Makalah Komunikasi Bisnis [PDF]

Citation preview

MAKALAH KOMUNIKASI BISNIS MERENCANAKAN, MENULIS, DAN MENYELESAIKAN LAPORAN



Oleh : Triya Aprillia S



(C1B017061)



Gita Rachmah D.



(C1B017066)



Muthia Shafa N



(C1B017072)



Ana Lia Minata



(C1B017081)



UNIVERSITAS JENDERAL SOEDIRMAN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS JURUSAN MANAJEMEN PURWOKERTO 2019



KATA PENGANTAR



Dengan menyebut nama Allah SWT yang Maha Pengasih lagi Maha Panyayang, Kami panjatkan puja dan puji syukur atas kehadirat-Nya, yang telah melimpahkan rahmat, hidayah, dan inayah-Nya kepada kami, sehingga kami dapat menyelesaikan makalah Merencanakan, Menulis,dan Menyelesaikan Laporan Makalah ilmiah ini telah kami susun dengan maksimal dan mendapatkan bantuan dari berbagai pihak sehingga dapat memperlancar pembuatan makalah ini. Untuk itu kami menyampaikan banyak terima kasih kepada semua pihak yang telah berkontribusi dalam pembuatan makalah ini. Terlepas dari semua itu, Kami menyadari sepenuhnya bahwa masih ada kekurangan baik dari segi susunan kalimat maupun tata bahasanya.



Purwokerto, 28 Mei 2019



i



DAFTAR ISI



KATA PENGANTAR .......................................................................



i



DAFTAR ISI .....................................................................................



ii



BAB I: PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang ......................................................................



1



1.2. Rumusan Masalah .................................................................



1



BAB II: PEMBAHASAN 2.1. Merencanakan Laporan ..........................................................



2



a. Membuat Laporan yang Efektif .......................................



2



b. Menerapkan Tiga Langkah Proses Menulis untuk Laporan ............................................................................



2



c. Merencanakan Laporan Informasi ..................................



7



d. Merencanakan Laporan Analitis .....................................



10



2.2. Menulis Laporan ....................................................................



14



a. Beradaptasi dengan Penerima ..........................................



14



b. Menyusun Laporan ..........................................................



14



c. Menggunakan Teknologi untuk Membuat Laporan .......



16



2.3. Menyelesaikan Laporan .........................................................



17



a. Merevisi Laporan ............................................................



17



b. Memproduksi Laporan ....................................................



17



c. Proofread Terhadap Laporan ...........................................



21



d. Mendistribusikan Laporan ...............................................



21



BAB III: PENUTUP ..........................................................................



22



3.1. Kesimpulan ...........................................................................



22



DAFTAR PUSTAKA .......................................................................



23



ii



BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Dalam dunia bisnis, persaingan selalu terjadi antara perusahaan yang satu dengan yang lainnya atau antara seseorang dengan orang lainnya. Persaingan itu baik dalam bentuk meraih keuntungan maupun dalam meraih prestasi. Maka dari pada itu perusahaan harus lebih mantap dalam bersaing di dunia bisnis, agar tidak tertindas oleh pihak yang lain. Oleh karena itu, agar perusahaan bisa berjalan dengan baik, maka perusahaan harus mempunyai laporan perusahaan atau laporan bisnis. Laporan ini dibuat dengan tujuan agar lebih mudah dalam menjalankan perusahaan/ bisnis kedepannya, berdasarkan data dari laporan bisnis yang dibuat. Dengan laporan bisnis yang dibuat juga dapat digunakan dalam pengambilan keputusan dalam suatu perusahaan atau bisnis yang dijalankan. Karena dengan laporan tersebut seorang manajer telah mempunyai patokan atau ukuran dalam menjalankan perusahaan atau bisnis. Maka dari itu laporan bisnis sangat diperlukan dalam suatu perusahaan atau bisnis. 1.2.Rumusan Masalah a. Bagaimana merencanakan laporan bisnis? b. Bagaimana menulis laporan bisnis? c. Bagaimana menyelesaikan laporan?



1



BAB II PEMBAHASAN 2.1 Merencanakan Laporan a. Membuat Laporan yang Efektif Sebagaimana yang terjadi pada semua profesional bisnis, laporan dan proposal berperan penting dalam keberhasilan Dan Petersen. Laporan merupakan catatan faktual tertulis yang secara objektif menyampaikan informasi tentang beberapa aspek bisnis; proposal



merupakan kategori khusus laporan yang menggabungkan pemberian



informasi dan komunikasi yang persuasif. Laporan merupakan catatan faktual tertulis yang secara objektif menyampaikan informasi tentang beberapa aspek bisnis. Laporan terbagi dalam tiga kategori dasar:  Laporan informasional menawarkan data, fakta, umpan balik, dan jenis informasi lain tanpa analisis atau rekomendasi.  Laporan analitis menawarkan informasi maupun analisi dan juga dapat mencakup rekomendasi.  Proposal menawarkan persuasi terstuktur untuk penerima internal atau eksternal. Sifat laporan ini sangat bervariasi, bergantung pada keadaan di sekitarnya. Beberapa laporan bersifat sukarela, ditulis atas inisiatif sendiri dan mengikuti struktur yang paling efektif. Dalam beberapa kasus laporan harus mengikuti panduan yang ketat misalnya laporan untuk pihak eksternal perusahaan seperti pelanggan, investor, anggota masyarakat atau media berita. Akan tetapi, pada kasus lainnya, pengorganisasian dan format tidak harus mengikuti panduan misalnya laporan yang penerimanya dari kalangan internal perusahaan. Penerima kadang-kadang bersifat internalm sehingga mempunyai banyak kebebasan untuk membahas informasi yang sensitif dengan lebih sedikit potensi disalahartikan. Pada kesempatan lain, penerima mungkin mencakup para pelanggan, yang lebih banyak menuntut menyajikan informasi perusaan pada kelompok eksternal ini. b. Menerapkan Tiga Langkah Proses Menulis untuk Laporan 1. Merencanakan 



Menganalisis Situasi



2. Menulis 



Beradaptasi pada Penerima



3. Menyelesaikan  Merevisi Pesan Evaluasi isi pesan dan tinjau 2



Perjelas masalah atau peluang yang ada, tetapkan tujuan, kembangkan profil penerima, dan kembangkan sebuah rencana kerja 



Mengumpulkan Informasi Tentukan kebutuhan penerima dan dapatkan informasi yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan itu: jika perlu adakan proyek penelitian



Bersikaplah sensitif terhadapa kebutuhan penerima dengan sikap “Anda”, kesopanan, penekanan pada sisi positif dan bahasa yang bebas bias. Bangunlah hubungan yang kuat dengan penerima dengan membentuk kredibilitas dan memproyeksikan citra perusahaan. 







