Pemahaman Audit Mutu Internal [PDF]

Citation preview

PEMAHAMAN AUDIT INTERNAL NON AKADEMIK . . . . . Oleh Dr. Wonny Ahmad Ridwan, MM, CPHR Pelatihan Audit Mutu Internal – Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya, 21 – 22 Februari 2013



PERCEPTIONS



OF INTERNAL AUDITORS



PERCEPTIONS



Auditor



OF INTERNAL AUDITORS



Auditee



How do you know that you are good? ARE WE GOING WORLD CLASS?



Quality is on the eyes of beholder



DASAR HUKUM AUDIT MUTU INTERNAL UU No. 20/2003 (UUSPN)



UU NO.17/2003 (KEUANGAN NEGARA) Penjelasan Umum butir 9



PP No. 19/2005 (Standar Pendidikan)



UU NO. 1/2004 (PEMBENDAHARAAN NEGARA) PASAL 58 Ayat (1)



PERMENDIKNAS No. 47/2011 (SPI KEMDIKBUD)



UU NO.15/2004 (Pemeriksaan Pengelolaan dan Pertanggungjawaban Negara) Pasal 9 dan 12



PP No. 17/2010 & PP No 66/2010 (Pengelolaan Penyelenggaraan Pendidikan) Pelaksanaan Inpres No 5 Tahun 2004 ttg Percepatan Pemberantasan KKN PP No 60 Tahun 2008 Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP)



PP NO.8/2006 (Pelaporan Keuangan & Kinerja Instansi Pemerintah) Pasal 3 Ayat (1 dan 2) PERMENKEU NO.59/PMK.06/2005 (Akuntansi & Pelaporan Keuangan Pemerintah Pusat) Pasal 32 dan 33 Ayat (1) PP BLU No 27 Tahun 2012



UU No 12 tahun 2012 Perguruan Tinggi



BAN PT / LAM



Pengertian MUTU • •



sesuai dengan ‘standar’ sesuai dengan harapan ‘pelanggan’



•



sesuai dengan harapan ‘pihak-pihak terkait’



•



sesuai dengan yang ‘dijanjikan’ semua karakteristik produk dan pelayanan yang memenuhi persyaratan dan harapan



•



Karakteristik Mutu (berkaitan dengan): a)



Fisik



b)



Fungsi



c)



Waktu/Umur



d)



Purnalayan



AUDITOR VS ASESOR Auditor memastikan bahwa proses kegiatan telah berjalan sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan



 dasar audit adalah apakah kegiatan yg dilakukan berdasarkan aturan yg telah disepakati (dalam mencapai mutu)  Kegiatan memastikan telah dipatuhinya aturan secara internal dilakukan oleh Auditor Internal Asesor memastikan bahwa proses kegiatan telah sampai pada level standar/mutu tertentu  dasar asesor adalah apakah kegiatan yg dilakukan telah mencapai standar/mutu yang telah ditetapkan  Kegiatan mengukur standar/mutu internal dilakukan oleh penjamin mutu/gugus kendali mutu



Standar Mutu PP. No.19 Tahun 2005



Standar Lain (Melampaui SNP)



8 Jenis SNP



(Standar Minimal)



Internally driven



Wajib



Ditetapkan sendiri oleh PT : a. Penelitian dan publikasi b. Pengabdian kepada masyarakat; c. Sistem informasi; d. Kerjasama institusional dalam dan luar negeri; e. Kemahasiswaan; f. Suasana akademik; g. Sumber pendanaan (revenue generating); h. Bidang lain sesuai ciri khas perguruan tinggi yang bersangkutan.



Psl 2 ayat (1) PP No 19/2005 1. Standar Isi 2. Sandar Proses 3. Standar Kompetensi Lulusan 4. Standar Pendidik dan Tenaga Kependidikan 5. Standar Sarana dan Prasarana 6. Standar Pengelolaan 7. Standar Pembiayaan 8. Standar Penilaian Pendidikan



Kondisi Yang Direncanakan Perguruan Tinggi



SNP



SNP



Penjaminan Mutu Eksternal (PME)



Penjaminan Mutu Internal (PMI)



SNP Pangkalan Data Perguruan Tinggi (PDPT) /Epsbed



SNP



Unsur Mutu PT Masukan



- Silabus/RPKPS - Mahasiswa - Pengajar - Piranti dan Peralatan - Lingkungan - Anggaran - Dokumen - Peraturan - dll.



Proses - Proses instruksi, - Kegiatan pendukung: riset, administrasi akademik, - Layanan akademik, - dll.



