Manual Mutu [PDF]

Citation preview

I.



PENDAHULUAN



1. Manual mutu ini disusun untuk menjelaskan secara garis besar sistem manajemen mutu yang diterapkan di Puskesmas Adi Luhur kepada seluruh staf. 2. Semua ketentuan yang tertuang dalam manual ini merupakan acuan untuk menjalankan kegiatan Puskesmas sehari-hari. 3. Penjelasan yang diberikan manual ini mencangkup mengenai ruang lingkup penerapan sistem manajemen mutu, proses-proses manajemen mutu berikut dengan interaksi antara proses dan referensi tujuan ke berbagai dokumen terkait. 4. Penerapan sistem manajeman mutu dimaksudkan untuk memastikan Puskesmas dapat menghasilkan produk sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan sehingga dapat menjamin kepuasan pelanggan. 5. Manual ini disiapkan oleh tim manajemen mutu Puskesmas Adi Luhur dan telah disahkan oleh Kepala Puskesmas Adi Luhur. 6. Kepala Puskesmas telah menunjuk Wakil Manajemen Mutu (WMM) untuk bertanggung jawab dan menjamin manual ini dapat dipahami dan dilaksanakan oleh seluruh staf. 7. Manual ini akan ditinjau ulang setahun sekali untuk penyesuaian/ perbaikan.



A. Latar Belakang



1.



Profil Organisasi 1.1 Gambaran Umum Puskesmas Adi Luhur Wilayah kerja Puskesmas Adi Luhur terletak di Kecamatan Panca Jaya Kabupaten Mesuji dengan luas wilayah 91,6 km2, terdiri dari 7 desa binaan, yaitu Adi Luhur, Mukti Karya, Adi Karya Mulya, Fajar Baru, Adi Mulyo, Fajar Indah dan Fajar Asri, Dengan batas-batas wilayah sebagai berikut :  Sebelah Utara



: Sungai Mesuji OKI



 Sebelah Selatan



: Kawasan Register 45



 Sebelah Barat



: Kecamatan Simpang Pematang



 Sebelah Timur



: Kecamatan Tanjung Raya



Badan Pusat Statistik Kecamatan mendata jumlah penduduk di wilayah kerja Puskesmas Adi Luhur pada tahun 2016 sebanyak 15.797 jiwa, dengan jumlah Kepala Keluarga 4.695 KK, sehingga rata-rata jiwa dalam rumah tangga adalah 3-4 jiwa. Dari luas wilayah 91,6 km2 maka kepadatan penduduk per km2 adalah 182 jiwa. Dari 7 desa yang ada di wilayah kerja Puskesmas Adi Luhur tercatat desa yang paling banyak penduduknya adalah desa Adi Luhur dengan jumlah penduduk



1



sasaran 3.854 jiwa, sedangkan jumlah penduduk sasaran yang paling sedikit adalah desa Fajar Asri yaitu 952 jiwa. Penduduk di wilayah Puskesmas Adi Luhur secara garis besar digolongkan penduduk pendatang. Dari jumlah penduduk yang ada, jumlah bayi 311, anak balita (1-5th) 1.251, jumlah Usia SD 1.753, Bumil 344, PUS 2.212, dan Jumlah USILA 1.087 jiwa. PETA WILAYAH KERJA



1.3 Visi Misi dan Tata Nilai Puskesmas Adi Luhur 



VISI Puskesmas Rawat Inap Adi Luhur mempunyai visi yaitu:



“Menjadikan



Puskesmas Rawat Inap Adi Luhur sebagai Puskesmas perawatan yang bermutu dan profesional,serta menjadi pendamping masyarakat dalam menuju Wilayah KerjaSehat.”. 



MISI 1. Menggerakkan layanan perawatan kesehatan kearah yang lebih bermutu dan professional. 2. Mendorong kemandirian masyarakat untuk berperilaku hidup sehat melalui pendampingan terhadap UKBM (Upaya Kesehatan Berbasis Masyarakat). Tata Nilai Puskesmas Adi Luhur :



2



“SEHAT” “Senyum, Efisien, Higien, Aktif, Tanggung Jawab”, dengan penjabaran sebagai berikut: a.



Senyum



:



Memberikan sikap pelayanan terhadap pelanggan/ pasien dengan ramah dan menyenangkan.



b.



Efisien



:



Selalu berusaha untuk merencanakan, menggunakan, melaksanakan program dan pelayanan seminimal mungkin dalam menggunakan dana dan tenaga.



c.



Higien



:



Selalu mengutamakan kebersihan petugas kesehatan maupun



sarana



dalam



memberikan



pelayanan



terhadap pelanggan / pasien. d.



Aktif



:



Memiliki kemauan yang tinggi dalam bereaksi untuk memberikan kepuasan terhadap pelanggan / pasien.



e.



Tanggungjawab



:



Memiliki kesadaran diri, kemauan dan kemampuan



untuk merencanakan, melaksanakan, menyelesaikan dan mengevaluasi tugas-tugas yang diberikan baik dalam program maupun pelayanan kesehatan.



3



1.4 Struktur Organisasi



4



2.



Kebijakan Mutu 2.1. Kami jajaran pengelola dan seluruh karyawan/i Puskesmas Adi Luhur berkomitmen untuk memberikan pelayanan kesehatan kepada masyarakat dengan memperhatikan kebutuhan dan harapan masyarakat dengan memperhatikan kebutuhan dan harapan pelanggan. 2.2. Kami berkomitmen untuk memperbaiki proses pelayanan berdasarkan fakta. 2.3. Menerapkan sistem manajemen mutu Puskesmas secara efektif dan efisien.



3.



Proses Pelayanan



3.1 Penyelenggaraan Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM).



Penyelenggaraan upaya Kesehatan Masyarakat (UKM) adalah setiap kegiatan untuk memelihara dan meningkatkan kesehatan serta mencegah dan menanggulangi timbulnya masalah kesehatan dengan sasaran keluarga, kelompok, dan masyarakat. Jenis pelayanan UKM dibedakan menjadi 2 (dua) kelompok yaitu UKM essensial dan UKM Pengembangan. UKM essensial merupakan yang wajib dilaksanakan terdiri dari pelayanan promosi kesehatan termasuk UKS, pelayanan kesehatan lingkungan pelayanan kesehatan ibu dan anak dan keluarga berencana, (yang bersifat UKM) pelayanan gizi (yang bersifat UKM) dan pelayanan pencegahan dan pengendalian penyakit.



UKM Pengembangan merupakan upaya kesehatan masyarakat bersifat ekstensifikasi dan intensifikasi pelayanan disesuaikan dengan pelayanan prioritas masalah kesehatan. Kekhususan wilayah kerja dan potensi sumber daya yang tersedia di masing-masing Puskesmas



3.1.1 Upaya Kesehatan Esensial  Pelayanan promosi kesehatan termasuk UKS  Pelayanan Kesehatan Lingkungan  Pelayanan KIA-KB yang bersifat UKM  Pelayanan gizi yang bersifat UKM  Pelayanan pencegahan dan pengendalian penyakit



3.1.2 Upaya Kesehatan pengembangan  Pelayanan lansia  UKGS  UKS  Pelayanan kesehatan Jiwa



5



3.2 Penyelenggaraan Upaya Kesehatan Perorangan (UKP).



Penyelenggaraan Upaya kesehatan perorangan (UKP) pelayanan klinis suatu kegiatan dan atau serangkaian kegiatan pelayanan kesehatan yang ditujukan untuk peningkatan pencegahan penyembuhan penyakit, pengurangan penderitaan akibat penyakit, dan memulihkan kesehatan perorangan.UKP di Puskesmas Adi Luhur dilaksanakan dalam bentuk rawat jalan, pelayanan gawat darurat, dan homecare. Kegiatan UKP terdiri dari pelayanan :  Poli Umum  Poli Gigi  Poli KIA-KB  Pelayanan UGD.  Pelayanan rawat inap.  Pelayanan kesehatan lingkungan.  Pelayanan gizi.  Pelayanan laboratorium.  Pelayanan kefarmasian.



B. Ruang Lingkup



Lingkup pedoman mutu ini disusun berdasarkan persyaratan akreditasi Puskesmas yang meliputi persyaratan umum, sistem manajemen mutu, tanggung jawab manajemen, manajemen sumber daya,dan proses pelayanan yang terdiri dari penyelenggaraan Pelayanan Kesehatan Masyarakat dan penyelenggaraan Pelayanan Kesehatan Perorangan, yang dalam penyelenggaraannya memperhatikan keselamatan sasaran/pasien dengan menerapkan manajemen resiko. C. Tujuan



Pedoman mutu ini disusun sebagai acuan bagi Puskesmas Adi Luhur dalam membangun sistem manajemen mutu baik untuk penyelenggaraan Pelayanan Kesehatan Masyarakat (UKM) maupun penyelenggaraan Pelayanan Kesehatan Perorangan.



D. Landasan Hukum Dan Acuan Landasan hukum yang digunakan dalam penyusunan pedoman mutu ini adalah : 



Undang-undang No. 40 Tahun 2004 tentang Sistem Jaminan Sosial Nasional (SJSN)







Undang-undang No. 23 Tahun 2009 tentang Kesehatan







Undang-undang No. 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik







Undang-undang No. 36 Tahun 2009 tentang Tenaga Kesehatan







Undang-undang No. 24 Tahun 2011 tentang Badan Penyelenggara Jaminan Sosial (BPJS)







KEP/25/25/M. PAN/2/2004 tentang Pedoman Penyelenggaraan Pelayanan Publik, dan sebagai pedoman dalam pelaksanaan pelayanan kepada masyarakat. 6







Permen PAN dan RB No. 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan.







Permenkes No.



