MANUAL Aplikasi Validasi Desa [PDF]

Citation preview

Panduan Operasional Aplikasi Validasi Data Penduduk PENDAHULUAN A) Spesifikasi Komputer : 1) Processor DialCore 2 Ghz 2) Memory 1 Gb 3) Free space Hardisk 100 Mb B) SpesifiKasi minimal Software : 1) Microsoft Access 2010 (aplikasi tidak berjalan sempurna pada selain Microsoft Access 2010) 2) Foxit Reader / Acrobat Reader 3) SaveAsPDF C) Instalasi Aplikasi : 1) Masukkan CD Aplikasi, maka akan outo start dan muncul tampilan setup aplikasi 2) Klik SetupValidasi.Exe 3) Tunggu sampai proses instalasi selesai D) Mengoperasikan Aplikasi: 1) Dobel Click Short Cut Aplikasi_5xx.ACCDr i) Setelah masuk aplikasi akan muncul Security Notice, klik Open



ii)



Kemudian muncul form login, masukan User dan Password, lalu klik tombol login



1



Klik Yes



Klik Yes



Klik ok



iii) Setelah berhasil login maka akan masuk ke menu utama.



2



Pada menu utama terbagi menjadi 3 bagian pokok yaitu : 1. Masukan yang terdiri dari :



1) 2) 3)



Kartu Keluarga Biodata Catatan Sipil Kelahiran



4)



Catatan Sipil Kematian



5)



Dafduk Kepindahan



: untuk melakukan entry Permohonan Kartu Keluarga (baru) : untuk melakukan entry data penambahan Anggota keluarga. : untuk melakukan entry data permohonan Akta kelahiran terhadap penduduk yang baru di entryi karena kelahiran : berfungsi untuk melakukan entry data permohonan akta kematian terhadap penduduk yang baru dilakukan penghapusan karena kematian : berfungsi untuk melakukan entry data permohonan surat pindah terhadap penduduk yang baru dilakukan penghapusan karena pindah



2. Keluaran yang terdiri dari :



3



1)



Daftar Keluarga/Cetak KK



2)



Daftar/Cetak Biodata



3)



Daftar / Cetak KTP



4)



Format Surat2 Keterangan



5)



Daftar / Cetak Kelahiran



6)



Daftar / Cetak Kematian



7)



Daftar / Cetak Surat Pindah



: untuk melakukan pencarian dan menampilkan daftar Keluarga, selanjutnya untuk di cetak permohonan KK : untuk melakukan pencarian dan menampilkan daftar biodata, Selanjutnya melkukan edit biodata dan cetak biodata. : untuk melakukan pencarian dan menampilkan daftar penduduk yang pernah melakukan permohonan KTP. : untuk melakukan pencarian dan menampilkan daftar biodata, Selanjutnya melkukan transaksi dan pencetakan keterangan. : untuk melakukan pencarian dan menampilkan daftar penduduk yang pernah membuat permohonan akta kelahiran. : untuk melakukan pencarian dan menampilkan daftar penduduk Yang pernah membuat permohonan akta kematian : untuk melakukan pencarian dan menampilkan daftar penduduk yang pernah melakukan permohonan perpindahan.



surat-surat



3. Admin yang terdiri dari :



1) 2)



Administrator Validasi



3)



Cek Data delete/KK



4) 5)



Cari data bermasalah normal Laporan-laporan



6)



Daftar Penduduk :



: untuk melakukan proses penambahan user, Setup wilayah : untuk masuk ke form validasi, dimana kita bisa melakukan proses validasi yaitu perbaikan, penambahan, penghapusan dan proses lainnya. : untuk menampilkan data yang telah dihapus oleh user per keluarga, untuk kemungkinan bisa di aktifkan kembali : untuk mencari data yang bermasalah yang tidak bias dilakukan proses secara : Laporan perkembangan penduduk yang meliputi laporan jumlah lahir, jumlah mati, jumlah pindah datang, jumlah penghapusan dan jumlah penambahan penduduk dalam kurun waktu selama satu bulan. i. ii. iii. iv. v. vi. vii. viii. ix.



Daftar Keluarga Entry baru Penambahan biodata Perubahan Header pada Kartu Keluarga Perubahan Biodata Biodata Mutasi Penduduk yang memiliki surat Nikah Penduduk yang memiliki e-ktp Memiliki Akta Kelahiran Penduduk yang belum memiliki e-KTP.



4



7)



Rekap i. ii. iii. iv. v. vi. vii. viii. ix.



8)



Jumlah Penduduk berdasarkan Jenis Kelamin per RT/RW Jumlah penduduk berdasarkan Agama Jumlah Penduduk berdasarkan Pendidikan Jumlah Penduduk berdasarkan Pekerjaan Jumlah Penduduk berdasarkan Kelompok usia Jumlah Penduduk berdasarkan Status Kawin Jumlah Penduduk berdasarkan e-KTP Jumlah Penduduk berdasarkan kepemilikan Akta Lahir Jumlah Penduduk berdasarkan kepemilikan e-KTP



Daftar KK Miskin i. ii. iii. iv. v. vi.



