Modul SIA [PDF]

Citation preview

BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Sistem Informasi Akuntansi 1. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Informasi keuangan mempunyai peranan penting dalam suatu perusahaan. Informasi ini dibutuhkan oleh berbagai pihak yang berkepentingan baik pihak ekstern maupun intern. Guna memenuhi kebutuhan informasi yang cepat, akurat, dan berdaya guna maka didesain suatu sistem informasi akuntansi. Sistem informasi akuntansi merupakan subsistem dari sistem informasi manajemen yang mengolah data keuangan menjadi informasi keuangan untuk memenuhi kebutuhan pihak intern dan ekstern. Bagi pihak intern, sistem akuntansi merupakan sarana bagi pihak manajemen untuk memperoleh informasi keuangan guna mengetahui, mengevaluasi,



dan



mengambil



keputusan-keputusan



dalam



menjalankan



perusahaan, yang tergantung fungsi yang mereka jalankan dalam perusahaan. Bagi pihak ekstern, seperti kreditur, investor, supplier, pemerintah, serikat kerja, memerlukan informasi keuangan dalam kaitannya dengan kepentingan mereka. Sistem akuntansi yang disusun untuk suatu perusahaan dapat diproses secara manual ( tanpa mesin-mesin pembantu ) dan diproses dengan menggunakan mesin-mesin mulai dari mesin pembukuan yang sederhana sampai penggunaan komputer. Sebelum membahas mengenai system akuntansi maka terlebih dahulu akan diberikan pengertian mengenai sistem dan akuntansi. Menurut Widjajanto (2001:2), “Sistem adalah sesuatu yang memiliki bagian-bagian yang saling



Universitas Sumatera Utara



berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu melalui tiga tahapan yaitu input, proses, dan output”. Definisi di atas bermakna bahwa dalam suatu sistem harus ada tiga tahapan penting yaitu : input berupa masukan, penggerak, atau pemberi tenaga dimana sistem tersebut dioperasikan; proses yang merupakan aktivitas yang mengubah input menjadi output; dan output adalah hasil operasi yang berarti tujuan, sasaran bagi suatu sistem. Mulyadi (2001:2) mengatakan bahwa, “Sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu”. Definisi tersebut dapat dirinci lebih lanjut pengertian umum mengenai sistem sebagai berikut: a. setiap sistem terdiri dari unsur-unsur, b. unsur-unsur tersebut merupakan bagian terpadu sistem yang bersangkutan, c. unsur sistem tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan sistem, d. suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang labih besar. Suatu sistem terdiri dari prosedur-prosedur yang saling bekerja sama untuk mencapai tujuan perusahaan. Adapun prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam untuk transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang. Menurut Arens and Loebbecke (1997:3), “Akuntansi merupakan proses pencatatan, pengelompokan, dan pengikhtisaran kejadian-kejadian ekonomi dalam bentuk yang teratur dan logis dengan tujuan menyajikan informasi keuangan yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan”.



Universitas Sumatera Utara



Data keuangan tersebut harus diolah dan diproses dalam suatu sistem yang mengatur arus dan pengolahan data akuntansi sehingga dihasilkan suatu informasi yang berguna bagi pihak manajemen maupun pihak luar perusahaan. Informasi yang datanya dari berhubungan dengan keuangan dinamakan informasi akuntansi dan sistem yang memproses data keuangan menjadi informasi akuntansi dianamakan sistem informasi akuntansi atau sistem akuntansi. Setelah diuraikan pengertian dari sistem dan akuntansi maka selanjutnya akan diuraikan pengertian dari sistem informasi akuntansi. Sistem informasi akuntansi merupakan sarana yang dapat digunakan oleh manajemen untuk mendapatkan informasi yang diperlukan untuk mengelola perusahaan dan menyususn laporan keuangan bagi pemilik, kreditur, dan pihak lain yang berkepentingan. Sarana tersebut dapat berupa peraturan, kebijaksanaan, catatan, prosedur, dan hubungan keorganisasian yang didesain untuk mengendalikan kegiatan serta sumber-sumber yang dimiliki perusahaan. Menurut Mulyadi (2001:3), “Sistem Akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan”. Howard F. Stettler (1975) dalam Baridwan (1998:4) menyatakan bahwa, Sistem akuntansi adalah formulir-formulir, catatan-catatan, prosedurprosedur, dan alat-alat yang digunakan untuk mengelolah data mengenai usaha suatu kesatuan ekonomis dengan tujuan untuk menghasilkan umpan balik dalam bentuk laporan-laporan yang diperlukan oleh manajemen untuk mengawasi usahanya, dan bagi pihak-pihak lain yang berkepentingan seperti pemegeng saham, kreditur, dan lembaga-lembaga pemerintah untuk menilai hasil operasi.



Universitas Sumatera Utara



Dari definisi yang diberikan terlihat bahwa sistem informasi akuntansi merupakan kumpulan aktivitas seperti pencatatan transaksi, pengklasifikasian, pengolahan, pengikhtisaran, analisa dan pelaporan informasi yang berguna untuk menjalankan kegiatan-kegiatan dan tujuan suatu perusahaan. Aktivitas-akativitas tersebut harus berpedoman pada peraturan-peraturan dan cara pengukuran maupun sistem pelaporan yang prosedurnya telah ditetapkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Pencatatan transaksi perusahaan hendaklah dinilai dalam suatu ukuran moneter sehingga dapat menghasilkan informasi keuangan yang relevan bagi pihak-pihak dalam perusahaan di dalam pengambilan keputusan. Menurut IAI dalam Standar Profesional Akuntan Publik (2001:319.10), “Sistem akuntansi terdiri dari metode dan catatan yang dibangun untuk mencatat, mengolah, meringkas, dan melaporkan transaksi entitas (baik peristiwa maupun kondisi) dan untuk memelihara akuntabilitas bagi aktiva, utang, dan ekuitas yang bersangkutan”. Berdasarkan definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi meliputi semua metode dan catatan untuk mencatat dan mengolah data akuntansi menjadi informasi keuangan. Selain itu, sistem akuntansi harus dapat melindungi kekayaan perusahaan dengan memberikan pengendalian atau pengecekan sehingga kecurangan-kecurangan, atau penyelewengan harta perusahaan dapat dihilangkan atau ditekan sampai seminimal mungkin. Setiap perusahaan harus mempertimbangkan beberapa faktor penting dalam penyusunan sistem akuntansi. Menurut Baridwan (1998:7) faktor-faktor tersebut adalah:



Universitas Sumatera Utara



1) sistem akuntansi yang disusun itu harus memenuhi prinsip cepat yaitu bahwa sistem akuntansi harus mampu menyediakan informasi yang diperlukan tepat pada waktunya, dapat memenuhi kebutuhan dengan kualitas yang sesuai, 2) sistem akuntansi yang disusun itu harus memenuhi prinsip aman yang berarti bahwa sistem akuntansi harus dapat membantu menjaga keamanan harta milik perusahaan. Untuk dapat menjaga keamanan harta milik perusahaan maka sistem akuntansi harus disusun dengan mempertimbangkan prinsip-prinsip pengendalian intern, 3) sistem akuntansi yang disusun harus memenuhi prinsip murah, yaitu berarti bahwa biaya untuk menyelenggarakan sistem akuntansi itu harus dapat ditekan sehingga relatif tidak mahal, dengan kata lain dipertimbangkan cost dan benefit dalam menghasilkan suatu informasi. Ketiga faktor tersebut harus dipertimbangkan bersama-sama dalam menyusun sistem akuntansi karena faktor tersebut merupakan satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan antara satu dengan yang lainnya. Sistem akuntansi yang digunakan dalam perusahaan mempunyai umur yang terbatas. Hal ini disebabkan karena kebutuhan informasi dalam suatu perusahaan akan berkembang sesuai dengan perkembangan informasi pihak-pihak yang berkepentingan. Selain itu, kemajuan



teknologi



terutama



alat-alat



untuk



memproses



data,



dapat



mengakibatkan sistem akuntansi tersebut tidak efisisen lagi. Sistem akuntansi yang efektif menurut Mulyadi (2001:189) adalah: a. b. c. d. e. f. g.



sah, telah diotorisasi, telah dicatat, telah dinilai secara wajar, telah digolongkan secara wajar, telah dicatat pada periode yang seharusnya, telah dimasukkan ke dalam buku pembantu dan telah diringkas secara benar.



Sistem akuntansi dibuat untuk menangani sesuatu hal yang berulang kali atau rutin terjadi. Oleh karena itu, sistem akuntansi yang diterapkan suatu



Universitas Sumatera Utara



perusahaan berbeda-beda. Hal ini disebabkan karena perbedaan jenis, sifat, besar kecilnya suatu perusahaan, struktur organisasi perusahaan, dan kebijakan perusahaan. Tujuan umum pengembangan sistem akuntansi menurut Mulyadi (2001:19) adalah : (1) untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru, (2) untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasinya, (3) untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yaitu untuk memperbaiki tingkat keandalan (realiability) informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban dan melindungi kekayaan perusahaan, (4) untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi. Melalui penerapan sistem akuntansi yang baik dan memadai, akan terdapat cara-cara pengendalian intern yang berjalan dengan sendirinya, sehingga dapat meningkatkan mutu informasi, meningkatkan pengawasan internal check, melindungi harta benda perusahaan dan meningkatkan kepercayaan terhadap catatan akuntansi. Di dalam sistem informasi akuntansi yang terkomputerisasi, terdapat tiga komponen yakni: a. Perangkat keras, merupakan suatu peralatan elektronik yang terdiri dari komputer,



disk



drives,



layer,



printer,



dan



jaringan



yang



kumpulan



program



yang



menghubungkan semua komponen tersebut. b. Perangkat



lunak,



merupakan



suatu



menyebabkan komputer akan melakukan pekerjaan yang diinginkan.



Universitas Sumatera Utara



c. Personel dalam perusahaan, merupakan factor yang penting karena personel tersebut yang akan mengoperasikan sistem akuntansi perusahaan. Ada tiga tahap dalam pemrosesan data dalam sistem akuntansi berbasis komputer, yakni: a. Input Mencerminkan data yang diperoleh dari sumber dokumen, dimana data yang diinput harus dalam suatu format khusus. b. Proses (akuntansi) Sistem akuntansi yang terkomputerisasi mengharuskan data input dibuat dalam suatu format khusus, jika tidak maka data akan ditolak oleh sistem. c. Output Output merupakan laporan yang dipergunakan untuk mengambil keputusan.



2. Akuntansi Kas Pada dasarnya perusahaan memerlukan kas dengan alasan yang sama meskipun terdapat perbedaan dalam aktivitas penghasil utama (revenueproducing-activities). Menurut Ikatan Akuntansi Indonesia dalam Standar Akuntansi Keuangan (2004:2.1) “ Perusahaan membutuhkan kas untuk : melaksanakan usaha, melunasi kewajiban, dan membagikan devide kepada para investor”. Kas sebagai bagian dari sistem akuntansi memegang peranan penting dalam laporan keuangan. Kas paling banyak terlibat dalam transaksi-transaksi perusahaan yang mencakup harga dan kondisi yang memerlukan penyelesaian dalam bahasa media tukar. Kendati kas tidak secara langsung terlibat dalam suatu transaksi, tetapi memberikan dasar pengukuran dan akuntansi untuk semua pos lainnya.



Universitas Sumatera Utara



Ada beberapa pengertian kas yang dikemukakan oleh pakar. Dintaranya menurut Skousen dan Fred (2004:495) “Kas adalah aktiva lancar yang terdiri dari uang logam, uang kertas dan unsur-unsur lain yang berfungsi sebagai alat pertukaran dan memberikan dasar untuk perhitungan akuntansi”. Sedangkan menurut Ikatan Akuntan Indonesia dalam Standar Akuntansi Keuangan (2004:2.2) mendefinisikan Kas sebagai berikut “ kas terdiri dari saldo kas (cash on hand) dan rekening giro setara kas (cash equivalen) adalah investasi yang sifatnya likuid, berjangka waktu pendek dan dengan cepat dapat dijadikan kas dalam jumlah tertentu tanpa menghadapi resiko perubahan nilai yang signifikan”. Berdasarkan definisi-definisi kas tersebut di atas, dapat disimpulkan bahwa kas dan setara kas adalah bagian dari aktiva lancar yang paling likuid, terdiri dari kas yang ada di perusahaan dan kas yang ada di bank. Kas disebut sebagai aktiva lancar yang paling likuid karena kas yang tersedia di perusahaan maupun yang tersedia di bank dapat dipergunakan setiap saat tanpa ada batasan waktu dan juga tidak ada resiko perubahan nilai yang signifikan. Yang disebut dengan setara kas, misalnya surat-surat berharga dengan syarat : 1. Dapat ditukar menjadi kas setiap saat 2. Tanggal jatuh temponya kas sangat singkat 3. Dapat disetorkan ke bank sebagai rekening giro 4. Tidak mengalami perubahan yang signifikan ketika dikonversikan menjadi kas. Menurut Mulyadi (2001:17) “Sistem Akuntansi Kas dirancang untuk menangani transaksi penerimaan dan pengeluaran kas. Sistem ini terdiri dari



Universitas Sumatera Utara



jaringan prosedur antara lain : prosedur penerimaan kas, prosedur pengeluaran kas, dan prosedur dana kas kecil”. Maka akuntansi kas dapat didefinisikan sebagai pencatatan, pengolahan, pengikhtisaran, analisa, dan pelaporan informasi yang berhubungan dengan transaksi penerimaan dan pengeluaran kas, dimana kas ini digunakan di dalam kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan pencapaian tujuan suatu perusahaan. 3.



