Materi Persidangan [PDF]

Citation preview

Persidangan adalah sebuah media atau tempat untuk merumuskan suatu permasalahan yang muncul dalam suatu komunitas yang didalamnya mutlak terdapat beberapa perbedaan faham dan kepentingan yang dimilikinya. Persidangan juga dibuat dalam rangka merumuskan hal-hal yang menjadi kebutuhan sebuah kelompok/organisasi dalam menjalankan tata kerja organisasi tersebut. Persidangan itu sendiri dibuat melalui mekanisme-mekanisme yang telah dibuat sebelumnya. Mekanisme yang ada didalam persidangan ini berfungsi untuk menjaga keteraturan setiap elemen yang ada didalam sidang tersebut agar persidangan dapat berjalan lancar secara harmonis dan kondusif. Demi kelancaran sebuah persidangan, hendaknya didukung oleh beberapa perangkat-perangkat yang ada didalamnya, diantaranya adalah :







Pimpinan sidang adalah Pimpinan sidang adalah orang-orang yang telah ditunjuk sebelumnya oleh peserta sidang yang mempunyai tugas untuk mengarahkan sidang dan ,menetapkan hasil keputusan yang telah disepakati oleh seluruh peserta sidang. Pimpinan sidang biasanya terdiri dari 3 (tiga) orang, yakni pimpinan sidang ketua; pimpinan sidang sekretaris (notulen) yang bertugas untuk mencatat segala ketetapan yang telah disepakati dalam persidangan untuk kemudian diarsipkan; dan pimpinan sidang anggota yang mendampingi kedua pimpinan sidang ketua dan pimpinan sidang sekretaris.







Materi sidang adalah materi/konsep permasalahan yang akan dibahas didalam persidangan. Materi ini merupakan rangkuman dari beberapa pokokpokok permasalahan yang ada dalam tubuh organisasi tersebut.







Peserta sidang adalah peserta yang mengikuti proses persidangan yang merupakan anggota dari organisasi tersebut. Peserta sidang ini nantinya merupakan penentu setiap kebijakan/keputusan dari permasalahan yang dibahas dalam persidangan.



Perangkat pendukung lainnya adalah palu siding, alat tulis menulis dan pengeras suara. Adapun beberapa jenis ketukan palu sidang yang dilakukan oleh pimpinan sidang ketua yakni : ketukan palu 1 kali, dilakukan untuk menyepakati keputusan forum. ketukan palu 2 kali, dilakukan untuk menskorsing/pending siding. ketukan palu 3 kali, dilakukan untuk menetapkan hasil keputusan forum (konsideran) dari tiap agenda sidang. Metode persidangan adalah langkah-langkah yang ditempuh untuk memperoleh hasil persidangan. METODE PERSIDANGAN  (Tinjauan Komprehensif Untuk Organisasi Formal) A. Pengertian Persidangan Sidang : Rapat, Rembuk, Musyawarah dalam situasi formal. Beda Sidang dengan Diskusi



1.



Waktu Perencanaan (Sidang terencana sedangkan diskusi lebih bersifat insidental) 2. Jenis dan Kuantitas Peserta (Sidang harus memenuhi syarat-syarat sahnya sidang) 3. Materi (sidang terdiri dari 1 jenis materi, sedangkan diskusi tidak terbatas) 4. Kekuatan hukum. (Sidang lebih memiliki kekuatan hukum)



B. Hakekat Tekhnik dalam Persidangan Tekhnik adalah cara bersidang yang sesuai konstitusi atau aturan. Tujuan memahami Tekhnik dalam bersidang adalah: Tercapainya keputusan bersama dengan cara yang nikmat dan sah, serta memiliki kekuatan hukum yang lebih untuk dipertahankan dikemudian hari. C. Bentuk – Bentuk Persidangan 1. Ditinjau dari Jenis Peserta Rapat Bidang, Rapat Pengurus, Rapat Panitia, Rapat Dewan, Sidang Komisi, Sidang Parlemen dll 2. Ditinjau dari Jenis Keputusan Kongres, Muktamar, MUSANG, MUSDA, MUSCAB, Rapat Internal, rapat Pleno” dsb. 3. Ditinjau dari Waktu Pelaksanaan Rapat Harian, Rapad dwimingguan, Rapat Bulanan, dsb D. Sebuah diskusi memenuhi untuk dikatakan Persidangan kalau……. 1. Terdapat permasalahan 2. Terdapat peserta sidang yang sesuai quorum 3. Adanya petugas persidangan terutama pimpinan sidang 4. Tersedianya kelengkapan sidang yang memadai 5. Terdapat draft atau kesepakatan tekhnis pra-persidangan seperti konvensi ketukan palu. 6. Terdapat keputusan. E. Arti Strategis dan Nilai dari Persidangan 1. Sebagai alat Pemecahan Masalah 2. Sebagai Pemersatu dalam Dinamika Pemikiran 3. Ciri khas masyarakat intelektual F. Mengapa Sidang Butuh Etika Khusus?     



