![LKP Atik Nurhaliza PDF [PDF]](https://pdfs.asia/img/200x200/lkp-atik-nurhaliza-pdf.jpg)
22 0 571 KB
LAPORAN KERJA PRAKTEK
“ANALISA PEKERJAAN DALAM ORGANISASI KELEMBAGAAN P2TP2A KARAWANG”
Diajukan sebagai salah satu syarat dalam melaksanakan perkuliahan mata kuliah Kerja Praktek
Atik Nurhaliza 15416273201024
PROGRAM STUDI PSIKOLOGI FAKULTAS BISNIS DAN ILMU SOSIAL UNIVERSITAS BUANA PERJUANGAN KARAWANG KARAWANG
APRIL, 2018
PERNYATAAN TIDAK MELAKUKAN PLAGIAT
Dengan ini saya: Nama
: Atik Nurhaliza
NIM
: 15416273201024
Program Studi
: Psikologi
menyatakan bahwa saya telah melakukan praktek kerja praktek di: Nama Perusahaan
: P2TP2A
Divisi / Bidang
: Tenaga pembantu
Alamat
: Jl. Jend. Ahmad Yani, Karangpawitan Kompleks Perkantoran Islamic Center
Periode Praktek
: 22 Hari ( 1 Maret – 12 Maret 2018)
Pembimbing Lapangan : Yani Widiyani
dan bahwa laporan kerja praktek yang berjudul “Analisa Pekerjaan dalam Organisasi Kelembagaan P2TP2A Karawang” ini adalah karya ilmiah saya sendiri, bukan plagiat dari karya ilmiah yang ditulis oleh orang lain atau lembaga lain, Semua karya ilmiah orang lain atau lembaga lain yang dirujuk dalam laporan kerja praktek ini telah disebutkan sumber kutipannya serta dicantumkan di Daftar Pustaka. Jika di kemudian hari terbukti ditemukan kecurangan / penyimpangan, baik dalam pelaksanaan kerja praktek maupun dalam penulisan laporan kerja praktek, saya bersedia menerima konsekuensi dinyatakan TIDAK LULUS untuk mata kuliah Kerja Praktek yang telah saya tempuh.
Karawang, 25 April 2018
Atik Nurhaliza 15416273201024
ii
PERSETUJUAN LAPORAN KERJA PRAKTEK
Laporan Kerja Praktek dengan judul
ANALISA PEKERJAAN DALAM ORGANISASI KELEMBAGAAN P2TP2A KARAWANG
Oleh Atik Nurhaliza 15416273201024
telah disetujui untuk diajukan pada Sidang Ujian Kerja Praktek Universitas Buana Perjuangan Karawang
Karawang, 25 April 2018 Menyetujui, Dosen Pembimbing
Ketua Program Studi
Lania Muharsih, M.Psi., Psikolog
Cempaka P. Dimala, M.Psi., Psikolog
iii
PENGESAHAN LAPORAN KERJA PRAKTEK
Laporan Kerja Praktek dengan judul ANALISA PEKERJAAN DALAM ORGANISASI KELEMBAGAAN P2TP2A KARAWANG
Oleh Nama
: Atik Nurhaliza
NIM
: 15416273201024
Fakultas
: Fakultas Bisnis dan Ilmu Sosial
Program Studi
: Psikologi
Telah diujikan pada hari Senin, 30 Mei 2018 dinyatakan LULUS dengan susunan Tim Penguji sebagai berikut:
Dosen Pembimbing
Dosen Penguji
Lania Muharsih, M.Psi., Psikolog
Holy Greata, M.Si
Disahkan Oleh, Ketua Program Studi Psikologi
Cempaka P. Dimala, M.Psi., Psikolog
iv
KATA PENGANTAR
Puji Syukur penulis ucapkan atas kehadirat Allah SWT atas rahmat, karunia serta hidayah-Nya yang telah diberikan sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan kerja praktek. Laporan kerja praktek ini merupakan hasil kegiatan yang dilakukan selama pelaksanaan kerja praktek di P2TP2A sebagai salah satu syarat mata kuliah kerja praktik pada program studi S1 Psikologi di Fakultas Bisnis dan Ilmu Sosial, Universitas Buana Perjuangan Karawang.
Adapun selama pelaksanaan serta penyusunan laporan magang ini, penulis telah banyak mendapatkan bimbingan, saran, dan motivasi yang sangat besar dari berbagai pihak. Oleh karena itu, Penulis juga mengucapkan terima kasih kepada: 1. H. Dr. Dedi Mulyadi, SE., MM., Rektor Universitas Buana Perjuangan Karawang. 2. Dr. Budi Rismayadi, SE., MM., Dekan Fakultas Bisnis dan Ilmu Sosial Universitas Buana Perjuangan Karawang. 3. Cempaka Putrie Dimala, M.Psi., Psikolog, Ketua Program Studi Psikologi Universitas Buana Perjuangan Karawang. 4. Lania Muharsih, M.Psi., Psikolog, yang telah membimbing selama kerja praktek dilaksanakan. 5. Yani Widiyani, yang telah membimbing dalam pelaksanaan kegiatan kerja praktik di lapangan.
Penulis juga mengucapkan terima kasih kepada keluarga dan teman seperjuangan yang telah memberikan dukungan baik moral maupun materi dalam pelaksanan kegiatan dan pembuatan laporan kerja praktek. Semoga Laporan Kerja Praktek ini dapat bermanfaat, baik sebagai sumber informasi maupun sumber inspirasi, Khususnya bagi penulis dan umumnya untuuk pembaca.
Karawang, 25 April 2018
Atik Nurhaliza
v
ABSTRAK
Kegiatan kerja praktek dilaksanakan di P2TP2A yang merupakan lembaga keorganisasian yang bergerak dibidang sosial selama 22 hari. P2TP2A memiliki tugas dan fungsi sebagai lembaga keorganisasian yang tercantum pada surat keputusan Bupati Nomer: 800/Kep.845-huk/2017, namun tidak menguraikan pekerjaan dari jabatan yang ada. Maka dalam pelaksaanan kerja praktek dilakukan analisa pekerjaan pada tenaga admistrasi sekretaris P2TP2A dengan menggunakan metode observasi, wawancara dan kouesioner lalu data untuk dan informasi yang dikumpulkan berasal dari pemegang pekerjaan. Hasil dari analisa pekerjaan yang dilakukan adalah deksripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan. Dengan dilakukan analisa pekerjaan pada tenaga admistrasi sekretaris diharapkan dapat mengurangi ke tumpang-tindihan pekerjaan pada masing-masing jabatan. Kata kunci : Kerja Praktek, Analisa Pekerjaaan, Tenaga Admistrasi Sekretaris.
vi
ABSTRACT
Practical work activities carried out in P2TP2A which is an organizational institution engaged in social and under the auspices of the ministry of empowerment of women for 22 days. The duties and functions of P2TP2A contain the tasks and functions as an organizational institution, but do not regulate the job description of each position, for that in the execution of practical work done job analysis on the position of secretary administrative staff P2TP2A. Job analysis was conducted using observation, interview and kouesioner methods. The data and information collected during the practical work is carried out from the work holder. The result of job analysis is job descriptions and job specifications. By doing job analysis on secretarial administrative staff is expected to reduce to overlapping work in each position.
Keywords: Job Training, Employment Analysis, Secretarial Administration staff.
vii
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ………………………………………………………… i HALAMAN PERNYATAAN TIDAK PLAGIAT ………………………….. ii HALAMAN PERETUJUAN................................. …………………………..
iii
HALAMAN PENGESAHAN ……………………………………………….. iv KATA PENGANTAR ……………………………………………………….. v ABSTRAK …………………………………………………………………...
vi
ABSTRACT …...…………………………………………………………….
vii
DAFTAR ISI …………………………………………………………………
ix
DAFTAR GRAFIK...…………………………………………………………
x
DAFTAR GAMBAR…………………………………………………………
xi
DAFTAR TABEL ...…………………………………………………………
xii
BAB I PENDAHULUAN ……………………………………………………
1
1.1 Latar Belakang …………………………………………………………...
1
1.2 Tujuan Kerja Praktek …………………………………………………….
3
1.3 Waktu dan Prosedur Pelaksanaan Kerja Praktek ………………………...
4
BAB II PROFIL INSTANSI ………………........................…………………
7
2.1 Latar Belakang........................................ ………………………………...
7
2.2 Logo........................................................... …....…………………………
9
2.3 Tugas Pokok dan Fungsi.........……………………………………………
9
2.3.1. Tugas Pokok....................................................................................
9
2.3.2. Tugas Fungsi...................................................................................
9
2.3.3. Uraian Kegiatan............................................................................... 10 2.4 Visi dan Misi P2TP2A..........................…………………………………..
10
2.4.1.Visi P2TP2A....................... ……………………………………….
10
2.4.2.Misi P2TP2A........................ ……………………………………… 10 2.5 Tujuan P2TP2A..............................................……………………………. 11 2.6 Sasaran P2TP2A.......................................................................................... 11 2.7 Alur Penangan.............................................................................................
11
2.8 Struktur Organisasi...................................................................................... 12
viii
BAB III TINJAUAN PUSTAKA ……………………………………………
13
3.1 Pengertian Analisa Pekerjaan …………………………………………….
13
3.2 Kegunaan Analisa Pekerjaan.......... ………………………………………
15
3.2.1. Rekrutment dan Seleksi...................................................................
15
3.2.2. Kompensasi...................................................................................... 16 3.2.3. Penilaian Kerja................................................................................
16
3.2.4. Pelatihan .........................................................................................
16
3.2.5. Hubungan Ketenagakerjaan Serikat Sekerja...................................
16
3.3 Metode Analisa Pekerjaan......................................................................….
17
3.3.1. Observasi ........................................................................................
17
3.3.2. Wawancara......................................................................................
17
3.3.3. Kuesioner..........................................................................................
17
3.3.4. Daily Log..........................................................................................
17
3.4 Tahapan analisa Pekerjaan ..................................................……………… 17 3.5 Hasil Analisa Pekerjaan .......................…………………………………... 18 3.5.1. Uraian Pekerjaan.............................................................................. 18 3.5.2. Spesifikasi Pekerjaan ......................................................................
19
BAB IV PELAKSANAAN KERJA PRAKTEK …………………………….
20
4.1 Kedudukan dan Koordinasi ………………………………………………
20
4.2 Tugas-tugas dan uraian pelaksanaan kerja praktek……………………….
21
4.2.1 Tugas-tugas …………………………………………………..........
21
4.2.2 Uraian Kegiatan …………………………………………………...
22
4.3 Hasil Analisa Pekerjaan..............................................................................
30
4.4 Permasalahan dan Solusi nya …………………………………………….
35
4.3.1. Permasalahan ……………………………………………………... 35 4.3.2. Solusinya ………………………………………………………….
36
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ……………………………………..
37
5.1 Kesimpulan ………………………………………………………………. 37 5.2 Saran ……………………………………………………………………... 38 DAFTAR PUSTAKA .......…………………………………………………...
39
LAMPIRAN ………………………………………………………………….
