Pedoman Organisasi Instalasi Rekam Medis [PDF]

Citation preview

PEDOMAN PENGORGANISASIAN INSTALASI REKAM MEDIS



Pemerintah Kabupaten Lumajang RUMAH SAKIT UMUM DAERAH PASIRIAN Jalan Raya Pasirian nomor 225A, Kecamatan Pasirian KABUPATEN LUMAJANG 67372 Telp. (0334) 5761044 i



PEDOMAN PENGORGANISASIAN INSTALASI REKAM MEDIS LEMBAR PENGESAHAN



ii



PERATURAN DIREKTUR RUMAH SAKIT UMUM DAERAH PASIRIAN NOMOR: 445/1416/427.78/2018 TENTANG PEDOMAN PENGORGANISASIAN INSTALASI REKAM MEDIS Direktur Rumah Sakit Umum Daerah Pasirian, Menimban g



: a. Bahwa terkait tata kelola manajemen di Instalasi Rekam Medis diperlukan Pedoman Pengorganisasian Instalasi Rekam Medis; b. Bahwa



penetapan



dan



pemberlakuan



kebijakan



tersebut perlu ditetapkan dengan Peraturan Direktur Rumah Sakit Umum Daerah Pasirian. Mengingat



: 1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44 tahun 2009 tentang Rumah Sakit; 2. Undang-undang Republik Indonesia Nomor 36 tahun 2009 tentang Kesehatan 3. Undang-undang Republik Indonesia Nomor 29 tahun 2004 tentang Praktik Kedokteran 4. Peraturan Pemerintah Nomor 10 tahun 1966 tentang Wajib Simpan Rahasia Kedokteran 5. Peraturan Nomor



56



Menteri Tahun



Kesehatan Republik Indonesia 2014



tentang



Klasifikasi



dan



Perizinan Rumah Sakit. 6. Peraturan Nomor



Menteri



Kesehatan Republik Indonesia



1438/Menkes/Per/IX/2010



tentang



Standar



Pelayanan Kedokteran 7. Peraturan



Menteri



Kesehatan Republik Indonesia



Nomor 269/Menkes/Per/III/2008 tentang Rekam Medis. 8. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No 55 Tahun 2013 tentang Penyelenggaraan Pekerjaan Perekam Medis 9. Keputusan Direktur Jenderal Pelayanan Medik Nomor HK.00.06.3.5.1866



iii



tentang



Persetujuan



Tindakan



Medik (Informed Consent). 10. Peraturan Daerah Kabupaten Lumajang Nomor 4 Tahun 2015 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Rumah Sakit Umum Daerah Pasirian Kabupaten Lumajang; 11. Peraturan Bupati Nomor 20 Tahun 2017 tentang Peraturan



Internal



Rumah



Sakit



Umum



Daerah



Pasirian; 12. Keputusan



Bupati



Lumajang



Nomor



821/71/427/61/2016 tentang Pengangkatan dr. Wawan Arwijanto sebagai Direktur Rumah Sakit Umum Daerah Pasirian. MEMUTUSKAN Mene



: PERATURAN



tapka



RUMAH



n



DAERAH



DIREKTUR



SAKIT



UMUM PASIRIAN



TENTANG



PEDOMAN



ORGANISASI



INSTALASI



REKAM MEDIS Perta ma



: Pedoman Instalasi



Pengorganisasian Rekam



Medis



di



lingkungan Rumah Sakit Umum Daerah Pasirian sebagaimana terlampir dalam Peraturan ini. Kedu a



: Pedoman Instalasi



Pengorganisasian Rekam



Medis



di



lingkungan Rumah Sakit Umum Daerah



Pasirian



digunakan



dalam tata kelola organisasi rekam medik di Rumah Sakit Umum Daerah Pasirian. Ketig a



: Peraturan



ini



berlaku



sejak



tanggal ditetapkan dan apabila di



kemudian



terdapat



hari



kekeliruan



ternyata dalam



Peraturan ini akan diadakan



iv



perbaikan



sebagaimana



mestinya.



Ditetapkan di Pada Tanggal



:LUMAJANG : 1 Oktober 2018



Lampiran Peraturan Direktur Rumah Sakit Umum Daerah Pasirian Nomor : 445/1416/427.78/2018 Tanggal : 1 Oktober 2018



KATA PENGANTAR Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, bahwa Buku Pedoman Pengorganisasian Instalasi/Instalasi Rekam Medis ini telah disusun, walaupun masih perlu untuk disempurnakan kembali. Pedoman ini diharapkan menjadi pedoman bagi Pimpinan Rumah Sakit, Instalasi Rekam Medis,



dan



Tim



Rekam



Medis,



dalam



tata



cara



pelaksanaan



penyelenggaraan rekam medis di rumah sakit. Pedoman ini disusun berdasarkan referensi peraturan perundang-undangan yang berlaku. Dengan demikian penyelenggaraan rekam medis di rumah sakit wajib dilaksanakan berdasarkan Pedoman ini.



Lumajang, 1 Oktober 2018



v



DAFTAR ISI



KATA PENGANTAR.......................................................................................V DAFTAR ISI....................................................................................................VI A. B.



LATAR BELAKANG........................................................................................1 TUJUAN PEDOMAN.......................................................................................1



A.



SEJARAH BERDIRINYA RUMAH SAKIT.......................................................2



A.