· Menekan kemunculan pendapat yang bersifat subjektif · Menghindari timbulnya masalah baru · Menjaga agar proses persidangan tetap pada garis penyelesaian masalah, bukan adu argumen”. · Melahirkan keputusan yang dapat dipertanggungjawabkan semua peserta sidang · Demi kenyamanan bersidang Hakekat Etika : adalah mencakup tata cara berinteraksi yang sopan, serta menjalankan Tekhnik dalam Persidangan.



G. Istilah – istilah dalam Persidangan 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.    



Pending, adalah menghentikan sidang sejenak dikarenakan terdapat kendala tekhnis atau prinsip. Contoh ; makan, shalat, kebakaran dsb. Skorsing, adalah menghentikan sidang sejenak untuk melakukan lobying, dikarenakan sulitnya mencapai kesepakatan antar peserta sidang yang berseteru. Lobying, merupakan proses diskusi antar peserta sidang diluar pengaturan pimpinan sidang. Pencerahan, merupakan upaya seorang peserta sidang untuk meluruskan kesalahfahaman yang terjadi antara peserta sidang yang lain. Voting, merupakan prosesi pengambilan keputusan berdasarkan suara terbanyak setelah jalan musyawarah mengalami kebuntuan. Quorum, merupakan syarat sebelum persidangan dimulai, agar keputusan dapat dianggap sah. Interupsi, yaitu memotong pembicaraan orang lain. Interupsi Poin of Order. Dilakukan jika terdapat disfungsi peserta sidang (termasuk petugas” sidang) yang dianggap mengganggu jalannya persidangan. Interupsi Poin of Clarification. Dilakukan jika terdapat penyampaian pendapat atau informasi yang butuh klarifikasi.  Interupsi Poin of Information. Dilakukan untuk menyampaikan informasi tambahan yang dianggap membantu maupun informasi yang sifatnya tehnis. Interupsi Poin of Personal Previllage. Dilakukan jika terdapat pendapat yang terlalu menyudutkan pihak tertentu, diluar substansi permasalahan



METODE DISKUSI DAN TEKNIK PERSIDANGAN METODE DISKUSI DAN TEKNIK PERSIDANGAN Fauzi A Lamboka, S.P* Apa Yang Dimaksud Dengan Diskusi?  Diskusi merupakan Suatu pertemuan formil antara beberapa orang guna membicarakan suatu permasalahan dan berusaha mencari pemecahannya serta memformulasikan pemikiran input yang berkembang juga melahirkan keputusan konkrit. Apa Yang Dimaksud Dengan Persidangan ? Persidangan : pertemuan formal organisasi guna membahas masalh tertentu dalam upaya untuk menghasilkan keputusan yang dijadikan sebagai sebuah ketetapan. Keputusan dari persidangan ini akan mengikat kepada seluruh elemen organisasi selama belum diadakan perubahan atas ketetapan tersebut. Ketetapan ini sifatnya final sehingga berlaku bagi yang setuju ataupun yang tidak, hadir ataupun tidak hadir ketika persidangan berlangsung. Apa Perbedaan Yang Nyata Antara Diskusi Dan Sidang PERLENGKAPAN SIDANG DISKUSI 1. Perangkat Lunak 2. Perangkat Keras 3.Alat 4. Tujuan Draft Pimpinan Sidang Palu Sidang Mengambil Keputusan Makalah Moderator Mencari Kesimpulan Penjelasan Perbedaan Di atas! Draft adalah tulisan rencana yang akan dibahas dalam forum, kemudian diputuskan apakah akan dipakai, diperbaiki, atau tidak dipakai sama sekali. Sedangkan makalah adalah tulisan ilmiah yang biasanya hanya



