Pedoman Pengoorganisasian Unit SIMRS [PDF]

Citation preview

BAB I PENDAHULUAN



A. LATAR BELAKANG Dalam perkembangannya, rumah sakit masa kini bukan lagi berfungsi sebagai lembaga sosial semata, tetapi merupakan lembaga bisnis yang patut diperhitungkan keberadaanya. Perubahan fungsi ini terjadi dengan banyak ditemukannya penyakitpenyakit baru maupun teknologi pengobatan yang makin maju. Sehingga rumah sakit dituntut untuk meningkatkan kinerja dan daya saing sebagai badan usaha dengan tidak mengurangi misi sosial yang dibawanya. Rumah sakit harus merumuskan kebijakan-kebijakan strategis antara lain efisiensi dari dalam (organisasi, manajemen, serta SDM) serta harus mampu secara cepat dan tepat mengambil keputusan untuk peningkatan pelayanan kepada masyarakat agar dapat menjadi organisasi yang responsif, inovatif, efektif, efisien dan menguntungkan. Dalam meningkatkan mutu pelayanan kesehatan di rumah sakit Departemen Kesehatan



RI telah



mengeluarkan kebijakan



yang menjadi



pedoman



bagi



penyelenggaraan pembangunan kesehatan yang dilaksanakan oleh pemerintah maupun swasta. Teknologi informasi telah mempengaruhi pula pelayanan rumah sakit, antara lain dibutuhkan dalam rangka memenuhi tuntutan masyarakat akan ketepatan dan kecepatan pelayanannya. Teknologi yang dirancang khusus untuk membantu proses pengolahan data di rumah sakit adalah teknologi informasi berupa Sistem Informasi Manajemen (SIM) rumah sakit. Informasi merupakan aktivita (asset) penting suatu rumah sakit dalam meningkatkan efesiensi dan efektifitas pekerjaan. Sistem Informasi Manajemen (SIM) berbasis komputer merupakan sarana pendukung yang sangat penting – bahkan bisa dikatakan mutlak – untuk operasional rumah sakit. Sistem informasi rumah sakit merupakan salah satu komponen yang penting dalam mewujudkan upaya.



MIRM ( MANAJEMEN INFORMASI REKAM MEDIK )



1



peningkatan mutu tersebut. Sistem informasi rumah sakit secara umum bertujuan untuk mengintegrasikan sistem informasi dari berbagai subsistem dan mengolah informasi yang diperlukan sebagai pengambilan keputusan. Selain itu, Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) adalah sistem komputerisasi yang memproses dan mengintegrasikan seluruh alur proses bisnis layanan kesehatan dalam bentuk jaringan koordinasi, pelaporan dan prosedur administrasi untuk mendukung kinerja dan memperoleh informasi secara cepat, tepat dan akurat. B. TUJUAN Tersusunnya pedoman penyelenggaraan program Sistem Informasi Manajemen di Rumah Sakit sebagai dasar acuan seluruh kebijakan, prosedur dan program kerja yang terkait dengan kegiatan SIM-RS di Rumah Sakit Tk IV 14.07.02 Dr Sumantri. C. RUANG LINGKUP Pedoman Sistem Informasi Manajemen (SIM) ini juga menyediakan panduan bagi pengembangan sistem informasi secara keseluruhan. 1. Planning a. Penyusunan Pedoman Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit. b. Penyusunan berbagai Kebijakan dan Prosedur. c. Penyusunan berbagai program kerja SIM. d. Pengorganisasian kegiatan dan aktivitas. 2. Action a. Pelaksanaan penggunaan aplikasi SIM-RS di semua unit pelayanan Rumah Sakit Tk IV 14.07.02 Dr Sumantri. b. Pendidikan dan pelatihan yang berkaitan dengan SIM-RS bagi staf SIM-RS. c. Pelatihan



penggunaan



aplikasi



SIM-RS



di



tiap



unit



pelayanan



yang



menggunakan aplikasi tersebut. 3. Monitoring dan Evaluation SIM-RS Rumah Sakit Tk IV 14.07.02 Dr Sumantri me-monitoring penggunaan aplikasi SIM, me-maintenance aplikasi SIM, dan mendiskusikan dengan pihak ketiga apabila ada permintaan yang berkaitan dengan fungsi-fungsi pada aplikasi SIM.



