![Pedoman Umum Penyelenggaraan SP2TP [PDF]](https://pdfs.asia/img/200x200/pedoman-umum-penyelenggaraan-sp2tp.jpg)
5 0 1 MB
DRAFT PANDUAN UMUM SP2TPUPDATE 08062015
BUKU 1
SP2TP
PEDOMAN UMUM PENYELENGGARAAN SISTEM PENCATATAN DAN PELAPORAN TERPADU PUSKESMAS
Kementerian Kesehatan Direktorat Jenderal Bina Upaya Kesehatan Direktorat Bina Upaya Kesehatan Dasar Tahun 2015
KEMENTERIAN KESEHATAN REPUBLIK INDONESIA
1
DRAFT PANDUAN UMUM SP2TPUPDATE 08062015
DAFTAR ISI BAB I. PENDAHULUAN A. Latar belakang
……………………………………………………………………5 ……………………………………………………………………5
B. Pengertian SP2TP …………………………………………………………………..5 C. Tujuan
……….…………………………………………………………..6
BAB II. RUANG LINGKUP SISTEM PENCATATAN DAN PELAPORAN TERPADU PUSKEMAS
……………………………………………………………………8
A. Maksud dan Tujuan SP2TP ……..………………………………………………….8 1. Maksud diselenggarakannyan SP2TP………………………………………...8 2. Tujuan diselenggarakannya SP2TP…..……………………………………….9 B. Ruang Lingkup
………………………………………………………..................9
1. Kebijakan
.....………………………………………………………….…….9
2. Kegiatan
………………………………………………………………….10
3. Sasaran
..………………………………………………………………...11
4. Data
………………………………………………………………….12
BAB III. PENYELENGGARAAN SP2TP ..…………………………………………………….15 A. Perencanaan Sistem
…………………………………………………………15
1. Struktur data ……………………………………………….…………………15 2. Instrumen pengumpulan data ….…………………………………………......15 3. Proses pengumpulan data 4. Luaran
.………………………………………………..15
………………………………………………………………….16
B. Pengorganisasian dan Ketenagaan ..…………………………………………….16 1. Tingkat Puskesmas
…….…………………………………………………...16
2. Tingkat Kabupaten/Kota ….…………………………………………………..18 3. Tingkat Provinsi
....……………………………………………………...21
4. Tingkat Pusat ………...……………………….……………………………....24 C. Koordinasi
……………….………………..…………………………….....25
1. Lintas Program …………………………….……….……………………........25 2. Lintas Sektor ……………………………………………………………........25 D. Pelaksanaan 1. Puskesmas
……………………………………………………………........26 ………………………………………………………………….26
2. Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota 3. Dinas Kesehatan Provinsi
………………………………………..26
…….…………………………………………..27
4. Kementerian Kesehatan ………………………………………………………28 E. Pelaporan
………………………………………………………................29
2
DRAFT PANDUAN UMUM SP2TPUPDATE 08062015
1. Tingkat kepatuhan pelaporan …………………………………………………29 2. Kelengkapan laporan …………………………………………………………29 3. Kebenaran dan kesesuaian data …………………………………………….29 F. Pembiayaan
………………………………………………….......................29
1. Sumber Pembiayaan …………………………………………………….......29 2. Jenis Biaya G. Penilaian
……………………………………………………...................29 ………………………………………………………………….29
BAB IV. PENGELOLAAN DATA SP2TP…………………………………………………......30 A. Kebutuhan data
…………..……………………………………………………...30
B. Prasyarat
………………………………………………………………….31
1. Ketersedian SDM yang memiliki kompetensi ………………………………31 2. Ketersediaan SOP Kegiatan ………………………………………………….32 3. Ketersedian Alat ……………………………………………………………….32 4. Ketersediaan Biaya ……………………………………………………………32 5. Ketersediaan Instrumen Pencatatan ………………………………………..32 C. Ukuran keberhasilan SP2TP………………………………………………………32 1. Tingkat kepatuhan
…………………………………………………….......32
2. Tingkat Kelengkapan …………………………………………………….......32 3. Tingkat kecukupan
………………………………………………………....32
4. Kualitas data
………………………………………………………....32
D. Instrumen Pencatatan dan Pelaporan .…………………………………………..32 1. Formulir
……………………………………………………...................33
2. Kartu
………….……………………………………………………....33
3. Register
………….……………………………………………………....34
4. Kohort
………….……………………………………………………....34
E. Pencatatan
…………………………………………………………………..34
1. Pencatatan di dalam gedung ………………………………………………...34 2. Pencatatan pelayanan diluar gedung ………………………………………..34 3. Pencatatan di jaringan Puskesmas ………………………………………..34 F. Pelaporan
………………………………………………………………….35
1. Formulir laporan ……..………………………………………………………...35 2. Jenis laporan …………..…………………………………………………......36 3. Frekuensi laporan
………………………………………………………....36
4. Mekanisme laporan
………………………………………………………....37
G. Pengolahan
….………………………………………………………………39
3
DRAFT PANDUAN UMUM SP2TPUPDATE 08062015
1. Pembersihan data
………………………………………………………....39
2. Pengelompokan data ….……………………………………………………...39 3. Pemeliharaan data
….………………………………………………….......40
4. Penyimpanan data
.………………………………………………………...40
H. Penggunaan Kodefikasi …………………………………………………………...40 I.
Penggunaan Aplikasi SP2TP
….……………………………………………..40
BAB V. ANALISIS DAN PEMANFAATAN DATA A. Analisis Data
….…………………………………….42
………………………………………………………………….42
B. Pemanfaatan Data …………………………………………………………………42 BAB VI PENUTUP
….……………………………………………………………………….43
BAB I PENDAHULUAN
4
DRAFT PANDUAN UMUM SP2TPUPDATE 08062015
A. Latar Belakang Penyelenggaraan upaya kesehatan di Puskesmas memerlukan manajemen dengan dukungan data dan informasi yang baik dan benar, terkini serta berkelanjutan. Untuk memperoleh dan menjamin ketersediaan data dan informasi dimaksud, Puskesmas wajib menyelenggarakan system informasi kesehatan. Salah satu komponen dari system informasi kesehatan Puskesmas adalah system pencatatan dan pelaporan Puskesmas. Sistem pencatatan dan pelaporan Puskesmas yang terselenggara saat ini adalah system yang dikembangkan pada era sentralisasi dengan muatan yang cukup besar dan dirasakan membebani Puskesmas. Disisi lain luarannya masih belum disepakati kualitasnya sehingga masing-masing pengelola program Puskesmas di Kabupaten, Propinsi dan Pusat mengembangkan aplikasi permintaan data yang mengakibatkan beban kerja Puskesmas semakin berat. Untuk itu, system pencatatan dan pelaporan Puskesmas perlu dibenahi untuk disesuaikan, dengan perkembangan permasalahan kesehatan, perkembangan tatanan pemerintahan dan perkembangan Iptek. Disamping itu system pencatatan dan Pelaporan Puskesmas harus disepakati oleh semua pengelola program Puskesmas dan mampu memenuhi kebutuhan data serta mampu menjawab indikator keberhasilan programprogram yang dilaksanakan Puskesmas. Agar system pencatatan dan pelaporan Puskesmas dapat diselenggarakan secara baik dan benar perlu adanya panduan penyelenggaraan yang disepakati oleh semua pengelola program Puskesmas. Selanjutnya maka disusunlah “Buku Panduan Penyelenggaraan Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas”. Yang terdiri dari : (1) Buku Panduan Umum Penyelenggaraan SP2TP revisi; (2) Buku Panduan Pengelolaan Data SP2TP revisi ; (3). Buku Panduan Penggunaan Instrumen SP2TP revisi ; (4). Buku Panduan Analisis dan Pemanfaatan data SP2TP revisi. B. Pengertian SP2TP 1. Puskesmas adalah fasilitas pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan upaya kesehatan pertama, untuk
masyarakat dengan
mencapai
lebih derajat
dan
upaya
kesehatan
mengutamakan kesehatan
upaya
masyarakat
perseorangan promotif yang
dan
tingkat preventif,
setinggi-tingginya
di wilayah kerjanya.. 2. Sistem adalah beberapa komponen yang saling terkait dan saling tergantung antara komponen yang satu dengan komponen lain sehingga membentuk satu kesatuan untuk tujuan tertentu.
