![Panduan Penyusunan Pedoman, Panduan, Kerangka Acuan, Sop (Panduan Pedoman Tata Naskah [PDF]](https://pdfs.asia/img/200x200/panduan-penyusunan-pedoman-panduan-kerangka-acuan-sop-panduan-pedoman-tata-naskah.jpg)
4 0 710 KB
PEMERINTAH KOTA PALEMBANG
DINAS KESEHATAN PUSKESMAS BUKIT SANGKAL Jl. Tanjung Sari II No. 046 Bukit Sangkal Telp. 819891 Palembang e-mail : [email protected]
PEDOMAN TATA NASKAH PUSKESMAS BUKIT SANGKAL
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Ketatalaksanaan naskah Puskesmas Bukit sangkal
merupakan pengaturan
tentang cara melaksanakan tugas dan fungsi dalam berbagai bidang kegiatan administrasi di lingkungan Puskesmas Bukit sangkal. Salah satu komponen penting dalam ketatalaksanaan naskah adalah administrasi umum. Ruang lingkup administrasi umum meliputi tata naskah dinas, penamaan lembaga, singkatan dan akronim, kearsipan, serta tata ruang perkantoran. Tata naskah dinas sebagai salah satu unsur administrasi umum meliputi, antara lain, pengaturan tentang jenis dan penyusunan naskah dinas, penggunaan lambang negara, logo dan cap dinas, penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar, pengurusan naskah dinas korespondensi, kewenangan, perubahan, pencabutan, pembatalan produk hukum, dan ralat. Ketentuan tentang tata naskah dinas yang berlaku di Puskesmas Bukit sangkal mengacu pada : 1. Peraturan Walikota Palembang Nomor 69 Tahun 2010 tentang Pedoman Pelaksanaan Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Kota Palembang. 2. Surat Nomor 222 / Dinkes – POA BOK/ 2016 tentang Kelengkapan administrasi POA BOK Tahun 2016. 3.
Pedoman
Penyusunan
Dokumen
Akreditasi
FKTP,
Ditjen
Bina
Upaya
KesehatanDirektorat Bina Upaya Kesehatan Dasar Tahun 2015.
B. Maksud dan Tujuan
a. Maksud Pedoman tata naskah dinas Puskesmas Bukit sangkal dimaksudkan sebagai acuan penyelenggaraan tata naskah dinas pada Puskesmas Bukit sangkal. b. Tujuan 1
Pedoman tata naskah dinas Puskesmas Bukit sangkal bertujuan menciptakan keseragaman dan kelancaran komunikasi tulis yang efektif dan efisien dalam penyelenggaraan puskesmas.
c. Definisi Adapun definisi yang terkait dengan pedoman tata naskah Puskesmas Bukit sangkal meliputi hal-hal berikut : 1. Administrasi umum adalah rangkaian kegiatan administrasi yang meliputi tata naskah dinas, penamaan lembaga, singkatan dan akronim dan kearsipan 2. Naskah dinas adalah komunikasi tulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang dilingkungan instansi pemerintah dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan. 3. Tata naskah dinas adalah penyelenggaraan komunikasi tulis yang meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan penyimpanan naskah dinas, serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan
2
BAB II RUANG LINGKUP
Ruang lingkup Pedoman Tata naskah Dinas Puskesmas Bukit sangkal meliputi pengaturan tentang jenis dan format naskah dinas; penyusunan naskah dinas; pengurusan naskah dinas korespondensi; pejabat penandatangan naskah dinas; penggunaan lambang negara dan logo dalam naskah dinas; serta perubahan, pencabutan, pembatalan, dan ralat naskah dinas. Tata naskah dinas Puskesmas Bukit sangkal terbagi dua, yaitu : 1. Pedoman Tata Naskah Kedinasan 2. Pedoman Tata Naskah Akreditasi
3
BAB III TATA LAKSANA
A. PEDOMAN TATA NASKAH KEDINASAN
Pedoman pelaksanaan tata naskah Puskesmas Bukit sangkal :
BAB I KETENTUAN UMUM Pasal 1
Dalam Peraturan Walikota ini, yang dimaksud dengan : 1. Daerah adalah Kota Palembang; 2. Pemerintah Kota adalah Pemerintah Kota Palembang; 3. Walikota adalah Walikota Palembang; 4. Wakil Walikota adalah Wakil Walikota Palembang; 5. Sekretaris Daerah adalah Sekretaris Daerah Kota Palembang; 6. Asisten Sekretaris Daerah adalah Asisten Sekretaris Daerah Kota Palembang; 7. Dewan Perwakilan Rakyat Daerah adalah Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kota Palembang; 8. Perangkat daerah adalah unsur pembantu Walikota dalam penyelenggaraan Pemerintah Daerah yang terdiri dari Sekretaris Daerah, Sekretaris DPRD, Dinas Daerah, Lembaga Teknis Daerah dan Lembaga Lain; 9. Satuan Kerja Perangkat Daerah selanjutnya disingkat SKPD adalah Satuan Kerja Perangkat Daerah Kota Palembang yang terdiri dari sekretariat daerah, sekretariat DPRD, dinas daerah, lembaga teknis daerah, kecamatan dan kelurahan. 10. Unit pelaksana teknis selanjutnya disebut UPT adalah unsur pelaksana teknis operasional dinas atau badan untuk melaksanakan sebagian urusan dinas atau badan. 11. Tata naskah dinas adalah pengelolaan informasi tertulis yang meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan penyimpanan naskah dinas serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan. 12. Naskah dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan Pemerintah. 13. Format adalah naskah dinas yang menggambarkan tata letak dan redaksional, serta penggunaan lambang / logo dan cap dinas. 4
14. Stempel / cap dinas adalah tanda identitas dari suatu jabatan atau SKPD. 15. Kop Naskah Dinas adalah kop surat yang menunjukkan jabatan atau nama SKPD tertentu yang ditempatkan dibagian atas kertas. 16. Kop sampul naskah dinas adalah kop surat yang menunjukkan jabatan atau nama SKPD tertentu yang ditempatkan dibagian atas kertas. 17. Kewenangan adalah kekuasaan yang melekat pada suatu jabatan. 18. Delegasi adalah pelimpahan wewenang dan tanggungjawab dari pejabat kepada pejabat atau dibawahnya. 19. Penandatanganan naskah adalah hak, kewajiban dana tanggungjawab yang ada pada seorang pejabat untuk menandatangani naskah dinas sesuai dengan tugas dan kewenangan pada jabatannya. 20. Surat keterangan adalah naskah dinas yang berisi pernyataan tertulis dari pejabat sebagai tanda bukti untuk menerangkan atau menjelaskan kebenaran sesuatu hal. 21. Surat izin adalah naskah dinas yang berisi persetujuan terhadap suatu permohonan yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang. 22. Surat perjanjian adalah naskah dinas yang berisi kesepakatan bersama antara dua belah pihak atau lebih untuk untuk melaksanakan tindakan atau perbuatan hukum yang telah disepakati bersama. 23. Surat tugas adalah naskah dinas dari atasan yang ditujukan kepada bawahan atau pejabat yang berwenang kepada bawahan yang berisi perintah untuk melaksanakan pekerjaan sesuai dengan tugas dan fungsinya. 24. Surat perintah perjalanan dinas adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang kepada bawahan atau pejabat tertentu untuk melaksanakan perjalanan dinas. 25. Surat kuasa adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang kepada bawahan berisi pemberian wewenang dengan atas namanya untuk melakukansuatu tindakan tertentu dalam rangka kedinasan. 26. Surat undangan adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi undangan kepada pejabat/ pegawai yang tersebut pada alamat tujuan untuk menghadiri suatu acara kedinasan. 27. Surat keterangan melaksanakan tugas adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi pernyataan bahwa seseorang pegawai telah menjalankan tugas. 28. Surat panggilan adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi panggilan kepada seorang pegawai untuk menghadap. 29. Lembar disposisi adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi petunjuk tertulis kepada bawahan. 30. Pengumuman adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi 5
pemberitahuan yang bersifat umum. 31. Laporan adalah naskah dinas dari bawahan kepada atasan berisi informasi dan pertanggungjawaban tentang pelaksanaan tugas kedinasan. 32. Rekomendasi adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi keterangan atau catatan tentang sesuatu hal yang dapat dijadikan bahan pertimbangan kedinasan. 33. Surat pengantar adalah naskah dinas berisi jenis dan jumlah barang yang berfungsi sebagai tanda terima. 34. Berita acara adalah naskah dinas yang berisi keterangan atas sesuatu hal yang ditanda tangani oleh para pihak. 35. Notulen adalah naskah dinas yang memuat catatan proses sidang atau rapat. 36. Memo adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi catatan tertentu. 37. Daftar hadir adalah naskah dinas dari pejabat berwenang yang berisi keterangan atas kehadiran seseorang. 38. Perubahan adalah merubah atau menyisipkan suatu naskah dinas. 39. Pencabutan adalah suatu pernyataan tidak berlakunya suatu naskah dinas sejak ditetapkan pencabutan tersebut. 40. Pembatalan adalah pernyataan bahwa suatu naskah dinas dianggap tidak pernah dikeluarkan dasarnya dapat pula disediakan oleh sektor swasta ;
BAB II TATA NASKAH DINAS Pasal 2 Asas tata naskah dinas terdiri atas : a. Asas efisien dan efektif; b. Asas pembakuan; c. Asas akuntabilitas; d. Asas keterkaitan; e. Asas kecepatan dan ketepatan; f. Asas keamanan.
Pasal 3
(1) Asas efisien dan efektif sebagaimana dimaksud dalam pasal 2 huruf a, dilakukan melalui penyederhanaan dalam penulisan, penggunaan ruang atau lembar naskah dinas, spesifikasi informasi, serta dalam penggunaan Bahasa Indonesia yang baik, benar dan lugas. (2) Asas pembakuan sebagaimana dimaksud dalam pasal 2 huruf b, dilakukan melalui tata cara dan bentuk yang telah dibakukan. 6
(3) Asas akuntabilitas sebagaimana dimaksud dalam pasal 2 huruf c, yaitu penyelenggaraan tata naskah dinas harus dapat dipertanggungjawabkan dari segi isi, format, prosedur, kewenangan, keabsahan dan dokumentasi. (4) Asas keterkaitan sebagaimana dimaksud dalam pasal 2 huruf d, yaitu tata naskah dinas diselenggarakan dalam satu kesatuan sistem. (5) Asas kecepatan dan ketepatan sebagaimana dimaksud dalam pasal 2 huruf e, yaitu tata naskah dinas diselenggarakan tepat waktu dan tepat sasaran. (6) Asas keamanan sebagaimana dimaksud dalam pasal 2 huruf f, yaitu penyelenggaraan tata naskah dinas harus aman secara fisik dan substansi.