Daftar Semua KK Miskin Daftar KK yang memiliki Jaminan Kesehatan Daftar Jiwa yang memiliki Jaminan Kesehatan KK yang memperoleh bantuan Rutilahu (Rumah Tidak Layak Huni) KK yang memperoleh bantuan melalui Program Keluarga Harapan (PKH) KK miskin lainnya



9)



Tahapan KS (Keluarga Sejahtera) i. Pra KS ii. KS I iii. KS II iv. KS III v. KS III+ 10) Peta : untuk menampilkan peta wilayah kabupaten/Kota



Panduan Operasional Aplikasi Validasi Data Penduduk SETING WILAYAH A.



Administrator



Penting, sebelum proses selanjutnya kita harus melakukan Setup Data Wilayah, seting wilayah ini dapat dilakukan oleh user dengan level supervisor atao administrator, dengan cara klik Tab Admin (1), lalu klik tombol Administrator (2), seperti gambar di bawah ini



5



Maka tampilan akan muncul seperti gambar di bawah, Isi User dan Password lalu klik tombol Login, maka akan masuk ke menu Administrator



Isi nama Camat beserta NIP nya kemudian klik tombol maju / mundur sampai menemukan nama dan kode desa/kelurahan tempat bapak/ibu bertugas, Jika sudah di temukan maka isi nama Kepala Desa/ Lurah beserta NIP, isi nama Petugas Registrasi dan alamat lengkap kantor, klik simpan dan keluar.



Membuat user



Setelah masuk ke kenu administrator, pilih tab Maintenance, klik tombol User / Pengguna, maka akan uncul form Manajemen pengguna :



6



Klik tombol Tambah, lalu isi kolom-kolom yang tersedia sesuai dengan kebutuhan (isi nip dg angka sembarang/jika tidak memiliki nip), silahkan pilih otoritas poin 3 sebagai operator, klik tombol simpan untuk menyimpan. jangan lupa catat login dan password supaya anda tidak lupa. Silahkan anda keluar dan masuk kembali dg menggunakan user dan password yg sudah anda buat tadi.



B.



Rekap Jumlah Penduduk



Setelah setup wilayah dan sebelum melakukan proses selanjutnya lakukan pencetakan Rekap Jumlah Penduduk sebagai dasar untuk melakukan perbaikan data



Jika anda tidak akan mencetak ke hardcopy anda bisa melakukan dokumentasi ke softcopy berupa file PDF yang dapat di buka oleh aplikasi Foxit Reader atau Acrobat Reader, yaitu dengan meng klik tombol PDF, maka file akan tersimpan di folder c:\validasi\PDF



Rekap Jumlah Penduduk sebagai langkah awal untuk memonitor kevalidan database terutama dari segi struktur susunan RT/RW, jika terdapat kejanggalan mengenai jumlah RT, RW dan jumlah Penduduk maupun jml KK dalam tiap RT /RW maka jelas perlu dilakukan validasi data.



7



C. Validasi Seperti data di atas ternyata ada RT 0 dengan jumlah KK 34 dan jumlah penduduk 70 orang, hal ini tentunya dipertanyakan kebenarannya. Jika ternyata terdapat kekeliruan maka dapat dilakukan perubahan data dengan cara : Di menu utama tab Admin klik tombol Validasi seperti gambar. di bawah ini :



Sehingga tampilan akan nampak pada gbr dibawah ini :



Gambar di atas menunjukan bahwa keluarga A. ODANG berada di RT 0, jika datanya ingin diperbaiki maka klik tombol Edit KK seperti gambar di atas, maka tampilan akan muncul seperti gambar di bawah ini



8



Lalu lakukan proses perbaikan data, jika sudah selesai tekan tombol simpan



Panduan Operasional Aplikasi Validasi Data Penduduk



Proses proses yang dilakukan di menu utama A.



Masukan



Masukan merupakan sebuah proses input data bagi penduduk yang baru baik merupakan kelahiran, pendadang atau belum terdata sebelumnya.



1.1 Entry Permohonan Kartu Keluarga (baru). Pada menu utama klik tab Masukan kemudian klik Kartu Keluarga maka akan muncul form entry :



9



Header - Pilih JENIS KK (1. KK baru-pendatang 2. KK baru-pisaha kk 3. Sudah punya kk SIAK-susulan 4. KK barutidak terdata) setelah di piplih salah satu maka isi kolom demi kolom sesuai format isian, kemudian tekan tombol tab pada keyboard untuk pidah ke kolom berikutnya samapi dengan selesai mengisi kode pos, kemudian akan muncul konfirmasi/perintah untuk melanjutkan mengisi biodata satu persatu. Detail - Silahkan lakukan pengisian biodata selengkapnya, ketik untuk kolom isian dan klik untuk kolom pilihan, jangan lupa untuk meng-klik pilihan pada kolom Kepemilikan e-KTP yang akan mengubah tombol Simpan menjadi aktif. Klik simpan maka data akan tersimpan kedalam database. Klik tombol tambah untuk memasukan anggota keluarga berikutnya. 1.2 Entry Biodata/penambahan anggota keluarga untuk KK yang sudah ada dalam database, Pada menu utama klik tab Masukan kemudian klik Biodata maka akan muncul form entry :