5
DRAFT PANDUAN UMUM SP2TPUPDATE 08062015
3. Pencatatan adalah kegiatan untuk mendokumentasikan hasil pengamatan, pengukuran dan atau penghitungan pada setiap langkah kegiatan yang dilaksanakan. 4. Pelaporan adalah penyampaian data dan variable hasil pencatatan kepada pihak terkait sesuai dengan tujuan dan kebutuhan yang telah ditentukan. 5. Terpadu dalam system pencatatan dan pelaporan adalah penyatuan dua atau lebih komponen kegiatan 6. Data adalah fakta atau kenyataan dari hasil pengamatan, pengukuran dan atau penghitungan 7. Informasi adalah pernyataan atas kondisi, situasi dan atau keadaan yang di dukung oleh segenap data yang terkait. 8. Indikator adalah variable-variabel yang mengindikasikan atau memberi petunjuk tentang suatu keadaan tertentu sehingga dapat digunakan untuk mengukur perubahan. 9. Variabel
adalah suatu besaran yang dapat diubah atau berubah sehingga
mempengaruhi peristiwa
10. Instrumen adalah alat / sarana yg dipakai mengerjakan sesuatu untuk mengumpulkan data sbg bahan pengolahan; C. Tujuan 1. Umum Terselenggaranya system pencatatan dan pelaporan terpadu Puskesmas dengan baik dan benar serta berkelanjutan di seluruh Puskesmas. 2. Khusus. a. Adanya
persamaan
pemahaman,
persamaan
dan
persepsi
terhadap
penyelenggaraan SP2TP di setiap jenjang administrasi kesehatan. b. Terjadinya persamaan langkah dalam menyusun rancang bangun dan pengembangan SP2TP. c. Terbangunnya komitmen dan konsistensi pengambil keputusan dan penentu kebijakan dalam penyelenggaraan dan pengelolaan SP2TP. d. Dikelolanya data dan informasi bersumber dari SP2TP dengan baik dan benar serta terpenuhinya kebutuhan data dan informasi Puskesmas bagi manajemen Puskesmas sendiri dan manajemen kesehatan di setiap jenjang administrasi kesehatan. e. Dimanfaatkanya data dan informasi kesehatan yang bersumber dari SP2TP di dalam manajemen kesehatan
6
DRAFT PANDUAN UMUM SP2TPUPDATE 08062015
BAB II SISTEM PENCATATAN DAN PELAPORAN TERPADU PUSKESMAS (SP2TP)
Puskesmas adalah institusi terdepan di jajaran kesehatan dan merupakan fasilitas pelayanan kesehatan tingkat pertama yang berpeluang berinteraksi langsung dengan masyarakat dan lingkungannya. Untuk itu Puskesmas memiliki peran strategis dalam meningkatkan derajad kesehatan masyarakat melalui upaya kesehatan perseorangan maupun upaya kesehatan masyarakat. Secara administratif Puskesmas berada pada struktur organisasi Pemerintah Kabupaten / Kota dan memiliki tanggung jawab terhadap satu wilayah kerja tertentu. Secara tekhnis Puskesmas bertanggungjawab kepada Kementerian Kesehatan.untuk melaksanakan upaya kesehatan. Upaya kesehatan Puskesmas meliputi upaya kesehatan perseorangan dan upaya kesehatan masyarakat. Penyelenggaraan Puskesmas memerlukan keterpaduan antara manajemen institusi, manajemen klien / pasien dan manajemen wilayah / program. Perpaduan ke tiga unsur manajemen ini yang kemudian di kenal dengan “manajemen Puskesmas”.
Untuk
mengoptimalkan kinerja Puskesmas diperlukan dukungan data dan informasi baik primer maupun sekunder. Pemenuhan kebutuhan data dan informasi yang baik, benar serta berkelanjutan diperlukan system pencatatan dan pelaporan yang handal dan dinamis. Mengingat bervariasinya kebutuhan data dan informasi guna mendukung manajemen Puskesmas, maka diperlukan rancang bangun system pencatatan dan pelaporan terpadu yang efektif dan efisien. Sistem pencatatan dan pelaporan terpadu Puskesmas yang kemudian dikenal dengan sebutan SP2TP adalah serangkaian kegiatan Puskesmas untuk mendokumentasikan, memanfaatkan dan menyampaikan laporan tentang pelaksanaan kegiatan dan hasilnya kepada pihak terkait sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang telah di tetapkan. A. Maksud dan tujuan 1. Maksud diselenggarakannya SP2TP revisi adalah : Terdokumentasikannya seluruh kegiatan dan hasil kegiatan Puskesmas dalam bentuk data dan informasi yang akurat, terkini, berkelanjutan dan dapat dipertanggung- jawabkan serta terlaporkannya data dan informasi kepada pihak terkait sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan
7
DRAFT PANDUAN UMUM SP2TPUPDATE 08062015
2. Tujuan diselenggarakannya SP2TPrevisi adalah : a
Umum Meningkatkan kinerja Puskesmas dalam rangka pelaksanaan pembangunan kesehatan di wilayah kerjanya melalui manajemen Puskesmas yang di dukung oleh data dan informasi bersumber dari SP2TPrevisi
b. Khusus 1) Tercatatnya semua data kegiatan dan hasil kegiatan yang dilaksanakan oleh Puskesmas secara baik, benar, teratur dan berkelanjutan 2) Diperolehnya kesamaan pengertian tentang SP2TP meliputi definisi operasional, tata cara pengisian formulir, pengolahan data menjadi informasi, dan mekanisme pelaporannya. 3) Tertatanya
alur
data
di
tingkat
Puskesmas,
Dinas
Kesehatan
Kabupaten/Kota Propinsi dan Pusat 4) Terlaporkannya data dan variabel yang menjadi kebutuhan manajemen di setiap jenjang administrasi kesehatan. 5) Tertatanya mekanisme pencatatan di tingkat Puskesmas, Puskesmas Pembantu, dan Bidan di desa 6) Terolahnya data dan variabel bersumber dari pencatatan Puskesmas menjadi informasi yang bermanfaat bagi manajemen Puskesmas sendiri dan manajemen kesehatan di setiap jenjang administrasi diatasnya. B. Ruang lingkup Ruang lingkup didalam penyelenggaraan SP2TPrevisi terdiri dari beberapa komponen sebagai berikut : 1. Kebijakan dalam penyelenggaraan SP2TP 2. Kegiatan dalam penyelenggaraan SP2TP 3. Sasaran SP2TP 4. Data SP2TP Penjelasan dari masing-masing komponen dalam penyelenggaraan SP2TP adalah sebagai berikut : 1. Kebijakan SP2TP. a
Dukungan Pemerintah Kabupaten / Kota Dukungan kebijakan Pemerintah Kabupaten / Kota dalam penyelenggaraan SP2TP
diperlukan
untuk
menjamin
berkelanjutan.
8
berlangsungnya
system
secara
DRAFT PANDUAN UMUM SP2TPUPDATE 08062015
Dukungan kebijakan dimaksud adalah adanya pengelola SP2TP secara definitive pada struktur organisasi Dinas Kesehatan Kabupaten / Kota dan Puskesmas. Dukungan Kebijakan tertuang dalam bentuk Peraturan Daerah dan Surat Keputusan Bupati / Walikota. b. Dukungan Dinas Kesehatan Kabupaten /Kota. Dukungan Dinas Kesehatan Kabupaten / Kota dalam penyelenggaraan SP2TP diperlukan untuk menjamin SP2TP tetap berdaya guna dan berhasil guna dalam mendukung manajemen Kesehatan. Dukungan Dinas Kesehatan dimaksud adalah komitment dan konsistensi dalam dalam
penyelenggaraan
SP2TP
yang
disertai
dengan
keberpihakan
pemanfaatan data dalam manajemen. 2. Kegiatan. Ruang lingkup kegiatan SP2TP meliputi : a. Pengumpulan data Kegiatan pengumpulan data dilakukan dengan mengambil dan atau meminta data dari jaringan Puskesmas, Jejaring Puskesmas, lintas program dan lintas sector. b. Pencatatan data Kegiatan
pencatatan
dilakukan
dengan
mencatat
hasil
pengamatan,
pengukuran dan atau penghitungan pada setiap langkah / tahapan kegiatan sesuai dengan standar operasional prosedur (SOP) yang telah dibakukan. c. Pengolahan data Kegiatan pengolahan terdiri dari serangkaian kegiatan yang terdiri dari : 1) Validasi data yaitu untuk melihat kebenaran dan keterkaitan data dengan program yang dilaksanakan. 2) Tabulasi atau pengelompokan data dilakukan sesuai dengan kebutuhan program. Pengelompokan dapat dilakukan berdasarkan lokasi/alamat, kelompok umur, Jenis Kelamin, latar belakang pekerjaan dll. d. Pelaporan Pelaporan atau pembuatan laporan adalah kegiatan untuk menyusun sekumpulan data hasil pencatatan untuk disampaikan kepada pihak terkait sebagai bentuk pertanggungjawaban dan atau pemberitahuan atas kegiatan dan hasil kegiatan yang telah dilaksanakan.
9
DRAFT PANDUAN UMUM SP2TPUPDATE 08062015
e. Analisis dan pemanfaatan data. Analisis data adalah kegiatan statistic yang dilakukan untuk mengetahui dan mengukur hubungan antar dua variable atau lebih sehingga hasilnya dapat dimanfaatkan untuk meningkatkan kinerja program. f.
Penyajian data Penyajian data dilakukan dalam bentuk seminar dan atau penyusunan profil Puskesmas dengan maksud untuk memberitahukan status kesehatan wilayah kerja Puskesmas dan kinerja Puskesmas kepada pihak terkait dan masyarakat. Catatan : Untuk penjelasan lebih rinci dapat dibaca pada buku IV
LINGKUP KEGIATAN SP2TP 1. LINTAS PROGRAM 2. LINTAS SEKTOR
DATA DASAR
REGISTER
KARAKTERISTIK
DENOMINATOR
PENGUMPULAN DATA
PENGOLAHAN DATA
PELAPORAN
PENCATATAN (PRIMER)
PEMBERSIHAN, VALIDASI PENGELOMPOKAN DAN TABULASI
REGISTER
PENGAMBILAN (SEKUNDER)
PROFIL PUSKESMAS
SP2TP
PENYAJIAN DATA
PEMANFAATAN DATA
MANAJEMEN PUSKESMAS LAPORAN SP2TP
KOHORT
PWS
Page 1
3. Sasaran. Ruang lingkup sasaran dalam SP2TP a. Indivdu Data yang dicatat secara orang perorang lengkap mulai dari identitas, umur, jenis kelamin, pendidikan, pekerjaan dan data yang terkait dengan status kesehatannya. b. Keluarga Data yang dicatat secara keluarga termasuk adanya masalah kesehatan di keluarga tersebut dan factor risiko yang mengancam kesehatan anggota keluarga dimaksud; c. Kelompok Data yang di catat berdasarkan aktivitas sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu sehingga sekelompok orang tersebut mempunyai factor risiko sama terkait dengan aktivitasnya. d. Institusi
10
DRAFT PANDUAN UMUM SP2TPUPDATE 08062015
Data yang dicatat berdasarkan fungsi yang di selenggarakan oleh institusi dimaksud sehingga memungkinkan pengguna mendapatkan factor risiko yang dapat merugikan kesehatannya.
