MAKALAH Pengolahan Data-1 [PDF]

Citation preview

BAB I PENDAHULUAN



1.1



LATAR BELAKANG Sejalan dengan perkembangan teknologi dan semakin pentingnya informasidalam



pengambilan keputusan, maka pengolahan data secara konvensional(manual) yang secara mekanik bagi perusahaan kecil, perusahaan sedang maupun perusahan besar semakin tidak relevan dengan perkembangan yang sangat pesat dan terobosan di bidang teknologi informasi. Oleh karena itu, mulai perlu adanya pemahaman mengenai pengolahan data, organisasi pengolahan data, perangkatkeras pengolahan data dan aplikasi data dalam bisnis dan pemeliharaan system.



1.2



RUMUSAN MASALAH 1. Apa pengertian audit fungsi pengolahan data? 2. Bagaimana lingkup audit fungsi pengolahan data ? 3.Apa saja unsur-unsur pengolahan data? 4.Bagaimana metode pengolahan data? 5. Apa sasaran audit fungsi pengolahan data ? 6. Bagaimana pentingnya audit fungsi pengolahan data ? 7. Apa saja tahap-tahap audit fungsi pengolahan data ?



1.3



TUJUAN MASALAH 1. Menjelaskan pengertian audit fungsi pengolahan data. 2. Untuk mengetahui lingkup audit fungsi pengolahan data. 3.Untuk mengetahui unsur-unsur pengolahan data. 4.Untuk mengetahui metode metode yang digunakan dalam pengolahan data 5. Menjelaskan sasaran audit fungsi pengolahan data. 6. Untuk mengetahui pentingya audit fungsi pengolahan data. 7. Menjelaskan tahap-tahap audit fungsi pengolahan data. 1



BAB II PEMBAHASAN



2.1



PENGERTIAN AUDIT FUNGSI PENGOLAHAN DATA Pengelolaan Data adalah kegiatan atau operasi yang direncanakan guna untuk mencapai tujuan.



Dalam pengelolaan ini di dalamnya ada kegiatan yang di lakukan oleh pengelola data guna untuk mencapai tujuan yang telah direncanakan bersama atau pun secara pribadi.dalam pengelolaan itu melibatkan manusia sebagai pelaksana dan dapat menyimpan data yang ada dan didapat dari informasi pengambilan keputusan, selain itu juga ada alat bantu mungkin berupa computer yang yang ada di lapangan. Dengan alat bantu tersebut semua data-data yang ada dapat diproses dan di jadikan sebuah informasi..



2.2



LINGKUP AUDIT FUNGSI PENGOLAHAN DATA



Terdapat 4 ruang lingkup audit manajemen pada fungsi pengolahan data, yaitu berikut ini. 1. Dukungan fungsi pengolahan data terhadap manajemen. 2. Perencanaan pengolahan data. 3. Organisasi pengolahan data. 4. Pengendalian data.



2.3



UNSUR-UNSUR PENGOLAHAN DATA Proses pengelolaan data dapat melibatkan secara keseluruhan atau sebagian dari unsurunsur pengelolaan data berikut: a. Pengumpulan Data (Data Capturing) Pengelolaan data merupakan aktifitas penangkapan data dari dalam dokumen dasar. Dokumen ini merupakan lembaran isian data yang diisi oleh petugas atau orang lain secara langsung. Tentang dokumen diisi dan dirancang dengan jelas, mudah diisi dan dapat meminimalisir kesalahan data. 2



b. Pembacaan (Reading) Pembacaan data adalah proses pembacaan data dari dokumen dasar yang digunakan agar dapat diproses lebih lanjut. Proses pembacaannya dapat dilakukakn secara manual atau dengan menggunakan alat bantu berupa mesin. c.



