah untuk menjelaskan kapada user bagaimana fungsi dari sistem informasi dapat bekerja dengan suatu bentuk logika model dan phsycal model. 2.2.1. Unified Modelling Language (UML) Unified Modelling Language(UML) adalah bahasa untuk menentukan, memvisualisasi, membangun dan mendokumentasikan artifact (bagian dari informasi yang digunakan untuk dihasilkan oleh proses pembuatan perangkat lunak, artifact tersebut dapat berupa model, deskripsi, atau perangkat lunak) dari sistem perangkat lunak, seperti pada pemodelan bisnis dan sistem non perangkat lunak lainya yang menyediakan notasi-notasi untuk membantu memodelkan sistem dari berbagai perspektif. Selain itu Unified Modelling Language (UML) adalah bahasa pemodelan yang menggunakan konsep orientasi object.Unified Modelling Language (UML) dibuat oleh Graddy Booch, James Rumbaugh, dan Ivar Jacobson dibawah bendera Rational Software Corps. Tidak hanya digunakan dalam pemodelan perangkat lunak, Unified Modelling Language (UML) juga hampir digunakan dalam semua bidang yang membutuhkan pemodelan. Adapun pengertian Unified Modelling Language (UML) menurut para ahli yaitu : Menurut Rosa A.S dan M. Shalahudin UML (unified Modeling Language) adalah salah satu standar bahasa yang banyak digunakan di dunia industri untuk mendefinisikan requirement, membuat analisis & desain, serta menggambarkan arsitektur dalam pemrograman berorientasi objek (Rosa dan Salahuddin, 2015). Sedangkan menurut Menurut Windu Gata, Grace “Unified Modeling Language (UML) adalah bahasa spesifikasi standar yang dipergunakan untuk mendokumentasikan, menspesifikasikan



11



dan membangun perangkat lunak. UML merupakan metodologi dalam mengembangkan sistem berorientasi objek dan juga merupakan alat untuk mendukung pengembangan sistem”(Ahmat Josi 2017). Berdasarkan penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa Unified Modelling Language (UML) merupakan suatu metode pemodelan secara visual yang berfungsi sebagai sarana perancangan sistem berorientasi objek dan sebagai suatu bahasa yang sudah menjadi standar pada visualisasi, perancangan, dan juga pendokumentasian sistem aplikasi. 2.2.2. Activity Diagram Activity Diagram menggambarkan workflow (aliran kerja) atau sebuah sistem atau proses bisnis atau menu yang ada pada perangkat lunak. Perlu diperhatikan bahwa diagram aktivitas menggambarkan aktivitas sistem bukan apa yang dilakukan actor, jadi aktivitas yang dapat dilakukan oleh sistem. [ CITATION Hen16 \l 1057 ]. sedangkan menurut [ CITATION Okt16 \l 1057 ] menyatakan bahwa “Activity Diagram adalah tipe khusus dari diagram status yang memperlihatkan aliran dari suatu aktivitas-aktivitas lainnya dalam suatu system.” Berdasarkan pengertian para ahli diatas maka dapat disimpulkan bahwa Activity Diagram merupakan aktivitas dari sebuah system menggambarkan aktivitas sistem bukan apa yang dilakukan aktor, jadi aktivitas yang dapat dilakukan oleh sistem. 2.2.3. Fungsi Activity Diagram 1. Memperlihatkan urutan aktifitas proses pada sistem 2. Membantu memahami proses secara keseluruhan. 3. Activity Diagram dibuat berdasarkan sebuah atau berapa use case.



12



4. Menggambarkan proses bisnis dan urutan aktivitas dalam sebuah proses. 2.2.4. Simbol-Simbol Activity Diagram Berikut adalah simbol-simbol yang ada pada diagram aktivitas adalah : Tabel II.1 Simbol-Simbol Activity Diagram NO



1



SIMBOL



NAMA SIMBOL



Status Awal



DESKRIPSI Status awal aktivitas sistem, sebuah



diagram



aktivitas



memiliki sebuah status awal Aktivitas 2



Aktivitas



sistem,



yang



dilakukan



aktivitas



biasanya



diawali dengan kata kerja Asosiasi 3



Percabangan / decision



dimana



percabangan jika



ada



pilihan



aktivitas lebih dari satu Asosiasi 4



Penggabungan / join



dimana



penggabungan lebih



aktivitas



dari



satu



digabungkan



menjadi satu Status akhir yang dilakukan 5



Status Akhir



sistem, sebuah diagram aktivitas memiliki sebuah status akhir Memisahkan



6



bisnis,



yang



organisasi bertanggung



jawab terhadap aktivitas yang Swimlane



terjadi



13



Sumber : [ CITATION Hen16 \l 1057 ]



