Makalah Tentang Proses Tender Pekerjaan Konstruksi Dan Manajemen Kontrak [PDF]

Citation preview

PROSES TENDER PEKERJAAN KONSTRUKSI DAN MANAJEMEN KONTRAK



MAKALAH



OLEH ATIQAH SYAFIDA SIREGAR NIM 1905141023



PROGRAM STUDI MANAJEMEN REKAYASA KONSTRUKSI GEDUNG JURUSAN TEKNIK SIPIL POLITEKNIK NEGERI MEDAN 2022



KATA PENGANTAR



Assalamu’alaikum wr wb Pertama-tama saya ingin mengucapkan puji dan syukur kepada Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayahNya sehingga saya dapat menyelesaikan Tugas Aspek Hukum dan Manajemen Kontrak yaitu membuat Makalah tentang Proses Tender Pekerjaan Konstruksi dan Manajemen Kontrak dengan tepat pada waktunya. Tidak ada manusia yang sempurna, saya mengakui saya adalah manusia yang punya batas oleh karena itu tidak semua hal bisa dibuat dengan sempurna dalam makalah ini. Saya hanya berusaha melakukan semaksimal mungkin dengan kemampuan saya yang ada. Saya bersedia menerima kritik dan saran. Saya akan menerimanya agar untuk memperbaiki makalah saya untuk hasil yang lebih baik lagi untuk kedepannya.



Medan, November 2022



Atiqah Syafida Siregar



i



DAFTAR ISI Hal KATA PENGANTAR ..........................................................................



i



DAFTAR ISI .........................................................................................



ii



BAB I PENDAHULUAN .....................................................................



1



1.1 Latar Belakang ........................................................................



1



1.2 Rumusan Masalah ...................................................................



1



1.3 Tujuan .....................................................................................



2



BAB II PEMBAHASAN ......................................................................



3



2.1 Proses Tender Pekerjaan Konstruksi .....................................



3



2.1.1 Persyaratan Mengikuti Tender......................................



3



2.1.2 Tahapan Proses Tender ................................................



5



2.2 Manajemen Kontrak .............................................................



6



2.2.1 Tujuan Manajemen Kontrak .........................................



7



2.2.2 Tahapan Proses Manajemen Kontrak............................



7



BAB III PENUTUP ..............................................................................



10



3.1 Simpulan .................................................................................



10



DAFTAR PUSAKA ..............................................................................



11



ii



BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Proses pelelangan dalam proyek konstruksi menjadi bagian penting bagi penyedia jasa konstruksi, mulai dari tahap awal hingga menjadi pemenang lelang. Lelang atau tender adalah penawaran pekerjaan kepada penyedia jasa konstruksi untuk mendapatkan penawaran bersaing sesuai spesifikasi dan dapat dipertanggung jawabkan. Salah satu tahapan yang mutlak harus dilalui dalam proses pemilihan penyedia barang dan jasa adalah tahapan pembukaan dokumen penawaran. Tahap pembukaan dokumen penawaran ini diatur dalam Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa. Pekerjaan pembangunan memang banyak toleransi yang dilakukan oleh kedua belah pihak yaitu diantaranya dengan memberikan kompensasi pekerjaan atas penyedia jasa konstruksi apabila tidak sesuai dengan waktu yang telah disediakan untuk pekerjaannya. Sebagaimana telah dijelaskan dalam perjanjian yang telah dispakati, yaitu jika terjadi peristiwa kompensasi sehingga penyelesaian pekerjaan akan melampaui tanggal penyelesaian maka penyedia berhak untuk meminta perpanjangan tanggal penyelesaian. Namun yang jelasnya setiap pelaksanaan proyek tersebut maka yang paling terpenting adalah pelaksanaan yang dilakukan memang betul-betul sesuai dengan apa yang telah tertera di perjanjian, tetapi banyak juga ditemukan yang tidak sesuai dengan perjanjian atau menyalahi perjanjian. 1.2 Rumusan Masalah 1. Bagaimana proses tender pekerjaan konstruksi 2. Bagaimana manajemen kontrak



