![Panduan Penggunaan SINDE Bagi Admin Unit Dan Operator [PDF]](https://pdfs.asia/img/200x200/panduan-penggunaan-sinde-bagi-admin-unit-dan-operator.jpg)
3 0 3 MB
PENGANTAR Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan memiliki Sistem Naskah Dinas Elektronik (SINDE), yaitu sistem persuratan berbasis teknologi informasi dan komunikasi. SINDE digunakan oleh seluruh pegawai di lingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan untuk melakukan komunikasi kedinasan yang berupa pemrosesan surat masuk dan surat keluar, pemberian respons terhadap surat, disposisi, dan/ atau informasi, serta pengonsepan hingga persetujuan draf surat. Kelancaran komunikasi kedinasan melalui SINDE dapat diwujudkan jika struktur SINDE diperbarui secara rutin dan berkelanjutan sesuai dengan setiap perubahan yang terjadi pada organisasi sebagai dampak dari evaluasi organisasi. Pegawai dengan hak akses sebagai Admin Unit memiliki tugas dan tanggung jawab yang penting terkait penyesuaian struktur unit kerja, jabatan, dan pengguna di SINDE. Selain Admin Unit, pegawai dengan hak akses sebagai Operator juga memegang peranan penting dalam kelancaran penggunaan SINDE di lingkungan unit kerja.
Untuk menjalankan tugas, tanggung jawab, dan peran penting tersebut, sebuah panduan yang dapat dipahami oleh seluruh Admin Unit dan Operator SINDE perlu disusun untuk memberikan informasi secara jelas mengenai teknis pengaturan struktur SINDE serta penggunaan menu surat masuk dan surat keluar. Panduan ini juga menyediakan himpunan Soal Sering Ditanyakan (SSD)/ Frequently Asked Question (FAQ) tentang kendala-kendala yang sering dijumpai dan tanggapan dari tim SINDE.
Kami mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah memberikan sumbangan pikiran dan tenaga dalam penyusunan Panduan Penggunaan SINDE bagi Admin Unit dan Operator ini. Semoga panduan ini bermanfaat untuk meningkatkan kinerja dan layanan yang berdampak positif pada kepuasan pemangku kepentingan pendidikan dan kebudayaan.
Sekretaris Jenderal, Ainun Na’im NIP 196012041986011001 Panduan Admin Unit dan Operator SINDE
I
DAFTAR ISI
II
PENGANTAR
I
DAFTAR ISI
II
TUGAS ADMIN UNIT
4
LANGKAH-LANGKAH MENGELOLA DAN MENGATUR STRUKTUR UNIT KERJA
5
LANGKAH-LANGKAH MENGELOLA DAN MENGATUR JABATAN
9
LANGKAH-LANGKAH MENGELOLA DAN MENGATUR AKUN PENGGUNA (USER)
12
LANGKAH-LANGKAH PEMANTAUAN NOMOR SURAT KELUAR DAN PENYESUAIAN NOMOR AGENDA SURAT
17
LANGKAH-LANGKAH PEMANTAUAN LAPORAN DAN REKAP SURAT, DISPOSISI, SERTA INFORMASI
20
ADMIN UNIT BERTANYA, TIM SINDE MENJAWAB
28
TUGAS OPERATOR
40
LANGKAH-LANGKAH MENAMBAH SURAT MASUK
41
LANGKAH-LANGKAH PENCARIAN DATA
46
LANGKAH-LANGKAH MENAMBAH SURAT KELUAR
52
LANGKAH-LANGKAH MENAMBAH TEMPLAT PENERIMA
60
LANGKAH-LANGKAH CEK SURAT PADA HALAMAN LOGIN
62
OPERATOR BERTANYA, TIM SINDE MENJAWAB
64
TIM BANTUAN TEKNIS
67
Panduan Admin Unit dan Operator SINDE
2020
Panduan Admin Unit dan Operator SINDE
3
TUGAS ADMIN UNIT
• • • •
Mengelola dan Mengatur Struktur Unit Kerja Mengelola dan Mengatur Jabatan Mengelola dan Mengatur Akun Pengguna Melakukan pemantauan nomor surat keluar dan penyesuaian nomor agenda surat • Melakukan pemantauan laporan dan rekap surat
4
Panduan Admin Unit dan Operator SINDE
LANGKAH-LANGKAH MENGELOLA DAN MENGATUR STRUKTUR UNIT KERJA 1. Pilih Struktur Unit Kerja di menu Pengaturan.
2. Klik
pada halaman Daftar Unit.
Panduan Admin Unit dan Operator SINDE
5
3. Isi area input pada halaman Tambah Unit.
a b c d e f g h i
a
b
c
6
Kode Unit Isi dengan kode unit kerja sesuai ketentuan tentang tata naskah dinas. Nama Isi dengan nama unit kerja eselon I atau II secara lengkap. Unit kerja di bawah eselon II tidak perlu mencantumkan induk unit kerja. Contoh: Nama unit kerja Eselon II: Biro Umum dan Pengadaan Barang dan Jasa. Nama unit kerja Eselon III: Bagian Tata Usaha. Singkatan Isi dengan singkatan unit kerja sesuai ketentuan atau kesepakatan internal. Panduan Admin Unit dan Operator SINDE
d
Parent Isi dengan induk unit kerja sesuai ketentuan tentang tata naskah dinas. Contoh: Nama Unit: Pusat Data dan Teknologi Informasi Parent : Sekretariat Jenderal Kemendikbud Nama Unit: Bagian Tata Usaha Parent : Pusat Data dan Teknologi Informasi
Nama Unit : Urusan Tata laksana dan Kepegawaian Parent : Bagian Tata Usaha e
Urutan Tampil Isi dengan urutan tampil di struktur unit kerja sesuai ketentuan tentang tata naskah dinas.
f
Unit Nomor Surat Isi dengan unit kerja yang menjadi sumber pengambilan nomor surat keluar. Contoh: Unit Kerja : Pusat Data dan Teknologi Informasi Unit Nomor Surat: Pusat Data dan Teknologi Informasi
g
Kelompok Unit Kerja Isi dengan kelompok unit kerja sesuai batasan akses Operator di unit kerja untuk melihat surat.
Panduan Admin Unit dan Operator SINDE
7
h
Simpan Klik Simpan untuk menyimpan unit kerja baru.
i
Tambah Pengguna Kelompok Unit Kerja
• Pengguna Kelompok Unit Kerja adalah pengguna dengan hak akses khusus yang dapat mengakses semua surat masuk dan keluar di kelompok unit kerjanya.
• Langkah-langkah menambahkan Pengguna Kelompok Unit Kerja sebagai berikut. 1. Masuk ke Pengaturan Struktur Unit Kerja. a. Cari nama unit kerja di halaman Daftar Unit, lalu klik ikon yang ada di pojok kanan nama unit, atau b. Cari dan klik nama unit kerja di halaman Daftar Unit, lalu klik ikon pada halaman Detail Unit. 2. Masukkan nama pengguna unit kerja dan klik
8
Panduan Admin Unit dan Operator SINDE
.
