Materi Sosialisasi Vendor Final [PDF]

Citation preview

PERTAMINA



Sosialisasi Vendor



Pertagas & PDSI



Shared Services - Penunjang Bisnis PT Pertamina (Persero) Oktober 2020



www.pertamina.com



PERTAMINA



DAFTAR HADIR



https://ptm.id/DaftarHadirVendor



www.pertamina.com



PERTAMINA



AGENDA 1



Arahan VP Financial Controller PT. Pertagas



2



Arahan VP Treasury PT. PDSI



3



Proses Tagihan Vendor Shared Services Finance



4



Invoice Tracking



5



Contact Pertamina



www.pertamina.com



PERTAMINA



AGENDA 1



Arahan VP Financial Controller PT. Pertagas



2



Arahan VP Treasury PT. PDSI



3



Proses Tagihan Vendor Shared Services Finance



4



Invoice Tracking



5



Contact Pertamina



www.pertamina.com



PERTAMINA



PROSES TAGIHAN VENDOR SSC MODEL – BCP START Melakukan serah terima Barang/Jasa. Membuat BAST dan menandatangani BAST. Kondisi BCP:Untuk Pejabat PTMN approval dapat melalui e-mail/E-corr



Business Users & Vendor



Vendors



OCR BMC



SC



• Membuat Payment Approval via SAP SAP • Mengunduh Payment BMC Approval & proses approval via email untuk dokumen proses pembayaran Business Users • Mengirimkan hardcopy Payment Approval dengan tanda tangan basah kepada Vendor



Vendors



www.pertamina.com



Email



• Create T1 • Melakukan index dokumen lalu diteruskan ke VIM



Vendor akan menerima email notifikasi, menandakan telah lolos verifikasi kelengkapan dokumen & telah dibuatkan tiket



1. Invoice masuk ke VIM dan akan dilakukan verifikasi. 2. Jika verifikasi sudah sesuai, Invoice akan di-route untuk approval



SSC – Invoice Processing Team Lead 1. Review dan approve Invoice via VIM 2. Invoice akan otomatis terposting ke SAP



SLA: 9 HK*



Treasury



Proses Bayar sesuai jadwal pembayaran



END



*) sampai posting



Hardcopy submission jika kondisi memungkinkan / setelah kondisi normal



• Menerima dokumen Payment Approval • Menyerahkan dokumen tagihan ke SSC dalam bentuk softcopy melalui email [email protected]



Retained



SSC – Invoice Processing Team



SSC – Loket/ Indexing Team



• Menyiapkan invoice, faktur pajak • Mengirimkan softcopy invoice ke Business User



VIM SAP



OCR VIM



Vendor akan menerima email autoreply, menandakan email telah diterima SSC



SSC



3rd Party



3rd Party & Retained



Hardcopy dikirimkan ke SSC DMS Graha Elnusa Vendors



PERTAMINA



VALIDASI PENGIRIMAN SOFTCOPY TAGIHAN FORMAT SUBJECT EMAIL “Vendor_Kode Perusahaan_[Kode Vendor]_[Nomor Invoice]” Contoh: Vendor_PGAS_654321_INV123456-2020 Perusahaan



Kode



Patra Niaga Pertagas PDSI



PN PGAS PDSI



COVER PAGE & SEPARATOR Sudah ditambahkan cover page dan separator



FORMAT FILE 1 (satu) email HANYA terdiri 1 (satu) file invoice dengan format .PDF dengan kualitas scan 300 dpi



UKURAN FILE Ukuran file attachment < 20 MB



www.pertamina.com



ALAMAT EMAIL Dikirimkan ke alamat email [email protected]



KELENGKAPAN DAN URUTAN DOKUMEN INVOICE DOKUMEN INVOICE



1. Cover Sheet Invoice 2. Invoice 3. Separator Payment Approval



DOKUMEN SP3 DAN BA



4. Dokumen Payment Approval SAP yang sudah disetujui oleh pihak Pertamina melalui email/tanda tangan basah 5. BASTP/BASTB (Berita Acara Serah Terima Pekerjaan/Barang) format SSC



DOKUMEN FAKTUR PAJAK (jika ada)



DOKUMEN PENDUKUNG



6. Separator Faktur Pajak 7. Faktur Pajak 8. Dokumen pendukung perpajakan seperti SKB, PKP/Non PKP, E-Nofa, NPWP, Suket + Bukti Setor dll



9. Kontrak halaman Nomor & TOP / PO untuk pembelian barang 10. Dokumen pendukung lainnya sesuai yang disyaratkan dalam kontrak



