Makalah Analisis Jabatan [PDF]

Citation preview

Analisis Jabatan Makalah Ini Disusun Guna Memenuhi Tugas Mata Kuliah Manajemen Sumber Daya Insani Dosen Pembimbing Pitaloka Dharma Ayu, S.E., M.M.



DisusunOleh : 1. Khafidlotul Dewi L



63010170025



2. Hervinda Raana O



63010170064



3. Aditya Ayuk N



63010170104



4. Ika Puji H



63010170141



5. Titi Indrayani



63010170340



FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS ISLAM INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI (IAIN) SALATIGA TAHUN 2019



KATA PENGANTAR Puji syukur penulis ucapkan kehadirat Tuhan yang Maha Esa karena rahmat dan hidayah-Nya dan tak lupa shalawat dan salam senantiasa kita panjatkan kepada panutan kita ,Nabi Muhammad SAW.Penulis bersyukur atas selesainya makalah “Analisis Jabatan” ini. Makalah ini dibuat untuk memenuhi tugas semester limadari Ibu Pitaloka Dharma Ayu, S.E., M.M. Penulis menyadari bahwa untuk mewujudkan makalah ini bukan hal yang mudah, namun berakat bantuan dari berbagai pihak makalah ini dapat kami selesaikan walaupun belum sepenuhnya sempurna.Dalam kesempatan ini izinkan penulis mengucapkan terimakasi kepada semua pihak secara materil walaupun moril memberikan bantuan demi terselesaikannya makalah ini. Penulis mengucapkan terima kasih kepada Ibu Pitaloka Dharma Ayu, S.E., M.M. selaku dosen Manajemen Sumber Daya Insani IAIN Salatiga . Hanya kepada Tuhan Maha Kuasa jualah penulis memohon do’a sehingga bantuan daro berbagai pihak bernilai ibadah. Penulis menyadari bahwa sebagai manusia biasa tidak luput dari kesalahan dan kekurangan sehingga hanya yang demikian yang dapat penulis berikan. Penulis dapat memperbaiki kesalahankesalahan dalam penyusunan karya ilmiah selanjutnya. Demikian makalah ini penulis buat semoga bermanfaat bagi pembaca.



Salatiga, 31 Agustus 2019



Penulis



DAFTAR ISI



KATA PENGANTAR ............................................................................................ i DAFTAR ISI .......................................................................................................... ii BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang...............................................................................................1 B. Rumusan Masalah .........................................................................................2 C. Tujuan Penulisan ...........................................................................................2 BAB II PEMBAHASAN 1. Analisis Jabatan .............................................................................................3 2. Tujuan dan manfaat Analisi Jabatan ..............................................................4 3. Informasi jabatan ...........................................................................................5 4. Metode pengumpulan informasi jabatan .......................................................6 5. Prinsip dan prosedur Analisis Jabatan ...........................................................8 6. Hal-hal yang perlu dipersiapkan dalam menyusun Analisis Jabatan ............9 BAB III PENUTUP A. Kesimpulan .................................................................................................11 B. Saran ...........................................................................................................12 DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................13



BAB I



PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG Sumber daya manusia (SDM) makin besar peranannya bagi kesuksesan sebuah perusahaan, sehingga banyak perusahaan menyadari bahwa unsur manusia dalam perusahaan itu dapat memberikan keunggulan daya saing.1 SDM adalah manusia yang memiliki sumber daya atau potensi untuk melakukan kegiatan-kegiatan yang positif. Manajemen sumber daya manusia (MSDM) menurut fungsi manajerial adalah perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian, sedangkan menurut fungsi operasional adalah pengadaan, pengembangan, kompensasi, integrasi, pemeliharaan, dan pemutusan hubungan kerja2. Menurut H. Malayu S.P. Hasibuan (2009:1,10,179),manajemen merupakan alat untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Manajemen yang baik akan memudahkan terwujudnya tujuan perusahaan, karyawan, dan masyarakat. Unsur-unsur manajemen terdiri dari 6 M yaitu:man, money, method, machines, materials, dan market. Manajemen artinya adalah pengelolaan. Yang dikelola adalah semua unsur 6 M itu. Tujuan pengelolaan adalah agar semua unsur 6 M itu lebih berdaya guna dan berhasil guna dalam mewujudkan tujuan perusahaan. Semua unsur 6 M itu harus dikelola agar memberikan manfaat yang optimal, terkoordinasi dan terintegrasi dengan baik dalam menunjang terwujudnya tujuan perusahaan. Yang mengelola adalah pimpinan dengan jajarannya yaitu pimpinan puncak, manajer madya, dan supervisi. Cara mengelolanya adalah dengan melakukan kegiatan mengikuti berdasarkan urutan fungsi manajemen tersebut. Jadi manajemen adalah ilmu dan seni mengelola proses pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber daya lain secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan tertentu.