BAB III ANALISIS SISTEM BERJALAN 3.1. Tinjauan Perusahaan Tinjauan instansi ini berisi sejarah perusahaan, struktur organisasi serta fungsi dari masing-masing bagian yang ada di perusahaan tersebut. 3.1.1. Sejarah Institusi/Perusahaan Dengan ditetapkannya Undang-undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah, Pemerintah Provinsi Kalimantan



telah menetapkan



Peraturan Daerah Nomor 8 tahun 2016 tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah Provinsi Kalimantan Barat. sebagai tindak lanjut Peraturan Daerah Tersebut, telah ditetapkan Peraturan Gubernur Nomor 103 tahun 2016 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi serta Tata Kerja Dinas Tenaga Kerja dan Trasmigrasi Provinsi Kalimantan Barat. selanjutnya diubah dengan Peraturan Gubernur Nomor 8 tahun 2018 tentang Perubahan Atas Peraturan Gubernur Nomor 103 tahun 2016 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi serta Tata Kerja Dinas Tenaga Kerja dan Trasmigrasi Provinsi Kalimantan Barat. Dalam peraturan Gubernur Nomor 8 tahun 2018 tersebut dituangkan tugas Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Provinsi Kalimantan Barat yaitu membantu



Gubernur



melaksanakan



urusan



pemerintah



yang



menjadi



kewenangan daerah dan tugas pembantuan di bidang Tenaga Kerja dan Transmigrasi Provinsi Kalimantan Barat sesuai dengan peraturan perundang-



14



15



undangan. Dengan susunan organisasi terdiri dari Kepala Dinas, Sekretariat, Bidang-bidang. Unit Pelakdana Teknis, dan Kelompok Jabatan Fungsional. Dengan demikian fungsi yang dijalankan oleh Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Provinsi Kalimantan Barat adalah perumusan program kerja dan kebijakan, penyelenggaraan urusan pemerintah, evaluasi, dan pelaporan di bidang tenaga kerja dan transmigrasi, serta pelaksanaan fungsi lain dan tugas pembantuan yang diberikan oleh Gubernur di bidang tenaga kerja dan transmigrasi. Selain itu dalam pelaksanaan tugas berdasarkan pada UndangUndang, Peraturan Pemerintah, Peraturan Daerah, dan regulasi lainnya, yaitu antara lain Undang-Undang Nomor 13 tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan beserta peraturan-peraturan turunanya. Baik Peraturan Pemrintah, maupun Peraturan Menteri, dan Undang-undang tentang Ketransmigrasian Nomor 29 Tahun 2009 tentang Perubahan Atas Undang-Undang Nomor 15 Tahun 1997 tentang Ketransmigrasian. Strategi pembangunan transmigrasi harus di letakan pada jangkauan pemikiran jangka panjang dalam rangka pembangunan nasional yang meratakan pembangunan keseluruhan wilayah tanah air guna membangun masyarakat baru yang sejahtera adil dan makmur berdasarkan pancasila dan UUD 1945. Program Transmigrasi sungguh tidak ada bandingannya dan yang terbesar dari jenisnya dewasa ini di dunia sungguh transmigrasi adalah program terbesar dari jenisnya dalam sejarah modern yang melibatkan bangsa dalam perpindahan sukarela karena alasan-alasan perdamaian ekonomi dan kemanusiaan. 3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi



16



Sumber : Disnakertrans Provinsi Kalimantan Barat (2020) Gambar III.1. Struktur Organisasi Disnakertrans Prov. Kalbar Susunan Organisasi Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Provinsi Kalimantan Barat terdiri dari : a. Kepala Dinas Kepala Dinas adalah unsur pimpinan yang mempunyai tugas memimpin,membina, mengkoordinasikan, menyelenggarakan, mengevaluasi dan mengendalikan kegiatan



