Mekanisme, Teknik Audit, Tingkat Penilaian, Sertifikasi SMK3 - Meirizal [PDF]

Citation preview

MEKANISME AUDIT DAN TEKNIK AUDIT SMK3 Fasilitator : Meirizal Ari Putra, M.KM WA 089507440002 Asesor K3 | QHSE Independent Trainer | Auditor SMK3 | POU | ISO | Dosen | Konsultan | HIPERKES Ig @meirizal_trainerk3



Pengertian Audit (ISO 19011)



“Audit adalah sebuah proses yang sistematik, independen dan terdokumentasi untuk mencari bukti-bukti audit dan mengevaluasi bukti-bukti tersebut secara objektif untuk menentukan sejauh mana kriteria audit telah dipenuhi” “A systematic, independent and documented process for obtaining audit evidence and evaluating it objectively to determine the extent to which audit criteria are fulfilled”



2



Tipe Audit • First Party : oleh diri sendiri (Internal audit) • Second Party : pihak eksternal lain yang berkepentingan (CSMS, Subkontrator, Supllier) • Third Party : pihak independen (audit sertifikasi/audit akreditasi/persyaratan peraturan perundangan dan sejenisnya)



Badan Akreditasi Badan Sertifikasi Organisasi



Supllier/subkontra tor



3



Istilah-istilah ISO 19011:2018 • Bukti Audit : Rekaman, pernyataan atas fakta atau informasi lain yang relevan terhadap kriteria audit dan dapat diverifikasi • Kriteria Audit : Seperangkat persyaratan (Kebijakan, prosedur, instruksi kerja, persyaratan legal, dll) yang digunakan sebagai referensi sebagai pembanding bukti audit



• Temuan Audit : Hasil evaluasi atas bukti audit yang terkumpul di bandingkan dengan kriteria audit • Auditee : Organisasi secara keseluruhan atau bagiannya sedang di audit



• Auditor : personil yang melaksanakan audit 4



Istilah-istilah ISO 19011:2018 • Program Audit • Pengaturan untuk satu set audit atau lebih yang di rencanakan untuk jangka waktu tertentu dan diarahkan untuk tujuan tertentu



• Lingkup Audit • Cakupan dan Batasan audit



• Rencana Audit • Uraian kegiatan dan pengaturan audit



5



Kompetensi Auditor • Pendidikan • Pengalaman kerja • Training • Pengalaman audit



6



Kompetensi Auditor Parameter



Auditor



Lead Auditor



Pendidikan



Minimal D1 atau sederajat



Minimal D3 atau sederajat



Total pengalaman kerja



1 tahun



2 tahun



Pelatihan



Lulus pelatihan internal auditor



Lulus pelatihan Lead Auditor IRCA



Pengalaman audit



Minimal 1 X sebagai observer atau trainee pada internal auditor



Minimal 2 X sebagai tim auditor



Tugas



• •



•



• • • •



Pemahaman tentang prinsip-prinsp audit Pemahaman tentang disiplin ilmu manajemen dan dokumendokumen referensi Pemahaman tentang struktur organisasi Pemahaman tentang persayaratan perundanga-undangan atau standar lain Pemahaman tentang kompleksitas sistem manajemen yang di audit Pencapaian target audit yang telah dilakukan



• • • •



• • •



Mengorganisir dan mengarahkan anggota tim audit Memimpin tim audit untuk mendapatkan keputusan ausit Menghidari dan memecahkan permasalahan Menyiapkan dan menyelesaikan laporan audit Memahami terminology mutu/K3/lingkungan Memahami panduan umum, prinsip dan teknis sistem manajemen Memahami alat sistem manajemen dan aplikasinya Pemahaman mengenai apa yang di audit 7



Evaluasi auditor



Evaluasi auditor harus dilakukan dengan beberapa metode untuk memastikan apakah auditor memiliki kemampuan yang cakap. Metode evaluasi



Objektif



Contoh



Review catatan



Untuk memverifikasi latar belakang auditor



Mengenalisa catatan Pendidikan, pelatihan, pengalaman kerja dan professional credential dan pengalaman audit



Feedback



Untuk mendapatkan informasi tentang persepsi kinerja auditor



Survei, kuesioner, referensi personal, testimoni, keluhan, evaluasi kinerja, review teman sejawat



interveiw



Untuk mengevaluasi perilaku professional dan kemampuan komunikasi. Untuk memverifikasi informasi dan menguji pengetahuan dan untuk mendapatkan tambahan informasi



Interview personal



observasi



Untuk mengevaluasi perilaku professional dan kemampuan menerapkan pengetahuan dan skill



Role playing, witnessed audits, on the job performance



Testing



Untuk mengevaluasi perilaku, pengetahuan dan skill pada area mereka



Ujian tukis dan oral, testing psikometrik



Post-audit review



Untuk mendapatkan informasi kinerja auditor selamat audit, mengidentifikasi kekuatan dan opportunity untuk peningkatan



Menkaji laporan audit, interview dengan team leader audit, tim audit dan jika memungkinkan feedback dari auditee 8



 Proses yg sistematik, independen dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti audit dan  Mengevaluasinya secara objektif untuk menentukan sampai sejauh mana kriteria audit dipenuhi.  MENILAI SECARA KRITIS DAN SISTEMATIS SEMUA POTENSI BAHAYA.  MEMASTIKAN PELAKSANAAN K3 SESUAI DENGAN PERATURAN PERUNDANGAN.  MENENTUKAN LANGKAH UNTUK PENGENDALIAN BAHAYA.