Sistem Akuntansi Perbankan Akuntansi bank dapat diartikan sebagai suatu seni yang secara sistematis



mencatat, menyajikan, dan menafsirkan transaksi-transaksi keuangan seperti menerima setoran, memberikan kredit, memindahkan dana-dana dan jasa-jasa lainnya yang berlaku dalam bisnis bank. Atas dasar hal tersebut di atas, maka untuk usaha perbankan perlu dirancang dan disusun suatu sistem akuntansi perbankan yang baik yang dapat mengakomodasikan semua kepentingan tersebut, sehingga Ikatan Akuntan Indonesia bekerja sama dengan Bank Indonesia mengeluarkan standar akuntansi yang khusus mengatur usaha perbankan yakni diterbitkannya pernyataan standar akuntansi keuangan (PSAK) No. 31 pada tanggal 7 September 1994. Namun untuk hal-hal yang sifatnya umum dan tidak material tetap berlaku SAK yang umum. Penyajian ikhtisar keuangan harus memenuhi syarat yang layak sesuai dengan prinsip akuntansi Indonesia yang diterapkan secara konsisten dalam periode berjalan atau tahun-tahun sebelumnya. Penyajian yang layak tidak boleh



Universitas Sumatera Utara



ada kesalahan yang material dalam penyajian angka-angka dan segala informasi yang penting seharusnya disajikan agar tidak menyesatkan. Volume transaksi dalam jumlah yang besar akan banyak dijumpai dalam kegiatan bank. Transaksi yang banyak ini harus diproses pada hari yang sama untuk disajikan dan dijabarkan dalam bentuk laporan keuangan harian, neraca dan laba rugi kepada manajemen. Laporan keuangan harian ini dijadikan dasar penilaian keadaan keuangan atas seluruh transaksi yang telah terjadi dicatat pada hari yang bersangkutan. Proses akuntansi bank merupakan tahapan-tahapan kegiatan yang dilakukan seorang akuntan atau bagian pembukuan dalam menyusun laporan keuangan bank. Kegiatan tersebut meliputi : 1. Pencatatan transaksi ke dalam buku jurnal / buku harian. 2. Pencatatan ayat jurnal yang telah diklarifikasikan ke dalam buku besar. 3. Penyusunan neraca lajur. 4. Penyusunan laporan keuangan. 5. Penutupan buku besar dan pemindahan saldo-saldo ke buku besar baru. 6. Penyusunan neraca awal untuk periode akuntansi berikutnya berdasarkan saldo-saldo buku besar. Akuntansi keuangan bank yang dikerjakan secara manual banyak mempergunakan buku-buku pembantu yang harus dipelihara setiap hari. Prosedur pembukuan menjadi sangat panjang dan memerlukan banyak kertas dan tempat untuk menyimpan arsip.



Universitas Sumatera Utara



Transaksi



Dokumen



jurnal per individu



Buku Harian



Jurnal



Kartu Nasabah



Buku Besar



Lap Keu Harian



Gambar 2-1 Sumber



Laporan Keuangan Harian



: Pemrosesan Akuntansi Bank Secara Manual : Irfan, Akuntansi Perbankan, Buku Ajar Untuk Kalangan Sendiri, Medan, 2004, hal. 6.



Dalam pengolahan transaksi bank dengan komputerisasi, seluruh proses kegiatan pencatatan mulai dari buku harian buku besar dan neraca dikerjakan oleh satu unit kerja, yaitu komputer. Pengolahan oleh satu unit kerja yang dapat memberikan laporan keuangan



dan sesuai dengan kebutuhan manajemen



merupakan suatu kebutuhan mutlak yang harus dipenuhi oleh perbankan saat ini.



Universitas Sumatera Utara



Dokumen Printer Key-in Transaction On-line Processing



Daftar Trans Harian



Daftar Saldo Nasabah



CPU



Pengolahan Data secara Elektonis



On-Request Reports Processed Report



Neraca dan L/R Harian



Ad Hoc Report



Gambar 2-2 : Pemrosesan Akuntansi Bank Secara Komputerisasi Sumber : Irfan, akuntansi Perbankan, Buku Ajar Untuk Kalangan Sendiri, Medan, 2004, hal. 7.



B.



Sistem Informasi Akutansi Pada siklus Pendapatan Siklus secara umum dapat kita artikan sebagai suatu proses/tahapan yang



sudah tertentu dan teratur yang terjadi berulang-ulang. Siklus dari system informasi akutansi untuk pendapatan barang dan jasa menjadi kas. Siklus pendapatan ditinjau dari segi prosesnya dapat kita bagi menjadi dua yaitu: pemrosesan penjualan tunai dan pemrosesan penjualan secara kredit. Pemrosesan penjualan tunai dimulai dari pesanan pelanggan, pemrosesan pesanan pelanggan, persetujuan pesanan pelanggan, pengiriman produk/penyerahan jasa kepada pelanggan dan penerimaan kas. Sedangkan pemrosesan penjualan kredit dimulai dari pesanan pelanggan, pemrosesan pesanan pelanggan, persetujuan pemberian kredit, pengiriman barang dan jasa, piutang, penagihan piutang,



Universitas Sumatera Utara



pemerimaan kas atau hasil penagihan. Demikianlah proses tersebut selalu terjadi berulang-ulang sehingga membentuk suatu siklus. Menurut Bodnar dan Hopwood (2000:265) menyatakan bahwa “Siklus Pendapatan mencakup fungsi-fungsi yang dibutuhkan untuk mengubah produk atau jasa (pendapatan dari) pelanggan. Fungsi-fungsi yang umum meliputi pemberian kredit, penerimaan, dan pemrosesan order, pengiriman barang, dan piutang dagang.” Jadi siklus pendapatan dari suatu organisasi meliputi fungsi yang dibutuhkan untuk merubah produk dan jasa kepada pelanggan. Pada umumnya fungsi ini meliputi pemberian kredit, penerimaan pesanan dan pemrosesan pesanan, pengiriman barang, pencatatan dan piutang dagang dan penerimaan kas. Siklus pendapatan ini terdiri dari aktivitas yang timbul dalam rangka pertukaran barang jadi yang telah memiliki nilai ekonomis yang lebih tinggi, akun diterima dalam bentuk kas. Adapun bagian-bagian yang terlibat dalam siklus pendapatan adalah bagian pesanan penjualan yang berfungsi untuk menerima pesanan penjualan selanjutnya akan diproses oleh bagian kredit. Apabila pesanan penjualan telah disetujui, maka pesanan-pesanan penjualan akan diproses lebih lanjut pada bagian pemrosesan dan pencatatan. Pada bagian pemrosesan dan pencatatan akan dibuat faktur penjualan dan jurnal penjualan kemudian pesanan penjualan akan disiapkan oleh bagian gudang dan akan dikirim oleh bagian pengiriman. Penerimaan penjualan tunai akan dicatat oleh bagian penerimaan kas sebagai penerimaan kas, sedangkan bagi penjualan kredit akan dicatat sebagai piutang dagang/usaha.



Universitas Sumatera Utara



1.



Aktivitas-aktivitas Sistem Pemrosesan Penjualan Sistem penjualan biasanya menggunakan sistem real-time. Sistem real-time



memproses transaksi secara individual pada saat peristiwa ekonomi muncul karena record tidak dikumpulkan dalam batch, tidak terdapat jeda waktu antara muncul peristiwa ekonomi dan pencatatannya. Banyak prosedur manual dan dokumen dari sistem yang lama digantikan dengan terminal komputer. Sistem ini menyediakan masukan dan keluaran secara real-time dimana transaksi batch hanya mempengaruhi beberapa induk file saja. Prosedur Update a.



