Panduan Loket Pendaftaran [PDF]

Citation preview

PANDUAN KEGIATAN RUANG PENDAFTARAN



PEMERINTAH KOTA KENDARI DINAS KESEHATAN KOTA KENDARI PUSKESMAS MATA TAHUN 2018



PANDUAN PENDAFTARAN BAB I DEFINISI 1.



Loket Pendaftaran Loket



pendaftaran



pendataan



dan



adalah



pencatatan



Sarana data



Penyedia pasien



Layanan



untuk



tempat



mendapatkan



pelayanan. 2.



Pasien Pasien adalah setiap orang yang melakukan konsultasi tentang masalah kesehatannya untuk memperoleh pelayanan kesehanan yang diperlukan baik secara langsung maupun tidak langsung kepada dokter, dokter gigi, dan kepada petugas kesehatan lainnya.



3.



Identifikasi Pasien Identifikasi Pasien adalah Proses pengumpulan data dan pencatatan segala keterangan serta bukti bukti dalam penentuan status pasien.



4.



Pasien Baru Pasien baru adalah pasien datang berkunjung sebagai pengunjung untuk pertama kalinya. Pasien baru dengan nomor register lama adalah kunjungan pasien untuk yang pertama kali tetapi salah satu anggota keluarga pasien sudah pernah melakukan kunjungan ke penyedia layanan.



5.



Pasien Lama Pasien datang untuk kunjungan berikutnya, dan sudah tercatat dengan nomer register sebagai kunjungan lama.



6.



Pasien Umum Pasien datang berkunjung dengan tanpa adanya jaminan kesehatan dari badan atau lainnya yang telah menjalin kerja sama dengan penyedia layanan.



7.



Pasien dengan Jaminan Kesehatan (JKN) Pasien datang berkunjung dengan adanya jamiman kesehatan dari badan atau lainnya yang telah menjalin kerja sama dengan penyedia layanan (Jamkesmas, Askes, Jamkesda, Pemegang KIS ).



8.



Pasien Khusus Pasien Khusus adalah pasien dengan kereteria tertentu ( Usia > 60 tahun,



Disabilitas,



Pasien



pengobatan



TBC,



Pasien



penderita



gangguan kesehatan jiwa, Pasien Gawat Darurat ). 9.



Rekam Medis Adalah berkas yang berisi catatan atau dokumen tentang identitas pasien, hasil pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang diberikan kepada setiap pasien.



10.



Kartu Pengenal Pasien atau Kartu Kontrol Adalah kartu Identitas yang diberikan penyedia layanan yang berisi tentang data pasien, nomer induk register yang dimiliki dalam satu keluarga, nama kepala keluarga.



11.



Family Folder Family Folder adalah arsip Rekam Medis dalam satu keluarga yang dikemas dalam satu folder dengan satu nomer register induk.



12.



Individu Folder Individu Folder adalah arsip satu Rekam Medis yang berdiri sendiri atas nama pasien dengan nomer register sendiri.



13.



Informasi Informasi adalah keterangan, pernyataan, gagasan, dan tanda-tanda yang mengandung nilai, makna, dan pesan, baik data, fakta maupun penjelasannya yang dapat dilihat, didengar, dan dibaca



yang



disajikan dalam berbagai kemasan dan format sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi baik secara elektronik ataupun non-elektronik dengan tujuan agar mereka mengetahui atau memahaminya.



14.



Penyampaian Informasi Penyampaian informasi adalah proses pemberian pengetahuan mengenai tatacara pendaftaran pasien kepada pasien dan / atau keluarga pasien oleh petugas pendaftaran untuk mendapatkan pelayanan kesehatan.



15.



Hak Hak adalah kekuasaan atau wewenang yang dimiliki seseorang untuk mendapatkan atau memutuskan berbuat sesuatu



16.



Hak Pasien Hak pasien adalah hak-hak pribadi yang dimiliki manusia sebagai pasien.



17.



Kewajiban Kewajiban adalah sesuatu yang harus diperbuat atau harus dilakukan oleh seseorang.



18.



Kewajiban Pasien Kewajiban Pasien adalah sesuatu yang harus diperbuat atau harus dilakukan oleh seseorang Pasien.



19.



Alur Pendaftran Alur Pendaftaran adalah tata urutan tata cara yang harus dilalui pasien dalam hal melakukan pendaftran.



20.



Alur Pelayanan Alur Pelayanan adalah tata urutan tata cara yang harus dilalui pasien



secara



keseluruhan



bagi



pasien



untuk



memperoleh



pelayanan. 21.