adalah pemeriksaan secara sistematis dan independen terhadap pemenuhan kriteria yang telah ditetapkan untuk menentukan suatu kegiatan dan hasil-hasil yang telah direncanakan dan dilaksanakan untuk mencapai kebijakan dan tujuan penerapan SMK3 di tempat kerja



o Alat untuk mengukur besarnya keberhasilan pelaksanaan dan penerapan SMK3 di tempat kerja; o Pemeriksaan secara sistimatik;



o Audit dilakukan secara independen; o Audit (eksternal) SMK3 dilakukan oleh Badan Audit independen



 Alat Manajemen (management tool) o Memantau dan memverifikasi efektifitas penerapan kebijakan  Alat untuk menilai kesesuaian (conformity assessment), seperti : o Sertifikasi/akreditasi eksternal o Evaluasi rantai pasokan



Adalah audit SMK3 yang dilakukan oleh perusahaan



sendiri dalam rangka pembuktian penerapan SMK3 dan persiapan audit eksternal SMK3 dan atau pemenuhan standar nasioanl atau



internasional atau tujuantujuan lainnya.



Adalah audit SMK3 yang diselenggarakan oleh badan



audit dan dilaksanakan oleh auditor eksternal dalam rangka pembuktian penerapan SMK3 di tempat kerja terhadap pemenuhan persyaratan



peraturan perundangan.



o



Untuk pembuktian penerapan SMK3 dapat dilakukan dengan audit melalui Badan Audit yang ditunjuk



o



Audit meliputi elemenelemen SMK3



o



Direktur berwenang menetapkan persh yang dinilai wajib untuk diaudit berdasarkan pertimbangan tingkat risiko bahaya



TUJUAN PROGRAM AUDIT



Didasarkan pada pertimbangan : 1. Prioritas manajemen; 2. Tujuan komersial; 3. Persyaratan sistem manajemen; 4. Persyaratan peraturan per-uu; 5. Persyaratan kontrak; 6. Kebutuhan untuk evaluasi pemasok; 7. Peryaratan pelanggan; 8. Kebutuhan pihak lain yang berkepentingan; 9. Risiko terhadap organisasi.



MANFAAT AUDIT SMK3



 MENGETAHUI KELEMAHAN UNSUR SISTEM OPERASI SEBELUM TIMBUL GANGGUAN.



 MEMPEROLEH GAMBARAN YANG JELAS DAN LENGKAP TENTANG STATUS MUTU PELAKSANAAN K3.  MENINGKATKAN PENGETAHUAN DAN KESADARAN THD K3.



 MENINGKATKAN CITRA PENGURUS PERUSAHAAN.



TEMUAN AUDIT • Hasil eveluasi dari bukti audit yg dikumpulkan terhadap kriteria audit; • Dapat mengindikasikan baik kesesuaian ataupun ketidaksesuaian dengan kriteria audit atau peluang perbaikan.



GAMBARAN UMUM KEGIATAN AUDIT



1. Permulaan audit 2. Pelaksanaan tinjauan dokumen 3. Persiapan untuk kegiatan audit lapangan 4. Pelaksanaan kegiatan audit lapangan 5. Penyiapan pengesahan dan penyampaian laporan audit 6. Penyelesaian audit 7. Pelaksanaan tindak lanjut



KRITERIA Adalah referensi yang AUDIT digunakan untuk membandingkan bukti audit, yang meliputi:



 Kebijakan/peraturan  Dokumentasi sistem manajemen/prosedur K3  Standar, metoda, dan persyaratan lain yang relevan



BUKTI AUDIT



oRekaman, pernyataan mengenai fakta atau informasi lain yang terkait dengan kriteria audit dan dapat diverifikasi; oDapat bersifat kualitatif atau kuantitatif.



5 PRINSIP DASAR



PEDOMAN PENERAPAN Lamp.I



12ELEMEN AUDIT 166 KRITERIA Lamp.II



5 PRINSIP DASAR 1.Penetapan Kebijakan K3 2.Perencanaan Penerapan K3 3.Penerapan K3 4.Pengukuran, Pemantauan, dan Evaluasi Kinerja K3 5.Peninjauan secara teratur untuk meningkatkan kinerja K3 secara berkesinambungan



PEDOMAN PENERAPAN Lamp.I



12ELEMEN AUDIT 166 KRITERIA Lamp.II



PEDOMAN PENERAPAN Lamp.I



PRINSIP DASAR 1.Penetapan Kebijakan K3 2.Perencanaan Penerapan K3 3.Penerapan K3 4.Pengukuran, Pemantauan, dan Evaluasi Kinerja K3 5.Peninjauan secara teratur untuk meningkatkan kinerja K3 secara berkesinambungan



12 ELEMEN AUDIT



Perencanaan K3: Penetapan Kebijakan K3:



1. Rencana K3 berdasarka: 2.Rencana K3 1. Penyusunan memuat: Kebijakan K3: Pelaksnaan 2.Penetapan Rencana K3: Kebijakan: 1. Penyediaan SDM 3.Pelaksanaan 2. Penyediaan sarana & No.2 diatas prasarana harus: 3. Prosedur & Instruksi 4.Peninjauan Kerja ulang 4. Penyerahan Sbgn Pel. 5.Komitmen Pek tingkatan 5. Peembelian/Pengadaa pimpinan n Barang dan Jasa 6. Produk Akhir 6.Peran serta 7. Keadaan Darurat Kec. pekerja & Dan Bencana Industri orang lain di 8. Rencana & Pemulihan tempat Keadaan Darurat