71 Tahun



2013 tentang Pelayanan Kesehatan Pada Jaminan



Kesehatan Nasional 



Permenkes No. 75 Tahun 2014 tentang Puskesmas







Permenkes No. 46 Tahun 2015 tentang Akreditasi Puskesmas, Klinik Pratama, Tempat Praktek Mandiri Dokter, Dan Tempat Praktek Mandiri Dokter Gigi



Acuan yang digunakan dalam penyusunan pedoman mutu ini adalah standar akreditasi Puskesmas. E. Istilah Dan Definisi a. Pelanggan Pelanggan adalah pihak ketiga diluar sistem organisasi yang karena sebab tertentu membeli barang atau jasa organisasi.



b. Kepuasan Pelanggan Kepuasan pelanggan adalah istilah yang menggambarkan tingkat kepuasan yang dialami pelanggan ketiika mengkonsumsi/menggunakan produk/jasa yang dikeluarkan oleh produsen.



c. Kebutuhan Pelanggan Kebijakan resmi dan tertulis dari manajemen perusahaan tentang komitmen dalam memperhatikan dan mempertimbangkan aspek – aspek mutu dalam aktifitas kesehatan organisasi.



d. Pasien Pasien adalah seseorang yang menerima perawatan medis



e. Dokumen/manual Segala benda yang berbentuk barang, gambar ataupun tulisan sebagai bukti dan dapat memberikan keterangan yang penting dan absah.



f. Rekaman Rekaman adalah suatu dokumen yang menyatakan bahwa sesuatu hasil telah dicapai atau suatu bukti kegiatan telah dilaksanakan.



g. Efektifitas Keaktifan, daya guna, adanya kesesuaian dalam suatu kegiatan orang yang melaksanakan tugas dengan sasaran yang dituju.



h. Efisiensi Ukuran tingkat penggunaan sumber daya dalam suatu proses. 7



i. Kebijakan mutu Kebijakan resmi dan tertulis dari pimpinan tentang komitmen organisasi dalam memperhatikan dan mempertimbangkan aspek – aspek mutu dalam aktivitas keseharian organisasi.



j. Koreksi Pembetulan atau perbaikan atau pemeriksaan.



k. Kredensial Proses evaluasi terhadap suatu sumber daya manusia untuk menentukan kelayakan pemberian kewenangan.



l. Pedoman mutu Sebuah dokumen yang berisi pernyataan dan komitmen organisasi tentang penerapan mutu pelayanan.



m. Perencanaan mutu Aktivitas pengembangan produk dan proses yang dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan.



n. Proses Aplikasi pengetahuan keterampilan , peralatan , teknik serta sistem untuk mendefinisikan , mengukur, mengontrol, mengumpulka dan memperbaiki dengan tujuan meningkatkan keuntungan.



o. Sasaran mutu Goal atau target dari organisasi dalam melakukan suatu proses yang ingin dicapai dalam jangka waktu tertentu.



p. Tindakan korektif Tindakan yang dilakukan setelah terjadi tingkah laku yang menyimpang untuk mencegah terulangnya ketidaksesuaian.



q. Tindakan preventif Tindakan yang diambil untuk mengurangi atau menghilangkan kemungkinan terjadinya suatu kejadian yang tidak diinginkan terjadi dimasa depan.



r. Sarana Sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat mencapai maksud dan tujuan.



8



s. Prasarana Prasarana



adalah



segala



sesuatu



yang



merupakan



penunjang



utama



terseelenggaraannya suatu proses.



II SISTEM MANAJEMEN MUTU DAN SISTEM PENYELENGGARAAN PELAYANAN



A. Persyaratan Umum Puskesmas Adi Luhur menetapkan, mendokumentasikan, memelihara Sistem Manajemen Mutu sesuai dengan standar akreditasi Puskesmas. Sistem ini disusun untuk memastikan telah diterapkannya persyaratan pengendalian terhadap proses-proses penyelenggaraan pelayanan kepada masyarakat, baik penyelenggaraan Pelayanan Kesehatan Masyarakat (UKM) maupun penyelenggaraan Pelayanan Kesehatan Perorangan (UKP), yang meliputi kejelasan proses pelayanan dan interaksi proses dalam penyelenggaraan pelayanan itu sendiri, mulai dari perencanaan yang berdasarkan dari kebutuhan masyarakat/pelanggan, verifikasi terhadap rencana yang disusun, pelaksanaan pelayanan dan verifikasi terhadap proses



pelayanan



dan hasil-hasil yang dicapai,



monitoring dan evaluasi serta upaya penyempurnaan yang berkesinambungan.



Sistem manajemen mutu Puskesmas Adi Luhur didokumentasikan dalam bentuk  Manual/ pedoman mutu Puskesmas Adi Luhur  Prosedur kerja  Sasaran mutu  Formulir  Rekaman



Upaya-upaya yang dilakukan :  Puskesmas Adi Luhur memiliki kebijakan dan manual mutu.  Kepala Puskesmas menunjuk penanggung jawab manajemen mutu  Ada kejelasan tugas, wewenang dan tanggung jawab Penanggungjawab manajemen mutu  Memiliki komitmen bersama seluruh jajaran Puskesmas untuk meningkatkan mutu dan kinerja (pernyataan tertulis, foto)  Melakukan perbaikan mutu secara berkesinambungan. B. Pengendalian Dokumen



Secara umum dokumen-dokumen dalam sistem manajemen mutu yang disusun, meliputi; 



Dokumen level 1



: Kebijakan.







Dokumen level 2



: Pedoman/manual.







Dokumen level 3



: Standar Operasional Prosedur.







Dokumen level 4



: Rekaman-rekaman sebagai catatan sebagai akibat pelaksanaan kebijakan , pedoman, dan prosedur. 9



Pengendalian dokumen yang dilaksanakan oleh Kepala Tata Usaha Puskesmas. Sistem manajemen mutu mensyaratkan suatu pengendalian dokumen, dokumen meliputi dokumen eksternal yang merupakan regulasi Regulasi atau kebijakan kebijakan yang terkait maupun input atau masukan dari masyarakat yang merupakan suatu harapan harapan terhadap suatu produk atau output penyelenggaraan Puskesmas.dokumen juga merupakan dokumen internal, berupa dokumen perencanaaan, surat keputusan pimpinan, pedoman kerja, kerangka acuan, SOP, instruksi kerja dll a. Pengertian dokumen adalah semua dokumen yang harus disiapkan Puskesmas/fasilitas pelayanan kesehatan primer, dan untuk memenuhi instrumen akreditasi. Jenis dan macam dokumen mengacu kepada standar dan kriteria, definisi operasional, serta cara pembuktian



dan



telusur



dokumen



yang



ada



dalm



instrumen



akreditasi



Puskesmas/fasilitas pelayanan kesehatan primer. b. Pengendalian dokumen adalah sistem penomoran dan sistem penyimpanan dokumen yang dibutuhkan oleh sistem manajemen mutu akreditasi Puskesmas. c. Catatan/rekaman adalah jenis khusus dari dokumen dan dikendalikan dalam artian harus diberi nomor agar mudah untuk pengelolaanya. d. Pengendalian dokumen disusun SOP dan diatur didalam kebijakan pengendalian dokumen untuk mendefinisikan pengendalian yang diperlukan.  Pengendalian dokumen meliputi : a.



Penyetujuan dokumen sebelum terbit.



b.



Memberikan cap terkendali untuk dokumen yang diberlakukan dan cap tidak terkendali untuk dokumen yang sudah tidak berlaku.



c.



Menelaah dan memperbaharui jika diperlukan, dan persetujuan pemberlakuan ulang dokumen.



d.



Memastikan bahwa perubahan dan status revisi terkini dari dokumen teridentifikasi.



e.



Memastikan bahwa dokumen yang berasal dari luar Puskesmas yang dianggap penting untuk perencanaan dan



operasional sistem manajemen mutu diidentifikasi dan



distribusinya dikendalikan. f.



Mencegah penggunaan tidak sengaja dokumen kadarluarsa dan untuk menerapkan identifikasi yang sesuai pada dokumen bila disimpan untuk maksud apapun.



g.



Catatan/rekaman implementasi sebagai bukti pelaksanaan kegiatan harus dikendalikan . Puskesmas menetapkan SOP terdokumentasi untuk mendefinisikan pengendalian yang diperlukan untuk identifikasi, penyimpanan, pengambilan, lama simpan, dan pemusnahan.



Catatan/rekaman implementasi



harus dapat terbaca , segera dapat



teridentifikasi dan dapat diakses kembali. h.



Untuk memperjelas dokumen mutu/akreditasi Puskesmas dilengkapi dengan contohcontoh dokumen sebagai lampiran dari pedoman ini.



Pengendalian Dokumen mutu/akreditasi Puskesmas wajib mentaati sistem pengendalian dokumen yang telah ditentukan dengan kebijakan pengendalian dokumen.



10



 Pengkodean dokumen kelompok pelayanan : a. b. c. d.



Administrasi Manajemen, dengan warna Biru. Pelayanan Upaya Kesehatan Masyarakat, dengan warna Kuning Pelayanan Upaya Kesehatan Perorangan, dengan warna Hijau Cara penulisan dokumen : Standar Operasional Prosedur, disingkat SOP, Daftar tilik, disingkat : Dt, Kerangka Acuan, disingkat : KA, Surat Keputusan, disingkat : SK, Kebijakan, disingkat : Kb, Dokumen Eksternal, disingkat : Dek, Manual Mutu, disingkat : Man.



e. Semua Dokumen menggunakan Font “Time New Roman”  Penyimpanan Dokumen/arsip



a. Semua dokumen mutu/akreditasi aktif/terkendali, memiliki masa berlaku selama 3 (tiga) tahun, setelah itu perlu dilakukan evaluasi( direvisi, diganti, atau tidak terkendali). b. Dokumen rekam medik yang tidak aktif wajib disimpan sekurang-kurangnya selama 3 (tiga) tahun, setelah itu dilakukan evaluasi ( direvisi, diganti, atau tidak terkendali). c. Sistem penyimpanan resep yang telah dilayani di Puskesmas harus dipelihara dan disimpan minimal 3 (tiga) tahun. d. Penyimpanan dokumen/arsip perkantoran sesuai dengan sistem penyimpanan dokumen/arsip pemerintah daerah Kota Bandar Lampung. e. Penyimpanan dokumen mutu/akreditasi



disimpan dimasing-masing kelompok



pelayanan, sedangkan di sekretariat tim mutu/administrasi



dan manajemen



menyimpan master dokumen semua kelompok pelayanan dan program. f. Untuk prosedur kerja yang masih terkendali



(belum lebih dari 3 tahun) dan



memakai istilah prosedur tetap (protap) masih biasa digunakan. Selanjutnya apabila protap tersebut sudah lebih dari 3 tahun, direvisi dengan format baru ( Standar OperasionalProsedur /SOP).  Sistem Penomoran: a. Cara



Penomoran



:



KODE



SURAT/NOMOR



URUT/JENIS



DOKUMEN/BULAN/TAHUN o Untuk penomoran SK Contoh : 800/112/SK/PKM-AL/I/2017 (800: Kode surat, 112: nomor urut, SK, I: bulan 1, 2017: tahun 2017)



a. Kode surat sesuai dengan Peraturan daerah Kabupaten Mesuji b. Penomoran dokumen di kelompok pelayanan dilakukan oleh kelompok pelayanan masing-masing disesuaikan dengan sistem pengkodean yang telah ditentukan. c. Penomoran dokumen diurutkan sesuai dengan pengkodean. d. Format dokumen diatur/diseragamkan dengan contoh format terlampir. 