Menyeleksi Medium yang Tepat Pilihlah medium terbaik untuk mengirimkan pesan, pertimbangkan untuk menyampaikannya melalui berbagai media 



Mengatur Informasi Tetapkan gagasan utama, batasi ruang lingkup, pilihlah pendekatan langsung atau tidak langsung dan buatlah garis besar isis dengan menggunakan salah satu model yang ada untuk laporan informasional, laporan analitis, atau proposal.



Menyusun Pesan Pilihlah kata-kata yang kuat yang akan membantu menciptakan kalimat yang efektif dan alinea yang koheren di bagian pendahuluam, tubuh, dan penutup laporan.



ulang keterbacaan pesan tersebut, kemudian edit dan tulis ulang untuk keringkasan dan kejelasan.  Memproduksi Pesan Gunakan elemen desain yang efektif dan tata letak yang sesuai agar tampilannya bersih dan professional, gabungkan elemen tekstural dan grafik dengan mulus  Mengoreksi Pesan Tinjau ulang kesalahan tata letak ejaan dan mekanis 



Mendistribusikan Pesan Kirimkan pesan dengan menggunakan medium yang dipilih, pastikan semua dokumen dan arsip yang relevan didistribusikan dengan sukses.



3



1. Menganalisis Situasi Kerumitan pada kebanyakan laporan dan besarnya pekerjaan yang harus dikerjakan menambah perlunya untuk menganalisis situasi dengan saksama. Dengan e-mail atau pesan singkat yang lain, dapat mengubah separuh arah dengan konsep pertama dan barangkali hanya kehilangan beberapa menit waktu kerja, sebaliknyam jika mengubah separuh arah dengan laporan yang besar, dapat kehilangan waktu berminggu-minggu atau bahkan berbulan-bulan. Untuk meminimalisasi hilangnya waktu,energi, dan peluang, berikan perhatian khusus pada pernyataan tujuan. Sediakan waktu untuk menyiapkan rencana kerja sebelum mulai menulis. 2. Mendefinisikan Tujuan Dengan banyaknya laporan yang panjang dan rumit, sangat penting untuk menetapkan tujuan dengan jelas, sehingga tidak membuang waktu untuk mengulang pekerjaan yang tak perlu. Tunjukkan masalah atau peluang dengan pernyataan tujuan yang jelas, yang mendefinisikan mengapa menyiapkan laporan tersebut. Dengan banyaknya laporan yang panjang dan rumit, sangat penting untuk menetapkan tujuan dengan jelas, sehingga tidak membuang waktu untuk mengulang pekerjaan yang tak perlu. Cara yang paling tepat untuk menyatakan pernyataan tujuan adalah dengan memulainya dengan kata kerja infinitif (to + kata kerja). Dengan menggunakan kata kerja infinitive mendorong untuk mengendalikan dan memutuskan ke mana akan berjalan. Ketika memilih kata kerja infinitife (to inform, to confirm, to analyze, to persuade, to recommend), menekankan tujuan umum untuk mempersiapkan laporan. Sebagai contoh, dalam laporan informasional, pernyataan tujuan Anda dapat menjadi sesederhana ini: 



Memperbarui klien pada kemajuan proyek penelitian (laporan kemajuan).







Mengembangkan sasaran dan tujuan pada tahun berikutnya (rencana strategis).



 Mengidentifikasi para pelanggan dan menjelaskan cara perusahaanmemberikan pelayanan kepada mereka (rencana pemasaran).  Menyerahkan statistik penjualan bulanan kepada manajemen (laporan operasional).  Meringkas apa yang terjadi pada konverensi penjualan tahunan (laporan kegiatan pribadi).  Menjelaskan pembentukan prosedur akses (laporan penerapan kebijakan). 4



 Menyerahkan informasi yang diminta kepada Securities and Exchange Commision (laporan pemenuhi kewajiban)



3. Menyiapkan Rencana Kerja Rencana kerja yang dipikirkan dengan cermat merupakan cara terbaik untuk memastikan bahwa menghasilkan pekerjaan yang baik tepat waktu. Dengan mengidentifikasi semua tugas yang harus dikerjakan,



