Notulen Penyusunan Instrumen Audit [PDF]

Citation preview

NOTULEN RAPAT



Nama Kegiatan



: Pertemuan Tim Mutu Persiapan Penyusunan Kerangka Acuan Audit Internal Puskesmas Sukatani



Tanggal



: 25 April 2019



Waktu



: 11.00-selesai



Tempat



: Aula Puskesmas Sukatani



Pemimpin Rapat



: Kepala Puskesmas Sukatani



Agenda rapat



: 1. Pembukaan 2. Sambutan Kepala Puskesmas Sukatani 3. Pembahasan



Penyusunan



Kerangka



Acuan



Audit



Internal



Puskesmas Sukatani 4. Kesimpulan 5. Penutup



Hasil Kegiatan : 1. Pembukaan acara oleh pembawa acara Alhamdulillah puji syukur atas rahmat Allah SWT karena pada hari ini dapat berkumpul dalam keadaan sehat walafiat dan ucapan terima kasih kepada karyawan puskesmas sukatani yang telah turut berpartisipasi dan menghadiri acara Persiapan Penyusunan Kerangka Acuan Audit Internal Puskesmas Sukatani.



2. Sambutan Oleh Kepala Puskesmas Sukatani : R. Erna Siti Nurjanah, SKM Kepala Puskesmas mengucapkan terimakasih kepada staf puskesmas dan karyawan puskesmas yang telah hadir pada kegiatan hari ini, dan besar harapan dengan adanya pelaksanaan Audit Internal Puskesmas Sukatani dapat menjaring permasalahanpermasalahan yang ada untuk meningkatkan mutu pelayanan dan manajemen puskesmas. Dengan adanya audit internal diharapkan dapat tersusun rencana perbaikan mutu puskesmas dalam memberikan pelayanan kesehatan yang ada di wilayah puskesmas sukatani dalam mencapai visi misi puskesmas sukatani..



3. Pembahasana Persiapan Audit Internal oleh : dr. Maksum Yusuf Audit merupakan kegiatan mengumpulkan informasi aktual dan signifikan melalui interaksi secara sistematis (pemeriksaan, pengukuran dan penilaian yang berujung pada penarikan kesimpulan), objektif dan terdokumentasi yang berorientasi pada azas penggalian nilai atau manfaat dengan cara membandingkan antara standar yang telah disepakati bersama dengan apa yang dilaksanakan dan diterapkan dilapangan. Audit merupakan proses yang sistematis mandiri dan rekomendasi untuk memperoleh bukti audit dan menilai secara objektif untuk menentukan sejauh mana kriteria audit telah dipenuhi.



Untuk menilai kinerja pelayanan di UPTD Puskesmas Sukatani perlu dilakukan audit internal. Dengan adanya audit internal maka akan dapat diidentifikasi kesenjangan kinerja yang menjadi masukan untuk melakukan perbaikan dan penyempurnaan baik pada system pelayanan maupun pada system manajemen. Audit internal adalah suatu proses penilaian yang dilakukan didalam suatu organisasi oleh auditor internal yang juga adalah karyawan yang bekerja pada organisasi tersebut. Tim audit internal dibentuk oleh Kepala UPTD Puskesmas Sukatani. Tujuan Audit Internal sebagai instrument bagi manajemen untuk mencapai visi misi dan tujuan Puskesmas dengan cara mendapatkan data dan informasi factual dan signifikan berupa data hasil analisa, penilaian dan rekomendasi auditor sebagai dasar pengambilan keputusan, pengendalian, perbaikan dan atau perubahan. Bagian terpenting dari suatu proses Audit yang baik adalah memiliki Jadwal Audit, sehingga kegiatan dapat terencana secara baik.



Hal-hal yang perlu disiapkan dalam melaksanakan audit diantaranya : 



Menyusun Jadwal Audit Internal







Membuat Rencana Audit Internal







Membuat Kerangka Acuan Kegiatan Audit







Membuat instrumen Audit







Membuat Laporan Hasil Audit



Audit internal dilaksanakan mengikuti 4 tahapan berikut : 



Tahap 1



:



Penyusunan rencana audit : menentukan unit kerja yang akan diaudit, tujuan audit, jadwal audit dan menyiapkan insrumen audit. 



