![Manual Iso 45001-2018 [PDF]](https://pdfs.asia/img/200x200/manual-iso-45001-2018.jpg)
21 0 679 KB
PT. XXXX
HEALTH, SAFETY & ENVIRONMENTAL MANUAL
(MANUAL KESELAMATAN DAN KESEHATAN KERJA & LINGKUNGAN)
ISO 45001:2018 Document No.: PPNS/HSE/MAN/01 Date 01
Issued for Implementation based on OSH-MS ISO 45001:2018
Originator
Reviewer
Approval
08/11/2021
COPYRIGHT No part of these presents may be reproduced or transmitted in any form or by any means including photocopying and recording without the written permission of the copyright holder, QA/C Manager,
PPNS Surabaya.
Dilarang menggandakan atau memindahkan bagian dari bahan-bahan ini dalam bentuk apapun atau dengan cara apapun termasuk melakukan fotocopy dan mencatat tanpa izin tertulis dari pemegang dokumen, QA/C Manager, PPNS Surabaya.
HEALTH, SAFETY ENVIRONMENTAL MANUAL
Doc. No: PPNS/HSE/MAN/01
PT. XXXXXX
Revision: 01 Date: 08.11.2021
REVISION RECORD SHEET Version
Issue Date
01
08/11/2021
00
01/02/2018
Purpose
List of updated/modified sections if any
Revised for imlmentation based on
All
OSHMS ISO 45001:2018 Issued for implementation
DISTRIBUTION Recipient
Departement
E-Mail Address
Qty 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
Page: 2 of 50
HEALTH, SAFETY ENVIRONMENTAL MANUAL
Doc. No: PPNS/HSE/MAN/01
PT. XXXXXX
Revision: 01 Date: 08.11.2021
TABLE OF CONTENT REVISION RECORD SHEET............................................................................................................2 DISTRIBUTION..................................................................................................................................2 1 GENERAL................................................................................................................................5 2. NORMATIVE REFERENCES.................................................................................................8 3. TERMS AND DEFINITIONS..................................................................................................8 4. CONTEXT OF THE ORGANISATION................................................................................14 4.1 Understanding the Organization and Its Context................................................................14 4.2 Understanding the Needs and Expectations of Workers and Other Interested Parties........19 4.3 Scope of the HSE Management System..............................................................................22 4.4 PPNS Surabaya’ HSE Management System and Its Processes...........................................23 5. LEADERSHIP AND WORKER PARTICIPATION.............................................................27 5.1 Leadership and Commitment...............................................................................................27 5.2 Health, Safety and Environmental Policy...........................................................................28 5.3 Roles, Responsibilities and Authorities...............................................................................29 5.4 Consultation and participation of workers...........................................................................32 6. PLANNING............................................................................................................................34 6.1 Action to Addrees Risk and Apportunity............................................................................34 6.2 HSE Objectives, Target and Program..................................................................................36 6.2.1 HSE Objectives................................................................................................................36 6.2.2 Plannimg to achieve HSE objectives...............................................................................37 7. SUPPORT...............................................................................................................................39 7.1 Resources.............................................................................................................................39 7.1.1 General.............................................................................................................................39 7.1.2 Human resources..............................................................................................................39 7.2 Communication...................................................................................................................40 7.3 Documented information.....................................................................................................42 8. OPERATION..........................................................................................................................44 9. PERFORMANCE EVALUATION........................................................................................47 9.1 Monitoring, measurement, analysis and evaluation............................................................47 9.2 Internal audit .......................................................................................................................48 9.3 Management Review...........................................................................................................48 10. IMPROVEMENT...................................................................................................................50 ATTACHMENTS: 1. List of HSE Procedures 2. PPNS Surabaya’ Organizational Structure. 3. PPNS Surabaya’ HSE Organization Chart
Page: 3 of 50
HEALTH, SAFETY ENVIRONMENTAL MANUAL
Doc. No: PPNS/HSE/MAN/01
PT. XXXXXX
Revision: 01 Date: 08.11.2021
DAFTAR ISI REVISION RECORD SHEET............................................................................................................2 DISTRIBUTION..................................................................................................................................2 1. UMUM......................................................................................................................................5 2. ACUAN NORMATIF...............................................................................................................8 3. PERSYARATAN DAN DEFINISI..........................................................................................8 4. KONTEKS ORGANISASI.....................................................................................................14 4.1 Memahami Organisasi dan Konteksnya..............................................................................14 4.2 Memahami Kebutuhan dan Harapan Pekerja dan Pihak Berkepentingan Lain...................19 4.3 Ruang Lingkup Sistem Manajemen K3L............................................................................22 4.4 Sistem Manajemen K3L PPNS Surabaya dan Proses-prosesnya........................................23 5. KEPEMIMPINAN DAN PARTISIPASI PEKERJA..............................................................27 5.1 Kepemimpinan dan Komitmen............................................................................................27 5.2 Kebijakan Keselamatan dan Kesehatan Kerja & Lingkungan............................................28 5.3 Peran Organisasi, Tanggung Jawab dan Otoritas................................................................29 5.4 Konsultasi dan partisipasi pekerja.......................................................................................32 6. PERENCANAAN...................................................................................................................34 6.1 Tindakan untuk Menangani Risiko dan Peluang.................................................................34 6.2 Sasaran, Target dan Program K3L......................................................................................36 6.2.1 Sasaran K3L.....................................................................................................................36 6.2.2 Perencanaan untuk mencapai sasaran K3L......................................................................37 7. DUKUNGAN..........................................................................................................................39 7.1 Sumber daya........................................................................................................................39 7.1.1 Umum..............................................................................................................................39 7.1.2 Sumber daya manusia......................................................................................................39 7.2 Komunikasi..........................................................................................................................40 7.3 Informasi terdokumentasi....................................................................................................42 8. OPERASI................................................................................................................................44 8.1 Perencanaan dan pengendalian operasi...............................................................................44 9. EVALUASI KINERJA...........................................................................................................47 9.1 Pemantauan, pengukuran, analisis dan evaluasi..................................................................47 9.2 Audit internal.......................................................................................................................48 9.3 Tinjauan manajemen............................................................................................................48 10. PERBAIKAN..........................................................................................................................50 LAMPIRAN: 1. Daftar Prosedur K3L 2. Struktur Organisasi PPNS Surabaya 3. Bagan Organisasi K3L PPNS Surabaya
Page: 4 of 50
HEALTH, SAFETY ENVIRONMENTAL MANUAL
Doc. No: PPNS/HSE/MAN/01
PT. XXXXXX
Revision: 01 Date: 08.11.2021
Page: 5 of 50
HEALTH, SAFETY ENVIRONMENTAL MANUAL 1
Doc. No: PPNS/HSE/MAN/01
PT. XXXXXX
Date: 08.11.2021
GENERAL
1. UMUM
1.1 General Profile PPNS Surabaya is professional in the design, manufacture and erecting of boilers and have over decade of experience in the engineering and manufacture of industrial steam, processed heat and power generation.
1.1
Besides boilers, our Company also design and fabricate pressure vessel tanks and piping systems for the palm oil industry. In addition to the assigned standard specifications, we also design and fabricate boilers conform to customer specifications requirement. Office Address PPNS Surabaya is located in Jl. Sei Belumai Km 2,4 No.30-38 Desa Dagang Kelambir, Tanjung Morawa 20362, North Sumatera.
Revision: 01
Profil Umum PPNS Surabaya adalah perusahaan profesional dalam desain, pembuatan dan pemasangan boiler dan memiliki lebih dari satu dekade pengalaman dalam bidang teknik dan pembuatan peralatan industri steam, proses pemanasan dan pembangkit listrik. Selain boiler, Perusahaan kami juga melakukan desain dan membuat tangki bejana tekan dan sistem pemipaan untuk industri minyak sawit. Selain spesifikasi standar yang ditetapkan, kami juga mendesain dan membuat boiler sesuai dengan persyaratan spesifikasi pelanggan. Alamat Kantor PPNS Surabaya terletak di in Jl. Sei Belumai Km 2,4 No.30-38 Desa Dagang Kelambir, Tanjung Morawa 20362 Sumatera Utara.
This manual is to provide an overview of PPNS Surabaya’ Health, Safety and Environmental Management System (HSEMS) to interested parties and to provide them with information of Company policies in complying with the requirements of Government Act No. 13 year 2012 regarding Manpower, Act No. 1 year 1970 regarding Occupational Safety, Regulation of the Republic of Indonesia No. 50 year 2012 and ISO 45001:2018 regarding Occupational Health & Safety Management System, and Government Regulation of the Republic of Indonesia No. PP 32/2009 regarding Environmental Management.
Manual ini memberikan gambaran Sistem Manajemen Keselamatan, Kesehatan Kerja & Lingkungan (SMK3L) PPNS Surabaya kepada pihak-pihak berkepentingan dan memberikan informasi tentang kebijakan Perusahaan dalam pemenuhan persyaratan Undang-Undang No. 13 tahun 2012 tentang ketenaga- kerjaan, UU No. 1 tahun 1970 tentang Keselamatan Kerja, Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 50 tahun 2012 dan ISO 45001:2018 tentang Sistem Manajemen Keselamatan & Kesehatan Kerja, Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. PP 32/2009 tentang Pengelolaan Lingkungan Hidup.
The Company held certificate of ISO 9001:2015 on Quality Management System, ASME Certificates (ASME SStamp: Steam Boiler, and ASME UStamp: Pressure Vessel), National Board Certificate Award achieved in 2014 (National Board R-Stamp: Repair).
Perusahaan juga memegang sertifikat ISO 9001:2015 tentang Sistem Manajemen Mutu, sertifikat ASME (ASME S-Stamp: Steam Boiler, dan ASME U-Stamp: Pressure Vessel), Sertifikat Penghargaan dari National Board Certificate yang diperoleh dalam tahun 2014 (National Page: 6 of 50
HEALTH, SAFETY ENVIRONMENTAL MANUAL
Doc. No: PPNS/HSE/MAN/01
PT. XXXXXX
Revision: 01 Date: 08.11.2021
Board R-Stamp: Repair). 1.2 Purpose of the Manual To be reference and guideline for implementation of PPNS Surabaya’ HSE Management System. To provide an overview of PPNS Surabaya’ HSE Management System to interested parties including Company’ policies there are related to the Act of Republic of Indonesia No. 1 year 1970 regarding Occupational Safety, Act No. 32 year 2009 regarding Protection and Management of the Environment, Goverment Regulation No. 50 year 2012 regarding Implementation of Quality MS ISO 9001:2015, Safety and Health MS 45001:2018 and Environmental MS ISO 14001:2015.
1.2 Tujuan Manual Menjadi acuan dan pedoman pelaksanaan Sistem Manajemen K3L PPNS Surabaya. Untuk memberikan gambaran tentang Sistem Manajemen K3L PPNS Surabaya kepada pihak-pihak yang berkepentingan termasuk Kebijakan Perusahaan dimana hal ini terkait dengan Undang-Undang Republik Indonesia No. 1 tahun 1970 tentang Keselamatan Kerja, UU No. 32 tahun 2009 tentang Perlindungan dan Pengelolaan Lingkungan Hidup, Peraturan Pemerintah No. 50 tahun 2012 tentang SM Mutu ISO 9001:2015, SM Keselamatan dan Kesehatan ISO 45001:2018 dan SM Lingkungan ISO 14001:2015.
This manual is suppoted by various HSE procedures related to PPNS Surabaya’ business both for workshop and site activities (as per Attachment 1)
Manual ini didukung oleh bermacam prosdur HSE terkait dengan kegiatan usaha PPNS Surabaya untuk aktivitas di workshop dan lapangan (seperti tertera pada Lampiran 1)
1.3 Scope of the Health, Safety & Environmental Management System This manual describes general requirements in the application of HSE Management Systems to PPNS Surabaya.
1.3 Cakupan Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Keja & Lingkungan Manual ini menjelaskan tentang persyaratan umum dalam penerapan Sistem Manajemen K3L pada PPNS Surabaya.
Management of PPNS Surabaya has determined the sequence and interaction of these processes, and illustrated them on the Critical Process Flow Diagrams which related to HSE Management System as shown in the diagram 1.
Manajemen PPNS Surabaya telah menentukan urutan dan interaksi dari proses ini, dan menggambarkannya pada Diagram Alir Proses Kritis yang terkait dengan Sistem Manajemen K3L seperti yang ditunjukkan pada diagram 1.
1.4 HSE Management System Manual and Procedures’ Control Recipients of controlled copies of this manual and procedures are responsible for correct insertion of revised copy (ies) as and when received and ther removal of superseeded copy lies.
1.4 Pengendalian Manual dan Prosedur Sistem Manajemen K3L Penerima salinan terkendali dari manual dan prosedur-prosedur bertanggung jawab untuk menambahkan salinan yang baru dan mengeluarkan bagian yang telah direvisi. Page: 7 of 50
Doc. No: PPNS/HSE/MAN/01
HEALTH, SAFETY ENVIRONMENTAL MANUAL
PT. XXXXXX
Revision: 01 Date: 08.11.2021
HSEMS Manual and procedures content revision has been controlled in Documented Information Control Procedure.
Bila ada perubahan isi Manual SMK3L dan prosedur dikendalikan di dalam prosedur Informasi Terdokumentasi.
Controlled copies of manual and prosedures are to be issued to document holders who have the responsibility for its maintenance and holders of controlled copies is to be updated on future revisions or additions.
Salinan yang terkendali dari manual dan prosedur diberikan kepada pemegang dokumen dimana mereka wajib memelihara dan pemegang salinan terkendali ini akan diatur untuk tetap status terkini atau adanya penambahan.
Critical Process of PPNS Surabaya Business Proses Penting dari Usaha PPNS Surabaya Management Responsibility
Management Commitment to IMS, Internal Communication, Management Review
IMS Management System Quality Management System IMS Manual/Policies/Objectives
Control of Document
Control of Quality Record Cus to mer
Product/ Service Realization
Start
P.O. Phase
Custom er Require ment
Resource Management
Competence, Infrastructure, Health, Safety & Env.
