Pelibatan Dan Pemberdayaan Karyawan Kelompok 5 [PDF]

Citation preview

MAKALAH PELIBATAN DAN PEMBERDAYAAN KARYAWAN KUALITAS (PPK)



DOSEN:



KELOMPOK 5 ADE RESTU M (516 ) ARISKA DINARNI (516227) LAILI AINUN A (516426) INTAN NOVITA (516235) RISKY WULANDARI (516)



PROGRAM STUDI MANAJEMEN BISNIS INDUSTRI SEKOLAH TINGGI TEKNIK 2019



DAFTAR ISI DAFTAR ISI...............................................................................................................................I KATA PENGANTAR...........................................................................................................................II BAB I PENDAHULUAN........................................................................................................III 1.1 Latar Belakang Masalah....................................................................................................III 1.2 Rumusan Masalah..............................................................................................................III 1.3 Tujuan.......................................................................................................................... .....III 1.4 Manfaat............................................................................................................................. III BAB II PEMBAHASAN..........................................................................................................1 2.1 Konsep Pelibatan dan Pemberdayaan Karyawan (PPK) ...................................... ..............1 2.2 Faktor Penghambat PPK......................................................................................................3 2.3 Implementasi PPK................................................................................................................4 2.4 Penghargaan dan Pengakuan Prestasi...................................................................................7 2.5 Sistem Saran, Konsep dan Implementasi.............................................................................8 BAB III PENUTUP.................................................................................................................13 3.1 Kesimpulan.........................................................................................................................13 DAFTAR PUSTAKA..............................................................................................................14



I



KATA PENGANTAR



Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Kuasa atas segala limpahan Rahmat, Inayah, Taufik dan Hinayahnya sehingga kami dapat menyelesaikan penyusunan makalah ini dalam bentuk maupun isinya yang sangat sederhana. Semoga makalah ini dapat dipergunakan sebagai salah satu acuan, petunjuk maupun pedoman bagi pembaca. Harapan kami semoga makalah ini membantu menambah pengetahuan dan pengalaman bagi para pembaca, sehingga kami dapat memperbaiki bentuk maupun isi makalah ini sehingga kedepannya dapat lebih baik. Makalah ini kami akui masih banyak kekurangan karena pengalaman yang kami miliki sangat kurang. Oleh kerena itu kami harapkan kepada para pembaca untuk memberikan masukan-masukan yang bersifat membangun untuk kesempurnaan makalah ini.



Jambi, 23 Maret 2016



Penulis



II



BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar belakang Masalah Seiring dengan perkembangan zaman dan kemajuan teknologi, persaingan dalam dunia bisnis semakin ketat. Sebuah lembaga perlu melaksanakan TQM supaya kualitas yang dimiliki lembaga tetap terjaga dan semakin meningkat.Total Quality Management adalah suatu konsep pelibatan dan pemberdayaan karyawan. “Pemberdayaan karyawan dapat diartikan sebagai pelibatan karyawan yang benar-benar berarti (significant)” (Nasution, 2001:136). Pelibatan karyawan dalam mencapai tujuan organisasi sangat penting. Dengan melibatkan karyawan seluruh komponen dalam lembaga atau organisasi akan menghasilkan rencana dan hasil yang lebih baik. Selain itu, pelibatan semua orang akan mempercepat mencapai tujuan organisasi. Namun kenyataannya banyak lembaga atau organisasi dalam mencapai suatu tujuan tidak melibatkan semua orang sehingga tujuan organisasi tidak tercapai. Untuk mengatasi masalah tersebut maka dalam lembaga atau organisasi harus ada keberanian untuk melibatkan setiap orang dengan cara membentuk team kerja dalam mencapai tujuan organisasi.Pemberdayaan karyawan pada dasarnya tidak terlepas dari pandangan hidup dari sikap mental dalam menentukan kebijaksanaan untuk mendapatkan hasil kerja yang baik dari yang pernah dicapai sebelumnya. Sikap mental yang demikian akan membuat seseorang berusaha mengembangkan diri dan meningkatkan kemampuan kerjanya. 1.2 Rumusan Masalah Dari latar belakang tersebut,maka dapat dirumuskan beberapa masalah sebagai berikut:  Bagaimana Konsep pelibatan dan pemberdayaan karyawan ?  Apa faktor yang menghambat pelibatan dan pemberdayaan karyawan, serta bagaimana cara mengatasinya?  Apa saja penghargaan dan pengakuan prestasi yang diberikan?  Bagimana implementasi pelibatan dan pemberdayaan karyawan meliputi penghargaan dan pengakuan prestasi?  Bagaimana Sistem Saran, Konsep dan Implementasi ? 1.3 Tujuan Tujuan penulisan makalah ini adalah Agar kita mengetahui konsep pelibatan dan pemberdayaan karyawan, menjelaskan faktor penghambat PPK, serta mampu menjelaskan penghargaan dan pengakuan prestasi yang diberikan, juga menjelaskan implementasi PPK meliputi penghargaan dan pengakuan prestasi, dan Sistem Saran, Konsep dan Implementasi