Pemantauan dan Evaliasi Kinerja: 1. Pemeriksaan, Pengujian dan Pengukuran 2. Audit Internal SMK3



Peninjauan dan Peningkatan Kinerja K3 1. Tinjauan ulang secara berkala, meliputi: 2. Dapat mengatasi implikasi K3



PEDOMAN PENERAPAN



PRINSIP DASAR



ELEMEN AUDIT



Perencanaa: 1. Penetapan Kebijakan K3 2. Perencanaan Penerapan K3 3. Penerapan K3 4. Pengukuran, Pemantauan, dan Evaluasi Kinerja K3 5. Peninjauan secara teratur untuk meningkatkan kinerja K3 secara berkesinambungan



Penetapan Kebijakan K3: 1. Penyusunan Kebijakan K3: 2.Penetapan Kebijakan: 3.Pelaksanaan No.2 diatas harus:



4.Peninjauan ulang 5.Komitmen tingkatan pimpinan 6.Peran serta pekerja & orang lain di tempat



1. Rencana K3 berdasarka:



2.Rencana K3 memuat:



Pelaksnaan Renacana K3: 1. Penyediaan SDM 2. Penyediaan sarana & prasarana 3. Prosedur & Instruksi Kerja Pemantauan 4. Penyerahan Sbgn dan Evaliasi Pel. Pek Kinerja: 5. Peembelian/Pengada 1. Pemeriksaan, an Barang dan Jasa Pengujian dan 6. Produk Akhir Pengukuran 7. Keadaan Darurat Kec. Dan Bencana Industri 2. Audit Internal SMK3 8. Rencana & Pemulihan Keadaan Darurat



Peninjauan dan Peningkatan Kinerja K3 1. Tinjauan ulang secara berkala, meliputi: 2. Dapat mengatasi implikasi K3



1.



Pembangunan dan Pemeliharaan Komitmen 2. Strategi Pendokumentasian 3. Peninjauan Ulang Desain dan Kontrak 4. Pengendalian Dokumen 5. Pembelian 6. Keamanan Bekerja Berdasarkan SMK3 7. Standar Pemantauan 8. Pelaporan dan Perbaikan 9. Pengelolaan material dan perpindahannya 10. Pengumpulan dan penggunaan data 11. Audit SMK3 12. Pengembangan Ketrampilan dan Kemampuan



Bagi perusahaan : - Mempekerjakan Pekerja/buruh lebih dari 100 org - < 100 org dgn potensi bahaya tinggi



Penerpanannya dibuktikan dgn



Audit



Pengawasan oleh Instansi Ketenagakerjaan pada Pem.Prop, Pem.Kab/Kota



Eksternal (3 th sekali) Badan Audit (Auditor)



Internal Pengusaha/ Pengurus



MENTERI cq DIRJEN Evaluasi & Penilaian



Ajukan RTA



BADAN AUDIT Permohonan u/ di Audit (sukarela)



Tetapkan RTA DINAS KETENAGAKERJAAN PADA PEM PROV



DINAS KETENAGAKERJAAN PADA PEM KAB/KOTA



 Sertifikat  Tindakan



hukum



Permohona Audit



PERUSAHAAN



Laporan Audit



BADAN AUDIT



Audit Eksternal



 Untuk pembuktian penerapan SMK3, prsh dpt melakukan audit melalui badan PELAKSANAAN audit yg ditunjuk Menteri



MEKANISME AUDIT



 Audit SMK3 dilakukan meliputi 12 unsur/elemen  Perubahan atau penambahan unsur sesuai perkembangan diatur Menteri  Direktur berwenang menetapkan perusahaan yg dinilai wajib untuk diaudit berdasarkan pertimbangan tingkat resiko bahaya  Audit SMK3 dilaksanakan sekurangkurangnya 3 tahun sekali



 Audit SMK3 dilakukan badan audit  Badan audit membuat RTA



 Menyampaikan RTA kepada Menteri/Pejabat yang ditunjuk, pengrurs tempat kerja, kantor tenaga kerja setempat  Mengadakan koordinasi dgn kantor tenaga kerja setempat



 Prsh wajib menyediakan dokumen yang diperlukan untuk pelaksanaan audit



 Badan audit wajib menyampaikan lapotran audit lengkap kpd Direktur dengan tembusan kpd pengurus prsh  Laporan tsb menggunakan formulir yang telah ditetapkan  Setelah menerima laporan audit, Direktur melakukan evaluasi dan penilaian • Sertifikat ditanda tangani  Berdasarkan hasil evaluasi dan Menteri dan berlaku penilaian, Direktur : untuk waktu 3 tahun • Pembinaan dan pengawasan thd penerapan SMK3 dilakukan oleh Menteri atau Pejabat yg ditunjuk • Biaya pelaksanaan audit dibebankan kpd prsh ybs



1. Memberikan sertifikat dan bendera penghargaan sesuai tingkat pencapaian, atau 2. Menginstruksikan kpd pegawai pengawas untuk mengambil tindakan berdasarkan hasil temuan audit atas pelanggaran per.per-uu-an



