Notulensi Rapat Persiapan Vaksinasi Dengan Shopee [PDF]

Citation preview

NOTULENSI PERTEMUAN Nama Kegiatan



:



Rapat



Koordinasi



Persiapan



Vaksinasi



Waktu Pelaksanaan Pukul Tempat Peserta Pertemuan



: : : :



dengan Shopee 31 Maret 2021 16.00 s.d selesai Zoom Meeting (Meeting ID : 985 5876 6083) 1. Tim Vaksinasi Masal Shopee



Covid-19



2. Pa Farhan (Anggota DPR RI) 3. Aristo Tim Dinkes: 4. dr. Ahyani Raksanagara 5. dr. Rosye Arosdiani Apip 6. dr. Yorisa Sativa 7. dr. Herliani Sudardja 8. Girindra Wardhana 9. Yusi Aryanti Waktu 16.00



Agenda Acara  Prakata Panitia Acara pertemuan persiapan Vaksinasi Covid-19 dimulai pukul 16.00 melalui Zoom Meeting . Acara dimulai oleh moderator dari Tim Vaksinasi Shopee , sambil menyampaikan tujuan dari Pertemuan Rakor



16.10



ini juga dibacakan mengenai agenda acara pertemuan. Penyampaian materi persiapan Vaksinasi Covid-19 oleh Tim Vaksinasi Shopee. Materi tersebut antara lain ;  Target Vaksin Shopee



: 10.000 dosis



 Target Partisipan



: 10.000 dosis



 Target Periode



: 5 – 16 April 2021



 Hari Operasional



: 10 hari ( Senin – Jumat)



 Target per hari



: 1000 orang



 Jam Operasional



: 08.00 – 16.00 WIB



 Target Per Jam



: 143 orang



 Catatan



: Hanya untuk Pemberian Dosis Pertama



 Pembagian Sesi



Pembagian Sesi: Senin - Kamis Sesi I : 08.00 - 12.00 = 4 segmen Istirahat



: 12.00 - 13.00 = 1 segmen



Sesi II



: 13.00 - 16.00 = 3 segmen



Jumat Sesi I



: 08.00 - 11.00 = 3 segmen



Istirahat



: 11.00 - 13.00 = 2 segmen



Sesi II



: 13.00 - 16.00 = 3 segmen



 LOKASI ACARA - KIARA ARTHA PARK



Alamat: Jl. Banten, Kebonwaru, Kec. Batununggal, Kota Bandung, Jawa Barat 40272  Area akan dibagi menjadi 2, yaitu: o



Area untuk Lansia & Difabel (Merah)



o



Area untuk Pelayan Publik (Biru)







Flow umum : terdiri atas 5 pos mulai dri pos 0 – pos 4







Pos 0 -



Scan E-Ticket Barcode



-



Pemeriksaan tekanan darah dan suhu tubuh



Pos 1 -



Verifikasi PCare System



-



Mendapatkan checklist vaksin



Pos 2 -



Pemeriksaan kesehatan



-



Pengisian Form Kesehatan



Pos 3 -



Penyuntikan vaksin



Pos 4



17.00 17.30



-



Menunggu 30 menit



-



Mendapatkan sertifikat vaksinasi



Diskusi dengan Tim Dinkes  Agenda Pertemuan terakhir adalah penutupan Acara ditutup secara resmi oleh Tim Vaksinasi Shopee



Bandung, 31 Maret 2021 Kepala Seksi Surveilans dan Imunisasi       Girindra Wardhana, SKM, MT NIP.19800515 200212 1 009



Lampiran 1 : Foto



Lampiran 2 : MATERI



Pusat Vaksinasi Shopee JABAR Layout, Alur, dan Alokasi Tenaga



1



TARGET DAN PEMBAGIAN SESI Target Vaksin



Target Partisipan



Tanggal Periode



10.000 dosis



10.000 orang



5 - 16 April 2021



Pembagian Sesi: ● Senin - Kamis Sesi I : 08.00 - 12.00 = 4 segmen Istirahat : 12.00 - 13.00 = 1 segmen Sesi II : 13.00 - 16.00 = 3 segmen ●



