Modul Pengelolaan Kearsipan - PDF [PDF]

Citation preview

Modul Pelatihan Teknis Administrasi Dasar



Modul Pengelolaan Kearsipan



1



Modul Pelatihan Teknis Administrasi Dasar



DAFTAR ISI DAFTAR ISI .......................................................................................................... 2 BAB I PENDAHULUAN ......................................................................................... 4 A. Tujuan Umum ............................................................................................ 5 B. Tujuan Khusus ......................................................................................... 5 BAB II KONSEP PENYELENGGARAAN KEARSIPAN ................................................ 6 A. Pengertian................................................................................................. 7 1. Penetapan Kebijakan Kearsipan ........................................................... 9 2. Pembinaan Kearsipan ........................................................................... 10 3. Pengelolaan Kearsipan ......................................................................... 11 B. Dasar Pengelolaan Kearsipan ................................................................... 13 1. Pengertian ........................................................................................... 13 2. Fungsi Arsip ......................................................................................... 15 3. Organisasi Pengelolaan Arsip Dinamis ................................................ 17 BAB III PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS ................................................................ 18 A. Penciptaan Arsip..................................................................................... 19 B. Penggunaan Arsip................................................................................... 21 C. Pemeliharaan Arsip................................................................................. 23 D. Penyusutan Arsip .................................................................................... 27 E. Pemindahan Arsip Inaktif ........................................................................ 29 F. Pemusnahan Arsip .................................................................................. 32 BAB IV PENYERAHAN ARSIP STATIS ................................................................... 35 A. Autentikasi .............................................................................................. 36 B. Prosedur Penyerahan ............................................................................. 36 C. Tingkatan Penyerahan ........................................................................... 37 1. Lembaga Negara ............................................................................ 38 2. Pemerintah Provinsi ....................................................................... 38 3. Pemerintah Kabupaten/K ............................................................... 39 4. Perguruan Tinggi Negeri ................................................................. 39



Modul Pengelolaan Kearsipan



2



Modul Pelatihan Teknis Administrasi Dasar



5. BUMN/BUMD .................................................................................. 39 6. Perusahaan Swasta ........................................................................ 40 7. Organisasi Politik/Kemasyarakatan................................................ 40 8. Perseorangan ................................................................................. 40 DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................... 41 A. Perundang-undangan dan Peraturan ...................................................... 41 B. Buku Referensi ...................................................................................... 41 C. Jurnal .................................................................................................... 41 D. Referensi Lainnya .................................................................................. 41 DAFTAR PERALATAN/MESIN DAN BAHAN ........................................................... 42 DAFTAR PENYUSUN ............................................................................................ 43



Modul Pengelolaan Kearsipan



3



Modul ModulPelatihan PelatihanTeknis TeknisAdministrasi AdministrasiDasar Dasar



Modul Pengelolaan Pengelolaan Kearsipan Kearsipan



4



Modul Pelatihan Teknis Administrasi Dasar



BAB I PENDAHULUAN Sebuah organisasi didirikan pasti mempunyai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan oleh semua anggota yang terlibat dalam organisasi tersebut. Guna mencapai tujuan dan sasaran tersebut, sebuah organisasi harus berkomunikasi, berkegiatan dan melakukan berbagai transaksi dengan organisasi lainnya. Adanya interaksi antara satu organisasi dengan organisasi lainnya memerlukan sarana komunikasi, rekaman kegiatan dalam dokumen dan pemanfaatan teknologi informasi. Guna mengelola berbagai informasi, rekaman, dan dokumen diperlukan administrasi. Arsip sebagai bahan administrasi, perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan diperlukan sebuah manajemen/pengelolaan. Pengelolaan arsip sebagai sebuah aset dan bukti akuntabilitas kinerja organisasi harus dikelola dengan benar. Keberadaan arsip sebagai aset diperlukan sebagai bukti untuk mempertahankan hak dan kewenangan terhdap sesuatu yang sangat berharga dan menjadi miliknya. Keberadaan arsip bagi organisasi dapat dijadikan bahan manajemen organisasi, sedangkan bagi individu keberadaan arsip merupakan manifestasi jati diri yang bersangkutan. Dengan demikian keberadaan arsip baik dalam lingkungan organisasi maupun dalam lingkup individu akan selalu dipertahankan kelestariannya agar selalu dapat memberikan manfaat bagi pengelola atau pemiliknya. A.



Tujuan Umum Maksud dari pembuatan modul ini adalah untuk memberikan pengetahuan dan wawasan tentang dasar-dasar, konsep, dan prinsip kearsipan sebagai suatu disiplin ilmu terapan. Setelah mengikuti dan menyelesaikan mata ajaran ini, peserta diklat diharapkan dapat memahami dan memiliki pengetahuan serta wawasan tentang dasar-dasar, konsep dan prinsi-prinsip kearsipan.



B.



Tujuan Khusus Setelah mengikuti dan menyelesaikan mata ajaran ini, peserta diklat dapat memahami dan menjelaskan tentang konsep dasar pengertian arsip sesuai dengan peraturan dan perundang-undangan bidang kearsipan yang berlaku.



Modul Pengelolaan Kearsipan



5



Modul Pelatihan Teknis Administrasi Dasar



Modul Pengelolaan Kearsipan



6



Modul Pelatihan Teknis Administrasi Dasar



BAB II KONSEP PENYELENGGARAAN KEARSIPAN A. Pengertian Organisasi dan perorangan menciptakan dan menggunakan arsip dalam rangka pelaksanaan kegiatan bisnis serta untuk berhubungan satu dengan lainnya. Arsip tersebut berfungsi sebagai penghubung antara struktur sosial dan interaksi manusia, karena arsip menyediakan informasi mengenai bahan bukti kegiatan dan hubungan sosial tersebut. Arsip memiliki nilai informasional mengenai kelompok orang, organisasi, kejadian, dan tempat. Definisi atau pengertian istilah arsip dapat ditemukan dari berbagai referensi termasuk dalam peraturan perundang-undangan Republik Indonesia. Dalam Undangundang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, arsip didefinisikan sebagai: “Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara”. Berdasarkan pada pengertian arsip di atas, dapat disimpulkan bahwa arsip tidak hanya terekam dalam media kertas, tetapi dapat juga terekam dalam berbagai media lainnya, seperti audio-visual, bentuk mikro, peta, blue-print, foto, film dan video. Dalam perkembangan teknologi penyimpanan data, pada saat ini bahkan arsip terekam juga dalam media komputer yaitu dalam bentuk CD, DVD, memory card, hard disc. Selain Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, terdapat juga Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Kedua jenis peraturan perundang-undangan bidang kearsipan di atas menjadi pedoman dalam melaksanakan penyelenggaraan dan pengelolaan kearsipan di



Modul Pengelolaan Kearsipan



7



Modul Pelatihan Teknis Administrasi Dasar



Indonesia. Pengelolaan kearsipan mulai dari penciptaan arsip, pemanfaatan dan perawatannya diatur dalam kedua peraturan perundang-undangan tersebut di atas. Penyelenggaraan kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan, pengelolaan kearsipan dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya. Dengan demikian, maka penyelenggaraan kearsipan terdiri dari: 1. Penetapan kebijakan kearsipan. 2. Pembinaan kearsipan. 3. Pengelolaan kearsipan. Ketiga unsur penyelenggaraan kearsipan tersebut di atas didukung oleh sumber daya yang terdiri dari: a. Sumber daya manusia. b. Sumber daya organisasi atau kelembagaan. c. Sumber daya prasarana dan sarana. d. Sumber daya anggaran atau pendanaan. Penyelenggaraan kearsipan bertujuan untuk: a. Menjamin terciptanya dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemayarakatan, dan perseorangan. b. Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah. c. Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang benar dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undanngan. d. Menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsp yang autentik dan terpercaya. e. Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang komprehensif dan terpadu. f. Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggung jawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. g. Menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa.



Modul Pengelolaan Kearsipan



8



Modul Pelatihan Teknis Administrasi Dasar



h. Meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya. Penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan berasaskan: a. Kepastian hukum. b. Keautentikan dan keterpercayaan c. Keutuhan d. Asal-usul. e. Aturan asli. f. Keamanan dan keselamatan. g. Keprofesionalan. h. Keresponsifan. i. Keantisipasifan. j. Kepastisipasifan. k. Akuntabilitas. l. Kemanfaatan. m. Aksesibilitas. n. Kepentingan umum. 1. Penetapan Kebijakan Kearsipan. Dalam rangka pelaksanaan penyelenggaraan kearsipan yang efektif dan efisien, maka perlu ditetapkan berbagai kebijakan dalam bidang kearsipan. Penetapan kebijakan kearsipan tersebut dilakukan secara berjenjang tergantung pada lingkup kegiatan dan wilayah kewenangannya. Dalam lingkup kegiatan penyelenggaraan kearsipan secara nasional, maka perlu ditetapkan kebijakan kearsipan secara nasional oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) yang meliputi bidang: A. Pembinaan kearsipan. B. Pengelolaan kearsipan. C. Pembangunan Sistem Kearsipan Nasional (SKN), Sistem Informasi Jaringan Kearsipan Nasional (SIJKN), dan pembentukan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN). D. Organisasi atau kelembagaan kearsipan. E. Pengembangan sumber daya manusia kearsipan.