Keluaran



- Lulusan - Pencapaian lain



(CU, 2003)



Pihak-2 Terkait / Pelanggan (Stakeholders)



- Institusi Pendidikan Tinggi - Pasar Tenaga Kerja - Orang Tua Mahasiswa - Pemerintah - Mahasiswa, - dll.



Non Akademik : adalah seluruh aktifitas di perguruan tinggi yang tidak terkait secara langsung dengan proses bisnis utama perguraun tinggi, atau kegiatan yang bersifat pendukung dari aktifitas utama



Akademik : adalah seluruh aktifitas di perguruan tinggi yang terkait secara langsung dengan proses bisnis utama perguruan tinggi, atau kegiatan yang bersifat sebagai aktifitas utama



Bisnis Proses Perguruan Tinggi Mahasiswa Baru Interaksi di kelas



Perpustakaan dan Informasi



Program pendukung pembelajaran



Tutorial dan latihan-latihan



Proses Pembelajaran



Praktikum dan Tugas Akhir



Hubungan Luas Mendunia Kerjasama kepakaran yang luas



Pembelajaran Berbasis ICT



Sistem Evaluasi



Lulusan Berkualitas Tinggi



Laboratorium Bahasa



Higher Education Value Chain Pendidikan Penelitian Pengabdian kepada Masyarakat



Keuan gan



SDM



Sarana



Pra sarana



 W a t c h d o g (1940s)  C o n s u l t a n t (1970s)  C a t a l y s t (1990s)



 Quality Improvement (2000s)



Wewenang AI AI mempunyai wewenang PENUH, BEBAS, dan TIDAK TERBATAS untuk melakukan akses terhadap semua bentuk dokumen, personalia dari aparat atau penyelenggara Institut maupun objek penyelenggaraan Institut, dan fasilitas fisik milik IPB guna mendapatkan data dan informasi yang diperlukan dan berkaitan dengan pelaksanaan tugas auditnya.



Aspek Audit • • • • • •



Operations and compliance Departments Colleges or Schools Programs, Grants, Contracts Information Technology Systems University-wide Processes



STANDAR PERILAKU INTERNAL AUDITOR



    



Melakukan jasa-jasa sesuai kompetensi. Memenuhi Standar Profesi Audit Internal. Bersikap hati-hati & bijaksana. Mengungkapkan semua fakta penting. Meningkatkan kompetensi serta efektivitas dan kualitas tugas.



Audit Process 9



1 Seleksi auditan 2 Persiapan penugasan



Evaluasi Risk Assessment



8



Monitoring tindak lanjut



PROSES AUDIT



Pelaporan hasil audit



5 6



7 Pengembangan temuan



Pengujian lapangan



Survei Pendahuluan



4 Deskripsi & evaluasi Dokumen



3



Pemilihan Pelatihan



REKTOR 1 Menentukan



10



Menentukan kajiulang kebijakan



LAPORAN AUDIT



3



Kelompok Auditor



Perencanaan Audit



2



Tindakan Koreksi



Kualifikasi AMI



KAI



kebijakan AI



Tentukan Tujuan Audit



4



9



Membentuk Tim Audit



Tim Audit 5



8



Melaksanakan Audit Lapangan



7



Jadwal Audit (Visitasi)



Kajiulang Dokumen dan Persiapan checklist



6 Rapat Tim Audit



Siklus Audit Internal



INDIKATOR KEBERHASILAN AUDIT •Follow-up (corrective action) •Implementasi rekomendasi •Repeat order



obyek audit mutu non akademik Kepatuhan terhadap standar standar mutu dan kepatuhan yang terkait dengan a. Keuangan termasuk penggunaanya b. Sumberdaya manusia termasuk kinerjanya c. Barang barang inventaris (aset, lahan, bangunan) termasuk pengelolaan dan pemanfaatanya d. Pengadaan barang dan jasa e. Kerjasama termasuk isi kontrak, isi MOU dan manfaatnya f. Kemahasiswaan g. Seluruh aktifitas yg tidak masuk dalam proses kegiatan pendidikan, penelitian, dan PkM,