Pasal 4 Prinsip-prinsip penyelenggaraan naskah dinas terdiri atas : a. ketelitian b. kejelasan c. singkat dan padat d. logis dan meyakinkan
Pasal 5 (1) Prinsip ketelitian sebagaimana dimaksud dalam pasal 4 huruf a,diselenggarakan secara teliti dan cermat dari bentuk, susunan pengetikan, isi,struktur, kaidah bahasa dan penerapan kaidah ejaan didalam pengetikan. (2) Prinsip kejelasan sebagaimana dimaksud dalam pasal 4 huruf b, diselenggarakan dengan memperhatikan kejelasan aspek fisik dan materi dengan mengutamakan metode yang cepat dan tepat. (3) Prinsip singkat dan padat sebagaimana dimaksud dalam pasal 4 huruf c, diselenggarakan dengan menggunakan Bahasa Indonesia yang baik dan benar. (4) Prinsip singkat dan padat sebagaimana dimaksud dalam pasal 4 huruf d, diselenggarakan secara runtut dan logis dan meyakinkan serta struktur kalimat harus lengkap dan efektif.
Pasal 6 Penyelenggaraan naskah dinas dilaksanakan sebagai berikut : a. pengelolaaan surat masuk; b. pengelolaan surat keluar; c. tingkat keamanan; d. kecepatan proses; e. penggunaan kertas surat; f. pengetikan sarana administrasi dan komunikasi perkantoran; g. warna dan kualitas kertas. 7
Pasal 7 Pengelolaan surat masuk sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 huruf a, dilakukan melalui : a. Instansi penerima menindaklanjuti surat yang diterima melalui tahapan: 1. diagenda dan diklasifikasi sesuai sifat surat serta didistribusikan ke unit pengelola; 2. unit pengelola menindaklanjuti sesuai dengan klasifikasi surat dan arahan pimpinan; dan 3. surat masuk diarsipkan pada unit tata usaha b. copy surat jawaban yang mempunyai tembusan disampaikan kepada yang berhak. c. alur surat menyurat diselenggarakan melalui mekanisme dari tingkat pimpinan tertinggi hingga ke pejabat struktural terendah yang berwenang.
Pasal 8 Pengelolaan surat keluar sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 huruf b, dilakukan melalui tahapan: a. konsep surat keluar diparaf secara berjenjang dan terkoordinasi sesuai tugas dan kewenangannya dan diagendakan oleh masing-masing unit tata usaha dalam rangka pengendalian; b. surat keluar yang telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang diberi nomor, tanggal dan stempel oleh unit tata usaha pada masing-masing satuan kerja perangkat daerah; c. surat keluar sebagaimana dimaksud pada hurup b wajib segera dikirim; d. surat keluar diarsipkan pada unit tata usaha.
Pasal 9 Tingkat keamananan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 huruf c, dilakukan dengan mencantumkan kode pada sampul naskah dinas sebagai berikut : a. surat sangat rahasia disingkat SR, merupakan surat yang materi dan sifatnya memiliki tingkat keamanan yang tinggi, erat hubungannya dengan rahasia negara, keamanan dan keselamatan negara. b. surat rahasia disingkat R, merupakan surat yang materi dan sifatnya memiliki tingkat keamanan tinggi yang berdampak pada kerugian negara, disintegrasi bangsa. c. surat penting disingkat P, merupakan surat yang tingkat keamanan isi surat perlu mendapat perhatian penerima surat.
8
d. surat konfidensial disingkat K, merupakan surat yang materi dan sifatnya memiliki tingkat keamanan sedang yang berdampak kepada terhambatnya jalan pemerintahan dan pembangunan. e. surat biasa disingkat B, merupakan surat yang materi dan sifatnya biasa namun tidak dapat disampaikan kepada yang tidak berhak.
Pasal 10 Kecepatan proses sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 huruf d, sebagai berikut : a. amat segera/ kilat, dengan batas waktu 24 jam setelah surat diterima; b. segera, dengan batas waktu 2 x 24 jam setelah surat diterima; c. penting, dengan batas waktu 3 x 24 jam setelah surat diterima; d.biasa dengan batas waktu maksimum 5 hari kerja setelah surat diterima.
Pasal 11 Penggunaan kertas surat sebagaimana dimaksud dalam pasal 6 huruf e, sebagai berikut : a. kertas yang digunakan untuk naskah dinas adalah HVS 70 gram; b. penggunaan kertas HVS diatas 70 gram atau jenis lain, hanya terbatas untuk jenis naskah dinas yang mempunyai nilai keasaman tertentu dan nilai kegunaan dalam waktu lama; c. ukuran kertas yang digunakan untuk surat menyurat dan laporan adalah Folio;
Pasal 12 Pengetikan sarana administrasi dan komunikasi perkantoran dimaksud dalam pasal 6 huruf f, sebagai berikut : a. Arial 12 atau disesuaikan dengan kebutuhan; b. spasi 1 atau 1,5 sesuai kebutuhan
Pasal 13
Warna dan kualitas kertas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 huruf g, berwarna putih dengan kualitas baik.
BAB III NASKAH DINAS Pasal 14
9
Bentuk dan susunan naskah dinas di Puskesmas Bukit sangkal, terdiri atas : a. surat keterangan; b. surat izin; c. surat perjanjian; d. surat tugas; e. surat perintah perjalanan dinas; f. surat kuasa; g. surat undangan; h. surat keterangan melaksanakan tugas; i. surat panggilan; j. lembar disposisi; k. pengumuman; l. laporan; m. rekomendasi; n. berita acara; o. notulen; p. memo; q. daftar hadir;
BAB IV PENGGUNAAN DAN KEWENANGAN ATAS NAMA, UNTUK BELIAU, PELAKSANA TUGAS, PELAKSANA HARIAN DAN PEJABAT Pasal 15
(1) Atas nama disingkat a.n merupakan jenis pelimpahan wewenang dalam hubungan internal antara atasan kepada pejabat setingkat dibawahnya. (2) Untuk Beliau yang disingkat u.b merupakan jenis pelimpahan wewenang dalam hubungan internal antara atasan kepada pejabat dua tingkat dibawahnya.
Pasal 16 (1) Pelaksana tugas disingkat Plt merupakan pejabat sementara pada jabatan tertentu yang mendapat pelimpahan wewenang penandatangan naskah dinas, karena pejabat definitif belum dilantik. (2) Plt sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diangkat dengan keputusan kepala SKPD atau keputusan walikota dan berlaku paling lama 1 (satu) tahun. (3) Plt sebagaimana dimaksud pada ayat (1) bertanggungjawab atas naskah dinas yang dilakukannya.
10
Pasal 17 (1) Pelaksana tugas harian yang disingkat Plh merupakan pejabat sementara pada jabatan tertentu yang mendapat pelimpahan wewenang penandatanganan naskah dinas, karena pejabat defenitif berhalangan sementara. (2) Plh sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diangkat dengan keputusan kepala SKPD atau keputusan walikota dan berlaku paling lama 3 (tiga) bulan. (3) Plh sebagaimana dimaksud pada ayat (1) mempertanggungjawabkan pelaksanaan atas naskah dinas yang dilakukannya pejabat defenitif.
BAB V PARAF, PENULISAN NAMA, PENANDATANGANAN, PENDELEGASIAN PENANDATANGANAN NASKAH DINAS DAN PENGGUNAAN TINTA UNTUK NASKAH DINAS Pasal 18 (1) Setiap naskah dinas sebelum ditandatangani terlebih dahulu diparaf. (2) Naskah dinas dalam bentuk susunan produk hukum sebelum ditandatangani terlebih dahulu diparaf oleh pejabat pembuat naskah dinas pada setiap lembar sebelah kanan bawah. (3) Paraf sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) dilakukan oleh pejabat terkait secara horizontal dan vertikal. (4) Paraf sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) merupakan tand tangan singkat sebagai bentuk redaksi dan pengetikan naskah dinas. (5) Paraf sebagaimana dimaksud pada ayat (4) meliputi : a. paraf hirarki; dan b. paraf koordinasi.
PENULISAN NAMA Pasal 19 (1) Penulisan nama Kepala Puskesmas pada naskah dinas : a. dalam bentuk dan susunan produk hukum tidak menggunakan gelar; dan b. dalam bentuk dan susunan surat juga tidak menggunakan gelar. (2) Penulisan nama pejabat selain yang dimaksud pada ayat (1) menggunakan gelar, nomor induk pegawai dan pangkat
Pasal 20 (1) Kepala Puskesmas menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat sebagaimana dimaksud Pasal 14 ayat (2) terdiri atas : a. surat keterangan; b. surat izin; 11
c. surat perjanjian; d. surat tugas; e. surat perintah perjalanan dinas; f. surat kuasa; g. surat undangan; h. surat keterangan melaksanakan tugas; i. surat panggilan; j. lembar disposisi; k. pengumuman; l. laporan; m. rekomendasi; n. berita acara; o. notulen; p. memo; q. daftar hadir;
(3) Apabila kepala puskesmas berhalangan, penandatanganan naskah dinas sebagaimana dimaksud dalam pasal 21 ayat (2) dilakukan oleh Kepala sub bagian tata usaha.
PENDELEGASIAN PENANDATANGANAN NASKAH DINAS Pasal 21 Pelaksanaan pendelegasian penandatanganan naskah dinas ditetapkan dengan keputusan kepala puskesmas.
PENGGUNAAN TINTA UNTUK NASKAH DINAS Pasal 22 (1) Tinta yang digunakan untuk naskah dinas berwarna hitam (2) Tinta yang digunakan untuk penandatanganan dan paraf naskah dinas berwarna Hitam.
BAB VI STEMPEL Pasal 23 Jenis stempel untuk naskah dinas di Puskesmas Bukit sangkal adalah stempel puskesmas terdiri atas: a. Stempel Puskesmas b. Stempel nama dokter puskesmas / NIP / SIP
12
Pasal 24 (1) Stempel puskesmas sebagaimana dimaksud dalam pasal 23 huruf a, stempel Puskesmas. (2) Stempel puskesmas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) berisi nama puskesmas dan nama Kota Palembang dengan pembatas tanda bintang Pasal 25
Stempel nama dokter puskesmas / NIP / SIP sebagaimana dimaksud pada pasal 23 huruf b, berisi : Nama dokter dan nip serta nama dokter dan sip
Pasal 26 (1) Yang berhak menggunakan stempel puskesmas sebagaimana dimaksud pada pasal 21 huruf a, Kepala Puskesmas, tata usaha dan bendahara (2) Yang berhak menggunakan stempel nama dokter / nip / sip sebagaimana dimaksud dalam pasal 21 huruf b, kepala puskesmas, tata usaha,bendahara, petugas loket / pendaftaran
Pasal 27
Stempel untuk naskah dinas menggunakan tinta berwarna ungu dan dibutuhkan pada bagian kiri tandatangan pejabat yang menandatangani naskah dinas.