diperbincangkan dan dicari kesimpulan, serta apabila ada permasalahan akan dicari solusi pemecahannya.  Moderator berfungsi sebagai pengatur lalu lintas diskusi sehingga tercipta ketertiban dalam diskusi. Sedangkan seorang Pimpinan Sidang tidak sekedar menjadi penjaga ketertiban, tetapi melindungi sidang dari berbagai kemungkinan deviasi wacana yang mungkin melebar akibat spektrum pengambilan keputusan Apa Saja Macam dan Bentuk Sidang ? Macam-macam Sidang  Ditinjau dari segi peserta : Sidang Pleno Sidang Komisi Sidang sub. komisi  Dari segi keputusan : Kongres / Munas / Muktamar Konferensi / Muscab Musyawarah Daerah (Musda), Musyawarah Besar (MUBES) Dari segi jabatan : Rapat Presidium Rapat Pengurus Rapat Pleno Rapat bagian seksi bidang Rapat Pimpinan Unsur-Unsur Apa Saja Sehingga Bisa Dikatan Sebagai Suatu Persidangan? 1. Tempat/ruang sidang 2. Perlengkapan Sidang 3. Waktu sidang 4. Peserta sidang 5. Pimpinan sidang 6. Sekretaris/notulen sidang 7. Keputusan sidang 8. Acara sidang 9. Tata tertib Sidang Penjelasan Unsur-Unsur Sidang : 1. Tempat/Ruang Sidang Suatu tempat pertemuan formal tentu harus dilihat segala aspek, guna kelangsungan sidang dengan baik dan mencapai hasil yang diharapkan. Beberapa persyaratan yang harus dipenuhi oleh tempat sidang yang menopang kelancaran sidang, yaitu : - Tempat cukup luas dan dapat menampung peserta - Ruang harus bersih dan sehat - Dilengkapi dengan tempat dan perlengkapan shalat Cukup air dan terdapat WC - Keamanan yang terjamin - Ventilasi yang baik - Terdapat ruang tempat sidang komisi - Terdapat ruang istirahat  2. Perlengkapan Sidang Perlengkapan sidang harus dipunyai sewaktu sidang di selenggarakan adalah : Kursi dan meja sidang Penerangan yang cukup Palu sidang White Board dan spidol Podium Sound sistem Alat tulis menulis Dekorasi ruangan 3. Waktu sidang Dalam menentukan waktu persidangan harus diperhatikan hal-hal sebagai berikut :  - Memperhitungkan kesempatan peserta untuk hadir - Diusahakan jangan mengganggu waktu shalat/Ibadah - Jadwal waktu bersidang tergantung besarnya masalah - Pemakaian waktu seefisien mungkin - Hendaknya diperhatikan waktu untuk istirahat - Waktu berakhirnya persidangan sudah dapat ditentukan - Pemberitahuan kepada peserta agar memperhatikan waktu ini.  4. Peserta sidang Unsur paling pokok dalam suatu persidangan adalah peserta sidang. Peserta sidang adalah mereka yang sudah mempunyai hak untuk mengikuti sidang terebut, serta di undang penyelenggara. Hendaknya dalam persidangan, peserta sidang harus memenuhi ketentuan-ketentuan sebagai berikut : - Di undang oleh penyelenggara - Dalam setiap pembicaraan harus berusaha memecahkan masalah - Mengetahui dan mengerti tentang masalah yang akan di bahas. - Peserta diharapkan jangan sampai emosional dalam menanggapi setiap persoalan.  5. Pimpinan sidang  a) Tugas dan kewajiban pimpinan sidang : Mengarahkan sidang untuk menyelesaikan masalah Meminta persetujuan peserta dalam menyusun acara /pembicaraan Menjelaskan masalah yang akan di bahas Menjaga kelancaran dan ketertiban persidangan Memberikan masalah, menyalurkan/mengarahkan pendapat/ pembicaraan peserta. Menyimpulkan hasil pembicaraan dan menjelaskan kembali Mengusahakan agar mendapat kesepakatan dalam keputusan.  b) Syarat-syarat pimpinan sidang : Mempunyai jiwa kepemimpinan, Berpengalaman dan berpengetahuan luas, Paham dengan tata cara sidang, Bijaksana dan bertanggung jawab  c) Sikap pimpinan sidang: Sopan dan hormat dalam setiap kata dan perbuatan , Memiliki vitalitas tinggi, Disiplin dan sabar, Menghargai pendapat orang lain, Bersikap adil terhadap semua peserta, Simpatik dan



