Makalah Dimensi Struktur Organisasi: Disusun Untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah Teori Organisasi [PDF]

Citation preview

MAKALAH DIMENSI STRUKTUR ORGANISASI Disusun Untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah Teori Organisasi



Dosen Pengampu : Dr. Diana Hertanti, M.Si



Kelas : D041 Disusun Oleh :



1.Revanda Amelia Vega



(22041010170)



2.Puput Ardiana



(22041010171)



3.Nur Syafiqotul Maulah



(22041010063)



UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL “VETERAN” JAWA TIMUR FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK TAHUN 2023



KATA PENGANTAR Syukur alhamdulillah kami panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan kemudahan dan kesehatan kepada kami sehingga kami mampu menyelesaikan sebuah makalah kelompok untuk mata kuliah Pendidikan Kewarganegaraan dengan tema " Dimensi Struktur Organisasi” Makalah yang sudah kami susun ini untuk menyelesaikan tugas mata kuliah Teori Organisasi yang mesti digarap bersama karena membutuhkan waktu dan tenaga yang cukup besar. Di tengah pergumulan diskusi yang alot dan panjang sesama kelompok satu, kami pun akhirnya berhasil menemukan pola menarik untuk membentuk kelas kreatif. Kami pun menyadari jika isi makalah ini jauh dari sempurna karena keterbatasan kami. Oleh sebab itu, kami harapkan adanya umpan balik berupa kritik dan saran yang membangun agar di kemudian hari kami sanggup makalah yang lebih maksimal. Akhirnya, semoga makalah yang sudah kami susun bersama-sama bisa bermanfaat bagi dunia pendidikan



Surabaya, 23 Februari 2023



Penulis



ii



DAFTAR ISI KATA PENGANTAR .................................................................................................................. ii DAFTAR ISI ................................................................................................................................ iii BAB I PENDAHULUAN ..............................................................................................................1 1.1 Latar Belakang ........................................................................................................................1 1.2 Rumusan Masalah ..................................................................................................................2 1.3 Tujuan ......................................................................................................................................2 BAB II PEMBAHASAN ...............................................................................................................3 2.1 Dimensi Struktur Organisasi .................................................................................................3 2.2 Sentralisasi, Kompleksitas, dan formalisasi .........................................................................3 2.3 Base Practise dalam Struktur Organisasi .............................................................................8 BAB III PENUTUP .......................................................................................................................9 3.1 Kesimpulan ..............................................................................................................................9 3.2 Saran .........................................................................................................................................9 DAFTAR PUSTAKA ..................................................................................................................10



iii



BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Perbedaan jaman dan perubahan pengaruh tingkat globalisasi membuat setiap organisasi ikut mengalami perkembangan yang memberikan dampak terhadap kompetisi dari organisasi dalam negeri, organisasi swasta, dan organisasi asing. Kompetisi tersebut membawa pengaruh dalam mengefisiensi dan efektifkan dari sistem organisasi untuk menghadapi dan mengantisipasi beragam perbedaan jenis dari tugas-tugas dan kebutuhan-kebutuhan penting dari kinerja organisasi. Dalam dunia organisasi selalu terdapat kesesuaian antara persaingan, kekuatan, tantangan dan sistem dalam dunia usaha. Maka hal tersebut yang menjadi faktor utama sebagai kunci dalam organisasi adalah sumber daya manusia. Manajemen sumber daya manusia adalah salah satu fungsi bisnis yang memiliki pengaruh penting dalam organisasi. Karena dalam menerapkan pelaksanaan dari strategi dan teknologi membutuhkan tata kelola sumber daya manusia yang memadai. Sumber daya manusia sebagai kunci utama pelopor dan pendorong operasional pada suatu organisasi dalam perusahaan yang mana fungsi manusia bekerja secara individu atau kelompok dengan arahan pimpinan untuk mencapai tujuan-tujuan perusahaan. “Struktur organisasi merupakan rancangan dari pemimpin organisasi sehingga mampu menentukan harapan-harapan mengenai apa yang akan dilakukan individu-individu dan kelompok-kelompok tersebut dalam mencapai tujuan-tujuan organisasi “(Ivancevich, 2007:235). Maka, struktur organisasi dirangkai dengan sebuah organisasi yang efektif , dengan adanya sumber daya manusia dalam organisasi perusahaan struktur organisasi dapat diterapkan sesuai dengan pelaksanaan cara sistem kerja organisasi untuk tujuan organisasi yang efektif dan efisien. Efektivitas organisasi merupakan istilah yang mengarah pada karakter yang terjadi pada organisasi perusahaan yang dilakukan oleh beberapa kelompok kerja atau lembaga yang tersruktur mengarah pada perolehan kinerja dan sasaran yang berhubungan dengan kualitas dan kuantitas serta waktu yang sudah ditetapkan. Oleh karena itu, efektivitas organisasi sebagai sebuah keadaan yang sangat vital untuk sebuah kesuksesan organisasi dengan menonjolkan tujuan yang tercapainya kestabilan, keseimbangan dan kelangsungan hidup dari fungsi organisasi itu berdiri.



