(Audit Manajemen) Audit Kepastian Kualitas [PDF]

Citation preview

BAB II PEMBAHASAN 2.1. Pengertian Audit Sistem Kepastian Kualitas Audit sistem kepastian kualitas adalah “proses sistematis, mandiri, dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti objektif dan menilainya secara objektif untuk menentukan sejauh mana kriteria audit yang telah dipenuhi” audit ini dirancang untuk menilai aktivitas, praktik atau kebijakan perusahaan untuk menentukan apakah perusahaan memiliki kemampuan untuk memenuhi standar kualitas yang telah ditetapkan dalam operasinya. Audit atas sistem kepastian kualitas mungkin dirasakan perlu ketika kinerja kualitas aktual berbeda dengan standar yang telah ditetapkan. Program audit mungkin juga merupakan bagian dari persyaratan kontrak dengan pelanggan atau mungkin juga merupakan persyaratan yang ditetapkan pemerintah dalam memberikan kepastian terpenuhinya standar kualitas yang ditetapkan pemerintah. Audit memberikan informasi kepada perusahaan tentang kinerja produk yang dihasilkan,



kinerja-kinerja



departemen/bagian,



kinerja



perusahaan



secara



keseluruhan, dan area peningkatan yang harus dilakukan untuk mencapai kinerja yang lebih baik. 2.2. Peranan Audit Sistem Kepastian Kualitas Audit sistem kepastian kualitas memiliki peranan penting dalam memberikan kepastian kualitas kepada pelanggan dan proses yang berlangsung di dalam perusahaan. Audit menyediakan perusahaan informasi untuk menjawab beberapa pertanyaan yang berkaitan kinerja kualitasnya, seperti: 



Apakah perusahaan mampu mencapai tujuan kualitasnya?







Apakah prosedur-prosedur yang berlaku telah diikuti dan ditaati?







Apakah metode efisiensi baru telah didokumentasikan dan diterapkan?



1







Apakah catatan kualitas dipelihara secara memadai dan digunakan untuk menyelesaikan masalah-masalah produksi?



2



3







Apakah jadwal pemeliharaan untuk pencegahan telah diikuti dengan baik? Audit



terhadap



sistem



seperti



penanganan



bahan



baku



dapat



mengungkapkan tentang lemahnya praktik yang berjalan dan memerlukan peningkatan. Demikian juga dengan sistem kepastian kualitas pemasok dapat diaudit melalui audit sistem kepastian kualitas ini. Berdasarkan hasil identifikasi tentang beberapa hal yang masih perlu diperbaiki, perusahaan mungkin melaksanakan audit terhadap produk secara terintegrasi untuk memverifikasi bahwa proses dilaksanakan secara optimal. Audit juga digunakan untuk mengidentifikasi permasalahan proses untuk mengurangi ketidaksesuaian. Seorang auditor yang baik seharusnya bersikap sopan, objektif, dan profesional dalam melaksanakan tugasnya agar berjalan dengan baik . Bahkan, dalam beberapa instansi, suatu kesepakatan harus dibuat sebagai usaha un tuk mendapatkan informasi. Berbagai pihak berkepentingan terhadap hasil audit sistem kepastian kualitas dengan berbagai kepentingan dan tujuannya. Pihak-pihak tersebut antara lain : 1. Perusahaan (manajemen puncak) Untuk



menilai



seberapa



mampu



jajaran



dibawahanya



mengimplementasikan sistem manajemen kualitas yang telah ditetapkan. 2. Pelanggan Untuk mendapatkan kepastian bahwa produk yang dikonsumsi/digunakan telah sesuai dengan standar kualitas yan disyaratkan. 3. Pemerintah Untuk mendapatkan kepastian bahwa produk yang dihasilkan dan dilepas ke pasar telah sesuai dengan standar kualitas yang ditetapkan pemerintah dan aman dikomsumsi/digunakan oleh konsumen. 4. Asosiasi Kelompok ini berkepentingan terhadap audit sistem kepastian kualitas untuk mendapatkan informasi tentang bagaimana perusahaan yang



4



menjadi anggotanya mengelola manajemen kualitasnya sehingga mampu menghasilkan produk sesuai dengan yang dipersyaratkan pelanggannya. 5. Lembaga Sertifikasi Lembaga ini membutuhkan hasil audit adalah untuk menilai kemampuan dari perusahaan dalam menerapkan sistem kepastian kualitas yang telah ditetapkan oleh lembaga sertifikasi ini.



2.3. Tujuan Dan Manfaat Audit Audit ini dirancang untuk menilai aktivitas, praktik, atau kebijakan perusahaan untuk menentukan apakah perusahaan memiliki kemampuan untuk memenuhi standar kualitas yang telah ditetapkan dalam operasinya. ISO 10011 yang menjadi panduan dalam pelaksanaan audit sistem kepastian, menyatakan tujuan dari audit ini adalah untuk: 1. Menentukan ketidaksesuaian (nonconformities) 2. Menentukan efektivitas sistem kualitas 3. Memberikan peluang untuk perbaikan sistem 4. Memenuhi persyaratan peraturan 5. Memudahkan registrasi/pendaftaran sistem kualitas 6. Menilai pemasok dan memverifikasi sistem kualitasnya 7. Menilai dan menverifikasi sistem kualitas perusahaan sendiri Sedangkan manfaat audit ini antara lain : 1. Membantu mengembangkan sistem manajeman kualitas terpadu yang efektif 2. Menyempurnakan proses pengambilan keputusan manajemen 3. Membantu pengalokasian sumber daya secara optimal 4. Mencegah timbulnya masalah yang dapat menggangu 5. Memungkinkan dilakukannya tindakan koreksi yang tepat waktu 6. Mengurangi biaya-biaya tambahan koreksi yang tepat waktu 7. Meningkatkan produktivitas. 8. Meningkatkan kepuasan pelanggan dan pasar.



5



2.4. Meningkatkan Nilai Tambah Organisasi Banyak organisasi telah menerapkan ISO 9001 sebagai standar untuk mengembangkan sistem manajeman kualitasnya terintegrasi ke dalam strategi bisnisnya. Penerapan standar ini sangat membantu pencapaian tujuan strategi bisnis perusahaan. Hal ini berarti telah terjadi peningkatan nilai tambah terhadap organisasi tersebut. Audit memberikan manfaat kepada tiga pihak kepentingan terhadap sistem manajeman kualitas, yaitu: 1. Sertifikasi Organisasi 



Dengan menyediakan informasi kepada top manajemen berkaitan dengan kemampuan organisasi untuk mencapai tujuan organisasinya.