Jumat Sesi I Istirahat Sesi II



: 08.00 - 11.00 = 3 segmen : 11.00 - 13.00 = 2 segmen : 13.00 - 16.00 = 3 segmen



Hari Operasional



10 hari (Senin - Jumat)



Target per hari



Jam Operasional



Target per jam



1000 orang



08.00 - 16.00 (*7 jam)



143 orang



JAM



HARI



08.00 - 09.00 09.00 - 10.00 10.00 - 11.00 11.00 - 12.00 12.00 - 13.00 13.00 - 14.00 14.00 - 15.00 15.00 - 16.00



Senin



Selasa



Catatan



Hanya untuk pemberian dosis pertama



Rabu



Kamis



Jumat



LOKASI ACARA - KIARA ARTHA PARK



● Alamat: Jl. Banten, Kebonwaru, Kec. Batununggal, Kota Bandung, Jawa Barat 40272 ● Area akan dibagi menjadi 2, yaitu: ○ Area untuk Lansia & Difabel (Merah) ○ Area untuk Pelayan Publik (Biru) ● Masing-masing area terdiri dari 2 hall ● Setiap hall berukuran 800m2



FLOW UMUM



Pos 0 Check In ● ●



Scan E-Ticket Barcode Pemeriksaan tekanan darah dan suhu tubuh



Pos 2



Pos 1 Registrasi ● ●



Verifikasi PCare System Mendapatkan checklist vaksin



Pos 3



Skrining ● ●



Pemeriksaan kesehatan Pengisian Form Kesehatan



Pos 4



Vaksinasi ●



Penyuntikan vaksin



Observasi ● ●



Menunggu 30 menit Mendapatkan sertifikat vaksinasi



[POS 0 - CHECK IN] FLOW



YES 2 usher 2 crowd control



Entrance Venue



Calon Peserta diarahkan masuk sesuai area vaksinasi



3 admin LOKET 1 usher



2 usher



Calon Peserta menunggu di area tunggu Pos 0 (Tidak ada nomor urut, antrian sesuai tempat duduk)



pengecekan tensi dan suhu 2. Perawat menuliskan hasil tensi dan suhu di Form Medis Bantu



Check In: Scan E-Ticket Barcode



Check In Queue



1. Usher mengarahkan calon Peserta ke meja yang kosong 2. Admin LOKET scan barcode calon Peserta 3. Memberikan Form Medis Bantu dan stiker penanda kepada Peserta (Putih) dan Pendamping (Biru) 4. Jika ada calon Peserta yg bermasalah, diarahkan ke Help Desk



Check Blood 3Pressure perawat & Temperatur e 1. Peserta melakukan



1 admin Loket 1 admin PCare



NO



Direct to Help Desk



Direct to 1 usher Registration Area 1. Jika hasilnya baik, Peserta diarahkan ke area registrasi dan diberikan nomor antrian dan checklist form 2. Jika hasilnya buruk, Peserta diminta menunggu 15 menit dan dilakukan pengecekan ulang



1 usher



Direct to Exit



1. Admin PCare membantu mendaftarkan atau memperbaiki data calon Peserta di sistem 2. Admin LOKET membantu mendaftarkan jadwal baru 3. Jika berhasil, usher mengarahkan calon Peserta kembali ke antrian Pos 0



RECAP POS 0 [3 LINES + 1 HELP DESK] KATEGORI



AREA LANSIA & DIFABEL



TENAGA KESEHATAN



3 perawat



NON TENAGA KESEHATAN 2 crowd control 3 admin Loket 7 ushers: 2 entrance venue 2 ushers check in queue 1 usher check in table 1 direct to registration area 1 direct to exit 2 crowd control 3 admin Loket 7 ushers: 2 entrance venue 2 ushers check in queue 1 usher check in table 1 direct to registration area 1 direct to exit