1



Struktur organisasi yang diterapkan dalam suatu organisasi terdapat tiga yaitu sentralisasi, kompleksitas, dan formalisasi. Apabila dilihat dari aspek-aspek efektivitas organisasi terjadi karena didorong oleh pengaruh aspek struktur organisasi yang mempunyai kesesuaian dan keterkaitan



dalam



pencapaian tujuan. Proses pencapaian tujuan yang bagus berarti terdapat keseimbangan dan fokus dalam usaha pemimpin yang mempertahankan visi dan misi kepada pegawai, dengan manfaat pegawai dapat memperoleh cara kerja yang baik secara konsisten dan fokus sesuai sistem yang telah disiapkan bagi terlaksananya hidup organisasi. Maka sebuah organisasi memerlukan kinerja yang baik untuk mewujudkan tujuan-tujuan yang telah ditetapkan.



1.2 Rumusan Masalah Dari uraian diatas maka dapat disusun rumusan masalah : 1. Apa pengertian dimensi struktur organisasi ? 2. Apa yang dimaksud dengan sentralisasi, kompleksitas, dan formalisasi ? 3. Bagaimana penerapan base practice antara sentralisasi, kompleksitas, dan formalisasi dalam organisasi ?



1.3 Tujuan Penulisan 1. Pengertian dimensi struktur organisasi ? 2. Apa yang dimaksud dengan sentralisasi, kompleksitas, dan formalisasi ? 3. Bagaimana penerapan base practice antara sentralisasi, kompleksitas, dan formalisasi dalam organisasi ?



2



BAB II PEMBAHASAN 2.1 Dimensi Struktur Organisasi Struktur organisasi pada hakikatnya adalah suatu cara untuk menata unsur-unsur dalam organisasi dengan sebaik-baiknya, demi mencapai berbagai tujuan yang telah ditetapkan (Kusdi, 2009:176). Dalam Struktur organisasi ditetapkan bagaimana tugas akan dibagi, siapa melapor kepada siapa, dan mekanisme koordinasi yang formal serta pola interaksi yang akan diikuti. Sedangkan, yang dimaksud dengan dimensi struktur organisasi adalah pola tentang hubungan antara berbagai komponen dan bagian organisasi. Pada organisasi formal struktur adalah upaya terencana dan merupakan usaha yang secara sadar menciptakan pola hubungan antara berbagai komponen, sehingga dapat mencapai tujuannya secara efektif. Sedangkan, struktur organisasi dalam organisasi informal merupakan bagian dari sistem yang tidak direncana dan muncul secara spontan sebagai hasil interaksi para pesertanya. Sebuah struktur organisasi mempunyai tiga dimensi yaitu : Kompleksitas, Formalisasi, dan Sentralisasi. 2.2 Sentralisasi, kompleksitas, dan formalisasi a) Sentralisasi Sentralisasi adalah komponen yang paling problematis diantara tiga komponen. Sentralisasi dinyatakan sebagai sejauh mana kekuasaan formal dapat membuat kebijaksanaan-kebijaksanaan dikonsentrasikan pada satu individu sebuah unit, atau suatu tingkat (biasanya pada tingkat tinggi dalam organisasi). Dengan demikian pegawai yang biasanya berada dibagaian bawah hanya memperoleh masukan yang minim dalam pekerjaan mereka. Istilah sentralisasi merujuk kepada tingkat dimana pengambilan keputusan dikonsentrasikan pada suatu titik tunggal di dalam organisasi. Konsentrasi yang tinggi menyatakan adanya spesialisasi yang tinggi, sedangkan konsentrasi yang rendah menunjukkan adanya desentralisasi. Menurut Hatch (1997:168), kesulitan dalam mengukur tingkat sentralisasi adalah terletak pada beragamnya jenis keputusan di dalam organisasi itu sendiri. Artinya, organisasi dapat bersifat sentralistis dalam satu aspek, dan desentralistis dalam aspek lain. Suatu organisasi umumnya bersifat desentralis (work-related decision), tetapi cenderung sentralistis terhadap keputusan-keputusan strategis.Karena itu, terkadang