Tahap 2



: Pengumpulan data dengan menggunakan instrument audit yang



disusun. Berdasarkan standar tertentu (missal standar akreditasi, pedoman program) 



Tahap 3



: Analisa data audit, perumusan masalah, prioritas masalah dan



rencana 



Tindak lanjut audit.







Tahap 4



: Pelaporan dan diseminasi hasil audit.



Cara Melaksanakan Kegiatan yaitu Proses pelaksanaan audit internal terdiri dari kegiatan untuk memastikan



(konfirmasi dan verifikasi), menilai (mengevaluasi dan



mengukur) dan merekomendasi (memberi saran masukan). Ketiga kegiatan tersebut umumnya dilakukan auditor dengan cara : 1. Telaah dokumen 2. Observasi 3. Meminta penjelasan dari audite (yang diaudit ) 4. Meminta peragaan dilakukan oleh audite 5. Membandingkan kenyataan dengan standar/criteria



6. Meminta bukti atas suatu kegiatan transaksi 7. Pemeriksaan secara fisik terhadap fasilitas.



Sasaran audit internal adalah seluruh unit/pelayanan dan program UPTD Puskesmas Sukatani. Setelah melakukan audit internal maka hasilnya dilaporkan kepada Kepala Puskesmas dan unit yang diaudit. Hasil audit juga dilaporkan pada saat rapat tinjauan manajemen, tindak lanjut yang telah dilakukan dan kendala yang ditemukan dalam perbaikan sehingga dapat memperoleh dukungan manajemen dalam upaya perbaikan kinerja maupun perbaikan system manajemen pelayanan. Berdasarkan rekomendasi yang diberikan oleh auditor internal maka unit kerja yang diaudit wajib melakukan tindak lanjut dalam bentuk upaya-upaya perbaikan. Setelah memperoleh laporan hasil audit, audit seharusnya mempelajari hasil laporan hasil audit tersebut untuk kemudian menyusun rancana perbaiakan. Rencana perbaikan disusun dengan batas waktu yang jelas sehingga pelaksanaan perbaikan dapat dikerjakan sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan atau disepakati bersama dengan auditor. Pada saat pelaksanaan kegiatan perbaikan, auditor dapat melakukan monitoring kegiatan-kegiatan tindak lanjut yang dilakukan audite dan memberikan arahan atau bimbingan jika diperlukan. Hasil perbaikan wajib dilaporkan oleh audite kepada Kepala Puskesmas dan disampaikan tembusan kepada auditor internal. Auditor internal harus mencatat/mendokumentasikan keseluruhan proses kegiatan audit internal dan melaporkan hasil temuan audit, hasil aanalisa dan rencana tindak lanjut yang telah disepakati dengan audite. Keseluruhan kegiatan audit internal harus dievaluasi sebagai dasar untuk melakukan perbaikan dalam melaksanakan audit berikutnya.



4. Kesimpulan a.



Audit Internal bertujuan untuk meningkatkan mutu pelayanan dan kinerja yang mampu memberikan kepuasan kepada pelanggan.



b.



Tim Audit Internal mempersiapkan hal-hal yang perlu dipersiapkan untuk melaksanakan audit internal.



c.



Audit Internal Pertama dilaksanakan di pada tanggal 13-22 Juni 2019.



5. Penutup Demikian acara pertemuan pembentukan Tim Audit Internal UPTD Puskesmas Sukatani, semoga dengan terbentuknya tim Audit Internal dapat meningkatkan mutu pelayanan dan manajemen puskesmas dalam memberikan pelayanan kesehatan yang ada di wilayah puskesmas sukatani dalam mencapai visi misi puskesmas sukatani.



Evti Novia Mulyawati, A.Md.Gz NIP. 19891121 201903 2 004