SASARAN SP2TP
DATA SEKUNDER
DATA PRIMER KEGIATAN
HASIL SURVEY
LINTAS SEKTOR
§ §
DALAM GEDUNG
JEJARING FAS KESEHATAN
DATA WILAYAH DATA SASARAN
§ § §
KEGIATAN
PENYAKIT PERSALINAN DLL
LUAR GEDUNG
UKP q q q q
UKM PENYAKIT PERTOLONGAN KONSELING PEMERIKSAAN
ESSENSIAL q q q q q
PROMKES KESLING GIZI KIA P2
PENGEMBANGAN q q q q q q
UKS USILA UKK/OR UKJ UBTRADKOM DLL
4. Data. Ruang lingkup data dalam SP2TP meliputi : a. Berdasarkan sumber data a. Data primer Data yang dikumpulkan dari pencatatan kegiatan dan hasil kegiatan yang dilaksanakan oleh pelaksana kegiatan program di Puskesmas dengan tujuan : 1) Mengukur kinerja Puskesmas. 2) Memantau
masalah
kesehatan
di
wilayah
kerja
Puskesmas
berdasarkan besaran cakupan kegiatan program dan besaran angka kejadian penyakit.. 3) Merencanakan langkah–langkah promotif dan preventif. b. Data sekunder Data yang dikumpulkan dari hasil kegiatan lintas sektor dengan maksud untuk : 1) Mengetahui karakteristik wilayah kerja Puskesmas berdasarkan tingkat kesulitan dan heterogenitas sasaran palayanan /penduduk. 2) Mengetahui beban kerja Puskesmas berdasarkan besaran sasaran baik sasaran Individu, Keluarga, Kelompok maupun Institusi.]
11
DRAFT PANDUAN UMUM SP2TPUPDATE 08062015
b. Berdasarkan jenis data : a. Data dasar Puskesmas meliputi : 1) Idntitas Puskesmas 2) Karakteristik Puskesmas 3) Sasaran Program Puskesmas 4) Potensi Sumber daya Puskesmas. b. Data kegiatan dan hasil kegiatan program UKM essensial meliputi : Yang dimaksud dengan Program Upaya Kesehatan essensial di Puskesmas adalah : 1) Promosi kesehatan 2) Kesehatan lingkungan 3) Gizi masyarakat 4) Kesehatan Ibu, Anak dan Keluarga Berencana 5) Pencegahan dan pengendalian penyakit Adapun data jenis data yang di catat dalam SP2TP meliputi : 1) Jenis kegiatan dan frekuensi kegiatan 2) Mutu kegiatan dan hasil / cakupan kegiatan 3) Kemampuan Puskesmas dalam menjangkau sasaran kegiatan. 4) Kemampuan Puskesmas melakukan deteksi dini masalah manajemen dan atau masalah kesehatan. c. Data kegiatan dan hasil kegiatan program UKM pengembangan Yang
dimaksud
dengan
Program
Upaya
Kesehatan
Masyarakat
Pengembangan di Puskesmas adalah : 1) Upaya Kesehatan Sekolah (UKS) 2) Upaya Kesehatan Lansia 3) Upaya Kesehatan Jiwa Masyarakat 4) Upaya Kesehatan Gigi Masyarakat 5) Bina Upaya Pengobat tradisional Komplementer 6) Bina Upaya Kesehatan Olah Raga 7) Dan program lain yang di kembangkan sesuai dengan kekhususan wilayah kerja Puskesmas. Yang apabila melalui pengolahan dan analisis dapat menggambarkan : 1) Frekuensi kegiatan menurut Jenis kegiatan. 2) Hasil dan mutu kegiatan. 3) kemampuan Puskesmas dalam menjangkau sasaran kegiatan. 4) Kemampuan Puskesmas melakukan deteksi dini masalah manajemen dan atau deteksi dini masalah kesehatan.
12
DRAFT PANDUAN UMUM SP2TPUPDATE 08062015
d. Data kegiatan dan hasil kegiatan program Upaya Kesehatan Perseorangan Yang dimaksud dengan upaya kesehatan perorangan di Puskesmas meliputi : 1) Pengobatan dan pemulihan kesehatan termasuk Gigi dan IGD 2) Data pertolongan kesehatan (Persalinan dan KB) 3) Data Konseling kesehatan (Gizi, Sanitasi, KB dll ) 4) Data Pemeriksaan kesehatan (Umum dan khusus) Sekumpulan data primer perseorangan yang dalam pengolahan dan atau analis dapat memberikan gambaran tentang besaran masalah penyakit yang terjadi di wilayah kerja Puskesmas menurut lokasi (desa), gender, golongan umur, pekerjaan dll sesuai dengan kebutuhan. e. Data obat dan sediaan kesehatan 1) Obat-obatan 2) Sediaan farmasi 3) Alat penunjang Kesehatan.
13
DRAFT PANDUAN UMUM SP2TPUPDATE 08062015
BAB III PENYELENGGARAAN SP2TP
Di dalam penyelenggaraan system pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas ada beberapa tahapan penting yang harus dilakukan yaitu : A. Perencanaan system pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas B. Pengorganisasian system pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas C. Ketenagaan dalam system pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas D. Koordinasi system pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas E. Pelaksanaan system pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas F. Pelaporan system pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas G. Pembiayaan system pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas H. Penilaian system pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas. A. PERENCANAAN SISTEM Di dalam merencanakan system pencatatan dan pelaporan terpadu Puskesmas tidak terlepas dari 3 hal penting yaitu : 1. Struktur data Adalah sumber data, cara pengumpulan, penyusunan, pengaturan, pemeliharaan dan penyimpanan data di dalam media penyimpanan sehingga data tersebut dapat digunakan secara efektif dan efisien. 2. Instrumen pengumpulan data Instrumen pengumpulan data terdiri dari : a. Formulir dan kartu pencatatan beserta petunjuk pengisiannya b. Definisi operasional c. Kodifikasi yang digunakan dan d. Aplikasi pencatatan 3. Proses pengumpulan data. Proses pengumpulan data adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan untuk memperoleh data dan informasi yang dibutuhkan dalam rangka mencapai tujuan. Keberhasilan pencapaian tujuan yang diungkapkan dalam bentuk angka / target merupakan jawaban sementara terhadap keberhasilan yang akan dicapai. Sehingga jawaban itu masih perlu dibuktikan, dan untuk maksud inilah dibutuhkan pengumpulan data. Data yang dikumpulkan ditentukan oleh variabel-variabel yang ada dalam rumusan / formulasi angka keberhasilan. Data itu dikumpulkan melalui hasil kegiatan yang
14
DRAFT PANDUAN UMUM SP2TPUPDATE 08062015
telah ditentukan sebelumnya. Kegiatan tersebut terdiri atas sekumpulan unit analisis sebagai sasaran kegiatan. 4. Luaran Luaran dari SP2TPrevisi harus : a. mampu menjawab
kebutuhan manajemen Puskesmas
dalam
rangka
meningkatkan kinerjanya. b. Mampu
menjawab
indikator
kesehatan
yang
program-programnya
dilaksanakan oleh Puskesmas. c. Selalu tersedia yang terbaru pada setiap saat diperlukan. B. PENGORGANISASIAN DAN KETENAGAAN Dalam pelaksanaan SP2TP unsur pokok dalam pengorganisasiannya adalah adanya : 1) Penanggung jawab SP2TP 2) Koordinator SP2TP 3) Pengelola data SP2TP dan 4) Keterlibatan pelaksanan program Puskesmas sebagai anggota Pengorganisasian SP2TP di berbagai jenjang adminisrasi adalah sebagai berikut : 1. Tingkat Puskesmas a. Pengorganisasian. 1) Penanggung jawab
: Kepala Puskesmas
2) Koordinator
: Kasub bag TU Puskesmas
3) Pengelola SP2TP
: Petugas Pengelola data dan informasi Puskesmas
4) Anggota
: Pelaksana kegiatan Program di Puskesmas
b. Tugas Penanggung Jawab : 1) Kepala Puskesmas bertanggung jawab atas penyelenggaraan Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu di Puskesmas. 2) Kepala Puskesmas bertanggung jawab atas data dan informasi Puskesmas telah dilaporkan dan disajikan. 3) Kepala Puskesmas bertugas memberikan pembinaan dan pengawasan terhadap penyelenggaraan SP2TP. 4) Kepala Puskesmas bertugas untuk memberikan bimbingan tekhnis SP2TP kepada para pelaksana kegiatan di Puskesmas. c. Tugas Koordinator SP2TP 1) Mengumpulkan data dan dokumen lintas program maupun lintas sector 2) Menyusun laporan bulanan SP2TP dan mengirimkan laporan tersebut ke Dinas Kesehatan Kabupaten / Kota sesuai dengan jadwal yang telah disepakati dan ditetapkan.
