Logbook Distribusi-Resume (Siska Indah 1941013046) PDF [PDF]

Citation preview

LOGBOOK



PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER BIDANG DISTRIBUSI PROGRAM STUDI PROFESI APOTEKER FAKULTAS FARMASI UNIVERSITAS ANDALAS



Hari ke: 1-13 Kegiatan



Tanggal: 6-18 April 2020 Keterangan (tempat/nama pemateri/dll) Mengerjakan tugas dan berdiskusi dengan - Membuat resume pembimbing 1 meliputi : tentang CDOB pada PT a) Personalia Tri Sapta Jaya yang b) Keluhan pelanggan diberikan oleh c) Inspeksi diri pembimbing 1 (Novi d) Pengadaan Rini Novita, S.Farm, e) Area masuk dan keluar gudang Apt) f) Penyimpanan barang di gudang g) Suhu penyimpanan h) Pembersihan di ruang penyimpanan (gudang) i) Pengemasan barang saat pengiriman j) Penyaluran k) Kualifikasi l) Membahas dan diskusi tentang PT. Tri Sapta Jaya



Resume materi/Kegiatan 1. PERSONALIA (STRUKTUR APOTEKER DIDISTRIBUSI)



ORGANISASI



DAN



PEKERJAAN



Struktur Organisasi di PT Tri Sapta Jaya



Tugas dan tanggung jawab apoteker di PT Tri Sapta Jaya 1. Memastikan bahwa system manajemen mutu diterapkan dan dipelihara 2. Berfokus pada manajemen kegiatan yang terkait dan kebenaran dalam melakukan dokumentasi 3. Memastikan bahwa program pelatihan awal dan berkelanjutan diterapkan dan dipelihara terkait dengan CDOB 4. Memastikan pengadaan, penyimpanan, dan pengiriman produk yang sesuai dengan peraturan 5. Mengkoordinasi dan segera melakukan operasi penarikan kembali untuk produk recall 6. Memastikan bahwa keluhan pelanggan yang relevan ditangani dengan secara efektif 7. Memastikan kualifikasi pemasok, pelanggan, dan subkontrak yang sesuai dengan CDOB 8. Memastikan bahwa inspeksi diri dilakukan dengan tepat 9. Berpartisipasi dalam pengambilan keputusan untuk karantina atau pemusnahan produk yang dipalsukan, rektur, ditolak, dicurigai palsu



10. Menyetujui pengembalian produk ke stock yang dapat dijual 11. Mendelegasikan pekerjaan ke apoteker/tenaga teknis kefarmasian resmi selama ketidakhadiran dalam periode tertentu dan menyimpan catatan tugas yang didelegasikan 12. Memastikan bahwa syarat bahwa syarat yang dikenakan pada produk tertentu oleh undang-undang selalu dipatuhi 13. Berpartisipasi dalam membuat perjanjian dengan vendor 14. Memeriksa kebenaran surat pesanan (SP) 15. Memastikan faktur dibuka sesuai SP dan mengarsipkannya 16. Menandatangani dokumen yang terkait dengan keluar masuknya obatobatan 17. Membuat laporan ke BPOM dan DINKES 18. Membuat surat pesanan (SP) ke supplier 19. Melakukan pekerjaan lain yang diberikan atasan terkait dengan bidang tugasnya. II. PENANGANAN KELUHAN Langkah- langkah penanganan keluhan : 1. Harus dicatat dan dikategorisasi, terkait mutu atau pelayanan 2. Lakukan analisis setiap keluhan (trend analysis) 3. Setiap keluhan harus ditindaklanjuti dengan segera. Kalau terkait mutu harus segera ditindaklanjuti dengan melaporkan kepada PBF Pusat/Prinsipal 4. Semua catatan terkait Penanganan Keluhan harus terdokumentasi Keluhan pelanggan merupakan keluhan dari pelanggan TSJ (Tri Sapta Jaya) yang disampaikan langsung ke kantor melalui via telfon, via note dan via salesman. Keluhan yang terjadi di TSJ (Tri Sapta Jaya) ini berupa : - Barang yang datang tidak sesuai - Jumlah barang kurang atau berlebih - Barang yang diterima tidak sesuai pesanan Keluhan langsung diterima oleh Apoteker Penanggungjawab di PBF TSJ (Tri Sapta Jaya) yaitu kak Pipit. Setelah diterima apoteker penanggungjawab langsung konfirmasi ke kepala gudang dan langsung di cek, jika saat pemesanan terjadi pengiriman barang yang kurang, dan jika stok masi ada di gudang maka barang langsung di kirimkan, disertakan dengan dengan membuat berita acara. Apoteker penanggungjawab di TSJ (Tri Sapta Jaya) akan melaporkan tiap bulannya ke pusat. Di laporan tersebut akan tertulis



