Laporan PKL - Sarastiya Octaviani 1 [PDF]

Citation preview

LAPORAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN



AKTIVITAS SCANNING DAN PENGARSIPAN DATA KARYAWAN PT ASURANSI ADIRA DINAMIKA TBK – EMPLOYEE SERVICE DEPARTMENT



Diajukan sebagai syarat untuk mengikuti Ujian Sidang Skripsi Politeknik Negeri Jakarta Disusun oleh :



SARASTIYA OCTAVIANI / 4416040023



JURUSAN AKUNTANSI PROGRAM STUDI KEUANGAN & PERBANKAN TERAPAN POLITEKNIK NEGERI JAKARTA TAHUN 2020



RINGKASAN LAPORAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN



AKTIVITAS SCANNING DAN PENGARSIPAN DATA KARYAWAN PT ASURANSI ADIRA DINAMIKA TBK – EMPLOYEE SERVICE DEPARTMENT NIM



4416040023



Nama Mahasiswa



Sarastiya Octaviani



Program Studi



D4 Keuangan dan Perbankan



Nama Perusahaan



PT Asuransi Adira Dinamika Tbk Graha Adira, Jl. MT. Haryono Kav. 42,



Alamat Perusahaan



Jakarta 12770



Nomor Telepon Perusahaan



(021) 29667373



Jangka Waktu PKL



10 Februari 2020 – 9 Mei 2020



Nama Penyelia



Widi Astuti



Nomor Telepon Penyelia



081319173064



Email Penyelia



[email protected]



Nama Pembimbing



Elly Mirati



Nomor Telepon



08161156312



Pembimbing Email Pembimbing



[email protected]



JURUSAN AKUNTANSI POLITEKNIK NEGERI JAKARTA TAHUN 2020



ii



LEMBAR PENGESAHAN LAPORAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN



AKTIVITAS SCANNING DAN PENGARSIPAN DATA KARYAWAN PT ASURANSI ADIRA DINAMIKA TBK – EMPLOYEE SERVICE DEPARTMENT



Disusun oleh : Sarastiya Octaviani / 4416040023



Mengetahui,



Menyetujui,



Ketua Jurusan Akuntansi



Plt KPS D4 Keuangan dan Perbankan



19/20



Dr. Tetty Rimenda, S.E.,M.Si. NIP : 196211161992032001



R. Elly Mirati, S.E., M.M NIP : 196112221989102001 iii



LEMBAR PERSETUJUAN LAPORAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN



AKTIVITAS SCANNING DAN PENGARSIPAN DATA KARYAWAN PT ASURANSI ADIRA DINAMIKA TBK – EMPLOYEE SERVICE DEPARTMENT



iv



PERNYATAAN ORISINALITAS LAPORAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN



v



KATA PENGANTAR Segala puji dan syukur penulis panjatkan kepada Allah Yang Maha Esa atas segala limpahan rahmat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan PKL ini dengan baik. Laporan PKL ini disusun sebagai salah satu syarat dalam menyelesaikan perkuliahan semester VII. Laporan ini disusun dengan judul “Aktivitas Scanning dan Pengarsipan Data Karyawan PT Asuransi Adira Dinamika Tbk - Employee Service Department” Pada kesempatan ini, penulis mengucapkan terima kasih kepada berbagai pihak yang telah memberikan bimbingan, masukan, kritik, dan motivasi serta semangat. Penulis mengucapkan terima kasih kepada: 1. Ibu R. Elly Mirati, S.E., M.M selaku Ketua Jurusan sekaligus dosen pembimbing penulis yang telah memberikan saran dan masukan kepada penulis selama masa bimbingan. 2. Bapak Frianto selaku Kepala Program Studi D4 Keuangan dan Perbankan dan Ibu Dr. Tetty Rimenda selaku Plt KPS D4 Keuangan dan Perbankan. 3. Bapak Hananta Praditya, selaku Chief HC & CRES Officer PT. Asuransi Adira Dinamika Tbk, yang telah memberikan kesempatan bagi penulis untuk melaksanakan PKL pada bagian Employee Service Department. 4. Ibu Widi Astuti selaku Kepala dari Employee Service Department dan sekaligus sebagai penyelia yang selalu memberikan masukan dan saran serta mengajarkan penulis selama kegiatan PKL. 5. Karyawan divisi HC & CRES yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu. 6. Keluarga dan teman-teman yang senantiasa memberikan semangat. Harapan penulis, semoga apa yang penulis laporkan ini dapat menambah pengetahuan dan wawasan bagi para pembaca. Laporan PKL ini telah penulis siapkan sedemikian rupa berdasarkan pengalaman dan pengetahuan yang penulis miliki.



