Maintenance Management System (MMS) : THE WAY [PDF]

Citation preview

Maintenance Management System (MMS) THE WAY YOU DO MAINTENANCE



CronosERP MMS merupakan sistem aplikasi yang di desain khusus sebagai alat bantu pelaksanaan Maintenance yang mencakup asset management, work order management, sparepart management, contractor management, asset analisis tools, preventive maintenance hingga maintenance strategy setting.



www.CronosERP.com



DAFTAR ISI



Daftar Isi .............................................................................................. 2 Tentang CronosERP MMS .................................................................. 3 Fitur CronosERP MMS ........................................................................ 7 Manfaat Dan Keuntungan .................................................................. 11 Equipment Running Hours Reading Process Flow ............................ 14 Metodologi Implementasi ................................................................... 15 Pelatihan............................................................................................ 17 Spesifikasi Teknis .............................................................................. 18 Informasi Lebih Lanjut : ..................................................................... 19



2



TENTANG CRONOSERP MMS CronosERP MMS (Asset Maintenance and Management System), adalah aplikasi Sistem Manajemen yang dalam dunia maintenance biasa di sebut CMMS (Computerized Maintenance Management System). CronosERP MMS di disain khusus sebagai pusat pengaturan semua aktifitas maintenance, CronosERP MMS dapat dimplementasikan pada peralatan, kendaraan, mesin ataupun gedung. CronosERP MMS akan menampilkan kalender waktu pelaksanaan maintenance dalam periode tahunan, bulanan, hingga harian, dengan begitu pengelolaan budget serta perencanaan kebutuhan maintenance dapat di persiapkan jauh hari sebelumnya baik kebutuhan sparepart, crew, bahkan pihak ketiga yg akan membantu proses maintenance. Dengan arsitektur yang handal dan telah teruji serta tersaji dalam format yang sangat mudah dijalankan (user-friendly), CronosERP MMS mampu menyediakan informasi yang berkaitan dengan maintenance secara cepat dan mudah. CronosERP MMS di kelompokkan ke dalam 6 modul besar, yang di sesuaikan dengan proses yang di butuhkan dalam dunia maintenance yaitu; 1. MAINTENANCE MANAGEMENT MODULE Modul ini khusus untuk mengetahui detil assets (asset register), tool untuk membantu men-setting strategi maintenance & alat untuk melakukan PMR (Planned Maintenance Routine) development. 2. PLANNED & SCHEDULING MODULE Modul ini memberikan kemudahan ke pada user untuk mengatur perencanaan dan pelaksanaan maintenance (Work Plan & Job Plan) antara lain; task maintenance, tenaga kerja, sparepart, etimasi biaya maintenance, detail waktu pelaksanaan, lama pengerjaan, dll. Dalam modul ini juga akan merecord semua aktifitas maintenance (planned sampai dengan unplanned/ad - hoc maintenance) 3. CONTRACTOR SERVICES MODULE Modul yang di gunakan untuk membantu mengelola pelaksanaan maintenance yang membutuhkan pihak ketiga sebagai pelaksana. 4. MATERIAL MANAGEMENT MODULE Modul yang di peruntukkan membantu proses pengelolaan sparepart maintenance. 5. EQUIPMENT RELIABILITY MODULE Modul ini akan menampilkan KPI (Key Performance Indicator) dalam bentuk grafik dan data-data dalam bentuk dan format yang mudah pembacaannya. Informasi tersebut nantinya akan sangat membantu untuk pelaksanaan RCM (Reliability Center Maintenance) serta dapat di gunakan pada proses analisa asset (FMEA, REM dan RCFA) untuk meningkatkan tingkat kehandalan (reliability) asset. 6. REPORTING Modul ini akan menampilkan semua report standart seperti (MTBF, MTTR, %WO Closed, %Plan vs Unplanned, % Downtime) Secara keseluruhan CronosERP MMS akan membantu anda untuk mengambil keputusan terbaik dan memudahkan anda dalam melaksanakan semua aktifitas maintenance asset.