Dengan mengidentifikasi permasalahan yang mana jika dapat dipecahkan akan meningkatkan kinerja organisasi.







Dengan mengidentifikasi kesempatan untuk peningkatan resiko yang mungkin terjadi.



2. Pelanggan, dengan meningkatkan kemampuan organisasinya menyediakan produk yang sesuai dengan spesifikasi pelanggan. 3. Lembaga Sertifikasi, dengan meningkatkan kredibilitas ketiga pihak dalam proses sertifikasi. Panduan auditor dalam melaksanakan tugas prefesionalnya: 1. Perencanaan Audit a. Memahami harapan auditee/budaya organisasi. b. Perhatian khusus pada beberapa permasalahan (hasil dari audit sebelumnya). c. Analisis



resiko



berdasarkan



sektor



industri/khusus



terhadap



organisasi auditee. d. Pra evaluasi terhadap peraturan yang berhubungan. e. Membentuk tim audit yang berkompeten, untuk mencapai tujuan audit. f. Mengalokasikan waktu yang cukup 2. Teknik Audit



6



a. Fokus pada beberapa proses dengan prosedur yang terbatas. Mendokumentasikan prosedur, instruksi kerja, daftar pertanyaan, dan sebagainya sangatlah penting untuk rencana organisasi dan proses pengendalian. b. Ingat dan pahami baik prinsip-prinsip manajemen kualitas. c. Gunakan pendekatan plan-do-check-act (PDCA) untuk mengevaluasi efektivitas organisasi. d. Adopsi pendekatan holistik untuk mengumpulkan temuan audit daripada hanya berfokus pada individual klausul dari ISO 9001:2000. 3. Keputusan dan Analisis a. Masukkan temuan kedalam perspektif (penilaian risiko). b. Hubungkan temuan dan pengaruhnya terhadap kemampuan organisasi menyediakan produk sesuai dengan spesifikasi (ISO 9001:2001 klausul 1.1) 4. Laporan dan Tindak Lanjut a. Melaporkan secara pantas temuan-temuan audit. i. Pendekatan yang berbeda mungkin diperlukan tergantung pada: 



Kedewasaan organisasi







Tingkat kepercayaan dalam sistem manajemen kualitas organisasi







Tingkat risiko







Sikap dan komitmen auditee terhadap proses audit: proaktif atau reaktif



ii. Pastikan bahwa beberapa aspek budaya ikut menjadi bahan pertimbangan. iii. Memberi tekanan terhadap temuan positif sebagai sesuatu yang tepat. iv. Apakah solusi yang diusulkan oleh organisasi sebagi respons terhadap temuan negatif berguna? b.



Laporan harus objektif dan berfokus pada audiens yang tepat.



7



2.5. Panduan Umum Audit Sistem Kepastian Kualitas Jika audit dilakukan sendiri oleh tim perusahaan, beberapa petunjuk berikut ini dapat membantu auditor dalam mengatasi kesulitan yang ditemukan dalam melakukan audit sistem kepastian kualitas: 1.



Pastikan audit berfokus pada penemuan fakta berkaitan dengan kelemahan yang masih terjadi dan peningkatan berkelanjutan.



2.



Audit harusnya digunakan sebagai alat organisasi secara luas dalam meningkatkan kualitas baik sistem, proses, maupun hasil yang ditetapkan.



3.



Audit harus dipandang sebagi suatu relevan dan memberikan nilai baik bagi individu, manajer, maupun perusahaan secara keseluruhan.



4.



Audit seharusnya dilakukan secara terstuktur dengan menggunakan kuesioner dan terhindar dari kesan mengadili dalam audit.



5.



Rencana audit seharusnya dipublikasikan untuk memungkinkan manajer merencanakan terlebih dahulu.



6.



Untuk memastikan konsistensi pendekatan, lebih baik menetapkan sstu tim untuk mengaudit suatu area tertentu pada waktu tertentu.



7.



Mengangkat koordinator atau fasilitator audit yang tidak harus dijabat oleh staf penuh waktu, mungkin tugas tersebut dapat ditangani oleh manajer kualitas.



8.



Untuk menghindari pemborosan waktu, audit harus direncanakan dengan baik. Usaha-usaha audit harus disusun dalam seperangkat dalam tujuan audit dan dijabarkan kedalam bentuk tugas-tugas yang harus dilakukan oleh setiap anggota tim audit.



9.



Pertimbangan kunci yang harus diperhatikan dalam memilih personalia audit antara lain: 



Keterampilan apa yang harus dimiliki oleh seorang anggota tim audit?







Apakah mereka memahami konsep TQM dan audit manajemen? Apakah mereka telah mendapatkan pelatihan audit? Jika tidak, apakah pelatihan ini sudah dirancang untuk mereka?



8



10.







Apakah mereka memiliki cukup waktu untuk dicurahkan pada audit?







Apakah mereka respek terhadap manajemen senior?



Perlakukan audit sebagai aktifitas rutin yang berusaha meminimalkan berbagai gangguan yang terjadi.



11.



Audit harus memiliki tujuan dan sasaran yang jelas.



2.6. Manajemen Kualitas ISO 9001:2001 mendasarkan manajemen kualitas pada 8 prinsip manajemen kualitas yang terdiri dari: 1.



Fokus pada pelanggan Dalam persaingan bisnis yang sangat ketat ini, konsumen memiliki berbagai alternatif dalam memenuhi kebutuhannya. Produk (barang dan jasa) tersedia begitu beraneka ragam dengan berbagai keunggulan yang di



janjikan.



Secara



rasional



konsumen



akan



menggunakan



(mengonsumsi) produk yang dapat memaksimalkan manfaat yang didapatkan dari pengorbanan yang dilakukan untuk memperoleh produk tersebut. Dalam kondisi seperti ini perusahaan menjadi tergantung pada pelanggannya sehingga perusahaan harus berusaha untuk memahami harapan pelangannya, merealisasikan harapan tersebut (bahkan melebihinya) dalam produk yang dihasilkan sehingga konsumen mandapatkan produk yang sesuai dengan kebutuhannya dengan harga yang wajar. Dengan demikian tujuan, perencanaan dan strategi dan operasional perusahaan harus terfokuskan kepada pelanggan. Semakin tinggi kemampuan untuk memenuhi harapan/keinginan pelanggan, semakin tnggi pula potensi perusahaan untuk mendapatkan laba yang lebih besar, pasar yang lebih luas, pertumbuhan dan perkembangan usaha yang signifikan. Penerapan fokus pelanggan ini akan mengaarahkan perusahaan untuk : 



Menyelidiki dan memahami kebutuhan pelangan.



