Makalah Kelompok 7 Audit Sistem Kepastian Kualitas [PDF]

Citation preview

MAKALAH AUDIT MANAJEMEN “AUDIT SISTEM KEPASTIAN KUALITAS”



DISUSUN OLEH : KELOMPOK 7



ANNISA SEPTIA NINGSIH (1802113151) HARUM MELATI SUCI (1602110128) SAKHILAH PUTRI HASRI (1802124547)



JURUSAN AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS RIAU T.A 2021/2022 1



KATA PENGANTAR Dengan menyebut nama Allah SWT yang Maha Pengasih lagi Maha Penyayang, dengan ini kami panjatkan puji syukur atas kehadiran- Nya, yang telah melimpahkan rahmat-Nya kepada kami, sehingga kami dapat menyelesaikan makalah Audit Manajemen tentang “Audit Sistem Kepastian Kualitas” dengan baik meskipun banyak kekurangan didalamnya. Kami berharap makalah ini dapat berguna dalam rangka menambah wawasan serta pengetahuan kita mengenai Audit sistem kepastian kualitas. Kami juga menyadari sepenuhnya bahwa didalam makalah ini terdapat kekurangan dan jauh dari kata sempurna. Oleh sebab itu, kami berharap adanya kritik, saran dan usulan demi perbaikan makalah yang telah kami buat dimasa yang akan datang, mengingat tida ada sesuatu yang sempurna tanpa saran yang membangun. Semoga makalah ini dapat dipahami bagi siapapun yang membacanya.Sekiranya makalah yang telah disusun ini dapat berguna bagi kami maupun orang yang membacanya. Sebelumnya kami mohon maaf apabila terdapat kesalahan kata-kata yang kurang berkenan dan kami memohon kritik dan saran yang membangun demi perbaikan makalah ini diwaktu yang akan datang.



Pekanbaru, 7 April 2021



Penyusun Kelompok 7



2



DAFTAR ISI



KATA PENGANTAR................................................................................................2 DAFTAR ISI...............................................................................................................3 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang..............................................................................................4 1.2 Rumusan Masalah.........................................................................................4 1.3 Tujuan............................................................................................................5 BAB II PEMBAHASAN............................................................................................6 2.1 Pengertian Audit Sistem Kepastian Kualitas................................................6 2.2 Peranan Audit Sistem Kepastian Kualitas ....................................................6 2.3 Tujuan dan Manfaat Audit............................................................................8 2.4 Meningkatkan Nilai Tambah Organisasi melalui Proses Audit....................9 2.5 Panduan Umum Audit Sistem Kepastian Kualitas........................................11 2.6 Manajemen Kualitas .....................................................................................13 2.7 Langkah-Langkah Audit...............................................................................23 BAB III PENUTUP....................................................................................................27 3.1 KESIMPULAN.............................................................................................27 DAFTAR PUSTAKA...................................................................................................28



3



BAB I PENDAHULUAN



1.1.       Latar Belakang Semakin ketatnya intensitas persaingan dalam merebut pasar mendorong perusahaan untuk memberikan yang lebih kepada pelanggannya relatif dibandingkan dengan apa yang diberikan pesaing. Usaha dan operasional perusahaan terfokuskan kepada keinginan, harapan dan kebutuhan pelanggan (customer focus). Perusahaan berusaha meningkatkan nilai pelanggan (customer value) sebagai usaha untuk meningkatkan kepuasannya (customer satisfaction). Memuaskan pelanggan berarti memenuhi semua (sebagian besar keinginan dan harapan pelanggan) dari mengonsumsi (menggunakan) produk yang dihasilkan perusahaan. Pelanggan selalu memperbandingkan antara manfaat yang diperoleh (customer realization) dengan pengorbanan yang dilakukan (customer sacrifice) untuk mendapatkan produk tersebut. Untuk memenuhi keinginan, kebutuhan, dan harapan pelanggan, perusahaan membangun suatu sistem kepastian kualitas. Hal ini berkaitan dengan usaha untuk memastikan bahwa proses-proses yang berjalan didalam perusahaan dapat menjamin dihasilkan dan diserahkannya produk (barang/jasa) yang sesuai dengan spesifikasi pelanggan. Didalam sistem kepastian kualitas, unsur-unsur penting kepastian kualitas dibangun yang memungkinkan personalia dalam perusahaan untuk mengidentifikasi, merancang, mengembangkan, memproduksi, mengirim, dan mendukung dihasilkannya produk yang sesuai dengan kebutuhan pelanggan. Sistem kepastian kualitas merupakan sesuatu yang dinamis. Sistem ini harus mampu beradaptasi dan berubah untuk mampu menghasilkan produk yang sesuai dengan keinginan, kebutuhan, dan harapan pelanggan. Sebagai bagian dari komitmen perusahaan untuk menghasilkan produk sesuai dengan standar kualitas yang telah ditetapkan untuk memenuhi persyaratan pelanggan, secara periodik dilakukan audit terhadap sistem kepastian kualitas yang dilakukan perusahaan. 1.2.       Rumusan Masalah 1.      Bagaimana gambaran umum tentang audit sistem kepastian kualitas jika ditinjau berdasarkan kajian teoretis? 4



2.      Bagaimana gambaran umum tentang audit sistem kepastian kualitas jika ditinjau berdasarkan kajian praktis atas studi kasus dan pemberian rekomendasi? 1.3.       Maksud dan Tujuan 1.    Mengetahui dan memahami gambaran umum tentang audit sistem kepastian kualitas jika ditinjau berdasarkan kajian teoretis. 2.    Mengetahui dan memahami gambaran umum tentang audit sistem kepastian kualitas jika ditinjau berdasarkan kajian praktis atas studi kasus dan pemberian rekomendasi