3



MAINTENANCE MANAGEMENT



MENGAPA MAINTENANCE MANAGEMENT DIBUTUHKAN



4



ALUR PROSES MAINTENANCE MANAGEMENT



SETUP SISTEM



 ANALISA KERUSAKAN  PENILAIAN KINERJA PERAWATAN  EVALUASI PROGRAM PERAWATAN



HISTORIKAL



PERENCANAAN MAINTENANCE



PENJADWALAN PERAWATAN



PELAKSANAAN PERAWATAN



PERMINTAAN MAINTENANCE



SYSTEM FLOW MAINTENANCE MANAGEMENT



ASSET REGISTER



Maintenance Policies



ANALYSIS



WORK ORDER LISTING



KPI& REPORT



MAINTENANCE REQUEST



5



DIAGRAM FLOW ASSET MAINTENANCE MANAGEMENT ASSET MANAGEMENT



ACCOUNTING DATA



LOCATION



MODEL



JOB REQUEST



ASSET REGISTER



DATE PURCHASE WARRANTY



DIMENSION



CORRECTIVE MAITENANCE



PREVENTIVE MAITENANCE



JOB CLOSING



MAINTENANCE POLICY



WORK ORDER



PREVENTIVE MAINTENANCE TYPE POLICY



HISTORY & READING



DOCUMENT



COST



SPAREPART



MAINTENANCE POLICY



PROCUREMENT SYSTEM



6



WAREHOUSE MANAGEMENT SYSTEM



TASK



RESOURCES



FITUR CRONOSERP MMS 1. Kemudahan akses dan pengoperasian serta kastemisasi user profile atau security setting. 2. Dapat diakses dari berbagai lokasi yang terkoneksi internet. 3. Kemudahan untuk menambah record atau data (asset register, parts catalogue, work order, maintenance request). 4. Mempunyai beberapa pilihan Report yang akan sangat membantu dalam menganalisa performace dari asset. Custom report juga dapat ditampilkan sesuai kebutuhan informasi yang diinginkan. 5. Informasi lengkap dan akurat tentang asset tersaji dalam satu layar monitor sehingga mudah dalam pembacaannya. 6. Fitur untuk menampilkan Graph Monitoring Performace / KPI .



ASSET REGISTER 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.



Memiliki record/informasi yang lengkap untuk setiap asset. Memberikan informasi nilai depresiasi asset. Memberikan informasi supplier dan warranty. Menampilkan gambar asset. Memberikan informasi fisik asset seperti berat, warna, lebar, tinggi. Memberikan informasi spesifikasi teknis asset. Memberikan informasi Policies (program maintenance) dan Work Order yang aktif. Memberikan informasi perpindahan asset. Tree view display yang dapat menampilkan semua struktur asset hingga 4 level. Memberikan informasi tambahan lain yang dapat dimasukkan sesuai kebutuhan user.



7



WORK ORDER & WORK ORDER HISTORY 1. Work Order dapat dibuat untuk setiap pekerjaan yang telah atau belum dilaksanakan. 2. Post Entry Work Order, pembuatan Work Order untuk maintenanceyang bersifat breakdown atau tidak terencana. 3. Pre Entry Work Order, pembuatan Work Order untuk maintenance yang bersifat terencana (corrective, preventive, atau predictive). 4. Dilengkapi dengan data estimated dan actual cost setiap Work Order yang dibuat. 5. Dilengkapi dengan semua record data spare parts yang dikonsumsi dalam melakukan aktifitas perawatan. 6. Link dengan dokumen eksternal, yang otomatis tercetak ketika Work Order dicetak (baik file Excel, Word, dll). 7. Work Order dapat dialokasikan sesuai department yang berkepentingan. 8. Work Order dapat dibuat dari Maintenance Request melalui entry pada eM-Request (fitur opsional untuk aplikasi web). 9. Work Order dilengkapi dengan Scheduling (penjadwalan) dan spare parts dapat dipesan (reservation). 10. History pekerjaan maintenance tercatat setiap kali pekerjaan tersebut sudah dalam kondisi Close atau selesai dilaksanakan. 11. Work Order bisa dibuat untuk setiap Policies yang dibuat, termasuk yang bersifat standard job. 12. Maintenance task bisa ditambahkan untuk setiap Work Order. 13. Instruksi safety dan prosedur kerja dapat dilampirkan dalam satu file Work Order.