Prosedur penjualan pada pemrosesan secara real-time, petugas penjualan menerima order dari pelanggan dan memproses setiap transaksi pada saat itu juga. Menggunakan terminal komputer yang terhubung untuk menjalankan program inquiry/edit, petugas melaksanakan tugas-tugas seperti yang dijelaskan dibawah ini dalam mode real-time: 1. Pemeriksaan pemberian kredit dilaksanakan dengan melakukan akses langsung pada file kredit pelanggan. File ini berisi informasi seperti batas kredit pelanggan, saldo saat ini, tanggal terakhir pembayaran, dan status kredit saat ini. Berdasarkan atas kriteria yang diprogram, permintaan kredit dari pelanggan diterima atau ditolak. 2. Jika persetujuan kredit disetujui, petugas kemudian melakukan akses pada file induk persediaan dan melakukan pengecekan ketersediaan persediaan. Sistem mengurangi persediaan dengan jumlah kuantitas barang yang



Universitas Sumatera Utara



dijual untuk menggambarkan keakuratan dan keadaan dari persediaan di gudang dan yang tersedia untuk dijual. 3. Sistem secara otomatis mengirim pesan elektronik ke gudang dan surat jalan ke dapartemen pengiriman, dan mencatat catatan penjualan pada file penjualan yang belum selesai. Struktur dari file ini mencakup field TUTUP yang membuat nilai T atau Y untuk mengindikasikan status pesanan . Catatan yang sudah dikirimkan mempunyai status tutup ( yang berisi nilai Y) sehingga pelanggan sudah dapat ditagih. Field ini akan digunakan untuk menjadi identifikasi catatan pada prosedur batch. Nilai normal field ini pada saat catatan dibuat adalah T. Nilai itu berubah pada saat barang telah dikirimkan ke pelanggan. Petugas penjualan dapat menentukan status pesanan untuk menjawab pertanyaan pelanggan dengan melihat catatan tersebut. b.



Prosedur Pegudangan Terminal komputer petugas pegudangan mencetak dokumen pengeluaran barang yang dikirim secara elektronik. Kemudian petugas mengambil barang dan



mengirimkannya, bersama dengan salinan dari dokumen



pengeluaran barang, ke dapartemen pengiriman. c.



Dapartemen pengiriman Petugas pengiriman melakukan prosedur pencocokan barang, dokumen pengeluaran barang, dan dokumen pada terminal komputer. Petugas kemudian menentukan kurir dan menyiapkan barang-barang untuk dikirimkan. Dari terminal komputer, petugas mengirimkan dokumen surat



Universitas Sumatera Utara



jalan pada komputer pusat yang berisi tanggal pengiriman dan biaya pengiriman . Petugas pengiriman melakukan update pada catatan pesanan penjualan yang belum selesai secara real-time dan membeikan nilai Y pada field TUTUP sehingga menutup pesanan penjualan. Prosedur Update File Induk Pada akhir hari, program update batch melakukan pencarian pada file pesanan penjualan yang belum selesai untuk memberikan tanpa tutup, dan melakukan update pada file induk file berikut ini: File induk pembantu piutang, file induk kontrol persediaan, file induk penjualan,file kontrol piutang, dan file induk harga pokok penjualan. Ingat kembali bahwa pada file pembantu persediaan telah di-update sebagai bagian dari prosedur real-time. Program batch menyiapkan dan mengirimkan tagihan pelanggan dan memindahkan catatan penjualan yang sudah selesai ke file pesanan penjualan yang sudah selesai, dimana sama dengan jurnal penjualan. 2.



Aktivitas-aktivitas Sistem Penerimaan Kas Sebagaimana yang telah dijelaskan sebelumnya bahwa sistem akuntansi kas



terdiri dari metode dan catatan yang diciptakan untuk mengidentifikasikan, menghimpun, menganalisis, mengelompokkan, mencatat, dan melaporkan transaksi yang berhubungan dengan kas selama satu periode akutansi. Kas yang merupakan aktiva yang paling likuid, sangat peka terhadap pengendalian. Kas mencakup mata uang dan kertas-kertas berharga seperti cek. Dalam sebagian besar bisnis, cek menggantikan sejumlah besar uang tunai.



Universitas Sumatera Utara



Transaksi-transaksi kas juga dapat berlangsung elektronis secara total, sehingga tidak melibatkan mata uang maupun cek. Menurut Bodnar dan Hopwood (2000:320) “Tujuan dasar setiap aplikasi penerimaan kas adalah meminimalkan kemungkinan kerugian. Prosedur-prosedur seperti penyimpanan segera penerimaan kas, sentralisasi penanganan kas, penyelenggaraan kas minimal dan pencatatan segera atas transaksi-transaksi kas merupakan teknik-teknik pengendalian yang mendasar. Perlindungan fisik seperti : register kas, kotak penyimpanan, pencarian segera atas cek, dan akses terbatas terhadap area kas, merupakan hal-hal yang juga sangat umum diperlukan”. Tahap paling kritis dalam penerimaan kas adalah pembuatan dokumentasi bukti penerimaan kas. Jika catatan telah dibuat, maka kas tergantung pada pengendalian kas. Sesuai dengan catatan tadi, jika ada kesalahan maka akan sulit ditemukan. Dalam pencatatan transaksi penerimaan kas ini dikenal buku jurnal penerimaan kas sebagai media pencatatan. Pada umumnya penerimaan kas perusahaan yang utama adalah dari penjualan tunai dan penerimaan hasil penagihan, disamping itu memang terdapat juga sumber penerimaan kas lainnya, misalnya pinjaman dari kreditur, pendapatan bunga, penjualan aktiva, dan sebagainya. Prosedur penerimaan kas melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan agar transaksi penerimaan kas tidak terpusat pada satu bagian saja. Hal ini perlu agar dapat memenuhi prinsip-prinsip internal kontrol yang baik. Sistem peneriman tunai biasanya menggunakan sistem batch. Tidak seperti transaksi penjualan, dimana kecendrungan untuk selesai dalam satu hari, penerimaan tunai merupakan kejadian yang berbeda. Cek dan dokumentasi pembayaran (dokumen pemberitahuan pembayaran) diterima dari bagian



Universitas Sumatera Utara



penerimaan dokumen dalam bentuk batch. Seperti juga, penyetoran dari penerimaan tunai biasanya dilakukan sekali pada akhir hari. Karena karakteristik tersebut, beberapa perusahaan melihat tidak adanya keuntungan yang signifikan untuk menerapkan prosedur kas secara real-time. Prosedur Update a. Ruang Penerimaan Dokumen Ruang penerimaan dokumen memisahkan cek dengan dokumen pembayaran dan menyiapkan daftar pembayaran. Cek dan salinan dari daftar pembayaran dikirimkan ke departemen penerimaan tunai. Dokumen pembayaran dan salinan daftar pembayaran diteruskan ke departemen. b. Departemen Penerimaan Tunai Petugas penerimaan kas mencocokkan cek dan daftar pembayaran dan menyiapkan slip setoran bank. Melalui terminal computer, petugas membuat catatan jurnal dari total penerimaan tunai. Petugas kemudian mengarsipkan dokumen pembayaran dan satu salinan dari slip setoran bank. Pada akhir hari, petugas akan menyetorkan uang tersebut ke bank. c. Departemen Piutang Petugas



departemen



piutang



menerima



dan



mencocokkan



dokumen



pembayaran dan daftar pembayaran. Melalui terminal komputer, petugas membuat transaksi penerimaan tunai untuk setiap dokumen pembayaran. Petugas



kemudian



mengarsipkan



dokumen



pembayaran



dan



daftar



pembayaran. d. Departemen Pemrosesan Data



Universitas Sumatera Utara



Pada akhir hari, program batch akan melakukan proses pencocokkan antara file jurnal dengan file transaksi penerimaan tunai, dan melakukan update pada rekening pembantu piutang dan rekening kontrol buku besar umum ( Piutangkontrol dan Kas). Proses ini menggunakan metode akses langsung ke file seperti yang sudah diterangkan sebelumnya. Akhirnya, sistem membuat daftar transaksi dimana akan dilakukan pencocokkan dengan daftar pembayaran oleh petugas departemen piutang.