Masukan NOMOR KK yang akan ditambhakan anggotanya keludian klik tombol Periksa, jika data keluarga ditemukan maka ankan langsung muncul Nama kepala kelurga dan alamat, tapi jika tidak ditemukan mungkun anda salah memasukan nomor kk. Pilih JENIS PENAMBAHAN (1. Kedatangan, 2. Kalahiran 3. Susulan 4.Tidak terdata), silahkan isi data dengan lengkap, ketik untuk kolom isian dan klik untuk kolom pilihan, sampai dengan KEPEMILIKAN e-KTP, klik tombol simpan. 1.3 Proses Permohonan Akta kelahiran, Pada menu utama klik tab Masukan kemudian klik Catatan Sipil Kelahiran maka akan muncul form pencarian biodata WNI :



10



Fasilitas ini bisa dilakukan bagi data yang baru di entry karena peorses penambahan anggota – kelahiran, Masukan nama yang akan dicari datanya lalu klik tombol Cari maka akan muncul form hasil pencarian :



Klik tombol kelahiran maka akan masuk ke form permohonan akta kelahiran



Lengkapi data kelahiran, jangan lupa mengisi nomor surat nikah dan tangga pernikahan, klik tombol simpan kemudian klik tombol formulir akta kelahiran maka akan tampil formulir akta kelahiran sebagai berikut :



11



Disamping formulir, u tuk melengkapi prsyaratan permohonan aka kelahiran dilampiri pula oleh surat kelahiran bidan/surat kelahiran dari Desa/kelurahan. Jika pemohon mewakilkan kepada orang lain harus melampiri juga surat kuasa.



1.4 Proses Permohonan Akta Kematian, Pada menu utama klik tab Masukan kemudian klik Catatan Sipil Kematian maka akan muncul form pencarian biodata WNI :



Fasilitas ini bisa dilakukan bagi data yang baru di lakukan peorses penghapusan – karena meniggal, Masukan nama yang akan dicari datanya lalu klik tombol Cari maka akan muncul form hasil pencarian :



12



Klik tombol Kematian maka akan muncul form Entry data kematian



Lengkapi data data kematian, kemudian klik simpan dan untuk mencetak keterangan kematian klik cetak Keterangan



atau untuk mencetak surat kematian klik Cetak Surat



13



1.5 Proses Permohonan Surat pindah, Pada menu utama klik tab Masukan kemudian klik Dafduk Kepindahan maka akan muncul form pencarian biodata WNI :



Fasilitas ini bisa dilakukan bagi data yang baru di lakukan peorses penghapusan – karena pindah, Masukan nama yang akan dicari datanya lalu klik tombol Cari maka akan muncul form hasil pencarian :



14



Klik tombol Surat Pindah maka akan muncul form Entry data kepindahan



Lengkapi data kepindahan, alamat tujuan dan kolom yang lainnya, klik simpan maka akan tersimpan dengan nomor id kepindahan, untuk mencetak klik Cetak Surat Pindah.



15



16



Panduan Operasional Aplikasi Validasi Data Penduduk



Proses proses yang dilakukan di menu utama 2.



Keluaran



Keluaran merupakan proses output baik berupa formulir, laporan maupun daftar.



2.1 Daftar keluarga/Cetak KK, Melakukan pencarian dan pencetakan KK, Pada menu utama klik tab Keluaran kemudian klik Daftar keluarga/Cetak KK maka akan muncul form pencarian biodata WNI :



Silahkan lakukan pencarian bisa berdasarkan Nama kepala keluarga, nomor kk atau alamat, klik tombol CARI maka akan tampil form hasil pencarian :



17



Dalam fasilitas ini bisa melakukan proses pencetakan formulir kk (F1-01), penghapusan KK, edit header KK dan masuk form Validasi. Klik tombol Cetak F1-01 maka akan muncul tampilan Formulir Biodataa Penduduk (formulir kk f1-01) seperti berikut :



18



2.2 Daftar/Cetak Biodata, melakukan pencarian dan pencetakan KK, Pada menu utama klik tab Daftar/Cetak Biodata maka akan muncul form pencarian biodata WNI :



Keluaran kemudian klik



Silahkan lakukan pencarian bisa berdasarkan Nama lengkap, nomor kk dll, klik tombol CARI maka akan tampil form hasil pencarian :



Dalam fasilitas ini bisa melakukan proses pencetakan Biodata WNI, penghapusan biodata , Edit biodata dan masuk form Validasi. Klik tombol Biodata maka akan muncul tampilan Biodata Penduduk seperti berikut :



19



2.3 Daftar/Cetak Formulir KTP, melakukan pencarian dan pencetakan KK, Pada menu utama klik tab Daftar/Cetak f-KTP maka akan muncul form pencarian biodata WNI :



Keluaran kemudian klik



Silahkan lakukan pencarian bisa berdasarkan Nama lengkap, nomor kk dll, klik tombol CARI maka akan tampil form hasil pencarian :



20



Dalam fasilitas ini bisa melakukan proses pencetakan Formulir KTP, Edit biodata dan masuk form Validasi. Klik tombol F – KTP maka akan muncul tampilan formulir KTP seperti berikut :



21



2.4 Surat Keterangan, melakukan pencarian dan pencetakan KK, Pada menu utama klik tab Format Surat2 Keterangan maka akan muncul form pencarian biodata WNI :