VISI, MISI, NILAI, DAN MOTTO.....................................................................4



A. B. C.



KEPALA INSTALASI PENJAMINAN KESEHATAN DAN REKAM MEDIS.....7 SUB INSTALASI REKAM MEDIS...................................................................8 SUB INSTALASI VERIFIKASI DAN PENJAMINAN KESEHATAN...............12



A. B.



BAGAN HUBUNGAN KERJA ANTAR INSTALASI.......................................14 KETERKAITAN HUBUNGAN KERJA INSTALASI REKAM MEDIS.............14



A. B. C.



PENGHITUNGAN KEBUTUHAN TENAGA..................................................15 POLA KETENAGAAN DAN KUALIFIKASI....................................................15 DASAR PERHITUNGAN KETENAGAAN INSTALASI REKAM MEDIS.......18



A. B. C. D. E. F. G.



DEFINISI.......................................................................................................20 PESERTA ORIENTASI.................................................................................20 KELENGKAPAN ORIENTASI.......................................................................20 WAKTU DAN TEMPAT ORIENTASI.............................................................20 KEGIATAN ORIENTASI................................................................................20 JADWAL PELAKSANAAN KEGIATAN.........................................................21 EVALUASI ORIENTASI................................................................................22



A. B.



PERTEMUAN RUTIN/BERKALA..................................................................23 PERTEMUAN INSIDENTIL...........................................................................24



A. B.



PENGERTIAN...............................................................................................25 JENIS LAPORAN..........................................................................................25



BAB II GAMBARAN UMUM RS......................................................................2 BAB III VISI MISI..............................................................................................4 BAB IV STRUKTUR ORGANISASI RS..........................................................5 BAB V STRUKTUR ORGANISASI INSTALASI KERJA................................6 BAB VI URAIAN JABATAN............................................................................7



BAB VII TATA HUBUNGAN KERJA............................................................14 BAB VIII POLA KETENAGAAN DAN KUALIFIKASI PERSONIL...............15



BAB IX KEGIATAN ORIENTASI...................................................................20



BAB X PERTEMUAN RAPAT.......................................................................23 BAB XI PELAPORAN....................................................................................25



vi



BAB I PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG Upaya peningkatan mutu pelayanan kesehatan yang merupakan sasaran utama di Rumah Sakit Umum Daerah Pasirian terus dilakukan, pembangunan



fisik



berupa



fasilitas



gedung



maupun



peralatan,



peningkatan kualitas sumber daya manusia dan pemenuhan kebutuhan lain di berbagai bidang merupakan salah satu upaya untuk meningkatkan kinerja pelayanan di rumah sakit ini. Rekam medis merupakan bukti tertulis yang memuat segala tindakan medis kepada pasien serta sumber data yang sangat vital dalam penyelenggaraan informasi manajemen di rumah sakit dan sangat penting dalam proses pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen. Agar penyelenggaraan rekam medis dapat dilaksanakan dengan baik dan benar maka harus dilengkapi dengan pedoman pelayanan Instalasi Rekam Medis tentang tata cara penyelenggaraan rekam medis yang harus dilaksanakan dan dipatuhi oleh seluruh tenaga kesehatan baik medis, maupun non medis yang bertugas di Rumah Sakit Umum Daerah Pasirian. Pedoman pelayanan instalasi kerja Rekam Medis ini disusun sebagai buku acuan dan standar yang berlaku di Rumah Sakit Umum Daerah Pasirian, yang sudah disesuaikan dengan kondisi yang ada sehingga dapat memberikan gambaran struktur organisasi Instalasi Rekam Medis dari sisi dasar serta diharapkan pelaksanaan kerja di Instalasi Rekam Medis dapat berjalan dengan baik sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan. B. TUJUAN PEDOMAN 1. Tercapainya kegiatan rekam medis tertib administrasi dan tertib hukum. 2. Terpenuhinya perencanaan dasar pengobatan dan perawatan yang harus diberikan kepada pasien secara paripurna dan terselenggara dengan baik. 3. Tersedianya informasi data kesehatan secara lengkap, cermat dan akurat.



1



BAB II GAMBARAN UMUM RS A. SEJARAH BERDIRINYA RUMAH SAKIT Secara historis RSUD Pasirian Kabupaten Lumajang pengembangan



dari



Puskesmas



Pasirian.



Dalam



merupakan



perjalanannya,



Puskesmas Pasirian mengalami tuntutan pengembangan secara tugas, fungsi, fisik, sarana/prasana, kemampuan, teknologi dan sumberdaya, dan kelembagaan. Berdasarkan jumlah penduduk di wilayah Pasirian dan sekitarnya yang padat serta adanya peningkatan kebutuhan masyarakat akan pelayanan kesehatan memungkinkan untuk didirikan Rumah Sakit. Wilayah Pasirian dan sekitarnya merupakan bagian selatan dari Kabupaten Lumajang yang merupakan daerah rawan bencana, hal ini juga merupakan salah satu faktor untuk memenuhi tanggap darurat pelayanan



kesehatan



bagi



masyarakat.Pengembangan



fisik



juga



memungkinkan untuk dilakukan di lingkungan puskesmas sehingga diputuskan berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Lumajang Nomor 4 Tahun 2015 untuk dibentuk Rumah Sakit Umum Daerah Pasirian yang ditetapkan pada tanggal 30 Maret 2015. Penunjukan dan Pelantikan dr. Wawan Arwiyanto sebagai Direktur pertama RSUD Pasirian ditetapkan pada tanggal 17 Juni 2016. Berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Lumajang Nomor 4 Tahun 2015 fungsi keberadaan RSUD Pasirian, yaitu: 1. pelayanan medis; 2. pelayanan penunjang medis dan non medis; 3. pelayanan asuhan keperawatan dan kebidanan; 4. Penyelenggaraan kegiatan ketatausahaan dan pengelolaan keuangan; dan 5. Pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan bidang tugasnya. Agar rumah sakit mampu melaksanakan fungsi yang demikian kompleks, rumah sakit harus memiliki perangkat penunjang sumberdaya manusia yang profesional baik di bidang teknis medis maupun administrasi kesehatan. RSUD Pasirian Kabupaten Lumajang merupakan Rumah Sakit Umum (RSU) tipe D dengan tempat tidur sejumlah 89 TT. RSUD Pasirian memberikan pelayanan rawat jalan dan juga pelayanan rawat inap. Pelayanan rawat jalan dilakukan oleh 11 klinik yang ada, lengkap