III



BAB II PEMBAHASAN PELIBATAN DAN PEMBERDAYAAN KARYAWAN DALAM KUALITAS



2.1 KONSEP PELIBATAN DAN PEMBERDAYAAN KARYAWAN ( PPK ) Karyawa merupakan aset yang paling dominan dalam organisasi, selain sebagai pemasok internal yang sangat berperan dalam menghasilkan suatu produk barang maupun jasa yang berkualitas karyawan juga merupakan sumber daya manusia dalam suatu perusahaan/organisasi. Akan tetapi dalam kenyataannya masih banyak perusahaan yang mengeksplotasi karyawannya dan tidak memberikan peluang untuk berkembang dan berprestasi secara optimal. Dan yang paling parahnya bila seorang manjemen dan karyawan saling tidak mempercayai, akibatnya semangat maupun moral kerja menjadi sangat rendah, produktifitas makin rendah, munculnya sikap apatis, ketidakpuasan ikut terjadi, dan masih banyak lagi dampak nya. TQM adalah suatu konsep pelibatan dan pemberdayaan karyawan. Walaupun konsep TQM dan Pemberdayaan atau Pemberian Wewenang ini saling berkaitan satu sama lain, namum diantara TQM maupun Pemberdayaan atau Pemberian Wewenang merupakan dua hal yang berbeda. Pelibatan karyawan ( employee involment ) adalah suatu proses untuk mengikutsertakan para karyawan pada semua tingkatan organisasi dalm pembuatan keptusan dan pemecahan masalah ( Bounds, 1994:447 ). Pemberdayaan atau Pemberian Wewenang ( empowerment ) dapat diartikan sebagai pelibatan karyawan yang benar-benar bearti. Dengan demikian pemberdayaan tidak sekedar hanya memiliki masukan, tetapi juga memperhatikan, mempertimbangkan, dan menindaklanjuti masukan tersebut apakah akan diterima atau sebaliknya. Usaha pemberdayaan karyawan dimulai dengan hal-hal berikut :  Keinginan manajer penyelia  Melatih penyelia dan karyawan  Komunikasi dan umpan balik  Penghargaan dan pengakuan Tujuan pelibatan dan pemberdayaan adalah untuk meningkatkan kemampuan organisasi dan untuk memberikan nilai kepada pelanggan. Oleh karena itu karyawan harus memahami apa makna nilai pelanggan, komponen sistem, dan bagaimana untuk menentukan dan mengukurnya. PPK sering kali dianggap sebagai penurunan kekuasaan oleh banyak manajer tradisional. Manajer tersebut diliputi rasa ketakutan apabila karyawan dilibatkan dan diberdayakan karena mereka beranggapan bahwa hal tersebut akan mengalihkan kendali perusahaan kepada karyawan.



