Makalah Manajemen Operasi [PDF]

Citation preview

Makalah Manajemen Operasi Layout Perkantor



Nama Kelompok 3: Morgan Juan fernandez 115180444 Ovira Agista



115180446



James Jonathan pinarto



115180465



Michael



115180469



Geraldo sutiawan



115180462



Jurusan Manajemen, Falkutas Ekonomi Universitas Tarumanagara November/2019



KATA PENGANTAR



Puji serta rasa syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang terus menerus tanpa berhenti sedikitpun memberikan dan melimpahkan rahmat dan hikmat-Nya yang tidak terhitung kepada penulis. Terutama nikmat iman, islam dan kesehatan serta kekuatan, sehingga penulis dapat menyelesaikan karya tulis ini. Penulis meyakini bahwa penulisan karya tulis ini, mustahil selesai tanpa pertolongan dan bimbingan Allah SWT. Terima kasih kepada teman-teman dan saudara-saudara yang telah mendukung karya tulis ini hingga selesai.



Jakarta,15 November 2019 Penulis & penyusun



Kelompok 3



ii



Daftar Isi HALAMAN JUDUL ........................................................................................................ i KATA PENGANTAR ...................................................................................................... ii DAFTAR ISI....................................................................................................................... iii BAB I PENDAHULUAN Latar Belakang .................................................................................................................... 1 Maksud dan Tujuan............................................................................................................. 2 Dasar Teori.......................................................................................................................... 2



BAB II PEMBAHASAN Tahapan Perencanaan.......................................................................................................... 3 Model Kantor ...................................................................................................................... 5 Peralatan dan Furnitur Kantor ............................................................................................. 6 Prinsip-Prinsip Tata Ruang ................................................................................................. 7 Contoh Kasus Layout .......................................................................................................... 7 BAB III PENUTUP Kesimpulan ....................................................................................................................... 8



DAFTAR PUSTAKA



iii



BAB I PENDAHULUAN Latar Belakang Dalam dunia perkantoran, LayOut merupakan salahsatu hal yang penting karena dapat mempengarungi kedinamisan suatu tempat dan produktivitas sebuah organisasi. Oleh sebab itu LayOut direncanakan dengan desain yang sedemikianrupa sehingga tempat kerja menjadi nyaman dan efisien bagi pegawai kantor. Selain LayOut sebagai penjelasan ruang secara efektif, LayOut juga mampu memberi kepuasan kepada pegawai. LayOut pun mampu menjelaskan suatu proses penentuan kebutuhan akan ruang dan juga penggunaan ruang secara terperinci, sehingga membuat kerja berlangsung secara efektif dan efisien. Dalam LayOut terdapat 5 hal yang perlu diperhatikan, antara lain: 1.Tahap perencanaan. 2.Konsep kantor terbuka. 3. Mempersiapkan LayOut. 4. Peralatan dan Furniture Perkantoran, dan. 5.Desain kantor masa depan.  Dimana pada setiap tahap itu menjadi susunan yang saling berkaitan satu sama lain.



LayOut kantor yang efektif akan memberikan manfaat sebagai berikut: a. b. c. d. e.



Mengoptimalkan penggunaan ruang yang ada secara efektif Mengembangkan lingkungan kerja yang nyaman bagi pegawai Memberikan kesan yang positif terhadap pelanggan perusahaan Menjamin efisiensi dari arus kerja yang ada Meningkatkan produktivitas kerja pegawai



f.



Mengantisipasi pengembangan organisasi dimasa depan dengan melakukan perencanaan LayOut yang fleksibel  Gustafsson (2002) menyarankan bahwa dalam perencanaan LayOut organisasi



seharusnya memperhatikan tren pekerjaan di masa depan, yaitu: 1. Pekerjaan berbasis Tim (work-based teams). 2. Tellecomunicating 3. Hoteling 1



Maksud dan Tujuan 1. Untuk mengetahui beberapa faktor yang penting sebelum membuat sebuah layoutyang baik. 2. Untuk mengetahui penataan kantor yang efisien dan menggunakan konsep terbukauntuk mendapatkan berbagai kelebihan dari segi kenyamanan. 3. Untuk membuat sebuah ruang kantor yang sesuai dengan keinginan para pegawai. 4. Sebagai pelengkap sebuah kantor agar dapat menjadi kantor yang sesuai dengan kebutuhan pegawai. 5. Karena untuk mengetahui penerapan desain yang efektif berdasarkan tingkat



interaksi dan otonomi yang dimiliki pegawai.