8



MAINTENANCE POLICIES 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.



Kemudahan membuat Maintenance Policies untuk semua asset. Menampilkan semua detail informasi Policies yang digunakan pada tiap asset. Menampilkan semua asset yang telah jatuh tempo pelaksanaan maintenancenya. Adanya Grouping menu antara Policies dengan beberapa Work Order yang terkait. Kemudahan setting dan alokasi resource atau operating support lainnya pada Policies. Maintenance task dalam Policies bisa diorganisir dan diupdate dengan mudah. Dokumen yang berkaitan dengan Policies bisa dikaitkan dan secara otomatis tercetak saat Work Order dicetak. 8. Terdapat beberapa pilihan setting Polices. Scheduler dengan basis kalender, Triggering dengan basis variabel operasional, Auto Trigger akan mengaktifkan secara otomatis semua Policies yang sudah jatuh tempo. 9. Kemudahan untuk melakukan aktifasi semua Policies.



SECURITY DAN OTORISASI 1. Aplikasi CronosERP MMS didisain dengan tingkat keamanan yang tinggi yang dapat diatur oleh user dengan level Administrator untuk security setting yang berbeda untuk setiap user. Sehingga pengguna aplikasi CronosERP MMS dapat lebih fokus dalam melakukan pengelolaan maintenance sesuai akses yang diberikan. 2. Sistem otorisasi mempunyai fleksibilitas dalam pemilihan menu menyesuaikan kebutuhan user. Sistem otorisasi ini diatur oleh user dengan level Administrator. 3. Konfigurasi sistem keamanan disediakan bagi individual user atau group user untuk setiap fungsi dalam sistem aplikasi CronosERP MMS termasuk fitur- fitur advanced. 9



PELAPORAN / REPORT Report yang dihasilkan oleh aplikasi CronosERP MMS antara lain: 1. Planned Maintenance Calender 2. Backlog of Work by Dept and Crew Code Detail 3. Backlog of Work by Dept and Crew Code Summary 4. Backlog of Work by Job Type 5. Backlog of Work by Job Type Summary Report 6. Backlog of Work by Priority 7. Backlog of Work by Crew Code Detail Report 8. Backlog of Work by Crew Code Summary Report 9. Backlog of Work by Crew Name Detail Report 10. Backlog of Work by Crew Name Summary Report 11. Breakdown of Hours by Equipment Type Detail 12. Breakdown of Hours by Equipment Type Summary 13. Breakdown of Hours by Site Detail 14. Breakdown of Hours by Site Summary 15. Delays by Job Type Summary Report 16. Downtime Report 17. Equipment APL Report 18. Equipment Costs by Job Type



10



19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. 32. 33. 34. 35. 36. 37. 38. 39. 40.



Equipment Costs Report Equipment Downtime by Month Report Estimated v Actual Detail Costs Estimated v Actual Summary Costs Maintenance Costs by Job Type Report Mean Time Between Failure Detail Report Mean Time Between Failure Report Work Completed by Crew Code Work Completed by Crew Name Work History Costs Detail Work History Costs Summary Work Order Avarage Report Work Order Completed Report Work Order Count Graph Work Order Current Report Work Order Delays Detail Report Work Order Failure Codes Work Order History by Job Type Work Order History by Job Type Summary Work Order History Report Work Order Outstanding Report Work Order Outstanding Report by Contractor