Format Standar Opersional Prosedur 11







Format rekam medis







Format resep







Format kasir







Format rujukan ekternal







Format rujukan internal







Format inform consent/penolakan tindakan



C. Penataan Dokumen a. Untuk memudahkan dalam pencarian dokumen mutu/akreditasi Puskesmas dikelompokkan masing-masing bab/kelompok pelayanan dengan diurutkan setiap urutan kriteria dan elemen penilaian dan diberikan daftar secara berurutan. b. Penataan dengan menggunakan file dan otner yang sudah disepakati (biru : admen, kuning : UKM, hijau : UKP) c. Setiap dokumen tim mutu diberi label sesuai urutan Kriteria dalam instrument d. Penyimpanan dokumen ada pada setiap dokumen



disimpan di sekretariat



UKM/UKP dan



semua master



yang dikelola oleh masing-masing



penanggung jawab. e. Dokumen SOP/SK yang dibuat oleh masing-masing pelaksana/upaya dibuat rangkap 3 (tiga) (untuk master, untuk tim admen, dan untuk pelaksana/upaya f. Penyimpanan dokumen ada disetiap UKM/UKP dan untuk dokumen mutu disimpan di sekretariat (admen, UKP/UKM) dan dikelola oleh masing-masing penanggung jawab. g. Dokumen SOP/SK yang dibuat oleh masing-masing pelaksana/upaya dibuat rangkap 3 (tiga) ; untuk master, untuk admen, dan untuk pelaksanan/upaya. D. Pengendalian rekaman



Pengendalian rekaman menyesuaikan dengan pengendalian dokumen. Pengendalian rekam implementasi pelaksanaan kegiatan disimpan oleh pelaksana kegiatan dan penaggungjawab program. Dokumen juga berupa rekaman, dokumen hasil audit dan upaya perbaikan kesemua dokumen ini harus terkendali. Pengendalian rekaman : a. Pengertian



dokumen



adalah



;



semua



dokumen



yang



harus



disiapkan



Puskesmas/fasilitas pelayanan kesehatan primer, dan untuk memenuhi instrumen akreditasi. Jenis dan macam dokumen mengacu kepada standar dan kriteria, definisi operasional, serta cara pembuktian dan telusur dokumen yang ada dalm instrumen akreditasi Puskesmas/fasilitaspelayanan kesehatan primer. b. Rekaman adalah ; dokumen yang memberi bukti obyektif dari kegiatan yang dilakukan atau hasil yang dicapai dalam kegiatan Puskesmas/fasilitaspelayanan kesehatan primer untuk peningkatan mutu. c. Pengendalian rekaman adalah ; sistem penomoran dan sistem penyimpanan dokumen yang dibutuhkan oleh sistem manajemen mutu akreditasi Puskesmas.catatan/rekaman 12



adalah jenis khusus dari dokumen dan dikendalikan dalam artian harus diberi nomor agar mudah untuk pengelolaanya. Catatan/rekaman yang diterapkan untuk memberikan bukti kesesuaian terhadap pesyaratan dan bukti operasional yang efektif dari sistem manajemen



mutu



harus



dikendalikan.organisasi



harus



menetapkan



SPO



terdokumentasi untuk menefinisikan pengendalian yang diperlukan untuk identifikasi penyimpanan,



perlindungan,



pengambilan,



lama



simpan



dan



pemusnahan.



Catatan/rekaman harus dapat terbaca, segera dapat teridentifikasi dan dapat di akses kembali.



III TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN



A.



Komitmen manajemen Kepala Puskesmas, penanggung jawab manajemen mutu, penanggung jawab UKM, penanggung jawab UKP, dan seluruh karyawan/i



Puskesmas bertanggung



jawab untuk menerapkan seluruh persyaratan yang ada pada manual mutu ini.  Memiliki bukti komitmen bersama seluruh jajaran Puskesmas untuk meningkatkan mutu dan kinerja (pernyataan tertulis, foto)  Kepala Puskesmas dan masing-masing penanggung jawab pelayanan wajib; memahami konsep sistem manajemen mutu dan menjalankan dengan konsisten, mengkomunikasikan dengan semua karyawan tentang pentingnya mutu dan kepuasan pelanggan, mensosialisasikan kebijakan-kebijakan mutu dan sasaran yang ingin dicapai,melakukan evaluasi, memastikan tersedianya sumber daya untuk mendukung mutu pelayanan, dan melakukan perbaikan terus menerus disemua aspek kegiatan.



B. Fokus pada Sasaran/pasien  Pelayanan yang diberikan oleh Puskesmas dilakukan dengan berfokus pada pelanggan. Pelanggan dilibatkan mulai dari identifikasi kebutuhan dan harapan pelanggan, perencanaan penyelenggaraan UKM dan UKP, pelaksanaan pelayanan, monitoring dan evaluasi serta tindak lanjut pelayanan.



Kelompok-kelompok target sasaran tersebut adalah: 



Pasangan Usia Subur (PUS),







Maternal dan Neonatal,







Usia Balita dan Prasekolah,







Usia Sekolah pada Tingkat Pendidikan Dasar (Klas 1 s/d 9),







Usia Remaja/Usia Sekolah Kelas 10-12







Usia Dewasa/Usia Produktif, dan







Usia Lanjut.



13



 Dokumen terkait :prosedur identifikasi kebutuhan pelanggan,umpan balik masyarakat terhadap pelayanan Puskesmas dan prosedur penanganan keluhan pelanggan.



C. Kebijakan Mutu “Seluruh karyawan/i berkomitmen untuk menyelenggarakan pelayanan yang berfokus pada pelanggan, memperhatikan keselamatan pelanggan, dan melakukan penyempurnaan yang berkelanjutan”.  Kebijakan mutu



adalah pernyataan resmi seluruh karyawan Puskesmas Adi



Luhur.  Isi kebijakan mutu sejalan dengan visi, misi dan tujuan Puskesmas Adi Luhur.



D. Perencanaan Sistem Manajemen Mutu dan Pencapaian Sasaran Kinerja/Mutu Mutu dari perspektif manajemen, adalah bila ada kemampuan dalam perencanaan



(P1),



penggerakan



dan



pelaksanakan



(P2),



serta



pengawasan,



pengendalian, penilaian (P3). Sasaran mutu ditetapkan berdasarkan standar kinerja/ standar Pelayanan Minimal (SPM) yang meliputi indikator-indikator pelayanan UKP dan UKM. Perencanaan disusun dengan memperhatikan kebutuhan dan harapan pelanggan, hak dan kewajiban pelanggan serta upaya untuk mencapai sasaran kinerja yang ditetapkan. Perencanaan mutu Puskesmas dan keselamatan pasien



berisi program-program



kegiatan peningkatan mutu, yang meliputi : 



Penilaian dan peningkatan kinerja UKP dan UKM.







Upaya pencapaian sasaran keselamatan pasien.







Penerapan manajemen resiko pada area prioritas .







Penilaian kontrak/kerjasama dengan pihak ke tiga.







Pelaporan dan tindak lanjut insiden keselamatan pasien.







Peningkatan mutu laboratorium.







Peningkatan mutu pelayanan obat.







Pendidikan dan pelatihan karyawan tentang mutu dan keselamatan pasien.



Dokumen terkait :` 1.



RSB (Rencana Strategi Bisnis)



2.



RBA (Rencana Bisnis Anggaran)



3.



RUK (Rencana Usulan Kegiatan)



4.



RPK (Rencana Pelaksanaan Kegiatan)



E. Tanggung jawab, Wewenang dan Komunikasi Tanggung jawab dan wewenang kepala Puskesmas untuk menjalin komunikasi baik secara internal dan eksternal Puskesmas agar pelayanan bisa berjalan maksimal.



14



Tanggungjawab wewenang dan komunikasi mulai dari kepala Puskesmas, KTU,wakil manajemen mutu/penanggungjawab mutu, penanggungjawab upaya, tanggungjawab pelayanan klinis dan seluruh karyawan dalam peningkatan mutu. Tugas, tanggung jawab dan wewenang karyawan/pimpinan diatur dengan jelas dan terdokumentasi, khususnya karyawan yang melaksanakan pekerjaan yang terkait dengan mutu dan kepuasan pelanggan. 1.



Setiap pejabat struktural dan karyawan dipastikan memahami tugas tanggung jawab dan wewenangnya.



2.



Uraian tugas tanggung jawab dan wewenang dibuat oleh pejabat struktural secara hirarki.



3.



Dokumen uraian tugas dipegang oleh karyawan yang bersangkutan dan salinan disimpan oleh sub bagian kepegawaian.



4.



Dokumen uraian tugas harus dikendalikan isinya diperbaharui jika terjadi perubahan pekerjaan.



5.



Uraian tugas dibuat berdasarkan nama posisi yang ada didalam struktur organisasi pada masing masing pekerjaan.



6.



Penggunaan nama posisi/job title dikoordinasikan oleh pejabat Puskesmas dan bagian kepegawaian.



Dokumen terkait : Tugas pokok dan fungsi. Struktur organisasi.



F. Wakil Manajemen Mutu/penanggung jawab Manajemen Mutu Kepala Puskesmas menunjuk seorang wakil manajemen mutu yang bertanggung jawab untuk mengkoordinir seluruh kegiatan mutu di Puskesmas; 



Memastikan sistem manajemen mutu ditetapkan, diimplementasikan, dan dipelihara







Melaporkan kepada kepala Puskesmas menejemen kinerja dari sistem manajemen mutu dan kinerja pelayanan







Memastikan kesadaran seluruh karyawan terhadap kebutuhan dan harapan sasaran/ pasien.







Menjamin sistem manajemen mutu diperbaiki terus menerus







Membina hubungan dengan pihak-pihak eksternal untuk hal-hal yang berkaitan dengan manajemen mutu.







Mengkoordinasikan kegiatan audit internal.



Dokumen terkait : uraian tugas dan tanggung jawab wakil manajemen mutu dan prosedur tinjauan manajemen. G. Komunikasi Internal Komunikasi internal dilakukan dengan cara mini lokakarya, pertemuan, diskusi, email, sms, memo dan media lain yang tepat untuk melakukan komunikasi. 15







Kepala Puskesmas Adi Luhur mengupayakan agar komunikasi dengan karyawannya berjalan lancar.







Komunikasi diarahkan utnuk meningkatkan pemahaman karyawan tentang sistem manajemen mutu.







Komunikasi diarahkan agar karyawan memahami tentang target-target yang akan dicapai.







Komunikasi diarahkan agar persyaratan yang telah ditetapkan dipenuhi







Komunikasi internal diatur secara sistematis dan terdokumentasi







Mengadakan pertemuan rutin dengan seluruh karyawan satu kali dalam sebulan dan pertemuan khusus bila diperlukan.



IV







Ada tindak lanjut yang nyata terhadap rekomendasi hasil komunikasi internal.







Dokumen terkait : prosedur komunikasi internal.