1



Robert L. Mathis, John H. Jackson, 2001 Petrus Maharsi 2011:1



2



SDM adalah bidang manajemen yang khusus mempelajari hubungan dan peran manusia dalam perusahaan perusahaan.Unsur MSDMadalah manusia sebagai tenaga kerja pada perusahaan.Manusia selalu berperan aktif dan dominan dalam setiap kegiatan perusahaan karena manusiabisa menjadi perencana, pelaku dan terwujudnya tujuan perusahaan.Alat-alat canggih yang dimiliki perusahaan tidak ada manfaatnya



bagi



perusahaan



jika



peran



aktifkaryawan



tidak



diikutsertakan.Karyawan tidak dapat diatur sepenuhnya seperti mengatur mesin, modal, maupun gedung.Jadi MSDMmerupakan ilmu dan seni mengatur hubungan dan peran tenaga kerja agar efektif dan efisien membantu



terwujudnya



tujuan



perusahaan,



karyawan



dan



masyarakat.Karyawan adalah SDM atau orang yangbekerja menjual jasa baik tenaga dan pikirannya kepada perusahaan guna memperoleh imbalan sesuai dengan perjanjian atau peraturan. B. Rumusan Masalah 1. Apa yang di maksud dengan Analisis Jabatan ? 2. Apa tujuan dan manfaat Analisi Jabatan ? 3. Apa saja informasi jabatan itu ? 4. Sebutkan metode pengumpulan informasi jabatan ! 5. Sebutkan prinsip dan prosedur Analisis Jabatan ! 6. Hal apa saja yang perlu dipersiapkan dalam menyusun analisis jabatan? C. Tujuan Pembahasan Makalah 1. Untuk mengetahui pengertian Analisis Jabatan . 2. Untuk mengetahui tujuan dan manfaat Analisi Jabatan . 3. Untuk mengetahui informasi jabatan . 4. Untuk mengetahui metode pengumpulan informasi jabatan . 5. Untuk mengetahui prinsip dan prosedur Analisis Jabatan . 6. Untuk mengetahui hal yang perlu dipersiapkan dalam penyajian hasil Analisis Jabatan.



BAB II PEMBAHASAN



A. Pengertian Analisis Jabatan Analisis Jabatan



diperlukan untuk mengumpulkan informasi-



informasi guna menyusun deskripsi pekerjaan, spesifikasi pekerjaan,dan evaluasi pekerjaan. Analisis jabatan itu berkaitan dengan berbagai fungsi manajemen sumber daya manusia, karena dapat menghasilkan pekerjaan yang berisi gambaran dari jabatan yang menyangkut tugas, standard kinerja, bobot jabatan, dan maupun persyaratan pemangku jabatan yang akan digunakan untuk melaksanakan perekerjaan dalam lingkup penarikan karyawan. 3 Pengertian Analisis Jabatan menurut beberapa ahli, Analisis jabatan menurut Sirait (2006) adalah proses untuk memperoleh informasi secara jelaas dan rinci mengenai fakta-fakta yang berguna untuk mencapai tugas yang ada dalam suatau jabatan. Analisis jabatan menurut Gibson, Ivancevich, dan Donelly (1993) adalah suatu proses yang dilakukan untuk mengambl keputusan yang menjelaskan fakoor tugas, manusia, dan teknologi yang menjadikan sebuah desain pekerjaan. Jadi



dapat



disimpulkan



bahwa



analisis



jabatan



adalah



mengumpulkan data seecara sistematisserta dapat memilah dan memilih informasi penting yang berhubungan dengan pekerjaan tertentu.Hasil analisis jabatan ini merupakan dari masukan terhadap banyak ativitas sumber daya manusia



yang bertujuan untuk menyediakan atau



memberikan pemahaman yang rinci tentang isi dan persyaratan pekerjaan bagi manajemen.4