9







Memastikan bahwa tujuan dan saran perusahaan berhubungan dengan kebutuhan dan harapan pelanggan.







Mengomunikasikan kebutuhan dan harapan pelanggan dengan organisasi secara keseluruhan.







Menyelaraskan pendekatan dalam memuaskan pelanggan dan pihak yang berkepentingan serta mengambil tindakan atas hasil yang diperoleh.







Memastikan keseimbangan antara kepuasan pelanggan dengan pihak lain yang berkepentingan, seperti pemilik, karyawan, pemasok,



investor,



masyarakat,



pemilik,



serta



pemangku



kepentingan (stakeholder) lainnya. Sedangkan manfaat dari penerapan prinsip fokus pada pelanggan ini bagi perusahaan dapat berupa : 1. Meningkatkan pendapatan dan penguasaan pangsa pasar yang diperoleh melalui tanggapan yang cepat dan fleksibel terhadap kesempatan pasar. 2. Meningkatkan efektivitas dan efisiensi penggunaan sumber daya perusahaan dalam meningkatkan kepuasan pelanggan. 3. Meningkatkan



loyalitas



pelanggan



melalui



transaksi



yang



berkelanjutan. 2.



Kepemimpinan Kepemimpinan dalam perusahaan harus mampu merumuskan visi dan misi perusahaan, disamping itu pemimpin juga harus mampu merumuskan tujuan perusahaan dengan menciptakan dan memelihara lingkungan internal yang kondusif yang membuat semua personalia di dalam perusahaan terlibat secara optimal dalam pencapaian tujuan perusahaan. Penerapan prinsip-prinsip kepemimpinan akan membantu perusahaan untuk : 



Memandang semua kebutuhan pihak terkait sebagai satu kesatuan.







Menciptakan visi dan misi yang jelas untuk masa depan perusahaan.



10







Menetapkan tujuan, sasaran serta target yang menantang dan realistis.







Bertidak bebas dengan disertai dengan tanggung jawab dan akuntabilitas.







Menyediakan sumber daya dan pelatihan.







Menjadi teladan dalam kejujuran, moral dan penciptaan budaya perusahaan yang kuat.







Membangun



kepercayaan



dan



menghilangkan



berbagai



kekhawatiran karyawan. Sedangkan manfaat yang diperoleh dari penerapan prinsip-prinsip ini antara lain : 1. Membuat karyawan mengerti dan termotivasi untuk mencapai tujuan dan sasaran perusahaan. 2. Menyatukan evaluasi, perbaikan dan penerapan aktivitas dalam satu kesatuan. 3. Meminimalkan miskomunikasi diantara berbagai tingkatan dalam organisasi. 4. Menimbulkan keinginan untuk berpartisipasi dan berkontribusi dalam perbaikan berkelanjutan sebagai wujud peningkatan kinerja karyawan. 3.



Keterlibatan Sumber Daya Manusia (SDM) Menjadikan SDM sebagai kekuatan bersaing memberikan ruang dan waktu yang memadai kepada seluruh individu dan kelompok didalam perusahaan untuk terlibat dalam pencapaian keberhasilan perusahaan. Karyawan harus diberdayakan, ini merupakan salah satu pola pikir yang harus dipegang dalam implementasi manajemen kualitas total (total quality management-TQM). Penerapan prinsipprinsip keterlibatan SDM akan membantu setiap individu dan kelompok untuk : 



Memahami tentang pentingnya kontribusi dan peranan mereka dalam perusahaan.



11







Mengidentifikasi kendala-kendala yang dapat menghambat kinerja mereka.







Bertanggung jawab terhadap masalah yang di hadapi dan mencari solusi bagaimana menyelesaikan permasalaan tersebut.







Mampu menilai kinerjanya sendiri dihubungkan dengan tujuan perusahaan dan tujuan pribadinya.







Berusaha



meningkatkan



kompetensi,



pengetahuan,



dan



pengalaman mereka guna memberikan kontribusi yang lebih tinggi kepada perusahaan. 



Menyumbangkan pengetahuan dan pengalamannya dengan bebas serta mendiskusikan masalah-masalah yang sedang berkembang.



Sedangkan manfaat dari penerapan prinsip ini adalah : 1. Setiap orang dalam perusahaan menjadi termotivasi memberikan komitmen dan keterlibatannya dalam pencapaian tujuan dan sasaran perusahaan. 2. Menumbuh kembangkan inovasi dan kreatifitas serta perbaikan terus menerus dalam mencapai tujuan perusahaan. 3. Setiap orang menjadi bertanggung jawab terhadap kinerjanya. 4.



Pendekatan proses ISO 9001 : 2001 medefinisikan proses sebagai “ kumpulan aktivitas yang saling berhubungan, memengaruhi, dimana berubahnya input (material, persyaratan, peralatan, instruksi, dll) menjadi output (barang/jasa)”. Perubahan yang dimaksud adalah terjadinya proses penciptaan nilai tambah pada input yang diolah sehingga output yang dihasilkan mam[pu memenuhi persyaratan pelanggan. Tiga hal penting yang harus diperhatikan dengan definisi tersebut adalah : (i) apakah input memadai untuk diolah, (ii) apakah proses berjalan secara efektif dan efisien dan adakah penciptaan nilai tambah input, dan (iii) siapa pelanggan atas output yang dihasilkan sehingga dapat dipastikan bahwa output tersebut sesuai dengan keinginan pelanggan. Beberapa manfaat penting dari pendekatan proses adalah :



12



5.







Penurunan biaya dan waktu siklus menjadi lebih pendek.







Hasil yang diperoleh meningkat, konsisten, dan dapat diperkirakan.







Peningkatan kesempatan menjadi prioritas dan terfokus.



Pendekatan sistem terhadap Manajemen Pendekatan sistem terhadap manajemen didefinisikan sebagai pengidentifikasian, pemahaman dan pengelolaan sistem dari proses yang saling terkait untuk pencapaian tujuan dan peningkatan sasaran perusahaan secara efektif dan efisien. Penerapan prinsip-prinsip ini akan membantu perusahaan untuk : 



Menstrukturkan sistem menuju pencapaian tujuan dan sasaran dengan lebih efektif dan efisien.







Memahami keterkaitan proses dengan sistem.







Menggunakan pendekatan terstruktur guna mengharmoniskan dan mengintergrasikan proses-proses.







Memahami dengan lebih baik tentang peranan dan tanggung jawab yang diperlukan untuk mencapai tujuan bersama dan oleh karena itu akan mengurangi terjadinya hambatan-hambatan antar fungsi dalam organisasi.







Memahami kemampuan organisasi dan penetapan kendala-kendala dari sumber daya sebelum bertindak.