KEWENANGAN PEMEGANG DAN MENYIMPAN STEMPEL Pasal 28 (1) Kewenangan pemegang dan penyimpan stempel puskesmas untuk naskah dinas dilakukan unit yang membidangi urusan ketatausahaan. (2) Kewenangan pemegang dan penyimpan stempel nama dokter/nip/sip dilakukan oleh unit yang membidangi urusan ketatusahaan dan pendaftaran pada setiap Puskesmas pembantu di Wilayah Puskesmas Bukit sangkal. (3) Unit yang membidangi urusan ketatausahaan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) bertanggung jawab atas penggunaan stempel. (4) Penunjukkan yang berhak pemegang dan penyimpan stempel sebagaimana dimaksud pada ayat (3) ditetapkan dengan keputusan Kepala Puskesmas
13
BAB VII KOP NASKAH DINAS Pasal 29 Kop naskah dinas di Puskesmas Bukit sangkal berisi lambang Pemerintah Kota Palembang dan lambang akreditasi.
Pasal 30 Kop naskah dinas Puskesmas Bukit sangkal digunakan untuk naskah dinas yang ditandatangani oleh Kepala Puskesmas.
BAB VIII SAMPUL NASKAH DINAS Pasal 31 Jenis sampul naskah dinas di Puskesmas Bukit sangkal berisi lambang Pemerintah Kota Palembang dan lambang akreditasi.
Pasal 32 Sampul naskah dinas Puskesmas Bukit sangkal sebagaimana yang dimaksud dalam pasal 31 berbentuk empat persegi panjang.
Pasal 33 (1) Ukuran sampul naskah dinas Puskesmas Bukit sangkal sebagaimana dimaksud pada pasal 28 adalah sampul seperempat folio ukuran panjang 23 cm dan lebar 11 cm. (2) Jenis naskah dinas Puskesmas Bukit sangkal menggunakan casing warna putih.
BAB IX PAPAN NAMA Pasal 34 Jenis Papan nama di Puskesmas Bukit sangkal terdiri atas : a. Papan nama Puskesmas Bukit sangkal b. Papan nama Puskesmas Pembantu Puspa Indah.
Pasal 35 Papan nama di Puskesmas Bukit sangkal sebagaimana dimaksud dalam pasal 34 berbentuk empat persegi panjang.
14
Pasal 36
Ukuran papan nama di Puskesmas Bukit sangkal sebagaimana dimaksud dalam pasal 34 disesuaikan dengan besar bangunan.
PENEMPATAN Pasal 37
Papan nama Puskesmas Bukit sangkal dan Puskesmas Pembantu ditempatkan pada tempat strategis, mudah dilihat dan serasi dengan letak dan bentuk bangunannya.
BAB X PERUBAHAN DAN PENCABUTAN Pasal 38 (1) Perubahan dan pencabutan naskah dinas di Puskesmas Bukit sangkal sebagaimana dimaksud dilakukan dengan bentuk dan susunan naskah dinas yang sejenis. (2) Pejabat yang menandatangani naskah dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan oleh pejabat yang menetapkan.
BAB XI PELAPORAN Pasal 39 Kepala Puskesmas melaporkan pelaksanaan naskah dinas kepada Kepala Dinas Kesehatan Kota.
BAB XII PEMBINAAN DAN PENGAWASAN Pasal 40 Dinas Kesehatan Kota Palembang melakukan pembinaan dan pengawasan atas penyelenggaraan naskah dinas di Puskesmas Bukit sangkal Palembang.
BAB XIII KETENTUAN-KETENTUAN LAIN Pasal 41 Ketentuan-ketentuan yang mengatur naskah dinas yang karena sifat kekhususannya atau sifat teknisnya yang tidak diatur dalam peraturan ini, tetap berlaku sepanjang untuk keperluan khusus atau bersifat teknis sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
15
Tata naskah kedinasan mengacu pada format-format sesuai dengan Peraturan Walikota Palembang Nomor 69 Tahun 2010 dan dapat dilihat dilampiran pedoman ini. B. PEDOMAN TATA NASKAH AKREDITASI
DOKUMEN AKREDITASI FKTP A. Jenis Dokumen Berdasarkan Sumber a. Dokumen Internal Sistem manajemen mutu, sistem penyelenggaraan pelayanan upaya kesehatan perorangan, dan sistem penyelenggaraanupaya kesehatan masyarakat (untuk puskesmas) perlu dibakukan berdasarkan regulasi internal yang ditetapkan oleh Kepala FKTP. Regulasi internal tersebut disusun dan ditetapkan dalam bentuk dokumen yang harus disediakan oleh Fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama (FKTP) untuk memenuhi standar akreditasi. b. Dokumen Eksternal Regulasi eksternal yang berupa peraturan perundangan dan pedomanpedoman yang diberlakukan oleh Kementerian Kesehatan, Dinas Kesehatan Provinsi/Kabupaten/Kota dan organisasi profesi, yang merupakan acuan bagian FKTP dalam menyelenggarkan administrasi manajemen dan upaya kesehatan perorangan serta khusus bagi Puskesmas untuk penyelenggaraan upaya kesehatan masyarakat. Dokumen-dokumen eksternal sebaiknya ada di FKTP tersebut, sebagai dokumen yang dikendalikan, meskipun dokumen eksternal tersebut tidak merupakan persyaratan dalam penilaian akreditasi.
B. Jenis Dokumen Akreditasi FKTP 1. Dokumen Induk Dokumen asli dan telah disahkan oleh Kepala FKTP. 2. Dokumen Terkendali Dokumen yang didistribusikan kepada sekretariat/ tiap unit/ pelaksana, terdaftar dalam Daftar Distribusi Dokumen Terkendali, dan menjadi acuan dalam melaksanakan pekerjaan dan dapat ditarik bila ad perubahan (revisi). Dokumen ini harus ada tanda/stempel “TERKENDALI”. 3. Dokumen Tidak Terkendali Dokumen yang didistribusikan untuk kebutuhan eksternal atau atas permintaan pihak di luar FKTP digunakan untuk keperluan insidentil, tidak dapat digunakan sebagai acuan dalam melaksanakan pekerjaan dan memiliki tanda/stempel “TIDAK TERKENDALI”.
Yang berhak mengeluarkan dokumen ini adalah
16
Penanggung Jawab Manajemen Mutu dan tercatat pada Daftar Distribusi Dokumen Tidak Terkendali. 4. Dokumen Kadaluwarsa Dokumen yang dinyatakan sudah tidak berlaku oleh karena mengalami perubahan/revisi sehingga tidak dapat lagi menjadi acuan dalam melaksanakan pekerjaan. Dokumen ini harus ada tanda/stempel “KADALUWARSA”. Dokumen induk diidentifikasi dan dokumen sisanya dimusahkan.
C. Jenis Dokumen yang Perlu Disediakan Dokumen-dokumen yang perlu disediakan di Puskesmas adalah sebagai berikut: 1. Penyelenggaraan Manajemen Puskesmas: a. Kebijakan Kepala Puskesmas, b. Rencana Lima Tahunan Puskesmas, c. Pedoman/manual mutu, d. Pedoman/panduan teknis ang terkait dengan manajemen, e. Standar Operasional Prosedur (SOP), f. Perancanaan Tingkat Puskesmas (PTP): 1) Rencana Usulan Kegiatan (RUK), dan 2) Rencana Pelaksaan Kegiatan (RPK) g. Kerangka Acuan Kegiatan.
2. Penyelenggaraan Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM): a. Kebijakan Kepala Puskesmas, b. Pendoman untuk masing-masing UKM (esensial maupun pengembangan), c. Standar Operasional Prosedur (SOP), d. Rencana Tahunan untuk masing-masing UKM, e. Kerangka Acuan Kegiatan pada tiap-tiap UKM.
3. Penyelenggaraan Upaya Kesehatan Perorangan (UKP) a. Kebijakan tentang Pelayanan Klinis, b. Pedoman Pelayanan Klinis, c. Standar Operasional Prosedur (SOP) klinis, d. Kerangka Acuan terkait dengan Program/kegiatan Pelayanan Klinis dan Peningkatan Mutu dan Keselamatan Pasien.
Dokumen-dokumen yang perlu disediakan oleh Klinik Pratama dan Tempat Praktik Mandiri Dokter/ Tempat Praktik Mandiri Dokter Gigi, antara lain adalah: 1. Rencana strategis/ rencana lima tahunan, 2. Rencana tahunan, 17
3. Kebijakan Kepala Fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama, 4. Pedoman/panduan mutu, 5. Standar Operasional Prosedur (SOP), 6. Panduan-panduan teknis, 7. Kerangka Acuan Kegiatan. Sebagai bukti pelaksanaan kegiatan dan pelayanan, Puskesmas dan Fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama perlu menyiapkan rekam implementasi (bukti tertulis kegiatan yang dilaksanakan) dan dokumen-dokumen pendukung lain, seperti foto copy ijazah, sertifikat pelatihan, sertifikat kalibrasi, dan sebagainya.
PENYUSUNAN DOKUMEN AKREDITASI
A. Kebijakan Kebijakan adalah Peraturan/ Surat Keputusan yang ditetapkan oleh Kepala FKTP yang merupakan garis besar yang bersifat mengikat dan wajib dilaksanakan oleh penanggung jawab maupum pelaksana. Berdasarkan kebijakan tersebut, disusun pedoman/ panduan dan Standar Operasional Prosedur (SOP) yang memberikan kejelasan langkah-langkah dalam pelaksanaan kegiatan di Puskesmas, Klinik Pratama, Tempat Praktik Mandiri Dokter dan Tempat Praktik Mandiri Dokter Gigi.
Penyusunan Peraturan/ Surat Keputusan tersebut harus didasarkan pada peraturan perundangan, baik Undang-undang, Peraturan Pemerintah, Peraturan Presiden, Peraturan Daerah, Peraturan Kepala Daerah, Peraturan Menteri dan pedoman-pedoman teknis yang berlaku seperti yang ditetapkan oleh Kementerian Kesehatan, Kementerian Dalam Negeri, Dinas Kesehatan Provinsi, dan Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota.
Peraturan/ Surat Keputusan Kepala FKTP dapat dituangkan dalam pasal-pasal dalam keputusan tersebut, atau merupakan lampiran dan peraturan/ keputusan.