Modul Pengelolaan Kearsipan



9



Modul Pelatihan Teknis Administrasi Dasar



F. Prasarana dan sarana kearsipan. G. Pelindungan dan penyelamatan arsip. H. Sosialisasi kearsipan. I. Kerjasama kearsipan J. Pendanaan kearsipan. 2. Pembinaan Kearsipan. Pembinaan dilaksanakan



kearsipan



secara



dalam



berjenjang



rangka



sesuai



penyelenggaraan



dengan



lingkup



kearsipan



dan



wilayah



kewenangannya. Pola pembinaan kearsipan dilakukan, dengan tujuan supaya pengelolaan kearsipan di semua lini diselenggarakan sesuai dengan kaidah baku kearsipan, mengacu pada perundang-undangan dan peraturan kearsipan. Pola pembinaan kearsipan yang dilakukan adalah sebagai berikut: a. Pembinaan kearsipan nasional dilaksanakan oleh lembaga kearsipan nasional (ANRI) terhadap lembaga pencipta di tingkat pusat dan daerah, lembaga kearsipan provinsi, lembaga kearsipan kebupaten/kota, dan lembaga kearsipan perguruan tinggi. b. Pembinaan kearsipan provinsi dilaksanakan oleh lembaga kearsipan provinsi terhadap lembaga pencipta arsip di lingkungan provinsi dan lembaga kearsipan kabupaten/kota. c. Pembinaan kearsipan kabupaten/kota dilaksanakan oleh lembaga kearsipan kabupaten/kota



terhadap



lembaga



pencipta



arsip



di



lingkungan



kabupaten/kota. d. Pembinaan kearsipan perguruan tinggi dilaksanakan oleh lembaga kearsipan perguruan tinggi terhadap satuan kerja dan civitas akademika di lingkungan perguruan tinggi. Pembinaan kearsipan bertujuan untuk membina penyelenggaraan sistem kearsipan nasional pada setiap lembaga pencipta arsip dan lembaga kearsipan sesuai dengan arah dan sasaran pembangunan nasional di bidang kearsipan. Pembinaaan kearsipan di tingkat nasional meliputi: a. Koordinasi penyelenggaraan kearsipan nasional. b. Pemberian pedoman dan standard kearsipan.



Modul Pengelolaan Kearsipan



10



Modul Pelatihan Teknis Administrasi Dasar



c. Pemberian bimbingan, supervisi, fasilitasi, dan konsultasi pelaksanaan kearsipan. d. Sosialisasi kearsipan e. Pengawasan kearsipan. f. Pendidikan dan pelatihan kearsipan. g. Perencanaan, penelitian, pengembangan, pemantauan, dan evaluasi. h. Akreditasi dan sertifikasi. Pembinaan kearsipan di tingkat provinsi, kabupaten/kota, dan perguruan tinggi meliputi: a. Koordinasi penyelenggaraan kearsipan. b. Penyusunan pedoman kearsipan. c. Pemberian bimbingan, supervisi, dan konsultasi pelaksanaan kearsipan. d. Sosialisasi kearsipan. e. Pendidikan dan pelatihan kearsipan. f. Perencanaan, pemantauan, dan evaluasi. Dalam rangka pembinaan kearsipan nasional, ANRI dapat memberikan penghargaan kearsipan kepada lembaga kearsipan, pencipta arsip, arsiparis, dan masyarakat. Penghargaan kearsipan dalam rangka pembinaan kearsipan dapat juga diberikan oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, dan organisasi kemasyarakatan. Dalam rangka pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat, lembaga kearsipan bekerja sama dengan lembaga negara terkait dan pemerintah daerah melakukan pembinaan kearsipan terhadap lembaga swasta dan masyarakat yang melaksanakan kepentingan publik. 3. Pengelolaan Kearsipan. Pengelolaan arsip adalah unsur ketiga dalam penyelenggaraan kearsipan. Pengelolaan arsip adalah kegiatan yang dilakukan untuk mengaturng arsip agar arsip yang dikelola dapat berdaya guna dan berhasil guna bagi pemiliknya. Pengelolaan arsip dilakukan terhadap arsip dinamis dan arsip statis. Pengelolaan arsip harus dilakukan dengan benar, artinya adalah bahwa pengelolaan arsip dilaksanakan berdasarkan sistem yang mampu menampung dan merespons keperluan perkembangan zaman. Sistem pengelolaan arsip benar



Modul Pengelolaan Kearsipan



11



Modul Pelatihan Teknis Administrasi Dasar



harus mempunyai kemampuan: menjaring atau memfasilitasi semua arsip dari seluruh kegiatan yang dihasilkan organisasi; menata arsip sebagai representasi proses kegiatan organisasi; melindungi arsip dari pengubahan, pengurangan, penambahan, atau penyusutan oleh pihak yang tidak berwenang; menjadi sumber utama informasi secara rutin mengenai kegiatan yang terekam dalam arsip; dan menyediakan akses terhadap semua arsip beserta metadatanya. Karakteristik arsip yang dapat ditemukan dalam dokumen yang berisi data atau informasi itu berasal dari hubungan antara struktur, konten dan konteks. Arsip menampilkan kejadian yang aktual (nyata) dan merupakan produk dari kegiatan organisasi atau perorangan yang bersifat lengkap, dapat dipercaya, tidak berubah, dan autentik. Sifat arsip juga memiliki nilai kebuktian, hukum, keuangan, manajerial/administrasi, dan pertanggungjawaban sosial. Hanya beberapa persen dari arsip dinamis terdiri dari arsip yang secara manajerial dan kultural sangat penting karena mendokumentasikan pola-pola transaksi dan kegiatan yang berkaitan dengan ekonomi, kehidupan sosial dan poltik baik individual maupun organisasional. Arsip menunjukkan 2 (dua) peranan penting dalam kehidupan sosial: arsip menyediakan struktur dan pendukung yang diperlukan untuk mengelola kegiatan dalam organisasi; dan arsip membentuk data primer untuk kontruksi dan transfer budaya. Arsip akan memberikan bukti identitas secara hukum seperti akte kelahiran, kartu tanda penduduk, surat izin mengemudi, kualifikasi pendidikan, passport, surat izin usaha, nomor pajak dan sebagainya. Arsip juga menyediakan bukti kapabilitas, kemampuan, keahlian dan kekuasaan, termasuk menyangkut hak dan hal-hal lain yang membutuhkan keabsahan dalam perspektif hukum pembuktian. Berdasarkan kepada fungsinya, arsip dapat dikategorikan menjadi 2 (dua), yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Sedangkan arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh lembaga pencipta arsip, memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, berketerangan permanen, dan telah diverfikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.



Modul Pengelolaan Kearsipan



12



Modul Pelatihan Teknis Administrasi Dasar



Arsip dinamis dikategorikan menjadi arsip dinamis aktif dan arsip dinamis in aktif. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus, sedangkan arsip in aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. B. Dasar Pengelolaan Kearsipan 1. Pengertian. Sebelum membahas lebih jauh tentang bagaimana proses pengelolaan arsip dinamis dilaksanakan, kiranya perlu dipahami terlebih dahulu beberapa pengertian umum adanya beberapa istilah dalam modul ini. Hal ini adalah untuk menyamakan persepsi tentang penggunaan istilah-istilah tersebut, sehingga tidak terjadi salah pengertian. Beberapa istilah yang akan digunakan adalah: a. Akses arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip. b. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. c. Arsip daerah kabupaten/kota adalah lembaga kearsipan berbentuk satuan kerja perangkat daerah yang melaksanakan tugas pemerintahan di bidang kearsipan pemerintah daerah kabupaten/kota yang berkedudukan di ibukota kabupaten/kota. d. Arsip daerah provinsi adalah lembaga kearsipan berbentuk satuan kerja perangkat daerah yang melaksanakan tugas pemerintahan di bidang kearsipan pemerintah daerah provinsi yang berkedudukan di ibukota provinsi. e. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan lembaga pencipta arsip disimpan selama jangka waktu tertentu. f. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. g. Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) adalah lembaga kearsipan berbentuk lembaga pemerintah non kementerian yang melaksanakan tugas negara di bidang kearsipan yang berkedudukan di ibukota negara. h. Arsip perguruan tinggi adalah lembaga kearsipan berbentuk satuan organisasi perguruan tinggi, baik negeri maupun swasta yang melaksanakan fungsi dan tugas penyelenggaraan kearsipan di lingkungan perguruan tinggi.



Modul Pengelolaan Kearsipan



13



Modul Pelatihan Teknis Administrasi Dasar



i. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan syarat dasar bagi kelangsungan operasional lembaga pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. j. Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai tugas, fungsi, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan. k. Jadwal retensi arsip (JRA) adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip. l. Lembaga kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan. m. Lembaga negara adalah lembaga yang menjalankan cabang-cabang kekuasaan negara meliputi eksekutif, legislatif, yudikatif, dan lembag lain yang fungsi dan tugas pokoknya berkaitan dengan penyelenggaraan negara sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undanngan. n. Pencipta arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis. o. Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan, dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip. p. Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan. q. Perusahaan adalah setiap bentuk usaha yang melakukan kegiatan dengan tujuan memperoleh keuntungan atau laba yang berbentuk badan hukum yang didirikan dan/atau berkedudukan dalam wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia.



