Naskah Uas The Skom4432 Komunikasi Bisnis [PDF]

Citation preview

NASKAH UAS-THE UJIAN AKHIR SEMESTER-TAKE HOME EXAM UNIVERSITAS TERBUKA SEMESTER: 2020/21.1 Komunikasi Bisnis SKOM4432 Nama : Fachrudin Razi Aru Bone / NIM 041867638 No



Soal



1



Komunikasi adalah proses mengirimkan, menerima, dan memahami gagasan dan perasaan dalam bentuk pesan verbal atau nonverbal secara disengaja atau tidak disengaja (Berlo, et. al. 1995). Proses tersebut melibatkan (1) komunikator yang menyatakan gagasan perasaan, (2) gagasan dan perasaan yang diubah menjadi pesan, (3) Pesan yang disampaikan, (4) komunikan yang menerima pesan, (5) reaksi dan umpan balik (efek) yang disampaikan komunikan kepada komunikator. Rosenblatt, et al (Iriantara, 2008) menguraikan variabelvariabel komunikasi bisnis dengan menambahi variabel konteks, yaitu variabel sumber (who), pesan (say what), penerima (to whom), konteks (in what context), saluran (throught which channel), dan efek (with what effects). Uraikan variabel pesan yang dimaksud oleh Rosenblatt! Jawab: a. Variabel Sumber (who): Sumber atau komunikator merupakan variabel penting dalam komunikasi bisnis, karena penerimaan atau penolakan suatu pesan komunikasi yang kita sampaikan acap kali dikaitkan dengan penilaian suka atau tidak suka, percaya atau tidak percaya, dan respek atau tidak respek, dari penerima atau komunikan. Selain itu “status” dan kekuatan/kekuasaan (power) komunikator juga mempengaruhi penerimaan pesan oleh komunikan. Reaksi yang diberikan dipengaruhi oleh kredibilitas komunikator/sumber. Krediblitas berkaitan berkaitan dengan seberapa tingkat kepercayaan kita pada kinerja komunikator. Kredibilitas biasanya dilihat melalui komponen-komponen sebagai berikut: 1) Expertness / keahlian atau kompetensi (competence). 2) Dapat dipercaya (truthwortinness) / aman (safety) 3) Dinamisme (dynamism) yang memunculkan sifat-sifat seperti agresif, empatik, tegas, aktif, dan energetic. b. Variabel Pesan (say what): Pesan dapat diartikan sebagai sesuatu yang berupa gagasan, pendapat, informasi atau instruksi yang disampaikan komunikator atau dari suatu lembaga kepada orang lain, Komunikasi Bisnis SKOM4432 / Fachrudin Razi Aru Bone / NIM 041867638



Skor



c.



d.



e.



f.



2



maupun satu orang kepada lembaga. Pesan ini disampaikan secara personal atau impersonal dengan menggunakan symbol atau sinyal tertentu. Pesan yang disampaikan dengan tidak menggunakan kata-kata seperti menggunakan bahasa tubuh dinamakan pesan non verbal. Sedangkan pesan verbal menggunakan kalimat yang menarik dan mudah dibaca sehingga pesan diterima oleh komunikan. Variabel Penerima (to whom): Ketika kita sedang mempersiapkan pesan kita harus mempertimbangkan cara dan isi pembicaraan, karakteristik komunikan / penerima pesan terdiri dari sisi fisiologis (demografis), psikologis dan sosiologis. Ada juga yang mengelompokkan khalayak komunikasi kita dengan menggunakan konsep VALS (value and life style) yang sebenarnya memadukan aspek sosiologis dan psikologis khalayak. Variabel Konteks (in what context): Konteks sangat mempengaruhi keberhasilan komunikasi bisnis. Dalam konteks yang formal, kegiatan komunikasinya mungkin terkendala oleh waktu dan pembicaraan yang formal, akan tetapi dalam suasana santai atau tidak formal tentu keuatan sudah mencair dan situasi seperti ini sangat menunjang untuk melakukan komunikasi. Variabel Saluran (throught which channel): Penentuan saluran komunikasi yang akan dipergunakan tergantung pada variabel pesan dan variabel penerima, bila penerima pesan itu adalah sejumlah besar orang yang tidak berdiam di satu tempat tentu saluran media masa yang akan kita pilih dibandingkan dengan saluran komunikasi tatap muka. Sejalan dengan perkembangan teknologi komunikasi kini tersedia beragam saluran komunikasi. Termasuk yang paling berpengaruh adalah internet yang mengintegrasikan saluran-saluran komunikasi yang tadinya terpisah yaitu computer, media masa, dan telekomunikasi yang memungkinkan. Penyampaian pesan secara audio visual dan interaktif. Variabel Efek (with what effect): Tujuan komunikasi yang dilakukan berkisar mulai dari kesediaan menerima, rasa suka/tidak suka terhadap organisasi atau produk sampai para stakeholder merasa nyaman dengan keberadaan perusahaan dan produknya yang pada akhirnya membuat mereka memiliki keyakinan membeli dan menggunakan produk yang kita buat. Variable efek menjadi indicator keberhasilan kegiatan komunikasi bisnis. Efek tidak selalu langsung terjadi akan tetapi kadang tertunda dan membutuhkan waktu yang sulit dibatasi. Untuk itu evaluasi keberhasilan komunikasi tidak perlu dilakukan dalam waktu secepatnya.