1



1.3 Tujuan 1. Untuk mengetahui proses tender pekerjaan konstruksi 2. Untuk mengetahui manajemen kontrak



2



BAB II PEMBAHASAN 2.1 Proses Tender Pekerjaan Konstruksi Menurut Perpres No. 16 Tahun 2018, Tender adalah metode pemilihan untuk mendapatkan Penyedia Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya. Sedangkan di luar proyek pemerintahan, tender bisa diartikan sebagai tawaran resmi dan terstruktur untuk mengajukan harga, memborong pekerjaan, atau menyediakan barang dan jasa yang diberikan oleh perusahaan swasta besar kepada perusahaan-perusahaan lain. Dalam sektor pemerintahan, tender resmi diatur secara rinci oleh Peraturan Presiden (Perpres) dan peraturan turunannya untuk memastikan bahwa proyek yang menggunakan dana negara dilakukan dengan bebas, adil, serta terlepas dari suap atau nepotisme. Proses seleksi dalam tender dilaksanakan dengan mengundang vendor (penjual atau penyedia) untuk mempresentasikan harga dan kualitas barang/jasa yang dibutuhkan dengan sistem konvensional ataupun dengan sistem online. Harga terbaik (ingat, bukan harga terendah!) dan kualitas yang terbaiklah, nantinya yang akan menjadi pemenang. Adapun mengenai jenis perusahaan yang bisa menjadi peserta tender adalah seluruh badan usaha berskala baik mikro, kecil, menegah atau besar yang legal secara administrasi. Dengan terbitnya Perpres terbaru, tender proyek saat ini telah memberi prioritas kepada penyedia yang memiliki produk lokal dan para pelaku usaha kecil menengah (UKM).



2.1.1 Persyaratan Mengikuti Tender Mengikuti tender memiliki syarat dan ketentuan yang berlaku hal ini guna memperlancar proses filterisasi oleh badan pengawas tender. Berikut ini uraiannya: 1. Perhatikan kualifikasi persyaratan yang dibutuhkan dan peraturan perusahaan yang menawarkan tender.



3



2. Riset hal apa yang dapat membantu bisnis Anda bila tender tersebut berhasil dimenangkan. 3. Pastikan modal cukup untuk menjalankan pekerjaan yang diminta oleh pemberi tender. 4. Periksa kesiapan seluruh sumber daya baik itu peralatan, sumber daya manusia dan sumber daya lainnya. 5. Yakin bahwa tender tersebut dapat meningkatkan profit pada usaha Anda. Setelah Anda memahami tujuan dari mengikuti tender maka saatnya untuk mempersiapkan hal-hal yang dapat memenangi tender diantaranya: 1. Kelegalan perusahaan dibuktikan dengan Akta Perusahaan, Tanda daftar Perusahaan (TDP), Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP), Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP). 2. Mencari Informasi pengadaan yang tersedia di media massa atau pada portal e-procurement milik pemerintah daerah, atau datang ke lembaga/instansi yang bersangkutan seperti Eproc. 3. Apakah proposal penawaran dengan harga yang sesuai dengan memperhatikan garansi, layanan purna jual dan item-item pekerjaan yang diminta? Periksa dokumen lelang/tender untuk mengetahui metode penilaian dokumen yang akan dilakukan oleh Panitia Pelelangan. 4. Telitilah dalam pengisian dokumen penawaran. Perhatikan instruksi yang diberikan. Jangan merubah setiap deskripsi dalam dokumen tersebut. 5. Hindarilah upaya mengintimidasi peserta tender lainnya. Saling menghormati dan berlaku sopan akan lebih banyak menimbulkan simpati. 6. Jika Anda telah memenangi tender tersebut, berikan barang dan jasa yang sesuai dengan kualitas, type, jenis, jumlah sesuai dengan dokumen penawaran yang telah Anda buat.



4



2.1.2 Tahapan Proses Tender 1. Tahap Prakualifikasi Tender Pada awal Proses Tender ini biasanya, peserta tender yang berpartisipasi adalah kontraktor yang telah lulus penilaian secara umum dan diundang secara resmi oleh pemilik proyek. Pada Tahap Tender ini, biasanya owner akan meminta kontraktor menyerahkan dokumen berikut :  Data



umum perusahaan (Company Profile).



 Akta



perusahaan.



 Nomor



Pokok Wajib Pajak (NPWP).



 Surat



Izin Usaha Jasa Konstruksi (SIUJK).