Modul Pengelolaan Kearsipan



14



Modul Pelatihan Teknis Administrasi Dasar



r. Unit kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan. s. Unit kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan. t. Unit pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya. 2. Fungsi Arsip Dilihat dari segi fungsinya arsip sebagai informasi terekam mempunyai pengertian peranan yang dapat dibedakan atas dua, yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis berdasarkan pada kepentingan penggunaannya dapat dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis aktif dan inaktif. Arsip dinamis aktif merupakan arsip yang secara langsung dan terus menerus dibutuhkan dan dipergunakan di dalam penyelenggaraan administrasi. Sedangkan arsip dinamis inaktif merupakan arsip-arsip yang frekuensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah semakin berkurang. Secara umum setiap organisasi baik itu pemerintahan maupun bisnis memiliki arsip dinamis aktif dan inaktif. Prosentase kuantitas arsip dinamis yang disimpan atau dimusnahkan secara umum terdiri dari: a. 25% arsip dinamis disimpan dalam bentuk arsip aktif. b. 30% arsip disimpan dalam berkas arsip inaktif. c. 35% arsip dinamis dapat dimusnahkan. d. Hanya 10% arsip dinamis yang memiliki nilai permanen dan dapat disimpan di lembaga kearsipan sebagai arsip statis. Kehadiran arsip pada dasarnya karena adanya kegiatan organisasi, suatu kelompok atau individu. Arsip dinamis merupakan informasi keseluruhan proses dalam organisasi di dalam mencapai tujuan dan sasaran organisasi. Arsip dinamis memiliki beberapa fungsi, sehingga dapat dimanfaatkan sebagai sumber informasi bagi organisasi. Pengelolaan arsip dilaksanakan untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah berdasarkan suatu sistem yang memenuhi persyaratan:



Modul Pengelolaan Kearsipan



15



Modul Pelatihan Teknis Administrasi Dasar



a. Andal, artinya bahwa pengelolaan arsip dilaksanakan berdasarkan sistem yang mampu menampung dan merespons kebutuhan perkembangan zaman. b. Sistematis, artinya pengelolaan arsip sejak arsip diciptakan, diterima, digunakan dan disusutkan, diatur dalam sistematisasi pengelolaan arsip melalui desain dan pengoperasian sistem kerja yang mudah diterapkan. c. Utuh, artinya bahwa sistem pengelolaan arsip dilakukan dengan tindakan pengawasan yang ketat, seperti pemantauan akses, verifikasi pengguna, otorisasi pemusnahan dan pengamanan, pengubahan, dan pemindahan arsip. d. Menyeluruh, artinya sistem pengelolaan arsip dikelola sebagai hasil dari berbagai kegiatan yang lengkap bagi kebutuhan organisasi atau unit kerja yang mengelola arsip. e. Sesuai dengan Norma, Standard, Prosedur, dan Kriteria (NSPK), artinya bahwa sistem pengelolaan arsip harus dikelola sesuai dengan ketentuan-ketentuan pelaksanaan kegiatan, dan peraturan perundang-undangan, termasuk norma, standard, prosedur, dan kriteria yang terkait. Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis, yang meliputi kegiatan: a. Penciptaan arsip; b. Penggunaan arsip; c. Pemeliharaan arsip; d. Penyusutan arsip. Pengelolaan arsip dinamis wajib dilakukan oleh lembaga pencipta arsip, yaitu: a. Lembaga negara, pemerintah daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan BUMD; b. Perusahaan dan perguruan tinggi swasta yang kegiatannya dibiayai dengan APBN, APBD, dan/atau bantuan luar negeri; dan c. Pihak ketiga yang diberi pekerjaan berdasarkan perjanjian kerja dengan lembaga negara, pemerintah daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN atau BUMD sebagai pemberi kerja. Untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efisien pencipta arsip membuat tata naskah dinas, klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip, serta sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip. Keempat jenis instrumen pengelolaan arsip dinamis ini merupakan instrumen yang harus tersedia di setiap



Modul Pengelolaan Kearsipan



16



Modul Pelatihan Teknis Administrasi Dasar



pencipta arsip dan dijadikan sebagai alat utama dalam pengelolaan arsip dinamis. Pejabat atau orang yang bertanggung jawab dalam pengelolaan arsip dinamis wajib menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip yang dikelolanya. 3. Organisasi Pengelolaan Arsip Dinamis. Berdasarkan fungsinya arsip dibedakan menjadi arsip dinamis dan arsip statis, sehingga dalam pengorganisasiannya juga ada perbedaaan. Arsip dinamis yang dipergunakan



langsung



bagi



penyelenggaraan



pada



masing-masing



instansi/organisasi, tanggung jawab pengelolaannya berada pada masing-masing instansi/organisasi. Dalam undang-undang kearsipan secara tegas dinyatakan bahwa pengelolaan arsip dinamis dilaksanakan oleh unit kearsipan, sebagaimana tercantum pada Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-undng Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Unit kearsipan adalah unit kerja yang melaksanakan pembinaan kearsipan di seluruh jajaran instansi/organisasi yang bersangkutan. Selain itu unit kearsipan ini juga berfungsi pula sebagai pusat penyimpanan arsip inaktif yang berasal dari unitunit keja, oleh karena itu tugas unit kearsipan cukup luas dan kompleks. Beberapa



instansi



pemerintah



yang



telah



melaksanakan



pembinaan



kearsipannya menempatkan pusat arsipnya pada Tata Usaha unit kerja yang biasanya dikenal sebagai Tata Usaha Pengolah. Sistem penyimpanan atau pengendalian kearsipan untuk arsip inaktif adalah menganut sistem sentralisasi, sedangkan pengelolaan arsip aktifnya menganut sistem desentralisasi.



Modul Pengelolaan Kearsipan



17



Modul Pelatihan Pelatihan Teknis Teknis Administrasi Administrasi Dasar Dasar Modul



Modul Modul Pengelolaan Pengelolaan Kearsipan Kearsipan



18



Modul Pelatihan Teknis Administrasi Dasar



BAB III PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS A. Penciptaan Arsip. Proses pertama dalam pengelolaan arsip dinamis adalah kegiatan penciptaan arsip, yaitu diantaranya melalui korespondensi, surat menyurat antara satu atau beberapa organisasi denan satu atau beberapa organisasi lainnya. Oleh karena itu penciptaan arsip dapat terjadi karena: a. Pembuatan arsip; dan b. Penerimaan arsip. Penciptaan arsip harus dilaksanakan dengan baik dan benar untuk menjamin rekaman kegiatan dan peristiwa yang terjadi dalam organisasi sebagaimana adanya, sehingga akan menghasilkan arsip yang autentik, utuh, dan terpercaya sesuai dengan peraturan perundang-undangan. Arsip yang autentik, utuh, dan terpercaya tersebut harus memenuhi beberapa komponen arsip, yaitu: 1. Struktur, adalah bentuk (format fisik) dan susunan (format intelektual) arsip yang diciptakan dalam media, sehingga memungkinkan isi arsip dapat dikomunikasikan. 2. Isi, adalah data, fakta, atau informasi yang direkam dalam rangka pelaksanaan kegiatan organisasi ataupun perseorangan dan konteks arsip. 3. Konteks, adalah lingkungan administrasi dan sistem yang digunakan dalam penciptaan arsip. Konsistensi pemenuhan komponen arsip pada saat penciptaan arsip merupakan salah satu kebutuhan organisasi, karena menyangkut keterpercayaan arsip yang tercipta. Oleh karena itu, penciptaan arsip baik pada saat pembuatan arsip maupun penerimaan arsip harus dilaksanakan dengan berdasarkan kepada: 1. Tata naskah dinas, yang memuat antara lain pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi, dan media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.



Modul Pengelolaan Kearsipan



19



Modul Pelatihan Teknis Administrasi Dasar



2. Klasifikasi arsip, digunakan sebagai dasar pemberkasan dan penataan arsip untuk mendukung akses, dan pemanfaatan arsip serta penyusutan arsip. Klasifikasi arsip disusun berdasarkan analisis fungsi dan tugas pencipta arsip yang disusun secara logis, sistematis, dan kronoligis. 3. Sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip, merupakan aturan pembatasan hak akses terhadap fisik arsip dan informasinya, sebagai dasar untuk menentukan keterbukaan dan kerahasiaan arsip dalam rangka melindungi hak dan kewajiban pencipta arsip dan pengguna dalam pelayanan arsip. Klasifikasi keamanan dan akses arsip ditentukan berdasarkan sifat arsip yang dapat diakses, terdiri dari: a. Arsip yang bersifat terbuka; dan b. Arsip yang bersifat tertutup. Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam penciptaan arsip antara lain: 1. Pembuatan dan penerimaan arsip dilaksanakan berdasarkan klasifikasi arsip untuk mengelompokkan arsip sebagai satu keutuhan informasi terhadap arsip yang dibuat dan diterima. 2. Pembuatan dan penerimaan arsip dilaksanakan berdasarkan klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis untuk menentukan keterbukaan atau kerahasiaan arsip dalam rangka penggunaan arsip dan informasinya sesuai dengan peraturan perundang-undangan. 3. Pembuatan arsip harus diregistrasi, didistribusikan kepada pihak yang berhak secara cepat dan tepat waktu, lengkap, serta aman. Registrasi adalah tindakan pencatatan terhadap penciptaan arsip yang merupakan bagian dari tahapan kegiatan pengurusan surat. 4. Pendistribusian arsip diikuti dengan tindakan pengendalian, adalah pencatatan yang dilakukan untuk mengetahui posisi dan tindak lanjut dari arsip yang telah didistribusikan. 5. Pencatatan pada saat penciptaan arsip dilakukan oleh unit pengolah dan unit kearsipan sesuai kewenangan baik dengan sarana manual maupun elektronik.