memastikan tidak ada yang



terlupakan. Jika sedang menyiapkan rencana kerja untuk diri sendiri, hasilnya akan relatif informal: sebuah daftar langkah sederhana yang akan di ambil dan perkiraan urutan dan waktu. Akan tetapi, jika sedang mengadakan studi formal yang panjang, akan berkeinginan untuk mengembangkan rencana kerja mendetail yang dapat memandu kinerja dari banyak tugas dalam satu jangka waktu. Bagi para konsultan dan orang lain yang hasil pekerjaannya berupa laporan formal, rencana kerja dapat menjadi dasar kontrak jika proposalnya diterima. Rencana kerja yang mendetail akan menghemat waktu dan sering menghasilkan laporan yang lebih efektif. Rencana kerja formal mencakup elemen berikut ini:  Pernyataan masalah atau peluang. Menjelaskan tantangan yang di hadapi, membantu untuk memfokuskan pada isu inti, dan membantu setiap orang untuk menghindari gangguan yang kemungkinan muncul selama persiapan laporan  Pernyataan tujuan dan lingkup penyelidikan. Menguraikan apa yang akan diraih dengan laporan ini dan juga batasan pada pekerjaan.  Diskusi tugas yang akan diselesaikan. Pastikan untuk mengindikasikan sumber informasi, penelitian yang diperlukan, dan keterbatasan waktu, uang, personal atau data.  Deskripsi setiap produk yang menjadi hasil penyelidikan. Dalam banyak kasus, satusatunya produk hasil usaha adalah laporan itu sendiri. Dalam kasus lainnya, perlu menghasilkan sesuatu yang lebih dari sekedar laporan, barangkali rencana pemasaran baru atau bahkan produk nyata.  Tinjauan ulang penugasan proyek, jadwal, dan permintaan sumber daya. Identifikasi siapa yang bertanggung jawab untuk apa, kapan tugas akan diselesaikan dan berapa besar biaya untuk penyelidikan



5



 Rencana tindak lanjut setelah menyerahkan laporan. Tindak lanjut bisa sesederhana memastikan orang lain menerima informasi yang mereka perlu. Atau serumit mengadakan penelitian tambahan untuk mengevaluasi hasil proposal yang tercakup pada laporan  Garis besar kerja.



4. Mengumpulkan informasi Rendahnya volume informasi dalam kebanyakan laporan membuatnya membutuhkan perencanaan yang cermat, bahkan memerlukan proyek penelitian terpisah hanya untuk mendapatkan data dan informasi yang diperlukan. Dalam beberapa kasus, tidak akan mampu mengumpulkan semua potongan informasi yang diinginkan, jadi buatlah prioritas kebutuhan di bagian awal dan fokuskan pada pertanyaan yang paling penting. 5. Menyeleksi Medium yang Tepat Menyeleksi medium untuk laporan berdasarkan pada kebutuhan penerima serta keuntungan dan kerugian praktis dari pilihan yang tersedia. Pada banyaj laporan dan proposal, penerima mempunyai persyaratan media yang spesifik. Dalam kasus lain, penerima mungkin lebih fleksibel, tetapi tetap memiliki pilihan. Pertimbangkan untuk mengirimkan laporan melalui berbagai medium. Dapat memberikan laporan dalam format hardcopy untuk kemudahan dibaca maupum dalam format elektronik untuk dapat me-log sistem manajemen pengetahuan. 6. Mengorganisasi Informasi. Terdapat pendekatan langsung dan tidak langsung dalam mengorganisasi informasi. Pendekatan langsung dimulai dengan ringkasan dari temuan kunci, kesimpulan, rekomendasi, sesuai kasus serta menyediakan temuan lengkap dan detail pendukung. Pendekatan langsung menghasilkan laporan



yang kuat. Pendekatan tidak langsung



dimulai dengan memperkenalkan temuan lengkap dan didiskusikan semua detail pendukung sebelum mempresentasikan kesimpulan dan rekomendasi. Laporan yang panjang kadang-kadang menggabungkan pendekatan langsung dan tidak langsungm membangun dukungan dari kesimpulan atau rekomendasii sementara sepanjang pengungkapan laporan. Perlu diingat beberapa poin berikut ketika mengoganisasi laporan. 6



 Pahami dan penuhi ekspektasi penerima. Penerima tertentu mengharapkan (atau bahkan menginginkan) organisasi yang spesifik, laporan Anda mungkin akan ditolak jika tidak memenuhi tuntutan tersebut. Penerima yang lain memberi Anda ruang fleksibilitas, selama laporan berisi kategori informasi yang tepat. Setiap kali memungkinkan , pelajari contoh sebuah laporan yang berhasil sebelum menulis laporan yang serupa. Model seperti ini tidak akan hanya akan memberi kesan tentang organisasi, tetapi juga tentang isi, tekanan dan nada.  Seleksi format yang tepat untuk tugas itu. Untuk laporan yang terdiri dari lima halaman atau kurang, memo ( untuk penerima internal) atau surat ( untuk penerima eksternal) sering dianggap cukup. Untuk laporan lebih panjang, Anda akan berkeinginan untuk memasukkan banyak elemen laporan yang formal.  Buatlah sesingkat mungkin. Hindari godaan untuk memuat laporan dengan semua informasi yang Anda kumpulkan selama tahap penelitian. Laporan sudah cukup membebani pembaca yang sibuk; jangan memersulit mereka dengan menyertakan informasi yang tidak perlu atau detail yang tidak bertalian. Para pembaca akan menghargai keringkasan, dan mempunyai kesempatan lebih baik untuk menyampaikan pesan.  Bicarakan melalui garis besar. Ketika Anda membuat garis besar isi, gunakan judul yang informatif (“bicara”) dan bukan judul yang sekedar deskriptif (“topikal”). Ketika dalam bentuk pertanyaan atau ringkasan, judul yang informatif memaksa Anda untuk benar-benar memikirkan isi, dan bukan hanya sekadar mengidentifikasi area topik yang umum. Menggunakan judul yang informatif tidak hanya membantu



Anda



membuat rencana yang lebih efektif, tetapi juga memudahkan tulisan kolaboratif. Judul seperti “ karakteristik industri” dapat berarti lima hal yang berbeda bagi lima orang dalam tim penulis, maka gunakan judul yang menyampaikan pengertian tunggal yang tidak ambigu, seperti “penggilingan tepung adalah industri yang matang”.



c. Merencanakan Laporan Informasi Laporan informasi memberikan informasi yang dibutuhkan para karyawan, manajer, dan lain-lain untuk mengambil keputusan, bertindak, dan merespons kondisi yang dinamis di dalam naupun di luar organisasi. Laporan informasional dapat dikelompokkan menjadi empat kategori umum:



