Pedoman Pengelolaan Obat Dan Bahan Medis Habis Pakai [PDF]

Citation preview

KEPUTUSAN KEPALA UPT PUSKESMAS II JEMBRANA NOMOR: 08/PuskII Jbr/2018 TENTANG PEDOMAN PENGELOLAAN OBAT DAN PERBEKALAN KESEHATAN DI PUSKESMAS II JEMBRANA



KEPALA UPT PUSKESMAS II JEMBRANA



Menimbang



:



a.



Bahwa untuk melaksanakan kegiatan pengobatan di UPT Puskesmas II Jembrana perlu ditunjang dengan pengelolaan obat dan perbekalan farmasi.



b.



Bahwa pengelolaan obat dan perbekalan kesehatan untuk menjamin ketersediaan, pemerataan, keterjangkauan obat dan perbekalan kesehatan .



c.



Bahwa berdasarkan pertimbangan huruf a dan huruf b, perlu menetapkan Keputusan Kepala Unit Pelaksana Teknis Puskesmas II Jembrana tentang Pedoman Pengelolaan Obat dan Perbekalan Kesehatan untuk Pelayanan Kesehatan Dasar;



Mengingat



:



1.



Undang–Undang Republik Indonesia Nomor 33 Tahun 2004 tentang Perimbangan Keuangan antara Pemerintah Pusat dan Daerah (Lembaran Negara Rebublik Indonesia Tahun 2004 Nomor 126, Tambahan Lembaran Republik Indonesia Nomor 4438)



2.



Undang-UndangNomor 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 144, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5063);



3.



Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 74 Tahun 2016 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Puskesmas



4.



Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 75 Tahun 2014 tentang Pusat Kesehatan Masyarakat (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 1676 );



5.



Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 31 tahun 2016 tentang perubahan



atas



peraturan



Menteri



Kesehatan



Nomor



889/Menkes/V/2011 tentang Registrasi, Izin Praktek, dan Izin Kerja Tenaga Kefarmasian 6



Keputusan Menteri Kesehatan Nomor : 1121/ MENKES /SK /XII / 2008 tentang Pedoman Teknis Pengadaan Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan Untuk Pelayanan Kesehatan Dasar



7



Peraturan Kepala Badan Pengawas Obat Dan Makanan Republik Indonesia Nomor : HK.03.1.34.11.12.7542 Tahun 2012 tentang Pedoman Teknis Cara Distribusi Obat yang Baik



MEMUTUSKAN : Menetapkan



: KEPUTUSAN KEPALA UPT PUSKESMAS II JEMBRANA TENTANG PEDOMAN PENGELOLAAN OBAT DAN PERBEKALAN KESEHATAN UNTUK PELAYANAN KESEHATAN DASAR



KESATU



: Menentukan pengelolaan obat dan perbekalan kesehatan sebagaimana terlampir dalam keputusan ini.



KEDUA



: Menentukan pengelolaan obat dan perbekalan kesehatan dimaksud diktum KESATU, digunakan sebagai pedoman dalam melaksanakann pengelolaan obat dan perbekalan kesehatan di Unit Pelaksanaan Teknis Puskesmas II Jembrana



KETIGA



: Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan dan apabila dikemudian hari terdapat kekeliruan dalam penetapannya, maka akan diadakan pembetulan sebagaimana mestinya



Ditetapkan di : Yeh Kuning pada tanggal : 09 Januari 20182015 Kepala UPT Puskesmas II Jembrana,



TriOktin Windha Daniaty



Tembusan disampaikan kepada Yth : 1.



Dinas Kesehatan Kabupaten Jembrana;



2.



Arsip



LAMPIRAN KEPUTUSAN KEPALA UPT PUSKESMAS II JEMBRANA NOMOR



: 08/PUSK II JBR/2018



TANGGAL



: 9 JANUARI 2018



TENTANG



:PEDOMAN PENGELOLAAN OBATDAN PERBEKALAN KESEHATAN UNTUK PELAYANAN KESEHATAN DASAR



PEDOMAN PENGELOLAAN OBAT DAN PERBEKALAN KESEHATAN DI PUSKESMAS II JEMBRANA



I.



PENDAHULUAN



A. LATAR BELAKANG Pembangunan bidang kesehatan pada dasarnya ditujukan untuk meningkatkan kesadaran,kemauan dan kemampuan hidup sehat bagi setiap orang untuk mewujudkan derajat kesehatan yang optimal. Pada berbagai upaya pelayanan kesehatan, obat merupakan salah satu unsur penting.Diantara berbagai alternatif yang ada, intervensi dengan obat merupakan intervensi paling besar digunakan dalam penyelenggaraan upaya kesehatan. Dalam rangka pembangunan kesehatan di daerah diperlukan keseimbangan dan kesinambungan untuk kelangsungan program-program kesehatan, yang didukung oleh ketenagaa, pembiayaan dan sarana prasarana yang memadai. Dalam



upaya



meningkatkan



ketersediaan



obat



dan



perbekalan



kesehatan



sangatdiperlukan optimalisasi pemanfaatan dana, efektivitas pengguna serta pengendalian persediaan dan pendistribusian dari instalasi famasi Kabupaten/ Kota ke Unit Pelayanan Kesehatan. Untuk melakukan pengadaan obat dan perbekalan kesehatan di Instalasi Farmasi Kabupaten/ Kota harus mengacu kepada pedoman pengadaan dan sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku.



Untuk menjamin ketesediaan, pemerataan, keterjangkauan obat dan perbekalan kesehatan, sera pelayanan kefarmasian yang bermutu dalam rangka mewujudkan penggunaan obat yang rasional dapat tercapai.



B. Tujuan Pengelolaan



Sediaan



Farmasi



salah satu kegiatan pelayanan



dan



Bahan



kefarmasian,



Medis



yang



Habis



dimulai



Pakai merupakan dari perencanaan,



permintaan, penerimaan, penyimpanan, pendistribusian, pengendalian, pencatatan dan pelaporan serta pemantauan dan evaluasi. Tujuannya



adalah untuk menjamin



kelangsungan ketersediaan dan keterjangkauan Sediaan Farmasi dan Bahan Medis Habis



Pakai



yang efisien,



kompetensi/kemampuan



tenaga



efektif kefarmasian,



dan



rasional,



mewujudkan



meningkatkan sistem



informasi



manajemen, dan melaksanakan pengendalian mutu pelayanan.



C. Ruang Lingkup Pelayanan kefarmasian di Puskesmas meliputi 2 (dua) kegiatan, yaitu kegiatan yang bersifat manajerial berupa pengelolaan Sediaan Farmasi dan Bahan Medis Habis Pakai dan kegiatan pelayanan farmasi klinik. Kegiatan tersebut harus didukung oleh sumber daya manusia dan sarana dan prasarana.



II.