15
DRAFT PANDUAN UMUM SP2TPUPDATE 08062015
3) Bersama dengan para pelaksana kegiatan membuat laporan tahunan SP2TP dan mengirimkan laporan tersebut ke Dinas Kesehatan Kabupaten / Kota sesuai dengan jadwal. 4) Mempersiapkan pertemuan berkala setiap 3 bulan dengan pelaksana kegiatan untuk pelaksanaan kegiatan SP2TP.yang dipimpin oleh Kepala Puskesmas 5) Bertanggung jawab atas kelancaran pelaksanaan SP2TP kepada Kepala Puskesmas. d. Tugas pengelola SP2TP 1) Melakukan pengumpulan dan pengolahan data SP2TP sesuai dengan kebutuhan pelaksana program 2) Membuat dan menyampaikan laporan SP2TP 3) Melakukan pemeliharaan dan penyimpanan data dan informasi SP2TP e. Tugas Pelaksana Kegiatan 1) Mencatat setiap kegiatan dan hasil kegiatan sesuai dengan SOP yang telah di bakukan pada kartu / formulir pencatatan dan membuat buku register. 2) Melakukan bimbingan pencatatan dan pelaporan terhadap Puskesmas Pembantu, Poskesdes dan Bidan di desa. 3) Melakukan rekapitulasi data hasil pencatatan Puskesmas Pembantu, Bidan di desa dan hasil pencatatan kegiatan program yang menjadi tanggungjawabnya. 4) Mengisi buku register SP2TP dari hasil rekapitulasi data. 5). Mengolah dan memanfaatkan data hasil rekapitulasi untuk tindak lanjut yang diperlukan .ertanggung jawab atas kebenaran isi laporan kegiatannya
16
DRAFT PANDUAN UMUM SP2TPUPDATE 08062015
MEKANISME PENCATATAN DI PUSKESMAS
KEGIATAN POKOK
REGISTER
REGISTER
KARTU DAN FORMULIR PENCATATAN
PROGRAM PUSKESMAS
DATA
REGISTER
KEPALA PUSKESMAS
FORMULIR LAPORAN
ARSIP
KEGIATAN PENUNJANG KARTU DAN FORMULIR PENCATATAN
RANAH PEKERJAAN PELAKSANA PROGRAM
LAPORAN
RANAH PEKERJAAN PENGELOLA DATA
Page 1
BAGAN STRUKTUR ORGANISASI PUSKESMAS KEPALA PUSKESMAS
KASUB BAGIAN TATA USAHA
URUSAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN
PENANGGUNG JAWAB UKP
URUSAN KEUANGAN
PENANGGUNG JAWAB JARINGAN PUSKESMAS
PENANGGUNG JAWAB UKM
UMUM
PROMOSI
PUSTU
GIGI
KESLING
PUSLING
KIA
GIZI
BID DES
IGD
KIA
FASKES SWASTA
APOTEK
P2
LAB
URUSAN DATA DAN INFORMASI
PENGEMBANGAN
Page 1
2. TINGKAT KABUPATEN / KOTA Di Dinas Kesehatan Kabupaten / Kota dibentuk Tim SP2TP dengan susunan personalia sebagai berikut: a. Pengorganisasian 1) Penanggung jawab
: Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten / Kota
2) Koordinator
: Sekretaris Dinas Kesehatan Kabupaten / Kota
3) Pelaksana
: Pengelola data dan informasi pada bagian Perencanaan dan Informasi
17
DRAFT PANDUAN UMUM SP2TPUPDATE 08062015
4) Anggota
: Pengelola Program di Dinas Kesehatan Kabupaten/ Kota.
b. Ketenagaan 1) Penanggung Jawab : Pejabat Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/ Kota 2) Koordinator
:
Pejabat
Sekretaris
Dinas
Kesehatan
Kabupaten/Kota 3) Pelaksana
: Staf pada bagian Perencanaan dan Informasi
Pengorganisasian di atas didasarkan pada struktur organisasi Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dengan uraian tugas sebagai berikut : c. Tugas Penanggung Jawab SP2TP 1) Bertanggung jawab terhadap pengelolaan data SP2TP di Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dan Penyelenggaraan SP2TP di Puskesmas. 2) Memberikan bimbingan kepada pengelola data data dan Informasi SP2TP di Dinas Kesehatan Kabupaten / Kota. 3) Memberikan bimbingan kepada pengelola program Puskesmas di Dinas Kesehatan Kabupaten / Kota. 4) Mengadakan pertemuan berkala setiap 3 bulan sekali untuk menilai hasil pelaksanaan SP2TP dan keberhasilan program Puskesmas. 5) Memanfaatkan data laporan SP2TP dalam penyusunan laporan tahunan, profil, dan perencanaan kesehatan Kabupaten /Kota d. Tugas Koordinator SP2TP. 1) Menerima laporan SP2TP dari koordinator SP2TP Puskesmas. 2) Mengkoordinasikan laporan SP2TP yang diterima dari Puskesmas. 3) Melaksanakan pengolahan data laporan SP2TP. 4) Menyampaikan hasil olahan/rekapitulasi data laporan SP2TP kepada pengelola program di Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota. 5) Mengirimkan hasil olahan dan rekapitulasi data SP2TP kepada Dinas Kesehatan Provinsi dan Pusat Data dan Informasi Kementrian Kesehatan. 6) Mengarsipkan hasil olahan dan rekapitulasi laporan SP2TP Puskesmas. e. Tugas Anggota (Pengelola Program). 1) Menerima hasil olahan dan rekapitulasi data laporan SP2TP dari koordinator SP2TP. 2) Melakukan koreksi data hasil olahan dan menyampaikan hasilnya kepada pelaksana SP2TP.
18
DRAFT PANDUAN UMUM SP2TPUPDATE 08062015
3) Menganalisis dan memanfaatkan hasil olahan dan rekapitulasi laporan SP2TP sebagai bahan untuk umpan balik dan bimbingan teknis ke Puskesmas serta tindak lanjut yang diperlukan dalam rangka meningkatkan kinerja program yang menjadi tanggung jawabnya. *** Tim SP2TP Dinas Kesehatan Kabupaten / Kota juga bertanggung jawab dalam melakukan bimbingan tekhnis dan pembinaan pelaksanaan SP2TP di tingkat Puskesmas.
BAGAN STRUKTUR ORGANISASI DINAS KESEHATAN KABUPATEN SITUBONDO
KEPALA DINAS KESEHATAN KABUPATEN
SEKRETARIAT
FUNGSIONAL SUB BAGIAN UMUM
BIDANG
BIDANG
PEMBERDAYAAN DAN KEMITRAAN
PEMBINAAN SUNBER DAYA KESEHATAN
SUB BAGIAN PERENCANAAN
SUB BAGIAN KEUANGAN
BIDANG
BIDANG
PELAYANAN KESEHATAN
P2PL
SEKSI PROMOSI KES & UKBM
SEKSI KEFARMASIAN DAN PERBEKALAN KES
SEKSI PENGENDALIAN & PENGAMATAN PENYAKIT
SEKSI YANKESDAS & PENUNJANG
SEKSI PEMBIAYAAN KES
SEKSI PENGEMBANGAN & PEMBERDAYAAN SDM
SEKSI PEMBERANTASAN PENYAKIT
SEKSI YANKES RUJUKAN DAN KHUSUS
SEKSI GIZI MASYARAKAT
SEKSI DATIN, KAJIAN, EVALUASI & LAPORAN
SEKSI PENYEHATAN LINGKUNGAN
SEKSI YANKES KELUARGA
UPTD Page 1
19
DRAFT PANDUAN UMUM SP2TPUPDATE 08062015
MEKANISME SP2TP DI TINGKAT KABUPATEN
KEPALA DINAS LAPORAN PUSKESMAS PENGELOLA PROGRAM
SKRETARIS DINKES
PENGELOLA PROGRAM
LAPORAN PUSKESMAS
ANALISIS
PENGOLAHAN
LAPORAN
PENGELOLA PROGRAM
PENGELOLA SP2TP LAPORAN PUSKESMAS
PENGELOLA PROGRAM
ARSIP
RENCANA TINDAK LANJUT q q q
PENGELOLA PROGRAM
LAPORAN PUSKESMAS
PERENCANAAN PENGGERAKAN PENILAIAN
Page 1
3. TINGKAT PROVINSI Di Dinas Kesehatan Provinsi dibentuk Tim SP2TP dengan susunan personalia sebagai berikut: a. Pengorganisasian 1) Pengorganisasian di tingkat Provinsi terdiri dari: 2) Penanggung jawab
: Kepala Dinas Kesehatan Provinsi
3) Koordinator
:
Kepala
Sub
Dinas
Bina
Pelayanan
Kesehatan 4) Pelaksana/Sekretaris
: Kepala Sub Bag Perencanaan dan Informasi
5) Anggota
: Pengelola Program Puskesmas
Pengorganisasian di atas didasarkan pada struktur organisasi Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dengan uraian tugas sebagai berikut : b. Tugas Penanggung Jawab SP2TP. 1) Bertanggung jawab terhadap pengelolaan data SP2TP tingkat Provinsi 2) Memberikan bimbingan dan arahan kepada koordinator, pelaksana, dan anggota tim SP2TP tingkat Provinsi. 3) Mengadakan pertemuan evaluasi berkala minimal setiap 6 bulan sekali dengan koordinator, pelaksana, dan anggota tim SP2TP tingkat Provinsi.
20
DRAFT PANDUAN UMUM SP2TPUPDATE 08062015
c. Tugas Koordinator SP2TP 1) Mengkoordinir laporan SP2TP yang diterima dari Kabupaten / Kota. 2) Mengirimkan laporan hasil rekapitulasi data SP2TP ke pengelola program untuk dianalisis. 3) Mengirimkan umpan balik hasil olahan/analisis program setiap triwulan ke Kabupaten / Kota. 4) Mengirimkan hasil rekapitulasi data SP2TP ke Kantor Kementrian Kesehatan d. Tugas Pelaksana SP2TP 1) Mengolah data laporan SP2TP yang diterima oleh koordinator SP2TP Provinsi. 2) Menyampaikan hasil olahan data ke koordinator SP2TP Provinsi. 3) Melakukan pembinaan dan pengawasan terhadap penyelenggaraan SP2TP di tingkat Kabupaten / Kota 4) Menyampaikan hasil pembinaan dan pengawasan kepada coordinator SP2TP 5) Mengarsipkan laporan SP2TP dari ProvinsiI yang telah diolah. e. Tugas Anggota SP2TP 1) Menerima hasil pengolahan data SP2TP dari koordinator SP2TP Provinsi. 2) Mengolah dan menganalisis laporan yang diterima dan melaksanakan tindak lanjutnya. 3) Merumuskan dan melaksanakan tindak lanjut ***** Tim SP2TP juga bertanggung jawab dalam pembinaan dan Pengawasan pelaksanaan SP2TP di tingkat Kabupaten / Kota.