40
DAFTAR RIWAYAT HIDUP ………………………………………………. 42
ix
DAFTAR GRAFIK
Grafik 2.1 Alur penaganan korban…………………………………………… 12 Grafik 2.2 Struktur Organisasi P2TP2A……………………………………...
x
13
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Logo P2TP2A ...........…………………………………………… 9
xi
DAFTAR TABEL
Tabel 4.1 Uraian kegiatan ............……………………………………………
27
Tabel 4.2 Jobspec awal ..............……………………………………………
30
Tabel 4.3 Jobdesk awal ................……………………………………………
31
Tabel 4.4 Jobspec akhir.................…………………………………………… 33 Tabel 4.5 Jobdesk akhir.................…………………………………………… 33
xii
BAB I PENDAHULUAN
1. 1 Latar Belakang Universitas Buana Perjuangan (UBP) Karawang merupakan salah satu instansi pendidikan yang menawarkan ilmu psikologi sebagai salah satu program studi dengan tingkat pendidikan strata 1 atau sarjana (S1 Ilmu Psikologi). Adapun Psikologi merupakan cabang ilmu pengetahuan yang mengkaji dan menganalisis tingkah laku manusia yang dapat diamati dan juga proses mental yang tidak dapat diamati secara empiris. Salah satu diantara cabang disiplin ilmu Psikologi yang berkembang adalah Psikologi Industri dan Organisasi (PIO) yang memfokuskan tentang penerapan kajian psikologi di dalam lingkup Organisasi dan Industri dalam sudut pandang perorangan maupun kelompok. Psikologi Industri dan Organisasi merupakan salah satu pilihan penjuruan yang ada untuk mahasiswa UBP jurusan Psikologi yang telah berada di semester 5. Penjurusan keilmuan ini dimaksudkan agar masing-masing mahasiswa dapat memilih disiplin ilmu psikologi yang diminati untuk dipelajari lebih mendalam. Pada semester 6 setelah mahasiswa menentukan penjuruan keilmuan yang telah dipilih pada semester sebelumnya, semua mahasiswa psikologi diminta untuk melaksanakan program kerja praktek dengan tema yang sesuai dengan penjuruan keilmuan yang telah dipilih. Kerja praktek atau biasa disebut “magang” dijadikan mata kuliah wajib yang harus ditempuh oleh seluruh mahasiswa semester 6 yang telah menyelesaikan minimal 100 SKS selama 5 semester sebelumnya. Kerja praktek sendiri merupakan kegiatan yang memfokuskan pada peningkatan kompentesi mahasiswa sebagai calon sarjana Psikologi, melakukan penelitian berdasarkan disiplin ilmu yang dipelajari dan juga pengabdian masyarakat dengan cara bersinggungan
langsung
dengan
instansi-instansi
tempat
kerja
praktek
dilaksanakan sebagai implementasi dari tridharma perguruan tinggi (Humaniora, 2015). Program kerja praktek ini dilaksanakan guna memberikan pengalaman 1
nyata kepada mahasiswa melalui pengaplikasian teori-teori yang telah dipelajari di dalam kelas sehingga ketika mahasiswa telah lulus sebagai sarjana Psikologi, mahasiswa diharapkan telah mampu dan siap mengatasi permasalahanpermasalahan yang ada di dunia kerja karena telah dibekali oleh kemampuan yang didapatkan di kelas maupun pengalaman selama program kerja praktek berlangsung. Selain hal tersebut program kerja praktekpun dianggap mampu membuka peluang karir yang baik untuk mahasiswa karena dalam program ini mahasiswa akan mendapatkan pengalaman, ilmu dan juga jaringan relasi pekerjaan yang menjadi aspek penting dalam membangun jalan kesuksesan. Apabila mahasiswa yang mengikuti program kerja praktek menunjukkan prestasi yang baik selama program kerja praktek dilaksanakan tidak menutup kemungkinan bahwa mahasiswa tersebut dapat
direkomendasikan mengikuti
recruitment untuk dijadikan pegawai di tempat kerja praktek dilaksanakan. P2TP2A adalah salah satu organisasi dan kelembagaan di bawah naungan kementerian pemberdayaan perempuan dan perlindungan anak yang bertugas sebagai penyedia pelayanan untuk masyarakat terutama perempuan dan anak yang mengalami tindakan kekerasan serta mewujudkan keadilan, kesejahteraan juga kesetaraan gender. P2TP2A juga berperan sebagai pusat koodinator serta pusat informasi data mengenai tindakan-tindakan kekerasan yang dialami perempuan dan anak. Sebagai organisasi dan kelembagaan yang terpadu P2TP2A tentu memiliki suatu sistem kerja yang diatur oleh pemerintah dan harus memiliki struktur tingkat jabatan di dalamnya serta pembagian tugas dan tangung jawab. Salah satu bahasan yang diajarkan di kelas Psikologi Industri dan Organisasi adalah melakukan sebuah analisa pekerjaan berdasarkan pola-pola aktivitas untuk menentukan tugas, kewajiban, dan tangungjawab yang diperuntukkan untuk sebuah posisi/jabatan agar deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan dari masing-masing jabatan dapat disusun. Data yang dihasilkan dari analisa pekerjaan yang telah didapatkan dapat dijadikan bahan rujukan oleh perusahaan/intansi tersebut ketika akan melakukan proses rekrutment & seleksi, pemberian kompensasi, penilaian kinerja karyawan atau ketika akan mengadakan pelatihan untuk suatu posisi/jabatan sebab data analisa pekerjaan menyediakan informasi yang
detail
mengenai
deskripsi
dan 2
spesifikasi
suatu
jabatan
dalam
perusahaan/intasi. Oleh sebab itu analisa pekerjaan harus dilakukan berkala agar keakuratan informasi mengenai suatu posisi/jabatan terjaga karena deskripsi dan spesifikasi pekerjaan dapat berubah mengikuti tuntutan dan kebutuhan dari perusahaan/intansi. P2TP2A Karawang memiliki Tugas Pokok dan Fungsi (TuPokSi) untuk menjalankan kegiatan keorganisasian tetapi belum memiliki data mengenai uraian dan spesifikasi pekerjaan dari jabatan-jabatan yang ada dalam struktur organisasi P2TP2A Karawang. Tidak adanya uraian pekerjaan ini berimbas pada tumpang tindih pekerjaan untuk jabatan-jabatan/divisi yang ada, maka dari itu analisa pekerjaan perlu dilakukan untuk membuat data mengenai deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan pada posisi/jabatan yang akan dianalisis selama program kerja praktek dilaksanakan. Analisa pekerjaan dilakukan pada tenaga admistrasi P2TP2A yang merupakan bagian dari divisi sekretaris. Tenaga admistrasi bertugas untuk membantu sebagian besar pekerjaan sekretaris seperti pengadministrasian, pengarsipan, koordinasi dan evaluasi. Para pengurus tenaga admistrasi selalu ada di sekretariat P2TP2A, sedangkan pengurus lain jarang sekali berada di sekretariat karena memiliki kesibukan di luar organisasi ataupun berada di kantor PPPA. Tidak hadirnya pengurus divisi-divisi lain seringkali membuat tenaga administrasi harus mengambil alih pekerjaan dari divisi lain yang bukan merupakan tugas dari tenaga admistrasi. Hal-hal tersebut terus berulang karena tidak adanya dokumen yang memaparkan secara jelas mengenai uraian pekerjaan tenaga administrasi sehingga tumpang-tindih dan disfungsi tanggung jawab tidak dapat dihindarkan. Berdasarkan penjelasan diatas maka penting sekali dilakukan analisa pekerjaan pada tenaga administrasi sekretaris di P2TP2A. Sebagai mahasiswa aktif semester 6, penulis telah melaksanakan kegiatan program kerja praktek dengan judul “Analisa Pekerjaan dalam Organisasi Kelembagaan P2TP2A Karawang” di P2TP2A Karawang dengan subjek pengurus tenaga administrasi selama 22 hari (148 jam kerja) terhitung dari tanggal 1 Maret 2018 – 12 April 2018 sesuai dengan proposal kerja praktek yang telah diajukan sebelumnya.
3
1. 2 Tujuan Program Kerja praktek Memberikan pengalaman untuk meningkatkan kompetensi yang dimiliki mahasiswa psikologi dengan cara menyelaraskan pengaplikasian keilmuan yang bersifat teoritik ke dalam bentuk praktek kerja langsung agar mahasiswa mampu menganalisis, menjelaskan serta menjabarkan setiap fenomena yang diteliti dalam lapangan sesuai dengan disiplin ilmu yang telah dipelajari. 1.2.1 Tujuan Khusus 1.2.1 Mengetahui hierarki struktur jabatan dalam P2TP2A. 1.2.2 Membuat uraian pekerjaan & spesifikasi pekerjaan dari jabatan yang ada di P2TP2A. 1. 3 Lokasi dan Waktu Pelaksanaan Kerja praktek Kerja praktek dilaksanakan di kantor sekretariat yang merupakan pusat kegiatan dan koordinasi P2TP2A Karawang. Sekretariat P2TP2A Karawang berada di jalan Jend. Ahmad Yani, Karangpawitan, Karawang Barat yang merupakan kompleks perkantoran Islamic Center Karawang. Kegiatan dimulai dari tanggal 1 Maret 2018 dan berakhir pada tanggal 12 April 2018. Terhitung mulai tanggal 1 Maret 2018 hingga tanggal 29 Maret 2018, kegiatan dilaksanakan mengikuti jadwal kerja para pengurus yaitu kerja 5 hari seminggu dengan durasi waktu 7 jam, lalu kegiatan kerja praktik setelahnya hanya dilakukan pada tanggal 5 dan 12 April 2018 dengan total jam kerja yang dilakukan adalah 148 jam selama 22 hari.
1. 4 Tahapan Kegiatan Pelaksanaan program kerja praktek ini dibagi menjadi 3 tahap berdasarkan kegiatan yang telah dilaksanakan, yaitu :
4
1.4.1 Persiapan dan perencanaan Persiapan awal yang harus dilakukan adalah menyelesaikan seluruh persyaratan administratif untuk pelaksanaan program kerja praktek yang akan dilakukan sebagai bentuk pengajuan juga perijinan melakukan kegiatan kerja praktek di P2TP2A. Lalu merencanakan kegiatan secara terperinci dengan cara menyusun agenda kegiatan program kerja praktek, mengumpulkan data-data yang diperlukan untuk melakukan pengambilan data, menentukan jenis data yang akan dibutuhkan, menentukan output yang akan dihasilkan, mengukur tingkat kesulitan permasalahan yang mungkin akan dihadapi selama kegiatan kerja praktek dilaksanakan dan yang terpenting adalah menentukan divisi/posisi yang akan dianalisis oleh pembimbing lapangan di P2TP2A. 1.4.2 Tahapan Pengambilan data Setelah melakukan persiapan dan perencanaan secara rinci dan sistematis maka tahap selanjutnya adalah pelaksanaan kegiatan program kerja praktek dan pengambilan data melalui tahapan yang telah direncanakan. Berdasarkan uraian dan rancangan kegiatan yang telah dirancang dan dilaksanakan pada saat kegiatan kerja praktek berlangsung di P2TP2A, maka metode yang digunakan untuk mengumpulkan data yaitu: a. Observasi Observasi yang dilakukan adalah uncontrolled observation karena dilakukan secara spontan, tidak dapat mengkontrol keadaan dan tidak menggunakan alat bantu seperti rekaman video dan hal lainnya. Observasi ini hanya mengandalkan pedoman sederhana yang berupa garis besar hal-hal yang akan diobservasi, lalu observer dalam observasi ini ikut serta dalam seluruh kegiatan observee dan menjadi bagian dari observee secara penuh selama kegiatan kerja praktek dilaksanakan. Dailylog observer dijadikan media pencatatan observasi karena kegiatan observer dan observee secara keseluruhan serupa. Hal yang dilakukan oleh observer disebut metode pencatatan event sampling, dimana observer mencatat secara garis besar ha-hal yang dilakukan oleh observee berdasarkan kegiatan yang dilakukan. Namun metode observasi ini tidak dapat dijadikan 5
metode tunggal karena kelengkapan informasi yang dianggap kurang sehingga metode ini lebih sering digunakan sebagai metode pelengkap metode lainnya.