Preparation Phase
Provision
Implement. Phase
Finish
Sa tis fac tion
Training/Awareness
Measurement, Analysis & Improvement Customer Satisfaction
Control of Non-Conformity
Internal Audit
Monitoring & Measurement Process/Delivery, Data Analysis Corrective & Preventive Action and Continual Improvement
Diagram 1: Critical Process Flow Diagrams of PPNS Surabaya Business
Page: 8 of 50
HEALTH, SAFETY ENVIRONMENTAL MANUAL
Doc. No: PPNS/HSE/MAN/01
PT. XXXXXX
2. NORMATIVE REFERENCES This manual is to provide an overview of PPNS Surabaya’ HSE Management System to interested parties and to provide them with information of Company policies in complying with the requirements of the Indonesian Government Regulations;
Act No. 13 year 2012 regarding Manpower Act No. 1 year 1970 regarding Occupational Safety Act No. 32 year 2019 regarding Enviromental Protection and Management Other laws and regulation in relation with general operation requirement and health and safety and environmental,
as well as in complying with International Standarization Organization (ISO); Occupational Health and Safety Management System ISO 45001:2018
Environmental Management System ISO 14001:2015 ISO 19011:2018, Guidelines for auditing management systems
3. TERMS AND DEFINITIONS This section is for definitions unique to PPNS Surabaya. Accident: An event where the potential/actual sequence/ loss is considered high. Accident/Incident Report: Any report originated by, or on behalf of PPNS Surabaya, and utilizing the form described in the procedure. Acceptance Criteria: Is used to express an acceptable Risk level in the activities being carried out. Close Out: Completion of a Corrective Action in accordance with the procedure.
Revision: 01 Date: 08.11.2021
2. ACUAN NORMATIF Manual ini untuk memberikan gambaran tentang Sistem Manajemen K3L PPNS Surabaya kepada pihak yang berkepentingan dan untuk memberikan mereka informasi tentang kebijakan Perusahaan dalam memenuhi persyaratan Peraturan Pemerintah Indonesia; Undang-Undang No. 13 tahun 2012 tentang Ketenagakerjaan Undang-Undang No. 1 tahun 1970 tentang Keselamatan Kerja Undang-Undang No. 32 tahun 2019 tentang Perlindungan dan Pengelolaan Lingkungan Hidup Undang-undang dan peraturan lain terkait dengan persyaratan operasi secara umum dan keselamatan dan kesehatan kerja dan lingkungan, dan mematuhi ketentuan International Standarization Organization (ISO); Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja ISO 45001:2018 Sistem Manajemen Lingkungan ISO 14001:2015 ISO 19011:2018, Penduan untuk audit sistem manajemen 3. PERSYARATAN DAN DEFINISI Bagian ini menjelaskan definisi khusus pada PPNS Surabaya. Kecelakaan: Adalah kejadian dimana jalannya kejadian secara berurutan yang mempunyai potensi risiko sebenarnya dianggap tinggi. Laporan Kecelakaan/ Insiden: Laporan apapun yang berasal atau atas nama PPNS Surabaya, dan penggunaan formulir yang dijelaskan dalam prosedur. Kriteria Penerimaan: Digunakan untuk mengekspresikan suatu tingkat Risiko iyang dapat diterima di dalam kegiatan yang sedang dilaksanakan. Penyelesaian: Penyelesaian dari Tindakan Perbaikan yang sesuai dengan prosedur. Page: 9 of 50
HEALTH, SAFETY ENVIRONMENTAL MANUAL
Doc. No: PPNS/HSE/MAN/01
PT. XXXXXX
Corrective Action: In connection with the manual and procedure this expression means any actions or steps taken to prevent recurrence of an Accident/ Incident. Environment: A unit of space with all materials, resources, conditions and living creatures, including human beings and their behaviour therein influencing the continuity of human as well as other living creatures, life and property. Environmental Management: An integrated effort in benefiting, arranging, maintaining, supervising, controlling, recovering and developing the environment. Environmental Analysis: The result of a study on the impact of a planned activity on the environment, required for a decision-making process.
Environmental Impact: is any change to the environment, whether adverse or beneficial, wholly or partially resulting from an organization’s activities, products or services. Environmental Pollution: Pollution of the environment which has/could has influence on the environment. First Aid Case: Any one-time treatment and subsequent observation of minor scratches, cuts, burns and so forth, which do not ordinarily require medical care. Such treatment and observation are considered first aid even though treated by a physician or registered professional personnel.
Revision: 01 Date: 08.11.2021
Tindakan koreksi: Dalam hubungannya dengan manual dan prosedur, hal ini mengekspresikan tindakan atau langkah-langkah pencegahan terulang kembali dari suatu Kecelakaan/ Insiden. Lingkungan Hidup: Kesatuan ruang dengan semua benda, daya, keadaan, dan makhluk hidup, termasuk manusia dan prilakunya, yang mempengaruhi kelangsungan perikehidupan dan kesejahteraan manusia serta makhluk hidup lain. Pengelolaan Lingkungan: Suatu upaya terpadu dalam pemanfaatan, penataan, pemeliharaan, pengawasan, pengendalian, pemulihan, dan pengembangan lingkungan hidup. Analisis Mengenai Dampak Lingkungan: Suatu hasil studi mengenai dampak penting suatu usaha atau kegiatan yang direncanakan terhadap lingkungan hidup yang diperlukan bagi proses pengambilan keputusan. Dampak Lingkungan: adalah Setiap perubahan terhadap lingkungan, apakah kerugian atau keuntungan, secara menyeluruh atau sebagian yang mengakibatkan pada aktivitas, produk atau layanan dari organisasi Pencemaran Lingkungan: Pencemaran lingkungan yang telah/ dapat mempengaruhi lingkungan. Kasus Cedera dengan Pertolongan Pertama: Adanya cedera dengan satu kali pengobatan dan rangkaian observasi dari luka tergores, terpotong, terbakar dan lainnya yang tidak memerlukan perawatan kesehatan secara khusus. Perawatan dan observasi semacam ini dianggap sebagai pertolongan pertama meskipun dirawat oleh paramedis atau petugas profesional yang ditunjuk. Bahaya: sumber atau situasi dengan
Page: 10 of 50
HEALTH, SAFETY ENVIRONMENTAL MANUAL
Doc. No: PPNS/HSE/MAN/01
PT. XXXXXX
Hazard: source or situation with a potential for harm in terms of human injury or ill health, damage to property, damage to the workplace environment, or a combination of these. HSE: Is an expression used in PPNS Surabaya for the Health, Safety and Environment, function. HSEMS: Abbreviation of HSE Management System. HSEMS is a system of defining policies for safety, health and environmental management systems, organizing and planning, implementing plans, measuring performance, reviewing and auditing the management system to achieve the objective of the policy, and its aims to increase customer satisfaction through effective system implementation, continuous improvement processes and ensuring compliance with customer requirements and applicable regulations.
Incident: is work-related event(s) in which an injury or ill health (regardless of severity) or fatality occurred, or could have occurred.
Revision: 01 Date: 08.11.2021
NOTE 1: An accident is an incident which has given rise to injury, ill health or fatality. NOTE 2: An incident where no injury, ill health, or fatality occurs may also be referred to as a “near-miss”, “near-hit”, “close call” or “dangerous occurrence”. NOTE 3: An emergency situation is a particular type of incident. Lost Time Accident: Is an event, which causes injury, or illness, which result in inability to work at least one full day or
potensi untuk terjadinya luka/ cedera atau penyakit pada manusia, kerusakan properti, kerusakan lingkungan tempat kerja atau kombinasinya K3L: Adalah singkatan yang digunakan PPNS Surabaya untuk fungsi, Keselamatan dan Kesehatan Kerja dan Lingkungan. HSEMS: Singkatan dari HSE Management System (Sistem Manajemen K3L). HSEMS adalah suatu sistem yang menjelaskan kebijakan terhadap keselamatan dan kesehatan kerja & lingkungan, perencanaan, penilaian kinerja, peninjauan ulang dan pelaksanaan audit sistem manajemen untuk mencapai sasaran kebijakan dan bertujuan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan melalui penerapan sistem secara efektif, proses perbaikan berlanjut dan kepastian kesesuaiannya pada persyaratan pelanggan dan peraturan yang berlaku. Insiden: Adalah suatu kejadian berhubungan dengan cedera atau sakit akibat kerja (tanpa peduli dengan keparahannya) atau kejadian kematian, atau kemungkinan dapat terjadi. CATATAN 1: Suatu accident/ kecelakaan adalah insiden yang telah mengakibatkan cedera, penyakit akibat kerja atau kematian. CATATAN 2: Suatu insiden dimana tidak terjadi cedera, penyakit akibat kerja atau kematian yang mungkin juga dapat dirujuk menjadi „nyaris celaka“, „nyaris tertabrak“, atau kejadian yang membahayakan. CATATAN 3: Merupakan sutuasi darurat dari tipe insiden yang khusus. Kecelakaan Kehilangan Hari Kerja: Suatu kejadian yang mengakibatkan cedera atau sakit yang berakibat ketidak mampuan pekerja untuk Page: 11 of 50
HEALTH, SAFETY ENVIRONMENTAL MANUAL
Doc. No: PPNS/HSE/MAN/01
PT. XXXXXX
shift at any time after the shift on which the accident occurred.
Revision: 01 Date: 08.11.2021
bekerja minimal satu hari penuh atau shift pada waktu kapanpun setelah shift dimana kecelakaan kerja itu terjadi.
Material Damage: Includes Material Damage as a result of an unsafe act/ operation. It also includes damage to equipment that may reduce safety. Ordinary wear or tear of any equipment is not encompassed by this definition, as long as this wear and tear does not directly reduce safety.
Medical Treatment Case: Includes personal injury or illness treated by physicians, registered professional personnel or lay persons (i.e.: nonmedical personnel). This is excluding personnel received an injury that treated as a light duty or Restricted Days Work Case.
Medical Reporting: Health information regarding Injuries and illnesses. Needs and expectations of workers and interested parties: to identify the requirements of workers and other interested parties due to their effect or potential effect on the company’s ability to consistently provide products and services that meet customer and applicable statutory and regulatory requirements. Objectives: goals, in terms of performance, that Company sets itself to achieve. Opportunity: Circumstance or set of circumstances that can lead to improvement of HSE performance. Organization and Its Context: Two (2) sources of context of the PT. ATMINDO; the external context can be facilitated by considering issues arising from legal, technological, competitive, Page: 12 of 50
HEALTH, SAFETY ENVIRONMENTAL MANUAL
Doc. No: PPNS/HSE/MAN/01
PT. XXXXXX
Revision: 01 Date: 08.11.2021
market, cultural, social and economic environments, whether international, national, regional or local, and the internal context can be facilitated by considering issues related to values, culture, knowledge and performance of the company. OSH Committee: in Indonesia is called P2K3 (Panitia Pembina Keselamatan dan Kesehatan Kerja) - refers to Manpower Mintri Drecree No. PER.04/MEN/1987, is a supporting agency in the workplace which is a forum for cooperation between employers and workers to develop mutual understanding and effective participation in the implementation of K3. Personal Injury: All accidents causing injury, irrespective of the result of first aid and/or Medical Treatment, or whether the event has resulted in-absence from work or not. Probable Recurrence: Is the likelihood of a recurrence of Harm from the Hazard. HSE Risk: combination of the likelihood and consequence(s) of a specified hazardous event occurring. Restricted Workday Case: Restricted work activity are those cases where, because of injury or illness, (1) the employee was assigned to another job a temporary basis, or (2) the employee worked at a permanent job less than full time, or (3) the employee worked at his or her permanently assigned job but could not perform all the duties normally connected with it. Restricted work activity occurs when the employees, because of the job-related injury or illness is physicially or mentally unable to perform all or any part of his or her normally workday or shift. The
pasar, lingkungan budaya, sosial, dan linfkungan ekonomi, baik itu internasional, nasional, regional atau lokal, dan konteks internal dapat difasilitasi dengan mempertimbangkan isu-isu yang berkaitan dengan nilai, budaya, pengetahuan dan kinerja perusahaan. Panitia Pembina K3: di Indonesia disebut P2K3 (Panitia Pembina Keselamatan dan Kesehatan Kerja) mengacu pada Permenaker No. PER.04/MEN/1987 ialah badan pembantu di tempat kerja yang merupakan wadah kerjasama antara pengusaha dan pekerja untuk mengembangkan kerjasama saling pengertian dan partisipasi efektif dalam penerapan K3. Cedera Manusia: Semua kecelakaan yang menyebabkan cedera, terlepas dari akibat pertolongan pertama dan/ atau Cedera Dengan Perawatan Medis, atau apakah kejadian itu telah menyebabkan ketidak hadiran karyawan dalam bekerja atau tidak. Kemungkinan Akan Terulang: Adalah kemungkinan terjadi kembali Kerusakan/ Gangguan dari Bahaya tersebut. Risiko K3L: Kombinasi dari peluang terjadi dan konsekuensi dari suatu bahaya potensial tertentu terjadi. Kasus Cedera dengan Kerja Ringan: Merupakan kasus yang karena kecelakaan atau sakit, maka (1) adanya karyawan ditugaskan untuk melakukan pekerjaan lain sementara waktu, atau (2) karyawan bekerja sesuai pekerjaannya, tetapi tidak sehari penuh, atau (3) karyawan bekerja sesuai pekerjaannya tetapi tidak melakukan semua kewajiban yang berkaitan dengan pekerjaannya. Pembatasan aktivitas kerja ini terjadi bila karyawan, karena kecelakaan atau sakit yang disebabkan oleh pekerjaannya, secara fisik ataupun mental tidak dapat melakukan semua Page: 13 of 50
HEALTH, SAFETY ENVIRONMENTAL MANUAL
Doc. No: PPNS/HSE/MAN/01
PT. XXXXXX
Revision: 01 Date: 08.11.2021
emphasis is on the employee’s ability to perform normal job duties over a normal work shift.
Risk Assessment: Is the application of methods to analyze the level of Risk, considering those in Danger, and evaluating whether Hazards are adequately controlled, taking into account any measures already in place. Risk Management - HSE: In Health, Safety and Environment is the process of identifying Hazards, assessing Risk, taking action to eliminate, monitor and continuously reduce Risk.
Risk Rating: A method for calculating the probable worse outcome of an Incident or Near miss-happened. This expression is also used in connection with Risk Assessments in order to quantify the potential Risks. Safe: Is a state where or when exposure to Hazards has been controlled to an adequate level and is the opposite of Danger. Serious Accident/Incident: An event where the potential/actual sequence/ loss is considered high. Top Management: Board of Directors of PPNS Surabaya, led by Director
atau sebagian pekerjaan harian atau sesuai dengan shiftnya. Penekanannya adalah pada kemampuan karyawan untuk melakukan pekerjaanya yang biasa pada saat roster kerjanya Penilaian Risiko: Adalah penerapan metoda-metoda untuk menganalisa tingkat Risiko, mempertimbangkan risiko tersebut dalam Keadaan Bahaya, dan mengevaluasi apakah Bahaya itu dapat dikendalikan secara memadai, serta melakukan langkahlangkah yang terukur Manajemen Risiko – K3L: Dalam Lingkungan, Keselamatan dan Kesehatan Kerja adalah proses mengidentifikasi Bahaya, menilai Risiko, melakukan tindakan untuk menghilangkan, memantau dan mengurangi Risiko secara terus menerus. Tingkat Risiko: Suatu metode untuk menghitung kemungkinan hasil terburuk dari suatu Kejadian atau Nyaris Celaka. Istilah ini juga digunakan dalam hubungan Penilaian Risiko untuk menghitung Risiko yang potensial. Aman/Selamat: Adalah suatu pernyataan dimana atau kapan munculnya Bahaya dapat dikendalikan ke tingkat yang memadai, dan ini adalah lawan dari Keadaan Bahaya. Kecelakaan/Kejadian Serius: Suatu kejadian dimana potensi/ rangkaian yang nyata/ kerugian dianggap tinggi. Top Manajemen: Jajaran Direksi PPNS Surabaya, dipimpin oleh Director
Page: 14 of 50
HEALTH, SAFETY ENVIRONMENTAL MANUAL
Doc. No: PPNS/HSE/MAN/01
PT. XXXXXX
Revision: 01 Date: 08.11.2021
4. CONTEXT OF THE ORGANISATION
4. KONTEKS ORGANISASI
4.1 Understanding the Organization and Its Context PT. ATMINDO Tbk has determined external and internal issues that are relevant to the Company's goals and this affects our ability to achieve the expected results from our HSE Management System. These issues include environmental conditions that are influenced by or able to influence the Company.