7



1. Laporan untuk memonitor dan mengontrol operasional. Sebagaimana dokter bergantung pada laporan medis untuk melihat seberapa baik fungsi berbagai system dalam tubuh pasien, manajer bisnis bergantung pada sangat banyak laporan untuk melihat seberapa baik fungsi berbagai sistem didalam perusahaan. Rencana menciptakan ekspetasi dan panduan untuk tindakan langsung pada masa mendatang. Rencana dpat bervariasi mulai dari rencana taktis dengan fokus sempit yang meliputi periode singkat hingga rencana strategis tingkat tinggi yang mengarahkan kegiatan organisasional selama beberapa tahun. Laporan operasional memberikan umpan balik untuk fungsi organisasi yang sangat bervariasi, termasuk penjualan inventori, pengeluaran, pengiriman, dan sebagainya. Dalam banyak kasus, laporan operasional secara otomatis dihasilkan oleh sistem informasi manajemen



(MIS),



yang



mengumpulkan



dan



menyebarkan



data



operasional. Laporan kegiatan pribadi memberikan informasi sehubungan dengan pengalaman individual selama kunjungan penjualan, konferensi industri, perjalanan penelitian pasar, dan sebagainya. Manajer sering bergantung pada karyawan individual untuk menjadi “mata dan telinga” perusahaan dan membagi apa yang telah mereka pelajari. 2. Laporan untuk menerapkan kebijakan dan prosedur. Laporan merupakan sarana paling umum untuk menyampaikan panduan, menyetujui prosedur, dan keputusan organisasional lainnya. Dalam beberapa kasus,Anda dapat menulis laporan kebijakan yang singkat di satu atau dua halaman, seperti untuk berbagi prosedur baru dengan para kolega. Dalam kasus lain, laporan ini merupakan sebuah buku pegangan atau manual kebijakan yang terdiri dari lusinan atau bahkan ratusan halaman. Berkas posisi adalah jenis khusus dari laporan kebijakan yang memberikan garis besar posisi resmi eksekutif individual (atau seluruh organisasi) terhadap isu yang berdampak terhadap keberhasilan perusahaan. 3. Laporan untuk menunjukkan pemenuhan kewajiban. Bisnis terkecil sekalipun dituntut memerlihatkan bahwa mereka memenuhi kewajiban terhadap satu jenis atau beberapa jenis regulasi pemerintah. Beberapa laporan pemenuhan kewajiban, seperti laporan pajak kuartalan dan tahunan, berdampak pada semua bisnis. Laporan yang lain menyangkut industri tertentu, perusahaan yang menggunakan bahan yang berbahaya, fungsi profesional yang spesifik, atau faktor khusus lain. Laporan pemenuhan kewajiban biasanya didistribusikan dalam format pracetak yang harus diikuti secara tepat. 8



4. Laporan kemajuan dokumen. Para supervisor, investor, dan pelanggan sering berharap untuk diberikan informasi mengenai kemajuan proyek dan kegiatan lain. Laporan kemajuan bervariasi mulai dari pembaruan yang sederhana hingga laporan luas yang mencakup elemen seperti kemajuan terukur terhadap sasaran, perbandingan pengeluaran yang dianggarkan versus yang sesungguhnya, dan daftar kepedulian dan risiko yang sedang berjalan. Strategi organisasi untuk laporan informasi Anda barangkali dapat merasakan dari daftar terdahulu bahwa laporan informasi mencakup laporan yang sangat positif (laporan hasil penjualan yang besar), laporan netral (laporan pemonitoran yang memerlihatkan bisni sebagaimana biasanya ditingkat pabrik), dan laporan yang teramat sangat negatif (laporan penelitian kepuasan pelanggan yang menaruh perusahaan pada peringkat cukup rendah). Dengan adanya rentang kemungkinan ini, pilihan untuk pendekatan langsung atau tidak langsung memerlukan pertimbangan yang serius sebelum Anda mulai membuat garis besar dengan sungguh-sungguh. Karena laporan informasional memfokuskan pada penyampaian data dan informasi yang langsung, pendekatan langsung menjadi umum. Namun, Anda akan menghadapi situasi ketika pendekatan tidak langsung lebih efektif, seperti ketika Anda perlu membentuk serangkaian fakta untuk membantu para pembaca memahami gagasan utama dari laporan. Dalam satu pengertian, laporan informasi merupakan laporan yang paling tidak rumit untuk ditulis karena tidak membutuhkan analisis atau bujukan. Tugas Anda hanya mengirimkan informasi dengan cara yang efektif dan efisien. Namun, kesederhanaan ini berarti laporan informasional pasti mudah untuk disiapkan. Anda tetap perlu untuk menevaluasi proses, dan mengorganisasi informasi—kadang-kadang ratusan atau ribuan fakta dan gambar individual—dengan cara yang menarik para penerima dan memenuhi kebutuhan mereka. Terlebih lagi, ketika Anda tidak diharapkan untuk menganalisis atau membujuk dalam laporan ini, berhati-hatilah untuk tetap sepenuhnya objektif—sebuah tantangan juka Anda sedang melaporkan sesuatu yang menggairahkan bagi Anda. Ketika menulis laporan informasi, Anda dapat membiarkan sifat dari apapun yang sedang Anda uraikan mendikte struktur Anda. Sebagai contoh, jika Anda sedang menguraikan proses manufaktur setiap saat dalam proses tersebut dapat disamakan dengan bagian dari laporan. Jika Anda mendeskripsikan sebuah peristiwa, Anda dapat melakukan sebuah pembahasan dengan pendekatan secara kronologis.



9



Laporan Informasi yang Efektif: Contoh Organisasi yang kuat hanya merupakan cara yang membuat laporan informasi efektif. Laporan harus berorientasi pada penerima, logis, fokus, dan mudah diikuti, dengan cukup banyak penggunaan peninjauan dan ringkasan. Laporan tersebut harus lengkap, tanpa harus menjadi panjang atau mendetail. Salah satu tugas yang diharapkan penerima untuk Anda lakukan adalah menyortir detail dan memisahkan poin utama dari poin minor. Dengan kata lain, para pembaca mengharapkan Anda untuk menaruh semua pemikirandan usaha yang terkandung untuk memberikan fungsi yang terbaik pada masanya. Selain itu, laporan yang efektif brsifat jujur dan objektif, tanpa harus menjad terlalu kasar kapanpun informasi negatif harus disampaikan.