3



sulit untuk menentukan tingkat sentralisasi yang sesungguhnya dalam sebuah organisasi. Tingkat kontrol yang dimiliki seeorang atas seluruh proses pengambilan keputusan dapat digunakan sebagai ukuran sentralisasi . Kelima langkah dalam proses pengambilan keputusan adalah sebagai berikut: 1.



Mengumpulkan informasi untuk diteruskan kepada pengambil keputusan



mengenai apa yang dapat dilakukan. 2.



Memproses dan menginterpretasikan informasi tersebut untuk memberi



saran kepada pembuat keputusan mengenai apa yang harus dilakukan. 3.



Membuat pilihan mengenai apa yang hendak dilakukan



4.



Memberi wewenang kepada orang lain mengenai apa yang hendak



dilakukan 5.



Melaksanakan apa yang harus dilakukan.



Di beberapa organisasi, manajer puncak mengambil semua keputusan sedangkan Manajer tingkat lebih bawah semata-mata hanya melaksanakan perintah dari manajemen atas. Dalam keadaan lain ,organisasi dimana pengambilan keputusan ditekan dibawah. Ada kecenderungan bahwa sentralisasi menurun bersama dengan membesarnya ukuran organisasi. Sebab-sebab mengapa organisasi yang besar membutuhkan desentralisasi, menurut Robbins (1990: 111), adalah sebagai berikut : 1.



Kapasitas pengolahan informasi manusia terbatas



2.



Organisasi membutuhkan respon cepat



3.



Keputusan dapat diambil dengan informasi yang lebih rinci dan lengkap



4.



Motivasi pekerja dapat ditingkatkan dengan desentralisasi



5.



Desentralisasi memberikan ruang pembelajaran



Berkaitan dengan hubungan antara ukuran organisasi dan sentralisasi, penelitianpenelitian organisasi pada umumnya belum memberikan kesimpulan yang eksak. Menurut Robbins (1990: 160), kita baru memiliki kesimpulan yang pasti tentang hubungan ukuran organisasi dan formalisasi. Namun dari kesimpulan ini, menurut Robbins, kita bisa menarik sebuah logika: Aturan dan prosedur formal memungkinkan para pengelola organisasi untuk mendelegasikan pengambilan keputusan sekaligus memastikan bahwa keputusan dibuat sesuai dengan keinginan pengelola organisasi. Dengan kata lain, ukuran organisasi meningkatkan desentralisasi, sementara formalisasi meningkat. 4



Kelebihan Sentralisasi a. Lebih mudah untuk menerapkan kebijakan umum dan praktek untuk bisnis secara keseluruhan b. Mencegah bagian lain dari bisnis menjadi terlalu mandiri c. Lebih mudah untuk mengkoordinasikan dan mengendalikan dari pusat d. Lebih cepat pengambilan keputusan lebih mudah untuk menunjukkan kepemimpinan yang kuat Kelemahan Sentralisasi a. Manajer lokal cenderung jauh lebih dekat dengan kebutuhan pelanggan b. Kurangnya otoritas turun hirarki mungkin mengurangi motivasi manajer c. Layanan pelanggan tidak mendapat dari fleksibilitas dan kecepatan dalam pengambilan keputusan lokal Kelebihan Desentralisasi a. Harus meningkatkan motivasi staff b. Keputusan yang dibuat lebih dekat dengan pelanggan c. Konsisten dengan bertujuan untuk menyanjung hirarki d. Cara yang baik untuk melatih dan mengembangkan manajemen junior Kekurangan Desentralisasi a. Pengambilan keputusan tidak selalu strategis b. Sulit untuk mencapai kontrol keuangan yang ketat atau resiko biaya