PENGELOLAAN



OBAT



DAN



PERBEKALAN



PUSKESMAS MELIPUTI KEGIATAN : a. Perencanaan b. Penyediaan, Pengadaan, Permintaan c. Penerimaan dan Pemeriksaan d. Penyimpanan e. Pendistribusian f. Pemusnahan g. Pengendalian h. Pencatatan, Pelaporan; dan i. Pemantauan dan Evaluasi



KESEHATAN



UNTUK



A. Perencanaan Perencanaanobatdanperbekalankesehatan



merupakansalah



satu



fungsi



yang



menentukan dalam proses pengadaan obat dan perbekalan kesehatan. Pengadaan obat dan perbekalan kesehatan untuk pelayanan kesehatan dasar (PKD) melalui dua sumber, yaitu Dinas Kesehatan (APBD/DAK) dan anggaran BLUD. Tujuan perencanaan adalah untuk mendapatkan: 1. Perkiraan jenis dan jumlah Sediaan Farmasi dan Bahan Medis Habis Pakai yang mendekati kebutuhan; 2. Meningkatkan penggunaan Obat secara rasional; dan 3. Meningtkan efisiensi penggunaan Obat



Proses perencanaan obat 1. Tahap pemilihan Berdasarkan seleksi ilmiah ( pola penyakit, pola konsumsi, data mutasi obat) yang mengacu pada DOEN dan Formularium Puskesmas yang melibatkan petugas medis yang ada di puskesmas seperti dokter, dokter gigi, bidan, perawat, serta pengelola program yang berkaitan dengan pengobatan 2. Tahap kompilasi pemakaian obat Kompilasi pemakaian obat dan rekapitulasi data pemakaian obat di unit unit pelayanan kesehatan yang bersumber dari LPLPO sub unit 3. Tahap perhitungan kebutuhan obat a.



Metode konsumsi Adapun



tahapan



perhitungan



kebutuhan



obat



dilakukan



pendekatan



perhitungan melalui metode konsumsi. Metode konsumsi didasarkan atas analisa data konsumsi obat tahun sebelumnya. Untukmenghitungjumlah obat yang dibutuhkan berdasarkan metoda konsumsi perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut: a) Pengumpulan dan pengolahan data b) Analisa data untuk informasi dan evaluasi c) Perhitungan perkiraan kebutuhan obat d) Penyesuaian jumlah kebutuhanobat dengan alokasi dana







Data yang perlu dipersiapkan untuk perhitungan metode konsumsi :



a) Daftar nama obat



g)



Kekosongan obat



b) Stok awal



h)



Pemakaian rata-rata obat per tahun



c) Penerimaan



i)



Waktu tunggu (leadtime)



d) Pengeluaran



j)



Stok pengaman (bufferstok)



e) Sisa stok



k)



Pola kunjungan



f) Obat hilang,rusak, kadaluarsa



Rumus :



A= Rencana Pengadaan B= Pemakaian rata-rata x 12 bulan A = ( B+C+D )- E



C=Bufferstock(10%– 20%) D= Lead time 15 hari E= Sisa stok



b. Metode Morbiditas. Metode morbiditas adalah perhitungan kebutuhan obat berdasarkan pola penyakit. Faktor-faktor yang perlu diperhatikan adalah perkembangan pola penyakit,waktu tunggu, dan stok pengaman. Langkah-langkah perhitungan metode morbiditas adalah : 1). Menetapkan polamorbiditas penyakit berdasarkan kelompok umur -penyakit. Kegiatan yang harus dilakukan : Pengisian (formulir 4) terlampir dengan masing-masing kolom diisi: Kolom1 : Nomorurut. Kolom 2 : Nomor kode penyakit. Kolom3 : Namajenispenyakit diurutkan dariatas dengan jumlah paling besar. Kolom 4



:Jumlah penderita anak dibawah 5tahun.



Kolom 5



:Jumlah penderita dewasa.



Kolom 6



:Jumlah total penderita anak dan dewasa.



2). Menyiapkan data populasi penduduk. Komposisi demografi dari populasi yang akan diklasifikasikan berdasarkan jenis kelamin untuk umur antara: • 0 s/d 4 tahun. • 5 s/d 14 tahun. • 15 s/d 44 tahun.



• ≥45 tahun. 3). Menyediakan data masing-masing penyakit pertahun untuk seluruh populasi pada kelompok umur yang ada. 4). Menghitungfrekuensikejadianmasing-masingpenyakitpertahun untuk seluruh populasi pada kelompok umur yang ada. 5). Menghitungjenis,jumlah,dosis,frekuensidanlamapemberian obat menggunakan pedoman pengobatan yang ada. 6). Menghitungjumlahyangharusdiadakanuntuktahunanggaran yang akan datang



Contoh perhitungan Metode Morbiditas : 1). Menghitung masing-masing obat yang diperlukan perpenyakit. Sebagai contoh pada pedoman pengobatan untuk penyakit diare akut pada orang dewasa dan anak-anak digunakan obat oralit dengan perhitungan sebagai berikut : Anak-anak: Satu episode diperlukan 15 (limabelas) bungkus oralit @ 200 ml. Jumlah episode 18.000 kasus. Maka jumlah oralit yang diperlukan = 18.000 x 15 bungkus



=



270.000 bungkus @200 ml. Dewasa : Satu episode diperlukan 6 (enam) bungkus oralit @1liter. Jumlah kasus.Maka



episode



10,800



jumlah oralit yang diperlukan = 10.800 x 6 bungkus=64.800 bungkus



@1000 ml/1liter 2). Pengelompokan danpenjumlahan masing-masing obat a). Sebagai contoh : Tetrasiklin kapsul 250 mg digunakan pada berbagai kasus penyakit.Berdasarkan langkah pada butira, diperoleh obat untuk Kolera diperlukan



= 3.000 kapsul



Disentri diperlukan



= 5.000 kapsul



Amubiasis diperlukan



= 1.000 kapsul



Infeksi saluran kemih



= 2.000 kapsul



Penyakit kulit diperlukan



=



Jumlah Tetrasiklin diperlukan



=11.500 kapsul



500 kapsul



4. Tahap Proyeksi Kebutuhan Obat Proyeksi



Kebutuhan



Obat



adalah



perhitungan



kebutuhan



obat



secara



komprehensif dengan mempertimbangkan data pemakaian obat dan jumlah sisa stok pada periode yang masih berjalan dari berbagai sumber anggaran. Pada tahap ini kegiatan yang dilakukan adalah : a. Menetapkan perkiraan stok akhir periode yang akan datang. Stok akhir diperkirakan sama dengan hasil perkalian antara waktu tunggu dengan estimasi pemakaian rata-rata / bulan ditambah stok pengaman. b. Menghitung perkiraan kebutuhan pengadaan obat periode tahun yang akan datang. Perkiraan kebutuhan pengadaan obat tahun yang akan datang dapat dirumuskan sebagai berikut : a=b+c+d–e-f



a = Perkiraan kebutuhan pengadaan obat tahun yang akan datang. b



= Kebutuhan obat dan perbekalan kesehatan untuk sisa periode berjalan



c



(sesuai tahun anggaran yang bersangkutan).