21
DRAFT PANDUAN UMUM SP2TPUPDATE 08062015
BAGAN SUSUNAN ORGANISASI DINAS KESEHATAN PROVINSI JAWA TIMUR
KEPALA DINAS KESEHATAN PROVINSI
SEKRETARIAT
SUB BAGIAN TATA USAHA
SUB BAG PENYUSUNAN PROGRAM
FUNGSIONAL
BIDANG PENGENDALIAN PENYAKIT DAN MASALAH KES
BIDANG PELAYANAN KESEHATAN
SEKSI KESEHATAN DASAR DAN PENUNJANG
SEKSI PEMBERANTASAN PENYAKIT
SEKSI KESEHATAN RUJUKAN DAN KHUSUS
SEKSI PENCEGAHAN, PENGAMATAN DAN PENANGGULANGAN MASALAH KES
SEKSI KESEHATAN KELUARGA
SEKSI PENYEHATAN LINGKUNGAN
BIDANG PENGEMBANGAN SUMBER DAYA KES
BIDANG PENGEMBANGAN & PEMBERDAYAAN
SEKSI PERENCANAAN DAN PENGEMBANGAN SDM KES
UPTD
SUB BAGIAN KEUANGAN
SEKSI GIZI
SEKSI KEFARMASIAN DAN PERBEKALAN KES
SEKSI PROMOSI KESEHATAN
SEKSI PEMBIAYAAN KESEHATAN
SEKSI INFORMASI DAN LITBANG
Page 1
MEKANISME DATA SP2TP DI TINGKAT PROVINSI
CLOUD SERVER
JARINGAN INTERNET
Data SP2TP
UMPAN BALIK
KEPALA DINAS KESEHATAN
BAG PROGRAM DAN INFORMASI PENGELOLA PROGRAM
HASIL OLAHAN
PENGOLAHAN
HASIL OLAHAN
PENGELOLA PROGRAM
ANALISIS
DATA LAIN TERKAIT PENGELOLA SP2TP
LAPORAN
PENGELOLA PROGRAM
ARSIP
PENGELOLA PROGRAM
PENGELOLA PROGRAM
RENCANA TINDAK LANJUT
Page 1
22
DRAFT PANDUAN UMUM SP2TPUPDATE 08062015
4. Tingkat Pusat a. Pengorganisasian Pengorganisasian di tingkat Provinsi terdiri dari: 1) Penanggung jawab
: Sekretaris Jenderal Kementrian Kesehatan
2) Koordinator
: Kepala Pusat Data dan Informasi
3) Pelaksana/Sekretaris
: Kepala Bagian Program dan Informasi
4) Anggota
: Pengelola Program
b. Ketenagaan 1) Penanggung jawab
: Sekretaris Jenderal Kementrian Kesehatan
2) Koordinator
: Kepala Pusat Data dan Informasi
3) Pelaksana/Sekretaris
: Kepala Bagian Program dan Informasi
4) Anggota
: Pengelola Program
Pengorganisasian di atas didasarkan pada struktur organisasi Kementerian Kesehatan RI dengan uraian tugas sebagai berikut : c. Tugas Penanggung Jawab SP2TP. 1) Bertanggung jawab secara nasional terhadap penyelenggaraan SP2TP. 2) Memberikan pembinaan dan arahan kepada koordinator, pelaksana, dan anggota tim SP2TP di tingkat Pusat. 3) Mengadakan pertemuan evaluasi berkala paling sedikit setiap 6 bulan sekali dengan koordinator, pelaksana, dan anggota tim SP2TP tingkat Pusat. d. Tugas Koordinator SP2TP. 1) Mengkoordinir pengelolaan data SP2TP yang diterima dari Kabupaten / Kota. 2) Menyampaikan laporan hasil pengolahan data SP2TP kepada pengelola program untuk dianalisis dan dimanfaatkan. 3) Menyampaikan secara rutin hasil moitoring penyelenggaraan SP2TP kepada penanggung jawab SP2TP Pusat. 4) Menyampaikan umpan balik hasil pengolahan data dan hasil analisis pengelola program kepada Dinas Kesehatan Provinsi dan Kabupaten / Kota. e. Tugas Pelaksana SP2TP. 1) Melakukan pengolahan data SP2TP. 2) Menyampaikan hasil pengolahan data kepada Koordinator SP2TP dengan tembusan ke masing-masing pengelola program. 3) Melakukan monitoring dan evaluasi terhadap penyelenggaraan SP2TP.
23
DRAFT PANDUAN UMUM SP2TPUPDATE 08062015
4) Menyampaikan hasil pengolahan data dan hasil monitoring kepada Koordinator SP2TP . 5) Menyampaikan umpan balik kepada Dinas Kesehatan Provinsi dan Dinas Kesehatan Kabupaten / Kota. f.
Tugas Anggota SP2TP. 1) Menerima laporan hasil pengolahan data dan hasil monitoring SP2TP dari koordinator SP2TP Pusat. 2) Mengolah dan menganalisis laporan yang diterima serta merumuskan rencana tindak lanjutnya baik untuk penyelenggaraan SP2TP maupun pengelolaan program Puskesmas.
MEKANISME DATA SP2TP DI TINGKAT KEMENTERIAN
CLOUD SERVER
JARINGAN INTERNET
Data SP2TP
UMPAN BALIK
KEPALA DINAS KESEHATAN
BAG PROGRAM DAN INFORMASI PENGELOLA PROGRAM
HASIL OLAHAN
PENGOLAHAN
HASIL OLAHAN
PENGELOLA PROGRAM
LAPORAN
ANALISIS
DATA LAIN TERKAIT PENGELOLA SP2TP
PENGELOLA PROGRAM
ARSIP
PENGELOLA PROGRAM
PENGELOLA PROGRAM
RUMUSAN KEBIJAKAN NASIONAL RENCANA TINDAK LANJUT
Page 1
E. Koordinasi. 1. Lintas Program. Dilakukan dalam rangka mengkoordinasikan kesesuaian dan kecukupan akan kebutuhan data program khususnya pada program terkait dengan SP2TP. 2. Lintas sektor Dilakukan dalam rangka :
24
DRAFT PANDUAN UMUM SP2TPUPDATE 08062015
a. Pemeliharaan/upditing data sekunder b. Pemeliharaan kesesuaian kodefikasi c. Pemeliharaan dan peningkatan kapasitas jaringan. F. Pelaksanaan. 1. Di Puskesmas a. Pencatatan Pencatatan dilakukan oleh petugas pelaksana kegiatan di Puskesmas berdasarkan pedoman pelaksanaan dan pedoman teknis yang telah di bakukan. b. Pelaporan Pelaporan dibuat dan disampaikan oleh petugas pengelola data dan informasi Puskesmas atas persetujuan pimpinan Puskesmas c. Pengolahan data Pengolahan data di Puskesmas dilakukan oleh petugas pengelola data dan informasi Puskesmas atas petunjuk dan bimbingan Kepala Puskesmas. d. Pengelolaan data Terdiri dari kegiatan validasi, tabulasi, pembaruan, penyajian dan penyimpanan data, dilakukan oleh petugas pengelola data dan informasi Puskesmas. Sedangkan koreksi data dilakukan oleh pelaksana program Puskesmas sebelum data disetujui oleh Kepala Puskesmas. e. Pemanfaatan data Pemanfaatan data dilakukan secara berkala oleh tim yang terdiri dari Kepala Puskesmas, Pelaksana program dan pengelola data dan informasi Puskesmas. f.
Pembinaan Pembinaan dilakukan oleh Pimpinan Puskesmas secara berkala dan berkelanjutan.
2. Di Dinas Kesehatan Kabupaten / Kota a. Pengelolaan data SP2TP. Laporan SP2TP dari Puskesmas diterima dan di kompilasi oleh Kepala Subbagian Data dan Informasi. Hasil kompilasi di sampaikan kepada Kepala bagian Program dan Informasi untuk di bagikan kepada pengelola Program Puskesmas di Dinas Kesehatan Kabupaten/ Kota. Pengelola program melakukan koreksi dan melakukan pengolahan sesuai dengan kebutuhan program
25
DRAFT PANDUAN UMUM SP2TPUPDATE 08062015
b. Pembuatan laporan. Laporan di buat oleh Pelaksana SP2TP Dinas Kesehatan Kabupaten/ Kota dan disampaikan kepada pihak yang berkepentingan (di upload) dengan memanfaatkan faslitas yang tersedia. c. Penyajian dan Diseminasi Penyajian data secara internal dan lintas sector dilakukan pada setiap pertemuan rutin di tingkat Kabupaten. d. Pemeliharaan data dan penyimpanan data Pemeliharaan data di lakukan melalui kegiatan validasi dan updating data secara berkala pada pertemuan Kepala Puskesmas. Penyimpanan data dilakukan oleh Pelaksana SP2TP Kabupaten dengan menggunakan fasilitas yang tersedia. e. Pemanfaatan data Dilakukan secara tim untuk merumuskan rencana tindak lanjut baik terhadap manajemen Puskesmas maupun terhadap kinerja program. f.
