Panduan Validasi Data [PDF]

Citation preview

PANDUAN VALIDASI DATA RUMAH SAKIT SAKINA IDAMAN YOGYAKARTA 2018



Jalan Nyi Condroloekito No 60 Blunyah Gede Sinduadi Mlati, Sleman YOGYAKARTA Kata Pengantar



Dalam upaya meningkatan mutu pelayan kesehatan, khisusnya di Rumah Sakit disusun suatu indikator sederhana untuk mengukur kualitas pelayanan. RS Sakina Idaman Yogyakarta telah menetapkan seberapa sering data dikumpulkan dan di analisis. Frekuensi ini tergantung dari kegiatan dari area yang dikaji dan prioritas yang ditetapkan oleh rumah sakit. Data-data indikator yang telah dikumpulkan tersebut harus divalidasi sebelum dinyatakan valid untuk menjadi pengukuran. Panduan ini membahas mengenai validasi yang dilakukan di RS Sakina Idaman Yogyakarta dan digunakan sebagai acuan seluruh unit.



Yogyakarta, 30 Januari 2018



Penyusun, Tim PMKP RS Sakina Idaman



BAB I DEFINISI VALIDASI



Beberapa definisi mengenai validasi adalah : “A documented act of providing that any procedure, process, equipment, material, activity or system, actually leads to the expected result.” (WHO). Badan POM RI (Anonim, 2006) memberikan definisi validasi sebagai : “Tindakan pembuktian dengan cara yang sesuai bahwa tiap bahan, proses, prosedur, kegiatan, system, kelengkapan atau mekanisme yang digunakan dalam produksi maupun pengawasan mutu akan senantiasa mencapai hasil yang diinginkan.” (CPOB: 2006) Dari termwiki : “Proses untuk memastikan bahwa data memenuhi kriteria tertentu.” Dalam Kasus Besar Bahasa Indonesia : “Validitas adalah menentukan tingkat kebenaran, kekuatan, atau keabsahan suatu fakta atau informasi. Dalam presentasi Dr Arjaty W Daud MARS, Ketua IMRK : “Validasi data merupakan suatu proses yang dilakukan untuk menjaga konsistensi data.” Program peningkatan mutu dianggap valid jika sesuai data yang dikumpulkan. Untuk memastikan bahwa data yang benar dan bermanfaat telah dikumpulkan, validasi data secara internal harus ada.



BAB II Validasi Data Indikator Mutu dan Keselamatan Pasien



A. Dilaksanakan validasi data bila : o Indikator baru ditetapkan. Khususnya, indicator klinis yang dimaksudkan untuk membantu RS melakukan evaluasi dan meningkatkan proses atau hasil klinis yang penting. o Agar diketahui publik yaitu data dimuat di web site RS atau dengan cara lain. o Terdapat perubahan pada indikator yang ada, seperti cara pengumpulan data diubah atau proses abstraksi data, atau abstractor diganti. o Data yang berasal dari indikator yang ada telah diubah tanpa ada penjelasan. o Sumber data telah diubah, seperti kalau sebagian dari rekam medis pasien digantikan dengan format elektronik sehingga sumber data sekarang berupa kertas maupun elektronik. o Subyek dari pengumpulan data telah diubah, seperti perubahan umur rata-rata pasien, komorbiditas, perubahan protokol riset, penerapan pedoman praktek yang baru, atau teknologi baru dan metodologi baru pengobatan diperkenalkan/ dilaksanakan. o Data-data menunjukkan hasil yang berbeda. Misalnya, setiap bulan trennya meningkat namun tiba-tiba bulan tertentu menurun. B. Tahapan Validasi 1. Tahap 1 : Memastikan keakuratan profil indikator Profil indikator merupakan panduan untuk melakukan pengumpulan data. Validasi tahap awal adalah dengan memastikan bahwa pengumpulan data sudah sesuai dengan profil indikator, yaitu dimulai dari definisi operasional, kemudian numerator dan denumerator serta frekuensi pengambilan data. Profil indikator disusun bersama antara Panitia PMKP dengan Unit/ Instalasi/ Bagian yang bersangkutan. 2. Tahap 2 : Validasi data-data yang digunakan oleh Instalasi Rekam Medik dalam membuat laporan Laporan RM terdiri dari 2 jenis, yaitu : o Laporan eksternal (Laporan yang diharuskan oleh pemerintah), yaitu laporan mortalitas, imunisasi, surveillans, dll. o Laporan internal, yaitu laporan produktivitas RS dan mutu pelayanan yang menjadi laporan kinerja RS. Laporan internal sangat penting karena menjadi laporan Drektur RS kepada Pemilik dan acuan dalam menentukan target kinerja RS untuk tahun berikutnya.