Internal Audit



1.1 Kebijakan K3 1.2 Tanggung jawab dan wewenang untuk bertindak 1.3 Tinjauan dan evaluasi 1.4 Keterlibatan dan konsultasi dengan tenaga kerja



2.1 Rencana dan strategi K3 2.2 Manual SMK3 2.3 Peraturan dan perundang-undangan di Bidang K3 2.4 Informasi K3



3.1 Pengendalian perancangan 3.2 Peninjauan Kontrak



4.1 Persetujuan, pengeluaran dan pengendalian dokumen 4.2 Perubahan & Modifikasi dokumen



5.1 Spesifikasi barang dan jasa 5.2 Sistem verifikasi barang dan jasa yang telah di beli 5.3 Kemampuan telusur produk



6.1 Sistem Kerja 6.2 Pengawasan 6.3 Seleksi dan penempatan personel 6.4 Area Terbatas 6.5 Pemeliharaan, perbaikan dan perubahan sistem produksi 6.6 pelayanan 6.7 kesiapan untuk menangani keadaad darurat 6.8 Pertolongan pertama pada kecelakaan 6.9 Rencana dan pemulihan keadaan darurat



7.1 Pemeriksaan Bahaya 7.2 Pemantauan / pengukuran lingkungan kerja 7.3 Peralatan pemeriksaan/inspeksi, pengukuran dan pengujian 7.4 Pemantauan Kesehatan tenaga kerja



8.1 Pelaporan bahaya 8.2 Pelaporan Kecelakaan 8.3 Pemeriksaan dan penkajian kecelakaan 8.4 Penanganan masalah



9.1 Penanganan secara manual dan mekanis 9.2 Sistem pengangkutan, penyimpanan dan pembuangan 9.3 Pengendalian bahan kimia berbahaya



10.1 Catatan K3 10.2 Data dan laporan K3



11.1 Audit Internal SMK3



12.1 Strategi pelatihan 12.2 Pelatihan bagi manajemen dan penyelia 12.3 pelatihan bagi tenaga kerja 12.4 Pelatihan pengenalan dan pelatihan untuk pengunjung 12.5 pelatihan keahlian khusus



Workshop I Temukan Kriteria



TEKNIK AUDIT



Proses Audit



Pelaksanaan Audit Persiapan Audit Inisiasi audit



Pembuatan laporan dan distribusi laporan audit



Verifikasi tindak lanjut audit



Pelaksanaan Kegiatan Audit Memulai audit • • • • •



Manunjuk audit team leader Definisi tujuan-tujuan audit, ruang lingkup dan kriteria Menentukan kelayakan audit Menetapkan tim audit Melakukan kontak awal denga auditee



47



Pelaksanaan Audit Review Dokumen Meninjau dokumen-dokumen yang relevan dengan dokumentasi sistem manajemen termasuk catatan, ,aporan audit sebelumnya Daftar Dokumen : • Pedoman /manual • Prosedur • Instruksi kerja • Dokumen eksternal • Peraturan perundang-undangan 48



Pelaksanaan audit Persiapan pelaksanaan audit Rencana audit • Tujuan-tujuan audit • Kriteria audit dan referensi dokumen • Ruang lingkup termasuk identifikasi unit, funsi dan proses dalam organisasi yang akan di audit • Tanggal dan tempat • Waktu yang disepakati dan durasi • Peran dan tanggung jawab • Alokasi sumber daya yang sesuai • Identifikasi auditee 49



Audit plan (Contoh) • • • • • • • • •



Nama perusahaan Tujuan audit Lokasi audit Auditee Lingkup audit Kriteria audit Tanggal audit Lead auditor Auditor



: PT XYZ : Memastikan implementasi SMK3 PP no 50 tahun 2012 : : MR dan head divisi : semua divisi : PP no 50 tahun 2012 : 26-30 oktober 2020 : Budi : Indra



Hari/pukul



Area/organisasi unit



26 Oktober 2020



HRD Procurement



auditee



auditor



Kriteria penilaian. 1,2, 1.4, 12.1, 12.2, 12.3, 12.4, 12.5



Yohana



Indra



5.1, 5.2, 5.3



50



Workshop 2 Buatkan rencana audit sebuah perusahaan industry Migas dengan ilustrasi sebagai berikut: 1. Merupakan perusahaan yang berkantor pusat di Jakarta, memiliki jumlah karyawan sebanyak 350 orang 2. Memiliki workshop di Balikpapan, Palembang, Aceh, Sidoarjo. 3. Memiliki laboratorium penguji migas pusat di Jakarta, dan laboratorium pendukung penguji migas di aceh serta pelmbang 4. Memiliki bunker radioaktif di aceh 5. Tahun lalu memiliki kasus kecelakaan major (cacat total) di area sidoarjo 6. Untuk limbah B3,mobilisasi alat dan kendaraan karyawan menggunakan pihak ke 3 7. Untuk material migas disediakan oleh supplier



51



Nama perusahaan Tujuan audit Lokasi audit Auditee Lingkup audit Kriteria audit Tanggal audit Lead auditor Auditor



Kerjakan Workshop 2



: : : : : : : : :



Hari/pukul



Area/organisasi unit



auditee



auditor



Kriteria penilaian.