Jakarta, 30 Maret 2020



Sarastiya Octaviani



vi



DAFTAR ISI



HALAMAN SAMPUL ................................................................................................ii LEMBAR JUDUL .......................................................................................................ii LEMBAR PENGESAHAN ........................................................................................iii LEMBAR PERSETUJUAN........................................................................................ iv PERNYATAAN ORISINALITAS .............................................................................. v KATA PENGANTAR ................................................................................................ vi DAFTAR ISI..............................................................................................................vii DAFTAR GAMBAR ................................................................................................viii DAFTAR LAMPIRAN............................................................................................... ix BAB I



PENDAHULUAN ........................................................................................ 1 1.1 Latar Belakang Praktik Kerja Lapangan .................................................1 1.2 Tujuan Praktik Kerja Lapangan ..............................................................2 1.3 Manfaat Praktik Kerja Lapangan ............................................................2 1.4 Definisi Istilah.........................................................................................3



BAB II HASIL PRAKTIK KERJA LAPANGAN .................................................... 4 2.1 Gambaran Umum Perusahaan.................................................................4 2.2 Kegiatan Praktik Kerja Lapangan ...........................................................8 2.3 Masalah yang dihadapi..........................................................................11 2.4 Pemecahan Masalah yang Dilakukan....................................................12 BAB III PENUTUP................................................................................................... 13 3.1 Kesimpulan ...........................................................................................13 3.2 Saran......................................................................................................13 DAFTAR PUSTAKA ................................................................................................ 15 LAMPIRAN............................................................................................................... 16



vii



DAFTAR GAMBAR



Gambar 2.1 Struktur Organisasi PT. Asuransi Adira Dinamika Tbk ..................... 7 Gambar 2.2 Struktur Direktorat – HC & CRES...................................................... 7



viii



DAFTAR LAMPIRAN



Lampiran 1. Lembar Bimbingan Penulisan Laporan PKL



17



Lampiran 2. Jurnal Harian PKL



18



Lampiran 3. Penilaian PKL (Penyelia)



25



Lampiran 4. Penilaian PKL (Dosen Pembimbing)



26



Lampiran 5. Perjanjian Magang



27



Lampiran 6. Perjanjian Kerahasiaan



30



Lampiran 7. Surat Keterangan Magang



32



ix



BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Praktik Kerja Lapangan Perguruan tinggi merupakan salah satu sebagai institusi pendidikan yang memiliki peran sangat besar dalam upaya pengembangan sumber daya manusia (SDM) dan peningkatan daya saing bangsa. Agar peran yang strategis dan besar tersebut dapat dijalankan dengan baik maka lulusan perguruan tinggi haruslah memiliki kualitas yang unggul. Maka dari itu, mahasiswa dituntut untuk lebih maju dengan cara meningkatkan potensi diri salah satunya melalui program PKL dimana program ini dapat membuka mata mahasiswa bagaimana dunia kerja yang sebenarnya. Peraturan Kementerian Pendidikan Nasional no. 49 tahun 2014 mengatakan bahwa bentuk pembelajaran dapat berupa kuliah; responsi dan tutorial; seminar; dan praktikum, praktik studio, praktik bengkel, atau praktik lapangan. Praktik lapangan merupakan salah satu yang paling sulit untuk dilaksanakan di kampus, sehingga



praktik



lapangan



dilakukan



di



luar



kampus



pada



berbagai



perusahaan/kantor/instansi/ yang sesuai dengan keahlian mahasiswa. PKL menjadi kewajiban bagi mahasiswa untuk dilaksanakan sebelum menyelesaikan studi di kampus. Dalam proses akademik di Politeknik Negeri Jakarta mewajibkan untuk melakukan kegiatan Praktik Kerja Lapangan (PKL) selama 2 – 3 bulan pada lembaga keuangan atau perusahaan. Waktu tersebut dipertimbangkan sudah cukup sebagai bahan pembanding sekaligus observasi langsung untuk mengamati hal-hal apa saja yang diimplementasikan dalam fakta di lapangan dengan teori yang ada. Mengingat pentingnya Praktik Kerja Lapangan (PKL) guna menambah kemampuan dan pengetahuan, kompetensi, serta pengalaman mahasiswa yang mana dapat menjadi salah satu nilai tersendiri disamping ijazah dan sertifikasi yang dimiliki mahasiswa. Adapun perusahaan yang penulis jadikan objek tempat pengaplikasian kegiatan PKL ini adalah PT Asuransi Adira Dinamika Tbk dengan waktu kegiatan PKL selama 3 bulan.