Seluruh laporan yang dihasilkan oleh Rekam Medik sudah melalui beberapa tahapan validasi, yaitu : a. Memvalidasi data jumlah pasien yang terdapaat dalam sistem informasi RS dengan data manual yang diperiksa berdasarkan berkas RM pasien. Petugas RM harus memeriksa status pembayaran pasien, apabila belum membayar berarti tidak dimasukkan dalam jumlah pasien pada hari tersebut. b. Memvalidasi data pasien rujukan dari luar (bidan, dokter kerjasama) yang terdapat dalam sistem informasi RS dengan surat rujukannya dari bidan atau dokter pengirim. Apabila data pasien tidak dapat dilengkapi dengan surat rujukan maka tidak dimasukkan dalam data pasien rujukan. c. Data-data laporan kasus survei (morbiditas) yang terdapat dalam sistem informasi RS harus divalidasi dengan data dignosa yang tertulis di berkas RM, untuk melihat kesesuaian antara diagnose, jenis kelamin, data pasien. d. Semua laporan yang sudah divalidasi oleh petugas RM akan diperiksa kembali oleh Kepala unit RM. Apabila sudah dapat dipertanggung jawabkan/ akuntabilitasnya, maka laporan tersebut dapat dipublikasikan. 3. Tahap 3 : Telusur lapangan apabila ada data meragukan Validasi data dilakukan dengan menelusuri ke lapangan untuk melihat bagaimana data dikumpulkan dan dicatat. 4. Tahap 4 : Pengumpulan data kembali oleh individu yang berbeda. Validasi data dilakukan oleh orang kedua (validator) yang tidak terlibat dalam pengumpulan data asli (data pertama). Orang kedua bisa merupakan Panitia PMKP atau staf di unit yang bersangkutan, namun bukan pengumpul data pertama. Dilakukan untuk :  Data yang akan dipublikasikan  Indikator baru atau ada perubahan dalam profilnya. (Diterangkan lebih lengkap dalam Bab III).



BAB III VALIDASI DENGAN 2 PENGAMBIL DATA Validasi data adalah alat penting untuk memahami mutu dari data dan penting untuk menetapkan tingkat kepercayaan (confidence level) dari pengambil keputusan terhadap data itu sendiri. Validasi data menjadi salah satu langkah dalam proses menetapkan prioritas evaluasi, memilih apa yang harus di evaluasi, memilih dan mengkaji indikator, mengumpulkan data, validasi data dan menggunakan data untuk peningkatan mutu. Penentuan sampel untuk pengambilan data : (Sampel 100% hanya akan dibutuhkan ketika jumlah data sangat kecil kurang dari 50.) Ketentuan



Contoh



Jika Populasi < 50



Diambil semua populasi



Populasi 40 : Sampel 40



Jika Populasi > 50



Sampel diambil minimal 50 atau Populasi 50 : Sampel 50 Populasi 80 : Sampel 50 10% populasi (mana yang Populasi 600 : Sampel (10% x jumlahnya > ) 600) = 60



A. Tahapan : 1. Pengumpul data pertama mengumpulkan data sesuai dengan jumlah sampel yang disepakati. Data dapat diambil dari berkas Rekam Medis atau buku laporan lainnya (Sampel statistik yang valid dari Rekam Medik dan data lainnya). 2. Berkas Rekam medis atau buku laporan lainnya yang sama dan sudah digunakan oleh pengumpulan data pertama diberikan ke pengumpul data kedua untuk dilakukan pengumpulan ulang.



3. Pengumpul data kedua melakukan pengumpulan data pada semua sampel atau populasi yang sudah dikumpul oleh pengumpul data pertama. 4. Membandingkan data asli dengan data yang dikumpulkan ulang Menghitung akurasi dengan :



Jumlah kesamaan data yang ditemukan -------------------------------------------- x 100 Jumlah total data Apabila hasilnya > 90% artinya baik. Contoh : Data yang terkumpul sebanyak = 64 elemen data Data dicocokkan antara pengumpul data 1 dengan pengumpul 2. Data yang cocok = 59 Data yang tidak cocok =5 Tingkat akurasi = 59/64 x 100 = 92% Nilai > 90% , tidak perlu investigasi Apabila hasilnya < 90% , maka perlu dilakukan perbaikan. 5. Etika elemen data yang ditemukan tidak sama, maka dibuat catatan alasannya. Misalnya definisi data tidak jelas, data yang dikumpulkan tidak sesuai dengan indikator, jumlah sampel tidak sesuai, dll. 6. Lakukan tindakan untuk perbaikan. 7. Mengumpulkan sampel baru setelah semua tindakan perbaikan dilaksanakan untuk memastikan tindakan validasi menghasilkan tingkat akurasi yang diinginkan.



BAB IV PENUTUP Indikator yang telah ditetapkan oleh RS merupakan suatu alat ukur mutu. Data pemenuhan indikator yang telah dikumpulkan harus divalidasi agar data terpercaya.



Staf yang bertanggungjawab untuk mengumpulkan dan menganalisa data-data di RS harus mampu melakukan validasi sederhana terhadap data-data yang telah dikumpulkan.



DAFTAR PUSTAKA 1. Bahan presentasi Analisa dan Validasi, Dr Arjaty W Daud MARS, 2013. 2. Bahan presentasi Data Indikator, Dr Arjaty W Daud MARS, 2013. 3. Buku Standar Akreditasi Rumah Sakit versi 2012, KARS, 2011.