LANGKAH-LANGKAH MENGELOLA DAN MENGATUR JABATAN 1. Pilih Jabatan Eselon di menu Pengaturan.
2. Klik ikon
di halaman Daftar Jabatan.
Panduan Admin Unit dan Operator SINDE
9
3. Isi area input pada halaman Tambah Jabatan.
a b c d e
a Nama Jabatan
Isi dengan nama jabatan secara lengkap beserta singkatan nama unit kerja.
b Singkatan
Isi dengan singkatan nama jabatan sesuai aturan atau kesepakatan internal.
c
Eselon Pilih jenjang eselon: > 0 untuk Menteri Pendidikan dan Kebudayaan, > 1 untuk pejabat eselon I atau setara, > 2 untuk pejabat eselon II atau setara, > 3 untuk pejabat eselon III atau setara, > 4 untuk pejabat eselon IV atau setara, > 5 untuk nonpejabat atau staf.
d Unit Kerja
Pilih unit kerja sesuai dengan penempatan jabatan pengguna.
e Perintah Disposisi
10
Beri centang pada pilihan perintah disposisi yang sesuai dengan kebutuhan.
Panduan Admin Unit dan Operator SINDE
f
g h
f Pengaturan Sekretaris
• Klik ikon untuk mencari nama pengguna, lalu pilih nama tersebut. • Klik ikon untuk menambahkan pengguna tersebut sebagai sekretaris agar dapat melihat surat yang dikirim untuk atasannya. • Pastikan pengguna yang dipilih telah diberikan hak akses Sekretaris. • Beri centang pada kotak jika ingin mendapatkan notifikasi di pos-el Kemendikbud pada saat surat masuk ke akun pimpinan.
g Pengaturan Approval Sekretaris
• Fitur Approval berguna untuk memeriksa surat sebelum masuk ke akun pimpinan. • Beri centang pada kotak approval untuk mengaktifkan fitur tersebut.
h Klik Simpan dan data jabatan pengguna berhasil ditambahkan. h. Panduan Admin Unit dan Operator SINDE
11
LANGKAH-LANGKAH MENGELOLA DAN MENGATUR AKUN PENGGUNA (USER) 1. Klik Administrasi Akses pada menu Pengaturan, lalu pilih Pengguna.
2. Klik Tambah pada halaman Daftar Pengguna.
12
Panduan Admin Unit dan Operator SINDE
3. Isi area input pada halaman Tambah Pengguna.
a b c d e f g h i j k
a
b
c
Username Isi dengan nama unik pengguna. Nama unik pada username digunakan untuk login SINDE.
Nama Isi dengan nama lengkap pengguna.
NIP/NIK • Isi Nomor Induk Pegawai (NIP) pada kolom NIP bagi PNS dan Nomor Induk Kependudukan (NIK) bagi non-PNS. • Isi Nomor Induk Kependudukan (NIK) pada kolom NIK bagi pejabat struktural yang terdaftar dalam sertifikat elektronik untuk keperluan tanda tangan elektronik (TTE).
Panduan Admin Unit dan Operator SINDE
13
d
e
f
g
h
i
j
k
14
Email • Isi dengan pos-el (email) Kemendikbud. • Notifikasi pesan di SINDE akan masuk ke pos-el Kemendikbud. Nomor HP Isi dengan nomor ponsel yang aktif.
Password Tidak ada ketentuan untuk pembuatan kata sandi/password. Sebaiknya, pengguna mengganti password setelah mendapat informasi mengenai username dan password. Ulangi Password Masukkan kembali kata sandi/password yang dibuat.
Status Beri tanda centang pada kotak Aktif agar pengguna dapat mengakses SINDE. Jika pengguna sudah tidak berhak mengakses SINDE, hilangkan tanda centang tersebut. Status PNS Hilangkan tanda centang bagi pengguna non-PNS.
Foto Profil Foto pengguna dapat diunggah pada SINDE, tetapi tidak bersifat wajib. Klik Simpan. Klik untuk menyimpan data pengguna baru.
Panduan Admin Unit dan Operator SINDE
4. Atur Hak Akses Pengguna
• Klik untuk memberikan hak akses kepada pengguna sesuai kebutuhan. • Hak akses pengguna terdiri atas a. Admin Unit (hanya dapat diberikan oleh Super Admin), b. Staf, c. Operator, d. Sekretaris, dan e. Manajemen. Penjelasan tentang hak akses pengguna tercantum pada Buku Panduan Penggunaan SINDE yang dapat diunduh pada menu Bantuan. • Pilih Hak Akses pengguna. • Klik ikon untuk memilih jabatan pengguna, lalu klik • Klik untuk menyelesaikan pembuatan akun pengguna baru.
Panduan Admin Unit dan Operator SINDE
.
15
5. Daftar Pengguna
Cek daftar pengguna yang sudah ditambahkan dengan mengeklik ikon di pojok kanan atas pada halaman Detail Pengguna.
Untuk mencari salah satu pengguna, silakan menyortir (filter) daftar pengguna dengan klik salah satu kolom username, nama, atau NIP. 16
Panduan Admin Unit dan Operator SINDE
LANGKAH-LANGKAH PEMANTAUAN NOMOR SURAT KELUAR DAN PENYESUAIAN NOMOR AGENDA SURAT A. Pemantauan Nomor Surat Keluar 1. Pilih Monitoring Nomor Surat Keluar pada menu Surat.
2. Pilih Unit untuk menampilkan unit kerja yang ingin dipantau jumlah surat keluarnya.
3. Pilih Periode bulan dan tahun surat keluar yang ingin ditampilkan.
4. Klik untuk menampilkan nomor surat keluar pada unit kerja dan periode yang dipantau beserta informasi tanggal, nomor agenda dan nomor surat, serta jenis surat. Panduan Admin Unit dan Operator SINDE
17
B. Penyesuaian Nomor Agenda Surat 1. Pilih Pengaturan Nomor Agenda pada menu Surat.
2. Pilih unit kerja yang menjadi sumber penomoran surat keluar pada area input Unit Surat di halaman Reset Nomor Agenda per Unit.
18
Panduan Admin Unit dan Operator SINDE
3. Masukkan nomor agenda surat masuk dan surat keluar. • Jika nomor agenda surat tidak diisi, nomor akan terisi secara otomatis oleh sistem, dimulai dari angka 1. • Jika perlu menyesuaikan nomor surat sesuai pencatatan terakhir di buku agenda atau aplikasi lain, masukkan nomor agenda terakhir di unit kerja. Penomoran selanjutnya di SINDE akan tersesuaikan secara otomatis.
4. Simpan Klik ikon untuk menyimpan pengaturan agenda surat masuk dan surat keluar.
Panduan Admin Unit dan Operator SINDE
19
LANGKAH-LANGKAH PEMANTAUAN LAPORAN DAN REKAP SURAT, DISPOSISI, SERTA INFORMASI A. Pemantauan Laporan 1. Laporan Surat Masuk • Pilih menu Laporan, lalu pilih Laporan Surat Masuk.