MANFAAT DAN KEUNTUNGAN CRONOSERP MMS didisain untuk membantu anda dalam : 1. Memonitor Performansi Aset /Mesin 2. Membantu Pelaksanaan Analisa Proses Maintenance : RCFA ~ Root Cause Failure Analysis FMEA ~ Failure Mode And Effect Analysis MTBF ~ Mean Time Between Failure MTTR ~ Mean Time To Repair 3. Melakukan Asset Management 4. Mengoptimalkan Pelaksanaan Maintenance 5. Memberikan Kemudahan dalam Analisa Downtime 6. Optimalisasi Ketersediaan Stok Spare Part (Inventory Management) 7. Mengefisiensikan Alur Pembelian Sparepart 8. Mengatur Sumber Daya Pelaksanaan Maintenance 9. Melakukan Tracking Pembiayaan Proses Maintenance 10. Memonitor garansi Aset (Warranty Monitoring)



11



GRAFIK PERBANDINGAN IMPLEMENTASI CRONOSERP MMS 1. Availability Loses (Sebelum) Availability Losses 30%



25%



20%



15%



10% M-12



M-11



M-10



M-9



M-8



M7



M-6



M-5



M-4



M-3



M-2



M-1



M-2



M-1



2. Availability Loses (Sesudah Implementasi CronosERP MMS) Availability Losses 30%



25%



20%



15%



10% M+1



M+2



M+3



M+4



M+5



M+6



3. DOWNTIME (Sebelum) Unplanned Downtime



15%



13%



11%



9%



7%



5% M-12



M-11



M-10



M-9



M-8



M7



12



M-6



M-5



M-4



M-3



4. DOWNTIME (Sesudah Implementasi CronosERP MMS) Unplanned Downtime



15%



13%



11%



9%



7%



5% M+1



M+2



M+3



M+4



M+5



M+6



5. SPARE PART Consumption (Sebelum) Spare parts Consumption $60,000 $55,000 $50,000 $45,000 $40,000 $35,000 $30,000 M-6



M-5



M-4



M-3



M-2



M-1



M+1



M+2



M+3



6. SPARE PART Consumption (Sesudah Implementasi CronosERP MMS) Spare parts Consumption $60,000 $55,000 $50,000 $45,000 $40,000 $35,000 $30,000 M+1



M+2



M+3



M+4



13



M+5



M+6



M+4



M+5



M+6



EQUIPMENT RUNNING HOURS READING PROCESS FLOW



14



METODOLOGI IMPLEMENTASI



DIFINISI : Difinisi dan Membuat kesepakatan target pencapaian project dan item-item kritikal lainnya. 1. Identifikasi system yang dibutuhkan 2. Melakukan Meeting persiapan implementasi project, termasuk didalamnya membahas persiapan serta follow-up dari project yang telah disepakati. 3. Konfirmasi dan membuat kesepakatan item-item yang termasuk dalam scope pelaksanaan project (time frame, target pencapaian, scope, constraints dan commercial basis) 4. Kesepakatan yang dibuat didalamnya juga termasuk membahas kebutuhan-kebutuhan kritikal yang dibutuhkan dalam pengerjaan project 5. Membuat kesepakatan dan Mendokumentasikan project roles 6. Mempresentasikan Global pelaksanaan Project 7. Mengkonfirmasikan ulang langkah-langkah pengerjaan project



PERSIAPAN : Mempersiapkan semua item kunci yang di butuhkan untuk pengimplementasian system 1. Melakukan Training kepada super-users 2. Persiapan dan implementasi installation untuk trial dan melihat beberapa aspek yang dibutuhkan user 3. Mempersiapkan dan melakukan system mapping, termasuk didalamnya: Persiapan dan follow-up Identifikasi dan persetujuan training yang di butuhkan Pendifinisian aturan pembuatan struktur pengcodean dan "look-ups" Identifikasi semua sumber data yang relefan Mendefinisikan detail struktur kode dan "look-ups" Trial data import process Develop dummy data set Verifikasi dan membuat persetujuan dummy data set dan item penting lainnya.