b) Formalisasi Formalisasi adalah tingkat formalitas atau sejauh mana pekerjaan dibakukan dengan aturan dan proses tertentu dalam organisasi. Jumlah peraturan tertulis, pedoman, arahan, dan komunikasi adalah cara lain untuk mendefinisikan formalisasi. Pemegang jabatan (pekerjaan) dalam organisasi formal hanya memiliki kebebasan untuk menentukan apa yang harus dilakukan, kapan melakukannya, dan bagaimana melakukannya. Aturan, baik tertulis maupun tidak tertulis, tunduk pada formalisasi (eksplisit dan implisit). Saat mengukur formalisasi, sikap karyawan pada tingkat di mana prosedur kerja ditata dan peraturan dibuat dipertimbangkan, bersama dengan dokumen resmi organisasi. Antara dan di dalam organisasi, ada variasi dalam tingkat formalisasi. Perbedaan tersebut dapat didasarkan pada tingkat karyawan yang terampil (lebar) dan tidak terampil (sempit), divisi fungsional, tingkat struktur organisasi. Formalisasi sangat penting karena bermanfaat untuk mengatur perilaku karyawan, dan semua perilaku



5



bermanfaat untuk menurunkan keragaman, mendorong kolaborasi yang mudah, dan menghemat. Berikut adalah beberapa teknik terkait formalisasi: a. Keputusan Menentukan pekerja (pegawai) mana yang cocok atau sesuai dengan kebutuhan perusahaan dengan menggunakan kegiatan seleksi ini. b. Persyaratan kerja atau persyaratan peran Persyaratan peran, juga disebut sebagai spesifikasi kualifikasi pekerjaan, dibuat dengan harapan pemegang peran (karyawan) akan bertindak dengan cara yang sesuai dengan tugas yang dihadapi. c. Aturan, pedoman, dan kebijakan Sebagai pedoman tugas kerja, ada peraturan, prosedur, dan kebijakan. • Peraturan adalah instruksi yang jelas kepada pekerja tentang apa yang boleh dilakukan. • Prosedur : ditetapkan untuk memastikan standarisasi proses kerja. • Kebijakan : memberi kesempatan kepada para pekerja untuk menggunakan keleluasaan yang tidak terbatas dan tidak membedakan perilaku pegawai tertentu serta spesifikasi pegawai. • Pelatihan : diadakannya kegiatan pelatihan (training) untukmenjaga perilaku dan sikap kerja yang diinginkan organisasi kepada pegawai, dimana kegiatan ini dapat dilakukan dengan on the job dan of the job training. • Ritual : teknik formalisasi terhadap para anggota yang diperkirakan mempunyai dampak yang kuat dan lama terhadap organisasi. c) Kompleksitas Kompleksitas sejauh mana struktur organisasi berbeda dari yang lain dalam kaitannya dengan jumlah unit organisasi dan lapisan hirarki. Ada tiga cara struktur perusahaan dapat dibedakan:: 1) Diferensiasi (Perbedaan) Horizontal Perbedaan horizontal adalah penyebaran unitunit bagian struktur secara mendatar (kesamping). Perbedaan horizontal merujuk pada tingkat perbedaan antara unit-unit berdasarkan orientasi para anggotanya, sifat dari tugas yang mereka laksanakan dan lain sebagainya. Bukti nyata organisasi yang menekankan pada perbedaan horizontal adalah : a. Spesialisasi Spesialisasi menunjukkan pembagian beberapa tugas yang dilakukan secara independen ke dalam bidang keahlian.. Berbagai spesialisasi yang diakui meliputi: a) Spesialisasi fungsional atau pembagian kerja (secara individual), di mana tugastugas dasar dan berulang dibagi menjadi tugas yang sederhana dan berulang. Spesialisasi fungsional menciptakan kemampuan substitusi antara para pegawai dan mempermudah penggantiannya oleh manajemen.