b. Wawancara Wawancara secara langsung merupakan salah satu cara yang dianggap paling efektif untuk mengumpulkan informasi dalam menganalisis suatu jabatan. Wawancara dilakukan antara pekerja yang menduduki posisi/jabatan yang dianalisis dengan interviewer. Wawancara dilakukan dengan tidak terstruktur karena pertanyaan-pertanyaan yang diajukan bersifat terbuka dan waktu yang digunakan tidak tercatat secara pasti karena pertanyaan-pertanyaan yang diajukan disesuaikan dengan keadaan P2TP2A. Melalui wawancara yang baik maka seluruh informasi yang berkaitan dengan tugas-tugas, aktivitas, beban, tangung jawab sebuah jabatan dapat terkumpul secara akurat. c. Kuesioner Kuesioner disusun sedemikian rupa agar dapat mengali informasinformasi yang dibutukan untuk membuat uruian pekerjaan, lalu kuesioner ini diberikan kepada pekerja yang menduduki posisi/jabatan yang di analisis. 1.4.3 Tahapan Akhir Tahapan terakhir dari rangkaian kegiatan yang telah dilaksanakan adalah mengelola keseluruhan data dan informasi yang telah didapatkan selama kegiatan kerja praktek dilaksanakan lalu membuat uraian dan spesifikasi dari posisi/jabatan yang telah dianalisis sesuai dengan tujuan khusus kerja praktek yang telah dipaparkan sebelumnya. Uraian dan spesifikasi pekerjaan tersebut disusun menjadi laporan kerja praktek berdasarkan hasil data yang telah diolah sebelumnya. Kegiatan terakhir yang dilakukan sebagai penutup kegiatan kerja praktek ini yaitu, mengurus berkas-berkas dan laporan yang diperlukan sebagai bukti yang akan dilampirkan pada laporan kegiatan kerja praktek.
6
BAB II PROFIL P2TP2A
2.1 Latar Belakang P2TP2A Indonesia adalah negara hukum yang sangat menjunjung tinggi harkat dan martabat manusia sehingga masalah-masalah yang berkaitan dengan penoda nilainilai kemanusiaan perlu diselesaikan dan dituntaskan. Hal ini untuk membuktikan bahwa Indonesia sebagai bagian dari masyarakat internasional telah ikut menegakkan komitmen terhadap hak perempuan dan hak anak serta komitmen terhadap perlindungan perempuan dan anak dengan meratifikasi konfensi hak perempuan dan hak anak melalui Kepres 36 tahun 1990. Komitmen tersebut kemudian diterjemahkan sebagai upaya legislasi dengan membentuk dan mengesahkan undang-undang yang berkaitan dengan perlindungan anak, penghapusan kekerasan dalam rumah tangga serta pemberantasan tindak pidana perdagangan orang, yang saat ini menjadi isu dan masalah-masalah yang berkaitan dengan human trafficking dan kekerasan dalam rumah tangga yang sekarang sering terjadi di lingkungan masyarakat bahkan cukup mengkhawatirkan karena korban kasus human trafficking dan kekerasan terhadap perempuan dan anak cenderung selalu meningkat. Jawa Barat sebagai provinsi dengan jumlah penduduk terbesar di Indonesia, menyangga
persoalan
sosial
yang
tidak
sederhana.
Perempuan yang
menempati setengah dari jumlah penduduknya memiliki masalah spesifik yang beragam, sesuai dengan kondisi geografis Jawa Barat yang berbatasan langsung dengan Ibu Kota negara. Salah satu masalah yang menjadi keprihatinan pemerintah adalah maraknya kasus kekerasan dan human trafficking terhadap perempuan dan anak. Hal itu tidak lepas dari latar belakang sosial dan budaya yang ada di Jawa Barat yang memiliki permasalahan kemiskinan, kesenjangan sosial, rendahnya pendidikan, pergeseran nilai moral, sosial budaya, gaya hidup dan makin besarnya jumlah penduduk yang mempersempit lapangan pekerjaan,
7
membuat perempuan dan anak rentan terhadap permasalahan human traffiking dan kekerasan. Berdasarkan permasalahan yang telah dipaparkan maka pemerintah perlu membentuk Pusat Pelayanan Terpadu Pemberdayaan Perempuan dan Anak (P2TP2A) yang dapat menjadi jawaban yang diharapkan untuk memberi jalan keluar permasalahan sehingga pemberdayaan perempuan dan anak dapat dilaksanakan secara optimal. Organisasi kelembagaan P2TP2A ini hadir dengan diperkuat oleh peraturan Gubernur Jawa Barat Nomor 15 tahun 2010 tentang kesetaraan gender dan perlindungan anak sebagai bagian dari upaya perlindungan hak asasi manusia khususnya perempuan dan anak. Kabupaten Karawang mencatat kasus-kasus mengenai tindak pidana perdagangan orang menunjukkan peningkatan yang cukup signifikan. Sumbersumber informasi mencatat 15 kecamatan yang berada di kabupaten Karawang masuk ke dalam kategori kecamatan rentan perdagangan orang dari 9 kecamatan pada tahun 2007. Hal ini terlihat dari anak yang menjadi korban human trafficking memiliki jumlah yang signifikan. Anak tersebut diperdagangkan untuk menjadi tenaga/pekerja prostitusi, pekerja rumah tangga, pengemis dan bentuk-bentuk pekerjaan anak lainnya. Demikian pula Kasus Kekerasan Dalam Rumah Tangga (KDRT) yang terjadi hampir setiap hari, dimana
istri dan anak-anak pada
umumnya menjadi korban. Atas dasar tersebut diatas maka pemerintah kabupaten Karawang membentuk Pusat Pelayanan Terpadu Pemberdayaan Perempuan dan Anak (P2TP2A) dengan Surat Keputusan Bupati Karawang Nomor: 800/Kep.845Huk/2012, sebagai wadah pelayanan pemberdayaan perempuan dan perlindungan anak yang berbasis masyarakat, dengan fungsi memfasilitasi penyediaan berbagai pelayanan untuk masyarakat baik fisik maupun non fisik, yang meliputi informasi, rujukan konsultasi, konseling, pelatihan keterampilan serta kegiatan kegiatan lainnya. Diharapkan lahirnya P2TP2A ini merupakan jawaban yang dapat memberi jalan keluar bagi pemberdayaan perempuan dan anak (dalam Profil P2TP2A Karawang).
8
2.2 Logo P2TP2A
(Gambar 2.1 Logo) 2.3 Tugas Pokok dan Fungsi 2.3.1 Tugas Pokok P2TP2A merupakan wadah pelayanan pemberdayaan perempuan dan perlindungan berbasis masyararakat. 2.3.2 Tugas Fungsi P2TP2A memfasilitasi, menyediakan berbagai pelayanan untuk masyarakat baik fisik maupun non fisik yang meliputi informasi, rujukan konsultasi, konseling, pelatihan keterampilan serta kegiatan kegiatan lainnya. 2.3.3 Uraian kegiatan a) Menyusun rencana kerja P2TP2A di Karawang.
9
b) Melaksanakan program dalam rangka mencegah, menyelesaikan
dan
melakukan pemulihan terhadap korban human trafficking, pelecehan seksual, bullying, penelantaran, korban KDRT serta kasus lainnya. c) Melaksanakan monitoring dan evaluasi atas hasil pelaksanaan upaya mengatasi bentuk-bentuk permasalahan yang ada,
seperti human
trafficking, pelecehan seksual, bullying, penelantaran, korban KDRT serta kasus lainnya di kabupaten Karawang. d) Menindaklanjuti permasalahan yang ditemukan sesuai dengan peran tugas dan fungsi masing-masing pengurus. e) Melakukan koordinasi dengan instansi terkait. f) Menyampaikan laporan pelaksanaan hasil kegiatan kepada pemerintah daerah
melalui
Badan
Keluarga
Berencana
dan
Pemberdayaan
Perempuan kabupaten Karawang.
2.4 Visi dan Misi 2.4.1 Visi P2TP2A Karawang “Optimalisasi pemberdayaan perempuan dan perlindungan anak agar mandiri sehat sejahtera berbasis keadilan yang dilindungi iman dan takwa.” 2.4.2 Misi P2TP2A Karawang a) Menjadikan P2TP2A sebagai basis pemberdayaan perempuan dan anak secara preventif, kuratif dan rehabilitatife secara menyeluruh dan terpadu. b) Membangun kualitas fisik, spiritual, mental dan intelektual yang optimal untuk perempuan dan anak. c) Memberikan pelayanan yang meliputi pendampingan psikologis, advokasi serta informasi terhadap anak dan perempuan yang mengalami tindakan kekerasan. d) Membangun gerakan bersama untuk mencegah dan menghapus tindak kekerasan terhadap perempuan dan anak.
10
e) Membangun jejaring dan menggali potensi masyarakat dalam upaya mencegah dan menghapus kekerasan terhadap perempuan dan anak.
2.5 Tujuan P2TP2A Karawang Memberikan kontribusi terhadap terwujudnya keselarasan dan keadilan gender dengan mengintegrasian strategi pengarusutamaan gender dalam berbagai kegiatan pelayanan terpadu bagi meningkatkan kondisi, peran, dan perlindungan perempuan serta memberikan kesejahteraan dan perlindungan anak.
2.6 Sasaran P2TP2A Karawang Adapun yang menjadi sasaran pelaksanaan kerja di P2TP2A Karawang, yaitu : 2.6.1 Terlaksanya P2TP2A yang berfungsi sebagai pusat informasi gender dan anak. 2.6.2 Tersedianya pelayanan terpadu antara pemberdayaan perempuan dan anak dalam rangka peningkatan kualitas hidup perempuan, kesejahteraan dan perlindungan anak. 2.6.3 Terfasilitasinya peningkatan kemampuan, keterampilan dan kemandirian anak. 2.6.4 Terjalinnya kerjasama kemitraan antara pemerintah, lembaga/organisasi kemasyarakatan, dunia usaha/swasta dengan masyarakat dalam pemenuhan kebutuhan perempuan dan anak. 2.6.5 Terbangunnya mekanisme dialog komunikasi dan kemitraan antara masyarakat, pemerintah dan dunia usaha.
11
2. 7 Alur penanganan korban Penangan kasus-kasus yang tercatat di P2TP2A pada umumnya melalui serangkaian tahapan-tahapan mulai dari pelaporan pelapor ke sekretariat P2TP2A ataupun informasi pelaporan yang diterima dari satgas-satgas kecamatan yang bertugas, lalu dilanjutkan dengan pengisian Surat Tanda Terima Laporan (STTL) pendataan kasus, setelah itu assesment dilakukan guna memperkirakan langkah selanjutnya untuk penanganan kasus apakah kasus tersebut dialihkan pada lembaga lain atau mendapat bantuan psikologis, agama ataupun hukum serta pendampingan dari P2TP2A sesuai dengan kebutuhan pelapor. Bantuan serta pendampingan akan terus dilakukan hingga kasus dinyatakan selesai ataupun pelapor sudah merasa bahwa tuntutan kepada terlapor telah terpenuhi, meskipun dinyatakan kasus telah selesai namun P2TP2A akan tetap melakukan pemantauan.
