Makalah Fo [PDF]

Citation preview

SERVICE HANDLING GROUP



BY INDIRA JUHATI FATIMAH XII APH 3



Handling Group Pre Arrival



Check In



Check Out



Handling group adalah suatu layanan yang diberikan hotel untuk tamu group. Sebelum melayani tamu, kita sebagai petugas hotel harus menyiapkan hal-hal berikut :  Pre Arrival Pre arrival adalah persiapan yang dilakukan oleh pihak hotel sebelum tamu datang ke hotel. Diantaranya :  Kesiapan kamar sudah dalam keadaan vacant clean dan siap dijual  Jumlah staff yang beroperasional  Formulir dan bill yang harus diisi oleh tamu  Memperhatikan permintaan khusus tamu  Mengetahui type dan profile tamu yang akan menginap  Jumlah tamu group yang akan menginap  Memperhatikan tanggal dan jam kedatangan tamu  Memeriksa reservasi group yang akan menginap  Routing system untuk keesokan hari  Mempersiapkan barang-barang yang mungkin di pinjam tamu  Mempersiapkan welcome letter (kartu ucapan selamat datang)



 Menghubungi coordinator group untuk mengkoordinasi kembali waktu kedatangan  Mengalokasikan kamar VIP/Suite sesuai dengan layanan tamu  Mengetahui gender tamu agar mudah dalam menempatkan kamar  Menyiapkan formulir daftar permintaan ke layanan untuk welcome drink,oshibory sesuai dengan jumlah tamu



 Check In Check In adalah waktu kedatangan dan pendaftaran masuk kamar tamu. Biasanya waktu check in jam 14.00 . Sebagai petugas hotel kita memerlukan persiapan untuk tamu check in. Diantaranya :  Cetak laporan jejak front office dan baca intruksi  Persiapkan alat tulis (ATK)  Persiapkan registration card, welcome drink, welcome letter, oshibory, key card, dan guest list name  Concierge harus mneyiapkan rencana pengiriman tas bagasi  Mengurutkan kartu registrasi tamu  Memeriksa kembali kamar yang akan ditempatkan tamu agar selalu ready



Memeriksa daftar tanda tangan tamu Alokasikan tamu ke kamar Periksa intruksi penagihan bill Harus selalu bergubungan dengan department sales Menunjuk coordinator front office untuk menjadi penanggung jawab satu group  Mempersiapkan informasi yang sekiranya dibutuhkan oleh tamu  Mengetahui semua perubahan jam arrival     



 Check Out Check out adalah waktu dimana tamu harus meninggalkan kamar. Biasanya waktu check out jam 12.00. Hal-hal yang harus diperhatikan sebagai petugas diantaranya :            



Mengetahui rincian jam dan tanggal keberangkatan Mengonfirmasi kembali jam check out Mengumpulkan key card saat check out Mengisi kartu check out Rencanakan desk bill Alokasikan bell boy untuk mengambil luggage Konfirmasi jumlah luggage yang akan diambil dan dibawa ke lobby Tandai masing-masing luggage dengan luggage tag Hitung sesuai dengan list Konfirmasi kepada supir bus untuk memuat barang Ucapkan selamat tinggal kepada tamu Catat dilog book



SOAL 1. Mengapa penting mempersiapkan kedatangan kelompok (group)? = agar bisa mempersiapkan kamar sebelum tamu datang ke hotel , mempermudah mendata saat tamu sudah tiba di hotel dan agar tidak terjadi miss communication. 2. Apa penting untuk memeriksa tagihan pada fplder group dengan rincian tagihan di masukan pada PMS? = penting, agar mempermudah proses pembayaran 3. Sebutkan 5 point penting saat mempersiapkan kedatangan kelompok (group)! = a. Lihat profil tamu, riwayat dan permintaan khusus b. Periksa reservasi group rate c. Memastikan waktu check in dan check out tamu d. Memeriksa daftar tamu yang akan menginap e. Melihat intruksi yang ada 4. Kapan seharusnya permintaan minuman selamat datang / oshibory diberikan pelayanan kamar? = seharusnya disiapkan 30 menit sebelum tamu datang 5. Bagaimana memilih area check in yang sesuai untuk kedatangan kelompok (group) ? = pilih tempat yang luas untuk tamu group 6. Apakah perlu menyebarkan tentang kedatangan kelompok selama pengarahan ?



= perlu, agar setiap department dapat bersiap-siap dan agar tidak terjadi miss communication 7. Bagaimana cara mengumpulkan detail kedatangan group ? = hubungi pemimpin koorniator group untuk detail keberangkatan. Konfirmasi kembali barang bawaan dan transportasi. 8. Mengapa jumlah staff perlu diperiksa dan direncanakan ketika ada kedatangan dan keberangkatan group ? = karena harus mempersiapkan jumlah staff yang cukup untuk menangani tamu group agar tidak terjadi kekurangan 9. Dimana keberadaan bagasi sebelum berisi nama dan nomor kamar tamu? = disimpan dan ditaruh di sekitar area lobby dengan syarat harus rapid an tidak berceceran 10. Jelaskan proses penanganan bagasi untuk keberangkatan kelompok! = tandai semua barang bawaan tamu dengan luggage tag agar tidak tertukar, hitung dan sesuaikan dengan nomor kamar , berikan laporan kepada panitia group