Pelaksanaan Audit - Tahapan Dan Contoh [PDF]

Citation preview

Badan Pengendalian Lingkungan Hidup Daerah Propinsi Jawa Barat



 Tahapan Pelaksanaan Audit Produksi Bersih Skematik Pelaksanaan Audit 1. Pelaksanaan Audit Produksi Bersih keterangan



Persiapan internal Konsolidasi Tim Identifikasi kondisi eksisting yang berkaitan dengan Produksi Bersih



Kondisi Saat ini



Persiapan Pelaksanaan Audit Pelaksanaan Audit Reaudit



Evaluasi temuan audit dengan standard an kriteria  Jadwal Implementasi  Training  Dokumentasi  Dukungan keuangan  Pilihan Teknoligi  Menajerial  Akses Informasi  Good Housekeeping  Teknologi yang sesuai  Dukungan Managerial  Kinerja lingkungan  Penghematan energi dan biaya



Analisis



Rekomendasi



Implementasi



 Parameter dan Kriteria Audit



Elemen Produksi Bersih A.



B.



Sumber Daya Manusia



Penggunaan bahan penolong



Parameter



Kriteria Audit



-



Training karyawan



Adanya training tentang maintenance, penanganan material/chemical lingkungan / AMDAL penanganan B3



-



Latar belakang SDM



Berkaitan dengan bidang yang ditekuni (Pendataan)



-



Jumlah bahan penolong yang digunakan



-Dosis optimal sesuai SOP -Batas kadaluarsa



-



Karakteristik bahan penolong & dyestuff



- Tak menggunakan dye jenis azoic - Tak menggunakn clorine pada proses bleaching - Nilai toksisitas (LD50) rendah 50 mg/kg - Kandungan logam berat : Cc 500 mg/kg dye stuff Cr total 100 Cu 250 Ni 200 Sn 250 Zn 1500



-



Penggunaan kostik soda



- Sistem Recovery kostik soda



-



Penyimpanan bahan penolong



- Pengelolaan internal



-



Sistem first in – first out inventory



- Good House Keeping



pergudangan - Penggunaan bahan kimia



- Sesuai instruksi kerja/MSDS



Parameter



Elemen Produksi Bersih C.



Penggunaan Air



- Pemanfaatan air panas



-



Adanya recovery/panas dengan HE



- Pencatatan konsumsi air



-



Flow indicator / flow meter



-



Adanya aliran daur ulang/ jaringan perpipaan



- Distribusi penggunaan air D.



Penggunaan Steam



-



Pemanfaatan kondensat



- Steam loses E.



F.



Peralatan



Limbah Padat



Kriteria Audit



- Adanya daur ulang kondesat



- Pemasangan steam trap - Kondisi insulasi pipa steam dan kondesat



-



Jadwal maintenanee



- SOP/ instruksi kerja



-



Frekwensi shutdown peralatan



- SOP/ instruksi kerja



-



Pengoperasian alat



- SOP/ instruksi kerja - Tidak adanya bocor/ spillage



- Penanganan sisa kemasan



- Pemanfaatan kembali



- Kebersihan lokasi



- Sistem Penanganan Kebersihan - SOP/ instruksi kerja



- Penanganan limbah padat



- Adanya pemisahan limbah B3,



limbah non B3, limbah yang dapat dimanfaatkan - PP No. 18 th. 1999 / PP No. 85 th. 1999 ttg pengelolaan limbah B3 - Prosedur/ SOP (intruksi kerja) limbah padat -



Penyebab timbunan limbah



- Kesalahan manusia



- Peralatan malfunction - Pengelolaan internal (house keeping) - Prosedur penanganan yang tak sesuai



Elemen Produksi Bersih G.



H.



I.



Limbah Gas



Limbah Cair



Penggunan Bahan Bakar



Parameter



Kriteria Audit



- Konsentrasi emisi gas



- SK Men LH No. 13/ 95



- Konsentrasi bahan kimia di ruang kerja



- SK Manaker No. SE-01/men/ 1997



- Debit - Kualitas limbah - Alat ukur debit - Kebutuhan chemical untuk IPAL - Sistem pengaliran limbah - Efektifitas IPAL



- SK Gub. Jabar No.6 th 1999



- Konsumsi solar di genset - Konsumsi solar di boiler



- Efisiensi pembahasan



- SK Gub. Jabar No.6 th 1999 - SK Gub. Jabar No.6 th 1999 SOP / Intruksi kerja - Adanya segregas limbah - SOP / rancangan alat



 Ruang Lingkup Audit untuk Produksi Bersih Dalam pelaksanaan Audit untuk mendukung pelaksanana Perogram Produksi Bersih di industri tekstil perlu dilakukan pembatasan terhadap aspek yang akan diaudit (scoping). Secara garis besar proses audit dilakukan terhadap aspek manajemen yang berkaitan langsung dengan operasional pabrik dan aspek teknis proses produksi pabrik tekstil.