5



BAB II PEMBAHASAN



2.1 Pengertian Audit Sistem Kepastian Kualitas Audit sistem kepastian kualitas adalah “proses sistematis, mandiri dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti objektif dan menilainya secara objektif untuk menentukan sejauh mana kriteria audit telah dipenuhi” audit ini dirancang untuk menilai aktivitas, praktik, atau kebijakan perusahaan untuk menentukan apakah perusahaan memiliki kemampuan untuk memenuhi standar kualitas yang telah ditetapkan dalam operasinya. Audit atas sistem kepastian kualitas mungkin dirasakan perlu ketika kinerja kualitas aktual berbeda dengan standar yang telah ditetapkan. Program audit mungkin juga merupakan bagian dari persyaratan kontrak dengan pelanggan atau mungkin juga merupakan persyaratan yang ditetapkan pemerintah. Audit memberikan informasi kepada perusahaan tentang kinerja produk yang dihasilkan, kinerja, kinerja departemen/bagian, kinerja perusahaan secara keseluruhan, dan area peningkatan yang harus dilakukan untuk mencapai kinerja yang lebih baik. 2.2 Peranan Audit Sistem Kepastian Kualitas Audit sistem kepastian kualitas memiliki peranan penting dalam memberikan kepastian kualitas kepada pelanggan dan proses yang berlangsung didalam perusahaan. Audit menyediakan perusahaan informasi untuk menjawab beberapa pertanyaan yang berkaitan kinerja kualitasnya, seperti berikut ini. 1. Apakah perusahaan mampu mencapai tujuan kualitasnya? 2. Apakah prosedur-prosedur yang berlaku telah diikuti dan ditaati? 3. Apakah metode efisiensi baru telah didokumentasikan dan diterapkan? 4. Apakah catatan kualitas dipelihara secara memadai dan digunakan untuk menyelesaikan masalah-masalah produksi? 5. Apakah jadwal pemeliharaan untuk pencegahan telah diikuti dengan baik? Audit terhadap sistem seperti penanganan bahan baku dapat mengungkapkan tentang lemahnya praktik yang berjalan dan memerlukan peningkatan. Demikian juga sistem kepastian kualitas pemasok dapat diaudit melalui audit istem kepastian kualitas ini. Berdasarkan hasil 6



identifikasi tentang beberapa hal yang masih perlu diperbaiki, perusahaan mungkin melaksanakan audit terhadap produk secara terintegrasi untuk memverifikasi bahwa proses dilaksanakan secara optimal. Audit juga digunakan untuk mengidentifikasi permasalahan proses untuk mengurangi ketidaksesuaian. Suatu audit mencakup pembandingan, audit terhadap keluhan dan ketidaksesuaian yang tidak tertangani. Sebab tidak semua informasi yang diterima auditor adalah positif, pelaksana audit mungkin tidak begitu saja menerima apa yang disampaikan/tampak pada objek yang diaudit. Agar berhasil, seorang auditor harusnya sopan, obejektif, dan professional dalam melakasanakan tugasnya. Bahkan dalam beberapa instansi, suatu kesepakatn harus dibuat sebagai usaha untuk mendapatkan informasi. Berbagai pihak berkepentingan terhadap hasil audit sistem kepastian kualitas dengan berbagai kepentingan dan tujuannya. Berikut adalah pihak-pihak tersebut. 1. Perusahaan (manajemen puncak) Untuk menilai seberapa mampu jajaran dibawahnya mengimplementasikan sistem manajemen kualitas yang telah disepakati dan menjadi panduan operasional perusahaan dalam mencapai tingkat kualitas yang telah ditetapkan. 2. Pelanggan Untuk mendapatkan kepastian bahwa produk yang dikonsumsi/digunakan telah sesuai dengan standar kualitas yang disyaratkan. 3. Pemerintah Untuk mendapatkan kepastian bahwa produk yang dihasilkan dan dilepas ke pasar telah sesuai dengan standar kualitas yang telah ditetapkan pemerintah dan aman dikonsumsi/digunakan oleh konsumen. Dalam hal ini pemerintah memiliki tanggung jawab untuk melindungi masyarakat (konsumen) dari ketidaksesuaian produk yang berakibat pada kerugian konsumen baik materi maupun nonmateri. 4. Asosiasi Kelompok ini berkepentingan terhadap hasil audit sistem kepastian kualitas untuk mendapatkan informasi tentang bagaimana perusahaan yang menjadi anggotanya mengelola manajemen kualitasnya sehingga mampu menghasilkan produk s esuai dengan yang disyaratkan pelanggannya. 5. Lembaga sertifikasi 7



Lembaga ini membutuhkan hasil audit adalah untuk menilai kemampuan dari perusahaan dalam menerapkan sistem kepastian kualitas yang telah ditetapkan oleh lembaga sertifikasi ini, sehingga bisa diambil tindak lanjut dari keberadaan sertifikat yang telah diberikan. Disamping itu, informasi hasil audit juga merupakan balik untuk melakukan pembinaan kepada perusahaan atau perbaikan standar yang telah ditetapkan. 2.3 Tujuan dan Manfaat Audit ISO 10011 yang menjadi panduan dalam pelaksanaan audit sistem kepastian kualiats, menyatakan tujuan dari audit ini adalah untuk: 1. menentukan ketidaksesuaian (nonconformities; 2. menentukan efektivitas sistem kualitas ; 3. memberikan peluang untuk perbaikan sistem; 4. memenuhi persyaratan peraturan; 5. memudahkan registrasi/pendaftaran sistem kualitas; 6. menilai pemasok dan memverifikasi sistem kualitasnya; 7. menilai dan memverifikasi sistem kualitas perusahaan sendiri. Sementara manfaat dari audit ini antara lain: 1. mambantu mengembangkan sistem manajemen kualitas terpadu yang efektif; 2. menyempurnakan proses pengambilan keputusan manajemen; 3. membantu pengalokasian sumber daya secara optimal; 4. mencegah timbulnya masalah yang dapat mengganggu; 5. memungkinkan dilakukannya tindakan koreksi yang tepat waktu; 6. mengurangi biaya-biaya tambahan yang tidak perlu;