08 Juni 2022



Jakarta (Head Office)



Budi



Meirizal, Yana 1.1, 1.2, 1.3, 1.3, 1.4 , 2.1, 2.2, 2.3, 2.4, 3.1, 3.2, 4.1, 4.2, 5.1, 5.2, 5.3, 5.4, 6.3, 6.7, 6.8, 6.9, 7.4, 8.1, 8.2, 8.3, 8.4, 10.1, 10.2 11.1, 12.1, 12.2, 12.3, 12.4, 12.5



Pelaksanaan Audit Persiapan dan Pelaksanaan Audit Pembagian tugas tim auditor internal didasarkan pada • Independensi auditor • Kompetensi auditor • Efektivitas penggunaan sumber daya dan peran serta tanggung jawab dari • Auditor • Auditors in training • Technical experts



Perubahan tugas mungkin bisa terjadi pada saat pelaksanaan audit untuk pencapaian tujuab audit 53



Pelaksanaan audit Persiapan Dokumen Kerja • Dokumen kerja sebaiknya disipakna dan digunakan oleh tim audit sebagai referensi dan alat pencatatan hasil audit, termasuk: • Checklist audit dan sampling plan • Form pencatatan ketidaksesuaian



• Catatan-catatan yang dihasilkan pada saat audit internal harus disimpan



54



Teknik-teknik Sampling Karena terbatas oleh waktu dan sumber daya maka proses audit dilakukan dengan cara sampling. Beberapa teknik sampling : • Vertical slice sampling (Project A ---- 4,5,6,7,8,9,10)



• Mengambil satu sample dan memerikas kesesuaiannya terhadap semua elemen atau persayaratan yang terkait



• Horizontal slice sampling (klausa 6 ---- projet A , project B, Project C….)



• Konsentrasi pada satu elemen dan memeriksa beberapa sampel terkait dengan elemen tersebut



• Pada umumnya di gunakan kombinasi dari kedua teknik tersebut



• Jika suatu masalah terdeteksi melalui vertical slice, horizontal slice sampling harus digunakan untuk menentukan kedalaman dan keseriusan dari masalah tersebut 55



Pelaksanaan audit Manfaat checklist • Untuk mengatur dan mengendalikan waktu pelaksanaan audit • Untuk mengatur dan mengendalikan ruang lingkup audit agar sesuai dengan rencana dan jadwal yang telah dibuat • Memberikan panduan dalam menelusuri dokumen referensi yang diperlukan • Alat bantu dalam penyusunan hasil audit yang dilakukan



56



Workshop 3



Membuat checklist SMK3 untuk elemen 1,2,3 & 4 PEDOMAN PENILAIAN PENERAPAN SMK3 (LAMPIRAN II) NO



KRITERIA AUDIT SMK3



1



Pembangunan dan Pemeliharaan Komitmen



1.1



Kebijakan K3



1.1.1



Terdapat kebijakan K3 yang tertulis bertanggal, ditandatangani oleh pengusaha atau pengurus, secara jelas menyatakan tujuan dan sasaran K3 serta komitmen terhadap peningkatan K3



1.1.2



Kebijakan disusun oleh pengusaha dan/atau pengurus setelah melali proses konsultasi dengan wakil tenaga kerja



1.1.3



Perusahaan mengkomunikasikan, kebijakan, K3 kepada seluruh tenaga kerja, tamu, kontraktor, pelanggan, dan pemasok dengan tata cara yang tepat



1.1.4



Kebijakan khusus dibuat untuk masalah K3 yang bersifat khusus



1.1.5



Kebijakan K3 dan kebijakan khusus lainnya ditinjau ulang secara berkala untuk menjamin bahwa kebijakan tersebut sesuai dengan perubahan yang terjadi dalam perusahaan dan dalam peraturan perundang-perundangan



Daftar Pertanyaan (5W)



Apakah bapak memiliki kebijakan K3? ,Siapa yang menandatangani kebijakan K3?, kapan kebijakan K3 di sahkan?, apa isi kebijakan K3?



Observasi



Dokumen



Kebijakan K3



Bukti Objektif



Terdapat kebijakan K3, ditandatangai oleh pimpinan, kebijakan K3 belum di review pada tahun 2018



Sesua i



PENILAIAN Kategori Kategori Kritikal Mayor



Kategori Minor



Pelaksanaan audit Opening meeting • Memperkenalkan anngota tim audit • Konfirmasi mengenai tujuan, ruang lingkup dan kriteria audit • Konfirmasi mengenai rencana audit (Audit plan) • Metode plaksanaan audit dan manajemen risiko • Sumber daya dab fasilitas yang diperlukan • Konfirmasi mengenai kerahasiaan informasi dan data • Konformasi mengenai hadirnya perosonil yang relevan denfan ruang lingkup audit • Status temua audit 59



Metode audit Gunakan metode yang sesuai • Wawancara • Observasi fisik dari pelaksanaan dan kondisi sarana/prasarana • Review dokumen • Melaksanan pengujian / test



60



Metode audit : wawancara Gunakan 5W + 1H + 1S + 1N • Disertai dengan pembuktian / verifikasi hasil yang baik (Show me) • Jangan lupa dicatat buktinya (Note) Contoh : T : bagaimana anda menyimpan bahan-bahan yang mudah terbakar? J : Bahan-bahan disimpan pada area yang terpisah dan aman disertai tanda-tanda peringatan yang memadai dan terdapat APAR. T : Tunjukkan kepada saya 61



Metode Audit : Wawancara Gunakan metode yang sesuai • Open question



• Pertanyaan umum, tidak dapat dijawab dengan “ya” atau “tidak” • Contoh : Bagaimana cara penetapan sasaran mutu di organisasi anda?



