Modul Sap Financial PDF [PDF]

Citation preview

MODUL UNIT 6 BANK ACCOUNTING MODUL UNIT 7 PREPARING FINANCIAL ACCOUNTING ___________________________________________________________________________



Topik



: Bank Accounting dan Proses Penyusunan Laporan Kuangan



Tujuan Instruksional Khusus : Setelah mempelajari pokok bahasan ini, mahasiswa dapat menjelaskan konsep bank accounting dan proses penyusunan laporan keuangan pada aplikasi SAP.



Petunjuk Penggunaan Modul : Bacalah terlebih dahulu uraian materi mengenai pokok bahasan ini, lalu diskusikan pada forum yang tersedia dan terakhir, kerjakanlah quis untuk mereview pembelajaran.



UNIT 6. BANK ACCOUNTING



5.1 Master Records in Bank Accounting a. Bank Directory Bank directory berisi alamat dan data kontrol yang sah (misalnya swift code) dari semua bank yang digunakan di dalam sistem SAP. Bank directory dapat: a. Secara otomatis diimpor, selama bank directory tersedia di dalam disket dan program impor ada untuk data ini b.Dibuat secara manual Jika sebuah bank dibuat di bank directory, data dasarnya bisa diakses, misalnya ketika memasukkan informasi bank kedalam master record milik customer atau vendor. Kita hanya perlu memasukkan data negara dari bank dan bank key. Sistem akan menemukan nama dan alamat dari bank di dalam tabel bank directory. Jika bank belum ada di dalam bank directory, bank bisa dimasukkan secara langsung. Kemudian baru ditambahkan ke dalam bank directory, jika sudah ditambahkan ke dalam master record milik customer dan vendor.



b. Bank Accounts House bank adalah bank di mana kita (company code) mempunyai akun-akun. Setiap house bank diwakili oleh account ID. ID ini adalah kode yang dapat berjumlah hingga empat karakter, bisa berupa angka maupun huruf. House bank ID dan account ID dimasukkan kedalam G/L account master record, di mana mewakili sebuah bank account di dalam general ledger.



5.2 Business Transaction in Bank Accounting a. Cash Journal Sejak dirilisnya versi 4.6, SAP menyediakan cash journal untuk menangani petty cash. Kita dapat membuat cash journal yang secara unik diidentifikasikan oleh kode sebanyak empat karakter. Setiap cash journal harus di-assign ke satu G/L account di mana mewakili akun jurnal petty cash di dalam general ledger. Transaksi cash disimpan secara terpisah ke dalam cash journal ditransfer secara periodik (misalnya: harian) ke general ledger.



Gambar 2.33 Cash Journal Transaction Layar pengentrian data untuk transaksi cash journal dibagi kedalam tiga bagian, yaitu: a. Data selection b. Balance display Menampilkan jumlah kas masuk dan kas keluar serta saldo awal dan saldo akhir. c. Accounting transactions



Di sini, transaksi cash journal dapat diisi. Di sini perbedaan dibuat antara cash payment, cash receipt, dan check receipt. Transaksi akuntansi disimpan secara terpisah di dalam cash journal dan ditransfer secara periodik ke general ledger. Transaksi yang ditransfer dapat dicetak sebagai jurnal. Tanda terima dapat dicetak untuk setiap transaksi individu.



b. Types of Cash Journal Transactions Tipe-tipe dari transaksi cash journal adalah sebagai berikut: a. Expense b. Revenues c. Cash transfer dari cash office ke bank d. Cash transfer dari bank ke cash office e. Vendor payment receipt/issue f. Customer payment receipt/issue c. Depositing Checks Proses depositing check adalah sebagai berikut: a. Cek yang masuk dapat diproses secara manual atau dengan check scanner. b. Setelah semua cek sudah dimasukkan, daftar dari cek yang akan dideposit tersedia di sistem dan dapat diperbaiki bila diperlukan. c. Daftar cek yang dideposit dapat dicetak atau dikirim ke bank bersama dengan cek. d. Batch input session dibuat dari daftar check deposit dan harus diproses untuk membuat posting. e. Posting dapat diselesaikan secara langsung, tanpa batch input session. d. Posting a Check Deposit Ketika melakukan posting terhadap daftar check deposit, dua batch input session dihasilkan, yaitu subledger session dan bank posting session. Kedua session ini harus diproses, untuk membuat posting yang terasosiasi di dalam general ledger. a. Subledger accounting session secara umum diproses dari accounts receivable dan membersihkan open item yang telah dibayar. b. Bank posting session biasanya diproses oleh departemen keuangan atau cash management. Mereka memposting jumlah cek ke incoming check account.