(Grafik 2.1 Alur Penganan)
12
2.8 Struktur Organisasi P2TP2A KETUA Imas Teddy Rusfendi
Relawan
WAKIL KETUA Ida Suhida
Sekertaris Dra. Nina Razina. Apt Kabid PPA pada Dinas P3A
Bendahara BPP bidang PPA pada Dinas P3A Dedeh Desih
Staff Administrasi Yani Widiyani Damar Wulan Am. Keb
Div. Konsultasi Pelayanan Pemulihan dan Pendampingan
Div. Penguat Jaringan Informasi Pengelola Data & Dokumentasi
Div. Pengembangan SDM dan Kemitraan
(Grafik 2.2 Struktur Organisasi) 13
Div. Pemantauan, Pemberdayaan dan Evaluasi
BAB III TINJAUAN PUSTAKA
3.1 Pengertian Analisa Pekerjaan Pekerjaan merupakan sebuah kegiatan yang mengambarkan bagaimana tugas-tugas, kewajiban dan tangung jawab seseorang dalam perusahan/intansi untuk jabatan yang diduduki olehnya. Analisa pekerjaan sendiri mulai dilakukan secara rutin pada tahun 1990-an (dalam MSDM untuk perusahaan, 2009) guna mencari solusi dan memberi informasi mengenai menyelesaian permasalahan yang timbul akibat tantangan-tantangan baru dari perkembangan perusahan/intasi. Terdapat istilah-istilah yang biasanya ditemui dalam analisa pekerjaan antara lain (Moekijat, 2008): a. Unsur adalah komponen yang paling kecil dari pekerjaan. b. Tugas adalah sekumpulan dari beberapa unsur pekerjaan yang digunakan untuk menghasilkan suatu keluaran (output). c. Kedudukan (posisi) adalah sekumpulan tugas yang diberikan kepada seorang pegawai atau pekerja, yakni seluruh kewajiban dan tanggung jawab yang dibebankan kepada seorang pegawai atau pekerja. Jumlah kedudukan di dalam suatu perusahaan atau instansi adalah sama dengan jumlah pegawai atau pekerjanya. d. Pekerjaan (occupation) merupakan sejumlah kedudukan (posisi) yang memiliki persamaan kewajiban atau tugas-tugas pokoknya. Dalam kegiatan analisis jabatan, suatu pekerjaan dapat diduduki oleh satu orang atau beberapa orang yang tersebar di berbagai tempat. e. Jabatan (job) merupakan sekumpulan pekerjaan yang berisi tugas-tugas yang sama atau berhubungan satu dengan yang lainnya dan pelaksanaannya meminta kecakapan, pengetahuan, keterampilan, dan kemampuan yang juga sama meskipun tersebar di berbagai tempat.
14
Selain istilah-istilah tersebut analisa pekerjaan seringkali memiliki arti yang berbeda-beda di masyarakat, sehingga terdapat beberapa ahli yang mengemukan pendapat mengenai pengertian dari analisa pekerjaan ataupun analisa pekerjaan. Edwin B. Flippo mengemukakan bahwa Job analysis adalah “Suatu proses mepelajari dan mengumpulkan informasi yang berhubungan dengan operasi dan tangungjawab dari suatu jabatan tertentu” (Moekijat, 2008). Pendapat tersebut didukung oleh pengertian analisa pekerjaan yang dipaparkan oleh Veithzal Rivai Zainal, dkk (2009) yang mengatakan bahwa analisa pekerjaan dapat diartikan sebagai proses pengumpulan dan pemeriksaan atas aktifitas kerja pokok di dalam sebuah posisi serta kualifikasi yang diperlukan untuk melakukan aktifitasaktifitasnya, lalu pendapat Dewi Hangraeni (2012) menambahkan bahwa uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan didapatkan sebagai hasil dari Job analysis. Berdasarkan pendapat-pendapat tersebut maka pengertian analisa pekerjaan adalah proses pengumpulan dan pemeriksaan informasi atas aktifitas kerja pokok di dalam sebuah posisi serta kualifikasi yang perlukan untuk melakukan aktifitasaktifitasnya, lalu hal tersebut dituangkan dalam uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan sebagai hasil dari analisa pekerjaan.
3.2 Kegunaan Analisa Pekerjaan Pada dasarnya analisa pekerjaan memiliki banyak sekali kegunaan karena analisa perkerjaan mampu menyediakan data-data spesifik yang diperlukan dalam kegiatan pengembangan perusahan/intasi. Namun secara garis besar dibagi menjadi (Dewi Hangraeni, 2012;Moekijat, 2008): 3.2.1 Rekrutmen dan Seleksi Analisa pekerjaan menyediakan informasi mengenain uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerja seperti apa yang diperlukan untuk menduduki posisi/jabatan sehingga pekerjaan dapat terlaksana dengan baik. 3.2.2 Kompensasi
15
Analisa pekerjaan berguna untuk menentukan besaran kompensasi yang diterima pekerja berdasarkan beban kerja, kondisi kerja, kewajiban dan spesifikasi yang dimiliki oleh pekerja tersebut. 3.2.3 Penilaian Kinerja Selain uraian dan spesifikasi pekerjaan, analisa pekerjaan juga dapat menghasilkan job performance standard maupun SOP yang digunakan untuk menilai kinerja yang dilakukan pekerja berdasarkan kriteria-kriteria yang telah ditentukan apakah pekerja bekerja secara baik dan benar atau tidak. 3.2.4 Pelatihan Analisa
pekerjaan
dapat
mengembangkan
perencanaan-perencanaan
pelatihan yang dibutuhkan oleh pekerja dalam perusahan/intasi dan menetapkan tujuan dari pelatihan tersebut dibuat. 3.2.5 Hubungan Ketenagakerjaan Serikat Sekerja Dalam hubungan ketenagakerjaan, uraian pekerjaan dapat digunakan untuk mengadakan perundingan dengan organisasi-organisasi serikat sekerja mengenai kompensasi, SOP dan kondisi kerja dari posisi/jabatan.
3.3 Metode Analisa Pekerjaan Berikut merupakan metode-metode yang umumnya dilakukan untuk mengumpulkan informasi-informasi yang dibutuhkan (Dewi Hangraeni, 2012): 3.3.1 Observasi Observasi dilakukan dengan cara mengamati secara langsung terhadap aktivitas-aktivitas yang berkaitan dengan kerja, tugas dan tangung jawab seseorang dalam sebuah jabatan. Metode ini tidak dapat dijadikan metode tunggal karena kelengkapan informasi yang dianggap kurang sehingga metode ini lebih sering digunakan sebagai metode pelengkap metode lainnya.
16
3.3.2 Wawancara Wawancara secara langsung merupakan salah satu cara yang dianggap paling efektif untuk mengumpulkan informasi dalam menganalisis suatu jabatan. Wawancara dilakukan pada pekerja yang menduduki posisi/jabatan yang dianalisis. Melalui wawancara yang baik maka seluruh informasi yang berkaitan dengan tugas-tugas, aktivitas, beban, tangung jawab sebuah jabatan dapat terkumpul secara akurat. 3.3.3 Kuesioner Kuesioner disusun sedemikian rupa agar dapat menggali informasiinformasi yang dibutukan untuk membuat uraian pekerjaan, lalu kuesioner ini diberikan kepada pekerja yang menduduki posisi/jabatan yang dianalisis. 3.3.4 Diary Log Metode ini meminta pekerja yang menduduki posisi/jabatan mencatat kegiatan yang dilakukan seharian di buku harian secara terperinci. Kelebihan dari metode ini adalah informasi yang didapatkan dapat lebih menggambarkan situasi dan keadaan kerja secara akurat karena semua kegiatan dicatat akan tetapi metode ini termasuk salah satu metode yang jarang digunakan karena mempertimbangan kepraktisan dan waktu yang digunakan relatif lama.
3.4 Tahapan-tahapan Analisa Pekerjaan Untuk melaksanakan analisa pekerjaan tentu harus melalui berbagai tahapan yang
telah
direncanakan
secara
tersistematis
terlebih
dahulu
sebelum
mendapatkan hasil akhir yang berupa jobdesk, jobspec maupun job perfomance standard. Adapun tahapan-tahapan yang umumnya dilakukan dalam menganalisa pekerjaan suatu posisi/jabatan (Moekijat, 2008): 3.4.1
Memilih
jabatan
yang
akan
dianalisis
berdasarkan
kebutuhan
organisasi/perusahaan yang mengalami perubahan ataupun mendapat permintaan analisa pekerjaan dari pengawas ataupun pekerja.
17
3.4.2 Mengumpulkan informasi mengenai isi jabatan : a) Memutuskan jenis data yang akan dihasilkan (kondisi pekerjaan, alat-alat yang digunakan, output yang dihasilkan dan sebagainya) b) Memilih salah satu atau menggabungkan metode pengumpulan data yang akan digunakan. c) Memilih perkerja yang akan bertangung jawab untuk dianalisis. 3.4.3 Informasi yang telah dikumpulkan diolah menjadi uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan lalu di diskusikan dengan pihak-pihak terkait untuk diputuskan kriteria pekerja seperti apa yang dibutuhkan untuk melaksanakan pekerjaan tersebut sebaik-baiknya dan menggambarkan dengan rinci tugas-tugas, kewajiban serta wewenang yang akan ditangung oleh pekerja yang menduduki posisi/jabatan tersebut.