8



7. meningkatkan produktivitas; 8. meningkatkan kepuasan pelanggan dan pasar.



2.4 Meningkatkan Nilai Tambah Organisasi melalui Proses Audit Banyak organisasi telah menetapkan ISO 9001 sebagai standar untuk mengembangkan sistem manajemen kualitasnya terintegrasi kedalam strategi bisnisnya. Penerapan standar ini sangat membantu pencapaian tujuan strategi bisnis perusahaan. Hal ini berarti telah terjadi peningkatan nilai tambah terhadap organisasi tersebut. Audit memberikan manfaat kepada ketiga pihak yang berkepentingan terhadap sistem manajemen kualitas, yaitu: 1. Sertifikat organisasi, a. dengan menyediakan informasi kepada top manajemen berkaitan dengan kemampuan organisasi untuk mencapai tujuan strateginya; b. dengan mengidentifikasi permasalahan yang mana jika dapat dipecahkan akan meningkatkan kinerja organisasi; c. dengan mengidentifikasi kesempatan untuk peningkatan resiko yang mungkin terjadi. 2. Pelanggan, dengan meningkatkan kemampuan organisasi menyediakan produk yang sesuai dengan spesifikasi pelanggan. 3.Lembaga sertifikasi,dengan meningkatkan kredibilitas ketiga pihak dalam proses sertifikasi. Berikut adalah beberapa tips yang dapat dijadikan panduan oleh auditor dalam melaksanakan tugas profesonalnya: 1. Perencanaan Audit: a. Memahami harapan auditee/budaya organisai. b. Perhatian khusus pada beberapa permasalahan (hasil dari audit sebelumnya). 9



c. Analisis risiko berdasarkan sektor industry/khusus terhadap organisasi auditee. d. Prevaluasi terhadap peraturan yang berhubungan. e. Membentuk tim audit yang berkompeten, untuk mencapai tujuan audit. f. Mengalokasikan waktu yang cukup 2. Teknik Audit: a. Fokus pada beberapa proses dengan prosedur yang terbatas. Mendokumentasikan prosedur, industry kerja, daftar pertanyaan, dan sebagainya sangatlah penting untuk rencana organisasi dan proses pengendalian. b. Ingat dan pahami dengan baik prinsip-prinsip manajemen kualitas. c. Gunakan pendekatan Plan-Do-Check-Art (PDCA) untuk mengevaluasi efektivitas proses organiasi: 1) Apakah proses telah dorencanakan? 2) Apakah proses berjalan sesuai dengan rencana? 3) Apakah rencana tercapai? 4) Apakah peluang untuk peningkatan telah teridentifikasi dan diimplementasikan, dengan: a) memperbaiki ketidaksesuaian? b) mengidentifikasi akar masalah dengan mengimplementasikan langkah-langkah perbaikan? c) mengidentifikasi tren dan kebutuhan langkah pencegahan? d) berinovasi? d. Adopsi pendekatan holistik untuk mengumpulkan temuan audit daripada hanya berfokus pada individual klausul dari ISO 9001:2008. 10



3. Keputusan dan Analisis a. Masukkan temuan ke dalam perspektif (penilaian risiko). b. Hubungkan temuan dan pengaruhnya terhadap kemampuan organisasi menyediakan produk sesuai dengan spesifikasinya . 4. Laporan dan Tindak Lanjut a. Melaporkan secara pantas temuan-temuan audit. 1) Pendekatan yang berbeda mungkin diperlukan tergantung pada: a) Kedewasaan organisasi b) Tingkat kepercayaan dalam sistem manajemen kualitas organisasi c) Tingkat risiko d) Sikap dan komitmen auditee terhadap proses audit : proaktif atau reaktif 2) Pastikan bahwa beberapa aspek budaya ikut menjadi bahan pertimbangan. 3) Memberi tekanan terhadap temuan positif sebagai sesuatu yang tepat. 4) Apakah solusi yang diusulkan oleh organisasi sebagai respons terhadap temuan negative berguna? b. Laporan harus objektif dan berfokus pada audiens yang tepat.



2.5 Panduan Umum Audit Sistem Kepastian Kualitas Jika audit dilakukan sendiri oleh tim perusahaan, beberapa petunjuk berikut ini dapat membantu auditor dalam mengatasi kesulitan yang ditemukan dalam melakukan audit sistem kepastian kualitas.