2



dengan dokter spesialisnya, kecuali poli umum dan poli gigi. Selain itu ditunjang dengan instalasi penunjang antara lain instalasi laboratorium, radiologi, dan juga farmasi serta instalasi rawat darurat yang melayani selama 24 jam. Peningkatan status puskesmas Pasirian menjadi RSU tipe



D, dalam upaya



meningkatkan



pelayanan



kesehatan



serta



memberikan akses kesehatan bagi seluruh masyarakat. Selain itu dalam segi pelayanan, diharapkan RSU tipe D tidak membeda-bedakan dalam segi pelayanan kelas, artinya seluruh pasien harus ditangani dan dilayani dengan sebaik-baiknya.



3



BAB III VISI MISI A. VISI, MISI, NILAI, DAN MOTTO 1. Visi Terwujudnya Masyarakat Lumajang yang Berdaya saing, Makmur dan Bermartabat. 2. Misi Meningkatkan Kualitas Sumber Daya Manusia yang Agamis, Cerdas, Kreatif, Inovatif dan Bermoral melalui Peningkatan Kualitas Layanan Pendidikan, Kesehatan, dan Pembinaan Keagamaan. 3. Motto Sehat dan bahagia Artinya : Sehat : Tujuan dari pemberian pelayanan kepada pelanggan yaitukesehatan. Bahagia :Jika pasien/pelanggan sudah meningkatkan kesehatannya, maka akan timbul kepuasan pelanggan dan akan merasa bahagia. Sebagai petugas kesehatan akan merasa bahagia juga jika mampu memberikan pelayanan yang terbaik kepada pelanggan. 4. Budaya Kerja



R S U D P : Ramah, Semangat, Unggul, Disiplin, Profesional



4



BAB IV STRUKTUR ORGANISASI RS



5



BAB V STRUKTUR ORGANISASI INSTALASI KERJA



DIREKTUR RSUDPASIRIAN



KEPALA SEKSI PELAYANAN MEDIS & KEPERAWATAN



KEPALA INSTALASI REKAM MEDIS



PELAKSANA REKAM MEDIS



PELAKSANA PENDAFTARAN



PENDAFTARAN RJ/ KLINIK



PENDAFTARAN RI/IGD



DISTRIBUSI



ASEMBLING



PELAPORAN



FILLING



INDEKSING



6



BAB VI URAIAN JABATAN A. KEPALA INSTALASI PENJAMINAN KESEHATAN DAN REKAM MEDIS 1. Tujuan Jabatan Merencanakan dan mengorganisasi kegiatan pelayanan rekam medis sesuai dengan standar yang ditetapkan oleh rumah sakit dan mengacu pedomanKementerian Kesehatan agar dapat berjalan lancar dan berkelanjutan 2. Tugas dan Tanggung Jawab Utama a. Mengawasi dan membantu kelancaran proses kegiatan pelayanan rekam medis b. Membuat rencana sistem dan prosedur kerja Rekam Medis yang cepat dan akurat berdasarkan evaluasi sistem kerja yang telah dan sedang berjalan c. Mengadakan rapat intern setiap bulan sekali dan setiap ada permasalahan yang terjadi di Instalasi Rekam Medis. d. Membuat perencanaan dan jadwal program pendidikan dan latihan untuk pengembangan SDM Instalasi Rekam Medis e. Memonitor pelaksanaan korespondensi Rekam Medis dengan jalan memaraf semua laporan Rekam Medis. f. Mengisi penilaian atas prestasi kerja staf dan membuat usulan pengangkatan terhadap stafnya. g. Membina kerja sama dengan instalasi-instalasi terkait maupun organisasi di luar rumah sakit agar terjalin hubungan yang harmonis dan saling membantu yang berkaitan dengan pelayanan rekam medis. 3.



Dimensi Kerja a. Menjamin kelancaran kegiatan operasional rekam medis secara baik, lancar dan berkesinambungan. b. Menyediakan dan memberikan laporan rekam medis internal dan eksternal rumah sakit kepada Direktur Rumah Sakit tepat waktu



4. Hubungan Kerja a. Bersama dengan di bawah jajaran Medis & Penunjang Medis dan Keperawatan melakukan pemantauan pelaporan pelayanan yang telah dilakukan di masing-masing instalasi terkait.



7



b. Melakukan koordinasi dengan Kepala Departemen Keuangan dan Administrasi c. Melakukan koordinasi dengan Kepala Instalasi Kamar Terima. d. Melakukan koordinasi dengan Kepala Instalasi Pembelian dan Gudang umum e. Melakukan koordinasi kerja dengan Kepala Instalasi Pemeliharaan Sarana. 5. Tantangan Terberat a. Menjamin kelancaran kegiatan rekam medis secara baik, lancar dan berkesinambungan. b. Menyediakan kebutuhan layanan rekam medis sesuai standar yang telah ditetapkan pemerintah. c. Memastikan



keamanan



informasi



medis



pasien



terjaga



kerahasiaannya. d. Tersedianya laporan rutin yang lengkap dan tepat dari seluruh instalasi terkait di Rumah Sakit 6. Wewenang untuk Mengambil Keputusan a. Menyusun standar prosedur kerja Instalasi Rekam Medis b. Mengawasi dan menilai kinerja semua staf yang ada di bawahnya secara periodik. c. Mengawasi kegiatan administrasi dan ketatausahaan di Instalasi Rekam Medis. d. Melakukan pembinaan kinerja staf yang ada di lingkungan Rekam Medis. e. Mengkoordinasi kegiatan antar sub instalasi yang berada di bawahnya dalam pelaksanaan tugas dan tanggung jawab. 7. Persyaratan Minimal Jabatan a. Berkepribadian sebagai pemimpin b. Menjunjung tinggi kejujuran c. Pendidikan DIII Rekam Medis dan menguasai Manajemen d. Memiliki ketrampilan administratif dan mengoperasikan komputer. B. SUB INSTALASI REKAM MEDIS 1. Tujuan Jabatan Mengkordinasi jalannya kegiatan pelayanan rekam medis dan pendaftaran. Serta menampung masukan dari pelaksana rekam medis dan pelaksana pendaftaran untuk disampaikan ke kepala instalasi penjaminan kesehatan dan rekam medis.