= Kebutuhan obat untuk tahun yang akan datang.



d = Perkiraan stok akhir tahun (waktu tunggu dan stok pengaman). e



= Stokawal periode berjalan atau sisa stokper 31Desember tahun sebelumnya diunit pengelola obat.



f



= Rencana penerimaan obat pada periode berjalan (Januari s/d Desember ).



c. Menghitung perkiraan anggaran untuk total kebutuhan obat dengan cara: 1). Melakukan analisis ABC–VEN. 2). Menyusun prioritas kebutuhan dan penyesuaian kebutuhan dengan anggaran yang tersedia.



d. Pengalokasian kebutuhan obat



berdasarkan sumber anggaran dengan melakukan



kegiatan : 1). Menetapkan kebutuhan anggaran untuk masing-masing obat berdasarkan



sumber anggaran. 2). Menghitung persentase belanja untuk masing-masing obat terhadap masingmasing sumber anggaran. 3). Menghitung



persentase



anggaran



masing-masing



obat terhadap total



anggaran dari semua sumber. 4). Mengisi lembar kerja perencanaan pengadaan obat, dengan menggunakan formulir lembar kerja perencanaan pengadaan obat ( formulir 5 ) maka masing-masing kolom diisi :



Kolom 1



Nomor urut obat dan perbekalan kesehatan dalam daftar



Kolom 2



Nama obat dan perbekalan kesehatan sesuai dengan daftar



Kolom 3



Satuan kemasan masing-masing obat dan perbekalan kesehatan



Kolom 4



Jenis Kemasan masing-masing obat dan perbekalan kesehatan



Kolom 5



Stok awal pada 1 Januari (hasil perhitungan sisa stok per 31 Desember) di semua sumber



Kolom 6



Stok awal di seluruh Puskesmas



pada 1 Januari (hasil



perhitungan sisa stok per 31Desember Kolom 7



Jumlah kolom5 +kolom 6



Kolom 8



Jumlah obat dan perbekalan kesehatan yang akan masuk ke instalasi farmasi yang berasal dari sumber anggaran APBD



Kolom 9



Jumlah obat dan perbekalan kesehatan yang akan masuk ke instalasi farmasi yang berasal dari anggaran obat Askes



Kolom 10



Jumlah obat dan perbekalan kesehatan yang akan masuk ke Instalasi Farmasi yang berasal dari anggaran obat Program



Kolom 11



Jumlah obat dan perbekalan kesehatan yang akan masuk ke Instalasi Farmasi



Kolom 12



Jumlah obat dan perbekalan kesehatan yang akan masuk ke Instalasi Farmasi yang berasal dari anggaran lain-lain



Kolom 13



Jumlah kolom 8 hingga 12



Kolom 14



Jumlah persediaan obat dan perbekalan kesehatan Instalasi Farmasi pada periode yang



berjalan



yang



penjumlahan dari kolom 8 sampai dengan kolom 12



merupakan



Kolom 15



Jumlah pemakaian rata-rata masing-masing obat dan perbekalan kesehatan di seluruh Instalasi Farmasi setiap bulan



Kolom 16



Ketersediaanobat = hasil pembagian kolom 14 dengan kolom 15



Kolom 17



Jumlah total



kebutuhan



obat



dan perbekalan kesehatan



periode akan datang yang merupakan hasil perkalian kolom 14 dengankoefisien tertentu misalnya 18 (Untuk 18 Bulan) Kolom 18



Alokasi



jumlah



obat



dan



perbekalan kesehatan yang



pengadaannya menggunakan anggaran APBD Kolom 19



Alokasi



jumlah



obat



dan



perbekalan kesehatan yang



pengadaannya menggunakan anggaran Askes



Kolom 20



Alokasi



jumlah



obat



dan



perbekalan kesehatan yang



pengadaannya menggunakan anggaran Program



Kolom 21



Alokasi



jumlah



obat



dan



perbekalan kesehatan yang



pengadaannya menggunakan anggaran



Buffer



stok



Nasional



Kolom 22



Alokasi



jumlah



obat



dan



perbekalan kesehatan yang



pengadaannya menggunakan anggaran lain-lain



Kolom 23



Jumlah pengadaan obat dan perbekalan kesehatan yang angkanya didapat dari hasil penambahan kolom 18 sampai dengan kolom 22



Kolom 24



Harga obat dan perbekalan kesehatan per kemasan untuk masing-masing obat dan perbekalan kesehatan yang datanya diambil dari Daftar Harga Obat PKD atau Obat Program Kesehatan tahun berjalan



Kolom 25



Total harga yang merupakan perkalian antara kolom 18 dengan 24



Kolom 26



Total harga yang merupakan perkalian antara kolom 19 dengan kolom 24



Kolom 27



Total harga yang merupakan perkalian antara kolom 20 dengan 24



Kolom 28



Total harga yang merupakan perkalian antara kolom 21 dengan kolom 24



Kolom 29



Total



harga



pengadaan



obat



yang merupakan



perkalian antara kolom 22 sampai dengan kolom 24



Kolom 30



Total



harga



pengadaan



obat



yang merupakan



penjumlahan kolom 25 sampai 29



5.



Tahap Penyesuaian Rencana Pengadaan Obat. Dengan melaksanakan penyesuaian rencana pengadaan obat dengan jumlah dana



yang tersedia maka informasi yang didapat adalah jumlah rencana pengadaan, skala prioritas masing-masing jenis obat dan jumlah kemasan, untuk rencana pengadaan oba tahun yang akan datang. Beberapa teknik manajemen untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi penggunaan dana dalam perencanaan kebutuhan obat adalah dengan cara: a.



Analisa ABC. Berdasarkan berbagai pengamatan dalam pengelolaan obat, yang paling banyak ditemukan adalah tingkat konsumsi pertahunhanya diwakili oleh relatif sejumlah kecil item. Sebagai contoh, dari pengamatan terhadap pengadaan obat dijumpai bahwa sebagian besar dana obat (70%) digunakan untuk pengadaan, 10% dari jenis/ item obat yang paling banyak digunakan sedangkan sisanya sekitar 90% jenis/item obat menggunakan dana sebesar 30%. Oleh karena itu analisa ABC mengelompokkan item obat berdasarkan kebutuhan dananya, yaitu : KelompokA: Adalah kelompok jenis obat yang jumlah nilai rencana pengadaannya menunjukkan penyerapan dana sekitar 70% dari jumlah dana obat keseluruhan.



Kelompok B: Adalah kelompok jenis obat yang jumlah nilai rencana pengadaannya menunjukkan penyerapan dana sekitar20%. KelompokC: Adalah kelompok jenis obat yang jumlah nilai rencana pengadaannya menunjukkan penyerapan danasekitar 10% dari jumlah dana obat keseluruhan.



Langkah-Langkah menentukan kelompok A,Bdan C. 1). Hitung jumlah dana yang dibutuhkan untuk masing-masing obat dengan cara mengalikan kuantum obat dengan harga obat 2). Tentukan rankingnya mulai dari yang terbesar dananya sampai yang terkecil 3). Hitung persentasenya terhadap total dana yang dibutuhkan 4). Hitung kumulasi persennya 5). Obatkelompok Atermasuk dalamkumulasi 70% 6). Obat kelompok B termasuk dalamkumulasi > 70% s/d 90% 7). Obat kelompok C termasuk dalamkumulasi >90% s/d 100% b.



Analisa VEN. Salah satu cara untuk meningkatkan efisiensi penggunaan dana obat yang



terbatas adalah dengan mengelompokkan obat yang didasarkan kepada dampak tiap jenis obat pada kesehatan. Semua jenis obat yang tercantum dalam daftar obat dikelompokkan kedalam tiga kelompokberikut: Kelompok V Adalah kelompok obat yang vital, yang termasuk dalam kelompok ini antara lain :  Obat penyelamat (life saving drugs).  Obat untuk pelayanan kesehatan pokok (vaksin, dll).  Obat untuk mengatasi penyakit-penyakit penyebab kematian terbesar. Kelompok E Adalah kelompok obat yang bekerja kausal, yaitu obat yang bekerja pada sumber penyebab penyakit. Kelompok N Merupakan obat penunjang



yaitu



obat



yang kerjanya ringan dan biasa



dipergunakan untuk menimbulkan kenyamanan atau untuk mengatasi keluhan ringan. Penggolongan obat sistem VEN dapat digunakan untuk : a. Penyesuaian rencana kebutuhan obat dengan alokasi dana yang tersedia. Obat-



obatan



yang



perlu



ditambah



atau dikurangi dapat



didasarkan



atas



pengelompokan obat menurut VEN. b. Dalam penyusunan rencana kebutuhan obat yang masuk kelompok V agar diusahakan tidak terjadi kekosongan obat. Untuk menyusun daftar VEN perlu ditentukan lebih dahulu kriteria penentuan VEN. Kriteria sebaiknya disusun oleh suatu tim. Dalam menentukan kriteria perlu dipertimbangkan kondisi dan kebutuhan masing-masing wilayah. Kriteria yang disusun dapat mencakup berbagai aspek antara lain: • Klinis •



Konsumsi



•



Target kondisi



• Biaya Langkah-langkah menentukan VEN • Menyusun kriteria menentukan VEN • Menyediakan data pola penyakit • Merujuk pada pedoman pengobatan D.



