Modul 4 - Perencanaan Pesan Tertulis [PDF]

Citation preview

MODUL 4 PERENCANAAN PESAN TERTULIS Ayuningtyas Yuli Hapsari, S.I.P.,M.M (copyright Rizal Ramdan Padmakusumah, S.E., M.M & Riski Taufik Hidayah, S.E., M.M)



PENDAHULUAN Deskripsi Singkat



: Mempelajari dan menggali berbagai aspek tentang bagaimana melakuakn komunikasi bisnis yang efektif, baik dari segi teknis maupun non teknis. Tujuan Instruksional Umum : Setelah mengikuti mata kuliah ini mahasiswa mampu menjelaskan mengenaiperencanaan pesan tertulis. Relevansi : Mata kuliah ini sebagai mata kuliah yang membekali mahasiswa dengan kemampuan soft skill komunikasi, di mana kemampuan soft skill ini akan berguna bagi mahasiswa dalam kesuksesannya menjalankan pekerjaan sebagai profesional maupun sebagai pebisnis. PENYAJIAN Topik : Perencanaan Pesan Tertulis Tujuan Instruksional Khusus : Setelah mempelajari pokok bahasan ini, mahasiswa mampu menjelaskan dan memahami perencanaan pesan tertulis, mampu mengkonseptualisasikan dengan konteks bisnis yang nyata serta mampu meningkatkan soft skill. Petunjuk Penggunaan Modul : Bacalah terlebih dahulu uraian materi mengenai pokok bahasan ini, lalu kerjakanlah soal latihan yang tersedia untuk mereview pembelajaran.kemudian kerjakan pula tugas yang tersedia (sesuai instruksi dosen pengampu) Review modul 3 : Komunikasi Antar Budaya -



Tren yang menyebabkan pentingnya komunikasi antar budaya



-



Memperbaiki sensitivitas antar budaya



-



Memahami perbedaan budaya



-



Perbedaan dalam masalah legal dan etika



-



Memperbaiki kemampuan komunikasi



Uraian Materi Modul 4



:



PERENCANAAN PESAN TERTULIS Dalam dunia kerja (bisnis) keterampilan menulis adalah hal yang penting karena ketidakmampuan menulis akan menyebabkan pemborosan. Seorang sarjana sipil mungkin sangat ahli dalam bidang pembangunan gedung, akan tetapi top manajemen tidak akan setuju dengan proyek yang ia usulkan apabila ia tidak dapat menuliskan usulan proyeknya



dengan baik. Oleh karena itu penting bagi semua pihak untuk menguasai keterampilan menulis.



Tahap-Tahap Dalam Komunikasi Tertulis Proses dasar dalam penuliasan pesan tertulis menurut Bovee (2003) secara garis besar terdiri dari tiga tahap, yaitu : 1. Perencanaan. Dalam perencanaan sorang penulis pesan harus memperhatikan tujuan yang akan di capai, mengevaluasi penerima pesan sehingga kita dapat menyesuaikan pesan kita dengan pengharapan mereka. Carilah beberapa informasi yang dapat memberi informasi, membujuk atau memotivasi pembaca pesan. 2. Penulisan. Dalam menyusun pesan yang ingin disampaikan hendaknya pesan disusun dalam bentuk kalimat dan paragraf serta diberikan ilustrasi dan keterangan untuk mendukung pesan yang akan disimpulkan. 3. Revisi. Setelah pesan dirumuskan kedalam kalimat dan paragraf, tahap selanjutnya yang seharusnya dilakukan oleh seorang penulis adalah memeriksa kembali hasil tulisannya untuk mengetahui apakah terdapat kesalahan atau isi yang tidak di mengerti dengan baik.



Menganalisis Tujuan dan Penerimaan Pesan Secara umum semua pesan bisnis mempunyai tiga tujuan pokok yaitu: untuk memberi informasi, membujuk dan untuk membina kerjasama dengan penerima pesan (audien). Tujuan yang akan dicapai akan mempengaruhi seberapa besar partisipasi dan kontrol yang akan di pegang oleh seseorang pengirim pesan terhadap audien. Untuk mengevaluasi tujuan ada beberapa hal yang dapat dijadikan pertimbangan: 1. Apakah Tujuan Kita Realistis ? jika tujuan yang ingin dicapai melibatkan perubahan perlaku yang radikal maka sebaiknya dilakukan secara perlahan-lahan karena pada umumnya orang akan enggan mengubah kebiasaan secara mendadak. 2. Apakah Saat Ini Adalah Waktu Yang Tepat ? apabila perusahaan sedang mengadakan restrukturisasi maka sebaiknnya kita menunda terlebih dahulu penyampaian informasi yang dapat mempengaruhi stabilitas perusahaan. 3. Apakah Pesan Disampaikan Oleh Orang Yang Tepat ? untuk informasi yang penting dan mempengaruhi orang banyak maka sebaiknya top manajerlah yang menyampaikan informasi tersebut, karena di anggap lebih ahli dan dapat dipercaya.