Keluaran kemudian klik



Silahkan lakukan pencarian bisa berdasarkan Nama lengkap, nomor kk dll, klik tombol CARI maka akan tampil form hasil pencarian :



Dalam fasilitas ini bisa melakukan proses pencetakan surat-surat Keterangan, Edit biodata dan masuk form Validasi. Klik tombol Keterangan maka akan muncul tampilan form Surat-surat keterangan :



22



Silahkan pilih salah satu surat keterangan yang dibutuhkan, isi kolom kolom yang dipelukan dal lakukan pencetakan dengan klik tombol yang ada dalam Menu cetakan, contoh cetak Pernyataan Menetap maka akan muncul tapilan seperti berikut :



Atau surat keterangan tidak mampu, tinggal pilih jenis surat keterangan, kemudian lengkapi datana sesuai dengan form isian. Lali klik tombol Cetak



2.5 Daftar/Cetak Kelahiran, melakukan pencarian dan pencetakan data penduduk yang sudah pernah melakukan permohonan akta kelahiran (proses 1.3 pada poin masukan), Pada menu utama klik tab Keluaran kemudian klik Daftar/Cetak Kelahiran maka akan muncul form pencarian biodata WNI :



23



Klik tombil Cari maka akan masuk ke form Daftar cetak formulir akta kelahiran



Untuk mencetak formulir klik tombol Kelahiran maka akan muncul formulir Akta Kelahiran :



24



2.6 Daftar/Cetak Kematian , melakukan pencarian dan pencetakan data penduduk yang sudah pernah melakukan permohonan akta kematian (proses 1.4 pada poin masukan), Pada menu utama klik tab Keluaran kemudian klik Daftar/Cetak Kematian maka akan muncul form pencarian biodata WNI :



25



Silahkan lakukan pencarian bisa berdasarkan Nama lengkap, nomor kk dll, klik tombol CARI maka akan tampil form hasil pencarian :



Dalam fasilitas ini bisa melakukan proses Edit data kematian, klik tombol Edit maka akam masuk ke form edit. Pencetakan Keterangan Kematian dua bagian untuk satu lembar, klik tombol Dua maka akan tampil cetakan Keterangan kematian. Pencetakan surat Kematian tiga bagian dlm satu lembar klik tombol Tiga maka akan tampil cetakan Surat kematian (seperti langkah pada point 1.4 diatas)



2.7 Daftar/Cetak Surat Pindah , melakukan pencarian dan pencetakan data penduduk yang sudah pernah melakukan permohonan Pindah (proses 1.5 pada poin masukan), Pada menu utama klik tab Keluaran kemudian klik Daftar/Cetak S.Pindah maka akan muncul form pencarian biodata WNI :



Silahkan lakukan pencarian bisa berdasarkan Nama lengkap, nomor kk dll, klik tombol CARI maka akan tampil form hasil pencarian :



26



Dalam fasilitas ini bisa melakukan ptorse Pencetakan Surat Pindah, klik tombol Ctk Sur Pin maka akan tampil cetakan Surat Keterangan Pindah



27



Panduan Operasional Aplikasi Validasi Data Penduduk



Proses proses yang dilakukan di menu utama 3.



Admin



Menu admin merupakan menu yang disediakan untuk fasilitas admin di luar pelayanan sehari-hari namun sangat dibutuhkan dalam men-seting aplikasi ini.



3.1 Administrator Administrator merupakan fasilitas untuk men-seting aplikasi diantaranya membuat usel dan login supaya kita dapat membuka dan mengoperasionalkan aplikasi ini sebagai operator untuk melakukan transaksi pelayanan administrasi kependudukan sehari-hari terhadap masyarakat. Pada menu utama klik tab Admin kemudian klik Administrator maka akan muncul form Administrator sebagai berikut :



Masukan User dan Password, jika berhasil maka akan masuk ke form Setup Wilayah



28



Isi nama Camat beserta NIP nya kemudian klik tombol maju / mundur sampai menemukan nama dan kode desa/kelurahan tempat bapak/ibu bertugas, Jika sudah di temukan maka isi nama Kepala Desa/ Lurah beserta NIP, isi nama Petugas Registrasi dan alamat lengkap kantor, klik simpan dan keluar. Maintenance. Pada tab ini ada bebreapa tombol : 1. User/Pengguna 2. Tabel data keluarga 3. Tabel biodata WNI 4. Tabel Laporan Penduduk



3.1.1



User / pengguna



Fasilitas ini berfungi untuk menambah atau menghapus pengguna untuk dapat login/masuk kedalam aplikasi ini, pada menu Administrator klik Tab Maintenance, kelmudian klik tombol User / Pengguna, maka akan muncul form Manajemen Pengguna, Silahkan tambah atau hapus user sesuai dengan kebutuhan.