Menentukan target dan mendefinisikan bagaimana aktivitasaktivitas spesifik dalam sistem harus beroperasi.







Melakukan perbaikan terus menerus dalam organisasi melalui pengukuran dan evaluasi



Sedangkan manfaat yang diperoleh dari penerapan pendekatan sistem ini adalah : 1. Intergrasi dan kesesuaian dari proses-proses terbaik dalam mencapai hasil-hasil yang diinginkan. 2. Kemampuan menfokuskan usaha-usaha pada proses-proses kunci. 3. Memberikan kepercayaan pada pihak-pihak yang berkepentingan terhadap konsistensi dan efisiensi dalam organisasi.



13



6.



Perbaikan yang terus menerus (berkelanjutan) Peningkatan



berkesinambungan



(continual



improvement)



merupakan pengembangan dari konsep peningkatan terus menerus (continuous



improvement)



dimana



dalam



peningkatan



yang



berkesinambungan ini dilakukan suatu stabilisasi terlebih dahulu terhadap peningkatan yang telah dilakukan sebelumnya untuk melakukan peningkatan berikutnya. Peningkatan berkesinambungan terhadap kinerja organisasi harus menjadi tujuan tetap organisasi untuk mendapatkan yang terbaik dalam pencapaian tujuan dan sasaran organisasi baik jangka pendek maupun jangka panjang. Penerapan prisip-prinsip ini akan membantu perusahaan untuk : 



Menggunakan pendekatan organisasi secara konsisten guna perbaikan yang berkesinambungan (continual Improvement) pada kinerja organisasi.







Memberikan pelatihan yang memadai kepada setiap orang dalam organisasi



tentang



metode



dan



alat-alat



peningkatan



berkesinambungan. 



Menjadikan peningkatan berkesinambungan dari produk, proses, dan sistem sebagai tujuan utama individu dan kelompok dalam organisasi.







Menetapkan sasaran-sasaran dan ukuran-ukuran yang terkait dengan peningkatan berkesinambungan.







Memberi pengakuan dan penghargaan terhadap peningkatanpeningkatan yang telah tercapai.



Sedangkan manfaat yang diperoleh dari penerapan prinsip ini antara lain : 1. Meningkatkan kinerja melalui peningkatan keunggulan bersaing perusahaan. 2. Menciptakan kesesuaian dari aktivitas-aktivitas peningkatan pada semua tingkat terhadap tujuan atrategis organisasi.



14



3. Memberi fleksibilitas dalam bereaksi secara cepat terhadap berbagai kesempatan yang ada. 4. Mengoptimalkan penggunaan sumber daya perusahaan 7.



Pembuatan keputusan berdasarkan fakta Keputusan yang efektif biasanya dibuat berdasarkan analisis yang tepat serta data informasi akurat yang mewakili fakta yang terjadi. Berkaitan dengan sistem manajemen kualitas, keputusan dan kebijakan yang dibuat berdasarkan fakta memberikan manfaat kepada organisasi berupa: 



Mengambil keputusan berdasarkan informasi yang akurat







Meningkatkan kemampuan untuk menunjukan efektivitas dari keputusan terdahulu melalui referensi terhadap fakta-fakta yang terdokumentasi.







Meningkatkan kemampuan untuk meninjau ulang serta mengubah opini dan keputusan-keputusan



8.



Hubungan saling menguntungkan dengan pemasok Menjadikan pemasok sebagai mitra bisnis utama selain pelanggan berarti perusahaan melibatkan pemasok dalam berbagai keputusan strategi bisnisnya. Dengan demikian perusahaan telah mengelola rantai nilainya dengan baik untuk menjadikan bisnisnya tumbuh dan berkembang dengan keuntungan yang memadai. Hubungan yang saling menguntungkan



harus



dikembangkan



oleh



perusahaan



dengan



pemasoknya dalam rangka meningkatkan kemampuan kedua belah pihak dalam memberikan nilai tambah. Penerapan prinsip ini akan membantu perusahaan untuk : 



Menetapkan hubungan yang menyeimbangkan hasil-hasil jangka pendek dengan pertimbangan-pertimbangan jangka panjang







Memanfaatkan keahlian sumber daya dari mitra bisnis







Mengidentifikasi dan memilih pemasok-pemasok utama yang dapat diandalkan







Menciptakan komunikasi yang jelas dan terbuka dengan para pemasok



15







Membagi informasi dan rencana-rencana dimasa mendatang







Menentukan pengembangan bersama dan berbagai aktivitas peningkatan yang berkesinambungan







Meningkatkan apresiasi, pengakuan, dan penghargaan terhadap peningkatan dan pencapaian oleh pemasok



Sedangkan manfaat bagi organisasi dalam menerapkan prinsip ini antara lain : 1. Meningkatkan kemampuan untuk menciptakan nilai tambah bagi kedua belah pihak 2. Meningkatkan



fleksibilitas



dan



kecepatan



bersama



untuk



menanggapi perubahan pasar atau kebutuhan dan harapan pelanggan 3. Mengoptimalkan biaya dan penggunaan sumber daya Langkah-langkah yang harus diikuti dalam mengimplementasikan prinsip ini, antara lain: 1. Mengidentifikasi dan menyeleksi pemasok utama 2. Melibatkan



pemasok



dalam



mengidentifikasi



kebutuhan



perusahaan. 3. Melibatkan pemasok dalam pengembangan strategi perusahaan. 4. Membina hubungan baik dengan pemasok dan memperlakukannya dengan mitra bisnis. 5. Menetapkan hubungan jangka pendek dan jangka panjang yang seimbang. 6. Berkomunikasi dan berbagi informasi dengan pemasok. 7. Memastikan bahwa output dari pemasok sesuai dengan persyaratan perusahaan. 8. Membuat aktiitas bersama dalam pengembangan dan peningkatan. 9. Mengilhami, menganjurkan, dan menghargai peningkatan prestasi yang didicapai pemasok.



16



Penerapan secara konsisten keseluruhan dari prinsip manajemen kualitas yang merupakan philosofi dasar dari sistem manajemen kualitas ISO 9001: 2001 ini dapat memberikan manfaat bersama yang sangat tinggi nilainya bagi perusahaan, antara lain: a. Pelanggan dan pengguna produk akan menerima produk yang sesuai dengan kebutuhan dan harapannya, tersedia tepat waktu (pada saat dibutuhkan), dan kegunaannya dapat diandalkan. b. Seluruh individu dan kelompok dalam organisasi akan memperoleh manfaat melalui peningkatan kondisi kerja, kepuasan kerja, kesehatan dan keselamatan kerja, semangat kerja, serta jaminan stabilitas dalam bekerja. c. Pemilik dan investor akan memperoleh manfaat melalui imbal hasil atas investasi (ROI), hasil operasional, pangsa pasar, dan keunggulan bersaing. d. Pemasok dan mitra bisnis akan memperoleh manfaat melalui peningkatan stabilitas, pertumbuhan, kemitraan dan pemahaman bersama. e. Masyarakat akan memperoleh manfaat melalui pemenuhan persyaratan hukum dan peraturan, peningkatan kesehatan dan keselamatan, penurunan dampak negatif terhadap lingkungan, dan peningkatan keamanan.