8



2. Tugas dan Tanggung Jawab Utama a. Merakit dan menyusun dokumen rekam medis rawat inap baru untuk diserahkan ke pendaftaran. b. Mengambil dan menyiapkan rekam medis sesuai informasi dari kamar terima maupun instalasi lain. c. Menerima dokumen rekam medis pasien KRS (keluar rumah sakit) dari rawat inap dan rawat jalan d. Merekap dan membuat evaluasi pengembalian rekam medis pasien KRS setiap bulan. e. Melakukan assembling dan filling terhadap rekam medis rawat inap pasien KRS yang sudah lengkap dan diletakkan dirak penyimpanan berkas. f. Menerima rekam medis yang telah diproses dari Sub Instalasi Assembling dan Filing rekam medis g. Melaksanakan Coding dan Indexing rawat inap serta rawat jalan berdasarkan diagnosis yang ada di berkas rekam medis rawat inap berdasarkan ICD-10 (diagnosis), ICD-9 dan ICD-9CM. h. Melakukan analisis kuantitatif dan kualitatif rekam medis rawat jalan dan menyerahkan rekam medis yang telah diindeks dan disensus ke pelaksana Filing untuk disimpan kembali i. Membuat analisis Ketidaklengkapan Pengisian Catatan Medis (KLPCM) j. Menghitung jumlah tingkat hunian tempat tidur BOR per hari. 3.



Persyaratan Minimal Jabatan a. Pendidikan minimal DIII rekam Medis. b. Mampu melakukan analisa data dan pelaporan eskternal rumah sakit. c. Dapat menyajikan data yang akurat dan up to date. d. Menguasai system pelaporan . e. Menguasai sistem pengkodean penyakit sesuai dengan sistem pengkodean ICD X dan ICD IX CM f. Mampu melakukan analisa kuantitatif dan kualitatif rekam medis. g. Memiliki



ketrampilan



administratif



dan



mengoperasikan



komputer. 9



a. Pelaksana Pendaftaran 1. Tugas dan Tangung Jawab -



Pendaftaran pasien rawat jalan dan pasien rawat inap melalui Poli Klinik dan Instalasi Gawat Darurat (IGD). Pasien umum, JKN, BPJS Tenaga kerja, karyawan dengan sistem informasi Manajemen rumah sakit.



-



Pengisian data sosiologi pasien pada rekam medis Poli Klinik/ Instalasi Gawat Darurat (IGD).



-



Mencetak karcis pasien dan mencetak kartu pasien pada sistem informasi rumah sakit.



-



Pengarahan pasien ke poli klinik, Pemesanan kamar untuk pasien rawat inap serta mengkonfirmasi kepada ruangan yang diminta oleh pasien maupun keluarga pasien



-



Menyediakan berkas rekam medis untuk pasien baru



-



Memindahkan billing ruangan pada sistem informasi rumah sakit untuk pasien rawat inap.



-



Screening persyaratan pasien BPJS (PBI dan Non PBI)



-



Pengecekan data pasien BPJS JKN PBI pada database yang telah disediakan



-



Menginputkan data serta mencetak Surat Elegibilitas Peserta (SEP) pasien rawat jalan maupun Rawat Inap



-



Menginputkan data serta mencetak Surat Elegibilitas Peserta (SEP) pasien rujukan serta menyediakan form yang dibutuhkan pada saat pasien dirujuk. Seperti : surat tugas, dsb



-



Mengkode diagnose pada aplikasi SEP serta mencari kode diagnose pada buku ICD 10 apabila diagnose jarang digunakan



-



Menulis data pasien BPJS pada buku penghubung yang telah dibuat sendiri oleh petugas pendaftaran guna administrasi rumah sakit



-



Mengupdate kamar melalui dashboard yang telah disediakan



-



Update tanggal pulang untuk pasien BPJS yang belum dipulangkan oleh rumah sakit umum pasirian maupun rumah sakit lainnya melalui aplikasi vclaim.



-



Pelayanan informasi



-



Pelayanan edukasi



-



Keluhan pasien



-



Pembuatan form: 1. Surat pernyataan persetujuan kelengkapan pasien



10



2. Surat pernyataan persetujuan turun kelas 3. Surat pernyataan penolakan menggunakan BPJS 4. Surat keterangan rawat inap dam rawat jalan 2. Persyaratan Minimal Jabatan -



Pendidikan minimal SMA



-



Memiliki ketrampilan administratif dan mengoperasikan komputer



-



Mampu



berkomunikasi



dengan



lancar,



sopan,



dan



dapat



dimengerti oleh klien / pasien b. Pelaksana Rekam Medis 1.



Tugas dan Tangung Jawab -



Merakit dan menyusun dokumen rekam medis rawat inap baru untuk diserahkan ke pendaftaran.



-



Mengambil dan menyiapkan rekam medis sesuai informasi dari kamar terima maupun instalasi lain.



-



Menerima dokumen rekam medis pasien KRS (keluar rumah sakit) dari rawat inap dan rawat jalan



-



Merekap dan membuat evaluasi pengembalian rekam medis pasien KRS setiap bulan.



-



Melakukan assembling dan filling terhadap rekam medis rawat inap pasien KRS yang sudah lengkap dan diletakkan dirak penyimpanan berkas.