AREA PELAYAN PUBLIK



3 perawat



HELP DESK



1 admin PCare



1 admin Loket



TOTAL



6 perawat 1 admin PCare



4 crowd control 7 admin Loket 12 ushers



PERALATAN



Non Medical Needs: Form medis bantu Nomor antrian Form checklist Medical Needs: 6 Blood Pressure Monitor 6 Thermogun 2 Wheelchair (Help Desk) Logistic: 7 Laptop & 6 Barcode Scanner 6 Tables 14 staff chairs + 16 patients Chair 50 waiting chairs Queue Line for 6 lines 2 misty fan Stationeries: 2 Box Pen 2 Colors sticker to identify patient & companion



[POS 1 - REGISTRASI] FLOW



2 usher



Registration Queue



- Usher memastikan Peserta sudah mendapatkan nomor antrian - Peserta mengisi checklist form - Peserta menunggu di area tunggu Pos 1



ONE AREA



3 admin PCare



Registration PCare



1 usher



Vaccine Checklist Paper



1. Admin meminta nomor antrian



Peserta diberikan form medis



2. Admin PCare memasukan



oleh admin PCare



dan verifikasi data di PCare sistem



Direct to Screening Peserta diarahkan ke area skrining



RECAP POS 1 [3 LINES] KATEGORI



AREA LANSIA & DIFABEL



AREA PELAYAN PUBLIK



TENAGA KESEHATAN



3 admin PCare



3 admin PCare



NON TENAGA KESEHATAN



3 ushers: 2 queue registration 1 direct to screening area



3 ushers: 2 queue registration 1 direct to screening area



PERALATAN



Medical Needs: Form medis Logistic: 6 Laptop 6 Table 6 staff chairs + 12 patients Chair 40 waiting chairs Queue Line for 3 lines 2 Misty fan Stationeries: 10 box pen ATK



TOTAL



6 admin PCare



6 ushers



[POS 2 - SCREENING] FLOW



ONE AREA 1 usher



Got Screening Result



YES 2 usher



4 perawat 4 admin PCare



Direct to Vaccine



Jika hasilnya baik, Peserta diarahkan ke area vaksinasi



Waiting Room Screening



1. Usher memastikan Peserta sudah mendapatkan form medis dan minta untuk mengisi 2. Peserta menunggu di area tunggu Pos 2 dan mengisi form medis



Screening



1. Perawat melakukan pemeriksaan kesehatan dan cek form medis 2. Admin PCare input data dari form medis dan hasil skrining di PCare sistem 3. Memberikan stiker penanda, bagi Pasien yang lolos sesi skrining diberikan stiker orange sedangkan bagi Pasien yg membutuhkan pengecekan lebih lanjut diberikan stiker kuning dan diarahkan ke meja konsultasi



1doktor



PENDING



Consultation Desk



1 usher



Direct to Exit



1. Pemeriksaan lebih lanjut oleh dokter 2. Jika hasilnya baik dan dinyatakan aman mendapatkan vaksin, diberikan stiker orange 3. Jika hasilnya buruk dan dinyatakan tidak aman mendapatkan vaksin,



[POS 2 - SCREENING] FLOW diberikan sticker merah dan diarahkan ke luar area



ONE AREA



RECAP POS 2 [4 LINES] KATEGORI



AREA LANSIA & DIFABEL



AREA PELAYAN PUBLIK



TOTAL



TENAGA KESEHATAN



4 perawat 4 admin PCare 1 dokter



4 perawat 4 admin PCare 1 dokter



8 perawat 8 admin PCare 2 dokter



NON TENAGA KESEHATAN



4 ushers: 2 queue screening 1 direct to vaccine area 1 direct to exit area



4 ushers: 2 queue screening 1 direct to vaccine area 1 direct to exit area



8 ushers



PERALATAN



Medical Needs: Screening Form Logistic: Laptop 8 Table 8 16 staff chairs + 16 patients Chair 40 waiting chairs 4 Misty fan Consultation: 2 Table 2 staff chairs + 4 patient chairs Stationeries: ATK 3 Colors sticker to identify patient status