1



Berdasarkan kegiatan yang sudah dilakukan selama kegiatan PKL di PT Asuransi Adira Dinamika Tbk, penting bagi penulis membuat laporan sebagai hasil dari pelaksanaan pembelajaran dan uraian hasil selama PKL. Laporan ini diberi judul “Aktivitas Scanning dan Pengarsipan Data Karyawan PT Asuransi Adira Dinamika Tbk - Employee Service Department”. 1.2 Tujuan Praktik Kerja Lapangan Adapun tujuan dari kegiatan Praktik Kerja Lapangan di PT Asuransi Adira Dinamika Tbk adalah sebagai berikut: 1. Memenuhi persyaratan kelulusan program studi Diploma IV Keuangan dan Perbankan di Politeknik Negeri Jakarta. 2. Memperoleh pengalaman kerja secara langsung serta mengaplikasikan teoriteori yang didapatkan selama perkuliahan. 3. Menambah pengetahuan mengenai sistem, aplikasi maupun website yang digunakan di dalam sebuah perusahaan. 4. Mempelajari permasalahan yang terjadi selama praktik kerja lapangan di PT Asuransi Adira Dinamika Tbk. 1.3 Manfaat Praktik Kerja Lapangan Adapun manfaat dari kegiatan Praktik Kerja Lapangan di PT Adira Dinamika Multi Finance Tbk adalah sebagai berikut: Bagi Mahasiswa 1. Menambah pengetahuan baru dan pengalaman baru yang diperoleh selama melaksanakan kegiatan PKL. 2. Mempraktikkan secara langsung ilmu yang telah di dapatkan selama masa perkuliahan ke dalam dunia kerja. 3. Memperoleh keterampilan dan kecakapan di dalam mengerjakan pekerjaan tertentu pada bidangnya sesuai dengan mutu dan standar yang berlaku. Bagi Instansi Pendidikan 1. Sebagai bahan evaluasi dari kurikulum yang telah diterapkan, serta menemukan penyesuaian dengan kebutuhan tenaga kerja yang kompeten.



2



2. Terjalinnya hubungan yang baik antara perusahaan dan instansi PT Asuransi Adira Dinamika Tbk dengan Politeknik Negeri Jakarta sebagai langkah awal bentuk kerja sama yang kooperatif. Bagi Perusahaan 1. Dapat melaksanakan salah satu bentuk tanggung jawab sosial atau CSR (Corporate Social Responsibilities) perusahaan kepada masyarakat. 2. Perusahaan dapat memanfaatkan tenaga mahasiswa untuk melaksananakan tugas-tugas selama masa kegiatan praktik kerja lapangan berlangsung. 3. Perusahaan



dapat



melakukan



sharing



dengan



mahasiswa



mengenai



perkembangan teori terbaru berkaitan dengan bidang yang diambil mahasiswa. 1.4 Definisi Istilah 1. PKWT dan PKWTT Perjanjian Kerja Waktu Tertentu adalah perjanjian kerja antara pekerja dengan pengusaha untuk mengadakan hubungan kerja dalam waktu tertentu atau untuk pekerja tertentu. Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tertentu adalah perjanjian kerja dimana pegawai dan pekerja memiliki hubungan kerja yang bersifat tetap. 2. IPE Individual Performance Evaluation merupakan sebuah sistem yang dilakukan untuk mengevaluasi terhadap kualitas kinerja individu dalam perusahaan. 3. COP COP (Car Ownership Program) adalah salah satu fasilitas yang diberikan oleh perusahaan kepada karyawan yang berupa program kepemilikan kendaraan. 4. HRIS HRIS adalah sistem yang berisi semua data karyawan PT. Asuransi Adira Dinamika Tbk yang digunakan untuk pengarsipan dokumen karyawan. 5. RUPS Rapat Umum Pemegang Saham adalah sebuah forum, dimana pemegang saham memiliki kewenangan eksklusif untuk memperoleh keterangan mengenai perusahaan dan juga mengambil keputusan untuk perusahaan.



