Manual Logistik 2 PDF [PDF]

Citation preview

Pengelolaan Logistik yang baik akan dapat meningkatkan Transparansi dan akuntabilitas Palang Merah Indonesia baik dimata Donor maupun Penerima Bantuan. Transparansi dan Akuntabilitas yang baik ini pada akhirnya akan mengarah pada peningkatan Citra PMI baik di mata Donor maupun di mata masyarakat secara umum. Berdasarkan hal tersebut diatas, maka untuk mengembangkan peran dan fungsi Logistik, Pengurus Pusat PMI menerbitkan 'Manual ISBN 979367517-9



Pengelolaan Logistik PMI' guna dijadikan acuan bagi segenap jajaran PMI dalam membina dan mengembangkan serta memberdayakan fungsi Logistik PMI, secara



9 789793 675176



Markas Pusat Palang Merah Indonesia Jl. Jend. Gatot Subroto Kav. 96, Jakarta 12970 - Indonesia Telp. +62 21 7992325, Fax. +62 21 7995188 E-mail: [email protected] Website: www.palangmerah.org



nasional maupun secara lokal di wilayah masing-masing.



MANUAL LOGISTIK PALANG MERAH INDONESIA



MANUAL LOGISTIK PALANG MERAH INDONESIA



Didukung oleh:



2007



Judul buku:



MANUAL LOGISTIK Manual Pengelolaan Logistik PMI ini merupakan acuan bagi segenap jajaran PMI dalam membina dan mengembangkan serta memberdayakan fungsi Logistik PMI, secara nasional maupun secara lokal di wilayah masing-masing.



Penyusun : Sutarno B.Ac. (Pjs. Kadiv Admin & Logistik/MP PMI) l Rukman (Ka. Sub. Div PB bid. Response/MP PMI) Momon Sulaeman (Tim Teknis Pengadaan/MP PMI) l Karen Blanken (NLC Logistik Konsultan/NLRC) Fachry N.S (IFRC DM Officer Indonesia/IFRC) l Lidia (IFRC Logistik Officer Indonesia) Arif S. (Outsourcing Keuangan Tsunami/MP PMI) l Trisna (PMI Logistik Fasilitator/PMI DKI) M. Arief Ilmiawan (PMI Logistik Fasilitator/Sub. Div. Log. MP PMI) Penyempurnaan dan Editing Manual Logistik : Sutarno B.Ac. (Pjs. Kadiv Admin & Logistik/MP PMI) l Momon Sulaeman (Tim Teknis Pengadaan/MP PMI) M. Arief Ilmiawan (PMI Logistik Fasilitator/Sub. Div. Log. MP PMI) Desain sampul & Layout : Mochamad Abbas (Design) Dudu Rohmat (Layout) Penerbit : Palang Merah Indonesia (PMI) Didukung : Palang Merah Denmark (DRC) Copyright Ó 2007 All right reserved Cetakan 1, Desember 2007 ISBN : 978-979-3675-17-9



Kata Pengantar



KATA PENGANTAR



Dengan mengucap puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, telah tersusun sebuah Manual tentang ” Pengelolaan Logistik ” yang sesuai dengan Standard Palang Merah. Manual pengelolaan Logistik Ini adalah suatu langkah maju dalam melakukan pembenahan Organisasi di Bidang Logistik seperti yang diamanatkan dalam Garis-garis Kebijakan dan Rencana Strategi PMI th. 2004 – 2009. Pengelolaan Logistik yang baik akan dapat meningkatkan Transparansi dan akuntabilitas Palang Merah Indonesia baik dimata Donor maupun Penerima Bantuan. Transparansi dan Akuntabilitas yang baik ini pada akhirnya akan mengarah pada peningkatan Citra PMI baik di mata Donor maupun di mata masyarakat secara umum. Namun demikian, tampaknya pada saat ini belum ada kesamaan pemahaman dari semua pihak terhadap masalah proses Logistik PMI yang standard. Disamping itu, Fungsi Logistik saat ini belum mempunyai sistem monitoring dan pengawasan yang sebanding dengan perkembangan permasalahan diatas, sehingga fungsinya tidak optimal dan mengalami berbagai permasalahan baik bersifat teknis maupun non teknis. Hal ini pada akhirnya mengurangi kontribusi optimal fungsi Logistik ini dalam pemberian pelayanan Palang Merah Indonesia. Berdasarkan hal tersebut diatas, maka untuk mengembangkan peran dan fungsi Logistik, Pengurus Pusat PMI menerbitkan 'Manual Pengelolaan Logistik PMI' guna dijadikan acuan bagi segenap jajaran PMI dalam membina dan mengembangkan serta memberdayakan fungsi Logistik PMI, secara nasional maupun secara lokal di wilayah masing-masing. Pengembangan konsep Manual Pengelolaan Logistik ini dibantu oleh suatu tim kerja teknis dengan anggota terbatas yang mewakili segenap jajaran PMI namun ditunjuk berdasarkan kapasitas pribadi yang dianggap memiliki kemampuan dan komitmen, khususnya dalam menunjang program pengembangan fungsi Logistik PMI secara menyeluruh. Di samping itu dan Palang Merah Belanda dan perwakilan Federasi Internasional Palang Merah dan Bulan Sabit Merah melalui perwakilannya di Jakarta, turut membantu dan berperan serta dalam persiapan penyusunan Manual Pengelolaan Logistik ini.



Manual Logistik Palang Merah Indonesia



iii



Kata Pengantar



Kepada semua pihak yang telah berperan serta dalam penerbitan Manual Pengelolaan Logistik ini, kami mengucapkan terima kasih Harapan kami agar Pedoman Manual Pengelolaan Logistik PMI ini dapat diimplementasikan secara konsekuen, walaupun kami menyadari bahwa dalam upaya optimalisasi fungsi Logistik ini, buku Manual ini masih akan terus membutuhkan perbaikan. Untuk itu saran dan masukan yang relevan dan proporsional akan menunjang terwujudnya pengembangan fungsi Logistik PMI di masa yang akan datang sangat kami harapkan.



Jakarta, 29 Oktober 2007



Pengurus Pusat PALANG MERAH INDONESIA Sekretaris Jenderal



Iyang D. Sukandar



iv



Daftar Isi



DAFTAR ISI



Halaman KATA PENGANTAR ...................................................................iii DAFTAR ISI ............................................................................v PENDAHULUAN .......................................................................2 BAB 1. Pengorganisasian dan Tanggung Jawab 1.1 Pendahuluan...........................................................5 1.2 Tanggung Jawab Markas Pusat, Daerah dan Cabang Dalam Logistik Tanggap Darurat ....................................5 1.3 Tanggung Jawab Markas Pusat, Daerah dan Cabang Dalam Logistik Reguler...............................................8 1.4 Pengorganisasian Logistik PMI, Pusat, Daerah, Cabang (Darurat dan Reguler) ..............................................10



BAB 2. Pengelolaan Gudang dan Angkutan 2.1 Pendahuluan .........................................................13 2.2 Gudang / Tempat Penyimpanan...................................13 2.3 Spesifikasi Gudang .................................................14 2.4 Penerimaan Barang dan Jasa .....................................16 2.5 Penyimpanan ........................................................24



BAB 3. Pengelolaan Aset 3.1 Pendahuluan ........................................................28 3.2 Registrasi dan Pemeliharaan Kendaraan ........................29 3.3 Registrasi / Pendataan Pemeliharaan Aset ....................32



Manual Logistik Palang Merah Indonesia



v



Daftar Isi



BAB 4. Pelaporan dan Pemantauan 4.1 Pendahuluan .........................................................34 4.2 Pelaporan.............................................................34 4.3 Pemantauan / Monitoring ..........................................35 4.4 Audit (Internal dan External)......................................36



PENUTUP ............................................................................38 LAMPIRAN FORM DAN FORMAT LAPORAN........................................39 LAMPIRAN SK MANUAL LOGISTIK .................................................67



vi



Manual logistik Palang Merah Indonesia



Pendahuluan l Logistik Tanggap Darurat l Logistik Reguler



Pendahuluan Palang Merah Indonesia (PMI) merupakan sebuah organisasi kemanusiaan yang didirikan berdasarkan Keputusan Presiden No. 25 tahun 1950 dan Keputusan Presiden No. 246 tahun 1963. Dalam perkembangannya, PMI mengalami perkembangan yang pesat dalam melaksanakan tugas-tugas kepalangmerahan khususnya dalam hal pemberian bantuan kepada masyarakat yang terkena dampak dari bencana alam maupun bencana akibat ulah manusia. Hal ini merupakan sebuah kepercayaan yang besar yang diberikan oleh masyarakat baik masyarakat nasional maupun internasional terhadap keberadaan PMI. Besarnya kepercayaan masyarakat yang diberikan kepada PMI dalam hal pengelolaan bantuan, menjadikan PMI dituntut untuk lebih profesional, transparan dan akuntabilitas dalam mengelola barang-barang bantuan tersebut, baik bantuan yang berasal dari masyarakat maupun lembaga internasional lainnya. Buku Pedoman/Panduan/Manual Logistik PMI ini disusun dalam satu sistem logistik dengan mengacu pada sistem logistik Federasi, hal ini bertujuan untuk memudahkan dan menyamakan sistem logistik yang dilaksanakan di Markas Pusat, Daerah dan Cabang, baik sistem logistik tanggap darurat maupun sistem logistik reguler. Berikut ini dijelaskan tentang maksud dari kedua jenis logistik itu.



Logistik Tanggap Darurat Dalam dokumen (yang sudah disetujui) “Petunjuk Pelaksanaan Logistik Tanggap Darurat Palang Merah Indonesia”, dijelaskan tentang ketentuan logistik tanggap darurat PMI. Telah diputuskan bahwa PMI akan membangun gudang-gudang dukungan logistik di sejumlah lokasi di seluruh Indonesia, yang digolongkan dalam tiga jenis: Gudang Pusat, Gudang Regional dan Gudang Tanggap Darurat. Dalam dokumen yang sama dijelaskan tentang spesifikasi masing-masing jenis gudang serta tanggung jawab Pusat, Daerah dan Cabang dalam pengembangan dan pemeliharaan gudang-gudang ini. Gudang Pusat dan gudang Regional serta Gudang Tanggap Darurat akan terus dipantau oleh Divisi Logistik Kantor Pusat PMI.



2



Pendahuluan



Logistik Reguler Markas Pusat, Daerah dan Cabang melaksanakan proses logistik reguler sesuai dengan prosedur dalam Manual Logistik ini. Logistik Markas Pusat tidak mempunyai fungsi pemantauan langsung untuk kegiatan logistik reguler di Daerah dan Cabang. Keharusan melapor oleh Daerah dan Cabang kepada Markas Pusat dijelaskan dalam prosedur itu dan didasarkan pada “Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga PMI”. Setiap waktu, Logistik Markas Pusat akan memantau semua proses logistik yang terjadi sesuai dengan prosedur dalam Manual Logistik ini. Logistik Tanggap Darurat dan Reguler tersebut, membahas tentang pengorganisasian serta tanggungjawab, pergudangan, manajemen transportasi, pengelolaan dan pemeliharaan aset serta laporan dan pemantauan. Bagi Daerah atau Cabang yang tidak memiliki Gudang Regional atau Gudang Tanggap Darurat dapat juga menggunakan panduan ini sebagai pedoman dalam melakukan aktivitas logistik. Dalam Panduan ini tidak membahas tentang Panduan sistem pengadaan barang dan jasa. Pengadaan Barang dan Jasa dijelaskan dalam dokumen terpisah berdasarkan "Surat Keputusan Pengurus Pusat Palang Merah Indonesia Nomor 046/KEP/PP/PMI/IV/2005 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa untuk Kantor Pusat Palang Merah Indonesia" Panduan/Manual/Pedoman Logistik ini terdiri dari 4 bab dan lampiran-lampiran, dengan uraian bab sebagai berikut : · Bab 1, menjelaskan tentang pengorganisasian dan tanggung jawab logistik PMI ditingkat MARKAS PUSAT PMI, Daerah dan Cabang, berkenaan dengan pelaksanaan logistik secara normal maupun dalam kondisi darurat. · Bab 2, menjelaskan tentang sistem manajemen/pengelolaan pergudangan dan transportasi PMI. · Bab 3, menjelaskan tentang sistem manajemen/pengelolaan aset PMI. · Bab 4, menjelaskan tentang sistem pelaporan dan pemantauan/monitoring PMI.



Manual Logistik Palang Merah Indonesia



3



Pengorganisasian dan Tanggung jawab Logistik



BAB 1



Pendahuluan l Tanggung Jawab Markas Pusat, Daerah dan Cabang dalam Logistik Tanggap Darurat



1.1. Pendahuluan Dalam susunan organisasi logistik dan pengelolaannya, sistem logistik PMI dibagi menjadi dua bagian, yakni logistik tanggap darurat dan logistik reguler. Berkaitan dengan sistem logistik tanggap darurat, PMI menekankan pengelolaan barang bantuan dibawah koordinasi Markas Pusat (MARKAS PUSAT ) PMI, dengan penekanan dalam hal pergudangan yang diklasifikasikan ke dalam tiga kategori pergudangan yaitu Gudang Sentral, Gudang Regional dan Gudang Tanggap Darurat, dimana sistem pengawasannya dilakukan oleh Logistik MARKAS PUSAT PMI. Selanjutnya, dalam logistik reguler penekanannya pada kebutuhan peralatan kantor dan projek yang dimiliki oleh Daerah atau Cabang, dimana keterlibatan MARKAS PUSAT PMI hanya sebatas koordinasi dan pemantauan. Semua hal yang berkaitan dengan logistik harus dilaksanakan berdasarkan prosedur yang tertuang dalam panduan ini. Namun demikian, sangatlah penting untuk menghadirkan seluruh kegiatan logistik secara transparan dan dapat dipertanggungjawabkan, utamanya apabila ada keterlibatan donor dalam pelaksanaan kegiatan tersebut. Selanjutnya dalam keseluruhan proses logistik, penting adanya suatu perencanaan, komunikasi dan koordinasi diantara bagian yang saling terkait.



