Makalah Korespondensi PDF [PDF]

Citation preview

MAKALAH ADMINISTRASI PERKANTORAN “KORESPONDENSI”



Disusun oleh: KELOMPOK 2 1. Dicky Tri Wahyudi



201611052



2. Marta Bella Sania



201611064



3. Meytha Nugraha N.



201611066



4. Nabilah Tsany Febriani



201611067



5. Noer Rizqiyani



201611071



6. Pegy Dwi Rahmasi



201611072



7. Sulih Trinami



201611079



SEKOLAH TINGGI ILMU KESEHATAN (STIKES) YAYASAN RUMAH SAKIT Dr. SOETOMO PRODI D3 REKAM MEDIK DAN INFORMASI KESEHATAN 2018



KATA PENGANTAR Puji syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, yang telah melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan makalah ini sesuai dengan apa yang diharapkan. Adapun maksud dari pembuatan makalah ini adalah untuk memenuhi tugas mata kuliah Administrasi Perkantoran, dan juga agar penulis dan pembaca lebih mampu memahami bahasan dari makalah ini. Makalah ini membahas salah satu sub bahasan dari mata kuliah Administrasi Perkantoran yakni tentang Korespondensi. Penulis berharap makalah ini dapat memberikan manfaat bagi penulis pribadi dan pembaca, serta dapat memberikan wawasan yang lebih luas dan pengetahuan kita tentangAdministrasi Perkantoran khususnya tentang Korespondensi. Penulis menyadari bahwa laporan ini masih terdapat kekurangan maka dengan ini kritik dan saran yang bersifat membangun sangat penulis harapkan. Akhir kata penulis mohon maaf jika ada kata yang kurang berkenan.



Surabaya, Oktober 2018



Penyusun



ii



DAFTAR ISI



KATA PENGANTAR ........................................................................................... ii DAFTAR ISI .......................................................................................................... iii DAFTAR GAMBAR ............................................................................................. iv DAFTAR LAMPIRAN ........................................................................................... v BAB I PENDAHULUAN ....................................................................................... 1 I.1 Latar Belakang ............................................................................................... 1 I.2 Rumusan Masalah .......................................................................................... 2 I.3 Tujuan ............................................................................................................ 2 I.4 Manfaat .......................................................................................................... 2 BAB II PEMBAHASAN ........................................................................................ 3 II.1 Pengertian dan Pengetahuan Korespondensi ................................................ 3 II.2 Pengertian dan Fungsi Surat ......................................................................... 4 II.3. Macam-Macam Surat................................................................................... 7 II.4 Pengertian Surat Internal dan Surat Eksternal ........................................... 11 II.5 Bagian-Bagian Surat ................................................................................... 11 II.6 Penulisan Surat ........................................................................................... 17 II.7 Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar ................................................ 25 BAB III PENUTUP .............................................................................................. 44 III.1 Kesimpulan ................................................................................................ 44 DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................... 45



iii



DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1 Pengetahuan Korespondensi ............................................................... 4 Gambar 2.2 Contoh alamat di luar surat ............................................................... 14 Gambar 2.3 Contoh alamat di dalam surat ............................................................ 15 Gambar 2.4 Bagan Surat Lurus Penuh (Full Block Style)..................................... 20 Gambar 2.5 Bagan Bentuk Lurus (Block Style) .................................................... 21 Gambar 2.6 Bentuk Tekuk (Indented Style) .......................................................... 22 Gambar 2.7 Bagan Surat Setengah Lurus (Semi Block Style) ............................... 23 Gambar 2.8 Bagan Surat Bentuk Resmi Indonesia Lama (Official Style) dan Indonesia Baru (New Official Style)...................................................................... 24 Gambar 2.9 Bagan Surat Mengantung (Hanging Paragraph Style) ..................... 25 Gambar 2.10 Contoh Format Buku Agenda Surat Masuk .................................... 26 Gambar 2.11 Contoh Format Buku Agenda Surat Keluar .................................... 27 Gambar 2 12 Contoh Format Buku Agenda Surat Berpasangan ......................... 27 Gambar 2.13 Contoh Kartu Kendali ..................................................................... 29 Gambar 2.14 Contoh Surat Pengantar ................................................................... 29 Gambar 2.15 Proses Surat Masuk Tertutup/Rahasia............................................. 32 Gambar 2.16 Proses Surat Masuk pada Surat Biasa ............................................. 33 Gambar 2.17 Proses Pengurusan Surat Keluar pada Surat Dinas ......................... 38 Gambar 2.18 Contoh Lembar Disposisi ................................................................ 42



iv



DAFTAR LAMPIRAN



Lampiran 1. Contoh Kartu Pos ............................................................................. 46 Lampiran 2. Contoh Warkat Pos ........................................................................... 46 Lampiran 3. Contoh Surat Bersampul ................................................................... 47 Lampiran 4. Contoh Memo ................................................................................... 47 Lampiran 5. Contoh Nota Dinas ........................................................................... 48 Lampiran 6. Contoh Telegram .............................................................................. 48 Lampiran 7. Contoh Surat Dinas........................................................................... 49 Lampiran 8. Contoh Surat Niaga .......................................................................... 50 Lampiran 9. Contoh Surat Pribadi ........................................................................ 51 Lampiran 10. Contoh Surat Sosial ........................................................................ 52 Lampiran 11. Contoh Surat Biasa ......................................................................... 53 Lampiran 12. Contoh Surat Edaran ....................................................................... 54 Lampiran 13. Contoh Surat Pengumuman ............................................................ 55 Lampiran 14. Contoh Surat Internal...................................................................... 56 Lampiran 15. Contoh Surat Eksternal ................................................................... 57



v



BAB I PENDAHULUAN I.1 Latar Belakang Pada era globalisasi saat ini, dimana dunia terasa semakin sempit karena kemajuan teknologi, terutama di bidang informasi, komunikasi dan teknologi, terlihattuntutan tugas bagi semua pihak yang semakin meningkat dan semakin berat.Proses pelaksanaan administrasi dapat dipercepat dan dipertepat serta praktis denganmemanfaatkan kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi tersebut, disamping denganmenggunakan cara kerja yang sesuai dengan prinsip-prinsip administrasi, organisasi danmanajemen yang modern. Ilmu Office Management sangat besar manfaatnya terutama bagi pimpinan dalam suatu kantor atau instansi. Seperti kita ketahui bahwa kantor merupakan tempat berkumpulnya para pegawai yang melakukan kegiatan-kegiatan dalam kantor. Oleh karena itu kantor akan menjadi penting bagi suatu organisasi, karena administrasi perkantoran dilaksanakan di dalam kantor. Ketertiban dan kelancaran merupakan faktor penting dalam kepengurusan administrasi. Salah satu tugas tata usaha dari pengertian administrasi diatas berkaitan dengan keterangan, surat menyurat dan warkat-warkat, sering disebut pekerjaan tulis menulis yang kemudian terkumpul menjadi arsip. Surat merupakan sarana komunikasi tertulis yang digunakan dalam menyampaikan suatu informasi baik secara individu maupun antar organisasi. Di era berbasis teknologi seperti saat ini, surat masih sangat berperan dalam kegiatan organisasi atau perkantoran. Surat memiliki peranan penting bagi kelancaran kegiatan suatu organisasi dalam usaha pencapaian tujuan. Tidak banyak yang dapat dilakukan oleh suatu organisasi atau kantor tanpa keberadaan surat di dalam kegiatannya. Bagi organisasi, surat merupakan alat komunikasi formal dan sumber informasi yang resmi dan terpercaya, bahkan memiliki kekuatan hukum. Surat juga memiliki fungsi sebagai bukti tertulis, bukti historis, pedoman kerja, alat pengingat, jaminan keamanan, serta sebagai barometer maju mundurnya suatu organisasi. Dalam suatu lembaga/instansi/organisasi, surat menyurat dapat dilakukan baik secara intern maupun ekstern. Artinya dalam suatu lembaga antar bagian atau



departemen dapat menggunakan media komunikasi dengan cara saling menulis surat (korespondensi). Begitupula antar lembaga/instansi/organisasi dapat berkomunikasi dengan surat-menyurat. I.2 Rumusan Masalah 1. Apa pengertian dari korespondensi? 2. Apa pengertian dan fungsi surat? 3. Sebutkan dan jelaskan macam-macam surat? 4. Apa pengertian dari surat internal dan surat eksternal? 5. Apa saja bentuk-bentuk dari surat? 6. Apa saja bagian-bagian surat? 7. Bagaimana teknik dalam pembuatan surat? 8. Bagaimana cara penanganan dari surat masuk dan surat keluar? I.3 Tujuan 1. Dapat menjelaskan pengertian dari korespondensi 2. Dapat menjelaskan pengertian dan fungsi surat 3. Mengetahui macam-macam surat 4. Dapat menjelaskan pengertian surat internal dan surat eksternal 5. Mengetahui bentuk-bentuk dari surat 6. Dapat menjelaskan bagian-bagian surat 7. Dapat mengetahui teknik pembuatan surat 8. Mengetahui cara penanganan surat masuk dan surat keluar I.4 Manfaat 1. Bagi Penulis Mendapatkan informasi tentang Organisasi Perkantoran. 2. Bagi STIKES Yayasan RS. Dr. Soetomo Penulis berharap penulisan ini dapat memberikan manfaat sebagai bahan untuk menambah pengetahuan dan sebagai bahan frekuensi bagi kepustakaan sehingga bermanfaat bagi mahasiswa lain



2



BAB II PEMBAHASAN II.1 Pengertian dan Pengetahuan Korespondensi a. Pengertian Korespondensi Korespondensi



(correspondence)



artinya



surat-menyurat



atau



komunikasi dengan surat. Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) menyatakan



bahwa



korespondensi



berarti



hal



surat-menyurat.