Modul Pengelolaan Kearsipan



20



Modul Pelatihan Teknis Administrasi Dasar



6. Penerimaan arsip dianggap sah diterima, adalah penerimaan arsip oleh petugas atau pihak yang berhak menerima yang ditandai dengan bukti penerimaan dan komunikasi. 7. Penerimaan arsip harus diregistrasi oleh pihak yang menerima. Arsip yang diterima sebagaimana didistribusikan kepada unit pengolah diikuti dengan tindakan pengendalian. 8. Kegiatan registrasi dalam pembuatan dan penerimaan arsip harus didokumentasikan oleh unit pengolah dan unit kearsipan. 9. Unit pengolah dan unit kearsipan wajib memelihara dan menyimpan dokumentasi pembuatan dan penerimaan arsip. 10. Pembuatan dan penerimaan arsip harus dijaga autentisitasnya berdasarkan tata naskah dinas. 11. Tanggung jawab terhadap autentisitas arsip yang dibuat, dibuktikan dengan cara pemberian tanda tangan atau paraf oleh pejabat yang berwenang. 12. Unit pengolah bertanggung jawab terhadap autentisitas arsip yang diciptakan. 13. Yang dimaksud dengan “dokumentasi pembuatan dan penerimaan arsip” adalah buku agenda dan catatan pengendalian pembuatan dan penerimaan arsip. 14. Asas pengurusan surat masuk (penerimaan surat masuk) dan surat keluar (pembuatan surat) ditentukan oleh pencipta arsip yang bersangkutan. B. Penggunaan Arsip Tahap kedua pengelolaan arsip dinamis adalah penggunaan arsip. Arsip dinamis yang dikelola oleh pencipta arsip digunakan bagi kepentingan organisasi, pemerintahan dan masyarakat. Penggunaan arsip bagi kepentingan organisasi sebagai sumber informasi bagi manajemen dalam merencanakan, melaksanakan atau bahkan mengevaluasi dan memonitor kegiatan. Dalam tahap ini arsip dinamis yang tercipta, menjadi hal yang penting dan utama dalam manajemen organisasi untuk berbagai hal yang bermanfaat.



Modul Pengelolaan Kearsipan



21



Modul Pelatihan Teknis Administrasi Dasar



Penggunaan arsip dinamis dilaksanakan karena arsip dinamis memiliki informasi keseluruhan proses dalam organisasi. Oleh karenanya arsip dinamis ini memiliki beberapa fungsi yang dapat dimanfaatkan sebagai sumber informasi bagi organisasi. Fungsi arsip dinamis antara lain: 1. Mendukung proses pengambilan keputusan. Dalam proses pengambilan keputusan, pimpinan dalam tingkat manajerial pasti membutuhkan informasi. Informasi yang dibutuhkan merupakan rekaman proses kegiatan yang telah dilakukan. 2. Menunjang proses perencanaan. Perencanaan merupakan suatu proses kegiatan untuk memperkirakan kondisi yang akan datang yang akan dicapai. Upaya pencapaian ini akan dilaksanakan melalui serangkaian kegiatan yang telah ditentukan dalam rencana-rencana. Untuk menyusun perencanaan dibutuhkan banyak informasi yang mendukung perkiraan yang akan dicapai. 3. Mendukung pengawasan. Dalam melakukan pengawasan, dibutuhkan informasi terekam tentang rencana yang telah disusun, kegiatan yang telah dilakukan, kegiatan yang belum dilaksanakan. 4. Sebagai alat pembuktian. Di dalam institusi pengadilan akan banyak menghasilkan informasi terekam yang nantinya dapat kembali digunakan oleh pengadilan itu sendiri. 5. Memori perusahaan. Keseluruhan kegiatan bisnis, baik itu berupa transaksi, aktivitas internal perusahaan atau keluaran yang dibuat oleh perusahaan dapat direkam dalam bentuk arsip dinamis. 6. Arsip untuk kepentingan politik dan ekonomi. Kegiatan politik dan ekonomi akan banyak menghasilkan dan membutuhkan informasi. Berbagai informasi diperoleh dari berbagai sumber, dan salah satunya berasal dari arsip dinamis. Dalam rangka penggunaan arsip dinamis, pimpinan unit pengolah/unit kerja bertanggung jawab terhadap ketersediaan, pengolahan informasi, penyajian arsip vital dan arsip aktif, di lingkungan kerjanya. Oleh karena itu, pimpinan unit kerja/pengolah dapat melakukan berbagai cara dan metode agar arsip dinamis



Modul Pengelolaan Kearsipan



22



Modul Pelatihan Teknis Administrasi Dasar



yang dikelolanya dapat mudah ditemukan atau mudah diakses apabila diperlukan. Dalam rangka ketersediaan arsip untuk kepentingan akses tersebut, arsip dinamis dapat dialihmediakan ke dalam berbagai format antara lain ke dalam bentuk atau format digital. Tidak semua arsip dapat diakses dan digunakan oleh semua pengguna. Penggunaan arsip dinamis atau akses terhadap arsip dinamis harus dilaksanakan berdasarkan sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip. Berdasarkan sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip tersebut dapat dengan mudah mengidentifikasi arsip yang boleh diakses dan siapa saja yang boleh mengakses arsip tersebut. Penggunaan arsip dinamis oleh pengguna yang berhak dilaksanakan berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan. Yang dimaksud dengan “pengguna yang berhak” adalah setiap orang atau badan hukum yang memiliki akses terhadap arsip yang didalamnya terkandung informasi publik yang tidak dikecualikan sebagaimana dimaksud dalam undang-undang yang mengatur tentang keterbukaan informasi publik. Penggunaan arsip dinamis ini juga berkaitan dengan Undang-undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, yang mengamanatkan bahwa pencipta arsip wajib memberikan layanan informasi kepada masyarakat. Berdasarkan pertimbangan ini maka sistem klasifikasi keamanan dan akses sebagai salah satu instrumen pengelolaan arsip dinamis sangat penting keberadaannya. Berdasarkan ini pula kita wajib membuat daftar arsip yang dikecualikan dan atau arsip yang tidak dikecualikan sebagai pembatas terhadap keterbukaan dan ketertutupan suatu arsip dinamis yang dikelola. C. Pemeliharaan Arsip Pemeliharaan arsip adalah tahap kegiatan dalam rangka pengelolaan arsip dinamis. Pada tahap ini kegiatan pemeliharaan arsip dinamis dilakukan untuk menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip. Pemeliharaan arsip dinamis meliputi pemeliharaan arsip vital, arsip aktif dan arsip inaktif baik yang termasuk dalam kategori arsip terjaga maupun arsip umum.



Modul Pengelolaan Kearsipan



23



Modul Pelatihan Teknis Administrasi Dasar



Pemeliharaan arsip aktif menjadi tanggung jawab pimpinan unit pengolah/unit kerja yang mengelola arsip dinamis tersebut. Pemeliharaan arsip dinamis dilakukan melalui kegiatan: a. Pemberkasan arsip aktif; b. Penataan arsip inaktif; c. Penyimpanan arsip; dan d. Alih media arsip. Pemberkasan arsip aktif dilakukan terhadap arsip yang dibuat dan diterima, dilaksanakan berdasarkan klasifikasi arsip. Kegiatan pemberkasam arsip aktif ini menghasilkan tertatanya fisik dan informasi arsip serta tersusunnya daftar arsip aktif. Daftar arsip aktif terdiri dari daftar berkas dan daftar isi berkas. Daftar berkas sekurang-kurangnya memuat: a. Nama unit pengolah; b. Nomor bekas; c. Kode klasifiksi; d. Uraian informasi berkas; e. Kurun waktu; f. Jumlah; dan g. Keterangan. Adapun daftar isi berkas sekurang-kurangnya memuat: a. Nomor berkas; b. Nomor item arsip; c. Kode klasifikasi ; d. Uraian informasi arsip; e. Tanggak; f. Jumlah; dan g. Keterangan. Unit pengolah/unit kerja menyampaikan daftar arsip aktif kepada unit kearsipan paling lambat 6 (enam) bulan setelah pelaksanaan kegiatan. Pemeliharaan arsip inaktif menjadi tanggung jawab kepala unit kearsipan. Pemeliharaan arsip inaktif dilakukan melalui kegiatan penataan dan penyimpanan. Penataan arsip inaktif dilakukan asas asal-usul dan asas aturan-asli. Penataan arsip inaktif pada unit kearsipan dilaksanakan melalui kegiatan:



Modul Pengelolaan Kearsipan



24



Modul Pelatihan Teknis Administrasi Dasar



a. Pengaturan fisik arsip; b. Pengolahan informasi arsip; dan c. Penyusunan daftar arsip inaktif. Daftar arsip inaktif sekurang-kurangnya memuat: a. Pencipta arsip; b. Unit pengolah; c. Nomor arsip; d. Kode klasifikasi; e. Uraian informasi arsip; f. Kurun waktu; g. Jumlah; dan h. Keterangan. Beberapa hal yang perlu diketahui berkaitan dengan pemeliharaan arsip adalah sebagai berikut: 1. Penataan arsip inaktif dan pembuatan daftar arsip inaktif menjadi tanggung jawab kepala unit kearsipan lembaga negara, pemerintah daerah, perguruan tinggi negeri, BUMN dan \BUMD. Daftar arsip dinamis meliputi daftar arsip aktif dan daftar arsip inaktif tersebut, dibuat berdasarkan 2 (dua) kategori, yaitu arsip terjaga dan arsip umum. 2. Penyimpanan arsip dilakukan terhadap arsip aktif dan arsip inaktif yang sudah didaftar dalam daftar arsip. 3. Penyimpanan arsip aktif menjadi tanggung jawab pimpinan unit pengolah. 4. Penyimpanan arsip inaktif menjadi tanggung jawab kepala unit kearsipan. 5. Penyimpanan arsip aktif dan inaktif dilaksanakan untuk menjamin keamanan fisik dan informasi arsip selama jangka waktu penyimpanan arsip berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA). 6. Dalam rangka pemeliharaan arsip dinamis dapat dilakukan alih media arsip. 7. Alih media arsip dilaksanakan dalam bentuk dan media apapun sesuai kemajuan teknologi informasi dan komunikasi berdasarkan peraturan perundang-undangan.



Modul Pengelolaan Kearsipan



25



Modul Pelatihan Teknis Administrasi Dasar



8. Dalam melakukan alih media arsip, pimpinan masing-masing pencipta arsip menetapkan kebijakan alih media arsip. 9. Alih media arsip dilaksanakan dengan memperhatikan kondisi arsip dan nilai informasinya. 10. Arsip asli yang telah dialihmediakan tetap disimpan untuk kepentingan hukum berdasarkan peraturan perundang-undangan. 11. Hasil kegiatan alih media arsip diautentifikasi oleh pimpinan di lingkungan pencipta arsip dengan memberikan tanda tertentu yang dilekatkan, terasosiasi atau terkait dengan hasil alih media. 12. Pelaksanaan alih media dilakukan dengan membuat berita acara yang disertai dengan daftar arsip yang dialihmediakan. 13. Berita acara alih media arsip dinamis sekurang-kurangnya memuat: a. Waktu pelaksanaan; b. Tempat pelaksanaan; c. Jenis media; d. Jumlah arsip; e. Keterangan proses alih-media yang dilakukan; f. Pelaksana; dan g. Penandatangan oleh pimpinan unit pengolah dan/atau pimpinan unit kearsipan. 14. Daftar arsip dinamis yang dialihmediakan sekurang-kurangnya memuat: a. Unit pengolah; b. Nomor urut; c. Jenis arsip; d. Jumlah arsip; e. Kurun waktu; dan f. Keterangan. 15. Pelaksanaan alih media arsip dinamis ditetapkan oleh pimpinan pencipta arsip. 16. Arsip hasil alih-media dan hasil cetaknya merupakan alat bukti yang sah sesuai denngan ketentuan peraturan perundang-undangan.



Modul Pengelolaan Kearsipan



26



Modul Pelatihan Teknis Administrasi Dasar



D. Penyusutan Arsip. Penyusutan arsip merupakan indikasi pengeloloaan arsip yang baik sebagai proses pengendalian informasi arsip bernilaiguna primer dan sekunder setara berkesinambungan dan terus menerus. Nilai guna primer adalah nilai guna arsip bagi kepentingan instansi pencipta arsip ketika arsipnya masih dinamis. Adapun nilai guna sekunder adalah nilai guna arsip bagi kepentingan organisasi lain atau masyarakat luas dan ketika arsipnya telah dinyatakan sebagai arsip statis. Penyusutan arsip perlu dilakukan karena tidak setiap



yang tercipta dalam



organisasi memiliki informasi yang sama pentingnya, dan oleh karena itu berarti juga memiliki masa simpan yang berbeda. Ketika setiap hari arsip tercipta dan semakin banyak sehingga membuat ruangan kerja penuh sesak, maka pada saat itu perlu dilakukan upaya pengurangan jumlah arsip di rungan kerja dengan cara penyusutan arsip. Upaya penyusutan arsip dilakukan disamping untuk efisiensi pengelolan arsip, juga untuk pelestarian arsip yang bernilai guna kesejarahan. Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, mengisyaratkan bahwa penyelamatan arsip menjadi tanggung jawab bersama, pemerintah dan masyarakat. Arsip sebagai cerminan perjalanan kehidupan berbangsa dan bernegara, memerlukan kualitas pengelolaan yang baik dan benar, sehingga arsip sebagai hasil rekaman pembangunan tetap dapat dimanfaatkan untuk keperluan sumber informasi dan penelitian. Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan, sebagai suatu bagian dari pengelolaan arsip dinamis. Penyusutan arsip sebagaimana diuraikan di atas merupakan suatu pekerjaan untuk mencapai efisiensi dalam pengelolaan arsip. Efisiensi yang dimaksud adalah meliputi ruang/tempat penyimpanan, tenaga, biaya dan waktu. Karena itu penyusutan memerlukan suatu prosedur sesuai dengan volume dan jenis pekerjaannya. Penyusutan arsip yang dilakukan oleh instansi pemerintah/swasya sebagai pencipta arsip dilakukan berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA) dan dilakukan sebagai bagian dari pengelolaan arsip dinamis, JRA merupakan daftar berisi tentang jenis-jenis arsip dan jangka waktu penyimpanannya.



Modul Pengelolaan Kearsipan



27



Modul Pelatihan Teknis Administrasi Dasar



Dengan demikian, penggunaan JRA dapat diketahui masa simpan arsip aktif, arsip inaktif,



retensi



dimusnahkan



atau



retensi



simpan



permanen.



Kewajiban



institusi/lembaga/organisasi dalam penyusunan dan penggunaan JRA diatur sebagai berikut: 1. Lembaga negara, pemerintah daerah, perguruan tinggi negeri, BUMN dan BUMD wajib memiliki JRA. 2. JRA di lingkungan lembaga negara, pemerintah daerah, perguruan tinggi negeri, BUMN dan BUMD ditetapkan oleh pimpinan lembaga negara, pimpinan pemerintah daerah pimpinan BUMN dan BUMD, setelah mendapat persetujuan Kepala ANRI. 3. Dalam rangka melaksanakan penyusutan dan penyelamatan arsip dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara, perguruan tinggi



swasta,



perusahaan



swasta,



organisasi



politik,



dan



organisasi



kemasyarakatan harus memiliki JRA. 4. JRA di lingkungan perguruan tinggi swasta, perusahaan swasta, organisasi politik, dan organisasi kemasyarakatan ditetapkan oleh pimpinan perguruan swasta, pimpinan perusahaan swasta, pimpinan organisasi politik, dan pimpinan organisasi kemasyarakatan setelah mendapat pertimbangan Kepala ANRI. 5. Retensi arsip dalam JRA ditentukan berdasarkan pedoman retensi arsip. 6. Pedoman retensi arsip disusun oleh Kepala ANRI bersama dengan lembaga teknis terkait. Kegiatan penyusutan arsip harus diatur prosedurnya secara rinci dan tegas menurut kebutuhan dan kondisi instansi masing-masing. Prosedur dapat diartikan sebagai rangkaian tata cara melakukan pekerjaan untuk mencapai hasil tertentu. Penyusutan arsip berdasarkan JRA meliputi beberapa prosedur sebagai berikut: a. Prosedur pemindahan arsip inaktif; b. Prosedur pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna; c. Prosedur penyerahan arsip statis ke lembaga kearsipan.



Modul Pengelolaan Kearsipan



28



Modul Pelatihan Teknis Administrasi Dasar



E. Pemindahan Arsip Inaktif. Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dilakukan dengan tujuan efisiensi penggunaan ruang, peralatan, maupun tenaga kerja dan menjadi tanggung jawab dari pimpinan unit pengolah. Penyimpanan arsip di Pusat Arsip dilaksanakan secara efisien, baik itu faktor biaya maupun peralatan serta tenaga kerjanya. Oleh karena itu arsip-arsip inaktif yang berada di unit kerja, disebabkan fungsi dan frekuensi penggunaannya telah menurun perlu dipindahkan ke tempat penyimpanan yang efisien di unit kearsipan. Pemindahan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan memiliki makna penyusutan secara tidak langsung, namun dapat juga memberikan pemahaman yang lebih luas, misalnya efisiensi pada biaya pengelolaan/penyimpanannya yang lebih murah. Adapun prosedur pemindahan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan, sesuai peraturan perundang-undangan adalah sebagai berikut: 1. Penyeleksian Arsip Inaktif Penyeleksian dilaksanakan untuk mengetahui apakah arsip tersebut sudah benar-benar inaktif atau belum. Penentuan arsip sebagai arsip inaktif berdasarkan Jadwal Retensi Arsip dilaksanakan dengan melihat kolom Retensi Arsip Aktif di dalam Jadwal Retensi Arsip. Misalnya: arsip tentang kenaikan pangkat memiliki retensi aktif 4 tahun, maka apabila arsip tersebut diciptakan pada Desember 2005, maka 4 tahun berikutnya yaitu pada Desember 2009, arsip tersebut dapat dinyatakan sebagai arsip inaktif. Didalam kegiatan penyeleksesian ini dilaksanakan juga kegiatan penyatuan berkas menjadi Series Arsip. Antara berkas yang satu dengan berkas lain yang memiliki keterikatan dan merupakan satu kesatuan informasi harus digabung menjadi satu Series Arsip, tanpa merubah penataan semula. Misalnya berkas tentang kenaikan pangkat golongan I, kenaikan pangkat golongan II, dan kenaikan pangkat golongan III dapat digabungkan menjadi satu Series Arsip Kenaikan Pangkat. 2. Pembuatan Daftar Arsip Inaktif. Setelah diperiksa dan ditentukan sebagai arsip inaktif, maka arsip tersebut harus didaftar secara lengkap: judul seriesnya, jenis arsipnya, tahun, volome, kondisi, sistem penyimpanannya, sebelum dilakukan pemindahan.