CAPA temuannya dan waktu close CAPA nya. Keluhan pelanggan dibuatkan trand analysis nya tiap 3 bulan sekali , tujuannya untuk melihat keluhan apa yang paling banyak dalam periode 3 bulan tersebut. Jadi, di TSJ (Tri Sapta Jaya) apabila terjadi kesalahan dalam pemesanan apoteker penanggungjawab konfirmasi ke sales. Untuk barang yang belom sampai ke outlet dan akan dikonfirmasi ke expedisi. Expedisi terbagi atas 2, yaitu expedisi internal dan eksternal. Untuk yang internal expedisi akan mengantarkan barang ke apotek dalam kota dan merupakan karyawan dari TSJ (Tri Sapta Jaya). Sedangkan, eksternal mengantarkan barang ke luar kota menggunakan pihak ketiga yaitu zataka (bukan karyawan TSJ). Zataka akan bersiap setiap hari jam 3 untuk mengambil barang di TSJ (Tri Sapta Jaya) untuk dikirim keluar kota. Apabila terjadi kerusakan barang saat pengiriman di luar kota, maka zataka akan mengganti harga nilai produk sesuai dengan perjanjian dari pihak TSJ (Tri Sapta Jaya) dan pihak Zataka, sedangkan produknya tetap dikembalikan ke pihak TSJ (Tri Sapta Jaya) sebagai distributor, selanjutnya barang yang rusak tersebut akan di rektur ke pusat. III. INSPEKSI DIRI 1. Harus dibuat Tim Inspeksi Diri yang ditunjuk oleh pimpinan/kepala Cabang 2. Tim Inspeksi Diri melaporkan kepada pimpinan/kepala cabang hasil pelaksanaan inspeksi 3. Tim Inspeksi Diri melakukan evaluasi terhadap hasil inspeksi dan mengevaluasi tindak lanjut (CAPA) temuan 4. Pelaksanaan inspeksi diri dan tindak lanjutnya harus terdokumentasi 5. Inspeksi diri harus dilakukan juga untuk kegiatan yang disubkontrakkan (pihak ke-3) Inspeksi diri merupakan audit/pemeriksaan oleh badan BPOM, tapi pengauditan dilakukan oleh TSJ (Tri Sapta Jaya) itu sendiri. Banyak aspek yang di audit dalam inspeksi diri tidak hanya tentang aspek CDOB, namun juga tentang operasional (apakah kegiatan yang dilakukan sudah sesuai SOP), audit manajemen, sales dan lain-lain. Untuk pelaksanaanya sendiri di TSJ (Tri Sapta Jaya) sekali dalam setahun. Di TSJ (Tri Sapta Jaya) pelaksanaan inspeksi diri tiap tahunnya berbeda-beda aspek. Untuk tahun ini TSJ (Tri Sapta Jaya) melaksanakan inspeksi tentang CDOB dan CDAKB. Tim Inspeksi Diri merupakan orang yang sudah mendapatkan pelatihan tentang CDOB (karyawan TSJ). Selain pemeriksaan Inspeksi diri oleh BPOM, BPOM juga melakukan pemeriksaan terkait semua aspek CDOB seperti surat pesanan, pengadaan, penyaluran, kondisi gudang, suhu gudang, penjualan dan lain-lain.