11



1. Pastikan bahwa auditor berfokus pada penemuan fakta berkaitan dengan kelemahan yang masih terjadi dan peningkatan berkelanjutan. 2. Audit seharusnya digunakan sebagai alat organisasi secara luas dalam meningkatkan kualitas baik sistem, proses, maupun hasil yang telah ditetapkan. 3. Audit harus dipandang sebagai sesuatu yang relevan dan memberikan nilai baik bagi individu, manajer, maupun perusahaan secara keseluruhan. 4. Audit seharusnya dilakukan secara terstruktur dengan menggunakan kuesioner dan terhindar dari kesan mengadili dalam audit. 5. Rencana audit seharusnya dipublikasikan untuk memungkinkan manajer merencanakan terlebih dahulu. 6. Untuk memastikan konsistensi pendekatan, lebih baik menetapkan satu tim untuk mengaudit suatu area tertentu pada waktu tertentu. 7. Mengangkat coordinator atau fasilitator audit yang tidak harus dijabat oleh staf penuh waktu, mungkin tugas tersebut dapat ditangani oleh manajer kualitas. Ukuran organisasi sangat menentukan komitmen dan senioritas yang dibutuhkan. 8. Untuk menghindari pemborosan waktu, audit harus direncanakan dengan baik. Usaha-usaha audit harus disusun dalam seperangkat tujuan audit dan dijabarkan kedalam bentuk tugas-tugas yang harus dilakukan oleh setiap anggota tim audit. 9. Pertimbangan kunci yang harus diperhatikan dalam memilih personalia audit antara lain: a. Keterampilan apa yang harus dimiliki oleh seorang anggota audit? b. Apakah mereka memahami konsep dari TQM dan audit manajemen? Apakah mereka telah mendapatkan pelatihan audit? Jika tidak, apakahpelatihan ini telah dirancang untuk mereka? c. Apakah mereka memiliki cukup waktu untuk dicurahkan pada audit?



12



d. Apakah mereka respect terhadap manajemen senior? 10,.Perlakukan audit sebagai suatu aktivitas rutin yang berusaha meminimalkan berbagai gangguan yang terjadi. 11. Audit harus memiliki tujuan dan sasaran yang jelas.



2.6 Manajemen Kualitas ISO 9001:2008 mendasarkan Manajemen Kualitas pada 8 (delapan) prinsip manajemen kualitas yang terdiri atas: 1. fokus pada pelanggan; 2. kepemimpinan; 3. keterlibatan SDM; 4. pendekatan proses; 5. pendekatan sistem dan pengelolaan; 6. perbaikan yang terus menerus (berkelanjutan); 7. pembuatan keputusan berdasarkan fakta; 8. hubungan saling menguntungkan dengan pemasok. Fokus pada Pelanggan Dalam persaingan yang sangat ketat, konsumen memiliki berbagai alternative dalam memenuhi kebutuhannya. Produk (barang dan jasa) tersedia beraneka ragam dengan berbagai keunggulan yang dijanjikan. Secara rasional konsumen akan menggunakan (mengonsumsi) produk yang dapat memaksimalkan manfaat yang didapatkan dari pengorbanan yang dilakukan untuk memperoleh produk tersebut. Dalam kondisi seperti ini perusahaan menjadi tergantung



13



pada pelanggannya sehingga perusahaan harus berusaha untuk memahami harapan pelanggannya, merealisasikan harapan tersebut (bahkan melebihinya) dalam produk yang dihasilkan sehingga konsumen mendapatkan produk yang dengan kebutuhannya dengan harga yang wajar. Dengan demikian tujuan, perencanaan , strategi dan operasional perusahaan terfokuskan kepada pelanggan. Semakin tinggi kemampuan untuk memenuhi harapan/keinginan pelanggan, semakin tinggi pula potensi perusahaan untuk mendapatkan laba yang lebih besar, pasar yang lebih luas, pertumbuhan dan perkembangan usaha yangsignifikan. Penerapan fokus pelanggan ini akan mengarahkan perusahaan untuk: 1. menyelidiki dan memahami kebutuhan pelanggan; 2. memastikan bahwa tujuan dan sasaran perusahaan berhubungan dengan kebutuhan dan harapan pelanggan; 3. mengomunikasikan kebutuhan dan harapan pelanggan dengan organisasi secara keseluruhan; 4. menyelaraskan pendekatan dalam memuaskan pelanggan dan pihak yang berkepentingan serta mengambil tindakan atas hasil yang diperoleh. 5. memastikan keseimbangan antara kepuasan pelanggan dengan pihak lain yang berkepentingan, seperti pemilik, karyawan, pemasok, investor, masyarakat serta pemangku kepentingan (stakeholder) lainnya.



Sementara manfaat dari penerapan prinsip fokus pada pelanggan ini bagi perusahaan dapat berupa: 1. meningkatkan pendapatan dan penguasaan pangsa pasar yang diperoleh melalui tanggapan yang cepat dan fleksibel terhadap kesempatan pasar;



14



2. meningkatkan efektivitas dan efisiensi penggunaan sumber daya perusahaan dalam meningkatkan kepuasan pelanggan; 3. meningkatkan loyalitas pelanggan melalui transaksi yang berkelanjuan; Kepemimpinan Kepemimpinan dalam perusahaan harus mampu merumuskan visi dan misi perusahaan sebagai sesuatu yang khas tentang apa, bagaimana, dan kemana perusahaan diarahkan dalam memenuhi kebutuhan pelanggannya. Disamping itu pemimpin juga harus mampu merumuskan tujuan perusahaan dengan menciptakan dan memelihara lingkungan internal yang kondusif yang membuat semua personalia dalam perusahaan terlibat secara optimal dalam pencapaian tujuan dan sasaran perusahaan. Penerapan prinsip prinsip kepemimpinan didalam perusahaan akan membantu perusahaan untuk: 1. mamandang semua kebutuhan pihak terkait sebagai satu kesatuan; 2. menciptakan visi dan misi yang jelas untuk masa depan perusahaan; 3. menetapkan tujuan , sasaran , serta target yang menantang dan realistis; 4. bertindak bebas dengan disertai dengan tanggung jawab dan akuntabilitas; 5. menyediakan sumber daya dan pelatihan; 6. menjadi teladan dalam kejujuran, moral dan penciptaan budaya perusahaan yang kuat; 7. membangun kepercayaan dan menghilang berbagai kekhawatiran karyawan. Sementara manfaat yang diperoleh dalam penerapan prinsip-prinsip ini antara lain: 1. membuat karyawan mengerti dan termotivasi untuk mencapai tujuan dan sasaran perusahaan; 2. menyatukan evaluasi , perbaikan, dan penerapan aktivitas dalam satu kesatuan; 3. meminimalkan miskomunikasi diantara berbagai tingkatan dalam organisasi; 15