Universitas Sumatera Utara



Penerimaan Dokumen Pelanggan



Penerimaan Kas



Piutang



Pemrosesan Data



Daftar Pembayaran Dok. Pembayaran



cek Dok. Pembayaran



A



A Daftar Pembayaran



cek



Bank



Program Pemasukan Data



Dok. Pembayaran Cocokkan Cek dengan Daftar Pembayaran Dan siapkan Daftar Pembayaran Daftar Pembayaran



Laporan Penerimaan Kas



terminal



Laporan Penerimaan Kas



A



A Slip Setoran



Daftar Pembayaran Dok. Pembayaran



Slip Setoran Slip setoran



cek



Periksa



Dok. Pembayaran DaftarTransaksi Piutang yang sudah di-Update



cek Dok. Pembayaran File



Slip Deposit



Terminal



Daftar Pembayaran Daftar Pembayaran



Pengawasan Kantor



File Terimaan Transaksi kas



Voucher Jurnal



Menjalankan Program Update File Induk



Piutang Dagang



DaftarTransaksi Piutang yang sudah di-Update



Laporan Manajemen



Buku Besar Piutang



Petugas mencocokkan Slip Setoran dari bank Dan Penerimaan Kas



Jurnal Penerimaan Kas



Bank File



Manajemen



Gambar 2-3 Flowchart Sistem Penerimaan Kas Berbasis Komputer Sumber : James Hall (2001 :220)



Universitas Sumatera Utara



C. Sistem Informasi Akuntansi Pada Siklus Pengeluaran Menurut Mulyadi (2002:116) menyatakan bahwa Siklus pengeluaran terdiri dari transaksi pemerolehan barang atau jasa. Barang yang diperoleh perusahaan dapat berupa aktiva tetap dan surat berharga yang akan digunakan untuk menghasilkan pendapatan dalam jangka waktu lebih dari satu tahun atau sediaan dalam surat berharga yang akan dikonsumsi atau digunakan untuk menghasilkan pendapatan dalam jangka waktu 1 tahun atau kurang. Jasa yang diperoleh perusahaan dapat dibagi menjadi 2: yang menghasilkan manfaat 1 tahun atau kurang (jasa personel, bunga, asuransi, iklan) dan jasa yang menghasilkan manfaat lebih dari 1 tahun ( aktiva tidak berwujud). Sedangkan menurut Bodnar dan Hopwood “Siklus pengeluaran mencakup fungsi-fungsi yang diperlukan dalam perolehan barang dan jasa yang digunakan untuk menjalankan operasi. Siklus pengeluaran mencakup perolehan barang untuk dijual kembali atau digunakan dalam produksi, perolehan jasa-jasa perorangan, dan perolehan aktiva dan peralatan”. Siklus pengeluaran melibatkan beberapa aktivitas yang berhubungan dengan pembelian bahan mentah, persediaan barang, peralatan dan jasa. Kegiatan ini termasuk mengidentifikasikan dan mendokumentasikan semua pengeluaran uang, menyiapkan order pembelian, menerima kiriman barang dan persediaan. 1.



Aktivitas-aktivitas Sistem Pembelian Sistem pembelian pada umumnya menggunakan sistem batch. Berikut ini



adalah rangkaian aktivitas yang dilakukan pada sistem pembelian. a. Departemen Pemrosesan Data: Langkah 1 Proses pembelian dimulai dalam departemen pemrosesan data, dimana fungsi kontrol persediaan dilakukan. Ketika persediaan dikurangi oleh penjualan ke pelanggan atau digunakan dalam produksi, sistem menentukan jika item-item yang



Universitas Sumatera Utara



dipengaruhi dalam file buku besar persediaan telah sampai pada titik pemesanan kembali. Jika demikian, pencatatan dilakukan di file permintaan pembelian terbuka. Setiap pencatatan (record) dalam file permintaan terbuka menunjukkan item persediaan terpisah yang harus diisi kembali stoknya. Record tersebut berisi nomor item persediaan, keterangan item, jumlah yang dipesan, dan harga unit standar, dan nomor pemasok dari pemasok utama. b. Departemen Pembelian Departemen pembelian menyiapkan pesanan pembelian menjadi lima bagian, salinan-salinan tersebut ke pemasok, departemen utang dagang, penerimaan, pemrosesan data, dan disimpan dalam departemen pembelian sendiri. Suatu program komputer mengidentifikasikan keperluan persediaan dan menyiapkan permintaan pembelian tradisional sehingga memungkinkan agen pembelian memverivikasikan transaksi pembelian sebelum menempatkan pesanan. Untuk menghindari terjadinya kesalahan pembelian, maka prosedur pemesanan yang lebih efisien dapat diterapkan yang



pertama



sistem



ini



menyiapkan



dokumen



pesanan



pembelian



dan



mengirimkannya ke departemen pembelian untuk diperiksa dan ditanda tangani. Agen pembelian kemudian mengirimkan pesanan pembelian yang sudah disetujui ke pemasok dan mendistribusikan salinannya ke pemakai internal lainnya. Yang kedua mempercepat proses pesanan dengan mendistribusikan pesanan pembelian langsung ke pemasok dan pemakai internal, dengan demikian tidak melewati departemen pembelian. Yang ketiga menunjukkan rekayasa teknologi. Metode ini tidak memproduksi dokumen fisik (pesanan pembelian atau pesanan penjualan).



Universitas Sumatera Utara



Melainkan, sistem komputer dari perusahaan penjual dan pembeli dihubungkan oleh jalur telekomunikasi khusus. c. Departemen Pemrosesan Data: Langkah 2 Pesanan pembelian digunakan untuk menciptakan record pesanan pembelian terbuka dan untuk mentransfer record korespondensinya dalam file permintaan pembelian terbuka ke file permintaan pembelian tertutup. d. Pemrosesan Data: Langkah 3 Departemen pemrosesan data menjalankan pekerjaan batch yang meng-update file buku besar pembantu persediaan dari laporan penerimaan dan memindahkan tanda “dalam Pemesanan” dari record persediaan. Sistem ini menghitung total batch dari bukti tanda terima persediaan untuk prosedur update buku besar umum dan kemudian menutup record korespondensi dalam file pesanan pembelian terbuka ke file pesanan pembelian tertutup. e. Utang Dagang Ketika petugas administrasi utang dagang menerima faktur pemasok, ia merekonsiliasikannya dengan dokumen pendukung yang sebelumnya ditempatkan dalam file penundaan utang dagang. Petugas itu kemudian menyiapkan satu voucher, menyimpannya dalam file voucher terbuka, dan mengirimkan salinan voucher itu ke pemrosesan data. 2.