Tujuan Inspeksi diri bertujuan untuk mengevaluasi seluruh sistem operasional di Fasilitas Distribusi dalam semua aspek yang dapat mempengaruhi mutu obat dan/atau bahan obat serta memastikan keefektikan Sistem Mutu yang diterapkan. Inspeksi diri bukan hanya untuk mencari kesalahan atau kelemahan yang ada tapi lebih utama untuk mencari cara pencegahan dan mengatasi masalah secara efektif. IV. PENGADAAN Pengadaan adalah kegiatan untuk memenuhi kebutuhan operasional yang telah ditetapkan didalam fungsi perencanaan, penentuan, kebutuhan maupun anggaran. Didalam pengadaan dilakukan proses pelaksanaan rencana pengadaan dari fungsi perencanaan dan penentuan kebutuhan, serta rencana pembiayaan dan fungsi penganggaran. Proses pengadaan dikatakan baik apabila tersedianya obat dengan jenis dan jumlah yang cukup sesuai dengan mutu yang terjamin serta dapat diperoleh pada saat yang diperlukan. Pengadaan obat dilakukan dengan membuat Surat Pesanan (SP) atau di TSJ disebut dengan PO (Phurchase Order) kepada manufaktur atau PBF lain. PO ditandatangani oleh Apoteker Penanggung Jawab yaitu kak Pipit (APJ di Tri Sapta Jaya) dengan mencantumkan stempel dan tanda tangan, komponen SP meliputi tangan, nomor SP, nama Suplier, nama obat, satuan obat, dan jumlah obat. Lembar PO untuk obat yang mengandung prekursor dibuat terpisah dari PO obat keras dan OTC lainnya. PO dibuat dengan system. System PO untuk pengadaan di TSJ (Tri Sapta Jaya) : Sales membuat UPC (Usulan Permintaan Cabang) Apoteker Penanggung jawab (APJ) setuju Sales Manager Pusat setuju Apoteker Penanggung Jawab Pusat Setuju : Cabang baru bisa print PO untuk dikirim ke supplier Ditolak : Barang dikirim dari cabang lain (yang ready stoknya) Pengadaan dari TSJ (Tri Sapta Jaya) ada 2 sumbernya, pusat dan supplier loka seperti APL, MBS, Enseval dan lain-lain. TSJ (Tri Sapta Jaya) hanya menyalurkan OTC, obat keras, precursor dan alat kesehatan, sedangkan untuk narkotika dan precursor tidak. PO dibuat berdasarkan



prinsipalnya, seperti untuk memesan produk dari berno, hexfarm jaya, quantum, merck , lapi dan lain-lain harus dipisah PO nya. Untuk alkes biasanya berupa masker, tes kehamilan, kondom, cotton bud, kapas dan lainlain. Pada saat wabah COVID 19 pada saat ini, TSJ (Tri Sapta Jaya) tetap memproduksi masker namun dengan harga yang lumayan maha, Karen bahan baku pembuatan masker diimpor dari luar negeri sehingga biaya produksi meningkat ditambah nilai dollar juga naik. Itulah yang menyebabkan masker menjadi langka, Jikapun ada, TSJ (Tri Sapta Jaya) akan mengutamakan penjualan ke Rumah Sakit daripada Apotek, karena tenaga medis lebih membutuhkan. Kendala yang sering dihadapi dilapangan saat pengadaan adalah barang yang dipesan dari pusat membutuhkan waktu yang cukup lama untuk sampai ke cabang. V. AREA MASUK DAN KELUAR GUDANG Area masuk dan keluar gudang di TSJ (Tri Sapta Jaya) ada 2 pintu terpisah dan diberi penandaan “masuk” dan “keluar”. Pintu masuk untuk jalur barang yang datang dari pusat supplier barang retur dan lain-lain, sedangkan pintu keluar untuk barang yang sudah jadi, faktur dikirim ke apotek-apotek. Di depan gudang wajib ditempelkan denah apar dan pest control. Pest Control adalah aktifitas pencegahan serangga, tikus dan sejenisnya yang jika tidak dilakukan dapat menyebabkan kerusakan pada barang baik secara fisik maupun kualitas serta dapat berpengaruh negatif pada kesehatan staff gudang. Pest Control dilakukan oleh perusahaan penyedia jasa pest control yang memiliki kemampuan didalam bidangnya atau dilakukan sendiri dengan cara mempersiapkan peralatan penangkap tikus beserta racunya dan ditempatkan disetiap pintu masuk/keluar. Untuk memberi penandaan agar penyimpanan produk tidak melebihi garis maka dibuat marka (pembatas). Pintu masuk dan keluar gudang terdapat masing-masing 1 gembok/kunci. Kunci gudang di pegang oleh kepala gudang Apoteker Penanggungjawab (APJ). Yang boleh masuk kedalam gudang hanya petugas gudang dan Apoteker Penanggungjawab (APJ) di TSJ (Tri Sapta Jaya). Jika pun harus masuk selain petugas gudang dan APJ seperti karyawan TSJ (Tri Sapta Jaya), maka harus mendapat izin terlebih dahulu dari APJ (Apoteker Penanggungjawab). Sedangkan orang luar (bukan anggota Tri Sapta Jaya) tidak boleh masuk gudang. Yang masuk gudang wajib mengisi buku tamu yang telah disediakan untuk setiap harinya. Biasanya gudang buka dari jam 8 sampai jam 4 sore.