1.2. Tanggung Jawab Markas Pusat, Daerah dan Cabang Dalam Logistik Tanggap Darurat Logistik tanggap darurat PMI menjelaskan tanggung jawab masing-masing tingkatan terhadap keberadaan Gudang Sentral, Gudang Regional dan Gudang Darurat. Diperlukan adanya nota kesepahaman (MoU-Memorandum of Understanding)



antara Pengurus Pusat dengan Daerah dan Cabang dalam



mengimplementasikan kegiatan logistik tersebut.



Tanggung Jawab Divisi PB MARKAS PUSAT PMI · Memberikan informasi kepada Divisi Logistik MARKAS PUSAT PMI tentang Lokasi Gudang Sentral, Gudang Regional dan Gudang Tanggap Darurat. · Divisi PB Markas Pusat PMI memastikan ketersediaan anggaran untuk pengelolaan gudang, tanah, perlengkapan gudang, stok barang awal dan



Manual Logistik Palang Merah Indonesia



5



Tanggung Jawab Markas Pusat, Daerah dan Cabang dalam Logistik Tanggap Darurat



penggantian, transportasi dan biaya operasional (untuk membiayai pemeliharaan gudang, administrasi, staf gudang dan buruh) pada saat pelaksanaan Operasi Tanggap darurat . · Mengirim laporan kepada donor, berdasarkan data yang diterima dari Divisi Logistik MARKAS PUSAT PMI.



Tanggung Jawab Logistik Markas Pusat PMI · Memberitahukan Divisi PB tentang kebutuhan anggaran yang diperlukan dalam pengelolaan Gudang Pusat, Gudang Regional dan Gudang Tanggap Darurat, serta biaya operasional yang dibutuhkan. · Mengelola dan memelihara gudang, tanah, perlengkapan gudang, buffer stock (stok awal barang) dan transportasi berdasarkan kebutuhan dan spesifikasi Divisi PB MARKAS PUSAT PMI. · Memverifikasi laporan bulanan gudang Sentral, Gudang Regional dan Gudang Tanggap Darurat termasuk laporan keuangan gudang, selanjutnya melaporkan kepada Pengurus Pusat dengan tembusan kepada Divisi PB dan Divisi Keuangan. · Memantau stok barang di gudang Sentral, Gudang Regional dan Gudang Tanggap Darurat berdasarkan analisis laporan bulanan seperti ketersediaan barang, permintaan barang dan barang kadaluarsa. · Melakukan pengadaan barang dan jasa melalui Panitia Pengadaan barang dan jasa berdasarkan hasil pemantauan atau permintaan dari gudang Sentral, gudang Regional dan Gudang Tanggap Darurat. · Mengurus proses kepabeanan barang-barang bantuan internasional. · Melakukan supervisi terhadap Gudang Sentral, Gudang Regional dan Gudang Tanggap Darurat. Dalam hal ini, pengelola pada Gudang Sentral bertanggung jawab langsung kepada Logistik MARKAS PUSAT PMI. Sedangkan, untuk pengelola Gudang Regional dan Gudang Tanggap Darurat bertanggungjawab terhadap Daerah atau Cabang yang selanjutnya melaporkan kepada Logistik MARKAS PUSAT PMI; hubungan keterkaitan antara Logistik MARKAS PUSAT PMI dengan Daerah dan Cabang diatur dalam sebuah nota kesepahaman.



6



Pengorganisasian dan Tanggung jawab Logistik



Dalam nota kesepahaman disetujui hal-hal seperti berikut: o Daerah dan Cabang diharapkan memiliki staf gudang yang memiliki kapasitas dalam logistik serta mampu memberikan laporan bulanan, mampu melakukan pemeliharaan fasilitas dan perlengkapan gudang. o Divisi Logistik MARKAS PUSAT PMI bekerjasama dengan Divisi PB akan mengupayakan dana untuk pengelolaan Gudang dan ketersediaan buffer stok standard Penanggulangan Bencana.



Tanggung Jawab Pengelola Gudang Sentral · Menerima dan menyimpan barang. · Mengirim barang berdasarkan perintah dari Logistik MARKAS PUSAT PMI untuk kebutuhan Gudang Regional/Gudang Tanggap Darurat atau ke lokasi bencana. · Menjaga stock minimum agar sesuai dengan standar kebutuhan Divisi PB MARKAS PUSAT PMI. · Memelihara gudang, perlengkapan gudang, mengusulkan jenis transportasi yang paling memadai. · Membuat laporan bulanan termasuk laporan keuangan, stock report, pemeliharaan gedung, alat transportasi dan penggunaannya kepada Divisi Logistik MARKAS PUSAT PMI.



Tanggung Jawab Pengelola Gudang Regional · Menerima dan menyimpan barang. · Mengirim barang berdasarkan perintah dari Logistik MARKAS PUSAT PMI untuk kebutuhan Gudang Tanggap Darurat atau ke lokasi bencana. · Menjaga minimum stock agar sesuai dengan standar kebutuhan Divisi PB MARKAS PUSAT PMI. · Memelihara gudang, perlengkapan gudang, menentukan jenis transportasi. · Membuat laporan bulanan termasuk laporan keuangan, stock report,



Manual Logistik Palang Merah Indonesia



7



Tanggung Jawab Markas Pusat PMI, Daerah dan Cabang dalam Logistik Reguler



pemeliharaan gedung, alat transportasi dan penggunaannya kepada Logistik MARKAS PUSAT PMI.



Tanggung Jawab Pengelola Gudang Tanggap Darurat · Menerima dan menyimpan barang. · Mengirim barang berdasarkan perintah dari Logistik MARKAS PUSAT PMI ke lokasi bencana. · Menjaga minimum stock agar sesuai dengan standar kebutuhan Tanggap Darurat terkait Penanggulangan Bencana PMI · Memelihara gudang, perlengkapan gudang, menentukan jenis transportasi. · Membuat laporan bulanan termasuk laporan keuangan, stock report, pemeliharaan gedung, alat transportasi dan penggunaannya kepada Divisi Logistik MARKAS PUSAT PMI.



Keterangan tambahan: Bila diperlukan, dalam kondisi darurat/bencana, PMI dapat membentuk tim khusus logistik untuk menyiapkan dan melaksanakan kegiatan logistik di daerah yang terkena bencana, termasuk pendirian gudang. Berdasarkan hal tersebut, Markas Pusat mempunyai daftar petugas logistik yang memiliki kapasitas di bidang logistik di seluruh Indonesia, yang sewaktu-waktu dapat dikirim ke daerah bencana. Divisi PB MARKAS PUSAT akan mengkoordinir mobilisasi dan dalam kegiatannya akan dikoordinir oleh Divisi Logistik.



1.3. Tanggung Jawab MARKAS PUSAT PMI, Daerah dan Cabang Dalam Logistik Reguler MARKAS PUSAT, Daerah dan Cabang dalam proses logistik reguler memiliki tanggung jawab yang sama. Dalam beberapa hal, persetujuan MARKAS PUSAT dibutuhkan, apabila dana berasal dari MARKAS PUSAT PMI atau donor yang diberikan melalui MARKAS PUSAT PMI. MARKAS PUSAT PMI, Daerah dan Cabang harus memberikan laporan perkembangan aset dan kegiatan logistik. Setiap enam bulan sekali, seluruh



8



Pengorganisasian dan Tanggung jawab Logistik



perkembangan dalam logistik reguler bisa disatukan dalam sebuah laporan umum PMI.



Tanggung Jawab Divisi Logistik MARKAS PUSAT PMI · Mengelola gudang dan transportasi · Mengelola dan memelihara aset, termasuk transportasi. · Merangkum dan menganalisa seluruh informasi logistik dari Daerah / Cabang.



Tanggung Jawab Divisi Logistik Daerah · Mengelola gudang dan transportasi · Mengelola dan memelihara aset, termasuk transportasi. · Membuat laporan terkait logistik secara umum maupun stock berdasarkan keadaan di PMI Daerah dan Cabang kemudian melaporkannya secara berkala minimal 1 tahun sekali kepada MARKAS PUSAT PMI.



Tanggung Jawab Divisi Cabang · Mengelola gudang dan transportasi · Mengelola dan memelihara aset, termasuk jenis transportasi. · Mengirimkan laporan dua kali setahun kepada Daerah.



Keterangan: Cabang-cabang mengirim laporan kepada Daerah tiap semester (dua kali setahun). Daerah-daerah harus mengirim laporan minimal sekali setahun kepada MARKAS PUSAT PMI (berdasarkan AD / ART PMI). Lihat isi laporan Bab IV.



Manual Logistik Palang Merah Indonesia



9



Pengorganisasian logistik MARKAS PUSAT, Daerah dan Cabang PMI (Darurat dan Reguler)



1.4. Pengorganisasian logistik MARKAS PUSAT, Daerah dan Cabang PMI (Darurat dan Reguler) Susunan organisasi pada Divisi Logistik MARKAS PUSAT , Daerah, Cabang, Gudang Sentral, Gudang Regional dan Gudang Tanggap Darurat mungkin berbeda, hal ini didasari oleh besarnya tanggung jawab pergudangan yang ada, namun peranperan logistik yang ada memiliki pemahaman yang sama. Pada gudang yang berukuran kecil, berbagai peran logistik yang ada dapat dilakukan oleh 1 orang. Untuk Gudang Sentral, Gudang Regional atau Gudang Tanggap Darurat, pekerjaan yang dilakukan mungkin sedikit berbeda tetapi peran-peran logistik yang ada berlaku sama. Dengan demikian karena adanya perbedaan, perlu disusun uraian pekerjaan berdasarkan situasi yang ada. Dalam beberapa hal, peran-peran logistik dilaksanakan oleh para relawan. Namun demikian, mobilisasi 'perputaran' para relawan cukup tinggi, sehingga diperlukan sekurang-kurangnya 1 petugas tetap yang memiliki kemampuan logistik, untuk kelanjutan pengelolaan logistik. Peran-peran yang diperlukan dalam proses pelaksanaan kegiatan logistik adalah: · Penanggung jawab logistik dengan tugas sebagai berikut: o Memastikan dan Memantau proses logistik berdasarkan laporan bulanan (stok barang, kendaraan, aset, pemeliharaan, dsb.). o Mengkoordinir penanggung jawab gudang, penanggung jawab administrasi logistik, penanggung jawab aset, penanggung jawab keamanan dan penanggung jawab transportasi. · Penanggung jawab administrasi logistik dengan tugas sebagai berikut: o Mengurus seluruh proses administrasi dalam kegiatan logistik. · Penanggung jawab gudang dengan tugas sebagai berikut: o Menerima barang. o Menyimpan barang. o Mengirim barang.



10



Pengorganisasian dan Tanggung jawab Logistik



o Memelihara stok barang. o Menyimpan catatan semua pergerakan stok barang. o Memelihara sistim keamanan gudang dan barang. o Memimpin pekerja gudang. · Pekerja gudang dengan tugas sebagai berikut: o Mendukung penanggung jawab gudang dalam melaksanakan tugas. · Penanggung jawab transportasi dengan tugas sebagai berikut: o Menyiapkan transportasi barang dan staf. o Menyimpan catatan seluruh kendaraan, penggunaanya serta pemeliharaannya. o Memimpin para pengemudi. · Penanggung jawab aset dengan tugas sebagai berikut: o Mengelola pemeliharaan aset-aset PMI. o Mendata seluruh aset-aset PMI dan pemeliharaannya. · Penanggung jawab keamanan dengan tugas sebagai berikut: o Mengamankan seluruh aset, barang dan alat transportasi.



Manual Logistik Palang Merah Indonesia



11



Pengelolaan Gudang dan Angkutan



BAB 2



Pendahuluan l Gudang/Tempat Penyimpanan



2.1. Pendahuluan Bab ini menjelaskan bagaimana cara mengelola gudang secara teknis (menerima, menyimpan dan mengirim). Barang-barang yang masuk dapat diterima dari pemasok atau donor. Bila barang dari pemasok atau donor tanpa angkutan maka perlu diusahakan angkutan agar barang dapat sampai di Gudang. Angkutan harus diusahakan terkait dengan pengiriman barang Perlu menjadi pertimbangan dalam menerima bantuan, bahwa biaya operasional seringkali tidak termasuk dalam sumbangan barang dari donor (contoh biaya operasional dan pengiriman untuk mobil sumbangan). Dalam penyediaan Logistik, di Markas Pusat terdapat proses khusus terkait Pengadaan, pemintaan dan penyimpanan Alat Tulis Kantor seperti terlampir dalam form F.5 Permohonan pemakaian kendaraan untuk personil menggunakan formulir khusus dan hal sama juga diterapkan untuk pengiriman barang. Proses terkait dengan transportasi personil dijelaskan secara terperinci dalam butir ( 3.2 )



2.2. Gudang/Tempat Penyimpanan Keberadaan gudang PMI dapat disediakan oleh beberapa pihak seperti: Pemerintah, donor, disewa atau milik PMI sendiri. Logistik Darurat Spesifikasi gudang Pusat, Regional dan Tanggap Darurat dijelaskan dalam “Petunjuk Pelaksanaan Logistik Tanggap Darurat Palang Merah Indonesia”. Bila terjadi keadaan darurat/bencana, diperlukan gudang sementara yang memilki akses yang mudah menjangkau para penerima bantuan. Dalam hal ini PMI dapat menyewa gudang, menggunakan peti kemas atau menggunakan tenda. Logistik reguler Selain gudang-gudang yang didirikan secara terpusat dengan dukungan dari Markas Pusat, ada juga sejumlah Daerah dan Cabang yang memiliki gudang sendiri. Gudang - gudang Daerah dan Cabang ini dapat juga digunakan untuk keadaan darurat.