Bimbingan teknis Dilakukan terhadap kelemahan-kelemahan system khususnya pada SDM
3. Di Dinas Kesehatan Provinsi a. Pengelolaan data SP2TP. Laporan SP2TP dari Puskesmas diterima dan di kompilasi oleh Kepala Subbagian Data dan Informasi. Hasil kompilasi di sampaikan kepada Kepala bagian Program dan Informasi untuk di bagikan kepada pengelola Program Puskesmas di Dinas Kesehatan Provinsi. Pengelola program melakukan koreksi dan melakukan pengolahan sesuai dengan kebutuhan program b. Pembuatan laporan. Laporan di buat oleh Pelaksana SP2TP Dinas Kesehatan Provinsi dan disampaikan (di upload) dengan menggunakan faslitas yang tersedia. c. Penyajian dan Diseminasi Penyajian data secara internal dan lintas sector dilakukan pada setiap pertemuan rutin di tingkat Provinsi. d. Pemeliharaan data dan penyimpanan data
26
DRAFT PANDUAN UMUM SP2TPUPDATE 08062015
Pemeliharaan data di lakukan melalui kegiatan validasi dan updating data secara berkala pada pertemuan dengan Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten / Kota.. Penyimpanan data dilakukan oleh Pelaksana SP2TP Provinsi dengan menggunakan fasilitas yang tersedia. e. Pemanfaatan data Dilakukan secara tim untuk merumuskan rencana tindak lanjut baik terhadap manajemen Puskesmas maupun terhadap kinerja program. f.
Pembinaan dan Pengawasan Dilakukan terhadap kelemahan-kelemahan system khususnya pada dukungan system dan kualitas data.
4. Di Kementerian Kesehatan a. Pengelolaan data SP2TP. Laporan SP2TP dari Dinas kesehatan Kabupaten / Kota diterima dan di kompilasi oleh Pengelola data dan informasi pada Pusat dan Informasi Kementrian Kesehatan RI. Hasil kompilasi di sampaikan kepada Kepala Pusat data dan Informasi untuk di bagikan kepada pengelola Program Puskesmas di masing-masing Unit Utama Pengelola program melakukan koreksi dan melakukan pengolahan sesuai dengan kebutuhan program b. Umpan balik Umpan balik dibuat oleh : 1) Pengelola data dan informasi Puskesmas di Pusat Data dan Informasi Kementerian Kesehatan dengan maksud untuk evaluasi tingkat kepatuhan dan tingkat kelengkapan laporan. 2) Pengelola program Puskesmas di masing-masing Unit Utama dengan maksud untuk mengevaluasi tingkat kebenaran data dan evaluasi kinerja program Puskesmas. c. Penyajian dan Diseminasi Penyajian data secara internal dan lintas sector dilakukan pada setiap pertemuan rutin di tingkat Kabupaten. d. Pemeliharaan data dan penyimpanan data Pemeliharaan data di lakukan melalui kegiatan validasi dan updating data secara berkala pada pertemuan Kepala Puskesmas. Penyimpanan data dilakukan oleh Pelaksana SP2TP Kabupaten dengan menggunakan fasilitas yang tersedia.
27
DRAFT PANDUAN UMUM SP2TPUPDATE 08062015
e. Pemanfaatan data Dilakukan secara tim untuk merumuskan rencana tindak lanjut baik terhadap manajemen Puskesmas maupun terhadap kinerja program. f.
Pembinaan dan Pengawasan Dilakukan terhadap kelemahan-kelemahan system khususnya pada SDM
G. Pelaporan 1. Tingkat kepatuhan pelaporan Yang dimaksud adalah ketepatan waktu penyampaian dan kelangkapan laporan yang di sampaikan. 2. Kelengkapan laporan. Yang dimaksud adalah kelengkapan data pada muatan masing-masing laporan. 3. Kebenaran dan kesesuaian data Kesesuaian data terhadap definisi operasional dan SOP kegiatan. H. Pembiayaan. 1. Sumber pembiayaan. SP2TP dibiayai melalui anggaran Dinas Kesehatan Kabupaten / Kota sesuai dengan kebutuhan. 2. Jenis biaya. a. Investasi. Yang dimaksud adalah biaya pengadaan sarana prasarana pendukung dan rekrutmen SDM. b. Operasional. Biaya yang digunakan untuk pelaksanaan Kegiatan pada SP2TP. c. Pemeliharaan. Yang dimaksud adalah untuk peningkatan dan pembaruan aplikasi SP2TP. I.
Penilaian. Penilaian SP2TP didasarkan atas : a. Kapasitas SP2TP dalam memenuhi kebutuhan data untuk manajemen Puskesmas di setiap jenjang administrasi kesehatan. b. Kelayakan aplikasi yang digunakan untuk mendukung pelaksanaan kegiatan SP2TP.
28
DRAFT PANDUAN UMUM SP2TPUPDATE 08062015
BAB IV PENGELOLAAN SP2TP
A. Kebutuhan data Data bersumber dari SP2TP dibutuhkan oleh Puskesmas dan oleh jajaran kesehatan di setiap jenjang administrasi pemerintahan. Kebutuhan data didasarkan kepada : 1. Kebutuhan data di Puskesmas digunakan untuk merumuskan dan menentukan kebijakan taktis operasional pelaksanaan program; 2. Kebutuhan data di Dinas Kesehatan Kabupaten / Kota digunakan untuk merumuskan dan menentukan kebijakan strategi operasional program Puskesmas. 3. Kebutuhan data pada Dinas Kesehatan Provinsi digunakan untuk merumuskan dan menentukan kebijakan pengendalian mutu dan cakupan kegiatan program Puskesmas. 4. Kebutuhan data Kementerian Kesehatan digunakan untuk merumuskan dan menentukan kebijakan dan strategi nasional.
KEBUTUHAN DATA Monday, May 18, 2015 DATA LINTAS SEKTOR
Pimpinan di Kemenkes
DATA HASIL SURVEY
Unit Utama Kemenkes
Penentuan kebijakan nasional dan pengambilan keputusan
Dinkes Provinsi
Perumusan Kebijakan Nasional
Dinkes Kabupaten/ Kota
Kebijakan Pembinaan dan Pengendalian Mutu dan cakupan Program Puskesmas
puskesmas
Penentuan kebijakan Pengawasan dan bimbingan teknis operasional
Penentuan kebijakan taktis operasinal program Puskesmas DATA SET
Page 1
29
DRAFT PANDUAN UMUM SP2TPUPDATE 08062015
Untuk menentukan data yang harus di dokumentasikan dalam pencatatan Puskesmas diawali dengan mengetahui ukuran keberhasilan dari masing-masing program yang dilaksanakan, untuk lebih jelasnya dapat di uraikan dalam bagan sebagai berikut :
KEBUTUHAN DATA DALAM MANAJEMEN JENJANG KEWENANGAN UU, 28 TH 2014
KEBUTUHAN DATA
DATA SET
KEPUTUSAN DAN KEBIJAKAN STRATEGIS NASIONAL
UKURAN KEBERHASILAN PROGRAM NASIONAL
INDIKATOR
PERUMUSAN STANDAR PELAKSANAAN KEGIATAN PROGRAM NASIONAL
UKURAN KEBERHASILAN PENCAPAIAN STANDAR PELAKSANAAN PROGRAM
INDIKATOR
KEBIJAKAN WAS- DAL PELAKSANAAN PROGRAM NASIONAL
UKURAN KEBERHASILAN DALAM WAS-DAL PELAKSANAAN PROGRAM
INDIKATOR
KABUPATEN KOTA
KEBIJAKAN PENGELOLAAN KEGIATAN PROGRAM NASIONAL
UKURAN KEBERHASILAN PENGELOLAAN KEGIATAN PROGRAM
INDIKATOR
PUSKESMAS
KEBIJAKAN PELAKSANAAN KEGIATAN PROGRAM NASIONAL
UKURAN KEBERHASILAN PELAKSANAAN KEGIATAN PROGRAM
INDIKATOR
NOMINATOR
X KONSTANTA
PUSAT
DENOMINATOR
PROVINSI
NOMINATOR
X KONSTANTA
DENOMINATOR
NOMINATOR
X KONSTANTA
DENOMINATOR
NOMINATOR
X KONSTANTA
DENOMINATOR
NOMINATOR
X KONSTANTA
DENOMINATOR
DATA LINTAS SEKTOR
DATA RUTIN PUSKESMAS
Page 1
B. Prasyarat Untuk dapat melaksanakan pencatatan dan pelaporan dengan baik perlu dipenuhi beberapa prasyarat sebagai berikut : 1. Ketersediaan SDM yang memiliki kompetensi sesuai dengan kegiatan terkait. Melalui petugas yang berkompeten dalam melaksanakan kegiatan program Puskesmas, diharapkan : a. Petugas memahami langkah-langkah pelaksanaan kegiatan sesuai dengan SOP yang telah baku. b. Petugas mengetahui kapan dan apa yang harus diamati, diukur dan atau dihitung untuk di dokumentasikan. c. Petugas mengerti dan memahami definisi operasional hasil pengamatan, pengukuran dan atau penghitungan yang di dokumentasikan.
30
DRAFT PANDUAN UMUM SP2TPUPDATE 08062015
2. Ketersediaan SOP kegiatan SOP adalah standar Operasional prosedur atau pedoman pelaksanaan dan pedoman teknis pelaksanaan kegiatan yang telah di bakukan. SOP bermuatan tentang langkah-langkah teknis pada setiap tahapan pelaksanaan kegiatan. 3. Ketersediaan Alat Yang dimaksud dengan alat adalah alat yang digunakan didalam pelaksanaan kegiatan seperti halnya alat untuk melakukan pengamatan, pengukuran dan atau penghitungan. 4. Ketersediaan biaya. Adanya biaya pelaksanaan kegiatan baik biaya yang bersifat langusung untuk pelaksana kegiatan, biaya tidak langsung yang tetap dan biaya tidak langsung yang sifatnya relative. 5. Ketersediaan Instrumen pencatatan Adanya formulir dan atau kartu yang digunakan untuk mencatat hasil pengamatan, pengukuran maupun penghitungan saat melaksanakan kegiatan. C. Ukuran keberhasilan SP2TP 1. Tingkat Kepatuhan Tingkat kepatuhan diukur melalui ketepatan waktu pencatatan dan ketepatan waktu penyampaian laporan sesuai jadwal yang telah di sepakati. a. Jadwal penyampaian laporan dari : 1) Penyerahan hasil pencatatan di Puskesmas dan jaringannya adalah pada tanggal 25 bulan berjalan. 2) Laporan disampaikan oleh Puskesmas ke Dinas Kesehatan Kabupaten / Kota pada tanggal 5 bulan berikutnya 3) Dinas Kesehatan Kabupaten Kota ke Propinsi dan Pusat pada tanggal 10 bulan berikutnya. b. Penyampaian umpan balik
Penyampaian umpan balik dilakukan 15 hari setelah tanggal di terimanya laporan.