1. Audit Terhadap Manajemen Produksi Bersih Elemen yang akan diaudit dari aspek manajemen adalah : o Policy perusahaan tentang Produksi Bersih



o Penentuan Objective dan Target o Sumber Daya Manusia



2. Audit Terhadap Produksi Bersih Elemen Audit Aspek Proses Produksi No.



Elemen Audit



Persiapan Dysing



Dysing



Printing



Finishing



1.



Bahan Baku dan Pembantu



X



X



X



X



2.



Proses Produksi



X



X



X



X



3.



Peralatan



X



X



X



X



4.



Penggunaan Air



X



X



X



X



5.



Pemanfaatan Steam



X



X



X



X



6.



Limbah Padat



X



X



X



X



7.



Emisi Gas



X



X



X



X



8.



Limbah Cair



X



X



X



X



9.



Bahan Bakar



X



X



X



X



 Persiapan Pelaksanaan Audit 1. Tim Audit Sebelum melaksanakan audit internal, terlebihdulu harus disusun tim Audit Internal. Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun tim audit :  Kegiatan audit dibawah tanggung jawab langsung Divisi Lingkungan suatu Perusahaan.  Anggota tim Audit bisa berkisar 4 – 6 Auditor tergantung ruang lingkup audit.  Tim Audit diketuai satu orang sebagai pemimpin Audit (Lead Auditor) dengan beberapa anggota tim yang masing-masing punya keahlian yang diperlukan.  Tenaga ahli dari luar bisa dipertimbangkan jika diperlukan untuk keahlian tertentu  Setiap Auditor menangani aspek-aspek tertentu yang relevan dengan ruang lingkup Produksi Bersih.  Aspek atau elemen Produksi Bersih harus diaudit oleh Auditor pengalaman dengan kualifikasi memadai.



Tim Auditor Produksi Bersih No.



Jabatan



1.



Tim Leader



2.



Anggota 1



3.



Anggota 2



4.



Anggota 3



5.



Anggota 4



Nama



Keahlian



Tanggung jawab



6.



Tim ahhli dari luar 



No . 1. 2. 3. 4. 5.



Nama



Diperlukan 



Keahlian



Tidak diperlukan 



Tanggung jawab



2. Tahapan Pelaksanaan Audit Tahapan Pelaksanaan Audit secara garis besar terdiri dari : o Penentuan ruang lingkup Audit o Kunjungan ke pabrik / lokasi o Analisis data o Penyusunan rekumendasi



o Pembuatan laporan o Persentasi hasil Audit



Waktu pelaksanaan Audit secara berurutan diperkirakan sekitar 2 (dua) minggu. Pelaksanaan Audit harus dibuat dalam penjadwalan yang ditetapkan terlebih dahulu. Beberapa hal perlu dipertimbangkan dalam penyusunan jadwal pelaksanaan audit, diantara lain :  Berkoordinasi dengan pihak-pihak atau unit kerja yang akan diaudit  Penjadwalan seharusnya tidak terlalu ketat, tetapi harus menyediakan alokasi waktu cadangan untuk kerja ekstra atau mengadakan diskusi yang diperlukan  Setiap akhir hari kerja sebaiknya disediakan waktu maksimal 1 jam untuk melakukan evaluasi hasil audit  Setelah kunjungan lapangan perlu disediakan waktu beberapa jam ke kantor untuk memeriksa dan mengumpulkan data pendukung  Jadwal harus disesuaikan oleh pihak manajemen pabrik



3. Penyiapan Proses Audit Beberapa kegiatan pendahuluan yang perlu dikerjakan dalam persiapan audit antara lain :  Penyusunan lembar kerja Audit sebagai intrumen untuk pengumpulan bukti-bukti audit harus dilakukan secara cermat, sistematis dan menyeluruh.  Mengadakan meeting dengan pihak manajemen untuk membahas palaksanaan audit, penentuan ruang lingkup audit, dan konfirmasi jadwal pelaksanaan audit.  Lembar Kerja Audit bisa didistribusikan sebelumnya ke unit kerja terkait untuk memperlancar proses audit.  Melengkapi sarana pendukung seperti ruang kerja, peralatan komputer dan printer, ATK, dan tenaga pendukung.  Setiap hari auditor harus sudah memahami dan mengerti ruang lingkup pekerjaan dan instrument lembar kerja audit yang menjadi tanggung jawabnya.  Tim Auditor sebaiknya mengadakan kunjungan awal agar lebih memahami kondisi lapangan yang akan diaudit.