4.1
Memahami Organisasi dan Konteksnya PT. ATMINDO Tbk telah menentukan isu eksternal dan internal yang relevan dengan tujuan Perusahaan dan hal tersebut mempengaruhi kemampuan kami untuk mencapai hasil yang diharapkan dari Sistem Manajemen HSE kami. Isu tersebut termasuk kondisi lingkungan yang dipengaruhi oleh atau mampu mempengaruhi Perusahaan.
PPNS Surabaya’ Management shall monitor and review information on these external and internal issues based on riskbased thinking as essential to achieving an effective HSEMS by implementing preventive measures to eliminate potential non-conformities, analyzing any nonconformities that occur, and taking action to prevent the recurrence of the nonconformity effect.
Manajemen PPNS Surabaya harus memantau dan meninjau informasi tentang isu-isu eksternal dan internal ini dengan berbasis pada pemikiran berbasis risiko sebagai hal yang penting untuk mencapai SMK3L yang efektif dengan melaksanakan tindakan pencegahan untuk menghilangkan potensi ketidaksesuaian, menganalisis setiap ketidaksesuaian yang terjadi, dan mengambil tindakan untuk mencegah terulangnya efek ketidaksesuaian.
The following are guidelines for monitoring and reviewing issues that may include positive and negative factors or conditions which the Management will consider to prevent the recurrence of the effects of nonconformities.
Berikut adalah pedoman untuk memantau dan meninjau isu-isu yang dapat mencakup faktor atau kondisi positif dan negatif yang menjadi pertimbangan Manajemen.
Page: 15 of 50
HEALTH, SAFETY ENVIRONMENTAL MANUAL
Sources of External Risk Sumber-sumber Risiko Eksternal Economic Ekonomi
Politic and Laws & Regulation Politik dan Peraturan Perundangan
Doc. No: PPNS/HSE/MAN/01
PT. XXXXXX
Operation and HSE Issues with Risks and Opportunities Masalah Operasi dan K3L dengan Risiko dan Peluang-nya The negative impact on the global economy due to the conditions of the Corona-19 pandemic, with the implementation of restrictions on community activities it has an effect on business activities which then affects the economy and the Company's business. Dampak negatif terhadap perekonomian global akibat kondisi pandemi Corona-19, dengan dilakukannya pembatasan aktivitas masyarakat berpengaruh pada aktivitas bisnis yang kemudian berimbas pada perekonomian dan usaha Perusahaan. The required laws and regulations of the Republic of Indonesia, in particular the transition to omni laws, including the issue of the works-employment Persyaratan hukum dan peraturan perundangan Republik Indonesia, khususnya transisi undang-undang omni termasuk issu tentang UU cipta kerja
Involvement of political issues, investment, standards and rules, accepted code practices, intellectual properties, social security in Indonesia are considered as business issues Keterkaitan dengan isu-isu politik, investasi, standar dan aturan, praktik kode yang diterima, kekayaan intelektual, jaminan sosial di Indonesia dianggap sebagai masalah bisnis
Vendors
PPNS Surabaya’ HSE targets shall be applied by external providers/ subcontractors for the projects. Taget HSE PPNS Surabaya harus dilaksanakan oleh pemasok/ subkontraktor untuk proyek tersebut
Revision: 01 Date: 08.11.2021
Precautions Pencegahannya Cost efficiency and seeking to order with small-volume projects and maintenance works. Efisiensi biaya dan berusaha mendapatkan proyek-proyek volume kecil dan pekerjaan pemeliharaan.
Update and maintain the applicable regulatory requirements in relation with the PPNS Surabaya’ overall business and HSE issues Memperbarui dan memelihara persyaratan peraturan yang berlaku terkait dengan bisnis PPNS Surabaya secara keseluruhan dan masalah K3L Update and maintain the applicable other related requirements that are in accordance with Company business ethics Memperbarui dan memelihara persyaratan terkait lainnya yang berlaku sesuai dengan etika bisnis Perusahaan Implementation of a proper procurement procedure including HSE plan review Penerapan prosedur pengadaan termasuk tinjauan program/rencana K3L Page: 16 of 50
HEALTH, SAFETY ENVIRONMENTAL MANUAL
Technology Teknologi
Doc. No: PPNS/HSE/MAN/01
PT. XXXXXX
Security disturbances due to workers' demonstrations including subcontractor employees, if occur. Gangguan keamanan akibat demonstrasi pekerja termasuk karyawan subkontraktor, bila terjadi. Hardware and software of operation and HSE surveillance equipment with digital technology that needs to be used for the PPNS Surabaya offce and workhop. Perangkat keras dan lunak dari peralatan surveilan dan K3L yang perlu digunakan untuk kantor dan workshop PPNS Surabaya
Revision: 01 Date: 08.11.2021
Implementation of a proper security management Penerapan manajemen keamanan yang tepat Provision of competent staff for the operation and maintenance of these equipment Penyediaan staf yang kompeten untuk pengoperasian dan pemeliharaan peralatan tersebut
Competition Kompetisi
Availability of competent staff in Medan/Tanjung Morawa/Deli Serdang in order to avoid frequent turn-over. Tersedianya staf yang kompeten di Medan/ Tanjung Morawa/Deli Serdang agar tidak sering terjadi turn-over pekerja.
Improvement of recruitment process and implementation of a proper human resources development program Peningkatan proses rekrutmen dan implementasi program pengembangan sumber daya manusia yang tepat The increasing number of boiler manafacturer Search for new contracts and maintenance of boillers in Indonesia as a business competition. Meningkatnya jumlah perusahaan Pencarian kontrak-kontrak manufatiring boiler di Indonesia sebagai yang baru dan pemeliharaan boiler. persaingan bisnis.
Community Masyarakat
Reputation, business ethics/integrity practices, business partnership, stakeholder expectations and supports that should be taken seriously to avoid the bad practice involving corruption, collusion and nepotism. Reputasi, praktik etika/integritas bisnis, kemitraan usaha, harapan dan dukungan pemangku kepentingan harus diperhatikan secara serius untuk menghindari praktik buruk yang melibatkan korupsi, kolusi, dan nepotisme.
Collaboration with members of the Indonesian’ Industrial Boiler Manfacturer, the Society for Safety and Health Expert (A2K3) in handling such safety and environmental issues Berkolaborasi keanggotaan dengan Asosiasi Boiler Indonesia, Ahli Keselamatan dan Kesehatan Kerja (A2K3) dalam menangani masalah keselamatan dan lingkungan
Sources of
Operation and HSE Issues with Risks and
Precautions Page: 17 of 50
HEALTH, SAFETY ENVIRONMENTAL MANUAL Internal Risk Sumber-sumber Risiko Internal Staff/ employees Staf/karyawan
Doc. No: PPNS/HSE/MAN/01
PT. XXXXXX
Revision: 01 Date: 08.11.2021
Opportunities Masalah Operasi dan K3L dengan Risiko dan Pencegahannya Peluang-nya Adequacy knowledge and skills of Managers, Provision of training and Supervisors, Inspectors and Engineers that competency scheme need to be considered by Management related Penyediaan program to integrity, loyalty, industrial relations peatihan dan kompetensi because the company competes with similar service companies Keterbatasan pengetahuan dan keterampilan Manager, Supervisor, Inspector dan Engineer yang perlu menjadi perhatikan Manajemen terkait dengan integritas, loyalitas, hubungan industrial karena Perusahaan kompetisi dengan perusahaan jasa sejenis Excessive site work hours affect worker Review work roster in saturation accordance with statutory Jam kerja lapangan yang berkelebihan requirements mempengaruhi kejenuhan pekerja Pengaturan roster kerja yang sesuai persyaratan peraturan perundangan The salary of workers according to other Maintain a conducive Companies will affect worker volatility work environment for Gaji tenaga kerja yang dibayar menyesuaikan workers perusahan-perusahaan lain akan Menjaga lingkungan kerja mempengaruhi gejolak pekerja yang kondusif bagi pekerja Compliance with HSE requirements to meet Implementation of HSE the PPNS Surabaya’ rules, Government Management System to regulations and Customer’ HSE target meet Customer including the requirement of management requirements and systems of ISO 9001, ISO 45001 dan ISO standards 14001 Implementasi Sistem Kepatuhan terhadap persyaratan HSE agar Manajemen K3L untuk memenuhi aturan PPNS Surabaya, peraturan pemenuhan persyaratan perundaan, dan target HSE Pelanggan Pelanggan dan standard termasuk persyaratan sistem manajemen ISO Implementation of 9001, ISO 45001 dan ISO 14001 Environmental Aspect & Compliance with the Environmental Impacts Impact Analysis (EIA) Analysis (AMDAL) or UKL-UPL refers to AMDAL and requirements as required by Customer EMS requirements Kepatuhan terhadap ketentuan Analisis Implementasi Analisis Mengenai Dampak Lingkungan (AMDAL) Aspek & Dampak atau UKL-UPL seperti yang dipersyaratkan Lingkungan (AMDAL) oleh Pelanggan mengacu pada persyaratan AMDAL dan SM Lingkungan Page: 18 of 50
HEALTH, SAFETY ENVIRONMENTAL MANUAL Data/ Information Data/Informasi
Strategy Strategi
Management Stakeholder Manajemen Pihak berkepentingan
Leadership Kepemimpinan
Business output Hasil usaha
Doc. No: PPNS/HSE/MAN/01
PT. XXXXXX
Revision: 01 Date: 08.11.2021
Bad practice of communication system between Application of data / staff and management to avoid a complicated information security bureaucracy, and keeping data as a confidential procedures matters, as needed Penerapan prosedur Cara-cara jelek sistem komunikasi antara staf keamanan data / dan manajemen untuk menghindari birokrasi informasi yang rumit, dan menyimpan data sebagai hal Maintain the effectiveness yang rahasia, sesuai kebutuhan of internal and external communication Menjaga efektivitas komunikasi internal dan eksternal Corporate leadership process to improve Improvement of human resilience, flexibility, and appropriate strategic resources program includes planning, implementation, involvement and leadership review sense of ownership. Program peningkatan Proses kepemimpinan perusahaan untuk sumber daya manusia meningkatkan ketahanan, fleksibilitas, dan meliputi review perencanaan strategis yang tepat, implementasi, kepemimpinan keterlibatan dan rasa kepemilikan. Application of an HSE Management System to meet stakeholder expectation, e.g. the Governor of North Sumatera, Workers Union North Sumatera/Deli Serdang, and Customers Penerapan Sistem Manajemen K3L untuk memenuhi harapan pemangku kepentingan, seperti Gubernur Sumatera Utara, Serikat Pekerja Sumatera Utara, Deli Serdang, dan Pelanggan Enhancing Corporate’ leadership by giving attention to the vision, management capabilities, innovation, culture, ethics, effectiveness, communication, and involvement. Meningkatkan kepemimpinan Perusahaan dengan memperhatikan visi, kapabilitas manajemen, inovasi, budaya, etika, efektivitas, komunikasi, dan keterlibatan. Management of site project activities shall be considered to the HSE KPI (targets and targets) and improvement of sustainability. Pengelolaan aktivitas proyek di lapangan harus memperhatikan KPI K3L (sasaran dan target) dan perbaikan keberlanjutan.
Maintain communication system intensively Menjaga sistem komunikasi secara intensif Update standards and information needed Perbarui standar dan informasi yang diperlukan Review and maintain human resources development program includes leadership assessment process Mengkaji dan memelihara program pengembangan sumber daya manusia termasuk proses penilaian kepemimpinan Improvement of management of QA/C, Manufacturing, Engineering, HR and Finance Peningkatan manajemen Manufacturing, QA/C, SDM dan Finance
Page: 19 of 50
HEALTH, SAFETY ENVIRONMENTAL MANUAL
Doc. No: PPNS/HSE/MAN/01
PT. XXXXXX
4.2 Understanding the Needs and Expectations of Workers and Other Interested Parties PPNS Surabaya determines the external and internal issues that are relevant to its purpose and strategic direction and that affect its ability to achieve the intended results of the HSE Management System. Consideration is given to the: Positive and negative factors or conditions External context and issues, such as legal, regulatory, technological, competitive, cultural, social, political and economic environments Internal context and issues, such as values, culture, organization structure, knowledge and performance of the business
Determination and requirements of the needs and expectations of interested parties relevant to the HSE Management System
Authority and ability to exercise control and influence
Activities, products and services relevant to the business Documented information is retained as evidence to support that the context of the organisation has been taken into account in the HSEMS
Below is the identified items of the needs and expectations of workers and other interested parties.
Revision: 01 Date: 08.11.2021
4.2
Memahami Kebutuhan dan Harapan Pekerja dan Pihak Berkepentingan Lain PPNS Surabaya menentukan masalah eksternal dan internal yang relevan dengan tujuan dan arahan strategisnya dan yang mempengaruhi kemampuannya untuk mencapai hasil yang diinginkan dari Sistem Manajemen K3L. Pertimbangan diberikan terhadap: Faktor atau kondisi positif dan negatif Konteks dan masalah eksternal, seperti lingkungan hukum, peraturan, teknologi, persaingan, budaya, sosial, politik dan ekonomi Konteks dan masalah internal, seperti nilai, budaya, struktur organisasi, pengetahuan dan kinerja bisnis Penentuan dan persyaratan kebutuhan dan harapan pihak yang berkepentingan yang relevan dengan Sistem Manajemen K3L Kewenangan dan kemampuan untuk menjalankan kendali dan pengaruh Aktivitas, produk dan layanan yang relevan dengan bisnis Informasi yang terdokumentasi disimpan sebagai bukti untuk mendukung bahwa konteks organisasi telah diperhitungkan dalam SMK3L Di bawah ini adalah bagian-bagian yang diidentifikasi dari kebutuhan dan harapan pekerja dan pihak berkepentingan lainnya.