3.5 Hasil Analisa Pekerjaan Analisa pekerjaan dapat menjadi sumber rujukan informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk melakukan manejemen sumber daya manusia, akan tetapi analisa pekerjaan setidak-tidaknya menghasilkan 2 hal, yaitu : 3.5.1 Deskripsi Pekerjaan Pada bahasan sebelumnya telah dipaparkan bahwa analisa pekerjaan menghasilkan deskripsi pekerjaan atau biasa disebut uraian pekerjaan. Menurut Stone (dalam Veithzal, dkk, 2009) Job description atau deskripsi posisi adalah pernyataan tertulis yang menjelaskan mengapa pekerjaan ada, apa yang dilakukan pemegang pekerjaan sebenarnya, bagaimana mereka melakukannya dan dalam kondisi apa pekerjaan itu dilakukan, sedangkan menurut Grensing & Pophal (dalam Veithzal, dkk, 2009) deskripsi pekerjaan adalah rekaman tertulis mengenai tanggung jawab dari pekerjaan tertentu. Dari penyataan-pernyataan para ahli maka dapat disimpulkan bahwa deskripsi pekerjaan adalah uraian tertulis yang menjelaskan secara sistematis
18
mengenai tugas, aktifitas, tanggung jawab, kondisi kerja, dan hal-hal lain dari pekerjaan yang telah di analisis. Uraian pekerjaan dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan seperti apakah pekerja yang dilakukan, mengapa pekerjaan itu ada, dan dalam kondisi apa pekerjaan tersebut dilakukan maka uraian pekerjaan setidaknya berisi tentang : a) Identifikasi pekerjaan yang berisi informasi nama posisi/jabatan, kode posisi/jabatan beserta atasan juga bawahan langsung. b) Hubungan kerja dengan pihak – pihak atau jabatan lain yang bekerjasama secara rutin dengan posisi/jabatan tersebut. c) Posisi dalam organisasi berupa gambar dan letak posisi/jabatan dalam struktur organisasi. d) Ringkasan pekerjaan mengenai penjelasan secara singkat fungsi utama pekerjaan. e) Tugas dan tanggung jawab dari rincian pekerjaan utama. f) Kondisi pekerjaan berupa lingkungan tempat pekerjaan dilaksanakan. g) Disclaimer mengenai pernyataan akan adanya tugas lain yang tidak tercantum. 3.5.2 Spesifikasi Pekerjaan Selain deskripsi pekerjaan output utama yang dihasilkan oleh analisa pekerjaan adalah spesifikai pekerjaan. Spesifikasi jabatan sendiri menurut Dewi Hangraeni (2012) adalah penjelasan mengenai kriteria-kriteria minimal yang harus di penuhi oleh pekerja untuk melaksanakan pekerjaan-pekerjaan dalam posisi/jabatan tertentu. Spesifikasi pekerjaan berisi mengenai profil pekerjaan itu sendiri sehingga spesifikasi pekerjaan setidaknya berisi informasi mengenai: a) Tingkat minimal pendidikan dan jurusan pendidikan yang dibutuhkan. b) Pengalaman-pengalaman yang harus dimiliki. c) Usia minimum ataupun maksimum untuk melakukan pekerjaan tersebut. d) Kompetensi pengetahuan, sikap dan keterampilan yang harus dimiliki. e) Karakteristik kepribadian yang harus dimiliki. f) Syarat khusus. 19
BAB IV PELAKSANAAN KERJA PRAKTEK
4.1 Kedudukan dan Koordinasi P2TP2A merupakan organisasi kelembagaan yang para pengurusnya kebanyakan merupakan pengurus aktif dari organisasi lain atau bekerja dan menjadi bagian dari instansi pemerintahan di Karawang yang masih berhubungan dengan pemberdayaan anak dan perempuan sehingga tidak seluruh pengurus P2TP2A selalu berada di sekertariat. Pengurus yang bekerja dan bertugas untuk berjaga di sekertariat P2TP2A terdapat 4 orang yaitu, seorang bendahara, dua orang tenaga admistrasi dan satu orang tenaga kebersihan. Peserta kerja praktek di P2TP2A berjumlah 5 orang dengan 4 orang mengambil penjuruan klinis dan satu orang mengambil penjuruan PIO (Penulis). Pada saat serah-terima mahasiswa dari kaprodi ke pihak P2TP2A yang diwakili oleh ibu Yani Widiyani selaku tenaga admistrasi sekretaris, beliaulah yang menjadi pembimbing lapangan peserta selama program kerja praktek di P2TP2A dilaksanakan. Selaku pembimbing lapangan Yani Widiyanilah yang menempatkan posisi para peserta kerja praktek di P2TP2A, lalu berdasarkan kesepakatan para peserta kerja praktek ditempatkan sebagai tenaga pembantu yang membantu kegiatan-kegiatan yang ada di P2TP2A. Selain memberikan posisi, beliaulah yang melakukan koordinasi mengenai tugas-tugas, jadwal dan kewajiban yang harus diikuti selama kerja praktek ini dilaksanakan juga bertangung jawab atas pelaksanaan kerja praktek baik pada P2TP2A maupun pihak Universitas Buana Perjuangan Karawang. Koordinasi tugas dan kegiatan dilakukan setiap hari selama masa pelaksanaan kerja praktek. Koordinator meminta peserta kerja praktek untuk datang setiap hari pada pukul 09.00 lalu pulang pada pukul 16.00 dan diminta untuk turut berpartisipasi dalam seluruh tugas maupun kegiatan yang
20
dilaksanakan oleh pengurus-pengurus P2TP2A terutama melakukan konseling pada pelapor pelaporan kasus. 4.2 Tugas dan Uraian Kegiatan Pada umumnya tugas dikaitkan dengan pekerjaan-pekerjaan yang wajib dikerjakan oleh seseorang apabila sedang mengemban suatu tangungjawab dari posisi/jabatan yang diduduki. Ketika suatu tugas dikerjakan maka akan terdapat uraian-uraian
kegiatan
yang
dapat
menjelaskan
bagaimana
tugas
ada,
dilaksanakan dan terselesaikan secara terstruktur dan sistematis. Adapun tugas dan uraian kegiatan yang dilaksanakan selama kerja praktek di P2T2A akan dijelaskan lebih jauh pada penjabaran berikut : 4.2.1 Tugas Tugas-tugas yang dilaksanakan selama kerja praktek dilaksanakan tidak hanya sekadar untuk menyelesaikan tugas proyek yang diberikan oleh pihak universitas tetapi juga mengerjakan tugas-tugas yang diberikan oleh pihak tempat pelaksanaan kerja praktek yaitu P2TP2A. Adapun tugas-tugas yang diberikan selama kegiatan ini berlangsung, yaitu : 1. Membantu untuk menerima dan melayani tamu-tamu yang datang ke P2TP2A. 2. Membantu untuk menerima dan melayani aduan-aduan baru yang datang ke P2TP2A. 3. Membantu untuk memberi pelayanan pendampingan psikologi pada pelapor maupun terlapor yang kasusnya sedang ditangani oleh P2TP2A. 4. Melakukan kunjungan pada lingkungan pelapor ataupun terlapor sebagai tindak lanjut penanganan kasus pada kasus-kasus yang ditangani oleh P2TP2A. 5. Membuat laporan hasil kegiatan intervensi terhadap kasus yang telah dilaksanakan dan mendiskusikan hasil intervensi tersebut. 6. Membantu dan menghadiri kegiatan-kegiatan yang diadakan oleh P2TP2A.
21
7. Membuat uraian pekerjaan sebagai output dari project kerja praktek yang dilaksanakan. 8. Membuat uraian kegiatan yang dilakukan selama pelaksanan kerja praktek di P2TP2A beserta melampirkan laporan-laporan dari kegiatan intervensi sebagai bentuk laporan kepada ketua P2TP2A. 4.2.2 Uraian Kegiatan Pada hari pertama kerja praktek diawali dengan mengikuti ceremony pelepasan mahasiswa yang dilakukan oleh Rektor UBP, Dekan FBIS dan Kaprodi-Kaprodi dari Prodi yang berada dalam naungan FBIS. Ceremony pelepasan mahasiswa ini diisi dengan wejangan-wejangan dari rektor juga ungkapan rasa bangga rektor pada mahasiswa. Pada acara tersebut dekan serta kaprodi pun memberikan wejangan dan membuka sesi tanya-jawab untuk mahasiswa yang ingin bertanya mengenai prosedur kerja praktek yang akan dilaksanakan juga pengunaan web http://kpfbis.ubpkarawang.ac.id/ yang menjadi platform resmi untuk mahasiswa yang mengikuti kerja praktek. Setelah mengikuti kegiatan ceremony mahasiswa dipersilahkan datang ketempat kerja praktek masing-masing. Untuk mahasiswa psikologi yang menjadi peserta kerja praktek di P2TP2A diantarkan langsung oleh Kaprodi Psikologi sekaligus sebagai menyerahkan dan menitipan mahasiswa secara simbolis ke pihak P2TP2A untuk dibimbing. Setelah
serah-terima dan menujuk pembimbing lapangan, peserta
kerja praktek yang memilih penjuruan keilmuan PIO dipilihkan oleh pembimbing lapangan divisi yang akan dianalisis yaitu “Divisi Konsultasi Pelayanan, Pendampingan Dan Pemulihan”. Pada hari kedua peserta kerja praktek mengisi waktu untuk mempelajari struktur keorganinasian P2TP2A dan mewawancarai secara informal pengurus mengenai bagaimana tugas, kegiatan, dan prosedur kerja dari P2TP2A sehingga organisasi ini dapat berjalan terkhusus divisi konsultasi pelayanan, pendampingan dan pemulihan. Lalu pada hari ke 2 juga diagendakan kegiatan homevisit yang akan dilaksanakan pada hari Selasa dan Rabu, dan sekaligus diagendakan untuk hari rabu bertemu ketua divisi konsultasi pelayanan, pendampingan dan pemulihan agar dapat mengali informasi-informasi yang diperlukan untuk analisa 22
pekerjaan karena pada hari Kamis ketua divisi tersebut akan berangkat untuk melakukan ibadah umroh. Hari ketiga kerja praktek dilaksanakan pada hari senin yang diagendakan untuk melakukan kegiatan homevisit namun karena terdapat beberapa hal yang menjadi kendala maka diputuskan yang berangkat melakukan homevisit hari itu hanya 5 orang yaitu 3 mahasiswa peserta kerja praktek yang memilih penjuruan klinis, 1 orang tenaga admistrasi sekertarias yang merupakan pembimbing lapangan dan 1 orang relawan ahli yang merupakan seorang psikolog. Pada hari itu sekertariat P2TP2A menerima kunjungan dari ketua P2TP2A juga dan seorang relawan. Selain menerima tamu peserta kerja praktek yang tidak ikut melakukan homevisit bersama salah satu tenaga administrasi sekretaris mengisi waktu dengan mempempelajari pengadmistrasian terhadap pelaporan-pelaporan kasus baru mulai dari menerimaan pelapor hingga pengisian STTL (Surat Tanda Terima Laporan), lalu STTL inilah yang akan menjadi rujukan informasi untuk penanganan kasus. Pada hari ke 4 peserta kerja praktek dan pengurus-pengurus yang berada di sekertariat P2TP2A berdiskusi mengenai kasus-kasus yang pernah dilaporkan lalu bagaimana penanganan serta penyelesaian dari kasus-kasus tersebut. Pada hari kelima diagendakan untuk melakukan kegiatan homevisit sekaligus peserta kerja praktek penjuran PIO bertemu dengan ketua dari divisi konsultasi pelayanan, pendampingan dan pemulihan namun karena terdapat permasalahan administrasi kasus yang akan ditanggani kegitan hari itu dibatalkan. Peserta kerja praktek penjuruan PIO memutuskan untuk menyerahkan kuesioner mengenai uraian jabatan Divisi Konsultasi Pelayanan, Pendampingan dan Pemulihan kepada ibu Yani selaku rekan kerja yang memahami pekerjaanpekerjaan Divisi Konsultasi Pelayanan, Pendampingan dan Pemulihan. Pada hari ke-enam kegiatan kerja praktek diisi dengan mempelajari profil P2TP2A melalui dokumen yang berisi mengenai latar belakang, tugas-tugas serta kasus-kasus di P2TP2A dalam kurun waktu tahun 2014-2015. Pada hari berikutnya, P2TP2A menerima aduan mengenai penelantaran yang dilakukan oleh seorang suami yang berprofesi sebagai jaksa. Pelaporan dibuat oleh istri yang 23