 Pelaksanaan Audit 1. Penggunaan Lembar Kerja Lembar kerja sebagai instrument Audit yang sudah dipersiapkan (lampiran) akan digunakan untuk membimbing Auditor dalam pengumpulan bukti audit yang efektif dan mempermudah menghasilkan kesimpulan.



 Daftar Lembar Kerja Instrumen Audit : Lembar Kerja No. 1



Kajian Awal (Initial Review)



Lembar Kerja No. 2



Audit Management dan Sumber Daya Manusia



Lembar Kerja No. 3



Bahan Baku dan Pembantu



Lembar Kerja No. 4



Proses Produksi



Lembar Kerja No. 5



Peralatan



Lembar Kerja No. 6



Penggunaan Air Bersih



Lembar Kerja No. 7



Pemanfaatan Steam



Lembar Kerja No. 8



Limbah Padat



Lembar Kerja No. 9



Emisi Gas



Lembar Kerja No. 10



Limbah Cair



Lembar Kerja No. 11



Bahan Bakar dan Listrik



2. Teknik Audit Tujuan utama Auditor adalah menemukan bukti Audit untuk dievaluasi terhadap kriteria Audit yang telah ditetapkan.



 Metode Identifikasi Kondisi Eksisting No.



Aktivitas Audit



Metode Identifikasi



1.



Kunjungan Lapangan



- Pencatatan - Photo - Video



2.



Pengamatan peralatan fasilitas pendukung



3.



Wawancara dengan staff baik - Kuesioner tingkat manager maupun pekerja



4.



Evaluasi dokumen relevan



dan -



yang



-



Pencatatan Photo Video Data spesifikasi alat Instruksi kerja (IK) Gambar



Kompilasi data



 Hal yang perlu diperhatikan oleh Auditor pada saat melakukan audit : 1. Selalu berfikiran terbuka, terus bertanya jika ada keraguan tentang kelengkapan informasi. 2. Jangan membuat yang diwawancara (Auditee) dalam situasi bermasalah. 3. Auditor bertugas mengajukan pertanyaan, bukan memberikan komentar. 4. Dihindari memberikan berbagai pertanyaan sekaligus. 5. Pertanyaan harus bersifat terbuka, dihindari sedapat mungkin pertanyaan dengan jawaban “ya / tidak “ 6. Mengklarifikasi kembali dengan personil yang diwawancarai. 7. Auditor bertugas mengaudit system dan prosedur tidak mengaudit kinerja personil. 8. Informasi yang diperoleh melalui wawancara sebaiknya di verifikasi dengan pengamatan langsung, atau pengukuran dokumentasi yang valid.



3.Evaluasi Evaluasi audit dilakukan terhadap buktibukti audit yang berhasil dikumpulkan dan diolah. Evaluasi dilakukan dengan cara membandingkan bukti-bukti audit dengan kriteria audit yang telah ditetapkan sebelumnya. Tahapan evaluasi diharapkan dapat menghasilkan penyimpangan yang terjadi dan bisa diberikan beberapa rekomendasi untuk memperbaiki kondisi eksisting yaitu kinerja proses produksi industri tekstil. Form Hasil Evaluasi Audit disediakan di setiap lembar kerja aspek yang diaudit.



 Tahapan Evaluasi Audit : o Identifikasi Kondisi Eksisting Uraian kondisi eksisting dijabarkan dari hasil pengamatan lapangan, pengolahan data lembar kerja dan review data sekunder yang berhasil dikumpulkan. o Evaluasi Permasalahan Temuan audit yang telah dibandingkan dengan Kriteria audit atau standar proses produksi tekstil yang efisien serta standar pengolahan lingkungan, yang berlaku akan dijabarkan dalam evaluasi permasalahan. Evaluasi bisa dilengkapi dengan dampak terhadap lingkungan, potensi berbahaya dari limbah dan potensi pemborosan yang terjadi.



o Rekomendasi Auditor harus memberikan beberapa rekomendasi untuk memperbaiki kondisi eksisting yang telah dievaluasi sehingga dapat ditingkatkan kinerja produksi bersih dari suatu proses industri tekstil. Rekomendari bisa berupa hal-hal yang bersifat teknis, manajerial, dan prosedural.



 Setiap rekomendasi harus dilengkapi kategori pembiayaan seperti : a.