3



Jurnal orbith, vol. 12, no. 1, maret 2016 Jurnal administrasi public, vol. 1, no. 6



4



B. Tujuan dan Manfaat Tujuan dari analisis jabatan antara lain ; 1. Menetapkan spesifikasi karyawan, dengan analisis jabatan maka dapat dipilih karyawan yang sudah masuk kriteria persyaratan dengan begitu maka orang yang menduduki suatu jabatan dapat bekerja dengan baik dan dapat berhasil. 2. Menentukan kebutuhan pelatihan, yaitu dengan adanya analisis jabatan maka dapat diketahui kahlian yang dimiliki oleh setiap karyawan, jadi dapat ditentukan program pelatihan apa yang sesuai dengan keahlian para karyawan. 3. Menetukan peringkat, yaitu dengan analisis jabatan maka dapat diketahui bobot dari suatu jabatan maka dapat dinilai dan dapat dibandingkan antara jabtan yang satu dengan yang lain sehingga dapat disusun peringkat jabatan dalam suatu organisasi. 4. Mengembangkan metode, yaitu engan analisis jabatan maka dapat dilakukan perbaikan metode kerja dalam suatu jabatan. 5. Merencanakan da melaksanakan promosi serta transfer kerja. Manfaat analisis jabatan antara lain ; a. Menemukan faktor pendorong atau yang menghambat kualitas kerja karyawan. b. Membantu dalam menentukan kebijakan dan program-program manajemen sumber daya manusia. c. Menentukan standard prestasi yang realistis. d. Mengindentifikasi hubungan antara supervisor dan bawahan. e. Memudahkan dalam mendesain ulang terutama bila terjadi akuisisi, merger, dan perampingan organisasi. f. Memperkirakan nilai kompensasi yang tepat untuk masingmaisng jabtan sesuai dengan beban kerja.



g. Berperan dalam penempatan karyawan agar sesuai dengan tingkat pengetahuan, keahlian dan pengalaman.5 C. Informasi Jabatan Analisis jabatan harus dilaksanakan dengan menganalisis dua aspek dari suatu jabatan, yaitu : a. aspek



kegiatan



pelaksanaan



pekerjaan



mengenai



apa



yangsebenarnya dikerjakan oleh pemangku jabatan, dan b. aspek persyaratan dari seorang pemangku jabatan mengenai syarat-syarat yang harus dipenuhi oleh seorang pemangku jabatan agar dapat melaksanakan tugas dan pekerjaannya dengan baik. Untuk menganalisis dua aspek itudiperlukan informasi yang berhubungan dengan jabatan yang akan dianalisis, yaitu : a. informasi jabatan (job information) mengenai pelaksanaan pekerjaan



menyangkut



apa



yang



dikerjakan,



bagaimana



mengerjakan, dan mengapa harus melakukan pekerjaan itu. b. informasi persyaratan jabatan (job specification) mengenai kualifikasi umum dan khusus yang harus dimiliki seorang karyawan. Kualifikasi umum menyangkut pendidikan minimum yang disyaratkan, pengetahuan yangharus dimiliki, kemampuan dan keahlian yang dimiliki dan diperoleh baik dari praktik maupun latihan kerja yang mencakup keahlian mental, fisik, sosial, dan pengalaman kerja yang berhubungan dengan pekerjaan tertentu. Kualifikasi khusus menyangkut bakat yang dimiliki, kepribadian, kemampuan pengendalian diri, minat kerja, kesehatan fisik dan mental, jenis kelamin yang serasi untuk menyelesaikan tugas. c.



informasi perilaku (behavior) mengenai daftar perilaku apa saja yang dibutuhkan untuk dapat melakukan pekerjaan tertentu dengan berhasil, dan juga daftar tuntutan kerja yang diperlukan, seperti misalnya pekerjaan menuntut duduk lama, berdiri lama, atau ketahanan fisik yang tangguh.