Area masuk dan keluar gudang Digudang terdapat beberapa ruangan seperti ruang fatur (ED dekat, recall dan barang rusak), cool room, alkes dan lain-lain. Pada ruangan cool room digunakan untuk penyimpanan obat dibawah 25°C. Untuk ruang cool room wajib di kalibrasi sekali dalam setahun. Digudang terdapat 2 lantai untuk lantai satu untuk menyimpan alkes, consumer, produk herbal dan ruang cool room. Sedangkan lantai 2 untuk menyimpan OOT (Obat obat tertentu), precursor, dan obat keras. Pada ruang retur apabila ada barang yang ED nya sudah dekat (6 bulan), maka setiap bulan Apoteker penanggung jawab di TSJ (Tri Sapta Jaya) wajib mengirim email ke kepala cabang, kepala gudang dan SPV sales. Jika, ada barang yang sudah ED atau rusak atau tidak bisa digunakan lagi maka TSJ (Tri Sapta Jaya) akan meretur ke pusat dan akan dilakukan pemusnahan di pusat. Karena cabang tidak boleh melakukan pemusnahan di cabang. Syarat untuk masuk kedalam gudang cukup menggunakan sepatu tertutup dan helm. Untuk penyusunan barang TSJ (Tri Sapta Jaya) biasanya menggunakan system locator, jadi setiap obat ada masing-masing locatornya. 1 locator isinya 4-5 item. Selain itu, gudang juga dilengkapi kamera CCTV. Untuk kartu stok juga menggunakan system oracle.



VI. PENYIMPANAN



Ruang peyimpanan (gudang di TSJ) Prinsip penyimpanan barang di TSJ (Tri Sapta Jaya) berdasarkan bentuk sediaan dan jenis produk. Untuk bentuk sediaan seperti syrup ditempatkan dirak paling bawah dan tumpukkannya tidak boleh terlalu tinggi karena takutnya botol syrup menjadi pecah dan tidak dapat digunakan lagi. Penyimpanan barang di TSJ (Tri Sapta Jaya) tidak boleh bersentuhan dengan lantai dan dinding. Suhu penyimpanan digudang ada 2 macam yaitu suhu dibawah 25°C (cool room) dan dibawah 30°C. Pada ruang retur (ED dekat, recall dan barang rusak). Untuk yang retur bad seperti barang rusak/ tidak bisa digunakan lagi berarti barang tidak bisa diperjualbelikan lagi, hanya untuk penyimpanan sendiri. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa barang/produk tersebut tidak terkirim ketujuan dan memastikan barang-barang tsb dimusnahkan secara keseluruhan. Sedangkan, untuk retur good seperti ED dekat (6 bulan), recall/ barang masih dapat digunakan, maka barang tetap dimasukkan dalam ruang retur namun penyimpanannya dipisah dan diberi penandaan khusus. Di TSJ (Tri Sapta Jaya) tidak ada barang yang dikemas ulang. Untuk precursor dan OOT (Obat-obat tertentu) tidak disimpan diruang khusus namun, disimpan dilantai 2 dan penyimpanannya dipisah dan diberi penandaan khusus. Untuk penandaaanya itu seperti untuk barang precursor diberi penandaan “prekursor”, suplemen diberi penandaan “suplemen”. TSJ (Tri Sapta Jaya) hanya menyediakan obat sedangkan bahan baku obat tidak ada.



VII.