SOP ( Standar Operasional Prosedur) SOP adalah suatu intruksi atau perintah kerja atau tata cara yang teperinci dan tetulis yang harus diikuti demi mencapai keseragaman dalam menjalankan suatu pekerjaan.



BAB II RUANG LINGKUP PELAYANAN



Ruang lingkup dari kebijakan ini adalah pelayanan klinis yang ada di Puskesmas Mata, meliputi : 1. Identifikasi Pasien 2. Pendataan Pasien 3. Pembuatan Kartu Kontrol 4. Pembuatan Rekam Medis Baru 5. Pencarian Rekam Medis lama 6. Distribusi Rekam Medis ke Poli 7. Penyampaian Informasi Hak dan Kewajiban Pasien 8. Penyampaian Informasi Lainnya 9. Pencatan dan Pelaporan 10. Penyimpanan Kembali Rekam Medis



BAB III TATALAKSANA PELAYANAN



A. Proses Pendaftaran Pasien 1. Petugas memberi senyum, salam, sapa serta santun, sabar dan empaty pada pasien 2.



Petugas memberikan nomor antrian kepada pasien/ keluarga



3.



Pasien dipersilahkan duduk untuk menunggu pemanggilan nomor antrian pendaftaran



4.



Petugas memanggil nomor antrian pasien.



5.



Petugas menanyakan apakah pasien memiliki kartu kontrol di Puskesmas atau tidak.



6.



Apabila kartu kontrol ada, petugas meminta kartu kontrol dan kartu JKN untuk pasien JKN serta KTP untuk pasien yang tidak memiliki kartu JKN. lalu menanyakan siapa yang mau periksa dan poli tujuan.



7. Apabila pasien lupa membawa kartu kontrol dan tidak mengingat nomor kartu maka petugas mengecek di buku register rekam medis/bank data berdasarkan nama KK dan alamat pasien. 8.



Apabila pasien baru pertama berobat, diwajibkan membawa kartu identitas diri (KTP/ SIM/ KK ) dan



kartu JKN bagi peserta JKN,



kemudian diregister dan diberi penomoran menurut nomor urut rekam medik. 9.



Petugas mencatat data pasien ke buku register dan menginput dalam aplikasi P-Care (Primary Care) untuk pasien JKN.



10. Setelah di data dan mengkonfirmasi ulang, petugas mengembalikan kartu kontrol dan kartu JKN serta kartu identitas diri kemudian mengarahkan pasien untuk menunggu panggilan di poli tujuan. 11. Petugas mengantarkan dokumen rekam medis pasien ke poli tujuan



B. Proses Penyampaian Informasi Hak dan Kewajiban Pasien 1. Pasien datang ke Puskesmas Mata. 2. Petugas loket melakukan identifikasi identitas pasien sesuai dengan SOP Pendaftaran.



3. Petugas menunjukkan papan pengumuman tentang hak dan kewajiban pasien kepada pasien. 4. Petugas menyerahkan form hak dan kewajiban pada pasien baru untuk dibaca oleh pasien serta keluarganya sambil menunggu proses pendaftaran. 5. Petugas loket menanyakan kembali apakah pasien sudah memahami hak dan kewajiban pasien, jika ya maka pasien/keluarga pasien diminta menandatangani form dan pelayanan dilanjutkan sesuai SOP Pendaftaran, jika tidak petugas loket menjelaskan kembali hal-hal yang perlu diketahui pasien terkait hak dan kewajiban pasien. 6. Hak Hak Pasien a. Memperoleh



informasi



mengenai



tata



tertib



dan



peraturan yang berlaku di puskesmas mata; b. Memperoleh informasi tentang hak dan kewajiban pasien; c. Memperoleh layanan yang manusiawi, adil, jujur dan tanpa diskriminasi; d. Memperoleh layanan kesehatan yang bermutu, sesuai dengan



standar



profesi



dan



standar



prosedur



operasional; e. Memperoleh layanan yang efektif dan efisien sehingga pasien terhindar dari kerugian fisik dan materi; f. Mengajukan pengajuan atas kualitas pelayanan yang didapatkan melalui kotak saran; g. Mendapatkan privasi dan kerahasiaan penyakit yang di derita termasuk data; h. Memberikan persetujuan atau menolak atas tindakan yang akan dilakukan oleh tanaga kesehatan terhadap penyakit yang dideritanya;



i. Memperoleh



keamanan



dan



keselamatan



dirinya



selama dalam pelayanan kesehatan di puskesmas mata; j. Didampingi keluarganya dalam keadaan kritis; k. Meminta