Format Peraturan/ Surat Keputusan disesuaikan dengan Peraturan Daerah yang berlaku atau dapat disusun sebagai berikut: 1. Pembukaan ditulis dengan huruf kapital: a. Kebijakan
: Peraturan/ Keputusan Kepala (sebutkan nama FKTP),
b. Nomor
: ditulis sesuai sistem penomoran di FKTP,
c. Judul
: ditulis judul Peraturan/ Keputusan tentang
d. Dengan Rahmat Tuhan Yang Maha Esa e. Jabatan pembuat keputusan ditulis simetris, diletakkan di tengah margin diakhiri dengan tanda koma (,) 18
2. Konsideran, meliputi: a. Menimbang: 1) Memuat uraian singkat tentang pokok-pokok pikiran yang menjadi latar belakang dan alasan pembuatan keputusan, 2) Huruf awal kata “menimbang” ditulis dengan huruf kapital diakhiri dengan tanda baca titik dua ( : ), dan diletakkan di bagian kiri, 3) Konsideran menimbang diawali dengan penomoran menggunakan huruf kecil dan dimulai dengan kata “bahwa” dengan “b” huruf kecil, dan diakhiri dengan tanda baca (;) b. Mengingat: 1) Memuat dasar kewenangan dan peraturan perundangan yang memerintahkan pembuat Peraturan/Surat Keputusan tersebut, 2) Peraturan perundangan yang menjadi dasar hukum adalah peraturan yang tingkatannya sederajat atau lebih tinggi, 3) Kata “mengingat” diletakkan di bagian kiri sejajar kata menimbang, 4) Konsideran yang berupa peraturan perundangan diurutkan sesuai dengan hirarki tata perundangan dengan tahun yang lebih awal disebut lebih dulu, diawali dengan nomor 1, 2, dst, dan diakhiri dengan tanda baca (;). 3. Diktum: a. Diktum “MEMUTUSKAN” ditulis simetris di tengah, seluruhnya dengan huruf kapital; b. Diktum Menetapkan dicantumkan setelah kata memutuskan sejajar dengan kata menimbang dan mengingat, huruf awal kata menetapkan ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca titik dua ( : ); c. Nama keputusan sesuai dengan judul keputusan (kepala), seluruhnya ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca titik ( , ). 4. Batang Tubuh. a. Batang tubuh memuat semua substansi Peraturan/ Surat Keputusan yang dirumuskan dalam diktum-diktum, misalnya: Kesatu: Kedua: Dst b. Dicantumkan saat berlakunya Peraturan/ Surat Keputusan, perubahan, pembatalan, pencabutan ketentuan, dan peraturan lainnya, dan c. Materi kebijakan dapat dibuat sebagai lampiran Peraturan/ Surat Keputusan, dan pada halaman terakhir ditandatangani oleh pejabat yang menetapkan Peraturan/Surat Keputusan.
5. Kaki: 19
Kaki Peraturan/Surat Keputusan merupkan bagian akhir substansi yang memuat
penanda
tangan
penerapan
Peraturan/Surat
Keputusan,
pengundangan peraturan/keputusan yang terdiri dari: a. Tempat dan Tanggal Penetepan, b. Nama Jabatan diakhiri dengan tanda koma (,), c. Tanda tangan Pejabat, dan d. Nama Lengkap yang menanda tangani. 6. Penandatanganan: Peraturan/Surat Keputusan Kepala FKTP ditandatangani oleh Kepala FKTP, dituliskan nama tanpa gelar. 7. Lampiran Peraturan/Surat Keputusan: a. Halaman pertama harus dicantumkan nomor dan Judul Peraturan/ Surat Keputusan, b. Halaman terakhir harus ditandatangani oleh FKTP.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk dokumen Peraturan/Surat Keputusan yaitu: 1. Kebijakan yang telah ditetapkan Kepala FKTP telah berlaku meskipun terjadi penggantian Kepala FKTP hingga adanya kebutuhan revisi atau pembatalan. 2. Untuk Kebijakan berupa Peraturan, pada Batang Tubuh tidak ditulis sebagai diktum tetapi dalam bentuk Bab-bab dan Pasal-pasal.
B. Manual Mutu Manual mutu adalah dokumen yang memberi informasi yang konsisten ke dalam maupun ke luar tentang sistem manajemen mutu. Manual mutu disusun, ditetapkan, dan dipelihara oleh organisasi. Manual mutu tersebut meliputi: Kata Pengantar I. Pendahuluan a. Latar Belakang 1. Profil Organisasi 2. Kebijakan Mutu 3. Proses Pelayanan (Proses Bisnis) b. Ruang Lingkup c. Tujuan d. Landasan hukum dan acuan e. Istilah dan definisi II. Sistem Manajemen Mutu dan Sistem Penyelenggaraan Pelayanan: a. Persyaratan umum b. Pengendalian dokumen 20
c. Pengendalian rekaman III. Tanggung Jawab Manajemen: a. Komitmen manajemen b. Fokus pada sasaran/pasien c. Kebijakan mutu d. Perencanaan Sistem Manajemen Mutu dan Pencapaian Sasaran Kinerja/Mutu e. Tanggung jawab, wewenang dan komunikasi f. Wakil Manajemen Mutu/Penanggung Jwab Manajemen Mutu g. Komunikasi internal IV. Tinjauan Manajemen: a. Umum b. Masukan Tinjauan Manajemen c. Luaran tinjauan V. Manajemen Sumber Daya: a. Penyediaan sumber daya b. Manajemen sumber daya manusia c. Infrastruktur d. Lingkungan Kerja VI.Penyelenggaraan Pelayanan: A. Upaya Kesehatan Masyarakat Puskesmas: 1. Perencanaan Upaya Kesehatan Masyarakat, akses dan pengukuran kinerja 2. Proses yang berhubungan dengan sasaran: a. Penetapan persyararatan sasaran b. Tinjauan terhadap Persayaratan sasaran c. Komunikasi dengan sasaran 3. Pembelian (Jika ada) 4. Penyelenggaraan UKM: a. Pengendalian proses penyelenggaraan upaya b. Validasi proses penyelenggaraan upaya c. Identifikasi dan mampu telusur d. Hak dan kewajiban sasaran e. Pemeliharaan barang milik pelanggan (jika ada) f. Manajemen risiko dan keselamatan 5. Pengukuran, analisis, dan penyempurnaan sasaran kinerja UKM: a. Umum b. Pemantauan dan pengukuran: 1) Kepuasan Pelanggan 21
2) Audit Internal 3) Pemantauan dan pengukuran proses 4) Pemantauan dan pengukuran hasil layanan c. Pengendalian jika ada hasil yang tidak sesuai d. Analisis data e. Peningkatan berkelanjutan f. Tindakan korektif g. Tindakan preventif
B. Pelayanan Klinis (Upaya Kesehatan Perseorangan) 1. Perencanaan Pelayanan Klinis 2. Proses yang berhubungan dengan pelanggan 3. Pembelian/pengadaan barang terkait dengan pelayanan klinis: a. Proses pembelian b. Verifikasi barang yang dibeli c. Kontrak dengan pihak ketiga 4. Penyelenggaraan pelayanan klinis: a. Pengendalian proses pelayanan klinis b. Validasi proses pelayanan c. Identifikasi dan ketelusuran d. Hak dan Kewajiban pasien e. Pemeliharaan barang milik pelanggan (spesiemen, rekam medis, dsb) f. Manajemen risiko dan keselamatan pasien 5. Peningkatan Mutu Pelayanan Klinis dan Keselamatan Pasien: a. Penilaian Indikator kinerja Klinis b. Pengukuran pencapaian sasaran keselamatan pasien c. Pelaporan insiden keselamatan pasien d. Analisis dan tindak lanjut e. Penerapan manajemen risiko 6. Pengukuran, analisis, dan penyempurnaan: 1) Umum 2) Pemantauan dan pengukuran: a) Kepuasan Pelanggan b) Audit Internal c) Pemantauan dan pengukuran proses, kinerja d) Pemantauan dan pengukuran hasil layanan 3) Pengendalian jika ada hasil yang tidak sesuai 4) Analisis data 5) Peningkatan berkelanjutan 22
6) Tindakan korektif 7) Tindakan Preventif
VII. Penutup Lampiran (jika ada)
C. Rencana Lima Tahunan Puskesmas Sejalan dengan rencana strategis Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota, Puskesmas perlu menyusun rencana kinerja lima tahunan dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat sesuai dengan target kinerja yang ditetapkan oleh Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota. Rencana lima tahunan tersebut harus sesuai dengan visi, misi, tugas pokok dan fungsi Puskesmas berdasarkan pada analisis kebutuhan masyarakat akan pelayanan kesehatan sebagai upaya untuk meningkatkan derajat kesehatan masyarakat secara optimal. Dalam menyusun rencana lima tahunan, Kepala Puskesmas bersama seluruh jajaran karyawan yang bertugas di Puskesmas melakukan analisis situasi yang meliputi analisis pencapaian kinerja, mencari faktor-faktor yang menjadi pendorong maupun penghambat kinerja, sehingga dapat menyusun program kerja lima tahunan yang dijabatkan dalam kegiatan dan rencana anggaran.
1. Sistematika Rencana Kinerja Lima Tahunan Puskesmas Sistematika Rencana Kinerja Lima Tahunan Puskesmas dapat disusun dengan sistematika sebagai berikut: Kata Pengantar Bab I. Pendahuluan A. Keadaan Umum Puskesmas B. Tujuan Penyusunan rencana lima tahunan Bab II. Kendala dan Masalah A. Identifikasi keadaan dan masalah a. Tim mempelajari kebijakan, RPJMN, rencana strategis Kementerian Kesehatan, Dinas Kesehatan Provinsi/Kabupaten/Kota, target kinerja lima tahunan yang harus dicapai oleh Puskesmas.
b. Tim mengumpulkan data: a) Data Umum b) Data wilayah c) Data penduduk Sasaran d) Data cakupan 23
e) Data sumber daya c. Tim melakukan analisis data d. Alternatif pemecahan masalah B. Penyusunan rencana 1) Penetapan tujuan dan sasaran 2) Penyusunan rencana a) Penetapan strategi pelaksanaan b) Penetapan kegiatan c) Pengorganisasian d) Perhitungan sumber daya yang diperlukan C. Penyusunan Rencana Pelaksanaan (plan of Action) 1) Penjadwalan 2) Pengalokasian sumber daya 3) Pelaksanaan Kegiatan 4) Penggerak pelaksanaan D. Penyusunan Pelengkap Dokumen
Bab III. Indikator dan standar kinerja untuk tiap jenis pelayanan dan upaya Puskesmas Bab IV. Analisis Kinerja A. Pencapaian Kinerja untuk tiap jenis pelayanan dan upaya Puskesmas B. Analisis Kinerja: menganalisis faktor pendukung dan penghambat pencapaian kinerja
Bab V. Rencana Pencapaian Kinerja Lima Tahun A. Program Kerja dan kegiatan: berisi program-program Kerja yang akan dilakukan yang meliputi antara lain: 1) Program Kerja Pengembangan SDM, yang dijabarkan dalam kegiatan-kegiatan, misalnya: pelatihan, pengusulan penambahan SDM, seminar, workshop, dsb. 2) Program Kerja Pengembangan sarana, yang dijabarkan dalam kegiatan-kegiatan, misalnya: pemeliharaan sarana, pengadaan alat-alat kesehatan, dsb. 3) Program Kerja Pengembangan Manajemen, dan seterusnya. B. Rencana anggaran: yang merupakan rencana biaya untuk tiap-tiap program kerja dan kegiatan-kegiatan yang direncanakan secara garis besar. Bab VI. Pemantauan dan Penilaian 24
Bab VII. Penutup Lampiran: matriks rencana kinerja lima tahunan Puskesmas/Klinik.