15



PERSIAPAN (LANJUTAN): 1. Develop procedure kerja, jika dibutuhkan 2. Komunikasi dengan end users tentang process yang ada, target dan beberapa item penting didalamnya 3. Develop dan membuat kesepakatan detail spesifikasi untuk konfigurasi atau persiapan implementasi software 4. Develop dan membuat kesepakatan detail spesifikasi untuk kebutuhan integration work 5. Memepersiapkan dan membuat kesepakatan detail rencana dan fase 6. Trial pilot data set 7. Pilot Training untuk users 8. Publikasi progress dan pencapaian 9. Konfigurasi (atau pengimplementasian) software untuk pilot 10. Melakukan tes integrasi sistem, jika dibutuhkan 11. Install dan upgrade pilot project



PILOT: Melakukan pengetesan asumsi yang dibuat oleh user untuk menunjukkan sistem berjalan secara efektif 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.



Pilot all significant processes Review procedures and practical issues with users Merubah proses, jika dibutuhkan Check outputs dan hasilnya Merubah data, jika dibutuhkan Persiapan full data set Review efektifitas training Merubah training, jika dibutuhkan Pelatihan full user Install dan upgrade untuk full running Konfirmasi stage complete



IMPLEMENTATION: Melakukan penggunaan sistem secara efektif yang dibutuhkan 1. 2. 3. 4. 5.



Mereview eksisting systems dan procedures Memulai proses baru Melakukan pembaruan data Kesepakatan live running Konfirmasi stage complete



SUPPORT: Pendampingan penggunaan system secara efektif 1. 2. 3. 4.



Pemeliharaan dan pemutakhiran data Analisa data histori Penggunaan system pada area baru Pendampingan penggunaan system



16



PELATIHAN STANDARD



Asset Criticality



Asset Register



Maintenance Routine Development



Spare Parts Management



Planning and Scheduling



Root Cause Failure Analysis



ADVANCED



Maintenance Process Mapping



Contracted Maintenance



Equipment Life Cycle Management



Maintenance Performance Indicators



Total Productive Maintenance



Maintenance Data Management



17



SPESIFIKASI TEKNIS Bagian ini menjelaskan baseline dari kebutuhan sistem yang diperlukan untuk instalasi dan operasional modulmodul CronosERP MMS.



KEBUTUHAN SERVER Rekomendasi berikut adalah kebutuhan untuk server database CronosERP MMS: 1. Secara umum, CronosERP MMS membutuhkan 2-3 MB hard drive space untuk setiap 50 Aset/Equipment. 2. Sistem CronosERP MMS dikembangkan menggunakan Microsoft SQL Server sebagai aplikasi database. Specification 1. Intel® Xeon® Processor 2. 2 GB ECC Memory 3. Harddisk 120 GB SATA 10,000 rpm HOTSWAPPABLE 4.



DVD IDE (ATAPI) drive



5. 6.



Integrated 10/100/1000 Ethernet UPS 2200 VA



( Mirroring System )



TAMBAHAN INFORMASI MENGENAI SERVER 1. Multiple network cards dan dual Processor dibutuhkan apabila CronosERP MMS digunakan oleh user yang banyak pada saat bersamaan. 2. Kami merekomendasikan server yang khusus digunakan untuk database CronosERP MMS untuk implementasi yang lebih luas. Konsultasikan dengan kami apabila anda memiliki kebutuhan spesifik ini.



SOFTWARE UNTUK MANAJEMEN DATABASE (DBMS) 1. Microsoft® SQL Server Standard Editions 2008



KEBUTUHAN CLIENT Rekomendasi sistem berikut digunakan untuk instalasi di workstation user dari modul-modul utama CronosERP MMS (Asset Register, Work Order, Maintenance Policy, Spare Part, dan lainnya). Kebutuhan tambahan akan diperlukan lebih lanjut untuk instalasi modul Maintenance Process Automation Module (MPAM): On-line Maintenance Request, e-Procurement, Inspection and Office Console. Specification 1. Processor – Dual Core 2. Memory 2 GB 3. Harddisk 20 GB 4. Microsoft® Windows XP Professional (SP 3), Windows 7 5. Microsoft® .NET Framework



18



INFORMASI LEBIH LANJUT :



Abdullah Soedarmo 0815 11 431 401 [email protected] [email protected]



www.CronosERP.com



19