10



d. Merencanakan Laporan Analitis Tujuan laporan analitis adalah menganalisis, memahami, menjelaskan-memikirkan keseluruhan masalah atau peluang dan mencari tahu bagaimana dampaknya terhadap perusahaan dan bagaimana perusahaan harus merespon. Dalam banyak kasus, Anda juga diharapkan membuat rekomendasi berdasarkan analisis. Laporan analitis terbagi menjadi tiga kategori: 1. Laporan untuk memelajari peluang. Setiap peluang bisnis mengandung beberapa derajat risiko dan juga menuntut berbagai keputusan dan tindakan untuk berperan besar pada peluang tersebut. Anda dapat



menggunakan laporan analitis untuk



menilai risisko maupun keputusan dan tindakan yang disyaratkan. Sebagai contoh, laporan analisis pasar digunakan untuk menilai kemungkinan keberhasilan produk baru atau inisiatif penjualan dengan mempertimbangkan potensi peluang dipasar tertentu dan mengidentifikasi ancaman persaingan dan risiko lainnya. Laporan penelitian (due diligence) memeriksa aspek keuangan dari keputusan yang diajukan, seperti mendaptkan perusahan lain. 2. Laporan untuk menyelesaikan masalah. Manajer sering ditugaskan untuk membuat laporan penyelesaian masalah (troubleshooting reports) ketika perlu memahami mengapa sesuatu tidak berjalan dengan semestinya, mulai daripenyalahgunaan proses industrial hingga kekecewaan keuangan, dan apa yang perlu dilakukan untuk membenahinya. Sebagai variasi, laporan analisis kegagalan mempelajari peristiwa yang terjadi pada masa lalu dengan harapan untuk mempelajari cara menghindari kegagalan yang sama pada masa mendatang. 3. Laporan untuk mendukung keputusan. Laporan kemungkinan (feasibility reports) diperlukan ketika para manajer perlu mendalami percabangan keputusan yang akan mereka buat. Laporan penilaian (justification reports) menilai keputusan yang telah diambil.



11



Strategi Organisasi Untuk Laporan Analitis



Untuk membuat laporan analitis yang kuat, pertimbangkan kemungkinan reaksi penerima sebelum memilih strategi organisasional yang paling efektif: 1. Penerima yang reseptif (receptive audience). Ketika Anda mengharapkan penerima menyetujui pendapat Anda, gunakan struktur yang memfokuskan perhatian pada kesimpulan dan rekomendasi (pendekatan langsung). 2. Penerima yang skeptis (skeptical audience). Ketika Anda mengharapkan penerima tidak setuju dengan Anda atau bersikap bermusuhan, gunakan struktur yang memfokuskan perhatian pada alasan di balik kesimpulan dan rekomendasi Anda (pendekatan



tidak



langsung).



Tiga pendekatan struktural yang paling umum untuk laporan analitis, sebagai berikut: memfokuskan pada kesimpulan (langsung), (2) memfokuskan pada rekomendasi (langsung), dan (3) memfokuskan pada argumen logis (tidak langsung) 



Memfokuskan pada kesimpulan Ketika menulis laporan analitis untuk orang-orang dalam organisasi yang



memintaAnda untuk melakukan studi untuk segala hal, Anda menulis untuk para pembaca yang reseptif, mereka mungkin mengetahui dari pengalaman bahwa Anda akan melalukakan pekerjaan yang dengan tidak tanggung-tanggung, dan mempercayai penilaian Anda. Jika mereka barangkali akan menerima kesimpulan Anda—apapun bentuk kesimpulan tersebut—Anda dapat menyusun laporan kesimpulan itu, dengan menggunakan pendekatan langsung. Karena kesimpulan Anda sering menjadi dasar keputusan manajemen, penerima bergantung pada Anda untuk berpikir dengan cermat dan menulis dengan jelas. Namun, memfokuskan secara langsung pada kesimpulan memang berpotensi kekurangan. Jika merasa keberatan pada Anda ataupun materi Anda, pernyataan yang kuat dibagian awal akan mememrbesar penolakan pembaca. Juga memfokuskan pada kesimpulan membuat segala sesuatu yang Anda katakan kelihatan teralalu sederhana. Para pembaca dapat mengkritik laporan Anda “sebagai dangkal”: ”mengapa Anda tidak mempertimbangkan sudut ini?” atau “Dari mana Anda mendapatkan angka ini?” Anda lebih baik memakai pendekatan langsung dalam laporan ketika memiliki 12



kredibilitas tinggi--ketika pembaca memercayai Anda dan bersedia untuk menerima kesimpulan.







Memfokuskan pada Rekomendasi Pendekatan yang agak berguna ketika pembaca ingin mengetahui apa yang harus



mereka lakukan dalam situasi tertentu (sebagai kebalikan dari apa yang harus mereka simpulkan). Anda akan sering diminta untuk memecahkan masalah atau memelajari peluang, bukan hanya memelajari. Tindakan yang Anda inginkan dari pembaca Anda menjadi subagian utama laporan. Saat menyusun laporan seputar rekomendasi, gunakan pendekatan langsung sebagaimana yang Anda gunakan untuk laporan yang memfokuskan pada kesimpulan,. Lalu, bukalah rekomendasi dengan menggunakan rangkaian lima langkah ini: Tetapkan kebutuhan akan tindakan di bagian pendahukuan, umumnya dengan menguraikan secara singkat masalah atau peluangnya. Perkenalkan manfaat yang dapat diraih, tanpa memberikan detail apapun. Buatlah daftar langkah (rekomendasi) yang diisyaratkan untuk meraih manfaat, dengan menggunakan kata kerja aktif untuk penekanan. Jelaskan setiap langkah dengan lebih lengkap, dengan memberikan detail prosedur, biaya, dan manfaat. 