Proses Perencanaan Perbekalan Kesehatan. Proses perencanaan pengadaan perbekalan kesehatan diawali dengan kompilasi data yang disampaikan Puskesmas kemudian oleh Gudang Farmasi Kabupaten diolah menjadi rencana kebutuhan perbekalan kesehatan dengan menggunakan teknik-teknik perhitungan. 1.



Tahap Pemilihan Perbekalan Kesehatan. Fungsi pemilihan perbekalan kesehatan adalah untuk menentukan perbekalan kesehatan yang benar-benar diperlukan sesuai dengan kebutuhan dan dapat melindungi masyarakat dari bahaya yang disebabkan oleh penggunaan yang tidak tepat dan atau yang tidak memenuhi persyaratan mutu manfaat dan keamanan. a.



Perbekalan kesehatan dipilih berdasarkan seleksi ilmiah, medik dan statistik dan membantu fungsi pencapaian efek terapi.



b.



Perbekalan kesehatan yang digunakan sesuai dengan kemajuan pengetahuan dan teknologi.



Kriteria pemilihan perbekalan kesehatan :



Kriteria yang dipergunakan sebagai acuan dalam pemilihan perbekalan kesehatan adalah memenuhi persyaratan mutu manfaat dan keamanan sebagaimana dimaksud dalam Farmakope Indonesia, Standar Nasional Indonesia (SNI), dan standar lain yang ditetapkan oleh ketentuan yang berlaku. a. Perbekalan



kesehatan



memiliki



keamanan



dan



membantu



pengobatan yang didukung dengan bukti ilmiah. b. Perbekalan kesehatan memiliki manfaat yang maksimal dengan resiko yang minimal. c. Bila terdapat lebih dari satu pilihan yang memiliki manfaat yang serupa maka pilihan diberikan kepada perbekalan kesehatan yang : • Kemanfaatannya paling banyak diketahui berdasarkan data ilmiah. • Kualitas



dan



stabilitas



perbekalan



kesehatan



setelah diedarkan



yang paling baik. • Telah terregistrasi. • Paling mudah diperoleh. • Harga terjangkau. Pemilihan perbekalan kesehatan berpedoman pada daftar dan harga yang ditetapkan oleh Menteri Kesehatan yang masih berlaku. 2.



Tahap Kompilasi Pemakaian Perbekalan Kesehatan. Kompilasi pemakaian perbekalan kesehatan adalah rekapitulasi data pemakaian perbekalan kesehatan di unit pelayanan kesehatan yang bersumber dari Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat (LPLPO). Kompilasi pemakaian perbekalan kesehatan dapat digunakan sebagai dasar untuk menghitung stok optimum. Informasi yang diperoleh adalah : a.



Pemakaian tiap jenis perbekalan kesehatan pada masing-masing unit pelayanan kesehatan/puskesmas pertahun.



b.



Persentase pemakaian tiap jenis perbekalan kesehatan terhadap total pemakaian setahun seluruh unit pelayanan kesehatan/puskesmas.



c.



Pemakaian rata-rata untuk setiap jenis perbekalan kesehatan untuk tingkat Kabupaten/Kota secara periodik.



3. Tahap Perhitungan Kebutuhan Perbekalan Kesehatan. Perencanaan kebutuhan perbekalan kesehatan perlu dilakukan perhitungan secara tepat. Perhitungan kebutuhan perbekalan kesehatan dapat dilakukan dengan menggunakan metode konsumsi. Metode konsumsi adalah metode yang didasarkan atas analisa data konsumsi perbekalan kesehatan tahun sebelumnya. Untuk menghitung jumlah yang dibutuhkan berdasarkan metode konsumsi perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut : 1). Pengumpulan dan pengolahan data. 2). Analisa data untuk informasi dan evaluasi. 3).



Perhitungan perkiraan kebutuhan perbekalan kesehatan perbekalan kesehatan.



4).



Penyesuaian jumlah kebutuhan perbekalan kesehatan dengan alokasi dana. Untuk



memperoleh



data



kebutuhan



perbekalan



kesehatan



yang



mendekati ketepatan, perlu dilakukan analisa trend pemakaian perbekalan kesehatan 3 (tiga) tahun sebelumnya atau lebih. Data yang perlu dipersiapkan untuk perhitungan dengan metode konsumsi : 1). Daftar perbekalan kesehatan 2). Stok awal



8).Perbekalan kadaluarsa



kesehatan



hilang/rusak,



3). Penerimaan 4). Pengeluaran 5). Sisa stok 6) Waktu tunggu 7) Stok Pengaman



9). Kekosongan perbekalan kesehatan 10).Pemakaian rata-rata/pergerakan perbekalan kesehatan pertahun 11). Perkembangan pola kunjumgan



Contoh perhitungan dengan Metode Konsumsi : Selama tahun 2007 (Januari – Desember) pemakaian perbekalan kesehatan (alat suntik 1 ml) sebanyak 2.500.000 pcs untuk pemakaian selama 10 (sepuluh) bulan. Pernah terjadi kekosongan selama 2 (dua) bulan. Sisa stok per 31 Desember 2007 adalah 100.000 pcs.



1) Pemakaian



rata-rata



perbekalan



kesehatan



perbulan



tahun



2007 adalah:



2.500.000 pcs / 10 ═ 250.000 pcs.. 2) Pemakaian Perbekalan kesehatan tahun 2007 (12 bulan) = 250.000 pcs x 12 = 3.000.000 pcs. 3)



Pada umumnya stok pengaman berkisar antara 10% - 20% (termasuk untuk mengantisipasi kemungkinan kenaikan kunjungan). Misalkan berdasarkan evaluasi data diperkirakan 20% = 20% x 3.000.000 pcs. = 6000.000 pcs



4) Pada umumnya waktu tunggu berkisar antara 3 s/d 6 bulan. Misalkan leadtime diperkirakan 3 bulan = 3 x 250.000 pcs. = 750.000 pcs. 5) Kebutuhan perbekalan kesehatan tahun 2007 adalah = b + c + d, yaitu : 3.000.000 pcs. + 600.000 pcs.+ 750.000 pcs. = 4.350.000 pcs. Rencana pengadaan Perbekalan kesehatan untuk



tahun 2008 adalah: hasil



perhitungan kebutuhan (e) – sisa stok = 4.350.000 pcs – 100.000 pcs = 4.250.000 pcs = 4250 pcs/dos @ 1000 pcs. Rumus



A = Rencana pengadaan B = Pemakaian rata-rata x 12 bulan



A = ( B+C+D) - E



C = Stok pengaman 10 – 20 % D = Waktu tunggu 3 – 6 bulan E = Sisa stok



4.