MIRM ( MANAJEMEN INFORMASI REKAM MEDIK )



2



4. Analysis and Recommendation Pada



prinsipnya menganalisis



data dan upaya pengolahan data hasil



monitoring yang dilakukan oleh SIM-RS. Hasil analisis data tersebut kemudian berdiskusi dengan seluruh instalasi/unit kerja terkait untuk mencari solusi dan rekomendasi perbaikan sistem pelayanan. 3. Continuous Improvement Plan Adalah



monitoring rencana pelaksanaan tindak lanjut atau kegiatan



perbaikan agar sesuai dengan perencanaan untuk mengarah pada kemajuan yang lebih baik atau unggul. D. BATASAN OPERASIONAL (DEFINISI OPERASIONAL) 1. Sistem Sistem adalah suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variable yang teroganisir, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain, dan terpadu. 2. Informasi Informasi adalah data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau diinterpretasi untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan. 3. Sistem Informasi Sistem



informasi



adalah



suatu



sistem



mempertemukan kebutuhan pengolahan



dalam



transaksi



suatu



organisasi



yang



harian yang mendukung



fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan. 4. Sistem Informasi Manajemen Sistem informasi manajemen (SIM) adalah sistem perencanaan bagian dari pengendalian internal suatu bisnis yang meliputi pemanfaatan manusia, dokumen, teknologi, dan prosedur oleh akuntansi manajemen untuk memecahkan masalah bisnis seperti biaya produk, layanan, atau suatu strategi bisnis. 5. Website Website adalah kumpulan dari halaman-halaman situs, yang terangkum dalam sebuah domain atau subdomain, yang tepatnya berada di dalam World Wide Web (WWW) di dalam internet. MIRM ( MANAJEMEN INFORMASI REKAM MEDIK )



3



6. Jaringan Jaringan adalah sebuah sistem yang terdiri atas komputer-komputer yang didesain untuk dapat berbagi sumber daya (printer, CPU), berkomunikasi, dan dapat mengakses informasi. E. LANDASAN HUKUM (REFERENSI) 1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2008 Tentang Rumah Sakit Bab I Pasal 1 ayat 4 berisi tentang Dokumen Elektronik adalah setiap Informasi Elektronik yang dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima, atau disimpan dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optikal, atau sejenisnya, yang dapat dilihat, ditampilkan, dan/atau didengar melalui Komputer atau Sistem Elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, Kode Akses, simbol atau perforasi yang memiliki makna atau arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya. 2. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2008 Tentang Rumah Sakit Bab I Pasal 1 ayat 5 berisi tentang Sistem Elektronik adalah serangkaian perangkat



dan



mengumpulkan,



prosedur mengolah,



elektronik



yang



menganalisis,



berfungsi menyimpan,



mempersiapkan, menampilkan,



mengumumkan, mengirimkan, dan/atau menyebarkan Informasi Elektronik. 3. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2008 Tentang Rumah Sakit Bab I Pasal 1 ayat 6 berisi tentang Penyelenggaraan Sistem Elektronik adalah pemanfaatan Sistem Elektronik oleh penyelenggara negara, Orang, Badan Usaha, dan/atau masyarakat. 4. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2009 Tentang Rumah Sakit Bab XI Pasal 52 ayat 1 berisi tentang Setiap Rumah Sakit wajib melakukan pencatatan dan pelaporan tentang semua kegiatan penyelenggaraan Rumah Sakit dalam bentuk Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit.