menarik  d) Sebab-sebab seorang menjadi pimpinan sidang Dipilih pimpinan sidang Karena jabatan / kedudukannya Ditunjuk oleh atasannya Diminta secara spontan oleh peserta  Macam-Macam Pimpinan/Presidium Sidang 1. Pimpinan Sidang Sementara, biasanya Pimpinan Sidang sementara berasal dari steering comittee (SC), dan biasanya hanya berjumlah 2 orang. 2. Pimpinan Sidang Tetap, berjumlah 3 orang, atau 5 orang (angka ganjil) berasal dari peserta sidang yang dipilih oleh peserta sidang dengan mekanisme pemilihan yang telah disepakati bersama. 3. Pimpinan Sidang Komisi, berjumlah 2 orang atau lebih sesuai dengan kebutuhan. Sidang komisi diadakan guna mempermudah jalannya sidang dalam pengambilan keputusan. 6. Sekretaris/notulen sidangSetiap persidangan hendaknya mempunyai notulis sidang yang bertugas mencatat risalah persidangan (jalan dan peristiwa yang terjadi selama persidangan berlangsung). Hal ini sebagai tanda bukti, bahwa bila mana terjadi hal-hal yang tak terduga dan memerlukan suatu keputusan ditinjau kembali.  7. Keputusan sidang Keputusan sidang merupakan hasil dari seluruh persidangan dan hal ini diformulasikan dari semua pendapat peserta yang kemudian dimintakan kesepakatan bersama mengenai keputusan sidang. Jadi keputusan sidang merupakan The Final Solution dari suatu persidangan. Adapun prosesnya sebagai berikut :  a. Kualifikasi : Saling menyatakan pendapat masing-masing peserta.  b. Interpretasi : Penafsiran pendapat agar dapat pengertian yang jelas  c. Diferensiasi : Terdapat perbedaan pendapat secara perorangan  d. Motifikasi : Motif yang sama dikumpulkan, sehingga diperoleh gambaran yang agak jelas  e. Polarisasi : Pendapat yang sama dikumpulkan sehingga diperoleh gambaran yang agak jelas  f. Kontradiksi : Terjadi konflik akibat perbedaan pendapat yang menajam.  g. Integrasi : Pernyataan semua pendapat yang merupakan kesimpulan yang dapat diterima oleh semua peserta  8. Acara sidang Setiap acara sidang harus dipersiapkan oleh penyelenggara semaksimal mungkin. Acara sidang sudah barang tentu membicarakan masalah politik yang akan dibahas dalam persidangan. Konsep/rancangan acara sidang disodorkan oleh pimpinan sidang kepada peserta untuk diminta persetujuannya. adapun pembahasannya dilakukan sesuai dengan aspirasi yang berkembang.  9. Tata tertib Sidang Dalam suatu hal yang akan dilaksanakan harus ada aturan permainan yang mengaturnya, tanpa adanya suatu aturan maka hal tersebut akan rancu dan kacau. Untuk itulah pada suatu persidangan, guna ketertiban, ketenangan dan kelancarannya, maka tatatertib selain etika dan kebiasaan sidang harus pula disusun sesempurna mungkin.  Bentuk-Bentuk Tempat (Meja) Persidangan : a. Bentuk Ladam Kuda (Bentu U) b. Bentuk Lingkaran atau Melingkar c. Bentuk Segi Tiga d. Bentuk Segi Empat Cara pemakaian Palu  1. Satu kali Ketukan (tok,,,) a. Untuk skor sidang dan membuka kembali  b. Untuk memberi perhatian/memperingatkan peserta  c. Untuk skor selama 1 kali 15 menit, 1 kali 30 menit (waktu tidak lama)  d. Untuk mengambil keputusan sementara  e. Untuk menyerahkan dan menerima jabatan sebagai pimpinan sidang f. Memberi peringantan kepada peserta agar tidak gaduh g. Mencabut kembali/membatalkan ketukan yang terdahulu yang dianggap keliru 2. Dua kali ketukan (tok,, tok,,) a. Untuk skor sidang selama 2 kali 15 menit, 2 kali 30 menit  b. Untuk membuka kembali atau mencabut skor (waktu lama) 3. tiga kali ketukan (tok,, tok,, tok,,)