4. menimbulkan keinginan untuk berpartisipasi dan berkontribusi dalam perbaikan berkelanjutan sebagai wujud peningkatan kinerja karyawan; Keterlibatan Sumber Daya Manusia Menjadikan SDM sebagai kekuatan bersaing berarti memberikan ruang dan waktu yang memadai kepada seluruh individu dan kelompok didalam perusahaan untuk terlibat dalam pencapaian keberhasilan perusahaan. Karyawan harus diberdayakan. Ini merupakan salah satu pola pikir (mindset) yang harus dipegang dalam implementasi manajemen kualitas total (total quality management-TQM) . Untuk mencapai keunggulan bersaing, perusahaan harus menjadikan keterlibatan karyawan sebagai bagian penting dala pengelolaan SDM nya. Penerapan prinsip-prnsip keterlibatan SDM akan membantu setiap individu dan kelompok untuk: 1. memahami tentang pentingnya kontribusi dan peranan mereka dalam perusahaan; 2. mengidentifikasi kendala-kendala yang dapat menghambat kinerja mereka; 3. bertanggung jawab terhadap masalah yang dihadapi dan mencari solusi bagaimana menyelesaikan permasalahan tersebut; 4. mampu menilai kinerjanya sendiri dihubungkan dengan tujuan perusahaan dan tujuan pribadinya; 5. berusaha meningkatkan kompetensi, pengetahuan , dan pengalaman mereka guna memberikan kontribusi yang lebih tinggi kepada perusahaan; 6. menyumbangkan pengetahuan dan pengalamannya dengan bebas serta mendiskusikan masalah-masalah yang sedang berkembang.. Sementara manfaat dari penerapan prinsip ini antara lain: 1. setiap orang didalam perusahaan menjadi termotivasi untuk memberikan komitmen dan keterlibatannya dalam pencapaian tujuan dan sasaran perusahaan;



16



2. menumbuhkankembangkan inovasi dan kreativitas serta perbaian teru-menerus dalam mencapai tujuan perusahaan; 3. setiap orang menjadi bertanggung jawab terhadap kinerjanya. Pendekatan Proses ISO 9001:2008 mendefinisikan proses sebagai “ kumpulan aktivitas yang saling berhubungan/memengaruhi, dimana berubah nya input ( material, persyaratan,peralatan, instruksi, dan lain-lain) menjadi output (barang/jasa)”. Perubahan yang dimaksud dalam define ini adalah terjadinya proses penciptaan nilai tambah pada input yang diolah sehingga output yang dihasilkan mampu memenuhi persyaratan pelanggan. Tiga hal penting yang harus diperhatikan berkaitan dengan definisi ini adalah: (1) apakah input memadai untuk diolah (dilanjutkan), (2) apakah proses berjalan secara efektif dan efisien dan adakah penciptaan nilai tambah input, dan (3) siapa pelanggan atas output yang dihasilkan sehingga dapat dipastikan bahwa output tersebut sesuai dengan keinginan pelanggan. Pendekatan proses masyarakat perusahaan untuk melakukan identifikasi, penerapan, pengelolaan, dan peningkatan berkelanjutan proses yang dibutuhkan dalam sistem manajemen kualitas dan mengelola interaksi masing-masing proses yang bertujuan untuk mencapai tujuan dan sasaran perusahaan. Beberapa manfaat penting dari pendekatan proses adalah: 1. penurunan biaya dan waktu siklus menjadi lebih pendek melalui efektivitas penggunaan sumber daya; 2. hasil yang diperoleh meningkat, konsisten, dan dapat diperkirakan; 3. peningkatan kesempatan menjadi prioritas dan terfokus. Manfaat-manfaat ini dapat dicapai melalui serangkaian tahapan-tahapan penerapan pendekatan proses sebagai berikut: 1. Mendefinisikan aktivitas yang diperlukan oleh sistem manajemen kualitas dan penerapannya dalam organisasi secara sistematis, melalui identifikasi terhadap:



17



a. proses-proses yang dibutuhkan dalam penerapan sistem manajemen kualitas; b. ada/tidaknya proses yang dipasok dari luar (outsourced); c. input dan output dari setiap proses; d. persyaratan-persyaratan pelanggan; e. pemilik dari setiap proses tersebut. 2. Mendefinisikan urutan dan interaksi proses, meliputi: a. alur proses secara garis besar; b. menjabarkan interaksi proses (dapat dijelaskan dengan menggunakan pemetaan proses maupun flowchart); c. keterkaitan diantara proses-proses; d. dokumen-dokumen yang dibutuhkan. 3. Menentukan kriteria dan metode yang disyaratkan untuk memastikan bahwa operasi dan pengendaliannya berjalan secara efektif , yang meliputi: a. karakteristik hasil yang diinginkan dan karakteristik hasil proses yang tidak diinginkan; b. kriteria pemantauan, pengukuran, dan analisis proses; c. bagaimana memasukkan kriteria dan metode ini pada perencanaan sistem manajemen kualitas dan proses realisasi produk; d. isu-isu ekonomis (biaya, waktu, pemborosan dan lain-lain); e. metode pengumpulan data yang tepat. 4. Memastikan tersedianya sumber daya dan informasi yang memadai sesuai dengan kebutuhan untuk pengoperasian dan pemantauan proses, termasuk didalamnya:



18



a. sumber daya yang dibutuhkan untuk setiap proses; b. alat-alat komunikasi yang digunakan; c. informasi baik internal maupun eksternal yang berkaitan dengan proses; d. umpan balik; e. cara pengumpulan data; f. catatan-catatan yang perlu disimpan. 5. Memantau, mengukur , dan menganilisis proses, meliputi: a. cara pemantauan kinerja proses ( kapabilitas proses, kepuasan pelanggan); b. pengukuran yang dibutuhkan; c. cara terbaik untuk menganalisis informasi yang dikumpulkan; d. informasi yang diperoleh dari hasil analisis ini. 6. Menerapkan tindakan yang diperlukan untuk mencapai hasil sesuai dengan yang direncanakan dan meningkatkan proses secara berkelanjutan, termasuk didalamnya: a. cara/metode/program peningkatan proses; b. tindakan perbaikan / pencegahan yang dibutuhkan; c. tindakan perbaikan/ pencegahan yang telah diterapkan; d. efektivitas metode-metode (program) tersebut diatas.



Pendekatan Sistem terhadap Manajemen Pendekatan sistem terhadap manajemen didefinisikan sebagai pengidentifikasian, pemahaman, dam pengelolaan sistem dari prosesyang saling terkait untuk pencapaian tujuan dan



19



peningkatan sasaran perusahaan secara efektif dan efisien. Penerapan prinsip-prinsip ini akan membantu perusahaan untuk: 1.



Menstrukturkan sistem menuju pencapaian tujuan dan sasaran dengan lebih efektif dan efisien;



2.



Memahami keterkaitan proses dengan sistem;



3.



Menggunakan pendekatan terstruktur guna mengharmoniskan dan mengintegrasikan proses-proses;



4.



Memahami dengan lebih baik tentang peranan dan tanggung jawab yang diperlukan untuk mencapai tujuan bersama dan oleh karena itu akan mengurangi terjadinya hambatan-hambatan antarfungsi dalam organisasi;



5.



Memahami kemampuan organisasi dan penetapan kendala-kendala dari sumber daya sebelum bertindak;



6.



Menetukan target dan mendefinisikan bagaimana aktivitas-aktivitas spesifik dalam sistem harus beroperasi;



7.



Melakukan perbaikan terus-menerus dalam organisasi melalui pengukuran dan evaluasi.



Sementara manfaat yang diperoleh dari penerapan pendekatan sistem ini adalah: 1.



Integrasi dan kesesuaian dari proses-proses terbaik dalam mencapai hasil-hasil yang diinginkan;



2.



Kemampuan memfokuskan usaha-usaha pada proses-proses kunci;



3. Memberikan kepercayaan kepada pihak-pihak yang berkepentingan terhadap konsistensi dan efisiensi organisasi; Peningkatan Berkelanjutan Peningkatan berkelanjutan (continual improvement) merupakan pengembangan dari konsep peningkatan terus-menerus (continuos improvement) di mana dalam peningkatan yang berkelanjutan ini dilakukan suatu stabilisasi terlebih dahulu terhadap peningkatan yang telah dilakukan sebelumnya untuk melakukan peningkatan berikutnya. Peningkatan berkelanjutan terhadap kinerja organisasi harus menjadi tujuan tetap organisasi untuk mendapatkan yang terbaik dalam pencapaian tujuan dan sasaran organisasi baik jangka pendek maupun jangka panjang. Penerapan prinsip ini akan membantu perusahaan untuk:



20



1. Menggunakan pendekatan organisasi secara konsisten guna menerapkan perbaikan yang berkelanjutan (continual improvement) pada kierja organisasi, 2. Memberikan pelatihan yag memadai kepada setiap orang dalam organisasi tentang metode dan alat-alat peningkatan berkelanjutan, 3. Menjadikan peningkatan berkelanjutan dari produk, proses, dan sistem sebagai tujuan utama individu dan kelompok dalam organisasi, 4. Menetapkan sasaran-sasaran dan ukuran-ukuran yang terkait dengan peningkatan berkelanjutan, 5. Memberi pengakuan dan penghargaan terhadap peningkatan-peningkatan yang telah tercapai. Sementara manfaat yag diperoleh dari penerapan prinsip ini antara lain: 1.



Meningkatkan kinerja melalui peningkatan keunggulan bersaing perusahaan;



2.



Menciptakan kesesuaian dari aktivitas-aktivitas peningkatan pada semua tingkat terhadap tujuan strategis organisasi;



3.



Memberi fleksibilitas dalam bereaksi secara cepat terhadap berbagai kesempatan yang ada;



4.



Mengoptimalkan penggunaan sumber daya perusahaan.