Korespondensi dapat juga diartikan dengan berkirim-kiriman surat. Ini berarti bahwa korespondensi adalah kegiatan berkomunikasi dengan menggunakan



media



surat.



Orang



yang



berkomunikasi



dengan



menggunakan surat disebut koresponden. Dalam lingkungan perkantoran, korespondensi adalah komunikasi antara seorang pegawai dan orang lain, antara pegawai dan instansi atau sebaliknya, antara organisasi atau sebaliknya, antara instansi dan instansi, antara organisasi dan organisasi dan sebaliknya



dengan menggunakan surat



sebagai



media. Aktivitas



berkorespondensi tentunya melalui suatu proses, yaitu penulisan, pengiriman dan penerimaan surat. b. Pengetahuan Korespondensi Pengetahuan seputar korespondensi dapat dibagi menjadi tiga bagian terpenting, yaitu terkait dengan pengetahuan tentang bahasa surat, pengetahuan tentang penulisan surat; pengetahuan tentang pengiriman dan penerimaan surat. Hal tersebut dapat disimak dalam Gambar 1. Pengetahuan tentang bahasa surat, mencakup sifat bahasanya dan berbagai aspek pengetahuan kebahasaan yang diperlukan 2. Pengetahuan tentang penulisan surat, mencakup bentuk-bentuk surat, bagian-bagian surat,tahap-tahap penulisan surat dan jenis-jenis surat beserta penulisannya 3. Pengetahuan pengiriman dan penerimaan surat, mencakup berbagai hal yang berkenaan dengan masalah pengiriman dan penerimaan surat.



3



Bahasa Surat



Pengetahuan Korespondensi



Penerimaan dan Pengiriman Surat



Penulisan Surat



Gambar 2.1 Pengetahuan Korespondensi II.2 Pengertian dan Fungsi Surat a. Pengertian Surat Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, Edisi kedua cetakan ketiga tahun 1994, kata surat mempunyai arti kertas dan sebagainya yang tertulis atau secarik kertas dan sebagainya sebagai tanda atau keterangan atas sesuatu yang ditulis. Pengertian surat seperti ini adalah pengertian surat secara umum. Sementara itu, pengertian surat dalam lingkup administrasi ialah suatu alat komunikasi untuk menyampaikan informasi atau warta secara tertulis dari satu pihak kepada pihak lainnya. Pengertian surat menurut Djoko Purwanto “surat adalah sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain baik yang berkaitan dengan kegiatan bisnis maupun nonbisnis”.



(2008:2). Selain itu, menurut



Ida Nuraida



mengemukakan surat sebagai “suatu media komunikasi yang berisi pernyataan tertulis yang berisi data atau informasi yang ingin disampaikan atau ditanyakan kepada si penerima surat”. (2013: 61). Sedangkan Seojito dan Solchen mengemukakan pengertian surat dalam berbagai sudut pandang, “ditinjau dari isinya, surat merupakan jenis



4



karangan (komposisi) paparan-pengarang mengemukakan maksud dan tujuannya, menjelaskan apa yang dipikirkan dan dirasakannya, ditinjau dari wujud peraturannya, surat merupakan percakapan tertulis, ditinjau dari fungsinya, surat merupakan sarana komunikasi”.(2004:1). Ada juga pendapat yang diungkapkan oleh Drs. Engel Bertus Martono, mengenai “surat hanyalah secarik kertas bertuliskan berita, namun berperan sebagai piranti (sarana) komunikasi individu atau kelompok”. Dan menurut Drs. H. Suhanda Panji menyatakan bahwa surat adalah sehelai kertas atau lebih yang membuat suatu bahan komunikasi yang disampaikan oleh seseorang kepada orang lain, baik atas nama pribadi maupun kedudukan dalam organisasi atau kantor. b. Fungsi dan Prinsip Surat Fungsi dan kedudukan surat dalam kinerja kantor setiap organisasi atau lembaga pasti memiliki pengelolaan surat menyurat yang berbeda-beda. Surat yang dimiliki dapat menyangkut kelangsungan hidup organisasi dan mempunyai kepentingan bagi organisasi. Karena pentingnya surat maka penyimpanannya akan dilakukan secara teratur dalam suatu tempat sehingga setiap akan diperlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat. Surat tersebut harus disimpan dengan baik karena mempunyai fungsi dan nilai kegunaan didalamnya. Selain sebagai sarana atau wahana komunikasi surat juga mempunyai fungsi antara lain : 1) Menurut Barthos (2009 : 36), surat mempunyai fungsi sebagai berikut: a) Wakil dari pengirim atau penulis. b) Bahan Pembukti. c) Pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut. d) Alat pengukur kegiatan organisasi. e) Sarana memperpendek jarak (fungsi abstrak). 2) Sedangkan fungsi surat menurut Silmi (2008 : 2-3) antara lain: a) Surat berfungsi sebagai sarana komunikasi, surat merupakan sarana komunikasi yang ekonomis, efektif dan praktis.



5



b) Wakil, surat menjadi wakil dari pembuat surat yang membawa pesan, misi atau informasi yang hendak disampaikan kepada penerima. c) Bahan bukti, mengingat surat merupakan sarana komunikasi secara tertulis, maka surat dapat dijadikan bahan bukti yang mempunyai kekuatan hukum. d) Sumber data, surat dapat menjadi sumber data yang dapat digunakan untuk informasi atau petunjuk keterangan untuk di tindak lanjuti. e) Bahan pengingat, Surat mengingatkan seseorang dalam kegiatan atau aktifitasnya dimasa lalu yang bisa dipergunakan untuk melakukan kegiatan selanjutnya baginya. f) Jaminan, Surat dapat menjadi surat jaminan, seperti jaminan keamanan pada surat jalan, jaminan tanggungan pada surat gadai dan lain sebagainya. g) Alat pengikat, Surat dapat digunakan untuk mengikat antara dua pihak dengan kekutan hukum, semisal dalam surat kontrak. h) Alat promosi, Surat dapat menjadi alat promosi bagi biro, kantor atau perusahaan pengirim surat kepada penerima surat atau siapapun juga yang membaca surat tersebut. i) Alat untuk penghematan, Surat dapat menghemat, baik waktu, tenaga dan juga biaya, karena selembar surat telah dapat mewakili kedatangan pembuat surat secara nyata. Sedangkan prinsip-prinsip surat menurut Moekijat (2001 : 52) ada empat prinsip yang akan memungkinkan dalam menulis sepucuk surat agar memberikan kesan yang baik dan pada waktu bersamaan menyampaikan arti yang sebenarnya mengenai apa yang ingin dikatakan, keempat prinsip tersebut meliputi : 1) Keringkasan, ini berarti bahwa surat harus pendek, walaupun ada beberapa surat yang panjang akan tetapi adalah masih mungkin



6



menggunakan jumlah kata yang sedikit-dikitnya untuk menyatakan arti yang penulis ingin sampaikan. 2) Kejelasan, tidak boleh ada arti dua, misal, kata “ apakah yang dimaksud ini apa itu ?”, maka surat tersebut dikatakan tidak jelas. 3) Kesederhanaan, dalam pembuatan surat kata-kata yang sedehana akan memberikan arti yang lebih jelas daripada menggunakan kata-kata yang panjang dan sulit. 4) Kesopanan, pembuatan surat dengan penyusunan kalimat yang bijaksana, suatu pendekatan yang menyenangkan dan penulisan yang lancar membentuk nada surat. II.3. Macam-Macam Surat Dalam kehidupan sehari-hari terdapat bermacam-macam jenis surat yang beredar, baik wujud, tujuan, isi, jumlah penerima, keamanan isinya, urgensi penyelesaian, sumber dan pengelolaannya. Penggolongan surat dimaksudkan untuk menentukan tindakan penanganan surat sesuai dengan tingkat kepentingannya. Menurut Laksmi,dkk (2015 : 94-95) jika diklasifikasikan maka surat dapat dibedakan dalam berbagai hal seperti dibawah ini : a. Berdasarkan wujudnya Berdarakan wujudnya, surat dibedakan dalam beberapa macam antara lain: 1) Kartu Pos Kartu pos adalah wujud surat terbuka yang terbuat dari karton berukuran 10 x 15 cm.Kartu pos dipergunakan untuk menyampaikan berita pendek yang isinya dapatdiketahui orang lain. 2) Warkat Pos Warkat pos adalah wujud surat yang tertutup yang terbuat dari sehelai kertas yangtelah dicetak, dapat dilipat seperti amplop. Warkat pos dipergunakan untukmenyampaikan berita pendek yang isinya dapat diketahui orang lain. Ukuran warkat pos adalah 6x 12 cm. 3) Surat Bersampul Surat bersampul adalah wujud surat tertutup yang memakai sampul. Surat bersampuldigunakan untuk :