4. Apakah Tujuan Yang Ingin Dicapai Dapat Diterima Oleh Perusahaan ? dalam menentukan



tujuan



yang



ingin



dicapai dalam komunikasi tertulis



sebaiknya



disesuaikan dengan tujuan umum dari perusahaan sehingga tidak ada pertentangan tujuan.



Menganalisa Audiens Menganalisa audiens bertujuan untuk menentukan materi yang akan di cakup dalam pesan serta cara penyampaian pesan. Adapun penganalisaan audiens dapat dilakukan dengan jalan menjawab pertanyaan-pertanyaan di bawah ini: 1. Mengembangkan dan menganalisis karakter audiens -



Berapa jumlah dan bagaimana komposisi audiens ?



-



Siapa audiens kita : atasan, bawahan, teman sejawat, atau publik ?



-



Bagaimana kira-kira reaksi audiens terhadap isi pesan ?



-



Bagaimana kira-kira tingkat pemahaman audien terhadap topik ?



2. Memuaskan audien dengan informasi yang di sampaikan -



Berusaha mengetahui informasi apa saja yang ingin diketahui oleh audien



-



Menyiapkan jawaban terhadap pertanyaan-pertanyaan yang diperkirakan akan diajukan oleh audien



-



Menyiapkan informasi-informasi yang akurat



-



Menekankan isi pesan terhadap hal-hal yang paling menarik perhatian audien



3. Mempu menyesuaikan isi pesan dengan situasi dan kondisi audiens Hal ini perlu dilakukan karena audien mungkin hanya:



-



Mempunyai waktu sedikit



-



Mengkin merasa terganggu



-



Meungkin hanya memberikan prioritas rendah terhadap pesan



Menentukan Ide Utama Hal ini dilakukan untuk membatasi topik pembahasan. Topik merupakan tema pesan secara umum sedangkan ide utama merupakan pernyataan tentang topik. Contoh penentuan ide utama dapat di lihat di bawah ini.



Tujuan Umum



Topik



Untuk



Pengisian



menginformasikan



asuransi



Tujuan Spesifik klaim



Untuk



Ide Utama



mengajar Pengisian



wiraniaga bagaimana



secara cara



mengajukan asuransi



klaim tepat dapat



menghemat dan uang



Tidak selamanya proses penentuan ide-ide utama dapat dilakukan dengan mudah. Beberapa metode yang dapat digunakan untuk mengembangkan ide-ide utama adalah: -



Menggunakan tekinik brainstorming



-



Menggunakan metode story teller tour



-



Membuat list secara random



-



Membuat lajur-lajur yang memuat penemuan fakta, kesimpulan dan rekomendasi



-



Pendekatan jurnalistik yang dilakukan dengan jalan menjawab 5W + H



-



Dengan menggunakan perspektif audiens, maka disusun sesuatu hubungan tanya jawab



Pemilihan Channel dan Media Komunikasi tertulis



sangat bervariasi



ditinjau dari segi formalitasnya.



Dengan



menggunakan komunikasi tertulis, maka pengirim pesan mempunyai kesempatan untuk merencanakan dan mengontrol pesan. Media yang paling banyak digunakan dalam komunikasi tertulis adalah : -



Surat



-



Memo



-



Laporan dan Proposal



Berdasarkan tujuannya, surat dan memo dapat diklasifikasikan dalam 4 kategori: 1. Permintaan Langsung. Adalah surat yang berisi pesan yang bersifat langsung, misalnya permintaan akan informasi mengenai produk terbaru yang dikeluarkan perusahaan.



waktu



2. Menyampaikan Informasi Rutin. Yang bertujuan untuk menyampaikan berita baik atau berita yang bertujuan untuk meningkatkan nama baik perusahaan. 3. Menyampaikan



Berita



Buruk. Adalah



surat yang



berisi berita



yang



kurang



menyenangkan bagi pembaca. 4. Menyampaikan Informasi Yang Bersifat Membujuk. Adalah surat yang berisi berita yang mengharapkan pembaca untuk melakukan sesuatu sesuai dengan permintaan pengirim berita.