Tahap Proyeksi Kebutuhan Perbekalan Kesehatan. Proyeksi



Kebutuhan



Perbekalan



Kesehatan



adalah perhitungan kebutuhan



perbekalan kesehatan secara komprehensif dengan mempertimbangkan data pemakaian perbekalan kesehatan dan jumlah sisa stok pada periode yang masih berjalan dari berbagai sumber anggaran. Pada tahap ini kegiatan yang dilakukan adalah : a).



Menetapkan perkiraan stok akhir periode yang akan datang. Stok akhir diperkirakan sama dengan hasil perkalian antara waktu tunggu dengan estimasi



b).



pemakaian



rata-rata/bulan



ditambah



stok pengaman.



Menghitung perkiraan kebutuhan pengadaan perbekalan kesehatan periode tahun yang akan datang. Perkiraan kebutuhan pengadaan perbekalan kesehatan tahun yang akan datang dapat dirumuskan sebagai berikut: a=b+c+d–e-f A



= Perkiraan kebutuhan pengadaan



perbekalan kesehatan



tahun yang akan datang B



= Kebutuhan obat dan perbekalan kesehatan untuk sisa periode



berjalan



(sesuai



tahun



anggaran



yang



bersangkutan) c



= Kebutuhan perbekalan kesehatan untuk tahun yang akan datang



d



= Perkiraan stok akhir tahun (waktu tunggu dan stok pengaman)



e



= Stok awal periode berjalan atau sisa stok per 31 Desember tahun sebelumnya di unit pengelola perbekalan kesehatan.



f



= Rencana penerimaan perbekalan kesehatan pada periode berjalan ( Januari s/d Desember )



c).



Menghitung



perkiraan



anggaran



untuk



total



kebutuhan



perbekalan



kesehatan dengan cara: 1)



Melakukan analisis ABC.



2)



Menyusun prioritas kebutuhan dan penyesuaian kebutuhan dengan anggaran yang tersedia.



d).



Pengalokasian



kebutuhan



perbekalan



kesehatan



berdasarkan sumber



anggaran dengan melakukan kegiatan : 1)



Menetapkan



kebutuhan



anggaran



untuk



perbekalan kesehatan berdasarkan sumber anggaran.



masing-masing



2)



Menghitung perbekalan



persentase kesehatan



belanja



untuk



terhadap



masing-masing



masing-masing



sumber



anggaran. 3)



Menghitung



persentase



anggaran



masing-masing



perbekalan



kesehatan terhadap total anggaran dari semua sumber. e).



Mengisi



lembar



kesehatan,



dengan



kerja



perencanaan



menggunakan



pengadaan formulir



perbekalan



lembar



kerja



perencanaan pengadaan perbekalan kesehatan dan masing-masing kolom diisi mengacu pada formulir lembar kerja perencanaan pengadaan obat 5.



Tahap Penyesuaian Rencana Pengadaan Perbekalan Kesehatan. Dengan melaksanakan penyesuaian rencana pengadaan perbekalan kesehatan dengan jumlah dana yang tersedia maka informasi yang didapat adalah jumlah rencana pengadaan, skala prioritas masing-masing jenis perbekalan kesehatan dan jumlah kemasan, untuk rencana pengadaan perbekalan kesehatan tahun yang akan datang. Beberapa teknik manajemen untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi penggunaan dana dalam perencanaan kebutuhan



perbekalan kesehatan adalah



dengan cara : a.



Analisa ABC. Berdasarkan berbagai pengamatan dalam pengelolaan



perbekalan



kesehatan, yang paling banyak ditemukan adalah tingkat konsumsi pertahun hanya diwakili oleh relatif sejumlah kecil item. Sebagai contoh, dari pengamatan terhadap pengadaan perbekalan kesehatan dijumpai bahwa sebagian besar dana perbekalan kesehatan (70%) digunakan untuk pengadaan, 10% dari jenis/item perbekalan kesehatan yang paling banyak digunakan sedangkan sisanya



sekitar



90%



jenis/item



perbekalan



kesehatan menggunakan dana sebesar 30%. Oleh karena itu analisa ABC mengelompokkan item perbekalan kesehatan berdasarkan kebutuhan dananya, yaitu: Kelompok A : Adalah kelompok jenis perbekalan kesehatan yang jumlah nilai rencana pengadaannya menunjukkan penyerapan dana sekitar 70% dari jumlah dana perbekalan kesehatan keseluruhan. Kelompok B : Adalah kelompok jenis perbekalan kesehatan yang jumlah nilai rencana pengadaannya menunjukkan penyerapan dana sekitar 20%.



Kelompok C : Adalah kelompok jenis perbekalan kesehatan



yang jumlah nilai



rencana pengadaannya menunjukkan penyerapan dana sekitar 10% dari jumlah dana perbekalan kesehatan keseluruhan. Langkah-Langkah menentukan kelompok A, B dan C : 1) Hitung



jumlah



dana



yang



dibutuhkan



untuk



masing-masing



perbekalan kesehatan dengan cara mengalikan kuantum perbekalan kesehatan dengan harga perbekalan kesehatan. 2) Tentukan



rankingnya



mulai



dari



yang



terbesar



dananya sampai



yang terkecil. 3) Hitung persentasenya terhadap total dana yang dibutuhkan. 4) Hitung kumulasi persennya. 5) Perbekalan kesehatan kelompok A termasuk dalam kumulasi 70%. 6) Perbekalan kesehatan kelompok B termasuk dalam kumulasi > 70% s/d 90%. 7) Perbekalan kesehatan kelompok C termasuk dalam kumulasi > 90% s/d 100%.



B . PENYEDIAN, PENGADAAN, DAN PERMINTAN 1. Penyediaan Penyediaan obat puskesmas bersumber dari Dinas Kesehatan Kabupaten dan Puskesmas (melalui anggaran BLUD) yang berpedoman kepada Formuarium Puskesmas. 2. Pengadaan Apabila terjadi keterlambatan pengadaan dari dinas kesehatan kabuten/kota maka puskesmas dapat mengadakan obat melalui anggaran BLUD. Tujuan pengadaan obat adalah : 1. Tersedianya obat dengan jenis dan jumlah yang cukup sesuai kebutuhan pelayanan kesehatan 2. Mutu obat terjamin 3. Obat dapat diperoleh pada saat diperlukan Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pengadaan obat adalah : 1. Kriteria obat dan perbekalan kesehatan/memilih metoda pengadaan 2. Persyaratan pemasok 3. Penentuanwaktu pengadaan dan kedatangan obat 4. Penerimaan dan pemeriksaan obat 5. Pemantauan status pesanan



1.1 kriteria obat dan perbekalan kesehatan 1. Kriteria Umum. a.



Obat termasuk dalam daftar obat Pelayanan Kesehatan Dasar (PKD), obat



program kesehatan,



obat generik yang tercantum dalam Daftar



Obat Esensial Nasional (DOEN) yang masih berlaku. b.



Obat dan perbekalan kesehatan telah memiliki izin edar atau Nomor Registrasi dari Departemen Kesehatan RI/Badan POM.



c.



Batas kadaluwarsa obat dan perbekalan kesehatan pada saat diterima oleh panitia penerimaan minimal 24 (dua puluh empat) bulan.



d.



Khusus untuk vaksin dan preparat biologis ketentuan kadaluwarsa diatur tersendiri.



e.