7



a) Menyampaikan berita yang isinya tidak dapat diketahui orang lain. b) Mengirim berita yang isinya lebih panjang daripada warkat pos, dan lebih menghormati pihak yang dikirimi berita. 4) Memorandum dan nota Morandum adalah surat yang berisi catatan singkat tentang pokokpokok persoalan. Memo dibuat oleh atasan untuk bawahan atau sebaliknya. Nota adalahsurat yang hanya dibuat oleh atasan untuk bawahannya. Pada dasarnya isi nota samadengan isi surat dinas, hanya lebih ringkas tetapi jelas. 5) Telegram Telegram adalah surat yang susunannya ringkas dan jelas dengan bahasa yang jelas dan memuat berita-berita yang penting saja untuk dituliskan. b. Berdasarkan sifat isi dan asalnya Berdasarkan sifat isi dan asalnya, surat dibedakan menjadi beberapa macam antara lain: 1) Surat Dinas Surat dinas adalah surat yang berisi masalah kedinasan atau administrasi pemerintah.Surat dinas dibuat oleh instansi pemerintah dan dikirim kepada semua pihak yangmemiliki hubungan dengan instansi tersebut, karena surat dinas sifatnya resmi, makasurat tersebut ditulis menggunakan bahasa ragam resmi.Contoh surat dinas diantaranya adalah surat keputusan, instruksi, surat tugas, surat edaran, surat panggilan, pengumuman dan surat undangan rapat dinas. 2) Surat Niaga Surat niaga adalah surat yang berisi masalah perniagaan. Surat niaga dibuat olehsuatu perusahaan yang ditujukan kepada semua pihak. Contoh surat niagadiantaranya adalah surat pesanan, surat tagihan, surat permohonan lelang danperiklanan.



8



3) Surat Pribadi Surat pribadi adalah surat yang berisi masalah pribadi yang ditujukan kepada keluarga,teman atau kenalan. Karena surat pribadi sifatnya akrab, maka menggunakan bahasayang santai dan luwes untuk menambah rasa kekeluargaan atau persahabatan. 4) Surat Sosial Surat sosial ialah surat yang dibuat oleh orang atau perusahaan guna mempererat hubungan kerjasama atau hubungan kekeluargaan antar dua pihak. Secara umum surat sosial terbagi dalam dua ruang lingkup yakni dalam lingkup hubungan masyarakat dan lingkup hubungan bisnis. c. Berdasarkan jumlah penerima Dilihat dari jumlah penerima surat, maka surat dapat dibedakan menjadi beberapamacam antara lain : 1) Surat Biasa Surat biasa adalah surat yang khusus ditujukan kepada seorang pejabat, atau instansi tertentu (untuk individual atau organisasi). 2) Surat Edaran Surat edaran adalah surat yang dibuat oleh instansi luar. Isi surat ini adakalanya hanya ditujukan kepada pejabat tertentu yang bersangkutan (edaran khusus), dan adakalanya disebarkan kepada lingkungan yang luas (edaran umum). 3) Surat Pengumuman Surat pengumuman adalah surat yang ditujukan kepada para pejabat, karyawandan masyarakat umum (untuk sekelompok masyarakat). d. Berdasarkan keamanan isinya Dilihat dari keamanan isinya surat dapat dibedakan menjadi beberapa macam antaralain : 1) Surat Sangat Rahasia Surat sangat rahasia adalah surat yang berisi dokumen atau naskah yang sangat penting yang berhubungan dengan rahasia keamanan negara



9



ataupun rahasia pribadi seseorang. Surat seperti ini berhubungan erat dengan keamanan negara, dan biasanya diberi tanda “SRHS” atau “SR”. 2) Surat Rahasia Surat rahasia adalah surat yang berisi dokumen penting yang hanya diketahui oleh pejabat yang berhak menerimanya. 3) Surat Biasa Surat biasa adalah surat yang berisi masalah umum dan biasa, bukan rahasia, yang bila diketahui orang lain tidak merugikan lembaga atau pejabat yang bersangkutan. e. Berdasarkan urgensi penyelesaian Berdasarkan urgensi pengiriman surat dapat dikelompokkan menjadi : 1) Surat Sangat Segera (Kilat) Surat sangat segera (kilat) adalah surat yang isinya harus sesegera mungkin diketahui oleh penerima surat dan harus sesegera mungkin diselesaikan atau ditanggapi. Penyelesaian surat ini harus lebih diprioritaskan daripada surat lainnya. Jadi, surat sangat segera harus diutamakan penyelesainnya. 2) Surat Segera Surat segera adalah surat yang harus segera diketahui dan ditanggapi. Penyelesaian surat ini tidak harus dilakukan pada kesempatan pertama tetapi disesuaikan dengan pedoman yang berlaku pada instansi yang bersangkutan. 3) Surat Biasa Surat biasa adalah surat yang isinya tidak harus segera diketahui dan ditanggapi. Meskipun demikian, surat yang diterima harus segera dibalas agar komunikasi dapatberjalan dengan lancar. f. Berdasarkan prosedur pengurusannya Menurut prosedur pengurusannya surat digolongkan menjadi : 1) Surat Masuk Surat masuk adalah suatu alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan atau informasi dari satu pihak kepada pihak yang lain.



10



2) Surat Keluar Surat keluar adalah surat yang lengkap (bertanggal, bernomor, berstempel dan ditandatangani oleh pejabat yang berwenang) yang dibuat oleh suatu instansi atau lembaga lain. Surat keluar biasanya dikirim melalui pos atau kurir. g. Berdasarkan jangkauannya Menurut jangkauannya surat digolongkan menjadi : 1) Surat Intern Surat intern adalah surat yang hanya digunakan untuk berkomunikasi dalam suatu kantor atau instansi yang bersangkutan. 2) Surat Ekstern Surat ekstern adalah surat yang digunakan untuk berkomunikasi dengan pihakpihak diluar kantor instansi yang bersangkutan. II.4 Pengertian Surat Internal dan Surat Eksternal a. Surat Internal Surat internal adalah jenis surat yang ditujukan untuk lingkungan organisasi atau nstansi itu sendiri, artinya baik pengirim maupun penerima surat berada di dalam satu instansi. b. Surat eksternal Surat Eksternal adalah jenis surat yang ditujukan untuk pihak lingkungan di luar lembaga atau di luar organisasi atau instansi pengirim surat. II.5 Bagian-Bagian Surat Secara umum, bagian-bagian surat yang umumnya digunakan adalah sebagai berikut (Donni Juni Prianisa, 2017) : 1. Kepala surat Kepala surat biasanya diketik di sebelah kiri atas atau di tengah-tengah. Kepala surat menyebutkan : a. Nama kantor/jawaban/perusahaan/organisasi b. Alamat c. Nomor telepon d. Nomor kotak pos, faksimile, alamat kawat, atau e-mail



11



Dalam surat dagang disebut pula : a. Alamat kantor cabang b. Nama bankir c. Nama usahanya, misalnya ekspor-impor d. Gambar-gambar yang bersifat reklame Kepala surat menunjukan resminya sebuah surat. Oleh karena itu, jangan menggunakan blangko surat dinas untuk kepentingan pribadi. Surat dinas terdiri atas lebih dari satu lembar, hanya halaman pertamanya yang memakai kertas berkepala surat, sedangkan lembar yang lainnya tidak. 2. Nama tempat dan tanggal Nama tempat menunjukan tempat surat tersebut ditulis. Nama tempat ini tidak ditulis jika blangko surat yang digunakan adalah blangko surat resmi yang memuat kepala surat. Tanggal surat diketik di sebelah kiri atas (bentuk lurus penuh) atau kanan atas (bentuk setengah lurus dan Indonesia), atau di sebelah kanan bawah. Tanggal surat menunjukan tanggal surat itu dikirim, bukan tanggal penulisan surat. Tanggal ini dibubuhkan segera setelah surat itu ditandatangani oleh pejabat atau pihak yang berwenang. Tanggal ini berfungsi untuk mengetahui batas waktu dan cepat atau lambatnya penyelesaian hal yang dipersoalkan dalam surat itu. Tanggal sebaiknya ditulis dengan tidak disingkat, tetapi dengan huruf secara lengkap dan tidak diakhiri dengan tanda titik. 3. Nomor Surat resmi selalu diberi : a. Nomor urut surat yang dikirimkan (surat keluar) b. Kode c. Tahun Nomor surat diketik segaris dengan tanggal, bulan, dan tahun guna nomor surat, yaitu: a. Memudahkan mengatur penyimpanan. b. Memudahkan mencari kembali. c. Mengetahui jumlah surat yang keluar.