• Expanded question



• Pengembangan dan pernyataan auditee • Contoh : apa dan bagaimana cara anda mengukur pencapaian sasaran mutu



• Clarification question



• Untuk mencegah informasi yang kurang atas jawaban pertanyaan umum • Contoh : dari penjelasan anda dilakukan pengukuran setiap bulan, bagaimana anda memastikan bahwa itu dilakukan



• Closing question



• Untuk menutup pertanyaan yang diajukan • Digunakan untuk mengkonfirmasi fakta 62



Metode Audit : Wawancara Gunakan metode yang sesuai • Trace Forward • telusuri dari input ke output untuk mengetahui hasilnya • Contoh : mulai dari kontrak marketing untuk meyakinkan apakah persyaratan pelanggan telah terpenuhi



• Trace Backward • telusuri dari output ke input untuk melihat tahapan proses yang dilalui apakah sesuai • Contoh : dari customer complaints atau produk yang dikembalikan, proses produksi, inspeksi, bahan baku yang digunakan sebaiknya dievaluasi



• Combination 63



Metode Audit : Wawancara Yang sebaiknya dicatat • Tanggal Audit • Area atau lokasi Misalnya : Laboratory, Warehouse, Production, etc. • Klausul relevan dari ISO 9001:2015 • Referensi dokumen/ bukti audit • Deskripsi dari proses, produk atau personel yang diaudit • Yang berpotensi menjadi ketidaksesuaian • Hal-hal yang akan di follow up • Improvement idea • Bukti-bukti kesesuaian 64



Metode Audit : Wawancara



AWAS! • Jangan jadi interrogator • Tetap objektif dan bersahabat • Lebih banyak mendengar (75%) • Hindari menjebak, mencurigai, menuduh atau pertanyaan beruntun 65



Metode Audit : Wawancara



Perlu diingat • Berbicaralah kepada yang mengerjakan pekerjaan • Jangan menyuruh diam • Berbicaralah dengan jelas • Jagan membingungkan-ajukan pertanyaan satu persatu • Kembali ke pernyataan yang tidak dapat dijawab segera 67



Metode Audit : Observasi Lapangan 1. 2. 3. 4.



Pengamatan terhadap kondisi sarana/prsarana Pengamatan terhadap lingkungan kerja Pegamatan dalam proses pengerjaan Tingkah laku manusia



68



Penilaian audit 1. Kategori Kritikal : Temuan mengakibatkan kematian (ex : Mesin produksi tidak sesuai sehingga menyebabkan ledakan bahkan kematian) 2. Kategori Major : • Tidak memenuhi ketentuan peraturan perundang-undangan • Tidak melaksanakan salah satu prinsip SMK3 • Terdapat temuan minor untuk satu kriteria audit di beberapa lokasi.



3. Kategori Minor : Ketidak konsistenan dalam pemenuhan persyaratan peraturan perundang-undangan, standar, pedoman, dan acuan lainnya.



Penilaian Audit



Jika perusahaan memiiliki Kategori kritikan atau Mayor maka perusahaan tersebut di nilai belum berhasil menerapkan SMK3



Ket : TC : Jumlah Komponen yang sesuai TNC : jumlah Komponen yang Tidak Sesuai



NO



ELEMEN



TINGKAT AWAL



TINGKAT TRANSISI (Seluruh tingkat awal dan transisi)



TINGKAT LANJUTAN (Seluruh tingkat awal, transisi dan lanjutan)



1



Pembangunan dan pemeliharaan komitmen



1.1.1, 1.1.3, 1.2.2, 1.2.4, 1.2.5, 1.2.6, 1.1.2, 1.2.1, 1.2.3, 1.3.1, 1.4.2 1.3.3, 1.4.1, 1.4.3, 1.4.4, 1.4.5, 1.4.6, 1.4.7, 1.4.8, 1.4.9



1.1.4, 1.1.5, 1.2.7, 1.3.2, 1.4.10, 1.4.11



2



Strategi pendokumentasian



2.1.1, 2.4.1



3



Peninjauan ulang desain dan kontrak 3.1.1, 3.2.2



2.1.2, 2.1.3, 2.1.4, 2.2.1, 2.3.1, 2.3.2, 2.1.5, 2.1.6, 2.2.2, 2.2.3, 2.3.3 2.3.4 3.1.2, 3.1.3, 3.1.4, 3.2.1 3.2.3, 3.2.4



4



Pengendalian dokumen



4.1.1



4.1.2, 4.2.1



4.1.3, 4.1.4, 4.2.2, 4.2.3



5



Pembelian



5.1.1, 5.1.2, 5..2.1



5.1.3



5.1.4, 5.1.5, 5.3.1, 5.4.1, 5.4.2



6



Keamanan bekerja berdasarkan SMK3 6.1.1, 6.1.5, 6.1.6, 6.1.7, 6.2.1, 6.3.1, 6.1.2, 6.1.3, 6.1.4, 6.2.2, 6.2.3, 6.2.4, 6.1.8, 6.6.1, 6.6.2, 6.9.1 6.3.2, 6.4.1, 6.4.2, 6.4.3, 6.4.4, 6.5.2, 6.2.5, 6.5.1, 6.5.5, 6.5.6, 6.5.10, 6.7.1, 6.5.3, 6.5.4, 6.5.7, 6.5.8, 6.5.9, 6.7.4, 6.7.2, 6.7.3, 6.7.5, 6.7.7 6.7.6, 6.8.1, 6.8.2