-



Menerima



rekam medis yang telah diproses dari Sub Instalasi



Assembling dan Filing rekam medis -



Melaksanakan Coding dan Indexing rawat inap serta rawat jalan berdasarkan diagnosis yang ada di berkas rekam medis rawat inap berdasarkan ICD-10 (diagnosis), ICD-9 dan ICD-9-CM.



-



Melakukan analisis kuantitatif dan kualitatif



rekam medis rawat



jalan dan menyerahkan rekam medis yang telah diindeks dan disensus ke pelaksana Filing untuk disimpan kembali 2. Persyaratan Minimal Jabatan -



Pendidikan minimal DIII rekam Medis



-



Mampu melakukan analisa data dan pelaporan eskternal rumah



sakit -



Dapat menyajikan data yang akurat dan up to date



-



Menguasai system pelaporan



-



Menguasai sistem pengkodean penyakit sesuai dengan sistem



pengkodean ICD X dan ICD IX CM



11



-



Mampu melakukan analisa kuantitatif dan kualitatif rekam medis



-



Memiliki ketrampilan administratif dan mengoperasikan komputer



c. Pelaksana Distribusi Dan Filling 1. Tugas dan Tangung Jawab -



Melakukan distribusi berkas rekam medis ke klinik atau ruangan



-



Melakukan filling atau memasukkan berkas rekam medis ke dalam rak rekam medis dengan benar dan sesuai dengan penomoran yang talah ditetapkan.



2. Persyaratan Minimal Jabatan -



Pendidikan minimal SMA



-



Memiliki ketrampilan administratif dan mengoperasikan computer



-



Sudah di sumpah untuk kerahasian rekam medis



C. SUB INSTALASI VERIFIKASI DAN PENJAMINAN KESEHATAN 1. Tujuan Jabatan Mengkordinasi jalannya kegiatan verifikasi berkas dan persyaratan klaim pasien JKN, serta menyelesaikan masalah terkait komplain pasien JKN. 2. Tugas dan Tanggung Jawab Utama -



Menata dan memverifikasi diagnosa dan data penunjang pasien



Rawat Jalan dan Rawat Inap. -



Scanning berkas Rawat Jalan dan Rawat Inap.



-



Mengentry data billing rumah sakit Rawat Jalan dan Rawat Inap.



-



Mengkoding dan Grouping Rawat Jalan dan Rawat Inap.



-



Mengirimkan berkas klaim ke kantor BPJS dalam waktu satu



bulan sekali. -



Melakukan verifikasi, koding, grouping dan grouping ulang berkas



pending yang akan dklaimkan bulan berikutnya. -



Menyusun berkas klaim Ambulance.



-



Menata berkas rawat jalan dan rawat inap bulanan.



-



Membuat laporan Berita Acara pengajuan klaim sebanyak satu



bulan sekali. -



Membuat laporan Berita Acara yang telah disetujui BPJS



Kesehatan. -



Membuat berita acara klaim Ambulance.



-



Memverifikasi



dan



memasukkan



data



ke



aplikasi



ketenagakerjaan.



12



-



Mengirimkan data Vclaim dan rekap pdf sebanyak satu bulan



sekali. -



Entry Klaim Ambulan ke Aplikasi Lupis.



-



Kofirmasi kekurangan berkas.



3. Persyaratan Minimal Jabatan -



Minimal DIII Kesehatan



-



Memiliki ketrampilan administratif dan mengoperasikan komputer



-



Memahami system pengkodean sesuai ICD 10 dan ICD 9CM



a. Pelaksana Verifikasi Dan Penjaminan Kesehatan a. Tugas dan Tangung Jawab -



Menata dan memverifikasi diagnosa dan data penunjang pasien Rawat Jalan dan Rawat Inap.



-



Scanning berkas Rawat Jalan dan Rawat Inap.



-



Mengentry data billing rumah sakit Rawat Jalan dan Rawat Inap.



-



Mengkoding dan Grouping Rawat Jalan dan Rawat Inap.



-



Mengirimkan berkas klaim ke kantor BPJS dalam waktu satu bulan sekali.



-



Melakukan verifikasi, koding, grouping dan grouping ulang berkas pending yang akan dklaimkan bulan berikutnya.



b.



Menata berkas rawat jalan dan rawat inap bulanan. Persyaratan Minimal Jabatan -



Pendidikan minimal D III Perawat, Bidan, dan Rekam Medis



-



Memiliki ketrampilan administratif dan mengoperasikan komputer



-



Memahami system pengkodean sesuai ICD 10 dan ICD 9CM



BAB VII TATA HUBUNGAN KERJA



13



A. BAGAN HUBUNGAN KERJA ANTAR INSTALASI



Instalasi Ranap Instalasi Radiologi Instalasi Laboratorium



Instalasi Penjaminan Kesehatan Dan Rekam Medis



Instalasi Rajal



Instalasi Teknologi Informasi Instalasi Farmasi



Instalasi Gizi



Instalasi Pemeliharaan Sarana



B. KETERKAITAN HUBUNGAN KERJA INSTALASI REKAM MEDIS 1. Instalasi Rawat Jalan (Rajal) & Rawat Inap (Ranap) Semua kegiatan pelayanan medis dilakukan melalui instalasi rawat jalan (IGD, Medical Check Up) dan rawat inap, ketersediaan dan kelengkapan



informasi



medis



pasien



yang



tertuang



dalam



lembar/berkas rekam medis tercatat dalam lembar tersebut. Dari kegiatan tersebut, pasien dapat dinilai kualitas dan kuantitas layanan yang diberikan oleh Rumah Sakit. 2. Instalasi dan instalasi Penunjang Medis Kebutuhan akan laporan jumlah kunjungan / pelayanan yang dilakukan di masing-masing instalasi-instalasi penunjang medis (Laboratorium,



Rekam



Medis,



Farmasi,



Rehabilitasi



Medis,



Hemodialisa, Instalasi High Dependency) dilakukan secara berkala untuk tiap bulannya. 3. Instalasi Pemeliharaan Sarana Kerusakan non medis, baik berupa fasilitas fisik, peralatan dan sarana instalasi listrik di instalasi rekam medis akan dilaporkan dan diajukan perbaikan ke instalasi pemeliharaan sarana dengan prosedur permintaan perbaikan sesuai dengan SPO yang berlaku.