Chester Bornder dalam bukunya The Function of Executive menjelaskan salah satu fungsi atau tanggung jawab seorang eksekutif selain berfungsi menciptakan kooperasi dan memformulasikan tujuan organisasi, juga memelihara dan mempertahankan fungsi komunikasi dalam organisasi. Fungsi komunikasi dalam bisnis terdiri atas (1) fungi Komunikasi Bisnis SKOM4432 / Fachrudin Razi Aru Bone / NIM 041867638



informatif (2) fungsi persuasif/motivatif, (3) fungsi kontrol, (4) fungsi emotif, dan (5) fungsi koordinasi. Kemukakan fungsi kontrol dalam komunikasi bisnis dan berikan contohnya! Jawab: Fungsi Kontrol : proses yang dilakukan untuk memastikan seluruh rangkaian kegiatan yang telah direncanakan, diorganisasikan dan diimplementasikan dapat berjalan sesuai dengan target yang diharapan sekalipun berbagai perubahan terjadi dalam lingkungan dunia bisnis yang dihadapi. Fungsi kontrol, mengawasi dan mengendalikan. Fungsi ini bisa dijalankan secara efektif jika ada feed back loop atau saluran umpan balik dalam aktifitas komunikasi bisnis, baik secara individual maupun secara organisasional bagi setiap individu yang terdiri dari 3 jenis, yaitu: umpan balik informatif, kontrol informatif dari bawahan kepada atasan sangat penting karena pengawasan kepada bawahan didasarkan kepada informasi ini sebaliknya umpan balik dari atasan kepada bawahan juga penting agar bawahan juga mengetahui sejauh mana efektifitas kinerja mereka; umpan balik korektif, bersifat evaluatif dan pertimbangan bertujuan untuk memberikan koreksi terhadap kinerja bawahan agar tidak terjadi atau menghindari sekaligus memperbaiki kesalahan dalam menjalankan tugasnya; dan umpan balik peneguhan, berfungsi sebagai alat utama untuk pencapaian kinerja optimal individu dalam organisasi bisnis dengan memberikan gambaran terhadap prestasi kerja. Contohnya: Misalnya seorang Manajer memberikan perintah kepada bawahannya untuk melakukan survey lokasi pembangunan sebuah pabrik baru. Perintah ini pun dilaksanakan oleh bawahannya dengan melakukan survey lokasi di daerah pinggiran kota. Setelah melakukan survey bawahannya memberikan umpan balik berupa laporan kepada atasan (umpan balik informatif). Berdasarkan laporan ini Manajer akan memberikan keputusan mengenai lokasi tersebut, jika manajer setuju maka manajer akan memberikan umpan balik peneguhan untuk melanjutkan ke proses pengadaan lahan dan pembangunan akan tetapi jika Manajer tidak setuju maka akan diberikan umpan balik korektif yang berisi pandangan Manajer berdasarkan pertimbangan-pertimbangannya tentang ketidaksesuaian lokasi tersebut dengan kepentingan perusahaan misalnya lokasinya jauh dari jalan raya, kemiringan lahan, harga dan lain-lain.



3



Dalam kegiatan bisnis saat ini komunikasi tertulis dapat berupa laporan tertulis, surat pemberitahuan, surat peringatan, surat keputusan, surat undangan, surat penawaran, surat permintaan barang, memo/nota dinas, dan sebagainya. Komunikasi tertulis paling cocok ketika komunikator dan penerima berada di luar media komunikasi lisan. Para eksekutif di semua organisasi dapat mempertahankan hubungan yang efektif antardepartemen dan intra melalui pesan dari kata-kata tertulis. Komunikasi tertulis meliputi semua jenis materi Komunikasi Bisnis SKOM4432 / Fachrudin Razi Aru Bone / NIM 041867638



pelajaran, seperti pemberitahuan, memorandum, laporan kegiatan laporan keuangan, surat bisnis, dan jenis komunikasi formal yang harus selalu tertulis seperti aturan, perintah, manual, materi kebijakan. Kemukakan kriteria isi tulisan agar bisa digunakan untuk mengevaluasi sebuah teks bisnis! Jawab: Menurut Bovee, et al. (2003), untuk bisa efektif sekurang-kurangnya pesan bisnis harus memiliki karakteristik sebagai berikut: a. Purposeful, setiap pesan haruslah memiliki maksud / tujuan (purpose) yang spesifik, apakah hanya untuk mebri informasi, memecahkan masalah, atau permintaan melakukan sesuatu dalam rangka mencapai tujuan; b. Audience centered, pesan-pesan bisnis haruslah membantu audience dalam memahami tujuan pesan, karena itu pedan haruslah berorientasi kepada audience (audience centered), memahami kebutuhannya, pandangannya dan latar belakangnya; c. Concise, pesan bisnis harus mengahargai waktu setiap orang dengan memberikan informasi secara jelas dan efisien.