• Masukkan nama unit kerja untuk menampilkan data surat masuk di unit kerja tersebut. • Jika memerlukan data surat masuk sampai ke unit kerja di bawahnya, klik boks pada ikon . • Pilih sifat surat. • Pilih periode yang ingin ditampilkan sesuai dengan kebutuhan laporan surat masuk, yaitu per hari, per bulan, tanggal surat, atau tanggal input. • Pilih tampilan dengan mengeklik ikon atau sesuai dengan kebutuhan.
20
Panduan Admin Unit dan Operator SINDE
2. Laporan Surat Keluar • Pilih menu Laporan, lalu pilih Laporan Surat Keluar.
• Masukkan nama unit kerja untuk menampilkan data surat keluar di unit kerja tersebut.
• Jika memerlukan data surat keluar sampai ke unit kerja di bawahnya, klik boks pada ikon
• Pilih jenis surat.
.
• Pilih periode yang ingin ditampilkan sesuai dengan
kebutuhan laporan surat keluar, yaitu per hari, per bulan,
tanggal surat, atau tanggal input.
• Pilih tampilan dengan mengeklik ikon sesuai dengan kebutuhan.
atau
Panduan Admin Unit dan Operator SINDE
21
3. Laporan Disposisi Masuk • Pilih menu Laporan, lalu pilih Laporan Disposisi Masuk.
• Masukkan nama unit kerja untuk menampilkan data disposisi masuk di unit kerja tersebut.
• Jika memerlukan data disposisi masuk sampai ke unit kerja di bawahnya, klik boks pada ikon
.
• Pilih periode yang ingin ditampilkan sesuai dengan
kebutuhan laporan disposisi masuk, yaitu per hari atau per bulan.
• Pilih status: Semua, Belum Dibaca, Dibaca, Dilaporkan, atau Diteruskan.
• Pilih tampilan dengan mengeklik ikon sesuai dengan kebutuhan.
22
Panduan Admin Unit dan Operator SINDE
atau
4. Laporan Disposisi Keluar • Pilih menu Laporan, lalu pilih Laporan Disposisi Keluar.
• Masukkan nama unit kerja untuk menampilkan data disposisi keluar di unit kerja tersebut.
• Jika memerlukan data disposisi keluar sampai ke unit kerja di bawahnya, klik boks pada ikon
.
• Pilih periode yang ingin ditampilkan sesuai dengan
kebutuhan laporan disposisi keluar, yaitu per hari atau per bulan.
• Pilih status: Semua, Belum Dibaca, Dibaca, Dilaporkan, atau Diteruskan.
• Pilih tampilan dengan mengeklik ikon sesuai dengan kebutuhan.
atau
Panduan Admin Unit dan Operator SINDE
23
5. Statistik Surat • Fitur untuk menampilkan statistik persuratan per pengguna yang login. • Statistik Surat dapat dilihat berdasarkan tanggal surat.
•
maupun tanggal ketika surat dibuat.
B. Rekap Surat, Disposisi, Informasi, dan Monitoring per Bulan. 1. Rekap Surat Fitur untuk merekap jumlah surat yang diterima, dikirim/ditandatangani, didisposisikan, atau diinformasikan oleh pengguna.
24
• Pilih menu Laporan, Rekap, dan Rekap Surat. Panduan Admin Unit dan Operator SINDE
• Klik untuk mengisi area input Pengguna berdasarkan penerima personal atau berdasarkan jabatan penerima. • Pilih tanggal mulai dan tanggal akhir. • Jika rekap berdasarkan tanggal dibuat, beri c entang pada boks . • Klik ikon untuk menampilkan rekap surat sesuai kebutuhan. 2. Rekap Disposisi Fitur untuk merekap jumlah disposisi yang diterima oleh p engguna. •
• Pilih menu Laporan, Rekap, dan Rekap Disposisi. • Klik untuk mengisi area input Penerima berdasarkan penerima personal atau berdasarkan jabatan penerima. • Klik untuk mengisi area input Pengirim berdasarkan pengirim personal atau berdasarkan jabatan pengirim. • Pilih tanggal mulai dan tanggal akhir. • Klik ikon untuk menampilkan rekap disposisi sesuai kebutuhan. Panduan Admin Unit dan Operator SINDE
25
3. Rekap Informasi
• Fitur untuk merekap jumlah informasi yang diterima oleh pengguna.
• Pilih menu Laporan, Rekap, dan Rekap Informasi. • Klik
untuk mengisi area input Penerima berdasarkan
• Klik
untuk mengisi area input Pengirim berdasarkan
penerima personal atau
berdasarkan jabatan penerima.
pengirim personal atau
berdasarkan jabatan pengirim.
• Pilih tanggal mulai dan tanggal akhir. •
26
Klik ikon
kebutuhan.
Panduan Admin Unit dan Operator SINDE
untuk menampilkan rekap informasi sesuai
4. Monitoring Surat Per Bulan
• Fitur untuk merekap jumlah surat masuk, surat keluar, disposisi keluar, dan informasi keluar.
Panduan Admin Unit dan Operator SINDE
27
? ...
ADMIN UNIT BERTANYA, TIM SINDE MENJAWAB
PERTANYAAAN UMUM
T : Bagaimana cara melakukan login ke SINDE? J : Buka laman https://persuratan.kemdikbud.go.id/login, lalu masukkan username dan password SINDE. T : Apakah ada kriteria untuk penunjukan admin unit SINDE? J : Ya. Admin unit yang ditunjuk adalah pengelola persuratan dan memiliki kemampuan TIK tingkat dasar dan menengah. T : Di manakah penyimpanan data SINDE? J : Data SINDE disimpan di server yang dikelola oleh Pusdatin Kemendikbud. T : Apakah memungkinkan adanya Application Programming Iinterface (API) dari SINDE untuk menyinkronkan dan mengintegrasikan sistem persuratan yang sudah digunakan di masing-masing PTN dengan SINDE? J : Iya. Namun, hal ini perlu ada pembahasan lebih lanjut karena terkait dengan kebijakan, teknis integrasi, dan proses lainnya. 28
Panduan Admin Unit dan Operator SINDE
T : Sejauh apa batas penggunaan SINDE di lingkungan PTN dan LL Dikti? Apakah SINDE digunakan hanya untuk melakukan komunikasi kedinasan ke kantor pusat atau termasuk di l ingkungan internal PTN dan LL Dikti pada tingkat rektorat hingga tingkat fakultas? J : Pengoptimalan penggunaan SINDE untuk komunikasi kedinasan/ urusan persuratan di lingkungan Kemendikbud telah tercantum dalam Surat Edaran Sekretaris Jenderal Nomor 5 Tahun 2020 tentang Penggunaan Sistem Naskah Dinas Elektronik yang ditujukan kepada pimpinan Perguruan Tinggi Negeri dan Kepala Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi. Namun, hal ini perlu ada pembahasan lebih lanjut karena bergantung pada kebijakan, teknis integrasi, dan proses lainnya. Setiap pegawai di lingkungan Kemendikbud berhak memiliki akun SINDE dan dapat melakukan transaksi surat atau komunikasi kedinasan antara lain, menerima surat, informasi, dan disposisi. T : Apakah PTN dan LL Dikti yang sudah menggunakan sistem persuratan lain diwajibkan menggunakan SINDE? J : Penggunaan SINDE oleh PTN dan LL Dikti masih memerlukan pembahasan lebih lanjut. Namun, tim SINDE memberikan asistensi kepada unit kerja di lingkungan Kemendikbud agar dapat memahami dan siap menggunakan SINDE. T : Bagaimana sistem pengarsipan di SINDE? J : SINDE akan mengembangkan menu Berkas dan menyesuaikan penomoran berdasarkan pola klasifikasi kearsipan sesuai dengan ketentuan tentang tata naskah dinas. Panduan Admin Unit dan Operator SINDE
29
T : Berapa jumlah dan ukuran maksimal file yang diunggah di SINDE? J : Jumlah maksimal surat dan lampiran yang dapat diunggah adalah tiga file dengan ukuran maksimal per file adalah 50 MB.