1



Para pengambilan keputusan menginterprestasikan bekerja dengan tangkas sebagai usaha mengadopsi sistem teknologi tinggi dan proses otomatis. Pendapat tersebut jelas sekali keliru, karena teknologi yang makin canggih hanyalah merupakan salah satu aspek dari bekerja dengan tangkas. Aspek lain dari bekerja dengan tangkas yang sering kali dilupakan dalam dunia kerja modern adalah melibatkan dan memberdayakan para karyawan. PPK ditunjukan untuk memperoleh manfaat dari kreativitas karyawan dan mendorong pemikiran dan inisiatif yang independen. Dasar pemikiran PPK adalah bahwa PPK merupakan cara terbaik untuk mengarahkan kreativitas dan inisiatif dari para karyawan terbaik ke arah peningkatan daya saing perusahaan. Prinsip-prinsip TQM untuk pekerjaan pada bagian personalia atau sumber daya manusia menurut ( Ross, 1994:90 ) adalah sebagai berikut :  Kualitas pekerjaan pada waktu pertama  Fokus pada pelanggan  Pendekatan strategi yang menyeluruh untuk perbaikan  Perbaikan secara terus menerus sebagai cara hidup  Saling respek dan tim kerja Manusia bukanlah robot atau mesin otomatis, saat bekerja mereka mengamati, berpikir, merasa, dan mempertimbangkan segala sesuatu. Oleh karena itu, lumrah bila seseorang mempertanyakan hal-hal sebagai berikut:  Mengapa tugas tersebut dikerjakan dengan cara seperti ini ?  Bagaimana tugas ini dapat dikerjakan dengan lebih baik ?  Apakah pelanggan membutuhkan produk seperti ini ? Pertanyaan-pertanyaan seperti di atas merupakan suatu langkah penting dalam melakukan perbaikan. Pada umumnya, bila karyawan mengajukan pertanyaan seperti itu, mengajukan ide-idenya sebagai pemecahaan, khususnya bila mereka diberikan kesempatan untuk mendiskusikan idenya secara teratur dalam kelompok yang bersuasana nyaman dan positif. PPK berbeda dengan istilah manajemen partisipatif. Manajemen partisipatif adalah cara kerja dimana manajer dan penyelia selalu meminta bantuan para karyawannya untuk melakukan tugas pengambilan keputusan, pemecahan masalah, dan lain-lain. Sedangkan PPK mengarah pada karyawan untuk membantu dirinya sendiri, saling membantu, dan membantu perusahaan. Apabila perusahaan menerapkan pelibatan dan pemberdayaan karyawan, akan memperoleh beberapa manfaat ( Brewen & Lawler dalam Fandy, 1997:110) yaitu seperti berikut:  Dapat memberikan respons langsung pada kebutuhan pelanggan secara lebih cepat dalam penyampain jasa.  Dapat memberikan respons langsung pada pelanggan yang tidak puas selama service recovery. 2



  



Karyawan akan mempunyai rasa memiliki yang tinggi pada pekerjaannya dan merasa dirinya bearti bagi organisasi. Karyawan bisa berinteraksi dengan pelanggan secara lebih akrab dan lebih antusias. Perusahaan bisa mendapatkan iklan dari mulut ke mulut ( word of mounth) yang positif dan pelanggan yang membeli kembali makin meningkat.



2.2 FAKTOR PENGHAMBAT PPK  Penolakan dari manajemen Penolakan manajemen terhadap PPK antara lain karena alasan sebagai berikut: ketidak amanan, nilai-nilai pribadi, ego, pelatihan manajemen, karakteristik pribadi, keterlibatan para manajer, serta struktur organisasi dan praktik manajemen ( Goetsch, 1197: 143-146 )  Ketidakamanan Manajer yang merasa tidak aman ini bisa saja melakukan sabotase halus. Bentuk-bentuk yang dilakukan misalnya tidak menghadiri pertemuan kelompok kerja, mempersulit setiap anggota untuk hadir dalam pertemuan tersebt, atau menyisihkan secara halus ide-ide dan pekerjaan kelompok kerja.  Nilai-nilai pribadi Nilai-nilai pribadi seperti ini tidak dapat mendukung PPK.manajer yang demikian akan menolak PPK dan berpandangan bahwa “hanya ada satu bos disini dan sayalah orangnya.  Ego Manajer yang ego-focused dapat menerapkan sikap i’m the boss. Manajer seperti ini akan sulit menerima PPK karena mereka memandangnya sebagai pengurangan statusnya, yang pada akhirnya akan mengurangi keuntungannya.  Pelatihan manajemen Pengikut taylor, baik profesor maupun pelatih manajemen, cenderung berfokus pada penerapan prinsip-prinsip ilmiah dlam perbaikan proses dan teknologi, tetapi hanya ada sedikit perhatian terhadap perbaikan yang berorientasi pada manusia.  Karakteristik kepribadian para manajer Manajer berpendidikan lama sering kali lebih bersifat task oriented dari pada people oriented. Mereka cenderung lebih berfokus pada tugas dan pelaksanaanya dari pada orang yang mengerjakan tugas tersebut.