31
DRAFT PANDUAN UMUM SP2TPUPDATE 08062015
PERIODISASI PENCATATAN DAN PELAPORAN PUSKESMAS BATAS AKHIR LAPORAN DINKES PROVINSI BATAS AKHIR LAPORAN DINKES PROVINSI BATAS AKHIR LAPORAN DINKES KAB / KOTA BATAS AKHIR LAPORAN PUSKESMAS
TANGGAL 26
TANGGAL 25
PERIODE PENCATATAN
TANGGAL 05
TANGGAL 10
TANGGAL 15
TANGGAL 20
TANGGAL 25
PERIODE PELAPORAN
PENGOLAHAN DATA DI PUSKESMAS
PENGOLAHAN PENGOLAHAN DATA DI DATA DI DINKES DINKES KAB/KOTA PROVINSI
PENOLAHAN DATA DI PUSAT
PENYAMPAIAN UMPAN BALIK PENYAMPAIAN UMPAN BALIK PENYAMPAIAN UMPAN BALIK
2. Tingkat kelengkapan Tingkat kelengkapan laporan diukur dengan terpenuhinya permintaan data dan variable pada masing-masing item formulir laporan yang telah dibakukan. 3. Tingkat Kecukupan Tingkat kecukupan di ukur melalui terpenuhinya kebutuhan data dan variable yang dibutuhkan oleh setiap jenjang administrasi kesehatan sesuai dengan permintaan data set yang telah dibakukan dan dapat dilaksanakan oleh Puskesmas. 4. Kualitas data Kualitas data di ukur melalui akurasi dan validitas data dengan metode yang telah dibakukan. D. Instrumen pencatatan dan pelaporan 1. Formulir Adalah lembar isian bias lebih dari satu lembar yang digunakan untuk mendokumentasikan data dan atau variable hasil pengamatan, pengukuran dan atau penghitungan pada pelaksanaan kegiatan. 2. Kartu Lembar isian yang terbuat dari kertas tebal atau plastic yang berisikan data identitas dari pemakai atau pemegangnya.
32
DRAFT PANDUAN UMUM SP2TPUPDATE 08062015
3. Register Daftar isian yang dibuat secara bersistem berdasarkan identitas, kode sesuai dengan keperluan penggunanya. 4. Kohort Lembar isian yang dibuat untuk menggambarkan riwayat atau perjalanan sesuatu berdasarkan waktu pengamatan, pengukuran dan atau penghitungan. Jenis dan bentuk masing-masing instrument SP2TP akan dijelaskan lebih rinci pada Buku III.
E. Pencatatan 1. Pencatatan di dalam gedung Pada prinsipnya seorang pasien yang berkunjung pertama kali atau kunjungan ulang ke Puskesmas harus melalui loket untuk mendapatkan Kartu Tanda Pengenal atau mengambil berkasnya dari petugas loket. Pasien tersebut disalurkan pada unit pelayanan yang dituju. Apabila pasien mendapat pelayanan kesehatan di luar gedung Puskesmas, maka pasien tersebut akan dicatat dalam register yang sesuai dengan pelayanan yang diterima. 2. Pencatatan pelayanan diluar gedung Pencatatan kegiatan yang dilaksanakan diluar gedung Puskesmas dilakukan dengan menggunakan formulir atau kartu yang sama di gunakan di dalam gedung dan atau menggunakan buku bantu untuk memudahkan dalam pelaksanaan. 3. Pencatatan di jaringan Puskesmas Pencatatan di Jaringan Puskesmas yaitu Puskesmas Pembantu, Pos Kesehatan Desa, bidan Desa dan Puskesmas Keliling dilakukan dengan menggunakan perangkat yang sama di gunakan di gedung Puskesmas. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada bagan berikut: MEKANISME PENCATATAN DI PUSKESMAS LOKET DALAM GEDUNG
-
RKK TERMASUK KARTU STATUS KTP REG. KUNJUNGAN KARTU KB REGISTER NO.
UNIT PELAYANAN
REGISTER-REGISTER PELAYANAN DALAM GEDUNG
TINDAK LANJUT
RUJUKAN
YANKES GEDUNG LUAR
-
REGISTER-REGISTER PELAYANAN LUAR GEDUNG
33
BANK DATA PUSKESMAS PENGOLAHAN/PENYAJIAN PENYUSUNAN LAPORAN
DRAFT PANDUAN UMUM SP2TPUPDATE 08062015
F. Pelaporan, Pelaporan terpadu Puskesmas menggunakan tahun kalender yaitu dari bulan Januari sampai dengan Desember dalam tahun yang sama. Pelaporan Puskesmas hanya di buat dan disampaikan oleh penanggung jawab data dan informasi di Puskesmas atas persetujuan Kepala Puskesmas. 1. Formulir Laporan : a. Laporan data dasar Puskesmas 1) Identitas Puskesmas 2) Karakteristik wilayah kerja Puskesmas 3) Potensi Sumber daya Puskesmas 4) Pengorganisasian Puskesmas b. Laporan kegiatan dan hasil kegiatan program 1) Upaya kesehatan Masyarakat essensial a) Promosi Kesehatan b) Kesehatan Lingkungan c) Gizi d) KIA e) Pencegahan Penyakit 2) Upaya Kesehatan perseorangan a) Pengobatan b) Pertolongan c) Rujukan d) Konseling e) Pemeriksaan Kesehatan 3) Program UKM pengembangan. a) Upaya Kesehatan Sekolah b) Upaya Kesehatan Usia Lanjut c) Upaya Kesehatan Kerja d) Upaya Kesehatan Olah Raga e) Upaya Kesehatan Jiwa f)
Upaya Bina Pengobat Tradisional Komplementer
g) Dll 4) Laporan sentinel Bentuk laporan sentinel adalah: a) Laporan Bulanan Sentinel (LB1S) b) Laporan Bulanan Sentinel (LB2S) 5) Laporan KLB dan wabah
34
DRAFT PANDUAN UMUM SP2TPUPDATE 08062015
Sesuai dengan ketentuan Undang-Undang yang berlaku 2. Jenis laporan : a. Rutin Laporan yang harus dibuat dan disampaikan secara berkala sesuai jadwal dan ketentuan yang berlaku. b. Sesaat Laporan yang harus dibuat dan disampaikan pada setiap saat / kurang dari 24 jam sesuai dengan ketentuan undang undang yang berlaku. c. Khusus Laporan yang harus dibuat dan disampaikan secara rutin kepada pihak tertentu/khusus karena dilaksanakannya kegiatan khusus termasuk kegiatan pengembangan. 3. Frekuensi laporan : a. Dari Puskesmas ke Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota 1) Laporan Bulanan. a) Data Kesakitan (LB.1) b) Data Obat-obatan (LB.2) c) Gizi, KIA, Imunisasi, dan Pengamatan Penyakit Menular (LB.3) d) Data Kegiatan Puskesmas (LB.4) e) Kegiatan Puskesmas meliputi: Kunjungan Puskesmas, Rawat Tinggal, Perawatan Kesehatan Masyarakat, Pelayanan Medik Dasar Kesehatan Gigi, Pelayanan JPKM, Kesehatan Sekolah, Kesehatan Olah Raga, PKM, Kesehatan Lingkungan, Dan Laboratorium. f)
Laporan Sentinel
2) Laporan Tahunan: a) Data Dasar Puskesmas. b) Data Kepegawaian. c) Data Peralatan. b. Dari Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota ke Dinas Kesehatan Provinsi dan Pusat. 1) Laporan Triwulan: a) Hasil rekapitulasi laporan LB1 b) Hasil rekapitulasi laporan LB2 c) Hasil rekapitulasi laporan LB3 d) Hasil rekapitulasi laporan LB4 2) Laporan Tahunan a) Hasil rekapitulasi laporan LT-1
35
DRAFT PANDUAN UMUM SP2TPUPDATE 08062015
b) Hasil rekapitulasi laporan LT-2 c) Hasil rekapitulasi laporan LT-3 3) Laporan Kejadian Luar Biasa (KLB) dan Wabah Laporan ini mengacu pada Petunjuk Laporan KLB dan wabah serta Keputusan Direktur Jenderal PPM&PLP No. 451-I/PD.03.04.IS/1991 tentang Pedoman Penyelidikan dan Penanggulangan KLB. c. Dari pengelola data SP2TP ke Unit pengelola / pelaksana program 1) Bulanan 2) Semester 3) Tahunan **** Petunjuk Pengisian Formulir Laporan Secara rinci petunjuk teknis pengisian formulir laporan dapat dilihat pada buku III.
4. Mekanisme Pelaporan a. Tingkat Puskesmas -
Laporan dari Puskesmas Pembantu, laporan dari Bidan di desa dan dari Poskesdes / Polindes dikumpulkan oleh pengelola data dan informasi Puskesmas.
-
Pengelola data dan informasi Puskesmas merekapitulasi data yang dicatat baik di dalam gedung maupun di luar gedung yang telah dimasukkan dalam register serta laporan yang diterima dari Puskesmas Pembantu dan Bidan di desa.
-
Hasil rekapitulasi oleh pelaksana kegiatan dimasukkan ke formulir laporan dan disampaikan kepada pelaksana program di Puskesmas pada pertemuan bulanan untuk dikoreksi.
