Menguasai Rumus Excel Untuk Admin [PDF]

Citation preview

Menguasai Rumus Excel Untuk Admin Sebagai admin, tugas kamu tidak lepas dari data, tentu akan sangat merepotkan dan menyita waktu bila kamu mengolah data itu secara manual. Nah, untuk itulah kamu perlu menguasai Excel. Di dunia admin, berbekal rumus Excel kamu dapat mengelola ribuan data sekaligus.  Apakah harus menguasai semua rumus Excel yang ada? Jawabannya adalah tidak juga, tapi tentu kamu harus menguasai berbagai rumus yang umum digunakan ketika menjadi admin.



1. SUMIF & SUMIFS Latihan Excel untuk admin pertama adalah menguasai rumus SUMIF & SUMIFS. Rumus ini jadi penting apalagi bila kamu adalah seorang admin gudang dimana kamu harus membuat laporan gudang. Laporan gudang ini biasanya berisi stok barang dan bagaimana mutasi barang yang terjadi.  Mungkin penggunaan rumus SUM sudah cukup umum kamu kenal, tapi SUMIF & SUMIFS ini berbeda. Rumus SUMIF ini digunakan untuk menjumlahkan suatu item di tabel yang cocok dengan kondisi tertentu. Bagaimana maksudnya? Contoh dalam laporan persediaan barang kita hanya akan menjumlahkan 1 jenis barang saja dari beberapa barang yang muncul pada laporan tersebut.  Maka kita bisa menggunakan fungsi SUMIF. Untuk menggunakannya kamu harus memasukan rumus sumif(range,criteria,[sum_range]) contohnya =sumif(a1:a6,"Tempe",B1:B6). Lalu SUMIFS hampir sama dengan SUMIF, rumus SUMIFS digunakan mencari suatu item di kolom, di tabel, dan mengambil nilai yang ada di kolom lain pada tabel tersebut. Rumusnya adalah sumifs(sum_range,criteria_range1,criteria1,criteria_range2,criteria2,...). Contoh dari penggunaan rumus ini adalah =sumifs(d1:d10,a1:a10,'Jojon",E1:E10,"Februari")



2. Rumus IFERROR dan INDEX Ini juga jadi salah satu rumus Excel admin yang harus dikuasai. Rumus IFERROR digunakan untuk menghasilkan suatu nilai tertentu jika rumus Excel yang kita tentukan menghasilkan sebuah nilai error. Bila kamu sebelumnya sudah menguasai rumus IF, latihan Excel untuk admin penggunaan IFERROR bukanlah hal sulit. Karena tidak jauh berbeda dari fungsi IF, fungsi IFERROR juga menghasilkan nilai TRUE dan FALSE. Rumus IFERROR ditulis sebagai berikut IFERROR(value; value_if_error). Range Value adalah nilai yang diuji apakah menghasilkan pesan error atau kesalahan atau tidak. Sedangkan Value_if_error adalah tindakan jika Value atau rumus yang diuji menghasilkan pesan error atau kesalahan.



Sedangkan rumus INDEX digunakan untuk mendapatkan nilai atau referensi ke sebuah nilai pada sebuah tabel atau rentang.  Dengan kata lain untuk mendapatkan nilai dari suatu sel berdasarkan pencarian pada tabel atau range data pada Worksheet. Sederhananya fungsi INDEX digunakan untuk mendapatkan nilai suatu sel berdasarkan informasi nilai kolom dan baris tertentu. Fungsi INDEX memiliki dua cara penggunaan, pertama INDEX(array; Nomor_Baris; [Nomor_Kolom]) lalu cara kedua adalah INDEX(reference; Nomor_Baris; [Nomor_Kolom]; [Nomor_Area]).  ‍3. HLOOKUP dan VLOOKUP Kedua rumus ini adalah rumus yang paling sering digunakan untuk mencari dan melihat data secara vertikal dan horizontal. Berbeda dengan rumus LOOKUP yang dapat mencocokkan data teks maupun numerik, rumus VLOOKUP dan HLOOKUP khusus untuk mencocokkan data numerik saja tidak bisa teks.  Penggunaan rumus VLOOKUP sendiri sangat membantu tugas admin dalam membandingkan data pada tabel referensi secara vertikal, dengan mengacu pada data pada kolom paling kiri. Sedangkan HLOOKUP secara horizontal dengan mengacu pada data baris paling atas. Rumusnya adalah vlookup(lookup_value,lookup_array,[match_type]). Contoh penulisannya =vlookup("Jojon",A1:C11,3,0) Untuk HLOOKUP rumusnya =HLOOKUP(lookup_value,lookup_array,[match_type]). Berikut contohnya =HLOOKUP("Jojon",A1:C11,3,0).