6



b) Spesialisasi sosial (pekerjaannya) dicapai dengan menyewa tenaga profesional yang mempunyai keterampilan yang tidak dapat dijadikan kegiatan rutin dan segera. b. Departementalisasi Departementalisasi adalah kegiatan pengelompokkan pekerjaan dan para spesialis akibat pembagian kerja. Oleh karena itu departementalisasi adalah cara organisasi mengkoordinasikan kegiatan yang telah dibedakan secara horizontal. Departemen dibentuk atas dasar: 1. angka-angka yang sederhana 2. fungsi 3. produk atau jasa 4. klien 5. geografi 6. proses 2) Diferensiasi Vertikal Diferensiasi (perbedaan) vertikal adalah pembagian unit secara vertikal yang membentuk suatu jenjang hirarki struktur organisasi. Jika perbedaan vertikal meningkat, kompleksitas akan meningkat, karena jumlah tingkatan hirarki di dalam organisasi bertambah. Makin banyak tingkatan maka makin besar pula kecenderungan terjadinya distorsi dalam komunikasi dan makin sulit manajemen puncak dalam mengkoordinasi dan mengawasi kegiatan bawahan. 3) Diferensiasi Spasial Perbedaan spasial adalah tingkat penyebaran lokasi antar bagian dari struktur organisasi, hal ini meliputi sejauh mana lokasi fasilitas dan para pegawai organisasi tersebut secara geografis. Perbedaan spasial merujuk pada tingkat sejauh mana lokasi dari kantor, pabrik dan personalia sebuah organisasi tersebar secara geografis. Kompleksitas semakin, penting karena semakin kompleks sebuah organisasi, makin besar alat komunikasi, koordinasi dan kontrol agar dapat efektif. 2.3 Penerapan Base Practice Antara Sentralisasi, Kompleksitas, dan Formalisasi Pada Kantor Perwakilan Bank Indonesia Menurut Robbins terdapat tiga komponen dalam struktur organisasi, dimana hal ini merupakan inti dari Dimensi struktur organisasi yaitu Kompleksitas, Formalisasi , dan Sentralisasi. Oleh karena itu, jelas bahwa ditinjau dari segi-segi efektivitas organisasi terjadi karena dipengaruhi oleh aspek struktur organisasi yang memiliki persamaan dan hubungan dalam pencapaian tujuan. Proses pencapaian tujuan yang bagus berarti adanya konsistensi dan fokus dalam upaya pemimpin yang mengintegrasikan visi dan misi kepada pegawai, dengan timbal balik pegawai berkinerja baik secara konsisten dan fokus sesuai sistem yang telah dirancang bagi kelangsungan hidup organisasi. Salah satu organisasi yang memiliki fungsi tersebut adalah Bank Induk suatu negara. Bank Indonesia (BI, dulu disebut De Javasche Bank) adalah Bank Sentral Republik Indonesia.Bank Indonesia memiliki tujuan yang dalam 7



pencapaiannya didukung oleh tiga pilar yang merupakan tiga bidang tugasnya. Ketiga bidang tugas ini adalah menetapkan dan melaksanakan kebijakan moneter, mengatur dan menjaga kelancaran sistem pembayaran, serta mengatur dan mengawasi perbankan di Indonesia. Ketiganya perlu diintegrasi agar tujuan mencapai dan memelihara kestabilan nilai rupiah dapat dicapai secara efektif dan efisien. Dalam mencapai tujuannya, Bank Indonesia tidak bekerja sendiri beberapa Kantor Perwakilan Bank Indonesia tersebar secara geografis di seluruh Indonesia hampir setiap provinsi memiliki Kantor Perwakilan Bank Indonesia. Dimana karakteristik organisasi dari setiap Kantor Perwakilan Bank Indonesia tidak sama, tergantung pada wilayah kerja karesidenan yang dikelola. Pada Kantor Perwakilan Bank Indonesia Kediri ditetapkan di tingkatan Manajemen Organisasi BI kelas III. Organisasinya memiliki satu kepala perwakilan yang memiliki fungsi masingmasing yaitu, Bidang Ekonomi Moneter , Bidang Sistem Pembayaran dan Manajemen Intern, serta Bidang Pengawas Bank. Secara khusus , sektor ekonomi yang dominan di wilayah kerja KBI Kediri adalah Sektor Industri, Sektor Pertanian , dan Sektor Perdagangan Hotel dan Restoran. Oleh karena itu kinerja dari organisasi Kantor Perwakilan Bank Indonesia Kediri ini mengelola wilayah kerja yang cukup luas yang mana diperlukan sistem organisasi dan sumber daya manusia yang efektif dalam menunjang kinerja para pegawainya. Kantor Perwakilan Bank Indonesia Kediri secara sistem alur kerja sudah terlaksana yaitu salah satunya sistem dalam pengambilan keputusan dari segi sentralisasi pengambil keputusan tunggal dan desentralisasi dalam partisipasi pendapat anggota sebagai salah satu tahapan pengambil keputusan, Kantor Perwakilan Bank Indonesia Kediri juga sudah mengimplementasikan sistem manajemen dalam kompleksitas dan formalisasi organisasi, yaitu dalam hal memilah-milah pekerjaan menjadi beberapa departemen dan spesialisasi pekerjaannya.