Tidak dibutuhkan dana / Investasi ( No Cost )



b.



Investasi rendah ( Low Cost )



c.



Investasi sedang ( Medium Cost )



d.



Investasi tinggi ( High Cost )



Rekomendasi yang diusulkan harus memperhitungkan aspek penghematan biaya ( Cost Saving ) yang terjadi jika rekomendasi itu diimplementasikan kemungkinan penghematan biaya yang bisa diperoleh antara lain :  Pengurangan pemakaian bahan baku dan bahan pembantu serta utilitas  Pengurangan pemakaian sumber daya alam  Pengurangan biaya pengolahan limbah  Pengurangan biaya perbaikan  Pengurangan downtime produksi  Peningkatan kualitas produksi dan citra perusahaan



 Kriteria untuk menentukan prioritas program atau rekomendasi yang disusulkan antara lain : o Ketidaksesuaian yang signifikan terhadap standar produksi bersih industri bersih o Potensi penghematan biaya o Perbaikan kinerja pengelolaan lingkungan yang signifikan dan aspek keselamatan kerja



4. Laporan Audit Laporan Audit disusun agar dapat didokumentasikan dengan baik dan dijadikan acuan dalam pelaksanaan rekomendasi berupa implementasi Produksi Bersih dan pelaksanaan Audit mendatang (reaudit).



 Laporan Audit sebaiknya memuat beberapa hal antara lain :  Pendahuluan, yang berisi waktu, lama dan tujuan audit, ruang lingkup audit, dan anggota tim auditor  Executive Sumary, berisi hal-hal prinsip dan ringkas tentang hasil temuan audit dan rekomendasi yang diberikan  Hasil pelaksanaan audit berisi uraian rinci setiap tahap pelaksanaan audit  Lampiran, yang berisi data pendukung instrument audit, Kriteria audit dan informasi-informasi lain yang terkait



Tahapan Evaluasi Audit No. 1.



Uraian Tahapan Evaluasi Audit



Keterangan Identifikasi Kondisi Eksisting Evaluasi Permasalahan Rekomendasi



Kategori pembiayaan



Tidak dibutuhkan dana (No Cost) Investasi rendah (Low Cost) Investasi sedang (Medium Cost) Investasi tinggi (high Cost)



2.



Pelaporan Audit



Pendahuluan Executive Sumary Hasil pelaksanaan Audit Lampiran



 Pelaksanaan Rekomendasi Dalam rangka pelaksanaan rekomendasi untuk menerapkan program produksi bersih secara terpadu perlu dilakukan : a.



Pembentukan Satuan Tugas



b.



Penyusunan Rencana Kerja



c.



Reaudit



1. Pembentukan Satuan Tugas Satuan tugas (satgas) Produksi Bersih di internal perusahaan perlu dibentuk untuk mendikusikan, merancang mengimplementasikan dan mengawasi pelaksanaan program produksi bersih dalam kurun waktu tertentu. Untuk itu perlu dilakukan rapat kerja (meeting) secara tetatur misalnya tiap bulan baik dengan anggota satgas maupun dengan pihak-pihak yang terkait dalam program Produksi Bersih. Setiap meeting harus selalu disusun minute of meeting sebagai pedoman pelaksanaan dan evaluasi program produksi bersih yang sedang dijalankan. Anggota satuan tugas berasal dari unit-unit kerja yang menjadi sasaran program Produksi Bersih dan internal auditor yang berpartisipasi dalam audit Produksi Bersih. Setiap anggota satuan tugas harus mempunyai tanggung jawab dan diskripsi kerja yang disepakati bersama.



2. Penyusunan rencana Kerja Dalam penyusunan rencana pelaksanaan program Produksi Bersih, satuan tugas Produksi Bersih mempunyai tugas antara lain : a. Menetapkan program kerja implementasi Produksi Bersih b. Bekerjasama dan koordinasi denganmanajemen pabrik untuk menetapkan prioritas-prioritas Program Produksi Bersih c. Mencari informasi-informasi untuk mendukung pelaksanaan program



d. Membuat anlisis biaya awal untuk programprogram produksi bersih tertentu e. Membuat jadwal rencana kerja rinci tentang implementasi program



 Beberapa hal yang perlu dipertimbangkan dalam penyusunan program kerja : 1. Rekomendasi yang berkategori Low Cost seperti tentang pembenahan organisasi, prosedur operasi baku, dan pendokumentasian data perlu diprioritaskan karena biasanya tidak banyak membutuhkan investasi tambahan 2. Rekomendasi yang berkategori Medium Cost , berkenaan dengan pengaturan dalam formulasi produksi, pengaturan kondisi operasi, pemilihan bahan baku dan pembantu juga perlu diprioritaskan 3. Rekomendasi yang berkategori High Cost seperti penambahan peralatan heat recovery, perbaikan IPAL, dan pemasangan alat baru untuk meningkatkan efisien produksi bisa dimasukan dengan melihat kondisi keuangan perusahaan