12



d. Mempercepat penyelesaian surat-menyurat. e. Memudahkan petugas kearsipan. 4. Lampiran Lampiran menunjukan sesuatu yang disertakan bersama surat, misalnya surat keputusan, surat keterangan kesehatan dari dokter. Penulisan kata nomor dan lampiran boleh disingkat, tetapi harus dilakukan dengan taat asas. Jika nomor disingkat, nomor lampiran juga harus disingkat Lamp. Jika hendak ditulis lengkap, keduanya harus ditulis lengkap. Penulisan jumlah lampiran hendaknya ditulis dengan huruf jika bilangan hanya satu atau dua kata, tetapi, jika bilangan lebih dari dua kata, gunakan angka. Misalnya, Lamp.: empat lembar, bukan 4 (empat) lembar atau 25 lembar. 5. Hal/perihal Hal/perihal menunjukan isi atau inti surat secara singkat. Oleh karena itu, pembaca surat dapat mengetahui masalah yang dituliskan dalam surat itu. Misalnya, jadwal diklat. Jika tidak adayang dilampirkan, kata lampiran tidak perlu dituliskan. Selain nomor, lampiran, dan hal, kadang-kadang dicantumkan pula sifat surat yang dikirmkan itu. Dalam hal ini demikian, sifat surat biasanya dicantumkan di bawah nomor atau di bawah hal. 6. Alamat surat Alamat surat ini selain dicantumkan pada kertas surat, juga dicantumkan pada sampul surat. Alamat surat dapat berfungsi sebagai: a. Alamat petunjuk langsung bagi penerima surat; b. Petunjuk arsiparis dalam menyimpan surat; c. Mempermudah petugas pos; d. Sebagai alamat luar jika menggunakan sampul berjendela. Alamat surat terdapat dua macam, alamat surat yang dituliskan didalam surat (yang ditulis di dalam surat) dan alamat surat yang diruliskan diluar surat (yang ditulis di sampul surat). a) Alamat Luar adalah alamat yang ditulis pada sampul surat. Alamat pada sampul



surat



berfungsi



sebagai



13



penunjuk



bagi



kurir



dalam



menyampaikan surat itu. Alamat luar disusun berturut-turut sebagai berikut: a. Nama orang/jabatan b. Nama instansi c. Nama jalan, nomor rumah bangunan, nama kota serta kode pos. Alamat pengiriman lazimnya ditulis di halaman depan kiri atas, tidak lazim ditulis di depan kiri bawah atau belakang sampul. Sebelum dimasukkan ke dalam amplop, surat yang telah siap dikirim hendaklah dilipat dengan model lipatam ganda sejajar dengan kepala dan alamat surat tampak diatas.



Gambar 2.2 Contoh alamat di luar surat b) Alamat Dalam adalah alamat yang ditulis langsung pada kertas surat. Fungsi alamat dalam adalah sebagai pengontrol bagi penerima surat, bahwadiri nyalah yang berhak menerima surat itu. Bagi pengirim surat, alamat dalam berfungsi untuk mengetahui kecocokan alamat yang dituju sewaktu proses pemasukan surat ke dalam surat. Penulisan alamat surat hampir sama dengan alamat luar. Alamat dalam berturut-turut menyebutkan: a. Nama orang/jabatan b. Nama jalan dan nomor rumah/gedung



14



c. Nama kota Nama orang ditulis lengkap dan cermat sesuai dengan kebiasaan yang dituliskan oleh yang bersangkutan, tidak disingkat atau diubah ejaannya. Nama orang/jabatan ditulis dengan huruf kapital pada awal setiap unsur nama itu. Didepan nama orang/jabatan itu dituliskan ungkapan Yth. (Yang terhormat). Kata sapaan bapak, Ibu, atau lainnya dapat ditulis didepan nama orang. Kata ini tidak perlu ditulis jika diikuti nama jabatan. Surat hendaknya dialamatkan kepada pejabatnya, bukan kepala instansinya. Jika pejabat itu tidak diketahui dengan pasti namanya, misalnya direktur atau rektor, dapat dipakai istilah Kepala atau Pemimpin, bukan pimpinan. Nama jalan hendaklah ditulis lengkap, jangan disingkat. Misalnya, Jalan Jenderal Basuki Rahmat, sedangkan nama kota tidak didahului dengan kata depan di.



Gambar 2.3 Contoh alamat di dalam surat 7. Salam pembuka Salam pembuka merupakan tanda hormat pengirim surat sebelum ia berbicara secara tertulis. Dalam surat resmi, salam pembuka yang biasa digunakan ialah Dengan hormat. Penulisannya diakhiri dengan tanda koma dan ditulis dengan tidak disingkat. 8. Isi surat (tubuh) Pada umumnya isi surat terdiri atas tiga hal, yaitu pembukaan, isi yang sesungguhnya, dan penutup. Pembukaan berguna untuk mengantar dan menarik perhatian pembaca terhadap pokok surat. Misalnya, “Sehubungan dengan surat Saudara tanggal ... “ “Dengan ini kami beri tahukan ...”



15



Isi surat yang sesungguhnya berisi sesuatu yang diberitahukan atau yang disampaikan kepada penerima surat. Misalnya, “Dengan ini kami beri tahukan kepada Saudara ...” (kata “Saudara” jangan disingkat “’Sdr.”) Penutup surat merupakan simpulan yang berfungsi sebagai kunci isi surat. Pada umumnya penutup berisi ucapan terima kasih terhadap semua hal yang dikemukakan dalam isi surat atau harapan penulis surat. Misalnya, “Atas perhatian Bapak, kami ucapkan terima kasih.” “Demikian pemberitahuan kami, harap Saudara maklum.” “Mudah-mudahan keterangan yang kami sampaikan di atas berguna bagi Saudara.” 9. Salam Penutup Salam penutup terdiri atas: a. Nama Jabatan b. Tanda Tangan c. Nama Terang d. Nomor Kepegawaian. Salam penutup diketik berjarak dua baris dari kalimat penutup. Dalam surat resmi yang tidak formal (bukan antar instansi peemrintah) dapat dipakai salam penutup. Misalnya, “Salam kami,” “Hormat kami,” atau Wassalam. 10. Tembusan Tembusan (c.c. = carbon copy) dibuat jika isi surat yang dikirimkan kepada pihak yang dituju (asli) perlu diketahui oleh pihak-pihak lain yang berhubungan dengan surat itu. Tembusan ditulis di sebelah kiri bawah, lurus ke atas dengan nomor, hal dan lampiran, sebaris dengan NIP atau nomor yang lain. Tembusan ditulis urut sesuai dengan tingkat jabatan instansi yang bersangkutan. Pada tembusan tidak perlu ditulis ungkapan Yth., atau kata sapaan, seperti Sdr., Bapak, atau Ibu. Pada tembusan yang terakhir juga tidak perlu ditulis kata Arsip atau Pertinggal sebab setiap kita mengetik sebuah surat untuk dikirimkan pasti dengan sendirinya ditinggalkan selembar sebagai arsip.



16



II.6 Penulisan Surat Mengingat fungsi strategis yang melekat dalam surat, diperlukan pemahaman yang memadai tentang syarat-syarat surat yang baik. Untuk menyusun surat yang baik, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, yaitu sebagai berikut (Donni Juni Prianisa, 2017) : 1. Menetapkan terlebih dahulu maksud pembuatan surat, yaitu pokok pembicaraan yang ingin disampaikan kepada penerima surat, apakah itu berupa pemberitahuan, pertanyaan, pernyataan, permintaan, laporan, atau hal lain : 2. Menetapkan urutan masalah yang akan dituliskan. 3. Merumuskan pokok pembicaraan itu satu per satu secara runtut, logis, teratur dengan menggunakan kalimat dan ungkapan yang menarik, segar, sopan, dan mudah ditangkap pembaca. 4. Menghindarkan penggunaan singkatan kata atau akronim, lebih-lebih yang tidak biasa atau singkatan bentuuk sendiri. 5. Memerhatikan dan menguasai bentuk surat dan penulisan bagianbagiannya. 6. Mengikuti pedoman penulisan ejaan dan tanda baca sebagaimana digariskan oleh Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia Yang Disempurnakan dan Pedoman Pembentukan Istilah dalam Bahasa Indonesia. 7. Mengetahui posisi dan bidang tugasnya. 8. Pengetahuan terkait dengan ketatausahaan kantor. Tiga hal penting yang perlu diperhatikan agar surat menjadi surat yang efektif adalah sebagai berikut : 1. Teknik penyusunan Surat harus disusun dengan teknis penyusunan surat yang benar, yaitu : a. Penyusunan letak bagian-bagian surat. b. Pengetikan yang benar, jelas, bersih, dan rapi. c. Pemakaian kertas yang sesuai dengan kepentingan.



17



2. Isi surat Isi surat harus dinyatakan secara ringkas, jelas, dan eksplisit. Dengan cara ini, penerima surat akan memahami isi surat dengan tepat dan tidak raguragu, dan pengiriman surat mendapatkan jawaban secara tepat, seperti yang dikehendaki. 3. Bahasa Bahasa yang digunakan dalam surat perlu memenuhi beberapa hal, antara lain : a. Penggunaan bahasa yang baku. b. Penggunaan bahasa yang jelas dan tidak mengandung multitafsir (bermakna ganda). c. Lugas, yang berkaitan dengan penggunaan kata-kata yang tidak berteletele. d. Efektif dan efisien dari segi penggunaan bahasa ataupun kata. e. Kesatupaduan antara kata dan bahasa yang digunakan pada tiap-tiap paragraf. f. Bernalar logika kebahasaan yang runut anrtara yang satu dan yang lainnya. g. Menarik atau mengandung bahasa rasa bahasa: kosa kata tepat, optimis, menghindari pengungkapan secara langsung hal-hal yang tidak menyenangkan h. Taat asas. Teknik pembuatan surat agar dapat berfungsi dengan baik, maka perlu memperhatikan hal-hal berikut: a. Teknik Pembuatan Surat 1) Penggunaan Kertas Harus mengacu pada standarisasi penggunaan kertas surat. a) Kertas surat harus bersih dan tidak kumal.