17



Dinas berdasarkan kebijakan Gubernur dan peraturan perundang-undangan yang berlaku. b. Sekretariat Menyiapkan bahan perumusan kebijakan teknis dibidang penyusunan rencana kerja, monitoring, evaluasi, administrasi, kepegawaian, umum, serta pengelolaan keuangan dan aset. c. Bidang Pelatihan dan Penempatan Tenaga Kerja Mempunyai tugas menyiapkan bahan dan merumuskan kebijakan teknis dibidang pelatihan dan penempatan tenaga kerja, Penyusunan program rencana kerja di bidang pelatihan dan penempatan tenaga kerja, Pengawasan terhadap pelaksanaan tugas dan fungsi dibidang pelatihan dan penempatan tenaga kerja, serta Pengkoordinasikan dan fasilitasi terhadap pelaksanaan tugas pokok dan fungsi dibidang pelatihan dan penempatan tenaga kerja d. Bidang Hubungan Industri dan Jaminan Sosial menyiapkan bahan dan merumuskan kebijakan teknis dibidang syarat kerja dan hubungan industrial jaminan sosial tenaga kerja, Penyusunan program rencana kerja dibidang pembangunan industrial, Pengkoordinasian dan fasilitas terhadap pelaksanaan tugas pokok dan fungsi di bidang hubungan industrial, serta Penyelenggaraan



kegiatan



dibidang



hubungan



industrial



dengan



peraturan



perundang-undangan yang berlaku. e. Bidang Pengawasan Ketenagakerjaan Penyiapan bahan dan perumusan kebijakan teknis dibidang perlindungan tenaga kerja keselamatan dan kesehatan kerja, Penyusunan program rencana kerja dibidang



18



pengawasan ketenagakerjaan, pengkoordinasian dan fasilitas terhadap pelaksanaan tugas pokok dan fungsi pengawasan ketenagakerjaan, serta pembinaan dan pengawasan dibidang pengawasan ketenagakerjaan. f. Bidang Penyiapan Kawasan dan Pembangunan Transmigrasi Menyiapkan bahan dan merumuskan kebijakan teknis dibidang pembinaan sosial budaya dan sumber daya manusia,pembinaan usaha ekonomi dan investasi, serta sarana prasarana dan informasi ketransmigrasian. Tugas pokok dan fungsi Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Provinsi Kalimantan Barat terbentuk sesuai dengan Peraturan Gubernur Kalimantan Barat Nomor 8 Tahun 2018. 1. Tugas pokok Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Provinsi Kalimantan Barat a. Melaksanakan urusan pemerintah Provinsi di Bidang Tenaga Kerja dan Transmigrasi. b. Melaksanakan tugas dekonsentrasi dan tugas lainnya yang diserahkan oleh Gubernur sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. 2. Fungsi Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Provinsi Kalimantan Barat a. Perumusan kebijakan teknis di bidang pelatihan dan penempatan tenaga kerja, hubungan industrial dan pengawasan ketenagakerjaan, pembinaan masyarakat dan kawasan transmigrasi, serta penyiapan permukiman dan penempatan transmigrasi. b. Penyelenggaraan urusan pemerintahan dan pelayanan umum di bidang pelatihan dan



penempatan



tenaga



kerja,



hubungan



industrial



dan



pengawasan



ketenaqakerjaan, pembinaan masyarakat dan kawasan transmigrasi, serta



19



penyiapan permukiman dan penempatan transmigrasi sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. c. Pelaksanaan tugas di bidang pelatihan dan penempatan tenaga kerja, hubungan industrial dan pengawasan ketenagakerjaan, pembinaan masyarakat dan kawasan transmigrasi, serta penyiapan permukiman dan penempatan transmigrasi sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. d. Penyelenggaraan monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas di bidang pelatihan dan penempatan tenaga kerja, hubungan industrial dan pengawasan ketenagakerjaan, pembinaan masyarakat dan kawasan transmigrasi, serta penyiapan pemukiman dan penempatan transmigrasi. e. Pembinaan dan Pengawasan Penyelenggaraan tugas dan fungsi di bidang pelatihan dan penempatan tenaga kerja, hubungan industrial dan pengawasan ketenagakerjaan, pembinaan masyarakat dan kawasan transmigrasi, serta penyiapan permukiman dan penempatan transmigrasi. f. Pengelolaan administrasi kepegawaian, keuangan dan aset di lingkungan Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi. g. Pelaksanaan tugas dekonsentrasi, tugas pembantuan dan tugas lainnya di bidang tenaga kerja dan transmigrasi yang diserahkan oleh Gubernur. 3.2. Prosedur Sistem Berjalan Sesuai dengan ruang lingkup dalam penyusunan Laporan Kuliah Kerja Praktek ini, penulis akan menguraikan prosedur sistem berjalan yang meliputi : 1. Proses Surat Masuk