5



Jurnal orbith, vol. 12, no. 1, maret 2016



d. informasi mengenai peralatan yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan tertentu. e. informasi



standar



kinerja



(performance



standard)mengenai



indikator-indikator atau target-target yang harus dicapai sebagai standar atau ukuran untuk menentukan apakah pekerjaan berhasil dilaksanakan dengan baik atau tidak. f. informasi konteks pekerjaanmengenai kondisi kerja, beban kerja, waktu dan jadwal kerja, dan posisi jabatan di dalam struktur organisasi6.



D. METODE ANALISIS JABATAN Metode Pengumpulan Informasi Jabatan menurut Dewi Hanggraeni (2012: 29), beberapa metode untuk mengumpulkan informasi jabatan adalah wawancara (interview), diskusi panel para ahli (panel of experts), daftar pertanyaan /kuesioner (questionnaire), buku harian kerja (diary/ logbook), dan pengamatan (observation). 1. Metode Wawancara Metode wawancara (interview) adalah paling efektif dan akurat untuk mengumpulkan informasi, karena langsung dari orang yang menduduki jabatan tertentu. Seorang analis yang melakukan proses analisis jabatan mewawancarai penyelia (supervisor) dan orang yang menduduki jabatan yang akan dianalisis (job holder), sehingga dapat diketahui tugas-tugas, aktifitas kerja, beban kerja, tanggungjawab, dan syarat-syarat lain dalam jabatan tertentu. Kelemahan metode ini yaitu membutuhkan banyak waktu (time consuming) dan mungkin narasumber memberikan informasi yang tidak sesuai dengan kondisi kerja yang sebenarnya sehingga keterangan menjadi bias.



6



Herman Sofyandi,2008:92, dan Dewi Hanggraeni, 2012: 28



2. Metode Diskusi Panel Metode diskusi panel para ahli (panel of experts) yaitu mengumpulkan para ahli misalnya manajer senior, konsultan, dan pekerja senior untuk dimintai informasi-informasi yang dibutuhkan mengenai jabatan tertentu. Metode ini mengurangi bias karena informasi dikumpulkan dari banyak pihak yang ahli, meskipun membutuhkan banyak waktu dan biaya. 3. Metode Kuesioner Metode daftar pertanyaan /kuesioner (questionnaire) yaitu mengirimkan sejumlah kuesioner kepada orang yang menduduki jabatan yang akan dianalisis (job holder) untuk mengisi kuesioner dan menjelaskan tugas-tugas, aktifitas kerja, dan tanggung jawab yang mereka emban.Metode ini tidak membutuhkan banyak waktu dan biaya, tetapi memiliki kelemahan yaitu kemungkinan terjadi kesalahan dalam memahami pertanyaan dalam kuesioner, dan tidak diisi dengan lengkap, atau bahkan kuesioner tidak dikembalikan, sehingga informasi yang terkumpul tidak akurat. 4. Metode Buku Harian Metode buku harian kerja (diary/ log book) yaitu meminta pemangku jabatan (job holder) untuk mengisi buku harian setiap hari dengan mencatat apa saja aktifitas dan tugas-tugas yang mereka lakukan. Metode ini dapat memberikangambaran yang lengkap mengenai suatu jabatan tertentu,sehingga informasi yang diperoleh



akurat



karena



semua



aktifitas



dicatat,



tetapi



kelemahannya bila kadang-kadang lupa mengisi buku harian, maka informasi yang terkumpul tidak lengkap. 5. Metode Observasi Metode pengamatan (observation) yaitu analis melakukan pengamatan secara langsung terhadap aktifitas-aktifitas kerja,tugas, dan tanggungjawab yang dilakukan dan diemban oleh pemangku jabatan. Metode ini sangat berguna bila analis dan pemangku jabatan memilki hambatan bahasa karena perbedaan bahasa yang



mereka kuasai, tetapi memiliki kelemahan bila analis kemungkinan melewatkan aktifitas tertentu dan tidak mengamati semua aktifitas kerja , sehingga informasi yang terkumpul tidak lengkap. 7