Manual Logistik Palang Merah Indonesia



13



Spesifikasi Gudang



2.3. Spesifikasi gudang Setiap bangunan dapat dipakai sebagai gudang hal ini tergantung pada situasi dan kondisi yang ada. Spesifikasi gudang yang baik pada umumnya adalah: · bangunan kokoh dengan lantai datar dan keras · kering tidak lembab memiliki ventilasi cukup dan terlindung terhadap hewan, serangga dan burung · dilengkapi dengan sarana pemadam kebakaran · mempunyai akses mudah bagi truk dan kemudahan untuk bongkar-muat · aman dari pencurian, memiliki sejumlah pintu kecil / gerbang yang dapat dikunci · memiliki penerangan listrik · akses yang mudah ke bandara dan pelabuhan laut · mempunyai asuransi untuk gudang, barang dan peralatan · mempunyai ruang berpendingin (AC) bila diperlukan (mis., untuk menyimpan obat-obatan) Beberapa hal yang perlu diperhatikan terkait dengan gudang adalah ukuran, akses, kapasitas parkir, keamanan, ketersediaan sambungan telepon, aliran listrik dan air. Hal yang harus menjadi pertimbangan adalah ketinggian atap, kontruksi bangunan (lantai dan dinding), tersedianya tempat dan akses untuk bongkar-muat, fasilitas peralatan forklift atau handlift, penerangan dan temperatur dalam gudang. Sebagai contoh, tidak mungkin menyimpan obatobatan di tempat yang terlalu banyak cahaya matahari, dimana suhu tidak dapat dikendalikan. Untuk mengoptimalkan dan memudahkan proses penyimpanan dan pengeluaran barang . Peralatan yang harus tersedia adalah: palet, rak, pengungkit (handlift) dan timbangan. Ukuran dan jenis gudang yang digunakan berdasarkan pada kapasitas penyimpanan yang diperlukan. Sifat barang yang akan disimpan serta kebutuhan volumenya berpengaruh pada luas area yang diperlukan. Hindari menggunakan gudang berukuran kecil dimana petugas gudang tidak dapat bekerja dengan baik atau sebagaimana mestinya.



14



Pengelolaan Gudang dan Angkutan



Faktor-faktor lain yang menentukan: · Akses mudah untuk truk dan kendaraan lain · Akses ke layanan kepabeanan · Susunan fisik: o Konstruksi beton lebih baik daripada plastik atau logam o Bangunan harus melindungi terhadap ancaman cuaca dan mempunyai ventilasi cukup o Bangunan harus memenuhi persyaratan fisik dari barang-barang yang disimpan (temperatur, penerangan, kelembaban, dsb.) · Sarana dasar seperti penerangan yang memadai dan tenaga listrik · Ruang kantor yang memadai · Ruang gerak cukup untuk proses bongkar muat, sarana parkir untuk truk-truk (yang bermuatan) dan ruang parkir untuk kendaraan operasional · Keamanan harus baik, dari segi lingkungan secara umum (daerah, kawasan) juga dari segi sifat-sifat bangunan (susunan pagar, pintu, dinding, dsb.) dan gudang harus dapat dikunci. Bila gudang yang sesuai sudah ditemukan, perlu diputuskan bagaimana penyimpanan barang secara fisik akan diatur. Peralatan yang diperlukan untuk gudang tergantung pada hal-hal tersebut. Beberapa pilihan berikut dapat dipertimbangkan : · Penumpukan digunakan untuk bahan makanan yang diberikan dalam volume besar, yang hampir selalu dikemas dalam kantong yang dapat ditumpuk. · Rak akan digunakan untuk menyimpan banyak barang berukuran kecil dalam satuan dan memerlukan pengemasan-kembali (obat, dsb.) · Palet akan memudahkan penanganan barang. · Rak palet sederhana umumnya mempunyai 2 atau 3 tingkat. Dua tingkat rak memerlukan ketinggian yang jelas sekitar 3 meter dan tiga tingkat memerlukan ketinggian total sekitar 4,5 meter. Mungkin diperlukan beberapa susun lagi, namun bila demikian akan diperlukan peralatan mekanikal yang lebih canggih.



Manual Logistik Palang Merah Indonesia



15



Penerimaan Barang dan Jasa



2.4. Penerimaan barang dan jasa Input: Dalam hal pengadaan - Kontrak yang sudah ditandatangani - Contoh barang yang dipesan Dalam hal bantuan - Informasi dari penghubung donor Barang-barang yang tiba di gudang mungkin saja diadakan/dibeli oleh Markas Pusat, PMI Daerah, PMI Cabang atau dikirim langsung oleh donor. Untuk barang-barang pengadaan, Bagian Logistik akan diinformasikan tentang pengadaan barang tersebut oleh Tim Pengadaan sedangkan dalam hal sumbangan, Bagian Logistik akan menerima informasi dari pihak donor melalui contact person. Kegiatan



Memberitahu penanggung jawab gudang tentang barang yang akan diterima



Siapa: Tim Pengadaan/Donor Contact Person, Logistik



Tim Pengadaan atau contact person dari pihak donor akan memberikan informasi kepada Logistik, tembusan ke penanggung jawab gudang tentang: · Tanggal barang yang akan diterima · Asal-usul barang · Jenis barang yang akan diterima · Jumlah barang yang akan diterima · Contoh barang yang dapat digunakan untuk pemeriksaan · Informasi lain yang berkaitan dengan apa yang dibutuhkan untuk menyiapkan proses penerimaan dan pemeriksaan barang Berdasarkan informasi ini, perencanaan yang diperlukan untuk pembongkaran (off-loading) dan pengkoordinasian jadwal kerja dapat dilakukan oleh penanggung jawab gudang. Ada kemungkinan angkutan perlu disediakan jika donor atau pemasok tidak mengurus angkutan. Lihat butir 2.1. Kegiatan



16



Persipan penerimaan barang



Siapa:Penanggung jawab gudang



Pengelolaan Gudang dan Angkutan



Pabean · Bila barang akan diterima dari seorang pemasok di luar negeri, urusan kepabeanan barang tersebut harus dilakukan di tempat tujuan yang akan mensyaratkan satu daftar dokumen-dokumen yang menyertai muatan dan yang akan diterima oleh penerima sebelum pengiriman dilakukan. Daftar dokumen-dokumen yang disyaratkan tersebut harus dicantumkan di dalam kontrak. Secara umum, daftar tersebut berisi hal-hal sebagai berikut: Dokumen terkait dengan barang sumbangan/donasi o Nota Pengiriman (delivery note) o Surat Jalan (Waybill) o Daftar Kemasan (Packing List) o Faktur proforma (Pro forma Invoice) o Gift Certificate yang terkadang perlu disahkan oleh kedutaan Indonesia di Negara asal barang. o Surat rekomendasi dari Bakornas o Untuk barang-barang yang berhubungan dengan Obat-obatan dan alat kesehatan, diperlukan surat rekomendasi dari Departement Kesehatan. o Barang-barang selain obat-obat dan alat kesehatan, diperlukan surat rekomendasi dari Departemen Perdagangan Dokumen isian dalam hal pengadaan o Nota Pengiriman (delivery note) o Surat Jalan (Waybiill) o Daftar kemasan (Packing List) o Faktur Perdagangan (Invoice) · Pengurusan pabean dapat diatur lewat perusahaan yang bergerak di bidang pengurusan kepabeanan. Dalam merancang tata letak rencana penyimpanan barang di gudang, hal-hal berikut ini perlu diperhatikan: · Perlu ruang yang cukup luas untuk tempat menerima dan menyimpan barang kiriman · Jangan menyimpan bahan bakar, bahan kimia, pupuk, pestisida, atau semen di tempat yang sama dengan makanan · Kelompokkan barang-barang tersebut berdasarkan jenis dan asal-usulnya pada tumpukkan yang berbeda



Manual Logistik Palang Merah Indonesia



17



Penerimaan Barang dan Jasa



· Jangan menyimpan barang bersentuhan langsung dengan dinding atau pilar untuk menghindari kelembaban dan kesulitan mengakses barang. Sisakan ruang seukuran 1,20 m antara satu tumpukan dengan tumpukan lainnya dan antara tumpukan barang yang berbeda. · Susunlah karung dan kotak dengan baik dan benar, dengan lapisan yang saling mengunci. · Tumpuklah barang pada palet dan tidak langsung bersentuhan dengan lantai. Jika jumlah palet tidak memadai, gunakan palet untuk meyimpan Markas Pusat an makanan yang dikemas dalam bungkusan, bukan produk yang dikemas di dalam kaleng atau botol. Jika palet tidak ada lagi, gunakan lembar-lembar plastik · Ketinggian tumpukan barang sebaiknya tidak boleh lebih dari 2,5 m · Persediaan barang harus disimpan secara FEFO (Pertama kadaluwarsa, pertama dikeluarkan) atau FIFO (Pertama masuk, pertama keluar) · Metode FEFO digunakan untuk barang-barang yang mudah kadaluwarsa. · Untuk barang-barang yang tidak mudah kadaluwarsa: barang-barang sebaiknya dikeluarkan dari gudang dengan urutan yang sama seperti saat mereka datang (FIFO). Namun demikian, jika kemasan barang-barang tersebut rusak, digerogoti hama atau lembab, tetapi masih layak untuk dikonsumsi oleh manusia; barang-barang tersebut harus dibagikan terlebih dahulu sebelum stok yang lama dan jangan ditunda untuk menghindari kerugian/kehilangan yang lebih banyak. · Jika makanan disimpan di gudang untuk jangka waktu lama, maka sistem pengendalian hama yang teratur perlu diterapkan untuk melindungi dan mengawetkan makanan yang disimpan . Pengendalian hama sebaiknya senantiasa dilakukan oleh ahlinya (yang berlisensi) Berikut ini adalah beberapa prinsip dasar untuk melindungi bahan makanan yang disimpan . · Periksa gudang dan persediaan secara teratur untuk mengetahui keberadaan hama dan sejenisnya. · Lakukan pengambilan sampel makanan secara teratur · Setiap menerima bahan makanan, periksa keadaannya untuk menentukan apakah upaya pengendalian hama telah dilakukan atau belum · Jangan simpan makanan yang sudah terkena hama berdekatan dengan makanan yang masih bagus kondisinya · Serahkan pekerjaan yang menggunakan bahan kimia (penyemprotan Markas Pusat rotan untuk pencegahan hama) kepada ahlinya atau kepada orang yang telah terlatih dalam hal itu.



18



Pengelolaan Gudang dan Angkutan



Keputusan



Apakah diperlukan tim penguji khusus?



Siapa: Bukan Logistik yang memutuskan, tapi berdasarkan keadaan



Syarat-syarat untuk membentuk tim penguji khusus: · Barang dalam jumlah besar · Barang yang bernilai mahal · Barang-barang khusus (mis. Obat-obatan) Jika ya Kegiatan:



Menentukan tim penguji (perusahaan penguji)



Siapa: Logistik



Lakukan pemeriksaan/ pengujian



Siapa: Penanggung Jawab gudang



Jika Tidak Kegiatan:



Dokumen-dokumen Tergantung dari mana barang-barang tersebut datang (pemasok, donor, gudang PMI), akan ada Waybill dan GDN yang menyertai barang atau hanya salah satu dokumen tersebut. Tergantung pada banyaknya jumlah barang, GDN sebaiknya dilampiri dengan Packing List. Format GDN yang berasal dari pemasok/donor mungkin saja berbeda dengan format GDN yang biasa digunakan oleh PMI. (lihat lampiran F-7 tentang Nota Pengiriman milik PMI) Pemeriksaan Penerimaan Barang Bila pasokan dikirim oleh pemasok (atau pengiriman) ke gudang, perlu diperiksa untuk melihat kesesuaian antara barang yang dikirim dengan informasi yang tertera di Dokumen Pengiriman atau Nota Pengiriman: · Periksa nomor karung/kotak. Jumlah koli (pemeriksaan jumlah) harus dilakukan pada saat barang dibongkar



Manual Logistik Palang Merah Indonesia



19



Penerimaan Barang dan Jasa



· Selain penghitungan fisik, barang-barang tersebut juga harus ditimbang untuk memastikan beratnya. · Periksa mutu karung/kotak; jika ada yang rusak, maka isinya harus diperiksa · Periksa isi dari beberapa karung/kotak yang dalam kondisi baik secara acak Berikutnya, pemeriksaan harus dilakukan untuk mencocokan fisik barang dengan kontrak dan contoh yang telah diterima dari pemasok. Keputusan



Barang/jasa yang sesuai dengan Nota Pengiriman GDN/ Waybill dan kontrak (jika ada)



Siapa: Penanggung Jawab gudang



Mencatat ketidakcocokan GDN, waybill pada Berita Acara GRN



Siapa: Penanggung Jawab gudang



Jika Tidak Kegiatan



Jika barang tidak sesuai dengan GDN/Waybill atau tidak sesuai dengan penjelasan di dalam Kontrak, maka ketidakcocokan tersebut harus dinyatakan pada GDN, Waybill dan GRN. Sebutkan jumlah dan keadaan barang yang sebenarnya baru kemudian mendatangani dokumen tersebut. Untuk barang pengadaan/pembelian, Unit Pengadaan harus memutuskan apakah barang-barang tersebut akan kembalikan atau mengirimkan surat tuntutan (klaim). Ini tergantung pada kesepakatan dengan pihak pemasok dalam kontrak. Jika ya Kegiatan