2. Langkah-langkah penyusunan rencana kerja lima tahunan puskesmas sebagai berikut : a. Membentuk tim penyusunan rencana kinerja lima tahunan yang terdiri dari kepala puskesmas bersama dengan upaya puskesmas dan upaya pelayanan klinis. b. Tim mempelajari RPJMN, rencana strategis Kementerian Kesehatan, Dinas Kesehatan Propinsi/ Kab/Kota, target kinerja lima tahunan yang harus dicapai oleh puskesmas. c. Tim mengumpulkan data pencapaian kinerja. d. Tim melakukan analisis kinerja. e. Tim menyusun pentahapan pencapaian indikator kinerja untuk tiap upaya puskesmas dengan penjabaran pencapaian untuk tiap tahun. f. Tim menyusun program kerja dan kegiatan yang akan dilakukan untuk mencapai target pada tiap-tiap indikator kinerja. g. Tim menyusun dokumen rencana kinerja lima tahunan untuk disahkan oleh kepala puskesmas. h. sosialisasi rencana pada seluruh jajaran puskesmas.
Matriks Rencana Kinerja Lima Tahunan (Panduan dalam mengisi matriks rencana kinerja lima tahunan) : a. Nomor diisi dengan nomor urut. b. Pelayanan/ upaya puskesmas diisi dengan pelayanan klinis (upaya kesehatan perorangan) dan upaya kesehatan masyarakat yang dilaksanakan di Puskesmas tersebut, misalnya Upaya KIA, Upaya KB, Upaya PKM, dan seterusnya. c. Indikator: diisi dengan indikator-indikator yang menjadi tolok ukur kinerja Upaya/Pelayanan. d. Standar: diisi dengan standar kinerja untuk tiap indikator. e. Pencapaian: diisi dengan pencapaian kinerja tahun terakhir. f. Target pencapaian: diisi dengan target-target yang akan dicapai pada tiap tahap tahunan. g. Program Kerja: diisi dengan Program Kerja yang akan dilakukan untuk mencapai target pada tiap tahun berdasarkan hasil analisis kinerja, misalnya program kerja pengembangan SDM, program kerja peningkatan mutu, program kerja pengembangan SDM, program kerja pengembangan sarana, dsb. 25
h. Kegiatan: merupakan rincian kegiatan untuk tiap program yang direncanakan, misalnya untuk program pengembangan SDM, kegiatan Pelatihan Perawat, Pelatihan Tenaga PKM, dan sebagainya. i. Volume: diisi dengan volume kegiatan yang direncanakan untuk tiap tahapan tahunan. j. Harga Satuan: harga satuan untuk tiap kegiatan. k. Perkiraan Biaya: diisi dengan perkalian antara volume dengan harga satuan. 3. Penutup Panduan ini disusun dengan harapan akan membantu Kepala Puskesmas dalam menyusun rencana kinerja lima tahunan, yang kemudian diuraikan dalam rencana tahunan, yang kemudian diuraikan dalam rencan tahunan dalam bentuk Rencana Usulan Kegiatan dan Rencana Pencapaian Kegiatan. Lampiran: Lampiran 1. Matriks Rencana Kinerja Lima Tahunan Puskesmas
D. Perencanaan Tingkat Puskesma (PTP) Tahunan Perencanaan Tingkat Puskesmas (PTP) diartikan sebagai proses penyusunan rencana kegiatan Puskesmas pada tahun yang akan datang, dilakukan secara sistematis untuk mengatasi masalah atau sebagian masalah kesehatan masyarakat diwilayah kerjanya. 1. Mekanisme Perencanaan Tingkat Puskesmas. Langkah pertama dalam mekanisme Perencanaan Tingkat Puskesmas (PTP) adalah dengan menyusun Rencana Usulan Kegiatan yang meliputi usulan mencakup seluruh kegiatan Puskesmas. Penyusunan Rencana Usulan Kegiatan (RUK) memperhatikan berbagai kebijakan yang berlaku, baik secara global, nasional maupun daerah sesuai dengan hasil kajian data dan informasi yang tersedia di Puskesmas. Puskesmas perlu mempertimbangkan masukan dari masyarakat melalui kajian maupun asupan dari lintas sektoral Puskesmas. Rencana Usulan Kegiatan harus dilengkapi usulan pembiayaan untuk kebutuhan rutin, sarana, prasarana, dan operasional Puskesmas. RUK yang disusun merupakan RUK tahun mendatang (H+1). Penyusunan RUK tersebut dilakukan pada bulan Januari tahun berjalan (H) berdasarkan hasil kajian pencapaian kegiatan tahun sebelumnya (H-1) dan diharapkan proses penyusunan RUK telah selesai dilaksanakan di Puskesmas pada akhir bulan Januari tahun berjalan (H). RUK kemudian dibahas di Dinas kesehatan Kab/ kota selanjutnya terangkum dalam usulan Dinas Kesehatan Kab/ Kota akan
26
diajukan ke DPRD untuk memperoleh persetujuanpembiayaan dan dukungan politis. Setelah mendapat persetujuan selanjutnya diserahkan ke puskesmas melalui Dinas Kesehatan Kab/ Kota. RUK dijabarkan ke dalam Rencana Pelaksanaan Kegiatan. Penyusunan RPK dilaksanakan pada bulan Januari tahun berjalan. 2. Tahap Penyusunan RUK a. Tahap persiapan. Tahap ini mempersiapkan staf puskesmas yang terlibat dalam penyusunan RUK agar memperoleh kesamaan pandangan dan pengetahuan untuk melaksanakan tahap-tahap perencanaan. Kepala puskesmas membentuk tim penyusunan PTP yang anggotanya terdiri dari staf puskesmas. b. Tahap analisis situasi Untuk memperoleh informasi mengenai keadaan dan permasalahan yang dihadapi
puskesmas
melalui
proses
analisis
terhadap
data
yang
dikumpulkan tim yang telah ditunjuk oleh kepala puskesmas.
Data-data tersebut mencakup data umum dan data khusus ( hasil penilaian kinerja puskesmas ). c. Tahap penyusunan RUK 1. Analisis masalah dan kebutuhan masyarakat Dilakukan melalui kesepakatan tim penyusun PTP dan lintas sektoral puskesmas melalui : 1) Identifikasi masalah dan kebutuhan masyarakat akan pelayanan kesehatan, melalui analisis kesehatan masyarakat (community health analisis), 2) Menetapkan urutan prioritas masalah, 3) Merumuskan masalah, 4) Mencari akar penyebab, dengan diagram sebab akibat, pohon masalah, curah pendapat, dan alat lain yang dapat digunakan. 2. Penyusunan RUK. Penyusunan RUK meliputi Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM) dan Upaya Kesehatan Perseorangan (UKP) tingkat pertama, UKM esensial dan pengembangan yang meliputi: 1) Kegiatan tahun yang akan datang, 2) Kebutuhan sumber daya, 3) Rekapitulasi rencana usulan kegiatan. d. Penyusunan Rencana Pelaksanaan Kegiatan. Rencana Pelaksanaan Kegiatan baik Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM) dan Upaya Kesehatan Perseorangan (UKP) tingkat pertama, UKM esensial 27
dan pengembangan secara bersama-sama, terpadu terintegrasi, dengan langkah-langkah: 1. Mempelajari alokasi kegiatan, 2. Membandingkan alokasi kegiatan yang disetujui dengan RUK, 3. Menyusun rancangan awal secara rinci, 4. Mengadakan lokakarya mini, 5. Membuat Rencana Pelaksanaan Kegiatan.
E. Pedoman/Panduan Pendoman/ Panduan adalah:kumpulan ketentuan dasar yang memberi arah langkah-langkah yang harus dilakukan. Pedoman merupakan dasar untuk menetukan dan melaksanakan kegiatan. Panduan adalah petunjuk dalam melakukan kegiatan sehingga dapat diartikan pedoman mengatur beberapa hal, sedangkan panduan hanya mengatur 1 (satu) kegiatan. Pendoman/ Panduan dapat diterapkan dengan baik dan benar melalui penerapan SOP. Mengingat sangat bervariasinya bentuk dan isi pendoman/ panduan maka FKTP menyusun/membuat sistematika buku pendoman/ panduan sesuai kebutuhan.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk dokumen pendoman atau panduan yaitu: 1. Setiap pendoman atau panduan harus dilengkapi dengan peraturan atau keputusan Kepala FKTP untuk pemberlakuan pendoman/panduan tersebut. 2. Peraturan Kepala FKTP tetap berlaku meskipun terjadi penggantian Kepala FKTP. 3. Setiap pendoman/panduan sebaiknya dilakukan evaluasi minimal setiap 2-3 tahun sekali. 4. Bila Kementerian Kesehatan telah menerbitkan Pendoman/Panduan untuk suatu kegiatan/ pelayanan tertentu, maka FKTP dalam membuat pedoman/ panduan wajib mengacu pada pedoman/ panduan yang diterbitkan oleh Kementerian Kesehatan. 5. Format baku sistematika pedoman panduan yang lazim digunakan sebagai berikut: a. Format Pendoman Pengorganisasian Unit Kerja Kata Pengantar BAB I Pendahuluan BAB II Gambaran Umum FKTP BAB III Visi, Misi, Falsafah, Nilai dan Tujuan FKTP BAB IV Struktur Organisasi Unit Kerja BAB V Struktur Organisasi Unit Kerja 28
BAB VI Uraian Jabatan BAB VII Tata Hubungan Kerja BAB VIII Pola Ketenagaan dan Kualifikasi Personil BAB IX Kegiatan Orientasi BAB X Pertemuan/ Rapat BAB XI Pelaporan 1. Laporan Harian 2. Laporan Bulanan 3. Laporan Tahunan b. Format Pendoman Pelayanan Unit Kerja Kata Pengantar BAB I PENDAHULUAN 1. Latar Belakang 2. Tujuan Pendoman 3. Sasaran Pendoman 4. Ruang Lingkup Pendoman 5. Batasan Operasional
BAB II STANDAR KETENAGAAN 1. Kualifikasi Sumber Daya Manusia 2. Distribusi Ketenagaan 3. Jadwal Kegiatan BAB III STANDAR FASILITAS 1. Denah Ruang 2. Standar Failitas BAB IV TATA LAKSANA PELAYANAN 1. Lingkup Kegiatan 2. Metode 3. Langkah Kegiatan BAB V LOGISTIK BAB VI KESELAMATAN SASARAN BAB VII KESELAMATAN KERJA BAB VIII PENGENDALIAN MUTU BAB IX PENUTUP c. Format Panduan Pelayanan BAB I DEFINISI BAB II RUANG LINGKUP BAB III TATA LAKSANA BAB IV DOKUMENTASI 29
Sistematika pedoman/panduan pelayanan Puskesmas dapat dibuat sesuai dengan materi/isi pedoman/panduan. Pendoman/panduan yang harus dibuat adalah pendoman/panduan minimal yang harus ada di FKTP yang dipersyaratkan sebagai regulasi yang diminta dalam elemen penilaian.