29



3.1.2



3.1.3



3.1.4



Tabel Data Keluarga Fasilitas ini berfungsi untuk melihat isi dari table Data Keluarga, ini dilakukan jika kita menemukan masalah yang tidak bisa di selesaikan dengan aplikasi Tabel Biodata WNI Fasilitas ini berfungsi untuk melihat isi dari table Biodata WNI, ini dilakukan jika kita menemukan masalah yang tidak bisa di selesaikan dengan aplikasi Tabel Laporan Penduduk Fasilitas ini berfungsi untuk melihat isi dari table lapduk, ini dilakukan jika kita menemukan masalah yang tidak bisa di selesaikan dengan aplikasi



3.2 Validasi Pada tab Admin Klik tombol Validasi, maka akan masuk ke form VALIDASI DATA KELUARGA,



30



ada 3 Tab yang tampil yaitu : 1.



2.



3.



ANGGOTA KELUARGA, terdiri dari 2 kolom: a. Biodata aktif yaitu biodata yang datanya dapat di akses, diperbaiki dan di cetak b. Biodata Tidak aktif, yaitu data yang timnbul karena proses penghapusan karena : pindah, meninggal, tidak dikenal, dobel ENTRY BIODATA, terdiri dari 2 kolom: a. Entry Biodata yaitu form untuk melakukan entry/pemasukan data baru karena : kelahiran, kedatangan atau belum terdata sebelumnya. DATA KK MISKIN. Yaitu tab untuk melakukan pendataan mengenai data kk miskin dan data kelaurga yang mendapat bantuan-bantuan dari pemerintah



Dalam form validasi juga terdapat beberapa tombol, diantaranta 3.2.1 Edit KK Edit KK  Perbaikan pada Header KK, (Nama Kepala Keluarga, Alamat, RT, RW juga KODE POS ); Pada form Validasi Data Keluarga Klik Tombol Edit KK,



Silahkan lakukan perbaikan data sesuai dengan data yang sebenarnya, setelah selesai maka klik tombol Simpan. Pada form VALIDASI setelah dilaukan perubahan dan di simpan maka STATUS KK yang sebelumnya muncul tulisan BELUM DIMUTAKHIRKAN akan beribah menjadi SUDAH DI UBAH. 3.2.2 Replace NO_KK Replace NO_KK  Merubah no KK yg hasil create apl validasi yg bersifat temporary/sementara



menjadi No KK hasil create Apl SIAK ( ketika KK sudah jadi), klik tombol Replace_No_KK, kemudian masukan Nomor KK yang baru, klik Replace.



31



3.2.3 Pencarian KK Pencarian KK  proses pencarian kepala keluarga, klik tombol Pencarian KK pada form VALIDASI, isi nama yang akan dicari, klik Find Next. Jika data sudah ditemukan maka klik tanda X, lakukan proses selanjutnya terhadap kk tersebut.



3.2.4 Delete KK Delete KK  proses penghapusan data per keluarga, klik tombol delete Kk maka akan muncul form konfirmasi, pilih jenis penghapusan yang dilakukan :



3.2.5 Cetak Formulir KK (F.1-15 dan F.1-01) Cetak Formulir F1-01  mencetak formulir permohonan Biodata WNI (KK) bisa langsung bentuk hardcopy ke kertas, bisa juga softcopy yaitu create file dg format PDF. Pada form Validasi Data Keluarga ada kotak Menu Cetakan, pada pilihan tab Formulir klik tombol KK F-1.15, maka muncul preview cetakan formulir kk



32



Pada form Validasi Data Keluarga ada kotak Menu Cetakan, pada pilihan tab Formulir klik tombol KK F-1.01, maka muncul preview cetakan formulir kk



3.2.6 Cetak formulir F1-21 Cetak formulir F1-21  mencetak formulir Permohonan KTP WNI Pada form Validasi Data Keluarga ada kotak Menu Cetakan, pada pilihan tab Formulir klik tombol KTP-1 Lembar, maka muncul preview cetakan formulir KTP



33



3.2.7 Cetak Dokumen Data Keluarga Cetak Dokumen Data Keluarga  mencatak dokumen per keluarga untuk dijadikan arsip di tingkat Desa/Kel, RW maupun RT. Cetakan ini bisa juga di cetak per RT dan dijadikan sebagai berkas untuk melakukan validasi/coklit ke masyarakat oleh petugas Registrasi maupun oleh Ketua RT atau RW setempat. Lakukan perbaikan secukupnya. Pada form Validasi Data Keluarga ada kotak Menu Cetakan, pada pilihan tab Data Keluarga klik tombol Dokumen Data Keluarga per RT untuk mencetak per RT, klik tombol Dokumen Data Keluarga per KK untuk mencetak per KK yang sedang tampil, maka muncul preview cetakan dokumen data keluarga validasi.



3.2.8 Edit (perbaikan Biodata) ; Pada form Validasi Data Keluarga setelah dilakukan pencarian biodata yang akan di edit, Klik tobol Edit,



34



setelah muncul form EDIT BIODATA lakukanlah Validasi/Perbaikan data terhadap data yang terdapat kesalahan atau kekurangan, jangan lupa melakukan validasi terhadap data AKSEPTOR KB dan MEMILIKI e-KTP, klik Simpan. Setelah dilakukan edit biodata maka akan terjadi perubahan pada kolom FLAG yang berwarna kuningn, untuk SITI AULIA NURJANAH kolom flag semula N (belum ada perbaikan) menjadi E (hasil edit).