TINJAUAN MANAJEMEN



A. Umum Dalam upaya peningkatan mutu perlu dilakukan pembahasan bersama antara manajemen dan pelaksanaan tentang permasalahan permasalahan yang terkait dengan implementasi sistem manajemen mutu, penerapan sasaran/indikator mutu dan kinerja serta umpan balik masyarakat/pelanggan tentang mutu/kinerja Puskesmas. Pembahasan masalah mutu dan kinerja dapat dilakukan dalam unit kerja antar unit kerja untuk masalah masalah yang bersifat teknis dan operasional yang dilakukan baik terjadwal (minimal dua kali dalam setahun) maupun insidental sesuai dengan kebutuhan. Permasalahan mutu, kinerja, dan permasalahan yang terjadi dalam penerapan sistem manajemen mutu secara periodik juga perlu dibahas bersama yang melibatkan seluruh jajaran yang ada dalam organisasi. Pembahasan tersebut dilakukan dalam pertemuan tinjauan manajamen atau pertemuan telaah manajemen mutu dan kinerja. Pertemuan tinjauan manajemen adalah proses evaluasi terhadap kesesuaian dan efektifitas penerapan sistem manajemen mutu yang dilakukan secara berkala dan melibatkan berbagai pihak yang terkait dengan operasional kegiatan organisasi. Tinjauan manajemen dipastikan terdokumentasi atau dinotulenkan.Rapat tinjauan manajemen dilakukan minimal dua kali dalam setahun. B. Masukan tinjauan manajemen



1.



Agenda tinjauan manajemen mencakup antara lain sebagai berikut a.



Hasil audit.



b.



Umpan balik pelanggan.



c.



Kinerja proses.



d.



Pencapaian sasaran mutu..



e.



Status tindakan koreksi dan pencegahan yang dilakukan. 16



f.



Tindak lanjut terhadap tinjauan manajemen yang lalu.



g.



Perubahan terhadap kebijakan mutu.



h.



Perubahan yang perlu dilakukan terhadap sistem manajemen mutu/sistem pelayanan.



2.



Agenda Pertemuan Tinjauan manajemen a.



Pembukaan oleh Wakil manajemen Mutu.



b.



Arahan dari Kepala Puskesmas.



c.



Tinjauan terhadap pertemuan tinjauan manajemen yang lalu.



d.



Perubahan hasil audit internal.



e.



Umpan balik/keluhan pelanggan.



f.



Hasil penilaian kepuasan pelanggan.



g.



Hasil penilaian kinerja.



h.



Masalah masalah operasional yang terkait dengan penerapan sistem manajemen mutu, penyelenggaraan pelayanan (UKP dan UKM).



i.



Rencana perbaikan /perubahan yang perlu dilakukan baik pada sistem manajemen mutu maupun sistem pelayanan (UKP dan UKM).



3.



j.



Rekomendasi perbaikan.



k.



Penutup.



Langkah – langkah Pertemuan Tinjauan Manajemen a.



Penanggungjawab manajemen mutu bersama kepala Puskesmas mempersiapkan pertemuan/tinjauan manajemen yang meliputi ; rencana waktu, tempat, agenda, dan siapa saja yang akan diundang.



b.



Penanggungjawab manajemen mutu mengundang peserta pertemuan.



c.



Penanggungjawab manajemen mutu memimpin pertemuan, tinjauan manajemen ; melaksanakan sesuai agenda, memimpin proses paparan/diskusi selama pertemuan berlangsung.



d.



Penanggung jawab manajemen mutu melakukan pemantauan perbaikan sesudah pertemuan tinjauan manajemen.



Dokumen terkait; prosedur tinjauan manajemen



C. Luaran Tinjauan



Hasil yang diharap dari tinjauan manajemen adalah keputusan dan tindakan yang berhubungan dengan ;



1.



Peningkatan efektifitas sistem manajemen mutu dan sistem pelayanan 17



2.



Peningkatan pelayanan terkait dengan persyaratan pelanggan



3.



Identifikasi perubahan perubahan yang diperlukan baik pada sistem manajemen mutu maupun sistem pelayanan.



4.



Penyediaan sumber daya yang perlu dilakukan agar sistem manajemen mutu dan sistem pelayanan efektif. 



Hasil tinjauan manajemen dibagikan kepada pihak-pihak yang berkepentingan







Hasil tinjauan manajemen memuat keputusan-keputusan/ kesimpulan mengenai tindakan yang perlu diambil



V







Tatalaksana tinjauan manajemen diuraikan dalam prosedur tinjauan manajemen.







Dokumen terkait : tinjauan manajemen mutu.



MANAJEMEN SUMBER DAYA A. Penyediaan Sumber Daya Manajemen sumberdaya yang berkualitas dimulai dari proses perencanaan sumber daya, yang dilaksanakan secara terintegrasi dengan perencanaan Puskesmas seutuhnya. Perencanaan sumberdaya yang berkualitas, mencakup jenis, jumlah dan standar dari sumber-daya yang memadai yang terdiri atas Sarana, Prasarana, Alat, Tenaga, dan Anggaran/ Keuangan, serta waktu yang melekat dengan SDM; penjadwalan dalam penyediaan untuk penyelenggaraan pelayanan kesehatan yang dibutuhkan dalam upaya memenuhi harapan masyarakat. Tujuan dari manajemen sumber daya ini adalah a.



Terselenggaranya pelayanan kesehatan berkualitas yang didukung oleh sarana prasarana dan alat kesehatan yang aman dan siap pakai, tenaga kesehatan yang kompeten, memiliki komitmen dan motivasi, serta tersedianya biaya yang dapat dimanfaatkan untuk mendukung penyelenggaraan pelayanan kesehatan.



b.



Meningkatnya hasil cakupan dan kualitas pelayanan kesehatan Puskesmas dengan adanya dukungan sumberdaya yang tersedia, yang berfungsi dengan baik yang dapat digunakan oleh tenaga yang kompeten dalam penyelenggaraan pelayanan.



c.



Dengan mengelola peralatan kesehatan secara baik diharapkan Puskesmas mempunyai sumberdaya dalam jenis dan jumlah yang sesuai dengan kebutuhan serta siap untuk dimanfaatkan untuk mendukung penyelenggaraan pelayanan kesehatan yang selanjutnya dapat meningkatkan cakupan dan kualitas pelayanan kesehatan.



Dokumen terkait : prosedur pengadaan sarana prasarana. d.



Manajemen Peralatan Manajemen peralatan kesehatan di Puskesmas yang baik sangat diperlukan karena kurang efisiensinya penggunaan dan pemeliharaan peralatan kesehatan, juga diakibatkan karena kurang dilakukannya perencanaan pengadaan dan pemeliharaannya.



18



e.



peralatan dikelola dengan baik: diinventarisir, didistribusikan, dipersiapkan dengan benar untuk penyelenggaraan pelayanan, dipersiapkan tepat waktu dan siap dipergunakan, dan secara khusus untuk peralatan akan disimpan, dikalibrasi berkala, diperbaiki, dihapuskan, dan seterusnya.



f.



Kepala Puskesmas membentuk tim dalam pengelolaan peralatan yang terdiri dari tim pengadaan barang/jasa, petugas penerima hasil pekerjaan, bendahara barang, dan penanggung jawab barang peruangan.  Memiliki daftar inventaris peralatan medis dan non medis.  Memiliki daftar peralatan yang perlu dikalibrasi dan jadual pelaksanaan.  Memiliki jadual pemeliharaan dan monitoring peralatan  Pendokumentasian izin dari peralatan



Dokumen terkait : prosedur pengadaan dan pemeliharaan, daftar inventarisasi barang.



B. Manajemen Sumberdaya Manusia (SDM)



1.



Perencanaan Perencanaan



kebutuhan



dilakukan



dengan



melakukan



analisis



kebutuhan berdasarkan analisis jabatan dan beban kerja, sehingga muncul pola ketenagaan yang ada dan kebutuhan tenaga baik secara kuantitatif maupun kualitatif (jenis pendidikan dan kompetensi).



2.



Proses Pemenuhan Kebutuhan Pengadaan sumber daya manusia meliputi : •



Proses rekrutmen Proses rekrutmen tidak dilakukan sendiri oleh Puskesmas kecuali untuk Tenaga Kerja Sukarela (TKS). Kebutuhan tenaga tersebut diusulkan ke Dinas



Kesehatan



kredensialnya



Kota



menjadi



untuk



pemenuhannya,



kewenangan



Dinas



termasuk



Kesehatan



proses



Kota.Proses



pemenuhan yang menjadi kewenangan Dinas Kesehatan Kota meliputi rekrutmen, kredensial, dan pelatihan atau peningkatan kompetensi yang seharusnya. •



Proses kredensial



•



Peningkatan kompetensi/pengembangan kapasitas. -



Perancangan dan perencanaan kegiatan-kegiatan untuk meningkatkan kompetensi karyawan seperti pelatihan, seminar, kaji banding, diskusi, refresing dan capacity buiding. 19



-



Memiliki dokumen bukti kompetensi dan hasil pengembangan pengelola dan pelaksana pelayanan, berupa sertifikat, kerangka acuan kaji banding, instrument kaji banding



-



RTL dan evaluasi penerapan hasil pelatihan terhadap pengelola dan pelaksana pelayanan



-



Memiliki kebijakan kepala Puskesmas tentang kewajiban mengikuti program orientasi bagi Kepala Puskesmas, Penanggungjawab program dan pelaksana kegiatan yang baru



-



Memiliki kerangka acuan program orientasi, dan dokumentasi bukti pelaksanaan kegiatan orientasi.



3.



Pengorganisasian. Pengorganisasian dilakukan dengan menetapkan tugas pokok dan fungsi masing masing pegawai dengan Surat Keputusan Kepala Puskesmas seperti yang tertuang dalam struktur organisasi Puskesmas yang telah ditetapkan oleh Bupati.



4.



Pengarahan dan pengendalian Pengarahan dan pengendalian petugas dilakukan melalui kegiatan monitoring dan evaluasi secara secara berkala terhadap pelaksanaan tugas masing masing pegawai dalam kegiatan lokakarya mini dll. Hal ini dilakukan juga dalam rangka meningkatkan koordinasi dan pengintegrasian kegiatan antar petugas maupun antar unit kerja/pelayanan.



Dokumen terkait : 1. Persyaratan kompetensi 2. Hasil analisis kompetensi pegawai 3. Prosedur penilaian kinerja 4. Prosedur pelatihan dan kaji banding 5. Prosedur pengendalian rekaman 6. Uraian tugas karyawan 7. Data karyawan



C. Manajemen Keuangan



1.