14



BAB VIII POLA KETENAGAAN DAN KUALIFIKASI PERSONIL A. PENGHITUNGAN KEBUTUHAN TENAGA 1. Kepala Instalasi Penjaminan Kesehatan dan Rekam Medis Kepala Instalasi Penjaminan Kesehatan dan Rekam Medisadalah kepala struktural yang diangkat oleh Direktur Rumah Sakit Umum Daerah Pasirianmelalui SK Pengangkatan Kepala instalasi rekam medis berdinas pagi hari yang berfokus pada pengaturan dan pengendalian pelayanan instalasi rekam medis. 2. Pelaksana Penjaminan Kesehatan Pelaksana Penjaminan Kesehatan adalah tenaga DIII Kesehatan yang bertugas dengan mengikuti waktu kerja/dinas. Waktu dinas petugas verifikator hanya pagi pukul 07.30 s/d 15.30. 3. Pelaksana Rekam Medis Pelaksana rekam medis adalah tenaga Perekam medis yang bertugas dengan mengikuti waktu kerja/dinas. Waktu dinas petugas rekam medis hanya pagi pukul 07.30 s/d 14.30. 4. Pelaksana Pendaftaran Pelaksana Pendaftaran adalah tenaga S1 Umum yang bertugas dengan



mengikuti



waktu



kerja/dinas.



Waktu



dinas



petugas



pendaftaran pagipukul 07.30 s/d 16.00 dan malam 16.00 s/d 07.00 5. Pelaksana Pendistribusian dan Filling Pelaksana pendistribusian dan filling adalah tenaga SMA/SMK yang bertugas dengan mengikuti waktu kerja/dinas. Waktu dinas petugas rekam medis hanya pagi pukul 07.30 s/d 14.30. B. POLA KETENAGAAN DAN KUALIFIKASI N o



Nama Jabatan



Kualifikasi Formal Sertifikat



a. b.



1



Kepala Instalasi S1 Penjamin Kedoktera Kesehatan dan n Rekam Medis



c.



d.



Pengalaman dan kualifikasi Berkepribadian sebagai pemimpin Menjunjung tinggi kejujuran Pendidikan minimal DIII Rekam Medis dan menguasai Manajemen Memiliki ketrampilan administratif dan mengoperasikan komputer.



15



N o



Nama Jabatan



Kualifikasi Formal Sertifikat



a. b.



c. 2



Koordinator Rekam Medis



DIV Rekam Medis



d. e. f.



g.



3



Pelaksana Rekam Medis



DIV Rekam Medis



a. b.



c.



d. e. f.



g.



Pengalaman dan kualifikasi Pendidikan minimal DIII Rekam Medis Pendidikan Memiliki ketrampilan administratif dan mengoperasikan komputer. Menguasai system pengkodean penyakit Mampu melakukan analisa data dan pelaporan eskternal rumah sakit Dapat menyajikan data yang akurat dan up to date Menguasai system pelaporan Mampu melakukan analisa kuantitatif dan kualitatif rekam medis Memiliki ketrampilan administratif dan mengoperasikan komputer. Pendidikan minimal DIII Rekam Medis Pendidikan Memiliki ketrampilan administratif dan mengoperasikan komputer. Menguasai system pengkodean penyakit\ Mampu melakukan analisa data dan pelaporan eskternal rumah sakit Dapat menyajikan data yang akurat dan up to date Menguasai system pelaporan Mampu melakukan analisa kuantitatif dan kualitatif rekam medis Memiliki ketrampilan administratif dan mengoperasikan komputer. 16



N o



Nama Jabatan



4



Pelaksana Pendaftaran



5



Pelaksana Distribusi Filling



Kualifikasi Formal Sertifikat



SMA Sederajat



dan SMA



Pengalaman dan kualifikasi a. Pendidikan minimal SMA Sederajat b. Memiliki ketrampilan administratif dan mengoperasikan computer c. Mampu berkomunikasi dengan lancar, sopan, dan dapat dimengerti oleh klien / pasien d. Memahami system pengkodean ICD 10 a. Pendidikan minimal SMA Sederajat Memiliki ketrampilan administratif dan mengoperasikan computer b. Sudah di sumpah untuk kerahasian rekam medis a.



6



DIII BIDAN Koordinator / verifikasi dan PERAWAT Penjaminan / REKAM Kesehatan MEDIS



b.



c.



d.



7



DIII BIDAN Pelaksana / verifikasi dan PERAWAT Penjaminan / REKAM Kesehatan MEDIS



e.



f.