18



b) Kualitas kertas yakni HVS (Houtvrij Schrijfpapier)1yakni kertas tulis bebas serat kayu, dengan kualitas kertas bagus. c) Ukuran 21 cm x 29 cm (A4 = kuarto), bukan kertas folio (F4). Berat kertas 70-80 gram. d) Kertas bisa berukuran 10 cm x 15 cm (A5 = Octavo). e) Sampul surat bisa ukuran 10 cm x 15 cm (kabinet kecil) atau ukuran 10 cm x 24 cm (kabinet besar). f) Cara melipat surat: 



Kertas A4 dengan sampul kabinet kecil



= 3 lipatan







Kertas A4 dengan sampul kabinet besar



= 2 lipatan







Kertas A5 dengan sampul kabinet kecil



= 2 lipatan







Kertas A5 dengan sampul kabinet besar



= 1 lipatan



2) Pengetikan atau Percetakan Surat Isi surat diketik atau dicetak (diprint) dengan huruf-huruf yang jelas dan tidak ada kesalahan dalam pengetikan. Terjadinya salah ketik maupun salah cetak bisa menimbulkan kesan yang tidak baik dan menimbukan keragu-raguan atas isi surat. Jarak baris surat, bisa 1 spasi, 1 ½ spasi, atau 2 spasi tergantung kebutuhan akan keindahan dan peampilan surat. 3) Bentuk atau Model Surat Bentuk atau model surat berkaitan dengan kecocokan atau kepantasan. Tujuannya agar surat terlihat rapi, bagus dan serasi. Bentuk surat disesuaikan dengan perincian isi surat, dan panjang/pendek surat. b. Bentuk-bentuk Surat Yang disebut bentuk surat adalah tata letak atau posisi bagianbagian surat. Masing-masing bagian amat penting peranannya untuk menjadi bahan identifikasi atau petunjuk memproses surat itu. Pemakaian bentuk surat oleh setiap berbeda



tergantung kepada



kebiasaan



Bentuk-bentuk surat antara lain:



19



organisasaiatau



instansi



atau peraturan instansi itu.



1) Bentuk lurus penuh (Full Block Style) Bentuk lurus penuh semua isi surat ditulis mulai dari batas garis kiri. Untuk menunjukkan batas-batas bagian dan paragraf cukup dengan menambahkan jarak spasi.



Gambar 2.4 Bagan Surat Lurus Penuh (Full Block Style) 2) Bentuk Lurus (Block Style) Bentuk lurus pada dasarnya sama bentuk lurus penuh perbedaannya hanya terletak pada penulisan tanggal surat, salam penutup, tanda tangan, dan nama terang serta jabatanyang ditulis bagian kanan surat.



20



Gambar 2.5 Bagan Bentuk Lurus (Block Style) 3) Bentuk Tekuk (Indented Style) Bentuk tekuk semua penulisan baris surat ditulis mulai dari garis batas kiri kecuali tanggal surat, salam penutup, tanda tangan, nama terang, dan jabatan. Setiap paragraf ditulis dengan sedikit masuk dari garis batasan kiri.



21



Gambar 2.6 Bentuk Tekuk (Indented Style) 4) Bentuk Setengah Lurus(Semi Block Style) Bentuk setengah lurus merupakan gabungan dari bentuk tekuk dan bentuk lurus. Pada bentuk ini alamat surat ditulis seperti halnya pada bentuk lurus. Untuk penulisan setiap paragraf pada bagian isi surat dilakukan seperti pada bentuk tekuk, dan bagian yang lain seperti tanggal surat, salam penutup, tanda tangan, nama terang, jabatan ditulis seperti yang terdapat dalam bentuk lurus dan tekuk. Bentuk setengah lurus kini dipergunakan dalam surat-surat resmi Indonesia dengan dua variasi, yaitu:



22



Gambar 2.7 Bagan Surat Setengah Lurus (Semi Block Style) 5) Bentuk Resmi (Official Style) Bentuk resmi (official Style) ada dua yaitu gaya baru dan gaya lama. Pada penulisan bentuk official style gaya lama, alamat dalam sejajar dengan perihal dan tempat menjorok lima spasi di garis bawahi. Pada isi surat menjorok lima spasi dan penandatanganan berada di kanan. Sedangkan, pada bentuk official style gaya baru penempatan alamat tujuan dan isi surat ditulis di bawah huruf pertama nomor, lampiran dan hal. Penulisan salam penutup, nama jabatan, tanda tangan, nama penanda tangan dan NIP dimulai dari tengah kertas.



23



Gambar 2.8 Bagan Surat Bentuk Resmi Indonesia Lama (Official Style) dan Indonesia Baru (New Official Style) 6) Bentuk Surat Mengantung (Hanging Paragraph Style) Bentuk surat menggantung atau surat bentuk alinea menggantung juga disebut sebagai hanging paragraph style. Setiap alinea pada surat bentuk menggantung ditulis secara menggantung. Artinya, hanya awal alinea saja yang dimulai dari margin kiri. Pada baris-baris berikutnya, dimulai menjorok ke dalam sejauh lima hentakan dari margin kiri.



24



Gambar 2.9 Bagan Surat Mengantung (Hanging Paragraph Style) II.7 Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar a) Prosedur pengurusan surat masuk Setiap organisasi pasti memiliki prosedur dalam menjalankan kegiatan pengelolaan surat-menyurat. Pengelolaan surat suatu organisasi tidak selalu sama dengan pengelolaan surat pada organisasi lainnya. Prosedur pengelolaan surat merupakan serangkaian langkah yang dilakukan dalam menangani surat masuk dan surat keluar sebagai usaha penunjang kelancaran kegiatan administrasi dalam suatu organisasi. Masing-masing organisasi memiliki kebijakan tersendiri dalam menentukan pengelolaan surat-menyurat di perusahaannya. Pengelolaan surat masuk merupakan suatu rangkaian kegiatan penanganan surat masuk yang terdapat dalam suatu instansi atau lembaga. Wursanto (2004:232) mengemukakan bahwa dalam mengelola surat masuk terlebih dahulu perlu menetapkan organisasi pengelolaan surat masuk.



25



Sistem pengurusan surat masuk yang banyak dikenal dan digunakan di lembaga atau organisasi di Indonesia yaitu sistem buku agenda dan sistem kartu kendali. Pengurusan surat masuk dan surat keluar dengan buku agenda dikenal sebagai pengelolaan surat degan sistem tradisional. Sedangkan penanganan surat dengan menggunakan kartu kendali biasa disebut dengan sistem kearsipan baru. 1) Sistem Buku Agenda Pengurusan surat masuk dengan sistem buku agenda adalah pengurusan surat masuk dengan melakukan pencatatan surat pada buku agenda. Buku agenda surat masuk adalah buku yang digunakan untuk mencatat semua surat yang diterima. Buku yang biasa digunakan untuk mencatat surat masuk biasanya berupa buku tulis tebal. Ada beberapa macam format buku agenda yang biasa digunakan untuk melakukan pencatatan surat, yaitu buku agenda surat masuk, buku agenda verbal (surat keluar), dan buku agenda berpasangan. Buku agenda verbal (surat keluar) adalah buku yang digunakan untuk mencatat semua surat yang dibuat dan dikirimkan kepada pihak lain baik perorangan maupun organisasi. Sedangkan buku agenda berpasangan adalah buku yang digunakan untuk mencatat semua surat yang masuk maupun surat keluar yang digabungkan menjadi satu. Berikut ini adalah contoh tabel format buku agenda surat masuk menurut Sri Endang (2009:12) :



Gambar 2.10 Contoh Format Buku Agenda Surat Masuk Selanjutnya untuk format buku agenda surat keluar dapat dilihat pada tabel format buku agenda surat keluar menurut Sri Endang (2009:13) berikut ini :



26



Gambar 2.11 Contoh Format Buku Agenda Surat Keluar Format buku agenda berpasangan menurut Sri Endang (2009:13) disajikan pada tabel berikut :



Gambar 2 12 Contoh Format Buku Agenda Surat Berpasangan Proses pengurusan surat masuk dengan sistem buku agenda menurut Sri Endang (2009: 15) yaitu sebagai berikut : a) Penerimaan surat 



Mengumpulkan dan menghitung surat masuk







Meneliti ketepatan alamat







Menandatangani bukti pengiriman bahwa surat telah diterima



b) Penyortiran surat Kegiatan memisahkan surat ke dalam surat dinas (biasa, penting, rahasia) maupun surat pribadi. c) Pencatatan surat 



Membaca surat (dinas, biasa, penting)