Keterangannya FLAG sebagai berikut : N = Data normal/ data asli, belum dilakukan validasi E = Data yang telah di validasi\ di edit O = Data yakin benar dan tidak dilakukan lagi validasi P = Data akan melakukan proses Pisah KK TD = Data hasil penambahan karena Kedatangan TL = Data hasil penambahan karena Kelahiran TS = Data hasil penambahan karena Susulan (Belum masuk Database Validasi tapi sudah masuk Database di Dinas kependudukan dan pencatatan Sipil dan sudah memiliki KK) TT = Data hasil penambahan karena Tidak Terdata Sebelumnya X = Data telah di hapus se keluarga bersama Header KK nya XD = Data telah di hapus karena Dobel XM = Data telah di hapus karena Meninggal XP = Data telah di hapus karena Pindah ke luar Desa/Kel XT = Data telah di hapus karena Tidak Dikenal cari data yg akan di validasi, lkik Edit, lakukan perbaikan data sesuai dengan dokumen resmi yang dimiliki orang tersebut, pastikan data sama dengan Akta Kelahiran, STTB, Surat Nikah, SK PNS jika PNS/TNI/POLRI



35



3.2.9



Proses Pisah KK



A. Pisah KK Sebagai Kepala Keluarga ; Pada Tab ANGGOTA KELUARGA kolom BIODATA AKTIF Cari data yang akan Pisah KK, pada kolom FLAG Pilih P -> Pisah KK, akan langsung muncul form BIODATA PISAH KK. pilih Jenis Pisah = 2 : Membentuk KK baru,



kemudian langsung muncul form Data Keluarga Pisah KK,



36



setelah muncul form DATA KELUARGA PISAH KK pilih jenis kk (1. Kk baru 2. Sudah memiliki KK), lakukan perubahan seperlunya pada alamat, jangan lupa catat No KK untuk menambahkan anggota lain, klik Simpan, klik Keluar, maka data tersebut sudah terpisah dengan membentuk kk baru dan No KK baru.



B. Pisah KK Sebagai Anggota Keluarga ; Pada Tab ANGGOTA KELUARGA Cari data yang akan Pisah KK, pada kolom FLAG Pilih P -> Pisah KK, muncul form biodata pisah kk, pilih jenis pisah = 1 : Numpang KK yang sudah ada, masukan NOMOR_KK yang akan di tumpangi, jangan lupa ubah kolom Hubungan Keluarga nejnadi anggoata ( istri, anak, dll,), klik simpan, maka data sudah terpisah dari KK induk menjadi anggota KK yang baru.



Hasil Proses Pisah kk dapat kita cetak sebagai permohonan Kartu Kelurga maupun KTP. Pada Menu Cetakan klik tab Data Keluarga, klik Dokumen Data Keluarga per KK, dan untuk mencetak Formulir klik tab Formulir, Klik Permohonan KK atau Permohonan KTP.



37



3.2.10 Penghapusan/Pengurangan Data ; A. Menghapus data KK dengan seluruh Anggota Kealuraga ; Pilih kk yang akan di hapus, klik tombol Delete KK, akan muncul warning jenis penghapusan, pilih jenis lalu klik simpan, dan akan muncul konfirmasi keyakinan penghapusan, Klik Yes,



tulisan pada status kk menjadi SUDAH DI HAPUS, dan seluruh naggota keluarga pada tab ANGGOTA KELUARGA pindah ke kotak BIODATA_TIDAK_AKTIF dengan FLAG = X. B. Menghapus sebagian anggota Keluarga ; Pilih biodata yg akan dihapus, ubah FLAG menjadi : XD = Data telah di hapus karena Dobel XM = Data telah di hapus karena Meninggal (ada proses kelanjutan ) XP = Data telah di hapus karena Pindah ke luar Desa/Kel (ada proses kelanjutan ) XT = Data telah di hapus karena Tidak Dikenal Klik Rifresh, maka data akan pindah ke kotak BIODATA_TIDAK_AKTIF di bagian bawah.



Dari proses penghapusan, untuk pilihan Meninggal dan Pindah dapat kita teruskan ke proses selanjutnya :



38



C. Menghapus karena Meninggal ; Pilih pada data yang Meninggal, pada tab ANGGOTA KELUARGA kotak BIODATA_TIDAK_AKTIF, klik PROSES maka akan muncul form ENTRY DATA KEMATIAN,



masukan data kematian dengan lengkap, klik simpan, selanjutnya bisa Cetak Formulir Kematian atau Cetak Keterangan Kematian, deghan mengetahui Kepala Desa/Lurah setempat, selain cetakan berupa hardcopy anda juga bisa membuat softcopy berupa file PDF yang akan tersimpan ke folder C:/Validasi_2013/pdf.



Atau mencetak surat kematian



39



D. Menghapus karena Pindah ; Pilih data yang akan dipindahkan, pada tab ANGGOTA KELUARGA kotak BIODATA_AKTIF ubah FLAG menjadi XP, klik refresh, maka data akan pindah ke kotak BIODATA_TIDAK_AKTIF, klik PROSES maka akan muncul form :



Pilih kriteria pindahnya, maka akan muncul ENTRY DATA KEPINDAHAN, kemudian isi sesuai permohonan, seperti gambar dibawah ini :



40



masukan data kepindahan dengan lengkap, klik Simpan akan muncul konfirmasi data kepindahan, klik OK maka nomor kepindahan akan terisi, Selanjutnya bisa mencatak Sirat Pindah dengan klik Cetak Surat Pindah. selain cetakan berupa hardcopy anda juga bisa membuat softcopy berupa file PDF yang akan tersimpan ke folder C:/Validasi_2013/pdf.