Kebutuhan dana. a. Sumber dana b. Pengalokasian dana c. Pemanfaatan dana secara efisien d. Pembiayaan pegawai e. Belanja barang/jasa f. Biaya modal 20



2.



Pengelolaan Dana a. Menetapkan



Petugas



Pengelola



Keuangan



terdiri



dari



bendahara



pengeluaran, bendahara penerimaan, bendahara bantu dan kasir. b. Ada uraian tugas dan tanggung jawab pengelola keuangan. c. Adanya aturan tentang tatacara perencanaan, penyelenggaraan dan evaluasi berupa ; kebijakan pengelolaan keuangan, SOP (menerimaan dana, pengeluaran dana, pengklaiman, pengelolaan kas kecil) dan pembuatan laporan keuangan setiap 3 (tiga) bulan. d. Pengelolaan dana sesuai aturan BLUD, standar prosedur operasional dan aturan-aturan yang berlaku. f. Pemanfaatan dana sesuai dengan yang telah dianggarkan dalam RBA (Rencana Bisnis Anggaran). 3.



Proses pembelian Puskesmas Adi Luhur menjamin bahwa setiap barang yang dibeli sesuai dengan persyaratan yang berlaku. Untuk pengadaan yang menggunakan dana APBN/APBD mengacu pada perpres No 70 tahun 2012 merupakan perubahan ke dua dari perpres No 54 Tahun 2010 tentang peraturan Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah. Sedangkan untuk pengadaan yang menggunakan jasa layanan mengacu kepada Peraturan Walikota tentang sistem prosedur pengadaan barang dan jasa pada Puskesmas BLUD. a. Kepala Puskesmas Adi Luhur menetapkan prosedur pengadaan barang di Puskesmas. b. Tim pengadaan terdiri dari 1 (satu) orang ketua dan 2 (dua) orang anggota menentukan pengadaan barang yang sesuai dan memenuhi kebutuhan yang diperlukan. c. Perencanaan pengadaan barang/jasa harus terlebih dahulu dibuat sebelum pelaksanaan. d. Sebelum pelaksanaan pengadaan barang/ jasa semua persyaratan produk harus dibahas secara jelas. e. Komunikasi pada setiap tahan pelaksanaan harus terdokumentasi. f. Unit terkait ; Kepala Puskesmas, petugas penerima hasil pekerjaan dan bendahara barang. g. Dokumen terkait : prosedur pengadaan barang dan jasa Puskesmas.



Informasi pembelian a. Tim pengadaan barang/ jasa menjamin persyaratan yang tepat sebelum dikomunikasikan ke rekanan. b. Informasi memasukkan persyaratan pembelian untuk persetujuan pembelian barang menurut criteria, meliputi : spesifikasi barang, harga, pembayaran, pengiriman, dan pelayanan purna jual. c. Verifikasi barang yang dibeli



21



Petugas penerima hasil pekerjaan (PPHP) menjamin barang yang diterima sesuai dengan spesifikasi, dalam kondisi baik dan dengan jumlah yang sesuai.



D. Infrastruktur



Yang termasuk fasilitas fisik infrastruktur di Puskesmas Adi Luhur adalah sistem penyediaan air bersih, sistem manajemen air limbah, fasilitas manajemen limbah padat, sistem kelistrikan, fasilitas drainase, prasarana parkir dan sistem telekomunikasi.  Sistem air bersih Penanggung jawab program Kesehatan Lingkungan (Kesling) membuat perencanaan pengawasan sarana dan mutu air, perbaikan sarana dankualitas air dan memastikan air bersih yang digunakan mencukupi dari segi kuantitas.  Sistem penyaluran air kotor dan / air limbah  Pengelolaan limbah medis Puskesmas Adi Luhur selain tergantung pada administrasi dan organisasi yang baik, juga memerlukan kebijakan dan pendanaan yang memadai dan sekaligus partisipasi aktif dari semua pihak yang ada di unit pelayanan.  Kepala Puskesmas membentuk tim yang bertanggung jawab terhadap penyediaan air bersih, limbah, drainase dan kebersihan lingkungan Puskesmas.



Tim



Kesling



Puskesmas



menyusun



perencanaan



pengelolaan secara terstruktur , sistematis dan intensif.  Tersedianya



sistem



pengelolaan



air



limbah



yang



memenuhi



persyaratan kesehatan.  Saluran air limbah harus kedap air, bersih dari sampah dan dilengkapi dengan penutup.  Di dalam sistem penyaluran air limbah dari dapur disediakan perangkap untuk memisahkan kotoran.  Sistem pembuangan limbah infeksius dan non infeksius  Sistem pembuangan limbah infeksius dan non infeksius harus direncanakan dan dipasang dengan mempertimbangkan fasilitas perwadahan, tempat penampungan sementara, dan pengolahannya.  Mempertimbangkan penempatan dan



jenis pewadahan yang tidak



mengganggu kesehatan penghuni lingkungan serta tidak mengundang datangnya vector.  Mempertimbangkan penempatan Tempat Penampungan Sementara (TPS); memisahkan antara limbah medis dan limbah non medis (organik dan non organik);besarnya TPS disesuaikan dengan volume limbah.



22



 Adanya aturan tentang tatacara perencanaan, dan penyelenggaraan dan evaluasi tentang limbah.  Sistem kelistrikan  Pentingnya



pengelolaan



listrik



yang



aman



dan



bertanggung



jawab.Ancaman arus pendek dan sengatan arus listrik adalah dua contoh bahaya.  Adanya aturan tentang tatacara perencanaan sumber daya listrik (berdasarkan analisis kebutuhan sumber daya listrik),penyelenggaraan dan evaluasi.  Sistem kelistrikan dan penempatannya harus mudah dioperasikannya, diamati dan dipelihara, tidak membahayakan dan tidak mengganggu lingkungan, bagian bangunan dan instalasi lain.  Memiliki daya listrik darurat; genset  Perawatan



instalasi



listrik



terdiri



dari



perawatan



rutin



dan



perbaikan/rehab. Perawatan rutin diklakukan secara rutin dan berkala, sedangkan perbaikan/rehab dilakukan hanya terhadap instalasilistrik yang rusak.  Perawatan rutin meliputi:



a. mengganti lampu-lampu penerangan,



gedung, jalan & taman yang putus; b. pemeliharaan panel listrik c. servis kubikel; d.servis dan spalir trafo;e.servis genset.  Perbaikan/rehab, pengadaan meliputi :a.pengadaan barang persediaan lampu,



kabel,



skring



dll;b.penggantian



trafo,



kubikel,



panel



listrik;c.rehab instalasi listrik gedung dan luar gedung.  Adanya dukungan pembiayaan



 Lahan parkir Perancangan dan perencanaan disusun dengan memperhatikan kebutuhan dan harapan pelanggan, kondisi lokasi dan social masyarakat sekitar.  Sistem komunikasi  Alat komunikasi diperlukan untuk hubungan atau komunikasi di lingkup dan keluar Puskesmas, dalam mendukung pelayanan di Puskesmas. Alat komunikasi berupa telepon kabel, seluler, radio komunikasi, ataupun alat komunikasi lainnya.  Perawatan instalasi komunikasi terdiri dari perawatan rutin dan perbaikan/rehab. Perawatan rutin dilakukan secara rutin dan berkala, sedangkan perbaikan/rehab dilakukan hanya terhadap instalasi listrik yang rusak.  Adanya dukungan pembiayaan.



23



E. Lingkungan kerja 



Memastikan lingkungan kerja yang nyaman, bersih dan aman.







Menunjuk penanggung jawab pengelola kebersihan lingkungan Puskesmas dan penanggung jawab keamanan Puskesmas.







Ada uraian tugas dan tanggung jawab pengelola







Adanya aturan tentang tatacara perencanaan, penyelenggaraan dan evaluasi







Kenyamanan lingkungan juga berkaitan dengan sistem penghawaan dan pencahayaan.







Kepala Puskesmas mewajibkan semua karyawan untuk menjalankan program tata graha (5 R = ringkas, rapi, resik, rawat, dan rajin)







Setiap penanggung jawab pelayanan bertanggung jawab untuk memastikan program 5R dipahami dan dijalankan oleh seluruh karyawan.







Dokumen terkait : prosedur tata graham.



VI PENYELENGGARAAN PELAYANAN A. Upaya Kesehatan Masyarakat Puskesmas 1. Perencanaan UKM : a. Berdasarkan pencapaian indikator kinerja UKM tahun sebelumnya, umpan balik masyarakat/sasaran,



analisis



kebutuhan



masyarakat,



peluang



pengembangan/inovasi dan kebijakan daerah. b. Seluruh data/informasi tersebut dibahas bersama anatara penanggungjawab UKM dan pelaksana upaya untuk menyusun usulan kegiatan UKM. c. Usulan kegiatan UKM disusun dalam format RUK UKM yang memuat 5 W1H (what, who, why, when, where, How). d. Usulan tersebut sebagai bahan pembahasan perencanaan tingkat Puskesmas oleh tim PTP. e. Untuk perencanaan Tahun berjalan setelah diketahui persetujuan anggaran dilakukan bersama antara pj UKM dan pelaksana dengan skala prioritas yang digunakan untuk penentuan/pemilihan kegiatan. f. Kegiatan terpilih disusun dalam bentuk RPK UKM yang disertai POA bulanan.



2. Akses UKM a. Rencana kegiatan yang telah tertuang dalam RPK dan POA disosialisasikan/ komunikasikan ke masyarakat sasaran melalui pertemuan lokakaryamini, lintas sector, pertemuan lintas sector tingkat kecamatan, atau melalui media brosur/leaflet/papan pengumuman. b. Kepastian



pelaksanaan



kegiatan



sesuai



jadwal



yang



ditetapkan,



dan



menginformasikan bila terjadi perubahan jadwal kegiatan. c. Informasi umpan balikdiperoleh melalui sms, kotak saran, SMD/MMD, survey kepuasan, atau wawancara langsung setelah pelaksanaan kegiatan.



24



3. Pengukuran kinerja UKM a. Pengukuran kinerja UKM dilakukan berdasarkan indikator-indikator kinerja yang ditetapkan oleh Kepala Puskesmas untuk masing masing UKM di Puskesmas, mengacu kepada SPM Kota dan Kebijakan Dinkes Kota. b. Penanggungjawab UKM bersama dengan pelaksana menyusun rencana perbaikan kinerja berdasarkan hasil monitoring dan penilaian kinerja. Perbaikan kinerja UKM dilaksanakan secara berkesinambungan. c. Pelaksanaan monitoring pencapaian kinerja UKM dilakukan setiap bulan oleh PJ UKM kepada pelaksana melalui pertemuan yang dilaksanakan maksimal 1 minggu sebelum pelaksanaan lokakarya mini bulanan.