Dikarenakan keterbatasan kapasitas e-mail (< 20 MB), untuk dokumen kontrak lengkap dan dokumen pendukung disampaikan dalam bentuk hardcopy



www.pertamina.com



PERTAMINA



PERTAMINA



COVER SHEET & SEPARATOR



www.pertamina.com



PERTAMINA



CONTOH DOKUMEN PAYMENT APPROVAL



Tanda tangan basah pejabat Pertagas/PDSI sesuai otorisasi transaksi



www.pertamina.com



CONTOH PERSETUJUAN PAYMENT APPROVAL BY EMAIL



www.pertamina.com



PERTAMINA



PERTAMINA



BERITA ACARA FORMAT SSC Petunjuk Pengisian Berita Acara Nomor BA



Field



Keterangan Mandatory Field. Diisi nomor Berita Acara internal User / Vendor



Tanggal BA



Mandatory Field. Diisi tanggal dari nomor Berita Acara internal User / Vendor



Nomor Kontrak



Mandatory Field. Diisi nomor kontrak / PO / SPB / SPMP / Perjanjian antara User dengan Vendor



Nomor Vendor



Mandatory Field. Diisi dengan nomor Vendor MySAP



Nama Vendor



Mandatory Field. Diisi dengan nama Vendor MySAP



Perihal



Mandatory Field. Diisi dengan keterangan detail transaksi (maksimum 100 karakter)



Email Vendor



Mandatory Field. Diisi dengan Email PIC dari Vendor



No Telp Vendor



Mandatory Field. Diisi dengan nomor telp Vendor



Isi Berita Acara



Mandatory Field. Diisi dengan rincian serah terima barang / jasa antara pihak User



Tanda Tangan Vendor



Mandatory Field. Diisi dengan tandatangan pihak Vendor



Tanda Tangan User



Mandatory Field. Diisi dengan tandatangan pihak User



Berita Acara dibuat dalam 2 rangkap, dengan ketentuan sebagai berikut : •1 Rangkap disimpan oleh User •1 Rangkap disimpan oleh Vendor untuk kemudian diserahkan ke SSC bersama dengan dokumen Invoice dan kelengkapan



www.pertamina.com



PERTAMINA



2020



CUT OVER OCTOBER



NOVEMBER



S



M



T



W



T



F



S



S



M



T



W



T



F



S



S



M



T



W



T



F



S



27



28



29



30



1



2



3



1



2



3



4



5



6



7



29



30



1



2



3



4



5



4



5



6



7



8



9



10



8



9



10



11



12



13



14



6



7



8



9



10



11



12



11



12



13



14



15



16



17



15



16



17



18



19



20



21



13



14



15



16



17



18



19



18



19



20



21



22



23



24



22



23



24



25



26



27



28



20



21



22



23



24



25



26



25



26



27



28



29



30



31



29



30



1



2



3



4



5



27



28



29



30



31



1



2



Sampai dengan 31 Oktober 2020



www.pertamina.com



DECEMBER



Terhitung Mulai Tanggal 1 November 2020



Tanggal Invoice sebelum 31 Oktober 2020



Tanggal Invoice 1 November 2020 dan seterusnya



Tanggal Faktur Pajak sebelum 31 Agustus 2020



Tanggal Faktur Pajak tidak lebih lama dari 1 September 2020 dan seterusnya



PERTAMINA



AGENDA 1



Arahan VP Financial Controller PT. Pertagas



2



Arahan VP Treasury PT. PDSI



3



Proses Tagihan Vendor Shared Services Finance



4



Invoice Tracking



5



Contact Pertamina



www.pertamina.com



PERTAMINA



PENDAFTARAN AKSES I-VENDOR UNTUK INVOICE TRACKING



http://ptm.id/DataVendorPTM



www.pertamina.com



PERTAMINA



CARA MELAKUKAN INVOICE TRACKING 1 Membuka aplikasi i-Vendor pada URL :



https://web.pertamina.com/iVendor/Login.aspx



2 Masukkan username dan password, kemudian tekan tombol Log in



www.pertamina.com



PERTAMINA



CARA MELAKUKAN INVOICE TRACKING 3



Pilih menu Report > Invoice Tracking SSC VIM



www.pertamina.com



PERTAMINA



CARA MELAKUKAN INVOICE TRACKING 4



a. Isi Invoice Date From & Invoice Date To dengan cara klik icon Calendar, kemudian pilih tanggal yang sesuai. b. Klik tombol Search



a b Hanya dapat memilih tanggal dalam range 7 (tujuh) hari



www.pertamina.com



PERTAMINA



CARA MELAKUKAN INVOICE TRACKING 4



Informasi status invoice dapat dilihat pada kolom Status



www.pertamina.com



PERTAMINA



AGENDA 1



Arahan VP Financial Controller PT. Pertagas



2



Arahan VP Treasury PT. PDSI



3



Proses Tagihan Vendor Shared Services Finance



4



Invoice Tracking



5



Contact Pertamina



www.pertamina.com



PERTAMINA



CONTACT PERTAMINA



[email protected]



www.pertamina.com



READINESS SURVEY



PERTAMINA



https://ptm.id/SurveyReadineSSFinance



www.pertamina.com



PERTAMINA



TERIMA KASIH “Shared Services untuk Pertamina Lebih Kompetitif”



www.pertamina.com