 Surat



Izin Usaha Perusahaan (SIUP).



 Surat



Tanda Daftar Rekanan (TDR).



 Surat



Pengukuhan sebagai Pengusaha Kena Pajak (PKP).



2. Tahap Pengambilan Dokumen Tender Pada Tahapan Tender kedua, Dokumen tender ini digunakan sebagai pedoman



bagi



para



peserta



tender



untuk



mengajukan



penawaran/harga tender. Umumnya dokumen tender terdiri dari Administrasi, Teknis, Gambar, dan Big of Quantity. 3. Tahap Rapat Pemberian Penjelasan (Aanwijzing) Proses Tender Ketiga yaitu Rapat pemberian penjelasan atau aanwijzing adalah pertemuan antara peserta tender dengan owner dan konsultan perencana. Dalam pertemuan ini, akan diadakan tanya jawab baik dari sisi administrasi maupun teknis. Selanjutnya, dilakukan peninjauan ke lapangan agar peserta tender mendapatkan gambaran tentang kondisi proyek yang sebenarnya.



5



4. Tahap Pemasukan Penawaran Pada tahap tender ini, perserta tender akan mulai menghitung anggaran biaya proyek yang akan diajukan. Anggaran biaya tersebut disampaikan dalam bentuk Surat Penawaran Harga (SPH). Umumnya kontraktor wajib melampirkan berkas berkas yang terbagi menjadi dokumen administrasi, teknis, dan harga penawaran. 5. Tahap Evaluai Tender Owner akan mengadakan evaluasi SPH, meliputi evaluasi dokumen evaluasi SPH, meliputi evaluasi dokumen administrasi, teknis, dan harga penawaran. Kemudian, owner akan menentukan calon pemenang tender berdasarkan :  Penawaran



yang paling sesuai dengan harga yang ditetapkan



owner.  Kelengkapan



syarat syarat teknis yang ditetapkan.



6. Tahap Klarifikasi Pada tahap ini bertujuan untuk memperoleh penjelasan mengenai hal hal yang terdapat dalam penawaran. Pada tahap ini juga owner dapat meminta



pertanggung



jawaban



atas



harga



penawaran



dan



kejanggalan yang ditemukan dalam SPH. 7. Tahap Pengumuman Pemenang Tender Pemenang



akan



mendapatkan



Surat



Keputusan



Penunjukan



Pemenang dari owner dan dilakukan penanda tanganan kontrak dari kedua belah pihak. 2.2 Manajemen Kontrak Manajemen kontrak adalah pemantauan dan pengendalian kinerja kontraktor guna memastikan hasil kontrak yang optimal. Manajemen kontrak termasuk membangun jalur dan protokol komunikasi, memantau



6



kemajuan menuju penyampaian hasil pekerjaan (deliverables) kontrak, mengelola pembayaran, mengendalian variasi, mengukur kinerja kontraktor, dan menutup kontrak. 2.2.1 Tujuan Manajemen Kontrak Berikut ini beberapa dari tujuan manajemen kontrak. 1. Memastikan bahwa pekerjaan terselesaikan secara efisien; 2. Memberikan pemahaman yang sama dalam kesepakatan; 3. Memastikan bahwa kedua belah pihak patuh pada kesepakatan yang telah dibuat; 4. Menghindari terjadinya perselisihan; 5. Meningkatkan kinerja agar lebih adil dan transparan; dan 6. Mengantisipasi terjadinya risiko kedua belah pihak. 2.2.2 Tahapan Proses Manajemen Kontrak Ringkasan proses komponen manajemen kontrak ada lima tahap yaitu: pembuatan, kolaborasi, penandatanganan, pelacakan, dan pembaruan. Secara keseluruhan, dapat memecah proses menjadi sembilan langkah, yang masing-masing berkontribusi pada salah satu dari lima tahap menyeluruh. Ini membuatnya lebih mudah untuk mengelola krisis akhir kuartal yang cenderung terjadi ketika saatnya untuk putaran kontrak baru. Berikut langkah-langkah dari setiap tahapan: Penciptaan 1. Permintaan awal.Proses manajemen kontrak dimulai dengan mengidentifikasi kontrak dan dokumen terkait untuk mendukung tujuan kontrak. 2. Kontrak penulisan.Menulis kontrak dengan tangan adalah aktivitas yang memakan waktu, tetapi melalui penggunaan sistem manajemen kontrak otomatis, prosesnya dapat menjadi sangat efisien.