3



BAB II HASIL PRAKTIK KERJA LAPANGAN 2.1 Gambaran Umum Perusahaan 2.1.1 Profil Perusahaan PT Asuransi Adira Dinamika Tbk PT. Asuransi Adira Dinamika Tbk atau Adira Finance didirikan pada tahun 1990 dan mulai beroperasi pada tahun 1991. Sejak awal, Adira Finance berkomitmen untuk menjadi perusahaan pembiayaan terbaik dan terkemuka di Indonesia. Adira Finance hadir untuk melayani beragam pembiayaan seperti kendaraan bermotor baik baru ataupun bekas. Melihat adanya potensi ini, Adira Finance mulai melakukan penawaran umum melalui sahamnya pada tahun 2004 dan Bank Danamon menjadi pemegang saham mayoritas sebesar 75%. Melalui beberapa tindakan korporasi, saat ini Bank Danamon memiliki kepemilikan saham sebesar 92,07% atas Adira Finance. Adira Finance pun menjadi bagian Temasek Holdings yang merupakan perusahaan investasi plat merah asal Singapura. Pada 2012, Adira Finance menambah ruang lingkup kegiatannya dengan pembiayaan berdasarkan prinsip syariah. Demi memberikan pengalaman layanan pembiayaan yang maksimal, Perusahaan pun mulai menyediakan produk pembiayaan durables bagi konsumennya. Hingga tahun 2015, Adira Finance mengoperasikan 558 jaringan usaha di seluruh Indonesia dengan didukung oleh lebih dari 21 ribu karyawan, untuk melayani 3 juta konsumen dengan jumlah piutang yang dikelola lebih dari Rp40 triliun. Adira Finance senantiasa berupaya untuk memberikan kontribusi kepada bangsa dan negara Indonesia. Melalui identitas dan janji brand “Sahabat Setia Selamanya”, Adira Finance berkomitmen untuk menjalankan misi yang berujung pada peningkatan kesejahteraan masyarakat Indonesia. Hal itu dilakukan melalui penyediaan produk dan layanan yang beragam sesuai siklus kehidupan konsumen serta memberikan pengalaman yang menguntungkan konsumen. PT. Asuransi Adira Dinamika Tbk memiliki visi yaitu menciptakan nilai bersama untuk meningkatkan kesejahteraan serta misinya adalah menyediakan beragam solusi keuangan sesuai dengan kebutuhan setiap pelanggan melalui 4



sinergi dengan ekosistem. PT. Asuransi Adira Dinamika Tbk juga memiliki nilai – nilai perusahaan yaitu ADIRA TOP selalu menjadi bagian dari nilai-nilai pribadi setiap karyawan Adira Finance, dan merupakan suatu budaya yang menggerakkan aktivitas bisnis perusahaan. PT. Asuransi Adira Dinamika Tbk selalu masuk dan lolos menjadi salah satu perusahaan yang menjunjung tinggi kenyamanan konsumen, dengan terus memenuhi kualifikasi Quality Satisfaction Score, Value Satisfaction Score, Perceived Best, dan Expectation Score setiap pelaksanaan Indoensian Customer Satisfaction Survey. PT. Asuransi Adira Dinamika Tbk telah lama membesut strategi kepuasan pelanggan untuk mengembangkan usaha mereka. Pada Indonesian Customer Satisfaction Award 2014 yang diselenggarakan di Hotel Mulia Senayan, Jakarta. PT. ADIRA Dinamika Multi Finance Tbk, kembali berhasil menyabet dua gelar jawara sebagai perusahaan Banking/Finance yang memiliki tingkat pelayanan juga kepuasan pelanggan terbaik. Dua diantara penghargaan itu telah diraih oleh ADIRA Kredit sebagai perusahaan terbaik untuk kategori produk Customer Credit dan ADIRA Finance yang kembali menyabet gelar sebagai Two Wheels Automotive Leasing Company terbaik tahun ini. Dalam ajang tahunan Best of The Best 2019, Adira Finance mengukir prestasi dengan meraih penghargaan Best of The Best 50 High Performing Public Listed Companies dari Forbes Indonesia. Ajang bergengsi yang digelar di Ballroom Ritz Carlton Pacific Place, Jakarta ini merupakan ajang pemberian apresiasi dari Forbes Indonesia kepada perusahaan-perusahaan di tanah air yang terdaftar dalam Bursa Efek Indonesia. 2.1.2 Struktur Organisasi PT. Asuransi Adira Dinamika Tbk PT. Asuransi Adira Dinamika Tbk dipimpin oleh seorang Chief Executing Officer (CEO) yang membawahi 10 Corporate Office yang salah satunya terdapat Direktorat dimana penulis ditempatkan, yaitu HC & CRES. Struktur organisasi kantor pusat PT. Asuransi Adira Dinamika Tbk seperti gambar 2.1 dengan penjelasan sebagai berikut: 1. Chief Executing Officer (CEO). 5