2.7. Langkah-Langkah Audit Mengadopsi model PDSA (Plan-Do-Study-Act)yang dipopulerkan oleh Deming, audit sistem manajeman kualitas dapat mengikuti langkah-langkah berikut: Tahapan audit model ini dapat dilihat pada gambar:



17



1.



Perencanaan Audit Pada tahap ini auditor melakukan identifikasi terhadap tujuan atau sasaran organisasi. Pernyataan tujuan dapat mempertegas fokus audit. Mengikuti



pernyataan



tujuan



ini



perencanaan



audit



dapat



mengidentifikasikan 5W+1H: siapa (who), apa (what), dimana (where), kapan (kapan), mengapa (why), dan bagaimana (how) berkaitan dengan objek audit. 2.



Pelaksanaan Audit Pelaksanaan audit diawali dengan suatu pertemuan pendahuluan auditor dengan berbagai pihak yang berwenang untuk membahas tentang ruang lingkup audit , tujuan, jadwal pelaksanaan, dan rancangan kertas kerja audit (KKA). Proses audit diawali dengan mereview/memeriksa proses, produk, atau sistem. Proses audit melibatkan wawancara dan investigasi untuk mengembangkan temuan yang didapat serta evaluasi untuk menghubungkan temuan-temuan tersebut dengan kriteria audit yang telah ditetapkan. Dalam hal ini auditor membutuhkan informasi terhadap sistem manajemen kualitas yang digunakan saat ini, prosedur pengoperasian peralatan, catatan-catatan pemeliharaan, histori inspeksi, atau dokumen perencanaan. Kecukupan data dan informasi yang berhubungan dengan



18



ruang lingkup audit sangat penting dan menentukan kesuksesan pelaksanaan audit. Selama meriew proses, auditor mendokumentasikan berbagai temuan auditnya dalam KKA, yang nantinya akan disajikan dalam ringkasan umum yang akan dibahas pada pertemuan akhir dengan berbagai pihak terkait. Dalam waktu yang singkat kemudian auditor menyajikan laporan tertulis, yang mencatat temuan-temuan audit, kesimpulan audit, dan rekomedasi yang diberikan. 3.



Mempelajari Hasil Audit Hasil audit menyajikan informasi tentang kekuatan, kelemahan, dan beberapa bagian yang membutuhkan peningkatan dalam organisasi audit. Laporan hasil audit yang disampaikan auditor memuat kesimpulan hasil audit yang didukung bukti (temuan) audit dan rekomendasi yang diberikan untuk peningkatan (perbaikan) hal-hal yang masih perlu diperbaiki.



4.



Tindakan Perbaikan Pada



tahap



ini,



organisasi



didampingi



oleh



auditor,



mengimplementasikan rencana tindakan perbaikan yang telah ditetapkan. Hal ini memastikan bahwa rekomendasi dan kesimpulan yang dibuat oleh auditor dan didukung dengan rencana tindakan perbaikan oleh pihak terkait, dapat membantu organisasi dalam mencapai tujuan peningkatan yang berkelanjutan.



2.8. Persyaratan Sistem Kepastian Kualitas Berdasarkan ISO 9001:2001 Lima klausul dari ISO 9001: 2001 memberikan rujukan (referensi) tentang sistem kepastian kualitas, yang meliputi: 1.



Klausul 4 Tentang Sistem Manajemen Kualitas



2.



Klausul 5 Tentang Tanggung Jawab Manajemen



3.



Klausul 6 Tentang Manajemen Sumber Daya



4.



Klausul 7 Tentang Realisasi Produk



5.



Klausul 8 Tentang Pengukuran, Analisis, Dan Peningkatan



19



Keterkaitan dari masing-masing klausul ini dalam metode hubungan proses disajikan dalam gambar dibawah ini.



2.9. Sistem Manajemen Kualitas Beberapa Kriteria Kualitas Yang Termuat Dalam Kalususl Ini Dapat Diuraikan Sebagai Berikut : 1.



Persyaratan Umum Untuk Dapat Menerapkan Sistem Ini, Organisasi Harus : a.



Mengidentifikasi Proses-Proses Yang Dibutuhkan Untuk Sistem Mamajemen Kualitas Dan Aplikasinya Dalam Organisasi.



b.



Menetukan Tahapan Dan Interaksi Proses-Proses Tersebut



c.



Menentukan



Kriteria



Dan



Metode



Yang



Diperlukan



Untuk



Memastikan Bahwa Baik Operasi Maupun Proses-Proses Ini Berjalan Dengan Efektif. d.



Memastikan Ketersediaan Sumber Daya Dan Informasi Yang Diperlukan Untuk Mendukung Kegiatan Operasional Dan Pemantauan Proses-Proses Tersebut.



e.



Memantau, Mengukur Dan Menganalisis Proses-Proses Tersebut.



20



f.



Mengambil Tindakan Yang Diperlukan Agar Mencapai Hasi Yang Telah



2.



Persyaratan Dokumen a.



Umum



Dokumentasi sistem manajemen kualitas harus mencakup: i.



Pernyataan terdokumentasi dari kebijakan dan tujuan kualitas



ii. Manual kualitas iii. Prosedur terdokumentasi yang diwajibkan oleh ISO 9001:2001 iv. Dokumen yang dibutuhkan oelh organisasi untuk memastikan perencanaan operasi dan pengendalian proses secara efektif v. b.



Rekaman/catatan yang diwajibkan oleh standar internasional



Manual Kualitas Organisasi harus membuat dan memelihara manual (panduan) kualitas yang berisikan : i.



Lingkup dari sistem manajemen kualitas termasuk rincian dan pembenaran dari hal-hal yang boleh dikecualikan.



ii. Prosedur terdokumentasi yang ditetapkan untuk sistem manajemen kualitas atau acuannya. iii. Penjelasan dari interaksi untuk setiap proses sistem manajemen kualitas. iv. Karakteristik manual kualitas :  Berupa dokumen sederhana jelas, tepat, dan dibuat sesuai dengan ISO yang diaplikasikan pada organisasi tersebut  Harus mengidentifikasi organisasi dan produk yang tercakup dalam sistem dokumentasi yang dibuat 



Dapat dimengerti oleh seluruh tingkatan karyawan







Konsisten dan memiliki format serta struktur yang seragam dan memiliki sistem revisi



c.