3



 Ketidakterlibatan manajer PPK berkaitan dengan pelibatan secara menyeluruh seluruh personil yang akan dipengaruhi oleh suatu ide atau keputusan. Konsep ini mencangkup tingkat pertama manajemen (penyelia), menajemen madya, dan manajemen eksekutif.  Struktur organisasi dan praktik manajemen Struktur organisasi dan praktik manajemen dapat pula mengurangi kesuksesan pelaksanaan PPK. Sebelumnya suatu organisasi berusaha melaksanakan PPK, beberapa pertanyaan berikut harus terlebih dahulu dijawab:  Berapa banyak lapisan atau tingkatan antara para pekerja dan pengambil keputusan?  Apakah sistem penilaian prestasi karyawan mendorong atau malah tidak mendorong in isiatif dan pengambilan resiko?  Apakah praktif manajemen mendorong karyawan untuk menyampaikan keluhanyya terhadap kebijakan dan prosedur yang menghambat kualitas dan produktivitas? 2.3 IMPLEMENTASI PPK Kesalahan umum yang harus dihindari pada saat mengimplementasikan PPK adalah sebagai berikut :  Memulai kegiatan tanpa adanya strategi sistematis.  Memulai kegiatan PPK tanpa adanya kepemimpinan yang aktif dari manajemen.  Menghitung kegiatan (seperti jumlah pertemuan tim untuk peningkatan kualitas).  Rencana dan harapan yang tidak realistis.  Mengharapkan pelibatan akan ada akhirnya. Peranan utama manajemen dalam PPK adalah melakukan segala sesuatu yang diperlukan untuk menjamin kesuksesan pelaksanaan dan penerapan konsep tersebut secara terus-menerus. Peranan ini dapat diringkas menjadi tiga fungsi, yaitu komitmen, kepemimpinan, dan kemudahan. Ketiga fungsi ini dibutuhkan untuk mengatasi hambatan dan penolakan terhadap pelaksanaan PPK atau perubahan pokok lainnya dalam budaya perusahaan. Peranan manajer dalam PPK antara lain meliputi sebagai berikut :  Menunjukan sikap yang mendukung  Menjadi model peran  Menjadi pelatih  Menjadi fasilitator  Mempraktikan management by walking arond (MBWA)  Mengambil tindakan dengan segera atas rekomendasi  Menghargai prestasi karyawan 4



PPK sebagai suatu konsep yang berusaha melibatkan dan memberdayakan karyawan secara sungguh-sungguh memerlukan implementasi yang sistematis. Implementasi PPK terdiri atas 4 tahap menurut Goetch, 1997:147 yaitu sebagai berikut:  Menciptakan lingkungan yang mendukung  Menentukan target dan mengatasi penghambatan  Menerapkan dan menggunakan sarana pendukung  Menilai, menyesuaikan, dan memperbaikinya Untuk memicu inisiatif karyawan, dibuthkan lingkungan dan kondisi yang kondusif. Agar lingkungan seperti itu dapat terbentuk, maka seorang manajer perlu melakukan hal-hal berikut terhadap para karyawannya:  Mempercayai kemampuan mereka untuk mencapai keberhasilan.  Bersifat sabar dan memberikan mereka waktu untuk belajar.  Memberikan arahan dan bimbingan.  Mengajarkan keterampilan baru kepada mereka dalam langkah kecil dan incremental.  Mengajukan pertanyaan yang menantang mereka untuk berpikir dengan cara baru.  Membagi informasi dengan mereka untuk menjalin hubungan.  Memberikan umpan balik yang tepat waktu dan dapat dipahami serta membantu mereka selama proses belajar.  Menawarkan cara alternatif untuk melaksanakan tugas.  Menunjukan sense of humor dan perhatian terhadap mereka.  Berfokus pada hasil dan menghargai perbaikan pribadi. Adapun berbagai sarana yang dapat digunakan untuk mendorong karyawan agar mereka memberikan masukan dan menyalurkan kepada para pengambil keputusan. Berikut ini beberapa metode yang banyak digunaka yaitu :  Braintroming Manajer bertindak sebagai katalisator untuk mendukung antar peserta. Para peserta didorong untuk mengungkapkan setiap ide yang ada dalam pikiranyya, dan setiap ide dianggap shih. Peserta tidak diperkenankan untuk membuat komentar yang bersifat menghakimi ata mengevaluasi saran-saran yang diberikan. Brainstroming bisa merupakan sarana yang efektif untuk mengumpulkan masukan dan umpan balik dari karyawan, khususnya bila manajer memahami kelemahannya dan bagaimana mengatasinya. Berkaitan dengan hal ini, ada dua konsep yang dapat mengurangi efektivitas brainstroming dan teknik kelompok lainnya. Dua konsep tersebut adalah sebagai berikut :