Seorang CEO merupakan suatu jabatan eksekutif tertinggi



dalam



perusahaan



suatu



yang



bertanggung



jawab



penuh



atas



jalannya



perusahaan. 2. Corporate Office Terdiri dari beberapa Direktorat yang dipimpin oleh Chief terkait, antara lain: a. Direktorat Business I yang membawahi divisi Group Multifinance (ADMF), NG Multifinance & Alt Biz Channel, Sharia, Business Development, dan Direst Business. b. Direktorat Business II yang membawahi divisi Banking Channel, Broker & Corp Business, Special Account, dan Int. Program Zurich. c. Direktorat Sales & Distribution yang membawahi divisi Regional I, Regional II, Regional III, Regional IV, dan Sharia & SND Support. d. Direktorat Technical yang membawahi divisi Operational Underwriting, Underwriting, Reinsurance & Reward Biz, Claim & Risk Engineering, dan Technical Integration. e. Direktorat Operation & IT yang membawahi divisi Operation Center Claim, Policy Prod & Billing Colls, Health Operation, IT, Analytics & Digital Strategis, dan PMO. f. Direktorat Finance yang membawahi divisi Accounting Control, Actuary & Planning, dan Finance & Investment. g. Direktorat HC & CRES yang membawahi divisi Human Capital dan CRES. h. Direktorat Legal & Compliance yang membawahi divisi Legal & Compliance. i. Direktorat ERM yang membawahi divisi Risk & Control. j. Direktorat Integration. Struktur organisasi Kantor Pusat PT. Asuransi Adira Dinamika tergambar dalam bagan berikut ini:



6



CEO BUSINESS I GROUP MULTIFINANCE (ADMF) NG MULTIFINANCE & ALT BIZ CHANNEL



SHARIA



BUSINESS II



SALES & DISTRIBUTION



TECHNICAL



BANKING CHANNEL



REGIONAL I



OPERATIONAL UNDERWRITING



REGIONAL II BROKER & CORP BUSINESS



BUSINESS DEVELOPMENT



SPECIAL ACCOUNT



DIRECT



INT. PROGRAM ZURICH



BUSINESS



OPERATION & IT OPERATION CENTER CLAIM



UNDERWRITING



POLICY PROD & BILLING COIL6



REINSURANCE & REWARD BIZ



HEALTH OPERATION



REGIONAL III



FINANCE



HC & CRES



ACCOUNTING CONTROL



HUMAN CAPITAL



ACTUARY & PLANNING



CRES



LEGAL & COMPLIANCE



ERM



LEGAL & COMPLIANCE



RISK & CONTROL



FINANCE & INVESMENT



REGIONAL IV SHARIA & SND SUPPORT



IT



CLAIM & RISK ENGINEERING



ANALYTICS & DIGITAL STRATEGIS



TECHNICAL INTEGRATION



PMO



Gambar 2.1 Struktur Organisasi PT. Asuransi Adira Dinamika Tbk Sumber : adira.co.id/StrukturOrganisasi



Dalam laporan Praktik Kerja Lapangan (PKL) ini, penulis ditempatkan pada Direktorat HC & CRES yang membawahi divisi Human Capital, departemen Admin Employee Service yang tergambar seperti bagan dibawah ini:



Gambar 2.2 Struktur Direktorat – HC & CRES Sumber : PT. Asuransi Adira Dinamika – Divisi HC & CRES



7



INTEGRATIO N



2.1.3 Proses Kegiatan Praktik Kerja Lapangan Praktik Kerja Lapangan dilaksanakan di PT. Asuransi Adira Dinamika Tbk yang berada di Graha Adira, Jl. MT. Haryono Kav. 42, Jakarta 12770 pada bulan Februari 2020 sampai dengan Mei 2020 atau kurang lebih selama 3 bulan. Jam kerja di PT. Asuransi Adira Dinamika Tbk dimulai dari pukul 08.30 s.d 17.30 WIB, lima hari dalam seminggu dari hari Senin sampai hari Jumat. Penulis ditempatkan pada divisi Human Capital (HC) and Corporate Real Estate Service (CRES),



Employee Service Department. Selama proses kegiatan PKL



berlangsung, tugas yang diberikan adalah melakukan entry data karyawan PT. Asuransi Adira Dinamika Tbk. Pertama, penulis melakukan scanning dokumen karyawan seperti PKWT, PKWTT, IPE, Counselling Summary, SPT Pajak Tahunan dan lain-lain. Dokumen-dokumen ini sebagai arsip untuk perusahaan dan diberikan password untuk dokumen-dokumen yang bersifat confidential. Hal itu dilakukan agar dokumen tersebut tidak diketahui oleh karyawan lain. Penulis juga memberikan nama dokumen sesuai dengan isi dokumen tersebut serta memastikan ukuran dokumen tidak lebih dari 1Mb agar dapat diinput ke sistem. Kedua, penulis menginput data ke dalam sistem HRIS (berisi data karyawan PT. Asuransi Adira Dinamika Tbk). Hal ini dilakukan untuk keperluan arsip divisi HC & CRES. Selain itu, penulis juga menginput ke dalam Microsoft Excel untuk keperluan pengecekan oleh penyelia. Ketiga, penulis memisahkan dokumen berdasarkan nama karyawan dan berdasarkan tahun dokumen tersebut dikeluarkan agar memudahkan untuk pengecekan. Penulis juga memisahkan dokumen karyawan yang telah resign dari perusahaan. Selain itu, penulis juga diberikan tugas untuk melalukan validasi dokumen terkait dengan karyawan dan distribusi pengiriman barang ke kantor cabang PT Asuransi Adira Dinamika yang tersebar di beberapa provinsi Indonesia. 2.2 Kegiatan Praktik Kerja Lapangan 1. Minggu 1 (10 Februari 2020 – 14 Februari 2020)