T : Apakah nomor urut surat masuk (agenda surat masuk) terinput otomatis seperti nomor urut surat keluar?
J : Ya. Nomor urut surat masuk (agenda surat masuk) terinput s ecara otomatis dalam sistem.
T : Apakah masyarakat umum dapat melacak surat yang dikirim kepada pimpinan unit kerja?
J : Ya. Masyarakat umum atau pemangku kepentingan lain dapat melacak surat yang dikirim kepada pimpinan unit kerja melalui fitur
Jejak Surat
melakukan login.
pada halaman awal SINDE tanpa harus
T : Siapa saja yang dapat mengakses surat yang dikirim kepada J
pimpinan unit kerja?
: Pihak yang dapat mengakses surat yang ditujukan kepada
pimpinan unit kerja adalah 1. admin unit,
2. operator unit kerja yang telah diberi akses khusus, 3. operator yang menginput surat tersebut, dan
4. staf yang mengonsep surat tersebut, jika operator menginput nama staf pengonsep pada saat tambah surat keluar.
30
Panduan Admin Unit dan Operator SINDE
T : Bagaimana menyikapi sistem penomoran dan kodifikasi yang tidak sesuai dengan tata naskah dinas di lingkungan PTN?
J : Sistem penomoran dan kodifikasi pada SINDE sesuai dengan ketentuan tentang tata naskah dinas yang berlaku di K emendikbud.
Saat ini, Biro Organisasi dan Tata Laksana sedang merevisi Permendikbud Nomor 74 Tahun 2015, termasuk mengenai kode klasifikasi hal surat.
T: Apakah penomoran surat yang sudah berjalan dapat dilanjutkan pada sistem penomoran SINDE? J : Penomoran surat pada SINDE, baik melalui aplikasi maupun manual, dapat disesuaikan dengan penomoran yang sudah berjalan. Pengaturan nomor dapat dilakukan di menu Surat dengan cara pilih Pengaturan Nomor Agenda dan lakukan pengaturan ulang (reset) nomor agenda. T : Apakah jumlah admin unit dan operator pada tiap unit kerja dibatasi?
J : Jumlah admin unit tidak dibatasi. Namun, sebaiknya tiap unit kerja memiliki satu atau dua orang admin unit. Sementara itu, jumlah operator dapat disesuaikan dengan kebutuhan unit kerja.
Panduan Admin Unit dan Operator SINDE
31
T : Apakah PTN dan PTS dapat bersurat ke LL Dikti melalui SINDE? J : SINDE hanya dapat digunakan oleh pegawai pada unit kerja di lingkungan Kemendikbud. Dengan demikian, PTN dan LL Dikti dapat menggunakan SINDE untuk komunikasi kedinasan, sedangkan PTS tidak dapat mengakses SINDE.
T : Apakah jumlah pengguna di SINDE dibatasi?
J : Tidak. Pengaturan pengguna disesuaikan dengan kebutuhan. Semua pegawai di lingkungan Kemendikbud yang akan melakukan transaksi persuratan atau komunikasi kedinasan berhak mendapatkan hak akses pada SINDE.
T : Apakah instansi di luar Kemendikbud dapat mengakses SINDE? J : Tidak. SINDE hanya dapat diakses oleh internal Kemendikbud.
Surat dari luar Kemendikbud akan diinput ke SINDE oleh Operator.
T : Apakah SINDE tersedia dalam versi mobile? J : SINDE dapat diakses melalui Android dan IOS dengan format yang lebih sederhana. Jika ada surat, disposisi, dan informasi, notifikasi akan muncul pada gawai.
T: Apakah kapasitas server SINDE cukup untuk menampung semua
transaksi persuratan di seluruh satker? J : Sampai saat ini, server untuk pangkalan data SINDE berukuran 1,5 TB dengan kapasitas kosong sebesar 50%. Sementara itu, pangkalan data arsip SINDE berukuran 3 TB dengan kapasitas kosong sebesar 60%. Jika penambahan kapasitas diperlukan, Tim SINDE akan mengakomodasi kebutuhan tersebut.
32
Panduan Admin Unit dan Operator SINDE
PERTANYAAN TEKNIS Pengaturan Struktur Unit Kerja
T : Berikan penjelasan untuk pengaturan Unit Nomor Surat! J : Unit nomor surat menunjukkan sumber pengambilan nomor urut surat keluar (nomor agenda). Unit nomor surat ditentukan oleh internal unit kerja sesuai mekanisme pengambilan nomor, yaitu terpusat di satu unit atau di masing-masing unit kerja. Semua unit kerja harus mengisi unit nomor yang sama agar nomor surat (agenda surat keluar) akan berkelanjutan secara otomatis pada sistem. Sebagai contoh, Unit kerja: Biro Akademi; unit nomor: Universitas Gajah Mada. Unit kerja: Biro Umum; unit nomor: Universitas Gajah Mada.
Operator di Biro Akademi telah mengambil nomor surat 100/ xxx. Selanjutnya, nomor surat keluar yang diambil oleh operator di Biro Umum adalah 101/xxx.
T : Bagaimana pengaturan struktur unit kerja wakil rektorat? J : Pengaturan struktur unit kerja wakil rektorat: 1. klik Tambah pada halaman Daftar Unit; 2. isi Kode Unit sesuai dengan tata naskah dinas; 3. isi Nama dengan nama unit kerja, yaitu Wakil Rektorat Bidang Akademik dan Kemahasiswaan; 4. pilih Parent: Universitas Indonesia; 5. pilih Unit Nomor Surat: Universitas Indonesia; dan 6. pilih Kelompok Unit Kerja: Universitas Indonesia. Pengaturan struktur unit kerja untuk wakil rektor disesuaikan dengan struktur atau bagan di unit kerja masing-masing.