Pemeriksaan (Verifying) Pemeriksaan perlu dilakukan hal ini bertujuan untuk menghindari kesalahan dari data yang di baca dari dokumen dasar.



d. Perekaman (Recording) Perekaman data merupakan proses penyimpanan data yang di bacakan dan diverifikasikan kedalam alat penyimpanan berupa memori penyimpanan. Dalam system computer dapat di simpai[i]n data dimemori sekunder berupa disk, hard-disk dan lainnya. e.



Penggolongan (Classifying) Penggolongan informasi perlu dilakukan untuk memenuhi kebuthan informasi berdasarkan klasifikasi tertentu.



f.



Pengurutan (sorting) Sorting selalu digunakan dalam pengelolaan data.Data-data itu perlu diurutkan agar informasi yang di hasilkan dapat dipahami, memudahkan pembaca dan pencarian informasi yang disajikan.



g. Peringkasan (Sumarizing) Peringkasan data dimaksud sebagai operasi untuk menghilangkan kemunculan data yang sama atau berulang dari sekumpulan rincian data sebagi basis data yang tersimpan dalam memory.



3



h. Perhitungan (Calculating) Perhitungan merupakan proses pengolahan data yang melibatkan seluruh operasi aritmatika. i.



Perbandingan (Comparing) Data-data dalam basis sumber data-data yang ada perlu dibandingkan dengan data-data yang lain untuk mengetahui posisi dan kondisi data dalam kesimpulan data yang direkam.



j.



Pemindahan (Transmitting) Dalam suatu system jaringan computer perlu ada pengiriman data dari satu terminal ke terminal lain melalui media tranmisi data intuk diproses lebih lanjut.



k. Penampilan Kembali (Retrieving) Pada prinsipnya informasi yang ada merupan penampilan hasil kembali dari data-data yang telah disimpan disuatu tempat penyimpanan sebelumnya, dan untuk menapilan kembali diusahakan data-data itu dapat ditampilkan dengan cepat. l.



Penggandaan (Reproductiont) Penyajian informaasi, khususnya dalam bentuk hardcopy perlu dikendalikan agar informasi tersebut dapat dikirim ke seluruh pemakai, dengan tujuan agar infomasi itu tidak hilang.



m. Penyebarluasan (Distribution) Distribusi informasi dapat dilakukan melalui media komunikasi data atau dikirim dalam bentuk hardcopy kepada setiap pemakai dalam setiap daftar tebusan laporan . 2.4



Metode Pengolahan Data Ada empat metode yang digunakan dalam system pengolahan data yaitu: 4



1. Metode Manual Dalam metode ini semua proses pengolahan data dilakukan dengan tangan dan menggunakan alat bantu yang sederhana seperti pensil, pulpen, penggaris, kertas kerja dan lainlain.



2. Metode Elektromaknetik Dalam metode ini pengolahan data dikerjakan secara manual dan dibantu mesin elektronik sederhana.Contoh seorang kariyawan yang bekerja dengan menggunakan mesin cetak kolom.



3. Metode System Waarkat Dalam system ini pengolahan data dilakukan dengan system warkat, prinsip kerja system ini adalah data-data mengenai suatu objek dicatat dalam suatu kartu dengan menggunakan sandi lubang. Sejumlah kartu yang mengandung sejumlah data-data objek yang sama digabung untuk membentuk suatu berkas file.



4. Metode Elektronik Komputer Dalam metode ini keseluruhan proses data diolah dan dibantu dengan menggunakan alat yang makin tahun makain bertambah canggih yaitu computer. Semua data di input dan diolah berdasarkan kebutuhan yang diperoleh dan di lakukan juga penyimpanan agar suatu saat data itu dibutuhkan tinggal dibuka dengan segera dan cepat. Ada beberapa hal yang perlu dilihat dalam menentukan metode pengolahann data yang tepat menurut seorang system analyst untuk mampu