Page: 20 of 50
HEALTH, SAFETY ENVIRONMENTAL MANUAL External Parties Pihak Eksternal Customers Pelanggan
Business owner/ Shareholders/Investor Pemilik Bisnis/ Penanam Saham/Investor Vendor and Subcontraktor Vendor dan Subkontraktor
Insurance Company Perusahaan Asuransi
Doc. No: PPNS/HSE/MAN/01
PT. XXXXXX
Revision: 01 Date: 08.11.2021
The Needs and Expectations of Workers and Other Interested Parties Kebutuhan dan Harapan Pekerja dan Pihak Lain Yang Berkepentingan High quality of products/services, expectations for process safety requirements, quick response, compliance with contract requirements related to the HSE Management System Produk/layanan berkualitas tinggi, harapan akan persyaratan keamanan proses, respons cepat, kepatuhan dengan persyaratan kontrak yang terkait dengan Sistem Manajemen K3L PPNS Surabaya is expected to manage the risks and opportunities that Tbkcan affect the services/project PPNS Surabaya diharapkan dapat mengelola risiko dan peluang yang dapat mempengaruhi layanan/ proyek Expertise assistance in fulfilling contract requirements specifically related to HSE issues Bantuan keahlian dalam memenuhi persyaratan kontrak khususnya yang berkaitan dengan masalah K3L Compliance with policy requirements, premium payments, audit / assessment process Kepatuhan terhadap persyaratan kebijakan, pembayaran premi, proses audit/penilaian
Indonesian’ Industrial Biler Manfacturer, the Society for Safety and Health Expert (A2K3) Asosiasi Boiler Indonesia, Ahli Keselamatan dan Kesehatan Kerja (A2K3)
Membership requirements, compliance with organizational standards, compliance with organizational rules, managing operations and HSE issues Persyaratan keanggotaan, kepatuhan dengan standar organisasi, kepatuhan terhadap aturan organisasi, pengelolaan operasional dan masalah K3L
Local Government Authority Lembaga Pemerintah setempat
Identification of legal and regulatory requirements that apply to operations and HSE, understanding of the requirements, as well as applications of HSEMS on site Identifikasi persyaratan hukum dan peraturan yang berlaku untuk operasional dan K3L, pemahaman tentang persyaratan, serta aplikasi SMK3L di lapangan
Emergency Response Agents (Fire Station, Hospital, Police Station) Institusi Tanggap Darurat (Damkar, Rumah Sakit, Kanor Kepolisian) Surrounded communities / Companies that can include competitors Komunitas sekitar, Perusahaan yang dapat menjadi kompetitor
Managing emergency preparedness and response, including fire emergencies, injuries, medevac, security threats, etc. Mengelola kesiapsiagaan dan tanggap darurat, termasuk keadaan darurat kebakaran, cedera, evakuasi medis/medevac, ancaman keamanan, dll. No complaints related to noise, parking, and other safety and health issues, pollution, waste, employment opportunities. The company need to contribute to the CSR scheme for the surrounding community on site Tidak ada keluhan terkait kebisingan, parkir, dan masalah keselamatan dan kesehatan lainnya, polusi, limbah, kesempatan Page: 21 of 50
HEALTH, SAFETY ENVIRONMENTAL MANUAL
Non-Governmental Organization Lembaga Swadaya Masyarakat Internal Parties Pihak Internal Employees Karyawan Worker Union Serikat Pekerja Business Partner/ External Provider Mitra Kerja/ Pemasok
Doc. No: PPNS/HSE/MAN/01
PT. XXXXXX
Revision: 01 Date: 08.11.2021
kerja di lapangan. Perusahaan perlu berkontribusi dalam skema CSR bagi masyarakat sekitar NGOs expects to have good cooperation with company to protect the environment from pollution on site LSM mengharapkan kerjasama yang baik dengan perusahaan untuk menjaga lingkungan dari pencemaran di lapangan The Needs and Expectations of Workers and Other Interested Parties Kebutuhan dan Harapan Pekerja dan Pihak Lain Yang Berkepentingan Profession competence development program, payment of health insurance, HSE and security requirements Program pengembangan kompetensi profesi, pembayaran asuransi kesehatan, K3L dan persyaratan keamanan Compliance with applicable regulations of employment services Kepatuhan terhadap peraturan ketenagakerjaan yang berlaku Compliance with the contract requirements Kepatuhan terhadap persyaratan kontrak
Page: 22 of 50
HEALTH, SAFETY ENVIRONMENTAL MANUAL
Doc. No: PPNS/HSE/MAN/01
PT. XXXXXX
Revision: 01 Date: 08.11.2021
Page: 23 of 50
Doc. No: PPNS/HSE/MAN/01
HEALTH, SAFETY ENVIRONMENTAL MANUAL
PT. XXXXXX
Date: 08.11.2021
4.3 Scope of the HSE Management System PPNS Surabaya has determined the boundaries and applicability of the HSEMS. This sistem is provided ro establish its scope. When determining this Surabaya shall consider:
Revision: 01
scope,
PPNS
a) The external and internal issues referred to in 4.1 above; b) The requirements of relevant interested parties referred to in 4.2 above; c) The product and services of the company. d) Our powers and abilities to control and influence
4.3 Ruang Lingkup Sistem Manajemen K3L PPNS Surabaya telah menetapkan batasbatas dan penerapan SMK3L. Sistem ini disiapkan dengan membangun ruang lingkupnya. Saat menentukan ruang lingkup tersebut, PPNS Surabaya mempertimbangkan: a) Masalah eksternal dan internal dimaksud dalam klausul 4.1 di atas b) Kewajiban kepatuhan dimaksud dalam klausul 4.2 di atas c) Kegiatan, produk dan layanan perusahaan d) Wewenang dan kemampuan kita untuk mengendalikan dan mempengaruhi.
After the scope is defined, all Company service/work activities shall be included in this scope of the HSEMS.
Setelah ruang lingkup diidenfinisi, semua aktivitas layanan perusahaan harus tercakup dalam ruang lingkup ini SMK3L ini.
The scope of the PPNS Surabaya’ HSEMS is documented in the HSEMS manual and the procedures are available to interested parties.
Ruang lingkup SMK3L PPNS Surabaya didokumentasikan dalam manual SMK3L dan prosedur-prosedur tersedia bagi pihak yang berkepentingan.
This HSE Management System applies to offices, workshops and job site in accordance with the Company's core business as Boiler Manufacrurer in order to provide products that meet customer requirements and regulatory requirements. If there is a difference in the content of this manual with the contract or customer specifications, the previous analysis by Top Management will prevail.
Sistem Manajemen K3L ini berlaku untuk perkantoran, workshop dan lapangan kerja sesuai dengan dengan usaha inti Perusahaan sebagai Pabrik Boiler dalam rangka untuk menyediakan produk yang memenuhi persyaratan pelanggan dan persyaratan peraturan. Jika ada perbedaan dalam isi panduan ini dengan kontrak atau spesifikasi pelanggan, maka yang berlaku adalah analisis sebelumnya oleh Top Manajemen.
4.4 PT.
ATMINDO’
HSE
Management
4.4 Sistem
Manajemen
K3L
PT.
Page: 24 of 50
HEALTH, SAFETY ENVIRONMENTAL MANUAL
Doc. No: PPNS/HSE/MAN/01
PT. XXXXXX
Revision: 01 Date: 08.11.2021
System and Its Processes
ATMINDO dan Proses-prosesnya
General Requirements This Manual has been prepared to outline PPNS Surabaya’ HSEMS. The scope and permissible exclusions of the HSEMS are described in section one of this manual. Each section of the manual references documented HSEMS procedures relating to the requirements outlined in that section. The HSEMS Structure Description, Diagram 2 below provides a description of the interaction between the processes of the HSEMS system.
General Requirements Manual ini telah dipersiapkan sebagai ringkasan untuk SMK3L PPNS Surabaya. Ruang lingkup dan pengecualian yang diizinkan dari SMK3L dijelaskan di salah satu bagian dari manual ini. Setiap bagian dari referensi panduan SMK3L berkaitan dengan persyaratan yang diuraikan dalam bagian tersebut. Diagram 2, Penjelasan Struktur SMK3L di bawah ini memberikan gambaran tentang interaksi antara proses-proses dalam SMK3L. Manual SMK3L adalah bagian dari dokumen higher-level perusahaan. Manual berisi vision, misi dan kebijakan PPNS Surabaya serta memberikan struktur organisasi dan deskripsi interaksi antara proses-proses SMK3L berdasarkan klausul 4 hingga 10 dari Sistem Manajemen K3L meliputi SMK3 ISO 45001:2018 dan SM Lingkungan ISO 14001:2015.
HSEMS Manual is part of the higher-level company document. It contains vision, mission amd policies of PPNS Surabaya. It also provides organizational structure and abroad description of interaction between processes based on clause no. 4 to of the HSE Management System OHSMS ISO 45001:2018 and EMS ISO 14001:2015. Company’ lower-level documents are job documents including standard operatong procedures, work instructions and forms providing detailed instructions on how the work is done. Other documentation in the form of HSE Plans and forms/checklists that are routinely used, and activity records are used to analyze the results and performance of processes and projects with the aim of meeting or exceeding targets. Then, the measuring performance of elements and recommendations to enhance performance, and review recommendations and its action plans will become part of a documented information system.
Dokumen lower-level perusahaan adalah dokumen pekerjaan termasuk prosedur operasi, instruksi kerja dan formulir memberikan petunjuk rinci tentang bagaimana pekerjaan dilakukan. Dokumentasi lain berupa HSE Plan dan formulir/checklist yang rutin digunakan serta rekaman digunakan untuk menganalisis hasil dan kinerja proses dan proyek dengan tujuan memenuhi atau melampaui sasaran. Selanjutnya elemen-elemen dari pengukuran dan rekomendasi untuk meningkatkan kinerja serta rekomendasi dari tinjauan uang dan rencana tindakan menjadi bagian sistem informasi terdokumentasi . Page: 25 of 50
HEALTH, SAFETY ENVIRONMENTAL MANUAL
Doc. No: PPNS/HSE/MAN/01
PT. XXXXXX
Revision: 01 Date: 08.11.2021
Diagram 2: Structure Description of HSEMS of PPNS Surabaya. Diagaram 2: Penjelasan Struktur Organisasi SMK3L PPNS Surabaya. Process Cycle and Structure of System The following process cyle of HSE Management System is to draw how the system operating and datailed by below structure/ diagram 2 below. This is also having approach to Plan-DoCheck-Action (PDCA) concept, diagram 3.
Process Cycle and Structure of System The following process cyle of HSE Management System is to draw how the system operating and dataled by below structure below. This is also having approach to Plan-Do-Check-Action (PDCA) concept.
The Deming Cycle; Plan-Do-Check-Act (PDCA) concept and its current management system clauses (Diagram 3,) has been drawn below as a part of the PPNS Surabaya’ HSE Management System.
Siklus Deming; konsep Plan-Do-Check (PDCA) dan klausul-kalusul sistem menejemn terbaru (Diagram 3) digambar di bawa ini sebagaibagian dari Sistem Manajemen K3L PPNS Surabaya.
Commitment and Policy
Komitmen dan Kebijakan Page: 26 of 50
HEALTH, SAFETY ENVIRONMENTAL MANUAL
Doc. No: PPNS/HSE/MAN/01
PT. XXXXXX
Revision: 01 Date: 08.11.2021
The Director demonstrates his leadership and commitment to HSE by allocation of adequate resources thereby ensuring progress identify the components and prioritise them.
Direktur menunjukkan kepemimpinan dan komitmen terhadap K3L dengan mengalokasikan sumbersumber daya yang sesuai dengan cara meyakinkan pelaksanaannya dengan mengidentifikasi komponennya dan memberikan prioritas.
Planning The successful implementation of an HSEMS requires an effective planning process with all defined and measurable outcomes. The planning covers the objectives, targets and performance indicators implemented considering the identification of non-conformities, OHS, hazards, environmental aspects and the assessment & control of risks associated with any related legal requirements and initial review of Company’s HSE and to take pay attention to opportunities for continual improvement and sustainability develoment.
Perencanaan Keberhasilan implementasi dari SMK3L membutuhkan proses perencanaan berbanding dengan semua keluaran yang jelas dan terukur. Perencanaan mencakup objektif, target dan indikator kinerja yang terimplementasi dengan mempertimbangkan pengidentifikasian ketidak-sesuaian, bahaya K3, aspek lingkungan dan penilaian & pengendalian resiko terkait dengan persyaratan peraturan perundangan dan melakukan peninjauan ulang terhadap K3L Perusahaan dan perhatian terhadap peluang-peluang untuk perbaikan berkelanjutan dan pembangunan berkelanajutan.
Implementation In achieving the objective of HSE of company designated the personnel who have qualification pursuant to system applied.
Implementasi Dalam pencapaian sasaran K3L Perusahaan yang ditetapkan, personil yang ada harus memiliki kualifikasi yang sesuai terhadap sistem yang dijalankan.
Measurement and Evaluation Company have system to measure, monitor and evaluate its HSE performance and the results will be analyzed to determine areas of success or to identify corrective action.
Pengukuran dan Evaluasi Perusahaan memiliki sistem untuk mengukur dan mengevaluasi kinerja K3L dan keberhasilannya akan dianalisa untuk menentukan bidang keberhasilan atau pengidentifikasian tindakan perbaikan.
Management Review and Improvement The Management Representative willl review the HSE Management System to ensure continued effectiveness. Those reviews shall be performed at least once per year. In this task they shall be
Peninjauan Ulang dan Perbaikan oleh Manajemen Managemen Reprsentative akan meninjau Sistem Manajemen K3L untuk menjamin keefektifan yang terus menerus. Tinjauan tersebut akan dilaksanakan paling sedikit setahun Page: 27 of 50
HEALTH, SAFETY ENVIRONMENTAL MANUAL
Doc. No: PPNS/HSE/MAN/01
PT. XXXXXX
Revision: 01 Date: 08.11.2021
assisted by the HSE Coordinator and shall utilise internal audit reports, Accident Reports and all other information that may be deemed necessary. These reviews shall be noted with any actions necessary being identified to specific personnel. The HSE objectives for the forthcoming year shall be established and published in the HSE Program. The minutes of the review shall be filed for future reference/ action and to monitor actions required.
sekali. Pada tugas ini, manajemen akan dibantu oleh HSE Coordinator dan akan memanfaatkan laporan audit internal, Laporan kecelakaan dan semua informasi lain yang mungkin dianggap penting. Tinjauan ini akan dicatat dengan semua tindakan penting yang diidentifikasi kepada personil khusus. Sasaran K3L untuk tahun yang akan datang akan dibangun dan diumumkan pada program K3L. Laporan tinjauan akan disimpan untuk tindakan/ acuan di masa yang akan datang dan untuk mengawasi tindakan yang diperlukan.
