Makala H [PDF]

Citation preview

PENDAHULUAN A. Alat- Alat Analisis Dalam Manajemen Salah satu tugas utama manajemen di organisasi apa pun, termasuk sekolah adalah memutuskan/ mengambil keputusan. Proses memutuskan biasanya diawali dengan proses melakukan pilihan dari berbagai alternatif yang tersedia. Pengambilan keputusan yang salah tentu dapat berdampak luas pada sekolah, apalagi jika keputusan yang salah tersebut dilakukan oleh kepala sekolah, maka dampaknya bisa berkaitan dengan keseluruhan proses yang ada di sekolah tersebut. Jika kesalahan tersebut tidak segera diketahui, maka kesalahan tersebut dapat berlangsung lama, dan akan menurunkan kinerja sekolah. ( Muhaimin, 2011). Itulah sebabnya para pengambil keputusan di sekolah membutuhkan berbagai data sebagai pijakan dalam mengambil keputusan. Berbagai data tersebut tersebut kemudian dilakukan analisis untuk menghasilkan berbagai informasi yang akan digunakan dalam mengambil keputusan. Sering kali data saja belum cukup mampu memberikan gambaran yang tepat terhadap satu peristiwa/ fenomena, sehingga dibutuhkan alat analisis untuk mengubah data tersebut menjadi informasi yang dapat digunakan dengan mudah sebagai panduan dalam mengambil keputusan. Mungkin saja sekolah telah memiliki data tentang kebutuhan dan harapan dari berbagi stakeholder . Namun, jika data tersebut dalam jumlah besar, tentu belum mampu memberikan gambaran kepada pengambil keputusan, sehingga perlu dilakukan analisis, sehingga penentuan stakeholder potensial dapat dilakukan. Dengan diketahuinya stakeholder potensial, maka kebutuhan dan harapan stakeholder juga dapat dilakukan, demikian pula dengan proses penentuan visi, misi dan proses- proses manajemen berikutnya (LAN 2008). Dalam berbagai literatur beragam alat analisis yang dapat digunakan dalam menganalisis manajemen seperti tertera dalam tabel berikut:



NO



RAGAM ALAT



KEGUNAAN



ANALISIS 1



SWOT



Analisis keadaaan lingkungan internal & eksternal



2



Force field analysis



Analisis merencanakan perubahan



3



Brainstorming



Teknik menggali ide, kreatifitas menyelesaikan masalah



NO



RAGAM ALAT



KEGUNAAN



ANALISIS 4



Diagram pohon masalah



Model untuk merinci masalah dan sebab akibat



5



Diagram fishbone



Model untuk merinci dan sebab akibat.



6



Model causal map



Model untuk pemetaan sebab akibat.



7



Model matriks



Model untuk penyusunan fakta dan data.



8



Check sheet



Lembar periksa keadaan atau faktor/ masalah.



9



Stratifikasi



Pengelompokan ke dalam berbagai kriteria.



10



Model skala nilai



Model dalam menilai, membobot satu Faktor



11



Matriks USG



Matriks dalam memilih prioritas masalah.



12



Diagram pareto



Model penyajian dan pemilihan fakta dan data.



13



Model problem priority



Model pemilihan prioritas masalah



14



Teknik komparasi



Teknik membandingkan atau evaluasi /menilai



15



Cost benefit



Model ratio antara biaya dan keuntungan/ manfaat



16



Bench marking



Teknik yang digunakan untuk mencari proses terbaik dalam layanan sesuai harapan stakeholder.



Tabel 1 Alat Analisis Manajemen ( Sumber : LAN, 2008) Alat analisis tersebut di atas tidak ada yang cocok untuk semua kegiatan analisis. Penggunaan alat analisis itu lebih bersifat komplementer atau saling melengkapi. Untuk itu penggunaan alat analisis disesuaikan dengan tujuan analisis dan kerangka analisisnya.



