![Modul Audit Internal SMAP [PDF]](https://pdfs.asia/img/200x200/modul-audit-internal-smap.jpg)
11 0 6 MB
2/3/2021
VIRTUAL TRAINING PELATIHAN AUDITOR INTERNAL SISTEM MANAJEMEN ANTI PENYUAPAN (SNI ISO 37001:2016)
WAHYU RIYADI [email protected] 0817 0000 776 (WA)
• PECB Certified Lead Auditor ISO 37001 • PECB Certified Trainer ISO 37001 • DELRI dalam pembahasan standar ISO 37001 dan Good Governance pada Plenary meeting ISO/TC 309 (2017 di Shenzhen dan 2018 di Sydney) • Tim auditor saat penilaian sertifikasi ISO 37001 di SKK Migas, Pengadilan Negeri (Jakarta Pusat, Denpasar, Ternate, Yogyakarta), Karantina Pertanian (Parepare, Entikong, Ambon), BKPSDM Wajo, BB Veteriner, Inspektorat Kab Serang, Indonesia Power, PHE, PTPN IV, lainnya • Pengalaman Audit dan Trainer ISO 37001 di berbagai organisasi lainnya
THE TRAINER is The
facilitator to support the Trainee to find the insight in the training process
1
2/3/2021
MUTU INSTITUTE
TUJUAN PELATIHAN • Peserta memahami konsep dan prinsip audit sesuai ISO 19011:2018 • Peserta mengetahui & memahami proses dan tahapan pelaksanaan audit internal (perencanaan, persiapan, pelaksanaan, pelaporan dan tindak lanjut hasil audit) • Peserta mampu & terampil dalam melaksanakan audit internal untuk sistem manajemen anti penyuapan ISO 37001:2016
DELIVERING EXCELLENT COMPETENCY
MUTU INSTITUTE
DELIVERING EXCELLENT COMPETENCY
2
2/3/2021
MUTU INSTITUTE
DELIVERING EXCELLENT COMPETENCY
MUTU INSTITUTE
ACUAN NORMATIF -1
Standar SNI ISO 37001 – Sistem Manajemen Anti Penyuapan Persyaratan dengan panduan penggunaan
DELIVERING EXCELLENT COMPETENCY
3
2/3/2021
MUTU INSTITUTE
PENYUAPAN..? Menawarkan, menjanjikan, memberikan, menerima atau meminta keuntungan yang tidak semestinya dari nilai apapun (berupa keuangan atau non keuangan) yang melanggar hukum, langsung atau tidak langsung, terlepas dari lokasi, sebagai bujukan atau hadiah agar orang bertindak atau menahan diri dari bertindak sesuai kinerja dari tugas orang tersebut
DELIVERING EXCELLENT COMPETENCY
MUTU INSTITUTE
DEFINISI BUSINESS ASSOCIATE – SNI ISO 37001:2016
BUSINESS ASSOCIATE
1. Joint ventures partners 2. Consortium partners 3. Agents 4. Advisers, Consultant 5. Contractors 6. Sub-Contractors 7. Suppliers/ vendors 8. Outsourcing providers 9. Distributors 10. Customers/ Clients 11. Lainnya
Masing-masing memiliki risiko berbeda
High
Low * Partnering Against Corruption Initiative WEF
DELIVERING EXCELLENT COMPETENCY
4
2/3/2021
MUTU INSTITUTE
Lingkup ISO 37001 1. Hanya untuk penyuapan. Dan yang berhubungan dengan: a) Penyuapan di sektor publik, swasta, dan non profit sektor b) Penyuapan oleh organisasi c) Penyuapan oleh personil organisasi onbehalf organisasi d) Penyuapan oleh rekan bisnis onbehalf organisasi e) Penyuapan di dalam organisasi f) Penyuapan kepada personil organisasi g) Penyuapan kepada rekan bisnis h) Penyuapan langsung maupun tidak langsung 2. Tidak ditujukan untuk ‘Fraud’, cartels, pencucian uang, atau tindakan lain terkait korupsi.
DELIVERING EXCELLENT COMPETENCY
MUTU INSTITUTE
LINGKUP ISO 37001
REKAN BISNIS
ORGANISASI
PEJABAT PUBLIK
DELIVERING EXCELLENT COMPETENCY
5
2/3/2021
MUTU INSTITUTE
STRUKTUR SNI ISO 37001:2016
DELIVERING EXCELLENT COMPETENCY
MUTU INSTITUTE
KLAUSUL 4. KONTEKS ORGANISASI
DELIVERING EXCELLENT COMPETENCY
6
2/3/2021
MUTU INSTITUTE
KLAUSUL 5. KEPEMIMPINAN
DELIVERING EXCELLENT COMPETENCY
MUTU INSTITUTE
KLAUSUL 6. PERENCANAAN
Tindakan untuk menangani risiko penyuapan (kl 4.5)
Tindakan untuk mencapai sasaran anti penyuapan
DELIVERING EXCELLENT COMPETENCY
7
2/3/2021
MUTU INSTITUTE
KLAUSUL 7. DUKUNGAN
DISEDIAKAN DAN DIPELIHARA
Harus ada prosedur SDM, disiplin pegawai, program pelatihan, uji kelayakan
DELIVERING EXCELLENT COMPETENCY
MUTU INSTITUTE
7.2.2 EMPLOYMENT PROCESS Organisasi harus menerapkan prosedur yang: • • • •
Mewajibkan pegawai (PKWT/PKWTT/Alih daya/Subcont) patuh thd kebijakan SMAP Menyediakan akses dan pelatihan kebijakan anti penyuapan Mengatur tindakan disiplin bagi personil yang melanggar kebijakan anti penyuapan Mewajibkan pegawai untuk menandatangani Pakta Integritas secara periodic sebagai bentuk deklarasi anti penyuapan • Melakukan Uji kelayakan personil saat proses recruitment, promosi, mutasi, pemindahtugasan ke posisi yang memiliki risiko penyuapan • Mewajibkan untuk melaporkan jika ada tawaran, kecurigaan penyuapan, atau pelanggaran kebijakan anti penyuapan. • Personil tidak akan mendapatkan tindakan pembalasan, diskriminasi, isolasi, demosi, bulying, atau tindakan lain sejenis, jika: • Menolak untuk berpartisipasi dalam setiap aktifitas dg risiko penyuapan tinggi yang belum ada tindakan mitigasi dari organisasi. • Melaporkan jika ada tawaran, kecurigaan penyuapan, atau pelanggaran kebijakan anti penyuapan.