In order to maintain level of system the updating and revising manual and procedures shall be made which will provide a structure for continual improvement, in that, the HSEMS will be a living document that will constantly change to reflect the status of the business and the goals and objectives of Company’ HSE policy.
Dalam rangka memelihara tingkatan dari sistem pembaharuan dan perbaikan hal ini harus dilakukan dengan menyediakan suatu struktur untuk perbaikan berkelanjuta, dimana SMK3L akan menjadi dokumen hidup secara konstan selalu berubah untuk mencerminkan status bisnis dan tujuan serta sasaran dari kebijakan K3L Perusahaan.
Diagram 3: Plan-Do-Check-Act Cycle of HSEMS Diagram 3: Siklus P-D-C-A SMK3L
Page: 28 of 50
HEALTH, SAFETY ENVIRONMENTAL MANUAL
Doc. No: PPNS/HSE/MAN/01
PT. XXXXXX
5. LEADERSHIP AND WORKER PARTICIPATION
Revision: 01 Date: 08.11.2021
5.
KEPEMIMPINAN PARTISIPASI PEKERJA
DAN
5.1 Leadership and Commitment PPNS Surabaya establishes and maintains the organization and its functions as shown in the attachment 2 and 3
5.1 Kepemimpinan dan Komitmen PPNS Surabaya menetapkan dan memelihara organisasi dan fungsifungsinya seperti tertera pada bagan organisasi perusahaan seperti tertera pada lampiran 2 dan 3.
Director demonstrate leadership and commitment with respect to the HSE management system by: a. communicating the importance of meeting customer, statutory, and regulatory requirements; b. taking overall responsibility and accountability for the prevention of work-related injury and ill health, as well as the provision of safe, and healthy and good environment workplaces and activities;
Director menunjukkan kepemimpinan dan komitmen sehubungan dengan K3L dengan: a) mengkomunikasikan pentingnya memenuhi persyaratan dari pelanggan, hukum, dan peraturan; b) mengambil tanggung jawab dan akuntabilitas secara keseluruhan untuk pencegahan cedera dan sakit yang terkait dengan pekerjaan, serta penyediaan tempat kerja dan kegiatan lingkungan yang aman, dan sehat dan baik; c) memastikan kebijakan K3L dan sasaran K3L ditetapkan dan sesuai dengan arah strategis dan konteks organisasi d) memastikan integrasi persyaratan sistem manajemen keselamatan dan kesehatan kerja & lingkungan ke dalam dan proses bisnis PPNS Surabaya; e) memastikan sumber daya yang dibutuhkan untuk membangun, menerapkan, memelihara dan meningkatkan Sistem Manajemen K3L tersedia; f) mengkomunikasikan pentingnya pengelolaan K3L yang efektif dan sesuai dengan persyaratan SMK3L;
c. ensuring the HSE policy and HSE objectives are established and are appropriate to the strategic direction and context of the organization d. ensuring the integration of the HSE management system requirements into the PPNS Surabaya’s business processes; e. ensuring that the resources needed to establish, implement, maintain and improve the HSE Management System are available; f. communicating the importance of effective HSE management and of conforming to the HSEMS requirements; g. ensuring that the HSEMS achieves its intended outcome(s); h. directing and supporting persons to contribute to the effectiveness of the HSEMS; i. ensuring and promoting continual improvement and sutainability
g) meyakinkan SMK3L mencapai hasil yang diharapkan; h) mengarahkan dan mendukung karyawan untuk berkontribusi pada efektivitas SMK3L; i) meyakinkan dan mempromosikan perbaikan bekelanjutan dan Page: 29 of 50
HEALTH, SAFETY ENVIRONMENTAL MANUAL
Doc. No: PPNS/HSE/MAN/01
PT. XXXXXX
development; j. supporting other relevant management roles to demonstrate their leadership as it applies to their areas of responsibility; k. developing, leading and promoting a culture in the organization that supports the intended outcomes of the HSEMS; 5.2 Health, Safety and Environmental Policy The HSE policies of PPNS Surabayas are detailed in different document. However, the policy outlines the health, safety and environmental commitments of the company with respect to its operations, activities, and overall environmental performance. During the development of the policy, the appropriateness to the nature, scale, risk and environmental impacts of PPNS Surabaya activities and services and its opportunity for improvement has been considered.
Revision: 01 Date: 08.11.2021
pebangunan berkelanjutan; j) mendukung peran manajemen lain yang relevan untuk menunjukkan kepemimpinannya sesuai dengan tanggung jawabnya; k) mengembangkan, memimpin, dan mempromosikan budaya dalam organisasi yang mendukung hasil yang diinginkan dari SMK3L; 5.2 Kebijakan Keselamatan dan Kesehatan Kerja & Lingkungan Kebijakan K3L PPNS Surabaya didetailkan dalam dokumen yang berbeda. Namun demikian, kebijakan tersebut menguraikan komitmen terhadap keselamatan dan kesehatan & lingkungan perusahaan sehubungan dengan operasional, aktivitas, serta kinerja lingkungan hidup secara keseluruhan. Dalam pengembangan kebijakan, kesesuaian dengan sifat, skala, risiko dan dampak lingkungan dari kegiatan dan layanan PPNS Surabaya serta peluang untukperbaikan telah dipertimbangkan.
Below is the Management commitment to Health, Safety and Environmental which was signed by the Director.
Di bawah ini adalah komitmen Manajemen terhadap Keselamatan dan Kesehatan & Lingkungan yang telah ditandatangani oleh Director.
PT. ATMINDO Tbk strives to demonstrate excellence in protecting people and property, and minimizing exposure to financial loss. Every employee, subcontractor, and visitor to our workplaces will be encouraged to take personal responsibility for our rules by adhering to the following principles:
PT. ATMINDO Tbk berusaha keras untuk menunjukkan keunggulan dalam melindungi pekerja dan properti, dan meminimalkan risiko kerugian finansial. Setiap karyawan, subkontraktor, dan pengunjung tempat kerja kami akan diharapkan untuk mengambil tanggung jawab pribadi atas aturan-atuan kami dengan mengikuti prinsip-prinsip berikut:
Safety: Maintain a safe workplace, plan our work, perform it safely and ensure accountability for the safety of ourselves, coworkers, and guests.
Keselamatan Kerja: Memelihara tempat kerja secara aman/selamat, melakukan perencanaan pekerjaan, melaksanakannya secara aman dan meyakinkan rasa tanggung jawab terhadap keselamatan diri sendiri, rekan Page: 30 of 50
HEALTH, SAFETY ENVIRONMENTAL MANUAL
Doc. No: PPNS/HSE/MAN/01
PT. XXXXXX
Revision: 01 Date: 08.11.2021
kerjadan tamu. Health: Commitment to prevention of injuries and ill health within our workplace and community.
Kesehatan Kerja: Komitmen untuk mencegah cedera dan gangguan kesehatan di tempat kerja dan kominitas kami.
Environment: Ensure dangerous substances are stored, used and disposed of in a safe and environmentally friendly manner.
Lingkungan: Memastikan bahanbahan kimia berbahaya disimpan, digunakan dan dimusnahkan dengan cara yang aman dan ramah lingkungan.
Compliance: Achieve and comply with applicable legal requirements to which PPNS Surabaya subscribes that relate to its non-conformity issues and health, safety and environmental.
Kepatuhan: Mencapai dan mematuhi persyaratan peraturan perundangan yang berlaku di mana PPNS Surabaya mencatatnya terkait dengan masalah ketidaksesuaian terhadap keselamatan, kesehatan kerja dan lingkungan hidup.
Continual Improvement: Make continual improvements in health and safety performance as well as sustainability development. 5.3 Roles, Responsibilities and Authorities The roles, responsibilities and authorities of personnel who manage, perform and verify activities having an effect on the HSE risks and opportunity for improvement of the Company’s activities, workplaces and processes have been defined, documented and communicated in order to facilitate the HSEMS.
Peningkatan Berkesinambungan: Melakukan peningkatan berkelanjutan dalam kinerja kesehatan dan keselamatan serta pembangunan berkelanjutan. 5.3 Peran Organisasi, Tanggung Jawab dan Otoritas Peran, tanggung jawab dan wewenang personil yang mengelola, melakukan dan memverifikasi aktivitas yang berdampak pada kualitas dan risiko K3 serta peluang untuk peningkatan dari aktivitas, tempat kerja, dan proses kerja Perusahaan telah ditetapkan, didokumentasikan dan dikomunikasikan untuk memfasilitasi SMK3L yang ada.
Below are the role and responsibilities of the staff/function/department involved in the HSEMS.
Di bawah ini adalah peran dan tanggung jawab dari staf/fungsi/ departemen yang terkait dalam SMK3L.
Director is responsible for: a. endorsing the HSE policies; b. ensuring appropriate resource allocation to enable the effective
Direktur bertanggung jawab untuk: a. mendukung kebijakan K3L; b. memastikan alokasi sumber daya yang tepat untuk memungkinkan operasi yang efektif dan Page: 31 of 50
HEALTH, SAFETY ENVIRONMENTAL MANUAL
Doc. No: PPNS/HSE/MAN/01
PT. XXXXXX
Date: 08.11.2021
operation and continual improvement of the HSEMS. Management Representative Management Representative has responsibility and authority for:
Revision: 01
the
a. ensuring that HSEMS requirements are established, implemented and maintained in accordance with the ISO 45001:2018 and ISO 14001:2015 standards; b. ensuring that sufficient resources are allocated for the proper implementation of the HSE policies and the HSEMS requirements; c. regularly reviewing the policy and the effectiveness of the HSEMS, and ensuring that the necessary changes are made. The Management Representative and involved Managers shall undertake the HSEMS review annually to ensure top management commitment and integration of the HSEMS with business strategies for its implementation and continual improvement. Quality & HSE Coordinator Quality & HSE Coordinator has the responsibility and authority for: a. establishing and implementing the HSEMS according to ISO 45001 and ISO 14001 standards, and monitoring the performance of the HSES; a. coordinating internal HSEMS audits to ensure the HSE Management System has been properly implemented and maintained; b. handling and investigating nonconformity and ensuring corrective and preventive action has been taken to mitigate any impacts caused; b. reporting on the performance of the
peningkatan SMK3L.
berkelanjutan
dari
Management Representative Management Representative dan memiliki tanggung jawab dan wewenang untuk: a. memastikan persyaratan SMK3L ditetapkan, diterapkan, dan dipelihara sesuai dengan standar ISO 45001:2018 dan ISO 14001:2015; b. memastikan sumber daya yang cukup dialokasikan untuk implementasi yang tepat dari kebijakan K3L serta persyaratan SMK3L; c. meninjau secara teratur kebijakan dan efektivitas SMK3L dan memastikan perubahan yang diperlukan telah dilakukan. Management Representative dan Manager yang terlibat harus melakukan tinjauan SMK3L setiap tahun untuk memastikan komitmen top manajemen dan integrasi SMK3L dengan strategi bisnis untuk implementasi dan peningkatan berkelanjutan. Quality & HSE Coordinator Quality & HSE Coordinator memiliki tanggung jawab dan wewenang untuk: a. menetapkan dan menerapkan SMK3L sesuai dengan standar ISO 45001 dan ISO 14001 dan memantau kinerja K3L; b. mengkoordinir audit internal Sistem Manajemen K3L untuk memastikan Sistem Manajemen K3L telah diterapkan dan dipelihara dengan benar; c. menangani dan menyelidiki ketidaksesuaian dan memastikan tindakan korektif dan pencegahan telah diambil untuk mengurangi dampak yang ditimbulkan; d. melaporkan kinerja SMK3L kepada top manajemen untuk ditinjau dan Page: 32 of 50
HEALTH, SAFETY ENVIRONMENTAL MANUAL
Doc. No: PPNS/HSE/MAN/01
PT. XXXXXX
HSEMS to the top management for review and as a basis for improvement of the HSEMS. OHS Committee This committee is responsible for: a. the establishment and implementation of the HSEMS; b. the establishment and review of objectives, targets, and programmes; c. ensuring the effective implementation of HSE in relation with operational controls and programs; d. the internal communication of HSE matters between management and employees; and promoting awareness among company staff; e. the review of complaint records, nonconformity, corrective action and preventive action reports and the adoption of preventive actions as necessary; f. providing leadership in the pursuit of HSE issues; g. any other HSEMS activities that are assigned by the Management Representative; h. holding regular meeting (at approximately two-month intervals). Department Manager/Lead and Project Manager These Managers/Leads are responsible for: a. ensuring promotion of awareness of customer requirements across its departments and functions b. establishing controls for the identified nonconformity potential, safety & health hazards and significant environmental aspects for his/her function team/department according to procedures and instructions;
Revision: 01 Date: 08.11.2021
digunakan sebagai perbaikan SMK3L.
dasar
untuk
Komite K3 (Panitia Pembina K3/ P2K3) P2K3 bertanggung jawab untuk: a. pembangunan dan implementasi SMK3L; b. penetapan dan tinjauan tujuan, sasaran, dan program; c. memastikan implementasi yang efektif dari pengendalian K3L terkait dengan pengendalian dan program operasi; d. komunikasi internal terkait dengan masalah K3L antara manajemen dan karyawan; dan mempromosikan kepedulian K3L di antara staf perusahaan; e. tinjauan ulang catatan komplain, ketidaksesuaian, tindakan korektif dan laporan tindakan pencegahan dan mengadopsikan dengan tindakan pencegahan yang diperlukan; f. menerapkan kepemimpinan dalam dalam peneningkatan HSE; g. aktivitas SMK3L lainnya yang ditugaskan oleh Management Representative; h. mengadakan rapat secara rutin (dengan interval perkitaan dua bulanan). Department Manager/Lead dan Project Manager Para Manager/Lead ini bertanggung jawaban untuk: a. memastikan promosi kesadaran tentang persyaratan pelanggan di seluruh departemen dan fungsi-nya b. menetapkan pengendalian potensi ketidak-sesuaian, bahaya-bahaya keselamatan dan kesehatan kerja dan aspek penting dari lingkungan hidup yang teridentifikasi untuk fungsi tim /departemen-nya sesuai dengan prosedur dan instruksi kerja; c. memastikan SMK3L diterapkan Page: 33 of 50
HEALTH, SAFETY ENVIRONMENTAL MANUAL
Doc. No: PPNS/HSE/MAN/01
PT. XXXXXX
c. ensuring that the HSEMS is properly implemented and that HSE matters are properly handled at all stages Employees and Subcontractor Personnel All employees and subcontractor personnel are responsible for: a. working in accordance with the documented operation and HSE procedures and instructions, specific responsibilities defined in individual procedures and instructions; and b. reporting problems or deviations associated with HSE issues to their Supervisor/Leader and the Safety Committee
Revision: 01 Date: 08.11.2021
dengan benar dan masalah K3L ditangani dengan benar di semua tahap Karyawan dan Personil Subkontraktor Semua karyawan dan personil subkontraktor bertanggung jawab untuk: a. bekerja sesuai dengan prosedur dan instruksi operasi dan K3L yang terdokumentasi, tanggung jawab khusus yang ditentukan dalam masing-masing prosedur dan instruksi; dan b. melaporkan masalah atau penyimpangan yang terkait dengan masalah K3L kepada Supervisor/Leader-nya dan P2K3
Page: 34 of 50
HEALTH, SAFETY ENVIRONMENTAL MANUAL
Doc. No: PPNS/HSE/MAN/01
PT. XXXXXX
Revision: 01 Date: 08.11.2021
Page: 35 of 50
HEALTH, SAFETY ENVIRONMENTAL MANUAL
Doc. No: PPNS/HSE/MAN/01
PT. XXXXXX
5.4 Consultation and participation of workers PPNS Surabaya establishs and maintains a procedure for ensuring that pertinent HSE information is communicated and consultated to and from workers and other interested parties.