4



Negosiasi adalah suatu proses antara dua pihak atau lebih yang mempunyai kepentingan yang sama atau bertentangan bertemu dan berbicara dengan maksud untuk mencapai suatu kesepakatan. Negosiasi dapat diartikan sebagai proses tawar-menawar untuk meloloskan keinginan para pihak dalam mencapai kesepakatan. Pertentangan kepentingan maupun persamaan kepentingan dapat menjadi alasan yang mendasari terjadinya negosiasi. Negosiasi dapat berlangsung secara kolektif atau individual. Negosiator adalah orang yang melakukan pekerjaan negosiasi, baik bersama-sama maupun individu. Analisislah hal-hal yang perlu dipersiapkan dalam bernegosiasi! Jawab: a. Kenali dan ketahui apa yang diinginkan dari negosiasi: Tujuan dari negosiasi harus benar-benar dimengerti dan dipahami, dengan cara mengetahui keinginan kita dari negosiasi yang dilakukan, prioritas kita dalam negosiasi, dan alternative lainnya dalam mencapai tujuan. b. Identifikasi penciptaan nilai potensial Hal ini berhubungan dengan poin pertama, yakni mencari jalan keuar apa bila tujuan tidak tercapai. Setelah mengetahui tujuan negosiasi, maka kita akan bisa mengidentifikasi wilayah kesepakatan, mekanisme penawaran, wilayah kompromi, serta cara-cata untuk melakukan pertukaran yang baik. c. Identifikasi kemungkinan akibat gagalnya negosiasi dan harga yang mungkin untuk dibayar Alternative terbaik jika menghadapi kegagalan harus dipersiapkan, baik dari pihak kita Komunikasi Bisnis SKOM4432 / Fachrudin Razi Aru Bone / NIM 041867638



d.



e.



f.



g.



h.



i.



maupun dapi pihak lain. Dengan memahami seluruh pilihan alternatif, maka persiapan negosiasi bisa difokuskan pada alternative tersebut. Termasuk dalam hal menghitung resiko serta biaya yang harus ditanggung jika negosiasi gagal, tidak hanya resiko biaya pihak kita tetapi juga resiko biaya pihak lawan. Meningkatkan kualitas alternatif Dengan meningkatkan kualitas alternatif terbaik pihak kita, artinya kita menaikkan posisi tawar. Antisipasi isu-isu terkait dengan otoritas Kita harus benar-benar memastikan bahwa mitra kita dalam bernegosiasi memiliki otoritas penuh dalam membuat sebuah kesepakatan. Mempelajari segala hal tentang pihak lain Negosiasi merupakan aktifitas antar individu , untuk itu perlu adanya upaya-upaya mempelajari pihak lain, baik itu dari sisi pengalaman, agresifitas, kultur organisasinya, otoritas dalam membuat kesepakatan, apa tujuan negosiasi pihak lawan, dan seberapa penting negosiasi ini bagi mereka Membangun fleksibilitas dalam proses Fleksibilitas sangat penting dalam sebuah negosiasi karena sebuah negosiasi tidak selalu berjalan lancar dan linear sesuai rencana, dinamika dalam negosiasi harus bisa diantisipasi sehingga negosiasi tidak mengalami kebuntuan dan pihak lain menarik diri dari negosiasi. Menyusun standar dan kriteria yang adil Kedua belah pihak harus yakin bahwa setiap persetujuan yang dicapai bersifat adil dan masuk akal agar terciptanya hubungan yang baik di antara para pihak. Negosiator harus menetapkan kriteria yang bersifat adil dan masuk akal: - Meriset kriteria terbaik yang diterapkan; - Memperlihatkan bahwa kriteria yang lebih disukai itu relevan, serta - Menggambarkan bahwa kriteria yang kurang disukai itu juga kurang relevan. Hentikan proses negosiasi bila kita tidak suka Jika kita menghadapi situasi yang kita tidak sukai dalam proses negosiasi maka ambil langkah untuk merubah proses negosiasi dengan tidak menyentuh substansial dalam negosiasi. Lebih banyak memperhatikan bagaimana pihak lain menanggapi isu tersebut.



Skor Total



Komunikasi Bisnis SKOM4432 / Fachrudin Razi Aru Bone / NIM 041867638