5



memahami syarat-syarat pengolahan maupun kemampuan-kemampuan yang ingin dicapai dari setiap metode yang dipilih yaitu: 1. Volume unsur-unsur data yang dimuat 2. Kompleksitas operasi pengolahan data yang diperlukan 3. Batasan waktu pengolahan 4. Tuntutan perhitungan 2.5



SASARAN AUDIT FUNGSI PENGOLAHAN DATA a. Dukungan satuan pengolahan data sebagai sasaran audit Dari pembahasan dalam bab ini telah tamapak dengan jelas bahwasalah satu tolok ukur keberhasilan satuan kerja pengolahan datamenyelenggarakan fungsi dan menjalankan kegiatanya ialahkemampuannya meberukan dukungan informasi kepada seluruh perusahaan.Berati



dukungan



itu



harus



terlihat



dan



dirasakan



dalam



hal penyusunan strategi akbar oleh manajemen puncak,strategi induk oleh paramanajer satuan kerja bisnis,strategi pasar oleh pimpinan semua bidangfungsional-baik dalam arti tugas pokok maupun tugas penungjang danstrategi operasional yang dirumuskan dan ditentukan oleh para manajer operasi. Hal-hal yang dikemukaakan diatas dapat dikatakan berp sasranstrategi pengolahan data dan seluruh aktivitas pengolahan data pada akhirnya harus diarahkan pada pencapaian berbagai sasaran strategi tersebut.Oleh karena itu,pelaksana audit harus mampu menemukan fakta tentang mampu tidaknya satuan pengolah data menyelenggarakan fungsinya,apa faktor-faktor penyebab keberhasilannya dan kendala apayang dihadapi. b. Perencanaan Pengolahan data sebagai sasaran audit. Perencanaan pengolaha data yang menjadi sasaran audit mencangkup: a. Keputusan manajemen tentang pelaksana studi kelayakan yang dapatdilakukan oleh



para



tenaga



ahli



yang



sudah



terdapat



dalam



suatu perusahaan



atau menyerahkannya kepada konsultan.



6



b. Konfigurasi perangakat keras dan perangkat lunak yang diperlukansesuai kebutuhan



perusahaan akan informasi dalam berbagai bentuk,jumlah dan



jenisnya. c. Keputusan manajemen tentang jumlah investasi untuk kepentingan penyediaan sarana dan prasarana pengolahn data. d. Pola pengolahan data,apakah mengikuti polasentralisasi,desentralisasi,pengolahan data didistribusikan. e. Pententuan lokasi fisik pengolahan data dengan komponennya. f. Penelitian tentang para pemasok. g. Pengadaan perangkat keras dan perangkat lunak,termasuk instalasinya. c. Organisasi pengolahan data sebagai sasaran audit Kegiatan-kegiatan yang dilakukan melembaga dalam data.Dengan demikian,audit berupaya untuk meneliti:



satuan



kerja pengolahan



a) Tepat tidaknya letak satuan kerja dalam jajaran perusahaan dalam artimemungkinkannya mempunyai akses terhadap forum pengambilankeputusan tertinggi dalam perusahaan. b) .Susunan organisasi yang menggambarkan fungsi-fungsi utama dalam pemprosesan data. c) Pengaturan tata ruang pengolahan data. d) Jenis-jenis pengetahuan dan keterampilan para pengolah data. e) Ada tidaknya uraian pekerjaan bagi para pejabat dan petugas pengolahdata. f) Lokasi komputer mini dan komputer miko serta data.g. Pola koordinasi dan interaksi antara satuan pengolahan data dengan berbagai mitra kerjanya,yaitu para pengguna informasinya yang sekaligussebagai sumber data dalam perusahaan.Singkatnya,melalui organisasi pengolahan



data



audit sudah



hendaknya



tepat,apakah



bisa



terjadi



ditemukn over



apakah



organizing



atau



sebaliknyaonder organizing.