7



Standar pemantauan



8



Pelaporan dan perbaikan



7.1.1, 7.2.1, 7.2.2, 7.2.3, 7.4.1, 7.4.3, 7.1.2, 7.1.3, 7.1.4, 7.1.5, 7.1.6, 7.1.7, 7.3.1, 7.3.2 7.4.4, 7.4.5 7.4.2 8.3.1 8.1.1, 8.2.1, 8.3.2 8.3.3, 8.3.4, 8.3.5, 8.3.6, 8.4.1



9 10



Pengelolaan material dan perpindahannya Pengumpulan dan penggunaan jasa



9.1.1, 9.1.2, 9.2.1, 9.2.3, 9.3.1, 9.3.3, 9.1.3, 9.1.4, 9.3.5 9.3.4 10.1.1, 10.1.2, 10.2.1, 10.2.2



11



Audit SMK3



12



Pengembangan keterampilan dan kemampuan Total Penilaian



9.2.2, 9.3.2 10.1.3, 10.1.4 11.1.1, 11.1.2, 11.1.3



12.2.1, 12.2.2, 12.3.1, 12.5.1 64



12.1.2, 12.1.4, 12.1.5, 12.1.6, 12.3.2, 12.1.1, 12.1.3, 12.1.7, 12.3.3 12.4.1 64 + 58 = 122 64 + 58 + 44 = 166



Penilaian Tingkat Penerapan SMK3 Tingkat Pencapaian Penerapan Kategori Perusahaan



0-59%



60-84%



Kategori tingkat awal (64 kriteria) Tingkat Penilaian Penerapan Kurang Tingkat Penilaian Penerapan Baik



85-100% Tingkat Penilaian Penerapan Memuaskan



Kategori tingkat transisi (122 kriteria)



Tingkat Penilaian Penerapan Kurang Tingkat Penilaian Penerapan Baik



Tingkat Penilaian Penerapan Memuaskan



Kategori tingkat lanjutan (166 kriteria)



Tingkat Penilaian Penerapan Kurang Tingkat Penilaian Penerapan Baik



Tingkat Penilaian Penerapan Memuaskan



Pelaporan Audit • Problem : apakah ada masalah? • Location : dimana lokasinya • Objective evidence : apa buktinya? • Reference : apakah ada standard/prosedur yang mengatur Contoh : Target KPI tahun 2016 di departemen marketing tidak dianalisa dan dievaluasi pencapaiannya, seperti yang diminta dalam prosedur PM/MR/08 revisi 01 dan klausul 9.1.3 dari ISO 9001:2015



74



Contoh Pelaporan Audit PT A adalah perusahaan yang bergerak di bidang catering untuk migas, tambang dan manufaktur. Pada tanggal 8 Januari dilakukan audit pada site yang ada di cilegon, pada saat di lakukan observasi, dikatahui bahwa ada salah satu APAR yang di letakkan di lantai, ini tidak sesuai dengan permenaker no 4 tahun 1980 - [temuan MAYOR] dan prosedur IK-HSE-00-05 tentang alat proteksi kebakaran.



Pelaporan audit 8.



DAFTAR KRITERIA AUDIT DAN PEMENUHANNYA



No



No Kriteria



Tidak Berlaku



Pemenuhan



Sesuai



Tidak sesuai



Kritikal



6.7.7



Major



Minor



X



Pelaporan Audit No



Kriteria



Penjelasan ketidak sesuaian



1.



6.7.7



Diketahui alat pemedam api ringan pada site cilegon di letakaan di lantai, tidak sesuai dengan permenaker no 4 tahun 1980 dan prosedur IK-HSE-00-05



Workshop 4 TENTUKAN TEMUAN DAN LAPORAN PT X adalah perusahaan lumpur bor, perusahaan telah menjalan SMK3 berdasarkan PP no 50 tahun 2012 dan ISO 45001, Pada tanggal 12 Januari anda telah melakukan audit pada departemen procurement, dari hasil audit di dapatkan bahwa seleksi vendor trucking hanya melihat aspek kompetitif harga, tanpa melihat aspek K3 yang di miliki oleh vendor tersebut, ini tidak sesuai dengan prosedur PT XYZ (HSE-SOP-Proc-00-01 tentang pengelolaan sebkontraktor) Namun subkontraktor tersebut sebelum melakukan pekerjaan, di lakukan induksi terlebih dahulu dan inspeksi kendaraan ini sesuai dengan prosedur PT XYZ (HSE-SOP-Proc-00-01 tentang pengelolan subkontraktor) Pada tanggal 13 Januari 2022 anda melakukan audit pada area HRD, HRD telah memiliki matriks kompetensi untuk setiap fungsi dan jabatan (IK-HRD-00-01 matriks kompetensi), prosedur perekrutan karyawan (IK-HRD-00-02), prosedur pelatihan (IK-HRD-00-03), dan prosedur evaluasi kinerja karyawan (IK-HRD-00-04) Dari hasil audit di dapatkan bahwa medical check up hanya dilakukan oleh karyawan yang akan ke lokasi, karyawan Gudang maupun karyawan yang bekerja di laboratorium, sementara untuk karyawan yang berada di kantor pusat tidak ada bukti medical check up. Ini tidak sesuai dengan prosedur perekrutan karyawan, dimana semua karyawan harus dilakukan MCU sebelum akan bekerja dan MCU berkala yang dilakukan setiap tahun. Pada tanggal 14 januari 2022 anda melakukan audit pada area Rig site, pada saat di lakukan observasi, di temukan material Biocide yang telah kadaluarsa (1 April 2021) sementara di dalam prosedur penanganan material (IK-opr-00-01), selain harus di simpan di tempat yang sesuai, semua material dalam kondisi dalam keadaan baik. Pada tanggal 13 Januari 2022 anda melakuka audit pada TIM QHSE, P2K3 PT XYZ telah di tetapkan oleh perusahaan, telah melakukan rapat secara berkala, namun belum ada pengesahan dari disnaker setempat, karena belum ada yang memiliki ahli K3 umum, tim HSE melakukan training ahli K3 migas sesuai dengan persayaratan PTK SKK migas dan klien. Ini tidak sesuai dengan pearturan perundang-undangan permenaker no 4 tahun 1987 tentang P2K3