4. Dokumen terkait : 1. Rekaman kebutuhan masyarakat 2. RSB 3. RUK 4. RPK 5. RBA



5. Proses Yang Berhubungan Dengan Sasaran. Penetapan persyaratan sasaran. a. Kegiatan-kegiatan dalam setiap Upaya Puskesmas disusun oleh Kepala Puskesmas dan Penanggungjawab Upaya Puskesmas tidak hanya mengacu pada pedoman atau acuan yang sudah ditetapkan oleh Kementerian Kesehatan, Dinas Kesehatan Provinsi, maupun Dinas Kesehatan Kabupaten, tetapi perlu memperhatikan kebutuhan dan harapan masyarakat terutama sasaran program. b. Kebutuhan dan harapan masyarakat maupun sasaran dari Upaya Puskesmas dapat diidentifikasi melalui survey, kotak saran, maupun temu muka dengan tokoh masyarakat. 6. Tinjauan terhadap persyaratan sasaran a. Kepala



Puskesmas



dan



Penanggungjawab



Program/Upaya



Puskesmas



menyusun kerangka acuan untuk memperoleh umpan balik dari masyarakat dan sasaran program tentang pelaksanaan kegiatan program. b. Menetapkan persyaratan pelanggan yang terkait dengan pelayanan yang meliputi ; persyaratan untuk menerima pelayanan dan proses pelayanan dan persyaratan lain untuk pelanggan tertentu.



7. Komunikasi dengan sasaran



25



a. Komunikasi perlu dilakukan untuk menyampaikan informasi tentang Upaya Puskesmas kepada masyarakat, kelompok masyarakat maupun individu yang menjadi sasaran. b. Komunikasi dan koordinasi perlu juga dilakukan kepada lintas program maupun lintas sektor terkait. c. Puskesmas Adi Luhur menetapkan dan menerapkan proses komunikasi yang efektif dengan pelanggan mengenai ; informasi pelayanan dan umpan balik pelanggan, termasuk keluhan-keluhan pelanggan.



8. Penyelenggaraan UKM a.



Pengendalian proses penyelenggaraan upaya. Puskesmas Adi Luhur menentukan pengendalian pelayanan dan proses pelayanan ruang lingkup Puskesmas melalui : 1. Ketersediaan informasi pelayanan. 2. Menetapkan SOP pelayanan yang dibutuhkan. 3. Menggunakan dan memelihara peralatan yang sesuai dengan pelayanan. 4. Menetapkan aktivitas pengukuran dan pemantauan.



b.



Validasi proses penyelenggaraan upaya Menetapkan peraturan untuk validasi proses apabila diterapkan, meliputi proses meninjau ulang proses dan adanya kriteria persetujuan dari proses.



c.



Identifikasi dan mampu telusur 1. Seluruh pelayanan Puskesmas yang telah dilaksanakan harus diidentifikasi sehingga mampu selusur. 2.



Proses identifikasi melalui : buku register, buku laporan, laporan program dan sebagainya.



d.



Hak dan kewajiban sasaran 1. Hak dan kewajiban sasaran diinformasikan selama proses pendaftaran dengan cara dan bahasa yang dipahami oleh sasaran. 2.



Terdapat upaya agar sasaran dan petugas memahami hak dan kewajiban masing-masing.



3.



Pendaftaran dilakukan oleh petugas yang terlatih dengan memperhatikan hak-hak pasien.



c.



Pemeliharaan barang milik pelanggan 1. Puskesmas merawat dan menjaga dari kerusakan dan kehilangan barang milik pelanggan selama masih dibawah kendali Puskesmas. 2.



Barang tersebut harus diidentifikasi, diverifikasi, dilindungi dan dijaga.



26



3.



Bila barang milik pelanggan rusak , tidak sesuai atau hilang maka akan dilakukan



tindakan



penanganan



sesuai



prosedur



pengendalian



ketidaksesuaian pelanggan.



d.



Manajemen resiko dan keselamatan 1. Penanggungjawab Program/Upaya



Puskesmas



melakukan identifikasi



kemungkinan terjadinya risiko terhadap lingkungan dan masyarakat dalam pelaksanaan kegiatan program. 2.



Penanggungjawab program dan pelaksana program merencanakan upaya pencegahan dan minimalisasi risiko.



3.



Penanggungjawab Program/Upaya Puskesmas melakukan evaluasi terhadap upaya pencegahan dan minimalisasi risiko.



4.



Jika terjadi kejadian yang tidak diharapkan akibat risiko dalam pelaksanaan kegiatan program, dilakukan minimalisasi akibat risiko, dan kejadian tersebut dilaporkan oleh Kepala Puskesmas kepada Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota.



9. Pengukuran, analisis dan penyempurnaan sasaran kinerja UKM a. Umum 1. Kepala Puskesmas menetapkan dan menerapkan prosedur pengendalian alat ukur yang diperlukan untuk menjamin kesesuaian pelayanan terhadap persyaratan dan konsisten dengan persyaratan. 2.



Setiap unit melakukan pengukuran dan pemantauan terhadap setiap kegiatannya.



3.



Pemantauan dan pengukuran direncanakan sebelum pelaksanaannya.



4.



Data kegiatan dikumpulkan untuk dianalisa.



5.



Hasil pengukuran/pemantauan/ analisa dipakai untuk memastikan kesesuaian manajemen mutu, melakukan perbaikan terus menerus.



6.



Metode pemantauan/ pengukuran/ analisa/ perbaikan dipastikan sesuai dengan tujuan.



7.



Dokumen terkait : prosedur pengendalian hasil pelayanan yang tidak sesuai.



8.



Kepala Puskesmas menetapkan dan menerapkan prosedur pengendalian alat ukur yang diperlukan untuk menjamin kesesuaian pelayanan terhadap persyaratan dan konsisten dengan persyaratan



9.



Apabila dapat diterapkan maka alat tersebut harus; dikalibrasi dan disesuaikan satu tahun sekali; dijaga dari penyesuaian-penyesuaian yang dapat mengakibatkan kalibrasi tidak sahih; dijaga dari kerusakan dan penurunan keandalan selama penggunaan, penyimpanan dan pemeliharaan; pendokumentasian hasil kalibrasi.



10.



Dokumen terkait : prosedur pengendalian kalibrasi, daftar invetaris barang, prosedur pemeliharaan barang.



b. Pemantauan dan pengukuran 1.



Kepuasan pelanggan 27



-



Persepsi pelanggan dan kepuasan terhadap pelayanan Puskesmas harus dipantau dua kali dalam setahun.



-



Pemantauan tersebut untuk menilai kinerja manajemen mutu serta mengetahui apakah persyaratan pelanggan sudah terpenuhi



-



Metode untuk memperoleh informasi dan pemanfaatan informasi yang diperoleh dipastikan tertuang dalam prosedur.



2.



-



Dokumen terkait : prosedur penanganan keluhan pelanggan



-



Prosedur survey kepuasan pelanggan.



Audit internal -



Tujuan



audit



adalah



untuk



memastikan



sistem



manajemen



mutu



diimplementasikan secara efektif sesuai dengan yang direncanakan. -



Tim audit internal dibentuk oleh wakil/penanggung jawab manajemen mutu dan disahkan oleh kepala Puskesmas, dan diberikan pelatihan sebelum melakukan audit.



-



Program audit direncanakan oleh ketua tim audit dengan mempertimbangkan tingkat kepentingan dan kekritisan unit yang akan diaudit.



-



Audit harus dilakukan secara sistematis, objektif, dan terencana dan terdokumentasi dengan mengedepankan integritas dan independensi.



-



Auditor harus memperhatikan hasil audit terdahulu untuk mengevaluasi efektifitas.



-



Kriteria audit, lingkup, dan frekuensi dipastikan ditentukan pada prosedur audit internal.



-



Penanggung jawab pelayanan yang diaudit bertanggung jawab untuk menindak lanjuti temuan audit pada unitnya.



-



Tindakan



koreksi



dilakukan



segera



mungkin



untuk



mengeliminasi



ketidaksesuainya yang ditemukan. -



Tindak lanjut audit harus mencakup verifikasi terhadap tindakan-tindakan yang akan diambil.



-



Ketua tim audit bertanggung jawab dan melapor kepada wakil/penanggung jawab manajemen mutu.



-



Dokumen terkait : prosedur



audit internal , prosedur tindakan koreksi



/pencegahan.



3. Pemantauan dan pengukuran proses



-



Pemantauan dan pengukuran pelayanan dilakukan sesuai prosedur.



-



Tujuan pemantauan dan pengukuran pelayanan untuk memastikan persyaratan telah terpenuhi.



-



Pengukuran dan pemantauan dilakukan pada tahan yang telah ditentukan.



-



Pemantauan dan pengukuran dilaksanakan berdasarlan kriteria yang telah ditetapkan.



4. Pemantauan dan pengukuran hasil layanan



28



Pemantauan dan pengukuran hasil layanan dengan menggunakan indikator kinerja/SPM dilakukan di akhir tahun untuk mengetahui apakah target tercapai dan bandingkan kecendrungan dengan pencapaian tahun sebelumnya (menurun, meningkat, tetap).



c.



Pengendalian jika ada hasil yang tidak sesuai 1. Hasil seluruh pelayanan/ program yang tidak sesuai adalah yang kondisinya berada diluar batas persyaratan yang telah ditetapkan dalam rencana monitoring pelayanan/program. 2.



Hasil pelayanan yang tidak sesuai di kendalikan serta dicegah untuk tidak digunakan dan tidak dilanjutkan ke proses seterusnya.



3.



Pengendalian, tanggung jawab dan wewenang untuk menangani yang tidak sesuai harus ditetapkan dengan prosedur.



4.



Konsesi



adalah



kesepakatan



untuk



memberikan



persetujuan



terhadap



pelayanan/program yang tidak sesuai (persetujuan hasil pelayanan). 5.



Konsesi hanya boleh dilakukan pada kondisi khusus yang telah mendapat persetujuan minimal dari yang mewakili.



6.



Bila pelayanan/program yang tidak sesuai tidak dikonsesi maka harus ditangani secara tuntas dan efektif dengan salah satu cara berikut : -



Diperbaiki untuk menghilangkan ketidak sesuaian.



-



Mengubah kegunaan.



-



Mengizinkan penggunaan/pengiriman atas persetujuan



-



Diproses ulang.



-



Ketidaksesuaian harus dicatat.



-



Bilamana pelayanan/program diperbaiki maka dilakukan verifikasi ulang.



-



Bilamana



pelayanan/program



ketidaksesuaian



telah



terlanjur



diterima



pelanggan maka Puskesmas mengambil langkah-langkah yang sesuai untuk menangani akibat/ potensi akibat.



d.