laporkan suaminya tidak pulang-pulang semenjak ramadhan tahun 2017, tidak memberikan nafkah dan menolak mengakui anak-anaknya ketika sang istri mendatangi tempak kerja suaminya. Pada hari ke-delapan kegiatan yang dilakukan adalah memberikan Psikoedukasi mengenai kejahatan seksual dan prilaku bully kepada siswa-siswi SDN Mulyasejati 1 sebagai bentuk penanganan lanjutan terhadap kasus pelecehan seksual yang mana korbanya mengalami bully di sekolah dan tidak mau bersekolah. Sebelum diberi psikoedukasi di sekolah, para korban telah deep interview terlebih dahulu pada hari ke-tiga pada saat kegiatan homevisit sehingga para korban sudah mau untuk kembali bersekolah. Pada hari ke-sembilan tidak ada tamu dan pelaporan kasus baru yang masuk ke P2TP2A. Pada hari itu peserta kerja praktek diberitahukan bahwa esok hari akan diadakan training of traineer, maka peserta kerja praktek dan pengurus P2TP2A yang ada berdiskusi mengenai persiapan dan pembagian tugas dalam pelaksanaan training of trainer yang diadakan oleh P2TP2A esok hari. Hari kesepuluh sekaligus hari pelaksanaan training of traineer peserta kerja praktek bertugas sebagai panitia penerimaan tamu dan mengurusi pembagian konsumsi dari kegiatan training of trainer yang diadakan di gedung pemda dan dihadiri oleh seluruh satgas-satgas, relawan dan pengururs P2TP2A. Hari ke-sebelas kerja praktek dilaksanakan, P2TP2A menerima beberapa tamu yang merupakan mahasiswa yang meminta data-data kasus yang tercatat di P2TP2A dan menerima aduan mengenai perebutan hak asuh anak antara ibu kandung dengan pihak yang mengadopsi. Hari ke-duabelas P2TP2A menerima pelaporan istri dan anak yang mengalami penelantaran oleh suaminya sehingga menyebabkan anak pelapor tersebut mengalami guncangan psikologis. Kasus tersebut pernah ditangani oleh P2TP2A namun pelapor pada pelaporan pertama mengunakan pengacara lain untuk mendampingi kasus tersebut sehingga kasus tersebut dinyatakan selesai oleh P2TP2A sehingga apabila pelapor ingin mendapatkan pendampingan untuk anaknya maka pelapor harus mengikuti administrasi pelaporan baru. Lalu hari ke-tigabelas peserta magang yang ikut memberikan psikoedukasi pada siswa-siswi SDN Mulyasejati 1, diminta untuk 24
membuat laporan hasil kegiatan psikoedukasi sesuai dengan format laporan dari P2TP2A. Maka pada hari itu kegiatan yang dilakukan adalah mempelajari cara membuat laporan dari contoh-contoh yang diberikan oleh tenaga admistrasi dan membuat laporan kegiatan psikoedukasi. Pada hari ke-empatbelas kegiatan kerja praktek dilaksanakan P2TP2A menerima pelaporan dari rumah sakit mengenai seorang istri yang menjadi korban KDRT yang dilakukan oleh suaminya. Korban KDRT mengalami luka yang cukup parah dimana telinga korban digigit, tangan korban terluka akibat menahan serangan pisau dari suami dan mengenai bagian paha korban hingga robek. Pada awalnya peserta kerja praktek diminta untuk menemani korban apabila korban ditempatkan di rumah aman namun setelah berdiskusi dengan pihak-pihak terkait maka diputuskan korban ditempatkan di rumah dinas kecamatan. Pada saat korban berada di sekretariat P2TP2A, beberapa media elektronik datang untuk meliput kasus ini namun korban berkeberatan untuk dimintai keterangannya sehingga pihak P2TP2Alah yang membantu untuk melindungi keberadaan korban. Hari ke-limabelas tenaga admistrasi kesekretarisan meminta tolong untuk membuatkan membukuan bulanan dan pengarsipan untuk surat-surat yang masuk ke P2TP2A pada bulan Febuari 2018. Pada kesempatan itu peserta kerja praktek mewawancarai mengenai pekerjaan-pekerjaan apa saja yang menjadi tangung jawab tenaga administrasi karena hampir semua pekerjaan yang ada di P2TP2A diselesaikan oleh tenaga administrasi sekaligus menanyakan prosedur untuk meminta data-data kasus dari P2TP2A yang bersifat rahasia. Ketika peserta kerja praktek dan pengurus akan pulang salah satu relawan yang bertugas di ruma sakit melaporkan bahwa ada kasus penganiayaan pada seorang bayi. Pada hari ke-enambelas P2TP2A melakukan homevisit ke RSUD Karawang untuk menjenguk dan memantau kondisi terkini bayi yang dianiaya. Dalam kunjungan ke RSUD Karawang 2 orang peserta kerja praktek (1 PIO dan 1 Klinis) dan tenaga admistrasi sekretaris berkesempatan berdiskusi dengan dokter Dwi selaku relawan P2TP2A mengenai kronologis kejadian dan perkembangan kondisi bayi tersebut. Keesokan harinya kami berdiskusi mengenai kasus ini karena berdasarkan hasil penyelidikan polisi, pelaku penganiayaan adalah ibu kandung 25
dari si bayi itu sendiri. Kasus ini cukup menyita perhatian di P2TP2A karena masuk dalam berita TV nasional hingga kaprodi psikologi yang merupakan relawan di P2TP2A dimintai keterangannya mengenai kondisi psikologis pelaku untuk dijadikan rujukan penangan kasus lebih lanjut. Pada hari ke-delapanbelas P2TP2A menerima laporan dari keluarga yang anak-anaknya menjadi korban pelecehan seksual yang dilakukan oleh temantemannya. Peserta kerja praktek diminta untuk mendamping secara psikologis korban yang merupakan kakak beradik, namun korban sulit diajak untuk berkomunikasi terutama sang kakak pada awalnya. Ketika orangtua mereka sedang melakukan diskusi dengan pihak P2TP2A dan juga relawan, korban lama kelamaan mulai mau bercerita mengenai kejadian. Akhirnya diputuskan bahwa esok hari akan diadakan
pertemuan antara orangtua dan pelaku agar dapat
dilakukan mediasi karena orangtua korban menolak untuk melaporkan kasus ini ke pihak kepolisiaan. Esok harinya mediasi dilakukan antara keluarga korban dengan seluruh pelaku dan orang tuanya dengan mediator dari pihak P2TP2A. Para peserta kerja praktek mendapat bagian untuk melakukan pendampingan psikologis pada korban dan pelaku yang masih berusia antara 6-8 tahun lalu kasus ini diselesaikan secara kekeluargaan. Lalu hari ke-duapuluh kerja praktek dilaksanakan peserta kerja praktek mengikuti presentasi mengenai aplikasi “Si Lapor” yang merupakan aplikasi untuk membuat pelaporan-pelaporan kasus yang ada di masyarkat dan membutuhkan bantuan dari P2TP2A. Selain itu peserta kerja praktek diminta oleh pembimbing lapangan untuk menyerahkan hasil laporan kegiatan selama progam kerja praktek dilaksanakan untuk dikoreksi oleh pembimbing lapangan. Pada tanggal 5 April 2018 peserta kerja praktek menyerahkan hasil laporan untuk P2TP2A yang telah diperbaiki namun ada beberapa hal yang masih perlu diperbaiki, lalu pada tanggal 12 April 2018 peserta kerja praktek menyerahkan hasil laporan untuk P2TP2A dan disetujui. Selain menyerahkan laporan kegiatan kerja praktek, peserta kerja praktek dengan penjuruan pio menyerahkan hasil analisa pekerjaan kepada pembimbing yang juga menduduki posisi sebagai tenaga admistrasi untuk memastikan analisa yang dilakukan benar dan tepat. Dari analisa 26
pekerjaan yang diserahkan terdapat beberapa point yang kurang tepat sehingga harus diganti kalimatnya ataupun point tersebut harus dihapus. Setelah dikoreksi lalu diperbaiki analisa pekerjaan yang dibuat disetujui oleh pihak P2TP2A, sehingga hasil analisa pekerjaanpun ditanda tangani. (Tabel 4.1 Uraian kegiatan) Tanggal
Waktu
Deskripsi Kegiatan a. Pelepasan mahasiswa oleh Rektor UBP dan Dekan FBIS melalui rangkaian acara di Kampus lalu diantarkan oleh Kaprodi ke P2TP2A
1 Maret 2018
secara
simbolis
sebagai
tanda
09.00-16.00 penyerahan mahasiswa ke pihak P2TP2A. b. Dipilihkan divisi yang akan dianalisis oleh pembimbing lapangan di P2TP2A yaitu Divisi Konsultasi
Pelayanan,
Pendampingan
dan
Pemulihan Mempelajari struktur keorganisasian P2TP2A 2 Maret 2018
09.00-16.00 dan
mewawancarai
pengurus
P2TP2A
mengenai keorganisasian. Mempelajari sistem pengadministrasian kasus 5 Maret 2018
09.00-16.00 terhadap klien baru mulai dari penyambutan hingga pembuatan STTL. Berdiskusi bersama mengenai kasus-kasus
6 Maret 2018
09.00-16.00 yang terjadi di P2TP2A serta bagaimana penangan dan penyelesaian kasus tersebut. Menyerahkan kuesioner mengenai uraian an Divisi Konsultasi Pelayanan, Pendampingan
7 Maret 2018
09.00-16.00
dan Pemulihan kepada pengurus lain, selaku rekan kerja yang mengerti tugas dari Divisi Konsultasi
Pelayanan,
Pendampingan
dan
Pemulihan. 8 Maret 2018
09.00-16.00
Mempelajari profil P2TP2A melalui dokumen
27
Tanggal
Waktu
Deskripsi Kegiatan yang berisi mengenai latar belakang, tugastugas serta kasus-kasus di P2TP2A dalam kurun waktu tahun 2014-2015. Menerima aduan mengenai penelantaran yang dilakukan oleh suami (Jaksa) kepada anak dan
9 Maret 2018
09.00-16.00 istrinya dengan tidak pulang, memberikan
nafkah
dan
juga tidak
juga
menolak
mengakui anak-anaknya. Melakukan Psikoedukasi pada siswa-siswi 12 Maret 2018
09.00-16.00
SDN Mulyasejati 1 sebagai bentuk penanganan lanjutan terhadap kasus pelecehan seksual yang mana korbanya mengalami bully di sekolah. Diskusi mengenai persiapan dan pembagian
13 Maret 2018
09.00-16.00 tugas dalam pelaksanaan Training of trainer yang diadakan oleh P2TP2A Menjadi panitia kegiatan Training of trainer
14 Maret 2018
09.00-16.00 yang diadakan di pemda yang dihadiri oleh satgas-satgas, relawan dan pengurus P2TP2A. Menerima aduan mengenai perebutan hak asuh
15 Maret 2018
09.00-16.00 anak antara ibu kandung dengan pihak yang mengadopsi. Menerima aduan mengenai penelantaran yang
16 Maret 2018
09.00-16.00
dilakukan oleh suami hingga menyebabkan anak klien tersebut mengalami guncangan psikologis.
19 Maret 2018
09.00-16.00
Membuat laporan kegiatan psikoedukasi yang dilaksakan pada hari Senin. Menerima aduan mengenai korban KDRT
20 Maret 2018
09.00-16.00 yang
dilakukan
mengkoordinasikan
oleh
suami
penanganan
kasus
serta ini
28
Tanggal
Waktu
Deskripsi Kegiatan dengan melibatkan pihak kecamatan tempat korban tinggal.
21 Maret 2018
09.00-16.00
Melakukan pengarsipan untuk surat-surat yang masuk ke P2TP2A pada bulan Febuari 2018. Melakukan kunjungan ke RSUD Karawang untuk bertemu dengan ibu bayi Calista juga
22 Maret 2018
09.00-16.00 berdiskusi
dengan
dokter Dwi
mengenai
kronologis kejadian dan perkembangan kondisi bayi Calista. 23 Maret 2018
09.00-16.00
Berdikusi mengenai kasus bayi Calista. a.
Menerima
aduan
pencabulan
serta
mendampingi bermain korban yang merupakan kakak beradik selama orangtuanya melakukan 26 Maret 2018
09.00-16.00
diskusi. b. Menganti divisi yang akan dianalisis dari Divisi Konsultasi Pelayanan, Pendampingan dan Pemulihan menjadi Bagian sekretaris yang membantu proses pengadministrasian. a. Mendampingi secara psikologis korban dan pelaku pencabulan serta mengali informasi
27 Maret 2018
09.00-16.00
kronologis kejadian. b.
Memberikan
kuesioner
baru
karena
menganti divisi yang akan dianalisa kepada ibu Yani Widyani. Mengikuti persentasi aplikasi “ Si Pelapor”, 29 Maret 2018
09.00-16.00 yang akan di jadikan aplikasi resmi P2TP2A untuk melayani pelaporan dari masyarakat. Menyerahkan hasil laporan untuk P2TP2A dan
5 April 2018
12.00-16.00 memperbaiki
bagian-bagian
yang
perlu
dirubah.