Pengendalian dokumen sebuah prosedur terdokumentasi harus ditetapkan dalam menentukan kebutuhan pengendalian untuk :



21



i.



Memberikan persetujuan terhadap kecukupan dokumen sebelim diterbitkan



ii.



Meninjau dan memperbarui jika perlukan dan menyetujui uraian dokumen



iii.



Memastikan bahwa perubahan dan struktur revisi dokumen terkini dapat teridentifikasi



iv.



Memastikan bahwa versi relevan dari dokumen yang berlaku tersedia di tempat penggunaannya



v.



Memastikan dokumen tersebut sah dan mudah diidentifikasi



vi.



Memastikan dokumen asli ekternal teridentifikasi dan terkendali distribusinya



vii.



Mencegah penggunaan dokumen yang sudah tidak berlaku, baik secara sengaja maupun tidak. Untuk itu dokumen tersebut harus diberi identifikasi pengesahan



Tabel berikut menyajikan program audit terhadap sistem manajemen kualitas, sesuai dengan klausul 4 ISO 9001 : 2001 . keseluruhan program audit dalam audit sistem kepastian kualitas ini tidak menyertakan langkahlangkah kerja karena jawaban “Ya” atau “Tidak” pada setiap item dalam klausul ISO 9001 : 2001 sudah secara eksplisit menggambarkan kemampuan perusahaan dalam mengelola sistem kepastian kualitasnya berdasarkan ISO 9001: 2001. 2.10. 1.



Tanggung Jawab Manajemen Komitmen Manajemen Manajemen puncak harus memberikan bukti dari komitmennya untuk pengembangan dan penerapan sistem manajemen kualitas serta terus menerus meningkatkan efektivitasnya dengan : a.



Berkomunikasi pada organisasi tentang pentingnya memahami persyaratan pelanggan dan memenuhi peraturan/hukum yang berlaku.



b.



Menetapkan kebijakan kualitas/tujuan kualitas.



c.



Memastikan tujuan kualitas yang dibuat.



22



2.



d.



Melaksanakan tinjauan manajemen.



e.



Memastikan tersedianya sumber daya yang cukup.



Fokus Pada Pelanggan Manajemen



puncak



harus



memastikan



bahwa



persyaratan



pelanggan telah ditentukan dan dipenuhi untuk mencapai kepuasan pelanggan. 3.



Kebijakan Kualitas Kebijakan kualitas merupakan “maksud dan arahan secara menyeluruh suatu organisasi tentang kualitas seperti yang dinyatakan secara resmi oleh manajemen puncak”. Persyaratan kebijakan kualitas mencakup komitmen untuk mengikutkan persyaratan dan secara terus menerus meningkatkan efektifitas sistem manajemen kualitas. a.



Sesuai dengan tujuan organisasi.



b.



Menyertakan komitmen yang sesuai dengan persyaratan dan melakukan perbaikan sistem manajemen kualitas secara berkelanjutan.



c.



Menyediakan kerangka kerja untuk menetapkan dan meninjau tujuan kualitas.



4.



d.



Disampaikan dan dipahami dalam organisasi.



e.



Ditinjau agar sesuai secara terus menerus.



Perencanaan Manajemen puncak harus merencanakan sistem manajemen kualitas dan memastikan tujuan dan sasaran kualitas yang diperlukan untuk memenuhi persyaratan produk, ditetapkan pada fungsi dan tingkat yang relevan dalam organisasi. Tujuan kualitas harus terukur dan konsisten dengan kebijakan kualitas. Tujuan kualitas harus memenuhi kriteria : a.



Khusus ( spesifik)



b.



Terukur



c.



Dapat tercapai



d.



Realistis



e.



Berjangka waktu



23



Sedangkan perencanaan Manajemen Kualitas, Manajemen puncak harus memastikan bahwa : a.



Rencana sistem manajemen kualitas dijalankan dalam rangka memenuhi persyaratan pelanggan dan juga tujuan kualitas.



b.



Keterpaduan sistem manajemen kualitas dipelihara bila terjadi perubahan pada sistem manajemen kualitas yang direncanakan dan diterapkan.



5.



Tanggung jawab, wewenang dan komunikasi a.



Tanggung jawab Manajemen puncak harus memastikan bahwa tanggung jawab dan wewenang ditetapkan dan dikomunikasikan dalam organisasi.



b.



Wakil Manajemen Manajemen puncak harus menetapkan anggota manajemen yang lepas dari tanggung jawab lain, ynag diberikan (memiliki) tanggung jawab dan wewenang antara lain: i.



Memastikan proses yang dibutuhkan untuk sistem manajemen kualitas telah dibuat, diterapkan dan dipelihara.



ii.



Melaporkan kepada manajemen puncak tentang kinerja sistem manajemen kualitas dan kebutuhan untuk meningkatkannya.



iii.



Memastikan peningkatan kepedulian terhadap persyaratan pelanggan pada keseluruhan organisasi.



c.



Komunikasi Internal Manajemen puncak harus memastikan proses komunikasi yang sesuai ditetapkan dalam organisasi dan bahwa komunikasi tersebut berkaitan dengan efektifitas penerapan sistem manajemen kualitas pada organisasi.



6.



Tinjauan Manajemen Manajemen puncak arus meninjau sistem manajemen kualitasnya secara periodik untuk memastikan kesesuaian, kecukupan, dan efektivitas yang berkelanjutan. Tinjauan ini menyertakan peluang perbaikan dan perubahan sistem manajemen kualitas, kebijakan, dan tujuan kualitas.



24



2.11. 1.



Manajemen Sumber Daya Ketersediaan Sumber Daya Organisasi harus menentukan dan menyediakan sumber daya yang dibutuhkan: 



Untuk menerapkan dan memelihara sistem manajemen kualitas dan terus-menerusmengembangkan efektivitasnya







Untuk meningkatkan kepuasan pelanggan dengan cara memenuhi persyaratan pelanggan



2.



Sumber Daya Manusia Personel yang bekerja, yang dapat memengaruhi kualitas produk harus memiliki kompetensi yang berdasarkan pendidikan, pelatihan, keahlian, dan pengalaman yang sesuai.



3.



Infrastuktur Organisasi harus menetapkan, menyediakan, dan memelihara infrastuktur yang dibutuhkan untuk mencapai kesesuaian terhadap persyaratan produk. Infrastuktur mencakup hal-hal berikut ini:



4.