E. Prinsip dan ProsedurAnalisis Jabatan Beberapa prinsip yang harus dilaksanakan dalam analisis jabatan adalah: 1. Batas-batas pekerjaan dalam suatu jabatan harus ditentukan dengan jelas menyangkut kewenangan jabatan dan batas waktu pekerjaan agar tidak terjadi tumpang tindih dengan jabatan lain. 2. Jabatan harus didasarkan pada kenyataan dengan data-data yang digunakan harus benar-benar aktual dan dapat dipercaya untuk mengurangi subyektifitas. 3. Aktifitas dalam suatu jabatan harus disusun secara kronologis untuk mempermudah dalam menganalisis dan mengevaluasi. 4. Kondisi



pekerjaan



harus



diperhatikan



agar



analis



dapat



memahamimengapa suatu pekerjaan harus dilakukan dalam suatu jabatan tertentu. Prosedur analisis jabatan dapat diuraikan sebagai berikut : 1. Penentuan tujuan analisis jabatan merupakan langkah awal yang harus dilakukan untuk mengetahui tujuan dari analisis jabatan dan informasi apa yang diperlukan. 2.



analisis jabatan merupakan penyusunan rencana yang meliputi : a. Penentuan informasi umum tentang organisasi seperti visi, misi, struktur termasuk data jabatan yang ada, mekanisme kerja organisasi, daftar karyawan, data mengenai lingkungan kerja, dan berbagai kebijakan kepegawaian. b. Komponen informasi jabatan yang menyangkut identifikasi jabatan, pelaksanaan pekerjaan, dan persyaratan jabatan. c. Metode pengumpulan data yang mencakup pendekatan yang digunakan, sumber data, dan teknik pengumpulan data. Pendekatan



7



Dewi Hanggraeni, 2012: 29



yang dapat digunakan antara lain pendekatan berdasarkan individu pemangku jabatan (job holder), pengambilan sampel, nama-nama jabatan yang setara atau sama, dan rumpun jabatan yang sama. Sumber data dapat diperoleh melalui karyawan yang bersangkutan, pimpinan, literatur, maupun orang lain yang mengetahui jabatan tertentu tersebut.Pengumpulan data dapat dilakukan melalui metode-metode wawancara (interview), diskusi panel para ahli (panel of experts), daftar kuesioner (questionnaire), buku harian (diary/ log book), dan pengamatan (observation). 3. Pengumpulan data jabatan dilakukan dengan urutan sebagai berikut : a. Memilih unit kerja yang akan diambil datanya. b. Menginventaris jabatan yang ada dalam unit kerja. c. Menginventaris jumlah pemangku jabatan. d. Menentukan jumlah sampel pada unit kerja. e. Memilih nama pemangku jabatan sebagai sampel. f. Mengumpulkan data menggunakan metode tertentu. g. Mencatat dalam lembar kerja analisis jabatan (job analysis worksheet). 4. Pengolahan data jabatan menjadi informasi jabatan. 5. Penyajian hasil analisis jabatan dalam bentuk uraian jabatan (job description), persyaratan jabatan (job specification), klasifikasi jabatan (job classification), desain jabatan (job design), dan bobot nilai jabatan (job value). 6. Penyusunan program-program manajemen sumber daya manusia.8



F. Hal-hal yang perlu dipersiapkan dalam menyusun analisis jabatan Analisis jabatan disusun dengan maksud untuk memudahkan perusahaan mempersiapkan jalannya roda perusahaan secara tepat dan benar.



Atau



dengan



kata



lain



untuk



mempermudahkan



kelancaraanoperasional perusahaan, sehingga tujuan yang telah ditetapkan dapat dicapai dengan mudah. Dalam menyusun analisis jabatan diperlukan



8



Herman Sofyandi, 2008:93



tahap-tahap tertentu, sehingga hasil yang diharapkan tercapai. Berikut ini persiapan yang perlu dilakukan dalam penyusunan analisis jabatan: 



Lingkup kegiatan perusahaan. Maksudnya adalah jumlah kegiatan yang dilakukan perusahaan saat ini dan kemungkinan perluasan dimasa yang akan datang. Namun yang paling penting adalah cakupan kegiatan untuk saat ini. Makin besar aktivitas perusahaan, maka akan semakin membutuhkan waktu dan keahlian untuk menyusunnya, demikian pula sebaliknya.