29
Tanggal
Waktu
Deskripsi Kegiatan Menyerahkan hasil laporan untuk P2TP2A
12 April 2018
12.00-16.00 yang telah diperbaiki dan menyerahkan hasil analisa pekerjaan yang telah dibuat.
4.3 Hasil Analisa Pekerjaan Pada awalnya, hasil analisa pekerjaan menghasilkan spesifikasi dan uraian pekerjaan yang didasarkan oleh data dan informasi yang diambil selama program kerja praktek dilaksanakan. Berikut merupakan hasil awal pembuatan analisa pekerjaan sebelum dilakukan revisi perbaikan : (tabel 4.2 Jobspec awal) Spesifikasi Pekerjaan Tenaga Administrasi Kesekretarisan P2TP2A
1. Usia
: min. 20 tahun
2. Pendidikan
: min. SLTA sederajat
3. Pengalaman
: Ikut serta dalam kegiatan keorganisasian dan kegiatan sosial
4. Keahlian Khusus Keterampilan : - Mengoprasikan Komputer. Pengetahuan : - Mengerti, memahami serta mampu membuat suratsurat resmi secara sistematis. - Mengerti, memahami serta mampu membuat laporan secara sistematis. Kemampuan : -Teamwork - Problemsolving -Communicative -Analytical thinking 5. Karakteristik
: Pintar, cekatan dan flexibel.
6. Syarat Khusus Lain
: Siap bekerja dibawah tekanan
30
-Mengerjakan pekerjaan yang ditugaskan ketua diluar Job Desk.
(tabel 4.3 Jobsdesk awal) Uraian Pekerjaan
Nama Posisi
: Tenaga Administrasi Sekretaris
Jabatan
: Sekretaris
Atasan Langsung
: Ketua
Bawahan Langsung
:Tujuan
Membantu pekerjaan sekretaris dalam bidang administrasi. Uraian Kegiatan 1.
Mengelola administrasi kepegawaian, pencatatan absensi
Waktu Harian
pengurus, mencatat laporan kepegawaian dan membuat laporan mengenai kepegawaian. 2.
Mengelola admistrasi surat-menyurat, kearsipan dan invetarisasi
Harian
data P2TP2A. 3.
Melakukan pemantauan dan evaluasi pendampingan pada kasus
Harian
yang ditangani P2TP2A. 4.
Menerima dan melayani tamu yang datang ke P2TP2A dengan
Harian
mengajukan pengisian buku tamu, menanyakan kepentingan dan membantu untuk penyelesaian kepentingan yang bersangkutan. 5.
Melayani pengaduan-pengaduan baru, membantu korban yang
Harian
melapor mengisi STTL sebagai bentuk pelaporan ke P2TP2A dan melakukan pendampingan awal kepada para korban sebelum penunjukan pengurus ataupun relawan pendamping khusus. 6.
Menjadi admin untuk aplikasi “Si Pelapor” dengan mengelola,
Harian
mengawasi, dan mengkoordinasikan mengenai penanganan yang akan dilakukan untuk pelaporan-pelaporan yang masuk di dalam aplikasi.
31
7.
Melakukan koordinasi dengan pengurus dan relawan untuk
Harian
pendampingan pelapor. 8.
Melakukan koordinasi dengan pengurus dan relawan mengenai kegiatan-kegiatan yang ada di P2TP2A.
9.
Mengumpulkan laporan-laporan dari relawan ahli mengenai hasil
Bulanan/
pelayanan pendampingan yang dilakukan lalu menyusun laporan
Tahunan
tersebut menjadi laporan pertangungjawaban kepada ketua mengenai jumlah kasus, penanganan dan penyelesaian kasus-
Sewaktu-
kasus yang ditangani oleh P2TP2A dalam kurun waktu yang
waktu
ditentukan. 10. Melaksanakan tugas-tugas yang diberikan oleh ketua P2TP2A. Tanggung Jawab Pemberian Pengawasan
:-
Penerima Pengawasan
: Ketua P2TP2A
Alat
: Komputer, Alat Komunikasi, Wi-fi dan ATK. Wewenang
1.
Menunjuk relawan dan pengurus yang menjadi pendamping khusus sesuai dengan kebutuhan pendampingan kasus yang disetujui oleh ketua P2TP2A.
2.
Menjadwalkan kegiatan pendampingan antara pelapor dan terlapor dengan relawan pendamping berdasarkan kesepakatan bersama.
3.
Membaca dan memeriksa laporan hasil kegiatan pendampingan kasus dari relawan ahli dan pengurus pendamping.
4.
Memasukan pengurus dan relawan untuk menjadi admin dalam aplikasi “Si Pelapor”.
5.
Memberikan data-data kasus kepada pihak-pihak yang membutuhkan dengan syarat membawa surat pernyataan resmi dari instansi terkait.
Setelah dibuat dan disusun, hasil analisa pekerjaan diserahkan ke pada pemengang jabatan/posisi untuk diperiksa dan diperbaiki agar lebih sesuai dalam menggambarkan pekerjaan yang dianalisis. Terdapat point yang dihapuskan dalam spesifikasi jabatan pada bagian karakteristik yaitu, pintar dan cekatan. Pada uraian pekerjaan bagian uraian kegiatan point 6 dihapuskan karena belum menjadi 32
pekerjaan rutin yang dilakukan selama satu bulan penuh, lalu pada bagian wewenang point ke 4 dihapuskan dengan alasan yang sama, dan beberapa point kalimatnya diubah agar lebih sesuai dengan pekejaan yang dianalisis. Berikut merupakan hasil analisa pekerjaan yang telah diperbaiki : (tabel 4.4 Jobspec akhir) Spesifikasi Pekerjaan Tenaga Administrasi Kesekretarisan P2TP2A
1. Usia
: min. 20 tahun
2. Pendidikan
: min. SLTA sederajat
3. Pengalaman
: Ikut serta dalam kegiatan keorganisasian dan kegiatan sosial
4. Keahlian Khusus Keterampilan : - Mengoprasikan Komputer. Pengetahuan : - Mengerti, memahami serta mampu membuat suratsurat resmi secara sistematis. - Mengerti, memahami serta mampu membuat laporan secara sistematis. Kemampuan : -Teamwork -Problemsolving -Communicative -Analytical thinking 5. Karakteristik
: Flexibel.
6. Syarat Khusus Lain
: Mengerjakan pekerjaan yang ditugaskan ketua diluar Job Desk.
(tabel 4.5 Jobdesk akhir) Uraian Pekerjaan
Nama Posisi
: Tenaga Administrasi Sekretaris
Jabatan
: Sekretaris
33
Atasan Langsung
: Ketua
Bawahan Langsung
:Tujuan
Membantu pekerjaan sekretaris dalam bidang administrasi. Uraian Kegiatan 1.
Mengelola administrasi kepegawaian, pencatatan absensi
Waktu Harian
pengurus, mencatat laporan kepegawaian dan membuat laporan mengenai kepegawaian. 2.
Mengelola admistrasi surat-menyurat, kearsipan dan invetarisasi
Harian
data P2TP2A. 3.
Melakukan pemantauan dan evaluasi pendampingan pada kasus
Harian
yang ditangani P2TP2A. 4.
Menerima dan melayani tamu yang datang ke P2TP2A dengan
Harian
mengajukan pengisian buku tamu, menanyakan kepentingan dan membantu untuk penyelesaian kepentingan yang bersangkutan. 5.
Melakukan koordinasi dengan pengurus dan relawan untuk
Harian
pendampingan pelapor. 6.
Melakukan koordinasi dengan pengurus dan relawan mengenai
Harian
kegiatan-kegiatan yang ada di P2TP2A. 7.
Mengumpulkan laporan-laporan dari relawan ahli mengenai
Bulanan/
hasil pelayanan pendampingan yang dilakukan lalu menyusun
Tahunan
laporan tersebut menjadi laporan pertangungjawaban kepada ketua mengenai jumlah kasus, penanganan dan penyelesaian
8.
kasus-kasus yang ditangani oleh P2TP2A dalam kurun waktu
Sewaktu-
yang ditentukan.
waktu
Melaksanakan tugas-tugas yang diberikan oleh ketua P2TP2A. Tanggung Jawab
Pemberian Pengawasan
:-
Penerima Pengawasan
: Ketua P2TP2A
Alat
: Komputer, Alat Komunikasi, Wi-fi dan ATK. Wewenang
1.
Memberikan referensi pilihan relawan dan pengurus yang akan dijadikan
34
pendamping khusus sesuai dengan kebutuhan pendampingan kasus yang disetujui oleh ketua P2TP2A. 2.
Menjadwalkan kegiatan pendampingan antara pelapor dan terlapor dengan relawan pendamping berdasarkan kesepakatan bersama.
3.
Melakukan evalusi mengenai pelayanan terhadap kasus yang tengah ditangani oleh P2TP2A.
4.
Memberikan data-data kasus kepada pihak-pihak yang membutuhkan dengan syarat membawa surat pernyataan resmi dari instansi terkait.
4.4 Permasalahan dan Solusi Dalam pelaksanaan kerja praktek yang dilakukan selama l48 jam, tidak dipungkiri terdapat beberapa hal yang ditemui dan menjadi permasalahan yang menghambat jalannya program kerja praktek. Dibalik permasalahan-permasalahan yang ditemui terdapat beberapa hal yang dapat dijadikan pelajaran untuk menghadapi permasalahan dan memecahkan masalah kedepannya. Solusi dari permasalahan-permasalahan yang ditemui kebanyakan adalah dengan melakukan komunikasi dan koordinasi yang baik dengan pihak-pihak terkait. 4.4.1 Permasalahan Hal yang akan dipaparkan merupakan permasalahan-permasalahan yang ditemui selama kerja praktek dilaksanakan mulai dari persiapan program kerja praktek hingga tersusunya laporan hasil kerja praktek. Adapun permasalah yang ditemui adalah : 1. Sistem administrasi pendaftaran kerja praktek tidak dilakukan sesuai dengan perencanaan yang dibuat dan minimnya sosialisasi mengenai cara menggunaan web resmi kerja praktek Universitas Buana Perjuangan. 2. Instansi tempat kerja praktek dilaksanakan tidak memiliki uraian dan spesifikasi pekerjaan yang dibuat secara khusus dan sistematis untuk masing-masing jabatan/posisi yang ada.
35
3. Ketua dan anggota dari divisi yang akan dianalisis sulit ditemui dan dihubungi, terutama ketua divisi yang akan dijadikan narasumber informasi namun yang bersangkutan sedang mejalankan ibadah umroh. 4. Sistematikan pembuatan laporan untuk kerja praktek terlalu rancu sehingga sedikit menyulitkan. 5. Sulitnya bertemu dengan pengurus-pengurus selain tenaga admistrasi di sekretariat P2TP2A menjadikan sumber informasi dan data yang didapatkan terbatas pada pemegang jabatan. 4.4.1 Solusi Hal yang akan dipaparkan merupakan solusi dari permasalahanpermasalahan yang ditemui selama kerja praktek dilaksanakan mulai dari persiapan program kerja praktek hingga tersusunya laporan hasil kerja praktek. Adapun solusi dari permasalah yang ditemui adalah : 1. Diadakan sesi-tanya jawab dan sosialisasi mengenai program kerja praktek yang akan dilaksanakan pada tanggal 1 Maret 2018 atau pada hari pertama kerja praktek dimulai. 2. Berdiskusi dengan dosen membimbing dan diputuskan untuk membuat uraian dan spesifikasi pekerjaan untuk salah satu divisi yang ada di instasi tempat kerja praktek dilaksanakan. 3. Menganti divisi yang akan dianalisis dari divisi konsultasi pelayanan, pemulihan, dan pendampingan menjadi tenaga administrasi sekretaris berdasarkan hasil diskusi dengan dosen pembimbing dan pembimbing lapangan. 4. Berdiskusi dengan dosen membimbing mengenai sistematika penulisan laporan dan berdiskusi dengan teman sejawat yang telah menyelesaikan terlebih dahulu laporan kerja prakteknya. 5. Mengoptimalkan menggalian informasi pada pemegang dengan cara menggabungkan beberapa metode agar data yang diperlukan dapat terpenuhi.