Panduan Admin Unit dan Operator SINDE
33
T : Bagaimana pengaturan SPI, senat, fakultas, sekretaris universitas, biro, direktorat, bagian, dan subbagian? J : Pengaturan struktur tersebut disesuaikan dengan bagan organisasi di unit kerja masing-masing. T : Apa dasar pengisian kode unit kerja pada pengaturan struktur unit kerja? J : Dasar pengisian kode unit kerja adalah Surat Edaran Sekretaris Jenderal Nomor 30 tahun 2020 tentang Kepala Naskah Dinas, Kode Unit Organisasi, Kode Unit Kerja, dan Cap Dinas di K ementerian Pendidikan dan Kebudayaan. T : Bagaimana langkah-langkah mengubah nama unit kerja di SINDE? J : Langkah-langkah mengubah nama unit kerja di SINDE sebagai berikut. 1. Masuk ke menu pengaturan. 2. Pilih struktur unit kerja. 3. Pilih unit kerja yang ingin diubah. 4. Klik ikon pensil untuk mengubah. 5. Perbaiki nama unit kerja. 6. Klik simpan. T: Bagaimana pemberian jenjang eselon untuk pengaturan jabatan pada SINDE?
J : Pemberian jenjang/eselon pada SINDE menyerupai eselonisasi,
tetapi tidak mutlak seperti eselonisasi yang diatur dari sisi organisasi dan tata laksana.
34
Panduan Admin Unit dan Operator SINDE
Pemberian jenjang pada SINDE hanya untuk memudahkan alur disposisi di sistem, yaitu
0 untuk Menteri Pendidikan dan Kebudayaan; 1 untuk jabatan yang setara dengan eselon I;
2 untuk jabatan yang setara dengan eselon II;
3 untuk jabatan yang setara dengan eselon III;
4 untuk jabatan yang setara dengan eselon IV; dan 5 untuk jabatan nonstruktural atau staf.
Pengaturan Jabatan Pengaturan Akun Pengguna
T : Bagaimana cara membuat username dan password untuk
pengguna baru SINDE? J : Pembuatan username dan password untuk pengguna baru SINDE dilakukan di menu pengaturan administrasi akses user. Admin unit membuat nama unik sebagai username dan password awal untuk pengguna baru yang akan digunakan pada saat login ke SINDE. Pengguna diharapkan segera mengganti password setelah mendapatkan informasi akun sebagai pengguna SINDE.
T : Apakah pengguna SINDE harus memiliki pos-el Kemendikbud? J : Ya. Pada saat membuat user di SINDE, admin unit diminta memasukkan pos-el Kemendikbud pengguna agar notifikasi surat, disposisi, atau informasi yang masuk pada SINDE juga dapat masuk ke pos-el tersebut secara otomatis . Panduan Admin Unit dan Operator SINDE
35
Pengaturan Akun Pengguna
T : Bagaimana cara mengajukan pos-el Kemendikbud?
J : Pengajuan pos-el Kemendikbud dilakukan dengan cara
1. membuat surat permohonan kepada Kepala Pusat Data dan
Teknologi Informasi yang disertai dengan lampiran data
pegawai berupa keterangan nama, NIP, jabatan, dan unit kerja; dan
2. mendaftarkan pengajuan tersebut melalui https://seli.kemdikbud.go.id/
dengan
mengikuti
POS
pengajuan dan templat permohonan yang ada di laman Sistem Elektronik Layanan Infrastruktur (SELI).
T : Selama menunggu pos-el Kemendikbud diperoleh, pos-el apa yang dapat dicantumkan pada data pengguna (user)? J : Admin unit dapat mengisi kolom pos-el (email) pengguna SINDE dengan email dummy, yaitu [email protected]. T : Berikan penjelasan tentang jabatan yang dilekatkan pada saat pembuatan user! J : Jabatan pengguna pada SINDE tidak sama dengan jabatan pegawai yang tertera dalam Sasaran Kerja Pegawai. Jabatan pengguna untuk staf dilekatkan pada satuan kelompok kerja atau substansi kerja terkecil.
36
Panduan Admin Unit dan Operator SINDE
T : Apakah ada peringatan mengenai kemungkinan duplikasi username pada saat penambahan akun pengguna? J : Ya. Sistem akan memberikan notifikasi, yaitu “Username sudah dipakai. Silakan pilih username yang lain.”
T : Untuk pengguna non-PNS, apakah kolom NIP boleh diisi dengan Nomor Induk Kepegawaian (NIK)?
J : Kolom NIP bagi pengguna (user) non-PNS dapat diisi dengan NIK yang tertera pada KTP pengguna tersebut.
T : Bagaimana menambahkan hak ases pada pengguna? J : Langkah-langkah menambahkan hak akses pada pengguna sebagai berikut. 1. Klik Pengaturan. 2. Pilih Administrasi Akses Pengguna. 3. Klik Nama Dan Pilih Filter Pada Halaman Daftar Pengguna, lalu isi kolom filter dengan nama pengguna yang akan diberikan hak akses tambahan. jika belum ada, buat akun pengguna terlebih dahulu. 4. Pilih nama pengguna yang akan diberikan hak akses tambahan tersebut. 5. Klik Ubah pada halaman Detail Pengguna. 6. Klik Tambah di pojok kanan bawah pada halaman Edit Pengguna untuk menambahkan hak akses pada pengguna tersebut. Panduan Admin Unit dan Operator SINDE
37
T : Apakah semua staf di unit kerja diberikan hak akses pada SINDE?
J : Pemberian hak akses SINDE untuk staf disesuaikan d engan kebutuhan. Setiap pegawai di lingkungan Kemendikbud berhak mendapat hak akses di SINDE sebagai berikut.
1. Hak akses Staf, yaitu dapat menerima surat, disposisi, dan informasi yang ditujukan kepada dirinya.
2. Hak akses Operator, yaitu dapat menginput surat masuk dan mengambil nomor surat keluar.
3. Hak akses Admin Unit, yaitu dapat mengelola dan mengatur unit kerja, jabatan, dan pengguna, serta memberikan hak akses kepada pengguna.
4. Hak akses Manajemen, yaitu dapat memberikan disposisi.
5. Hak akses Sekretaris, yaitu dapat melihat seluruh aktivitas surat pimpinan.
T : Apakah admin unit diperbolehkan untuk menghapus akun pengguna yang tidak jelas di halaman Daftar Pengguna?
J : Mohon abaikan saja karena pengguna tersebut merupakan
pengguna yang tidak mempunyai jabatan dan hak akses sehingga muncul di semua unit kerja.
38
Panduan Admin Unit dan Operator SINDE
T : Jika diberikan dua hak akses, yaitu sebagai sekretaris dan operator, bagaimana teknis pengaksesan SINDE oleh pengguna?