Jumlah sumber daya manusia dan perilakunya. Jumlah sumber daya manusia diperlukan untuk mengetahui kebutuhan sumber daya manusia yang akan mengisi jabatan-jabatan yang ada serta kemampuan masing-masing sumber daya manusianya.







Metode yang digunakan. Metode analisis yang digunakan adalah metode pengumpulan data dan analisis data. Dalam pengumpulan data dapat dilakukan dengan menggunakan observasi, kuesioner, dan wawancara hal ini disesuaikan dengan kondisi yang ada.







Sarana dan prasarana. Ketersediaan sarana dan prasarana yang dimiliki oleh perusahaan guna mendukung jabatan yang ada juga perlu diketahui. Karena faktor sarana dan prasarana ini sangat berperan penting dalam membantu kelancaran aktivitas.







Penentuan syarat jabatan. Persyaratan jabatan merupakan syaratsyarat yang harus dipenuhi untuk menduduki jabatan tertentu. Perusahaan harus mengidentifikasi dari SDM yang ada sekarang, apakah mereka memiliki syarat untuk mememnuhi jabatannya atau tidak.9



9



Kasmir,Manajemen Sumber Daya Manusia,Rajawali Pers, Jakarta, 2016, hlm.32-34.



BAB III PENUTUPAN A. KESIMPULAN Analisis jabatan/ analisis pekerjaan (job analysis) sebagaibagian dari manajemen sumber daya manusiadalam organisasi merupakan penentuan isi dari suatu jabatan (job content) yang meliputi tugas, tanggung jawab, kewenangan, kondisi kerja, pendidikan, keahlian, kemampuan, pengalaman kerja, dan hubungan dengan jabatan lain dalam organisasi, serta persyaratan jabatan (job specification) yang dibutuhkan seorang karyawan agar mampu melaksanakan tugas pekerjaan dalam jabatan yang diembannya dengan baik. Analisis jabatan harus dilaksanakan dengan menganalisis aspek kegiatan pelaksanaan pekerjaan mengenai apa yang sebenarnya dikerjakan oleh pemangku jabatan, danaspek persyaratan dari pemangku jabatan mengenai syarat-syarat yang harus dipenuhi oleh pemangku jabatan agar dapat melaksanakan tugas dan pekerjaannya dengan baik. Untuk menganalisis dua aspek itu diperlukan informasi-informasi :jabatan (job information), persyaratan jabatan (job specification), perilaku (behavior), peralatan yang dibutuhkan, standar kinerja (performance standard), dan konteks pekerjaan. Informasi-informasi untuk analisis jabatan dapat dikumpulkan dengan metode-metode:wawancara (interview), diskusi panel para ahli (panel of experts), daftar pertanyaan /kuesioner (questionnaire), buku harian kerja (diary/ logbook), pengamatan (observation). Hasil analisis jabatan disajikan dalam bentuk-bentuk: deskripsi jabatan/ uraian pekerjaan/ gambaran jabatan (job description), persyaratan jabatan/ kualifikasi jabatan/ tuntutan minimal kualitas jabatan/ spesifikasi jabatan (job



specification),



klasifikasi



rancangan pekerjaan (job design).



jabatan



(jobclassification),



desain/



B. SARAN Penulis menyadari dalam penulisan makalah ini jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu penulis senantiasa dengan lapang dada akan menerima kritik dan saran yang bersifat membangundemi perbaikan makalah kami selanjutnya.



DAFTAR PUSTAKA



Kasmir.2016.Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Raja Grafindo Persada. Sugijono.2016.Analisis Jabatan Dalam Manajemen Sumber Daya Manusia Orbith.12 (1),52-58. Tanumihardjo,Hakim,Noor. Pengaruh Analisis Jabatan Terhadap Kinerja Pegawai. Administrasi Publik. 1(6). 1114-1122. Wicaksono Awang Setiawan. 2010. Analisis Jabatan Sebagai Pedoman Organisasi Dalam Melakukan Evalasi Kinerja. Psikosains. 2(4).