41



Kemudian lampirkan biodatanya dengan cara mgklik nama pada form biodata_tidak aktif



E.



Menghapus karena Dobel Data Pilih data yang akan di hapus karena dobel, pada tab ANGGOTA KELUARGA kotak BIODATA_AKTIF ubah FLAG menjadi XD,



maka akan muncul konfirmasi penghapusan, klik yes. Kemudian klik refresh maka data akan pindah ke kotak BIODATA_TIDAK_AKTIF



42



F.



Menghapus karena Tidak Dikenal Pilih data yang akan di hapus karena dobel, pada tab ANGGOTA KELUARGA kotak BIODATA_AKTIF ubah FLAG menjadi XT,



maka akan muncul konfirmasi penghapusan, klik yes. Kemudian klik refresh maka data akan pindah ke kotak BIODATA_TIDAK_AKTIF



3.2.11 Entry/Penambahan anggota keluarga melalui form VALIDASI ; Cari Keluarga yang akan di tambahkan anggota baru, klik tab ENTRY BIODATA, KEMUDIAN klik tombol Entry,



akan muncul form ENTRY BIODATA WNI (penambahan), pilih Jenis Penambahan dengan meng klik tanda panah kebawah pada kolom isian Jenis Penambahan : (1. Kedatangan, 2. Kalahiran 3. Susulan 4.Tidak terdata) ;



43



A.



Kedatangan, ada NIK yaitu penambahan anggota keluarga karena ada penduduk yang masuk/datang dari luar desa/kel dengan catatan sudah memiliki NIK, dengan membawa surat pindah dari daerah asal. B. Kelahiran yaitu penambahan anggota keluarga karena ada penduduk yang baru dilahirkan dalam sebuah keluarga. C. Susulan, ada NIK yaitu penambahan anggota keluarga karena belum masuk dalam database desa/kel sementara keluarga yang besangkutan sudah memiliki KK terbaru (anggota sudah memiliki NIK) D. Tak terdata yaitu penambahan anggota keluarga karena tidak terdata kedalam database kependudukan namun merupakan penduduk asli daerah tersebut (tidak tercoklit pada tahun 2010)



3.2.12 Validasi DATA KK MISKIN ; Fasititas ini adalah fitur tambahan yang kami siapkan, anda tinggal melengkapinya, Dari Menu Utama klik tombol Validasi, akan masuk ke form Validasi Data Keluarga.



Terdapat 3 Tab pada form ini yaitu : 1=ANGGOTA KELUARGA, 2=ENTRY BIODATA dan PISAH KK, 3=DATA KK MISKIN. Data yang ada tinggal ditambahkan informasinya mengenai data kk miskin pada kotak FORM ISIAN DATA MISKIN, lakukan validasi pada setiap KK mengenai TAHAPAN KELUARGA SEJAHTERA, kltik tanda panah ke bawah maka akan muncul bebrapa pilihan : (1. Pra KS 2. KS I 3.KS II 4.KSIII 5.KSIII+), dan JENIS BANTUAN YANG DITERIMA, (JAMKES, RUMAH TIDAH LAYAK HUNI, PKH, dan LAINNYA), setelah selesai klik tombol Simpan, klik tanda panah ke kanan untuk berpindah pada kk berikutnya.



3.3 Cek data delete / kk Cek data delete per Keluarga merupakan fasilitan untuk mengetahui atau mancari data yang telah di hapus per kaluraga, tidak menutup kemungkinan data yang dihapus adalah data yang tidak seharusnya dilakukan penghapusan, maka di menu ini data sekeluarga bisa dilakukan pengaktifan kembali data tersebut, silahkan lakukan pencarian data



yang dimaksud dengan meng-klik tombol Necx Record seperti gambar



44



jika sudah ditemukan lalu klik tombol Aktifkan Data, maka akan muncul konfirmasi pengaktifan, klik Yes maka data akan aktif kembali dan bisa dilakukan proses pelayanan seperti biasa.



3.4 Cari data bermasalah Cari data bermasalah adalah fasilitas untuk melakukan pencarian data yang dianggap bermasalah, artinya data tidak bisa dilakukan proses secara biasa, silahkan masukan data yang akan dicari berdasarkan No KK, Nama KK (untuk Data_keluarga), dan No KK, NIK, Nama Lengkap (untuk Biodata_WNI)



45



Setelah ditemukan data yang kita cari maka lakukan perbaikan data seperlunya sesuai dengan permasalahannya.