DELIVERING EXCELLENT COMPETENCY
8
2/3/2021
MUTU INSTITUTE
7.3 KEPEDULIAN DAN PELATIHAN MEMILIKI PROGRAM PELATIHAN BERKALA TERKAIT: 1) Kebijakan anti penyuapan, prosedur, SMAP, dan kewajiban untuk mematuhi semuanya. 2) Risiko penyuapan dan dampak kerusakannya bagi personil dan organisasi 3) Situasi/keadaan dimana penyuapan dapat terjadi, dan bagaimana mengenali keadaan ini 4) Bagaimana mengenali dan merespon terhadap permintaan dan tawaran suap 5) Bagaimana membantu mencegah dan menghindari penyuapan serta mengenali indikator kunci risiko penyuapan 6) Kontribusinya terhadap efektifitas SMAP, manfaat anti penyuapan, dan pelaporan dugaan penyuapan 7) Implikasi dan konsekuensinya jika tidak mematuhi persyaratan SMAP 8) Bagaimana dan kepada siapa pelaporan dilakukan 9) Informasi pelatihan dan sumberdaya Dilakukan juga terhadap rekan bisnis dan stakeholder DELIVERING EXCELLENT COMPETENCY
MUTU INSTITUTE
Sebaik apapun sistem, semuanya kembali kepada MANUSIA yang menjalankannya DELIVERING EXCELLENT COMPETENCY
9
2/3/2021
MUTU INSTITUTE
SOSIALISASI SMAP UNTUK STAKEHOLDER
1.
Terdapat program sosialisasi rutin (minimal annual) kepada vendor, kontraktor, instansi pemerintah terkait, dan stakeholders lainnya.
2.
Materi sosialisasi meliputi: a. Kebijakan anti penyuapan b. Kewajiban untuk patuh/ajakan untuk mendukung terhadap kebijakan anti penyuapan c. Pelaporan jika ada pegawai yg memberi/menerima suap melalui WBS dan jaminan kerahasiaan, perlindungan.
3.
Program sosialisasi harus dipantau agar terealisasi
4.
Rekaman pelaksanaan disimpan (materi, daftar hadir, pembicara, tanggal sosialisasi)
DELIVERING EXCELLENT COMPETENCY
MUTU INSTITUTE
Activity 1. Pemahaman Klausul 7.2.2 1.
2.
Sebagai seorang auditor internal, Anda ditugaskan untuk mencari bukti kesesuaian klausul 7.2.2 standar SNI ISO 37001:2016. Tuliskan 3 (tiga) pertanyaan yang akan anda ajukan. Jelaskan klausul mana yang terkait dengan pertanyaan Anda.
Waktu diskusi: 15 menit Waktu presentasi: 10 menit
DELIVERING EXCELLENT COMPETENCY
10
2/3/2021
MUTU INSTITUTE
KLAUSUL 8. OPERASI
DELIVERING EXCELLENT COMPETENCY
MUTU INSTITUTE
DUE DILLIGENT REKAN BISNIS
DELIVERING EXCELLENT COMPETENCY
11
2/3/2021
MUTU INSTITUTE
PENGENDALIAN KEUANGAN DOC 16 – ATURAN FINANCIAL CONTROL – Cl 8.6 Terdapat aturan yang terkait dengan pengendalian financial, misalnya: 1. Pemisahan tugas antara yg meminta pembayaran dan yg menyetujui 2. Persetujuan berjenjang. Transaksi persetujuan manajemen lebih senior
lebih
besar
memerlukan
3. Memerlukan dua ttd pada persetujuan pembayaran 4. Melampirkan dokumen pendukung pada persetujuan pembayaran 5. Membatasi pembayaran tunai 6. Periodic financial audit
DELIVERING EXCELLENT COMPETENCY
MUTU INSTITUTE
PEDOMAN GRATIFIKASI, HADIAH, DONASI, LAINNYA •
Terdapat pedoman yang menjelaskan tentang gratifikasi, hadiah, donasi, lainnya. Minimal mencakup informasi sbb: 1. Penjelasan definisi gratifikasi, hadiah, donasi, luxurious hospitality, lainnya 2. Batasan yang diperbolehkan masing-masing
•
Terdapat pedoman yang menjelaskan apa yg dilakukan pegawai jika ada tawaran gratifikasi, hadiah, luxurious hospitality, suap, hal sejenis lain.
DELIVERING EXCELLENT COMPETENCY
12
2/3/2021
MUTU INSTITUTE
PEDOMAN WHISTLE BLOWER SYSTEM (WBS) Terdapat prosedur/aturan yang: 1. Mendorong orang untuk MELAPOR 2. Memperbolehkan pelaporan ANONYMUS 3. Menjaga KERAHASIAAN pelapor, terlapor, dan pihak terkait lainnya
4. MELINDUNGI pelapor dari pembalasan, diskriminasi, atau tindakan lainnya 5. Membuat agar prosedur WBS DIKETAHUI DAN DIPAHAMI oleh seluruh pihak (internal dan eksternal). Paham tentang keberadaan, penggunaanya, perlindungan yang didapatkan. DELIVERING EXCELLENT COMPETENCY
MUTU INSTITUTE
PROSEDUR INVESTIGASI Terdapat aturan yang:
1. Mengharuskan dilakukan penilaian/investigasi jika ada laporan pelanggaran 2. Mengharuskan ada tindaklanjut yang tepat jika hasil investigasi menunjukkan ada pelanggaran (pemutusan/ penarikan dari/ modifikasi keterlibatan dalam proyek, transaksi; membayar/ mengklaim kembali keuntungan yg didapat, mendisiplinkan personil, melaporkan ke pihak berwenang) 3. Mengharuskan seluruh pihak mendukung dan bekerjasama dalam investigasi 4. Mengharuskan status dan hasil investigasi dilaporkan ke FKAP 5. Mengharuskan investigasi dilakukan secara rahasia dan independen bebas konflik kepentingan
6. Mengatur tentang kompetensi dan independensi investigator 7. Mempertimbangkan aspek legal (jika perlu ada penasehat hukum) 8. Pelaporan hasil investigasi
DELIVERING EXCELLENT COMPETENCY
13
2/3/2021
MUTU INSTITUTE
Activity 2. Pemahaman Klausul 8.9 1. 2.