Memeriksa lampiran-lampiran







Membubuhkan stempel agenda







Mencatat surat dalam buku agenda masuk



27



d) Pengarahan surat Menentukan pejabat mana yang harus menangani surat,dengan menyertakan lembar disposisi (untuk mencatat instruksi pimpinan). e) Penyampaian surat Menyampaikan surat kepada pejabat/karyawanberdasarkan disposisi pimpinan, dan mencatat dalambuku ekspedisi intern. f) Penyimpanan surat Menyimpan surat dengan menggunakan sistem tertentu. Ciri khusus pemrosesan surat masuk dengan buku agenda yaitu terletak pada tahap pencatatan surat masuk. Seluruh surat masuk diperiksa dan dicatat pada buku agenda selanjutnya diproses sesuai dengan informasi yang terkandung dalam surat. 2) Sistem Kartu Kendali Pengurusan surat masuk dengan sistem kartu kendali adalah pengurusan surat masuk dengan menggunakan lembar pengantar yang di dalamnya memuat informasi tentang pencatatan, penyampaian, dan penyimpanan surat. Kartu kendali menurut Sedianingsih (2010: 83) “… adalah lembar kertas tipis berukuran 10 x 15 cm berisi kolom untuk mencatat surat masuk dan surat keluar serta untuk mengendalikan surat.” Sebelum dikelola, surat masuk dilampiri dengan kartu kendali rangkap 3 dengan warna kertas yang berbeda-beda. Berikut contoh format kartu kendali dan lembar pengantar surat masuk menurut Sedianingsih (2010: 95-96) :



28



Gambar 2.13 Contoh Kartu Kendali



Gambar 2.14 Contoh Surat Pengantar Pengurusan surat masuk dengan sistem kartu kendali dibedakan menjadi tiga macam, yaitu pengurusan surat penting, pengurusan surat rahasia, dan pengurusan surat biasa. Pembagian pengurusan surat masuk tersebut dikarenakan perbedaan



tahap pengelolaan dan



perangkat yang digunakan. Pemrosesan surat masuk penting menggunakan kartu kendali, sedangkan surat biasa dan rahasia menggunakan lembar pengantar. Menurut Sri Endang (2009: 21) langkah-langkah pengurusan surat masuk penting dengan sistem kartu kendali adalah sebagai berikut :



29



a) Penerimaan surat masuk b) Penerima surat menyerahkan surat kepada pencatat surat untuk dibaca dan dicatat dalam kartu kendali rangkap tiga. c) Pencatat surat menyerahkan surat beserta tiga lembar kartu kendali kepada pengarah surat untuk diperiksa. d) Pengarah surat memeriksa pengisian kartu kendali, menyimpan kartu kendali I sebagai kartu kontrol, dan meyerahkan surat beserta kartu kendali II dan III kepada unit pengolah. e) Unit pengolah memparaf kartu kendali kemudia menyerahkan surat, kartu kendali III dan lembar disposisi rangkap dua kepada pimpinan. Jika sudah, kartu kendali III dan lembar disposisi II disimpan, surat dan lembar disposisi I diserahkan kepada unit pelaksana sesuai dengan isi disposisi. f) Unit pengolah mengembalikan kartu kendali II kepada pengarah surat untuk selanjutnya diteruskan kepada penata arsip. g) Jika pelaksana sudah menyelesaikan surat sesuai dengan disposisi pimpinan, surat dan lembar disposisi I diserahkan kepada unit pengolah untuk disimpan. h) Jika surat sudah selesai diproses atau sudah in-aktif, surat dan kartu kendali III ditukar dengan kartu kendali II pada penata arsip. Pengurusan surat biasa dan surat rahasia dengan lembar pengantar memiliki tahapan yang lebih sederhana daripada pengurusan surat penting yang menggunakan lembar kartu kendali.Menurut Sri Endang (2009: 21) pengurusan surat masuk biasa yaitu surat-surat masuk yang bersifat biasa dikumpulkan terlebih dahulu selama 1 atau 2 hari kemudian baru dicatat pada lembar pengantar berangkap 2. Setelah dicatat surat tersebut disampaikan ke unit pengolah untuk dibubuhi paraf pada kedua lembar pengantar, kemudian lembar pengantar 1 dikembalikan ke unit pencatat. Sedangkan proses pengurusan surat masuk rahasia menurut Sri Endang (2009: 22) yaitu sebagai berikut :



30



a) Surat rahasia diterima oleh penerima surat dan menyerahkan kepada pencatat surat b) Pencatat mencatat surat tanpa membuka sampul ke dalam lembar pengantar surat rahasia (rangkap 2) lalu menyerahkan kepada pengarah surat c) Pengarah surat memeriksa pengisian lembar pengantar dan meneruskan kepada pimpinan unit pengolah d) Pimpinan unit pengolah memberi paraf pada lembar pengantar 1 dan 2 e) Pimpinan unit pengolah menyimpan surat dan lembar pengantar 2, lembar pengantar 1 dikembalikan kepada pengarah surat untuk diteruskan kepada penata arsip. Proses penanganan surat masuk sistem kartu kendali dan lembar pengantar secara umum memang dibedakan menjadi tiga macam yaitu pengurusan surat penting, pengurusan surat biasa, dan pengurusan surat rahasia. Wursanto (2004:237) menggambarkan proses surat masuk pada surat penting sebagai berikut.



Gambar 2.14 Proses Surat Masuk pada Surat Penting



31



Pada bagan di atas dapat kita ketahui bahwa pengurusan surat mulamula dimulai dari unit penerimaan surat. Surat masuk termasuk surat penting diterima kemudian diteruskan kepada unit penyortir. Unit penyortir kemudian membuka surat dan meneruskan kepada pencatat surat agar surat dicatat menggunakan kartu kendali rangkap 3. Setelah kartu kendali diisi, surat beserta kartu kendali diserahkan ke unit pengarah dilengkapi dengan lembar disposisi. Unit pengarah meneruskan surat-surat penting tersebut kepada unit pengolah dengan catatan kartu kendali lembar pertama ditinggal di unit pengarah, sedangkan kartu kendali lembar kedua dan ketiga ikut diteruskan ke unit pengolah bersama dengan surat tersebut. Pengurusan surat rahasia dan surat biasa pada dasarnya sama dengan pengurusan surat penting, hanya saja terdapat beberapa tahap yang lebih sederhana. Pengurusan surat rahasia dan surat biasa sama-sama menggunakan lembar pengantar. Adapun penggambaran proses surat masuk tertutup/rahasia menurut Wursanto (2004: 242) dalam bagan yaitu sebagai berikut.



Gambar 2.15 Proses Surat Masuk Tertutup/Rahasia



32



Pengurusan surat rahasia/tertutup dimulai dari unit penerima surat. Surat diterima, disortir dan diserahkan ke unit pencatatat. Unit pencatat meneruskan surat tersebut ke unit pengarah dengan dilampiri lembar pengantar surat rahasia yang sudah diisi. Unit pengarah meneruskan surat rahasia yang masih dalam keadaan tertutup beserta lembar pengantar surat kepada unit pengolah. Setelah sampai di unit pengolah surat



diterima dan lembar pengantar surat



rahasia tersebut



ditandatangani kemudian dikembalikan ke unit pengarah untuk diteruskan ke unit arsip.Secara garis besar pengurusan surat masuk biasa, sama dengan pengurusan surat rahasia. Wursanto (2004:243) mengemukakan bahwa “pada dasarnya proses pengurusan surat biasa sama dengan pengurusan surat rahasia. Perbedaannya hanya terletak pada



lembar



pengantar



yang



dipergunakan.”



Lembar



yang



dipergunakan dalam mengelola surat masuk biasa disebut dengan lembar pengantar biasa. Adapun proses surat masuk pada surat biasa dapat dilihat pada gambar berikut.



Gambar 2.16 Proses Surat Masuk pada Surat Biasa



33



Pengurusan surat masuk dalam suatu organisasi pada dasarnya melewati beberapa tahapan pokok yang sama meskipunsistem yang digunakan oleh tiap-tiap organisasi berbeda. Prosedur pengelolaan surat masuk secara umum menurut Sedianingsih, dkk (2010: 85) yaitu sebagai berikut : 1. Menyortir/memisahkan Surat-surat yang diterima dari pos atau sumber lain, diperiksa kebenaran alamatnya, dan dikelompokkan surat terbuka dan tertutup. 2. Membuka surat Surat-surat yang boleh dibuka oleh sekretaris hanya surat dinas, kecuali dalam keadaan tertentu di mana atasan meminta membuka surat pribadinya. Supaya tidak rusak dalam waktu membuka surat, gunakan pisau surat atau mesin pembuka surat pada bagian atas atau salah satu sisinya. 3. Mengeluarkan dan memeriksa isi surat Setelah dibuka, periksa alamat, nama pengirim, tanggal, dan lampiran setiap surat. 4. Pencatatan surat Setelah diberi cap tanggal, catatlah ke dalam buku agenda surat atau kartu kendali. 5. Membaca dan memberi catatan Pimpinan perusahaan lebih suka apabila surat masuk tidak diberi coret-coretan 6. Menyampaikan surat kepada pimpinan 7. Distribusi (disposisi) surat ke departemen lain 8. Menjawab surat pada waktu pimpinan tidak ada di tempat Prosedur pengelolaan surat masuk atau tata aliran surat masuk menurut



Sutarto



(1992:231)



melalui



beberapa



tahap,



yaitu:



“penerimaan surat, membuka surat/menstempel, mengelompokkan surat, menilai surat, mencatat surat penting, dan mengarahkan surat.”