PEMBAHASAN Berbagai alat analisis yang penting dalam menghasilkan informasi untuk proses pengambilan keputusan akan disajikan pada bahasan berikut: A. Bench marking Merupakan satu tekhnik analisis yang secara luas digunakan untuk mencari suatu proses terbaik dalam menghasilkan suatu layanan/ produk yang sesuai dengan kebutuhan dan harapan stakeholder dengan cara melihat produk/ layanan lain. Misalnya sebuah sekolah A menginginkan untuk dapat meningkatkan pelaksanaan pendidikan yang ada di sekolahnya. Sekolah tersebut kemudian mengidentifikasi sekolah lain (sekolah B) yang memiliki pelaksanaan pendidikan yang dianggap baik. Sekolah yang dianggap baik tersebut kemudian dijadikan patokan dalam mengembangkan pelaksanaan pendidikan di sekolah A. Jika sekolah A tersebut telah mampu menyamai dengan sekolah B dalam pelaksanaan pendidikan, maka sekolah A perlu melakukan benchmarking lagi pada sekolah lain yang memiliki pelaksanaan pendidikan yang lebih baik. Demikian seterusnya sampai sekolah A menjadi sekolah terbaik (Muhaimin, 2011). Pelaksanaan benchmarking menurut Muhaimin, 2011 dilakukan melalui tahaptahap berikut: a) Tahap 1 Tinjauan Ulang: pada tahap ini dilakukan I. II.



Identifikasi proses dan produk yang perlu dikembangkan di sekolah. Mengidentifikasi sekolah atau institusi lain yang melakukan praktik terbaik sesuai dengan proses yang akan dikembangkan oleh sekolah.



III.



Kemudian, laksanakanlah proses pengambilan data. Proses ini dapat dilakukan dengan menggunakan kunjungan lapangan dengan menggunakan instrument tertentu



b) Tahap 2 Analisis: dari data yang sudah terkumpul, kemudian lakukan identifikasi terhadap: I.



Faktor- faktor penting yang memberikan kontribusi terhadap pencapaian produk terbaik



II.



Tingkat kesesuaian produk yang dilakukan di sekolah atau institusi yang memiliki produk terbaik tersebut dengan karakteristik sekolah yang akan mengadopsi produk tersebut



III.



Lakukanlah identifikasi resiko yang timbul dari proses pengadopsian yang akan dilakukan oleh sekolah.



c) Tahap 3 Perencanaan: pada tahap ini ditentukan: I.



Hal- hal yang dapat dicapai lembaga dari proses pengadopsian yang telah dilakukan



II.



Tahapan- tahapan yang akan dilakukan dalam mencapai berbagai hal tersebut.



d) Tahap 4 Implementasi: pada tahap ini dilakukan langkah- langkah I.



Impelementasikan kegiatan- kegiatan yang telah direncanakan, utamanya kegiatan- kegiatan yang penting.



II.



Lakukan monitoring dan evaluasi terhadap berbagai kegiatan yang dilakukan dalam rangka pengadopsian.



III.



Lakukanlah proses tinjauan manajemen terhadap hasil monitoring dan evaluasi yang telah dilakukan



IV.



Carilah cara- cara pengembangan berkelanjutan yang sesuai dengan sekolah.



B. Brain storming Teknik brain storming digunakan untuk menyimpulkan sejumlah pendapat dalam satu tim pada kerangka pikir yang sama. Brain storming merupakan teknik yang sangat membantu dalam mencari solusi terhadap suatu masalah yang membutuhkan kreativitas tinggi dalam penyelesaiannya. Dengan teknik ini akan dihasilkan berbagai kemungkinan proses solusi yang bisa dilakukan atau ide- ide yang dapat dievaluasi, di-ranking dan diprioritaskan untuk dilaksanakan. Teknik ini dapat digunakan untuk mengidentifikasi masalah, mencari solusi terbaik atau mencari strategi implementasi yang terbaik (Muhaimin, 2011). Brain storming akan sangat baik jika dilakukan pada kelompok dengan 5-10 anggota. Proses pelaksanaan brain storming perlu difasilitasi, namun dalam pelaksanaannya tidak diperlukan pemimpin, sehingga semua orang yang duduk dalam pelaksanaan brain storming dalam posisi yang sama. Jika ada pemimpin dikhawatirkan kebebasan berpendapat tidak dapat dilakukan, sehingga ide- ide kraetif tidak muncul dalam proses brain storming tersebut. Pelaksanaan brain storming dapat dilaksanakan antara 10 –