Pendidikan minimal D III Perawat, Bidan, dan Rekam Medis Memiliki ketrampilan administratif dan mengoperasikan komputer Memahami system pengkodean sesuai ICD 10 dan ICD 9CM Pendidikan minimal D III Perawat, Bidan, dan Rekam Medis Memiliki ketrampilan administratif dan mengoperasikan komputer Memahami system pengkodean sesuai ICD 10 dan ICD 9CM



17



C. DASAR PERHITUNGAN KETENAGAAN INSTALASI REKAM MEDIS N o 1



Tugas Pokok



Uraian Tugas



Rerata Beban Kerja



Informasi Dan Pendaftaran Pendaftaran (Rawat pasien rawat Inap) inap (wawancara pasien) Diisi Pemesanan dan jumlah cari kamar pasien Penjelasan yang persetujuan mendafta rawat inap r dalam Entry data periode 1 pasien komputer bulan Pengambilan berkas rekam medis Total Waktu yang dibutuhkan (Beban kerja x waktu) Total waktu dalam periode 1 bulan Rawat Jalan Menerima Diisi pendaftaran & jumlah Input pasien pendaftaran yang pasien rawat mendafta jalan r dalam periode 1 Membuat kartu bulan berobat



Waktu yang dibutuhkan meni jumla t h 1200 2 3 3 2 5 15



Assembling&Filling



Merakit dan menyusun berkas rekam medis baru rawat inap Cek kelengkapan berkas rekam medis Memisahkan berkas rekam medis lengkap dan tidak



1200 1200 1200



1200



18.000



4



1700



1



1700



Total Wajtu yang dibutuhkan (beban kerja x 5 waktu) Total waktu dalam periode 1 bulan 2.



1200



1700 8.500



Diisi 2 jumlah pasien yang mendafta r dalam 3 periode 1 bulan



1700



2



1700



1700



18



N o



3.



N o 1 2 3



Tugas Pokok



Uraian Tugas



Rerata Beban Kerja



Waktu yang dibutuhkan meni jumla t h



lengkap Menyimpan 2 Dokumen rekam medis dalam rak penyimpanan Total Waktu yang dibutuhkan 9 (Beban kerja x waktu) Total waktu dalam periode 1 15.300 bulan Menerima rekam medis 3 yang telah diproses dari bagian assembling dan filing rekam Diisi medis untuk jumlah dicoding pasien ranap Melaksanakan coding dan yang 3 indexing rawat mendafta r dalam inap periode 1 berdasarkan Computer yang bulan ada di rekam medis rawat inap berdasarkan ICD-10 (dagnosa), ICDO dan ICD-IX. Total Waktu yang 6 dibutuhkan (Beban kerja x waktu) Total waktu dalam periode 1 bulan



Coding&Indexing



1700



1700



1700



1700



1700 10.200



Jumlah Tenaga yang ada Pendaftaran 4



Profesi



Informasi dan (Ranap) Informasi dan Pendaftaran 2 (Rajal) Assembling, Filling, Coding, 4 indexing, Analysing dan Reportinh.



19



4



Verifikator



Total Kebutuhan Tenaga



4



14Orang



20



BAB IX KEGIATAN ORIENTASI A. DEFINISI adalah orientasi kerja yang dilaksanakan terhadap karyawan baru, mutasi ke instalasi kerja baru, maupun orientasi prosedur yang baru ditetapkan B. PESERTA ORIENTASI Peserta orientasi adalah pegawai baru yang sudah dinyatakan diterima sebagai pegawai oleh RS, pegawai yang mutasi ke instalasi kerja baru. C. KELENGKAPAN ORIENTASI Kelengkapan orientasi yang harus dimiliki dan digunakan oleh peserta orientasi adalah sebagai berikut : 1. Name Tag yang bertuliskan nama lengkap beserta keterangan Trainee di bawah nama. 2. Name Tag digunakan di baju peserta orientasi di dada kanan. 3. Peserta orientasi wajib menggunakan baju atasan hem putih polos dan bawahan celana panjang kain berwarna hitam polos. 4. Peserta orientasi wajib menggunakan sepatu fantofel hitam selama masa orientasi. D. WAKTU DAN TEMPAT ORIENTASI 1. Orientasi Instalasi Penjaminan Kesehatan dan Rekam Medis, dilaksanakan dalam waktu 1 bulan (30 hari kerja) teori maupun praktek. Waktu orientasi ruang lingkup tugasnya . Penjaminan kesehatan 07.30 – 15.30 (5 hari kerja) Rekam medis 07.30 – 14.30 (6 hari kerja) Pendaftaran Rawat Jalan 07.30 – 14.30 (6 hari kerja) Rawat Inap 07.00 – 16.00 / 16.00 – 07.00 (Shift) 2. Tempat orientasi sesuai ruang lingkup tugasnya E. KEGIATAN ORIENTASI 1. Orientasi Organisasi a. Struktur organisasi dan tata laksana dalam pelayanan RS b. Visi, misi, prinsip dan tujuan organisasi dan pelayanan di RS c. Jenis-jenis



pelayanan



atau



program



yang



tersedia



atau



dilaksanakan



21



d. Fasilitas-fasilitas yang ada di RS e. Prosedur yang digunakan untuk pemeliharaan untuk pemeliharaan fasilitas-fasilitas RS f. Sistem pengamanan dan ketertiban termasuk peraturan di RS 2. Orientasi lapangan Pegawai baru tersebut diberikan orientasi langsung ke lapangan di semua ruangan di lingkungan RS 3. Orientasi khusus (dimana mereka ditempatkan) a.



Organisasi dan tata ruang dari instalasi kerja



b.



Fasilitas-fasilitas dan peralatan yang tersedia di instalasi kerja



c.



Perkenalan dengan semua staf di instalasi kerja



d.



Tugas dan tanggung jawab serta wewenangnya dalam instalasi kerja



e.



Prosedur administrasi serta dokumen pendukungnya



f.