Aktivitas-aktivitas Sistem Pengeluaran Kas Sistem pengeluaran kas menggunakan Buku Jurnal Pengeluaran Kas. Di



dalam metode pengeluaran kas ada dua yakni dengan Cek dan Dana Kas Kecil.



Universitas Sumatera Utara



A. Metode Pengeluaran Kas dengan Cek Metode pengeluaran kas dengan cek dapat menjamin diterimanya pembayaran tersebut



oleh



perusahaan



yang



berhak



menerimanya



dan



memungkinkan



dilibatkannya pihak ketiga (bank) untuk turut serta mengawasi pengeluaran kas perusahaan. Dengan demikian sistem pengeluaran kas ini hanya akan menyangkut pengeluaran kas dengan cek saja. B. Dana Kas Kecil Dana kas kecil menurut Skousen (2001:379) ialah: “ Jumlah kecil kas yang disimpan di tangan untuk pembuatan pembayaran bermacam-macam”. Adapun fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem dana kas kecil menurut Mulyadi (2001:534) adalah “ Kas, Akuntansi, Pemegang Dana Kas Kecil, dan Auditor Intern”. Prosedur Pengeluaran Kas a. Departemen Pemrosesan Data Setiap hari, sistem tersebut men-scan field Tanggal Jatuh Tempo dari register voucher untuk jatuh tempo setiap item. Cek-cek dicetak untuk item-item tersebut, dan setiap cek dicatat dalam register cek (jurnal pengeluaran kas). Nomor cek dicatat dalam register voucher untuk menutup voucher dan mentransfer item-item tersebut ke file utang dagang tertutup. Cek-cek tersebut, bersama dengan daftar transaksi, dikirimkan ke departemen pengeluaran kas. Akhirnya, total batch dari utang dagang tertutup dan pengeluaran kas disiapkan untuk prosedur update buku besar umum. Pada akhir hari, total batch dari utang dagang terbuka (belum dibayar) dan tertutup (dibayar), kenaikan persediaan, dan pengeluaran kas diposkan ke kontrol



Universitas Sumatera Utara



utang dagang, kontrol persediaan, dan akun kas dalam buku besar umum. Total dari utang dagang tertutup dan pengeluaran kas harus sama. b. Departemen Pengeluaran Kas Petugas administrasi pengeluaran kas merekonsiliasi cek-cek tersebut dengan daftar transaksi dan menyerahkan bagian cek yang dapat dinegosiasi ke manajemen untuk ditandatangani. Cek-cek tersebut kemudian dikirimkan ke pemasok. Satu salinan dari tiap cek tersebut dikirim ke bagian utang dagang dan salinan lainnya disimpan di bagian pengeluaran kas bersama dengan daftar transaksi. c. Utang Dagang Ketika



menerima



salinan



cek,



petugas



administrasi



utang



dagang



mencocokkan mereka dengan voucher terbuka dan mentransfer item-item tertutup ini ke file voucher tertutup.



Universitas Sumatera Utara



3.



Aktivitas-aktivitas Sistem Pembayaran Gaji Tujuh aktivitas dasar yang dilakukan dalam sistem penggajian. Penggajian



adalah salah satu aplikasi SIA yang terus diproses dalam bentuk batch, karena (1) cek gaji dibuat secara periodic (mingguan, dua mingguan, atau bulanan) dan (2) sebagian besar pegawai dibayar pada waktu yang bersamaan. 



Perbarui File Induk Penggajian



Aktivitas pertama dalam sistem ini melibatkan pembaruan file induk penggajian



untuk



mencerminkan



berbagai



jenis



perubahan



penggajian:



mempekerjakan orang baru, pemberhentian, perubahan tingkat gaji, atau perubahan dalam pengurangan diskresi. Departemen manejemen SDM memberikan informasi ini. Walaupun penggajian diproses dalam bentuk batch, departemen manajemen SDM memiliki akses on-line untuk membuat perubahan-perubahan ini pada file induk penggajian. Pemeriksaan edit yang tepat merupakan hal yang penting untuk diperlihatkan bahwa semua perubahan penggajian dimasukkan tepat pada waktunya dan secara tepat ditampilkan dalam periode pembayaran berikutnya. Akan tetapi, catatan pegawai yang berhenti atau dipecat jangan langsung dihapus, karena beberapa laporan akhir tahun, termasuk formulir W-2 membutuhkan data mengenai semua pegawai yang pernah bekerja untuk organisasi tersebut sepanjang tahun terkait.  Perbaharui Tarif dan Pemotong Pajak Aktivitas kedua dalam sistem ini dengan memperbaharui informasi mengenai tarif dan pemotongan pajak lainnya. Bagian penggajian membuat perubahan-perubahan ini, tetapi perubahan jarang terjadi. Perubahan tersebut terjadi



Universitas Sumatera Utara



ketika bagian penggajian menerima pembaruan mengenai perubahan dalam tarif pajak dan pemotongan gaji lainnya dari berbagai unit pemerintah dan perusahaan asuransi.  Validasi Data Waktu dan Kehadiran Langkah ketiga dalam sistem ini dengan memvalidasi setiap data waktu dan kehadiran pegawai. Informasi ini datang dalam berbagai bentuk, bergantung pada status pembayaran pegawai.  Mempersiapkan Penggajian Langkah keempat dalam sistem penggajian adalah dengan mempersiapkan penggajian. Departemen tempat pegawai bekerja akan memberikan data mengenai jam yang dihabiskan dan seorang supervisor biasanya akan mengkonfirmasi data tersebut. Informasi tingkat gaji didapat dari file induk penggajian.  Membayar Gaji Langkah selanjutnya adalah pembayaran yang sesungguhnya atas cek gaji ke pegawai. Sebagian besar pegawai dibayar dengan menggunakan cek atau dengan penyimpan langsung gaji bersih ke rekening bank pribadi mereka. Tidak seperti pembayaran



secara



tunai,



kedua



metode



ini



memberikan



cara



untuk



mendokumentasikan jumlah gaji yang dibayar.  Hitung Kompensasi dan Pajak yang Dibayar Perusahaan Perusahaan membayar beberapa pajak penghasilan dan kompensasi pegawai secara langsung. Hukum federal dan negara bagian mensyaratkan perusahaan memberikan kontribusi dalam persentase tertentu ke setiap gaji kotor pegawai, hingga



Universitas Sumatera Utara



ke batas maksimum tahunan, untuk dana asuransi kompensasi pengangguran federal dan negara bagian. Sebagai tambahan, perusahaan sering kali memberikan kontribusi atau menanggung keseluruhan pembayaran premi asuransi kesehatan, cacat, dan jiwa untuk para pegawai.  Keluarkan Pajak Penghasilan dan Potongan lain-lain Aktivitas yang terakhir dalam proses penggajian adalah membayar kewajiban pajak penghasilan dan potongan suka rela lainnya dari setiap pegawai organisasi harus secara periodik membuat cek/menggunakan transfer dana secara elektronis untuk membayar berbagai kewajiban pajak yang terjadi. Lembaga pemerintah terkait menspesifikasikan waktu untuk pembayaran ini. Sebagai tambahan dana yang secara suka rela dikurangi dari cek gaji pegawai untuk berbagai kompensasi. D.