20 menit. Jika terlalu lama dikhawatirkan akan terjebak dalam berbagai perdebatan yang mungkin tidak diperlukan (Muhaimin, 2011) Proses pelaksanaan brain storming tersebut dapat dilaksanakan mengikuti tahaptahap berikut: a) Tahap 1: Tuliskan berbagai masalah yang dihadapi oleh sekolah di media yang dapat dibaca oleh semua orang yang terlibat proses brain storming tersebut. Atau tuliskan berbagai langkah solusi atau berbagai strategi implementasi terbaik.  Masing- masing anggota kelompok yang mengikuti brain storming harus menuliskan ide terbaiknya  Jika anggota kelompok merasa ragu- ragu dengan suasana yang ada, maka fasilitator harus mampu mendorong dan menjamin seluruh anggota tim untuk mengeluarkan ide terbaiknya. Walaupun ide tersebut bertentangan dengan mainstream yang ada. Aturan yang penting untuk diterapkan pada acara brain storming ini adalah : o Tidak ada kritik atau pembenaran terhadap suatu ide dari anggota kelompok o Tidak ada evaluasi o Tidak ada diskusi o Tidak ada pengambilan keputusan o Semua ide adalah valid o Setiap orang menggali ide yang berbeda. b) Tahap 2: Fasilitator memberikan kesempatan kepada seluruh anggota untuk mengecek bahwa berbagai rekaman yang telah dituliskan pada Papan tulis tadi dipahami secara tepat sebagaimana yang dimaksud pencetus ide. c) Tahap 3: 



Ide-ide yang telah dicatat tersebut kemudian dilakukan tinjauan ulang







Keseluruhan ide tersebut dievaluasi dengan mendasarkan pada kriteria-kriteria yang telah disepakati bersama. Kriteria-kriteria tersebut dapat meliputi;biaya,ketersediaan SDM, kebutuhan pelatihan,feasibility, konsistensi dengan strategi atau kriteria-kriteria yang lain.Khusus penentuan kriteria ini juga dapat dilakukan melalui teknik brain storming tersendiri.



d) Tahap 4: Hasil dari brain storming ini merupakan ide-ide potensial yang dapat digunakan sebagai langkah perbaikan, atau sebagai dasar dalam diskusi-diskusi selanjutnya untuk menghasilkan kualitas produk/layanan terbaik (Muhaimin, 2011).



C. Diagram Tulang Ikan Menurut Asmoko, 2013 diagram fishbone merupakan suatu alat visual untuk mengidentifikasi, mengeksplorasi, dan secara grafik menggambarkan secara detail semua penyebab yang berhubungan dengan suatu permasalahan. Menurut Scarvada (2004) dalam Asmoko (2013), konsep dasar dari diagram fishbone adalah permasalahan mendasar diletakkan pada bagian kanan dari diagram atau pada bagian kepala dari kerangka tulang ikannya. Penyebab permasalahan digambarkan pada sirip dan durinya. Kategori penyebab permasalahan yang sering digunakan sebagai start awal meliputi materials (bahan baku), machines and equipment (mesin dan peralatan), manpower (sumber daya manusia), methods



(metode),



Mother



Nature/environment



(lingkungan),



dan



measurement



(pengukuran). Keenam penyebab munculnya masalah ini sering disingkat dengan 6M. Penyebab lain dari masalah selain 6M tersebut dapat dipilih jika diperlukan. Untuk mencari penyebab dari permasalahan, baik yang berasal dari 6M seperti dijelaskan di atas maupun penyebab yang mungkin lainnya dapat digunakan teknik brainstorming (Pande &Holpp, 2001 dalam Scarvada, 2004 dalam Asmoko, 2013). Diagram fishbone ini umumnya digunakan pada tahap mengidentifikasi permasalahan dan menentukan penyebab dari munculnya permasalahan tersebut. Selain digunakan untuk mengidentifikasi masalah dan menentukan penyebabnya, diagram fishbone ini juga dapat digunakan pada proses perubahan. Scarvada (2004) menyatakan Diagram fishbone ini dapat diperluas menjadi diagram sebab dan akibat (cause and effect diagram). Perluasan (extension) terhadap Diagram Fishbone dapat dilakukan dengan teknik menanyakan “Mengapa sampai lima kali (five whys)” (Pande & Holpp, 2001 dalam Scarvada, 2004 dalam Asmoko, 2013).