e. Lockbox Ketika menggunakan lockbox, customer mengirimkan informasi cek dan pembayaran mereka langsung ke bank. Bank membayar biaya untuk meng-input data cek yang diterima. Bank menyimpan informasi cek dan pembayaran di dalam file dan mengirimnya ke departemen keuangan menggunakan data



transfer, misalnya disket, data line, atau EDI. Berkas lockbox disimpan di dalam sistem SAP. Akun cek masuk di-posting dan invoice yang telah dibayar dibersihkan. Informasi pembayaran yang telah selesai memungkinkan sistem SAP untuk berjalan baik dengan clearing. Jika sistem tidak dapat menemukan invoice untuk dibayar, informasi pembayaran harus diproses secara manual setelah menggunakan fungsi post processing. f. Bank Statement Bank menginformasikan departemen keuangan mengenai transaksi di dalam akun bank perusahaan menggunakan bank statement. Posting yang disimpan di dalam bank statement harus dimasukkan ke dalam akuntansi. Perusahaan dapat menerima bank statement dalam dua cara yang berbeda: a. Dalam bentuk form: dalam kasus ini, account statement harus dibuat secara manual di dalam sistem SAP. b. Dalam bentuk file: file ini disediakan baik di dalam pembawa data ataupun diambil dari bank menggunakan transfer program (bank-spesific). Laporan SAP mengimpor file ini ke penyimpanan bank sementara dari sistem SAP. Proses selanjutnya adalah: a. Bank statement di dalam penyimpanan bank sementara dapat dicetak untuk tujuan dokumentasi. b. Batch input session dibuat dari bank statement di dalam penyimpanan bank sementara. Kita harus menjalanakan sesi ini untuk menciptakan posting yang dibutuhkan. Kita juga dapat melakukan posting secara langsung (tanpa batch input).



c. Kita dapat menjalankan postprocessing baik dengan menjalankan batch input session secara online atau menggunakan transaksi special postprocessing jika kita melakukan posting secara langsung.



g. Check Receipts and Issues Penjelasan mengenai check receipt dan check issue adalah sebagai berikut: a. Check issue Program pembayaran membuat cek dan melakukan posting check issue, setiap kali open vendor item dibersihkan. Check issue di-post ke dalam outgoing check account yang disiapkan untuk tujuan tersebut. Ketika ceknya telah didepositokan oleh vendor dan bank account didebitkan, ceknya muncul di dalam bank statement dan bank ledger accounting dari bank statement yang fungsinya untuk melakukan posting “ check issued to bank”. Jika kita menggunakan check management, posting tersebut dibawa melalui cashed checks. b. Check receipt Di USA, semua posting yang diperlukan dibawa dengan mengunakan fungsi dari lockbox. Di dalam prosedur lain, check receipt pertama-tama akan di-post ke incoming check account dan membersihkan open item. Di tahap kedua, bank ledger accounting session melakukan posting kas masuk dengan menggunakan “ bank to incoming cash”. h. Transfers Di beberapa negara, transfer digunakan secara rutin. Sedangkan, di negara-negara lain, sangat jarang digunakan. Ada dua program yang dapat digunakan, yaitu: a. Outgoing transfe



Program pembayaran membuat pengirimannya dan melakukan posting ke outgoing cash account. Open vendor item dibersihkan dalam waktu yang bersamaan. Cash outflow muncul kemudian di dalam bank statement dan bank ledger accounting session membuat posting “ cash outflow to bank”. b. Incoming transfer Incoming transfer muncul di bank statement. Fungsi dari bank statement adalah melakukan posting kas masuk, “ bank to incoming cash” dengan menggunakan bank ledger accounting session. Subledger accounting session membersihkan item yang sudah dibayar dari akun pelanggan. Fungsi bank statement adalah untuk mendapatkan informasi tugas dari field transfer “ note to payee”.