Date: 08.11.2021
5.4 Konsultasi dan partisipasi pekerja PPNS Surabaya menetapkan dan memelihara prosedur untuk memastikan hal-hal terkait dengan informasi K3L dikomunikasikan dan dikonsultasikan dari dan kepada pekerja dan pihak yang berkepentingan lain.
Worker/employee involvement and consultation arrangement is documented and interested parties informed.
Keterlibatan pekerja/karyawan dan pengaturan konsultasi didokumentasikan dan pihak-pihak yang berkepentingan telah diberitahu.
Employees and subcontractors are: a. involved in the development and review of policies and procedures to manage risks and apportunities; b. consulted where there are any changes that affect workplace health and safety & environment;
Karyawan dan subkontraktor adalah: a. terlibat dalam pengembangan dan peninjauan kebijakan dan prosedur untuk mengelola risiko dan peluang; b. berkonsultasi jika ada perubahan yang mempengaruhi keselamatan dan kesehatan kerja & lingkungan; c. adanya wakil dalam pemabahasan masalah keselamatan dan kesehatan kerja & lingkungan; dan d. diinformasikan mengenai siapa perwakilan pekerja terkait K3L dan adanya orang yang ditunjuk oleh manajemen.
c. represented on health, safety and environmental matters; and d. informed as to who is their worker HSE Representative(s) and specified management appointee.
6.
Revision: 01
The OSH committee is used as part of the company organization to discuss and resolve existing HSE issues.
P2K3 digunakan sebagai bagian dari organisasi perusahaan untuk membahas dan menyelesaikan masalah kualitas dan K3L yang ada.
Company based on Director approval will communicate to external interested parties the HSE hazard, risk and apportunities and record the decision.
Perusahaan berdasarkan persetujuan Direktur akan mengkomunikasikan kepada pihak berkepentingan eksternal tentang masalah bahaya & risiko K3L dan peluang dan mencatat hasil-hasil keputusan tersebut.
PLANNING
6.1 Action to Addrees Risk and Apportunity
6.
PERENCANAAN
6.1 Tindakan untuk Menangani Risiko dan Peluang Page: 36 of 50
HEALTH, SAFETY ENVIRONMENTAL MANUAL
Doc. No: PPNS/HSE/MAN/01
PT. XXXXXX
6.1.1 General When planning for the HSE Management System, PPNS Surabaya consider the issues referred to the context, the requirements of interested parties and the scope of its HSEMS and determine the risks and opportunities that need to be addressed to: a. give assurance that the HSEMS can achieve its intended outcome(s); b. prevent, or reduce, undesired effects; c. achieve continual improvement and sustainability development.
Revision: 01 Date: 08.11.2021
6.1.1 Umum Dalam merencanakan Sistem Mananajemen K3L, PPNS Surabaya akan mempertimbangkan isu-isu yang tercakup dalam dalam persyaratan Klausul 4.1 dan 4.2 dan menentukan risiko dan peluang yang perlu diarahkan pada: a. memberikan jaminan SMK3L dapat mencapai hasil yang diinginkan b. mencegah, atau mengurangi, dampak yang tidak diinginkan c. mencapai peningkatan dan pembangunan berkelanjutan.
6.1.2 Hazard identification and assessment of risk and apportunity PPNS Surabaya establishs and maintains procedures for the ongoing identification of hazards, the assessment of HSE risks and apportunities for HSE improvement, and the implementation of necessary control measures.
6.1.2 Identifikasi bahaya dan penilaian risiko dan peluang PPNS Surabaya menetapkan dan memelihara prosedur secara bejalan untuk identifikasi bahaya, penilaian risiko dari K3L dan peluang terkait terhadap peningkatan K3L, serta penerapan tindakan pengendalian yang diperlukan.
These shall include: Routine and non-routine activities; Activities of all personnel having access to the workplace (including Subcontracor and visitors);
Hal ini mencakup: Kegiatan rutin dan non-rutin; Aktivitas dimana semua personil memiliki akses ke tempat kerja (termasuk Subkontraktor dan pengunjung); Fasilitas dan proses kerja lain di tempat-tempat kerja baik yang disediakan oleh PPNS Surabaya atau pihak lain.
Other workplaces and work processes at the workplaces, whether provided by the PPNS Surabaya or others.
PPNS Surabaya is to document and keep this information up to date if there are changing or new process, project, legal, activity, product and service etc.
PPNS Surabaya mendokumentasikan dan menjaga informasi ini tetap mutakhir jika ada perubahan atau proses baru, proyek, peraturan perundangan, aktivitas, produk dan layanan, dll.
Risk and apportunity assessment will be reviewed regularly minimum once a year.
Penilaian risiko dan peluang akan ditinjau secara berkala minimal setahun sekali. Page: 37 of 50
HEALTH, SAFETY ENVIRONMENTAL MANUAL
Doc. No: PPNS/HSE/MAN/01
PT. XXXXXX
Revision: 01 Date: 08.11.2021
6.1.3 Determination of legal requirements and other requirements PPNS Surabaya establishs and maintains a procedure for identifying and accessing the legal and other requirements that are applicable to it.
6.1.3 Penetapan persyaratan peraturan perundangan dan persyaratan lain PPNS Surabaya menetapkan dan memelihara prosedur untuk mengidentifikasi dan mengakses persyaratan peraraturan perundangan dan persyaratan lain yang berlaku.
Quality & HSE Department shall identify legal and other requirement and keep this information up-to-date by accessing to the related ministries of the Republic of Indonesia (e.g. Manistry of Manpower and Ministry of Environmental & Forestry) and other requirements body, e.g. the National Certification Body (is normally call Badan Sertifikasi Nasional/BSN), American National Standard Institute/ANSI, etc. minimum once a year.
Departemen Quality & HSE harus mengidentifikasi persyaratan peraturan perundangan dan persyaratan lainnya serta menjaga informasi ini tetap mutakhir dengan mengaksesnya pada Kementerian Republik Indonesia yang terkait (seperti: Kementerian Ketenaga kerjaan dan Kementerian Lingkungan & Kehutanan) dan lembaga lain, seperti. Badan Sertifikasi Nasional/BSN), American National Standard Institute/ANSI, dll. dilakukan minimal sekali setahun.
6.1.4 Planning action PPNS Surabaya prepare plan: a. to take actions to address these risks and opportunities and address legal requirements and other requirements, and to prepare for and respond to emergency situations
6.1.4 Tindakan perencanaan PPNS Surabaya menyiapkan rencana/ program: a. tindakan mengatasi risiko dan peluang yang ada dan menangani persyaratan peraturan perundangan dan persyaratan lainnya serta program untuk menyiapkan dan menanggapi situasi darurat b. bagaimana mengintegrasikan dan menerapkan tindakan ke dalam proses SMK3L atau proses bisnis lainnya, dan mengevaluasi keefektifan tindakan tersebut.
b. how to integrate and implement the actions into its HSEMS processes or other business processes, and evaluate the effectiveness of these actions. PPNS Surabaya will take into account the hierarchy of controls and outputs from the HSEMS. When planning its actions, the perusahaan shall consider technological options ang its financial, operational and business requirements.
6.2 HSE Objectives, Target and Program
PPNS Surabaya akan mempertimbangkan hierarki pengendalian dan hasilnya dari SMK3L. Dalam merencanakan tindakan, perusahaan harus mempertimbangkan pilihan teknologi dan finansil, persyaratan operasional dan bisnis. 6.2
Sasaran, Target dan Program K3L Page: 38 of 50
HEALTH, SAFETY ENVIRONMENTAL MANUAL
Doc. No: PPNS/HSE/MAN/01
PT. XXXXXX
6.2.1 HSE Objectives HSE Management System’ objectives have been established at all corresponding levels and processes throughout PPNS Surabaya to implement the HSE policies, meet and exceed requirements for works/ services and processes, and to improve the HSEMS and its performance.
The HSE objectives are strategic, apply to the entire Company and shall:
be consistent with the HSE policies; be measurable and monitored; take into account applicable requirements; be communicated; be updated as appropriate; be relevant to the conformity of products, pekerjaan, services and enhance Customer satisfaction.
HSE Management System Performance Objectives are measurable targets for improving operational performance to ensure process conformity and customer satisfaction. They apply to all departments and functions having direct responsibility for activities that require improvement. Performance objectives and goals are established by management and through employee/worker involvement and monitored within the framework of management reviews. PPNS Surabaya retains documented information on the status of the HSEMS objectives. If shortfalls are identified, management may revise objectives, issue corrective action requests, or take other appropriate actions to address the issue.
Revision: 01 Date: 08.11.2021
6.2.1
Sasaran K3L Sasaran dari Sistem Manajemen K3L telah ditetapkan di semua tingkat dan proses yang sesuai di seluruh PPNS Surabaya untuk menerapkan kebijakan K3L agar memenuhi dan melampaui persyaratan untuk pekerjaan/layanan dan proses serta untuk meningkatkan SMK3L dan kinerjanya. Sasaran K3L bersifat strategis, berlaku untuk seluruh bagian Perusahaan dan harus: konsisten dengan kebijakan K3L; dapat diukur dan dipantau; mempertimbangkan persyaratan yang berlaku; dikomunikasikan; diperbarui sebagaimana mestinya; relevan dengan kesesuaian produk, pekerjaan, layanan, dan meningkatkan kepuasan Pelanggan Sasaran Kinerja Sistem Manajemen K3L adalah target yang dapat diukur guna meningkatkan kinerja operasional untuk memastikan kesesuaian proses dan kepuasan pelanggan. Standar ini berlaku untuk semua departemen dan fungsi yang memiliki tanggung jawab langsung untuk aktivitas yang memerlukan perbaikan. Tujuan dan sasaran kinerja ditetapkan oleh manajemen dan melalui keterlibatan karyawan/pekerja dan dipantau dalam kerangka kerja tinjauan manajemen. PPNS Surabaya menyimpan informasi yang terdokumentasi tentang status tujuan SMK3L. Jika ada kekurangan teridentifikasi, manajemen dapat merevisi sasaran, mengeluarkan permintaan tindakan korektif, atau mengambil tindakan lain yang sesuai untuk mengatasi masalah tersebut. Page: 39 of 50
HEALTH, SAFETY ENVIRONMENTAL MANUAL
Doc. No: PPNS/HSE/MAN/01
PT. XXXXXX
6.2.2 Plannimg to achieve HSE objectives
Date: 08.11.2021
6.2.2
The objectives shall be consistent with the HSE policy, including the commitment to continual improvement. When establishing and reviewing its objectives, PPNS Surabaya consider:
legal and other requirements;
HSE hazards risks, and opportunity; technological options; financial; operational and business requirements; the views of interested parties.
7.
Revision: 01
Perencanaan untuk mencapai sasaran K3L Sasaran-sasaran harus konsisten dengan kebijakan K3L, termasuk komitmen untuk melakukan perbaikan berkelanjutan. Saat menetapkan dan meninjau sasaran, PPNS Surabaya mempertimbangkan: persyaratan peraturan perundangan dan lainnya; masalah risiko dari bahaya K3L, dan peluang; pilihan teknologi; finansial; persyaratan operasional dan bisnis; pandangan pihak yang berkepentingan.
HSE Objective and Target progress shall be reviewed regularly minimum once in six-month.
Sasaran K3L serta status kemajuan Target harus ditinjau secara berkala minimal sekali dalam enam bulan.
A lagging and leading indicator is applied in setting up PPNS Surabaya HSE objectives and goals as yearly basis including its monthly and yearly HSE performance reports.
Indikator lagging dan leading diterapkan dalam menetapkan sasaran K3L PPNS Surabaya dan sebagai basis tahunan termasuk laporan bulanan dan tahunan kinerja K3L.
Management Representative and/or Quality & HSE Coordinator shall monitor all HSE Management Programs Progression.
Management Representative dan/atau Quality & HSE Coordinator akan memantau semua kemajuan Program Manajemen K3L.
This shall include documentation of: The designated responsibility and authority for achievement of the objectives at relevant functions and levels of the PPNS Surabaya; Actions Plan, and; The means and time-scale by which objectives are to be achieved.
Hal ini termasuk dokumentasi dari: Tanggung jawab dan wewenang yang ditunjuk untuk pencapaian tujuan pada fungsi dan tingkat yang relevan di PPNS Surabaya; Rencana Tindakan, dan; Cara dan skala waktu yang digunakan untuk mencapai tujuan.
SUPPORT
7.
DUKUNGAN
7.1
Resources
7.1 Sumber daya
7.1.1
General
7.1.1
Umum Page: 40 of 50
HEALTH, SAFETY ENVIRONMENTAL MANUAL
Doc. No: PPNS/HSE/MAN/01
PT. XXXXXX
Date: 08.11.2021
PPNS Surabaya implements HSEMS in accordance with ISO 45001:2018 and ISO 14001:2015 standards. This implementation can be achieved with management commitment and with sufficient resources for implementation. In order to be able to maintain and continue to improve the system effectively, the management determines and provides the necessary resources.
PPNS Surabaya menerapkan SMK3L yang sesuai dengan standar ISO ISO 45001:2018 dan ISO 14001:2015. Implementasi ini dicapai dengan komitmen manajemen dan dengan sumber daya yang cukup untuk pelaksanaannya. Agar dapat mempertahankan dan terus meningkatkan sistem secara efektif, manajemen menentukan dan menyediakan sumber daya yang diperlukan.
PPNS Surabaya determines and provides the resources needed for the establishment, implementation and continual improvement process of the HSEMS including human resources and special expertise, infrastructure, technology, safety & health, environmental. The resource requirements is required to improve customer satisfaction, are defined in the operational procedures, work instructions and the following sections of this HSEMS manual.