Memfokuskan pada Argumentasi Memfokuskan pada kesimpulan atau rekomendasi merupakan cara paling kuat dan



efisien untuk menyusun laporan analitis, tetapi tidak merupakan solusi terbaik untuk setiap situasi. Anda kadang-kadang dapat meraih hasil yang lebih baik dengan mendorong para pembaca untuk menghitung bobot semua fakta sebelum anda menyajikan kesimpulan atau rekomendasi. Ketika tujuan Anda adalah bekerjasama dengan penerima dan memecahkan masalah atau membujuk mereka untuk mengambil tindakan yang pasti, pendekatan erstruktur Anda harus bersifat tidak langsung, dengan menonjolkan argumentasi yang logis atau memfokuskan perhatian penerima pada apa yang perlu dilakukan. Ketika Anda menginginkan penerima untuk berkosentrasi pada alasan mengapa gagasan Anda masuk akal, gunakan organisasi logis: sususnlah gagasan Anda seputar alasan dibalik kesimpiulan dan rekomendasi. Organisasikan materi Anda untuk mencerminkan proses pemikiran yang akan mengantar para pembaca pada kesimpulan.



13



Laporan Analitis yang Efektif: Contoh



2.2 Menulis Laporan a. Beradaptasi Dengan Penerima Untuk memastikan keberhasilan laporan maka yang harus dilakukan antara lain: 1. Bersikaplah sensitif terhadap kebutuhan penerima 2. Membangun hubungan yang kuat dengan penerima 3. Mengendalikan gaya dan nada b. Menyusun Laporan Dengan gambaran yang jelas tentang bagaimana harus beradaptasi dengan penerima, kini kita siap untuk menyusun konsep pertama .Teks dan laporan proposal memiliki tiga bagian utama yaitu pendahuluan, isi, dan penutup. 1. Pendahuluan. Merupakan bagian pertama dari teks dalam laporan atau proposal.Pendahuluan yang efektif setidaknya menjangkau 4 hal 14



 Memosisikan laporan atau proposal padda konteks yang lebih luas dan mengaitkannya pada masalah atau penugasan  Memerkenalkan subjek atau tujuan laporan atau proposal dan mengindikasikan mengapa subjek itu penting  Meninjau terlebih dahulu gagasan dan aturan yang akan mencakupnya  Menetapkan nada dokumen dan hubungan penulis dengan penerima 2. Isi Bagian isi adalah bagian tengah dari teks dalam laporan dan proposal. Isi terdiri dari bagian atau bab utama. Bagian ini menyajikan, menganalisis, dan menginterpretasikan informasi yang dikumpulkan selama penydidikan, dan mendukung rekomendasi atau kesimpulan yang dibahas dalam dokumen. Isi mencakup bukti, informasi mendetail yang diperlukan untuk mendukung kesimpulan dan rekomendasi. 3. Penutup Bagian penutup adalah bagian terakhir dari teks dalam laporan atau proposal. Bagian ini memiliki fungsi :  Menekankan poin utama  Meringkas manfaat bagi pembaca jika dokumen membutuhkan perubahan berbagai tindakan lain  Mengacu kembali pada semua bagian dan mengingatkan pembaca bagiamna keserasian bagian itu  Membawa semua item tindakan di satu tempat dan memberikan detail tentang siapa harus melakukan apa, kapan, dimana, dan bagaimana



Membuat Konsep Isi Laporan Tujuan umum dari porposal adalah membujuk pembaca untuk melakukan sesuatu seperti membeli barang atau jasa, mendanai poryek, atau menerapkan program. Berikut ini adalah beberapa strategi tambahan untuk memperkuat argumentasi 



Tunjukkan pengetahuan :



Semua yang anda tulis harus menunjukkan pada



pembaca bahwa anda mempunyai pengetahuan untuk mengatasi masalah atau peluang yang digambarkan di laporan 



Berikan informasi dan contoh konkret : Nyatakan rencana anda dan berikan detail tentang bagaimana pekerjaan itu akan ditangani 15







Telitilah persaingan: Jika anda sedang bersaing dengan perusahaan lain, gunakan publikasi niaga dan internet untuk mengenali dengan baik produk, jasa, dan harga dari perusahaan lain







Buktikan bahwa proposal anda berguna







Kemas proposal dengan baik : Pastikan proposal ditulis dengan hurud yang menarik dan dapat dibaca



Membantu Pembaca Menemukan Arah



Untuk memberikan pemahaman keseluruhan struktur dokumen pada para pembaca dan menjaga mereka berada pada jalurnya ketika membaca, pelajari cara menggunakan tiga peralatan yang sangat membantu : 1. Judul dan hubungan Judul meningiatkan keterbacaan dokumen dan seacara khusus menjadi penanda yang berguna untuk menjelaskan kerangka kerja laporan 2. Transisi Transisi adalah kata-kata atau frase



yang memertalikan gagasan dan



memperliahtkan bagaimana satu pemikiran dihungkan ke pemikiran yang lain 3. Tinjauan Awal dan Tinjauan Ulang 



Tinjauan



awal



memperkenalkan



topik



dengan



membantu



pembaca



mempersiapkan diri untuk menerima informasi baru 



Tinjuan ulang muncul setelah isi materi dan meringkas infromasi bagi pembaca



c. Menggunakan Teknologi untuk Membuat Laporan Beberapa cara untuk mengembangkan laporan dan proposal 1. Template : dapat mengidentififikasi bagian tertentu yang dibutuhkan oleh setiap jenis laporan 2. Dokumen dihubungkan dan dilekatkan :Laporan dan proposal sering kali mencakup grafik, spreadsheet, database, dan elemen lain yang dibuat dalam berbagai paket software 3. Bentuk Elektronik : Untuk bentuk berulang seperti laporan penjualan dan laporan pemenuhan



kewajibam,



cobalah



membuat



arsip



word



processor



yang



16



menggabungkan teks bolierplate untuk materi yang tidak berubah dari laporan ke laporan 4. Dokumen elektronik : Arsip Portable Document Format (PDF) telah menjadi pengganrti universal dari laporan proposal yang dicetak 5. Dokumen multimedia