J : Jika memiliki lebih dari satu hak akses, pengguna diminta memilih akses saat login. Pengguna dapat memilih hak akses sebagai sekretaris karena akses tersebut memiliki semua hak akses operator.
T: Apakah operator harus berstatus PNS? J : Hak akses sebagai operator dapat diberikan kepada Non-PNS atau PPNPN sesuai dengan persetujuan dari pimpinan.
Panduan Admin Unit dan Operator SINDE
39
TUGAS OPERATOR
• Menambah Surat Masuk • Menambah Surat Keluar • Membuat Templat Penerima Surat
40
Panduan Admin Unit dan Operator SINDE
LANGKAH-LANGKAH MENAMBAH SURAT MASUK 1. Klik menu Surat di halaman beranda, lalu pilih fitur Tambah Surat Masuk atau pilih ikon , lalu klik .
Panduan Admin Unit dan Operator SINDE
41
2. Pilih jenis surat masuk a. Surat Rutin • Surat bersifat biasa, serupa, dan berulang. • Penyampaian dan penyelesaian masalah surat bersifat tidak segera.
b. Surat Penting • Isi surat bersifat segera untuk diketahui atau ditanggapi oleh penerima surat.
c. Surat Rahasia • Informasi surat bersifat rahasia, surat membutuhkan pengamanan khusus karena berhubungan erat dengan keamanan dan kedinasan, dan/atau surat hanya diketahui oleh pejabat yang berwenang atau yang ditunjuk d. Surat Pribadi • Surat dikirim oleh seseorang atau beberapa orang tanpa naungan institusi, dan/atau Surat berisi persoalan yang berkaitan dengan kepentingan pribadi.
42
Panduan Admin Unit dan Operator SINDE
3. Isi area input pada halaman Tambah Surat Masuk.
a b c d e f g h i
aa. Nomor Surat : isi dengan nomor yang tertera di surat.
bb. Tanggal Surat : isi dengan tanggal yang tertera di surat. cc. Dari: isi dengan nama atau nama jabatan yang tertera di kaki
surat. dd. Alamat pengirim: isi dengan alamat yang tertera di amplop atau kop surat. e. Kode hal: e • isi dengan kode hal sesuai tata naskah dinas yang berlaku; • kode hal berkaitan dengan substansi surat, bukan unit kerja. ff. Kepada/tujuan: • pilih pejabat atau staf sesuai dengan tujuan surat; • nama staf dengan jabatan Admin Unit tidak dimasukkan. gg. Hal: isi hal sesuai dengan informasi/ substansi surat. Panduan Admin Unit dan Operator SINDE
43
hh Tembusan: isi jika ada tembusan surat. i Unggahan surat dan lampiran: • pilih file yang akan diunggah dengan ukuran maksimal 50 MB per file dalam format PDF, • khusus surat rahasia, lampirkan pengantar atau pindaian amplop.
4. Tambah Surat Masuk • Klik . • Data surat masuk tersimpan di SINDE. • Pengirim surat dapat menelusuri informasi surat masuk melalui fitur Jejak Surat pada halaman login SINDE.
5. Konfirmasi kebenaran data yang dimasukkan dengan mengeklik OK.
44
Panduan Admin Unit dan Operator SINDE
6. Hasil input surat masuk yang telah berhasil ditambahkan akan muncul dengan detail dan dapat diakses pada tautan di bagian bawah halaman. Lama waktu pemuatan data tergantung pada ukuran lampiran file dan kondisi kecepatan jaringan internet.
7. Proses penambahan surat masuk selesai. Panduan Admin Unit dan Operator SINDE
45
LANGKAH-LANGKAH PENCARIAN DATA
1 2 3
1. Semua Pencarian: ketik kata kunci untuk mencari surat, disposisi, 1 dan/atau informasi.
2 2. Pencarian: ketik kata kunci yang ingin dicari pada setiap menu. Pilih menu Surat di halaman beranda dan pilih Surat Masuk, Surat Keluar, Disposisi Masuk, Disposisi Keluar, Informasi Masuk, atau Informasi Keluar atau pilih ikon , , , , atau . 3 3. Pencarian lanjutan: centang salah satu boks untuk pencarian dengan kata kunci yang spesifik pada setiap menu.
46
Panduan Admin Unit dan Operator SINDE
Pencarian Lanjutan Surat Masuk
• Untuk Saya Saja : memunculkan data surat yang ditujukan ke akun pengguna. Fitur ini biasa digunakan oleh pengguna dengan hak akses operator/sekretaris yang ingin mencari suratnya sendiri. • Nomor Surat: mencari surat berdasarkan nomor surat. • Hal: mencari surat berdasarkan hal surat. • Pengirim: mencari surat berdasarkan nama pengirim/unit kerja pengolah yang mengirimkan. • Penerima: mencari surat berdasarkan nama penerima/tujuan surat. • Surat Dobel: mencari surat berduplikat. • Lampiran Kosong: mencari surat yang belum dilengkapi dengan unggahan lampiran. • Pertimbangan Surat: mencari surat yang masih membutuhkan pertimbangan atau masukan dari pihak terkait. • Surat diarahkan: mencari surat yang diarahkan kepada pejabat struktural. • Hanya Nota Dinas: mencari surat yang jenisnya hanya nota dinas. • Tanggal surat: mencari surat berdasarkan periode tanggal surat atau waktu pembuatan surat. • Penerima Surat: mencari surat yang diterima oleh akun pengguna dan surat yang diterima oleh pimpinan (khusus hak akses Sekretaris). • Tembusan: mencari surat tembusan yang diterima oleh akun pengguna dan surat tembusan yang diterima oleh pimpinan (khusus hak akses Sekretaris). Panduan Admin Unit dan Operator SINDE 47
Pencarian Lanjutan Surat Keluar
• Dari Saya Saja: memunculkan data surat yang dikonsep/ dikeluarkan oleh akun pengguna. Fitur ini biasa digunakan oleh dengan hak akses operator/sekretaris yang ingin mencari suratnya sendiri. • Nomor surat: mencari surat berdasarkan nomor surat. • Hal: mencari surat berdasarkan hal surat. • Isi surat: mencari surat berdasarkan isi/ringkasan surat. • Pengirim: mencari surat berdasarkan nama pengirim/unit kerja pengirim. • Penerima: mencari surat berdasarkan nama penerima/tujuan surat. • Belum proses: menampilkan surat yang belum proses kirim/ final. • Hanya Nota Dinas: menampilkan surat yang berupa nota dinas. • Tanggal Surat: mencari surat berdasarkan periode tanggal surat atau waktu pembuatan surat. • Penerima: mencari surat yang dikonsep oleh pengguna, surat yang dikeluarkan oleh unit kerja pengolah, dan/atau surat yang ditandatangani oleh pejabat penanda tangan. • Tembusan: mencari surat tembusan yang ditujukan oleh akun pengguna dan surat yang ditujukan oleh pimpinan (khusus hak akses Sekretaris) 48
Panduan Admin Unit dan Operator SINDE
Pencarian Lanjutan Disposisi Masuk/Keluar
• Nomor Surat: mencari disposisi masuk/keluar berdasarkan nomor surat. • Asal Surat: mencari disposisi masuk/keluar berdasarkan nama pengirim atau unit kerja pengolah yang menerima/mengirim disposisi. • Hal: mencari disposisi berdasarkan hal surat. • Kode Disposisi: mencari disposisi berdasarkan kode disposisi yang dibuat oleh sistem. • Instruksi Disposisi: mencari disposisi berdasarkan instruksi yang diberikan oleh pemberi disposisi. • Pemberi Disposisi: mencari disposisi berdasarkan pemberi disposisi. • Penerima Disposisi: mencari disposisi berdasarkan penerima disposisi.