34



Penerimaan surat dilaksanakan oleh petugas penerima surat, kemudian surat-surat



masuk



digolongkan



menurut



sifat



dan



derajat



kepentingannya. Untuk surat-surat rahasia tetap dibiarkan tertutup tanpa membuka sampulnya. Setelah dikelompokkan surat disusun sesui kronologis tanggal kemudian dilakukan pencatatan. Surat kemudian disampaikan kepada pimpinan atau unit pengolah dengan dilampiri lembar disposisi. Setelah mendapatkan disposisi pimpinan surat kemudian diproses sesuai intruksi yang ada di lembar disposisi. Surat yang telah selesai diproses kemudian diserahkan kepada penata surat untuk disimpan. Berdasarkan beberapa pendapat para ahli di atas dapat disimpulkan bahwa pengelolaan surat masuk dalam suatu organisasi melalui 6 (enam) tahap pokok yaitu: tahap penerimaan surat, tahap penyortiran surat, tahap pencatatan surat, tahap pengarahan dan pendistribusian surat kepada yang bersangkutan, tahap pengolahan surat, dan tahap penyimpanan surat. a) Penerimaan surat Merupakan kegiatan penerimaan surat yang masuk ke organisasi baik dari perorangan maupun organisasi lain. b) Penyortiran Kegiatan memilah dan mengelompokkan surat berdasarkan sifat dan urgensi penanganannya. c) Pencatatan surat Setelah dipilah dan dikelompokkan surat masuk kemudian dibaca (untuk surat yang sifatnya tidak tertutup atau rahasia) kemudian dicatat dengan menggunakan buku agenda atau kartu kendali. Surat yang bersifat tertutup/rahasia langsung dicatat tanpa membuka dan membacanya. d) Pengarahan dan pendistribusian surat Surat masuk yang telah dicatat kemudian diarahkan kepada pimpinan



organisasi



35



untuk



didisposisi



dan



kemudian



didistribusikan kepada unit-unit sesui dengan isi disposisi atau arahan pimpinan. e) Pengolahan surat Tindak lanjut dari pengarahan surat sesuai dengan disposisi pimpinan. f) Penyimpanan surat Setelah surat selesai diproses, langkah terakhir yaitu melakukan penyimpanan atau pengarsipan terhadap surat masuk yang telah ditindaklanjuti. b) Prosedur Pengurusan Surat Keluar Surat merupakan sarana komunikasi yang digunakan oleh perorangan maupun instansi. Surat keluar menurut Sri Endang (2009:8) “surat-surat yang dikeluarkan/dibuat suatu organisasi untuk dikirimkan kepada pihak lain, baik perorangan maupun kelompok” dengan kata lain surat keluar adalah surat yang dibuat dan dikirimkan kepada pihak lain baik untuk perorangan maupun organisasi. Pengelolaan surat keluar adalah serangkaian proses penanganan surat masuk yang ada di suatu organisasi atau instansi. Sistem yang digunakan dalam mengelola surat keluar sama dengan sistem pengelolaan surat masuk, yaitu sistem buku agenda dan kartu kendali. Pengelolan surat keluar sistem kartu kendali menurut Wursanto (2004: 249) “... pada dasarnya tidak jauh berbeda dengan pengolalaan surat masuk.” 1.



Sistem Kartu Kendali dan Lembar Pengantar Penanganan surat keluar juga dibedakan menjadi tiga macam seperti surat masuk, yaitu surat keluar penting, rahasia, dan biasa yang penanganannya menggunakan kartu kendali dan atau lembar pengantar. Perbedaan penanganan surat tersebut hanya terletak pada penggunaan kartu kendali dan lembar pengantar. Surat keluar penting menggunakan lembar kartu kendali, sedangkan surat keluar rahasia dan biasa menggunakan lembar pengantar.



36



Adapun proses pengelolaan surat keluar menurut Wursanto (2004: 249) dilaksanakan melalui beberapa tahapan, yaitu : a. Tahap pertama yaitu pengonsepan surat keluar yang dilakukan oleh satuan kerja pengelolah. b. Tahap kedua konsep surat diketik menjadi surat dinas yang kemudian diserahkan kepada unit pencatat untuk dicatat dan diproses lebih lanjut. Surat yang telah dicatat kemudian diteruskan kepada



pejabat



atau



pimpinan



yang



bersangkutan



untuk



ditandatangani. Setelah ditandatangani surat dikembalikan ke unit tata usaha/sekretaris untuk dilampiri kartu kendali atau lembar pengantar yang telah diisi sesui dengan surat yang akan dikeluarkan. Sebelum dikirim surat diberi nomor surat, cap dinas, dan tembusan surat terlebih dahulu. Setelah surat asli dikirim ke alamat tujuan kartu kendali lembar pertama disimpan di unit pengarah, kemudian lembar ke II dan ke III dikirim ke satuan kerja pengolah bersama tembusan arsip. Oleh unit pengolah kartu kendali lembar ke II dan III ditandatangani sebagai bukti bahwa konsep surat dinas telah selesai diproses dan telah dikirim. Selanjutnya kartu kendali lembar ke II diteruskan unit penata arsip, sedangkan kartu kendali lembar ke III bersama konsep surat disimpan di unit pengolah sebagai arsip. Untuk lebih memperjelas alur pengelolaan surat keluar. Adapun proses pengurusan surat keluar dapat dilihat pada gambar proses pengurusan surat keluar pada surat dinas berikut.



37



Gambar 2.17 Proses Pengurusan Surat Keluar pada Surat Dinas Keterangan: KSD : Konsep Surat Dinas SD : Surat Dinas 2. Sistem Buku Agenda Pengelolaan surat keluar sistem buku agenda pada dasarnya sama dengan sistem kartu kendali. Tahap-tahap pokok pengelolaan surat keluar sistem buku agenda sebagian besar sama dengan tahap pengelolaan sistem kartu kendali, perbedaannya terdapat pada tahap pencatatan. Sistem buku agenda melakukan penctatan surat keluar pada buku agenda surat keluar, sedangkan pencatatan surat keluar sistem kartu kendali dilaksankan menggunakan kartu kendali. Menurut Sri Endang, dkk (2009:31) prosedur pengurusan surat keluar sistem buku agenda yaitu melalui beberapa tahap berikut : 1. Pembuatan konsep yang dilakukan oleh pimpinan atau sekretaris atau yang berwenang. 2. Pimpinan memberikan persetujuan dengan memberi tanda/paraf (acc) pada konsep. 3. Konsep dicatat dalam buku register atau media pencatatan untuk mendapatkan nomor surat. 4. Pengetikan konsep surat diketik dengan tembusannya. 5. Pemeriksaan pengetikan



38



6. Penandatanganan surat dilakukan oleh pejabat yang berwenang 7. Pemberian cap dinas dibubuhkan di sebelah kiri menyinggung sedikit dari tanda tangan, harus tegak. 8. Melipat dan menyampul surat 9. Pengiriman surat yang dikirim langsung ke alamat, dan ke kantor pos dicatat di buku ekspedisi ekstern. 10. Surat/tembusan surat disimpan sebagai arsip sesuai dengan sistem penyimpanan yang digunakan. Berdasarkan dua uraian pendapat yang telah dipaparkan di atas, dapat diketahui bahwa secara umum proses pengelolaan surat keluar baik dengan sistem kartu kendali ataupun buku agenda memiliki tahapan pokok yang sama. Sedianingsih (2010: 89) mengemukakan pengelolaan surat keluar secara umum sebagai berikut : 1. Menerima pendiktean atau konsep tertulis dari pimpinan dengan mendapatkan tanda tangan pimpinan atau point-point yang diberikan pimpinan. 2. Mencatat pada buku agenda atau kartu kendali Setelah dikonsep, staf kesekretariatan mencatat surat tersebut pada buku agenda atau kartu kendali, data-data, nomor urut, tanggal pengiriman, hal, dan alamat tujuan. 3. Mengetik konsep surat – bentuk akhir Pengetikan konsep dengan jarak dua spasi, untuk memudahkan pimpinan mengoreksi atau sisipan yang dibutuhkan. Setelah konsep disetujui oleh pimpinan, maka diketik dalam bentuk akhir pada kertas berkepala surat. 4. Meminta tanda tangan kepada pimpinan Surat diberikan kepada pimpinan untuk ditandatangani dengan cara meletakkan pada map untuk ditandatangani (signature folder). Sebelum surat dikirim, tembusan harus diarsipkan sesuai dengan sistem yang dipakai. 5. Mengecek surat yang akan dikirim



39



Jika tidak ada bagian khusus, maka staf sekretariat yang harus mengatur pengiriman surat keluar. 6. Mendistribusikan surat Surat siap dikirim baik melalui pos, jasa kurir, atau jika dalam kota biasanya dapat menggunakan office boy kantor. Berdasarkan pendapat para ahli di atas dapat disimpulkan bahwa prosedur pengelolaan surat keluar meliputi beberapa tahap pokok yaitu: pembuatan konsep surat, persetujuan konsep, pencatatan surat, pengetikan konsep menjadi surat, penandatanganan surat, pengiriman surat, dan terakhir penyimpanan surat. 1. Pembuatan konsep Merupakan kegiatan merancang surat yang dilakukan oleh pihak yang berkepentingan. 2. Persetujuan konsep Rancangan atau konsep surat diserahkan kepada pimpinan untuk dikoreksi dan disetujui. 3. Pencatatan surat Setelah konsep surat disetujui kemudian dibawa kepada petugas pencatat surat untuk dicatat dan dimintakan nomor surat. 4. Pengetikan konsep menjadi surat Konsep surat yang sudah disetujui dan sudah mendapatkan nomor kemudian diketik rapi dan dicetak. 5. Penandatanganan surat Surat yang telah tercetak kemudian dimintakan tanda tangan pimpinan dan cap dinas kantor serta digandakan sejumlah yang diperlukan untuk disimpan. Surat asli kemudian dimasukkan kedalam sampul sehingga siap untuk dikirim. 6. Pengiriman surat Pengiriman surat dilakukan dengan mencatat terlebih dahulu surat keluar pada buku ekspedisi, kemudian dapat dikirim melalui pos, agen, maupun kurir dari dalam kantor.