Dasar Teori







Menurut Gustafson (2002), layout sebuah kantor akan mempengaruhi kedinamisan suatu tempat kerja.







Porras dan Robertson (1992), pemilihan layout harus menjadi salah satu agenda dari pihak manajemen karena akan mempengaruhi produktivitas sebuah organisasi.







Quible (2002), layout menjelaskan penggunaan ruang secara efektif serta mampu memberikan kepuasan pada pegawai terhadap pekerjaan yang dilakukan maupun memberikan kesan yang mendalam bagi pegawai.







Littlefield dan Peterson (1956), layout merupakan penyusunan perabotan dan perlengkapan kantor pada luas lantai yang tersedia.







Terry (1966), layout adalah sebagai proses penentuan kebutuhan akan ruang dan tentang penggunaan ruangan secara terperinci guna menyiapkan susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu untuk pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak.



2



BAB II PEMBAHASAN Tahapan Perencanaan Tahapan perencanaan merupakan bagian yang penting karena akan mempengaruhi seluruh tahapan berikutnya. Tahapan ini untuk menilai apakah layout membuat kerja berlangsung efektif dan efisien juga unuk menilai apa yang dibutuhkan dalam organisasi melalui proses pengumpulan informasi, kemudian ditransformasikan dalam benuk layout yang aktual. Menuru Quible (2001), ada beberapa faktor yang harus diperhatikan antara lain : 1. Tugas Pegawai Jenis tugas dan tingkat otonomi yang dimiliki pegawai akan mempengaruhi penggunanaan jenis fasilitas kantor yang dibutuhkan untuk pengoptimalan kinerja mereka sehingga perencanaan layout harus flesibel, mudah diubah sesuai dengan kebutuhan organisasi. 2. Arus Kerja Analisis arus kerja diperlukan dalam perencanaan layout dengan mengacu pada pergerakan informasi dan tugas secara horizontal atau vertikal sehingga dapat meminimalisir criss-crossing pekerjaan ataupun fenomena bottleneck. 3. Bagan Organisasi Menggambarkan rentang wewenang masing-masing anggota organisasi dan mengidentifikasi hubungan kerja antarpegawai di level yang sama sehingga membantu perencanaan layout menunjukan lokasi yang tepat bagi pegawai maupun unit kerja. 4. Proyeksi Kebutuhan Tenaga Kerja di Masa Datang Perencanaa layout perlu memperhatikan berapa luas area yang mungkin dibutuhkan jika perusahaan melakukan perluasan atau pengurangan di masa depan.



5. Jaringan Komunikasi Analisis bentuk komunikasi ataupun media yang digunakan untuk berkomunikasi yang dilakukan oleh pegawai ataupun departemen sehingga dalam perencanaan layout, semakin tinggi frekuensi hubungan yang dilakukan maka akan semakin dekat ruangannya agar lebih efisien.



3



Ada beberapa area khusus yang harus diperhatikan dalam merencanakan layout perkantoran, yaiu : 1. Reception Area Area ini sangat berpengaruh dalam memberikan kesan pertama pada organisasi atau perusahaan dan sedikit banyak akan mempengaruhi kerja perusahaan. 2. Ruang Konferensi Ruang ini semakin dibutuhkan karena penggunaan tim kerja yang semakin meningkat sehingga membutuhkan tempat diskusi atau rapat yang representative. 3. Ruang Komputer Perawatan ruang ini harus diperhatikan secara cermat karena harus benar-benar terlindung dari bahaya kebakaran dan menjaga agar hardware ataupun software aman dan dapat bermanfaat sebagaimana mestinya. 4. Ruang Persuratan Ruang ini merupakan pusat komunikasi, terutama jika perusahaan masih menggunakan dokumen dalam bentuk kertas. 5. Ruang Penggandaan Ruang ini sebaiknya diletakan di tempat yang bisa di akses oleh mayoritas pengguna layanan ini. 6. Area Pusat Penyimpanan Sebaiknya ruangan ini diletakan di pusat aktivitas kantor sehingga semua anggota organisasi mudah untuk mengaksesnya.