8



Pada hari pertama melakukan PKL, penulis didampingi oleh penyelia melakukan perkenalan dengan seluruh karyawan di divisi Human Capital (HC) and Corporate Real Estate Service (CRES). Setelah itu, penulis menyimak briefing yang diberikan oleh penyelia terkait tugas yang akan dilakukan selama kegiatan Praktik Kerja Lapangan. Pada minggu pertama, penulis mendapatkan tugas untuk entry data pribadi karyawan seperti KTP dan Kartu Keluarga ke dalam sistem HRIS yang berisi data-data karyawan PT. Asuransi Adira Dinamika Tbk.



Penulis juga



memperbaharui penambahan data tersebut ke dalam Microsoft Excel untuk kepeluan pengecekan oleh penyelia. Selain itu, penulis mendapatkan tugas untuk merekap beberapa Action Plan yang telah diajukan dari masing-masing divisi yang ada di PT. Asuransi Adira Dinamika Tbk. 2. Minggu 2 (17 Februari 2020 – 21 Februari 2020) Pada minggu kedua pelaksanaan PKL, penulis diberikan tugas untuk melakukan scanning dokumen karyawan seperti PKWT, PKWTT, IPE, dan Surat Mutasi/Promosi. Setelah itu, penulis juga memberikan password untuk dokumen yang bersifat confidential dan menginput dokumen tersebut ke dalam sistem HRIS serta memperbaharui penambahan data tersebut ke dalam Microsoft Excel. Penulis juga diberikan tugas untuk mengelompokkan SPT pajak tahunan karyawan sesuai dengan divisi masing-masing di seluruh kantor cabang PT. Asuransi Adira Dinamika yang tersebar di beberapa wilayah Indonesia serta memisahkan SPT pajak tahunan karyawan yang telah resign dari perusahaan. 3. Minggu 3 (24 Februari 2020 – 28 Februari 2020) Pada minggu ketiga, penulis diberikan tugas untuk melakukan scanning SPT pajak tahunan karyawan dan memberikan password serta menginput dokumen ke dalan HRIS dan memperbaharui penambahan data ke Microsoft Excel untuk keperluan pengecekan. Selain itu, penulis juga mengikuti sharing session yang diadakan oleh divisi Human Capital di sebuah ruangan meeting yang terletak di Lt. 2. Pada kegiatan ini dibahas mengenai hukum ketenagakerjaan yang berlaku di Indonesia serta



9



melakukan review atas segala pencapaian yang telah dilakukan oleh divisi Human Capital selama beberapa bulan terakhir. 4. Minggu 4 (2 Maret 2020 – 6 Maret 2020) Pada minggu keempat, penulis diberikan tugas untuk melakukan validasi data yang berisikan informasi detail mengenai identitas karyawan dengan surat kuasa yang telah dibuat dalam perihal pembagian dividen kepada para pemegang saham, yakni beberapa karyawan PT Asuransi Adira Dinamika. Selanjutnya, mengelompokkan surat kuasa tersebut sesuai dengan divisi guna mempermudah pembagiannya. Selain itu, penulis juga diberikan tugas untuk merekap penambahan informasi kelengkapan karyawan, seperti kelahiran anak dan perubahan status menikah/bercerai ke dalam sistem HRIS. Hal ini dilakukan untuk keperluan update secara berkala yang merupakan tugas dari divisi Human Capital. Serta melakukan pengelompokkan BPKB atas nama karyawan sesuai dengan urutan abjad guna mempermudah ketika suatu saat diperlukan. Penulis juga melakukan scanning BPKB dan meginput ke sistem HRIS. 5. Minggu 5 (9 Maret 2020 – 13 Maret 2020) Pada minggu kelima, penulis mendapatkan tugas untuk merekap beberapa agenda yang dilaksanakan rutin tiap minggunya, antara lain jadwal Medical Check-Up karyawan, jadwal meeting setiap divisi dan tempat yang digunakan, hal ini dilakukan untuk keperluan update secara berkala yang merupakan tugas dari divisi Human Capital. Selain itu, diberikan pula tugas untuk melakukan scanning dokumen COP kepemilikan kendaraan karyawan serta menginput dokumen tersebut ke dalam sistem HRIS dan memperbaharui penambahan data ke Microsoft Excel untuk keperluan pengecekan oleh penyelia. 6. Minggu 6 (16 Maret 2020 – 20 Maret 2020) Pada minggu keenam, penulis diberikan tugas untuk merekap data perihal penunjukan PIC monitoring kegiatan EES untuk keperluan update secara berkala