Kerjakan Form Workshop 4 Form 1 No



No Kriteria



Tidak Berlaku



Pemenuhan Sesuai



Tidak sesuai Kritikal



1. Form 2



No 1.



Kriteria



Penjelasan ketidak sesuaian



Major



Minor



Pelaporan Audit Closing meeting • Menyelesaikan perbedaan • Menyampaikan kesimpulan audit sesuai tujuan audit • Memberikan rekomendasi jika diperlukan dan kita mengerti tentang hal tersebut • Memastikan kapan Tindakan perbaikan dilakukan • Menginformasikan waktu penyerahan laporan • Menekankan kerahasiaan informasi 80



Pelaporan Audit Tugas Internal auditor • Mengidentifikasi ketidaksesuaian yang ditemukan dalam LKS/CAR/NCR • Menjelaskan ketidaksesuaian yang ditemukan kepada auditee • Meminta persetujuan dari auditee mengenai batas waktu pelaksanaan Tindakan perbaikan • Verifikasi Tindakan perbaikan yang dilakukan



81



Pelaporan audit Verifikasi • Verifikasi bahwa akar penyebab permasalahan telah benar-benar teridentifikasi • Verifikasi bahwa Tindakan perbaikan yang dilakukan telah cukup baik dan efektif • Verifikasi bahwa personnel yang terkait benar-benar mengetahui Tindakan perbaikan yang dilaksanakan atau dengan adanya pelatihan mengenai perubahan sistem/dokumen akibat Tindakan perbaikan tersebut • Melihat dokumentasi dari Tindakan perbaikan yang telah dilakukan (adanya perubahan dokumen/data) 82



Case study pemeriksaan tindakan  tentukan apakah penyebab masalah dan corrective action sudah tepat sesuai temuan Temua Audit



Penyebab Masalah



Corrective Action



Ditemukan penggunaan supplier pada PT. XYZ tanpa melalui tender (minimal 3 kandidat) tidak sesuai dengan prosedur pembelian



Di Indonesia hanya ada 1 perusahaan yang memasok barang tersebut



Prosedur pembelian direvisi, ditambahakan kalusal pembelian tanpa tender bisa dilakukan denga persetujuan direktur



Sering terjadi keluhan masyarakat terhadap keterlambatan pencetakan akta kelahiran : Jan 3 kasus, Feb 4 kasus, Mar 5 kasus



Pencetakan akta kelahiran terlambat mengakibatkan keluhan masyarakat



Bidang identitas penduduk akan rapat dengan sekretaris daerah untuk membicarakan masalah ini



Berdasarkan hasil survey kepuasan pelanggan, hasil survey dari PT Cerewet, hasilnya rendah terutama masalah respon terhadap keluhan pelanggan



Jawaban kepada pelanggan belum tuntas ke akar penyebab masalah



Melakukan training problem solving, training sudah dilakukan tanggal 10 Januari



83



Workshop Klausul 6.7.1 sd 6.7.7



√



SERTIFIKASI SMK3







Sertifikat SMK3 adalah bukti pengakuan tingkat pemenuhan penerapan peraturan perundangan SMK3







Proses sertifikasi SMK3 suatu perusahaan dilakukan oleh Badan Audit Independen melalui proses audit SMK3







Sertifikat SMK3 diberikan oleh Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi



MEKANISME SERTIFIKASI SMK3 Bab VII Pasal 9



RTA Badan Audit Disnaker



Koordinasi pelaksanaan Konfirmasi Jadwal



Perusahaan



Depnakertrans



Evaluasi & Penilaian



Audit Kesesuaian



 Sertifikat Laporan Audit



 Tindakan hukum



TINGKAT PENERAPAN DAN KEBERHASILAN TABEL I KECIL



SEDANG 122 KRITERIA



BESAR 166 KRITERIA



%



64 KRITERIA



0 –59 %



Tindakan hukum



60 – 84 %



Bendera perak sertifikat



Bendera perak sertifikat



Bendera perak sertifikat



85 – 100 %



Bendera emas sertifikat



Bendera emas sertifikat



Bendera emas sertifikat



Tindakan hukum Tindakan hukum



Lampiran IV



KEBERHASILAN =



166 – TNC 166



X 100 %



SERTIFIKAT SMK3



Dimensi/ukuran sertifikat didesign u/ menghindari pemalsuan