Bagi FKTP yang telah menggunakan e-file tetap harus mempunyai hardcopy pendoman/panduan yang dikelola oleh tim akreditasi FKTP atau bagian Tata Usaha FKTP.
F. Penyusunan Kerangka Acuan Program/ Kegiatan Kerangka acuan disusun untuk program atau kegiatan yang akan dilakukan oleh FKTP. Program/ kegiatan yang dibuat kerangka acuan adalah sesuai akreditasi, program pengembangan SDM, program peningkatan mutu puskesmas dan keselamatan pasien, program pencegahan bencana, program pencegahan kebakaran, kegiatan pelatihan triase gawat darurat dan sebagainya. Sistematika kerangka acuan sebagai berikut : a. Pendahuluan Hal-hal yang bersifat umum yang masih terkait dengan upaya/ kegiatan.
b. Latar belakang Latar belakang merupakan justifikasi atau alasan mengapa program tersebut disusun. c. Tujuan umum dan khusus Tujuan umum secara garis besar sedangkan khusus lebih terinci. d. Kegiatan pokok dan rincian kegiatan Langkah-langkah kegiatan yang harus dilakukan sehingga tercapainya tujuan. e. Cara melaksanakan kegiatan Metode untuk melaksanakan kegiatan pokok dan rincian kegiatan, seperti membentuk tim, melakukan rapat, melakukan audit dan lain-lain. f. Sasaran Sasaran program adalah target pertahun yang spesifik dan terukur untuk mencapai tujuan-tujuan upaya kesehatan. g. Jadwal pelaksanaan kegiatan Perencanaan waktu untuk tiap-tiap rincian kegiatan yang akan dilaksanakan digambarkan dalam bentuk ganchart. h. Evaluasi pelaksanaan kegiatan dan pelaporan Evaluasi setiap berapa bulan sekali (dalam kurun waktu tertentu) sehingga apabila dievaluasi dikentahui ada pergeseran/ penyimpangan jadwal maka 30
dapat segera diperbaiki sehingga tidak menganggu program/ kegiatan secara keseluruhan. i. Pencatatan, pelaporan dan evaluasi kegiatan Pencatatan adalah catatan kegiatan dan yang ditulis dalam kerangka acuan adalah bagaiman melakukan pencatatan kegiatan atau membuat dokumentasi kegiatan. Pelaporan adalah bagaimana membuat laporan program dan kapan laporan harus diserahkan dan kepada siapa saja laporan tersebut diserahkan. Evaluasi kegiatan adalah evaluasi pelaksanaan program/ kegiatan secara menyeluruh.
G. Standar Operasional Prosedur (SOP) SOP adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan aktivitas organisasi, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan (Permenpan No. 035 Tahun 2002). Tujuan Penyusunan SOP agar berbagai proses kerja rutin terlaksana dengan efisien, efektif, konsisten/ seragam dan aman dalam rangka meningkatkan mutu pelayanan melalui pemenuhan standar yang berlaku Manfaat SOP: 1. Memenuhi persyaratan standar pelayanan puskesmas 2. Mendokumentasi langkah-langkah kegiatan
3. Memastikan staf puskesmas memahami bagaimana melaksanakan pekerjanya Format SOP:
Isi SOP: Isi dari SOP setidaknya adalah sebagai berikut: 1. Pengertian: diisi definisi judul SOP, dan berisi penjelasan dan atau definisi tentang istilah yang mungkin sulit dipahami atau menyebabkan salah pengertian/ menimbulkan multi persepsi. 2. Tujuan: berisi tujuan pelaksanaan SOP secara spesifik. Kata kunci: “Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk ....” 3. Kebijakan: berisi kebijakan Kepala FKTP yang menjadi dasar dibuatnya SOP tersebut, misalnya untuk SOP imunisasi pada bayi, pada kebijakan dituliskan: Keputusan Kepala Puskesmas No. 005/2014 tentang Pelayanan Kesehatan ibu dan anak. 4. Referensi: berisi dokumen eksternal sebagai acuan penyusunan SOP, bisa berbentuk buku, peraturan perundang-undangan, ataupun bentuk lain sebagai bahan pustaka. 31
5. Langkah-langkah prosedur Merupakan bagian utama yang menguraikan langkah-langkah kegiatan untuk menyelesaikan proses kerja tertentu. 6. Unit terkait Yaitu unit-unit terkait dan atau prosedur terkait dalam proses kerja tersebut. 7. Diagram alir Sebaiknya dilengkapi diagram alir untuk memudahkan dalam pemahaman langkah-langkah. Diagram alir ada 2 macam yaitu digram alir makro dan diagram alir mikro. 1. Diagram alir makro : menunjukkan kegiatan secara garis besar dari proses yang ingin kita tingkatkan, yaitu simbol balok
2. Diagram alir mikro : menunjukkan rincian kegiatan-kegiatan dari tiap tahapan Diagrammakro, bentuk simbol sebagai berikut :
-
Awal kegiatan
-
Akhir kegiatan
Ya -
Simbol keputusan
?
Tidak
-
Penghubung
-
Dokumen :
-
Arsip
32
8. Syarat penyusunan SOP a. SOP ditulis oleh mereka yang melakukan pekerjaan b. SOP harus merupakan flow charting dari suatu kegiatan c. Sop harus dapat dikenali dengan jelas siapa melakukan apa, dimana, kapan dan mengapa d. SOP jangan menggunakan kalimat majemuk, subjek, predikat dan objek harus jelas e. SOP harus menggunakan kalimat perintah f. SOP harus jelas, ringkas dan mudah dilaksanakan 9. Evaluasi SOP Evaluasi dilakukan terhadap isi maupun penerapan SOP dilakukan dengan menggunakan daftar tilik : -
Daftar tilik adalah daftar urutan kerja yang dikerjakan secara konsisten
-
Daftar tilik merupakan bagian dari sistem manajemen mutu untuk mendukung standarisasi suatu proses pelayanan
-
Daftar tilik tidak dapat digunakan untuk SOP yang kompleks
-
Daftar tilik digunakan untuk mendukung, mempermudah pelaksanaan dan memonitor SOP
-
Daftar tilik untuk mengecek kepatuhan terhadap SOP
Evaluasi isi SOP -
Dilaksanakan minimal dua tahun sekali
-
SOP masih bisa digunakan atau diperbaiki/ revisi
-
Revisi SOP bila alur tidak sesuai, adanya perkembangan IPTEK pelayanan kesehatan, perubahan organisasi, perubahan fasilitas
-
Peraturan FKTP tetap berlaku meskipun terjadi penggantian FKTP
C. PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN
Prosedur pengendalian dokumen di Puskesmas Bukit sangkal harus ditetapkan oleh Kepala Puskesmas Bukit sangkal yang dijadikan acuan oleh seluruh unit di puskesmas. Tujuannya agar terkendalinya kerahasiaan dokumen, proses perubahan, penerbitan, distribusi dan sirkulasi dokumen. 1. Identifikasi Penyusunan/ Perubahan Dokumen Hasil self assessment digunakan sebagai acuan untuk mengidentifikasi dokumen sesuai standar akreditasi yang sudah ada.
33
2. Kepala subag Tata usaha puskesmas, penanggungjawab admen, UKM dan UKP bertanggungjawab terhadap pelaksanaan identifikasi/ perubahan serta penyusunan dokumen. 3. Pengesahan dokumen disahkan oleh kepala puskesmas 4. Sosialisasi dokumen Agar SOP dikenali oleh seluruh pelaksana, jika rumit pelaksanaan SOP dilakukan pelatihan. 5. Pencatatan dokumen, distribusi dan penarikan dokumen Kepala puskesmas menunjuk salah satu anggota tim mutu/ tim akreditasi sebagai petugas pengendali dokumen. Petugas tersebut bertanggungjawab atas : a. Penomoran dokumen Penomoran diatur pada kebijakan pengendalian dokumen, dengan ketentuan : 1. Tata cara penomoran dokumen Penomoran diatur pada kebijakan pengendalian dokumen, dengan ketentuan : -
Semua dokumen harus diberi nomor
-
Puskesmas agar membuat kebijakan tentang pemberian nomor sesuai dengan tata naskah yang dijadikan pedoman
-
Pemberian nomor mengikuti tata naskah puskesmas atau ketentuan penomoran (bisa menggunakan garis miring atau dengan sistem digit)
-
Pemberian nomor sebaiknya dilakukan secara terpusat
b. Pencatatan dalam daftar dokumen eksternal atau internal c. Menyerahkan dokumen kepada pengusul untuk menggandakan d. Mendistribusikan dokumen yang sudah diberi stempel terkendali -
Distribusi adalah kegiatan atau usaha menyampaikan dokumen kepada Unit upaya atau pelaksana yang memerlukan dokumen tersebut agar dapat digunakan sebagai panduan dalam melaksanakan kegiatannya.
-
Distribusi harus memakai ekspedisi dan/ atau formulir tanda terima.
-
Distribusi dokumen bisa hanya untuk unit kerja tertentu tetapi bisa juga untuk seluruh unit kerja lainnya.