MIRM ( MANAJEMEN INFORMASI REKAM MEDIK )



4



BAB II PENGORGANISASIAN UNIT KERJA SISTEM INFORMASI MANAJEMEN RUMAH SAKIT



A. GAMBARAN UMUM UNIT KERJA SIM RS adalah sebuah Unit Kerja yang berguna untuk menata manajemen RS yang baik dan dapat dipertanggung jawabkan. Tiga poin penting dari sebuah Rumah Sakit adalah pasien dan pegawai sebagai subjek, serta segala aktivitas di Rumah Sakit. Pasien yang datang memiliki data pasien, seperti nama, alamat, tempat tanggal lahir, dan seterusnya.Pegawai RS juga memiliki data, seperti nama, unit kerja, pangkat, dan seterusnya. Informasi-informasi yang demikian itu harus valid dan konsisten. Karena itulah diperlukan sebuah sistem untuk menjaga kondisi yang demikian itu. Informasi ini bukan hanya terkait antara pasien dan karyawan tapi juga kepada tagihan pasien, Rekam Medis, pembukuan RS dan lain-lain. Sumber informasi ini harus dikelola dengan rapi dan baik agar pengelolaan Rumah Sakit bisa ditingkatkan menjadi Rumah Sakit yang unggul dan profesional. 1. Unit kerja Sistem Informasi Manajemen (SIM) Rumah Sakit Tk IV 14.07.02 Dr Sumantri bertanggung jawab dalam pengelolaan aplikasi SIM RS, MyHospital, seperti yang berhubungan dengan hak akses user, data pasien, tarif rumah sakit, dan pemasangan SIM pada unit pelayanan terkait. 2. Unit kerja Sistem Informasi Manajemen (SIM) RS.Tk IV Dr Sumantri bertanggung jawab pengelolaan dan pengembangan website Rumah Sakit Tk IV 14.07.02 Dr Sumantri. Website merupakan sarana untuk berbagi informasi. Informasi-informasi yang dibagikan tersebut ada yang bersifat statis dan dinamis. B. VISI Rumah Sakit Tk IV 14.07.02 Sumantri Menjadi Rumah Sakit Kebanggaan TNI AD dan Rujukan Awal di Wilayah Korem 142 Tatag. C. MISI



MIRM ( MANAJEMEN INFORMASI REKAM MEDIK )



5



Meberikan Pelayanan Kesehatan Dasar Spesialisasi Terbaik Bagi Seluruh Prajurit, PNS dan Serta Angkatan Lain dan Masyarakat Umum di Wilayah Korem 142/Tatag. D. FALSAFAH UNIT Falsafah SIM RS: Memberikan pelayanan SIM RS yang paripurna, guna mendukung dan menunjang pelayanan unit-unit terkait di rumah sakit, agar pelayanan medis dan non-medis yang diberikan kepada pasien dapat dengan cepat, tepat, efektif dan efisien. E. NILAI UNIT Untuk mendukung perawatan pasien dan administrasinya, SIMRS mendukung penyediaan informasi, terutama tentang pasien, dalam cara yang benar, relevan terbarukan, mudah diakses oleh orang yang tepat pada tempat/lokasi yang berbeda dan dalam format yang dapat digunakan. Transaksi data pelayanan dikumpulkan, disimpan, diproses, dan didokumentasikan untuk menghasilkan informasi tentang kualitas perawatan pasien dan tentang kinerja rumah sakit serta biaya. Ini mengisyaratkan



bahwa



sistem



informasi



rumah



sakit



harus



mampu



mengkomunikasikan data berkualitas tinggi antara berbagai unit di rumah sakit. F. BUDAYA UNIT Profesional Ramah Inovative Mampu Amanah’ sebagai tagline dari Rumah Sakit Tk IV 14.07.02 Dr Sumantri mendasari budaya unit yang berlaku di SIM RS. Meskipun posisi SIM RS berada di belakang layar, SIM RS harus memahami bahwa keberadaannya merupakan salah satu penegak tiang keberhasilan rumah sakit dalam memberikan pelayanan kesehatan yang efektif, efisien, cepat dan tepat kepada pasien. Di sisi yang lain, SIM RS sebagai pusat informasi dan manajemen juga menjadi salah satu penentu keberhasilan manajemen rumah sakit dalam mengelola tagihan pasien, Rekam Medis, pembukuan RS dan lain-lain. Sumber informasi ini harus dikelola dengan rapi dan baik agar pengelolaan Rumah Sakit bisa ditingkatkan menjadi Rumah Sakit yang unggul dan profesional. G. TUJUAN Menciptakan sistem informasi manajemen rumah sakit yang akurat, tepat waktu, serta terintegrasi untuk mendukung kegiatan pendidikan, penelitian, dan pemeliharaan kesehatan di Rumah Sakit Tk IV 14.07.02 Dr Sumantri.