Mengurus dokumen



Siapa: Penanggung Jawab gudang



GDN atau Waybill yang menyertai barang-barang harus selalu ditandatangani setelah dilakukannya pemeriksaan oleh: · Pengantar barang · Penerima



20



Pengelolaan Gudang dan Angkutan



Format GDN yang berasal dari pemasok/donor mungkin saja berbeda Format GDN yang digunakan oleh PMI (lihat lampiran F-7). Jika menggunakan GDN milik PMI, maka salinan-salinannya harus dikirimkan kepada: · Warna putih (asli)



: kembali kepada pengirim



· Warna hijau



: Penerima (gudang)



· Warna biru



: keuangan



· Warna kuning



: Bagian Logistik



· Warna merah jambu : Pemohon (transporter) · Warna merah jambu : Pemohon (Requester) Walaupun tembusan Waybill atau GDN sudah ada, GRN juga harus diisi oleh Penanggung Jawab



gudang. Pada GDN nilai barang yang diterima harus



disebutkan, dengan menggunakan langkah-langkah berikut: · Dalam hal pengadaan/pembelian, nilai barang wajib diketahui oleh Unit Pengadaan · Dalam hal sumbangan, akan ada faktur proforma yang menyertai barangbarang tersebut, jika tidak terlampir dapat dimintakan ke donor · Jika kedua tindakan tidak memungkinkan, maka biarkan kosong (Divisi Keuangan akan menentukan “taksiran terbaik”) GRN harus selalu ditandatangani setelah barang-barang diperiksa oleh: · Pengantar barang · Penerima Masing-masing salinan dikirimkan kepada · Warna putih (asli)



: pemasok/donor (pengirim)



· Warna hijau



: Gudang (penerima)



· Warna kuning



: Bagian Logistik



· Warna merah jambu : Keuangan Unit Pengadaan dan Bagian Keuangan harus diberitahu jika barang-barang yang diterima adalah barang-barang yang pesan. Bagian Keuangan harus diberitahu tentang biaya apa pun yang harus dikeluarkan menyangkut penerimaan barang. Pemohon harus diberitahu bahwa barang-barang yang dipesan telah tiba.



Manual Logistik Palang Merah Indonesia



21



Penerimaan Barang dan Jasa



Kegiatan



- Menginformasikan kepada Unit Pengadaan tentang barangbarang yang dipesan. - Menginformasikan kepada Divisi Keuangan tentang barang-barang yang telah tiba (dan semua biaya yang berkaitan) - Menginformasikan kepada pemohon bahwa barangbarang telah tiba



Siapa: Penanggung Jawab gudang



Divisi Keuangan akan memeriksa: · Proses pengadaan · Surat Pesanan · GRN (GDN) · Faktur Divisi Keuangan hanya akan membayar tagihan jika telah menerima GRN asli yang telah ditandatangani beserta fakturnya. Output: Barang-barang yang diterima telah disetujui, ketidaksesuaian telah dilaporkan



22



Pengelolaan Gudang dan Angkutan



Penanggung-jawab



Menerima Barang



Unit Pengadaan dalam hal pengadaan barangi. Penghubung dalam hal barang sumbangan



Memberitahu manajer gudang tentang barang-barang yang akan diterima



Manajer Gudang



Menyiapkan segala sesuatu untuk menerima barang



Tim penguji khusus diperlukan?



ya



Tentukan tim penguji



Divisi Logistik



tidak



Manajer Gudang



Lakukan pemeriksaan/ pengujian



Cocokkan GDN/ Waybill dengan kontrak (jika ada)



tidak



Catat ketidaksesuaian menyangkut GDN, Dokumen Pengiriman (waybill), GRN



Manajer Gudang



ya



Urus dokumen



- Informasikan kepada Unit Pengadaan tentang barangbarang pengadaan. - Informasikan kepada Divisi Keuangan tentang barangbarang yang telah tiba (dan semua biaya yang berkaitan) - Informasikan kepada pemohon bahwa barang-barang telah tiba



Manajer Gudang



Manajer Gudang



Manual Logistik Palang Merah Indonesia



23



Penyimpanan



2.5. Penyimpanan Input Kegiatan



Barang yang diterima telah disetujui MeneMarkas Pusatkan barang di gudang sesuai dengan rencana penyimpanan barang



Siapa: Penanggung Jawab gudang



Lihat butir 2.4. tentang aturan penyimpanan. Dalam situasi darurat, dan tidak ada ruang yang tersedia, aturan-aturan tersebut dapat diterjemahkan secara “flexible” (tidak kaku). Kegiatan



Membuat Bin Card dan Stock Card



Siapa: Penanggung Jawab gudang



Bin Card dan Stock Card - Bin Card adalah dokumen yang mencatat data dari satu barang yang memiki jenis yang sama, mutu yang sama, kadaluarsa yang sama dan dari donor yang sama. Bin Card yang baru harus dibuat untuk barang yang memliki salah satu keterangan/spesifikasi yang berbeda dari barang sebelumnya. - Bin Card harus diletakkan di dekat barang tersebut, sehingga identitasnya dapat dibaca setiap saat di ruang penyimpanan (dilekatkan pada tumpukanatau rak yang digunakan untuk meletakkan barang tersebut). Bin Card tidak dapat diganti dengan kartu yang diatur secara elektronis meskipun dengan peralatan Teknologi Informasi yang canggih, karena kartu tersebut harus diletakkan di samping barang. - Bin Card harus ditutup pencatatannya dan dipindahkan dari ruang penyimpanan bila seluruh barang yang diterima ini telah dipindahkan atau didistribusikan, selanjutnya akan disimpan dalam arsip, yang dipisahkan berdasarkan kode dan tanggal barang. - Stock Cards sifatnya tidak sekhusus Bin Card dan tujuannnya adalah memperlihatkan jumlah seluruh barang dalam stok yang sejenis dan dari donor yang sama. Kartu ini merupakan rangkuman dari seluruh Bin Card yang berkenaan dengan kode barang dan secara terus menerus memperlihatkan tingkat stok barang ini. Kartu ini sebaiknya tidak diletakkan secara fisik dekat dengan barang di



24



Pengelolaan Gudang dan Angkutan



dalam gudang dan biasanya dijumpai di dalam kantor Penanggung Jawab gudang. Kartu ini dapat diganti dengan cara lain jika kita memiliki perangkat Tecknologi Informasi yang memadai. Rangkuman dari seluruh kartu-kartu ini akan menjadi laporan stok secara keseluruhan yang akan digunakan untuk statistik bulanan dan pengaturan stok. - Setiap penerimaan dan pengiriman barang harus dicatat pada Stock Card dan Bin Card dan didukung oleh dokumen-dokumen lain yang terkait, pada saat penerimaan (Waybill, Goods Delivery Note, Goods Receive Note) saat pengiriman (Waybill, Requsition Form, Goods Delivery Note) - Satuan pengukuran yang digunakan untuk Stock Card dan Bin Card haruslah disebutkan dalam satuan terkecil: helai/lembar, kg, karung, persegi, meter,pcs, box atau liter. - Jika terjadi kesalahan penulisan pada Stock card dan Bin card, kartu tersebut harus diulangi ke jumlah aslinya pada baris berikutnya dengan penjelasan bahwa itu merupakan suatu kesalahan serta diparaf pada garis berikutnya harus dimasukkan informasi yang benar. - Salinan dokumen-dokumen terkait (Waybill, Goods Delivery Note, Goods Receive Note) yang telah ditandatangani sebaiknya disimpan di gudang atau di Divisi Logistik. Data dari Stock Card harus dimasukkan ke dalam laporan stok (stock report) . Selain panduan tersebut diatas, buku besar stok manual dapat digunakan, menggunakan format yang sama. Kegiatan



Mencatat dalam laporan stok (stock report)



Siapa: Penanggung Jawab gudang



Kegiatan



Melakukan pengendalian stok di lokasi



Siapa: Penanggung Jawab gudang (Admintrator Logistik)



Penanggung Jawab gudang harus secara berkala melakukan pemeriksaan stok secara langsung di tempat. Pemeriksaan dapat juga dilakukan oleh administrastrator Logistik.



Manual Logistik Palang Merah Indonesia



25



Penyimpanan



Pengendalian stok di lokasi - Gunakan Bin card, stock report yang terkini dan salinan asli dokumendokumen yang menyatakan tentang penerimaan dan pengiriman barang - Bandingkan angka-angka yang ada di dalam stock report dengan catatan yang ada pada Bin Card dan stock card - Bandingkan angka-angka yang ada di dalam stock report berkenaan dengan jangka waktu waybills, GRN, stock requisition, dan delivery notes dari pemasok. - Bandingkan stok secara fisik, dengan cara mecocokkan Bin Card dan Stock Card dengan salah satu atau dua dari tumpukantersebut. - Periksa apakah ada barang yang tidak tercatat pada Stock Card atau Bin Card. Jika ada, maka barang tersebut harus dipisahkan dan dicari document yang terkait. - Pastikan tidak ada orang yang tidak berkepentingan ada di dalam Gudang. - Pastikan gudang dan lingkungan sekitarnya telah bersih,terawat dengan baik. dan tersedia alat pemadam kebakaran di sana - Catat setiap ketidaksesuaian dan kekurangan yang ditemukan di dalam laporan stock. Output Setiap barang yang ada di gudang memiliki Bin Card dan Stock Card Setiap barang tercatat dalam stock report.



Penyimpanan Letakkan barang di tempat penyimpanan sesuai dengan rencana penyimpanan



Penanggung-jawab Manajer Gudang



Manajer Gudang Buat Bin Card dan Stock Card



Catat di dalam Stock Report



Lakukan pengendalian langsung di lokasi



26



Manajer Gudang



Manajer gudang (Administrator Logistik)



Pengelolaan Asset PMI



BAB 3



Pendahuluan l Registrasi dan Pemeliharaan Kendaraan



3.1. Pendahuluan Istilah asset PMI mengacu pada seluruh barang milik PMI seperti mobil operasional, truk, ambulans, gedung kantor (Kantor Pusat, Daerah atau Cabang), gudang, penyejuk ruangan, peralatan kantor termasuk koMarkas Pusat uter, alat komunikasi. Asset PMI yang dipergunakan dalam kegiatan sehari-hari dan berumur lebih dari satu tahun, selanjutnya disebut dengan Asset atau Aktiva Tetap, digolongkan atas: · Tanah · Bangunan · Kendaraan · Peralatan Kantor: perabotan, elektronik, komunikasi. Untuk tujuan praktis, asset atau aktiva tetap PMI dicatat/diregistrasikan berdasarkan batasan nilai/harga (misalnya untuk markas pusat minimal Rp5 juta), atau ketentuan yang diminta oleh donor. Untuk asset PMI yang memiliki masa kegunaan lebih dari satu tahun, namun bernilai di bawah batasan yang ditetapkan, misalnya kalkulator yang harganya Rp150.000,- dan tidak disyaratkan oleh donor untuk dilaporkan, maka asset tersebut dicatat langsung sebagai biaya. Prinsip-prinsip dasar berkenaan dengan aset: · Semua harta tetap dicatat sesuai batasan yang ditetapkan, atau sesuai dengan persyaratan dari donor. · Dokumen-dokumen yang berkaitan dengan pemakaian atau pemeliharaan wajib disimpan · Pengelolaannya (penempatan, perpindahan, pengafkiran, dsb) ditangani oleh Penanggung Jawab Asset Pembelian aset PMI harus dilakukan sesuai dengan prosedur pengadaan dan penerimaan. Untuk asset yang berasal dari donasi (in-kind donation), prosedur pengadaan tidak berlaku, tetapi prosedur-prosedur tentang penerimaan tetap berlaku. Penting untuk membuat daftar secara berkala tentang kendaraan dan asset, dimana digunakan, seberapa sering digunakan dan untuk keperluan apa, berapa biaya operasionalnya, termasuk pemeliharaan. Semua daftar/laporan ini penting untuk memberikan gambaran berkenaan dengan barang milik PMI. Prosedur terkait dengan keuangan (seperti penyusutan) yang berkaitan dengan aset PMI merupakan tanggungjawab bagian



28



Pengelolaan Aset PMI



keuangan, sehingga tidak diuraikan dalam Panduan Logistik ini, namun penyelarasan dengan bagian keuangan berkenaan dengan proses pengelolaan asset adalah hal penting.



3.2. Registrasi dan pemeliharaan kendaraan Pengelolaan kendaraan mencakup pemeliharaan kendaraan baik dari segi fisik maupun keabsahan surat-suratnya, terpeliharanya kesiapan kendaraan yang terawat dengan baik dan staf yang kompeten dengan tujuan untuk memungkinkan pengangkutan barang dan personil guna memenuhi kebutuhan pengangkutan PMI dengan cara yang efisien, professional dan aman. Untuk memastikan bahwa kendaraan tersebut dalam keadaan siap pakai, penting untuk menjaga agar kendaraan tersebut selalu layak jalan dan ditangani pengemudi yang memenuhi syarat. Penanggungjawab Transportasi yang mengurus pengangkutan barang dan personil juga bertanggung jawab untuk memelihara kendaraan-kendaraan tersebut. Kegiatan



Memastikan bahwa setiap kendaraan memiliki dokumendokumen yang diperlukan



Siapa: Penanggung jawab transportasi



Arsip dokumen kendaraan Penanggungjawab transportasi harus memiliki arsip dokumen untuk setiap kendaraan yang berisikan: · Kontrak sewa (jika kendaraan disewa). · Surat-surat kendaraan: salinan STNK/KIR, dan BPKB asli (bila milik PMI) · Dokumen-dokumen asuransi, pengadaan, pendaftaran, dan dokumen pabean dan surat menyurat yang terkait · Laporan kecelakaan (bila ada atau pernah terjadi) · Data servis dan pemeliharaan (buku servis) · Laporan bulanan kendaraan · Uraian tentang pemeriksaan harian/mingguan · Setiap kendaraan harus memiliki logbook/buku harian . Seluruh perjalanan, bahan bakar dan isi ulangnya, servis serta pemeliharaan akan dicatat di dalam buku ini. Tujuan dari buku harin ini bukan hanya untuk mengontrol bahan bakar tetapi juga untuk mengdiagnosa gangguan/ kerusakan mesin.