a. Untuk membuka atau menutup persidangan secara resmi b. Untuk membuka acara secara resmi  c. Untuk menutup acara secara resmi  d. Untuk menetapkan keputusan akhir/mensahkan keputusan yang prinsip Apa Perbedaan Antara Skorsing dan Pending? Pending ialah memberhentikan sidang sementara tanpa ada batasan waktu kapan sidang akan dilanjutkan kembali. Sedangkan Skors ialah menghentikan sidang sementara dengan batasan waktu. Beberapa istilah persidangan  1. Pending ialah memberhentikan sidang sementara tanpa ada batasan waktu kapan sidang akan dilanjutkan kembali. 2. SkorsingAdalah untuk menghentikan sidang sementara waktu guna menyegarkan suasana sidang untuk istirahat, yang biasanya minimal 15 menit, dan maksimal 2 kali 24 jam.  3. LobbyingAdalah untuk menghentikan jalannya persidangan dalam tempo singkat untuk mencari persesuaian paham guna mencari kesepakatan yang tidak dapat diambil di ruang persidangan.  4. Interupsi Adalah pemotongan persidangan (pembicaraan) atau menyela dari satu orang peserta oleh peserta lainnya.  Bagaimana Saja Jenis - Jenis Dalam interupsi?  1. Poin of order Pemotongan pembicaraan dari satu peserta terhadap peserta lainnya, yakni orang yang di interupsi melakukan pembicaraan yang menyimpang dari permasalahan yang sedang dibicarakan. Ini adalah tingkat paling tinggi sehingga harus didahulukan tetapi ini harus dalam keadaan mendesak, apabila forum tidak serius maka diperlukan integritas pimpinan sidang yang baik. 2. Poin of Information Pemotongan pembicaraan dari satu orang peserta terhadap peserta lainnya, yakni menambah informasi guna melengkapi pembicaraan yang dilakukan oleh peserta yang di interupsi. 3. Poin of personal privilege Pemotongan pembicaraan dari satu peserta terhadap peserta lainnya, yakni meminta kepada pimpinan sidang untuk menghentikan pembicaraan orang yang di interupsi, karena telah menyinggung martabat seseorang 4. Poin of clarification Pemotongan pembicaraan dari satu peserta terhadap peserta lainnya, yakni mencoba men-clear-kan masalah agar tidak terjadi perbedaan pendapat yang menajam (terjadi kesalahan pemahaman antara dua atau lebih peserta sidang). Contoh Kalimat Presidium Sidang • Membuka sidang = dengan mengucapkan bismillahirrahmanirrahim, sidang pleno I saya nyatakan dibuka. “tok..tok..tok” • Menutup sidang = dengan mengucapkan alhamdulillahirabbilalamin, sidang pleno I saya nyatakan ditutup. “tok..tok..tok..” • Menyerahkan pimpinan sidang = dengan mengucapkan alhamdulillahirabbilalamin (dengan ini) pimpinan sidang yang lama saya serahkan ke pimpinan sidang yang baru, “tok..” (assalamuallaikum wr wb) • Menerima pimpinan sidang = dengan mengucapkan bismillahirrahmanirrahim (dengan ini) pimpinan sidang yang lama saya serahkan ke pimpinan sidang yang baru, “tok..” ..” (assalamuallaikum wr wb) • Menskorsing sidang = dengan ini sidang saya skorsing selama 15 menit. “tok..tok..” • Mencabut skorsing = dengan ini skorsing 15 menit saya cabut dan saya nyatakan sidang dilanjutkan. “tok..tok….” • Memberi peringatan kepada peserta sidang = “tok..” peserta sidang harap tenang * Materi ini Disampaikan Pada Kegiatan Latihan Kepemimpinan dan Manajemen Mahasiswa, Himpunan Mahasiswa Agroteknologi, Fakultas Pertanian Universitas Tadulako Palu, 26-28 Desember 2010