MIRM ( MANAJEMEN INFORMASI REKAM MEDIK )



6



H. STRUKTUR ORGANISASI RUMKIT TK IV 14.07.02 Dr. SUMANTRI PAREP



MIRM ( MANAJEMEN INFORMASI REKAM MEDIK )



1



7



I.



TUPOKSI DAN URAIAN TUGAS 1. Kepala Unit Kerja Sistem Informasi Manajemen (SIM) Rumah Sakit Tk IV 14.07.02 Dr Sumantri. 1. Tupoksi Mengkoordinir pelaksanaan kegiatan di unit kerja SIM RS 2. Uraian Tugas 1) Membuat perencanaan kegiatan SIM



Rumah Sakit Tk IV 14.07.02 Dr



Sumantri. 2) Mengkoordinir pelaksanaan kegiatan di unit kerja SIM Rumah Sakit Tk IV 14.07.02 Dr Sumantri. 3) Melakukan monitoring dan mengevaluasi pelaksanaan kegitan di unit kerja SIM Rumah Sakit Tk IV 14.07.02 Dr Sumantri. 2. Staf Unit Kerja Sistem Informasi Manajemen (SIM) Rumah Sakit Tk IV 14.07.02 Dr Sumantri 1. Tupoksi 1) Mengelola aplikasi SIM RS 2) Mengelola dan mengembangkan website Rumah Sakit Tk IV 14.07.02 Dr Sumantri 2. Uraian Tugas Staf Unit Kerja Sistem Informasi Manajemen (SIM) Rumah Sakit Tk IV 14.07.02 Dr Sumantri 1) Melakukan proses Input, Edit, dan Void tindakan pada aplikasi SIMRS jika diperlukan 2) Input master tarif tindakan pada aplikasi SIMRS 3) Update master data Kelurahan, Kecamatan, dan Kabupaten/Kota seluruh Indonesia pada aplikasi SIM RS 4) Melakukan upgrade versi aplikasi SIMRS pada tiap-tiap unit pelayanan 5) Melakukan penanganan komplain / keluhan penggunaan aplikasi SIM RS pada tiap-tiap unit pelayanan 6) Training On the Job pada tiap-tiap unit pelayanan MIRM ( MANAJEMEN INFORMASI REKAM MEDIK )



8



7) Update defenition Anti Virus Microsoft Security Essential pada komputer/PC pada tiap-tiap unit pelayanan 8) Mengikuti rapat 9) Melakukan registrasi sidik jari pada mesin absensi untuk karyawan 3. Uraian Tugas Staf Unit Kerja Sistem Informasi Manajemen (SIM) Rumah Sakit Tk IV 14.07.02 Dr Sumantri 1) Melakukan proses Input, Edit, dan Void tindakan pada aplikasi SIMRS jika diperlukan 2) Melakukan penanganan komplain / keluhan penggunaan aplikasi SIMRS pada tiap-tiap unit pelayanan 3) Melakukan void obat pada aplikasi SIMRS jika diperlukan 4) Training On the Job pada tiap-tiap unit pelayanan 5) Mengikuti rapat Windiarti Nugroho 1.



Perancangan dan Development Website RS Tk IV 14.07.02 Dr Sumantri



2.



Maintenance dan Update Data Website RS Tk IV 14.07.02 Dr Sumantri



3.