Manual Logistik Palang Merah Indonesia



29



Registrasi dan Pemeliharaan Kendaraan



Pemeliharaan kendaraan dan pemasangan logo Kendaraan yang ada di dalam armada harus selalu dalam kondisi standar. Ini memungkinkan dilakukannya standarisasi biaya operasional kendaraan dan menyederhanakan pengaturan servis. Setiap kendaraan (atau sebagian kendaraan) harus diserahkan kepada pengemudi yang akan bertanggung jawab atas kondisi kendaraan tersebut. Kendaraan harus senantiasa dalam keadaan bersih dan rapi. Setiap kendaraan harus dilengkapi dengan alat pemadam kebakaran dan kotak P3K. Seluruh kendaraan PMI sebaiknya dicat putih dan diberi logo yang mengacu kepada “corporate identity”. Semua logo tersebut harus dicopot jika kendaraan tersebut dipindah/ dijual/ dikembalikan. Asuransi kendaraan Seluruh kendaraan PMI seharusnya diasuransikan terhadap kerusakan, kecelakaan dan kehilangan. Kegiatan



Memastikan dokumen-dokumen untuk pengemudi telah terpenuhi



Siapa: Penanggung jawab transportasi



Tata tertib untuk pengemudi Divisi Logistik wajib memiliki sejumlah pengemudi yang layak pakai. Setiap pengemudi harus lulus tes mengemudi (di PMI) sebelum diberi ijin untuk mengemudi. Selain kontrak, para pengemudi juga harus menandatangani tata tertib dan peraturan-peraturan pengemudi. Sebelum keberangkatan, pengemudi wajib memeriksa dokumen berikut ini: · SIM, STNK, Kir (bagi pengemudi pick-up atau truk). · Buku petunjuk pengemudi (driver's manual) · Logbook · Salinan kartu asuransi · Daftar alamat dan nomor telepon penting serta peta



Dokumen arsip pengemudi Kepala kendaraan harus memiliki dokumen pribadi semua pengemudi sbb: · Kontrak kerja yang masih berlaku · Salinan SIM yang masih berlaku. · Tata tertib dan peraturan resmi



30



Pengelolaan Aset PMI



· Salinan laporan kecelakaan pengemudi beserta memonya · Salinan cuti tahunan dan permintaan kompensasi (penggantian) waktu · Evaluasi, memo, peringatan tertulis, observasi umum tentang kinerjanya Semua kendaraan harus dalam kondisi layak jalan. Bila kendaraan harus diperbaiki, maka Form Permohonan Pemeliharaan harus diisi terlebih dahulu. Form ini harus dikirimkan kepada Penanggungjawab transportasi. Kegiatan



Mengisi form permohonan pemeliharaan



Siapa: Pengemudi/ orang yang memberitahu tentang masalah



Kegiatan



Membuat estimasi tentang masalah dan mengatur perbaikannya



Siapa: Penanggungjawab Transportasi



Kegiatan



Menyimpan laporan tentang kendaraan PMI termasuk laporan tentang penggunaan dan pemeliharaannya



Siapa: Penanggungjawab Transportasi



Penanggungjawab Transportasi akan menggunakan Form permohonan kendaraan, form permohonan pemeliharaan untuk membuat laporan penggunaan mobil dan pemeliharaannya .



Jadwal pemeliharaan Kendaraan harus menjalani servis secara teratur sesuai dengan buku petunjuk servis. Bengkel resmi harus digunakan untuk servis kendaraan. Hanya onderdil asli yang boleh digunakan untuk servis dan pemeliharaan kendaraan, bila kendaraan diasuransikan. Perusahaan asuransi bisa menolak untuk membayar kerusakan yang diakibatkan oleh servis yang tidak resmi atau onderdil yang tidak asli yang dipasang pada waktu pemeliharaan. Untuk mewujudkan kontrak pemeliharaan, prosedur-prosedur pengadaan wajib diikuti.



Manual Logistik Palang Merah Indonesia



31



Registrasi / Pendataan dan Pemeliharaan Aset



3.3. Registrasi/Pendataan dan Pemeliharaan Aset Selain kendaraan, PMI juga memiliki aset-aset lain seperti gedung, komputer, printer, penyejuk ruangan, peralatan komunikasi, dsb. Aset-aset ini juga harus dibuat daftarnya dan dipelihara. Untuk komputer, server, dan peralatan Teknologi Informasi, perawatannya ditangani secara khusus oleh Bagian Teknologi Informasi. Divisi Logistik tidak terlibat dalam proses ini. Jika salah satu aset harus diperbaiki, maka form laporan kerusakan harus diisi. Form ini harus dikirimkan kepada Divisi Logistik (kecuali untuk peralatan TI, kepada bagian TI). Kegiatan



Mengisi Form Laporan Kerusakan



Siapa: Orang yang memberitahu tentang masalah



Kegiatan



Membuat perkiraan tentang kerusakan dan melakukan perbaikan



Siapa: Logistik



Kegiatan



Membuat daftar/laporan tentang aset PMI termasuk ikhtisar tentang pemeliharaan per aset



Siapa: Penanggungjawab Aset



Divisi Logistik akan menggunakan form laporan kerusakan untuk membuat laporan pemeliharaan aset .



Jadwal pemeliharaan Untuk sebagian pemeliharaan aset, pengaturan jadwal memang diperlukan. Kadang-kadang kontak pemeliharaan juga sudah dibuat. Untuk mewujudkan kontrak pemeliharaan, prosedur-prosedur pengadaan wajib diikuti.



Asuransi terhadap aset Seluruh asset PMI seharusnya diasuransikan terhadap kerusakan, kebakaran dan kehilangan.



32



Pelaporan dan Pemantauan



BAB 4



Pendahuluan l Pelaporan l Pemantauan/Monitoring



4.1. Pendahuluan Salah satu bagian penting dari proses logistik adalah pemantauan atas pergerakan barang-barang. Pengendalian perlu dilakukan atas pergerakan barang-barang sejak saat barang diterima, disimpan sampai saat barang didistribusikan kepada para penerima bantuan. Laporan-laporan dan dokumen-dokumen yang diuraikan dalam bab-bab sebelumnya merupakan dasar untuk melaksanakan pemantauan. Tujuan dari pelaporan ini adalah untuk mengetahui barang-barang apa saja yang masih ada di gudang, dari mana asalnya dan kemana barang–barang tersebut telah dikirimkan/didistribusikan. Selain itu penggunaan kendaraan dan aset juga harus dipantau. Tujuan dari proses pamantauan adalah untuk membuat keputusan-keputusan (bila perlu) berkenaan dengan stok, pemeliharaan aset, penggunaan kendaraan berikut bahan bakar/minyak, dsb.



4.2. Pelaporan Seluruh kegiatan gudang dan logistik harus dilaporkan. Bila diperlukan Laporan keberadaan barang-barang di dalam gudang, kendaraan, dan aset harus dibuat secara harian. Laporan-laporan tentang barang-barang harus dibuat berdasarkan informasi yang diperoleh dari dokumen serta penghitungan fisik. Waktu pengiriman laporan-laporan tersebut berbeda–beda, tergantung kepada jenis laporannya. Di gudang MARKAS PUSAT, gudang Daerah atau Gudang Regional dan gudang Tanggap Darurat (Cabang), laporan stok harus dikirim setiap bulan kepada Bagian Logistik Markas Pusat. Laporan laporan lain harus dikirim setiap tahun kepada Markas Pusat. Penanggung jawab Gudang membuat laporan bulanan lengkap tentang biaya operasional, barang-barang, kendaraan dan aset yang ada di dalam Gudang Pusat, Gudang Regional, dan Gudang Darurat.(menggunakan form D-3, D-10, D-11) Jenis laporan yang diperlukan dari Daerah dan Cabang setiap tahunnya oleh PMI Pusat :



34



Pelaporan dan Pemantauan



· laporan tentang barang-barang yang ada di gudang Daerah dan Cabang · Laporan tentang kendaraan, penggunaan, dan pemeliharaannya di Daerah dan Cabang, jumlah dan nilai dari kendaraan tersebut lebih khusus lagi bila kendaraan kendaraan tersebut disumbang oleh / melalui Markas Pusat · Laporan tentang aset dan pemeliharaannya di Daerah dan Cabang hanya jumlah dan nilai dari aset tersebut atau lebih khusus lagi bila aset tersebut disumbang oleh / melalui Markas Pusat



4.3. Pemantauan / Monitoring Markas Pusat, Daerah dan Cabang wajib memantau barang-barang, kendaraan dan aset berdasarkan laporan bulanan tertulis maupun dari sumber informasi yang lain. Kegiatan



Membuat keputusan tentang berbagai tindakan yang didasarkan pada laporan-laporan



Siapa: Bagian Logistik



Kegiatan-kegiatan yang mungkin muncul sebagai akibat dari pemantauan Gudang Pusat, Gudang Wilayah, dan Gudang Tanggap Darurat Kegiatan-kegiatan berkenaan dengan jumlah stok yang ada dibandingkan dengan jumlah stok yang dibutuhkan Salah satu kemungkinannya adalah bahwa jumlah stok tidak memenuhi jumlah stok yang dibutuhkan sebagaimana yang telah ditetapkan. Dalam hal demikian, proses permohonan harus dimulai.



Seluruh gudang Kegiatan - kegiatan berdasarkan tanggal kadaluwarsa barang-barang. Jika barang-barang tersebut akan segera mengalami kadaluwarsa, harus segera diputuskan apakah barang-barang tersebut masih bisa digunakan di tempat lain. Barang-barang yang tidak dibutuhkan lagi Kemungkinan lain adalah bahwa barang-barang yang ada di dalam gudang (yang



Manual Logistik Palang Merah Indonesia



35



Audit (Internal / Eksternal)



sebagian besar merupakan bantuan) yang tidak diperlukan (lagi). Dalam hal demikian, harus diputuskan tindakan apa yang harus kita lakukan terhadapnya.



Kendaraan Penggunaan dan pemeliharaan kendaraan Laporan ini akan memberikan gambaran menyangkut biaya operasional dan penggunaan bahan bakar per kendaraan. Berdasarkan gambaran tersebut kegiatan yang bisa dilakukan, misalnya penggunaan mobil-mobil tersebut menggunakan bahan bakar di atas jumlah rata-rata. Berdasarkan penggunaan mobil, pemeliharaannya, penggunaan BBM harus dipantau (penghitungan biaya operasional kendaraan) Aset-aset Gambaran menyangkut biaya operasional Sangatlah penting untuk memantau penggunaan aset karena hal ini akan memberikan gambaran menyangkut biaya operasional dan untuk memelihara aset dengan sangat baik untuk memastikan bahwa aset-aset tersebut berada dalam kondisi bagus untuk jangka waktu yang panjang.



4.4. Audit (Internal/Eksternal) Alasan untuk meminta agar Markas Pusat, Daerah dan Cabang bekerja sesuai dengan prosedur yang sama adalah transparansi dan memudahkan untuk proses pemantauan. laporan dapat digunakan sebagai bentuk pertanggung jawaban kepada publik namun laporan tersebut perlu dimutakhirkan serta bisa diaudit sepanjang waktu. Sebaiknya setiap waktu selalu memungkinkan bagi kita untuk memperlihatkan laporan tentang berbagai kegiatan logistik. Audit (baik internal atau eskternal ) berlangsung “mundur” artinya mengamati: · Bagaimana tampaknya sistem yang diterapkan di gudang secara umum? · Apakah semua barang yang diterima, disimpan dan disalurkan dicatat dan dikelola secara baik · Apakah barang disimpan dengan cara yang aman · Apakah pergerakan barang yang dikirim dicatat dan daftar isiannya ada disertai dengan otorisasi yang benar.



36



Pelaporan dan Pemantauan



Auditor akan memastikan bahwa panduan logistik ini harus diimplementasikan oleh pelaku logistik. Tindakan-tindakan pemantauan mencakup: 1. Memeriksa penggunaan format isian 2. Inventerisasi fisik Kegiatan



Memeriksa penggunaan format isian sesuai dengan penjelasan tentang proses



Siapa: Auditor



Kegiatan



Melakukan inventarisasi fisik di dalam gudang



Siapa: Auditor



Kegiatan



Memeriksa laporan-laporan (stok)



Manual Logistik Palang Merah Indonesia



37



PENUTUP



Penutup Tujuan utama disusunnya manual Pengelolaan Logistik ini adalah untuk meningkatkan kinerja Palang Merah Indonesia secara umum baik Pusat, Daerah maupun Cabang dalam menunjang pemberian pelayanan kepada masyarakat, disamping itu Manual Logistik ini juga untuk mendukung Transparansi dan akuntabilitas aktivitas dan alur Penerimaan dan Penyaluran Bantuan yang dipercayakan oleh Donor kepada Palang Merah Indonesia secara umum. Markas Pusat Palang Merah Indonesia menyadari sepenuhnya bahwa permasalahan, situasi serta kondisi di masing-masing Daerah maupun Cabang berbeda-beda dan Manual Logistik ini tidak mungkin dapat mengakomodir dan memberikan jalan keluar atas keragaman keadaan tersebut, namun demikian kami berharap bahwa Manual Logistik yang telah disusun ini dapat dipergunakan sebagai acuan dan membantu dalam mengelola sektor pelayanan Logistik di masing-masing wilayah. Berkaitan dengan paragraf diatas maka apabila Daerah atau Cabang memiliki usulan demi untuk perbaikan dan penyempurnaan Manual Logistik ini dapat dikirimkan kepada divisi Admin dan Logistik PMI Pusat. Demikian yang dapat kami sampaikan atas kerja keras dan dukungan dari semua pihak selama penyusunan Manual ini kami menyampaikan terima kasih.