5



 Menurut Myers dan Lamm (dalam Goetsh dan Davis, 1994:168), grouthink merupakan fenomena yang terjadi manakala orang dalam suatu kelompok lebih banyak berfokus pada usaha untuk mencapai suatu keputusan yang baik. Beberapa faktor penyebabnya yaitu: kepemimpinan kelompok terlalu banyak memberikan ketentuan, tekanan untuk mencapai kesesuaian, isolasi kelompok, dan penerapan teknik-tenik pengambilan keputusan kelompok yang tidak terampil. Strategi yang dapat diterapkan untuk mengatasi groupthink antara lain sebagai berikut :  Mendorong disampaikan kritik-kritik.  Mendorong pengembalian berbagai alternatif.  Menugaskan salah seorang atau beberapa orang untuk memainkan peranan sebagai penentang ide atau saran yang diajukan.  Melibatkan orang yang tidak familiar dengan isu yang dibatasi.  Menyelenggarakan pertemuan tindak lanjut.  Groupshift merupakan fenomena yang timbul bila anggota kelompok melebih-lebihkan keadaan awal dan berharap bahwa akhirnya keputusan akan disesuaikan dengan apa yang benar-benar mereka butuhkan. Manajer dapat mencoba mengurangi pengaruh groupshift dengan mengurangi penguatan terhadap sudut pandangan awal dan dengan menugaskan anggota kelompok untuk bertindak sebagai penentang ide.  Nominal group technique Merupakan salah satu bentuk dari brainstroming. Teknik ini terdiri atas lima langkah yaitu:  Merumuskan permasalahan  Mencatat ide masing-masing anggota kelompok  Mencatat ide kelompok  Memperjelas atau klarifikasi ide-ide  Masing-masing anggota kelompok memilih ide yang dianggapnya sesuai  Gugus kalitas (quality circle) Kelompok karyawan yang mengadakan pertemuan secara teratur untuk mengidentifikasi, menganjurkan, dan membuat perbaikan lingkungan kerja. Perbedaan utama antara gugus kualitas dan brainstroming adalah bahwa anggota gugus kualitas adalah para sukarelawan yang melaksanakan pertemuan sendiri sedangkan brainstroming umumnya dilakukan oleh manajer.