8



BAB III PENUTUP 3.1 KESIMPULAN Dimensi Struktur Organisasi adalah sebuah pola tentang bagaimana berbagai bagian dan komponen perusahaan berinteraksi membentuk dimensi struktur organisasi. Dalam organisasi formal, strukturnya disengaja dan direncanakan dalam upaya menciptakan hubungan antara berbagai komponen yang memungkinkan organisasi mencapai tujuannya. Sentralisasi, formalisasi, dan kompleksitas adalah tiga komponen utama dari struktur organisasi. Dengan karyawan (biasanya lebih rendah dalam organisasi) yang memiliki input paling sedikit, sentralisasi adalah konsentrasi kekuatan pengambilan keputusan formal dalam satu individu, unit, atau level (biasanya lebih tinggi dalam organisasi). Apa yang dapat ditawarkan Partisipasi anggota dalam pengambilan keputusan adalah ukuran sentralisasi. Ada dua cara untuk memformalkan organisasi: (1) melalui hukum dan peraturan, prosedur, dan sanksi yang disiapkan oleh pimpinan organisasi, atau (2) melalui penggunaan tenaga profesional yang terlatih dalam nilai, norma, dan pola organisasi. perilaku yang sesuai dengan profesinya. Formalisasi mengacu pada jumlah atau jumlah aturan tertulis dalam suatu organisasi. Kompleksitas terdiri dari turunan horizontal, turunan vertikal, dan turunan spasial. Sumber diferensiasi horizontal adalah pengembangan unit yang berbeda dalam suatu organisasi berdasarkan orientasi pekerjaan, sifat tugas yang terlibat, dan latar belakang pendidikan dan pelatihan yang diperlukan untuk melakukan tugas tersebut. Diferensiasi horizontal mengarah pada spesialisasi dan pembentukan departemen. Spesialisasi mengacu pada pengelompokan tertentu dari kegiatan yang dilakukan oleh individu dalam suatu organisasi. Ada dua jenis morfologi: spesialisasi fungsional dan spesialisasi sosial. 3.2 SARAN Pokok bahasan tulisan ini sudah dipaparkan di depan. Besar harapan penulis semoga tulisan ini bermanfaat bagi pembaca.Karena keterbatasan pengetahuan dan referensi, penulis menyadari bahwa tulisan ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu, saran dan kritik yang membangun sangat diharapkan agar tulisan ini dapat disusun menjadi lebih baik dan sempurna.



9



DAFTAR PUSTAKA Robbins, P. Stephen. 1994. Teori Organisasu, Struktur, Desain dan Aplikasi. Edisi Ketiga. Jakarta : Arcan. Kusdi. 2009. Teori Organisasi dan Administrasi. Jakarta : Salemba Humanika. Gammahendra, Fianda. 2014. Pengaruh Struktur Organisasi terhadap Efektivitas Organisasi. Jurnal Administrasi Bisnis. Vol. 7, No. 02. Zainal, Rival Veihzal dkk. Kepemimpinan dan Perilaku Organisasi. Edisi Keempat. Jakarta: PT Raja Grafindo Persada.



10