PPNS Surabaya menetapkan dan menyediakan sumber daya yang dibutuhkan untuk pembentukan, implementasi, pemeliharaan dan peningkatan berkesinambungan dari SMK3L meliputi sumber daya manusia dan keahlian khusus, infrastruktur, teknologi, keselamatan & kesehatan kerja dan lingkungan hidup. Persyaratan sumber daya diperlukan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan, didefinisikan dalam prosedur operasional, instruksi kerja dan bagian berikut dari manual SMK3L ini. a. Perencanaan b. Tinjauan Manajemen c. Sumberdaya Manusia d. Infrastruktur e. Lingkungan Kerja f. Perencanaan Realisasi Produk g. Penentuan Persyaratan Pelanggan
a. b. c. d. e. f. g.
Planning Management Review Human Resources Infrastructure Work Environment Product Realization Planning Determination of Customer Requirements
7.1.2 Human resources To ensure competence of personnel, job descriptions have been prepared identifying the qualifications required for each position that affects product and service quality. Qualifications include requirements for education, skills and experience. Appropriate qualifications, along with required training, provide the competence required for each position. 7.1.2.1
Revision: 01
Competence, awareness and
7.1.2 Sumber daya manusia Untuk memastikan kompetensi para personil, deskripsi pekerjaan telah disiapkan untuk mengidentifikasi kualifikasi yang dibutuhkan bagi setiap posisi yang mempengaruhi kualitas produk dan layanan. Meliputi persyaratan kualifikasi pendidikan, keterampilan dan menunjang kompetensi yang dibutuhkan untuk setiap posisi. 7.1.2.1 Kompetensi,
kepedulian
dan
Page: 41 of 50
HEALTH, SAFETY ENVIRONMENTAL MANUAL
Doc. No: PPNS/HSE/MAN/01
PT. XXXXXX
Date: 08.11.2021
training
pelatihan Kualifikasi ditinjau pada saat karyawan dipekerjakan, perubahan posisi atau persyaratan untuk perubahan posisi. Departemen Administrasi memelihara dokumentasi kualifikasi karyawan. Jika terdapat perbedaan antara kualifikasi karyawan dan persyaratan untuk pekerjaan, maka perlu dilakukan pelatihan atau tindakan yang dapat memberikan kompetensi yang diperlukan untuk pekerjaan tersebut. Hasilnya kemudian dievaluasi untuk menentukan apakah hal tersebut efektif. Pelatihan dan evaluasi dilakukan sesuai dengan prosedur pelatihan.
Qualifications are reviewed upon hire, when an employee changes positions or the requirements for a position change. Administration Department maintain records of employee qualifications. If any differences between the employee’s qualifications and the requirements for the job are found, training or other action is taken to provide the employee with the necessary competence for the job. The results are then evaluated to determine if they were effective. Training and evaluation are conducted according to the training procedure.
Semua karyawan dilatih sesuai dengan kegiatan mereka dan bagaimana mereka berkontribusi pada pencapaian sasaran K3L.
All employees are trained on the relevance and importance of their activities and how they contribute to the achievement of the HSE objectives. 7.2
Communication PPNS Surabaya establish, implement and maintain the process needed for the internal and external communications relevant to the HSE Management System, including determining: a) on what it will communicate; b) when to communicate; c) with whom to communicate: internally among the various levels and functions of the company; among subcontractors and visitors to the workplace; among other interested parties; d) how to communicate PPNS Surabaya will take into account diversity aspects (e.g. gender, language, culture, literacy, disability) when considering its communication needs. The company shall ensure that the views of
Revision: 01
7.2
Komunikasi PPNS Surabaya menetapkan, menerapkan dan memelihara proses yang dibutuhkan untuk komunikasi internal dan eksternal yang relevan dengan SMK3L perusahaan, termasuk menentukan: a) apa yang harus dikomunikasikan; b) kapan yang harus berkomunikasi; c) dengan siapa berkomunikasi; secara internal di antara berbagai tingkatan dan fungsi perusahaan; di antara subkontraktor dan pengunjung tempat kerja di antara pihak berkepentingan lainnya; d) bagaimana cara berkomunikasi. PPNS Surabaya akan mempertimbangkan aspek keragaman (misalnya gender, bahasa, budaya, literasi, disabilitas) ketika mempertimbangkan kebutuhan berkomunikasi. Perusahaan harus memastikan bahwa pandangan Page: 42 of 50
HEALTH, SAFETY ENVIRONMENTAL MANUAL
Doc. No: PPNS/HSE/MAN/01
PT. XXXXXX
Date: 08.11.2021
external interested parties are considered in establishing its communication process.
pihak-pihak eksternal yang berkepentingan telah dipertimbangkan dalam membangun proses–proses komunikasi. Ketika menetapkan proses-proses komunikasi, organisasi harus: mempertimbangkan persyaratan peraturan perundangan dan persyaratan lainnya; memastikan bahwa informasi K3L yang dikomunikasikan konsisten dengan informasi yang dihasilkan dalam SMK3L, dan dapat dipercaya PPNS Surabaya harus menanggapi semua komunikasi yang relevan dengan SMK3L. Perusahaan harus menyimpan informasi terdokumentasi sebagai bukti pelaksanaan komunikasi organisasi, sesuai keperluan.
When establishing its communication process, the organization shall: take into account its legal requirements and other requirements; ensure that HSE information to be communicated is consistent with information generated within the HSEMS, and is reliable. PPNS Surabaya shall respon to relevant communications on its HSEMS. The Company shall retain documented information as evidence of its communications, as appropriate. 7.2.1
7.2.2
Internal communication PT. ATMINDO shall: a. internally communicate information relevant to the HSEMS among the various levels and functions of the organization, including changes to the HSEMS, as appropriate; b. ensure its communication process(es) enables workers to contribute to continual improvement.
External communication PPNS Surabaya shall externally communicate information relevant to the HSEMS, as established by the company’s communication process(es) and taking into account its legal.
7.3 Documented information 7.3.1 General PPNS Surabaya establishs and maintains HSEMS’ Documentation Framework. Company’ Hierarchy of Document has
Revision: 01
7.2.1
Komunikasi internal PT. ATMINDO akan: a) Mengkomunikasikan informasi secara internal yang relevan dengan SMK3L perusahaan di antara jabatan fungsi perusahaan, termasuk perubahan SMK3L, menurut kesesuaiannya b) Memastikan proses komunikasi memungkinkan para pekerja berkontribusi tentang perbaikan bekelanjutan
7.2.2
Komunikasi eksternal PPNS Surabaya secara eksternal mengkomunikasikan informasi yang relevan dengan SMK3L perusahaan yang telah ditetapkan melalui proses komunikasi perusahaan dan kepatuhan peraturan perundangan.
7.3 Informasi terdokumentasi 7.3.1 Umum PPNS Surabaya menetapkan dan memelihara Kerangka. Hirarki Dokumen Perusahaan ditetapkan sebagai berikut: Page: 43 of 50
HEALTH, SAFETY ENVIRONMENTAL MANUAL
Doc. No: PPNS/HSE/MAN/01
PT. XXXXXX
Revision: 01 Date: 08.11.2021
been established as: Level 1: Manual Level 2: Procedures Level 3: Forms, Supporting documents Level 4: Records 7.3.2
Creating and updating When creating and updating documented information, PPNS Surabaya ensures appropriate:
7.3.3
Identification and description (e.g. title, date, author or reference number); Format (e.g. language, software version & graphics) and media (paper and electronic) Review and approval for suitable and adequacy
Control of documented information PPNS Surabaya establishs and maintains procedures for controlling all documents required by this HSEMS to ensure that: documents can be identified at locations where they are used; documents are periodically reviewed, revised as necessary and approved for adequacy by authorized personnel; the latest versions of relevant documents are available at all locations where operations essential to the effective functioning of the HSEMS are performed; obsolete documents are promptly removed from all points of issue and points of use or otherwise assured against unintended use; and
if any obsolete documents retained for legal or knowledge preservation purposes or both, are suitably identified.
Level 1: Manual Level 2: Prosedur Level 3: Formulir, dokumen pendukung Level 4: Rekaman
7.3.2
Membuat dan memperbarui Ketika membuat dan memperbarui informasi terdokumentasi, PPNS Surabaya memastikan kesesuaian: Identifikasi dan deskripsi (misalnya judul, tanggal, penulis, atau nomor referensi); Format (misalnya bahasa, versi perangkat lunak, grafis) dan media (misalnya kertas, elektronik); Tinjauan dan persetujuan untuk kesesuaian dan kecukupan.
7.3.3
Pengendalian informasi terdokumentasi PPNS Surabaya menetapkan dan memelihara prosedur untuk mengendalikan semua dokumen yang terkait dengan persyaratan SMK3L guna memastikan: dokumen dapat teridentifikasi pada lokasi dimana digunakan; dokumen secara periodik ditinjau ulang, direvisi bila diperlukan dan disetujui oleh personil yang berwenang; versi terakthir dari dokumen yang relevan tersedia pada seluruh lokasi yang memerlukan guna efektifnya SMK3L;
dokumen kadaluarsa segera dikeluarkan dari semua tempat penerbitan dan penggunaan atau untuk memastikan tidak akan digunakan; dan jika dokumen kadaluarsa disimpan untuk keperluan perundangan atau sejarah atau keduanya maka akan diberi tanda untuk mengidentifikasinya. Page: 44 of 50
HEALTH, SAFETY ENVIRONMENTAL MANUAL
Doc. No: PPNS/HSE/MAN/01
PT. XXXXXX
The scope of documented information control procedure is hardcopy document. All HSE Procedures, Work Instructions or other related HSE documents has been given to authorized personnel for reviewing, approving before implementation and distribution.
Documents Cover is part of overall document Documentation is to be legible, dated (with dates of revision) and readily identifiable, maintained in an orderly manner and retained for a specified period. Procedures and responsibilities is to be established and maintained concerning the creation and modification of the various types of document. External documents are to be controlled and stored, such as legal regulations, Subcontractor management system manual, etc. Attachment 1 is the list of manual and procedures HSEMS.
Revision: 01 Date: 08.11.2021
Ruang lingkup prosedur pengendalian informasi terdokumensi adalah dokumen yang berbentuk hardcopy. Seluruh Prosedur K3L, Instruksi Kerja atau dokumen-dokumen K3L yang terkait lainnya yang diusulkan diserahkan kepada petugas yang berwenang untuk ditinjau ulang, persetujuan sebelum diterapkan dan distribusi ke semua Halaman depan merupakan bagian dari suatu dokumen. Dokumentasi harus dapat terbaca dengan jelas, bertanggal (dengan tanggal revisi) and mudah diidentifiaksi, dipelihara dalam suatu urutan yang teratur dan ditinjau ulang dalam periode yang disepakati. Prosedur dan tanggung jawab dibuat dan dipelihara dalam rangka pembuatan dan modifikasi dari dokumen. Dokumen eksternal dikendalikan dan disimpan seperti peraturan perundangan, manual system manajemen subkontraktor, dll. Lampiran 1 adalah daftar manual dan prosedur SMK3L.
Page: 45 of 51
HEALTH, SAFETY ENVIRONMENTAL MANUAL
Doc. No: PPNS/HSE/MAN/01
PT. XXXXXX
Revision: 01 Date: 08.11.2021
8.
OPERATION
8.
8.1
Operation planning and control
8.1.1
General PPNS Surabaya identify those operations and activities that are associated with identified risks where control measures need to be applied in line whith its policy, objective, including maintenance in order to ensure that they are carried out under specified conditions by:
8.1 Perencanaan dan pengendalian operasi 8.1.1 Umum PPNS Surabaya mengidentifikasi operasi dan aktivitas yang terkait dengan risiko K3L teridentifikasi dimana pengendalian perlu dilakukan dalam selaras dengan kebijakan dan tujuan termasuk aktivitas pemeliharaan dalam rangka memastikan mereka dilaksanakan dalam kondisi yang telah ditetapkan dengan: prosedur untuk mengendalikan operasi dan aktivitas tersebut akan ditetapkan, didokumentasikan dan dipelihara untuk memastikan bahwa kebijakan dan sasaran K3L tercapai ; kriteria operasi untuk seluruh aktivitas operasi yang terkait aspek penting K3L yang teridentifikasi dijabarkan di dalam prosedur operasional atau instruksi kerja; menetapkan dan memelihara prosedur yang berkaitan dengan tingkat risiko K3L yang diketahui dari barang atau layanan yang dibeli dan atau dipakai oleh Perusahaan dan menyampaikan serta mengkomunikasikan prosedur dan persyaratan relevan kepada pemasok dan subkontraktor; menetapkan dan memelihara prosedur untuk desain tempat kerja dan peralatan proyek konstruksi berikut dengan memperhatikan faktor kemampuan manusia.
8.1.2
establishing and maintaining documented procedures to cover situations where their absence could lead to deviations from the HSE policy and the objectives;
stipulating operating criteria related to HSE aspects indetified to the operations procedures and or work instruction;
establishing and maintaining procedures related to the identified HSE risks of goods, equipment and services purchased and/ or used by Company and communicating relevant procedures and requirements to suppliers and subcontractor; and
establishing and maintaining procedures for the design of workplace and construction project equipment including their adaptation to human capabilities.
Eliminating hazards and reducing HSE risks PT. ATMINDO establish, implement and maintain a process(es) for the elimination of hazards & environmental aspects and reduction of HSE risks using the following hierarchy of controls:
OPERASI
8.1.2 Eliminasi bahaya dan mengurangi risiko K3L PT. ATMINDO menetapkan, menerapkan dan memelihara prosesproses untuk mengeliminasi bahaya & aspek lingkungan dan mengurangi Page: 46 of 51
HEALTH, SAFETY ENVIRONMENTAL MANUAL
Doc. No: PPNS/HSE/MAN/01
PT. XXXXXX
Date: 08.11.2021
a. eliminate the hazard and environmmetal aspects; b. substitute with less hazardous processes, operations, materials or equipment; c. use engineering controls and reorganization of work; d. use administrative controls, including training; e. use adequate personal protective equipment. 8.1.3
Management of Change When changes to HSEMS are deemed necessary, the Manager involved shall ensure the change will comply with the requirements of HSEMS and shall consider:
the purpose of the changes and their potential consequences; the integrity of HSEMS; the availability of resources; the allocation or reallocation of responsibilities and authorities.
8.1.4
Procurement PT. AMINDO Tbk shall establish, implement and maintain a process(es) to control the procurement of products and services in order to ensure their conformity to its HSEMS.