6







Kotak saran Cara ini dilakukan dengan jalan menyediakan suatu wadah atau kotak tertentu ditempat-tempat yang sesuai dan mudah didatangi agar karyawan dapat meletakan saran-saran tertulisnya.  Manajemen berkeliling dan berbicara (mangement by walking around) Jalan-jalan ditempat kerja dan berbicara dengan para karyawan dapat menjadi cara yang efektif untuk mengumpulkan data. Dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan yang terbuka dan tidak biasa maka manajer memperoleh banyak maskan yang berharga. 2.4 PENGHARGAAN DAN PENGAKUAN PRESTASI Tujuan penilaian kinerja adalah sebagai alat diagnostik dan proses penilaian terhadap perkembangan individu, tim, dan organisasi. Penilaian digunakan untuk menentukan besarnya penghargaan, uji validitas, dan perkembangan karir, memperbaiki komunikasi, serta mendukung pemahaman terhadap fungsi. Penilaian kinerja sangat efektif apabila difokuskan pada tujuan perusahaan. Oleh karena hasil dari semua pekerjaan adalah b erupa kualitas dan kepuasan pelanggan, mka penilaian seharusnya berkaitan dengan hasilnya (tujuan perusahaan). Di dalam model TQM peranan penghargaan dan pengakuan terhadap prestasi karyawan, seperti penilaian kinerja, kompensasi, program pengakuan prestasi, dan sistem promosi merupakan motivasi untuk mencapai sasaran perusahaan. Banyak manajer dan penyelia yakin bahwa uang merupakan motivator terpenting bagi karyawan untuk meningkatkan kinerjanya. Akan tetapi, ternyata dari hasil penelitian dan survei diperoleh hasil bahwa pengakuan prestasi kinerja merupakan motivator yang paling kuat. Sistem kompensasi yang baik harus memenuhi prinsip-prinsip kunci manajemen kualitas sebagai berikut :  Kompensasi harus berorientasi pada pelanggan (customer driven) Upah atau gaji diberikan pada karyawan yang memiliki keterampilan untuk memuaskan kebutuhan pelanggan eksternal.  Kompensasi harus berorientasi pada tim TQM mensyaratkan dibentuknya tim. Jadi kompensasi didasarkan pada pencapaian sasaran tim bukan sasaran individual.  Kompensasi harus dapat diukur Pengukuran digunakan untuk menentukan seberapa besar upah atau gaji yang harus diberikan sebagai hasil dari kerja tim.  Sistem kompensasi harus mengikutsertakan partisipasi seluruh karyawan Baik secara individual maupun tim harus berpartisipasi dalam menentukan sasaran, mengidentifikasi indikator kunci, memantau serta mengevaluasi kemajuan perkembangan. Perusahaan harus memberikan pelatihan untuk menolong karyawan dalam melaksanakan tugas-tugas mereka. 7



Penilaian kerja dapat mendukung perbaikan kualitas bila keadaan dibawah ini dapat terpenuhi :  Penilaian kinerja harus dipisahkan dari sistem kompensasi  Penilaian harus didasarkan pada observasi, pengukuran perilaku, dan hasil  Penilaian kinerja harus mendorong partisipasi karyawan Perhargaan berbeda dengan pengakuan. Penghargaan biasanya dalam bentuk moneter, sedangakan pengakuan adalah tindakan atau kegiatan dalam bentuk nonmoneter. Penghargaan bisa dalam bentuk bonus, uang, liburan, dan lain-lain. Sedangkan pengakuan dapat berupa ucapan terima kasih, award dari perusahaan, dan lain-lain. Program pengakuan yang baik harus memenuhi kriteria sebagai berikut :  Konsisten.  Memerlukan biaya.  Sering dilakukan.  Orang yang memberikan pengakuan menggunakan keterampilan interpersonal untuk memberikan informasi mengenai pencapaian prestasi.  Pengakuan yang berasal dari rekan sejawat.  Public display.  Pengakuan harus didasarkan pada kepercayaan dan penghormatan  Umpan balik spesifik diberikan untuk menunjukan bahwa seseorang melakukan sesuatu yang bernilai.  Semakn banyak orang yang dibutuhkan dalam proses seleksi semakin subjektif pendapat yang diberikan.  Pengakuan yang dilakukan secara berkala, semakin pendek jarak antara tindakan dan pengakuan, semakin baik untuk menghindari hilangnnya efek pengakuan tersebut.  Pengakuan bersifat win/win(setiap orang adalah pemenang). 2.5 SISTEM SARAN: KONSEP DAN IMPLEMENTASI Peranan manajemen dalam implementasi dan operasi sitem saran terdiri atas 7 tahap yaitu:  Membuat kebijakan Langkah ini mencangkup usaha mengembangkan suatu kebijakan akan menjadi pedoman bagi sistem saran.  Mengadakan sistem saran  Meminta dan mengumpulkan masukan dari karyawan  Mencatat dan menjawab saran  Memantau saran-saran  Melaksanakan atau menolak saran