Obat dan perbekalan kesehatan memiliki Sertifikat Analisa dan uji mutu yang sesuai dengan Nomor Batch masing-masing produk.



f.



Obat diproduksi oleh Industri Farmasi yang memiliki



Sertifikat



CPOB untuk masing-masing jenis sediaan yang dibutuhkan.



2. Kriteria mutu obat dan perbekalan kesehatan. Mutu dari obat dan perbekalan kesehatan harus dapat dipertanggungjawabkan. Kriteria mutu obat dan perbekalan kesehatan adalah sebagai berikut : a.



Persyaratan mutu obat dan perbekalan kesehatan harus sesuai dengan persyaratan



mutu



yang



tercantum



dalam



Farmakope Indonesia edisi



terakhir dan persyaratan lain sesuai peraturan yang berlaku. b.



Industri



Farmasi



bertanggungjawab



terhadap



mutu



produksinya. melalui pemeriksaan mutu (Quality Control)



obat



hasil



yang dilakukan



oleh Industri Farmasi.



B. Persyaratan Pemasok. Pemilihan pemasok adalah penting karena dapat mempengaruhi kualitas dan kuantitas obat dan perbekalan kesehatan. Persyaratan pemasok antara lain : 1. Memiliki izin Pedagang Besar Farmasi ( PBF ) yang masih berlaku. Pedagang Besar Farmasi terdiri pusat maupun cabang. Izin Pedagang Besar Farmasi pusat dikeluarkan oleh Departemen Kesehatan sedangkan izin untuk Pedagang Besar Farmasi Cabang dikeluarkan oleh Dinas Kesehatan Provinsi. 2. Pedagang Besar Farmasi (PBF) harus memiliki dukungan dari Industri Farmasi yang memiliki sertifikat CPOB (Cara Pembuatan Obat yang Baik) bagi masing-masing jenis sediaan obat yang dibutuhkan. 3. Pedagang Besar Farmasi harus memiliki reputasi yang baik dalam bidang pengadaan obat, misalnya dalam pelaksanaan kerjanya tepat waktu.



4.



Pemilik dan atau Apoteker/Asisten Apoteker penanggungjawab Pedagang Besar Farmasi tidak sedang dalam proses pengadilan atau tindakan yang berkaitan dengan profesi kefarmasian.



5. Mampu menjamin kesinambungan ketersediaan obat sesuai dengan masa kontrak.



C. Penilaian Dokumen Data Teknis. Penilaian dokumen data teknis antara lain : 1. Surat Ijin Edar (Nomor Registrasi) tiap produk yang ditawarkan.Penilaian didasarkan atas kebenaran dan keabsahan Surat Ijin Edar (Nomor Registrasi). 2. Sertifikat



CPOB



untuk



tiap



bentuk



masing-masing



jenis



sediaan



yang



ditawarkan. (Fotokopi yang dilegalisir oleh pejabat yang berwenang dari Industri Farmasi). 3. Surat Dukungan dari Industri Farmasi untuk obat yang diproduksi dalam negeri yang ditandatangani oleh pejabat yang berwenang dari Industri farmasi (asli). 4. Surat Dukungan dari sole agent untuk obat yang tidak diproduksi di dalam negeri yang ditandatangani oleh pejabat yang berwenang dari sole agent tersebut (asli). 5. Surat pernyataan bersedia menyediakan obat dengan masa kadaluarsa minimal 24 (dua puluh empat) bulan sejak diterima oleh panitia penerimaan. 6. Surat Keterangan (referensi) pekerjaan dari Instansi Pemerintah/swasta untuk pengadaan obat.



D. Penentuan waktu pengadaan dan kedatangan obat dan perbekalan kesehatan. Waktu pengadaan dan kedatangan obat dari berbagai sumber anggaran perlu ditetapkan berdasarkan hasil analisa dari data: 1. Sisa



stok



dengan



memperhatikan



waktu



(tingkat



kecukupan



obat



dan



perbekalan kesehatan). 2. Jumlah obat yang akan diterima sampai dengan akhir tahun anggaran. 3. Kapasitas sarana penyimpanan. 4. Waktu tunggu.



E. Pemantauan status pesanan. Pemantauan status pesanan bertujuan untuk : 1.



Mempercepat pengiriman sehingga efisiensi dapat ditingkatkan.



2.



Pemantauan dapat dilakukan berdasarkan kepada sistem VEN.



3.



Petugas Instalasi Farmasi memantau status pesanan secara berkala.



4.



Pemantauan memperhatikan :



dan



evaluasi



pesanan



harus



dilakukan



dengan



•



Nama obat



•



Satuan kemasan



•



Jumlah obat diadakan



•



Obat yang sudah diterima



•



Obat yang belum diterima



3. Permintaan Permintan obat dan perbekalan kesehatan bertujuan untuk memenuhi kebutuhan obat dan perbekalan kesehatan di puskesmas. Permintaan diajukan kepada Dinas Kesehatan Kabupaten dengan menggunakan LPLPO untuk Puskesmas induk dan untuk Unit layanan permintaan diajukan ke puskesmas induk menggunakan LPLPO sub Unit.



3. Penerimaan dan pemeriksaan Suatu kegiatan dalam menerima Obat dan Bahan Medis Habis Pakai dari Gudang Farmasi Kabupaten atau hasil pengadaan Puskesmas secara mandiri sesuai dengan permintaan yang telah diajukan. Tujuannya adalah agar obat yang diterima sesuai dengan jenis dan jumlah serta sesuai dengan dokumen yang menyertainya. Tenaga Kefarmasian wajib melakukan pengecekan terhadap Obat dan Bahan Medis Habis Pakai yang diserahkan, mencakup tanggal penerimaan obat, nomor batch, tanggal kadaluarsa, jumlah kemasan/peti,jenis dan jumlah Obat, bentuk Sediaan Farmasi sesuai dengan isi dokumen LPLPO.



4. Penyimpanan Penyimpanan Obat dan Bahan Medis Habis Pakai merupakan suatu kegiatan pengaturan terhadap Sediaan Farmasi yang diterima agar aman (tidak hilang), terhindar dari kerusakan fisik maupun kimia dan mutunya tetap terjamin, sesuai dengan persyaratan yang ditetapkan. Tujuannya adalah agar mutu Obat yang tersedia di puskesmas dapat dipertahankan sesuai dengan persyaratan yang ditetapkan. Penyimpanan Obat dan Bahan Medis Habis Pakai dengan mempertimbangkan hal-hal sebagai berikut: 1. bentuk dan jenis sediaan; 2. kondisi



yang



dipersyaratkan



dalam



penandaan



di



kemasan Obat, seperti suhu



penyimpanan, cahaya, dan kelembaban; 3. mudah atau tidaknya meledak/terbakar; 4. narkotika dan psikotropika disimpan sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundangan; dan 5. tempat penyimpanan Obat tidak dipergunakan untuk penyimpanan barang lainnya yang menyebabkan kontaminasi.