4



Model Kantor Dimana dalam perusahaan harus mendesain dan senyaman mungkin,demi kelancaran suatu perusahaan itu sendiri. Konsep yang digunakan ada 3 antara lain konsep kantor konvensional,konsep kantor terbuka dan gabungan antara keduanya. Konsep kantor konvensional itu berupa ruangan yang tertutup menggunakan dinding permanen, kartor terbuka itu berupa ruangan yang terbuka seakan-akan ruangan terkesan lebih hidup. Desain layuot ini juga membantu memenuhi kebutuhan masing – masing pegawai berkaitan dengan tugas yang harus dilakukan,alat, dan peralatan yamg diperlukan dengan lingkungan fisik kantor yang mendukung tugas. Menurut Quible (2001) Faktor dalam penggunaan konsep 1. Penggunaan dinding permanen yang minim 2. Penetapan masing – masing unit kerja 3. Memberi perhatian terhadap akustik dan gangguan suara 4. Ac dan control kelembaban 5. Pola warna dan pengaturan funiture Model Kantor Berkonsep Terbuka 1. Landcape Penggabungan antara konsep kantor konvensional dengan konsep kantor terbuka. Jadi da perpaduan ruangan yang tertutup tapi terdapat tanaman- tanaman yang mendukung sehingga ruangan terlihat lebih hidup 2. Modular workstation unit Dalam konsep ini menciptakan sebuah ruang kerja yang individual 3. Moveble cluster workstation unit Konsep ini dengan mengelompokkan ruang kerja menjadi kumpulan- kumpulan panel yang menggunakan roda bergerak sehinnga pengguna bisa bebas bergera



5



Peralatan dan Furnitur Kantor 



Berikut adalah faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam memilih peralatan kantor yang diklasifikasikan menjadi tiga yaitu: pertimbangan peralatan,penjual dan perawatan. Dalam buku ini dibahas pertimbangan yang pertama diantaranya :



1. Tujuan Penggunaan Peralatan Sebelum memilih peralatan,tujuan harus ditentukan.Hal yang perlu dipertimbangkan adalah perusahaan sering membeli atau menyewa peralatan yang terlalu canggih daripada yang dibutuhkan, hanya untuk prestise atau bujukan pemasok. 2. Menentukan Peralatan yang Sesuai Setelah peralatan ditentukan,memilih merek peralatan yang digunakan juga menjadi hal yang penting.Hal ini sangat penting berkaitan dengan layanan purna jual yang disediakan merek tersebut maupun harga jual kembali jika perusahaan nantinya berencana meng – upgrade peralatan yang baru. 3. Tingkat Kegunaan Peralatan Tingkat kegunaan harus dipertimbangkan,apakah alat itu bisa diharapkan memenuhi kebutuhan perusahaan dengan maksimal. 4. Spesifikasi Peralatan Untuk beberapa peralatan,spesifikasi harus ditentukan terlebih dahulu,karena akan menyangkut penempatan peralatan di ruangan,jumlah listrik yang dibutuhkan,pemasanganya,dan struktur yang dibutuhkan. 5. Biaya Peralatan Biaya peralatan mempunyai dampak yang signifikan terhadap pengembangan investasi perusahaan. 



Faktor kedua yang diperlukan dalam penyusunan layout :