8







Mempromosikan sistem saran Langkah ini dilakukan dalam rangka meningkatkan minat dan partisipasi karyawan dalam sistem saran yang diterapkan.  Evaluasi saran dan sistem saran Langkah ini meliputi usahan melatih penyelia dan manajer mengenai cara mengevaluasi setiap saran dan sistem saran secara keseleruhan.  Melaksanakan saran Langkah ini merupakan langkah yang sangat penting, karena apabila saran yang baik tidak segera dilaksanakan maka sistem saran tersebut akan kehilangan kredibilitas.  Menghargai karyawan Penghargaan terhadap saran yang diterima dapat diberikan dalam berbagai bentuk, misalnya dalam bentuk uang, pengakuan secara umum, dan hadiah liburan.  Memperbaiki sistem saran Identifikasi dan koreksi terhadap kelemahan sistem saran yang diterapkan sangat perlu dilakukan. Sistem saran yang diterapkan harus dipantau dan diperbaiki terus menerus. Perbaiakn sistem saran ini meliputi dua aspek yaitu:  Perbaikan pemrosesan saran Merupakan kumpulan proses yang digunakan untuk meminta, mengumpulkan, mengevaluasi, dan menerima atau menolak saran. Pendekatan sistem saran yang sebaiknya diterapkan adalah sistem saran yang menggunakan bantuan komputer sehingga mudah penyampaian, pemantauan, dan pembaharuan saran secara terus meneur. Adapun kriteria sistem saran yang baik adalah sebagai berikut:  Semua saran mendapatkan tanggapan formal.  Semua saran ditanggapi dengan segera.  Prestasi setiap departemen dalam memberikan dan menanggapi saran dipantau oleh manajemen.  Biaya dan penghematan sitem dilaporkan.  Penghargaan dan pengakuan ditangani sengan segera.  Ide-ide yang bagus dilaksanakan.  Konflik kepribadian diminimumkan.  Perbaiakn setiap saran Agar dapat membuat saran yang baik setiap karyawan harus memahami dua hal berikut:  Identifikasi masalah dan perumusan ide untuk perbaikan.  Menyampaikan ide-idenya secara ringkas dan jelas dalam bentuk tulisan. 9



Ada tiga tahap perumusan ide untuk perbaikan lingkungan kerja yang dapat meningkatkan jumlah dan kualitas ide yang dihasilkan karyawan, yaitu :  Identifikasi masalah Dalam tahap ini karyawan tidak perl menentukan penyebab masalah, tetapi mereka hanya mendata situasi masalah yang perlu diperbaiki.  Penelitian Tahap ini menentukan penyebab timbulnya masalah yang telah diidentifikasikan. Dengan demikian, dapat ditentukan masalah yang sebenarnya dihadapi, bukanya gejala dari suatu masalah.  Pengembangan ide Tahap ini meliputi pengembangan ide-ide untuk memecahkan masalah yang telah diidentifikasikan pada tahap pertama dengan mengatasi penyebab yang diidentifikasi pada tahap kedua. Manajer dapat membantu para karyawanya untuk memperbaiki saranynya masing-masing dengan melatih mereka dalam hal-hal berikut.  Menjelaskan situasi saat ini yang menciptakan masalah secara singkat dan jelas.  Menyampaikan perubahan yang diusulkan secara langsung dan spesifik.  Mempersiapkan penjelasan atau uraian untuk memperjelas perubahan yang diusulkan.  Menjelaskan manfaat-manfaat yang diharapkan dengan menggunakan ukuran yang dapat dikuantitatifikasikan (persentase, uang, waktu, jumlah atau ukuran lainnya yang sesuai. Supaya sistem saran suatu perusahaan dapat berhasil maka diperlukan partisipasi dari karyawannya. Semakin banyak karyawan yang berpartisipasi, semakin baik pula sistem sarannya.  Menghilangkan hambatan tersembunyi Faktor hambatan tersembunyi yang paling sering ditemui antara lain sebagai berikut:  Perilaku negatif  Keterampilan menulis yang kurang baik  Khawatir sarannya ditolak  Ketidakmudahan  Mendorong karyawan baru agar terlibat Strategi yang perlu diterapkan terhadap mereka adalah sebagai berikut:  Menjelaskan kepada karyawan baru mengenai pentingnya saran-saran (misalnya perbaikan kualitas,efisiensi,pengurangan biaya,peningkatan produktivitas,peningkatan keamanan,dan lain-lain ). 10