10



yang merupakan tugas dari Human Capital. Penulis membantu untuk melakukan validasi dokumen kelengkapan karyawan baru berupa surat perjanjian kerja serta informasi perihal keterangan benefit yang akan diterima, dan melakukan scanning dokumen kelengkapan karyawan baru tersebut lalu menginput data ke dalam aplikasi HRIS. Selain itu penulis, juga mendapatkan tugas untuk merekap data karyawan yang berulang tahun di bulan Maret untuk selanjutnya diberikan hadiah sebuah waist bag berlogo Adira Insurance. Karyawan yang berlokasi kerja di kantor pusat langsung diberikan hadiah pada saat itu juga. Sedangkan karyawan yang berlokasi selain di kantor pusat, pengiriman hadiah dilakukan melalui bagian mailer. Untuk itu, penulis diminta untuk membuat formulir pengiriman barang melalui aplikasi Florensia dan mengantarkan ke bagian mailer. 7. Minggu 7 (23 Maret 2020 – 27 Maret 2020) Pada minggu ketujuh, penulis diberikan tugas untuk merekap penambahan informasi kelengkapan karyawan, seperti kelahiran anak dan perubahan status menikah/bercerai ke dalam aplikasi HRIS. Hal ini dilakukan untuk keperluan update secara berkala yang merupakan tugas dari divisi Human Capital. Selain itu, penulis diberikan tugas untuk membuat formulir pengiriman dokumen/barang berupa kartu asuransi karyawan dengan menggunakan aplikasi Florensia yang didalamnya memuat tentang identitas pengirim, identitas penerima,



detail



dokumen/barang.



Setelah



itu,



penulis



diminta



untuk



mengantarkan dokumen tersebut ke bagian mailer yang terletak di Lt. B1 dan membuat arsip atas pengiriman tersebut. Penulis juga melanjutkan merekap data karyawan yang berulang tahun di bulan April untuk selanjutnya melakukan pengiriman hadiah melalui bagian mailer. Untuk itu, penulis diminta untuk membuat



formulir



pengiriman



barang



melalui



aplikasi



Florensia



dan



mengantarkan ke bagian mailer. 2.3 Masalah yang dihadapi Kegiatan Praktik Kerja Lapangan yang penulis lakukan selama kurang lebih 3 bulan mengalami beberapa permasalahan yang dihadapi, yaitu: 11



1. Penulis mengalami kesulitan saat terdapat dokumen-dokumen yang ukurannya melebihi 1Mb dan tidak dapat dimasukan ke dalam sistem HRIS. 2. Terjadinya miss komunikasi antara penulis dengan penyelia terkait dokumen yang bersifat confidential dan non confidential. 3. Saat terjadi pandemic Covid 19, harus dilakukan penurunan jumlah karyawan dan mahasiswa magang di perusahaan. Sedangkan, penulis baru menjalankan magang selama kurang lebih 1 bulan.



2.4 Pemecahan Masalah yang Dilakukan Sesuai dengan masalah-masalah yang dihadapi penulis selama PKL berlangsung, maka penulis mendapatkan cara untuk menyelesaikannya, yaitu: 1. Penulis memisahkan dokumen tersebut ke beberapa bagian agar ukurannya tidak melebihi 1Mb dan dokumen tersebut dapat dimasukan ke dalam sistem HRIS. 2. Penulis harus lebih komunikatif kepada penyelia agar dapat membedakan dokumen yang bersifat confidential dan non confidential. 3. Penulis tetap masuk ke kantor, walaupun harus di switch dengan mahasiswa magang lain yaitu seminggu masuk kantor dan seminggu diliburkan. Serta harus mematuhi protokol yang telah diberikan.