Kriteria audit mutu non akademik a. Keuangan  standar mutu yg ditetapkan oleh PTN (minimum standar BAN), peraturan internal PT, dan UU serta peraturan yg terkait (PP, Kepmenkeu, dan SE DJA,) b. Sumberdaya manusia  standar mutu yg ditetapkan oleh PTN (minimum standar BAN), peraturan internal PT, dan UU serta peraturan yg terkait (PP, Kepmenpan, Kepmendikbud, Kepka BKN, dan SE BKN, SE Dirjen Dikti) c. Barang barang inventaris (aset, lahan, bangunan)  standar mutu yg ditetapkan oleh PTN (minimum standar BAN), peraturan internal PT, dan UU serta peraturan yg terkait (PP, SE DJKN, dan SE DJBMN, SE Dirjen Dikti, (Kep Menkeu No 96/PMK.06/2007, No 97/PMK.06/2007, dan No 120/PMK.06/2007) d. Pengadaan barang dan jasa  standar mutu yg ditetapkan oleh PTN, Perpres 54 Tahun 2010, SE LKPP, dan Kepmen yg terkait. e. Kerjasama  termasuk isi kontrak, isi MOU dan manfaatnya (Kep Menkeu No 96/PMK.06/2007) f. Kemahasiswaan  SE Dirjen Dikti, SE DJKN dan peraturan terkait



obyek audit mutu akademik Kepatuhan terhadap standar standar mutu dan kepatuhan yang terkait dengan a. Proses belajar mengajar - perencanaan  GBPP/SAP - pelaksanaan  kecocokan dgn GBPP - evaluasi  penilaian mk a. Proses bimbingan b. Penelitian c. Pengabdian kepada masyarakat,



Kriteria audit mutu akademik Kepatuhan terhadap standar standar mutu dan kepatuhan yang terkait dengan Standar standar BAN PT (akademik Standar standar SPMI - ITS Standar standar lainnya



obyek audit akademik (nilai mk) VS audit non akademik (keuangan) • Peraturan Rektor IPB No 003/I3/PP/2008, tentang Tata Tertib penyelenggaraan program pendidikan Sarjana IPB,  Nilai Mata Kuliah 2 minggu setelah ujian  Penilaian mata kuliah  PAP, PAN atau gabungan keduanya.  BL harus sdh berubah maksimum 1 minggu setelah nilai mata kuliah diumumumkan,  Keterlambatan nilai mempengaruhi pengisian rencana studi, yg ahirnya mempengaruhi pembayaran biaya SKS  piutang IPB  manajemen piutang dari mahasiswa  Daftar peserta mata kuliah  honor koreksi, honor ngajar



Audit Internal  



   



“Internal Audit" is an independent examination of a quality system It measures the effectiveness of an organisation's quality management system. It is a documented and systematic tool It should be done periodically by independent and qualified people “Audit" itself is a checking system, NOT a quality assessment As a communication tool of management policies. All personnel have to understand and do their jobs well



MANFAAT AUDIT INTERNAL 



Tells you the health of a quality system







Identify the root of a problem and plan for corrective and preventive actions with timeline







Achieve better allocation of resources







Able to avoid potentially big problem







Learn what an auditors look for







Continuous improvement



STANDAR NASIONAL PENDIDIKAN



Standar isi Standar proses Standar kompetensi lulusan



STANDAR AKREDITASI PROGRAM STUDI 1. Visi, misi, tujuan dan sasaran, serta strategi pencapaian 2. Tata pamong, kepemimpinan, sistem pengelolaan, dan penjaminan mutu



Standar pendidik dan tenaga kependidikan



3. Mahasiswa dan lulusan



Standar sarana dan prasarana



5. Kurikulum, pembelajaran, dan suasana akademik



Standar pengelolaan



6. Pembiayaan, sarana dan srasarana, serta sistem informasi



Standar pembiayaan Standar penilaian pendidikan



4. Sumber daya manusia



7. Penelitian, pelayanan/pengabdian kepada masyarakat, dan kerjasama



Sebuah perubahan akan terjadi jika Visi, Skills, Insentif, Sumberdaya dan rencana tindak (action plan) tersedia. • tanpa visi akan terjadi kekacauan, • tanpa skill akan terjadi kecemasan, • tanpa insentif akan terjadi penolakan, • tanpa sumberdaya akan terjadi frustasi, • Tanpa action plan akan terjadi kegagalan. (Palmer, et all 2006).



Sejauh apapun kita telah melangkah, namun ternyata salah arah maka berbaliklah (Kasali, 2006) Sehebat apapun suatu sistem atau sehebat apapun suatu alat, jika sdm pengelola sistem dan alat tersebut tidak kompeten dan tidak amanah maka semuanya tidak ada artinya.



ANALISIS RESIKO MUTU INTERNAL



TERIMA KASIH.... TERIMA KASIH.... TERIMA TERIMA KASIH.... KASIH.... TERIMA KASIH....