Analisis data 1. Data-data proses atau implementasi manajemen mutu harus dikelola dengan baik. 2. Analisa data dengan teknik yang sesuai, contoh dengan statistic. 3. Analisa data dilakukan oleh setiap koordinator program, kegiatannya untuk mengetahui tingkat kinerja dengan melihat kesenjangan dan miss opportunity sehingga dapat dilakukan tindakan perbaikan. 4. Prosedur analisa data dibuat oleh wakil/penanggung jawab mutu dan menjadi acuan untuk semua. 5. Analisa data mengarah kepada identifikasi ketidaksesuaian, ketidakefektifan dan tindakan perbaikan yang diperlukan. 6. Data dianalisa antara lain untuk memantau : -



Kepuasan pelanggan. 29



e.



-



Kesesuaian terhadap persyaratan pelayanan/program Puskesmas.



-



Karakteristik dan kecenderungan proses pelayanan Puskesmas.



-



Sebagai dasar untuk mengambil langkah-langkah berikutnya.



-



Dokumen terkait : prosedur analisis data.



Peningkatan berkelanjutan 1. Seluruh karyawan dan penanggung jawab program wajib melakukan perbaikan secara terus menerus terhadap efektifitas manajemen mutu sesuai tugas, tanggung jawab dan wewenang. 2. Semua perbaikan mengacu kepada komitmen yang tertuang dalam kebijakan mutu, sasaran mutu, hasil audit, analisa data tindakan koreksi dan prevensi serta tinjauan manajemen. 3. Dokumen terkait : prosedur tindakan koreksi dan pencegahan.



f.



Tindakan korektif dan preventif 1. Penyebab-penyebab terjadinya ketidak sesuaian dipastikan dieliminasi dan dicegah agar tidak terjadi lagi. 2. Tujuan dari tindakan koreksi dan prevensi adalah mencegah terulangnya masalah yang sama dan untuk meningkatkan kinerja Puskesmas secara keseluruhan. 3. Upaya tindakan koreksi dan prevensi dipastikan sesuai dengan skala dampak yang dapat ditimbulkan dari masalah tersebut. 4. Agar tindakan koreksi berjalan lancer dan efektif, dipastikan prosedur tindakan koreksi mencakup : - Meninjau ketidaksesuaian termasuk keluhan pelanggan. - Menentukan penyebab-penyebab masalah. - Merencanakan dan melaksanakan tindakan koreksi. - Menyimpan rekaman mutu tindakan koreksi. - Meninjau efektifitas tindakan koreksi.  Koordinator unit bertanggung jawab memastikan tindakan koreksi dan prevensi yang telah dilaksanakan efektif.  Tindakan koreksi dan prevensi harus sesuai dengan dampak masalah.  Memiliki prosedur tindakan koreksi dan prevensi



B. Upaya Kesehatan Perorangan 1. Perencanaan pelayanan klinis a. Terdapat kebijakan dan prosedur yang jelas untuk menyusun rencana layanan medis dan rencana layanan terpadu jika diperlukan penanganan secara tim. b. Petugas kesehatan dan/atau tim kesehatan melibatkan pasien dalam menyusun rencana layanan.



2. Proses yang berhubungan dengan sasaran a. Pimpinan dan staf Puskesmas mengidentifikasi hambatan bahasa, budaya, kebiasaan, dan penghalang yang paling sering terjadi pada masyarakat yang dilayani. 30



b. Ada tindak lanjut untuk mengatasi atau membatasi hambatan pada waktu pasien membutuhkan pelayanan di Puskesmas.



3. Pembelian a. Sama seperti pembelian di UKM. b. Untuk pembelian obat menunjuk tim pengadaan dari dinas kesehatan kota Bandar lampung. c. Untuk pembelian obat pada waktu khusus (diperlukan tetapi persediaan di gudang nihil) sesuai prosedur, dengan syarat pembelian dengan jumlah kecil.



4. Penyelenggaraan pelayanan klinis a. Pengendalian proses pelayanan klinis Puskesmas Adi Luhur menentukan pengendalian pelayanan dan proses pelayanan ruang lingkup Puskesmas melalui : -



Ketersediaan informasi produk/ jenis pelayanan; berupa brosur, banner, leflet dll.



-



Menetapkan SOP pelayanan yang dibutuhkan.



-



Ketersediaan alur pelayanan.



-



Menggunakan dan memelihara peralatan yang sesuai dengan pelayanan.



-



Menetapkan aktivitas pengukuran dan pemantauan.



b. Validasi proses penyelenggaraan upaya c. Prosedur peninjauan ulang dan ada kriteria persetujuan dari proses-proses. d. Menetapkan peraturan untuk validasi proses apabila diterapkan. e. Persetujuan peralatan. f. Penggunaan prosedur dan metode spesifik. g. Validasi ulang.



5. Identifikasi dan ketelusuran a. Seluruh pelayanan Puskesmas yang telah dilaksanakan harus diidentifikasi sehingga mampu selusur. b. Proses identifikasi melalui : buku register, buku laporan, laporan program dan sebagainya.



6.



Hak dan kewajiban pasien 1. Hak dan kewajiban pasien/keluarga diinformasikan selama proses pendaftaran dengan cara dan bahasa yang dipahami oleh pasien dan/keluarga. 2. Terdapat upaya agar pasien/keluarga dan petugas memahami hak dan kewajiban masing-masing. 3. Pendaftaran dilakukan oleh petugas yang terlatih dengan memperhatikan hak-hak pasien/ keluarga pasien.



7. Pemeliharaan barang milik pelanggan 31



1. Puskesmas merawat dan menjaga dari kerusakan dan kehilangan barang milik pelanggan selama masih dibawah kendali Puskesmas. 2. Barang tersebut harus diidentifikasi, diverifikasi, dilindungi dan dijaga. 3. Bila barang milik pelanggan rusak , tidak sesuai atau hilang maka akan dilakukan tindakan penanganan sesuai prosedur pengendalian ketidaksesuaian pelanggan.



III PENUTUP Demikian pedoman manajemen mutu ini dibuat dan telah disahkan oleh Kepala Puskesmas Adi Luhur untuk dijadikan acuan dalam bertindak dan mengambil keputusan dalam rangka menjalankan sistem manajemen serta tugas, tanggung jawab masing-masing sesuai dengan kapasitas dan wewenang yang telah diberikan..



SELAMAT BERKERJA, KEPALA PUSKESMAS DAN SELURUH KARYAWAN MENDUKUNG SEPENUHNYA DALAM PELAKSANAAN SISTEM MANAJEMEN MUTU INI SEBAGAI KOMITMEN BERSAMA TANPA TERKECUALI.



32



Lampiran I PROSEDUR PENCABUTAN / EKSTRAKSI GIGI POSTERIOR RAHANG BAWAH No.Dokumen



:



800/..../UKP/PKM-AL/IV/ 2017



No. Revisi



:



00



Tanggal Terbit



:



....../......../.2017



Halaman



:



1/...



SOP



PUSKESMAS



AHMAD DAMIRI NIP. 19611115 198603 1 024



TTD KAPUS ADI LUHUR 1



Pengertian



2



Tujuan



3



Kebijakan



4



Referensi



5



Alat & Bahan



1. Alat a. b. 2. Bahan a. b.



6



LangkahLangkah



1. 2. ....



7



Bagan Alir



8



Hal-Hal Yang Perlu diperhatikan



9



Unit Terkait



1. Pendaftaran 2. Apotik



10



Dokumen Terkait



1. 2. 3. 4. 5.



11



Rekaman Historis Perubahan



Blangko Resep, Blangko Imform konsen Pemeriksaan, Blangko Intruksi Pasca Pencabutan, Register harian BP. Gigi, Rekam Medis.



No



Yang Di Ubah



Isi Perubahan



Tanggal Mulai di berlakukan



a) Tulisan Judul dan SOP ukuran 12 dan jenis font times new roman b) Selain tulisan Judul dan SOP ukuran 11 dan jenis font times new roman c) Untuk Line Spacing 1,15 33



d) Logo -



Logo Kabupaten Mesuji : Height : 2 cm,



-



Logo Puskesmas



: Height : 2 cm,



e) Jika SOP disusun lebih dari satu halaman, pada halaman kedua atau lebih, kop SOP pada kolom halaman dibuat. 



Penjelasan : Penulisan SOP dimulai dari Kop SOP hingga Komponen SOP semua didalam tabel/kotak. Lembar kedua dan selanjutnya diberi KOP.



f.



Petujuk Pengisian SOP 1) Logo: a) bagi Puskesmas, logo yang dipakai adalah logo Pemerintah kabupaten/kota, dan lambang Puskesmas. b) bagi Klinik Pratama dan Dokter/Dokter Gigi Praktik Mandiri, logo yang dicantumkan adalah logo Klinik Pratama dan Dokter/Dokter Gigi Praktik Mandiri. 2) Kotak Heading diisi sebagai berikut : a) Heading dan kotaknya dicetak pada setiap halaman. Pada halaman pertama dan seterusnya kotak heading harus lengkap. b) Kotak Puskesmas Adi Luhur diberi nama Puskesmas dan Logo pemerintah daerah, atau logo dan nama Klinik Pratama dan Dokter/Dokter Gigi Praktik Mandiri. c) Kotak Judul diberi Judul/nama SOP sesuai proses kerjanya. d) No. Dokumen : diisi sesuai dengan ketentuan penomeran yang berlaku di Puskesmas Adi Luhur yang bersangkutan, dibuat sistematis agar ada keseragaman. e) No. Revisi : diisi dengan status revisi, dapat menggunakan huruf. Contoh : dokumen baru diberi huruf A, dokumen revisi pertama diberi huruf B dan seterusnya. Tetapi dapat juga dengan angka, misalnya untuk dokumen baru dapat diberi nomor 0, sedangkan dokumen revisi pertama diberi nomor 1, dan seterusnya. f)



Halaman : diisi nomor halaman dengan mencantumkan juga total halaman untuk SOP tersebut. misalnya: halaman pertama : 1/5, halaman kedua : 2/5, halaman terakhir : 5/5.



g) Tanggal terbit



: diberi tanggal sesuai tanggal terbitnya atau tanggal



diberlakukannya SOP tersebut. h) Ditetapkan Kepala FKTP : diberi tandatangan Kepala Puskesmas Adi Luhur dan nama jelasnya. 3) Isi SOP Isi dari SOP setidaknya adalah sebagai berikut:



34



a) Pengertian : diisi definisi judul SOP, dan berisi penjelasan dan atau definisi tentang istilah yang mungkin sulit dipahami atau menyebabkan salah pengertian/menimbulkan multi persepsi. b) Tujuan : berisi tujuan pelaksanaan SOP secara spesifik. Kata kunci : “ Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk ……” c) Kebijakan : berisi kebijakan Kepala Puskesmas Adi Luhur yang menjadi dasar dibuatnya SOP tersebut, misalnya untuk SOP imunisasi pada bayi, pada kebijakan dituliskan : Keputusan Kepala Puskesmas No.005/2014 tentang Pelayanan Kesehatan Ibu dan Anak. d) Referensi : berisi dokumen eksternal sebagai acuan penyusunan SOP, bisa berbentuk buku, peraturan perundang-undangan, ataupun bentuk lain sebagai bahan pustaka. e) Alat dan bahan : berisi alat dan bahan yang digunakan untuk mempermudah pekerjaan. f)



Langkah-langkah prosedur : bagian ini merupakan bagian utama yang menguraikan langkah-langkah kegiatan untuk menyelesaikan proses kerja tertentu.



g) Hal-hal yang perlu diperhatikan : berisi segala sesuatu yang harus diperhatikan



yang mungkin terjadi



yang dapat mengganggu atau



memperlancar kegiatan. h) Unit terkait : berisi unit-unit yang terkait dan atau prosedur terkait dalam proses kerja tersebut. i)



Dokumen terkait : berisi tulisan yang berisi informasi tentang hal-hal yang terkait dengan SOP tersebut.



j)



Rekaman historis : berisi tentang catatan bagian-bagian SOP yang mengalami perubahan.