Suhu Penyimpanan di gudang



Digudang terdapat beberapa ruangan seperti ruang fatur (ED dekat, recall dan barang rusak), cool room, alkes dan lain-lain. Pada ruangan cool room digunakan untuk penyimpanan obat dibawah 25°C. Untuk ruang cool room wajib di kalibrasi sekali dalam setahun. Penyimpanan barang di TSJ (Tri Sapta Jaya) tidak boleh bersentuhan dengan lantai dan dinding. Suhu penyimpanan digudang ada 3 macam yaitu suhu dibawah 25°C (cool room), dibawah 30°C (ruang biasa) dan dibawah 8°C (ruang chiller). Setiap ruangan di TSJ (Tri Sapta Jaya) harus dilakukan pencatatan suhu 4 kali sehari. Dilakukan setiap jam : - 08.00 WIB - 11.00 WIB - 14.00 WIB - 16.00 WIB Pencatatan suhu akan dimonitoring menggunakan form monitoring suhu dan kelembaban. Didalam form monitoring suhu dan kelembaban terdapat : - Lokasi/ jenis - Bulan/tahun - Nomor Alat - Tanggal Re-kalibrasi - No. dokumen - Revisi No - Tanggal dan Hari - Syarat suhu pada :  Ruang biasa : 25°C- 30°C  Ruang cool room : 15°C-25°C  Ruang chiller : 2°C-8°C - Jam monitoring - Nama, paraf dan keterangan



Contoh form monitoring suhu dan kelembaban Yang melakukan pengecekkan dan pencatatan form monitoring suhu dan kelembaban adalah petugas gudang yang di tunjuk. Formnya dijadikan sebagai arsip dan disimpang di dalam dokumen. Jika suhu di ruang penyimpanan di gudang tidak memenuhi standar, maka akan dilakukan pengkajian ulang kenapa suhu bisa tinggi dari standar atau terlalu rendah dari standar. Maka akan dilakukan perbaikan seperti penambahan kipas angin dan lain-lain. Saat barang/produk dalam perjalanan maka suhu tetap dimonitoring. Mobil yang digunakan khusus yaitu mobil box.



Thermometer di TSJ (Tri Sapta Jaya) Penempatan alat pencatat suhu harus sesuai mapping. Oleh karena itu TSJ (Tri Sapta Jaya) harus melakukan mapping suhu menggunakan data logger/alat untuk merekam suhu setiap 1 jam sekali selama 7 hari untuk ruangan ambient. Suhu untuk ambient yaitu 30°C dan suhu untuk cool room yaitu 25°C. Setiap 15 menit selama 3 hari untuk ruang cool room. Cara penentuannya yaitu dengan dirata-ratakan suhu pada beberapa titik dan akan diletakkan thermometer dititik yang suhunya tertinggi diantara yang lain. Mapping ini di TSJ (Tri Sapta Jaya) dilakukan 3 kali dalam setahun, tapi harus



dilakukan ulang apabila ada penambahan gudang atau gudang baru. VIII. Pembersihan di gudang Tujuan: Menjamin kesehatan staff dan kebersihan lokasi penyimpannya.



kualitas



barang



dengan



memastikan



Pembersihan di gudang ada ceklisnya dan petugasnya. Dilakukan dengan cara mengisi form (checklist kebersihan gudang). Pembersihan dilakukan setiap hari. Untuk lantai dan debu dibersihkan setiap hari, untuk pallet rak dibersihkan sekali dalam seminggu dan pembersihan bagian atap (atas) dibersihkan sekali dalam sebulan. Yang bertugas melakukan pembersihan adalah office boy. Pembersihan gudang dilakukan setiap hari dari jam 8 sampai jam 3 sore. Hal yang perlu diperhatikan dalam pembersihan gudang adalah pembersihan debu, pallet rak dan sarang laba-laba tidak boleh ada. IX.Pengemasan barang saat pengiriman Saat pengecekkan barang di packing sesuai dengan bentuk sediaan. Jadi, sirup dan tablet harus dipisahkan. Tujuannya adalah agar tidak terjadi kebocoran saat pengiriman barang ke apotek, dan agar sediaan cair (sirup) tidak merusak tablet. Jadi, dalam satu kardus, jika ada tablet dan sirup maka siru dimasukkan kedalam plastik, baru setelah itu digabung didalam kardus yang sama. Sebelum packing harus dilakukan pengecekkan kembali, seperti pengecekkan kemasan no batch, jumlah serta kemasannya. Yang melakukan pengecekkan barang yang akan dikirim adalah cheker yaitu kepala gudang. Dan yang pengemasan adalah petugas gudang. Jadi, di gudang ada 1 petugas gudang dan 1 kepala gudang. X. PENYALURAN DI TSJ (TRI SAPTA JAYA) 1. Pastikan KEABSAHAN Surat Pesanan dari Outlet/Relasi : a) Nomor urut (tercetak) b) Nama obat, bentuk sediaan, kekuatan danjumlah c) Nama kota, tanggal/bulan/tahun d) Tandatangan dan nama lengkap APJ/No. SIPA/cap atau stempel