Pembuatan Keputusan Berdasarkan Fakta Keputusan yang efektif biasanya dibuatberdasarkan analisis yang tepat serta data dan informasi akurat yang mewakili fakta yang terjadi. Berkaitan dengan sistem manajemen kualitas, keputusan dan kebijakan yang dibuat berdasarkan fakta memberikan manfaat kepada organisasi berupa: 1. Mengambil keputusan berdasarkan informasi yag akurat, 2. Meningkatkan kemampuan untuk menunjukkan efektivitas dari keputusan terdahulu melalui referensi terhadap fakta-fakta yang terdokumentasi, 3. Meningkatkan kemampuan untuk meninjau ulang serta mengubah opini dan keputusankeputusan. Langkah-langkah dalam menerapkan prinsip-prinsip ini antara lain: 21



1.



Mengumpulkan data dan informasi serta pengujian yang berkaitan dengan tujuan dan sasaran perusahaan;



2.



Memastikan bahwa data dan informasi akurat, dapat dipercaya, dan mudah diakses;



3.



Menganalisis data dan informasi dengan menggunakan metode yang tepat;



4.



Memahami pengunaan teknik-teknik statistik;



5.



Membuat keputusan dan menindaklanjutinya berdasarkan hasil analisis dan pengalaman.



Hubungan Saling Menguntungkan dengan Pemasok Menjadikan pemasok sebagai mitra bisnis utama selain pelanggan berarti perusahaan yang melibatkan pemasok dalam berbagai keputusan strategis bisnisnya. Dengan demikian perusahaan telah mengelola rantai nilainya dengan baik untuk menjadikan bisnisnya tumbuh dan berkembang dengan keuntungan yang memadai. Hubungan yang saling menguntungkan harus dikembangkan oleh perusahaan dengan pemasoknya dalam rangka meningkatkan kemampuan kedua belah pihak dalam memberikan nilai tambah. Penerapan prinsip ini akan membantu perusahaan untuk: 1. Menetapkan hubungan yang menyeimbangkan hasil-hasil jangka pendek dengan pertimbangan-pertimbangan jangka panjang, 2. Memanfaatkan keahlian sumber daya dari mitra bisnis, 3. Mengidentifikasi dan memilih pemasok-pemasok utama yang dapat diandalkan, 4. Menciptakan komunikasi yang jelas dan terbuka dengan para pemasok, 5. Membagi informasi dan rencana-rencana di masa mendatang, 6. Menentukan pengembangan bersama dan berbagai aktivitas peningkatan yang berkelanjutan, 7. Meningkatkan apresiasi, pengakuan, dan penghargaan terhadap peningkatan dan pencapaian oleh pemasok. Sementara manfaat bagi organisasi dalam menerapkan prinsip ini antara lain: 1.



Meningkatkan kemampuan untuk menciptakan nilai tambah bagi kedua pihak,



2.



Meningkatkan fleksibilitas dan kecapatan bersama untuk menanggapi perubahan pasar atau kebutuhan dan harapan pelanggan,



3.



Mengoptimalkan biaya dan penggunaan sumber-sumber daya.



22



Langkah-langkah yang harus diikuti dalam mengimplementasikan prinsip ini antara lain: 1.



Mengidentifikasi dan menyeleksi pemasok utama,



2.



Melibatkan pemasok dalam mengidentifikasi kebutuhan perusahaan,



3.



Melibatkan pemaso dalam pengembangan strategi perusahaan,



4.



Membina hubungan baik dengan pemasok dan memperlakukannya sebagai mitra bisnis,



5.



Menetapkan hubungan jangka pendek dan jangka panjang yang seimbang,



6.



Berkomunikasi dan berbagi informasi dengan pemasok,



7.



Memastikan bahwa output dari pemasok sesuai dengan persyaratan perusahaan,



8.



Membuat aktivitas bersama dalam pengembangan dan peningkatan,



9.



Mengilhami, menganjurkan, dan menghargai peningkatan prestasi yang dicapai pemasok.



Penerapan secara konsisten keseluruhan dari prinsip manajemen kualitas yang merupakan filosofi dasar dari sistem manajemen kualitas ISO 9001:2008 ini dapat memberikan manfaat bersama yang sangat tinggi nilainya bagi perusahaan, antara lain sebagai berikut. 1.



Pelanggan dan pengguna produk akan menerima produk yang sesuai dengan kebutuhan dan harapannya, tersedia tepat waktu (pada saat dibutuhkan), dan kegunaannya dapat diandalkan.



2.



Seluruh individu dan kelompok dalam organisasi akan memperoleh manfaat melalui peningkatan kondisi kerja, kepuasan kerja, kesehatan, dan keselamatan kerja, semangat kerja, serta jaminan stabilitas dalam bekerja.



3.



Pemilik dan investor akan memperoleh manfaat melalui imbal hasil atas investasi (ROI), hasil operasional, pangsa pasar, dan keunggula bersaing.



4.



Pemasok dan mitra bisnis akan memperoleh manfaat melalui peningkatan stabilitas, pertumbuhan, kemitraan dan pemahaman bersama.



5.



Masyarakat akan memperoleh manfaat melalui pemenuhan persyaratan hukum dan peraturan, peningkatan kesehatan dan keselamatan, penurunan dampak negatif terhadap lingkungan, dan peningkatan keamanan.



2.7 Langkah-Langkah Audit Mengadopsi model PDSA (Plan – Do – Study – Act) yang dipopulerkan oleh Deming, audit sistem manajemen kualitas dapat mengikuti langkah-langkah berikut: 23



1.



Perencanaan audit



2.



Pelaksanaan audit



3.



Mempelajari hasil audit



4.