Contoh analisis yang menggunakan diagram tulang ikan dapat digambarkan sebagaimana gambar berikut:



Gambar: Diagram Fish Bone (Sumber Muhaimin, 2011)



Pada gambar diatas,masalah yang ingin dipecahkan adalah kualitas lulusan dari sekolah/madrasah yang tidak kompetitif.Masalah tersebut dituliskan pada ujung garis sebagai “kepala ikan”.Dari proses brain storming ,kemudian diketahui berbagai penyebab yang menimbulkan ketidakkompetitifan lulusan tersebut karena disebabkan oleh lingkungan , sumberdaya ,kebijakan SDM, dan metode.Berbagai penyebab tersebut dituliskan pada “tulang ikan”.Penjelasan yang lebih perinci dai masing-masing penyebab tersebut kenudian dikemukakan pada masing-masing tulang ikan. Dengan diketahuinya berbagai penyebab tersebut, sekolah/ madrasah akan dapat memilih prioritas yang akan dipecahkan terlebih dahulu dan kemudian menentukan sasaran dan program-program yang akan dilakukan,termasuk sumber daya yang dibutuhkan bisa mewujudkan lulusan yang kompetitif. D. FIVE “hows”,Five “Whys” Menurut Muhaimin, 2011 dua teknik ini adalah sama, namun digunakan untuk keperluan berbeda. Teknik Five “Hows” digunakan untuk mencari solusi dari suatu masalah, sedangkan Five “Whys” digunakan untuk mengetahui penyebab suatu masalah. Contoh 1: Suasana akademik yang jelek Why? 1 Mengapa para guru tidak memiliki kemandirian dalam pengembangan keilmuan? Why? 2 Mengapa pendanaan yang dilakukan tidak berfokus pada kegiatan akademik?



Why? 3 Mengapa siswa tidak sering terlibat pada kegiatan akademik? Why? 4 Mengapa minat baca siswa baca rendah? Why? 5 Mengapa pusat-pusat studi siswa dan guru belum ada? Contoh 2: Mengembangkan suasana akademik di masing-masing kelas How? 1 Bagaimana membuat para guru memiliki kemandirian dalam pengembangan keilmuan? How? 2 Bagaimana membuat fokus pendanaan pada kegiatan akademik? How? 3 Bagaimana mengarahkan siswa untuk terlibat lebih banyak pada kegiatan akademik? How? 4 Bagaimana meningkatkan minat baca siswa? How? 5 Bagaimana membuat pusat-pusat studi keilmuan bagi dosen dan siswa?



E. Forcefield Analysis Analisis ini sangat bermanfaat untuk digunakan dalam membantu memahami masalah-masalah dalam pencapaian saasaran perubahan melalui pemanfaatan faktor pendorong dan faktor penghambat pada situasi yang ada. Dengan dipahaminya situasi yang ada,maka kekuatan yang dimiliki bisa dikembangkan dan kelemahan yang ada bisa direduksi. Tahapan-tahapan Forcefield Analysis menurut Muhaimin (2011) dapat dilakukan sebagai berikut. a) Tahap 1 Fasilitator menyetujui topik yang diajukan oleh kelompok untuk dianalisis (penentuan topik dapat dilakukan dengan menggunakan teknik brain storming) b) Tahap 2 Masing-masing anggota tim menganalisis lembar forcefield analysis yang diberikan.



c) Tahap 3 Fasilitator mengidentifikasi,membuat prioritas dan merekam pendapat kelompok.Persepsi tentang faktor kekuatan dapat dilihat dari kolom daya dorong d) Tahap 4 Tim menyetujui faktor daya dorong yang akan menjadi prioritas untuk dikembangkan yang akan menjadi sasaran khusus dalam implementasi. Contoh Penerapan Penilaian Guru oleh Siswa Daya Dorong Daya Penolak Dukungan manajemen yang baik.



Guru merasa tidak sepantasnya siswa menilai gurunya. Hasil penilaian digunakan untuk Sebagian besar guru tidak peduli dengan pengembangan karier. pengembangan karier. Peningkatan mutu pembelajaran. Guru merasa proses pembelajaran yang dilakukan selama ini sudah baik. Iklim pelaksanaan penilaian dosen oleh Hubungan guru dengan manajemen mahasiswa yang kondusif sekolah tidak begitu harmonis Peta analisis tersebut dapat digambarkan sebagai berikut: Daya Dorong



Daya Penolak



Kekuatan yang menopang ide-ide peningkatan mutu.



Kekuatan yang menghambat ide-ide peningkatan kualitas.



Perubahan yang diajukan dan langkahlangkah yang ditawarkan.



Perubahan yang dihambat dan faktorfaktoryang dinetralisasi.