Pelajari klausul 8.9 standar SNI ISO 37001:2016 Sebutkan 3 hal yang harus ada di dalam pedoman/prosedur pelaporan (Whistle Blowing System)
Waktu diskusi: 15 menit Waktu presentasi: 10 menit
DELIVERING EXCELLENT COMPETENCY
MUTU INSTITUTE
KLAUSUL 9 & 10. EVALUASI KINERJA DAN PENINGKATAN
DELIVERING EXCELLENT COMPETENCY
14
2/3/2021
MUTU INSTITUTE
DELIVERING EXCELLENT COMPETENCY
MUTU INSTITUTE
TEKNIK AUDIT SISTEM MANAJEMEN SNI ISO 19011:2018 MUTU INSTITUTE
DELIVERING EXCELLENT COMPETENCY
15
2/3/2021
MUTU INSTITUTE
ACUAN NORMATIF - 1 Standar ISO 19011 – Panduan untuk mengaudit sistem manajemen
DELIVERING EXCELLENT COMPETENCY
MUTU INSTITUTE
ISTILAH DAN DEFINISI
DELIVERING EXCELLENT COMPETENCY
16
2/3/2021
MUTU INSTITUTE
AUDIT..?
DELIVERING EXCELLENT COMPETENCY
MUTU INSTITUTE
ISTILAH & DEFINISI AUDIT : Proses yang SISTEMATIS, TERDOKUMENTASI dan INDEPENDEN untuk mendapatkan bukti objektif sehingga dapat untuk mengevaluasi pemenuhan suatu kriteria audit
DELIVERING EXCELLENT COMPETENCY
17
2/3/2021
MUTU INSTITUTE
ISTILAH & DEFINISI JENIS AUDIT Berdasarkan pihak yang mengaudit
Audit pihak pertama (e.g Audit Internal)
Audit pihak kedua (e.g Audit Supplier) Audit pihak ketiga (e.g Audit LS)
DELIVERING EXCELLENT COMPETENCY
MUTU INSTITUTE
DELIVERING EXCELLENT COMPETENCY
18
2/3/2021
MUTU INSTITUTE
ISTILAH & DEFINISI JENIS AUDIT Berdasarkan bidang audit
Audit Mutu
Audit Lingkungan
Audit K3
Audit Keuangan
DELIVERING EXCELLENT COMPETENCY
MUTU INSTITUTE
ISTILAH & DEFINISI KRITERIA AUDIT
Seperangkat kebijakan, prosedur, atau persyaratan yang digunakan sebagai acuan untuk membandingkan bukti audit. • (Std ISO 9001, Std ISO 37001, Regulasi terkait, Internal Procedure, lainnya)
BUKTI AUDIT
Rekaman, pernyataan mengenai fakta, atau informasi lain yang terkait dengan kriteria audit, dan dapat diverifikasi
DELIVERING EXCELLENT COMPETENCY
19
2/3/2021
MUTU INSTITUTE
ISTILAH & DEFINISI TEMUAN AUDIT Hasil evaluasi dari bukti audit yang dikumpulkan terhadap kriteria audit (dapat kesesuaian atau ketidaksesuaian)
KESIMPULAN AUDIT
Hasil audit, setelah mempertimbangkan tujuan audit dan seluruh temuan audit
DELIVERING EXCELLENT COMPETENCY
MUTU INSTITUTE
ISTILAH & DEFINISI AUDITEE
Organisasi/Div/Dept/Personal yang di audit
AUDITOR
Orang yang memiliki kompetensi untuk melaksanakan audit
TIM AUDIT
Satu auditor atau lebih yang melaksanakan audit, jika diperlukan dapat di dukung oleh Tenaga Ahli
DELIVERING EXCELLENT COMPETENCY
20
2/3/2021
MUTU INSTITUTE
DELIVERING EXCELLENT COMPETENCY
MUTU INSTITUTE
PRINCIPLES OF AUDITING PRINSIP-PRINSIP MENGAUDIT
DELIVERING EXCELLENT COMPETENCY
21
2/3/2021
MUTU INSTITUTE
INTEGRITY Yaitu fondasi dari profesionalisme • Bekerja dengan jujur, tekun, dan bertanggungjawab • Mengamati dan mematuhi peraturan hukum yang berlaku • Menunjukkan kompetensinya pada saat bekerja • Bekerja dengan tidak berpihak (tetap adil dan tidak bias) • Sensitif terhadap pengaruh‐pengaruh apapun yang mungkin muncul dan dapat mempengaruhi judgement pada saat audit
DELIVERING EXCELLENT COMPETENCY
MUTU INSTITUTE
FAIR PRESENTATION Yaitu kewajiban untuk melaporkan secara jujur dan akurat • Temuan audit, kesimpulan audit, dan laporan audit, harus dibuat secara jujur sesuai proses audit yang berjalan. • Apabila ada halangan / hambatan dan perbedaan pendapat yang tidak bisa diselesaikan antara tim auditor dengan auditee harus disampaikan di dalam laporan audit. • Komunikasi harus jujur, akurat, objektif, jelas dan lengkap.
DELIVERING EXCELLENT COMPETENCY
22
2/3/2021
MUTU INSTITUTE
DUE PROFESIONAL CARE Yaitu pengaplikasian dari ketekunan dan kemampuan mengambil keputusan dalam proses audit • Auditor harus selalu berhati‐hati dalam bekerja mengingat pentingnya tugas yang di emban dan harapan/kepercayaan yang diberikan. • Kemampuan untuk menghasilkan sebuah keputusan yang beralasan dalam situasi audit apapun.