4. Rumus LEFT, MID, RIGHT Latihan Excel untuk admin tidak lengkap bila kamu belum menguasai rumus LEFT, MID, RIGHT.  LEFT digunakan untuk memisahkan karakter dalam satu sel yang diawali dari karakter yang paling kiri. Sedangkan MID untuk memisahkan karakter dalam satu sel yang bisa dimulai dengan karakter di tengah. Lalu  RIGHT untuk memisahkan karakter dalam satu sel yang diawali dari karakter yang paling kanan. Rumus LEFT, MID, RIGHT sendiri dapat dikombinasikan dengan rumus lainnya seperti  IF, AND, Lookup, dan lainnya. Rumus masing-masing antara lain: 1. Left  = left(X,N) 2. Mid  = mid(X,M,N) 3. Right  = right(X,N)



5. IF



Rumus IF ini mungkin sudah sering sekali kamu dengar atau mungkin gunakan saat pelajaran komputer dulu. IF merupakan salah satu rumus Excel yang sangat berguna untuk menyelesaikan pekerjaan yang menggunakan perbandingan logika.  Formula IF memiliki beberapa turunan, yaitu Single IF, Multi I, And dan Or. Rumus dasar dari formula IF yaitu =IF(Logical Test, Value if True, Value if False).



Pengoperasian Worksheet dan Tools Excel Selain mahir dalam menggunakan rumus Excel untuk admin, satu yang tidak kalah penting lainnya dalam latihan Excel untuk admin adalah pengopeasian worksheet lainnya yang sifatnya visualisi. Berikut ini beberapa pengoperasian Worksheet yang harus dikuasai oleh seorang admin.



1. Membuat Tabel Membuat tabel adalah tools paling sering digunakan saat kamu bekerja sebagai admin. Pada saat membuat tabel ini tentunya kamu akan mengembangkannya sesuai dengan kebutuhan kolom dan baris untuk pengolahan data yang kamu kerjakan. Untuk itu pastinya ketika membuat tabel kamu juga membutuhkan tools Merge & Center, dan properti lainnya.  Beberapa tools membuat tabel yang perlu kamu latih antara lain:    



Merge & Center: untuk menggabungkan beberapa kolom/baris menjadi satu Wrap Text: agar posisi teks menyesuaikan dengan lebar/tinggi cells Shrink to fit: agar ukuran teks menyesuaikan dengan lebar kolom Sort & Filter: untuk mengurutkan dan memfilter data



2. Membuat Grafik (Chart) Biasanya pekerjaan administrasi perkantoran akan melaporkan data dalam bentuk grafik dan chart dengan tujuan mudah dibaca dan dipelajari daripada angka-angka yang terlihat rumit. Nah, untuk itu kamu juga harus mampu mengkonversikan hasil data dalam bentuk angka yang sudah kamu buat dalam grafik atau chart. 



3. Print Laporan Berbeda dengan Microsoft Word, pada aplikasi Ms Excel untuk setting kertas dan margin sebelum proses mencetak perlu sedikit latihan, tidak bisa langsung klik Print saja. Kamu perlu paham menggunakan tools Set Print Area dan Page Break View sebelum nge-print agar laporan yang telah kamu buat dapat muat dan tidak terpotong di kertas.