Panduan Admin Unit dan Operator SINDE
49
Pencarian Lanjutan Informasi Masuk/Keluar
• • • •
Nomor Surat: mencari informasi berdasarkan nomor surat. Asal Surat: mencari informasi berdasarkan asal pengirim surat. Hal: mencari informasi berdasarkan hal surat. Keterangan: mencari informasi berdasarkan instruksi pimpinan. • Pemberi Informasi: mencari informasi berdasarkan pemberi informasi. • Penerima �nformasi: mencari informasi berdasarkan penerima informasi. • Tanggal �nformasi: mencari informasi berdasarkan periode tanggal pemberian informasi.
50
Panduan Admin Unit dan Operator SINDE
4. Pemilahan Surat Masuk
• Pilih jumlah data yang akan ditampilkan per halaman, yaitu 10, 20, 50, atau 100 data. • Pilah surat berdasarkan status belum dibaca dan belum ditindaklanjuti. • Pilah surat berdasarkan tanggal input terbaru, tanggal input terlama, tanggal surat terbaru, atau tanggal surat terlama.
5. Pemilahan berdasarkan jenis surat
: menampilkan semua jenis surat. : menampilkan surat rutin. : menampilkan surat penting. : menampilkan surat pribadi. : menampilkan surat rahasia. Panduan Admin Unit dan Operator SINDE
51
LANGKAH-LANGKAH MENAMBAH SURAT KELUAR 1. Pilih menu Surat di halaman beranda dan klik Tambah Surat Keluar atau pilih ikon , lalu klik .
52
Panduan Admin Unit dan Operator SINDE
2. Isi area input pada halaman Tambah Surat Keluar. a b c d e f g h i j
k l m n
aa. Nomor Agenda: agenda surat keluar muncul secara otomatis
setelah data ditambahkan. bb. Preview Nomor Surat: • muncul secara otomatis setelah data ditambahkan; • sesuai ketentuan penomoran surat keluar di tata naskah dinas; dan • centang surat rahasia jika surat bersifat rahasia dan terbatas. c Tanggal: pilih tanggal sesuai waktu pengambilan nomor surat keluar. d Jenis: pilih jenis naskah dinas sesuai tata naskah dinas yang berlaku. e Kode Hal: pilih kode hal sesuai substansi surat sesuai tata naskah dinas yang berlaku. f Unit Kerja Pengolah: isi nama pejabat yang berada satu level di bawah penanda tangan atau sama dengan penanda tangan. Panduan Admin Unit dan Operator SINDE
53
gg. Penanda Tangan: isi nama pejabat yang menandatangani surat. h
Jika penanda tangan sama dengan unit kerja pengolah, klik . Pengisian kolom penanda tangan akan mengikat kode unit kerja pada penomoran surat. Kepada/tujuan: Ikon • Isi nama pejabat/nama jabatan sesuai dengan tujuan. • Surat akan dikirimkan/dilekatkan ke pejabat/jabatan. Ikon • Isi nama tujuan. • Surat akan dikirimkan/dilekatkan ke akun pengguna.
Ikon • Isi nama tujuan eksternal yang sudah tersimpan di SINDE. • Jika tidak ada, klik untuk menambah kontak baru. • Masukan nama, instansi, dan alamat, kemudian klik Tambah. Ikon • Berisi folder penerima surat yang pernah dibuat. • Template Penerima perlu diperbarui secara berkala sesuai dengan perubahan struktur yang terjadi. Ikon Berisi daftar seluruh akun di SINDE yang dikategorikan berdasarkan jabatan.
ii. Hal: isi dengan informasi/substansi yang tertera di surat.
jj. Isi/ringkasan: untuk menambahkan informasi atau keterangan yang berisi maksimal 2000 karakter.
kk Tembusan: isi jika ada tembusan.
54
Panduan Admin Unit dan Operator SINDE
ll. Keterangan Tambahan: isi dengan keterangan tambahan yang perlu diinformasikan.
m Pengonsep Surat: n
isi dengan nama pengonsep surat agar pengonsep dapat mengakses, menelusuri, dan mengetahui posisi surat tersebut.
Dilihat publik: • pilih ‘Tidak’ jika unggahan surat dan lampiran tidak diizinkan untuk diketahui oleh publik, atau • pilih ‘Ya’ jika unggahan surat dan lampiran diizinkan untuk diketahui oleh publik.
3. Klik
untuk menambah surat keluar.
4. Konfirmasi kebenaran data yang telah dimasukkan dengan mengeklik
Panduan Admin Unit dan Operator SINDE
55
5. Nomor surat keluar yang telah ditambahkan ditandai dengan warna kuning.
56
Panduan Admin Unit dan Operator SINDE
6. Tambah Lampiran: unggah surat dan lampiran yang telah ditandatangani oleh pejabat penanda tangan sesuai matriks kewenangan.
• Unggah lampiran dalam format PDF agar dapat dilakukan pratinjau (preview).
• Lampiran dalam format lain, seperti .docs, .xlsx, .pptx, .jpg, .rar, dan sebagainya dapat dilampirkan, tetapi tidak dapat dilakukan pratinjau sehingga harus diunduh (download).
• Ukuran maksimal per file adalah 50 MB.
• Khusus surat rahasia, cukup lampirkan pengantar atau pindaian amplop.
Panduan Admin Unit dan Operator SINDE
57
7. Proses akhir: proses ‘KIRIM’ atau ‘FINAL’ hanya dapat dilakukan oleh akun penginput data. • Klik untuk surat yang bertujuan internal. Surat dan lampiran akan dikirimkan langsung kepada akun tujuan/ penerima. • Klik untuk surat yang bertujuan eksternal. Surat dan lampiran akan tersimpan di SINDE. Pengiriman surat ke tujuan eksternal dilakukan melalui sarana komunikasi lain.
58
Panduan Admin Unit dan Operator SINDE
• Klik
jika sudah yakin untuk mengirimkan surat.
8. Proses penambahan nomor surat keluar ‘Selesai’.
Panduan Admin Unit dan Operator SINDE
59
LANGKAH-LANGKAH MENAMBAH TEMPLATE PENERIMA 1. Pilih menu Surat pada beranda dan klik Daftar Penerima Surat.