Modul Pengelolaan Kearsipan



29



Modul Pelatihan Teknis Administrasi Dasar



3. Penataan arsip inaktif ini dilaksanakan untuk menjaga agar penataan arsipnya dilakukan sebagaimana penataan arsip aslinya (Original Order). Misalnya: arsip yang ketika masih aktif disimpan berdasarkan sistem pemberkasan numerik, maka harus tetap dipertahankan. Penataan arsip ini menyangkut penataan tiap lembar arsip dalam setiap folder/map penataan antara folder yang satu dengan folder yang lain dalam boks dan penataan antara boks yang satu dengan boks yang lain. Penataan lembaran arsip dalam setiap folder dilaksanakan secara kronologis ataupun alfabetis tergantung dari indeksnya. Bila indeks yang tertuang di dalam forder menyebut nama orang, organisasi atau tempat, maka dapat diatur secara alfabetis. Bila indeks yang tertuang didalam forder menyebut suatu urutan kegiatan, maka dapat diatur secara kronologis. Sedangkan penataan boks yang satu dengan lainnya dilaksanakan sesuai urutan nomor boks dan nomor yang terdapat didalam daftar. 4. Pembuatan Berita Acara Pemindahan Arsip. Mengingat bahwa pemindahan arsip ini menyangkut pula pengalihan wewenang dan tanggung jawab dari satu unit ke unit organisasi yang lain, atau pengalihan wewenang dan tanggung jawab dari unit pengolah/unit kerja ke unit kearsipan/Pusat Arsip/Records Center, maka pada umumnya orang membuat suatu bukti pemindahan arsip yang biasanya dalam Bentuk Berita Acara Pemindahan Arsip. Pada waktu pemindahan arsip, maka Berita Acara ini ditandatangani oleh pimpinan unit pengolah dan pimpinan unit kearsipan dengan dilampirkan daftar arsip yang dipindahkan. 5. Pelaksanaan Pemindahan. Setelah arsip tertata dalam boks yang telah diberi nomor sesuai nomor dalam daftar arsip yang akan dipindahkan dan disiapkan berita acaranya, maka dilaksanakan pemindahan arsip inaktif. Pelaksanaan pemindahan arsip inaktif dapat dilaksanakan sesuai dengan kondidi organisasi. Bila suatu organisasi memiliki gedung untuk unit kearsipan/record center terpisah cukup jauh dengan lokasi kantor, misalnya di pinggir kota, maka diperlukan sarana transportasi yang harus dipersiapkan dengan baik, sehingga proses pengangkutan arsip tidak menimbulkan kerusakan arsip yang dipindah. Waktu pemindahan dapat dilakukan secara periodik sesuai degan kondisi dan kebutuhan.



Modul Pengelolaan Kearsipan



30



Modul Pelatihan Teknis Administrasi Dasar



a. Pemindahan Arsip di Lembaga Negara (Pemerintah Pusat). Pemindahan arsip inaktif di lingkungan lembaga negara dilaksanakan dari unit pengolah ke unit kearsipan sesuai jenjang unit kearsipan yang ada di Indonesia. Lembaga negara dapat memindahkan arsip inaktif yang memiliki nilai berkelanjutan ke unit penyimpanan arsip inaktif yang dikelola oleh ANRI. b. Pemindahan Arsip di Lingkungan Pemerintah Provinsi. Pemindahan arsip inaktif di lingkungan pemerintah provinsi dilakukan sebagi berikut: •



Pemindahan arsip inaktif yang memiliki retensi dibawah 10 tahun dilakukan dari unit pengolah ke unit kearsipan di lingkungan satuan kerja pemerintah provinsi;



•



Pemindahan arsip inaktif yang memiliki retensi minimal 10 tahun dilakukan dari pencipta arsip di lingkungan satuan kerja pemerintah provinsi ke lembaga kearsipan provinsi.



c. Pemindahan Arsip di Lingkungan Pemerintah Kabupaten/Kota. Pemindahan arsip inaktif di lingkungan pemerintah kabupaten/kota pelaksanaannya sebagai berikut: •



Pemindahan arsip inaktif yang memiliki retensi dibawah 10 tahun dilakukan dari unit pengolah ke unit kearsipan di lingkungan satuan kerja pemerintah kabupaten/kota;



•



Pemindahan arsip inaktif yang memiliki retensi minimal 10 tahun dilakukan dari pencipta arsip di lingkungan satuan kerja pemerintah kabupaten/kota ke lembaga kearsipan kabupaten/kota.



d. Pemindahan Arsip di Lingkungan Perguruan Tinggi Negeri. Pemindahan arsip inaktif di perguruan tinggi negeri sebagai berikut: •



Pemindahan arsip inaktif yang memiliki retensi dibawah 10 tahun dilakukan dari unit pengolah ke unit kearsipan di lingkungan satuan kerja rektorat, fakultas, atau satuan kerja dengan sebutan lain;



•



Pemindahan arsip inaktif yang memiliki retensi minimal 10 tahun dilakukan dari pencipta arsip di lingkungan satuan kerja rektorat, fakultas, atau satuan kerja dengan sebutan lain ke lembaga kearsipan perguruan tinggi.



Modul Pengelolaan Kearsipan



31



Modul Pelatihan Teknis Administrasi Dasar



e. Pemindahan Arsip di lingkungan BUMN/BUMD. Pemindahan arsip inaktif di lingkungan BUMN/BUMD diatur oleh pimpinan BUMN/BUMD berdasarkan pedomn yang ditetapkan oleh Kepala ANRI. F. Pemusnahan Arsip. Pemusnahan arsip adalah kegiatan menghancurkan fisik dan informasi arsip melalui cara-cara tertentu, sehingga fisik dan informasinya tidak dapat dikenali lagi. Pemusnahan arsip ini memiliki resiko hukum yang sangat tinggi, karena arsip yang sudah terlanjur dimusnahkan tidak dapat diciptakan atau tercipta lagi. Kegiatan ini menuntut kesungguhan dan ketelitian tinggi, sehingga tidak akan terjadi kesalahan sekecil apapun. Pemusnahan arsip dilakukan dengan pertimbangan arsip tersebut tidak memiliki nilai guna, telah habis retensinya dan berketerangan musnah berdasarkan JRA, tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang, tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara. Jika ketentuan tersebut masih belum terpenuhi, maka retensi dari arsip, ditentukan oleh pimpinan pencipta arsip. Pada hakikatnya, pemusnahannya arsip dilaksanakan untuk memelihara kontinuitas pengelolaan arsip dan memelihara keseimbangan hidup arsip, sejak diciptakan kemudian dikelola dan pada akhirnya dimusnahkan. Terkait dengan resiko yang sangat tinggi, maka kegiatan pemusnahan arsip harus berdasarkan prosedur yang tepat, yaitu: a. Pembentukan Panitia Penilai Arsip Pembentukan panitia penilai arsip ditetapkan oleh pimpinan pencipta arsip. Panitia ini sebaiknya terdiri dari pimpinan unit kearsipan sebagai ketua merangkap anggota, pimpinan unit pengolah yang arsipnya akan dimusnahkan sebagai anggota, dan arsiparis sebagai anggota pula. b. Penyeleksian Arsip. Penyeleksian arsip pada dasarnya dilakukan setiap kali arsip akan dimusnahkan. Penyeleksian dilaksanakan untuk apakah arsip-arsip tersebut benar-benar telah memasuki masa inaktif atau memang telah habis masa simpannya. Penyeleksian ini dilaksanakan berpedoman kepada Jadwal Retensi Arsip, arsip-arsip yang telah dinyatakan habis masa retensinya, maka arsip tersebut perlu diperiksa tentang kebenaran isinya, kelengkapan informasinya, kemungkinan ketertakaitan dengan arsip lain.