DELIVERING EXCELLENT COMPETENCY
MUTU INSTITUTE
CONFIDENTIALITY Yaitu keamanan informasi • Auditor harus bijaksana dalam menggunakan dan melindungi informasi yang didapatkan selama bertugas. • Informasi audit tidak sepantasnya digunakan untuk keuntungan pribadi oleh auditor atau klien audit. • Informasi audit tidak sepantasnya digunakan untuk merugikan kepentingan auditee. • Penanganan yang tepat terhadap sebuah informasi yang sensitif atau rahasia.
DELIVERING EXCELLENT COMPETENCY
23
2/3/2021
MUTU INSTITUTE
INDEPENDENCE Dasar dari ketidakberpihakan audit dan keobjektifan sebuah kesimpulan.
• Auditor harus independen dan bebas konflik kepentingan • Auditor harus objektif, temuan dan kesimpulan audit hanya berdasar kepada bukti audit • Untuk organisasi kecil, terkadang Auditor internal tidak dapat sepenuhnya independen terhadap aktifitas yang diaudit, namun harus tetap berusaha semaksimal mungkin untuk menghilangkan bias dan meningkatkan objektifitas. DELIVERING EXCELLENT COMPETENCY
MUTU INSTITUTE
DELIVERING EXCELLENT COMPETENCY
24
2/3/2021
MUTU INSTITUTE
DELIVERING EXCELLENT COMPETENCY
MUTU INSTITUTE
DELIVERING EXCELLENT COMPETENCY
25
2/3/2021
MUTU INSTITUTE
EVIDENCE-BASED APPROACH Metode rasional untuk mencapai kesimpulan audit dan mampu direproduksi dalam sebuah proses audit yang sistematis.
• Bukti audit harus dapat diverifikasi. • Sampling dilakukan karena audit dilakukan dalam waktu dan sumberdaya yang terbatas. • Metode sampling yang baik harus diterapkan karena akan meningkatkan keyakinan dalam kesimpulan audit
DELIVERING EXCELLENT COMPETENCY
MUTU INSTITUTE
BERLANDASKAN RISIKO • Untuk memastikan audit difokuskan pada hal-hal yang signifikan • Untuk memastikan tercapainya tujuan program audit
Prinsip ini dapat menjadi alat pencegahan risiko dan optimalisasi dari efisiensi & efektifitas proses audit dan outcome audit.
DELIVERING EXCELLENT COMPETENCY
26
2/3/2021
MUTU INSTITUTE
PRINSIP AUDIT
INTEGRITY FAIR PRESENTATION DUE PROFESIONAL CARE
CONFIDENTIALITY
INDEPENDENCE
EVIDENCE-BASED APPROACH
BERBASIS RISIKO
HASIL AUDIT (Objektif, Akurat, Independen, Dapat dipercaya)
DELIVERING EXCELLENT COMPETENCY
MUTU INSTITUTE
Activity 3. Pemahaman Prinsip Audit 1. Jelaskan contoh-contoh kasus berikut termasuk prinsip audit yang mana 2. Diskusikan dalam tim pilih satu orang untuk mewakili tim dalam mempresentasikan hasil diskusi
Waktu diskusi: 20 menit Waktu presentasi: 10 menit
DELIVERING EXCELLENT COMPETENCY
27
2/3/2021
MUTU INSTITUTE
PERAN DAN TANGGUNG JAWAB
Manajemen Puncak : Memberikan fokus yang sama dalam visi dan strategi Program audit bagi organisasi Menjadikan program audit sebagai salah satu alat strategis manajemen Menyediakan semua sumber daya yang diperlukan dalam penerapan program audit Menunjuk penanggung jawab program audit Menetapkan tindak lanjut atas temuan-temuan audit yang strategis dalam tinjauan manajemen
DELIVERING EXCELLENT COMPETENCY
MUTU INSTITUTE
MANAGER AUDIT/PENGELOLA PROGRAM AUDIT: 1.
Bertanggung jawab terhadap keberhasilan program audit
2.
Menetapkan tujuan dan lingkup program tahunan, merencanakan penyiapan sumber daya teknis & mekanisme kerja
3.
Menetapkan & memberikan pengarahan kepada ketua tim audit & anggota
4.
Memantau, meninjau dan meningkatkan efisiensi dan efektifitas program audit serta membuat laporan kepada top manajemen
DELIVERING EXCELLENT COMPETENCY
28
2/3/2021
MUTU INSTITUTE
LEAD AUDITOR (KETUA TIM): 1.
Bekerjasama dengan Manager Audit dalam memilih anggota tim audit
2.
Membuat Jadwal Audit
3.
Mengarahkan & mengkoordinir anggota audit
4.
Mengendalikan dan memantau pelaksanaan audit
5.
Membuka dan menutup pertemuan audit
6.
Menyimpulkan dan membuat laporan audit
DELIVERING EXCELLENT COMPETENCY
MUTU INSTITUTE
ANGGOTA TIM AUDIT: 1.
Mempersiapkan dan melaksanakan audit sesuai jadwal audit
2.
Mendokumentasikan hasil audit sesuai prosedur audit internal
3.
Mengeluarkan temuan audit secara objektif dan memberikan observasi
4.
Memverifikasi keefektifan tindakan perbaikan
5.