2. Klik ikon Tambah.
60
Panduan Admin Unit dan Operator SINDE
3. Isi area input pada halaman Daftar Template Penerima Surat.
Nama : isi nama templat yang akan dibuat. Contoh: Daftar Peserta Rapat Pimpinan Tingkat Kementerian.
Tipe: batasan pemakaian daftar penerima surat. • Centang jika templat dipakai pada surat masuk saja. • Centang jika templat dipakai pada surat keluar saja. • Centang jika templat dipakai pada surat masuk dan surat keluar
Penerima: klik ikon untuk menginput nama pejabat ke dalam daftar penerima surat; dan/atau klik ikon untuk menginput nama staf ke dalam daftar penerima surat.
4. Klik Simpan jika data yang yang diinput sudah benar. Pembuatan templat penerima berguna untuk mempermudah Operator dalam menginput nama tujuan/penerima surat sehingga tidak perlu ada penginputan data secara berulang.
5. Templat Penerima harus diperbarui secara berkala setiap ada perubahan struktur.
Panduan Admin Unit dan Operator SINDE
61
LANGKAH-LANGKAH CEK SURAT PADA HALAMAN LOGIN 1. Klik ikon Cek Surat.
2. Input nomor surat secara lengkap.
62
Panduan Admin Unit dan Operator SINDE
3. Input kode pengaman. Jika kode sulit terbaca, klik kotak kode untuk mendapat kode baru yang lebih terbaca.
4. Klik Cek Surat Keluar dan sistem akan menampilkan data surat keluar.
Fitur Cek Surat memberikan akses kepada masyarakat atau pemangku kepentingan terhadap informasi surat yang dikeluarkan oleh Kemendikbud tanpa harus melakukan login.
Panduan Admin Unit dan Operator SINDE
63
? ...
OPERATOR BERTANYA, KAMI MENJAWAB
T: Apakah penomoran pada SINDE dapat langsung disesuaikan dengan penomoran terakhir yang ada di buku agenda atau sistem persuratan sebelumnya pada unit kerja? J: Ya. Admin Unit dapat melakukan penyesuaian nomor surat melalui fitur Pengaturan Nomor Agenda pada menu Surat.
T: Format file apa yang dapat diunggah sebagai lampiran dan berapa ukuran maksimal per file? J: Semua format file dapat diunggah di SINDE, tetapi hanya file berformat PDF yang dapat dipratinjau (preview). Ukuran kapasitas maksimal per file adalah 50 MB.
T: Apakah hanya tiga file yang dapat diunggah sebagai lampiran surat masuk dan surat keluar? J: Pada pengunggahan awal, lampiran surat yang dapat diunggah hanya tiga file. Namun, setelah data surat masuk dan surat keluar diinput, lampiran dapat ditambahkan. T: Apakah Operator harus menginput nomor surat secara manual ke dalam SINDE? J: Tidak. Sistem akan memberikan nomor surat secara otomatis setelah Operator mengisi kode hal, unit kerja pengolah, dan pejabat penanda tangan serta mengeklik ikon Tambah untuk mendapat nomor surat keluar. 64
Panduan Admin Unit dan Operator SINDE
T: Apakah penomoran surat melalui SINDE dapat mengakomodasi kebutuhan penomoran mundur? J: Tidak, karena penomoran surat mundur bertentangan dengan ketentuan naskah dinas. T: Siapa saja yang dapat mengambil nomor surat keluar dari SINDE? J: Pengguna dengan hak akses Admin Unit, Operator, Sekretaris, dan Manajemen dapat mengambil nomor surat keluar melalui fitur Tambah Surat Keluar. Namun, pemerolehan nomor surat keluar merupakan tugas dari Operator. Selain itu, pengguna dengan semua hak akses, termasuk staf dapat memperoleh nomor surat keluar secara otomatis melalui menu Draf Surat. T: Apakah Operator dapat mengecek surat yang diinput oleh Operator lainnya? J: Operator pada subkelompok kerja terkecil dalam satu unit kerja dapat saling mengecek surat masuk dan surat keluar yang diinput di unitnya. T: Apakah penomoran semua surat dilakukan melalui SINDE? J: Penomoran pada SINDE hanya untuk naskah dinas yang mengikuti ketentuan penomoran pada tata naskah dinas yang berlaku di Kemendikbud. T: Apa saja ketentuan untuk menjadi Operator? J: Pengguna yang ditunjuk sebagai Operator harus memahami pengelolaan persuratan dan minimal memiliki kemampuan TIK tingkat dasar. T: Apakah nomor agenda sama dengan nomor surat?
Panduan Admin Unit dan Operator SINDE
65
J: Nomor agenda surat keluar sama dengan nomor surat jika Operator tidak mengedit atau menghapus nomor surat yang sudah terambil. Perbedaan nomor agenda surat masuk dan nomor surat terjadi karena ada dua kategori surat masuk, yaitu surat masuk yang berasal dari proses surat keluar unit pengirim dan surat masuk yang diinput sendiri oleh operator unit tujuan surat. T: Apakah Operator masih dapat mengedit surat yang telah d ikirim ke tujuan surat? J: Operator masih dapat mengedit informasi surat jika surat tersebut belum dibaca oleh salah satu tujuan/penerima surat. T: Apakah Operator di unit kerja dapat menginput nama seluruh pejabat di lingkungan Kemendikbud pada kolom Penanda Tangan? J: Tidak. Pada kolom Penanda Tangan, operator hanya dapat menginput nama pejabat yang ada di kelompok unit kerjanya. T: Siapa saja yang dikategorikan sebagai tujuan internal untuk proses kirim surat? J: Pihak yang termasuk sebagai tujuan internal adalah seluruh pejabat dan staf, baik PNS maupun non-PNS di seluruh unit kerja Kemendikbud. T: Siapa saja yang dikategorikan sebagai tujuan eksternal untuk proses final surat? J: Pihak yang termasuk sebagai tujuan eksternal adalah seluruh pihak di luar lingkungan Kemendikbud, antara lain dinas, pemerintah daerah, kementerian/lembaga lain, atau sekolah/ masyarakat/pihak lain. 66
Panduan Admin Unit dan Operator SINDE
TIM BANTUAN TEKNIS Lucky Adhi Pradana Sistem Naskah Dinas Elektronik 081317466641 Gita Tri Widiasti Sistem Naskah Dinas Elektronik 081315001599 Meitha Chairany Sistem Naskah Dinas Elektronik 08561169431 Kristiani Noputrisari Sistem Naskah Dinas Elektronik 081291479279 Arini Wijayanti Sistem Naskah Dinas Elektronik 085867856927 Arifin Abdurrasyid Sistem Naskah Dinas Elektronik 085261006151 Faisal Azie Raharjo Posel (email) Kemdikbud 081324304724 Ratu Monalisa Posel (email) Kemdikbud 081318076544
Panduan Admin Unit dan Operator SINDE
67