2. SP yg dapat dilayani diparaf 3. SP yg tdk dapat dilayani dalam 7 hari harus diberi surat penolakan 4. Pastikan bahwa obatyg akan disalurkan kondisi baik dan sesuai dengan SP dan faktur 5. Pastikan bahwa obat yg disalurkan sdh diterimarelasi dibuktikan dengan tandatangan, namalengkap, SIPA/SIKTTK, dan cap/stempel relasi pada setiap lembar faktur 6. Dokumen penyaluran (arsip SP, Penolakan/retur/recall) diarsipkan tersendiri



faktur/SPB/Surat



Relasi dari TSJ (Tri Sapta Jaya) untuk penyaluran barang adalah ke dinkes, rumah sakit, puskesmas, apotek dan toko obat. Di TSJ (Tri Sapta Jaya) belum ada terjadi SP yang tidak dilayani dalam 7 hari diberi surat penolakkan, hanya saja yang terjadi dilapangan SP nya ada tapi produknya kosong. Jadi, diberikan surat penolakkan tapi lebih ke produk-produk precursor atau OOT (Obat-obat tertentu). Setiap laporan wajib dibuat tembusan ke BPOM dan Dinkes. Untuk pelaporan sendiri, TSJ (Tri Sapta Jaya) Sudah menggunakan by sistem semua. Untuk pemesanan sendiri, kebanyakan apotek memesan obat/barang ke TSJ (Tri Sapta Jaya) melalui via telfon, jadi setelah barang sampai baru dibuat kan SPnya oleh Apoteker di apotek tersebut. Kecuali untuk precursor dan OOT (Obat-obat tertentu) harus SP dahulu, baru bisa dilayani. XI.KUALIFIKASI PELANGGAN DI TSJ (TRI SAPTA JAYA) Kualifikasi pelanggan adalah syarat-syarat untuk menjadi pelanggan di TSJ (Tri Sapta Jaya). Syaratnya untuk apotek sama dengan rumah sakit : -



Harus ada izin apotek yang aktif



-



SIPA aktif



-



NPWP (No pokok wajib pajak)



-



Tandatangan apoteker dan asisten apoteker



-



Mengisi form pelanggan baru



Update pelanggan lama di TSJ (Tri Sapta Jaya) di lakukan sekali dalam setahun. Sedangkan syarat untuk menjadi pelanggan di TSJ (Tri Sapta Jaya) untuk toko obat : -



Harus ada izin toko obat yang aktif



-



SIKTTK AA (Surat izin kerja tenaga teknis kefarmasiaan)



-



KTP (Kartu tanda penduduk)



Sedangkan untuk dinkes dan puskesmas syaratnya harus ada surat penunjukkan apoteker oleh kepala dinas dan STRA aktif. Jadi, jika ada izin atau SIPA apotek yang sudah ED (Expire date) otomatis system akan memblok dan orderan tidak bisa diproses dan dipesan di TSJ (Tri Sapta Jaya). Jika ada APA (Apoteker penanggungjawab) sudah tidak bekerja di apotek tersebut tetapi belum mendapat pengganti apoteker untuk apotek tersebut, apabila barang dipesan, maka akan ditolak dan diblok karena SP tidak ada. Yang memeriksa kelapangan bahwa barang yang sudah dipesan dan siap diantarkan adalah salesman. Yang memeriksa kelengkapan dokumen dari pelanggan harus APJ (Apoteker penanggungjawab) TSJ (Tri Sapta Jaya). Untuk di TSJ (Tri Sapta Jaya) sendiri, sudah ada sekitar 400 an pelanggan. Dan jika apotek tersebut pernah terblok sebelumnya, lalu ingin menjadi pelanggan di TSJ (Tri Sapta Jaya) kembali maka TSJ (Tri Sapta Jaya) akan mengupdate datanya kembali. XII.