Model penugasan, tata cara kerja dan hal-hal lain yang berlaku



F. JADWAL PELAKSANAAN KEGIATAN Pelaksanaan kegiatan orientasi : Hari : menyesuaikan ruang lingkupnya Tanggal : ……………………….. Adapun materi dan pemateri pada pelaksanaan orientasi karyawan baru adalah : No 1 2



7



Materi Orientasi Visi, misi, dan tujuan RS Struktur Organisasi Hak dan kewajiban karyawan RS serta peraturan karyawan Prosedur dan tatalaksana pengendalian INOS di RS dan hand hygine Kesehatan dan keselamatan kerja di RS dan disaster plan Ketentuan orientasi di instalasi kerja masing-masing Pemasaran



8



Rekam Medis



9 10 11 12 13



Alat medis dan maintenance Gizi Farmasi Radiologi Laboratorium



3 4 5 6



Pemateri Direktur RS Wadir Umum Kabag. Personalia Komite PPI



Kepala masing-masing Instalasi Komite PKRS Instalasi Penjaminan Kesehatan dan Rekam Medis IPS Instalasi Gizi Instalasi Farmasi Radiologi Laboratorium



22



G. EVALUASI ORIENTASI Yang dimaksud dengan evaluasi pelaksanaan kegiatan adalah evaluasi dari jadwal kegiatan. Jadwal tersebut akan dievaluasi setiap berapa bulan sekali (kurun waktu tertentu), sehingga bila dari evaluasi dketahui ada pergeseran jadwal atau penyimpangan jadwal maka dapat segera diperbaiki sehingga tidak mengganggu program secara keseluruhan. Karena itu, yang ditulis dalam kerangka acuan adalah kapan (setiap kurun waktu berapa lama) evaluasi pelaksanaan kegiatan dilakukan dan siapa yang melakukan. Evaluasi dalam program orientasi merupakan hal yang sangat penting untuk mendapatkan hasil kerja klinis yang professional. Kepala ruangan bertanggung jawab terhadap proses adaptasi serta perkembangan para karyawan baru baik dalam kemampuan dan perilkunya Evaluasi perlu dilakukan setiap minggu atau dua kali dalam seminggu untuk kemajuan yang dihasilkan selama periode 3 bulan. Batas waktu diperlukan untuk mendapatkan standar minimal dari kapabilitasnya dari setiap karyawan baru yang masih dalam masa orientasi. Evaluasi dilakukan



dengan



menggunakan



alat



evaluasi



(checklist)



sesuai



kebutuhan dan dilpaorkan kepada yang berwenang.



23



BAB X PERTEMUAN RAPAT Pertemuan antara pimpinan Rekam Medis dengan tenaga dan staf pelaksana Rekam Medis lainnya dilakukan secara rutin maupun berkala untuk melakukan evaluasi dan membahas permasalahan yang ditemui terkait pelayanan dan operasional Rekam medis dan instalasi terkait lainnya, maupun merencanakan kegiatan khusus lainnya. A. PERTEMUAN RUTIN/BERKALA 1. Pertemuan Bulanan Merupakan pertemuan rutin internal Rekam Medis, yang dipimpin oleh Kepala Instalasi Penjaminan Kesehatan dan Rekam Medisyang diselenggarakan pada minggu pertama tiap bulannya. a. Pelaporan kegiatan pelayanan Rekam Medis dalam bulan sebelumnya b. Pencapaian Program Peningkatan Mutu Pelayanan Rekam Medis bulan sebelumnya c. Pembahasan permasalahan manajerial dan fungsional pelayanan Rekam Medis dalam bulan sebelumnya d. Perencanaan kegiatan manajerial dan/atau fungsional pelayanan Rekam Medis bulan berikutnya 2. Materi Rapat Rapat



terjadwal



dengan



agenda



umum,



yaitu



membahas



permasalahan, kendala, usulan maupun langkah langkah yang harus dilakukan untuk pembenahan instalasi Rekam Medis menjadi baik. Materi rapat dapat ditentukan 1 minggu sebelum di adakan rapat (direncanakan) maupun dapat ditentukan pada saat berlangsung tergantung situasi dan pembahasan rapat. 3. Peserta Rapat Khususnya seluruh staf instalasi Rekam Medis Rumah Sakit Umum Daerah Pasiriandan dapat juga melibatkan instalasi instalasi terkait apabila materi rapat perlu adanya koordinasi dan sosialisasi dengan instalasi terkait, meliputi : a.



Komite Keperawatan beserta instalasi atau instalasi dibawah jajarannya.



b.



Seksi Pelayanan Medis dan Seksi Penunjang Medis beserta instalasi di bawah jajarannya.



24



B. PERTEMUAN INSIDENTIL Merupakan pertemuan yang tidak terjadwal yang diselenggarakan untuk membahas permasalahan khusus dan insidentil sesuai dengan kondisi di lapangan. Pertemuan dipimpin oleh Kepala



Instalasi Penjaminan



Kesehatan dan Rekam Medis.



25



BAB XI PELAPORAN A. PENGERTIAN Pelaporan merupakan sistim atau metode yang dilakukan untuk melaporkan segala bentuk kegiatan yang ada terkait dengan pemberian pelayanan di Instalasi Penjaminan Kesehatan dan Rekam Medis. B. JENIS LAPORAN Adapun jenis laporan yang dikerjakan terdiri dari : 1. Laporan Harian Laporan yang dibuat oleh staf rekam medis setiap shift dalam bentuk laporan setiap hari. Adapun hal – hal yang dilaporkan adalah : a.



Laporan Kunjungan Rawat Jalan.



b.



Laporan Kunjungan IGD.



2. Laporan Bulanan Laporan yang dibuat dalam bentuk tertulis dan sudah tersedia form khusus setiap bulannya. Adapun hal-hal yang dilaporkan adalah : a. Laporan Intern 1) Laporan Kunjungan Pasien Rawat Jalan 2) Laporan Kunjungan Pasien Rawat Inap 3) Laporan Kunjungan IGD 4) Laporan Kunjungan Pasien Penunjang Medis (Laboratorium, Radiologi, Rekam Medis, Farmasi) 5) Laporan 10 Besar Penyakit Rawat Jalan dan Rawat Inap b. Laporan Extern 1) Laporan Morbiditas Rawat Inap (RL2a1) 2) Laporan Morbiditas Rawat Jalan (RL2a2)



26