[POS 3 - VACCINE] FLOW



2 usher



Waiting Room Vaccine



1. Usher memastikan Peserta sudah mendapatkan sticker orange 2. Peserta menunggu di area tunggu Pos 2 dan mengisi form medis



ONE AREA



4 vaksinator (perawat) 8 usher



Vaccine



- Usher mengarahkan ke ruang vaksinasi yang kosong - Vaksinator menyiapkan vaksin dan melakukan proses penyuntikan - Usher menuliskan batch, no seri dan jam penyuntikan di form checklist



1 usher



Direct to Observation



Peserta diarahkan ke area vaksinasi



RECAP POS 3 [4 LINES] KATEGORI



AREA LANSIA & DIFABEL



TENAGA KESEHATAN



4 vaccinator (perawat)



NON TENAGA KESEHATAN 9 ushers: 2 queue vaccine 4 vaccine table 2 direct to vaccination room 1 direct to observation area



AREA PELAYAN PUBLIK



4 vaccinator (perawat)



9 ushers: 2 queue vaccine 4 vaccine table 2 direct to vaccination room 1 direct to observation area



TOTAL



8 vaccinator (perawat)



18 ushers



PERALATAN Medical Needs: Vaccine Vaccine carrier ADS Kapas Alcohol Swab Safety Box Tempat sampah medis Tempat sampah non medis APD Logistic: 8 Tables 8 staff chairs + 8 patients chairs 20 waiting chairs 2 Misty fan Stationeries: ATK



[POS 4 - OBSERVATION & CHECK OUT] - USER JOURNEY



ONE AREA 1 usher



1 crowd control 2 usher



3 admin PCare 4 usher



SAF E



Direct to Exit



Usher mengarahkan Peserta untuk keluar dari area



Waiting Room Observation 1. Peserta memasukan form checklist di box 2. Peserta ,enunggu 30 menit di ruang tunggu Pos 4



Observation Result



1. Usher sebagai time keeper memanggil nama Peserta sesuai urutan dan waktu 2. Admin PCare memasukan nama di PCare sistem 3. Usher melakukan pencetakan sertifikat



1 tim dokter 1 usher



SYMPTOM APPEARED



Direct to Mini ICU/ Ambulance/ Exit



Usher mengarahkan Peserta ke ruang Mini ICU



RECAP POS 4 [3 LINES] CATEGORIES



AREA LANSIA & DIFABEL



MEDICAL WORKERS



3 admin PCare 1 tim dokter Mini ICU



NON-MEDICAL WORKERS 1 crowd control 8 ushers: 2 waiting room 1 time keeper + pemanggil nama 3 pencetakan sertifikat 1 direct to exit 1 direct to Mini ICU



AREA PELAYAN PUBLIK



3 admin PCare 1 tim dokter Mini ICU



1 crowd control 8 ushers: 2 waiting room 1 time keeper + pemanggil nama 3 pencetakan sertifikat 1 direct to exit 1 direct to Mini ICU



TOTAL



6 admin PCare 2 tim dokter Mini ICU



2 crowd control 16 ushers



EQUIPMENT Medical Needs: Vaccine Certificate Mini ICU standard equipment Ambulance Logistic: 6 Laptop 6 printers 3 tables 8 staff chairs + 6 patients chairs 30 chairs observation waiting 2 misty fan 2 AC portable (Mini ICU) Sound System Stationeries: ATK



TOTAL TENAGA KESEHATAN DAN NONKESEHATAN JUMLAH MEJA (2 AREA)



Perawat



Admin PCare



Dokter



Tim Mini ICU



Usher



Admin LOKET



Crowd Control



Help Desk



1



-



1



-



-



-



1



-



Pos 0 - Check In



6



6



-



-



-



12



6



4



Pos 1 - Registrasi



6



-



6



-



-



6



-



-



Pos 2 - Screening



8



8



8



2



-



8



-



-



Pos 3 - Vaksinasi



8



8



-



-



-



18



-



-



Pos 4 - Observasi



6



-



6



-



2



16



-



2



22



21



2



2



60



7



6



POS



Total



TENAGA KESEHATAN



TENAGA NON-KESEHATAN