Modul Pengelolaan Kearsipan



32



Modul Pelatihan Teknis Administrasi Dasar



c. Pembuatan Daftar Arsip Usul Musnah. Arsip yang telah diperiksa sebagai arsip yang diusulkan musnah, harus dibuat daftarnya. Sehingga dapat diketahui secara jelas informasi mengenai arsip yang akan dimusnahkan. d. Penilaian oleh Panitia Penilai Arsip. Arsip yang telah diseleksi dan dibuat daftar arsip usul musnah, selanjutnya akan dinilai oleh panitia penilai arsip. Dalam tahap ini dilakukan pemeriksaan apakah arsip usul musnah tersebut memang telah habis retensinya, tidak terikat dengan arsip lain dan tidak bertentangan dengan peraturan perundang-undangan, serta tidak berkaitan dengan penyelesian proses suatu perkara. e. Permintaan Persetujuan. Setelah melewati proses penilaian, maka arsip usul musnah tersebut selanjutnya diajukan oleh pimpinan pencipta arsip untuk mendapat persetujuan dari Kepala ANRI/pimpinan daerah sesuai dengan jenjang tingkat lembaga tersebut. f. Penetapan arsip yang akan dimusnahkan. Penetapan arsip yang akan dimusnahkan dilakukan setelah diajukan permintaan persetujuan dari pimpinan pencipta arsip dan dilakukan berjenjang sesuai dengan tingkatan kelembagaan di Indonesia. Pada tingkatan lembaga negara (pemerintah pusat), maka pemusnahan arsip ditetapkan oleh pimpinan negara yang bersangkutan setelah mendapat pertimbangan tertulis dari Panitia Peniai Arsip dan persetujuan tertulis dari Kepala ANRI. Penetapan arsip yang akan dimusnahkan di lingkungan pemerintah provinsi, kabupaten/kota, di lingkungan perguruan tinggi negeri, BUMN atau BUMD dengan retensi arsipnya di bawah 10 tahun ditetapkan oleh pimpinan satuan kerja di lingkungan pemerintah provinsi, kabupaten/kota, di lingkungan perguruan tinggi negeri, BUMN atau BUMD setelah mendapat pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip dan persetujuan tertulis dari pimpinan daerah/lembaga masing-masing. Dalam hal ini Gubernur untuk pemerintah daerah setingka



provinsi; Bupati/Walikota



untuk pemerintah



kabupaten/kota; Rektor atau sebutan yang sejenis bagi perguruan tinggi negeri; Pimpinan BUMN/BUMD bagi BUMN/BUMD. Penetapan arsip yang akan dimusnahkan di lingkungan pemerintah provinsi, kabupaten/kota, di lingkungan perguruan tinggi negeri, BUMN/BUMD dengan



Modul Pengelolaan Kearsipan



33



Modul Pelatihan Teknis Administrasi Dasar



retensi arsipnya minimal 10 tahun ditetapkan oleh pimpinan daerah/lembaga masing-masing setelah mendapat pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip dan persetujuan tertulis dari Kapala ANRI. g. Pelaksanaan Pemusnahan. Pemusnahan arsip diaksanakan secara total yaitu dengan cara dibakar, dicacah atau dibuat bubur kertas, yang penting fisik dan informasinya tidak dapat dikenali lagi. Kemudian dalam pelaksanaan pemusnahan arsip perlu disaksikan oleh minimal dua orang pejabat dari unit hukum dan/atau bidang pengawasan dari lingkungan pencipta arsip. Selanjutnya dilakukan penandatanganan berita acara yang memuat daftar arsip yang dimusnahkan dan ditandatangani oleh kedua pejabat tersebut. Arsip yang tercipta dalam kegiatan pemusnahan arsip wajib disimpan oleh pencipta arsip serta diperlakukan sebagai arsip vital yang meliputi: 1. Keputusan pembentukan panitia penilai arsip; 2. Notulen rapat panitia penilai arsip pada saat melakukan penilaian; 3. Surat pertimbangan dari panitia penilai arsip kepada pimpinan pencipta arsip yang menyatakan bahwa arsip yang diusulkan musnah dan telah memenuhi syarat untuk dimusnahkan; 4. Surat persetujuan dari pimpinan pencipta arsip; 5. Surat persetujuan dari Kepala ANRI untuk pemusnahan arsip yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun; 6. Keputusan



pimpinan



pencipta



arsip



tentang



penetapan



pelaksanaan



pemusnahan arsip; 7. Berita acara pemusnahan arsip; dan 8. Daftar arsip yang dimusnahkan. Berita ACARA dan Daftar Arsip yang dimusnahkan ditembuskan kepada Kepala ANRI.



Modul Pengelolaan Kearsipan



34



Modul ModulPelatihan PelatihanTeknis TeknisAdministrasi AdministrasiDasar Dasar



Modul Modul Pengelolaan Pengelolaan Kearsipan Kearsipan



35



Modul Pelatihan Teknis Administrasi Dasar



BAB IV PENYERAHAN ARSIP STATIS Penyerahan arsip statis ke lembaga kearsipan dilakukan bila arsip tersebut memang benar-benar memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya dan berketerangan dipermanenkan sesuai JRA pencipta arsip. Penyerahan arsip wajib dilaksanakan oleh lembaga negara, pemerintah daerah, perguruan tinggi negeri, BUMN, BUMD, dan perusahaan swasta. Selanjutnya penyerahan arsip statis tersebut menjadi tanggung jawab pimpinan pencipta arsip. Bagi perguruan tinggi swasta yang kegiatannya dibiayai dengan anggaran negara, APBD, atau bantuan luar negeri dan ternyata belum mempunyai lembaga kearsipan perguruan tinggi, wajib menyerahkan arsip statis kepada lembaga kearsipan daerah. Adapun dalam pelaksanaan penyerahan arsip statis tersebut harus melalui beberapa langkah yang meliputi: A. Autentikasi. Arsip statis yang diserahkan oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan harus merupakan arsip yang autentik, terpercaya, utuh, dan dapat digunakan. Apabila arsip statis yang diserahkan tidak autentik maka pencipta arsiplah yang melakukan autentikasi, jika pencipta arsip tidak melakukan autentikasi maka lembaga kearsipan berhak untuk menolak penyerahan arsip statis. Sedangkan untuk arsip statis yang tidak diketahui penciptanya, maka autentikasinya dilakukan oleh lembaga kearsipan. Dengan pelaksanaan proses autentikasi ini maka pada masa yang akan datang, nilai informasi yang ada didalam arsip tersebut dapat dipertanggungjawabkan kepada generasi penerus. B. Prosedur Penyerahan. Penyerahan dapat dilakukan karena adanya rencana kegiatan pemusnahan arsip di suatu instansi, yaitu ketika menyampaikan daftar arsip yang akan dimusnahkan ke ANRI dan ternyata terdapat arsip statis, atau memang penyerahan arsip yang dilakukan karena telah direncanakan oleh instansi yang bersangkutan. Disamping itu penyerahan arsip juga dapat dilakukan setelah adanya pendekatan ANRI kepada instansi pencipta arsip. Prosedur penyerahan arsip statis adalah sebagai berikut:



Modul Pengelolaan Kearsipan



36



Modul Pelatihan Teknis Administrasi Dasar



1. Penyeleksian dan pembuatan daftar arsip usul serah oleh arsiparis di unit kearsipan. 2. Penilaian oleh panitia penilai arsip terhadap arsip usul serah. 3. Pemberitahuan akan menyerahkan arsip statis oleh pimpinan pencipta arsip kepada kepala lembaga kearsipan sesuai wilayah kewenangannya disertai dengan pernyataan dari pimpinan pencipta arsip bahwa arsip yang diserahkan autentik, terpercaya, utuh, dan dapat digunakan. 4. Verifikasi dan persetujuan dari kepala lembaga kearsipan sesuai wilayah kewenangannya. 5. Penetapan arsip yang akan diserahkan oleh pimpinan pencipta arsip. 6. Pelaksanaan serah terima arsip statis oleh pimpinan pencipta arsip kepada kepala lembaga kearsipan disertai berita acara dan daftar arsip yang akan diserahkan. Penyerahan arsip dilaksanakan dengan memperhatikan format dan media arsip yang diserahkan. Seluruh arsip yang diserahkan dalam proses ini, wajib disimpan oleh pencipta arsip dan lembaga kearsipan serta diperlakukan sebagai arsip vital, meliputi: 1. Keputusan pembentukan panitia penilai arsip; 2. Notulen rapat panitia penilai arsip; 3. Surat pertimbangan dari panitia penilai arsip kepada pimpinan pencipta arsip yang menyatakan bahwa arsip yang diusulkan untuk diserahkan dan telah memenuhi syarat untuk diserahkan; 4. Surat persetujuan dari kepala lembaga kearsipan; 5. Surat pernyataan dari pimpinan pencipta arsip bahwa arsip yang diserahkan autentik, terpercaya, utuh dan dapat digunakan; 6. Keputusan pimpinan pencipta arsip tentang penetapan pelaksanaan penyerahan arsip statis; 7. Berita acara penyerahan arsip statis; 8. Daftar arsip statis yang diserahkan. C. Tingkatan Penyerahan. Penyerahan arsip statis dari pencipta arsip statis ke lembaga kearsipan perlu memperhatikan penjenjangan organisasi berserta kewenangannya. Penjenjangan yang ada terbagi atas lembaga negara, pemerintah daerah, perguruan tinggi, BUMN/BUMD, perusahaan swasta, dan organisasi politik/kemasyarakatan. Sedangkan bila dari