-
Hasil koreksi oleh pelaksana kegiatan dimanfaatkan untuk memperbaiki laporan yang selanjutnya dikirim ke Dinas Kesehatan Kabupaten / Kota.
b. Tingkat Kabupaten/Kota -
Laporan SP2TP dari Puskesmas yang diterima Dinas Kesehatan Kabupaten /Kota melalui koordinator SP2TP
-
Pengolahan data SP2TP di Dinas Kesehatan Kabupaten /Kota dilakukan dengan menggunakan piranti lunak yang desainnya telah ditetapkan oleh Departemen Kesehatan dan hasilnya disampaikan kepada pengelola program Puskesmas.
-
Hasil rekapitulasi data dikoreksi, diolah, dan dimanfaatkan sebagai bahan untuk umpan balik, bimbingan teknis ke Puskesmas dan tindak lanjut yang diperlukan dalam rangka meningkatkan kinerja program.
36
DRAFT PANDUAN UMUM SP2TPUPDATE 08062015
-
Hasil rekapitulasi/entri data yang telah di koreksi dibuat dalam bentuk soft copy untuk dikirimkan ke Dinas Kesehatan Provinsi dan Departemen Kesehatan cq Pusat data dan Informasi
c. Tingkat Provinsi -
Pengolahan dan pemanfaatan data SP2TP di Provinsi mempergunakan piranti lunak yang sama dengan Dinas Kesehatan Kabupaten / Kota
-
Laporan dari Dinas Kesehatan Kabupaten/ Kota, diterima oleh Dinas Kesehatan
Provinsi
(koordinator
tim
SP2TP)
untuk
dikompilasi/
direkapitulasi. -
Hasil kompilasi disampaikan kepada pengelola program Provinsi untuk diolah dan dimanfaatkan dalam rangka tindak lanjut, bimbingan, dan pengendalian yang diperlukan.
-
Hasil kompilasi yang telah diolah tersebut diumpanbalikkan ke Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota.
d. Tingkat Pusat -
Hasil olahan yang dilaksanakan oleh Pusat data dan Informasi disampaikan kepada Unit program terkait dan Bagian Perencanaan dan Informasi unit utama untuk dianalisis dan dimanfaatkan serta dikirimkan ke Dinas Kesehatan Provinsi sebagai umpan balik.
-
Dalam skema terlampir dapat terlihat alur laporan SP2TP di berbagai jenjang administrasi kesehatan.
37
DRAFT PANDUAN UMUM SP2TPUPDATE 08062015
SHARE DATA
ALUR DATA SP2TP
KETERANGAN :
DINKES PROVINSI KEMENKES RI
ALUR DATA
DINKES KAB / KOTA PEMBINAAN PENGAWASAN
SHARE DATA
MONITORING DAN EVALUASI
UMPAN BALIK PENGELOLA SP2TP
LAPORAN
SERVER
BIMBINGAN TEKNIS
PELAYANAN LUAR GEDUNG
PELAYANAN DALAM GEDUNG PUSKESMAS
PROMKES
KONSELING KES
POLIK KIA
POLIK GIGI
JANGKES
LABORATO RIUM
KIA
P2
POLIK UMUM
DOKTER PRAKTEK
DATA
DATA DASAR
GIZI
DATA
PENGELOLA SP2TP PEMERIKSAAN KES
KESLING
PUSTU
BID DES
PUSLING APOTEK
BIDAN PRAKTEK
RUJUKAN
FASKES SWASTA
G. Pengolahan 1. Pembersihan data. Kegiatan pembersihan data dilakukan setelah data dikumpulkan dengan tujuan untuk melakukan koreksi terhadap : a. Kesesuaian data dengan apa yang harus di catat sesuai dengan SOP b. Ketepatan alat ukur yang digunakan c. Kebenaran cara pencatatan berdasarkan defjini operasional yang telah ditetapkan d. Menghilangkan duplikasi data. Kegiatan ini selanjutnya di sebut dengan validasi data. 2. Pengelompokan data Pengelompokan data dilakukan sesuai dengan kriteria kebutuhan program seperti halnya : a. Lokasi b. Waktu c. Kelompok Umur d. Latar belakang pekerjaan
38
DRAFT PANDUAN UMUM SP2TPUPDATE 08062015
e. Pendidikan dll 3. Pemeliharaan data Kegiatan ini dilakukan untuk menjaga agar data selalu up to date dan terhindar dari kerusakan. 4. Penyimpanan data Penyimpanan data dilakukan sesuai dengan ketentuan undang-undang yang berlaku. H. Penggunaan kodifikasi Yang dimaksud dengan kodifikasi adalah pemberian nomor atau lambang pd perkiraan pos, jurnal, faktur, atau dokumen lain yg berfungsi sbg alat untuk membedakan pos yg satu dng lainnya yg termasuk satu golongan; Kodifikasi pada penyelenggaraan SP2TP bertujuan untuk : -
Memudahkan dalam pencatatan
-
Memudahkan dalam melakukan relasi data lintas program maupun lintas sector.
-
Memudahkan dalam melakukan pemantauan dan penilaian
terhadap
sekelompok sasaran; -
Menghindari terjadinya duplikasi data;
Kodifikasi yang dipakai pada SP2TP adalah sebagai berikut : -
Kode wilayah;
-
Kode Puskesmas;
-
Kode barang;
-
Kode tenaga;
-
Kode alat kesehatan;
-
Kode obat;
-
Kode klient;
-
Kode penyakit;
-
Kode klas terapi;
Untuk lebih jelasnya, penggunaan kodifikasi dapat di lihat pada buku III. I.
Penggunaan Aplikasi SP2TP. Penggunaan aplikasi pada system pencatatan dan pelaporan dilakukan dengan mengacu kepada standart desain yang telah ditetapkan oleh Kemenkes dan mempertimbangkan hal-hal sebagai berikut:
39
DRAFT PANDUAN UMUM SP2TPUPDATE 08062015
1. Aplikasi menjamin kemudahan dan kelancaran system; 2. Dijamin aplikasi dapat digunakan secara berkelanjutan; 3. Aplikasi yang dikembangkan handal dan dinamis; Disisi lain, hal-hal yang perlu dipertimbangkan adalah kelayakan Puskesmas termasuk : 1. Kesiapan dan kemampuan SDM Puskesmas. 2. Ketersediaan sarana prasarana. 3. Ketersediaan Biaya operasional dan pemeliharaan serta 4. Ketersediaan jaringan Internet (bila memungkinkan). Opsi yang dapat di pergunakan didalam merencanakan penggunaan aplikasi pencatatan dan pelaporan Puskesmas adalah sebagai berikut : 1. Berbasis manual. Sistem pencatatan dan pelaporan berbasis manual dapat diartikan bahwa : Instrumen pencatatan dan pelaporan masih harus menggunakan hard copy / kertas dan pengirimannya menggunakan fasilitas Pos atau per kurir; 2. Berbasis semi elektornik Sistem pencatatan dan pelaporan berbasis semi elektronik dapat di artikan bahwa: pencatatan dilakukan dengan menggunakan kertas. Sedangkan pengolahan datanya menggunakan computer dan cara pengirimannya dilakukan dalam bentuk soft copy dengan menggunakan fasilitas Internet atau dengan cara per kurir menggunakan data traveler / flash disk. 3. Berbasis elektronik. Sistem pencatatan dan pelaporan berbasis elektronik dapat diartikan bahwa pencatatan dan pelaporan telah menggunakan computer dan fasilitas jaringan Internet.
40
DRAFT PANDUAN UMUM SP2TPUPDATE 08062015
BAB V ANALISIS DAN PEMANFAATAN DATA
A. Analisis data 1. Data SP2TP di lakukan : -
Antar variable pada program Puskesmas,
-
Antar variable lintas program dan atau
-
Data program dengan data lintas sector.
2. Tujuan dilakukannya analisis data SP2TP adalah untuk memperoleh informasi tentang : a. Data dasar Puskesmas 1) Kelayakan operasional Puskesmas. 2) Kemampuan Puskesmas menjangkau sasaran b. Data Program 1) Capaian sasaran dan mutu 2) Besaran masalah, kegawatan masalah dan kehebohan masalah 3) Adanya hubungan langsung atau hubungan sebab akibat antar variable 4) Adanya hubungsa sebab akibat antar variable lintas program dan 5) Adanya hubungan sebab akibat antar variable lintas sector. B. Pemanfaatan data. 1. Perencanaan 2. Penggerakan 3. Penilaian ***** Untuk penjelasan lebih lanjut dapat di lihat pada buku IV
41
DRAFT PANDUAN UMUM SP2TPUPDATE 08062015
BAB VI PENUTUP
Ketersediaan data dan informasi kesehatan sebagai dasar untuk mendukung manajemen dalam melakukan perencanaan, penggerakan dan penilaian program dengan berbasis bukti. Hingga saat ini ketersediaan data dan informasi yang mampu memenuhi kebutuhan manajemen belum sepenuhnya dapat terlaksana. Hal ini dikarenakan terkendalanya arus data informasi, baik dari Daerah ke Pusat, ataupun sebaliknya. Dengan demikian perencanaan program di Pusat, belum sepenuhnya sinkron dengan perencanaan program Daerah. Terkendalanya Sistem informasi kesehatan ini antara lain sebagai konsekuensi pelaksanaan desentralisasi bidang kesehatan. Kebijakan kesehatan yang disusun saat ini, masih belum sepenuhnya berbasis bukti, adanya overlapping dan bahkan konflik antara kebijakan yang satu dengan lainnya, serta kebijakan yang telah ditetapkan, hampir tidak pernah dilakukan evaluasi. Dengan disusunnya Panduan Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas revisi (SP2TP), diharapkan mampu mendorong ketersediaan data dan informasi khususnya yang bersumber dari SP2TP pada tiap-tiap jenjang administrasi kesehatan, sehingga penyusunan perencanaan program Puskesmas, dapat dilaksanakan dengan lebih baik lagi, dalam rangka mewujudkan pembagian kewenangan yang bersifat concurrent.
42