: Ketika kata-kata tertulis tidak memadai, gabungkan



laporan dengan klip video, animasi, slide show power point, dan lainnya



2.3 Menyelesaikan Laporan Sebagai langkah terakhir dari tiga langkah proses menulis, penyelesaian laporan melibatkan empat tugas: merevisi, memproduksi, mengoreksi, dan mendistribusikan. Pembuatan laporan yang rumit dapat menghabiskan waktu selama beberapa hari. Jika memungkinkan, sisihkan waktu untuk diri sendiri dua atau tiga kali lebih banyak dari yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek. Sebagian besar pembahasan di bab ini menerapkan laporan formal, dokumen yang membutuhkan ukuran ekstra untuk perbaikan dan profesionalisme. Meskipun beberapa laporan tidak mengharuskan adanya perbaikan yang sangat besar pada dokumen bersifat formal, tetapi banyak yang menuntutnya begitu, sehingga baik untuk mengetahui setiap hal yang harus dimasukkan dan bagaimana cara mempersiapkannya. a. Merevisi Laporan Proses revisi laporan pada intinya sama dengan pesan bisnis apapun. Lakukan evaluasi dalam hal pengorganisasian, gaya, dan nada tulisan untuk memastikan bahwa apa yang ingin dikatakan sudah diungkapkan dengan urutan paling logis dan dengan cara yang merespon pada kebutuhan penerima. Berusahalah untuk memperbaiki keterbacaan laporan itu dengan membuat variasi panjang kalimat, menjadi paragraph agar tetap pendek, menggunakan daftar dan simbol titik, serta menambahkan judul dan subjudul. Teruslah merevisi isi laporan hingga menjadi jelas, ringkas, dan bersifat mendesak. b. Memproduksi Laporan Memproduksi laporan dengan memasukkan elemen desain. Judul, keterangan gambar, peralatan tipografi (seperti huruf besar, huruf miring, dan cetak tebal), marjin, pengaturan baris dan spasi hanya merupakan beberapa alat dan teknik yang dapat digunakan untuk menyajikan materi dengan efektif. Pada tahap ini, perlu 17



menambahkan diagram, grafik, dan alat bantu visual lain, serta elemen teks apapun yang hilang seperti tinjauan awal dan tinjauan akhir. Banyak organisasi memiliki panduan tentang format yang mempermudah pengambilan keputusan, tetapi tujuannya selalu memfokuskan dan mengarahkan perhatian pembaca pada poin penting dan alur gagasan. Organisasi dapat mengandalkan bantuan tenaga ahli desain dan produksi, terutama untuk pembuatan laporan yang penting dan bervisi tinggi. Juga dapat meminta bantuan tenaga untuk pemasangan mesin dan distribusi. Namun, untuk kebanyakan laporan dari banyak perusahaan jaman sekarang yang minim staf, harus mengandalkan diri sendiri pada hamper semua pekerjaan produksi. Kabar baiknya, perangkat komputer masa kini pada umumnya cukup mudah untuk digunakan secara produktif oleh rata-rata pelaku bisnis. Perangkat lunak seperti Microsoft Office dan Sun Strar Office dapat memproduksi laporan yang memasukkan grafik, tabel, data spreadsheet, dan catatan database. Bahkan, fitur laporan canggih seperti foto relatif mudah, dengan hadirnya kamera digital berbiaya rendah , scanner desktop warna, dan printer warna yang murah dengan kualitas hasil seperti foto. Kabar buruknya, perangkat komputer yang semakin canggih meningkatkan harapan penerima. Laporan yang dikemas cantik dengan grafik berwarna akan membuat penerima terkesan dibandingkan laporan yang polos dan hanya diketik biasa, meskipun kedua dokumen tersebut mengandung informasi yang sama. Persaingannya lebih ketat ketika laporan harus berhadapan dengan laporan elektronik yang berisi efek multimedia dan penghubung hypertext. Komponen Laporan Formal Bagian yang dimasukkan dalam laporan, bergantung pada jenis laporan yang ditulis, panjangnya, harapan dan permintaan penerima, serta perintah organisasi. Organisasi harus benar-benar memperhatikan kebutuhan pembaca, apakah itu karyawan, pelanggan, atau anggota masyarakat.



18



BAGIAN PEMBUKAAN



BAGIAN TEKS



BAGIAN PELENGKAP



Sampul



Pendahuluan



Lampiran



Halaman Judul Khusus



Isi



Daftar Pustaka



Halaman Judul



Ringkasan



Indeks



Surat Otorisasi



Kesimpulan



Surat Penerimaan



Rekomendasi



Surat Pengiriman



Catatan



Daftar Isi Daftar Ilustrasi Sinopsis atau Ringkasan Eksekutif



Komponen terbagi dalam tiga kategori, bergantung pada posisinya dalam laporan: bagian pembukaan, teks laporan, dan bagian pelengkap. Banyak komponen dalam laporan formal dimulai di halaman baru, tetapi tidak selalu demikian. Penyisipan page break menghabiskan lebih banyak kertas dan menambah tebal laporan. Sebaliknya, memulai sebuah bagian di halaman baru membantu pembaca mengarahkan laporan dan mengetahui adanya transisi antara bagian atau fitur utama. 1.