Dari kesepuluh isi SOP sebagaimana diuraikan di atas, dapat ditambahkan antara lain : bagan alir. k) Diagram Alir/ bagan alir Didalam penyusunan prosedur maupun instruksi kerja sebaiknya dalam langkah-langkah kegiatan dilengkapi dengan diagram alir/bagan alir untuk memudahkan dalam pemahaman langkah-langkahnya. Adapun bagan alir secara garis besar dibagi menjadi dua macam, yaitu diagram alir makro dan diagram alir mikro.



(1) Diagram alir makro, menunjukkan kegiatan-kegiatan secara garis besar dari proses yang ingin kita tingkatkan, hanya mengenal satu simbol, yaitu simbol balok:



35



(2) Diagram alir mikro, menunjukkan rincian kegiatan-kegiatan dari tiap tahapan diagram makro, bentuk simbul sebagai berikut:



o Awal kegiatan:



o Akhir kegiatan:



o Simbol Keputusan: ?



Ya



Tidak



o Penghubung :



o Dokumen :



o Arsip : 36



37



Lampiran II Contoh SK



DINAS KESEHATAN KABUPATEN MESUJI



PUSKESMAS ADI LUHUR KECAMATAN PANCA JAYA Jl. PorosDesaAdiLuhurKec.Panca Jaya Kab. Mesuji Email: [email protected] 34698



SURAT KEPUTUSAN KEPALA PUSKESMAS ADI LUHUR NOMOR : 800/ /SK/PKM-AL/I/2017 TENTANG KOMUNIKASI INTERNAL PUSKESMAS ADI LUHUR DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA KEPALA PUSKESMAS ADI LUHUR,



Menimbang



: a. bahwa dalam penyelenggaraan upaya kesehatan secara efektif dan efisien, diperlukan mekanisme komunikasi internal antara pimpinan, penanggung jawab program, dan pelaksana kegiatan Puskesmas Adi Luhur; b. bahwa untuk melaksanakan maksud tersebut point a, perlu ditetapkan Keputusan Kepala Puskesmas Adi Luhur.



Mengingat



: 1. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 75 tahun 2014 tentang Pusat Kesehatan Masyarakat; 2. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 46 tahun 2015 tentang akreditasi Puskesmas, KlinikPratama, Tempat Praktek Mandiri Dokter, dan Tempat Praktek Mndiri Dokter Gigi; 3. Peraturan Menteri Kesehatan No. 269/MENKES/III/2008 tentang pelayanan kesehatan; 4. Keputusan



Menteri



Pendayagunaan



Aparatur



Negara



No.



63/KEP/M.PAN/7/2003 tentang pedoman umum Pelayanan Publik;



MEMUTUSKAN Menetapkan



: KEPUTUSAN KEPALA PUSKESMAS ADI LUHUR TENTANG KOMUNIKASI INTERNAL DI PUSKESMAS ADI LUHUR.



Kesatu



: Komunikasi Internal dimaksud meliputi: 1. Apel pagi pada hari senin dan kamis; 2. Pertemuan bulanan puskesmas; 3. Pertemuan koordinasi program dan kegiatan; 4. Audit internal; 5. Survey kepuasan internal; 6. Tinjauan manajemen; 7. Pertemuan konsultasi program dan kegiatan. 38



Kedua



:



Surat keputusan ini mulai berlaku sejak ditetapkan dan apabila terdapat kekeliruan dalam keputusan ini, akan dilakukan perubahan sebagaimana mestinya. Ditetapkan Di : Adi Luhur PadaTanggal : Januari 2017 KepalaPuskesmas



AHMAD DAMIRI NIP.196111151986031024



Tulisan Judul ukuran font 12 dan jenis font times new roman Selain tulisan Judul ukuran font 11 dan jenis font times new roman Untuk Line Spacing 1,5 Logo -



Logo Kabupaten Mesuji : Height : 1 cm,



-



Logo Puskesmas



: Height : 1 cm,



Kebijakan adalah Peraturan/Surat Keputusan yang ditetapkan oleh Kepala Puskesmas Adi Luhur yang merupakan garis besar yang bersifat mengikat dan wajib dilaksanakan oleh penanggung jawab maupun pelaksana. Berdasarkan kebijakan tersebut, disusun pedoman/panduan dan standar operasional prosedur (SOP) yang memberikan kejelasan langkah-langkah dalam pelaksanaan kegiatan di Puskesmas Adi Luhur.



Penyusunan Peraturan/Surat Keputusan tersebut harus didasarkan pada peraturan perundangan, baik Undang-undang, Peraturan Pemerintah, Peraturan Presiden, Peraturan Daerah, Peraturan Kepala Daerah, Peraturan Menteri dan pedoman-pedoman teknis yang berlaku seperti yang ditetapkan oleh Kementerian Kesehatan, Kementerian Dalam Negeri, Dinas Kesehatan Provinsi, dan Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota.



Peraturan/Surat Keputusan Kepala Puskesmas Adi Luhur dapat dituangkan dalam pasalpasal dalam keputusan tersebut, atau merupakan lampiran dari peraturan/keputusan. Format Peraturan/Surat Keputusan disesuaikan dengan Peraturan Daerah yang berlaku atau dapat disusun sebagai berikut: 1.



Pembukaan ditulis dengan huruf kapital: a. Kebijakan



: Peraturan/Keputusan Kepala Puskesmas Adi Luhur,



b. Nomor



: Ditulis sesuai sistem penomoran di Puskesmas Adi Luhur,



c. Judul



: ditulis judul Peraturan/Keputusan tentang



d. Jabatan pembuat keputusan ditulis simetris, diletakkan di tengah margin diakhiri dengan tanda koma (,) 39



2.



Konsideran, meliputi: a. Menimbang: 1) Memuat uraian singkat tentang pokok-pokok pikiran yang menjadi latar belakang dan alasan pembuatan keputusan, 2) Huruf awal kata “menimbang” ditulis dengan diakhiri dengan tanda baca titik dua ( : ), dan diletakkan di bagian kiri, 3) konsideran menimbang diawali dengan penomoran menggunakan huruf kecil dan dimulai dengan kata “bahwa” dengan “b” huruf kecil, dan diakhiri dengan tanda baca (;). b. Mengingat: 1) Memuat dasar kewenangan dan peraturan perundangan yang memerintahkan pembuat Peraturan/Surat Keputusan tersebut, 2) Peraturan perundangan yang menjadi dasar hukum adalah peraturan yang tingkatannya sederajat atau lebih tinggi, 3) Kata “mengingat” diletakkan di bagian kiri sejajar kata menimbang, 4) Konsideran yang berupa peraturan perundangan diurutkan sesuai dengan hirarki tata perundangan dengan tahun yang lebih awal disebut lebih dulu, diawali dengan nomor 1, 2, dst, dan diakhiri dengan tanda baca (;).



3.



Diktum: a. Diktum “MEMUTUSKAN” ditulis simetris di tengah, seluruhnya dengan huruf kapital; b. Diktum Menetapkan dicantumkan setelah kata memutuskan sejajar dengan kata menimbang dan mengingat, huruf awal kata menetapkan ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca titik dua ( : ); c. Nama keputusan sesuai dengan judul keputusan (kepala), huruf awal kata menetapkan ditulis dengan huruf kapital diakhiri tanda baca titik ( . ).



4.



Batang Tubuh. a. Batang tubuh memuat semua substansi Peraturan/Surat Keputusan yang dirumuskan dalam diktum-diktum, misalnya:



Kesatu : Kedua



:



dst b. Dicantumkan saat berlakunya Peraturan/Surat Keputusan, perubahan, pembatalan, pencabutan ketentuan, dan peraturan lainnya, dan c. Materi kebijakan dapat dibuat sebagai lampiran Peraturan/Surat Keputusan, dan pada



halaman



terakhir



ditandatangani



Peraturan/Surat Keputusan.



5.



Kaki: 40



oleh



pejabat



yang



menetapkan



Kaki Peraturan/Surat Keputusan merupakan bagian akhir substansi yang memuat penanda tangan penerapan Peraturan/Surat Keputusan, pengundangan peraturan/ keputusan yang terdiri dari:



6.



b.



tempat dan tanggal penetapan,



c.



nama jabatan diakhiri dengan tanda koma (,),



d.



tanda tangan pejabat, dan



e.



nama lengkap pejabat yang menanda tangani.



Penandatanganan: Peraturan/Surat Keputusan Kepala Puskesmas Adi Luhur ditandatangani oleh Kepala Puskesmas Adi Luhur, dituliskan nama dan gelar.



7.



Lampiran Peraturan/Surat Keputusan: a. Halaman pertama harus dicantumkan nomor dan Judul Peraturan/Surat Keputusan, b. Halaman terakhir harus ditanda tangani oleh Kepala Puskesmas Adi Luhur.



Beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk dokumen Peraturan / Surat Keputusan yaitu: 1.



Kebijakan yang telah ditetapkan Kepala Puskesmas Adi Luhur tetap berlaku meskipun terjadi penggantian Kepala Puskesmas Adi Luhur hingga adanya kebutuhan revisi atau pembatalan.



2.



Untuk Kebijakan berupa Peraturan, pada Batang Tubuh tidak ditulis sebagai diktum tetapi dalam bentuk Bab-bab dan Pasal-pasal.



3.



Untuk Kebijakan dan SOP Ukuran kertas Menggunakan F4, Untuk Pedoman, panduan, kerangka acuan menggunakan Ukuran kertas F4.



41