Bekerja sama & mendukung tugas ketua tim audit
DELIVERING EXCELLENT COMPETENCY
29
2/3/2021
MUTU INSTITUTE
SIKAP YANG PERLU DIMILIKI / ATRIBUT PRIBADI AUDITOR • • • • • • • • • • • • •
Etika: jujur, tulus, jujur, bijaksana; Berfikir terbuka : bersedia untuk mempertimbangkan ide-ide alternatif atau sudut pandang berbeda Diplomatis: bijaksana dalam berurusan dengan orang Jeli: aktif mengamati lingkungan fisik dan kegiatan Perseptif: menyadari dan mampu memahami situasi Versatile ; mudah beradaptasi dengan situasi yang berbeda Gigih; gigih dan fokus pada pencapaian tujuan Menentukan: mampu untuk mencapai kesimpulan yang tepat waktu berdsarkan penalaran logis dan analisis Mandiri : mampu bertindak fungsi independen dan berinteraksi secara efektif dengan lainnya Bertindak dengan ketabahan: mampu bertindak penuh tanggung jawab dan etis , bahkan melakukan hal sulit dan tidak populer dan kadang-kadang menyebabkan dis kesepakatan atau konfrontasi Terbuka untuk Peningkatan; mau belajar dari situasi dan berjuang untuk hasil audit yang lebih baik Sensitif Budaya ; jeli dan hormat kepada budaya auditee Kolaborasi : efektif berinteraksi dengan orang lain, termasuk anggota tim audit dan personil auditee
DELIVERING EXCELLENT COMPETENCY
MUTU INSTITUTE
SIKAP YANG PERLU DIHINDARI AUDITOR : • • • • • • •
BERBELIT-BELIT TIDAK KONSISTEN DAN KELUAR DARI RENCANA SENANG MEMBERI OPINI DAN ASUMSI MUDAH TERPENGARUH MUDAH PERCAYA SUKA BERADU ARGUMENTASI TIDAK KOMUNIKATIF DAN TERLALU KAKU
DELIVERING EXCELLENT COMPETENCY
30
2/3/2021
MUTU INSTITUTE
MANAGING AN AUDIT PROGRAMME MENGELOLA PROGRAM AUDIT
DELIVERING EXCELLENT COMPETENCY
MUTU INSTITUTE
PROGRAM AUDIT ≠ JADWAL AUDIT • Program audit : Kumpulan satu audit atau lebih yang direncanakan pada waktu tertentu dan untuk tujuan tertentu
• Jadwal audit : Penjelasan dari kegiatan dan pengaturan audit di lapangan
Program audit dapat terdiri dari satu atau lebih standar sistem manajemen, baik dilakukan terpisah atau sebagai audit kombinasi. Misal, program audit untuk ISO 9001, ISO 14001, ISO 37001, SPI
DELIVERING EXCELLENT COMPETENCY
31
2/3/2021
MUTU INSTITUTE
PENGELOLAAN PROGRAM AUDIT Contoh Program Audit Fungsi / department / area
Prosedur
Terkait
Klausul 9001:2015 terkait
Resiko
Hsl audit sblmnya
Frekue nsi 3x
CEO
4, 5
Hi
Wakil manajemen Finance Quality
4, 5, 6, 7, 9, 10 n/a 6, 7.5, 8, 10
Hi
1 ketidaksesuaian -
Low Low
-
Maintenance
6, 7.5, 8, 10
Hi
Production (PPIC, Production, Warehouse)
6, 7.5, 8, 10
Hi
2 ketidaksesuaian 1 Saran
H&S Waste Treatment Waste handling HRD General Affair
7.5, 8, 10 6, 7.5, 8, 9, 10 6, 7.5, 8, 9, 10 7, 10 7, 10
Program audit internal 2016 Jan
Mar
Apr
x
1x n/a 2017 1x 3x
Feb
Mei
Jun
n/a
Agt
Sep
Okt
Nov
x n/a
n/a
n/a
Des
x
x n/a
Juli
x
n/a
x n/a
n/a
n/a
n/a
n/a
n/a
Direncanakan April 2017 x
x
x
1x x
Hi Hi Hi
1x x Acuan Audit 3 4x 1. Referensi umum dan dokumen lainnya) x penunjang lainnya (UU, xperaturan, ketentuan dan referensi terkait x ketidaksesuaian 2. Standar Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 1x 3. Standar dan komitmen / janji pelayanan dalam kesepakatan / kontrak dengan pelanggan x
x
4. Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu Dinas Pelayanan Prov. ABC (Manual Mutu, Prosedur, RM, SOP, IK s/d Formulir)
Med Low
-
Tujuan Audit
1x 2016-
x x
1x dan efisiensi Sistem Manajemen Mutu yang diterapkan 1. Melihat keefektifan Legal Purchasing Internal auditor
6, 7,.5, 9, 10 7, 10
Hi
2 Saran 2. Melihat kesesuaian 2x persyaratan SMM ISO 9001:2015, Prosedur dan referensi terkait lainnya terhadap Implementasi x x
Med
9, 10
Med
4. Melihat peningkatan 1 2x SMM serta partisipasi dan pemahaman personil terkait dalam sistem manajemen mutu x x ketidaksesuaian - Rencana Pelaksanaan akan diatur dalam Jadwal Pelaksanaan Audit. 1 Saran 2017- Lead Auditor yang ditunjuk dalam pelaksanaan Audit Internal tahun 2017 adalah Bapak ...................... 1x
3. Menilai kesiapan untuk Proses Surveillance Audit SMM ISO 9001:2015
DELIVERING EXCELLENT COMPETENCY
MUTU INSTITUTE
PROSES SERTIFIKASI
DELIVERING EXCELLENT COMPETENCY
32
2/3/2021
MUTU INSTITUTE
AUDIT STAGE 1
DELIVERING EXCELLENT COMPETENCY
MUTU INSTITUTE
DELIVERING EXCELLENT COMPETENCY
33
2/3/2021
MUTU INSTITUTE
AUDIT STAGE 2 • Audit stage 2 dilakukan setelah seluruh kekurangan saat audit stage 1 dilengkapi oleh auditee • Audit stage 2 dilakukan di lokasi auditee (On site audit) • Audit stage 2 bertujuan untuk memastikan implementasi sistem manajemen mutu sesuai dengan standar ISO 9001 dan prosedur internal organisasi
Rapat Pembukaan
Pelaksanaan Audit