Sistem Pengendalian Intern Penerimaan dan Pengeluaran Kas 1. Pengertian, Tujuan, dan Unsur – Unsur Pengendalian Intern Pengendalian intern menurut Niswonger (1999:183) adalah, “Kebijakan dan



prosedur yang melindungi aktiva dari penyalahgunaan, memastikan bahwa informasi usaha akurat, dan bahwa perundang-undangan serta peraturan dipatuhi sebagaimana mestinya”. Menurut Mulyadi (2001:163), “Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode, dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga



Universitas Sumatera Utara



kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi, dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen”. IAI dalam Standar Profesional Akuntan Publik (20001:319.2) mendefinisikan pengendalian intern sebagai berikut, Pengendalian intern adalah suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen, dan personil lain entitas yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan berikut ini : keandalan pelaporan keuangan, efektivitas dan efisiensi operasi, serta kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku”. Dari definisi pengendalian intern di atas, terdapat beberapa konsep dasar yang harus diperhatikan yaitu: a.



pengendalian intern merupakan suatu proses. Pengendalian intern merupakan suatu proses untuk mencapai tujuan tertentu. Pengendalian intern merupakan suatu rangkaian tindakan yang bersifat pervasif dan menjadi bagian yang tidak terpisahkan, bukan hanya sebagai tambahan dari infrastruktur entitas,



b.



pengendalian intern dijalankan oleh manusia. Pengendalian intern bukan hanya terdiri dari pedoman kebijakan dan formulir, namun dijalankan oleh orang dari setiap jenjang organisasi, yang mencakup dewan komisaris, manajemen, dan personel lain,



c.



pengendalian intern diharapkan hanya dapat memberikan keyakinan yang memadai bukan keyakinan mutlak bagi manajemen dan dewan komisaris entitas. Hal ini disebabkan karena keterbatasan bawaan yang melekat dalam



Universitas Sumatera Utara



semua sistem pengendalian intern dan pertimbangan manfaat dan pengorbanan dalam pencapaian tujuan pengendalian, d.



pengendalian intern ditujukan untuk mencapai tujuan yang saling berkaitan; pelaporan keuangan, kepatuhan, dan operasi. Tujuan diterapkannya sistem pengendalian intern dalam suatu perusahaan



dapat dijelaskan sebagai berikut: 1)



menjaga kekayaan organisasi. Sistem pengendalian intern dibentuk guna mencegah hilang atau rusaknya kekayaan organisasi, serta untuk menemukan kekayaan yang hilang pada saat yang tepat,



2)



mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi. Perusahaan harus memiliki data akuntansi yang dapat diandalkan dalam pengambilan keputusan dan operasional perusahaan. Sistem pengendalian intern bertujuan untuk menguji ketelitian dan seberapa jauh data akuntansi dapat dipercaya melalui pencegahan dan penemuan kesalahan-kesalahan pada saat yang tepat,



3) mendorong efisisensi. Pengendalian intern dimaksudkan agar perusahaan terhindar dari pekerjaan-pekerjaan yang tidak perlu, mencegah pemborosan serta mencegah penggunaan sumber-sumber dana yang tidak efisien, 4) mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Manajemen perusahaan perlu menyusun berbagai prosedur dan peraturan agar tujuan perusahaan dapat tercapai dengan baik. Pengendalian intern memberikan jaminan akan ditaatinya prosedur dan peraturan tersebut oleh perusahaan.



Universitas Sumatera Utara



Selain untuk tujuan di atas, pengendalian intern juga harus dapat memudahkan pelacakan kesalahan baik yang disengaja maupun tidak dengan sedemikian rupa sehingga memperlancar prosedur audit. Menurut tujuannnya, sistem pengendalian intern dapat dibagi menjadi dua macam, yaitu pengendalian intern akuntansi (internal accounting control) dan pengendalian intern administratif (internal administratif control). Pengendalian intern akuntansi



meliputi



struktur



organisasi,



metode



dan



ukuran-ukuran



yang



dikoordinasikan terutama untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi. Pengendalian intern akuntansi yang baik akan menjamin keamanan kekayaan para investor dan kreditur yang ditanamkan dalam perusahaan dan akan menghasilkan laporan keuangan yang dapat dipercaya. Pengendalian intern administratif meliputi struktur organisasi, metode dan ukuranukuran yang dikoordinasikan terutama untuk mendorong efisiensi dan dipatuhinya kebijakan manajemen. Unsur-unsur pengendalian intern menurut Niswonger (1999:184) terdiri dari: a) b) c) d) e)



lingkungan pengendalian, penilaian resiko, prosedur pengendalian, pemantauan atau monitoring, informasi dan komunikasi.



Ad. a) Lingkungan Pengendalian Lingkungan pengendalian suatu perusahaan mencakup seluruh sikap manajemen dan karyawan mengenai pentingnya pengendalian. Faktor yang



Universitas Sumatera Utara



mempengaruhi lingkungan pengendalian meliputi falsafah manajemen dan siklus operasi, struktur organisasi usaha, serta kebijakan personalia perusahaan. Ad. b) Penilaian Resiko Setiap organisasi menghadapi resiko. Manajemen harus memperhitungkan resiko ini dan mengambil langkah penting untuk mengendalikannya sehingga tujuan dari pengendalian intern dapat dicapai. Setelah resiko diidentifikasi, maka dapat dilakukan analisis untuk memperkirakan besarnya pengaruh dari resiko tersebut serta tingkat kemungkinan terjadinya untuk menentukan tindakan-tindakan yang akan meminimumkannya. Ad. c) Prosedur Pengendalian Prosedur pengendalian ditetapkan untuk memberi jaminan yang wajar bahwa sasaran bisnis dapat dicapai, termasuk pencegahan penggelapan. Adapun yang termasuk dalam prosedur pengendalian terdiri dari pegawai yang kompeten, perputaran tugas dan cuti wajib, pemisahan tanggung jawab untuk operasi yang berkaitan, pemisahan operasi, pengamanan aktiva akuntansi, serta tata cara pembuktian dan pengamanan. Ad. d) Pemantauan atau Monitoring Pemantauan terhadap system pengendalian intern akan mengidentifikasi dimana letak kelemahannya dan memperbaiki efektivitas pengendalian tersebut. Pengendalian intern dapat dipantau secara rutin atau melalui evaluasi khusus. Pemantauan rutin dapat dilakukan dengan mengamati perilaku karyawan dan tandatanda peringatan dari sistem akuntansi tersebut. Pemantauan melalui evaluasi khusus



Universitas Sumatera Utara



sering dilakukan bila terjadi perubahan-perubahan besar dalam hal strategi, manajemen senior, struktur usaha, atau operasi. Ad. e) Informasi dan Komunikasi Informasi mengenai lingkungan pengendalian, penilaian resiko, prosedur pengendalian, dan pemantauan diperlukan oleh manajemen untuk mengarahkan operasi dan memastikannya terpenuhinya tuntutan-tuntutan pelaporan serta peraturan yang berlaku. Menurut Mulyadi (2001:164) unsur-unsur pokok pengendalian intern adalah: (1) struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas, (2) sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya, (3) praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi, (4) karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawab. Unsur pokok sistem pengendalian intern tersebut disajikan pada gambar 2.4 berikut ini.