Obat disusun menurut bentuk sediaan dan alfabetis dalam rak atau diatas pallet. Untuk memudahkan pengendalian stok maka dilakukan langkah-langkah sebagai berikut: a. Gunakan prinsip First Expired date First Out (FEFO) dan First In First Out (FIFO) dalam penyusunan obat yaitu obat yang masa kadaluwarsanya lebih awal atau yang diterima lebih awal harus digunakan lebih awal sebab umumnya obat yang datang lebih awal biasanya juga diproduksi lebih awal dan umurnya relative lebih tua dan masa kadaluwarsanya mungkin lebih awal. b. Susun obat dalam kemasan besar di atas pallet secara rapi dan teratur. Untuk obat kemasan kecil dan jumlahnya sedikit disimpan dalam rak dan pisahkan antara obat dalam dan obat untuk pemakaian luar dengan memperhatikan keseragaman nomor batch. c. Gunakan lemari khusus untuk menyimpan narkotika dan psikotropika. d. Simpan obat yang stabilitasnya dapat dipengaruhi oleh temperatur, udara, cahaya dan kontaminasi bakteri pada tempat yang sesuai. Perhatikan untuk obat yang perlu penyimpanan khusus. e. Cantumkan nama masing-masing obat pada rak dengan rapi. f. Apabila persediaan obat cukup banyak, maka biarkan obat tetap dalam box masing-masing.



5. Pendistibusian Pendistribusian Obat dan Bahan Medis Habis Pakai merupakan kegiatan pengeluaran dan penyerahan Sediaan Farmasi dan Bahan Medis Habis Pakai secara merata dan teratur untuk memenuhi kebutuhan sub unit/satelit farmasi Puskesmas dan jaringannya. Tujuannya adalah untuk memenuhi kebutuhan Obat sub unit pelayanan kesehatan yang ada di wilayah kerja Puskesmas dengan jenis, mutu, jumlah dan waktu yang tepat. Sub-sub unit di Puskesmas dan jaringannya antara lain: 1.



Sub unit pelayanan kesehatan di dalam lingkungan Puskesmas;



2.



Puskesmas Pembantu;



3.



Puskesmas Keliling;



4.



Posyandu; dan



5.



Polindes. Pendistribusian ke sub unit (ruang rawat inap, UGD, dan lain-lain) dilakukan dengan



cara pemberian Obat sesuai resep yang diterima (floor stock), pemberian Obat per sekali minum (dispensing dosis unit)



atau kombinasi, sedangkan pendistribusian



ke jaringan Puskesmas dilakukan dengan cara penyerahan Obat sesuai dengan kebutuhan (floor stock). Perumusan stok optimum Perumusan stok optimum persediaan dilakukan dengan memperhitungkan siklus distribusi rata-rata pemakaian,waktu tunggu serta ketentuan mengenai stok pengaman. Rencana distribusi obat ke setiap unit pelayanan kesehatan termasuk rencana tingkat persediaan,



didasarkan kepada besarnya stok optimum setiap jenis obat disetiap unit pelayanan kesehatan. Penghitungan stok optimum dilakukan oleh Instalasi Farmasi Kab/Kota. Stok optimum = pemakaian obat dalam satu periode tertentu + stok pengaman + waktu tunggu



6. Pemusnahan Pemusnahan dan penarikan Obat, dan Bahan Medis Habis Pakai yang tidak dapat digunakan harus dilaksanakan dengan cara yang sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Penarikan obat yang tidak memenuhi standar/ketentuan peraturan perundangundangan dilakukan oleh pemilik izin edar berdasarkan perintah penarikan oleh BPOM (mandatory recall) atau berdasarkan inisiasi sukarela oleh pemilik izin edar (voluntary recall) dengan tetap memberikan laporan kepada Kepala BPOM. Penarikan Bahan Medis Habis Pakai dilakukan terhadap produk yang izin edarnya dicabut oleh Menteri. Pemusnahan



dilakukan



untuk



Sediaan



Farmasi



dan Bahan Medis Habis



Pakai bila: 1.



produk tidak memenuhi persyaratan mutu;



2.



telah kadaluwarsa;



3.



tidak memenuhi syarat untuk dipergunakan dalam pelayanan kesehatan atau kepentingan ilmu pengetahuan; dan/atau



4.



dicabut izin edarnya. Tahapan pemusnahan Obat dan Bahan Medis Habis Pakai terdiri dari:



1.



membuat daftar Obat dan Bahan Medis Habis Pakai yang akan dimusnahkan;



2.



menyiapkan Berita Acara Pemusnahan;



3.



mengoordinasikan jadwal, metode dan tempat pemusnahan kepada pihak terkait;



4.



menyiapkan tempat pemusnahan; dan



5.



melakukan pemusnahan disesuaikan dengan jenis dan bentuk sediaan serta peraturan yang berlaku.



7. Pengendalian Pengendalian Obat dan Bahan Medis Habis Pakai adalah suatu kegiatan untuk memastikan tercapainya sasaran yang diinginkan sesuai dengan strategi dan program yang telah ditetapkan sehingga tidak terjadi kelebihan dan kekurangan/kekosongan Obat di unit pelayanan kesehatan dasar.



Tujuannya adalah agar tidak terjadi kelebihan dan kekosongan Obat di unit pelayanan kesehatan dasar. Pengendalian Obat terdiri dari: 1. Pengendalian persediaan; 2. Pengendalian penggunaan;dan 3. Penanganan Sediaan Farmasi hilang, rusak,dan kadaluwarsa. 1. Pengendalian Persediaan Untuk melakukan pengendalian persediaan diperlukan pengamatan terhadap stok kerja, stok pengaman, waktu tunggu dan sisa stok. Sedangkan untuk mencukupi kebutuhan perlu diperhitungkan keadaan stok yang seharusnya ada pada waktu kedatangan obat atau jika dimungkinkan memesan, maka dapat dihitung jumlah obat yang dapat dipesan dengan rumus: Q = SK + SP (WT x D) – SS



Keterangan: Q



= jumlah obat yang dipesan



SK



= stok kerja



SP



= stok pengaman



WT



= waktu tunggu



SS



= sisa stok



D



= pemakaian rata – rata per minggu/ per bulan



Agar tidak terjadi kekosongan obat dalam persediaan, maka hal – hal yang perlu diperhatikan adalah: 1. Mencantumkan jumlah stok optimum pada kartu stok. 2. Melaporkan kepada Dinas Kesehatan Kabupaten Jembrana apabila terdapat pemakaian yang melebihi rencana. 3. Membuat laporan secara sederhana dan berkala kepada Kepala Puskesmas tentang pemakaian obat tertentu yang banyak dan obat lainnya masih mempunyai persediaan banyak.Pemeriksaan Besar (pencacahan) dimaksud kan untuk mengetahui kecocokan antara kartu stok obat dengan fisik obat, yaitu jumlah setiap jenis obat. Pemeriksaan ini dilakukan setiap bulan. 2. Pengendalian Penggunaan Tujuan dilaksanakannya pengendalian penggunaan adalah untuk menjaga kualitas pelayanan obat dan meningkatkan efisiensi pemanfaatan dana obat. Pengendalian penggunaan meliputi: a. Prosentase penggunaan antibiotik. b. Prosentase penggunaan injeksi. c. Prosentase rata – rata jumlah R/. d. Prosentase Obat penggunaan obat generik.