Rapat Penutupan
DELIVERING EXCELLENT COMPETENCY
MUTU INSTITUTE
PERFORMING AN AUDIT MELAKSANAKAN AUDIT
DELIVERING EXCELLENT COMPETENCY
34
2/3/2021
MUTU INSTITUTE
PROSES & TAHAPAN PELAKSANAAN AUDIT
1. Inisiasi Audit • Penentuan kontak awal dengan auditee • Penentuan Feasibility Audit
2. Persiapan Audit Kajian Dokumen Pembuatan Jadwal Audit Pembagian Tugas Tim Auditor Persiapan Dokumen Kerja
3. Pelaksanaan Audit • Rapat Pembukaan • Tinjauan dokumen • Komunikasi Selama Audit • Mengumpulkan dan memverifikasi informasi • Menguraikan temuan audit • Mempersiapkan kesimpulan audit • Pelaksanaan Rapat Penutupan
4. Penyiapan dan distribusi laporan audit
5. Penyelesaian Audit : Penyimpanan Dokumen Finalisasi Audit 7. Evaluasi Audit
6. Tindak Lanjut Audit DELIVERING EXCELLENT COMPETENCY
MUTU INSTITUTE
TAHAPAN AUDIT PERSIAPAN AUDIT
PELAKSANAAN AUDIT
PEMBUATAN LAPORAN
VERIFIKASI TINDAK PERBAIKAN
Secara sederhana, tahapan audit adalah sbb
DELIVERING EXCELLENT COMPETENCY
35
2/3/2021
MUTU INSTITUTE
PERSIAPAN AUDIT
1. Melakukan kajian dokumen untuk mempersiapkan audit TUJUAN: • Terkumpul informasi untuk persiapan audit dan persiapan dokumen kerja audit (Jadwal audit, Daftar periksa, dan lainnya) • Mendapatkan gambaran umum batasan sistem manajemen auditee dan mendeteksi adanya hal‐hal yang tidak dapat teraudit karena kondisi auditee. Dokumen yang dapat dikaji antara lain seperti: • Dokumen sistem manajemen auditee (Pedoman Mutu, SOP, Prosedur, Rekaman‐rekaman pekerjaan, lainnya) • Laporan audit sebelumnya • Dll DELIVERING EXCELLENT COMPETENCY
MUTU INSTITUTE
Dokumen Kerja Audit
• • • • • •
Jadwal Audit Daftar Periksa Formulir Ketidaksesuaian Formulir Laporan Audit Rencana Sampling Lainnya.
DELIVERING EXCELLENT COMPETENCY
36
2/3/2021
MUTU INSTITUTE
2. Mempersiapkan jadwal audit & Membagi Tugas Tim Jadwal audit sebagai panduan teknis auditor dan auditee terkait penetapan detail pelaksanaan audit di masing-masing area audit (hari/tgl, waktu, area, auditor, auditee, kriteria audit, dll).
DELIVERING EXCELLENT COMPETENCY
MUTU INSTITUTE
Contoh Daftar Periksa (Audit Checklist)
DELIVERING EXCELLENT COMPETENCY
37
2/3/2021
MUTU INSTITUTE
PELAKSANAAN AUDIT • Opening meeting • Teknik Pelaksanaan Audit : •
Mengumpulkan dan verifikasi informasi
•
Melakukan kajian dokumen pada saat kegiatan audit
•
Komunikasi / Wawancara & Teknik Bertanya
•
Pengamatan (Observasi)
•
Mendapatkan temuan audit
•
Mempersiapkan kesimpulan audit
• Melaksanakan closing meeting
DELIVERING EXCELLENT COMPETENCY
MUTU INSTITUTE
1. RAPAT PEMBUKAAN
Bertujuan: • Mengkonfirmasi persetujuan yang sudah dituangkan (dan disetujui sebelumnya) pada jadwal audit, antara auditee dan tim auditor. • Memperkenalkan tim auditor • Memastikan semua aspek kegiatan audit yang sudah direncanakan dalam jadwal audit dapat berjalan Seberapa detil penyampaian tim auditor pada saat opening meeting? Seberapa formal pelaksanaan opening meeting?
Audit internal. Bisa saja dalam bentuk komunikasi singkat bahwa audit akan dijalankan dan seperti apa sifat auditnya. Audit eksternal. Umumnya formal, terdapat daftar hadir, dan beberapa pengaturan teknis lainnya seperti: Bahasa audit, tujuan audit, jalur komunikasi auditee dan auditor, metode audit, sarana / prasarana yang dibutuhkan auditor saat audit, kondisi yang dapat menyebabkan kegiatan audit dihentikan, dll.
DELIVERING EXCELLENT COMPETENCY
38
2/3/2021
MUTU INSTITUTE
Agenda Rapat Pembukaan • • • • • • • • • • •
Perkenalan Tim auditor, termasuk observer Konfirmasi tujuan, ruang lingkup, dan kriteria audit Konfirmasi jadwal audit, termasuk rapat penutupan Metode audit, termasuk teknik sampling Tanggung jawab auditee Konfirmasi sumber daya yang diperlukan Kerahasiaan dan keamanan informasi Isu keselamatan dan kesehatan kerja Metode pelaporan audit, termasuk ketidaksesuaian Konfirmasi rapat penutupan Kesempatan bertanya dan lainnya
DELIVERING EXCELLENT COMPETENCY
MUTU INSTITUTE
Activity 4. Membuat Jadwal Audit 1. Silahkan membuat Jadwal Audit SMAP 2. Audit dilakukan selama 2 hari dengan 4 orang auditor 3. Lakukan simulasi rapat pembukaan
Waktu diskusi: 30 menit Waktu presentasi: 20 menit
DELIVERING EXCELLENT COMPETENCY
39
2/3/2021
MUTU INSTITUTE
2. TEKNIK PENGUMPULAN INFORMASI SUMBER INFORMASI
Pengumpulan dan penyeleksian (dengan meninjau dokumen, wawancara, observasi dll)
INFORMASI Verifikasi BUKTI AUDIT Membandingkan dengan audit kriteria TEMUAN AUDIT Meninjau hasil temuan KESIMPULAN AUDIT
ON-SITE AUDIT PROCESS
DELIVERING EXCELLENT COMPETENCY
MUTU INSTITUTE
MENGUMPULKAN INFORMASI AUDIT :
1. 2. 3. 4.