d. Pengendalian sebagai sasaran audit



Banyak perusahaan yang memilki instalasi pengolahan data sendiriyang berarti bahwa pertimbangan keamana data dan informasi merupakanhal yang sangat penting dalam 7



kehidupan organisasi.Keamanan data daninformasi yang dimaksud anatra lain ialah : a. Jangan sampai data atau informasi jatuh ke tangan orang atau puhak yang tidak berhak,terutama yang sifatnya rahasia perusahaan,sepertidata hasil penelitian dan pengembangan produk baru atau peningkatan produk lama,data keuangan dan data-data lain yang penting bagikelangsungan hidup dan perkembangan perusahaan. b. Pengamanan akses ke tempat penyimpanan data dalam arti tidak mudah dimasuki oleh pihak-pihak yang tidak berhak meskipunmereka adalah orang-orang dalam. c. Pengambilan tindakan pengamanan agar data dan informasi yangsudah diolah dengan susah payah dengan menggunakan tenaga yang mahal,peralatan yang tidak murah,dan waktu yang tidak sedikit,tidak mudah rusak atau tidak ditempatkan pada lokasi yang rawan bahayakebakaran,kelembapapn,dan bahaya sejenisnya. Dengan demikian pelaksanaan audit mencapai sasaranya,yaitu membantu manajemen



dalam



upaya



meningkatkan



efisiensi,efektivitas,dan produktivitas



perusahaan yang akan memungkinkannya meraih kemajuan dalam perolehan keuntungan,mampu tumbuh dan berkembang serta proaktif dalam menghadapi perubahan dimasa depan yang sealu penuh dengan tantangan,hambatan,ketidakpastian dan peluang 2.6



PENTINGNYA AUDIT FUNGSI PENGOLAHAN DATA Pentingnya peranan informasi terlihat dengan makin jelas apabila diingat bahwa perseorangan, kelompok, danorganisasi selalu dihadapkan pada keharusan mengambil berbagai macam keputusan. Oleh karena itu, postulat yang sangat fundamental dalam pemahaman pentingnya



informasi



ialah



keputusan



akan



semakin



tepat



dan



prosesnya berlangsung lebih cepat, efisien, dan efektif apabila didukung oleh informasi. dalam suatu perusahaan,audit fungsi pengolahan pun padaakhirnya ditujukan pada peningkatan efisiensi,efektivitas,dan produktivitas kerja perusahaan yang bersangkutan



2.7



TAHAP-TAHAP AUDIT FUNGSI PENGOLAHAN DATA 8



tahapan-tahapan dalam audit fungsi pengolahan data tidak berbeda dengan audit pada umumnya yaitu sebagai berikut: 1. 2. 3. 4. 5. 6.



Tahapan perencanaan Mengidentifikasi resiko dan terkendali mengevaluasi kendali dan pengumpulan bukti bukti mendokumentasikan mengumpulkan temuan-temuan dan mengidentifikasi dengan auditee menyusun laporan



BAB III PENUTUP 9



1.1



KESIMPULAN Pengelolaan Data adalah kegiatan atau operasi yang direncanakan guna untuk mencapai tujuan. Dalam pengelolaan ini di dalamnya ada kegiatan yang di lakukan oleh pengelola data guna untuk mencapai tujuan yang telah direncanakan bersama atau pun secara pribadi Dengan demikian pengolahan data dapat membantu manajemen dalam upaya meningkatkan



efisiensi,efektivitas,dan produktivitas



perusahaan



yang



akan



memungkinkannya meraih kemajuan dalam perolehan keuntungan,mampu tumbuh dan berkembang serta proaktif dalam menghadapi perubahan dimasa depan yang sealu penuh dengan tantangan,hambatan,ketidakpastian dan peluang



DAFTAR PUSTAKA



10



http://rahmanmaulidin.blogspot.com/2013/06/audit-fungsi-pengolahan-data.html diakses melalui www.blogspot.com http://ekonomister.blogspot.com/2010/10/definisi-pengauditan-pengolahan-data.html diakses melalui blogspot.com



11



i