UNIT 7 PREPARING FINANCIAL STATEMENT Financial Closing in the General Ledger a. General Ledger Closing



Gambar 2.34 General Ledger closing operations



Langkah-langkah penutupan di dalam general ledger adalah sebagai berikut: a. Pada awal tahun fiskal yang baru, program balance carry forward dijalankan. Hal ini memastikan bahwa saldo dari G/L account dipindahkan ke tahun fiskal yang baru. b. Periode posting dari tahun fiskal lama diblok dan periode khusus untuk entri penutup dibuka. Penyesuaian teknikal antara transaction figure dan dokumen memastikan bahwa dokumen di-post tanpa satupun kesalahan teknikal. c. Dokumen dengan mata uang asing kemudian dievaluasi, dokumen accrual atau deferral di-post dan GR/IR clearing account dianalisis. Selanjutnya, akun yang bersangkutan di-update.



d. Jika kita ingin membuat laporan keuangan untuk business area, kita harus membuat posting penyesuaian ke business area. Saldo dari business area kemudian diatur menjadi nol. e. Periode khusus kemudian dapat ditutup. f. Untuk keperluan dokumentasi, balance audit trail dapat dilakukan dan laporan keuangan dibuat. Laporan tambahan disiapkan untuk tujuan pelaporan yang legal. b. Closing Cockpit Closing Cockpit memungkinkan kita untuk membuat antarmuka terstruktur untuk menjalankan transaksi dan program yang merupakan bagian dari proses yang kompleks, seperti proses penutupan.



Gambar 2.35 Closing Cockpit



Closing cockpit sangat cocok ketika: a. Aktivitas akan muncul kembali secara periodic b. Lebih dari satu pihak yang bertanggung jawab dilibatkan c. Aktivitas dilakukan di dalam proses yang memiliki urutan kronologi tetap atau ditentukan oleh dependensi d. Aktivitas harus didukung oleh antarmuka untuk semua yang terlibat e. Status dari semua aktivitas periodik harus didokumentasi dan dibuat transparan dan tersedia untuk semua yang terlibat Untuk mendukung proses penutupan, closing cockpit menawarkan pilihan-pilihan berikut: a. Hirarki untuk menampilkan objek organisasi yang terlibat di dalam proses penutupan b. Template daftar tugas berdasarkan struktur organisasi



c. Daftar tugas yang berasal dari template daftar tugas d. Tampilan daftar di mana semua tugas yang harus dikelola atau dijalankan dari daftar tugas masing-masing dibuat menjadi tersedia untuk pemrosesan atau untuk pengawasan kemajuan tugas e. Informasi rinci mengenai pengaturan teknikal dari tugas serta untuk menganalisis background program f. Dependensi untuk menampilkan kondisi yang merepresentasikan prasyarat untuk memproses tugas individu c. Accrual Engine Pendapatan dan biaya, yang di-post di dalam periode posting yang spesifik, seringkali berasal dari periode yang berbeda. Ada dua metode di dalam sistem untuk posting seperti ini, yaitu: a. Accrual Biaya atau pendapatan adalah milik periode yang sedang berjalan, namun tidak di-post hingga periode nanti, karena tagihannya belum dikirim atau belum diterima. b. Deferral Biaya atau pendapatan di-post di periode yang sedan berjalan, namun transaksi bisnis yang sesungguhnya terjadi di periode yang akan datang. d. GR/IR Analysis GR/IR clearing account berisi daftar dari semua barang dan tagihan yang diterima. Jika pada akhir periode, saldo dari akun ini tidak nol, ada dua alasan: a. Barang telah ditagih namun belum juga dikirim b. Barang telah dikirim namun belum juga ditagih Ketika tutup buku, saldo tersebut perlu dicatat sebagai aset maupun kewajiban di dalam laporan keuangan.