Gedung, ruang kerja, dan peralatan penunjang







Peralatan yang dipakai dalam proses (peranti keras dan peranti lunak)







Sarana pendukung (transporasi dan komunikasi)



Lingkungan Kerja Organisasi harus menentukan dan mengelola lingkungan kerja yang dibutuhkanuntuk mencapai kesesuaian terhadap persyaratan produk.



2.12. 1.



Realisasi Produk Perencanaan Realisasi Produk Organisasi harus merencanakan dan mengembangkan proses yang dibutuhkanuntuk realisasi produk. Perencanaan dari realisasi produk ini harus konsisten dengan persyaratan proses lainnya dari sistem manajemen kualitas.



Dalam



merencanakan



realisasi produk,



menetapkan hal-hal berikut: a.



Sasaran dan persyaratan kualitas bagi produk



organisasi



harus



25



b.



Kebutuhan untuk mendapatkan proses, dokumentasi, dan penyediaan sumber daya untuk produk



c.



mengikutkan



verifikasi,



validasi,



pemantauanm



inspeksi,



dan



pengujian yang khusus terhadap produk dan kriteria penerimaan produk. d.



Dokumen yang dibutuhkan untuk memberikan bukti bahwa proses realisasi menghasilkan produk yang memenuhi persyaratan



2.



Proses yang Berhubungan dengan pelanggan a.



Identifikasi persyaratan yang berhubungan dengan produk. Organisasi harus menentukan : i.



persyaratan yang telah ditentukan konsumen mencakup persyaratan un tuk penyerahan dan aktivitas pasca pengiriman.



ii. Persyaratan yang tidak ditenmtukan oleh konsumen, tetapi dibutuhkan pada penggunaan bila diketahui. iii. Persyratan dari undfang-uindang dan peraturan yang berhubungan dengan produk. iv. Persyaratan lainnya. b.



Tinjauan persyaratan yang berhubungan dengan produk Tinjauan ini harus dilakukan sebelum organisasi memberikan janji untuk menyalurkan produk ke pelanggan serta harus memastikan bahwa: i. persyaratan produk sudah didefinisikan ii. persyaratan kontra atau pesanan yang berbeda dari pernyataan pelanggan yang sebelumnya dinyatakan atau sudah diselesaikan iii. organisasi memiliki kemampuan untuk memenuhi persyaratan yang sudah ditentukan



c.



komunikasi dengan pelanggan organisasi harus menentukan dan menerapkan peraturan yang efektif untuk berkomunikasi dengan konsumen berkaitan dengan: i.



Informasi produk.



ii.



Pernyataan, penanganan kontrak atau pesanan yang diambil termasuk perubahan.



26



iii. 3.



4.



Umpan balik konsumen, termasuk keluhan pelanggan.



Desain dan Pengembangan a.



perencanaan desain dan pengembangan



b.



input desain dan pengembangan



c.



output desain dan pengembangan



d.



tinjauan desain dan pengembangan



e.



verifikasi desain dan pengembangan



f.



validasi desain dan pengembangan



g.



pengendalian perubahan desain dan pengembangan.



Pembelian a.



Proses pembelian Organisasi harus memastikan bahwa produk yang dibeli sesuai dengan persyaratan pembelian. Tipe dan tingkat pengendalian yang diterapkan kepada pemasok dan produk yang dibeli harus terikat pada efek produk yang dibeli dalam realisasi produk berikutnya atau produk akhir. Organisasi harus mengevaluasi dan menyeleksi kemampuan pemasok dalam memasok produk yang sesuai dengan yang diprasyaratkan organisasi. Kriteria yang digunakan untuk seleksi, evaluasi, dan evaluasi ulang harus dibuat. Catatan dari hasil evaluasi dan berbagai tindakan yang diperlukan harus dipelihara.



b.



Informasi pembelian Informasi pembelian harus menggambarkan produk yang akan dibeli, termasuk bila sesuai dengan : i. Persyaratan untuk pengesahan produk, prosedur, proses, dan peralatan. ii. Persyaratan untuk kualifikasi personal. iii. Persyaratan sistem manajemen kualitas. Organisasi harus memastikan kecukupan syarat pembelian sebelum dikomunikasikan kepada pemasok.



c.



Verifikasi produk yang dibeli



27



Organisasi harus melakukan inspeksi dan/atau berbagai kegiatan yang diperlukan untuk memastikan bahwa produk yang dibeli memenuhi persyaratan pembelian yang ditentukan. Jika organisasi atau pelanggan mengusulkan untuk melakukan verifikasi di tempat pemasok, maka organisasi harus menetapkan susunan verifikasi yang dimaksudkan



dan



metode



pelepasan



produk



pada



informasi



pembelian. 5.



Produksi dan Penyediaan Jasa a.



Pengendalian produksi dan penyediaan jasa Organisasi harus merencanakan dan melaksanakan produksi dan penyediaan jasa dibawah kondisi yang dikendalikan. Kondisi yang dikendalikan harus memastikan: i.



Penyediaan informasi yang menggambarkan karakteristik produk.



ii.



Penyediaan instruksi kerja, bila diperlukan .



iii.



Penggunaan peralatan yang sesuai.



iv.



Penyediaan sarana pemantauan dengan pengukuran.



v.



Penerapan kegiatan pelepasan, penyerahan, dan kegiatan pascapenyerahan.



b.



Validasi proses produksi dan penyediaan jasa Organisasi harus memvalidaasi berbagai proses produksi dan penyediaan jasa,terhadap output yang dihasilkan yang tidak dapat diverifikasi oleh pemantauan atau pengukuran yang berurutan. Ini mencakup berbagai proses, di mana kekurangan menjadi nyata jika produk dalam penggunnaan dan jasa sudah diserahkan. Validasi harus memperhatikan kemampuan proses untuk mencapai hasil yang sudah direncanakan. Oprganisasi harus membuat aturan yang tercakup dalam proses ini (bila digunakan): i.



Kriteria yang ditetapkan untuk tinjauan dan persetujuan proses.



ii.



Persetujuan peralatan dan kualifikasi personel.



iii.



Penggunaan metode dan prosedur tertentu.



28



c.



iv.



Persyaratan rekaman.



v.



Validasi ulang.



Indentifikasi dan mampu telusurJika diperlukan Organisasi harus mendefinisikan produk dengan cara yang sesuai diseluruh realisasi produk. Organisasi harus mengidentifikasi status produk dengan jelas untuk persyaratan pemantauan dan pengukuran. Jika mampu telusur dipersyaratkan, organisasi harus mengendalikan dan mencatat identifikasi khusus dari produk.



d.