8.1.5
Subcontractor PPNS Surabaya shall coordinate its procurement process(es) with its subcontractors, in order to identify hazards and to assess and control the HSE risks arising from: a. the subcontractors’ activities operations that impact organization; b. the company’s activities operations that impact subcontractors’ workers; c. the subcontractors’ activities
Revision: 01
and the and the and
risiko K3L dengan menggunakan hierarki pengendalian berikut: a. eliminasi bahaya dan aspek lingkungan; b. subtitusi, mengganti dengan proses, operasi, bahan atau peralatan yang kurang berbahaya; c. menggunakan pengendalian teknik dan pengaturan kembali pekerjaan; d. pengendalian administratif, termasuk pelatihan; e. menggunakan alat pelindung diri yang memadai. 8.1.3 Manajemen Perubahan Ketika perubahan pada SMK3L dianggap perlu, maka Manager yang terlibat harus memastikan bahwa perubahan tersebut akan mematuhi persyaratan SMK3L dan harus mempertimbangkan: tujuan perubahan dan potensi konsekuensinya; integritas dari SMK3L; ketersediaan sumber daya; alokasi atau realokasi tanggung jawab dan wewenang. 8.1.4 Pengadaan PT. AMINDO Tbk harus menetapkan, menerapkan dan memelihara proses untuk mengendalikan pengadaan produk dan layanan dalam rangka untuk memastikan kesesuaiannya dengan SMK3L. 8.1.5 Subkontraktor PPNS Surabaya harus mengoordinasikan proses pengadaan dengan subkontraktornya, dalam rangka mengidentifikasi bahaya dan untuk menilai dan mengendalikan risiko K3L yang timbul dari: a. Operasi dan kegiatan subkontraktor yangberdampak pada organisasi; b. Operasi dan kegiatan perusahaan yang berdampak pada pekerja subkontraktor; Page: 47 of 51
HEALTH, SAFETY ENVIRONMENTAL MANUAL
Doc. No: PPNS/HSE/MAN/01
PT. XXXXXX
Date: 08.11.2021
operations that impact other interested parties in the workplace.
c. Operasi dan kegiatan subkontraktor yang berdampak pada pihak lain yang berkepentingan di tempat kerja.
PPNS Surabaya shall ensure that the requirements of its HSEMS are met by subcontractors and their workers. The procurement process(es) shall define and apply HSE criteria for the selection of subcontractors. 8.1.6
8.2
Outsourcing PPNS Surabaya shall ensure that outsourced functions and processes are controlled. The organization shall ensure that its outsourcing arrangements are consistent with legal requirements and other requirements and with achieving the intended outcomes of the HSEMS. The type and degree of control to be applied to these functions and processes shall be defined within the HSEMS.
PPNS Surabaya harus memastikan bahwa persyaratan SMK3L dipenuhi oleh subkontraktor dan pekerja mereka. Proses-proses pengadaan dalam organisasi harus menetapkan dan menerapkan kriteria K3L dalam pemilihan subkontraktor. 8.2.1
Alih daya PPNS Surabaya harus memastikan fungsi dan proses-proses yang dialihdayakan dikendalikan. Perusahaan harus memastikan pengaturan alih daya konsisten dengan persyaratan peraturan perundangundangan dan persyaratan lainnya serta mencapai hasil yang sesuai dengan harapan SMK3L. Jenis dan tingkat pengendalian yang diterapkan pada fungsi-fungsi dan proses-proses ini harus didefinisikan dalam SMK3L.
8.3
Kesiagaan dan tanggap darurat
Emergency preparedness and response PPNS Surabaya establish and maintain plans and procedures to identify the potential for, and responses to, incidents and emergency situations, and for preventing and mitigating the likely illness and injury that may be associated with them. PPNS Surabaya reviews its emergency preparedness and response plans and procedures, in particular, after the occurrence of incidents or emergency situations. PPNS Surabaya conducts periodically test such procedures where practicable to ensure the feasiblity and effectiveness of the plan and procedure.
Revision: 01
PPNS Surabaya menetapkan dan memelihara prosedur untuk mengidentifikasi potensi dan ketanggapan terhadap insiden, kondisi darurat. Metoda untuk pencegahan dan peredaran penyakit dan cidera yang terkait dengan bahaya potensial tersebut. PPNS Surabaya akan meninjau ulang rencana dan prosedur persiapan dan tanggap darurat setelah terjadinya insident atau kondisi darurat. PPNS Surabaya melaksanakan pelatihan, secara periodik, prosedur tanggap darurat, bila dapat dilakukan untuk memastikan atau menyempurnakan kelayakan dan keefektifannya. Page: 48 of 51
HEALTH, SAFETY ENVIRONMENTAL MANUAL
Doc. No: PPNS/HSE/MAN/01
PT. XXXXXX
9. PERFORMANCE EVALUATION
Revision: 01 Date: 08.11.2021
9.
EVALUASI KINERJA
9.1 Monitoring, measurement, analysis and evaluation
9.1
Pemantauan, pengukuran, analisis dan evaluasi
9.1.1 General PPNS Surabaya establishs and maintain procedures to monitor and measure HSE performance on a regular basis. These procedures shall provide for:
9.1.1 Umum PPNS Surabaya menetapkan dan memelihara prosedur untuk memantau dan mengukur kinerja K3L, secara teratur. Prosedur ini harus tersedia untuk: Pemantauan pencapaian Sasaran K3L Perusahaan yang telah dipenuhinya; Pengukuran proaktif unjuk kerja yang memantau pemenuhan dari program manajemen K3L kriteria operasi dan persyaratan perundangan dan persyaratan lainnya; Pemantauan reaktif unjuk kerja seperti kecelakaan, penyakit akibat kerja, insiden (termasuk nyaris celaka) dan bukti ketidak-sesuaian dari kinerja K3L; dan Data hasil pemantauan dan pengukuran dipelihara dan dianalisa untuk memastikan tindakan perbaikan dan pencegahan dilaksanakan. Jika adanya alat pemantauan digunakan, maka Perusahaan harus memastikan peralatan tersebut telah dikalibrasi. Rekaman proses ini disimpan sesuai dengan prosedur pengendalian rekaman.
Monitoring of the extent to which the Company’s HSE objectives are met; Proactive measures of performance that monitor compliance with the HSE management program, operational criteria and applicable legislation and other regulatory requirements; eactive measures of performance to monitor accidents, ill health, incidents (including near-misses) and other historical evidence of deficient HSE performance; and Recording of data and results of monitoring and measurement sufficient to facilitate subsequent corrective and preventative action analysis. If monitoring equipment is used, Company shall ensure the equipment has been calibrated. Records of results shall be retained according to Record control procedure.
9.1.2 Evalution of compliances PPNS Surabaya establishes, implements and maintains the processes necessary to evaluate compliance with laws and regulations and obligation.
9.1.2 Analisis dan evaluasi kepatuhan PPNS Surabaya menetapkan, menerapkan dan memelihara proses yang diperlukan untuk mengevaluasi pemenuhan peraturan perundangan dan obligasi.
PPNS Surabaya will: a) Determine the frequency with which compliance will be evaluated b) Evaluating compliance and taking action, if c) Maintaining knowledge and
PPNS Surabaya akan: a) Menentukan frekuensi kepatuhan akan dievaluasi b) Mengevaluasi kepatuhan dan melakukan tindakan, jika c) Memelihara pengetahuan dan Page: 49 of 51
HEALTH, SAFETY ENVIRONMENTAL MANUAL
Doc. No: PPNS/HSE/MAN/01
PT. XXXXXX
understanding of compliance status
Revision: 01 Date: 08.11.2021
pemahaman kepatuhan
tentang
status
PPNS Surabaya maintains documented information as evidence of compliance evaluation results.
PPNS Surabaya menyimpan informasi terdokumentasi sebagai bukti hasil evaluasi kepatuhan.
9.2 Internal audit PPNS Surabaya establishs and maintains an audit programme and procedures for HSEMS audits minimum once a year in order to:
9.2 Audit internal PPNS Surabaya menetapkan dan memelihara program dan prosedur untuk menyelenggarakan audit SMK3L secara berkala minimum 1 tahun sekali dalam rangka:
1. Determine whether or not the HSEMS: conforms to planned arrangements for HSEMS including the requirements of ISO 45001:2018 and ISO 14001:2015 specification has been properly implemented and maintained; and
1. Menentukan SMK3L yang ada apakah: sesuai dengan pengaturan yang direncanakan untuk SMK3L termasuk persyaratan sepsifikasi ISO 45001:2018 dan ISO 14001:2015 telah diterapkan dan dipelihara dengan benar; dan ffektif dalam mencapai kebijakan dan tujuan K3L Perusahaan; 2. Meninjau ulang hasil audit sebelumnya; 3. Menyediakan informasi hasil audit kepada manajemen; 4. Peluang untuk peningkatan berkelanjutan, bila ada
is effective in meeting the Company’s HSE policy and objectives; 2. Review the results of previous audits; 3. Provide information on the results of audits to management; 4. Potentiality of continual improvement The audit program, including any schedule, is based on the results of risk assessments of Company’s activities, and the results of previous audits.
Program audit termasuk jadwal audit, didasarkan pada hasil penilaian resiko aktivitas kerja Perusahaan, dan hasil dari audit sebelumnya.
9.3 Management review Director is to, minimum once a year, review the HSEMS, to ensure its continuing suitability, adequacy and effectiveness. The management review process is to ensure that the necessary information is collected to allow management to carry out this evaluation. This review is documented.
9.3 Tinjauan manajemen Direktur meninjau ulang SMK3L minimal sekali dalam satu tahun untuk memastikan kesesuaian, kecukupan dan keefektifan. Proses tinjauan manajemen untuk meyakinkan informasi yang dibutuhkan telah dikumpulkan dan layak untuk manajemen melakukan evaluasi ini. Tinjuan ulang ini didokumentasikan.
The management review shall address: HSEMS management Performance HSE objective and target
Tinjauan manajemen harus mencakup: Kinerja SMK3L Sasaran dan target K3L Page: 50 of 51
HEALTH, SAFETY ENVIRONMENTAL MANUAL
Doc. No: PPNS/HSE/MAN/01
PT. XXXXXX
Revision: 01 Date: 08.11.2021
Result from the last management review HSEMS internal audit findings HSEMS effectivity evaluation Corrective and preventive action
Legal and other compliances status
requirement
Result of monitoring and measurement HSE Policies Communication and consultation Mangement issues
Record and Management Review Minutes of Meeting is maintained according to record control procedure.
Hasil tinjauan manajemen terakhir Temuan audit internal SMK3L Evaluasi keefektifan SMK3L Tindakan perbaikan dan pencegahan Status pemenuhan peraturan perundangan dan persyaratan lainnya Hasil pemantauan dan pengukuran Kebijakan K3L Komunikasi dan konsultasi Masalah-masalah manajemen
Catatan dan Notulen Rapat Tinjauan Manajemen dipelihara sesuai dengan Prosedur Pengendalian Rekaman. .
Page: 51 of 53
HEALTH, SAFETY ENVIRONMENTAL MANUAL
10.
Doc. No: PPNS/HSE/MAN/01
PT. XXXXXX
IMPROVEMENT
Revision: 01 Date: 08.11.2021
10.
PERBAIKAN
10.1 Insident, nonconformity and corrective action PPNS Surabaya takes action to eliminate causes of non-conformities related to product and service as well as HSE issues to prevent recurrence, as well as to prevent potential causes of non-conformities from occurring. Corrective action includes the appropriate precautions needed against the effects of the nonconformities encountered and the effects of the potential problems caused.
10.1 Insiden, ketidak sesuaian dan tindakan koreksi PPNS Surabaya mengambil tindakan untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian terkait dengan produk dan layanan serta masalah K3L untuk mencegah terulangnya, serta mencegah terjadinya penyebab ketidaksesuaian potensial. Tindakan korektif termasuk tindakan pencegahan yang sesuai diperlukan terhadap efek dari ketidaksesuaian yang dihadapi dan efek dari potensi masalah yang ditimbulkan.
A documented procedure defines requirements for: Reviewing non-conformities (including customer complaints) or potential non-conformities; Defining responsibility and authority for handling and investigation of accident, incident, environmental impacts and HSE nonconformity;
Prosedur terdokumentasi mendefinisikan persyaratan untuk: Meninjau ketidaksesuaian (termasuk keluhan pelanggan) atau ketidaksesuaian potensial; Defining responsibility and authority for handling and investigation of accident, incident, environmental impact and HSE nonconformity; Menentukan akar penyebabnya; Menentukan dan menerapkan tindakan yang diperlukan; Taking action to mitigate any consequences arising from accidents, incidents or nonconformances; Mengevaluasi tindakan yang dibutuhkan untuk memastikan bahwa ketidaksesuaian tidak terulang, atau tindakan untuk mencegah terjadinya ketidaksesuaian; The initiation and completion of corrective and preventive actions; Confirmation of the effectiveness of corrective and preventive actions taken.
Determine the root causes; Determine and implement the necessary actions; Taking action to mitigate any consequences arising from accidents, incidents or nonconformities;
Evaluating the actions needed to ensure that nonconformities do not recur, or actions to prevent nonconformities from occurring;
The initiation and completion of corrective and preventive actions; Confirmation of the effectiveness of corrective and preventive actions taken.
10.2 Continual improvement
10.2 Peningkatan berkelanjutan
Page: 52 of 53
HEALTH, SAFETY ENVIRONMENTAL MANUAL
Doc. No: PPNS/HSE/MAN/01
PT. XXXXXX
PPNS Surabaya shall continually improve the suitability, adequacy and effectiveness of the HSEMS, by:
HSE policies and objectives, audit results, data analysis, corrective and preventive action and management review enhancing HSE performance; promoting a culture that supports an HSEMS; promoting the participation of workers in implementing actions for the continual improvement of the HSEMS;
communicating the relevant results of continual improvement to workers, and, where they exist, workers’ representatives;
maintaining and retaining documented information as evidence of continual improvement.
Revision: 01 Date: 08.11.2021
PPNS Surabaya harus memperbaiki secara berkelanjutan dengan meninjau dan menilai kesesuaian, kecukupan dan keefektifan SMK3L, melalui: kebijakan & sasaran K3L, hasil audit, analisis data, tindakan perbaikan dan pencegahan dan tinjauan manajemen peningkatan kinerja K3L; mempromosikan budaya yang mendukung SMK3L; mempromosikan partisipasi pekerja dalam melaksanakan tindakan untuk perbaikan SMK3L secara berkelanjutan; mengkomunikasikan hasil-hasil perbaikan berkelanjutan yang relevan kepada pekerja, dan, kepada perwakilan pekerja apabila ada; menyimpan dan memelihara informasi terdokumentasi sebagai bukti dari perbaikan berkelanjutan.
Page: 53 of 54
HEALTH, SAFETY ENVIRONMENTAL MANUAL
Doc. No: PPNS/HSE/MAN/01
PT. XXXXXX
ATTACHMENTS: 1. List of HSE Procedures 2. PPNS Surabaya’ Organizational Structure. 3. PPNS Surabaya’ HSE Organization Chart
Revision: 01 Date: 08.11.2021
LAMPIRAN: 1. Daftar Prosedur K3L 2. Struktur Organisasi PPNS Surabaya 3. Bagan Organisasi Surabaya
K3L
PPNS
Page: 54 of 54