Maintenance dan Service Upgrade untuk Sistem Informasi Antrian Poli Rawat Jalan



4. Maintenance dan Repair PC Sistem Operasi serta Update defenition Anti Virus Microsoft Security pada Komputer Unit RS Tk IV 14.07.02 Dr Sumantri 5. Setup dan Maintenance Internet Information di Instalasi SIM RS Tk IV 14.07.02 Dr Sumantri 6. Input master tarif tindakan pada aplikasi SIM RS RS Tk IV 14.07.02 Dr Sumantri Windiarti Nugroho 1.



Perancangan dan Development Website RS Tk IV 14.07.02 Dr Sumantri



2.



Perancangan dan Development Aplikasi RS Tk IV 14.07.02 Dr Sumantri



Ardy Marta MIRM ( MANAJEMEN INFORMASI REKAM MEDIK )



9



1. Perancangan dan Development Website RS Tk IV 14.07.02 Dr Sumantri 2. Maintenance dan Update Data Website RS Tk IV 14.07.02 Dr Sumantri 3. Penyediaan data laporan fingerprint pada aplikasi fingerprint 4. Menangani kuitansi pembayaran yang salah dari kasir 5. Setup dan Maintenance Internet Information di Instalasi SIM RS Tk IV 14.07.02 Dr Sumantri 6. Input master tarif tindakan pada aplikasi SIM RS J.



TATA HUBUNGAN KERJA 1. Tata Hubungan Kerja Internal Pengaturan hubungan kerja yang menyangkut unit-unit kerja di dalam suatu organisasi merupakan tata hubungan kerja internal. Berdasarkan pengertian tersebut tata hubungan kerja perlu dibuat untuk unit-unit kerja yang cenderung tumpang tindih atau memang memerlukan kerjasama yang harus diatur dengan tata hubungan kerja. tata hubungan kerja perlu dibuat terutama untuk tugas-tugas yang bersifat strategis yang memerlukan kejelasan peran, wewenang dan tanggung jawab dari masing-masing unit kerja. Langkah-langkah yang harus dilaksanakan dalam penyusunan tata hubungan kerja internal adalah : a. Mengidentifikasi tugas-tugas yang cenderung tumpang tindih atau benarbenar memerlukan pengaturan kerja sama. b. Menetapkan unit kerja yang menjadi pelaku utama dari setiap tugas. c. Menetapkan peran unit-unit terkait dalam pelaksanaan setiap tugas. d. Menetapkan



urutan



kegiatan



yang



harus



dilakukan



untuk



melaksanakan/menyelesaikan setiap tugas, sesuai dengan peran masingmasing unit. 2. Tata Hubungan Kerja Eksternal Tata hubungan kerja eksternal adalah pengaturan hubungan kerja antara unit-unit kerja dalam suatu organisasi dengan unit kerja di luar organisasi tersebut. Hubungan kerja dengan unit organisasi lain tersebut dapat berupa kerjasama lintas program ataupun lintas sektor. MIRM ( MANAJEMEN INFORMASI REKAM MEDIK )