e. Kesesuaian dengan Pedoman. 3. Penanganan Obat Hilang, Obat Rusak dan Kadaluwarsa a. Penanganan Obat Hilang Tujuan dilaksanakan penanganan obat hilang adalah sebagai bukti pertanggungjawaban Kepala Puskesmas sehingga diketahui persediaan obat saat itu.Obat juga dinyatakan hilang apabila jumlah obat dalam tempat penyimpanannya ditemukan kurang dari catatan sisa stok pada kartu stok.Pengujian silang antara jumlah obat dalam tempat penyimpanan dengan catatan sisa stok dilakukan secara berkala satu tahun sekali oleh Kepala Puskesmas. Dalam menangani obat hilang, maka langkah – langkah yang harus dilakukan adalah: 1. Petugas pengelola obat menyusun daftar jenis dan jumlah obat yang hilang untuk dilaporkan kepada Kepala Puskesmas. 2. Kepala Puskesmas memeriksa dan memastikan kejadian tersebut kemudian menerbitkan Berita Acara Obat Hilang. 3. Kepala Puskesmas menyampaikan laporan kejadian tersebut kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten Jembrana disertai Berita Acara Obat Hilang. 4. Petugas pengelola obat mencatat jenis dan jumlah obat yang hilang pada Kartu Stok. 5. Apabila jumlah obat yang tersisa tidak mencukupi kebutuhan pelayanan, maka petugas pengelola obat segera mengajukan permintaan obat kepada Dinas Kesehatan Kabupaten Jembrana dengan menggunakan LPLPO. 6. Apabila hilangnya obat karena pencurian, maka dilaporkan kepada Kepolisian. b. Penanganan Obat Rusak/Kadaluwarsa Tujuan dilaksanakannya penanganan obat rusak adalah untuk melindungi pasien dari efek samping penggunaan obat rusak/kadaluwarsa. Dalam menangani obat rusak/kadaluwarsa, maka langkah – langkah yang harus dilakukan adalah: 1. Petugas pengelola obat mengumpulkan obat rusak dalam gudang obat. 2. Obat yang rusak/kadaluwarsa dikurangkan dari catatan sisa stok pada Kartu Stok oleh petugas pengelola obat. 3. Petugas pengelola obat melaporkan obat rusak/kadaluwarsa kepada Kepala Puskesmas. 4. Kepala Puskesmas melaporkan dan mengirimkan kembali obat rusak/kadaluwarsa kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten Jembrana. 8. Pencatatan dan Pelaporan Pencatatan dan pelaporan data obat di Gudang Farmasi Kabupaten merupakan rangkaian kegiatan dalam rangka penatausahaan obat-obatan secara tertib baik obat-obatan yang diterima, disimpan, didistribusikan maupun yang digunakan di Puskesmas dan unit pelayanan kesehatan lainnya. Tersedianya



data



mengenai



jenis



dan



jumlah



penerimaan,



persediaan,



pengeluaran/penggunaan dan data mengenai waktu dari seluruh rangkaian kegiatan mutasi obat.



Sebagian dari kegiatan pencatatan dan pelaporan obat ini telah diuraikan pada masing-masing aspek pengelolaan obat. Laporan Pemakaiandan Lembar Permintaan Obat disampaikan oleh Puskesmas ke Gudang Farmasi Kabupaten. Petugas pencatatan dan evaluasi melakukan evaluasi dan pengecekan sesuai dengan rencana distribusi dari Gudang Farmasi Kabupaten lalu dikirimkan ke Dinas Kesehatan Kabupaten untuk mendapatkan persetujuan dari Kepala Dinas Kabupaten. Formulir yang digunakan sebagai Dokumen Bukti mutasi obat adalah formulir LPLPO atau disebut juga formulir Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat.



Pencatatan dan pelaporan terdiri dari a. Kartu stok dan kartu stok induk. b. LPLPO dan SBBK c. Bukupenerimaan d. Buku pengeluaran Pencatatan dan Kartu Stok a. Fungsi : 1)



Kartu stok digunakan untuk mencatat mutasi obat (penerimaan, pengeluaran, hilang, rusak atau kedaluwarsa)



2)



Tiap lembar kartu stok hanya diperuntukkan mencatat data mutasi 1 (satu) jenis obat yangberasaldari 1 (satu) sumber anggaran.



3)



Tiap baris data hanya diperuntukkan mencatat 1(satu) kejadian mutasi obat.



4)



Data padakartu stok digunakan untuk



menyusun laporan, perencanaan pengadaan



distribusi dan sebagai pembanding terhadap keadaan fisik obat dalam tempat penyimpanannya. b. Kegiatan yang harus dilakukan : 1)



Kartu stok diletakkan bersamaan/berdekatan



dengan obat bersangkutan.



2)



Pencatatan dilakukan secara rutin dari hari ke hari.



3)



Setiap terjadi mutasi obat (penerimaan, pengeluaran, hilang, rusak/daluwarsa) langsung dicatat didalam kartu stok.



4)



Penerimaan dan pengeluaran dijumlahkan pada setiap akhir bulan.



9. Pemantauan dan Evaluasi Supervisi berasal dari kata super (lebih tinggi) dan vision (melihat) sehingga secara umum dapat diartikan sebagai mengawasi dari atas atau oleh atasan. Supervisi



dalam



pengertian manajemen memiliki pengertian yang lebih luas, karena istilah yang digunakan adalah mengawasi dan bukan melihat, ini bukan dilakukan secara kebetulan. Mengawasi dalam arti bahasa Indonesia adalah mengamati dan menjaga jadi bukan hanya mengamati saja, akan tetapi memiliki pengertian menjaga.



Supervisi yang dilakukan oleh petugas Gudang Farmasi Kabupaten adalah proses pengamatan



secara



terencana



dari



unit



yang



lebih



tinggi



(Instalasi



Farmasi



Propinsi/Kabupaten/Kota) terhadap pelaksanaan pengelolaan obat oleh petugas pada unit yang lebih rendah (Puskesmas/Puskesmas Pembantu/UPT lainnya). Pengamatan diarahkan untuk menjaga agar pekerjaan atau kegiatan yang dilakukan sesuai dengan pedoman yang disepakati bersama. Supervisi ditujukan untuk menjaga agar pekerjaan pengelolaan obat yang dilakukan sesuai dengan pedoman yang berlaku.



Supervisi Pengelolaan dan Penggunaan Obat 1. Kegiatan supervisi meliputi : a. Proses penyusunan rencana b. Persiapan pelaksanaan (tenaga,dana, waktu, check list) c. Pelaksanaan (kunjungan, diskusi, umpan balik, penyelesaian) d. Pemanfaatan hasil supervisi (kompilasi hasil, analisa, rekomendasi tindak lanjut) 2. Kriteria petugas supervisi: a. Memiliki pengetahuan mutakhir, bukan hanya dalam aspek penugasan, kebijaksanaan tetapi juga informasi mutakhir yang berkaitan dengan rencana kerja, sasaran kerja serta indikator kinerja unit organisasi. b. Memiliki kemampuan dalam mengetahui semua ketentuan dan instruksi, standar dan indikator evaluasinya. c. Memiliki kemampuan dalam memastikan bahwa system informasi berjalan dengan teratur, ada pencatatan dari semua parameter yang dimonitor, mekanisme analisa,dan evaluasinya. Evaluasi Evaluasi dilakukan dengan membandingkan suatu kondisi yang diharapkan dengan kondisi yang diamati. Hasil evaluasi dari



hasil supervisi dapat langsung dibahas dengan yang



bersangkutan sehingga yang bersangkutan dapat mengetahui kondisinya. Dapatkan kesepakatan dan kemudian coba dibahas langkah-langkah apayang akan dapat dipergunakan untuk membantu yang bersangkutan untuk mencapai hasil yang diinginkan.



Ditetapkan di : Yeh Kuning pada tanggal : 09 Januari 20182015 Kepala UPT Puskesmas II Jembrana,



TriOktin Windha Daniaty