PT TRI SAPTA JAYA



1. Sejarah PT. Tri Sapta Jaya adalah sebuah perusahaan distribusi nasional yang bergerak dalam sektor distribusi untuk produk farmasi makanan kesehatan dan alat kesehatan. Perusahaan ini sudah berdiri sejak tahun 1980 dan berpusat di Jakarta Timur. PT. Tri Sapta Jaya beroperasi sebagai anak perusahaan dari PT. Enseval Putra Megatrading Tbk. Saat ini PT Tri Sapta Jaya memiliki 28 cabang di Indonesia. Sedangkan untuk cabang di Padang Tri Sapta Jaya sudah berdiri sejak tahun 2006. Pada awalnya PBF ini berlokasi di Kampung Nias. Tahun 2010, PT. Tri Sapta Jaya pindah ke Parak Gadang, Padang. Tahun 2020, PT. Tri Sapta Jaya pindah ke Kuranji, Padang hingga sekarang. PT. Tri Sapta Jaya berada di Jalan. Raya Lolong Karan No. 8 Kuranji, Padang. PT. Tri Sapta Jaya memiliki kantor dan fasilitas penyimpanan yang luas, serta memasok obat-obatan dan alat kesehatan dari berbagai perusahaan farmasi (Industri farmasi) maupun PBF lainnya dan mendistribusikannya baik di dalam kota maupun luar kota. Syarat mendirikan sebuah PBF adalah harus mampu memenuhi persyaratan CDOB. Syarat untuk menjadi apoteker di PBF salah satunya wajib mempunyai STRA aktif, SIKA paham dengan CDOB. Untuk memilih pemasuk di Tri Sapta Jaya, pusatlah yang mengurusnya (pemasok pabrik), sedangkan



supplier lokal tidak ada kontrak atau pun tender. Untuk perizinan di Tri Sapta Jaya cabang pengurusannya di cabang. Tapi, untuk PBF pusat langsung di Kemenkes. Untuk penarikkan obat pernah terjadi setiap tahunnya. Atau sering disebut dengan recall. Untuk barang yang ditarik peredarannya seperti ranitidine mekanisme kerjanya yaitu awalnya barang di hold dulu penjualannya. Setelah selang beberapa bulan baru di recall. Jadi, nantinya pusat akan mengembalikannya ke pabrik. Lain hal nya dengan jika membeli di supplier lokal, maka barang dibalikkan ke suppliernya. TSJ (Tri Sapta Jaya) merupakan anak perusahaan ENSEVAL dan dalam salah satu grup yang sama dengan Kalbe grup. Pemasok PBF yang bekerja sama dengan TSJ (Tri Sapta Jaya) adalah : 



APL (Anugrah Permindo Lestari)







AAM (Anugrah Argon Medika)







MBS (Mensa Bina Sukses)







PARIT PADANG







ENSEVAL



Untuk pendistribusian produk ke luar provinsi TSJ (Tri Sapta Jaya) sebagai PBF harus meminta surat penunjukkan ke provinsi dimana TSJ (Tri Sapta Jaya) mau menjual produk. Untuk sumbar biasanya lintas provinsinya adalah kerinci, karena TSJ (Tri Sapta Jaya) pernah mendapat surat penunjukkan selama 1 tahun, maka setelah 1 tahun TSJ (Tri Sapta Jaya) tidak diberi izin lagi karena TSJ (Tri Sapta Jaya) diminta oleh pihak Dinkes untuk membuka cabang disana. Sehingga di muaro pun sekarang sudah ada cabang TSJ (Tri Sapta Jaya). Selain obat didistribusikan ke Apotek, Rumah Sakit, Puskesmas, Toko Obat. TSJ (Tri Sapta Jaya) juga mendistribusikan obat ke klinik dengan syarat di klinik tersebut harus ada apotek berizin dan APJ (Apoteker Penanggungjawab). Faktur di PBF TSJ (Tri Sapta Jaya), fakturnya terdiri dari :  Warna putih



: untuk fakturis



 Warna pink



: untuk Arsip APJ (Apoteker penanggungjawab)