20



Ketika ada surat masuk maka surat tersebut di catat oleh bagian Tata Usaha ke buku agenda masuk dengan mencatat nomor urut surat, asal surat, nomor surat, tanggal surat, tanggal agenda, lampiran surat, dan perihal surat. Setelah itu di catat di lembar disposisi surat masuk kemudian memberikan surat beserta disposisi surat tersebut kepada Kepala Dinas untuk menangani dan menindaklanjuti surat tersebut. Jika kepala dinas sudah menuliskan instruksinya di lembar disposis, maka surat tersebut diberikan kepada orang yang ditunjuk oleh kepala dinas yang telah ditulis di lembar disposisi. Jika orang tersebut yang dimaksud lebih dari satu, sebaiknya surat diperbanyak setiap setiap orang yang ditunjuk akan mendapatkan salinan suratnya. Saat surat tersebut diberikan kepada orang yang telah ditunjuk, maka yang menerima harus menandatangani bukti penerimaan surat. Jika surat sudah selesai diproses, maka surat asli harus diserahkan kepada bagian tata usaha untuk disimpan dengan menggunakan sistem penyimpanan tertentu, seperti sistem abjad, sistem subjek, sistem wilayah, sistem tanggal, atau sistem nomor. 2. Proses Surat Keluar Ketika konsep surat yang sudah mendapatkan persetujuan dari kepala dinas, maka selanjutnya penjabat yang berwenang atau bertanggungjawab terhadap surat tersebut untuk menandatangani surat tersebut. Surat yang telah ditandatangani oleh penanggungjawab, selanjutnya diberi nomor dan cap dinas sebagai tanda syahnya surat. Setelah itu surat tersebut dicatat di agenda surat keluar. Kemudian surat yang asli dikirim ke alamat yang dituju dengan dilipat secara rapi menggunakan aturan melipat surat. Sementara itu, tembusannya atau lembar ke-2 disimpan sebagai arsip. 3.3. Activity Diagram



21



Hasil Analisa pada Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Provinsi Kalbar akhirnya dapat diketahui bentuk sistem berjalan secara garis besar didalam kantor tersebut. Bentuk secara garis besarnya dapat dilihat dalam diagram Activity berikut : 1. Activity Diagram Surat Masuk



Sumber : Hasil Penelitian (2020) Gambar III.2. Activity Diagram Surat Masuk pada Disnakertrans Prov. Kalbar 2. Activity Diagram Surat Keluar



22



Sumber : Hasil Penelitian (2020) Gambar III.3. Activity Diagram Surat Keluar pada Disnakertrans Prov. Kalbar 3.4. Spesifikasi Dokumen Masukan Dokumen masukan sebagai bentuk dokumen masukan yang akan diolah dalam suatu proses agar dapat menghasilkan keluaran yang diinginkan di Disnakertrans Prov. Kalbar Adapun dokumen masukan sebagai berikut : Nama Dokumen Masukan



: Surat Masuk



Fungsi



: Media komunikasi tertulis



23



Sumber



: Direktorat Jenderal P2K3



Tujuan



: Bagian Pengawasan Ketenagakerjaan



Jumlah



: 1 Lembar



Media



: Kertas



Frekuensi



: Setiap mengajukan surat



Bentuk



: Lampiran A-1



3.5. Spesifikasi Dokumen Masukan Dokumen keluaran segala bentuk dokumen dari hasil proses pengeloaan dokumen masukan yang terjadi pada suatu sistem di Disnakertrans Prov. Kalbar Adapun dokumen keluaran sebagai berikut : Nama Dokumen Masukan



: Surat Keluar



Fungsi



: Media komunikasi tertulis



Sumber



: Direktorat Jenderal P2K3



Tujuan



: Bagian Pengawasan Ketenagakerjaan



Jumlah



: 1 Lembar



Media



: Kertas



Frekuensi



: Setiap membalas surat



Bentuk



: Lampiran A-2



3.6. Kegiatan PKL 3.6.1. Metode Pelaksanaan Waktu pelaksanaan PKL ini telah dilaksanakan mulai tanggal 7 September 2020 sampai dengan 7 November 2020, bertempat di Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Provinsi Kalimantan Barat. Berikut adalah rincian tahap pelaksanaan PKL :