F. Measurement Chart Metode ini dapat memberikan grafik yang mewakili tren dari suatu keadaan. Dapat juga memberikan gambaran terhadap praktik yang sesuai (non-conformance), pandangan umum tentang sesuatu, dan mengukur perubahan pada kurun waktu tertentu.Tahap ini diawali dengan mengidentifikasi berbagai hal dalam lingkup tertentu dengan menggunakan angket. Hasil jawaban angket digunakan untuk menggambar grafik. (Muhaimin, 2011)



Gambar contoh Measurement Chart (Sumber: Muhaimin, 2011)



G. Analisis Pareto Menurut Muhaimin, 2011, teknik ini digunakan untuk menentukan elemen- elemen vital dalam suatu masalah. Pendekatan ini ditemukan oleh ekonom Italia pareto yang terkenal dengan pendekatan 80/20 hipotesis, yaitu pendekatan yang menjelaskan bahwa 80% masalah disebabkan oleh 20% proses. Analisis pareto ini digunakan untuk mengidentifikasi penyebab utama dari suatu masalah. 1. Tahap 1 Rumuskan permasalahan yang akan dianalisis, jenis data yang diperlukan, bagaimana mengumpulkannya. Misalnya manajemen hendak mengetahui kepuasan stake holder terhadap layanan lembaga, maka perlu ditentukan hal- hal sebagai berikut; 1) permasalahan: kepuasan pelanggan terhadap layanan lembaga, 2) data yang diperlukan: pendapat mahasiswa, orang tua, dosen, staf administrasi, 3)pengumpulan data: wawancara, angket atau pertemuan- pertemuan. 2. Tahap 2 Data yang sudah masuk dilakukan penyusunan atau tabulasi, kemudian gambarkanlah pada diagram dimulai pada data yang paling besar sampai yang paling kecil. 3. Tahap 3 Mendasarkan pada diagram pareto yang telah digambar tersebut kemudian dapat diketahui masalah- masalah utama yang harus dipecahkan (Muhaimin,2011).



Gambar contoh Diagram Pareto (Sumber: Muhaimin, 2011)



SIMPULAN 1. Bench Marking merupakan satu tekhnik analisis yang secara luas digunakan untuk mencari suatu proses terbaik dalam menghasilkan suatu layanan/ produk yang sesuai dengan kebutuhan dan harapan stakeholder dengan cara melihat produk/ layanan lain. 2. Teknik brain storming digunakan untuk menyimpulkan sejumlah pendapat dalam satu tim pada kerangka pikir yang sama. 3. Diagram fishbone merupakan suatu alat visual untuk mengidentifikasi, mengeksplorasi, dan secara grafik menggambarkan secara detail semua penyebab yang berhubungan dengan suatu permasalahan.



4. Teknik Five “Hows” digunakan untuk mencari solusi dari suatu masalah, sedangkan Five “Whys” digunakan untuk mengetahui penyebab suatu masalah. 5. Force Field Analysis sangat bermanfaat untuk digunakan dalam membantu memahami masalah-masalah dalam pencapaian saasaran perubahan melalui pemanfaatan faktor pendorong dan faktor penghambat pada situasi yang ada. 6. Measurement Chart memberikan grafik yang mewakili tren dari suatu keadaan. 7. Analisis Pareto digunakan untuk menentukan elemen- elemen vital dalam suatu masalah. 8. Alat analisis tidak ada yang cocok untuk semua kegiatan analisis. 9. Penggunaan alat analisis lebih bersifat komplementer atau saling melengkapi. 10. Penggunaan alat analisis disesuaikan dengan tujuan analisis dan kerangka analisisnya.



REFERENSI Asmoko,



Hindri. 2013. Tekhnik Ilustrasi Masalah Fish Bonewww.bppk.depkeu.go.id diakses pada tanggal 1 April 2014.



Diagrams.



LAN, 2008. Tekhnik- Tekhnik Analisis Manajemen Modul Diklatpim Tingkat III. Jakarta: Lembaga Administrasi Negara. Muhaimin, et.al. 2011. Manajemen Pendidikan Aplikasinya Dalam Penyusunan Rencana Pengembangan Sekolah. Jakarta: Kencana.



ALAT- ALAT ANALISIS DALAM MANAJEMEN



Makalah Disusun untuk memenuhi tugas mata kuliah Manajemen Strategi Pendidikan yang dibimbing oleh Dr. Sri Hartiningsih



Muchamad Arif



Oleh: NIM 201310240211033



PROGRAM PASCASARJANA MAGISTER KEBIJAKAN PENGEMBANGAN PENDIDIKAN UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH MALANG 2014