konsultasi



tentang



penyakit



yang



di



deritanya kepada dokter; l. Mengajukan usul, saran, perbaikan atas perlakuan puskesmas mata terhadap dirinya; m. Menolak pelayanan bimbingan rohani yang tidak sesuai



dengan



agama



dan



kepercayaan



yang



dianutnya; n. Mengeluhkan pelayanan puskesmas mata yang tidak sesuai dengan standar pelayanan melalui media cetak dan elektronik sesuai dengan ketentuan peraturan perundang – undangan; dan o. Menggugat dan/ atau menuntut puskesmas mata apabila diduga memberikan pelayanan yang tidak sesuai dengan standar pelayanan baik secara perdata ataupun pidana. 7. Kewajiban Pasien a. Mematuhi segala peraturan dan tata tertib yang berlaku di puskesmas mata; b. Menggunakan fasilitas puskesmas mata secara bertanggung jawab; c. Menghormati hak- hak pasien lain, pengunjung dan hak tenaga kesehatan puskesmas mata; d. Memberikan informasi yang jujur, lengkap dan akurat sesuai kemampuan pengetahuannya tentang masalah kesehatannya; e. Memberikan informasi tentang jaminan kesehatan yang dimilikinya;



f.



Mematuhi rencana terapi yang direkomendasikan oleh tenaga kesehatan di puskesmas mata dan disetujui oleh pasien yang bersangkutan setelah mendapatkan penjelasan sesuai ketentuan peraturan perundang – undangan;



g. Menerima segala konsekuensi atas keputusan pribadinya untuk menolak rencana terapi yang direkomendasikan oleh tenaga kesehatan dan/atau tidak memenuhi petunjuk yang diberikan oleh tenaga kesehatan dalam rangka penyembuhan penyakit atau masalah kesehatannya; dan h. Memberikan imbalan jasa atas pelayanan yang diterima.



C. Proses Penyampaian Informasi lainya Proses Penyampaian Informasi lainnya di loket adalah sebagai berikut : 1.



Petugas Loket menanyakan maksud dan tujuan pasien datang ke Puskesmas.



2.



Petugas



Loket



menayakan/mendengarkan



keluhan



atau



kesulitan pasien 3.



Petugas



menyampaikan



informasi



secara



lengkap



sesuai



dengan apa yang dibutuhkan pasien dengan menggunakan bahasa sesederhana mungkin dan kalimat yang efektif, sehingga mudah diterima dan dipahami pasien.



D. Proses Pencatatan dan Pelaporan kunjungan Proses Pencatatan dan Pelaporan Kunjungan



Pasien adalah



sebagai berikut : a.



Petugas dari Unit Layanan Klinis Rekam Medis



mengembalikan Kartu



b.



Petugas



Loket



Pendaftaran



melakukan



pemeriksaan



kelengkapan isi dari Kartu Rekam Medis c.



Petugas Loket Pendaftaran Melakukan perhitungan jumlah Kartu Rekam Medis yang keluar harus sama Kartu Rekam Medis yang kembali



d.



Petugas Loket Pendaftaran melakukan perhitungan jumlah kunjungan pasien berdasarkan jenis kunjungan dan jenis pasien pada buku register kunjungan pada hari yang sama.



E. Proses Penyimpanan Kembali Kartu Rekam Medis Proses penyimpanan kembali Kartu Rekam Medis adalah sebagai berikut : a.



Petugas Loket Pendaftaran menata kembali Rekam medis ( Individu Folder ) pada Family Folder sesuai dengan nomor yang tertera.



b.



Petugas rekam medis menata kembali Rekam Medis pada tempat penyimpanan sesuai dengan nomor urut rekam medis.



BAB IV DOKUMENTASI



1. Nomer urut antrian 2. Rekam medis 3. Kartu Kartu Kontrol 4. Buku Konsultasi 5. Buku Pencatatan Kelengkapan Isi Rekam Medis dan Pencatatan Akses Keluar-Masuk Kartu Rekam Medis 6. Register Kunjungan 7. Format laporan



LAMPIRAN ( Foto / Dokumentasi )



1.



Nomer urut antrian



2.



Kartu rekam medis



3.



Kartu pengenal pasien/ Kartu Kontrol



4.



Buku Konsultasi



5.



Buku Pencatatan Kelengkapan Isi Rekam Medis dan Pencatatan Akses Keluar Kartu Rekam Medis



6.



Register Kunjungan



7.



Format Laporan