24



1. Tahap Persiapan Sebelum melaksanakan PKL, praktikan mengurus surat permohonan yang ditujukan ke Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Prov. Kalbar. Setelah permohonan dibuat, kemudian langsung memberikan surat permohonan PKL ke Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Prov. Kalbar pada bulan awal September 2020, hingga akhirnya



mendapatkan izin untuk melakukan PKL pada 7



September 2020. 2. Tahap Pelaksanaan Praktikan melaksanakan PKL di Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Prov. Kalbar dimulai tanggal 7 September 2020 sampai dengan 7 November 2020 yang dilaksanakan setiap hari senin s.d jumat, pukul 07:30 – 15:30 WIB sedangkan jumat pukul 07:30 – 16:00 WIB. 3. Tahap Pelaporan Praktikan menyusun laporan untuk menyelesaikan mata kuliah PKL dan memenuhi syarat salah satu mata kuliah pada Semester Lima, Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Teknik dan Informatika, Universitas Bina Sarana Informatika. Praktikan mempersiapkan laporan PKL di bulan November 2020 dan selesai di bulan Desember. 3.6.2. Deskripsi Hasil Kegiatan PKL Dalam pelaksanaan PKL di Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Prov. Kalbar harus memahami alur kerja yang digunakan dan harus bisa besosialisai di lingkungan Dinas ini. Praktikan memulai kegiatan PKL pada tanggal 7 September s.d 7 November 2020 dan ditempatkan di Bidang Pengawasan, selama melaksanakan PKL praktikan



25



diberikan arahan dan bimbingan terlebih dahulu sebelum melakukan tugas-tugas yang diberikan oleh Bapak/Ibu kantor. Pekerjaan yang dilaksanakan selama PKL yaitu membuat surat, mengagendakan surat, dan pekerjaan kantor lainnya yang diberikan. 3.7. Permasalahan Pokok Dari hasil Kerja Praktek di Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Provinsi Kalimantan Barat, yang dapat dilihat bahwa dengan sistem pengelolaan dokumentasi surat menyurat (pengarsipan surat) yang masih menggunakan cara manual sehingga tidak efektif dan tidak efisien sehingga pada penemuan kembali arsip yang tidak cepat. 3.8. Pemecahan Masalah Disarankan dalam pengelolaan dokumentasi surat menyurat (pengarsipan surat) sebaiknya menggunakan sistem yang terkomputerisasi. Kerena dengan pengolahan data-data secara terkomputerisasi akan lebih efektif dan efisien, lebih mudah untuk diproses dan penemuan kembali arsip dengan cepat.



26



BAB IV PENUTUP 4.1. Kesimpulan Berdasarkan pelaksanaan Kuliah Kerja Praktek di Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Provinsi Kalimantan Barat, maka diperoleh kesimpulan bahwa dokumentasi surat menyurat masih menggunakan sistem manual sungguh tidak efektif dan tidak efisien. 4.2. Saran Dari kesimpulan diatas maka penulis memberi saran sebagai berikut : 1. Untuk mengoptimalkan pekerjaan, sebaiknya sistem dokumentasi surat menyurat yang dilakukan secara manual diperbaharui dengan menerapkan sistem yang terkomputerisasi 2. Dengan sistem yang terkomputerisasi dalam dokumentasi surat menyurat  bisa lebih efektif dan efisien.



26



DAFTAR PUSTAKA Andriani, H. (2018). Prosedur Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar di Kecamatan Donorojo Kabupaten Pacitan. Laporan Kerja Praktek Ansori. 2020. Pengertian Activity Diagram : Tujuan, Simbol dan Contohnya. Diambil dari https://www.ansoriweb.com/2020/03/pengertian-activity-diagram.html Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Provinsi Kalimantan Barat. (2020). Diambil dari https://disnakertrans.kalbarprov.go.id/ Meliana, C. (2008). Sistem Pengarsipan dan Akses, Informatika. Bandung Prasetya, Oky Dian. (2016). Sistem Informasi Pengarsipan Data Surat Masuk dan Surat Keluar pada Polrestabes Semarang.



27



DAFTAR RIWAYAT HIDUP I.



Biodata Mahasiswa NIM : 12184636 Nama Lengkap : Maili Yanti Tempat / Tanggal Lahir : Singkawang, 06 Mei 2000 Alamat Lengkap : Jalan Padat Karya gg. Keluarga 3 No. 67, Kec. Singkawang Tengah, Kota Singkawang, Kalimantan Barat



II.



Pendidikan a. Formal 1. SDN 15 Singkawang Tengah, lulus tahun 2012 2. MTS Muhammadiyah Singkawang, lulus tahun 2015 3. SMKN 2 Singkawang, lulus tahun 2018



III.



Riwayat Pengalaman berorganisasi / pekerjaan 1. Anggota Paskibra Angkatan 2016 SMK Negeri 2 Singkawang 2. Anggota Himpunan Mahasiswa Sistem Informasi UBSI Pontianak tahun 2018 s.d 2020



Pontianak, Desember 2020



Maili Yanti



28



SURAT KETERANGAN PKL



29



LEMBAR NILAI PRAKTEK KERJA LAPANGAN



30



31



Lampiran A-1



32



Lampiran A-2



33