-
Bagi puskesmas yang sudah menggunakan e-file maka distribusi dokumen bisa melalui jejaring area lokal, dan diatur kewenangan otorisasi disetiap unit kerja, sehingga unit kerja dapat mengetahui batas kewenangan dalam membuka dokumen.
e. Menarik dokumen lama apabila dokumen ini adalah dokumen pengganti sertamengisi format usulan penambahan/ penarikan dokumen
34
f. Mengarsipkan dokumen induk yang sudah tidak berlaku dengan membubuhkan stempel “ KADALUARSA” dan kemudian menyimpan dokumen tersebut selama 2 tahun. g. Memusnahkan dokumen sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan.
6. Tata Cara Penyimpanan Dokumen a. Dokumen asli (master dokumen yang sudah dinomori dan sudah ditandatangani) agar disimpan disekretariat Tim Akreditasi Puskesmas/ FKTP atau bagian Tata Usaha Puskesmas. b. Dokumen fotocopy disimpan dimasing-masing unit upaya puskesmas c. Dokumen di unit upaya puskesmas harus diletakkan di tempat yang mudah dilihat, mudah diambil, dan mudah dibaca oleh pelaksana. 7. Penataan dokumen Untuk memudahkan didalam pencarian dokumen akreditasi puskesmas/ dikelompokkan masing-masing bab/ kelompok pelayanan/ UKM dengan diurutkan setiap urutan kriteria dan elemen penilaian, diberikan daftar secara berurutan. 8. Revisi atau perubahan dokumen a. Dilakukan setelah proses pengkajian serta mendapat pengesahan sesuai pejabat yang berwenang b. Setiap kali revisi seluruh halaman akan mengalami perubahan c. Isi revisi atau perubahan harus tercatat pada riwayat perubahan dokumen d. Tanggal tertib dokumen pada sudut kanan atas cover merupakan tanggal terbit dokumen terkini (untuk dokumen selain kebijakan dan SOP)
D. REKAMAN IMPLEMENTASI a. Rekam implementasi adalah dokumen yang menjadi bukti obyektif dari kegiatan yang dilakukan atau hasil yang dicapai didalam kegiatan puskesmas dalam melaksanakan regulasi internal atau kegiatan yang direncanakan. b. Catatan/ rekam implementasi sebagai bukti pelaksanaan kegiatan juga harus menetapkan SOP terdokumentasi untuk mendifinisikan pengendalian yang diperlukan untuk identifikasi, penyimpanan, perlindungan, pengambilan, lama simpan dan permusnahan. Catatan/ rekam implementasi harus dapat terbaca, segera dapat teridentifikasi dan dapat diakses kembali.
35
BAB IV PENUTUP
Pedoman tata naskah Puskesmas Bukit sangkal hendaknya setiap pegawai mengetahui dan menerapkannya dalam tata naskah kedinasan dan akreditasi. Pada prinsipnya dokumen akreditasi adalah “ TULIS YANG DIKERJAKAN DAN KERJAKAN YANG DITULIS, BISA DIBUKTIKAN SERTA DAPAT DITELUSURI DENGAN BUKTINYA”. Namun dalam penerapannya tidaklah semudah itu. Penyusunan kebijakan, pedoman/ panduan, SOP dan program selain diperlukan komitmen kepala puskesmas/ FKTP, juga diperlukan staf yang mampu dan mau menyusun dokumen akreditasi tersebut. Dengan
tersusunnya
PEDOMAN
TATA
NASKAH
PUSKESMAS
BUKIT
SANGKAL diharapkan dapat membantu puskesmas dalam pelaksanaan tata naskah kedinasan dan akreditasi untuk menunjang peningkatan pelayanan yang bermutu.
36
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman Lampiran 1
Contoh Surat Keterangan
Lampiran 2
Contoh Surat Izin
Lampiran 3
Contoh Surat Perjanjian
Lampiran 4
Contoh Surat Tugas
Lampiran 5
Contoh Surat Perintah Perjalanan Dinas
Lampiran 6
Contoh Surat Kuasa
Lampiran 7
Contoh Surat Undangan
Lampiran 8
Contoh Surat Keterangan Melaksanakan Tugas
Lampiran 9
Contoh Surat Panggilan
Lampiran 10
Contoh Lembar disposisi
Lampiran 11
Contoh Pengumuman
Lampiran 12
Contoh Laporan
Lampiran 13
Contoh Rekomendasi
Lampiran 14
ContohBerita acara
Lampiran 15
Contoh Notulen
Lampiran 16
Contoh Memo
Lampiran 17
Contoh Daftar Hadir
Lampiran 18
Kop Surat
Lampiran 19
Stempel
Lampiran 20
Contoh Surat Keputusan
Lampiran 21
Contoh SOP
37
PEMERINTAH KOTA PALEMBANG DINAS KESEHATAN KOTA PALEMBANG
PUSKESMAS BUKIT SANGKAL Jalan Bukit sangkal Rt 08 No 13 Sungai Buah Palembang Telp.0711-5625831
SURAT KETERANGAN Nomor :.........................
Yang bertandatangan di bawah ini : Nama
:...........................................................................
Jabatan
: Plt. Kepala Puskesmas Bukit sangkal Palembang
dengan ini menerangkan bahwa :
Nama/ NIP
:................................................/ NIP....................
Pangkat/ Golongan
:.............................................../............................
Jabatan
:...........................................................................
Maksud
:...........................................................................
Demikian surat keterangan ini dibuat untuk dipergunakan seperlunya.
Palembang,............................. Plt. Kepala Puskesmas Bukit sangkal
Nama Pangkat NIP
38
PEMERINTAH KOTA PALEMBANG DINAS KESEHATAN KOTA PALEMBANG
PUSKESMAS BUKIT SANGKAL Jalan Bukit sangkal Rt 08 No 13 Sungai Buah Palembang Telp.0711-5625831
SURAT IZIN KEPALA PUSKESMAS BUKIT SANGKAL Nomor :......................................................... TENTANG ...................................................................
Dasar
: a. ................................................................................ b. ................................................................................
MEMBERI IZIN :
Kepada
:
Nama
:...............................................................................
Jabatan
: .............................................................................
Alamat
: .............................................................................
Untuk
: .............................................................................
Palembang,....................... Plt. Kepala Puskesmas Bukit sangkal
Nama Pangkat NIP
39
PEMERINTAH KOTA PALEMBANG DINAS KESEHATAN KOTA PALEMBANG
PUSKESMAS BUKIT SANGKAL Jalan Bukit sangkal Rt 08 No 13 Sungai Buah Palembang Telp.0711-5625831
SURAT PERJANJIAN Nomor
:........../......../......../.............
TENTANG .................................................................. ..................................................................
Pada hari.................., tanggal................, bulan...............tahun.................... Bertempat di............................, kami yang bertandatangan di bawah ini : 1. ..................................................................................................................... .........................................................................................PIHAK KE I 2. ...................................................................................................................... .........................................................................................PIHAK KE II Pasal ................................................................................................................. ................................................................................................ (isi perjanjian) Pasal ........................................................................................................................ Penutup Surat perjanjian ini ditandatangani oleh kedua bekah pihak, pada hari dan tanggal tersebut di atas. PIHAK KEDUA
PIHAK PERTAMA Plt. Kepala Puskesmas Bukit sangkal Materai
............................. Saksi-saksi
Nama
1. ..................(tandatangan)
Pangkat
2. ...................(tandatangan)
NIP
40
PEMERINTAH KOTA PALEMBANG DINAS KESEHATAN KOTA PALEMBANG
PUSKESMAS BUKIT SANGKAL Jalan Bukit sangkal Rt 08 No 13 Sungai Buah Palembang Telp.0711-5625831
SURAT TUGAS Nomor : ...............................
Dasar
.............................................................................................
MENUGASKAN :
Kepada
Untuk
: Nama
:.................................................
Pangkat/ Gol
: ...............................................
NIP
: ...............................................
Jabatan
: ..............................................
: ........................................................................................
Palembang,....................... Plt. Kepala Puskesmas Bukit sangkal
Nama Pangkat NIP
41
PEMERINTAH KOTA PALEMBANG DINAS KESEHATAN KOTA PALEMBANG
PUSKESMAS BUKIT SANGKAL Jalan Bukit sangkal Rt 08 No 13 Sungai Buah Palembang Telp.0711-5625831
SURAT PERINTAH PERJALANAN DINAS (SPPD) 1. Pejabat yang memberi perintah
Sekretaris Daerah
2. Nama Pegawai yang diperintah 3. a. Pangkat dan Golongan menu PP No. 6 Tahun 1997 b. Jabatan c.
Tingkat
menurut
peraturan
perjalanan 4. Maksud Perjalanan Dinas 5. Alat angkut yang di pergunakan 6. a. Tempat berangkat b. Tempat tujuan 7. a. Lamanya Perjalanan Dinas b. Tanggal berangkat c. Tanggal harus kembali 8. Pengikut 9. Pembebanan Anggaran a. Instansi b. Mata Anggaran 10. Keterangan lain-lain
Palembang,....................... Plt. Kepala Puskesmas Bukit sangkal
Nama Pangkat NIP
42
PEMERINTAH KOTA PALEMBANG DINAS KESEHATAN KOTA PALEMBANG
PUSKESMAS BUKIT SANGKAL Jalan Bukit sangkal Rt 08 No 13 Sungai Buah Palembang Telp.0711-5625831
SURAT KUASA Nomor : ............................. Yang bertandatangan dibawah ini : a. Nama
: ...............................................................................
b. Jabatan
: ............................................... .................................
MEMBERI KUASA Kepada
: ...............................................................................
a. Nama
: ...............................................................................
b. Jabatan
: ...............................................................................
c. NIP
.................................................................................
Untuk :
................................................................................. .................................................................................
Demikianlah Surat Kuasa ini dibuat untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.
Yang diberi Kuasa,
Palembang,....................... Yang Memberi Kuasa, Plt. Kepala Puskesmas Bukit sangkal
Nama Pangkat NIP
Nama Pangkat NIP
43
PEMERINTAH KOTA PALEMBANG DINAS KESEHATAN KOTA PALEMBANG
PUSKESMAS BUKIT SANGKAL Jalan Bukit sangkal Rt 08 No 13 Sungai Buah Palembang Telp.0711-5625831
SURAT UNDANGAN
Nomor Sifat Lampiran Hal
: : : : Undangan
Palembang,............................. Kepada, Yth ........................................ di -
......................................................................................................... ...................................................................................................................
Hari
:
Tanggal
:
Pukul
:
Tempat
:
Acara
:
............................................................................................................................................ ............................................................................................................................................ ............................................................................................................................................ ............................................................................................................................................ ..........................................................................................
Palembang,....................... Plt. Kepala Puskesmas Bukit sangkal
Nama Pangkat NIP
44
PEMERINTAH KOTA PALEMBANG DINAS KESEHATAN KOTA PALEMBANG
PUSKESMAS BUKIT SANGKAL Jalan Bukit sangkal Rt 08 No 13 Sungai Buah Palembang Telp.0711-5625831
SURAT KETERANGAN MELAKSANAKAN TUGAS Nomor :.........................................................