36
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan Kegiatan kerja praktek di P2TP2A Karawang yang dilaksanakan selama 148 jam ini, memberikan pengalaman dan membuka wawasan untuk mahasiswa dalam mempelajari pekerjaan dan menyiapkan diri di dunia kerja sesungguhnya. P2TP2A sebagai lembaga keorganisasian yang bergerak dibidang sosial yang memfokuskan pada perlindungan dan pemberdayaan perempuan dan anak ini memberikan wadah untuk mahasiswa mengaplikasikan teori-teori yang telah dipelajari untuk menjelesaikan permasalahan-permasalahan yang terjadi di masyarakat. Mahasiswa sebagai peserta kerja praktek diikut sertakan dalam segala kegiatan yang diadakan dan diikuti oleh P2TP2A mulai dari kegiatan pengadministrasian pelaporan kasus baru, penangan kasus yang sedang ditangani oleh P2TP2A, homevisit sebagai tindak lanjut penangan kasus, kegiatan training of trainer untuk memperkuat jaringan informasi semua pengurus dan relawan P2TP2A hingga mengikut presentasi aplikasi “Si Lapor” sebagai platform resmi P2TP2A. P2TP2A sebagai sebuah lembaga dan organisasi yang berada dibawah naungan kementerian pemberdayaan perempuan dan perlindungan anak memiliki tugas pokok dan fungsi (selanjutnya di sebut TuPokSi) sebagai organisasi yang tercantum dalam dokumen “Profil P2TP2A tahun 2014-2015” namun TuPokSi untuk jabatan-jabatan dan divisi-divisi yang ada tidak tercamtum baik dalam dokumen “Profil P2TP2A tahun 2014-2015” maupun dokumen-dokumen lain. Ketidaan dokumen yang menjelaskan mengenai TuPoksi jabatan dan divisi ini menyebabkan ketumpang tindihan tugas dan kewajiban yang dilaksanakan oleh para pengurus P2TP2A, untuk itu pada pelaksanaan kegiatan kerja praktek ini dibutlah uraian dan spesifikasi dari salah satu jabatan/posisi yang ditunjuk oleh membimbing lapangan yaitu posisi tenaga administrasi sekertaris.
37
Uraian dan spesifikasi pekerjaan dari jabatan/posisi dibuat berdasarkan hasil pengamatan terhadap pengurus yang menjabat posisi tersebut selama kegiatan magang dilaksakan, lalu mengunakan media kuesioner untuk mengali hal-hal yang tidak dapat teramati dengan baik sehingga informasi yang didapat lebih mendalam juga beragam dan yang terakhir adalah melakukan sesi tanyajawab kepada pemangku jabatan untuk memastikan apakah informasi yang telah didapatkan mengenai uraian dan spesifikasi pekerjaan dari posisi tenaga administasi sudah tepat. Selain membuat uraian dan spesifikasi pekejaan, P2TP2A pun meminta kepada peserta kerja praktek untuk membuat laporan kegiatan selama program magang dilaksankan untuk dijadikan bukti dan arsip di P2TP2A Diharapakan dengan adanya uraian dan spesifikasi pekerjaan dari posisi tenaga administrasi sekertaris ini dapat berguna untuk pemegang jabatan sehingga tumpang tindih tugas dan kewajiban dapat diminimalisir dan apabila terjadi rotasi ataupun pergantian pengurus untuk posisi tenaga admistrasi telah terdapat spesifikasi pekerjaan yang memudahkan untuk mencari orang yang tepat untuk mengisi pekerjaan dari posisi tersebut dan kehadiran peserta kerja praktek dapat membantu dan berguna dalam penyelesaian tugas-tugas yang diemban oleh P2TP2A.
5.2 Saran Berdasarkan kegiatan kerja praktek yang telah dilaksanakan, terdapat beberapa hal yang dapat dijadikan masukan dan saran kepada : 5.2.1 P2TP2A 1. Membuat Tugas Pokok dan Fungsi untuk seluruh jabatan dan divisidivisi yang ada. 2. Pengkoordinasian tugas dan kewajiban yang lebih instesif kepada seluruh pengurus dan satgas P2TP2A sehingga tidak terjadi misscominication ketika menangani sebuah kasus.
38
3. Pembaharuan sistem administrasi yang berbasis teknologi karena sistem pengadministrasian masih dilakukan secara manual. 4. P2TP2A mampu menjalankan tugas secara tuntas dan menyelesaikan permasalahan secara cepat dan efektif. 5.2.2 Universitas 1. Mempersiapkan sistem dan sosialisasi untuk menunjang kegiatan kerja praktek secara matang dan tepat waktu. 2. Pemberian informasi antara pihak universitas dengan dosen pembimbing lalu dosen pembimbing dengan mahasiswa dilakukuan secara intensif dan akurat sehingga tidak ada kesimpangsiuran juga kesalahan infomasi yang diberikan dalam pelaksanaan kegiatan kerja praktek. 3. Perbaikan terhadap sistem platform http://kpfbis.ubpkarawang.ac.id/ yang masih banyak memiliki kekurangan sehingga menyulitkan mahasiswa dalam pengisian daily-log. 4. Mempermudah
dan
mempercepat
dalam
pengurusan
verifikasi
pembayaran dan admistrasi persuratan yang dibutuhkan mahasiswa dalam kegiatan kerja praktek ini. 5.2.3 Mahasiwa Lain 1. Mempersiapkan secara matang perencanaan kegiatan magang yang akan dilaksanakan. 2. Melakukan tijauan awal sebelum kerja praktek dilaksanakan agar permasalahan-permasalah yang terjadi dapat diprediksi sebelumnya sehingga tingkat kesulitan pemecahan permasalahan dapat diperkirakan. 3. Melakukan komunikasi yang baik dengan dosen pembimbing dan pembimbing lapangan agar memudahkan pengerjaan tugas-tugas yang diberikan dan tidak terjadi miss komunikasi. 4. Melaksanakan kegiatan dengan rasa tangung jawab dan disiplin untuk menjaga kreabilitas nama Universitas Buana Perjuangan. 5. Menjadikan kegiatan kerja praktek sebagai media pengaplikasiaan teoriteori yang telah dipelajari sebelumnya.
39
DAFTAR PUSTAKA
Hangraeni, Dewi. 2012. Manajemen Sumber Daya Manusia. Depok : Penerbitan FEUI Humaniora, tim. 2015. Pendoman Kerja Praktek Lapangan. Malang : Humaniora Publishing Moekijat. 2008. Analisa Jabatan. Bandung : Mandar Maju P2TP2A. 2015. Profil P2TP2A tahun 2014-2015. Karawang Zainal, Veitzhal Rivai, dkk. 2009. Manajemen Sumber Daya Manusia untuk Perusahaan. Depok : Rajawali Pers
Lampiran
KARTU KEHADIRAN MAHASISWA UNIVERSITAS BUANA PERJUANGAN KARAWANG FAKULTAS BISNIS DAN ILMU SOSIAL
NIM Nama Kelas Nama MK NO
: 15416273201024 : ATIKNURHALIZA : PS15A : KERJA PRAKTIK
TANGGAL
Nama Dosen Waktu Kuliah Tahun Ajar Program Studi MATERI
: ___________________ : ___________________ : 2017-2018 : PSIKOLOGI
METODE
PARAF
1 2 3 4 5 6 7 8
Ujian Tengah Semester
9 10 11 12 13 14 15 16
Ujian Akhir Semester
Catatan : 1. Kartu di bawa setiap kuliah dan paraf dosen 2. Saat pendaftaran UAS kartu dikumpulkan ke dosen MK 3. Metode diisi oleh kuliah atau praktek/praktikum
Diketahui Oleh : KETUA PROGRAM STUDI CEMPAKA PUTRIE, S.PSI., M.PSI
Lampiran
Spesifikasi Pekerjaan Tenaga Administrasi Kesekretarisan P2TP2A
1. Usia
: min. 20 tahun
2. Pendidikan
: min. SLTA sederajat
3. Pengalaman
: Ikut serta dalam kegiatan keorganisasian dan kegiatan sosial
4. Keahlian Khusus Keterampilan : - Mengoprasikan Komputer. Pengetahuan : - Mengerti, memahami serta mampu membuat suratsurat resmi secara sistematis. - Mengerti, memahami serta mampu membuat laporan secara sistematis. Kemampuan : -Teamwork - Problemsolving -Communicative -Analytical thinking 5. Karakteristik
: Flexibel.
6. Syarat Khusus Lain
: Mengerjakan pekerjaan yang ditugaskan ketua diluar Job Desk.
Lampiran
WAWANCARA
1. Berapa banyak waktu yang digunakan untuk menyelesaikan tugas-tugas penting? Jawaban : Tidak ada batas waktu yang ketat untuk penyelesaian tugas, penyelesaian tugas tergantung pada tingkat kesulitan dan kegawatan tugas.
2. Tugas-tugas seperti apa yang dapat dikelompokan berdasarkan jenis suatu pekerjaan? Jawaban : Tugas-tugas yang berkaitan dengan laporan-laporan dan penanganan kasus dikelompokan satu lalu ada tugas yang diberikan oleh ketua dan tugas yang biasa dikerjakan sehari-hari seperti absensi pengurus, koordinasi dan evaluasi.
3. Bagaimana cara menggembangkan SDM di posisi saudara? Jawaban : Tidak ada, hanya setiap tahun diadakan pelatihan untuk seluruh pengurus, satgas dan relawan P2TP2A.
4. Jenis keahlian apa yang diperlukan untuk posisi yang diduduki saudara? Jawaban : Tidak ada, yang penting sabar, ulet dan fleksibel.
5. Jenis pendidikan apa yang diperlukan untuk meningkatkan kualitas kinerja diposisi saudara? Jawaban : Tidak ada, yang penting mempuni saja.
6. Jenis keterampilan seperti apa yang diperlukan untuk meningkatkan kualitas kinerja diposisi saudara? Jawaban : Bisa komputer dan mengerti mengenai surat-menyurat secara resmi.
Lampiran
CHECKLIST OBSERVASI
No
Kegiatan
Sering
1.
Evaluasi dan koordinasi dengan pengurus lain di
Jarang
P2TP2A. 2.
Administrasi dan pengarsipan surat dan laporan.
3.
Pelayanan pengaduan pada pelaporan-pelaporan
kasus. 4.
Melakukan tugas yang diberikan ketua P2TP2A.
5.
Administrasi kepegawaian (Absensi).
Ket. Sering
= Dilakukan lebih dari 3 kali seminggu.
Terkadang
= Dilakukan kurang dari 3 kali seminggu.
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
Atik Nurhaliza. Lahir di Karawang tanggal 5 juli 1997. Menamatkan sekolah di SDN Nagasari II Karawang, SMPN 3 Karawang Barat, SMAN 5 Karawang. Saat ini menjalankan studi di UNIversitas Buana Perjuangan Karawang, Fakultas Ilmu Bisnis dan Sosial, Program Studi Psikologi.