Review dokumen Review rekaman Wawancara Observasi langsung
Ingat, informasi yang dikumpulkan dan diverifikasi untuk mendapatkan bukti audit harus: • Relevan dengan kriteria, tujuan dan lingkup audit • Dapat diverifikasi • Dicatat
DELIVERING EXCELLENT COMPETENCY
40
2/3/2021
MUTU INSTITUTE
Review Dokumen Tujuannya: • Menetapkan kesesuaian sistem (secara dokumentasi) dengan kriteria audit • Mengumpulkan informasi untuk support aktifitas audit • Komplit (semua content yang diharapkan telah tercakup) • Correct (isi sesuai dengan acuan lain, standard dan regulasi) • Konsisten (Informasi konsisten dengan dokumen lain yg relevan) • Current (isi up to date)
DELIVERING EXCELLENT COMPETENCY
MUTU INSTITUTE
PROSES DAN TAHAPAN PELAKSANAAN AUDIT Pelaksanaan Audit Internal
Wawancara audit Wawancara sebaiknya dilakukan dengan personel dari tingkat yang sesuai dan dari fungsi yang melaksanakan kegiatan atau tugas dalam ruang lingkup audit; Wawancara sebaiknya dilaksanakan selama jam kerja yang normal dan bila dapat dilaksanakan, pada lokasi kerja personel yang diwawancara; Setiap upaya sebaiknya dilakukan sehingga personel yang diwawancara tidak merasa dalam kesulitan sebelum dan selama wawancara; Alasan untuk wawancara dan setiap catatan yang dibuat sebaiknya dijelaskan; Wawancara dapat diawali dengan meminta personel yang diwawancara untuk menguraikan pekerjaannya; Hasil wawancara sebaiknya dirangkum & ditinjau dengan personel yang diwawancarai; Personel yang diwawancarai sebaiknya diberi ucapan terima kasih atas peran serta dan kerjasamanya
DELIVERING EXCELLENT COMPETENCY
41
2/3/2021
MUTU INSTITUTE
Wawancara diawali dengan perkenalan, dan meminta auditee menjelaskan tugas, peran dan tanggungjawabnya Menjelaskan alasan mengapa wawancara perlu dicatat
Sampaikan mengenai kerahasiaan
Jelaskan tujuan wawancara
DELIVERING EXCELLENT COMPETENCY
MUTU INSTITUTE
TEKNIK BERTANYA Auditor seharusnya bertanya :
Pertanyaan yg dihindari :
* Bagaimana anda mencatat hasil pemeriksaan ....?
•Apakah anda mencatat hasil pemeriksaan dalam log book ini.... ?
* Bagaimana anda tahu gambar ini adalah versi yang terkini ...?
•Apakah gambar ini terkini ...?
* Apa yang anda lakukan dengan produk jadi anda...?
•Apakah anda meletakan produk jadi di rak itu....?
DELIVERING EXCELLENT COMPETENCY
42
2/3/2021
MUTU INSTITUTE
Menutup Wawancara
• Setelah selesai, wawancara sebaiknya disimpulkan dan disampaikan ke auditee • Berikan kesempatan kepada auditee untuk memberikan komentar (jika ada) • Sampaikan ucapan terima kasih atas kerjasamanya
DELIVERING EXCELLENT COMPETENCY
MUTU INSTITUTE
OBSERVASI • Observasi dilakukan dengan mengamati langsung situasi dan kondisi
Gedung, ruang kerja, ruang arsip
Kondisi lingkungan, cahaya, suhu, noise Kegiatan/ aktifitas (rapat, diskusi, proses kerja)
DELIVERING EXCELLENT COMPETENCY
43
2/3/2021
MUTU INSTITUTE
Activity 5. Mencari bukti audit 1. Silahkan pelajari beberapa pertanyaan berikut: 2. Tentukan contoh-contoh bukti audit yang bisa menunjukkan kesesuaian terhadap persyaratan standar SNI ISO 37001
Waktu diskusi: 30 menit Waktu presentasi: 20 menit
DELIVERING EXCELLENT COMPETENCY
MUTU INSTITUTE
MEMBUAT AUDIT TEST PLAN • Setelah membuat Jadwal Audit, auditor akan menyiapkan test plan • Test Plan mengkombinasikan beberapa metode pengumpulan informasi seperti :
Observasi Wawancara Dokumentasi
DELIVERING EXCELLENT COMPETENCY
44
2/3/2021
MUTU INSTITUTE
DELIVERING EXCELLENT COMPETENCY
MUTU INSTITUTE
DELIVERING EXCELLENT COMPETENCY
45
2/3/2021
MUTU INSTITUTE
Activity 6. Membuat Audit Test Plan 1. Silahkan membuat Audit Test Plan untuk klausul berikut: a)
Klausul 6.2
b)
Klausul 5.2
c)
Klausul 4.5
d)
Klausul 9.2
2. Diskusikan dalam tim pilih satu orang untuk mewakili tim dalam mempresentasikan hasil diskusi
Waktu diskusi: 30 menit Waktu presentasi: 20 menit
DELIVERING EXCELLENT COMPETENCY
MUTU INSTITUTE
DELIVERING EXCELLENT COMPETENCY
46
2/3/2021
MUTU INSTITUTE
DELIVERING EXCELLENT COMPETENCY
MUTU INSTITUTE
DELIVERING EXCELLENT COMPETENCY
47
2/3/2021
MUTU INSTITUTE
DELIVERING EXCELLENT COMPETENCY
MUTU INSTITUTE
Temuan Audit – Rumusan Temuan Bukti audit di evaluasi terhadap kriteria audit untuk menetapkan temuan audit. Temuan audit berupa conformity, NC atau Observasi (Saran) NC dan bukti pendukung harus di rekam. NC dapat di grading NC disampaikan sehingga dipahami oleh auditee Upaya dilakukan untuk menyelesaikan perbedaan pendapat mengenai bukti audit atau temuan, hal-hal yang tidak terselesaikan di catat
DELIVERING EXCELLENT COMPETENCY
48
2/3/2021
MUTU INSTITUTE
TEKNIK PENULISAN TEMUAN AUDIT
P L A R Audit Evidence
Problem
Reference
Location
DELIVERING EXCELLENT COMPETENCY
MUTU INSTITUTE
CONTOH PENULISAN TEMUAN AUDIT : Saat audit di bagian Pembelian, ditemukan pada Purchase Order No. A016488 tertanggal 13 April 2019, belum ditandatangani oleh Manager Pembelian tapi sudah dikirimkan ke pemasok. Hal ini tidak sesuai dengan Prosedur Pembelian (PM-PBN-05) Step 6.4.