Melakukan suatu perbaikan kecil pada tugas karyawan,kemdian di tulis sebagai contoh suatu saran, dan contoh tersebut di gunakan untuk menggambarkan bagaimana proses kerjanya.  Menugaskan karyawan baru untuk bekerja sama dengan karyawan yang berpengalaman untuk mengembangkan beberapa saran.  Memberikan umpan balik positif atas beberapa usaha awal karyawanbaru.  Melatih karyawan yang segan berpartisipasi Pendekatan-pendekatan dapat digunakan para manajer untuk mencocokkan karyawan dan pekerjaannya serta untuk mengubah karyawan yang enggan berpartisipasi menjadi partisipan dalam setiap usaha perbaikan kerja yaitu sebagai berikut :  Menilai  Memeriksa atau meneliti  Mencocokkan  Memilih  Menggoda



11



Pemberdayaan Karyawan dalam Rangka Meningkatkan Kualitas Pelayanan Civil Servant Empowerment to Improve Transportation Service Quality Transportasi pada Dinas Perhubungan Kota Depok



Pemberdayaan karyawan pada Dinas Perhubungan Kota Depok, ditunjang dengan metode deskriptif dan lewat pendekatan kualitatif dan kuantitatif, maka, semangat kerja karyawan akan lebih meningkat jika dibarengi dengan penerapan prinsip balas jasa dan hukuman yang berkeadilan. Pemberdayaan karyawan Dinas Perhubungan Kota Depok dilakukan dengan memberikan kemampuan dan kesempatan kepada karyawan untuk mengembangkan dirinya. Hal ini tampak dengan jelas, karyawan yang telah diberdayakan, ternyata, dapat meningkatkan kinerjanya --- bahkan, yang telah diberikan kemampuan dan kesempatan untuk mengembangkan kemampuan, terbukti mampu bekerja sesuai dengan keberdayaannya, dan dapat meningkatkan kualitas pelayanan di bidang transportasi. Selaras dengan itu, peran pimpinan mempunyai andil yang cukup besar dalam memberdayakan bawahannya; dengan memberi semangat dalam bekerja dan membantu bawahan mengatasi kesulitankesulitan yang dihadapi, adalah merupakan dorongan dalam diri karyawan untuk bekerja lebih giat dan baik. Hal tersebut menunjukkan, bahwa pemberdayaan karyawan yang menciptakan semangat kerja, telah menghasilkan kemampuan untuk berprestasi lebih tinggi dan lebih produktif serta mampu meningkatkan kualitas pelayanan di bidang transportasi. Pada akhirnya, pemberdayaan karyawan akan lebih optimal dengan dukungan budaya organisasi yang kondusif. Karena, semangat kerja karyawan akan lebih meningkat jika dibarengi dengan penerapan prinsip rewards and punishment yang bernuansa keadilan (equity), sehingga, pelayanan bidang transportasi akan semakin berkualitas jika karyawan bekerja lebih proaktif, lebih bertanggung jawab, dan lebih transparan. 12



BAB III KESIMPULAN



Keterlibatan dan pemberdayaan karyawan merupakan salah satu unsur TQM. Jika karyawan dilibatkan dalam berbagai kegiatan pemecahan masalah dan pengambilan keputusan maka mutu atau kualitas lembaga dapat terjamin karena karyawan merupakan orang yang melaksanakan tugas operasional yang lebih mengenal keadaan sebenarnya dilapangan. Salah satu bentuk PPK adalah dengan membuat suatu tim kerja yang biasa disebut dengan gugus kendali mutu. Tim ini terbentuk dari empat sampai dengan duabelas karyawan yang berasal dari tempat atau bidang yang sama dalam perusahaan secara sukarela berkumpul untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan memecahkan berbagai permasalahan yang berkaitan dengan pekerjaan mereka dan menerapkannya dalam kegiatan operasional perusahaan.



13



DAFTAR PUSTAKA   



Fandy, Tjiptono(1995). Total Quality Management. Yogyakarta: Andi Offset. Gasperz, V (1997), Manajemen kualitas. Jakarta: PT Gramedia. Ross E.J. dan Omachonu V.K. (1994), Principles Of Total Quality, Derlay Beach: St. Lcie Press



14