Properti pelanggan Organisasi harus berhati-hati dengan properti pelanggan saat ini, dalam pengadaan dan penggunaannya. Organisasi harus menandai, memverifikasi, melindungi, dan menjaga properti pelanggan yang disediakan atau dipakai dalam produk. Jika properti pelanggan hilang, rusak, atau ditemukan tidak layak pakai, hal ini harus dilaporkan pada pelanggan dan catatannya dipelihara.



e.



Pemeliharaan produk Organisasi harus memelihara kesesuaian produk sejak proses internal dan penyerahan ke tempat tujuan. Pemeliharaan ini mencakup identifikasi, penanganan, pemaketan, penyimpanan, dan pengawetan.



6.



Pengendalian, Pengukuran, dan Pemantauan Alat Organisasi harus menentukan pemantauan dan pengukuran yang dilakukan serta pemantauan dan pengukuran sarana yang dibutuhkan untuk menyediakan bukti- bukti



kesesuaian produk pada persyaratan yang



ditetapkan. Organisasi harus membuat proses untuk memastikan bahwa pemantauan dan pengukuran dilakukan secara konsisten sesuai persyaratan pemantauan dan pengukuran. Jika diperlukan, untuk memastikan validasi hasil, perlengkapan alat ukur harus : i.



Dikalibrasi atau diverifikasi pada selang waktu tertentu atau sebelum dipakai, terhadap standar pengukuran yang terlacakkan ke standar



29



internasional atau nasional; bila standar seperti itu tidak ada, dasar yang dipakai untuk kalibrasi atau erifikasi harus direkam. ii.



Disetel atau disetel ulang seperlunya.



iii.



Teridentifikasi untuk memungkinkan status kalibrasi diterapkan.



iv.



Dijaga dari penyetelan yang akan membuat hasil pengukuran yang tidak sah.



v.



Dilindungi dari kerusakan dan penurunan kualitas selama penanganan, pemeliharaan, dan penyimpanan. Selain itu organisasi harus menaksir dan merekam validasi hasil



pengukuran sebelumnya bila peralatan tidak memenuhi persyaratan. Organisasi harus mengambil tindakan yang tepat pada peralatan dan produk mana pun yang berpengaruh. Catatan hasil kalibrasi dan erifikasi harus dipelihara.bila digunakan untuk memantau dan mengukur persyaratan tertentu, kemampuan peranti lunak komputer yang memenuhi syarat penerapan yang dimaksudkan harus ditegaskan. Ini harus dilakukan sebelum pemakaian awal dan ditegaskan kembali seperlunya. 2.13 Pengukuran, Analisis, dan Peningkatan Organisasi harus merencenakan dan menetapkan proses pemantauan, pengukuran, analisis dan pengembangan yang dibutuhkan untuk: a. Memperlihatkan kesesuaian produk b. Memastikan kesesuaian sistem manajemen kualitas c. Meningkatkan peningkatan berkelanjutan yang efektif terhadap sistem manajemen kualitas. Ini harus bergantung pada ketepatan metode yang berlaku termasuk teknik statistik dan jangkauan pemakaiannya. 1. Pemantauan dan Pengukuran a. Kepuasan Pelanggan Sebagai salah satu alat untuk mengukur kinerja sistem manajemen kualitas, organisasi harus memantau informasi yang berhubungan dengan pandangan pelanggan apakah organisasi telah memenuhi



30



persyaratan pelanggan. Metode yang diperlukan dan digunakan harus ditentukan. b. Audit Internal Organisasi harus menjadwalkan lingkup perencanaan audit internal untuk menentukan apakah manajemen kualitas sudah : a. Sesuai untuk perencanaan yang disusun pada persyaratan ISO 9001 : 2001 dan pada persyaratan sistem manajemen kualitas yang ditetapkan organisasi. b. Diterapkan dan dipelihara secara efektif. c. Pemantauan dan Pengukuran Proses d. Pemantauan dan Pengukuran Produk e. Pengendalian Produk yang Tidak Sesuai c. Analisis Data Organisasi harus menentukan, mengumpulkan dan menganalisis data yang tepat untuk memperlihatkan kesesuaian dan efektivitas sistem manajemen kualitas dan mengevaluasi sejauh mana peningkatan berlanjut yang dibuat, efektif. Analisis data harus menyediakan informasi yang berhubungan dengan : 1. Kepuasan pelanggan 2. Kepuasan dengan persyaratan produk 3. Karakteristik, kecenderungan proses dan produk, termasuk kesempatan untuk tindakan pencegahan. 4. Pemasok. 2. Peningkatan a. Peningkatan berkelanjutan Organisasi harus terus melakukan peningkatan berkelanjutan terhadap efektivitas sistem manajemen kualitas, tujuan kualitas, hasil sistem manajemen kualitas melalui pemakaian kebijakan kualitas, tujuan kualitas, hasil audit, analisis data, tindakan perbaikan, pencegahan, dan tujuan manajemen. b. Tindakan perbaikan



31



Organisasi harus mengambil tindakan untuk mengurangi penyebab ketidaksesuaian dalam rangka mencegah berulang terjadinya hal tersebut. Tindakan perbaikan harus sesuai dengan penyebab ketidak sesuaian yang ditemukan. Dokumen prosedur harus dibuat untuk menjelaskan persyaratan : 



Menijau



ketidaksesuaian



(memasukkan



keluhan



pelanggan), 



Menentukan penyebab ketidaksesuaian,







Mengevaluasi tindakan yang dibutuhkan untuk memastikan ketidakpastiaan tidak terulang,







Menentukan dan menetapkan tindakan yang dibutuhkan,







Merekam hasil tindakan yang diambil,







Meninjau tindakan perbaikan yang diambil.



c. Tindakan pencegahan Organisasi



harus



menentukan



tindakan



untuk



mengurangi



penyebab potensial ketidaksesuaian untuk mencegah terjadinya hal yang tidak diinginkan. Tindakan pencegahan harus sesuai dengan penyebab masalah potensial. Dokumen prosedur harus dibuat untuk menjelaskan persyaratan dalam : 



Menentukan potensi ketidaksesuaian dan penyebabnya







Mengevaluasi tindakan yang dibutuhkan untuk mencegah hal tersebut







Menentukan dan menerapkan tindakan yang dibutuhkan







Merekam hasil tindakan yang diambil







Meninjau tindakan pencegahan yang diambil



DAFTAR PUSTAKA Bayangkara, IBK. 2008. “AUDIT MANAJEMEN Prosedur dan Implementasi”. Jakarta : Salemba Empat.



32



33