Saat audit di wakil manajemen, belum cukup bukti yang memadai bahwa organisasi menetapkan perencanaan tindakan untuk mengatasi risiko yang didasarkan pada hasil identifikasi issue eksternal, issue internal dan kebutuhan dan harapan pihak pihak berkepentingan yang dapat berpengaruh pada strategi organisasi dalam mencapai tujuannya, Tidak sesuai dengan ISO 9001;2015 persyaratan 6.1
DELIVERING EXCELLENT COMPETENCY
49
2/3/2021
MUTU INSTITUTE
DELIVERING EXCELLENT COMPETENCY
MUTU INSTITUTE
Activity 7. Menetapkan Ketidaksesuaian 1. Silahkan pelajari contoh kasus yang diberikan, dan tentukan apakah Ketidaksesuaian atau Kesesuaian. 2. Diskusikan dalam tim pilih satu orang untuk mewakili tim dalam mempresentasikan hasil diskusi
Waktu diskusi: 30 menit Waktu presentasi: 20 menit
DELIVERING EXCELLENT COMPETENCY
50
2/3/2021
MUTU INSTITUTE
DELIVERING EXCELLENT COMPETENCY
MUTU INSTITUTE
DELIVERING EXCELLENT COMPETENCY
51
2/3/2021
MUTU INSTITUTE
Briefing Tim Auditor Tim auditor sebaiknya melakukan briefing diskusi sebelum penutupan audit. Hal-hal yang didiskusikan yaitu: • Review temuan audit • Menyepakati kesimpulan audit • Menyiapkan rekomendasi terkait proses sertifikasi • Mendiskusikan tindak lanjut audit, jika ada
DELIVERING EXCELLENT COMPETENCY
MUTU INSTITUTE
Menyiapkan kesimpulan audit Memberikan gambaran mengenai beberapa hal seperti : • Kondisi positif / kebaikan area audit • Tingkat kesesuaian dan ketidaksesuaian dari implementasi dengan kriteria atau persyaratan audit. • Efektivitas penerapan dan pemeliharaan sistem managemen • Kesimpulan menjawab tujuan audit • Rekomendasi perbaikan (improvement).
DELIVERING EXCELLENT COMPETENCY
52
2/3/2021
MUTU INSTITUTE
3. RAPAT PENUTUPAN • Di pimpin ketua tim : dilakukan untuk mempresentasikan temuan audit dan kesimpulan • Peserta closing meeting: management auditee, PIC pada setiap fungsi yang di audit. • Yang perlu disampaikan: • • • • • • • • •
Mengucapkan terima kasih, audit berdasar sampling, Metode pelaporan, Batas waktu perbaikan dan konsekuensinya, Pemaparan kebaikan / keunggulan area audit, Menjelaskan temuan dan kesimpulan audit agar dipahami auditee, Implementasi tindakan korektif, Banding, Kesempatan bertanya DELIVERING EXCELLENT COMPETENCY
MUTU INSTITUTE
PROSES DAN TAHAPAN PELAKSANAAN AUDIT Menyiapkan dan Mendistribusikan laporan Audit
Menyiapkan laporan audit • Ketua tim membuat laporan audit • Laporan audit harus mencakup: • • • • • • •
Tujuan audit Scope audit Tim auditor dan auditee yang terlibat Tanggal dan lokasi Kriteria audit Temuan audit dan bukti pendukungnya Kesimpulan audit
• Dapat juga ditambahkan; Audit plan, summary proses audit, area dalam scope yg tdk di audit, perbedaan pendapat yang tdk selesai, hal positif, kerahasiaan, list distribusi laporan DELIVERING EXCELLENT COMPETENCY
53
2/3/2021
MUTU INSTITUTE
Rapat Penutupan
DELIVERING EXCELLENT COMPETENCY
MUTU INSTITUTE
Agenda Rapat Penutupan
DELIVERING EXCELLENT COMPETENCY
54
2/3/2021
MUTU INSTITUTE
Data pendukung hasil audit
Bukti kualitas audit
Informasi untuk next audit
DELIVERING EXCELLENT COMPETENCY
MUTU INSTITUTE
Dokumen yang perlu disimpan • Jadwal audit • Daftar hadir rapat pembukaan dan penutupan • Daftar periksa/ catatan audit • Audit test plan • Laporan ketidaksesuaian • Bukti perbaikan • Laporan audit
DELIVERING EXCELLENT COMPETENCY
55
2/3/2021
MUTU INSTITUTE
DELIVERING EXCELLENT COMPETENCY
MUTU INSTITUTE
DELIVERING EXCELLENT COMPETENCY
56
2/3/2021
MUTU INSTITUTE
PROSES DAN TAHAPAN PELAKSANAAN AUDIT Tindak Lanjut Audit Internal
• NC harus dilakukan perbaikan dan tindakan perbaikan/korektif • Dalam memverifikasi tindakan perbaikan, auditor harus memperhatikan: • Auditee sudah melakukan perbaikan atas temuan/masalah sesuai evidence • Auditee sudah mengidentifikasi akar masalah dan potensi sama yang dapat terjadi di area lain • Auditee sudah menetapkan tindakan korektif sesuai akar masalah • Verifikasi perbaikan oleh Auditor harus sampai kepada efektifitas tindakan korektif yang dilakukan. DELIVERING EXCELLENT COMPETENCY
MUTU INSTITUTE
Activity 8. Verifikasi Perbaikan 1. Silahkan pelajari contoh kasus yang diberikan, dan tentukan apakah tindakan perbaikan dari auditee mencukupi atau tidak 2. Diskusikan dalam tim pilih satu orang untuk mewakili tim dalam mempresentasikan hasil diskusi
Waktu diskusi: 30 menit Waktu presentasi: 20 menit
DELIVERING EXCELLENT COMPETENCY
57
2/3/2021
MUTU INSTITUTE
TERIMA KASIH
DELIVERING EXCELLENT COMPETENCY
58