7



Kolaborasi 3. Negosiasi kontrak.Setelah menyusun kontrak, karyawan harus dapat membandingkan versi kontrak dan mencatat setiap perbedaan untuk mengurangi waktu negosiasi. Menandatangani 4. Menyetujui kontrak.Mendapatkan persetujuan manajemen adalah langkah di mana sebagian besar kemacetan terjadi. Pengguna dapat mengatasi hal ini terlebih dahulu dengan membuat alur kerja persetujuan yang disesuaikan, termasuk persetujuan paralel dan serial untuk membuat keputusan bergerak dengan cepat. 5. Pelaksanaan kontrak.Pelaksanaan kontrak memungkinkan pengguna untuk mengontrol dan mempersingkat proses tanda tangan melalui penggunaan tanda tangan elektronik dan dukungan faks. Pelacakan 6. Manajemen kewajiban.Ini membutuhkan banyak manajemen proyek untuk memastikan hasil dipenuhi oleh pemangku kepentingan utama dan



nilai



kontrak



tidak



memburuk



sepanjang



fase



awal



pertumbuhannya. 7. Revisi dan amandemen.Mengumpulkan semua dokumen yang berkaitan dengan penyusunan awal kontrak adalah tugas yang sulit. Ketika item yang diabaikan ditemukan, sistem harus ada untuk mengubah kontrak asli. 8. Audit dan pelaporan.Manajemen kontrak tidak berarti menyusun kontrak dan kemudian memasukkannya ke dalam lemari arsip tanpa berpikir panjang. Audit kontrak penting dalam menentukan kepatuhan kedua organisasi terhadap ketentuan perjanjian dan masalah yang mungkin timbul.



8



Pembaruan 9. Memperbarui.Metode manajemen kontrak manual sering kali dapat mengakibatkan hilangnya peluang pembaruan dan hilangnya pendapatan



bisnis.



Mengotomatiskan



proses



memungkinkan



organisasi untuk mengidentifikasi peluang pembaruan dan membuat kontrak baru.



9



BAB III PENUTUP 3.1 Simpulan Proses Tender Pekerjaan Konstruksi, Tender adalah metode pemilihan untuk mendapatkan Penyedia Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya. Sedangkan di luar proyek pemerintahan, tender bisa diartikan sebagai tawaran resmi dan terstruktur untuk mengajukan harga, memborong pekerjaan, atau menyediakan barang dan jasa yang diberikan oleh perusahaan swasta besar kepada perusahaan-perusahaan lain. Tahapan Proses Tender: 1. Tahap Prakualifikasi Tender 2. Tahap Pengambilan Dokumen Tender 3. Tahap Rapat Pemberian Penjelasan (Aanwijzing) 4. Tahap Pemasukan Penawaran 5. Tahap Evaluai Tender 6. Tahap Klarifikasi 7. Tahap Pengumuman Pemenang Tender Manajemen kontrak adalah pemantauan dan pengendalian kinerja kontraktor guna memastikan hasil kontrak yang optimal. Manajemen kontrak termasuk membangun jalur dan protokol komunikasi, memantau kemajuan menuju penyampaian hasil pekerjaan (deliverables) kontrak, mengelola pembayaran, mengendalian variasi, mengukur kinerja kontraktor, dan menutup kontrak. Tahapan Proses Manajemen Kontrak Manajemen kontrak ada lima tahap yaitu: Pembuatan, Kolaborasi, Penandatanganan, Pelacakan, dan Pembaruan.



10



DAFTAR PUSAKA



https://ihategreenjello.com/tahapan-proses-tender/ https://www.legalku.com/pengadaan-tender-pengaturan-dan-tahapantahapan-dalam-tenderisasi-pemerintah/#! https://pbj.metrokota.go.id/tender-proyek-adalah-arti-persiapanpersyaratan-dan-tahapan-mengikuti-tender/ https://www.konsultanmanajemenpajak.com/2021/04/05/pengertian-danfundamental-manajemen-kontrak/ https://blog.procura.id/business/pengertian-tahapan-contract-management/



11