Yang bertandatangan dibawah ini : Nama NIP Pangkat/Golongan Jabatan
: ....................................................................................... : ....................................................................................... : ........................................................................................ : .......................................................................................
Dengan ini menerangkan dengan sesungguhnya bahwa : Nama NIP Pangkat/Golongan Jabatan
: : : :
....................................................................................... ....................................................................................... ....................................................................................... .......................................................................................
Yang diangkat berdasarkan Peraturan ............................................................... Nomor.....................................terhitung .............................................................. Telah nyata menjalankan tugas sebagai. ........................................................... Di........................................ .............................................................................. Demikianlah surat keterangan melaksanakan tugas ini saya buat dengan sesungguhnya dengan mengingat sumpah jabatan/pegawai negeri sipil dan apabila dikemudian hari isi surat pernyataan ini ternyata tidak benar yang berakibat kerugian
Palembang,....................... Plt. Kepala Puskesmas Bukit sangkal
Nama Pangkat NIP
45
PEMERINTAH KOTA PALEMBANG DINAS KESEHATAN KOTA PALEMBANG
PUSKESMAS BUKIT SANGKAL Jalan Bukit sangkal Rt 08 No 13 Sungai Buah Palembang Telp.0711-5625831
SURAT PANGGILAN
Nomor Sifat Lampiran Hal
Palembang,........... Kepada, Yth...................... di – ....................
: : : : Panggilan
Dengan ini di minta kedatangan Saudara di Kantor.................................... ................................................................................................., pada :
Hari Tanggal Pukul Tempat
: ......................................................................... : ......................................................................... : ......................................................................... : .........................................................................
Menghadap Kepada
: .........................................................................
Alamat
: .........................................................................
Untuk
: .........................................................................
............................................................................................. Demikian untuk dilaksanakan dan menjadi perhatian sepenuhnya.
Palembang,....................... Plt. Kepala Puskesmas Bukit sangkal
Nama Pangkat NIP
46
PEMERINTAH KOTA PALEMBANG DINAS KESEHATAN KOTA PALEMBANG
PUSKESMAS BUKIT SANGKAL Jalan Bukit sangkal Rt 08 No 13 Sungai Buah Palembang Telp.0711-5625831
LEMBAR DISPOSISI Surat dari : No. Surat : Tgl Surat : Hal
Diterima : No. Agenda : Sifat : Sangat segera Segera Rahasia
:
Diteruskan kepada Sdr :
Dengan hormat harap :
..................................................
Tanggapan dan Saran
..................................................
Proses lebih lanjut
..................................................
Koordinasi/konfirmasi ..............................................................
Catatan :
Palembang,....................... Plt. Kepala Puskesmas Bukit sangkal
Nama Pangkat NIP
47
PEMERINTAH KOTA PALEMBANG DINAS KESEHATAN KOTA PALEMBANG
PUSKESMAS BUKIT SANGKAL Jalan Bukit sangkal Rt 08 No 13 Sungai Buah Palembang Telp.0711-5625831
LAPORAN TENTANG Nomor :.........................................................
I.
Pendahuluan. A. Umum/latar belakang B. Landasan Hukum C. Maksud dan Tujuan
II.
Kegiatan yang dilaksanakan
III.
Hasil yang dicapai
IV.
Kesimpulan dan Saran
V.
Penutup
Palembang,....................... Plt. Kepala Puskesmas Bukit sangkal
Nama Pangkat NIP
48
PEMERINTAH KOTA PALEMBANG DINAS KESEHATAN KOTA PALEMBANG
PUSKESMAS BUKIT SANGKAL Jalan Bukit sangkal Rt 08 No 13 Sungai Buah Palembang Telp.0711-5625831
REKOMENDASI Nomor :.........................................................
................................................................................................. ................................................................................................. : a. ..................................................................... : b. .....................................................................
............................................................................................................................................ ............................................................................................................................................ ............................................................................................................................................ ............................................................................................................................................ ..........................................................................................
Palembang,....................... Plt. Kepala Puskesmas Bukit sangkal
Nama Pangkat NIP
49
PEMERINTAH KOTA PALEMBANG DINAS KESEHATAN KOTA PALEMBANG
PUSKESMAS BUKIT SANGKAL Jalan Bukit sangkal Rt 08 No 13 Sungai Buah Palembang Telp.0711-5625831
BERITA ACARA Nomor :.........................................................
Pada hari ini tanggal ................................................................................................. ..................................................kami masing-masing : 1. .. ......................................................................yang selanjutnya disebut Pihak Pertama 2. .........................................................................yang selanjutnya disebut Pihak Kedua .................................................................................................... ....................................................................................................
Berita Acara ini dibuat dengan sesungguhnya dalam rangkap.......untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.
Dibuat di,....................... Pihak Kedua
Pihak Pertama Plt Kepala Puskesmas Bukit sangkal
Nama
Nama
Mengetahui/Mengesahkan
Nama
50
PEMERINTAH KOTA PALEMBANG DINAS KESEHATAN KOTA PALEMBANG
PUSKESMAS BUKIT SANGKAL Jalan Bukit sangkal Rt 08 No 13 Sungai Buah Palembang Telp.0711-5625831
NOTULEN Sidang/Rapat
: .........................................................................................
Hari/Tanggal
: .........................................................................................
Waktu Panggilan
: .........................................................................................
Waktu sidang/rapat
: .........................................................................................
Acara
: 1. ..................................................................................... 2. dan seterusnya ................................................................................... 3.Penutup
Pimpinan Sidang/Rapat Ketua
: ........................................................................................
Sekretaris
: ........................................................................................
Pencatat
: ........................................................................................
Peserta sidang/rapat
: 1...................................................................................... 2.dan seterusnya
Kegiatan
: 1...................................................................................... 2.dan seterusnya
1. Kata Pembukaan
:..........................................................................................
2. Pembahasan
:.........................................................................................
3. Peraturan
:.........................................................................................
Palembang,....................... Plt. Kepala Puskesmas Bukit sangkal
Nama Pangkat NIP
51
PEMERINTAH KOTA PALEMBANG DINAS KESEHATAN KOTA PALEMBANG
PUSKESMAS BUKIT SANGKAL Jalan Bukit sangkal Rt 08 No 13 Sungai Buah Palembang Telp.0711-5625831
MEMO
ISI
Dari
:.........................................................
Kepada
:..........................................................
:........................................................................................................................
.......... ...................................................................................................................... ................................................................................................................................ .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. ..................................................................................................................................
Palembang,....................... Plt. Kepala Puskesmas Bukit sangkal
Nama Pangkat NIP
52
PEMERINTAH KOTA PALEMBANG DINAS KESEHATAN KOTA PALEMBANG
PUSKESMAS BUKIT SANGKAL Jalan Bukit sangkal Rt 08 No 13 Sungai Buah Palembang Telp.0711-5625831
DAFTAR HADIR PERTEMUAN RAPAT
Hari
:........................................................................
Tanggal
:.........................................................................
Waktu
:.........................................................................
Tempat
:.........................................................................
Acara
:.........................................................................
NO
NAMA
JABATAN/PANGKAT TANDATANGAN KET
1. 2. 3. 4. Dst.
Palembang,....................... Plt. Kepala Puskesmas Bukit sangkal
Nama Pangkat NIP
53
PEMERINTAH KOTA PALEMBANG DINAS KESEHATAN KOTA PALEMBANG
PUSKESMAS BUKIT SANGKAL Jalan Bukit sangkal Rt 08 No 13 Sungai Buah Palembang Telp.0711-5625831
Palembang,....................... Plt. Kepala Puskesmas Bukit sangkal
Nama Pangkat NIP
54
PEMERINTAH KOTA PALEMBANG DINAS KESEHATAN KOTA PALEMBANG
PUSKESMAS BUKIT SANGKAL Jalan Bukit sangkal Rt 08 No 13 Sungai Buah Palembang Telp.0711-5625831
KEPUTUSAN KEPALA PUSKESMAS BUKIT SANGKAL NOMOR : ………………… TENTANG MANUAL MUTU
PUSKESMAS BUKIT SANGKAL KEPALA PUSKESMAS BUKIT SANGKAL KOTA PALEMBANG MENIMBANG
:
MENGINGAT
:
a. bahwa pasien menpunyai hak untuk mendapatkan pelayanan yang bermutu dan aman; b. bahwa dalam upaya meningkatkan mutu pelayanan dan keselamatan pasien di Puskesmas Bukit sangkal perlu disusun manual mutu dan ditetapkan dengan keputusan Kepala Puskesmas. 1. Undang-Undang Nomor 29 tahun 2004 tentang Praktik Kedokteran; 2. Undang-Undang Nomor 36 tahun 2009 tentang Kesehatan; 3. Permenkes Nomor 1691/MENKES/PER/VIII/2011 Keselamatan Pasien Rumah Sakit;
tentang
4. Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor 147/Menkes/SK/XI/2003 Tahun 2003 Tentang Standar Pelayanan Minimal Bidang Kesehatan di Kabupaten / Kota; 5. Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor 75/Menkes/SK/2014 Tahun 2014 Tentang Puskesmas; MEMUTUSKAN MENETAPKAN : KESATU
:
KEPUTUSAN KEPALA PUSKESMAS BUKIT SANGKAL TENTANG MANUAL MUTU PUSKESMAS BUKIT SANGKAL.
KEDUA
:
Manual Mutu Puskesmas Bukit sangkal disusun untuk menjamin terlaksananya Sistem Manajemen Mutu seperti yang tertera pada dokumen tersendiri.
KETIGA
:
Keputusan ini berlaku sejak ditetapkan dengan ketentuan bila ada kekeliruan akan dilakukan perubahan sebagaimana mestinya.
Ditetapkan di Palembang pada tanggal 20 Febuari 2016 KEPALA 55
PUSKESMAS BUKIT SANGKAL
dr. Hilda Marheini Tembusan disampaikan kepada : Yth. 1. Kepala Dinas Kesehatan Kota Pelambang 2. Arsip
56
JUDUL SOP
SOP
No.Dokumen No.Revisi TanggalTerbit Halaman
: : : : 1 dari 2
PUSKESMAS BUKIT SANGKAL
dr.Hj. Arina Wardhani
NIP.19650927200212002
1. Defenisi 2. Tujuan 3. Kebijakan 4. Referensi 5. Alat dan Bahan 6. Langkahlangkah
57
6. Diagram Alir
7. Output 8. Hal-Hal yang perludiperhatikan 9. Unit terkait 10. DokumenTerkait
58