Bagan Pembukaan a)



Sampul



Banyak perusahaan memiliki sampul standar untuk laporan, dari kertas yang tebal dengan cetakan nama dan logo perusahaan. Carilah sampul yang menarik, nyaman, dan sesuai dengan masalah subjek. Juga pastikan sampul diberi label dengan judul laporan, nama penulis (tidak harus), dan tanggal penyerahan (tidak harus). Usahakan agar judul ringkas dan informatif. b)



Halaman judul khusus dan halaman judul



Halaman judul khusus (title fiy) adalah lembar kertas polos yang hanya berisi judul laporan. Halaman judul (title page) mencakup empat blok informasi: 



Judul halaman







Nama jabatan, dan alamat orang, kelompok, atau organisasi yang mengotorisasi laporan (jika ada).



19







Nama jabatan, dan alamat orang, kelompok, atau organisasi yang menyiapkan laporan.







Tanggal penyampaian laporan.







Surat otorisasi dan surat penerimaan







Surat otorisasi adalah dokumen yang diterima, yang meminta atau mengarahkan Anda untuk menyiapkan laporan. Surat penerimaan adalah respon terhadap penyampaian, menerima penugasan, dan memperjelas persyaratan atau batasan.



a.



Surat pengiriman



b.



Sebuah bentuk khusus bersampul, yang memperkenalkan laporan pada penerima, biasanya muncul tepat sebelum daftar isi.



c.



Daftar isi. Menunjukkan bentuk garis besar liputan, urutan, dan kepentingan relatif akan informasi dalam laporan. Judul yang digunakan di teks laporan merupakan dasar dari daftar isi. Pastikan bahwa daftar isi akurat, konsisten, dan lengkap.



d.



Daftar ilustrasi



e.



Sinopsis atau ringkasan eksekutif



f.



Sinopsis merupakan gambaran ikhtisar singkat dari poin terpenting dalam laporan, yang dirancang untuk memberikan para pembaca tinjauan awal yang cepat.



2)



Bagian Teks







Pendahuluan. Bagian ini mengundang para pembaca untuk melanjutkan bacaan dengan memberitahu mereka tentang laporan tersebut, mengapa harus menjadi perhatian, dan bagaimana laporan itu diorganisasikan.







Isi. Berisi informasi yang mendukung kesimpulan dan rekomendasi, serta analisis, logika, dan interpretasi terhadap informasi.







Penutup. Penutup laporan harus meringkas gagasan utama, menyoroti kesimpulan rekomendasi, dan menyusun daftar setiap tindakan yang Anda harapkan dilakukan oleh pembaca atau dilakukan oleh diri sendiri.



3)



Bagian Pelengkap







Lampiran. Berisi materi yng berhubungan dengan laporan, tetapi tidak tercakup dalam teks karena terlalu panjang, memakan tempat, atau tidak terlalu relevan.



20







Daftar pustaka. Memenuhi kewajiban etika dan hokum untuk memberikan penghargaan bagi orang-orang atas pekerjaan mereka, dan untuk membantu para pembaca yang mungkin berkeinginan untuk meneiti topik lebih lanjut.







Indeks. Merupakan daftar nama menurut abjad, tempat, dan subjek yang disebutkan di laporan, beserta halamn tempat kemunculannya.



c. Proofread Terhadap Laporan Perlu untuk mengkaji ulang dokumen secara menyeluruh untuk terakhir kalinya, dengan melihat konsistensi, kesalahan, dan komponen yang hilang. Mintalah orang yang matanya segar untuk melakukan proofread terhadap laporan, yaitu orang yang belum terlibat pada teks itu sebelumnya. Pendekataan yang ideal adalah meminta dua orang mengkaji ulang isi, satu orang merpakan pakar dibidangnya dan satunya lagi tidak. Orang pertama dapat menjamin keakuratan teknisnya, dan yang kedua menjamin isi itu dapat dipahami oleh banyak orang. d. Mendistribusikan Laporan Untuk distribusi fisik, pertimbangkan untuk mengalokasikan sedikit anggaran untuk membayar kurir professional atau jasa pengiriman paket, jika hal itu membantu memisahkan dokumen dari kiriman lain. Jika Anda menyiapkan dokumen untuk satu orang atau kelompok kecil, mengantarkannya secara pribadi akan memberikan kesan yang baik. Untuk distribusi elektronik. Berikan dokumen dalam format PDF, kecuali jika penerima secara khusus meminta file word processor. Jika perusahaan atau klien menginginkan untuk mendistribusikan laporan melalui sistem manajemen berbasis web, internet, atau ekstranet, pastikan untuk mengupload file yang tepat ke lokasi online yang tepat. Verifikasi juga tampilan laporan di layar setelah dipasang, pastikan bahwa grafik, diagram, link, dan elemen lain sudah pada tempatnya dan dioperasikan dengan benar.



21



BAB III PENUTUP 3.1.



Kesimpulan Komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain bisamelalui komunikasi verbal dan nonverbal misalnya lisan ataupun tulisan. Sebaiknya bentuk komunikasi yang digunakan memiliki struktur yangteratur dan terorganisasi dengan baik.Karena komunikasi pesan bisnis merupakan gambaran dari pencitraan perusahaan terutama dalam komunikasi tertulis.Komunikasi dalam bisnis mengenai bagaimana penyampaian pesan-pesan bisnis yang berisi informasi perusahaan dapat disampaikan tepat sasaran Keberhasilan komunikasi pada suatu perusahaan juga ditunjang oleh pelaku komunikasi. Para anggota organisasi atau perusahaan yang menjalankan komunikasi tertulis harus memahami fungsi dan prinsip dari komunikasi tertulis karena komunikasi tertulis memiliki aturan-aturan baku yang harus dipatuhi. Dalam laporan bisnis yakni setiap presentasiyang direncanakan, berimbang,objektif, berisi faktafakta bisnisyang spesifik dan bertujuanpenting. Oleh karena itu penulis laporan harus memahami prosedur dalam pembuatan laporan tertulis karena akan mempengaruhi informasi yang terkandung dalam tujuan penulisan laporan.



22



DAFTAR PUSTAKA Bovee, Courtland L. dan Thill, John V. (2008). Komunikasi Bisnis,Edisi Kedelapan, Jilid 2, Indeks. Jakarta.



23



1