12



BAB III PENUTUP



3.1. Kesimpulan Kesimpulan yang penulis dapatkan selama kegiatan Praktik Kerja Lapangan di PT. Asuransi Adira Dinamika Tbk, yaitu: 1. Penulis mendapatkan wawasan mengenai apa saja dokumen yang diperlukan untuk menjadi seorang karyawan baru di suatu perusahaan, terutama di PT. Asuransi Adira Dinamika Tbk seperti perjanjian kerja (PKWT atau PKWTT), IPE, surat promosi/mutasi dan lain sebagainya. 2. Penulis dapat mengetahui pentingnya menjalin komunikasi dengan karyawan lain agar tidak terjadi misskomunikasi yang dapat menimbulkan masalah juga kedepannya. 3. Penulis dapat belajar untuk bertanggung jawab menyelesaikan tugas yang diberikan sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan dan menghindari kesalahan-kesalahan yang sangat riskan. 4. Praktik kerja lapangan juga membuat penulis menjadi disiplin dalam berkerja dan menghargai waktu dengan lebih bijak agar pekerjaan dan kepentingan pribadi dapat seimbang. Terakhir, melakukan praktik kerja lapangan membuat penulis memiliki pengetahuan serta gambaran bagaimana peraturan serta tata krama berkerja. 3.2. Saran 3.2.1 Saran untuk Perusahaan Berdasarkan pengalaman melaksanakan kegiatan Praktik Kerja Lapangan selama kurang lebih 3 bulan di PT. Asuransi Adira Dinamika Tbk, penulis ingin memberikan saran yaitu agar dokumen-dokumen karyawan baru nantinya sudah dipisahkan berdasarkan nama karyawan dan tahun dokumen tersebut dikeluarkan agar dokumen lebih rapih. Serta dokumen karyawan yang telah resign juga lebih baik dipisahkan agar tidak menumpuk dengan dokumen karyawan yang masih



13



bekerja di perusahaan. Selain itu, dimasukan ke dalam sistem HRIS agar perusahaan memiliki arsip untuk menghindari kehilangan dokumen kedepannya. Selain itu, sebaiknya perusahaan memberikan bimbingan dan pelayanan yang baik terhadap mahasiswa PKL sehingga mahasiswa PKL mengetahui tugasnya dengan jelas dalam melaksanakan PKL di instansi tersebut. Serta perlu adanya hubungan yang baik antara karyawan dengan mahasiswa PKL agar tidak terjadi misskomunikasi. 3.2.2 Saran untuk Akuntansi PNJ Setelah



melaksanakan



kegiatan



Praktik



Kerja



Lapangan,



penulis



menyarankan bagi pihak jurusan akuntansi untuk melakukan sosialisasi kepada mahasiswa program studi Manajemen Keuangan semester 7 tentang proses Praktik Kerja Lapangan terkait sistem, penjadwalan, waktu pelaksanaan PKL, maupun peraturan yang berlaku, sehingga ketika melaksanakan PKL dan bimbingan tidak adanya kesalahpahaman antara mahasiswa dengan pihak kampus. Selanjutnya, diharapkan instansi Politeknik Negeri Jakarta dapat terus menjalin hubungan kepada perusahaan maupun instansi tempat mahasiswa melakukan praktik kerja lapangan sehingga dapat terus saling memberikan kontribusi baik selama melakukan praktik kerja lapangan maupun diluar kegiatan praktik kerja lapangan. Melihat begitu banyak perusahaan serta instansi yang pernah dijadikan tempat praktik kerja lapangan untuk mahasiswa, alangkah baiknya apabila kampus dan instansi praktik kerja lapangan dapat terus menjalin hubungan baik diantara kedua belah pihak.



14



DAFTAR PUSTAKA COP. Diakses 2 Juni 2020 dari https://automotivefox.blogspot.com/2014/08/carownership-program-cop.html IPE. Diakses 2 Juni 2020 dari https://www.karyaone.co.id/blog/performanceappraisal/ Keputusan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi No. 100/MEN/IV/2004 tentang Pelaksanaan Perjanjian Kerja Waktu Tertentu. PKWTT. Diakses 2 Juni 2020 dari https://www.legalakses.com/perjanjian-kerjauntuk-waktu-tidak-tertentu-pkwtt/ Profil PT. Asuransi Adira Dinamika Tbk. Diakses 2 Juni 2020 dari https://www.adira.co.id/sekilas-adira-finance/ RUPS. Diakses 2 Juni 2020 dari https://khanfarkhan.com/rapat-umum-pemegangsaham/



15



LAMPIRAN



16



LAMPIRAN



Lampiran 1. Lembar Bimbingan Penulisan Laporan PKL



17



Lampiran 2. Jurnal Harian PKL



18



19



20



21



22



23



24



Lampiran 3. Penilaian PKL (Penyelia)



25



Lampiran 4. Penilaian PKL (Dosen Pembimbing)



26



Lampiran 5. Perjanjian Magang



27



28



29



Lampiran 6. Perjanjian Kerahasiaan



30



31



Lampiran 7. Surat Keterangan Magang



32