38



Lampiran Form dan Format Manual Logistik 1. F-1 Berita Acara Penerimaan Barang (Good Received Note) 2. F-2 Bin card dan Stock card 3. D-3 Stock report 4. D-3a Stock report untuk barang-barang Alat Tulis Kantor (ATK) 5. F-4. Daftar Permohonan Barang (Requisition Form) 6. F-5. Daftar Permohonan Kebutuhan & Posisi Stock Alat Tulis Kantor 7. F-6 Formulir Permohonan Kendaraan 8. F-7 Nota Pengiriman (Good Delivery Note) 9. F-8 Vehicle Logbook / Buku Saku Kendaraan 10. F-9 Formulir Laporan Kerusakan 11. D-10 Document overview vehicles, usage and maintenance 12. D-11 Document overview assets and maintenance



Lampiran Form dan Format Manual Logistik



NB. Formulir yang menggunakan alamat Markas Pusat hanya formulir yang dipakai di Jakarta saja (contoh: formulir permohonan ATK). Formulir yang lain bisa diganti dengan alamat masingmasing Daerah atau cabang.



Lampiran Form dan Format Laporan



Attachment F-1: Berita Acara Penerimaan Barang (Good Received Note)



PALANG MERAH INDONESIA



F.1



Indonesian Red Cross Society BERITA ACARA PENERIMAAN BARANG Goods Received Note Nomor/GRN Number



printed number / KodeDaerah/KodeCabang/



LokasiPenerima / location of receiving Goods



(2)



Terima dari / Received from



(3)



Nama Donor & Peruntukan



(4)



No. Kendaraan / Vehicle’s no.



(5)



No. Surat Jalan – Waybill No / Good Delivery Note No



(6)



Deskripsi Barang Description of Goods (7) Plastik terpal (4 m x 6 m) mata kancing disetiap 1 mtr. Warna biru, tanpa logo 08891(nomor donor)



Nomor Permintaan Requisition form Number



Satuan Unit (Terkecil)



Jumlah Satuan Quantity



Jumlah Berat/ Berat Satuan Weight/Unit Total Weight



(8)



(9)



(10)



(11)



(12)



000894



lembar



1000



5 kgs



5000 kgs



Harga Per unit (13)



Berat untuk bahan pangan harus dalam Berat Kotor (Bruto) dan Berat Bersih (Netto) Weight for food items should be in gross or net wieghts



Pemeriksaan saat penerimaan, bila ada (kekurangan, kehilangan, Kerusakan)



Pemeriksa / Inspector



(14)



(15) 1.



BagianLogistik



2.



PemohonBarang



3.



Pengirim



Diangkut / Dikirim oleh Delivered by (16) PT. RibutTransport



Tanda tangan (17)



Tanggal (18)



Diterimaoleh Received by (19)



Tanda tangan – Stempel (20)



Tanggal / Date (21)



Putih – Pengirim / Hijau – Penerima / Biru – keuangan / Kuning – Pink 1 - Jasa pengirim, Pink 2 Pemohon (29) Catatan : Form ini hanya disimpan oleh petugas yang ditunjuk, jika salah atau batal harus disimpan



Cap/Stamp (22)



40



(23)



Lampiran



Attachment F-1: Berita Acara Penerimaan Barang (Good Received Note) Pada saat penerimaan barang, biasanya GDN dan atau Surat Jalan dari pemasok,/donor/ Gudang PMI akan disertakan GDN dan Surat Jalan yang menyertai barang harus selalu ditandatangani oleh: · Transporter / Jasa Pengiriman · Penerima Format GDN bisa saja berbeda dari format GDN yang biasa digunakan oleh PMI (lihat lampiran F-7) Jika menggunakan GDN milik PMI, maka masing-masing salinannya harus di kirim ke: · Putih : Untuk konfirmasi, kembali ke pengirim · Hijau : Penerima Barang (gudang) · Biru : Jasa Pengiriman/ pengirim barang (transpoter) · Kuning : Logistik · Merah Muda : Pemohon Penomoran / Pemberian Code untuk dokumen GRN, GDN/DO, berdasarkan numeric yang tercetak dan di kosongkan setelahnya untuk di isi sesuai sistem penomoran surat keluar yang panduannya telah disebarkan, contoh : Untuk memberikan nomor pada GDN, Maka bentuknya kurang lebih akan seperti ini : 0001 / code propinsi / code daerah / bulan / tahun Nomor yang ada semaksimal mungkin tidak terlompati dan apabila terdapat kesalahan dalam penulisan dan dokumen tidak digunakan maka dokumen tersebut harus disimpan dan diparaf serta diberika keterangan bahwa telah terjadi kesalahan pada dokumen dengan nomor tersebut. Good Received Note 1. Nama dan lokasi penerimaan barang 2. Terima dari: nama pemasok, donor atau gudang 3. Nama Donor: Untuk barang donasi/bantuan, nama donor harus disebutkan dalam GDN. Contoh: Jika donor mengirimkan bantuan ke Gudang PMI Jakarta, maka nama donor harus disebutkan di no.3. Pada saat Gudang PMI Jakarta mengirimkan barang tersebut ke (misalnya)Gudang PMI Medan, maka di GRN Gudang PMI Medan di sebutkan nama donornya dan Gudang PMI Jakarta ditulis di kolom no.3 (sebagai pengirim) 4. Nomor Kendaraan (Nomor Polisi) 5. Nomor Surat Jalan (Waybill) dan/atau GDN yang menyertai barang 6. Deskripsi dari barang tersebut (isi dengan lengkap dan jelas) 7. Nomor Surat Perminataan (Requisition form) yang sudah diisi untuk permintaan barang tersebut (jika ada) untuk barang donasi/bantuan tidak ada Surat Permintaan 8. Satuan unit (yang terkecil) 9. Jumlah Satuan 10.Berat per satuan 11.Jumlah Berat (kolom no.10 x no.11) 12.Harga per unit/barang (lihat halaman 14, harga barang) 13.Jika ada ketidakcocokan data pada saat penerimaan barang, tulis paket yang cacat/salah dengan nomor GDN nya, berikan keterangan mengenai kerusakan atau kehilangan dan tindakan yang telah dilakukan. 14.Nama Pemeriksa 15.Nama Jasa Pengiriman 16.Tandatangan Pengirim (pengemudi) 17.Tanggal Kedatangan dan tandatangan 18.Nama penerima barang di Gudang/Tujuan 19.Tandatangan penerima barang 20.Tanggal Kedatangan dan Tandatangan 21.Salinan warna Putih harus dikirim kembali ke pengirim barang, Warna hijau disimpan di Gudang (penerima barang), Warna Kuning untuk kantor Logistik Markas Pusat/Daerah/ Cabang dimana barang tersebut diterima, Warna Merah muda untuk Divisi Keuangan untuk membayar barang tersebut. 22.Stempel PMI Setelah GRN ditandatangani oleh Pihak Jasa Pengiriman dan Penerima, maka masing-masing lembar dikirim ke sesuai dengan keterangan pada lampiran di bagian bawah Dokumen.



Manual Logistik Palang Merah Indonesia



41



Lampiran Form dan Format Laporan



Attachment F-2: Bin card and Stock card Bin card F.2



BIN CARD



SATUAN / Unit Diskripsi Barang /



Discription of goods



Nomor



(1)



No. Stock Card



(2)



No. Stack in warehouse



(3)



Nama Gudang / No.



(4)



(5) Dos. Per dos @ 8 Kg



Item code



(6)



Expiry date



(8)



Food Parcel (uk. 30 cm x 20 cm x 20 cm)



Donor



(9)



(7)



Tanggal Date



Dari / kpd From or to



No. Nota pengiriman / pengantar Waybill nr / GDN nr / GRN nr



Terima in



Keluar out



Sisa Balance



Tandatangan Signature



(10)



(11)



(12)



(13)



(14)



(15)



(16)



2/6/2005



KP PMI



0088356



200



3/7/2005



PMI SUMBAR



008956



Keterangan / Remarks (17) Food parcel yang rusak : 2 dos ( kemasan rusak )



42



200 100



100



Lampiran



Attachment F-2: Bin card and Stock card Bin card Bin Card berhubungan dengan satu jenis barang yang ada di stock, yang memiliki data-data yang sama: dari satu donor, kualitas yang sama dan tanggal kadaluarsa yang sama juga Kartu Bin card diletakkan menempel pada masing-masing stack barang. 1. Nomor Bin Card 2. Nomor Kartu Stock (Stock card) yang mencatat nomor Bin Card yang bersangkutan (saling berhubungan) 3. Nomor stack di Gudang dimana barang tersebut ditempatkan 4. Nama Gudang/Nomor Gudang 5. Satuan kemasan 6. Deskripsi dari barang tersebut, sebutkan juga ukuran dari barang. 7. Nama Code Barang: untuk barang-barang PMI, sementara ini belum tersedia. Jika barang diterima dari Federasi, gunakan nomor CTN. 8. Tanggal kadaluarsa barang (khusus untuk makanan dan obat-obatan) 9. Donor (Donor Asal, tidak harus selalu sama dengan kolom nomor 11, tapi dapat juga sama) 10. Tanggal penerimaan dan atau pengiriman barang 11. Dari (untuk barang bantuan, sebutkan nama donor) / untuk 12. Nomor Waybill / GDN (untuk barang-barang keluar) dan GRN (untuk barang masuk) 13. Jumlah barang masuk 14. Jumlah barang keluar 15. Sisa 16. Tandatangan 17. Keterangan



Manual Logistik Palang Merah Indonesia



43



Lampiran Form dan Format Laporan



Stock card



Satuan / Unit



Tanggal Date



(8)



Dari / Kepada From or to



Deskripsi Barang Discription of goods



(7)



(18) Keterangan / Remark



(3) (4)



F.2



Nomor Nama Gudang / No.



(1) (2)



(5)



Terima In



(12)



Keluar Out



(13)



Exp date



(14)



Harga per unit



(15)



No. Bin card



(16)



Lokasi Barang



(17)



Sisa Balance



STOCK CARD



Item code



No. Nota pengiriman/ pengantar Waybill nr / GDN nr / GRN nr



(11)



(6)



Donor



(10)



Stock minimum



(9)



44



Lampiran



Attachment F-2: Bin card and Stock card Stock card Stock Card menunjukkan jumlah barang yang ada di stock. Stock card mencatat data semua bin card yang ada di gudang. Stock Card bagi berdasarkan jenis barang. Kartu stock ini harus disimpan di kantor penanggung jawab Gudang. 1. Nomor Stock Card, berurutan (numeric) 2. Nama Gudang dan atau nomor 3. Satuan 4. Deskripsi barang 5. Code barang: untuk barang-barang PMI,sekarang belum ditersedia, untuk barang dari Federasi tulis no CTN 6. Stock minimum dari barang tersebut (buffer stock) 7. Tanggal terima dan mengirim barang 8. Dari / ke 9. Donor (donor asal, tidak harus selalu sama dengan no. 8, tapi bisa juga sama) 10. Nomor Waybill / GDN (untuk barang keluar) and GRN (untuk barang masuk) 11. Jumlah barang yang masuk 12. Jumlah barang yang keluar 13. Tanggal kadaluarsa 14. Harga per satuan 15. Nomor bin card yang berhubungan 16. Lokasi barang di gudang 17. Sisa stock 18. Keterangan



Manual Logistik Palang Merah Indonesia



45



Lampiran Form dan Format Laporan



Attachment D-3: Stock Report



46



Lampiran



Attachment D-3: Stock Report 1. Nomor urut, dimulai angka 1 2. Deskripsi barang 3. Code barang, saat ini belum tersedia di PMI. Jika barang diterima dari federasi gunakan CTN Nomor. 4. Jenis satuan 5. Harga per satuan 6. Donor (dari barang atau uang yang dipakai untuk pengadaan barang) 7. Nomor Requisition form/ permintaan (untuk barang pengadaan) 8. Tanggal masuk dan keluar IN: 9. 10. 11. 12.