3.5 Cetak Laporan



Setelah proses Validasi selesai kita bisa melakukan Pencetakan, (Rekap, Daftar, dan Laporan). File Aplikasi validasi tersebut untuk segera di kirimkan ke Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten/Kota untuk dilakukan penggabungan data dan dijadikan sebagai Database pelayanan, aplikasi harus tetap digunakan oleh Desa/Kelurahan sebagai pelayanan sehari hari dan pelaporan Kependudukan bulanan ke tingkat Kecamatan dengan mencetak Laporan Perkembangan Pendududk (dengan dilampirI 1. Laporan Kelahiran Bulanan, 2. Laporan Kematian Bulanan, 3.Laporan Kepindahan Bulanan, 4. Laporan Kedatangan Bulanan, 5. Laporan Penambahan Lain dan 6. laporan Penghapusan lain). Pihak Kecamatan meneruskan laporan bulanan beserta lampiran tersebut kepada Dinas Kependuddukan dan Pencatatan Sipil. Laporan Perkembangan Penduduk dapat di cetak dari Menu Utama pada Tab Laporan.



Laporan Perkembangan Pendududk : Laporan penduduk bulanan menghenai jumlah Kalahiran, Kematian, Kepindahan dan Kedatangan pada suatu desa setiap bulannya, pada aplikasi ini laporan pendududk ditambah dengan jumlah data Penambahan lain ( Entry data karena belum Terdata sebelumnya dan Entry data karena ybs sudah memiliki KK SIAK



46



namun belum tercoper kedalam database validasi ini) dan jumlah data Pengurangan lain ( Penghapusan date karena dobel dan Penghapusan date karena tidak dikenal). Laporan perkembangan penduduk yang dilaporkan pada bulan ini adalah diambil dari hasil transaksi LAMPID pada bulan sebelumnya.



Lampiran 1 Daftar Kelahiran



Lampiran 2 Daftar Kematian



47



Lampiran 3 Daftar Perpindahan



Lampiran 4 Daftar Kedatangan



Lampiran 5 Daftar Penambahan lain



Lampiran 6 Daftar Pengurangan lain



48



Masih banyak format surat keterangan yang laiinny, tinggal isi data sesuai form yang disediakan maka surat keterangan alan langsung bisa ditampilkan dan di cetak untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.



3.6 Cetak Daftar



Cetak Daftar merupakan cetakan dari hasil proses yang telah kita lakukan selama menjalankan aplikasi ini, daftar ini bisa berupa cetakan Daftar : 1) Keluarga entry baru : daftar KK yang baru di masukan, dan bukan KK yang hasil dari Dinas Kependudukan. 2) Penambahan biodata : daftar Biodata yang baru di masukan, dan bukan Biodata yang hasil dari Dinas Kependudukan. 3) Perubahan header KK : daftar KK yang dilakukan perubahan baik Alamat maupun Nama Kepala Keluarga. 4) Perubahan Biodata : daftar Biodata yang dilakukan perubahan berdasarkan dokumen lain yang dimiliki. 5) Biodata Mutasi : daftar biodata yang telah dilakukan penghapusan 6) Memiliki Surat Nikah : daftar biodata yang memiliki surat nikah 7) Memiliki e-KTP : daftar biodata yang sudah memiliki e-KTP 8) Memiliki akta Lahir : daftar biodata yang sudah memiliki akta kelahiran 9) Pddk blm punya eKTP : daftar biodata yang belum memiliki e-KTP 3.7 Cetak Rekap



49



Cetak Rekap merupakan cetakan dari hasil proses yang telah kita lakukan selama menjalankan aplikasi ini, rekap ini bisa berupa cetakan rekap : 1) Jumlah Penduduk : menampilkan rekapan jumlah penduduk dalam satu desa/Kelurahan 2) Jml berdasar Agama : menampilkan rekapan jumlah penduduk berdasarkan kelompok Agama 3) Jml berdasar Pendidikan : menampilkan rekapan jumlah penduduk berdasarkan Pendidikan 4) Jml berdasar Pekerjaan : menampilkan rekapan jumlah penduduk berdasarkan Pekerjaan 5) Jml berdasar Kel Usia : menampilkan rekapan jumlah penduduk berdasarkan Kelompok Usia 6) Jml berdasar st Kawin : menampilkan rekapan jumlah penduduk berdasarkan setatus perkawinan 7) Jml berdasar e-KTP : menampilkan rekapan jumlah penduduk berdasarkan kepemilikan e-KTP 8) Jml berdasar Akta Lahir : menampilkan rekapan jumlah penduduk berdasarkan kepemilikan Akta Kelahiran 9) Pddk blm punya e-KTP : menampilkan rekapan jumlah penduduk yang belum memiliki e-KTP



3.8 Cetak Daftar KK miskin



3.9 Cetak Data Tahapan Keluiarga Sejahtera



50



3.10 Menampilkan Peta



Penutup Aplikasi validasi versi 5.2-key ini merupakan aplikasi pengembangan dari versi 264 yang sudah diberikan sebelumnya (yang merupakan aplikasi resmi yg di keluarkan oleh Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kab Sumedang). Namun pada versi 5.2-key ini anda memiliki kesempatan menggunakan dg batas waktu tertentu, sebelum aplikasi terkunci. Jika aplikasi terkunci anda dapat melakukan pelayanan dengan menggunakan aplikasi 264. Utk dapat membuka kunci dan menjalankan aplikasi versi 5-2 dengan full anda harus memasukan kode key/lisensi, key/lisensy bisa anda dapatkan dg melakukanb koordinasi.



51