Pengorganisasian dan Penyususnan Pesan Bisnis Suatu pesan dapat dikatakan terorganisir dengan baik jika semua komponenya saling mendukung dalam pola menyatu. Pesan yang terorganisir dengan baik mempunyai karakteristik-karakteristik sebagai berikut : -



Pesan mempunyai tujuan dan topik yang jelas



-



Semua informasi yang dimuat dalam pesan berhubungan dengan tujuan dan topik



-



Ide-ide harus dikelompokan dan dipresentasikan dengan cara logis



-



Pesan harus memuat informasi secara lengkap



Adapun beberapa alasan penting sehingga pesan harus diorganisir dengan baik adalah : -



Dapat membantu audien untuk memahami isi pesan



-



Dapat membantu tercapainya tujuan pengiriman pesan



-



Dapat menghemat waktu yang diperlukan audien untuk memahami isdi pesan



Pengoragnisasian Pesan Pengorganisasian pesan dapat dilakukan dengan membuat outline yang memuat : -



Penentuan dan pengelompokan ide



-



Urut-urutan penyampaian ide



1. Penentuan dan pengelimpokan ide, terdiri dari : -



Menentuan ide utama



-



Menyatakan poin-poin pendukung



-



Memberikan ilustrasi melalui bukti-bukti



2. Urut-urutan penyampaian ide



Setelah ide-ide dikumpulkan dan dikelompokan, tahap selanjutnya adalah menentukan urut-urutan penyampaian ide-ide. Terdapat dua pilihan untuk melakukan hal ini yaitu metode langsung dan tidak langsung.



Pada metode langsung: ide-ide utama disampaikan terlebih dahulu, kemudian diikuti oleh



informasi-informasi lain



yang



digunakan



untuk



mengilustrasikan



atau



membuktikan ide-ide tersebut. Secara umum dapat dikatakan bahwa metode langsung baik digunakan jika audien diperkirakan netral, agak senang, senang, atau sangat senang dengan isi pesan.



Berikutnya pada metode tidak langsung: ilustrasi dan bukti-bukti disampaikan terlebih dahulu, baru kemudian diikuti oleh ide-ide pendukung dan ide utama. Metode ini sebaiknnya digunakan jika audien diperkirakan agak tidak senang, tidak senang atau sangat tidak senang dengan isi pesan yang disampaikan.



SUMBER : Pratminingsih, Sri Astuti. 2006. Komunikasi Bisnis. Edisi Pertama. Yogyakarta: Graha Ilmu. Aditiawarman. 2002. Komunikasi Bisnis, Buku Ajar. ARS Internasional. Thill, Jhon V and Courtland L. Bovee. 2003. Business Communication. Nrw York: Mc GrawHill Inc. Guffey Marry Ellen dan Rhodes K. Rogin. 2005. Business Communication.



LATIHAN SOAL



1. Jelaskan langkah-langkah dalam merencanakan pesan bisnis ? 2. Mengapa penting bagi seorang yang akan mengirim pesan secara tertulis untuk menentukan terlebih dahulu tujuan yang ingin di capai ? 3. Jelaskan langkah-langkah dalam menentukan dan mengelompokkan ide ! 4. Mengapa pesan tertulis penting dalam bisnis. Jelaskan lkelebihan dan kekurangan pesan tertulis dibandingkan dengan pesan lisan ! 5. Mengapa ide utama harus didukung oleh rincian yang spesifik ?



SIMPULAN



Keterampilan menulis merupakan keterampilan yang sangat penting karena dengan menulis kita dapat mengekspresikan ide kita dan dalam dunia kerja keterampilan ini sangat membantu untuk meningkatkan profesionalisme.



Dalam membuat perencanaan tertulis yang baik, maka hal-hal di bawah sangat penting untuk diperhatikan, yaitu : -



Tahap-tahap komunikasi tertulis



-



Menganalisa tujuan dan penerima pesan



-



Menganalisa audien



-



Menentukan ide utama



-



Pemilihan channel dan media



-



Pengorganisasian dan penyusunan pesan bisnis



PENUTUP



Pada modul ke 5 akan disajikan materi mengenai surat dan memo. Adapun isi topiknya yaitu: surat dan memo, alasan menulis surat, alasan menulis memo, cara menulis surat yang baik, bagian-bagian dari surat, format surat bisnis, dan contoh surat resmi dan memo.