1. Kursi 2. Meja kerja 3. Filing cabinet 4. Lemari penyimpanan



6



Prinsip-Prinsip Tata Ruang Ada beberapa prisip yang harus diperhatikan guna mendesain layout kantor yang efektif, antara lain: 1. Menganalisis hubungan antara peralatan, informasi dan pegawai dalam arus kerja. 2. Mengkondisikan arus kerja agar bergerak dalam bentuk garis lurus dan meminimalisir kemungkinan terjadinya crisscrossing dan backtracking. 3. Pegawai maupun tim kerja yang melakukan pekerjaan serupa harus ditempatkan dalam area yang berdekatan. 4. Pegawai maupun divisi yang berhubungan dengan public harus ditempatkan berdekatan denagn pintu masuk kantor. 5. Pegawai maupun tim kerja yang membutuhkan konsentrasi harus ditempatkan diruang kerja yang suasananya lebih tenang. 6. Alokasi ruang harus berdasarkan posisi, pekerjaan yang dilakukan dan peralatan khusus yang diperlukan masing-masing individu. 7. Furniture dan peralatan harus sesuai dengan kebutuhan. 8. Lorong harus nyaman dan lebar untuk mengantisipasi pergerakan yang efisien dari pekerja. Pertimbangan kemanan harus diberiakn prioritas tinggi. 1. Area terbuka yang besar lebih efisien dibandingkan ruangan kecil yang tertutup. 2. Provisi yang tepat bagi pencahayaan, dekorasi, AC, kelembaban, dan control suara. 3. Memperhatikan kebutuhan perluasan kantor dimasa datang. 4. Pekerjaan harus datang dari pegawai bukan sebalikmya.



Contoh Kasus Layout Pegawai yang mempunyai level interaksi dan otonomi yang tinggi akan melakukan berbagai macam pekerjaan. Umumnya pekerjaan yang berhubungan dengan komputer dan interaksi dengan kolega akan terjadi pada saat yang sama. Untuk itu tempat kerja harus sesuai dengan tipe tersebut, disatu sisi membutuhkan konsentrasi tinggi dan orang lain bisa berkomunikasi dengan pihak lain secara mudah. Penggunaan movable works unit sangat cocok dengan pekerjaan tersebut. 7



BAB III PENUTUP Kesimpulan Istilah tata ruang kantor berasal dari bahasa inggris, yaitu Office Layout atau sering disebut juga Layout saja. Tata ruang kantor adalah pengaturan perabotan, mesin, dan sebaginya didalam ruangan yang tersedia. Macam-macam tata ruang kantor



1. 2. 3. 4.



Tata ruang kantor berkamar (Cubicle Type Offices) Tata ruang kantor terbuka (Open Plan Offices) Tata ruang kantor berhias atau berpanorama/bertaman (Landscaped Offices) Tata ruang kantor yang merupakan gabungan antara bentuk tata ruang kantor berkamar, tata ruang kantor terbuka, dan tata ruang kantor berhias.



Beberapa manfaat pengaturan tata ruang kantor yang baik diantaranya:



-



Mengoptimalkan penggunaan ruang yang ada secara efektif



-



Mengembangkan lingkungan kerja yang nyaman bagi pegawai



-



Memberikan kesan yang positif terhadap pelanggan perusahaan



-



Menjamin efisiensi dari arus kerja yang ada



Pemilihan layout harus menjadi salah satu agenda dari pihak manajemen, karena akan mempengaruhi produktifitas sebuah organisasi. Mengingat hal tersebut, desain kantor yang efektif dan efisien mutlak diperlukan, yang semuanya tergantung pada tiga hal, yaitu peralatan, arus kerja dan pegawai. Pengaturan tata ruang yang baik akan mengakibatkan pelaksanaan pekerjaan kantor dapat diatur secara tertib dan lancar. Dengan demikian komunikasi kerja pegawai akan semakin lancar, sehingga koordinasi dan pengawasan semakin mudah serta akhirnya dapat mencapai efisiensi kerja.



8



DAFTAR PUSTAKA Sedarmayanti. 1992. Dasar-dasar Pengetahuan Tentang Manajemen Perkantoran. Bandung: Ilham Jaya. Sukoco, Badri M. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta: Erlangga. http://gurulia.wordpress.com/2009/04/08/definisipengertian-tata-ruang-kantor/ Atmosudirdjo, Prajudi. 1982. Kesekretarisan dan Administrasi Perkantoran. Jakarta: Ghalia Indonesia Gie, The Liang. 2006. Administrasi Perkantoran Modern, Edisi Ke-empat. Yogyakarta: Liberty Tjandra, Sheddy N dkk. 2008. Kesekretarisan, Jilid I. Jakarta: Direktorat Pembinaan SMK http://pupus-ika.tripod.com/karya.htm//Diakses pada tanggal 15 Mei 2010, pukul 21.09 WIB