Universitas Sumatera Utara



Organisasi yang memisahkan Tanggung jawab dan wewenang Secara tegas Unsur Pokok Sistem Pengendalian Intern



Sistem otorisasi dan prosedur Pencatatan



Praktik yang sehat Karyawan yang mutunya sesuai Dengan tanggung jawab Gambar 2.4 Unsur Pokok Sistem Pengendalian Intern Sumber : Mulyadi (2001:165)



Ad. (1) Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas Struktur organisasi merupakan rerangka (framework) pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organiasi didasarkan pada prinsip-prinsip berikut ini : (a)



harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi,



(b)



suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi. Tujuan dari pemisahan fungsi ini adalah untuk membangun dan menciptakan



internal check atau mekanisme saling uji antar fungsi yang saling dipisahkan.



Universitas Sumatera Utara



Ad. (2) Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya Dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu, dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi. Ad. (3) Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktik yang sehat dalam pelaksanaannya. Adapaun cara-cara yang umumnya ditempuh oleh perusahaan dalam menciptakan praktik yang sehat adalah : (a)



penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya harus dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang,



(b)



pemeriksaan mendadak (surprised audit),



(c)



setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi, tanpa ada campur tangan dari orang atau unit organisasi lain,



(d)



perputaran jabatan (job rotation),



(e)



keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak,



(f)



secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatannya,



Universitas Sumatera Utara



(g)



pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektivitas unsurunsur sistem pengendalian intern yang lain.



Ad. (4) Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawab Unsur mutu karyawan merupakan unsur sistem pengendalian intern yang paling penting. Jika perusahaan memiliki karyawan yang kompeten dan jujur, unsur pengendalian yang lain dapat dikurangi sampai batas yang minimum, dan perusahaan tetap mampu menghasilkan pertanggungjawaban keuangan yang dapat diandalkan. 2.



Keterbatasan Pengendalian Intern Pengendalian intern setiap entitas memiliki keterbatasan bawaan. Beberapa



keterbatasan bawaan yang meleket dalam setiap pengendalian intern antara lain : a.



kesalahan dalam pertimbangan. Manajemen dan personel lain dapat salah dalam mempertimbangkan keputusan bisnis yang diambil atau dalam melaksanakan tugas rutin karena tidak memadainya informasi, keterbatasan waktu, dan tekanan lainnya,



b.



gangguan. Gangguan dalam pengendalian yang telah ditetapkan dapat terjadi karena personel secara keliru memahami perintah atau membuat kesalahan karena kelalaian, tidak adanya perhatian atau kelelahan,



c.



kolusi. Kolusi dapat mengakibatkan tidak berjalannya pengendalian intern yang dibangun untuk



melindungi kekayaan entitas dan tidak terungkapnya



ketidakberesan atau tidak terdeteksinya kecurangan oleh pengendalian intern yang telah dirancang,



Universitas Sumatera Utara



d.



Pengabaian oleh manajemen. Manajemen dapat mengabaikan kebijakan atau prosedur yang telah ditetapkan untuk tujuan yang tidak sah seperti keuntungan pribadi manajer, penyajian kondisi keuangan yang berlebihan, atau kepatuhan semu,



e.



Biaya



lawan



manfaat.



Biaya



yang



diperlukan



untuk



mengoperasikan



pengendalian intern tidak boleh melebihi manfaat yang diharapkan dari pengendalian



intern



tersebut.



Manajemen



harus



memperkirakan



dan



mempertimbangkan secara kuantitatif dan kualitatif dalam mengevaluasi biaya dan manfaat suatu pengendalian intern. E.



Peranan Sistem Akuntansi Penerimaan dan Pengeluaran Kas dalam Mendukung



Pengendalian Intern



Sistem akuntansi mmpunyai beberapa fungsi penting di dalam organisasi, begitu juga dengan pengendalian intern. Hubungan antara system akuntansi dan pengendalian intern dapat terlihat dari beberapa fungsi dan tujuan yang sama-sama hendak dicapai oleh keduanya. Pengendalian intern merangkum kebijakan, praktik, dan prosedur yang digunakan oleh organisasi untuk mencapai berbagai tujuan, seperti menjaga kekayaan perusahaan, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi, serta mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Sistem akuntansi mempunyai peranan untuk menyediakan pengamanan atas harta kakayaan perusahaan melalui penyelenggaraan pencatatan aktiva dengan baik. Informasi yang diperoleh adalah melalui pencatatan dibandingkan dengan informasi yang diperoleh dari investasi fisik. Perbedaan yang ditemukan dapat diselidiki agar



Universitas Sumatera Utara



diketahui penyebabnya dan selanjutnya dilakukan tindakan koreksi untuk mencegah terjadinya penyimpangan yang sama. Sistem akuntansi bertujuan untuk mengecek kecermatan dan keandalan data akuntansi, yaitu dengan memanfaatkan system tata buku berpasangan. Sistem pembukuan ini mengharuskan perbandingan antara jumlah debet dan kredit pada saat penyusunan neraca saldo, sehingga akan memberikan suatu pengawasan terhadap ketelitian proses pembukuan. Sistem akuntansi juga memberikan andil besar dalam mendorong efisiensi pelaksanaan operasi perusahaan. Manajemen dapat menetapkan standar biaya produksi dalam aktivitas operasionalnya. Adanya informasi perbandingan antara biaya standar dengan biaya yang sesungguhnya terjadi dapat digunakan manajer untuk mengidentifikasi penyebab perbedaan tersebut dan mengambil tindakan perbaikan sehingga efisiensi usaha akan lebih mudah dicapai. Sistem akuntansi juga mempunyai peranan dalam rangka mendorong ditaatinya kebijakan menejemen yang telah ditetapkan. Sistem akuntansi akan mengolah



data



transaksi



menjadi



informasi,



informasi



kemudian



akan



dikomunikasikan dalam bentuk laporan pelaksanaan. Sebagai contoh, manajemen membuat kebijakan pemberian kredit sampai pada batas tertentu atas persetujuan dari manajemen tertinggi. Dalam hal ini system akuntansi akan menghasilkan laporan dari analisa piutang. Laporan ini dapat digunakan manajemen sebagai dasar dalam melakukan penilaian apakah kebijakan pemberian kredit ini telah ditaati dan jika diperlukan akan mengambil tindakan perbaikan.



Universitas Sumatera Utara



Berdasarkan uraian dia atas, dapat disimpulkan bahwa terdapat suatu hubungan yang erat antara sistem akuntansi dengan pengendalian intern, yaitu untuk menghasilkan suatu sistem akuntansi yang efektif maka diperlukan unsure pengendalian intern di dalamnya. Pengendalian intern tidak mungkin berjalan tanpa adanya sarana (alat) yang menjalankannya yaitu sistem akuntansi. Pelaksanaan sistem informasi akuntansi penerimaan dan pengeluaran kas yang baik dan benar dapat meningkatkan efektifitas pengendalian intern hasil penerimaan dan pengeluaran kas. Artinya, melalui sistem informasi akuntansi tersebut maka terciptalah suatu informasi yang akurat dan dapat dipercaya, yang dapat digunakan perusahaan sebagai alat untuk meningkatkan pengendalian intern penerimaan dan pengeluaran kas, sehingga perusahaan dapat menjalankan aktivitasnya secara efektif dan efisien dalam mencapai tujuan perusahaan.



Universitas Sumatera Utara