 Warna Kuning : untuk POOL faktur  Warna hijau



: untuk arsip outlett



 Warna



: untuk arsip expedisi



2. Perlengkapan Di gudang penyimpanan di TSJ (Tri Sapta Jaya) juga dilengkapi dengan alat pemadam kebakaran (5 unit), AC (8 unit), kipas angin (6 unit) dan genset (1 unit). Stok opname di TSJ (Tri Sapta Jaya) dilaksanakan sekali dalam sebulan, biasanya pada awal bulan. Di TSJ (Tri Sapta Jaya) terdapat 2 lantai. Untuk lantai satu terdapat ruang cool room dan ruang expire. Lantai satu juga digunakan untuk menyimpan obat seperti syrup dan produk yang jumlahnya banyak. Sedangkan lantai 2 untuk menyimpan OOT (Obat obat tertentu), precursor, ruang consumer, kosmetik, herbal dan alat kesehatan (steril dan non steril). Alat kesehatan yang tersedia di PT. Tri Sapta Jaya terbatas. Contoh alat kesehatan yang ada di PT. Tri Sapta Jaya yaitu kasa steril, masker, test kehamilan , handscound, cutton bud, kondom dan lainlain. Untuk menghindari gudang dari masalah gangguan dari luar maka TSJ (Tri Sapta Jaya) bekerjasama dengan vendor (rentokil). Jadi, mereka akan memasang instrument di gudang. Mereka akan datang 2 kali dalam sebulan untuk mengontrol instrument yang sudah mereka pasang. Untuk membawa barang TSJ (Tri Sapta Jaya) menggudakan troli. Kipas angin dan AC pada ruang biasa dihidupkan hanya pada jam kerja, sedangkan pada ruang cool room hidup 24 jam. Penyimpanan obat digudang menggunakan system FIFO dan FEFO. Sistem FIFO (First In First Out) adalah penyimpanan barang dimana barang yang datang lebih dulu akan disimpan di depan sehingga akan dikeluarkan lebih dulu dari yang lainnya, sedangkan barang yang terakhir datang diletakkan dibelakang, demikian seterusnya. 3. Pelaporan Untuk pelaporannya ada 2 : a.



Laporan bulanan



Obat dan alat kesehatan dilakukan setiap bulan dan triwulan. Pelaporan bulanan dibuat untuk obat-obat tertentu (OOT), prekursor dan alat kesehatan yang akan diserahkan kepada BPOM dan Dinas Kesehatan Provinsi Sumatra Barat. b.



Laporan triwulan



Pelaporan triwulan dilakukan sekali dalam 3 bulan. Pelaporan juga dilakukan ke direktur terkait penjualan dan pembelian obat dan alat



kesehatan serta omset penjualan.Pelaporan ke direktur berisi daftar obat atau alat kesehatan yang terjual, outlet pemesan, pemasok, jumlah item, harga, pajak dan bonus. 4. Pemesanan Untuk pemesanan pada TSJ (Tri Sapta Jaya) kebanyakan apotek memesan obat/barang ke TSJ (Tri Sapta Jaya) melalui via telfon, jadi setelah barang sampai baru dibuat kan SP nya oleh Apoteker di apotek tersebut. Kecuali untuk precursor dan OOT (Obat-obat tertentu) harus SP dahulu, baru bisa dilayani. Namun, ada beberapa apotek yang memesan obat dan untuk pembayarannya dibayar pada bulan depannya. Jika dalam waktu yang telah ditetapkan apotek masih belum membayar maka langkah TSJ (Tri Sapta Jaya) selanjutnya adalah memblok pemesanan atas nama apotek tersebut. Apotek tersebut tidak bisa memesan barang untuk selanjutnya sampai tagihannya telah dibayar lunas. Karena jika tidak dilakukan pembayaran sampai waktu yang telah ditetapkan TSJ (Tri Sapta Jaya) akan mengalami kerugian. Dan untuk masalah kerugian dan masalah keuangan ini di atur dan akan ditangani oleh bagian keuangan. Sebelum barang di packing harus dilakukan pengecekkan kembali, seperti pengecekkan kemasan no batch, jumlah serta kemasannya. Yang melakukan pengecekkan barang yang akan dikirim adalah cheker yaitu kepala gudang. Dan yang pengemasan adalah petugas gudang. Pengecekan kirim barang adalah aktivitas yang dilakukan pada saat barang akan dikirimkan untuk memastikan bahwa barang dikirim sesuai dengan surat pengirimannya (DN, DO, Surat Jalan dll) dan telah dilengkapi dengan dokumen yang benar. Tujuannya adalah untuk mendapatkan hasil yang maksimal, proses pengecekan kirim barang harus dilakukan dilokasi yang jelas dan terpisah dari aktifitas lainnya pada saat yang sama. Yang memeriksa kelapangan bahwa barang yang sudah dipesan dan siap diantarkan adalah salesman. Yang memeriksa kelengkapan dokumen dari pelanggan harus APJ (Apoteker penanggungjawab) TSJ (Tri Sapta Jaya).



Pengesahan Pembimbing 1 Novi Rini Novita, S.Farm, Apt



Pembimbing 2 Meri Susanti, M.Farm, Apt



Mahasiswa Siska indah