Tindakan perbaikan



Perencanaan Pada tahap ini auditor melakukan identifikasi terhadap tujuan atau sasaran organisasi. Pernyataan tujuan dapat mempertegas fokus audit. Mengikuti pernyataan tujuan ini perencanaan audit dapat mengidentifikasi 5W + 1H: siapa (who), apa (what), di mana (where), kapan (when), mengapa (why), dan bagaimana (how)berkaitan dengan objek audit. Misalnya, siapa yang akan diaudit, siapa yang akan melakukan audit ini? Apa yang ingin diperbaiki dari hasil audit ini? Apakah audit ini menilai kesesuaian dengan standar? Jika ya, apa standar-standar yang penting? Apa ukuran-ukuran kinerjanya?; Kapan dan dimana audit akan dilaksanakan? Audit harus mendapat informasi yang memeadai dari berbagai pihak yang berwenang. Alasan tentangmengapa audit dilakukan, apa ukuran-ukuran kinerja dan bagaimana prosedur auditnya, akan menjadi panduan dalam pelaksanaan audit. Pelaksanaan Pelaksanaan audit diawali dengan suatu pertemuan pendahuluan auditor dengan berbagai pihak yang berwenang untuk membahas tentang ruang lingkup audit, tujuan, jadwal pelaksanaan, dan rancangan kertas kerja audit (KKA). Proses audit diawali dengan mereview/memeriksa proses, produk, atau sistem. Proses audit melibatkan wawancara dan investigasi untuk mengembangkan temuan yang didapat serta evaluasi untuk menghubungkan temuan-temuan tersebut dengan kriteria audit yang telah ditetapkan. Dalam hal ini auditor membutuhkan akses informasi terhadap sistem manajemen kualitas yang digunakan saat ini, prosedur pengoperasian peralatan, catatan –catatan pemeliharaan, histori inspeksi, atau dokumen perencanaan. Kecukupan data dan informasi yang berhubungan dengan ruang lingkup sangat penting dan menentukan kesuksesan pelaksanaan audit.



24



GAMBAR 7.1 Tahapan-Tahapan Audit Selama mereview proses, auditor mendokumentasikan berbagai temuan auditnya dalam KKA, yang nantinya akan disajikan dalam ringkasan umum yang akan dibahas pada pertemuan akhir dengan berbagai pihak terkait. Dalam waktu yang singkat kemudian auditor menyajikan



25



laporan tertulis yang mencatat temuan-temuan audit, kesimpulan audit, dan rekomendasi yang diberikan. Memahami Hasil Audit Hasil audit menyajikan informasi tetntang kekuatan, kelemahan dan beberapa bagian yang membutuhkan peningkatan dalam organisasi auditee. Laporan hasil audit yang disampaikan auditor memuat kesimpulan hasil audit didukung bukti (temuan) audit dan rekomendasi yang diberikan untuk peningkatan (perbaikan) hal-hal yang masih perlu diperbaiki. Sebagai respons terhadap laporan audit, pihak-pihak yang terkait kemudian mengembangkan rencana respons terhadap laporan audit, pihak-pihak yang terkait kemudian mengembangkan rencana tindakan perbaikan berdasarkan rekomendasi yang diberikan auditor. Hasil pengembangan tersebut dirumuskan dan didokumentasikan dalam suatu rencana tindakan-tindakan korektif yang akan diambil. Rencana tindakan ini seharusnya menspesifikasi langkah-langkah korektif dan jangka waktu yang dibutuhkan, berkaitan dengan permasalahan-permasalahan yang diungkap oleh audit. Tindakan Perbaikan Pada tahap ini, organisasi didampingi oleh auditor, mengimplementasikan rencana tindakan perbaikan yang telah ditetapkan. Hal ini memastikan bahwa rekomendasi dan kesimpulan yang dibuat oleh auditor dan didukung dengan rencana tindakan perbaikan oleh pihak terkait, dapat membantu organisasi dalam mencapai tujuan peningkatan yang berkelanjutan.



26



BAB III PENUTUP



3.1 Kesimpulan Audit sistem kepastian kualitas merupakan audit yang dilakukan tehadap kinerja perusahaan yang dalam hal ini untuk memastikan bahwa proses-proses yang berjalan didalam perusahaan sudah sesuai dengan standar kualitas yang telah ditetapkan dalam operasinya baik terhadap produk atau jasa yang dihasilkan maupun struktur dan karyawan perusahaan guna mencapai kualitas yang diharapkan. Audit ini dirasa perlu pada saat kinerja kualitas aktual berbeda dengan standar yang telah di tetapkan. Peranan audit ini sendiri adalah seperti untuk mengetahui apakah perusahaan telah mencapai tujuan kualitasnya dan untuk mengetahui apakah perusahaan telah mengikuti prosedur-prosedur yang berlaku. Dalam hal ini audit sistem kepastian kualitas berfokus kepada pelanggan dan sistem manajemen kualitas. Temuan hasil audit selanjutnya dianalisis, dinilai kecukupan dan kesesuaiannya terhadap standar ISO 9001:2000. Hasil temuan auditor tersebut akan digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan, pengendalian manajemen, perbaikan dan/atau perubahan.



27



DAFTAR PUSTAKA



Bayangkara, IBK. 2008. Audit Manajemen Prosedur dan Implementasi. Jakarta: Salemba Empat. http://qualitysystem.wordpress.com/2007/08/06/ceklis-audit-sistem-manajemen-mutusales- dan-marketing/ http://www.unsyiah.ac.id/file/Ringkasan%20Eksekutif%20AIMA%20Siklus %202%202010.p df http://www.google.co.id/search?q=Ringkasan%2520Eksekutif%2520AIMA%2520Siklus %25 202%25202010&sourceid=opera&ie=utf-8&oe=utf-8&channel=suggest



28