10



Adapun bentuk hubungan dengan unit-unit kerja di luar organisasi dapat berbentuk: a. Hubungan teknis fungsional yaitu hubungan yang serasi, selaras dan seimbang antara dua atau lebih unit organisasi yang secara teknis mempunyai fungsi yang sama. b. Hubungan koordinatif yaitu hubungan dalam rangka penyatuan upaya dan daya dengan unit kerja lain untuk mencapai tujuan bersama. K. PENILAIAN KINERJA (KINERJA UNIT DAN INDIVIDU) 1. KPI UNIT a. INDIKATOR INPUT 1) Ketersedian SOP Unit SIM Judul Ketersediaan SOP Unit Kerja SIM Dimensi mutu Efektivitas, Efisiensi Pelayanan Tersedianya Standard Operational Prosedure (SOP) Tujuan unit SIM Standard Operational Prosedure (SOP) adalah Definisi operasional Standar prosedur yang seharusnya ada untuk optimalisasi pelayanan rumah sakit Frekuensi pengumpulan data 1 Tahun Periode analisis 1 Tahun Numerator Jumlah SOP unit SIM yang tersedia Denominator Jumlah SOP yang seharusnya ada sesuai standar Sumber data Sub Komite penjaminan Mutu dan Patient Safety Standar 100% Penanggung jawab Kepala Unit Kerja SIM 2) Tersedianya Dokumen Laporan Kinerja Triwulan Unit Kerja SIM Judul Ketersediaan Laporan Operasional SIM Dimensi mutu Akuntabilitas Tujuan Mengetahui kinerja dari unit kerja SIM Laporan Kinerja triwulan merupakan laporan yang Definisi operasional berisi tentang kinerja unit SIM setiap triwulannya. Frekuensi pengumpulan data 3 Bulan Periode analisis 2 Minggu Numerator 1 Denominator 1 Sumber data Unit Kerja SIM Standar Tersedianya Laporan Triwulan Penanggung jawab Kepala Unit Kerja SIM MIRM ( MANAJEMEN INFORMASI REKAM MEDIK )



11



b. INDIKATOR PROSES 1) Persentase Laporan yang Diselesaikan Tepat Waktu Unit Kerja SIM Judul Persentase pengumpulan laporan Dimensi mutu Ketepatan Mengetahui persentase pengumpulan laporan setiap Tujuan unit kerja secara tepat waktu. Laporan yang berisi tingkat perkembangan ketepatan Definisi operasional penyelesaian laporan triwulan selama satu tahun Frekuensi pengumpulan data 1 Tahun Periode analisis 2 Minggu Jumlah laporan yang terkumpul tepat waktu selama 1 Numerator tahun pertriwulannya Jumlah laporan keseluruhan yang seharusnya Denominator terkumpul (4 buah) Sumber data Unit Kerja SIM Standar 100% Penanggung jawab Kepala Unit Kerja SIM 2) Persentase Ketidakpatuhan Staf Rumah Sakit Tk IV 14.07.02 Dr Sumantri Dalam Mengoperasikan Absensi Fingerprint Judul Ketidakpatuhan mengoperasikan absensi fingerprint Dimensi mutu Efektivitas Mengoptimalkan data absensi pegawai Rumah Sakit Tujuan Tk IV 14.07.02 Dr Sumantri baik dari segi informasi kehadiran maupun penggunaannya Definisi operasional Ketidakpatuhan adalah ketidaktaatan pada peraturan Frekuensi pengumpulan data Setiap Bulan Periode analisis Setiap Bulan Jumlah staf Rumah Sakit Tk IV 14.07.02 Dr Sumantri yang tidak patuh dalam absensi fingerprint yang tidak Numerator melakukan scan-in dan/atau scan-out pada saat datang dan pulang kerja dalam satu bulan Jumlah seluruh staf Rumah Sakit Tk IV 14.07.02 Dr Denominator Sumantri Unit Kerja SIM Sumber data Target ≤ 10% Penanggung jawab Kepala Instalasi SDM



MIRM ( MANAJEMEN INFORMASI REKAM MEDIK )



12



3) Waktu tanggap penanganan keluhan penginputan SIM Rumah Sakit Tk IV 14.07.02 Dr Sumantri Judul Penanganan Keluhan penginputan SIM Dimensi mutu Kenyamanan Terselenggaranya penanganan keluhan dalam Tujuan penginputan SIM yang tepat waktu. Waktu tanggap penanganan adalah waktu yang diperlukan dalam menangani keluhan pada Definisi operasional penginputan SIM Rumah Sakit Tk IV 14.07.02 Dr Sumantri sejak diterima keluhan sampai keluhan terselesaikan Frekuensi pengumpulan data Setiap Bulan Periode analisis 1 Minggu Jumlah kumulatif waktu tunggu penanganan keluhan Numerator sejak diterima keluhan sampai keluhan terselesaikan Denominator Jumlah seluruh keluhan yang masuk Sumber data SIM Standar