GR/IR dianalisis dengan menggunakan program khusus. Di sini, saldo di-post ke akun barang telah ditagih namun belum juga dikirim atau ke akun barang telah dikirim namun belum juga ditagih. Posting tersebut dibalik pada hari pertama di periode berikutnya, karena melakukan posting ulang selama bisnis sehari-hari akan menyebabkan terjadinya kesalahan. Posting pembersihan biasanya dilakukan dengan menggunakan correction account. GR/IR clearing account dan correction account-nya kadang-kadang ditampilkan di lampiran laporan keuangan.



e. Financial Statements Untuk membantu di dalam pembuatan laporan keuangan, ada dua pilihan yang tersedia di dalam sistem SAP, yaitu: a. Menggunakan program ABAP b. Menggunakan G/L account information system Kedua pilihan tersebut memungkinkan kita untuk melakukan hal-hal di bawah ini: a. Menggunakan berbagai macam versi laporan keuangan b. Membuat laporan keuangan keseluruhan dan individu untuk company code c. Membuat laporan keuangan keseluruhan dan individu untuk business area d. Membuat laporan keuangan dengan menggunakan operating chart of account e. Membuat laporan keuangan dengan menggunakan country-specific chart of account f. Membuat perbandingan laporan keuangan untuk membandingkan dua tahun fiskal atau untuk membandingkan data perencanaan dan data sesungguhnya Cost-of-Sales Accounting a. Period Accounting Dua metode dasar untuk menata laporan laba rugi adalah: a. Period accounting b. Cost-of-sales accounting Kedua metode akan menghasilkan laporan laba rugi yang sama untuk satu periode. Metode yang digunakan mungkin saja diwajibkan atau hanya berdasarkan pertimbangan bisnis saja. Di dalam period accounting, jumlah hasil untuk satu periode dibandingkan dengan jumlah biaya untuk periode tersebut. Biaya keseluruhan untuk satu periode terdaftar menurut tipe biayanya. Di sini, saldo ditambahkan di akun biaya yang sama.



Gambar 2.36 Period Accounting b. Cost-of-Sales Accounting Pada cost-of-sales accounting, biaya barang yang terjual dikurangi dari pendapatan untuk menghitung keuntungan operasi. Pada period accounting, jumlah biaya produksi dikurangi dari pendapatan. Tidak seperti period accounting, di mana biaya dipecah berdasarkan tipe biaya, pada cost-of-sales accounting, biaya terdaftar berdasarkan fungsi mereka di dalam organisasi, seperti produksi, penjualan, administrasi, dan lain-lain. Fungsi-fungsi tersebut direpresentasikan oleh functional area.



Gambar 2.37 Cost-of-Sales Accounting



a. Derivation of Functional Area Ketika cost-of-sales accounting dipilih, field tambahan yaitu functional area dimasukkan ke dalam coding block untuk akun. Entri dibuat di field functional area melalui: a. Entri manual pada field b. Entri otomatis dari functional area melalui substitusi c. Menyalin secara otomatis functional area yang dimasukkan ke master data dari akun laba rugi d. Menyalin secara otomatis functional area yang dimasukkan ke master data dari objek CO



b. Cost-of-Sales Accounting Ledger Untuk membuat laporan keuangan berdasarkan cost-of-sales accounting, sistem SAP membutuhkan transaction figure untuk functional area. Pada general ledger yang standar, transaction figure hanya disimpan untuk company code dan business area saja. Untuk alasan inilah, cost-of-sales accounting ledger harus digunakan sehingga transaction figure untuk functional area dapat disimpan juga. Menggunakan laporan keuangan khusus, transaction figure tersebut dapat diakses dan laporan laba rugi dapat dibuat berdasarkan cost-of-sales accounting. Jika



tambahan transaction figure untuk field account assignment baru maupun yang sudah ada harus dikelola, hal ini dapat dilakukan dengan menggunakan special ledger. Metode berikut ini disediakan untuk mengelola transaction figure tambahan: a.



Memperluas coding block.



b.



Menggunakan customer-defined ledger yang berisi transaction figure tambahan.