40



7. Penyimpanan surat Hasil penggandaan surat keluar asli yang telah dikirim kemudian disimpan sesuia dengan sistem yang digunakan sebagai arsip surat keluar kantor atau organisasi. c) Peralatan Pengelolaan Surat Dalam penanganan surat diperlukan alat-alat sebagai berikut : 1. Kartu kendali Kartu kendali merupakan alat yang berfungsi untuk menelusuri dan mengendalikan proses pengelolaan surat-surat dinas. Kartu kendali dapat digunakan sebagai pengganti dari buku agenda, karena dengan menggunakan buku agenda justru akan mempersulit dalam penemuan informasi suatu surat secara cepat. Kartu kendali yaitu prosedur pencatatan dan pengendalian surat sehingga surat dapat dikontrol sejak masuk sampai disimpan. (Zulkifli Amsyah, 2005 : 57). Kartu kendali dapat digunakan untuk mendapatkan informasi suatu surat agar lebih mudah dibanding dengan buku agenda. Sebab kartu kendali disusun sistematis didalam kotak, sedangkan buku agenda susunannya kronologis. 2. Lembar disposisi Lembar disposisi adalah lembaran untuk menuliskan disposisi suatu surat baik yang diberikan oleh atasan kebawahan maupun sebaliknya. (Basir Barthos, 2009 : 5) Lembar disposisi digunakan untuk mencatat pendapat singkat dari pimpinan mengenai suatu surat. Oleh sebab itu surat tidak perlu digandakan walaupun pemrosesan surat melalui lebih dari satu unit kerja. Lembar disposisi disiapkan oleh petugas tata usaha pada satuan kerja pengarah dan pimpinan tinggal mengisi kolom isi disposisi serta penerusannya kepada pejabat siapa. Lembar disposisi dibuat dengan ukuran setengah kuarto.



41



Gambar 2.18 Contoh Lembar Disposisi 3. Folder Folder adalah semacam map tetapi tidak dengan daun penutup. Pada folder terdapat tab yaitu bagian yang menonjol pada sisi atas untuk menempatkan titel file yang bersangkutan. Lipatan pada dasar folder dibuat sedemikian rupa sehingga dapat membuat daya muat dokumen. Pada umumnya folder terbuat dari kertas manila, panjang 35 cm, lebar 24 cm, tabnya berukuran panjang 8-9 cm, lebar 2 cm. Folder diisi dengan (tempat memasukkan) dokumen atau arsip hingga merupakan bagian terkecil dalam klasifikasi suatu masalah. (Bartos Bashir, 2009 : 198) . 4. Guide (penunjuk atau pemisah)



42



Guide merupakan penunjuk tempat berkas-berkas itu disimpan, sekaligus berfungsi sebagai pemsah antara berkas-berkas tersebut. Guide berbentuk segi panjang dan terbuat dari kertas setebal 1 cm, dengan panjang 33-35 cm dan tinggi 23-24 cm. Guide mempunyai tab (bagian yang menonjol) diatasnya yang berguna untuk menempatkan atau mencantumkan kode klasifikasi dan disusun secara berdiri. (Basir Barthos, 2009 :199) 5. Tickler file (berkas pengingat) Alat ini semacam kotak dipergunakan untuk menyimpan kartu kendali atau kartu pinjam arsip. (Basir Barthos, 2009 : 200) 6. Filling cabinet (lemari arsip) Filling cabinet dipergunakan untuk menyimpan folder yang telah berisi lembaran-lembaran arsip bersama guide-guidenya. Filling cabinet berlaci empat dan terbuat dari logam yang kuat, tahan air, tahan panas serta praktis. (Basir Barthos, 2009 : 201) 7. Buku agenda Buku agenda berisi kolom-kolom keterangan (data) dari surat yang dicatat. Buku agenda juga digunakan sebagai alat bantu untuk mencari surat yang disimpan di file dan merupakan referensi pertama untuk mencari surat.



43



BAB III PENUTUP III.1 Kesimpulan Dalam lingkungan perkantoran, korespondensi adalah komunikasi antara seorang pegawai dan orang lain, antara pegawai dan instansi atau sebaliknya, antara organisasi atau sebaliknya, antara instansi dan instansi, antara organisasi dan organisasi dan sebaliknya dengan menggunakan surat sebagai media. Pengetahuan seputar korespondensi dapat dibagi menjadi tiga bagian terpenting, yaitu terkait dengan pengetahuan tentang bahasa surat, pengetahuan tentang penulisan surat; pengetahuan tentang pengiriman dan penerimaan surat. Surat adalah sehelai kertas atau lebih yang membuat suatu bahan komunikasi yang disampaikan oleh seseorang kepada orang lain, baik atas nama pribadi maupun kedudukan dalam organisasi atau kantor. Orang yang menulis surat harus menguasai tata tulisan dan memiliki keterampilan menulis kalimat efektif dan mengembangkan paragraf serta dapat mengaplikasikan kaidah-kaidah ejaan yang berlaku untuk penulisan bahasa yang digunakan. Fungsi secara garis besar adalah sebagai bukti hitam diatas putih, pengungkap banyak hal dan informasi, dan perekam peristiwa, karena surat dapat dibaca kembali oleh pembaca.. Macam-macam surat dapat dibagi berdasarkan wujudnya, berdasarkan sifat isi dan asalnya, berdasarkan jumlah penerima, berdasarkan keamanan isinya, berdasarkan urgensi penyelesaiannya, berdasarkan prosedur pengurusannya, dan berdasarkan jangkauannya. Bentuk tata letak surat pada prinsipnya dapat dibedakan menjadi bentuk lurus penuh, lurus, setengah lurus, lekuk, resmi, alinea menggantung, serta surat resmi gaya lama dan baru. Secara umum, bagian-bagian surat yang umumnya digunakan, yaitu kepala surat, nama tempat dan tanggal, nomor, lampiran, hal/perihal, alamat surat, salam pembuka, isi surat (tubuh), salam penutup, dan tembusan.



44



DAFTAR PUSTAKA



Donni Juni Prianisa, S. M. (2017). Manajemen Sekretaris Perkantoran. Bandung: CV Pustaka Setia. Dr. Laksmi, M., Fuad Gani, M., & Drs. Budiantoro, M. (2015). Manajemen Perkantoran Modern. Jakarta: PT RajaGrafindo Persada. Drs. H.M. Sugeng Hidayat, M., & Jumiatin, U. (2016). Prosedur Pengelolaan Surat Untuk Memperlancar Proses Penyampaian Informasi Pada Kantor Kecamatan Pamulang. Jurnal Sekretaris, 91-96. Drs. Yohannes Suraja, M. M. (2006). Manajemen Kearsipan. Malang: Dioma. Nanik Suryani, dkk.,Korespondensi Bahasa Indonesia, (Yogyakarta: Graha Ilmu,Cet. I, 2014) Sedianingsih, dkk. (2010). Teori dan Praktik Administrasi Kesekretariatan. Jakarta: Kencana. Sri Endang R, dkk. (2009). Modul Menangani Surat Masuk dan Keluar (Mail Handling). Jakarta: Erlangga Wursanto, Ig. (1991). Kearsipan I. Yogyakarta: Kanisius



45



LAMPIRAN Lampiran 1. Contoh Kartu Pos



Lampiran 2. Contoh Warkat Pos



46



Lampiran 3. Contoh Surat Bersampul



Lampiran 4. Contoh Memo



47



Lampiran 5. Contoh Nota Dinas



Lampiran 6. Contoh Telegram



48



Lampiran 7. Contoh Surat Dinas



49



Lampiran 8. Contoh Surat Niaga



50



Lampiran 9. Contoh Surat Pribadi



51



Lampiran 10. Contoh Surat Sosial



52



Lampiran 11. Contoh Surat Biasa



53



Lampiran 12. Contoh Surat Edaran



54



Lampiran 13. Contoh Surat Pengumuman



55



Lampiran 14. Contoh Surat Internal



56



Lampiran 15. Contoh Surat Eksternal



57