Masuk/diterima dari, kebayakan dari pemasok Nomor Waybill/GDN dengan barang masuk dari pemasok Nomor GRN harus diisi pada saat penerimaan barang Jumlah



OUT 13. Dikirim ke 14. Nomor GDN harus diisi pada saat pengiriman barang 15. Nomor GRN yang akan didapat dari penerima 16. Jumlah STOCK 17. Jumlah 18. Total harga 19. Tanggal kadaluarsa 20. Keterangan Jika memunggkinkan pisahkan table untuk makanan dengan yang bukan makanan dll. Untuk mempermudah melihat stock yang tersedia secara keseluruhan, pisahkan masingmasing barang dengan satu baris dibawahnya. Stock Report dibuat perbulan Pengelompokan bisa berdasarkan: · Per barang · Per donor · Per penerima



Manual Logistik Palang Merah Indonesia



47



Lampiran Form dan Format Laporan



Attachment D-3A: Stock Report Stationary



48



Lampiran



Attachment D-3A: Stock Report Stationary



Stock report dibuat per divisi 1. Nama divisi 2. Nama contact person 3. Bulan 4. No urut, dimulai dengan angka 1 5. Deskripsi barang 6. Jenis satuan 7. Harga per satuan 8. Nomor pernintaan (Requisition) In/Masuk: 9. Tanggal Masuk 10. Jumlah OUT/Keluar: 11. Tanggal keluar 12. Untuk 13. Jumlah STOCK: 14. Jumlah 15. Total Harga 16. Keterangan



Manual Logistik Palang Merah Indonesia



49



Lampiran Form dan Format Laporan



Attachment F-4: Daftar Permohonan Barang (Requisition Form)



PALANG MERAH INDONESIA Indonesian Red Cross Society



F.4



(1) printed number / Bagian



PERMOHONAN PENGADAAN BARANG



No



Requisition



Untuk dikutif dalam semua korespondensi



HQ / Daerah / Cabang Requesting HQ / Ch / B



(2)



Nama Program Name of the Program



(3)



Untuk Penentuan Harga Kuota - For quotation



(6)



(4)



Untuk Pelaksanaan For purchase



(7)



Budget limit



No. (8)



Nama barang Item code / name (9)



(5)



Gudang yang Tersedia



Deskripsi Barang (Kualitas pengepakan) (10)



Satuan (11)



Jumlah (12)



Dikirim Destination (13)



Nama Name



Tandatangan Signature



Tanggal date



Dipesan oleh: Ordered by (requester)



(14)



(15)



(16)



Diketahui oleh Logistik Approved by (head of Division of requester or Program Manager)



(17)



(18)



(19)



Diketahui oleh keuangan Approved by finance in case of purchase



(20)



(21)



(22)



Disetujui oleh PP / PD / PC/ Approved by Sec Gen / Board Member



(23)



(24)



(25)



Penting / Rutin Urgent / Routine



Tgl. Pengiriman Req. Date of Delivery



Dipesan melalui Ordered via



(26)



(27)



(28)



Keterangan Remarks



(29)



(31) (32) (33)



Apakah anda ingin mengkonfirmasi harga sebelum pembelian? Do you wish to confirm price prior to purchase ?



(30)



Putih – Logistik / Hijau – Keuangan / Kuning – File Log Gudang / Pink – Pemohon (29) Catatan : Form ini hanya disimpan oleh petugas yang ditunjuk, jika salah atau batal harus disimpan



50



(34)



Lampiran



Attachment F-4: Daftar Permohonan Barang (Requisition Form) 1. 2.



Nomor referensi permintaan, nomor surat keluar masing-masing daerah. Nama divisi/kantor pemohon (Divisi di Markas Pusat, Daerah, Cabang) bisa juga dari Gudang. 3. Nama program 4. Budget limit harus termasuk biaya-biaya yang dikeluarkan untuk pengadaan. · Harga barang · Biaya pengepakan (jika diperlukan) and cetak logo · Biaya untuk transportasi, pengurusan kepabeanan · Biaya bongkar di gudang, dll. 5. Untuk barang yang ada di stock (tidak memerlukan pengadaan), nama gudang yang menyediakan stock perlu di sebutkan (diisi oleh logistik) 6. Permohonan untuk penawaran harga: ini dipakai jika pemohon menginginkan informasi untuk penganggaran budget. 7. Permintaan untuk di lakukan pembelian/pengadaan



8. Nomor urut, dimulai dari angka 1 9. Nama barang, jika tidak ada code barang, dapat menuliskan nama barang saja 10. Deskripsi barang: menuliskan spesifikasi barang yang jelas sangat membantu untuk proses pengadaan 11. Satuan 12. Jumlah 13. Dikirim ke; tujuan barang akan dikirim. 14. Nama pemohon 15. Tandatangan pemohon 16. Tanggal ditandatangan 17. Nama Kepala Divisi pemohon atau penanggung jawab program yang menyetujui permintaan 18. Tandatangan yang kepala divisi 19. Tanggal ditandatangani 20. Nama kepala divisi keuangan, untuk barang-barang pengadaan 21. Tandatangan Kepala Divisi Keuangan 22. Tanggal ditandatangani 23. Nama Sekretaris Jendral atau untuk permintaan di Daerah dan Cabang sebutkan nama pengurus . 24. Tandatangan Sek Jen atau pengurus 25. Tanggal ditandatangi 26. Penting atau rutin. Penting hanya dipakai untuk keadaan gawat(emergency) atau konflik! 27. Tanggal yang diinginkan agar permintaan dikirim 28. Dipesan melalui 29. Keterangan 30. Konfirmasi harga: Jika pemohon mengingkan konfirmasi harga sebelum dilakukan pembelian Allocation code, Kode pengalokasian 31 Pembukuan – kode standard dari barang atau jasa yang di minta, dipakai oleh divisi keuangan 32 Kegiatan – kode standard untuk kegiatan, dipakai oleh divisi keuangan 33 Donor – Kode donor 34 Proyek – kode program, dipakai oleh divisi keuangan Divisi keuangan harus memeriksa kode alokasi dan dana yang tersedia untuk permintaan ini. 35 Lembar warna putih untuk logistic di Markas Pusat/Daerah/Cabang dimana barang diminta. Lembar warna Hijau untuk divisi keuangan dimana barang tersebut diminta dan lembar warna merah muda untuk pemohon. Masing-masing lembar untuk: maka masing-masing lembar dikirim ke sesuai dengan keterangan pada lampiran di bagian bawah Dokumen.



Manual Logistik Palang Merah Indonesia



51



Lampiran Form dan Format Laporan



Attachment F-5: Daftar Permohonan Kebutuhan & Posisi Stock ATK



PALANG MERAH INDONESIA Indonesian Red Cross Society Jalan Gatot Subroto Kav. 96 – Jakarta Telp. (021) 7992325, Fax. (62 21) 7995188



F. 5



DAFTAR PERMOHONAN Kebutuhan & Posisi Stock Alat Tulis Kantor Requisition stationary No. printed Number / Bagian



(1)



Untuk dikutif dalam semua korespondensi To be quoted in all correspondence Divisi / Ruangan / Gudang



(2) ……………………..………………………



Kebutuhan Bulan



(3) …………..…………………………………



Yang menyimpan



(4) ..……………………………………………



Nama Barang Goods (5)



Unit type



Sisa Stock



Jumlah Barang yang Diminta



Total stock



(6)



(7)



(8)



(9)



Jakarta, ….................… 2007 (10) Yang menerima (12) Ka Divisi / Bagian



Mengetahui / Menyetujui (13) Pengurus PMI



(……………………………….)



52



Yang mengajukan (11) Ka Divisi / Bagian



Lampiran



Attachment F-5: Daftar Permohonan Kebutuhan & Posisi Stock ATK



1. 2. 3. 4.



Nomor urut yang ditentukan oleh divisi masing-masing. Nama divisi/ruangan/gudang Bulan (permintaan harus diserahkan 2 hari sebelum akhri bulan) Contact person dari divisi/bagian yang bersangkutan



5. 6. 7. 8. 9.



Deskripsi barang Jenis Satuan Sisa Stock Jumlah yang diminta Total stock (no. 7 + no. 8)



10 11. 12. 13.



Tanggal permintaan Tandatangan peminta (contact person) Disetujui oleh kepala divisi Disetujui oleh Sek Jend PMI



Manual Logistik Palang Merah Indonesia



53



Lampiran Form dan Format Laporan



Attachment F-6: Formulir Permohonan Kendaraan



PALANG MERAH INDONESIA Indonesian Red Cross Society (1) Printed Number



F.6



Formulir Permohonan Kendaraan Request transport



Untuk dikutif dalam semua korespondensi To be quoted in all correspondence



Divisi yang Mengajukan



(2) ...……………………………………………



Tanggal & Jam Pengajuan



(3) ...……………………………………………



Nama yang Mengajukan



(4) ...……………………………………………



Keterangan



Rencana



Realisasi (Diisi Pengemudi)



Nama yang Berangkat



(5) ....………………………………



(9) .…………………………………………



Tujuan / Dinas & Keperluan



(6) ....………………………………



(10) .…………………………………………



Tgl & Jam Berangkat



(7) ....………………………………



Tgl & Jam : Kembali (11) .………………..



Km Berangkat



Km ( 8 )-(12) ...........................................



Bensin Digunakan



(13) .........................................................



Tol



(14) ......................................................... (15) .........................................................



Parkir Kendaraan Dinas



(16) ............................................



Pengemudi



(17) ............................................



Tanda Tangan Pengemudi (18)



Catatan : (19) 1. Formulir ini harus diisi dengan lengkap & benar serta dilengkapi dokumen pendukung 2. Formulir ini harus dikembalikan setelah selesai tugas & ditandatangani oleh Pengemudi / Satpam KP PMI 3. Formulir ini sebagai bahan laporan & evaluasi



54



Mengetahui & Menyetujui (22)



Mengetahui & Menyetujui (21)



Div. / Sub Div Log & Umum



Div / Sub Div / Atasan Ybs



Yang Bersangkutan (20)



Lampiran



Attachment F-6: Formulir Permohonan Kendaraan Proses permintaan (akan sisipkan di Buku Panduan): · Pemohon melengkapi/mengisi di kolom nomor 2, 3, 4, 5, 6, 7 · Pemohon tanda tangan (20) dan tandatangan kepala divisi dari pemohon (21) · Pemohon menyerahkan formulir permohonan kepada penanggung jawab kendaraan. · Penanggung jawab kendaraan mengisi kolom nomor 1 · Penanggung jawab kendaraan menyerahkan formulir yang telah diisi lengkap ke pengemudi (penanggung jawab kendaraan yang berhak menentukan pengemudi dan kendaraan yang boleh dipakai) · Sebelum berangkat, pengemudi harus mengisi kolom nomor. 8 dan setelah kembali ke kantor mengisi kolom nomor 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18. · Pengemudi mengembalikan formulir permohonan ke penanggung jawab kendaraan · Penanggung jawab kendaraan menandatangani formulir (22) Untuk perhatian · Jika ada pihak luar yang akan menyewa kendaraan, maka diperlukan tandatangan Sek Jend sebagai persetujuan. · Untuk transportasi personil: · Untuk pemakaian pribadi diperlukan tandatangan Sek Jend/ Pengurus · Untuk pemakaian urusan dinas, hanya memerlukan tandatangan kepala divisi pemohon Penjelasan Nomor 1. Nomor referensi permohonan 2. Divisi pemohon 3. Tanggal dan jam permohonan 4. Nama pemohon Rencana 5. Nama personil atau barang yang akan diantarkan 6. Tujuan/dinas & keperluan 7. Tanggal dan jam keberangkatan 8. Km awal, sebelum berangkat Realisasi (diisi oleh pengemudi) 9. Nama personil atau barang yang diantarkan 10. Tujuan/dinas & keperluan 11. Tanggal dan jam kembali / selesai 12. Km pada saat kembali. 13. Pemakaian bahan bakar, (berapa liter?) 14. Biaya toll (dilengkapi dengan karcis toll) 15. Biaya parkir (dilengkapi dengann karcis parkir) 16. Jenis mobil dan nomor polisi 17. Nama pengemudi 18. Tanda tangan pengemudi 19. Catatan 1. Formulir ini harus diisi dengan lengkao dan benar serta dilengkapi dokumen pendukungnya 2. Formulir ini harus dikembalikan setelah selesai tugas & ditandatangani oleh pengemudi/Satpam PMI. 3. Formulir ini sebagai bahan laporan dan evaluasi 20. Tanda tangan pemohon 21. Tanda tangan kepala divisi, sebagai persetujuan 22. Tandat angan logistic/sub divisi umum



Manual Logistik Palang Merah Indonesia



55



Lampiran Form dan Format Laporan



Attachment F-7: Nota Pengiriman/GDN (Good delivery Note)



PALANG MERAH INDONESIA Indonesian Red Cross Society NOTA PENGIRIMAN / Delivery Note



F.7



Tanggal (1) Date 3 Juni2005



Nomor (2) Number : printed number / Kode / Kode



Kepada (3) To Gudang PMI Cabang Aceh Besar



Dari (4) From Kantor PMI Pusat



Untuk Perhatian (5) Attention Penanggungjawab ditempat tujuan



Pemindahan / Distribusi / (6) Transfer / Distribution / (coret salah satu sesuai tujuan)



Sarana Transportasi (7) Method of transport Truck



Nomor Kendaraan (8) Vehicle number BL 9980 XX



Tandatangan Pemeriksa (9) Verification signature IRMAN RAHMAN



Donor (10)



Cabang / lokasi penampungan sementara



Req form Nomor (11)



Barang Commodity (12) Baby kit



Satuan Unit Type Unit



(13) Box



Berat



(14) 2 kgs



Jumlah Quantity (15) 60



Total Berat Total Weight



Ukuran Size



Harga / Unit



Keterangan Remarks



(16) 120 kgs



(17) ……m3



(18)



(19)



Unit Berat Unit Berat Unit Berat Unit Berat Jumlah berat



(20)



(20)



(20)



Nama Jasa Pengirim – (21)



Diterima oleh – (25)



Nama dan Tanda Pengenal – (22)



Jumlah Satuan – (26)



Tanda tangan / Tanggal – (23)



Tandatangan / Stempel – (27)



Keadaan Barang – (24)



Keadaan Barang – (28)



Putih – Pengirim / Hijau – Penerima / Biru – keuangan pengirim / Kuning – File Log / Pink 1 - Jasa pengirim, Pink 2 Pemohon (29) Catatan : Form ini hanya disimpan oleh petugas yang ditunjuk, jika salah atau batal harus disimpan