 Dalam setiap merancang program produksi bersih harus didenfinisikan dengan tegas tentang : o Pihak-pihak yang bertanggung jawab o Pihak yang terlibat langsung dalam program implementasi pendanaan o Periode implementasi o Sumber daya yang diperlukan seperti tenaga kerja, dan material o Pihak yang akan mengawasi



No.



Tahapan Pekerjaan



Uraian



1.



Pembentukan satuan Tugas



1. Menetapkan program kerja implementasi produksi bersih



2.



Penyusunan Rencana Kerja 2. Bekerjasama dan berkoordinasi dalam menetapkan program 3. mencari informasi tambahan pendukung 4. Membuat analisis biaya awal untuk program produksi bersih 5. Membuat jadwal rencana kerja rinci



 Analisis Ekonomi Untuk mengetahui kelayakan program Produksi Bersih perlu dilakukan analisis kelayakan ekonomi idikator kelayakan ekonomi yang dapat digunakan, antara lain :  ROR (Rate of Return)  Pay Back Time



1. Rate of Return ROR atau Rate Of Return On Investment banyak digunakan untuk mengetahui ratio tingkat pendapatan per tahun ( net profit) terhadap nilai nilai investasi yang dilakukan dan dinyatakan dalam persentase. Suatu program dikatakan layak secara ekonomi jika nilai ROR lebih besar dari nilai suku bunga pinjaman bank pada umumnya. Pendapatan per tahun berasal dari nilai penghematan yang terjadi dikurangi dengan biaya operasi dan biaya perawatan.



Penghematan Biaya Operasi = Biaya Pemeliharaan



ROR =



X 100 % Total Investasi



Contoh : Suatu Perusahaan tekstil berusaha untuk menurunkan jumlah energi yang hilang dengan jalan pemanfaatan energi panas untuk pemanasan beberapa unit proses yang selama ini dilakukan oleh electric heater. Pemanfaatan energi panas dilakukan dengan pemasangan alat penukar panas atau heat exchanger. Nilai investasi berasal dari pemasangan panas, pipa dan heat exchenger sebesar : Rp. 25.500.000,- Sedangkan biaya operasi akan meningkat sebesar Rp. 150.000,- per-tahun. Pemeliharaan alat per-tahun diperkirakan sebesar 15 % dari total investasi. Program ini akan menghemat pemakaian listrik sebesar Rp. 9.200.000,- per-tahun.



Nilai ROR =



Rp. 9.200.000 – 150.000 – (0,15% X 25.500.000)



X 100 % 25.500.000



=



20,5 %



2. Pay Back Time Pay Back Time atau Case Recovery Period adalah indicator yang menunjukan lamanya pengembalian modal atau investasi yang terdepresiasi. Total Investasi Pay Back Time = Pendapatan rata-rata Tahunan



Contoh : °Perusahaan pembuatan bahan baku serat sintetis akan merecovery energi panas buangan steam dari unit EG recovery untuk pemanasan awal fluida dowtherm sebagai media pemanas tambahan (preheating) di oil heater. Pemanasan lanjutan fluida dowtherm dilakukan dengan pembakaran IDO di oil heater. Pemanasan awal bisa menaikan suhu dowtherm dari 40 ° C menjadi 100 ° melalui penukaran panas di heat exchanger. Evaluasi : a. Kalor yang disuplai oleh steam adalah selisih entalpi dowtherm pada suhu 100 ° C dengan 40 ° C sebesar 58.150 Kg/Jam b. Penghematan IDO 58.150 Kg/jam IDO = HHV



IDO



X ρ



IDO



X 24 jam/hari X 360 hari/thn



= 15.000 lt / tahun Dengan harga IDO diambil Rp.1440 / ſt Maka penghematan yang terjadi sebesar Rp. 21.600.000,- per tahun c.



Investasi Heat Exchanger Spesifikasi HE - Luas Permukaan



: 12.57 ſt ²



- Jenis



; Shell & tube steal sell & stainless tubes



- Harga



: Rp. 52.300.000,-



d. Biaya OM per tahun 10 % dari investasi



Pay Back Time =



52.300.000,21.600.000 – 0,1 (52.300.000)



= 3,2 tahun