Modul Pengelolaan Kearsipan



37



Modul Pelatihan Teknis Administrasi Dasar



retensinya, maka terdapat dua jenis arsip statis yaitu arsip statis dengan retensi minimal 10 tahun, dan arsip statis dengan retensi di bawah 10 tahun. 1. Lembaga negara. Penyerahan arsip statis yang dilakukan oleh lembaga negara tingkat pusat memiliki ketentuan sebagai berikut: a. Arsip statis lembaga negara tingkat pusat wajib diserahkan kepada ANRI serta ditetapkan oleh pimpinan lembaga negara. Pelaksanaan penyerahan arsip statis tersebut menjadi tanggung jawab unit kearsipan di lingkungan lembaga negara tingkat pusat. b. Arsip statis lembaga negara tingkat pusat yang berada di daerah wajib diserahkan kepada ANRI sepanjang instansi induknya tidak menentukan lain dan dilaksanakan oleh pimpinan lembaga negara tingkat pusat di daerah kepada kepala unit depot penyimpanan arsip ANRI di daerah. Dengan pertimbangan sebagai berikut: 1. Nilai informasi arsip; 2. Keamanan dan keselamatan arsip statis; 3. Aksesibilitas arsip statis; dan 4. Kearifan lokal. Apabila belum ada unit/depot penyimpanan arsip ANRI di daerah, lembaga negara tingkat pusat di daerah dapat menyerahkan arsip statis kepada lembaga kearsipan daerah provinsi sepanjang instansi induknya tidak menentukan lain. 2. Pemerintah Provinsi. Penyerahan arsip statis oleh pemerintah provinsi diatur sebagai berikut: a. Arsip statis pemrintah provinsi wajib diserahkan kepada lembaga kearsipan daerah provinsi. b. Penetapan arsip statis yang akan diserahkan oleh pimpinan penciptaan arsip pada pemerintah provinsi dilakukan oleh Gubernur. c. Pelaksanaan penyerahan arsip statis yang memiliki retensi di bawah 10 tahun menjadi tanggung jawab unit kearsipan di lingkungan pemerintah provinsi. d. Pelaksanaan penyerahan arsip statis yang memiliki retensi minimal 10 tahun menjadi tanggung jawab lembaga kearsipan provinsi.



Modul Pengelolaan Kearsipan



38



Modul Pelatihan Teknis Administrasi Dasar



3. Pemerintah Kabupaten/Kota. Penyerahan arsip statisnya dilakukan dengan cara sebagai berikut: a. Arsip statis pemerintah kabupaten/kota wajib diserahkan kepada lembaga kearsipan kabupaten/kota. b. Penetapan arsip statis yang akan diserahkan oleh pimpinan pencipta arsip pada pemerintah kabupaten/kota ditetapkan oleh bupati/walikota. c. Pelaksanaan penyerahan arsip statis yang memiliki retensi di bawah 10 tahun menjadi



tanggung



jawab



unit



kearsipan



di



lingkungan



pemerintah



kabupaten/kota. d. Pelaksanaan penyerahan arsip statis yang memiliki retensi minimal 10 tahun menjadi tanggung jawab lembaga kearsipan kabupaten/kota. 4. Perguruan Tinggi Negeri. Penyerahan arsip statis oleh perguruan tinggi negeri diatur sebagai berikut: a. Arsip statis perguruan tinggi negeri wajib diserahkan kepala lembaga kearsipan perguruan tinggi negeri. b. Penetapan arsip statis yang akan diserahkan oleh pimpinan pencipta arsip pada perguruan tinggi negeri dilakukan oleh rector atau sebutan lain yang sejenis. c. Pelaksanaan penyerahan arsip statis yang memiliki retensi di bawah 10 tahun menjadi tanggung jawab unit kearsipan di lingkungan satuan kerja rektorat, fakultas, atau satuan kerja dengan sebutan lain yang sejenis. d. Pelaksanaan penyerahan arsip statis yang memiliki retensi minimal 10 tahun menjadi tanggung jawab lembaga kearsipan perguruan tinggi negeri. 5. Penyerahan arsip statis oleh BUMN/BUMD. Penyerahan arsip statis oleh BUMN/BUMD diatur sebagai berikut: a. Arsip statis BUMN/BUMD wajib diserahkan kepada lembaga kearsipan. Penetapan arsip statis yang akan diserahkan oleh pimpinan pencipta arsip pada BUMN/BUMD dilakukan oleh pimpinan BUMN/BUMD. b. Arsip statis yang telah ditetapkan kemudian diserahkan oleh: 1. Pimpinan BUMN kepada Kepala ANRI. 2. Pimpinan BUMD provinsi kepada lembaga kearsipan provinsi. 3. Pimpinan BUMD kabupaten/kota kepada lembaga kearsipan kabupaten/kota.



Modul Pengelolaan Kearsipan



39



Modul Pelatihan Teknis Administrasi Dasar



c. Penyerahan arsip statis BUMN di daerah dilaksanakan oleh pimpinan lembaga BUMN di daerah kepada unit depo penyimpanan arsip ANRI di daerah. Apabila belum ada unit/depot penyimpanan arsip ANRI di daerah, BUMN di daerah dapat menyerahkan arsip statis kepada lembaga kearsipan daerah provinsi sepanjang instansi induknya tidak menentukan lain. 6. Penyerahan arsip statis oleh perusahaan swasta. Arsip statis perusahaan swasta diserahkan kepada lembaga kearsipan dan ditetapkan oleh pimpinan perusahaan swasta. 7. Organisasi politik dan organisasi kemasyarakatan nasional. Arsip statis organisasi politik atau organisasi kemasyarakatan nasional di tingkat pusat diserahkan oleh pimpinan organisasi politik atau organisasi kemasyarakatan kepada Kepala ANRI. Sedangkan untuk arsip statis organisasi politik atau organisasi kemasyarakatan nasional di tingkat daerah diserahkan oleh pimpinan organisasi politik atau organisasi kemasyarakatan nasional di daerah kepada kepala unit depot penyimpanan arsip ANRI di daerah. Penyerahan arsip statis organisasi politik dan organisasi kemasyarakatan nasional di tingkat pusat dilakukan setelah mendapat persetujuan oleh pimpinan organisasi politik dan organisasi kemasyarakatan nasional di tingkat pusat yang dilanjutkan dengan dengan penetapan oleh pimpinan organisasi politik dan organisasi kemasyarakatan nasional tersebut. 8. Perseorangan Penyerahan arsip perseorangan dilakukan oleh yang bersangkutan atau pihak yang mewakilinya, kepada lembaga kearsipan di pusat (ANRI) maupun di daerah (Provinsi/Kabupaten/Kota).



Modul Pengelolaan Kearsipan



40



Modul Pelatihan Teknis Administrasi Dasar



DAFTAR PUSTAKA A. Perundang-undangan dan Peraturan. 1. Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071). 2. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 78 tahun 2012 tentang Tata Kearsipan di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintahan Daerah. 3. Peraturan Gubernur Jawa Tengah Nomor 29 Tahun 2012 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Tengah. 4. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undangundang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan ((Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5286). 5. Peraturan Daerah Provinsi Jawa Tengah Nomor 1 Tahun 2015 tentang Penyelenggaraan Kearsipan di Provinsi Jawa Tengah. B. Buku Referensi. 1. Yayan Daryan, 2015. Pengantar Pengelolaan Arsip Dinamis. Modul – Seri Bahan Pengajaran Diklat Arsiparis Tingkat Terampil. Pusdiklat Arsip Nasional RI, Jakarta. 2. LAN RI, 1994. Sistem Administrasi Negara Republik Indonesia – Jilid II. CV Haji Masagung, Jakarta. C. Jurnal dan Buletin. ANRI – Pusjibang Sistem Kearsipan, 2008. Jurnal Kearsipan. Vol. 3, No.1, Jakarta. D. Referensi Lainnya. 1. W.J.S. Poerwadarminta, 1987. Kamus Umum Bahasa Indonesia. Balai Pustaka, Jakarta. 2. Drs. Nur Arifin Chaniago dkk., 2000. Kamus Sinonim Antonim Bahasa Indonesia. CV Pustaka Setia, Bandung.



Modul Pengelolaan Kearsipan



41



Modul Pelatihan Teknis Administrasi Dasar



DAFTAR PERALATAN/MESIN DAN BAHAN A. Daftar Peralatan/Mesin



No.



Nama Peralatan/Mesin



1.



Laptop, LCD Projector, Laserpointer



2.



Printer



3.



Scanner



4.



Standar dan Penjepit Flip Chart



5.



Spidoll Permanent dan Spidoll WB



6.



White Board



Keterangan Untuk di ruang teori



B. Daftar Bahan



No.



Nama Bahan



1.



Modul Pembelajaran (buku informasi, buku kerja, buku penilaian)



2.



Kertas HVS A4



3.



Ballpoint



4.



Kertas chart (flip chart)



5.



Pensil



Keterangan Setiap peserta



Modul Pengelolaan Kearsipan



42



Modul Pelatihan Teknis Administrasi Dasar



DAFTAR PENYUSUN MODUL NO. 1.



NAMA DRS. AGUS RIYANTO



PROFESI • Kabid Pengembangan dan HAL Barpus Provinsi Jateng



2.



DIDIK SINGGIH, S.E, M.Si.



• Widyaiswara Bandiklat Jateng.



Modul Pengelolaan Kearsipan



43



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi



Kode Modul



44