56



Lampiran



Attachment F-7: Nota Pengiriman/GDN (Good Delivery Note) GDN harus selalu dibuat dan disertakan pada saat pengiriman barang. 1 truck, 1 GDN (jadi tidak 10 truck hanya dengan 1 GDN)! Pada saat logistik mengurus transportasi, GDN harus dibuat pada setiap pengiriman. GDN menjadi dokumen dasar untuk melakukan pembayaran kepada Freight Forwarder dan transporter. GDN juga menjadi bukti bahwa cargo tersebut telah diterima secara lengkap dan baik oleh gudang yang dituju. Pada GDN harus ditulis selengkap mungkin data-data/informasi untuk penerima, antara lain: alamat tujuan, jumlah barang dan kualitas dari barang tersebut dll GDN harus dibuat oleh staff logistic (atau, untuk barang-barang yang dikirim dari gudang, GDN dapat dibuat oleh penanggung jawab gudang) Pada saat mobil operasional, truk atau ambulance dikirim dari Markas Pusat ke Daerah/Cabang, Surat Serah Terima Kendaraan harus dikirim beserta GDN GDN harus ditandatangni oleh pengirim dan jasa pengirim (transporter) sebelum barang diberangkatkan. GDN/ Nota Pengiriman 1. Tanggal 2. Nomor GDN, di tulis berdasar no urut, bulan dan tahun. (format sama dengan format GRN) 3. Kepada 4. Dari 5. Untuk perhatian/ contact person 6. Pemindahan/Distribusi/Kehilangan. Pilih salah satu yang sesuai tujuan - Pemindahan: dari dan ke gudang/ antar gudang - Distribusi: dari gudang ke tempat distribusi - Kehilangan 7. Sarana transportasi 8. Nomor kendaraan 9. Tanda tangan pengirim/pemeriksa 10. Donor: untuk barang-barang yang berasal dari sumbangan, nama donor harus di tulis di GDN. Contoh: Donor mengirimkan barang ke Gudang Jakarta, kemudian gudang Jakarta mengirimkannya ke gudang Medan. Maka gudang Jakarta di tulis di no. 4 dan nama asal donor ditulis di no.10. Gudang medan harus mencantumkan nama donor di GRN yang mereka buat. 11. Nomor Surat Permohoanan 12. Nama barang / komoditi 13. Jenis satuan (tulis satuan terkecil) 14. Berat per satuan 15. Jumlah 16. Berat total (no.14 x no.15) 17. Ukuran (volume barang) 18. Harga per satuan 19. Keterangan (dibungkus per berapa satuan, dll) 20. Total - Jumlah barang - Berat - Ukuran (volume)



Manual Logistik Palang Merah Indonesia



57



Lampiran Form dan Format Laporan



21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28.



Nama jasa pengiriman Nama dan tanda pengenal jasa pengirim Tanda tangan jasa pengirirm dan tanggal Keadaan barang (menurut jasa pengirim)) Nama penerima Jumlah barang yang diterima Tanda tangan penerima dan tanggal Keadaan barang (menurut penerima)



29. Lembar putih untuk konfirmasi, kembali ke pengirirm, Warna Hijau untuk penerima, Biru untuk jasa transportasi, Kuning untuk Logistik dan Merah Muda untuk pemohon Masing-masing salinan dikirim ke: · Putih : Untuk konfirmasi, kembali ke pengirirm · Hijau : Tujuan · Biru : Jasa pengiriman · Kuning : Logistik · Merah Muda : Pemohon GDN ada 5 lembar salinan, dan setiap salinan harus diisi: · GDN harus ditandatangi oleh pengirim dan jasa pengirim · Lembar warna kuning harus disimpan oleh logistic · GDN harus ditandatangani oleh penerima setelah memeriksa dan menghitung barang · GDN yang asli harus dititipkan ke jasa pengiriman untuk diserahkan ke penerima · Lembar warna biru harus dikembalikan ke jasa pengiriman · Lembar warna putih harus dikembalikan ke pengirirm. Jika lembar warna putih dikirim ke logistik, maka harus dibuat salinan dan disimpan diarsip yang berhubungan dengan arsip pengadaan · Lembar warna merah muda untuk pemohon



58



Lampiran



Attachment F-8: Vehicle Logbook / Buku Saku Kendaraan



Indonesian Red Cross Society



PALANG MERAH INDONESIA F.8 Vehicle logbook Tanggal (3)



(Rencana) Maintenance



(10)



BBM (Ltr)



(11)



Rute Tujuan



(12)



Jumlah Penumpang



(13)



Berat & Jenis Barang Diangkut



(14)



Nama Pengemudi



Alasan (4)



(9)



Total (KM)



(1)



(8)



Datang (KM)



(2) Req. Nr



(7)



Awal (KM)



Nomor Polisi



(6)



Bulan Tanggal (5)



TOTAL (15)



59



Manual Logistik Palang Merah Indonesia



Lampiran Form dan Format Laporan



Attachment F-8: Vehicle Logbook / Buku Saku Kendaraan Proses (untuk di tambahkan di buku Panduan): · Pengemudi mengisi vehicle logbook · Perlu ditambahkan juga: siapa yang bertanggungjawab untuk rencana pemeliaharaan: pengemudi atau penanggung jawab transportasi ??



1. Nomor polisi 2. Bulan



(Rencana) Maintenance/pemeliharaan 3. Tanggal perbaikan/pemeliharaan (sudah direncanakan dan ad hoc) 4. Alasan perbaikan



5. Tangal dipakai 6. Nomor permohonan 7. Berangkat (km) 8. Sampai/tiba (km) 9. Total (km) 10. Bahan/bakar (ltr) 11. Rute perjalanan 12. Jumlah penumpang 13. Berat dan jenis barang yang diangkut 14. Nama dan tanda tangan pengemudi 15. Total o KM o Bahan Bakar



60



Lampiran



Attachment F-9: Formulir Laporan Kerusakan



PALANG MERAH INDONESIA Indonesian Red Cross Society No.



F.9



Formulir Laporan Kerusakan



(1)



Untuk dikutif dalam semua korespondensi To be quoted in all correspondence



Divisi / Ruangan / Gudang



(2) ..................................................................



Tanggal



(3) ..................................................................



Nama Barang



(4) ..................................................................



Nama Pelapor



(5) ..................................................................



Keadaan / kondisi (dijelaskan) (6) ....……………………………………



Tanda Tangan Pelapor (7)



Tindakan Internal (8)



Tanda Tangan Pelaksana Nama Jelas (9)



- Telah dikerjakan dengan baik (8a) - Akan dilanjutkan (8b)



Keterangan : (8c) ………………………………………………………………



Tindakan External (10)



Tanda Tangan Pelaksana Nama Jelas / Nr Telephone (11)



Nama Perusahaan : - Telah dikerjakan dengan baik (10a) - Akan dilanjutkan (10b) - Dibawa ke Work shop (10c)



Ketarangan : (10d)……………………………………………………………..



Jakarta, (12)……………. Diketahui Ka. Div. Adm & Logistik (14)



Verifikasi Sub Div Log / Umum (13)



Manual Logistik Palang Merah Indonesia



61



Lampiran Form dan Format Laporan



Attachment F-9: Formulir Laporan Kerusakan Formulir ini digunakan untuk permintaan perbaikan untuk semua asset (termasuk kendaraan!) Proses (untuk ditambahakn di Buku Panduan) · Pelapor mengisi di nomor 2,3,4,5,6 dan 7 · Pemohon menyerahkan formulir ke penanggung jawab asset. · Penanggung jawab asset mengisi noomor 1 dan tanda tangan (no.13) · Penanggung jawab asset menyerahkan formulir ke staff pelaksana · Staff pelaksana mengisi di no. 8 dan 9 · Staff pelaksana mengembalikan formulir ke penanggung jawab asset · Jika masalah telah dapat diselesaikan/diperbaiki maka kepala logistic dapat menandatanganinya (no.14) dan disimpan di arsip oleh penanggung jawab asset. · Jika masalah tidak dapat dikerjakan oleh staff pelaksana dalam PMI, maka dapat memanggil pihak luar. · Staff pelaksana dari pihak luar mengisi di nomor. 10 dan 11 · Staff pelaksana dari pihak luar menyerahkan kembali ke penanggung jawab asset. · Jika pekerjaan selesai dilakukan, kepala bagian logistic akan menandatangani (no. 14) Untuk perhatian: · Jika menggunakan menggunakan staff pelaksana dari pihak luar, harus ada tanda tangan Sek Jen terlebih dahulu 1. 2. 3. 4. 5.



Nomor urut laporan Divisi pelapor Tanggal laporan Nama Barang Nama pelapor



6. Deskripsi keadaan/kondisi kerusakan 7. Tanda tangan pelapor 8. Tindakan Internal-dilakukan oleh staff pelaksana 8a Telah diselesaikan 8b Akan dilanjutkan (pihak luar) 8c Keterangan 9 Tanda tangan pelaksana, nama terang 10 Tindakan External-dikerjakan oleh pihak luar 10a Telah diselesaikan 10b Akan dilanjutkan 10c Perlu dibawa ke bengkel 10d Keterangan 11 Tanda tangan pelaksana, nama jelas, nomor telephon dan nama perusahaan 12. Tanggal 13 Tanda tangan penanggung jawab aset 14 Tanda tangan Kepala Logistik



62



Lampiran



Lampiran D-10: Dokumen Kendaraan, tentang pemakaian dan perawatan. (Document overview vehicles, usage and maintenance)



Manual Logistik Palang Merah Indonesia



63



Lampiran Form dan Format Laporan



Lampiran D-10: Dokumen Kendaraan, tentang pemakaian dan perawatan. (Document overview vehicles, usage and maintenance) Dibuat oleh penangnggung jawab kendaraan 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.



Lokasi Kendaraan Nama Contact Person Tahun Pembuatan Merek kendaraan Nomor polisi kendaraan Tahun pembuatan Tahun diterima, sebutkan nama pemberi jika kendaraan tersebut berasal dari sumbangan/bantuan, 8. Harga 9. Lokasi kendaraan 10. Total km 11. Total Bahan Bahan Bakar Minyak 12. Km/Liter 13. Biaya Bahan Bakar Minyak 14. Biaya perawatan 15. Total biaya bahan bakar minyak dalam waktu satu bulan 16. Total biaya perawatan dalam kurun waktu satu bulan



64



Lampiran



Attachment D-11: Format excel document overview assets and maintenance



Manual Logistik Palang Merah Indonesia



65



Lampiran Form dan Format Laporan l SK Manual Logistik



Attachment D-11: Format excel document overview assets and maintenance Dibuat oleh penangnggung jawab Asset 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.



Nomor Urutan Nama Contact Person Tahun Pembuatan Merek kendaraan Nomor polisi kendaraan Tahun pembuatan Tahun diterima, sebutkan nama pemberi jika kendaraan tersebut berasal dari sumbangan/bantuan, 8. Harga 9. Lokasi kendaraan 10. 11. 12. 13. 14.



Total km Total Bahan Bahan Bakar Minyak Km/Liter Biaya Bahan Bakar Minyak Biaya perawatan



15. Total biaya bahan bakar minyak dalam waktu satu bulan 16. Total biaya perawatan dalam kurun waktu satu bulan



66



Lampiran



KEPUTUSAN PENGURUS PUSAT PALANG MERAH INDONESIA NOMOR :



TENTANG PENGELOLAAN LOGISTIK PALANG MERAH INDONESIA PENGURUS PUSAT PALANG MERAH INDONESIA, MENIMBANG



:



a. bahwa Logistik adalah salah satu fungsi vital bagi Organisasi PMI didalam menyelenggarakan kegiatan dan pelayanan Kepalangmerahan kepada masyarakat. b. bahwa keberadaan Logistik PMI saat ini maksimal dan belum dapat memberikan kontribusi terbaiknya bagi Organisasi PMI secara optimal. c. bahwa untuk mendukung peningkatan peran dan fungsi logistik bagi pengembangan pelayanan PMI yang lebih baik secara profesional dan transparan, diperlukan manual Pengelolaan Logistik Palang Merah Indonesia yang tidak bertentangan dengan Ketentuan AD/ART PMI; d. bahwa untuk memberlakukan Peraturan Organisasi tentang Pedoman Logistik Palang Merah Indonesia, perlu ditetapkan dengan Keputusan Pengurus Pusat PMI.



MENGINGAT



:



1. Keputusan Presiden RIS Nomor 25 Tahun 1950 tentang Pengesahan Anggaran Dasar dari dan Mengakui sebagai Badan Hukum Perhimpunan Palang Merah Indonesia. 2. Keputusan Presiden RI Nomor 246 tahun 1963 tentang Perhimpunan Palang Merah Indonesia.



Manual Logistik Palang Merah Indonesia



67



Lampiran SK Manual Logistik



3. Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Perhimpunan Palang Merah Indonesia. 4. Pokok-pokok Kebijakan dan Rencana Strategis PMI 2004 – 2009. MEMPERHATIKAN



: 1. Workshop Penyusunan Manual Logistik , tanggal 26 s/d 28 Februari 2007 di Cisarua Taman Safari - Puncak, Jawa Barat. 2. Musyawarah Kerja Nasional PMI, tanggal 9-10 November 2006. MEMUTUSKAN



MENETAPKAN



:



PERTAMA



:



Peraturan Organisasi tentang Pedoman Pengelolaan Logistik Palang Merah Indonesia



KEDUA



:



Pedoman Pengelolaan Logistik Palang Merah Indonesia seperti tersebut pada ketetapan pertama adalah sebagai acuan dalam pengelolaan Logistik Palang Merah Indonesia di seluruh Indonesia.



KETIGA



:



Surat Keputusan



ini mulai berlaku sejak tanggal



ditetapkan dengan ketentuan, bahwa segala sesuatunya akan dirubah dan diperbaiki sebagaimana mestinya, jika ternyata terdapat kekeliruan dalam penetapan Keputusan ini. Ditetapkan di Jakarta Pada tanggal, Pengurus Pusat PALANG MERAH INDONESIA Ketua Umum,



MAR'IE MUHAMMAD



68